MS- PROJECT PROFESSIONAL 2010

Tips

Conferencia
Capitulo Guadalajara PMI ®

Carlos Donn
Mayo 2012
 Objetivo de la sesión

Compartir algunos Tips de MSProject, aprendidos en la

experiencia de su uso, para obtener el mejor beneficio de la
herramienta.
 Contenido
Interfaz de MS Project
Programación en Project Professional
Fechas compromisos y restricciones
El equipo del proyecto
Asignaciones
Costos
Novedades MS Project 2010
Línea base
Seguimiento del proyecto y registro de avances
 Pestañas de selección de Cinta Cinta de Opciones
Menú Archivo Ayuda
de Opciones (Ribbon) (Ribbon)

Divisor entre Tabla

de Datos y Escala de
Tiempo.
Columna de íconos
indicadores

Zoom de
vista
Botones de
Barra de estado cambio de vista
 Interfaz de Project Professional 2010
Cinta de opciones (ribbon)
Por defecto aparecen pestañas para elegir entre cinco opciones distintas de Cintas
(Ribbon) en el Project Professional

• Tarea
• Recurso
• Proyecto
• Vista
• Formato

En la figura se muestra la Cinta de Opciones de Tarea

Se pueden agregar o quitar las pestañas de selección de las Cintas de Opciones
 Interfaz de Project Professional 2010
Configuración de las Cintas de opciones

Se puede personalizar cada una de las Cintas de opciones (Ribbon) con los comandos
(opciones) que se deseen.
Para personalizar una Cinta de opciones se da clic derecho en la pestaña de la Cinta
que se desea modificar.
Se selecciona la opción Personalizar la cinta de opciones

Aparece el siguiente el cuadro de diálogo Opciones de Project

Programación en Project Professional
 Estimar tiempos

Parámetros 96 hrs/h

Horas Labor Días calendario

Área a pintar en m2
Número de capas
Tipo de superficie 8 días
Días hábiles calendario

5 días
Recursos hábiles
asignados
Recursos Pedro 6d
de la organización Juan 6d
 Dificultades y técnicas para estimar

¿Qué unidades de tiempo utilizar?

¿Qué incluir para estimar tiempos?
¿Cómo considerar los eventos desconocidos?
¿Cómo tratar los recursos nuevos y/o desconocidos?
¿Y la curva de aprendizaje?
 Dependencias

Las Dependencias son relaciones entre las tareas.

La programación dinámica.
Idealmente, un cronograma es dinámico si cuando cambia una cosa en la vida real de
proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un
proyecto válido nuevamente.

Requerimientos para un programa dinámico:

• Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el
plan. Estas relaciones se denominan ‘dependencias’.
• Minimizar el número de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas también se
conocen como delimitaciones en MS Project

Trabajar en generar un buen modelo dinámico simplificará la tarea del seguimiento

una vez que comience la etapa de ejecución del proyecto.
 Dependencias

Tipos de dependencias.

Final a Comienzo (FC)

FC

Comienzo a Comienzo (CC)

CC

Final a Final (FF)

FF

Comienzo a Final (CF)

CF
 Dependencias

Tiempos de adelanto y posposición.

De adelanto FC -50%

De Posposición FC +3d
Fechas compromisos y restricciones

Carlos Donn
Mayo 2012
 Fechas límite y restricciones

Fecha límite: es una fecha comprometida por el Líder del Proyecto pero que no
restringe a MS Project la programación de una tarea
Fecha límite
• Tarea no restringida
Tarea

Restricción: es una fecha que impone restricciones en la forma en que MS Project

puede programar una tarea

Tarea • Tarea
restringida
Restricción
 Restricciones

Las restricciones afectan la red de dependencias.

Mientras más restricciones, menos flexibilidad tendrá la red.

Mientras más restricciones, más esfuerzo se requiere para mantener válido el

cronograma.

Por otro lado, las fechas límite no restringen el tiempo de las tareas.

Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas límite y
no como restricciones.
 Restricciones
Tipos de programación

Tarea 1 Tarea n-2

Tarea 2 Tarea n-1

Tarea 3 Tarea n

Tan pronto como sea posible Tan tarde como sea posible

Régimen o Tipo de Programación Régimen o Tipo de Programación

Hacia adelante Hacia atrás
 Tipos de restricciones

Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:

• Tendencias
• Restricciones de un lado o parciales
• Restricciones rígidas

Tendencias: en si estas restricciones no tienen una fecha de restricción pero es la

manera en que el Project coloca a todos las tareas por defecto cuando se selecciona
un tipo de programación de tareas.

• Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restricción en la que el Project coloca
por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el régimen de programación Hacia
Adelante.

• Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restricción en la que el Project coloca por
defecto a todas las tareas cuando se utiliza el régimen de programación Hacia
Atrás.
 Tipos de restricciones

Restricciones Parciales: limitan el movimiento de las tareas en una sola dirección. Ya

sea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no después de):
No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience en
una fecha concreta o después de ella.

No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalización de una tarea en

una fecha concreta o después de ella.

No Comenzar después de (NCDD). Permite programar la tarea para que comience

en una fecha concreta o antes de ella.

No finalizar después de (NFDD). Permite programar la finalización de una tarea en

una fecha concreta o antes de ella.
 Tipos de restricciones

Restricciones rígidas: establecen la tarea en la fecha indicada y niegan la posibilidad

de cualquier movimiento.

Debe comenzar el (DCE). Esta restricción rígida permite programar la tarea para
que comience en una fecha concreta.

Debe finalizar el (DFE). Esta restricción rígida permite programar la finalización de

una tarea en una fecha concreta.
El equipo del proyecto

Carlos Donn
Mayo 2012
 Recursos

Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un

modelo dinámico del proyecto.

Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca
relevancia, no es necesario alimentarlos.

Pero sí son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas.

El resultado será un cronograma con recursos.

 Descripción de Recursos

Los recursos son:

Personas,

Instalaciones,

Equipos o

Materiales

Necesarios para crear el producto del proyecto.

Cada actividad típicamente necesita uno o más recursos.

Tipos de recursos

Recursos Humanos:
Son personas cuyo esfuerzo se refleja en
el campo Trabajo.
El total de trabajo por período de tiempo
(día, semana) debe ser razonable.
Si hay sobre asignaciones, las cargas de
trabajo deben ser niveladas.
Los esfuerzos humanos cuestan dinero por
lo que se debe definir una tarifa estándar
y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.
En algunos casos hay un costo por uso.
Los recursos humanos deben registrarse
como Trabajo en MS Project.
 Tipos de recursos
Instalaciones y Equipos:
• Son diferentes tipos de recursos pero en
Project se manejan en los mismos términos.
• Las instalaciones y los equipos no agregan al
esfuerzo del proyecto (Trabajo).
• Se registran en MS Project como recursos de
tipo Material.
• El costo de las instalaciones es normalmente
por tiempo, como una renta mensual, por
ejemplo. Sin embargo no se puede capturar un
costo relativo al tiempo en recursos materiales.
Hay que hacer una artimaña como se verá más
adelante.
• La administración de las instalaciones para
evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por
fuera del sistema.
• En algunos casos hay un Costo por uso.
Tipos de recursos

Recursos materiales:
• Los materiales son recursos consumibles, no
deben añadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto.
• Estos recursos no requieren nivelarse.
• Los costos son típicamente relacionados con
costos unitarios solamente.
• Deben registrarse como tipo Material.
• El costo por unidad se captura en el campo de
Tasa estándar, sin unidad de tiempo.
 Tipos de recursos

Recursos Financieros:
• Son los recursos que nos permiten contratar,
arrendar o comprar recursos que pueden ser
humanos, instalaciones, equipos o materiales.
• Se registran en MS Project como recursos de
tipo Costo.
• El tipo Costo también sirve para modelar el uso
de otros gastos como viáticos, alimentación,
transportación, hospedaje, licencias y otros,
• Los recursos financieros no agregan Trabajo
(esfuerzo) al proyecto.
• Es importante que los recursos financieros
estén nivelados para la administración del flujo
de efectivo.
Asignaciones

Carlos Donn
Mayo 2012
 Campos de asignaciones

Las asignaciones se ven en las vistas de

• Uso de tareas y
• Uso de recursos

En estas vistas, las asignaciones se distinguen porque no tienen número de tarea.

