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Manual Práctico de los Proyectos

Guiados por la Comunidad


- Manual PGC -

NUEVO FISE:
¡Expresión del Poder Ciudadano!

Octubre de 2009
Presentación

Compañeras y Compañeros:

Los Proyectos Guiados por la Comunidad constituyen la expresión más viva del modelo
de democracia directa que el Gobierno de Reconciliación y Unidad Nacional impulsa.

Para el Nuevo FISE es fundamental aumentar las capacidades de los gobiernos locales y
las comunidades de manejo de la inversión pública como instrumento en el combate a la
pobreza y a la vez incrementar el capital social de las personas, familias y comunidades
pobres.

En definitiva la razón de ser del Nuevo FISE es trabajar con las comunidades pobres
dotándolas de herramientas que haga posible su propio desarrollo y para cumplir ese
objetivo se están impulsando los Proyectos Guiados por la Comunidad. Por este motivo
ponemos a disposición de las autoridades y técnicos municipales, de los profesionales
prestadores de servicios y de las comunidades el presente Manual Práctico de los PGC
con el fin de que sirva de guía para su implementación. Esta segunda versión del Manual
PGC ha sido elaborada con base en las lecciones aprendidas y los aportes de las
autoridades municipales, profesionales del Nuevo FISE y dirigentes comunitarios, pero
como toda creación humana, este manual está sujeto a ulteriores modificaciones y para
tal fin las puertas de mi Despacho están abiertas.

¡Vamos por una mayor descentralización de la inversión publica y profundización del


poder ciudadano!

Fraternalmente.

Cro. Nelson Artola Escobar


Presidente Ejecutivo
Nuevo FISE

ii 
INDICE
Presentación ....................................................................................................... ii
Lenguaje de Género ............................................................................................. vi
Introducción ...................................................................................................... vii
CAPITULO 1: La Naturaleza, Objetivos y Componentes de un PGC ................................... 2
1.1 Qué es el PGC y sus ventajas. ...................................................................................... 2
1.2 Normas básicas de un PGC .......................................................................................... 2
1.3 Componentes de un PGC ............................................................................................ 3
El Componente Físico: ............................................................................................. 3
El Componente Social: ............................................................................................. 3
Organización: ....................................................................................................... 3
Participación: ....................................................................................................... 4
Capacitación, Asistencia Técnica y Acompañamiento: ........................................................ 4
1.4 El capital social de las comunidades pobres. ..................................................................... 4
1.5 Los Módulos de Capacitación y Fortalecimiento Comunitario. ................................................. 5
1.6. Las Asambleas Generales Comunitarias. ......................................................................... 7
1.7 Actores y roles. ...................................................................................................... 10
La comunidad: ..................................................................................................... 10
Los prestadores de servicios: .................................................................................... 10
El Nuevo FISE: ...................................................................................................... 10
La Municipalidad: .................................................................................................. 11
1.8 Las rendiciones de cuentas. ....................................................................................... 11
1.9 Los aportes comunitarios ........................................................................................... 11
CAPITULO 2: El Ciclo de Proyecto de un PGC ............................................................ 19
Primera Fase: Preinversión .................................................................................................... 19
1º Momento: Preparación de la Comunidad y Módulo I ....................................................... 19
Etapa 1: Solicitud de Proyecto al Nuevo FISE .................................................................. 19
Etapa 2: Contratación del Facilitador Social para Módulo I. ................................................. 20
Etapa 3: Inicio del Módulo I y Primera AGC .................................................................... 21
Etapa 4: Elección de las instancias comunitarias y Segunda AGC. .......................................... 23
Etapa 5: Elaboración del informe de prefactibilidad ......................................................... 24
Etapa 6: Fin del Módulo I y elaboración del Informe de Realización ....................................... 25
Etapa 7: Evaluación del Modulo I. .............................................................................. 25
Etapa 8: Firma del CAD-FM y del Convenio de Ejecución. ................................................... 26
Primera Fase: Preinversión .................................................................................................... 27
2º Momento: Formu/evaluación y Módulo II ................................................................... 27
Etapa 9: Primer Desembolso del Nuevo FISE a la Municipalidad ............................................ 29
Etapa 10: Cuenta corriente de la comunidad. ................................................................. 30
Etapa 11: Primera transferencia de la municipalidad a la comunidad. .................................... 31
Etapa 12: Contratación del Facilitador e Inicio del Módulo II ............................................... 32
Etapa 13: Contratación del Formulador ........................................................................ 34
Etapa 14: Presentación del informe conceptual y tercera AGC. ............................................ 35
Etapa 15: Informe Final de Formu/evaluación y Cuarta AGC. ............................................... 37
Etapa 16: Terminación del Modulo II. ........................................................................... 38
Segunda Fase: Ejecución de la obra y Módulo III ................................................................ 38
Etapa 17: Segundo Desembolso a la Municipalidad ........................................................... 39
Etapa 18: Segunda Transferencia a la comunidad ............................................................. 39
Etapa 19: Evaluación del Módulo II e Inicio del Módulo III. .................................................. 40
Etapa 20: Selección y Contratación del Residente Comunitario............................................. 41
Etapa 21: Posible contratación de un Auxiliar de Contabilidad ............................................. 43
Etapa 22: Contratación del Supervisor externo. .............................................................. 44
Etapa 23: Orden de inicio de la obra, entrega de sitio y Quinta AGC ...................................... 45
Etapa 24: Ejecución de la obra y Tercera transferencia a la comunidad. ................................. 47
Etapa 25: Rendiciones intermedias de cuentas de la comunidad y la municipalidad.. .................. 48
Etapa 26: Entrega Final de la Obra, Plan de Mantenimiento y Sexta AGC. ................................ 50
Etapa 27: Recepción final de la obra. .......................................................................... 53
Etapa 28: Rendición final de cuentas de la comunidad y Séptima AGC .................................... 54

iii 
Tercera Fase: Operación, Mantenimiento y Módulo IV ........................................................ 56
Etapa 29: Inicio y ejecución del Modulo IV. .................................................................... 56
Etapa 30: Elección del CMP y Octava AGC. .................................................................... 57
Etapa 31: Mantenimiento, Monitoreo y Calificación de Contratistas ....................................... 59
CAPITULO 3: Normas y Procedimientos Administrativos ............................................. 62
3.1 Desembolsos del Nuevo FISE a la Municipalidad ................................................................ 62
A) Normas........................................................................................................... 62
B) Procedimientos ................................................................................................. 63
3.2 Desembolsos de la Municipalidad a la Comunidad ............................................................. 64
A) Normas........................................................................................................... 64
B) Procedimientos ................................................................................................. 65
3.3 Apertura y manejo de las cuentas bancarias (corriente y de ahorro) ........................................ 65
A) Normas........................................................................................................... 65
B) Procedimientos ................................................................................................. 66
3.4 La caja chica comunitaria .......................................................................................... 68
A) Normas........................................................................................................... 68
B) Procedimientos ................................................................................................. 68
3.5 El Libro de Banco .................................................................................................... 69
A) Normas........................................................................................................... 69
B) Procedimientos ................................................................................................. 69
3.6 Elaboración del descargue de fondos ............................................................................. 69
A) Normas........................................................................................................... 69
B) Procedimientos. ................................................................................................ 69
3.7 Elaboración del informe de avance físico. ....................................................................... 71
A) Normas. .......................................................................................................... 71
B) Procedimientos. ................................................................................................ 71
3.8 Las rendiciones de cuentas de la Municipalidad al Nuevo FISE ............................................... 71
A) Normas........................................................................................................... 71
B) Procedimientos ................................................................................................. 72
3.9 Las rendiciones de cuentas de la Comunidad a la Municipalidad ............................................. 74
A) Normas........................................................................................................... 74
B) Procedimientos ................................................................................................. 74
3.10 Las rendiciones de cuentas del CA-PGC y la JV-PGC a la Asamblea General .............................. 75
A) Normas........................................................................................................... 75
B) Procedimientos ................................................................................................. 75
3.11 Rol y costo de la intermediación financiera de la municipalidad ........................................... 76
A) Normas........................................................................................................... 76
B) Procedimientos ................................................................................................. 76
3.12 Composición y cálculo del presupuesto de la obra física de un PGC........................................ 76
A) Normas. .......................................................................................................... 76
B) Procedimientos. ................................................................................................ 77
3.13 Disposición de los intereses bancarios y mantenimiento ..................................................... 78
A) Descripción ...................................................................................................... 78
B) Requisitos previos .............................................................................................. 78
3.14 Disposición de los ahorros comunitarios ........................................................................ 79
A) Descripción ...................................................................................................... 79
B) Normas ........................................................................................................... 79
3.15 Contratación del Residente Comunitario y del Facilitador Social ........................................... 80
A) Descripción ...................................................................................................... 80
B) Normas ........................................................................................................... 81
C) Procedimientos ................................................................................................. 81
3.16 La contratación del auxiliar de contabilidad ................................................................... 83
A) Descripción. ..................................................................................................... 83
B) Normas. .......................................................................................................... 83
C) Procedimientos. ................................................................................................ 84
3.17 La selección y el pago de trabajos no calificados ............................................................. 85
A) Descripción ...................................................................................................... 85
B) Requisitos previos .............................................................................................. 85
3.18 La selección, contratación y el pago de trabajos calificados ................................................ 87
3.19 La contratación de obras y servicios especiales. .............................................................. 88
3.20 Las compras de bienes. ........................................................................................... 89
A) Norma Única o la Ley del 3 por 3 por 3 ..................................................................... 89

