JAWATANKUASA PENGURUSAN MAJLIS BICARA ILMU

PENGURUSAN DATA PENDIDIKAN

PENCERAMAH: CIK AZLIN HAIRANI BINTI SUBUKI @SUBKI
PEN PENGARAH, UNIT MAKLUMAT ASAS PENDIDIKAN , EPRD

TARIKH : 12 APRIL 2018

HARI : KHAMIS
MASA : 10.45 PG-12.45TGH
TEMPAT : AUDITORIUM IAB, BANDAR ENSTEK

PENGURUS : PN CHE ZAKIAH BINTI MOHD SALIM

PENGURUS BERSAMA : : PN ZAINAP BINTI IBRAHIM
PENGHULU : EN MOHD SUHAIMI BIN MOHD SANUSI
PENGHULUWATI : KAMARIAH BINTI CHE NGAH
SETIAUSAHA : RAHMAH BINTI HUSIN
BENDAHARI : CHAN WEI MAY

BIL. JAWATANKUASA TUGAS

 Memantau pelaksanaan sebelum, semasa & selepas program

 Mengadakan mesyuarat utk menyelaraskan dan memastikan persiapan dan
perjalanan majlis berjalan lancar
PENGHULU & PENGHULUWATI  Mengagihkan tugasan J/K dan memastikan J/K menjalankan tugas
1 1. En Mohd Suhaimi Bin Mohd Sanusi
2. Pn Kamariah Binti Che Ngah sebagaimana yang ditetapkan.
 Memastikan raptai berjalan lancar
 Hal-hal yang berkaitan

 Menyediakan kertas cadangan Konsep Pelaksanaan Program.

 Mengumpul laporan perancangan setiap J/K untuk diserahkan kepada
pentaksir sebelum pelaksanaan Program
SETIAUSAHA  Menyediakan Minit Mesyuarat selaras dengan PKPA Bil 2/1991
2 Pn Rahmah bt Husin  Menyediakan semakan kehadiran dalam Mesyuarat.
 Membantu menguruskan pengurusan bagi memastikan persiapan dan
perjalanan majlis berjalan lancar
 Membantu memastikan raptai berjalan lancar
 Hal-hal yang berkaitan
BENDAHARI
Pn Chan Wei May  Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan kewangan untuk perjalanan
3 Program Bicara Ilmu.
 Mengemaskini dan menyediakan laporan kewangan Program.

4 PENGURUS ACARA ( FLOOR  Merancang perjalanan majlis dari awal hingga akhir. ( Meyediakan Carta Alir
MANAGER) perjalanan Program )
En. Mohd Fareed Faheim Bin Mohd Elyas  Pelaksana utama untuk raptai dan majlis.
Majeed  Menyediakan Aturcara Pentadbiran
 Memberi penerangan kaedah perjalanan program sering dengan tentatif
dalam Atucara Pentadbiran.

