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Fecha
01/06/2014
PLANIFICACIÓN DE CALIDAD Versión 1
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1. OBJETIVO

El presente procedimiento establece la metodología para asegurar que el, servicio, de


certificación para EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS satisfaga las necesidades de
las diferentes condiciones del entorno (requisitos legales-acreditación y clientes).

Para lograr esto, un grupo multidisciplinario trabajará para asegurar la comunicación de los
miembros involucrados del SGC. A partir de la confirmación del enfoque funcional y de los
diferentes elementos de entrada, los cuales se establecerán en la planeación estratégica y la
implementación de la norma NTC ISO/IEC 17024:2013.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las actividades relativas al ORGANISMO DE CERTIFICACION
DE PERSONAS, dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, basado en los requerimientos de la
Norma NTC ISO/IEC 17024:2013, y requisitos legales requeridas por el ONAC, Ministerio de
Transporte, Superintendencia de Puertos y Transporte y Ministerio de Salud y Protección Social y
puede utilizarse como base para todos los servicios que se encuentran cubiertos por el alcance de
acreditación.

3. DEFINICIONES

PLANEACIÓN ESTRATEGICA: El proceso de determinar los mayores objetivos de una organización


y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de los recursos para
realizar esos objetivos.

El proceso de decidir que se va hacer, cómo se hará, quién y cuándo lo hará mediante la
implantación de los planes estratégicos, tácticos y operativos.

Es el conjunto de planes integrales de una organización que normarán el comportamiento futuro


de la misma.

PLANEACIÓN TÁCTICA: Consiste en formular planes a mediano plazo que pongan de relieve las
operaciones actuales de las diversas partes de la organización.

Es la etapa donde se definen los objetivos, tácticas, programas y presupuestos que llevará a cabo
la empresa.
Es el proceso mediante el cual, los planes en detalle son llevados a cabo, tomando en cuenta el
desarrollo de los recursos para realizar la planeación estratégica.
Los administradores usan la planeación táctica para describir lo que las diversas partes de la
organización deben hacer, para que la empresa tenga éxito en algún momento dentro de cinco
años o al menos hacia el futuro.

PLANEACIÓN OPERATIVA: Son planes que suministran los detalles de la manera como se
alcanzarán los planes estratégicos. Planes a corto plazo que se desarrollan para actividades
operativas de la organización.
Un proceso de planeación que maneja objetivos y actividades a corto plazo.
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La planeación a corlo plazo, como la de mediano plazo es una extensión de los planes a largo
plazo de la empresa. Este proceso de planeación de la empresa se concentra en presupuestos
flexibles que se elaboran en este nivel específico y para el año siguiente.

PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de


los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los
recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad. 3.2.9 - ISO 9000:2005.

4. RESPONSABLES

La alta Dirección del Organismo de Certificación de Personas en cabeza del Gerente y/o Director
Administrativo, realizan la identificación de los cambios y en su ejecución lo realizan los
responsables de cada proceso donde se apliquen los cambios.

El más alto nivel de la dirección (gerencia) tiene la responsabilidad de;


 Asegurar que se establece un SGC.
 Asegurar que existe un enfoque planificado al momento de introducir cambios en el SGC
 Asegurar que existe un enfoque planificado para el logro de los objetivos de la calidad
 Permitir el logro de los objetivos de la calidad por medio de la identificación definición y
realización de los procesos y recursos.

5. DESCRIPCIÓN

El proceso de Planificación se divide en tres etapas

 Planificación Estratégica
 Planificación Táctica
 Planificación Operativa

PLANEACION ESTRATEGICA
La planeación estratégica del organismo de certificación de personas puede tener una vigencia de
3 a 5 años, donde los pasos para efectuar son:

1) Análisis del Entorno. Esta parte está enfocada en el diagnóstico, se analiza la


competencia, el retorno de la inversión, las debilidades y fortalezas del sector, en el
cual se puede mover comercialmente el ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS,
para lo cual se deben tener los siguientes elementos de entrada:

Ubicación de ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS; Cuantos Organismo de Certificación


de Personas existen en la ciudad, región donde se va enfocar el servicio, disponibilidad de
recurso humano, red de servicios.
1. Demanda potencial, demanda cubierta y porcentaje del mercado al que puedo aspirar,
bajo un estudio de mercado.
2. Estudio de los requisitos legales y de acreditación para su implementación.
3. Evaluación para la consecución de equipos e infraestructura.
4. Análisis de competencia
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Con estos elementos de entrada consolidados debo iniciar un análisis DOFA para desarrollar las
estrategias que se deben realizar para que EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS sea
sostenible y pueda mantener su independencia e imparcialidad sobre el enfoque funcional.