iv 
B) Procedimientos ................................................................................................. 89
Anexo 1: Deberes y obligaciones de los Actores en un PGC .......................................... 92
A. De la Asamblea General Comunitaria (AGC) ................................................................... 92
B. Del Comité de Administración-PGC ............................................................................. 93
C. De la Junta de Vigilancia PGC .................................................................................... 96
D. Del Alcalde.......................................................................................................... 96
E. Del Técnico Municipal ............................................................................................. 97
F. Del Asesor Municipal Nuevo FISE (AMU) ......................................................................... 97
G. Del Residente Comunitario ....................................................................................... 98
H. Del Auxiliar de Contabilidad ..................................................................................... 98
I. Del Facilitador Social .............................................................................................. 99
J. Del Supervisor Externo ............................................................................................ 99
K. Del Nuevo FISE ................................................................................................... 100
Anexo 2: Siglas y definiciones principales .............................................................. 102
A. Siglas .............................................................................................................. 102
B. Definiciones principales......................................................................................... 103
Anexo 3: Índice de los Instrumentos de Aplicación .................................................... 106

v 
Lenguaje de Género

El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de
las preocupaciones de este manual. Sin embargo, no hay acuerdo entre los lingüistas sobre la
manera de cómo hacerlo en el idioma Español. En tal sentido, y con el fin de evitar la sobrecarga
gráfica que supondría utilizar en español o/a, o(a), el/la ó el símbolo "@" para marcar la existencia
de ambos sexos, hemos optado por emplear el masculino genérico clásico, en el entendido de que
todas las menciones en tal género representan siempre a hombres y mujeres.

Pero más allá de formalidades lingüísticas el tema de género es algo concreto, transversal,
permanente y sistemático. Por ello es que los autores del manual hemos tenido especial cuidado y
creatividad para establecer medidas concretas, normas y procedimientos por asegurar un real
equidad de género, incluyendo una discriminación positiva a favor de la mujer. Ejemplos de tal
discriminación positiva son la exigencia de la presencia de mujeres en las instancias de toma de
decisión, el requerimiento de la participación femenina en las asambleas generales, la
incorporación necesaria de la mujer en los trabajos comunales remunerados y la igualdad de
remuneración en trabajos iguales.

vi 
Introducción

El Manual Práctico de los Proyectos Guiados por la Comunidad –Manual PGC- tiene como
propósito establecer las normas, procedimientos e instrumentos para la ejecución de la modalidad
prioritaria para el Nuevo FISE de ejecución de proyectos, la cual es constituida por los PGC, es
decir por aquella metodología en la que la comunidad organizada es la responsable de dirigir la
construcción y el mantenimiento sostenido de su proyecto.

Esta primera revisión sustantiva del Manual PGC es fruto de las lecciones aprendidas por el Nuevo
FISE con más de quinientos PGC ejecutados en todo el territorio nacional y además se nutre con
lo más puro de la ideología del Frente Sandinista de Liberación Nacional que ha hecho de la
participación ciudadana uno de sus ejes de gobierno.

Este manual se presenta en dos versiones: una dirigida a los profesionales, técnicos y dirigentes
comunitarios de la mayor parte del territorio nacional y una segunda versión especialmente
adecuada a la cultura y especificidades de los pueblos indígenas de Nicaragua. A su vez cada una
de estas versiones tiene una cartilla didáctica mucho más resumida y especialmente dirigido a
todas y todos los comunitarios. El MEPAS (Manual de Ejecución de Proyectos de Agua y
Saneamiento) es una aplicación sectorial del Manual PGC y por lo tanto son complementarios.

Los PGC son aquellos proyectos de mayor y menor complejidad en los que una comunidad
debidamente organizada y reconocida por la autoridad municipal es responsable de administrar los
recursos que le transfiere el gobierno de Nicaragua a través del Nuevo FISE y de su respectivo
gobierno municipal para ejecutar su proyecto.

La esencia de la metodología PGC tiene un doble objetivo en la que la obtención de uno es


requisito de la obtención del otro. El primero es la satisfacción de una necesidad prioritaria de una
comunidad a través de una obra de infraestructura y el segundo es el fortalecimiento organizativo y
ciudadano de la comunidad a través de actividades de capacitación y asistencia técnica. Esta
doble finalidad es la clave del éxito de programas promotores del desarrollo local y de lucha contra
la pobreza y porque además de esta manera se crean mejores condiciones para el buen uso y
mantenimiento sostenido de los proyectos.

En realidad los PGC son dos proyectos en uno pues por una parte se financia una infraestructura
de servicios comunitarios y por otra se financia el fortalecimiento de la capacidad de autogestión de
la comunidad dueña de ese proyecto con el fin de promover la ciudadanía democrática y el buen
uso y mantenimiento de un proyecto. Esto es lo que el Nuevo FISE denomina el “combo del
desarrollo local”, es decir dos proyectos en uno al servicio del desarrollo local.

El cuerpo del Manual está constituido por tres capítulos. El primero se refiere a los aspectos
fundamentales que constituyen la metodología PGC tales como el concepto y fundamento de los
PGC, la descripción de sus dos componentes, el fomento de la organización y participación
comunitaria y ciudadana, la definición y contenidos de los módulos de fortalecimiento comunitario y
la rendición de cuentas del dinero transferido por el Estado a las comunidades.

El segundo capítulo está dedicado a la descripción del ciclo del proyecto, es decir a todos los
pasos que deben seguir las comunidades, los gobiernos municipales y el Nuevo FISE con el fin de
elaborar el expediente de proyecto, evaluarlo, ejecutarlo, supervisarlo y ponerlo en operación
sostenida por todo el tiempo para el que fue diseñado.

El tercer capítulo constituye un compendio de las diversas normas administrativas, contables y


gerenciales que complementan y aclaran las diferentes normas y procedimientos de los dos
primero capítulos de la Guía. Punto importante de este tercer capítulo es el conjunto de normas,
procedimientos e instrumentos de aplicación de las compras y contrataciones que realizará la

vii 
comunidad con dinero del Estado, con el fin de que éstas sean hechas de manera transparente,
honrada, eficiente y cuentadante.

El anexo Nº 1 contiene un resumen esquemático de los deberes y obligaciones de los diferentes


actores que participan en todo PGC, es decir la comunidad y sus instancias de gobierno, el
gobierno municipal, el Nuevo FISE y los prestadores de servicios. En el anexo Nº 2 se han
recopilado las principales definiciones y términos que constituyen la esencia del Manual Práctico
de los Proyectos Guiados por la Comunidad.

Con el fin de facilitar la lectura, comprensión y uso de esta Guía Práctica se ha decidido que debe
publicarse en tres volúmenes. El primer volumen está conformado por esta introducción y los tres
capítulos normativos y constituye la parte más importante de la guía. El segundo volumen contiene
los instrumentos de aplicación, es decir, los formatos que facilitan a la comunidad y a la
municipalidad el cumplimiento de los requisitos que se les exigen. El tercer volumen está
conformado por las guías metodológicas de los Módulos de Capacitación y Fortalecimiento
Comunitario y los folletos, cartillas y publicaciones de apoyo a la capacitación. Este tercer volumen
sirve principalmente para apoyar el trabajo de los Facilitadores Sociales, Técnicos Municipales y
Asesores Municipales del Nuevo FISE pero también está a disposición de los comunitarios.