1 J/K URUSETIA & J/K PENDAFTARAN
1. Pn. Chan Wei May
2. Pn. Kamariah Binti Che Ngah
3. En. Abdul Rahman Bin Hashim
2 J/K JEMPUTAN
1. En. Mohd Azman Bin Mohd Yunos
2. En. Salehin Bin Abdullah
3. Pn. Suwana Binti Ibrahim
3 J/K SAMBUTAN DAN PROTOKOL
1. En. Mohd Fareed Faheim Bin
Mohd Elyas Majeed
2. En. Ahmad Hapian Bin Pilus
( Juruacara )
3. En. Mohd Suhaimi Bin Mohd
Sanusi
4. En. Salehin Bin Abdullah
( Pembaca Doa )
4 J/K SERANTA DAN DOKUMENTASI
1. Pn.Rahmah Binti Husin
2. Pn. Che Raziyusnita Irni Binti Che
Wan
3. En. Johan Bin Othman
5 J/K JAMUAN
 Memastikan semua J/K memahami Atucara Pentadbiran
Urusetia
 Membantu penyelarasan semua fungsian dan tugasan dalam J/K
Membantu penyediaan Kertas cadangan/kerja/konsep
 Menyediakan Proses kerja/ carta alir/ carta perbatuan
 Menguruskan Pembentukan JK dan bidang tugas
 Menyediakan Minit Mesyuarat berdasarkan PKPA Bil 2/1991.
 Menyediakan aturcara Majlis Utama
 Menyediakan Atucara Majlis Raptai.
J/K Pendaftaran
 Meyediakan Kaedah pendaftaran samada secara online atau offline
 Memastikan peserta Program Bicara Ilmu memahami konsep pendaftaran
 Memastikan penyediaan Kaunter Pendaftaran / Pertanyaan . .
 Menyediakan senarai jemputan/tetamu
 Menghubungi Jemputan Utama /VIP / Penceramah dan memastikan
pengesahan kehadiran.
 Menyediakan kad jemputan kepada semua tetamu.
 Menyediakan surat / borang pengesahan kehadiran pencermah
 Menyediakan Pembahagian tugas AJK Jemputan bagi memastikan setiap
AJK memahami fungsian dan peranan mereka.
 Merancang & memastikan upacara sambutan VIP berjalan lancar dan
mengikut prosedur .
 Melibatkan diri dengan dengan majlis raptai dan perkara-perkara yang
berkaitan.
 Menyenaraikan Senarai tugas pembahagian AJK Sambutan dan Protokol.
 Menguruskan urusan sambutan luar/dalam
 Menyediakan senarai pembahagian tugas dalam J/K Sambutan dan
Protokol .
 Menyediakan Pengurus acara/ LO 1 to1/ Lo Pull/ Pengacara
 Menyediakan Teks Pengacaraan dan teks doa
 Menyediakan Draf Buku Program selaras dengan dekorasi penyediaan
Banner / Bunting/ e- Back drop.
 Menyediakan bahan hebahan perlaksanaan Program seperti Flyers,
Bunting dan lain-lain.
 Menyediakan senarai pembahagian tugas dalam J/K Seranta dan
Dokumentasi
 Menyediakan Laporan Perancangan dan menyerahkan kepada
Setiuasaha
 Menyediakan perincian tugas yang disatukan untuk menjadi rujukan
semua J/Kuasa.
 Memastikan pemilihan menu dan tempahan berjalan lancar .
 1. Pn. Yusni Binti Abdul Murad
2. Pn. Alina Binti Ahmad
3. Pn. Norli Binti Mokhtar
6 J/K PERSEDIAAN TEMPAT
1. En. Johar Bin Bunimin
2. En.Jaaffar Bin Khamis
7 J/K CENDERAMATA, SIJIL
1. Datin Hajah Zamhirah Binti
Osman
2. Puan Fauziah Binti Abdul Razak
8 J/K SIARAYA
En. Ahmad Fauzi Bin Hashim
Disediakan :
Jawatankuasa Seranta dan Dokumentasi
Tarikh : 8/4/2018
 Merancang dan menyediakan Bajet peruntukan jamuan makanan .
 Memastikan susun atur tempat jamuan mengikut kekananan
 Menyediakan senarai pembahagian tugas dalam J/K Jamuan
 Merancang penyusunan Pelan susun atur tempat duduk utama
 Menyediakan “ tagging” tempat duduk jemputan
 Menyediakan “Stand label” untuk setiap kumpulan peserta.
 Menyediakan “Stand label” mikrofon
 Menyusun atur kedudukan “rostrum” di pentas utama .
 Menyusun atur dan menyediakan “tagging “kerusi VIP
 Memastikan kebersihan lokasi terutama Lantai dewan/pentas utama
/lokasi jamuan .
 Menyediakan senarai pembahagian tugas dalam J/K Jamuan Carta alir/
Proses kerja
 Memastikan penyediaan cenderamata untuk penceramah
 Memastikan Penyediaan sijil
 Menyediakan anggaran perbelanjaan pengurusan cenderamata/Sijil.
 Menyediakan senarai pembahagian tugas dalam J/K Jamuan
 Menyenaraikan Proses kerja dan pembahagian Tugas J/K Cenderamata
dan Sijil sebelum diserahkan kepada urusetia.
 Memastikan penyediaan peralatan seperti mic, stand mic, dan alatan PA
Sistem dalam keadaan baik dan berfungsi sepanjang program dengan
kerjasama juruteknik IAB
 Memastikan lagu Negaraku berkumandang mengikut atucara
 Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dari awal hingga
akhir acara.
 Merancang Pelan Kontigensi atau Fall Back Plan untuk menangani risiko
yang mungkin berlaku dalam pelaksanaan program.
 Menyebarkan Flyer sebagai promosi.
 Menyediakan perincian tugas Jawatankuasa sebelum diserahkan kepada
Setiausaha .