INFORME DE AUDITORíA

RECURSOS SGP • EDUCACiÓN - PRESTACiÓN DE SERVICIOS -

PROCESO DE COBERTURA EDUCATIVA Y
RECURSOS DE lEY 21 DE 1982
MUNICIPIO DE SAHAGÚN
VIGENCIA 2011

CGR-CDSS No.
Julio de 2012
4
RECURSOS SGP - EDUCACiÓN - PRESTACiÓN DE SERVICIOS - PROCESO DE
COBERTURA EDUCATIVA Y RECURSOS DE LEY 21 DE 1982
MUNICIPIO DE SAHAGÚN
VIGENCIA 2011

Contralor Delegado para el Sector Social: Mario Solano Calderón

Director de Vigilancia Fiscal: Simón Alejandro Guzmán Guerrero

Gerente Departamental: Daniel Eduardo Patrón Pérez

Contralor Provincial: Dagoberto Serrano Bello

Supervisor Nivel Central: Jefrey Prada Díaz

Supervisor Nivel Desconcentrado: Víctor Aríza Palma

Responsable de Auditoría: Patricia Isabel Zarate Ortiz

Integrantes equipo de auditores: Eudíber Núñez Cárdenas

David Simón Rhenals Burgos

Carrera No. 19-64 P. 8' PBX:3537700'

 Tabla de Contenido del Informe

Página

1. CARTA DE CONCLUSIONES 4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 9

2.1. GESTiÓN 9

2.2. CONTRATACiÓN 15

2.3. EVALUACiÓN DENUNCIAS CIUDADANAS 18

3. ANEXOS 19
1. CARTA DE CONCLUSIONES.
Bogotá., D.C., Julio de 2012

Doctor
CARLOS ALBERTO ELlAS HOYOS
Alcalde Municipal
Sahagún - Córdoba

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas

por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría a los·recursos
provenientes del SGP - Educación - Prestación de Servicios .. Proceso de Cobertura
Educativa y Recursos de Ley 21 de 1982 al Municipio de Sahagún,<vigencia 201 a
través de la evaluación de .los principios de la gestión fiscal: economía,. e.fidencia,
eficacia, y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los
resultados de su gestión·en los procesos examinados.

La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras,

administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales,
estatutarias y de procedimientos aplicables.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada

por la entidad y analizada por la Contraloría General de la RepúbUca. La
responsabilidad de la Contraíorla General de la República consiste en producir un
informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental

colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS)
y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contra.loríaGeneral de
la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para
obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe.

La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:

Se examinaron las siguientes líneas de auditoría:

línea de Gestión

Se verificó que la destinación y distribución de los recursos provenientes del SGP --

Educación - Prestación de Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos
de Ley 21 de 1982, se haya reaHlado de acuerdo a lo establecido en las normas que
regulan el tema, y que la inversión efectuada permitiera el logro de los objetivos
sociales y legales previstos, enmarcados dentro de los proyectos prioritarios
contemplados en el Plan de DesarrolloTerritorial.
Se constató que los dineros provenientes del SGP - Educación - Prestación de
Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos de Ley 21 de 1982,
asignados a la entidad territorial, hubiesen sido recibidos e incorporados en el
Presupuesto.

Igualmente se evidenció que en el municipio de Sahagún, durante la vigencia 2011

no se ejecutaron recursos de Ley 21 de 1982.

Línea de Contratación

Se evaluaron las etapas precontractual, contractual y pos contractual del total de los
contratos y convenios interadministrativos (1), financiados con recursos del SGP -
Educación - Prestación de Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos
de Ley 21 de 1982, suscritos por el Municipio de Sahagún durante la vigencia 2011.

La contratación ejecutada en el presupuesto vigencia 2011 fue de $175.000.000, se

evaluó un (1) contrato que representó el 100% del valor de la contratación.

Evaluación Denuncias Ciudadanas

Durante el desarrollo de la auditoría no se presentaron denuncias ciudadanas, que

hicieran referencia a presuntas irregularidades con recursos provenientes del SGP -
Educación - Prestación de Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos
de Ley 21 de 1982.

Para la evaluación de las anteriores líneas de auditoría, los procedimientos de

auditoría fueron seleccionados conforme a los lineamientos establecidos por la
Contratoría Delegada para el Sector Social y a juicio profesional del auditor.

En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de

la muestra.

Los hallal:gos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo

de la auditoría.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

La Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, a

los recersos provenientes del SGP - Educación - Prestación de Servicios Proceso
de Cobertura Educativa y Recursos de Ley 21 de 1982, conceptúa que la gestión en
los procesos auditados no cumplió con los principios evaluados de economía,
eficiencia, eñcacía y equidad, la cual arroja una gestión desfavorable con un
porcentaje de 73.14%, como consecuencia de las deficiencias encontradas, tal como
se observa en la matriz de evaluación de la Gestión y Resultados.
Línea de Gestión

Se determinó que a los recursos SGP-Educación..Prestación de servicios 201 1,. las

entidades financieras le aplicaron descuentos de Retención en la Fuente por los
abonos efectuados a los intereses generados en la cuenta de ahorros No.
760600200015149 del Banco BBVA; cuando a los entes territoríales no se les debe
efectuar este descuento por no ser contribuyentes del impuesto de renta; originando
un presunto daño al patrimonio del estado, cuantificado en $4.756.253.