El Nuevo FISE recomienda que se lean con atención este primer volumen, es decir el Manual
propiamente dicho pues los otros dos volúmenes son de apoyo y se deberán leer cuando sea
necesario utilizar algún instrumento de aplicación (formulario, modelo o machote). Lo fundamental
es que conozcan y dominen bien este primer volumen y no intimidares por lo grande y pesado que
es el segundo volumen, pues éste es una compilación de todas las ayudas, formatos e
instrumentos.

Ese segundo volumen no debe leerse de corrido sino que, cada vez que en el primer volumen se
les indique que hay que utilizar un instrumento determinado, pues van y lo buscan para utilizarlo;
no es pues un libro que haya que leer de seguido pues ello confundiría mucho. Además, para
apoyar a la comunidad en la utilización de los instrumentos está el Facilitador Social, el Técnico
Municipal y el AMU.

Finalmente, por encima de cualquier manual o guía práctica están los funcionarios del
denominados Asesores Municipales (AMU) que tienen sus bases de trabajo en las Delegaciones
departamentales del Nuevo FISE y permanentemente recorren todo el territorio nacional. Ellos
están para servirlos, responderles sus dudas y trabajar junto con ustedes en la solución de los
problemas. Más aún, el Nuevo FISE ha instalado un número telefónico de llamada gratis atendido
por profesionales expertos en responder las dudas que los dirigentes comunitarios y técnicos
municipales tengan acerca de los PGC. Este número es el 1 800 PGC.

Desde el Nuevo FISE les decimos y deseamos,

¡Muchos éxitos con su PGC!

viii 
Capítulo 1

Naturaleza, Objetivos y Componentes


de un Proyecto Guiado por la Comunidad
CAPITULO 1: La Naturaleza, Objetivos y Componentes de un PGC

En el presente capitulo se describen los aspectos generales de la modalidad de ejecución


comunitaria PGC, sus componentes, el fomento para el fortalecimiento de la organización y
participación comunitaria, los módulos sociales de capacitación y sus principales actores y roles así
como la importancia de la rendición de cuenta en todos sus niveles.

1.1 Qué es el PGC y sus ventajas.

Los PGC son una modalidad de ejecución descentralizada del Nuevo FISE, para proyectos de
menor y mayor complejidad, donde una comunidad debidamente organizada y reconocida por la
autoridad municipal se hace co-responsable de administrar los fondos y de ejecutar determinado
proyecto conjuntamente con la Alcaldía.

Los proyectos PGC tienen como finalidad desarrollar el capital social y humano de los hombres y
mujeres que viven en las comunidades a fin de que puedan ejecutar directamente sus proyectos y
ser ellos el responsable directo de su proceso de auto-desarrollo colectivo.

Lo anterior ha demostrado tener consecuencias directas en el buen uso y mantenimiento de los


proyectos, los servicios que ofertan y en el incremento del capital social y de los valores de
convivencia ciudadana.

1.2 Normas básicas de un PGC

Primera: El costo máximo del componente de ejecución de la obra física es de US$ 150,000
(ciento cincuenta mil dólares o su equivalente en Córdobas (actualmente unos C$ 3,000,000.00,
tres millones de córdobas aproximadamente). Se solicitará la no objeción de la fuente de
financiamiento, como excepcionabilidad, cuando el monto supere los tres millones.

Segunda: Si un proyecto tiene alguna actividad (servicio, insumo, equipo o subcontrato) con un
costo mayor a US$ 50,000.00 (cincuenta mil dólares o su equivalente en córdobas) no puede ser
PGC. En ese caso la municipalidad no pierde su derecho adquirido en el concurso de fondos, ni se
desestima el proyecto, sino que simplemente se comunica a la comunidad que su proyecto se hará
de la manera tradicional, es decir licitando y contratando una empresa. Excepcionalmente, cuando
la actividad a realizar supere el monto de U$50,000.00, el Director de Operaciones y Desarrollo
Local (DODL) del FISE podrá aprobar la ejecución del mismo por la modalidad PGC, previa
recomendación del formulador y el Asesor Municipal (AMU) y el visto bueno del alcalde.

Tercera: Cualquiera que fuese el costo de un proyecto, si el formulador conjuntamente con el AMU
y el alcalde municipal consideran justificadamente que el proyecto no puede ser ejecutado por la
modalidad PGC, esta decisión debe ser comunicada por escrito al Presidente Ejecutivo para su
confirmación y posteriormente, a la comunidad.

Cuarta: La comunidad actora principal del proyecto debe ser rural o formar parte de una ciudad
con no más de 10,000 habitantes.

Quinta: El proyecto corresponde a una sola comunidad, entendiéndose por comunidad al conjunto
de familias unidas por vínculos de vecindad, que habitan un mismo territorio, que se autoreconocen
como grupo humano y poseen al menos un mínimo de organización.

CAPITULO 1 2 
Sexta: El responsable de auditar a una comunidad es en primera instancia la municipalidad y el
auditor interno del FISE. La empresa auditora externa deberá llegar hasta la comunidad avisando
previamente al Coordinador del Comité de Administración para que le tenga preparada la
documentación respectiva. Es obligación de la empresa auditora externa, así como del auditor
interno del FISE, diferenciar entre hallazgos y observaciones menores de control interno. Los
hallazgos conllevan responsabilidades administrativas e inclusive judiciales, mientras que las
observaciones menores requieren correcciones que deben ser realizadas de manera inmediata
estando la empresa auditora presente.

Adicionalmente, las observaciones menores deben ir en una carta de gerencia separada del
informe de auditoría, para efectos de conocimiento del FISE y de las municipalidades y el
consiguiente mejoramiento de la asistencia técnica hacia las comunidades y autoridades
municipales por parte del supervisor del proyecto, facilitador social y el financiero municipal.

Cuando la auditoría interna o externa encuentren hallazgos a las comunidades, éstos deben ser
reportados de manera inmediata a las respectivas municipalidades con copia al FISE y no esperar
hasta presentar el borrador de auditoría al FISE. La razón de ello es que la responsabilidad sobre
la superación de los hallazgos comunitarios es la alcaldía.

De manera similar, cuando el proyecto no es PGC sino por administración municipal, el


responsable de solucionar los hallazgos es la municipalidad bajo el seguimiento y exigencia del
FISE.

1.3 Componentes de un PGC

La modalidad PGC comprende un componente Social y uno Físico.

El Componente Físico:
Abarca todas las actividades referidas a la construcción física (la ingeniería civil del proyecto) e
incluye acciones de apoyo en las etapas de La Pre Inversión, La Fase de Inversión y La Fase de
Operación y Mantenimiento para asegurar la ejecución de la obra.

El Componente Social:
Comprende diversos procesos de organización, participación y capacitación comunitaria que se
van desarrollando en todo el ciclo de proyecto en sus diferentes fases y etapas. Podrá activarse
desde el inicio para crear las condiciones organizativas de las comunidades y realizar su
capacitación para la realización del autodiagnóstico y el plan de gestión comunitaria. El
componente social tiene que ver además con el acompañamiento y asistencia técnica.

A continuación se detallan los aspectos que forman parte del componente social:

Organización:
En los Proyectos Guiados por la Comunidad (PGC), para alcanzar el fomento organizativo se
promueve la creación de tres instancias: el Comité de Administración (CA – PGC), la Junta de
Vigilancia (JV - PGC) y posteriormente, antes de iniciar las operaciones del proyecto terminado, el
Comité de Mantenimiento (CM-PGC). Estas tres instancias son electas en Asamblea General
Comunitaria, la cual es una instancia natural y permanente en todas las comunidades y es la
autoridad máxima al interior de una comunidad. La asamblea general de una comunidad solamente
es convocada y no es creada, pues esta es una instancia natural e histórica de toda comunidad
especialmente en el sector rural.

CAPITULO 1 3 
Participación:
La participación de la comunidad es el elemento esencial y al mismo tiempo la razón de ser de los
PGC. La municipalidad debe concentrar y dirigir sus esfuerzos en propiciar una participación,
amplia, diversa, dinámica y recurrente a lo largo de todas las etapas del proceso que implica el
ciclo de esta modalidad de proyectos.

Para lograr un nivel de participación en la comunidad con las características anteriormente


señaladas se debe de partir de una convocatoria debidamente planificada y difundida para lograr
una plena eficacia. La misma debe de ser amplia incluyendo a hombres y mujeres, jóvenes y
adultos, organizaciones y ciudadanos independientes.