Con doble-clic en una asignación se despliega el diálogo de Información de

Asignaciones donde se muestran solo campos de asignaciones.
 Campos de asignaciones

Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus
propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada
entidad son diferentes.

Tareas Recursos

Asignaciones
 Tipos de asignaciones

Las asignaciones pueden ser

Uniformes.
• El trabajo se asigna de manera igual durante la duración de la tarea.
Variables
• El trabajo se asigna de manera diversa durante la duración de la tarea.
• Esta asignación puede tener un ‘perfil de trabajo’ preestablecido. MS Project
ofrece 8 perfiles de trabajo predefinidos (incluyendo el ‘uniforme’).
• Se puede asignar un perfil diferente alimentando el trabajo a realizar en el campo
‘trabajo’ de escala de tiempo de las asignaciones. Aunque este nivel de detalle
normalmente no se requiere.
 Tabla de entrada

Para mejorar la tabla de entrada al asignar recursos:

Escoja la Vista, Gráfica de Gantt

Escoja la Tabla Entrada.

Inserte la columna ‘tipo’, antes de la columna ‘duración’.

Inserte también las columnas ‘condicionada por el esfuerzo’ y ‘trabajo’

 Asignaciones y tipos de tareas

Hay tres tipos de tareas de detalle:

Duración fija
• La duración es la longitud de la tarea expresada en días u horas laborables.
Unidades fijas
• Unidades representan el número de recursos asignados, que es:
o El porcentaje de las horas disponibles de un recurso humano.
o El número de personas asignadas de un recurso consolidado.
Trabajo fijo
• Trabajo es la cantidad de esfuerzo expresado en horas/hombre o días/hombre.
(un día/hombre es una persona trabajando una jornada completa).
 La fórmula de 3 variables

Project 2010 usa la siguiente fórmula:

• Duración * Unidades = Trabajo

• Duración es cuantos días hábiles tomará realizar la tarea.

• Unidades es cuantos recursos harán el trabajo
• Trabajo es cuantos días/hombre tomará la tarea.

Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las
demás.

Si no se conoce bien esta fórmula, Project hará cálculos que no serán entendidos.
 Ejemplos
CasoEjemplos: Variable Tipo de tarea 2a variable Cálculo
conocida
1. Una reunión de 2 horas a la Duración: 2 Duración Fija Unidades: 8 Trabajo: 16 h
cual asistirán más personas (8 en horas
lugar de 4 previstas)

Misma duración, más unidades -> aumenta el trabajo

2. Juan elaborará un informe Unidades: 1 Unidades fijas Duración: 2 Trabajo: 2
tomará 2 días en vez de 1 día. persona días días/hombre
Mismas unidades, mayor duración -> aumenta el trabajo
3. Pintar una pared. Participarán Trabajo: 12 Trabajo fijo Unidades: 4 Duración: 3 días
4 personas en lugar de 2. días/hombre
Mismo trabajo, más unidades -> Menor duración.
 Costos

Carlos Donn
Mayo 2012
 Conceptos de Costos

Ejemplos de costos y su aplicación en MS Project

Tipo de Costo Ejemplo Tipo de Campo de Acumulación

recurso Tasa
Relacionado con el 3 días de trabajo a $300/d Trabajo Tasa estándar Prorrateo
tiempo
2 meses de renta a $400/mes Material Tasa estándar Prorrateo

Relacionado con 3 puertas a $150/puerta Material Tasa estándar Comienzo

unidades
Relacionado con el $200 de anticipo por una Material Costo / Uso Comienzo (por default)
uso excavadora
Tasa variable Trabajo a $300/d. $350/d después Trabajo Tablas de tasas de Prorrateo
del 1/enero costos
Fijo Gastos de viaje por $1,000 Costo En el diálogo de
asignación de recursos
Fijo Contrato a precio fijo para pintar la --- En Diagrama de Gantt, Campo de tarea,
casa a $8,500 Costo fijo acumulación de costos
fijos
Novedades MS Project 2010

Carlos Donn
Mayo 2012
 Novedades de MS Project 2010

Planeación controlado por el usuario

Copiar y pegar mejorado
Fácil Acceso con las nuevas cintas de comandos
Escala de tiempo
Agregar columnas y guardar como tablas especiales
Vista Organizador de Equipo
Inspector de tareas
Auto filtro y agrupaciones
Sincronizar con share-point
Plan del Proyecto y Línea base

