INFORME SOBRE EL ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL MIPG EN EL

CONCEJO DISTRITAL BUENAVENTURA-VALLE

MESA DIRECTIVA
SERVIDORES PÚBLICOS ENTREVISTADOS
Secretaria General
Talento Humano
Servicios Generales/ Asprilla Carolina
Secretaria De Actas
Secretaria De Archivo y Correspondencia
Oficina De Control Interno
Oficina De Jurídica
Coordinadora Financiera Y Administrativa
Contador

PROFESIONAL/TUTOR: Javier Zorrilla Figueroa

EQUIPO DE INVESTIGACIÓN
Dimensión 1. Velásquez Francisco Mauro
Potes María Elena
Dimensión 2. Hurtado Mondragón Janeth
Obando Mónica Yiseth
Dimensión 3. Sandoval Cruz Nancy Nubia
Cuero Micolta Hernán
Dimensión 4. Parra Mosquera Alexis
Paz Gamboa Luis Eduardo
Dimensión 5. Perlaza Carlos
Dimensión 6. Hincapié Luis Eduardo
Segura María Fernanda
Dimensión 7. Bonilla Floradela
Mosquera Carmen Tulia

Escuela Superior de Administración Publica

Administración Publica Territorial
Cetap Buenaventura
Noviembre/2018
Tabla de contenido
1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................3
1.1. Concepto General de Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG..........................3
1.2. ¿Qué es Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG?..............................................3
1.3. Resultados Y Recomendación.............................................................................................5
2 DIMENSIÓN: TALENTO HUMANO...............................................................................................6
1. Recomendaciones..................................................................................................................6
2. Recomendación general.........................................................................................................7
3 DIMENSIÓN: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN..............................................8
3.1 Resultados..........................................................................................................................8
3.2 Recomendaciones..............................................................................................................8
4 DIMENSION: GESTION CON VALORES PARA RESULTADOS..........................................................9
4.1 Resultados..........................................................................................................................9
4.2 Recomendaciones............................................................................................................10
5 DIMENSION: EVALUACIÓN PARA RESULTADOS.........................................................................11
5.1 Resultados........................................................................................................................11
5.2................................................................................................................................................11
5.3 Recomendaciones............................................................................................................11
6 DIMENSION: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN......................................................................12
6.1 Resultados........................................................................................................................12
6.2 Recomendaciones en la gestión documental...................................................................12
6.3 Recomendaciones en la transparencia y acceso a la información....................................12
7 DIMENSION: GESTION DEL CONOCIMIENTO E INNOVACION...................................................14
7.1 Recomendaciones............................................................................................................14
7.2 Conclusión........................................................................................................................15
8 DIMENSIÓN: CONTROL INTERNO.............................................................................................16
8.1 Resultados........................................................................................................................16
8.2 Recomendaciones............................................................................................................16
9 BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................................16
1 INTRODUCCIÓN

1.1. Concepto General de Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG

El artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 establece que se deben integrar los Sistemas
de Desarrollo administrativo y de gestión de calidad y este sistema único de gestión se debe
articular con el sistema de control interno; en este sentido el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión –MIPG surge como el mecanismo que facilitara dicha integración y
articulación.

1.2. ¿Qué es Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG?

MIPG, es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento,
evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar
resultados que atienden los planes de desarrollo y resuelven las necesidades y problemas de
los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según dispone el Decreto 1499 de
2017.
 En un marco de referencia porque contempla un conjunto de conceptos, elementos
criterios que permiten llevar a cabo la gestión de las entidades públicas.
 Enmarca la gestión en la calidad y en la integridad, al buscar su mejoramiento
permanente para garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y expectativas
de la ciudadanía.
 El fin de la gestión es generar resultados con valor, es decir, bienes y servicios que
tengan efecto en el mejoramiento del bienestar de los ciudadanos, obtenidos en el
marco de los valores del servicio público (Honestidad, Respeto, Compromiso,
Diligencia y Justicia).
 Busca generar valor público a través de la entregan resultados que respondan y
satisfagan las necesidades y demandas de los ciudadanos.
2. El Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, está organizado por siete (7)
dimensiones con sus respectivos autodiagnósticos.