En este proceso se tomarán en cuenta todas las expresiones de organización que existan en la
comunidad: Consejos Comarcales del Poder Ciudadano, Comités de Desarrollo Comarcal, lideres
religiosos, organizaciones juveniles, y toda expresión de liderazgo natural existente Apoyándose
en estos liderazgos debe de realizarse un proceso intensivo de divulgación basado en visitas casa
a casa, y de ser posible participación en reuniones o eventos de las expresiones organizadas de
la comunidad.

Capacitación, Asistencia Técnica y Acompañamiento:


Este componente tiene como objetivo fortalecer el capital social y humano de las comunidades,
para que logren impulsar procesos autogestionarios que les permitan asumir la conducción de su
propio desarrollo.

Si la comunidad demuestra una baja capacidad de organización, estas carencias pueden ser
resueltas con más asistencia en la elaboración de los procesos de solicitud, diseño, formulación y
gestión del proyecto, los fondos y la rendición de cuentas.

Para el fortalecimiento de sus capacidades, la comunidad contrata al Residente Comunitario


(aspectos de ingeniería) y al Facilitador Social (aspectos sociales), quienes habilitaran a los
miembros encargados de la administración y dirección del proyecto, en el conocimiento de los
temas y el manejo de los instrumentos de carácter técnico y administrativo y social, así como en el
manejo contable, elaboración de informe físico financiero y la organización y promoción social.

Paralelamente, la Promotoría Social auspiciada por el FISE y los gobiernos municipales, completa
los esfuerzos y a la vez les da una solución de continuidad post proyecto.

Todo PGC es dos proyectos en uno: la


obra de infraestructura y el
ALTO fortalecimiento del capital comunitario.
Tan importante es el uno como el otro.

1.4 El capital social de las comunidades pobres.

Toda comunidad posee determinado capital social y humano, expresado en las agrupaciones,
organizaciones, grupos que acumulan experiencias, conocimiento, habilidades, costumbres y
tradiciones. Los PGC tienen como finalidad fortalecer ese capital existente en las comunidades
pobres y lograr maximizar su autogestión para el empoderamiento comunitario.

CAPITULO 1 4 
El capital social es la capacidad que tienen las comunidades humanas de trabajar
organizadamente por el bien colectivo de sus miembros y está constituido por su historia, sus
organizaciones, tradiciones, costumbres y las relaciones que se producen dentro y fuera de la
comunidad.

Con el PGC se busca fortalecer los vínculos y relaciones entre las diferentes organizaciones
existentes en la comunidad, generar lazos de solidaridad, cooperación y ayuda mutua, todo en
función del bien común. Es por tanto, instrumento y objetivo de los PGC fortalecer el capital social
de los pobres con el fin de que sigan trabajando por el desarrollo de su respectiva comunidad de
una manera técnica, democrática, autogestionada y sostenible.

La relación y coordinación entre comunidades resulta de su esfuerzo y voluntad de trabajar


coordinadamente por la gestión, administración y ejecución de los proyectos bajo la modalidad de
Proyectos Guiados por la Comunidad y es la forma más efectiva de ir generado capital social.

La municipalidad en el marco de un proyecto PGC, debe en la comunidad, apoyar y facilitar


acciones de cooperación entre los miembros y organizaciones existentes, para asegurar la
ejecución eficiente de la obra, su operación, mantenimiento y sostenibilidad.

1.5 Los Módulos de Capacitación y Fortalecimiento Comunitario.

El componente social de todo PGC se ejecuta a través de los módulos de capacitación y


fortalecimiento comunitario. Se denominan módulos pues son un conjunto integrado de actividades
de capacitación, asistencia técnica y acompañamiento de la comunidad con el fin de que ésta
cumpla con calidad y conciencia las funciones que se le han asignado para antes de la ejecución
de la obra, durante la ejecución de la misma y para después de haberse puesto en operación el
proyecto construido.

CAPITULO 1 5 
LOS CUATRO MÓDULOS DE CAPACITACIÓN Y
ACOMPAÑAMIENTO COMUNITARIO
Módulo 1

Autodiagnóstico y Plan de Gestión Comunitario


P P
R Se realiza antes de terminar el estudio final del proyecto R
(Inicia en la Etapa 3)
O O
C C
Módulo 2
E E
S Organización y Negociación Comunitaria S
O Se realiza inmediatamente antes de iniciar las obras O
(Inicia en la etapa 12)

P Módulo 3 C
E O
La ejecución de nuestro proyecto
R N
M Se realiza durante la ejecución de las obras (Inicia en la etapa 19) T
A I
N Módulo 4 N
E U
Mejorando nuestra comunidad
N O
T Se realiza al finalizar la obra (Inicia en la etapa 29)
E

CAPITULO 1 6 
El componente social en los PGC comprende cuatro Módulos que se realizan antes de la obra de
infraestructura, durante y después de ésta. Los tres primeros módulos son financiados por el
Nuevo FISE y el cuarto por la respectiva municipalidad (parte de la contraparte municipal), si bien
el primer módulo es prefinanciado por la municipalidad es posteriormente reembolsado por el
Nuevo FISE. Lo anterior es por razones administrativas que exige el cierre financiero de los
proyectos por el Nuevo FISE.

Cada módulo tiene sus contenidos, duración, momentos de ejecución, material didáctico, guías
metodológicas y un costo. Este último ha sido establecido de forma diferenciada por regiones (la
del Pacífico, la Central y la del Atlántico).

El Nuevo FISE garantiza la provisión del material didáctico el cual es entregado a cada Facilitador
Social por medio de la respectiva delegación departamental o regional. Se entrega un juego
original de cartillas para uso del Facilitador Social y ocho juegos originales para cada uno de los
miembros del Comité de Administración del Proyecto (CA-PGC) y a la Junta de Vigilancia (JV-
PGC).

El primer Modulo “Autodiagnóstico y Plan de gestión Comunitario” debe iniciarse y terminarse antes
del inicio de la obra de infraestructura. Tanto los talleres como la asistencia técnica que conforman
este primer módulo están dirigidas: a) reforzar los aspectos socios organizativos para participar
mejor en la ejecución de su proyecto, b) confirmar o no la prioridad del proyecto, c) efectuar el
autodiagnóstico y el plan de gestión comunitario. El producto más importante de este primer
módulo es haber elegido de manera democrática, participativa e incluyente al Comité de
Administración del Proyecto (CA-PGC) y la Junta de Vigilancia (JV-PGC).

El segundo Modulo “Organización y negociación comunitaria” tiene como finalidad principal


preparar a la comunidad para hacerse cargo de la administración y ejecución de su proyecto.

El tercer modulo “La ejecución de nuestro proyecto” tiene como finalidad asegurar las medidas
para la buena ejecución del proyecto, la administración eficiente de los fondos, la rendición de
cuentas y la recepción final de las obras.

El cuarto y último modulo “Mejorando nuestra comunidad” tiene como propósito establecer la
institucionalidad (plan, responsables y recursos) que asegure el buen uso, operación y
mantenimiento del proyecto.

1.6. Las Asambleas Generales Comunitarias.

En cada comunidad existe una autoridad máxima y ella es la Asamblea General Comunitaria
(AGC) la cual está conformada por todos los hombres y mujeres adultos residentes en la
comunidad. Por consiguiente, la Asamblea General no es creada por el Nuevo FISE, dado que
éste es una instancia natural al interior de toda comunidad (auto-organización natural). La AGC, es
la máxima autoridad para la implementación y ejecución del Proyecto, el Plan de Gestión
Comunitario y decide sobre cualquier otro tema de interés comunitario. Debe funcionar de forma
democrática y tomar las decisiones participativamente con la mitad más uno de los beneficiarios.

Durante el ciclo del proyecto se realizan al menos ocho (08) AGC; se dice al menos ocho, ya que
es de total prerrogativa de los vecinos reunirse en AGC cuantas veces lo deseen. A continuación
se presenta un resumen de las AGC que este Manual establece como obligatorias y en las que
debe participar el Facilitador Social:

 La primera Asamblea General Comunitaria: Se realiza cuando se va a conformar el


grupo de 40 participantes para realizar el Modulo I. (Etapa 3).

CAPITULO 1 7 
 La segunda Asamblea General Comunitaria: Se constituye para la creación de las dos
instancias comunitarias: El Comité de Administración (CA-PGC) y la Junta de Vigilancia
(JV-PGC), durante las condiciones previas del proyecto. Igualmente en esta asamblea se
aprueban los resultados del autodiagnóstico y del plan de gestión comunitaria y se firma el
acta de constitución y de garantía de honor. (Etapa 4).