Carlos Donn
Mayo 2012
 El Plan es un documento vivo

Debido a las múltiples incertidumbres que rodean al proyecto, el plan debe ser
tratado como un documento vivo.
Eso significa que el plan detallado no está terminado hasta que el proyecto se cierra.
Hay que constantemente revisar las suposiciones, la lista de tareas, los estimados, las
capacidades de los recursos asignados, en general refinar el plan durante toda la vida
del proyecto.
Notar que el plan de alto nivel no cambia con este enfoque, la calidad, el alcance, los
requerimientos, los hitos y el presupuesto no deben cambiar. Las líneas de base no
cambian.
Los cambios al alto nivel solo suceden a través de un proceso formal de aprobación
que involucra a los ejecutivos y al cliente.
En el enfoque del plan como documento vivo, los cambios son a bajo nivel de detalle.
 Línea de base

La Línea de base es una copia estática del plan del proyecto aprobado.
• Es el objetivo a alcanzar.
• Es el punto de comparación para medir el grado de avance del proyecto
• Representa el compromiso establecido.
• Debe permanecer vigente lo más posible.
• Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto está completamente definido,
revisado y aprobado.

Cronograma de
Seguimiento

Cronograma de
Línea de base
 Línea de base

Ver la línea de base.

• Seleccionar la vista Gantt de seguimiento.
• Esta vista despliega dos barras por cada tarea: el cronograma vigente y la línea de
base (a menos que la línea de base no se haya establecido aún).
• Para ver la tabla de seguimiento seleccionar la tabla y dar clic derecho, seleccionar
Vista > Diagrama de Gantt > Más tablas > Seguimiento > Aplicar
 Línea de base

Mantenimiento a la línea de base

• En principio, la línea de base debe permanecer fija.

Casos en que es válido modificar la línea de base

• Hay cambios sustanciales y formalmente aprobados.
o Cambios en el alcance del proyecto (cambian los entregables).
o Adiciones o eliminación de tareas.
o Adiciones o pérdida de recursos.
o Cambios en las tasas de costos.
• Hay cambios fuertes como incremento al presupuesto, cambios en fechas de
entrega, …
• Se detectan errores en el cronograma.
• Hay circunstancias excepcionales, como un incendio, una recesión económica,
cambios drásticos en el mercado.
• Actos de Dios: inundaciones, huracanes, terremotos.
 Línea de base

En cualquier caso se requiere una aprobación formal para cambiar la línea de base.
1. Generar una solicitud de cambio de la línea de base, apegada a la normatividad
vigente.
2. El Patrocinador del proyecto, o el Comité de Cambios del proyecto deberá
autorizar o rechazar dicha solicitud.
3. Entonces, proceder a actualizar la línea de base.
Los cambios a la línea de base deben ser raros.
• Puede verse la línea de base como un contrato que no es simple de modificar.
Seguimiento del proyecto y registro de avances

Carlos Donn
Mayo 2012
 Descripción General
Ejecutar un proyecto es normalmente mucho
más caótico que lo previsto en el plan:

• Los miembros del equipo del proyecto se

dan cuenta que fueron muy optimistas.
• El progreso es más lento.
• Las tareas críticas se retrasan, el
cronograma se debe revisar para cumplir la
fecha compromiso.
• Surgen costos inesperados.
• Las tareas se completan en otra secuencia.
• Las personas se enferman.
 El periodo de reporte

Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del

proyecto.
• Más periodos implican demasiado trabajo en reportar.
• Menos periodos impiden reaccionar a tiempo en caso de desviaciones.
• Los informes internos pueden ser más frecuentes. (del equipo de trabajo al
director del proyecto).