Así mismo a las cuentas corrientes No. 760650100005652 del banco BBVA y No.
9306474845 de BANCOLOMBIA, denominada Prestación de Servicios, para pago de
docentes, se les aplicaron descuentos por concepto de impuesto al valor agregado
"IVA", por $3.673.472 y $843.042 respectivamente, cuando los servicios queptestan
los entes territoriales, no están gravados con este impuesto, generando un presunto
daño patrimonial al estado por valor total de $4.516.514.

La administración Municipal en el pfan de desarrollo denominado HCompromiso

Social con Credibilidad 2008-2011", no identificó las necesIdades o problemas reales
de la educación, así mismo ejecutó proyectos que no están contenidos en el Plan
Operativo Anual de Inversiones, como programas de ampliación de cobertura para
jóvenes y adultos mayores marginados de la educación, por lo que se consideró
validar un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, debido a que no dio
cumplimiento a lo establecido en el artículo 339 de la Constitución Politica de
Colombia, el decreto 111 de 1996 y el artículo 6 literal b) y el artículo 31 de la Ley
152 de 1994.

Línea de Contratación

Para la celebración del contrato 0070 de abril 05 de 2011, suscrito con la Universidad
Nacional Abierta ya Distancia "UNAD", cuyo objeto esta prestación del servicio para
el desarrollo del programa Bachillerato Diversificado y a Distancia a jóvenes y adultos
marginados de la educación, el municipio no realizó el estudio. técnico de
insuficiencia o limitaciones de cupos en las Instituciones y Centros .Educativos
previamente aprobado por el MEN y en consecuencia la necesidad de la
contratación, originando un presunto daño al patrimohio del estado, cuantificado en
$175.000.000.

Se encontraron deficiencias en los informes de seguiniiento y control de la

interventoría a las actividades realizadas al contrato 0070 del 05·.de abril de 2011,
debido a que existen diferencias de seis (6) estudiantes registrados en elS1MAT que
no están en el listado de la UNAD y a la vez ocho (8) estudiantes relacionados en la
UNAD que no están registrados en el SIMAT, lo. q~e indica. que no se dio. cabal
cumplimiento a lo. establecido en la Cláusula Séptima del contrato y la ley 80 de
1993, por lo que se consideró validar un presunto hallazgo administrativo con
incidencia disciplinaria.
Línea de Quejas y Denuncias

Durante el proceso de planeación y ejecución de la auditoría no se presentaron queja

o denuncias que requirieran de algún trámite referente a estos recursos.

Mecanismos de control interno

La evaluación de los mecanismos de control interno en el Municipio de Sahagún

arrojó un porcentaje de 1.759(% ubicado en el rango de deficiente, producto de los
hallazgos resultantes en el desarrollo de la auditoría

RELACiÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron cinco (5) hallazgos

administrativos, de los cuales tres (3) corresponden a hallazgos con alcance fiscal en
cuantía de Ciento Ochenta y Cuatro Millones Doscientos Setenta y Dos Míl
Doscientos Sesenta y.8iete Pesos Mda Cte ($184.272.767.00); tres (3) tienen posible
alcance disciplinario y uno (1) con posible alcance penal, los cuales serán
trasladados ante la autoridad competente.

PLAN DE MEJORAMIENTO.

La Entidad debe elaborar el Plan de Mejoramiento y registrarlo en el aplicativo

SIRECl, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del informe, de
acuerdo con lo establecido en las Resoluciones N°6289 del 08 de marzo de 2011 y
N° 6368 del 22 de agosto de 2011, mediante la cual se adopta la Guía de Auditoría.

mejoramiento debe contener las acciones y metas que se

or parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una de
tectad y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para
n y I re ponsables de su desarrollo.

Proyectó: Equipo Auditor. Responsable de Auditoría: Patricia Isabel Zarate OrUz

Anexo : Nueve (9) folios.

 2. RESULTADOS DE LA AUDITORíA

2.1 GESTiÓN

., de Ia Ges f'
Eva Iuacion Ion 'J Resu Itados
EVALUACION CONSOLlDACION PONDERACI9N PONDERACION
POR DE LA CALIFICACiÓN CALIFICACiÓN
COMPONENTE CALIFICACiÓN COMPONENTE % COMPONENTE %
CALlFICACION COMPONENTE 73.75 20% 14.75%
CONTROL DE GESTIÓN
CALlFICACION COMPONENTE 77.50 30% 23.25%
CONTROL DE RESULTADOS
CALIFICACiÓN COMPONENTE 70.00 10% 7%
LEGALIDAD
CALlFICACION COMPONENTE NA NA NA
FINANCIERO
CALlFICACION COMPONENTE 62.030 10% 6.20%
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CALlFICACION FINAL DE LA GESTION PONDERADA 51.203

El equipo auditor evaluó los componentes de control de gestión, control de

resultados, control de legalidad y evaluación del sel. Sin embargo como no se
evaluó el componente Control Financiero que pesa el ·30% del total de la calificación
de la Gestión, se tomó la calificación final de la gestión ponderada (51.203) y se
multiplicó por 100/70, arrojando una calificación final de 73.14 que corresponde a un
concepto de gestión Desfavorable.

2.1.1 Recursos Transferidos al Ente Territorial:

El total de los ingresos transferidos y recaudados por el Municipio de Sahagún por

concepto recursos del SGP Educación Prestación de Servicios, durante la vigencia
2011, fue de $31.067.022.606.