 La tercera Asamblea General Comunitaria: Cuando se da a conocer el informe


conceptual del proyecto y la comunidad es informada del cálculo de la demanda,
dimensionamiento, legalidad, evaluación del emplazamiento entre otros (Etapa 14).

 La cuarta Asamblea General Comunitaria: Cuando el proyecto se encuentra formulado y


evaluado y se dan a conocer los alcances del mismo, su presupuesto y el plan de
ejecución. (Etapa 15).

 La quinta Asamblea General Comunitaria: Se realiza inmediatamente después de la


entrega de sitio y su objetivo principal es aprobar el plan de ejecución de la obra y la forma
cómo se contratará la mano de obra comunitaria. (Etapa 23).

 La sexta Asamblea General Comunitaria: Se efectúa al finalizar la construcción de la


obra, para rendir cuenta sobre las obras físicas ejecutadas (cantidad y calidad). En esta
asamblea se presenta la propuesta del Plan de Mantenimiento del Proyecto. (Etapa 26).

 La séptima Asamblea General Comunitaria: Está asamblea tiene por objetivo discutir y
aprobar la rendición final de cuentas de los recursos que les fueron confiados al Comité de
Administración para la ejecución del Proyecto, así como los aportes comunitarios. En esta
asamblea se conoce con especial detalle el monto de ahorro comunitario y se decide sobre
su destino. (Etapa 28).

 La octava Asamblea General Comunitaria: Está asamblea se realiza durante la fase de


operación, mantenimiento y monitoreo final del proyecto la cual está dedicada a promover
y asegurar el buen uso y mantenimiento de la obra y el servicio. Se estima que esta última
asamblea general obligatoria se realiza a los 6 meses de entrada en servicio del Proyecto.
(Etapa 30).

Cada Asamblea General Comunitaria a ser realizada debe ser convocada con 3 a 7 días de
anticipación y funcionará por mayoría simple (con la mitad más un representante adicional). A las
sesiones podrá asistir con voz pero sin voto, el personal técnico contratado por la comunidad,
personal de la Alcaldía Municipal, El Asesor municipal del Nuevo FISE o cualquier otra entidad que
financie las acciones comunitarias, a fin de conocer el avance del desarrollo comunitario o para
informar sobre asuntos de interés de la comunidad.

La AGC es el órgano superior al interior de


toda comunidad y, para el caso de los
PGC, es la instancia en la que se toman las
ALTO principales decisiones. Por ello es tan
importante que sea oportuna y
públicamente convocada.

CAPITULO 1 8 
La Asamblea General Comunitaria (AGC)
Autoridad máxima comunitaria y fundamento de la democracia directa

CAPITULO 1 9 
1.7 Actores y roles.

En un proyecto PGC participan cuatro actores fundamentales:

A) La Comunidad

B) La Municipalidad

C) Los prestadores de servicios

D) El Nuevo FISE

Cada uno de estos actores tiene un rol específico a cumplir en la modalidad PGC y en las
diferentes fases y etapas del proyecto.

La comunidad:
1) Organiza sus instancias comunitarias: Comité de Administración (CA-PGC) integrada
por un coordinador, un vice coordinador, un tesorero, un secretario y un vocal, y su
Junta de Vigilancia (JV-PGC) integrada por tres fiscales. Ambas electas en AGC.

2) Asegura la ejecución eficiente del proyecto,

3) Administra eficientemente los recursos financieros y materiales del proyecto

4) Asegura la operación y mantenimiento de la infraestructura,

5) Se capacita y desarrolla su capital social para la mejora de sus condiciones de vida y


reducir los niveles de pobreza.

Los prestadores de servicios:


Son el Residente Comunitario (profesional o técnico que apoya a la comunidad a ejecutar la obra
de infraestructura), el Facilitador Social (profesional o técnico que apoya a la comunidad a
organizarse mejor y adquirir capacidades de auditoría ciudadana y realizar gestiones) y el
Supervisor (es un profesional cuya función es que todas las partes cumplan con sus respectivos
contratos con calidad y a tiempo).

El Nuevo FISE:
1) Gestiona los fondos con diferentes fuentes para el financiamiento de los proyectos que
sean solicitado por las comunidades y municipalidades para ser ejecutado bajo esta
modalidad,

2) Define y mejorar las normas y procedimientos que regulan esta modalidad de la


inversión social local,

3) Brinda la asistencia técnicas necesaria a las municipalidades a través de los asesores


municipales (AMU) y delegaciones departamentales,

4) Realiza la evaluación del proyecto para determinar la viabilidad del mismo en


coordinación con la municipalidad.

5) Monitorea y da seguimiento a la modalidad PGC.

CAPITULO 1 10 
La Municipalidad:
1) Facilita la participación, organización de la comunidad para una ejecución eficiente del
proyecto de inversión social.

2) Brinda asistencia técnica y acompañamiento sistemático a la comunidad en los


aspectos técnicos, administrativos financieros y socio organizativos.

3) Formula el expediente del proyecto y supervisa la ejecución del proyecto asegurando


que cumpla con las especificaciones técnicas y la sana practica de la ingeniería.

4) Gestiona los fondos y los transfiere a las comunidades.

5) Asegurar el monitoreo y seguimiento sobre la administración de los fondos por las


comunidades, la auditoria social y rendición de cuenta de las instancias comunitaria a
la comunidad y la municipalidad.

1.8 Las rendiciones de cuentas.

En los PGC es fundamental la transparencia en el manejo de los recursos del proyecto y el ahorro
social y para ello es necesario que el Comité de Administración del Proyecto tenga
permanentemente informada a la AGC sobre el avances del proyecto, los ingresos y egresos de la
ejecución del proyecto y del ahorro social que se este generando. Esta misma función la realiza
ante la municipalidad, para que a su vez la municipalidad haga lo mismo con el Nuevo FISE. Es
también obligación del Comité de Administración del Proyecto rendir cuenta de los aportes
efectuados por la comunidad.

El Comité de Administración, asistido por el Auxiliar de contabilidad- cuando aplique-, el Tesorero y


el apoyo del Facilitador Social prepara la información sobre los ingresos y gastos del proyecto y
presenta en cada Asamblea General Comunitaria el informe para su conocimiento, revisión,
modificación y aprobación.

Este proceso de rendición de cuentas de los fondos será fiscalizado por la junta de vigilancia, la
AGC y supervisado por el gobierno municipal.

Es obligatorio que la comunidad rinda cuentas a su municipalidad antes de solicitarle un


desembolso. Es también obligatorio que el CA-PGC rinda cuentas a su asamblea al menos una
vez al mes o cuantas veces la JV-PGC se lo solicite.

1.9 Los aportes comunitarios

Es política del Nuevo FISE promover los aportes comunitarios siempre y cuando sean de carácter
voluntario y aprobados de forma democrática en Asamblea General de la Comunidad y no caer en
el abuso de identificar contraparte comunitaria solamente con el aporte de mano de obra no
calificada. Además de la mano de obra voluntariamente aprobada en Asamblea General, existen
otras formas de contabilizar los aportes comunitarios, tales como la donación del terreno, los
permisos de paso, la adquisición de las fuentes de agua, el trabajo de los dirigentes en la
administración y supervisión de su proyecto, el aporte del sitio para el almacenamiento de
materiales, la organización de jornadas comunitarias en beneficio del proyecto y otros. Todos estos
aportes tienen un costo que es necesario visualizar y cuantificar al momento de la rendición final de
cuentas y el establecimiento del valor monetario actual del ahorro comunitario.

CAPITULO 1 11 
Por lo tanto, en el presupuesto de un proyecto PGC, se deben establecer todos los rubros y
alcances de obra, así como también imprevistos, administración y utilidad, salvo los siguientes: el
impuesto municipal, las fianzas y el IR. El IR no debe incluirse tomando en consideración que las
comunidades no son retenedoras.

CAPITULO 1 12 
Capítulo 2

Normas y Procedimientos
del Ciclo de un PCG

CAPITULO 2 13 
EL CICLO DE UN PROYECTO

CAPITULO 2 14 
EL CICLO DE UN PROYECTO

CAPITULO 2 15 
EL CICLO DE UN PROYECTO

CAPITULO 2 16 
EL CICLO DE UN PROYECTO

CAPITULO 2 17 
EL CICLO DE UN PROYECTO

CAPITULO 2 18 
CAPITULO 2: El Ciclo de Proyecto de un PGC

En el presente capitulo se describe el ciclo de proyecto de un PGC, sus diferentes fases: la


preinversión, inversión y la operación y mantenimiento del proyecto. Para cada fase del ciclo de
proyecto se desarrollan diferentes etapas en la que se dejan establecidos los momentos en que la
comunidad participa en las decisiones de los aspectos clave del proyecto.