En primer lugar, se presenta la Dimensión de TALENTO HUMANO, contiene dos (2)

autodiagnóstico para procesar, elaborado por Velásquez Francisco Mauro y Potes María
Elena.
1.1. La Gestión del Talento Humano
1.2. Integridad

En segundo lugar, se presenta la Dimensión de DIRECCIONAMIENTO

ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN, contiene dos (2) autodiagnóstico para procesar,
elaborado por Hurtado Mondragón Janeth y Obando Mónica Yiseth.
2.1. Direccionamiento Estratégico y Planeación
2.2. Plan anticorrupción

En tercer lugar, se presenta la Dimensión de GESTIÓN CON VALORES PARA EL

RESULTADO, contiene siete (7) autodiagnóstico para procesar, elaborado por Sandoval
Cruz Nancy Nubia y Cuero Micolta Hernán.
3.1. Gestión Presupuestal
3.2. Gobierno Digital
3.3. Defensa jurídico
3.4. Servicio al Ciudadano
3.5. Tramites
3.6. Participación Ciudadana
3.7. Rendición de Cuentas

En cuarto lugar, se presenta la Dimensión de EVALUACIÓN DE RESULTADOS,

contiene un (1) autodiagnóstico para procesar, elaborado por Parra Mosquera Alexis
Paz Gamboa Luis Eduardo.
4.1. Seguimiento y Evaluación del Desempeño Institucional
 En quinto lugar, se presenta la Dimensión de INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
contiene dos (2) autodiagnóstico para procesar, elaborado por Perlaza Carlos.
5.1. Gestión Documental
5.2. Transparencia y Acceso a la información

En sexto lugar, se presenta la Dimensión de GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO,

contiene un (1) autodiagnóstico para procesar, elaborado por Hincapié Luis Eduardo
Segura María Fernanda.
6.1. Gestión Innovación y Conocimiento

En séptimo lugar, se presenta la Dimensión CONTROL INTERNO, contiene un (1)

autodiagnóstico para procesar, elaborado por
7.1. Control Interno

1.3. Resultados Y Recomendación

1. Dimensión 1. Talento Humano

2. Dimensión 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación
3. Dimensión 3. Gestión con valores para el Resultado
4. Dimensión 4. Evaluación y Seguimiento Institucional
5. Dimensión 5. Información y Comunicación
6. Dimensión 6. Gestión del Conocimiento
7. Dimensión 7. Control Interno
2 DIMENSIÓN: TALENTO HUMANO

1. Recomendaciones
La variable Conocimiento normativo y del entorno es importante, estar muy atentos y
considerar toda la normatividad aplicable al proceso de TH.

Respecto a la Meritocracia, hay que tener a mano y oportunamente las solicitudes de

inscripción o de actualización en carrera administrativa para la CNSC,

Con relación a la Gestión del desempeño, se debe hacer seguimiento oportuno a la

evaluación de periodo de prueba y desempeño a los servidores nuevos de carrera
administrativa, de acuerdo con la normatividad vigente

En cuanto al Conocimiento institucional, se debe realizar re inducción y mantener muy

informados a todos los servidores de cambios normativos máximo cada año.

En cuanto a los contratistas, se da la proporción de contratistas con relación a los

servidores de planta y procurar que se reduzca, pero nunca superar ese número.

En cuanto a la negociación colectiva se debe, negociar las condiciones de trabajo con

sindicatos si existe y asociaciones legalmente constituidas en el marco de la normatividad
vigente para mejoramiento a los funcionarios.

En cuanto a la gerencia pública, brindar oportunidades para que los servidores públicos
de carrera desempeñen cargos gerenciales (o directivos).

En cuanto a la gestión de la Información, contar con cifras de retiro de servidores y su

correspondiente análisis por modalidad de retiro para así ajustar los cambios pertinentes.