El presupuesto de ingresos del Municipio de SahagÓn para IJ vigenbia 2011, con

recursos del SGP-Educación-Prestación de servicios. fue de $33.059.728.901! más
los recursos transferidos al ente territorial sifl situación de . fondos por
$4.314.000.407; para un total de $37.373.1'29.308, de lo~ '~tJales se recaudaron
$31.067.022.606 que corresponden 93.97%. \,'.\;

Estos recursos fueron incorporados en el presupuesto a través del Decreto No. 0289
de diciembre 09 de 2010, mediante el cual se liquida el presupuesto de ingresos y
gastos del Municipio de Sahagún y con los actos administrativos modificatorios del
mismo.

En cuanto al presupuesto de gastos con recursos SGP-Educación-Prestación de

Servicios para la misma vigencia fue de $37.373.729.308, el cual es coherente con el
®~~!.~~9ú~J~ e0!'4_TRA~()''':tA OE'LEGAOA

presupuesto de ingresos, fue distribuido así: personal administrativo $1.356.854.506,

personal docente $32.301.448.168, personal directivo docente $2.849.433.192,
vigencias expiradas $300.000.000, servicios (aseo, vigilancia, materiales y
suministros) $325.809.242 Y otros proyectos $240.184.200.

2.1.2 Cuentas bancarias, rendimientos financieros y descuentos financieros.

los recursos SGP-Educación-Prestación de Servicios ingresaron a la cuenta

corriente receptora No. 61010013957-6 del Banco BBVA y posteriormente
distribuidos en las cuentas corrientes Nos. 650100005652 de BBVA y 930647484-5
de BANCOlOMBIA, para pagos electrónicos de nóminas y otros.

Una vez efectuados los pagos a docentes y administrativos y otros, los saldos fueron
trasladados a las cuentas de ahorros Nos. 760600200015149 y 760600200050435
del BBVB para la obtención de rendimientos financieros, los cuales para la vigencia
2011 fueron de $67.946.456, $33.003.262 y 17.070.368 respectivamente, los cuales
a la vez se incorporaron al presupuesto de ingresos y gastos del ente territorial.

A los recursos del SGP - Educación - Prestación de servicios del municipio de

Sahagún, vigencia 2011, las entidades financieras le aplicaron descuentos de
Retención en la Fuente y del tlIVA" por los abonos efectuados a los intereses
generados en la cuenta de ahorros No. 760600200015149 y cuentas corrientes
760650100005652 del banco BBVA y 9306474845 de BANCOlOMBIA, cuando los
entes territoriales no son contribuyentes del impuesto de renta y los servicios que
prestan no están gravados con "IVA", generando un presunto daño al patrimonio
público, por valores de$4.756.253 y $4.516.514 respectivamente.

Se determinó que los recursos de SGP - Educación Prestación de Servicios, no

fueron objeto de embargo, ni titularización, así como tampoco de inversiones
transitorias.

No obstante lo anterior, se detectó que las entidades financieras donde se manejan

estos recursos durante la vigencia 2011 efectuaron descuentos por concepto de
Retención en la fuente y del "IVA", que originaron los siguientes hallazgos fiscales:

Hallazgo N° 1 - A. F. - Descuento Retención en la fuente.

ley 610 artículos 3'>,5° Y 6°, por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contratortas y Decreto 624 del 30 de
marzo 1989, Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos
Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. Artículo 22.
ENTIDADES QUE NO SON CONTRIBUYENTES. Artículo modificado por el
artículo 64 de la ley 223 de 1995, que dice:
No son contribuyentes del impuesto sobre la renta y eemplementsrios, la Nación, Jos
Departamentos y sus asociaciones, los Distritos, los Territorios Indígenas, los
Municipios y las demás entidades territoriales ...

En la cuenta de ahorros número 760600200015149 del Banco SBVA, sUCUrsal

Sahagún, donde se manejan recursos del SGP Educación, se aplicaron descuentos
por concepto de Retención en la Fuente, por valor total de cuatro millones
setecientos cincuenta y seis mil doscientos cincuenta y tres pesos ($4.756.253),
originados por los abonos de intereses obtenidos mensualmente en la vigencia
2011; siendo que a los entes territoriales no se les debe realizar estos descuentos
por no ser contribuyentes del impuesto de renta.y complementarios.

La situación encontrada obedece a debilidades en fa implementación de adecuados

mecanismos de control interno para la ejecución de estos recursos, así como falta de
seguimiento, monitoreo y autocontrol por parte de las personas que intervienen
directamente en los procesos del área financiera.

Origina disminución en los recursos del SGP-Educación Prestación de Servicios; así

como trámites adicionales para obtener la devolución y recuperación de estos
recursos por parte del ente Territorial ante la administración de impuestos
nacionales.

En consecuencia y teniendo en cuenta los hechos precitados, el presente hallazgo

administrativo tiene una presunta incidencia fiscal en cuantía de cuatro millones
setecientos cincuenta y seis mil doscientos cincuenta y.tres pesos. ($4.756.253.00)

Hallazgo N° 2 - A. F. Descuento al valor agregado "tVA"

Ley 610 artículos 3°, 5° Y 6°, por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contratorlas.

Los servicios que prestan los Entes territo.riales, cuando. sus recursos pertenecen al
Sistema General de Parttcípaclonés .. S.G.P. - Educación, no están gravados co.nel
impuesto delIVA, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 715 de 2001.