Las Fases del ciclo de un PGC son tres:

 Primera fase: Preinversión , la cual se divide en dos momentos:

 1º Momento: Preparación de la Comunidad y Módulo I


 2º Momento : Formu/evaluación y Módulo II).

 Segunda Fase: Inversión y Módulo III

 Tercera Fase: Operación, Mantenimiento, Monitoreo final y Módulo IV

Primera Fase: Preinversión


1º Momento: Preparación de la Comunidad y Módulo I
Con el apoyo del Facilitador Social la comunidad debe prepararse con el fin de que conozca sus
deberes y obligaciones para su futuro proyecto, la municipalidad y el gobierno de Nicaragua
representado por el Nuevo FISE. Esta primera fase está constituida por 8 etapas. El Módulo I es
prefinanciado por la municipalidad y posteriormente reembolsado por el Nuevo FISE.

Etapa 1: Solicitud de Proyecto al Nuevo FISE

Descripción

CAPITULO 2 19 
La municipalidad presenta al Nuevo FISE una solicitud de proyecto a ser ejecutado bajo la
modalidad PGC, debiendo esta solicitud formar parte del PIMM vigente. La solicitud es
recepcionada por el AMU y transferida a la delegación departamental del Nuevo FISE.

La delegación departamental del Nuevo FISE revisa la solicitud y si procede gestiona con la
Dirección de Operación y Desarrollo Local, su aceptación bajo el mecanismo de asignación ex
ante, dando la orden de iniciar el proceso por parte de la municipalidad.

Instrumentos de Aplicación

 Acuerdo de compromiso mutuo Alcaldía - Comunidad ( Instrumento 201)

 La ficha perfil del proyecto seleccionado con la que se elabora la versión preliminar del
informe de prefactibilidad, la cual no se incluye en este Manual pues es un documento
estándar del Nuevo FISE y está a la disposición en las oficinas departamentales.

Responsables

 El técnico de la Municipalidad

 La delegación departamental del Nuevo FISE

Toda solicitud de proyectos debe formar parte


ALTO del Plan de Inversión Municipal Multianual
(PIMM).

Etapa 2: Contratación del Facilitador Social para Módulo I.

Descripción

Es condición para realizar esta etapa que el proyecto cuente con una asignación presupuestaria
en el Nuevo FISE y en la municipalidad.

CAPITULO 2 20 
La municipalidad procede a efectuar invitación para que apliquen muestras de interés como
Facilitadores del componente social en un PGC y emplea los respectivos términos de referencia.
Se debe procurar que los Facilitadores Sociales sean personas residentes en el municipio.
Una vez recepcionadas las ofertas, la municipalidad procede a preparar la matriz de selección y
se contrata al mejor calificado para la realización del primer modulo de capacitación y asistencia
técnica:
Es criterio de validez del proceso que hayan aplicado al menos tres oferentes como Facilitadores
Sociales que cumplan con las especificaciones de la muestra de interés.
La municipalidad paga los servicios de este primer módulo, los cuales le serán reconocidos por el
Nuevo FISE una vez que el convenio con la municipalidad se haya firmado y abierto la respectiva
cuenta bancaria.

Instrumentos de Aplicación

 Invitación a presentar muestras de interés ( Instrumento 202 )

 Términos de Referencia ( TdR) para Facilitador Social Modulo I ( Instrumento 204 )

 Modelo de contrato de servicios del Facilitador Social para el Modulo I. (Instrumento 205).

Responsable:

 La municipalidad

Etapa 3: Inicio del Módulo I y Primera AGC

Descripción

Una vez que el Facilitador Social ha sido contratado, este procede a la identificación de cuatro
promotores sociales comunitarios que pasan a constituir el equipo de apoyo de la comunidad para
la realización de la promoción de la modalidad, el apoyo a la organización comunitaria y
capacitación. Los cuatro promotores sociales comunitarios realizan visitas casa por casa para la
entrega de invitación a fin de asegurar la realización de la Primera Asamblea General.

CAPITULO 2 21 
En esta Primera Asamblea General se da a conocer la modalidad PGC y sus objetivos. Con el
técnico de la municipalidad y los Asambleístas proceden a conformar la junta de notables
seleccionando una mujer, un/a joven y una persona adulta de mayor edad, los cuales darán
constitución oficial a la Asamblea. Se selecciona al grupo de capacitando integrado por 40
participantes (10 niños y niñas, 10 adolescentes mujeres y hombres, 10 mujeres adultas y 10
hombres también adultos). De esa forma se asegura la incorporación del enfoque de género y
etáreo. Un promotor social comunitario levanta lista de los participantes de esta primera asamblea
general. Esta asamblea general se realiza previa al inicio del Modulo I.

Finalizada la asamblea general y firmada el acta respectiva, el Facilitador Social inicia el primer
modulo de capacitación, Autodiagnóstico Comunitario y Plan de Gestión. Este módulo se realizara
en 18 horas y, además de varias tareas de animación comunitaria consta, de tres talleres:

1) Historia de la Comunidad.

2) La situación actual y

3) Propuesta de ideas de proyectos y actividades.

Los productos obtenidos de este primer modulo son: Autodiagnóstico y plan de gestión los que
serán presentados en la Segunda Asamblea General Comunitaria para su divulgación y
aprobación.

Instrumentos de Aplicación

 Invitación a Asamblea General Comunitaria (Instrumento 206)

 Lista de participantes a la Asamblea General Comunitaria (Instrumento 207)

 Matrices de identificación de problemas, prioridades y alternativas (Instrumento 208)

 Cuaderno del autodiagnóstico para uso de las comunidades (Ver Material Didáctico en el
Volumen III)

 Formato Plan de Gestión Comunitario para la ejecución del proyecto priorizado.


(Instrumento 209)

Responsables

 Facilitador Social

 La Municipalidad

CAPITULO 2 22 
Etapa 4: Elección de las instancias comunitarias y Segunda AGC.

Descripción

La junta de notable electa en la primera asamblea general, con el apoyo del Facilitador Social y los
cuatro promotores comunitarios invitan a la realización de la Segunda Asamblea General. En
esta asamblea se elige al Comité de Administración y la Junta de Vigilancia.

El Facilitador debe asegurar que el Comité de Administración (CA - PGC) quede integrado al
menos por dos mujeres y la Junta de Vigilancia (JV - PGC) al menos por una.

Una vez conformadas estas instancias comunitarias, se procede a la firma del acta de constitución
de las instancias comunitaria y se valida el proyecto seleccionado.

Durante esa segunda AGC se firma el acta de garantía de honor donde la comunidad se
compromete a la realización del proyecto, al aporte comunitario y a utilizar los recursos con
honradez, eficiencia y exclusivamente para la ejecución del proyecto.

Finalmente, se selecciona al grupo de participantes para el modulo II sobre Organización y


Negociación Comunitaria integrado por los cinco miembros del comité de administración, los tres
de la junta de vigilancia y doce representantes de la asamblea general.

El Facilitador debe asegurar que el grupo de capacitandos integrado por 20 participantes queden
representadas al menos un 50% por mujeres de la comunidad.

La equidad de género es fundamental en la


conformación de los órganos comunitarios. Al
ALTO menos dos mujeres deben formar parte del
CA-PGC y una de la JV-PGC.

CAPITULO 2 23 
Instrumentos de Aplicación

 Invitación a Asamblea General Comunitaria. (Instrumento 206)

 Lista de participantes a la Asamblea General Comunitaria (Instrumento 207)

 Modelo de Acta de Constitución de las instancias del proyecto. (Instrumento 211)

 Acta de Garantía de Honor Comunitaria (Instrumento 212)

Responsables

 Facilitador Social

 Al menos un representante por la municipalidad

Etapa 5: Elaboración del informe de prefactibilidad

Descripción

El Informe de Prefactibilidad es el documento elaborado por un técnico municipal con base en el


perfil del proyecto, en el cual se proponen las opciones de solución al problema, escogiéndose la
solución más eficiente, basándose en el análisis de los criterios técnicos, sociales, económicos,
ambientales, de sostenibilidad y de participación comunitaria.