En cuanto a la administración del Talento Humano, realizar entrevistas de retiro para

identificar las razones por las que los servidores se retiran de la entidad.

En cuanto al retiro, elaborar un informe acerca de las razones de retiro que genere
insumos para el plan de previsión del talento humano.

En cuanto a la desvinculación asistida, brindar apoyo socio laboral y emocional a las

personas que se desvinculan por pensión, por reestructuración o por finalización del
nombramiento en provisionalidad, de manera que se les facilite enfrentar el cambio,
mediante un Plan de Desvinculación Asistida

En canto a la gestión del Conocimiento, contar con mecanismos para transferir el

conocimiento de los servidores que se retiran de la Entidad a quienes continúan vinculados
y a los entrantes.

De acuerdo con las categorías se ha realizado la inserción de unos datos basados en la

información entregada por la Gerente del Talento Humano, Carolina Asprilla quien nos
permitió una grabación a la encuesta realizada en dicha dependencia, el día 21 de
noviembre del 2018 basada en 17 preguntas por la premura del tiempo; de acuerdo a cada
ítem al frente aparece la calificación y más adelante las observaciones o recomendaciones.

Obteniendo como resultado total una calificación general 61,3% que al juzgar a
conciencia se obtuvo una calificación baja en la Gestión del Talento Humano, al conocer
como base mínima la puntuación de 60,0.

2. Recomendación general

Hacer uso del plan de acción.

NOTA: Esta nota porcentual la arroja el programa oficial.

3 DIMENSIÓN: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y
PLANEACIÓN

3.1 Resultados
De acuerdo a los resultados del autodiagnóstico obtenidos en las 6 dimensiones (Talento
Humano 61,3%, Gestión con Valores para Resultados 55,9%, Evaluación de Resultados
98%, Información y Comunicación 81,65%, Gestión del Conocimiento y la Innovación
50%, Control Interno 70,2%) se puede establecer que el puntaje de calificación del
desempeño en la dimensión de Direccionamiento estratégico y planeación es del 69,5%.

3.2 Recomendaciones
El direccionamiento estratégico y planeación como eje transversal permite al Concejo
Distrital de Buenaventura definir la ruta estratégica de los componentes que integran el
modelo que guiará su gestión institucional, con miras a satisfacer las necesidades de los
ciudadanos, a quienes dirige sus productos y servicios, así como fortalecer su confianza y
legitimidad.

- Actualizar permanentemente la página Web.

- Actualizar el link de participación ciudadana de PQR incluyendo dentro de esta

Solicitudes y Denuncias, conforme a lo establecido en la ley 1474 de 2.011.

- Continuar con el seguimiento a los mecanismos de comunicación y participación

para la oportuna respuesta y trazabilidad de sugerencias, quejas, peticiones,
reclamos o denuncias de las partes interesadas.

o Crear un Link especial, en la página web, para los diferentes grupos de

interés, que convergen en intereses propios de la corporación y que
contengan toda la información necesaria sobre los mismos (identificación,
naturaleza jurídica, necesidades, ubicación territorial).

- Hacer uso de los mecanismos de participación ciudadana: cabildos abiertos, el

Concejo en las comunas y Concejo visible.
 - Crear el área de apoyo para el manejo de las TIC´s.

4 DIMENSION: GESTION CON VALORES PARA

RESULTADOS

4.1 Resultados.
El respetivo autodiagnóstico permite obtener resultados del desempeño de las Entidades
para subsanar y corregir observaciones formuladas por medio de un plan de mejoramiento,
donde la Entidad se compromete a mejorar la calidad y cubrimiento de los servicios del
Estado.