2) Formulación. Dentro del marco de referencia y teniendo en cuenta el entorno, se


establecen su estructura organizacional bajo la misión (mi razón de ser), la visión (cómo
me veo en el futuro cercano, en 5 años) y la filosofía y valores (las creencias y la cultura
de la empresa) que asociado con el análisis DOFA y las estrategias se consideran como la
base del EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS, como herramienta se puede
utilizar el formato MATRIZ DOFA F01- PDE-04.

LA PLANEACION TÁCTICA: El periodo de planeación consiste en considerar los diferentes


elementos que se tuvieron en cuenta en la plataforma estratégica para ser implementados los
cuales se mencionan a continuación.

Infraestructura: En cuanto tiempo considero que las condiciones del local van estas dispuestas
para el desarrollo de la actividad.

Personal: Como puedo conseguir el personal, competencia requerida, entrenamiento y fechas de


posible ingreso para sus procesos de inducción e inicio laboral.

Requisitos legales: Es importante tener en cuenta las resoluciones aplicables y cuáles son los
requisitos y como se van cumplir.

Requisitos normativos: Se desarrolla el cómo se implementan los requisitos normativos


numerales por numeral con la finalidad de asegurar que se cumplan de forma continua.

Equipos: Se debe revisar que las condiciones técnicas y metrológicas cumplan con los requisitos
normativos requeridos.

Proveedores: Se deben seleccionar proveedores para el suministro de insumos, equipos y


desarrollo de infraestructura asegurando la garantía y condiciones de entrega de los elementos
anteriormente mencionados.

Capacitación y evaluación de competencia: Tener en cuenta cómo se va a definir la


metodología para los procesos de formación y la calificación del perfil del personal contratado
garantizando que este pueda realizar sus funciones de forma adecuada cumpliendo los requisitos
normativos y legales.

Es importante que en esta planeación se tenga en cuenta quien es el líder del proceso, los
recursos, las actividades y controles.

La Planificación Avanzada de la Calidad del servicio está basada en las siguientes etapas según
apliquen:

Definición y aprobación del proyecto


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Establecimiento del alcance del organismo


Organización del grupo de trabajo multidisciplinario
Definición clara y completa de las expectativas y necesidades de los elementos del entorno
Definición y realización del estudio de factibilidad y elaboración del cronograma del proyecto
Aprobación definitiva del proyecto, disponibilidad de recursos.
Definición del DOFA
Lista cruzada de normatividad y requisitos legales.
Realización de análisis de riesgos
Elaboración de los programas de implementación
Documentación del SGC.
Estructura del Esquema de Certificación de Personas.
Planeación del análisis de los sistemas de medición y equipos.
Validación de Métodos
Registros de Inducción
Registros de competencia del personal
Corrida de prueba de validación, Auditoria de validación.
Registros de Evaluación de Desempeño
Revisión y seguimiento de las actividades planificadas
Auditoria de Interna
Análisis de los indicadores de control de proceso, control de producto y satisfacción del cliente
Enfoque funcional y mapa de procesos
Revisión por la Dirección

Como parte de este proceso cuando se implementa un organismo de certificación de personas


bajo la norma NTC ISO/IEC 17024:2013 se puede seguir la ruta de establecida en el formato
PLANIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN S.G.C F03-P-GC-04.

LA PLANIFICACION OPERATIVA: La fase final de una planeación integral es la planeación


operativa, consiste en hacer compromisos específicos, para poner en práctica los objetivos y las
políticas establecidas por la planeación estratégica. La planeación estratégica proporciona los
detalles, sin los cuales el panorama amplio seguiría siendo sólo un esbozo.

La planeación operativa se establece, como el conjunto ordenado de operaciones a través de


algún flujo de información, dotado de mecanismos de decisión que le permiten actuar con arreglo
a cierta independencia, definida como la suficiente para que existiendo una serie de
responsabilidades establecidas de antemano, el conjunto sea flexible y adaptable, y sobre todo
que permita un clima de trabajo creativo entre el personal que lo conforma.