Este informe es requisito para obtener co-financiamiento por el Nuevo FISE, ya sea mediante la
modalidad de Concurso de Fondos o asignación ex –ante y el costo de la elaboración de este
informe es asumido por la municipalidad. Es requisito letal que el proyecto esté incorporado en el
PIMM y aprobado en el PIA.

Antes del concurso de fondos o solicitud de asignación de fondos de la municipalidad al Nuevo


FISE, el técnico municipal presenta al CA-PGC y a la JV-PGC el informe de prefactibilidad.

Instrumentos de Aplicación

CAPITULO 2 24 
 Aplicación electrónica (Generación automática del informe de prefactibilidad); es un
documento estándar del Nuevo FISE.

Responsables

 Un técnico municipal.

 La Delegación Departamental del Nuevo FISE, el Asesor Municipal (AMU).

Etapa 6: Fin del Módulo I y elaboración del Informe de Realización

Descripción

El Facilitador Social elabora su informe con base en los resultados obtenidos en los tres talleres
del Modulo I y la asistencia técnica brindada a las instancias comunitarias.

Instrumentos de Aplicación

 Modelo General del informe final de los Módulos de Capacitación y Asistencia Técnica
desarrollados por el Facilitador Social (Instrumento 210)

Responsable

 El Facilitador Social

Etapa 7: Evaluación del Modulo I.

CAPITULO 2 25 
Descripción.

La municipalidad, con el apoyo del AMU hace la evaluación del Facilitador Social con base al
instrumento “Formato de evaluación del Facilitador Social”. Los resultados son proporcionados al
Comité de Administración electo para su consideración. Si la evaluación es positiva la comunidad
puede recontratar al mismo Facilitador Social para los Módulos II y III. Si el Facilitador Social no
satisface la evaluación, el Comité de Administración tiene la opción de seleccionar a otro
Facilitador Social para los siguientes módulos.

Instrumentos de Aplicación:

 Evaluación del Facilitador Social Modulo I (Instrumento 213)

Responsables:

 La Municipalidad y el Comité de Administración.

Etapa 8: Firma del CAD-FM y del Convenio de Ejecución.

Descripción

CAPITULO 2 26 
Con las instancias constituidas, el autodiagnóstico elaborado y el informe de prefactibilidad
preliminar revisado se procede a la firma de convenio de administración CAD-FM entre la
municipalidad y la comunidad. Para tal fin el asesor municipal asiste al alcalde en la preparación y
firma y lo remite a la delegación para su revisión por Asesoría legal.

Una vez Asesoría legal del Nuevo FISE constata y es conforme, el AMU de la delegación
respectiva lo retira de Asesoría legal y lo remite a la Presidencia Ejecutiva para su firma.

La municipalidad procede a convocar al Comité de Administración y al Facilitador con el fin de


revisar y firmar el convenio de ejecución del Proyecto.

Instrumentos de Aplicación

 CAD-FM (Instrumento 214)

 Convenio de ejecución de PGC entre la municipalidad y la comunidad. (Instrumento 215)

Responsables

 Municipalidad

 Comité de Administración

 Facilitador Social

Primera Fase: Preinversión


2º Momento: Formu/evaluación y Módulo II
La Formu/evaluación es un proceso que integra de forma paralela, las actividades de formulación y
evaluación de un proyecto, desarrollado en conjunto por diferentes actores que se relacionan
íntimamente; con un carácter incluyente y con énfasis en la participación comunitaria, que inicia a
partir de la verificación del Informe de Pre factibilidad y culmina con la aprobación de la factibilidad
del proyecto.

Se denomina fase de formu/evaluación pues si bien son dos procesos distintos, con diferentes
responsables, ambos comienzan y terminan simultáneamente a manera de chequeos y contra
chequeos continuos. La formu/evaluación exige que haya trabajo en equipo, confianza y
comunicación sistemática, capacidad y entrenamiento de los recursos humanos (formulador, AMU,
el técnico municipal y los dirigentes comunitarios). Todos los actores del equipo deben exponer sus
necesidades y expectativas en todo el proceso.

En la metodología de la formu/evaluación, los especialistas, Asesores, Facilitadores Sociales y


Técnicos municipales son movilizados para trabajar con los formuladores, en equipos
multidisciplinarios, propiciando el mejor desempeño y menores plazos en los estudios y diseños del
proyecto.

De esta manera cada integrante del equipo puede contribuir con su experiencia y conocimiento del
área específica para disminuir fallas potenciales, tanto del proyecto como del proceso de ejecución.

CAPITULO 2 27 
En el caso de los proyectos tanto de menor como de mayor complejidad, el formulador es el
responsable de elaborar la carpeta técnica y la responsable de la evaluación es la Dirección de
Operaciones y Desarrollo Local (DODL).

Previamente a la formu/evaluación, se inicia el Módulo II el que es financiado por el Nuevo FISE y


se realiza a través de tres talleres distribuidos en 14 horas de capacitación y actividades y 5 horas
de asistencia técnica y está dirigido a reforzar los aspectos socio organizativos y su finalidad es
organizarse para participar mejor en la ejecución de su proyecto.

Actividades principales:

1) Se realiza una reunión preliminar entre el Formulador, el técnico municipal y el Comité


de Administración del PGC, que podrá ser asistida por el AMU.

2) Ejecución de los trabajos y estudios de campo con el acompañamiento de los


comunitarios y supervisados por el Técnico Municipal y el AMU.

3) Elaboración del Informe Conceptual y su presentación a la comunidad reunida en


asamblea comunitaria en el sitio del Proyecto. En esta presentación debe participar el
AMU y el Técnico Municipal.

4) Revisión conjunta del Borrador de Informe Final por parte del Técnico Municipal y el
AMU.

5) Presentación del Borrador de Informe Final a la comunidad reunida en asamblea


comunitaria en el sitio del Proyecto. En esta presentación debe participar el Técnico
Municipal y podrá ser asistida por el AMU.

6) Elaboración y aprobación del informe final por la municipalidad.

7) Evaluación técnica, económica, social y ambiental por la DODL y emisión del Informe
de Evaluación..

8) Aprobación de la evaluación del proyecto por el Delegado Departamental del Nuevo


FISE.

Productos:

1) Un Proyecto formulado conforme la demanda comunitaria

2) Un Proyecto evaluado con viabilidad para ser co financiado.

Objetivos de la Formu/evaluación:

1) Reducir sustancialmente los tiempos que conllevan normalmente las etapas de


formulación y evaluación.

CAPITULO 2 28 
2) Fusionar actividades comunes de la formulación y la evaluación, optimizando los
tiempos de consulta y preparación de los estudios, diseños y presupuestos; así como,
la revisión e interrelación entre los especialistas o profesionales a cargo de dichas
actividades, con la participación de la municipalidad y la comunidad como principales
actores beneficiarios, administradores y ejecutores del proyecto.

3) Transferir principal y efectivamente a los técnicos municipales y formuladores; los


conocimientos, experiencia, prácticas y procedimientos establecidos por las diferentes
metodologías para la formulación y evaluación de proyectos co financiados por el
Nuevo FISE.

Etapa 9: Primer Desembolso del Nuevo FISE a la Municipalidad

Descripción

Para efectos del PGC, el primer desembolso del Nuevo FISE a la municipalidad es del 100% del
monto establecido para la ejecución de los Módulos I, II y III del componente social. Las normas,
procedimientos e instrumentos de los desembolsos del Nuevo FISE a la municipalidad están
establecidos en el Capítulo 3 en numeral 3.1: Desembolsos del Nuevo FISE a la municipalidad.

Todo lo referente a los desembolsos del Nuevo FISE a la Municipalidades está normado en el
MAC-PM y un resumen sobre las transferencias se encuentra en el numeral 3.1 del presente
manual.

Las transferencias del FISE a la municipalidad


para la formulación y la supervisión están
ALTO reglamentadas en el MACPM.

CAPITULO 2 29 
Etapa 10: Cuenta corriente de la comunidad.

Descripción

Es el establecimiento de una relación formal entre la alcaldía conjuntamente con la comunidad y un


Banco del sistema, a través de una cuenta bancaria que es imprescindible para recibir y
administra el dinero, mantenerlo en lugar seguro, ganar intereses y pagar las cuentas.

Las normas, procedimientos e instrumentos de la apertura de la cuenta corriente de la comunidad


están establecidos en el Capítulo 3 numeral 3.3: Apertura y manejo de la cuenta corriente de la
comunidad.

Es obligación del Facilitador acompañar al comité en los trámites de apertura y de gestionar ante la
alcaldía la respectiva carta dirigida al Banco.