El autodiagnóstico arrojo el siguiente resultado:

Categorías Resultado
Gestión Presupuestal NO DISPONIBLE
Gobierno Digital 97.2%
Defensa Jurídica NO DISPONIBLE
Servicio al Ciudadano 97,7%
Tramites 97.1%
Participación Ciudadana NO DISPONIBLE
Rendición de Cuentas 99.4%
Resultado Total 55.91%

Gestión Presupuestal, revisar y elaborar el respectivo autodiagnóstico para

complementar con el desempeño dela Entidad y cumplir con el objetivo de mejoramiento.
Gobierno Digital, se obtuvo hallazgos en la satisfacción de usuarios, catálogo de
servicios, esquema de gobierno, estrategias de gobierno.
Defensa Jurídica, revisar y elaborar el respectivo autodiagnóstico para complementar
con el desempeño dela Entidad y cumplir con el objetivo de mejoramiento.
Servicio al Ciudadano, se obtuvo hallazgos en la caracterización de usuarios, área de
PQRSD, sitio web diferencial.
 Tramites, se obtuvo hallazgos en la identificación de PQRSD y los de mayor
complejidad, difusión de beneficios y mejoras en los trámites internos y externos.
Participación Ciudadana, revisar y elaborar el respectivo autodiagnóstico para
complementar con el desempeño dela Entidad y cumplir con el objetivo de mejoramiento.
Rendición de Cuentas, se obtuvo hallazgos en la coordinación con entidades del sector
administrativo para realizar acciones de rendición de cuentas.

4.2 Recomendaciones.
Crear el área exclusiva de atención y servicio al ciudadano con el fin de mejorar su
desempeño y obtener excelentes resultados con las necesidades de los ciudadanos. En ese
sentido cumplir con el mejoramiento de todas las áreas.
5 DIMENSION: EVALUACIÓN PARA RESULTADOS

5.1 Resultados.
Tiene como propósito promover en la entidad el seguimiento a la gestión y su
desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la consecución de los
resultados previstos en su marco estratégico donde se realizó el autodiagnóstico con el
siguiente resultado:

Categorías: Resultados

Diseño del proceso de evaluación 99,2%

Calidad de la evaluación 97,5%

Utilidad de la información 96,5%

Efectividad de la evaluación 100%

Resultado general 98,0%

5.2 Recomendaciones.

En la categoría de la utilidad de la información, se halló que la pregunta ¨Utilizar la

información proveniente de los ejercicios de seguimiento y evaluación para formular o
reformular planes, programas o proyectos¨ tiene una calificación en el nivel 4 con un 70%,
teniendo en cuenta que los resultados de las otras preguntas superan el 90%.

Se recomienda mejorar en este punto, teniendo en cuenta que la calificación fue

medio alta. La categoría la efectividad de la evaluación arrojó 100% del desempeño y se
sugiere sostener o seguir fortaleciendo los resultados obtenidos.
6 DIMENSION: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

6.1 Resultados.

La calificación que arrojó el autodiagnóstico realizado al Concejo Distrital de

Buenaventura en la matriz de Gestión documental se obtuvo 69,3% y en Política de
transparencia y acceso a la información la calificación fue de 94%, como resultado general
de esta dimensión se obtuvo 81,65%.

6.2 Recomendaciones en la gestión documental

Se sugiere al concejo la creación de una política de gestión de documental que permita

a los diferentes comités la elaboración de y la utilización del diagnóstico integral de archivo
esto permitirá incluir las actividades del plan institucional de archivo normalizar la
producción documental disponer de un fondo acumulado el diseño de del cuadro de
clasificación documental, tabla de retención documental , utilización del formato único
documental transferencias de archivos del archivo de gestión al central disponer de
inventario de documentos de DH Y DIH que no sufra eliminación elaboración del sistema
integrado de conservación en físico y preservación digital clasificar la información
establecer categorías de derechos restricciones de acceso a la información digital
parámetros para el control de acceso diseño de parámetros integralidad autenticidad
inalterabilidad etc. de o de los expedientes electrónicos todo esto con controles técnicos que
permitan restringir en caso de dudas