Los movimientos que realizan las entidades financieras en las cuentas corrientes
números 760650100005652 del banco SBVA y número 9306474845. de
BANCOLOMBIA, donde se manejan recursos del $GP Educación, denomin~gas
Prestación de Servicios, para pago de docentes, SUQursalSahagún, en la vigencia
2011, se les aplicaron descuentos por concepto de "IVA", por valores de $3.673.472
y $843.042, respectivamente, para un total de cuatro millones quinientos dieciséis mil
quinientos catorce pesos ($4.516.514), cuando los. servicios que prestan los Entes
territoriales, no están gravados con este Impuesto
®SQt:[fr<~~\~
Falta de gestión ante las entidades financieras y debilidades en la implementación de
adecuados mecanismos de Control, seguimiento y monitoreo por parte de las
personas que intervienen en los procesos del área financiera.

Origina disminución en los recursos del SGP-Educación Prestación de Servicios; así

como trámites adicionales para la devolución o recuperación de los recursos por
parte del ente Territorial.

En cuanto a multas, sanciones e intereses de mora, se evidenció que la

administración no efectuó pago alguno por estos conceptos. Así mismo, se
determinó que el ente territorial. mes a mes elabora conciliaciones bancarias y los
registros y saldos anotados en extractos y libros auxiliares reflejan la verdadera
situación financiera de estos recursos.

En consecuencia y teniendo en cuenta los hechos precítadoa, el presente hallazgo

administrativo tiene una presunta incidencia fiscal en cuantía de cuatro millones
quinientos dieciséis mil quinientos catorce pesos ($4.516.514).

Hallazgo NQ3 - A. D. Plan de Desarrollo Municipal

Constitución Política de Colombia Art 399, Artículo 34 de la ley 734 de 2000, Decreto
111 de 1996 y Ley 152 de 1994 art 6° literal b.

En el plan de desarrollo denominado "Compromiso Social con Credibílidad 2008-

2011", del Municipio de Sahagún, no se evidencia un diagnóstico de las necesidades
o problemas reales y sus frecuencias de ocurrencias en las diferentes zonas y
sectores de dicho municipio, en cuanto al sector Educación no se determinó un
programa y proyecto con sus objetivos y metas de ampliación de cobertura para
jóvenes y adultos mayores marginados de la educación, así mismo en el Plan
Operativo Anual de Inversiones (POAI), documento anexo al Presupuesto General
de Ingresos y Gastos. Tan poco se refleja dicho proyecto. A pesar de todo lo anterior
la Administración Municipal comprometió recursos de SGP mediante la estrategia de
contratación de servicio educativos para ampliación de cobertura.

lo anterior se debió a debilidades en la planeación del desarrollo económico, político

y social; fallas en el sistema de control interno implementado en las diferentes
aéreas que participan en la formulación y evaluación del plan de desarrollo y falta de
planeación de la cobertura educativa y reorganización de la planta de docentes
aprobada por el Ministerio de Educación.

los hechos mencionados ocasionan que se comprometan recursos de SGP

Educación Prestación de Servicios sin priorizar el gasto y no se determine cuál fue
el aporte de cada proyecto en el sostenimiento y aumento de las coberturas
educativas.
En consecuencia y teniendo en cuenta los hechos precitados, el presente hallazgo
administrativo tiene una presunta incidencia administrativa y disciplinaria.

2.1.3. Cruces de información y pruebas de campo

En desarrollo de los procedimientos de auditoría se realizaron las siguientes

actuaciones relacionadas con cruces y pruebas de campo:

Las actividades desarrolladas por el equipo auditor para determinar el grado de

confiabilidad de la información reportada al Sistema Integrado de Matriculas,
"SIMAT', se determinó mediante visitas de campo a las Instituciones y Centros
Educativos del municipio; solicitando a los Rectores y Directores los listados de
estudiantes matriculados por cursos a 31 de diciembre de las vigencias 2010 y 2011,
con el fin de verificar la existencia de los mismos a través de los listados o registros
de asistencia y calificaciones por período.

De lo anterior se concluye que en las Instituciones y Centros Educativos visitados, no

se encontraron matrículas de estudiantes fantasmas y por consiguiente la
información reportada al "SIMAT" es confiable y se hizo en su oportunidad.

Con base al Sistema Integrado de Matriculas "SIMAT" suministrada por la Secretaría

de Educación, se determinó que en el municipio de Sahagún durante la vigencia
2011 se matricularon 20.964 estudiantes en las instituciones y centros educativos
oficiales, frente a 21.320 estudiantes matriculados en la vigencia 2010; por lo que se
concluye que en el 2011, se presentó una disminución en la matrícula oficial de 356
estudiantes frente a la de 2010.

El ente territorial presentó el informe y acta de gestión en los términos establecidos

en la ley 951 de 2005 y la resolución orgánica 5674 de 2005, el cual contiene una
descripción resumida de la situación de la Alcaldía del Municipio en los cuatro (4)
años de Gobierno, comprendidos desde 2008 hasta 2011, en donde describen las
actividades emprendidas y resultados obtenidos durante la misma, señalando
especialmente los asuntos que se encuentran en proceso y la situación del despacho
a la fecha de retiro o terminación de su gestión.

En el análisis efectuado al informe de gestión se constató que la información de los

programas, proyectos y metas se encuentran establecidos en el plan de desarrollo
Municipal, así mismo se relacionan los presupuestos de los periodos y la información
financiera, lo que muestra que la información contenida en el acta de gestión, recoge
los cuatro años de Gobierno de la administración saliente y es coherente y confiable.