Son tres elementos básicos que forman parte de un plan operacional funcional, el cual se
presenta en el siguiente cuadro:

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN OPERATIVA Y EJECUCIÓN


- Cronograma por actividad, proceso en el cual se designa un responsable por desarrollo
del proceso de implementación.
- Control cada cronograma debe llevar un indicador de cumplimiento con la finalidad de
asegurar que se cumple lo planeado.
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- Auditoria todas las actividades implementadas o cumplidas en el cronograma deben ser


auditadas por personal independiente del proceso para asegurar que lo enunciado se
encuentra acorde a lo planeado, validando la información o los soportes de dichas
actividades.
- Revisión por la dirección Es importante que la gerencia o accionistas realicen una
reunión para ver la consolidación de los indicadores permitiendo tener un panorama
individual y global que asegure la correcta implementación o la adición de recursos o
acciones correctivas o preventivas para que se cumplan los diferentes programas.

DATOS DE SALIDA
Pueden incluir
 Informe de Planeación Estratégica
 La documentación que soporta el SGC
 Disposiciones para la gestión de los cambios tanto legales como documentales.
 Los procesos del Sistema de Gestión
 Matriz de Riesgos
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 Matriz de Cumplimiento Legal


 Matriz de Seguimiento a Indicadores
 Programas de Capacitación
 Programas de Mantenimiento Preventivo, Calibración y/o Verificación de Equipos
 Validación y Revisión del Esquema de Certificación
 Validación y Verificación de los Métodos
 Personal competente
 Procedimientos de comunicación
 Informe de auditoría interna

La correcta planificación del sistema de gestión será evaluada en el proceso de auditoría interna,
lo que permite identificar fortalezas, oportunidades de mejora, debilidades, no conformidades.

La alta dirección por medio de una reunión desarrolla la revisión del sistema de gestión de
calidad, por medio de un procedimiento de revisión por la dirección, determinando las diferentes
contramedidas para las desviaciones que presenta el sistema de gestión de calidad, para verificar
el correcto funcionamiento es importante por la alta dirección una revisión periódica de los
indicadores de gestión.

La alta dirección debe determinar recursos (tangibles y físicos) que permitan dar cumplimiento a
las desviaciones de mejoramiento del sistema de gestión (número de actividades de seguimiento
ejecutadas / sobre actividades de seguimiento planeadas)

MANTENIMIENTO, CAMBIOS EN LA SISTEMATICA ESTABLECIDA POR EL ORGANISMO DE


CERTIFICACION DE PERSONAS PARA SU SOSTENIMIENTO Y CUMPLIENTO NORMATIVO Y LEGAL.

Cuando el sistema de gestión se encuentra implementado, para su mantenimiento anual de los


requisitos es necesario planificar y ejecutar las actividades del organismo evaluador de la
conformidad (EL ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS), el cual debe ser revisado o puede
ser considerado en la revisión por la dirección mínimo una vez al año, la cual se puede controlar
llevando el Formato PLAN ANUAL ACTIVIDADES ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS. F02-
P-GC-04 en el cual contiene auditorías internas, trabajo supervisado y evaluación de
desempeño, revisión de listas cruzadas de normatividad y requisitos legales, validación del
esquema de certificación. Capacidad efectiva de revisión y verificación de los métodos y en caso
de presentarse cambios en equipos, instalaciones, personal es importante notificar al ONAC.
NOTA: Cuando existan transiciones entre cargos de directores administrativos o directores de
calidad, es importante asignar a un Administrador o Asesor Externo y/o Líder de Calidad para
asumir el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
Para la planificación de las actividades del formato PLAN ANUAL ACTIVIDADES ORGANISMO DE
CERTIFICACION DE PERSONAS. F02-P-GC-04, es importante tener una secuencia de actividades
que cumplan con el ciclo de mejora del ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS. es decir
primero actividades de planificación, otras actividades de ejecución, de verificación (Auditoría
Interna) y finalmente la toma de decisiones (Revisión por la Dirección)
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6. REGISTROS ASOCIADOS

MATRIZ DOFA. F01-P-DE-04


PLAN ANUAL ACTIVIDADES ORGANISMO DE CERTIFICACION DE PERSONAS. F02-P-DE-04
PLANIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN S.G.C. F03-P-DE-04

Elaboró: Coordinador de Calidad Revisó: Director Administrativo Aprobó: Gerente


Firma: Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTOS

Estado del documento Fecha Causa de cambios


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