6.3 Recomendaciones en la transparencia y acceso a la información

Diseñar la herramienta que permita conocer el número de solicitudes y su tipo de

respuestas por para te de la entidad, la implementación de las tic con el fin de que el
ciudadano pueda hacer requerimientos de información sin tener que desplazarse de su
localidad, diseñar e implementar estrategias que permita reflejar credibilidad frente a la
ciudadanía, realizar seguimiento a la gestión realizada en materia de transparencia atreves
de indicadores de gestión, diseñar una política de seguridad de la información que permite
la protección de datos personales y de su sitio web, organizar y sistematizar la información
de las operaciones realizadas por parte de la entidad diseñar e implementar los
instrumentos de gestión de la información reserva de información y clasificación, esquema
de publicación, registro de activos de la información , programa de gestión documental
todo esto disponerlo en su sitio web, implementar herramientas que permita el acceso a la
información a grupos étnicos y con capacidades diversas esto tanto en la estructura física de
la entidad y en la parte digital o web.
7 DIMENSION: GESTION DEL CONOCIMIENTO E
INNOVACION

7.1 Recomendaciones
Uno de los aspectos innovadores que el Concejo distrital ha realizado es la aplicación
del benchmarking al tomar comparadores en productos, servicios y procesos -MECI con el
homólogo de Yumbo, aplicando las mejoras en los procesos, las acciones de control y
seguimiento, el plan de mejora y evaluación del desempeño, auditorías internas, así como
las respuestas efectivas a los procesos de auditoria de los órganos de control y vigilancia.

En el periodo 2017 un concejal realizo un cabildo abierto por fuera del recinto
saliéndose de lo convencional.

Existen dos páginas web llamadas “Si observa” y la oficial a través de las cuales se
muestra la gestión del concejo y su relación con la ciudadanía; donde pueden revisar los
procesos, seguimientos proyectos y contratos que han sido realizados, y el Consejo es
evaluado por la Función Pública, donde hay un control político, pero no está articulada con
la página oficial del concejo, debe vincularse un link y requieren actualizarse
sincrónicamente.

Existe un plan de capacitación institucional a cargo de la oficina de control interno

que debe reorientarse a las necesidades de cada dependencia y solo al personal de planta y a
los concejales. En cuanto a la capacitación hacia la comunidad esta responde a sus
necesidades.

Con relación a la infraestructura física del concejo para el año 2013 se construyó
una rampa para personas con discapacidad motriz facilitando el acceso a personas en silla
de ruedas. No se tiene aplicación de innovaciones para otro tipo de discapacidades
(auditiva, visual entre otras)

Se recomienda mejorar la comunicación interna mediante la implementación de red

interna – intranet y un sistema de vigilancia y seguridad con tecnología, así como un
sistema de localización visual de dependencias y el sistema de atención al ciudadano con
aplicación de peticiones, quejas y sugerencias.

7.2 Conclusión
En materia de innovación y conocimiento el Concejo Distrital de Buenaventura de
hacer una serie de cambios y actualizar la forma de cómo están prestando el servicio al
usuario, también internamente deben de ajustar nuevas técnicas para incentivar a los
funcionarios que laboran en el recinto para así estar en la vanguardia de la era tecnológica.
8 DIMENSIÓN: CONTROL INTERNO

8.1 Resultados
La calificación que arrojó el autodiagnóstico realizado a control interno es del 70,2%, lo
que permite establecer que la corporación tiene desempeño de medio; para este resultado se
tuvo en cuenta los resultados de otras dimensiones teniendo en cuenta que Control interno
es transversal.

8.2 Recomendaciones

- Visibilizar el mapa de riesgo institucional.

- Visibilizar el mapa de corrupción.

- Realizar tablero de mando.
- Se sugiere realizar 4 auditorías internas al año, 1 cada trimestre, para controlar el plan
de mejoramiento institucional.
- Las autoevaluaciones continuas y evaluaciones independientes deben ser realizadas por
cada dependencia al finalizar el mes para determinar avances y resultados de sus
procesos.
- Ampliar la comunicación con los ciudadanos a través de correos electrónicos y chats
desde el área de control interno.

9 BIBLIOGRAFÍA

1. Guía del Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG

2. Entrevistas realizadas a Servidores delegados “comunicación personal”
Anexo: Autodiagnóstico por Dimensión