Carrera 10No. P. 8 • PBX: 3537700'

2.1.4. Cruce de datos sobre duplicidades

En cuanto a la información enviada por la Contratoría Delegada del Sector Social

sobre el reporte de presuntas duplicidades en las matrículas para población oficial y
contratada (población atendida y población por atender) en el Departamento de
Córdoba, en lo referente al Municipio de Sahagún, el equipo auditor apoyado por el
Ingeniero de Sistemas realizó cruce de información entre la Base de Datos del
"SIMAT" a 31 de diciembre de 2011, suministrada por la Secretaria de Educación del
Municipio, con el reporte de las presuntas duplicidades enviadas por el Nivel Central
(archivo de la nube), encontrándose solamente cinco (5) estudiantes con duplicidad
en documentos, los cuales fueron matriculados efectivamente en las diferentes
Instituciones Educativas del municipio así:

NOMBRE DEL ESTUDIANTE INSTITUCION EDUCATIVA IDENTIFICACION GRADO

Abad Macea Karen Juliana 1. E Simón Bolívar Re. 36533918 Seaundo
Abad Verqara Karen Vanesa LE. Lacides triarte RC. 30569647 Sexto
Acevedo Salgado Juan David 1. E. Nacional RC. 39402156 Cero
Acosta Díaz Angela Isabel 1. E. Nacional RC. 34567893 Sexto
Acosta Ruiz Andrés Felipe LE. Lacides Iriarte RC. 34567600 SeQundo

Sin embargo al efectuar el cruce de la información reportada en la nube suministrada

por la Contraloría Delegada del Sector Social, con la Base de Datos del SIMAT nivel
nacional, a través del Internet, se detectó que la duplicidad obedece es al número del
documento de identidad, pero los nombres no se repiten, así como tampoco la
Institución Educativa, ni el Municipio al cual corresponden; concluyendo el equipo
auditor que no existe duplicidad de estos estudiantes en el municipio de Sahagún e
indicando además que las Instituciones Educativas visitadas fueron: Andrés
Rodríguez B., Ranchería, San José, El Nacional, La Yé, Simón Bolívar, la Escuela
Normal Superior Lácides !riarte y las certificaciones expedidas por los directores de
los centros educativos El Dividívi, El Guáimaro, Los Amarillos y Pitalito.

2.1.5. Mecanismos de control interno

La evaluación de los mecanismos de control interno en el Municipio de Sahagún

arrojó un porcentaje de 1.759% ubicado en el rango de deficiente, producto de los
hallazgos resultantes en el desarrollo de la auditoría; sin embargo existe una
estructura organizacional que contiene planes, programas y proyectos que permiten
la coordinación de las diferentes áreas o dependencias. Así mismo la entidad cuenta
con Gobierno en Línea (GEL y Sistema de Gestión Ambiental (SIGAM), que le
permite visualizar los riegos a tos que está expuesta y dar respuestas oportunas a la
comunidad. La Oficina de control interno adelanta programas de auditoría a distintas
áreas o procesos de la administración Municipal y realiza el seguimiento y
evaluación del plan de mejoramiento presentado a la CGR
®S~l;~bk9"\l(t CONTRAlORIA OEl.eQ,~O.A

Ca I"r.
I rcacron opera fIVIld ad d e I SCI
Total Calificaciones 56 69
Ponderación (Total de la calificación/No. Controles identificados) 1.514 1.865
% Ponderación (% asignado) 30% 70%
Sub total Calificaciones (Ponderación * % Ponderación) 0.454 1.305
Total Calificación - Puntaje (Suma de Subtotales) 1.759
CALIFICACiÓN SCI: EFICIENTE/CON DEFICIENCIAS/INEFICIENTE CON DEFICIENCIA

2.2. CONTRATACiÓN

Se evaluaron las etapas precontractual, contractual y pos contractual del total de los
contratos y convenios ínteradministrativos (1), financiados con recursos del SGP -
Educación - Prestación de Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos
de Ley 21 de 1982, suscritos por el Municipio de Sahagún durante la vigencia 2011.

La contratación ejecutada en el presupuesto vigencia 2011 fue de $175.000.000, se

evaluó un (1) contrato que representó el 100% del valor de la contratación.

El municipio durante la vigencia 2011, suscribió el contrato de prestación de servicios

No. 0070 del 05 Abril de 2011, con la Universidad' Nacional Abierta y a distancia
"UNAD", cuyo objeto es la Prestación del servicio para el desarrollo del programa
Bachillerato diversificado y a distancia en el Municipio de Sahagún a Jóvenes y
Adultos Marginados de la Educación, por un valor total de $175.000.000.

El costo por alumno atendido en el Contrato No. 0070 de abril 5 de 2011 para los
Ciclos 111, IV, V Y VI, fue de $500.000 y se determinó que dicho valor es inferior a la
tipología definida en el Anexo 12 del CONPES Social No. 137 de enero 28 de 2011,
el cual para la vigencia se había establecido en $670.000 por alumnos atendidos
para los Ciclos 111 al VI, desembolsos que fueron efectuados con recursos del SGP.