Duración del Proyecto Frecuencia mínima de Frecuencia máxima de

reporte al cliente reporte al cliente
1 mes Cada tercer día Diario
3 meses Semanalmente Dos veces por semana
1 año Mensualmente Cada dos semanas
2 años Cada dos meses Mensualmente
5 años Cada seis meses Cada dos meses
 Mostrando el progreso

Gráficamente
• El progreso se puede ver en la vista de Gantt de seguimiento.
• Muestra las barras de tareas en dos barras: la línea de base (en gris) y el programa
vigente (en azul o en rojo)
• El programa vigente se irá llenando con una barra de color sólido conforme se
alimente el progreso (avance real).
• Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la
tarea se está procesando de acuerdo al plan.
• En la gráficas siguientes se muestran algunos ejemplos
 Estrategias de actualización

Actualización de tareas:

• Implica capturar información de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:
o Comienzo real
o Duración real
o Duración restante
o Fin real

Actualización de asignaciones

• Se actualiza cada asignación a través de una hoja de tiempo, con los siguientes
datos por cada asignación de cada recurso:
o Horas de trabajo real por día o por semana en el campo de asignación ‘trabajo
real’.
o Horas de trabajo restantes, en el campo de asignación ‘trabajo restante’.
 ¿Qué información recabar?

Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos

cálculos:

• Duración real + Duración restante = Duración y

• Duración real / Duración = % Completado

Nota:
• La duración real no se refiere solamente al número
de días trabajados en la tarea una vez que se ha
terminado. Mientras la tarea está en progreso, la
duración real es el número de días que se ha
trabajado en la tarea hasta la fecha de estado.
• La duración restante es el número de días de trabajo
que tomará terminar la tarea a partir de la fecha de
estado.
Recabando la información

Preguntas para recabar la información:

• ¿En qué fecha iniciaste la tarea? (comienzo real)

• ¿Cuántos días laborables trabajaste en la tarea
hasta la fecha de estado? (duración real).
• ¿Cuántos días laborables todavía requieres para
terminar la tarea, después de la fecha de estado?
(duración restante)
• ¿En qué fecha terminó la tarea? (fin real)
o Esta pregunta normalmente no se necesita si se
han actualizado las duraciones restantes.
 Recabando la información

Usar trabajo en lugar de duración

• Se puede recabar el trabajo real y el trabajo restante, en vez de la duración real y
la duración restante.
• Esto tiene sentido si la mayoría de las tareas se basan en el esfuerzo o trabajo.
• Todo funciona de manera similar a trabajar con duraciones, pero la información se
captura en los campos trabajo real y trabajo restante. (Aunque normalmente el
trabajo se muestra en horas y no en días).

Comienzo real
Trabajo real Duración real
Trabajo restante Duración restante
Fin real
 Preparar la actualización

Determinar el tipo de tareas para actualizar

• El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el cálculo que realiza Project
corresponda a nuestras necesidades.

• Recordar la fórmula:
o D * U = T (Duración * Unidades = Trabajo)

• Normalmente, cuando actualizamos tareas cambiamos la duración y queremos

que las unidades de recursos se mantengan igual y que se recalcule el trabajo. En
este caso debemos utilizar unidades fijas.

• Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el número de unidades sea recalculado
cuando cambia la duración.
 La realidad es compleja

Hay situaciones más difíciles de actualizar:

Combinación de situaciones.
• ¿Qué hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durará más de
lo planeado?
• Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo
(comienzo real, duración real, duración restante, fin real).
Actualización fuera de secuencia.
• ¿Que tal si una tarea está en un 50% de avance pero su sucesora ya comenzó?
• Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificará en
correspondencia.
• Cuidar que el avance real quede en el pasado.
Nuevas actividades
• Durante la ejecución se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres
diferentes.
• Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre
todo si ya se tienen avances registrados.
• Esta práctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del
programa y también para aclaraciones.
 Actualizar costos

Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan
automáticamente:
• No seleccionar la opción Archivo > Opciones > Programación > Opciones de
cálculo para este proyecto > Project siempre calcula los costos reales
Actualizar costos
• Usar la vista Uso de tareas.
• Escoger la Tabla Seguimiento.
• Seleccionar los campos costo y costo real.
• Capturar los costos reales a nivel de tarea o asignación.
 Lista de verificación de actualizaciones

¿Cuál es la calidad de la línea de base en el cronograma?

¿Se han seleccionado correctamente las opciones relacionadas?
¿Está definida correctamente la fecha de estado?
¿Está bien el tipo de tarea en cada tarea actualizada?
¿Está el cronograma actualizado hasta la fecha de estado?
 Imprimir las actualizaciones

Usar la vista de Gantt de seguimiento

Seleccionar la Tabla Variación
Se muestra un ejemplo en la figura
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Carlos Donn
Mayo 2012