El valor por estudiante matriculado en este contrato se fijó de mutuo acuerdo entre el
ente territorial y la UNAD por un valor inferior al establecido por alumno en el
CONPES 137 de 2011, sin embargo se determinó que el impacto en la calidad del
servicio fue positivo, debido a que 350 estudiantes de la población adulta
desescolarizada de las zonas urbana y rural del Municipio, accedieron al servicio
educativo ofrecido en el programa objeto del contrato y en encuesta aplicada a una
muestra de estos se constató que el servicio se recibió con calidad y a entera
satisfacción.

Mediante visita practicada a las instalaciones de la Universidad Nacional Abierta ya

Distancia UNAD, el equipo auditor verificó que esta entidad contratada cumplió con
el objeto contractual.

Sin embargo se validaron hallazgos con incidencias disciplinarias, fiscales y penales,

debido a la falta de seguimiento por parte del ente territorial al proceso en su etapa
®~~~9};'l\~ eONTRAlO,.IAoEteGAOA

precontractual, lo que podría haber originado presunta violación de las normas de

contratación del servicio público educativo y un presunto detrimento patrimonial a los
recursos del estado.

La Secretaría de Educación Municipal, no presentó al equipo auditor documento

alguno que demuestre que el ente territorial durante la vigencia 2011 efectuó el
estudio técnico de insuficiencia o limitaciones de cupos en las Instituciones y Centros
Educativos y en consecuencia la necesidad de la contratación; lo que originó un
hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, fiscal y penal.

Hallazgo N° 4 - A. D. F. P. Estudios técnicos de Insuficiencia

Incumplimiento a lo establecido a la Ley 610 artículos 5 y 6, artículo 27 de la Ley

715 de 2001; artículo 8 de ley 42 de 1993, articulo 1" de la Ley 1294 de 2009; los
literales a), b) y e) del artículo 8°, el artículo 15 del Decreto No. 2355 de 2009, la
Directiva Ministerial No. 24 de 2009 y el artículo 410 del Código Penal, referente a la
celebración de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales.

El municipio de Sahagún para la celebración del contrato 0070 de abril 05 de 2011,

celebrado con Universidad Nacional Abierta y a Distancia "UNAD", por valor de
$175.000.000, cuyo objeto es la prestación del servicio para el desarrollo del
programa Bachillerato Diversificado y a Distancia a jóvenes y adultos marginados de
la educación, no realizó el estudio técnico de insuficiencia o limitaciones de cupos en
las Instituciones y Centros Educativos previamente aprobado por el MEN y en
consecuencia la necesidad de la contratación, así como tampoco cumplió con la
conformación del Banco de Oferentes a que están obligadas las entidades
certificadas, las cuales podrán contratar el servicio educativo con las entidades que
resulten habilitadas.

Falta de planeación en el proceso de cobertura educativa y proyección de cupos por

parte de la Secretaría de Educación, que permitan implementar estrategias para
facilitar el acceso a la población que se encuentre fuera del sistema.

Esta situación conlleva a que la Secretaría de Educacíón Municipal no garantice al

estudiante la continuidad de los programas o ciclos regulares del servicio público
educativo, que permitan alcanzar los fines y objetivos de la educación básica y
media, de acuerdo con las particulares condiciones de la población adulta, dado que
si no existe contrato en la vigencia siguiente esta población no pueda continuar
estudiando, evidenciándose que el hecho objeto de evaluación, también proyecta
una presunta responsabilidad fiscal, debido a que con la omisión de los estudios de
insuficiencia y la consecuente realización del contrato interadministrativo de
prestación de servicios No. 0070 de abril 05 de 2011, se advierte que se está
desconociendo el principio de la eficiencia de la gestión fiscal; conllevando a una
gestión antieconómica, ineficaz, ineficiente e inoportuna, lo que conlleva a un
®~g~~~k9Ji(~ CONTRALO'.,A DELEGADA

presunto hallazgo administrativo con incidencia fiscal en cuantía de ciento setenta y

cinco millones de pesos ($175.000.000).

En consecuencia y teniendo en cuenta los hechos precitados, el presente hallazgo

administrativo tiene una presunta incidencia disciplinaria, penal y fiscal en cuantía
de ciento setenta y cinco millones de pesos ($175.000.000).

Por otra parte, respecto a la interventoría del contrato N° 0070 del 5 de abril de 2011,
descrita en la Cláusula Séptima del mismo, la Secretaría de Educación Municipal
efectuó tres informes en donde se plasman las actividades desarrolladas. Sin
embargo al efectuar cruce de información entre el listado reportado en el SIMAT por
la "UNAD" y lo reportado en el SIMAT por la Secretaria de Educación del Municipio,
se determinó que existen diferencias que originaron un hallazgo administrativo con
incidencia disciplinaría.

Hallazgo N° 5 - A. D. - Informes de Interventoría

Deficiencias en el cumplimiento de las funciones de seguimiento y control

establecidas en la Cláusula Séptima supervisión del contrato 0070 de abril de 2011,
que establece el cumplimiento de funciones de la ley 80 del 93 y Artículo 34 de la Ley
734 de 2000.

En la evaluación efectuada a la carpeta del Contrato Interadminístrativo de prestación

de servicios para el desarrollo del programa bachillerato diversificado y a distancia a
jóvenes y adultos marginados de la educación se presentan informes por parte del
contratista de acuerdo a las cláusulas del contrato, sin embargo se nota que existen
deficiencias en los informes de seguimiento y control por parte de la interventoría a
las diferentes actividades realizadas, debido a que al realizar cruces entre la
información presentada por la "UNAD" y lo reportado en el Sistema Integrado de
Matriculas "SIMAT", se determinó que esta no fue depurada, toda vez que existe
diferencia de seis (6) alumnos registrados en SIMAT que no están en el listado de la
"UNAD" y a la vez existen ocho (8) alumnos que están registrados en el listado de la
"UNAD" pero no fueron incorporados al SIMAT.

La anterior situación se da por falta de monitoreo, seguimiento y control por parte de

la Secretaria de Educación como interventora del contrato.

Lo que podría generar el incumplimiento de las actividades programadas de acuerdo

al objeto del contrato.

En consecuencia y teniendo en cuenta los hechos precitados, el presente hallazgo

administrativo tiene una presunta incidencia administrativa y disciplinaria.
2.3. EVALUACiÓN DENUNCIAS CIUDADANAS

Durante el desarrollo de la auditoría no se presentaron denuncias ciudadanas, que

hicieran referencia a presuntas irregularidades con recursos provenientes del SGP-
Educación - Prestación de Servicios - Proceso de Cobertura Educativa y Recursos
de Ley 21 de 1982.
3. ANEXOS
 FORMATO CODIFICACiÓN DE HALLAZGOS
CONTRALORíA DELEGADA SECTOR SOCIAL
DIRECCiÓN DE VIGILANCIA FISCAL

ENTIDAD AUDITADA: Municipio de Sahagún

VIGENCIA: 2011
AUDITORíA: SGP-Educación-Prestación de Servicios-Proceso de Cobertura
Educativa y Recursos de Ley 21 de 1982.

Descripción TIPO DE HALLAZGO

No. Código Cuantía
Hallazgo
SUJETO DE CONTROL Adml Fiscal Discipl Penal
nistra Inario
tivo
1 1704004 Criterio: Ley 610 artículos 3°, 5° Y 6°, por $4.756.253 X X
la cual se establece el trámite de los
procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contralorías y Decreto
624 del 30 de marzo 1989, Por el cual se
expide el Estatuto Tributario de los
Impuestos Administrados por la Dirección
General de Impuestos Nacionales. Artículo
22. ENTIDADES QUE NO SON
CONTRIBUYENTES. Artículo modificado
por el artículo 64 de la Ley 223 de 1995,
que dice:

No son contribuyentes del impuesto sobre

la renta y complementarios, la Nación, los
Departamentos y sus asociaciones, los
Distritos, los Territorios Indígenas, los
Municipios y las demás entidades
territoriales ...

Condición: En la cuenta de ahorros

número 760600200015149 del Banco
BBVA, sucursal Sahagún, donde se
manejan recursos del SGP Educación, se
aplicaron descuentos por concepto de
Retención en la Fuente, por valor total de
cuatro millones setecientos cincuenta y
seis mil doscientos cincuenta y tres pesos
($4.756.253), originados por los abonos de
intereses obtenidos mensualmente en la
vigencia 2011; siendo que a los entes
territoriales no se les debe realizar estos
descuentos por no ser contribuyentes del
impuesto de renta y complementarios.

Causa: La situación encontrada obedece a

debilidades en la implementación de
adecuados mecanismos de control interno
para la ejecución de estos recursos, así
como falta de seguimiento, monitoreo y
autocontrol por parte de las personas que
intervienen directamente en los procesos
del área financiera.
 Efecto: Origina disminución en los
recursos del SGP~Educacj6n Prestación de
Servicios; así como trámites adicionales
para obtener la devolución y recuperación
de estos recursos por parte del ente
Territorial ante la administración de
impuestos nacionales.

2 1104004 Criterio: Ley 610 artículos 3°, 5° Y 6·, por $4.516.514 X x

la cual se establece el trámite de los
procesos de responsabilidad fiscal de
competencia de las contralorías. Los
servicios que prestan los Entes territoriales,
no están gravados con IVA por tal razón se
debe gestionar y solicitar ante las
entidades financieras y/o la Dirección de
Impuestos Nacionales "DIAN" la devolución
de estos recursos

Condición: Los movimientos que realizan

las entidades financieras en las cuentas
corrientes números 760650100005652 del
banco BBVA y número 9306474845 de
BANCOLOMBIA, donde se manejan
recursos del SGP Educación, denominadas
Prestación de Servicios, para pago de
docentes, Sucursal Sahagún, en la
vigencia 2011, se les aplicaron descuentos
por concepto de "IVA", por valores de
$3.673.472 y $843.042, respectivamente,
para un total de cuatro millones quinientos
dieciséis mil quinientos catorce pesos
($4.516.514), cuando los servicios que
prestan los Entes territoriales, no están
gravados con este impuesto por tal razón
se debe gestionar y solicitar a la Dirección
de Impuestos Nacionales "DIAN" la
devolución de estos recursos.

Causa: Falta de gestión ante las entidades

financieras y debilidades en la
implementación de adecuados
mecanismos de Control, seguimiento y
monitoreo por parte de las personas que
intervienen en los procesos del área
financiera.

Efecto: Origina disminución en los

recursos del SGP-Educación Prestación de
Servicios; así como trámites adicionales
para la devolución o recuperación de los
recursos por parte del ente Territorial.

3 1103001 Criterio: Constitución Política de Colombia Indeterminado x x

Art 399, Articulo 34 de la ley 734 de 2000,
Decreto 111 de 1996 y Ley 152 de 1994 art
6c literal b,

Condición: En el plan de desarrollo

denominado "Compromiso Social con
 Credibifidad 2008-2011", del Municipio de
Sahagún, no se evidencia un diagnóstico
de las necesidades o problemas reales y
sus frecuencias de ocurrencias en las
diferentes zonas y sectores de dicho
municipio, en cuanto al sector Educación
no se determinó un programa y proyecto
con sus objetivos y metas de ampliación de
cobertura para jóvenes y adultos mayores
marginados de la educación, así mismo en
el Plan Operativo Anual de Inversiones
(POAI), documento anexo al Presupuesto
General de Ingresos y Gastos. Tan poco se
refleja dicho proyecto. A pesar de todo lo
anterior la Administración Municipal
comprometió recursos de SGP mediante la
estrategia de contratación de servicio
educativos para ampliación de cobertura.

Causa: Lo anterior se debió a debilidades

en la planeacíón del desarrollo económico,
político y social; fallas en el sistema de
control interno implementado en las
diferentes aéreas que participan en la
formulación y evaluación del plan de
desarrollo y falta de planeación de la
cobertura educativa y reorganización de
la planta de docentes aprobada por el
Ministerio de Educación.

Efecto: Los hechos mencionados

ocasionan que se comprometan recursos
de SGP Educación Prestación de Servicios
sin príorizar el gasto y no se determine
cuál fue el aporte de cada proyecto en el
sostenimiento y aumento de las coberturas
educativas.

Criterio: Incumplimiento a lo establecido a

4 1401003
la Ley 610 artículos 5 y 6, artículo 27 de la
$175.000.000 x x x x
Ley 715 de 2001; artículo 8 de ley 42 de

8"
1993, artículo 1° de la Ley 1294 de 2009;
los literales a), b) y e) del artículo
artículo 15 del Decreto No. 2355 de 2009,
el

la Directiva Ministerial No. 24 de 2009 y el

artículo 410 del Código Penal, referente a
la celebración de contratos sin el
cumplimiento de los requisitos legales.

Condición: El municipio de Sahagún para

la celebración del contrato 0070 de abril 05
de 2011, celebrado con Universidad
Nacional Abierta ya Distancia "UNAD", por
valor de $175.000.000, cuyo objeto es la
prestación del servicio para el desarrollo
del programa Bachillerato Diversificado y a
Distancia a jóvenes y adultos marginados
de la educación, no realizó el estudio
técnico de insuficiencia o limitaciones de
cupos en las Instituciones y Centros
Educativos previamente aprobado por el
 MEN Y en consecuencia la necesidad de la
contratación, así como tampoco cumplió
con la conformación del Banco de
Oferentes a que están obligadas las
entidades certificadas. las cuales podrán
contratar el servicio educativo con las
entidades que resulten habilitadas.

Causa: Falta de planeación en el proceso

de cobertura educativa y proyección de
cupos por parte de la Secretaría de
Educación, que permitan implementar
estrategias para facilitar el acceso a la
población que se encuentre fuera del
sistema.

Efecto: Esta situación conlleva a que la

Secretaría de Educación Municipal no
garantice al estudiante la continuidad de
los programas o ciclos regulares del
servicio público educativo, que permitan
alcanzar los fines y obíetivos de la
educación básica y media, de acuerdo con
las particulares condiciones de la población
adulta, dado que si no existe contrato en la
vigencia siguiente esta población no pueda
continuar estudiando, evidenciándose que
el hecho objeto de evaluación, también
proyecta una presunta responsabilidad
fiscal, debido a que con la omisión de los
estudios de insuficiencia y la consecuente
realización del contrato interadministrativo
de prestación de servicios No. 0070 de
abril 05 de 2011, se advierte que se está
desconociendo el principio de la eficiencia
de la gestión fiscal; conllevando a una
gestión antíeconómica, ineficaz, ineficiente
e inoportuna, lo que conlleva a un presunto
hallazgo administrativo con incidencia fiscal
en cuantía de ciento setenta y cinco
millones de pesos ($175.000.000).

5 1401003 Criterio: Deficiencias en el cumplimiento Indeterminado x x

de las funciones de seguimiento y control
establecidas en la Cláusula Séptima
supervisión del contrato 0070 de abril de
2011, que establece el cumplimiento de
funciones de la ley 80 del 93 y Artículo 34
de la Ley 734 de 2000.

Condición: En la evaluación efectuada a

la carpeta del Contrato lnteradministrativo
de prestación de servicios para el
desarrollo del programa bachillerato
diversificado y a distancia a jóvenes y
adultos marginados de la educación se
presentan informes por parte del contratista
de acuerdo a las cláusulas del contrato, sin
embargo se nota que existen deficiencias
en los informes de seguimiento y control
i por parte de la interventoría a las diferentes
 actividades realizadas, debido a que al
realizar cruces entre la información
presentada por la "UNAD" y lo reportado en
el Sistema Integrado de Matriculas
"SIMAT", se determinó que esta no fue
depurada, toda vez que existe diferencia
de seis (6) alumnos registrados en SIMAT
que no están en el listado de la "UNAD" y a
la vez existen ocho (8) alumnos que están
registrados en el listado de la "UNAD" pero
no fueron incorporados al SIMAT.

Causa: La anterior situación se da por falta

de monitoreo, seguimiento y control por
parte de la Secretaria de Educación como
interventora del contrato.

Efecto: Lo que podría generar el

incumplimiento de las actividades
programadas de acuerdo al objeto del
contrato.

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