Instrumentos de Aplicación

 Solicitud de apertura de cuenta corriente a favor de la comunidad (Instrumento 217) –


Incluir firma del alcalde. Las firmas A son de la municipalidad y las firmas B de la
comunidad.

Responsables

 El Comité de Administración.

 La Municipalidad.

 El Facilitador Social.

CAPITULO 2 30 
Etapa 11: Primera transferencia de la municipalidad a la
comunidad.

Descripción

La comunidad solicita a su gobierno municipal, mediante carta emitida por el coordinador del
comité, el primer desembolso a la municipalidad correspondiente al 100% de los módulos II, III y IV
del componente social. La municipalidad revisa solicitud con los soportes presentados, los cuales
comprenden los siguientes requisitos que fueron obtenidos en etapas anteriores:

A) Carta de solicitud.

B) Acta de constitución de las instancias comunitarias.

C) Acta de garantía de honor.

D) Propuesta del Facilitador social para los Módulos II y III

E) Copia del convenio de ejecución Comunidad-Municipalidad y

F) El número de la cuenta corriente de la comunidad.

La municipalidad emite una carta dirigida al banco para que efectúe transferencia de fondo de la
cuenta de ahorro de la municipalidad a la cuenta corriente de la comunidad y la comunidad registra
en el libro de banco el ingreso correspondiente al desembolso del componente social. Con los
fondos recibidos, el comité de administración se dispone a la contratación del Facilitador Social
para el Modulo II.

Las normas, procedimientos e instrumentos de los desembolsos de la municipalidad a la


comunidad están establecidos en el Capítulo 3 numeral 3.2: Desembolsos de la municipalidad a la
comunidad.

Las normas, procedimientos e instrumentos de la caja chica comunitaria están establecidos en el


Capítulo 3 numeral 3.4: La caja chica comunitaria.

Las normas, procedimientos e instrumentos del libro de banco están establecidos en el Capítulo 3
numeral 3.5: El libro de banco.

CAPITULO 2 31 
Instrumentos de Aplicación

 Solicitud de primer desembolso de la comunidad a la alcaldía. (Instrumento 218)

Responsables

 Comité de Administración

 Junta de Vigilancia

 La Municipalidad

Dos firmas “A” son municipales y las firmas “B”


son comunitarias. Es una falta grave que no sean
ALTO miembros del comité los que tengan estas firmas
registradas en el banco.

Etapa 12: Contratación del Facilitador e Inicio del Módulo II

Descripción
El comité de administración, teniendo presente los resultados de la evaluación del primer modulo,
procede a efectuar invitación para muestra de interés -si decide optar por un nuevo Facilitador
Social – y firma el respectivo contrato.

La contratación del segundo modulo social comprende:

A) La realización de tres talleres,

B) Asistencia técnica a la comunidad para asegurar su participación en el proceso de


formu/evaluacion del proyecto,

CAPITULO 2 32 
C) Organización y desarrollo de la red de promotoría social en torno al proyecto y las prioridades
de las comunidades,

D) La asistencia preparatoria de la tercera y cuarta Asamblea Comunitaria para la rendición de


cuenta.

La comunidad aplica Ficha de Evaluación del Facilitador Social que realizó el Módulo I. Con base
en los resultados, tiene el derecho de seguir contando con los servicios del Facilitador Social que
ejecutó el anterior módulo de fortalecimiento o rescindir su contrato y de seleccionar o contratar a
otro. Esta no es una decisión arbitraria sino el resultado de la aplicación de la Ficha de Evaluación
al Facilitador.

Es preferible que un mismo Facilitador realice los cuatro módulos, pero es potestad de la
comunidad decidir que ello sea así o no. Es también preferible, en el caso en que la comunidad
desee contratar otro Facilitador que contrate al candidato que quedó con mejor puntaje cuando se
hizo la primera contratación, pues ello permite implementar la decisión rápidamente. Pero ello no
siempre es posible por lo que la comunidad debe tomar la decisión final.

Tal como ya se indicó, el Nuevo FISE financiara todo el componente social en un 100%. El primer
modulo será contratado por la municipalidad y una vez recibido los fondos del Nuevo FISE serán
reembolsado por la misma. El costo de la ejecución de los Módulos II, III y IV serán transferidos
por la municipalidad a la comunidad en un solo desembolso.

La comunidad como responsable del proceso de contratación del Facilitador Social puede solicitar
apoyo al técnico municipal o al AMU para que los asista en este proceso. No obstante, la decisión
la deben tomar los comunitarios y no permitir indebidas ingerencias por parte de nadie.

Las condiciones básicas para contratar un buen Facilitador Social son cuatro:

1) Que la comunidad no se deje influenciar por ninguna persona o institución que le


quiera sugerir y menos exigir que contrata a tal o cual persona.

2) Que los candidatos a Facilitador Social sean al menos tres y todos deben demostrar
fehacientemente que han ejecutado trabajos similares: la prueba para demostrar que
han ejecutado trabajos similares es un documento firmado por el contratante.

3) Que el Facilitador Social no haya sido INHABILITADO en el Banco de Proveedores


del Nuevo FISE o la municipalidad

4) Que la decisión de contratar a tal o cual persona debe ser tomada por un comité de
adjudicación el cual debe estar formado por al menos 5 comunitarios.

Es mucho mejor que el Facilitador sea un residente de la comunidad o de una comunidad cercana
o de la cabecera municipal.

Eso si, una vez que un candidato haya sido seleccionado debe comprometerse a participar en un
Taller de capacitación/acreditación que periódicamente organiza el Nuevo FISE o en su defecto
deberá asistir a una charla dictada sea por los técnicos municipales o el AMU. Si el seleccionado
ya participó en algún taller de acreditación no es necesario que participe en otro o asista a la charla
mencionada.

Las condiciones de monto, modalidad de pago, funciones y responsabilidades del Facilitador Social
están claramente explicadas en los términos de referencia y el modelo de contrato del Facilitador
Social por lo que pueden ser consultados y revisados en el Volumen II del presente manual.

CAPITULO 2 33 
El secretario del CA-PGC debe escribir en el libro de actas de la comunidad quiénes formaron el
comité de adjudicación, el nombre de los candidatos y el nombre de la persona seleccionada.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a participar como Facilitador Social. (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

 Términos de Referencia (TdR) para el Facilitador Social en los Módulos 2, 3, y 4


(Instrumento 222)

 Modelo de Contrato de servicios Facilitador Social Módulos II , III y IV (Instrumento 223)

 Evaluación del Facilitador Social Modulo I (Instrumento 213)

Responsables

 El Comité de Administración.

 La Junta de Vigilancia.

 El Comité de Adjudicación.

Los comunitarios no deben dejarse


influenciar por ninguna persona o
ALTO institución que les quiera sugerir y menos
exigir que contrata a tal o cual persona
para facilitador, residente o auxiliar
contable.

Etapa 13: Contratación del Formulador

CAPITULO 2 34 
El formulador es un ingeniero civil o arquitecto seleccionado contratado y pagado por la
municipalidad para realizar el documento que contiene los estudios, planos, especificaciones y
presupuesto del proyecto, el cual debe estar basado en la demanda comunitaria.

La municipalidad inicia el proceso de contratación solicitando muestra de interés a proveedores


que puedan ejercer la función de formuladores. Prepara los TdR, recibe los currículos y procede a
la selección con base en la matriz de evaluación.

Todo lo referente a la contratación de formuladores está normado en el MACPM en el capítulo III


sobre Adquisiciones de Obras, Bienes y Servicios.

Instrumentos de aplicación

 Términos de referencia (MACPM)

 Matriz de selección del formulador (MACPM)

 Modelo de contrato (MACPM)

Responsables

 La Municipalidad

 El Formulador

 El Comité de Administración

Etapa 14: Presentación del informe conceptual y tercera AGC.

Descripción

El Informe Conceptual es el documento que refleja las acciones que aseguran el desarrollo de la
opción seleccionada para la realización del proyecto y es presentado a la comunidad reunida en
asamblea comunitaria en el sitio del Proyecto. En esta presentación debe participar el AMU, el
Técnico Municipal y el Facilitador.

CAPITULO 2 35 
Durante esta presentación, el Comité de Administración es informado entre otros aspectos sobre el
cálculo de la demanda, dimensionamiento, legalidad, emplazamiento, aplicación de criterios y
documentos de sostenibilidad.

En el informe conceptual también se presentan, los planos del conjunto que reflejan la primera
propuesta del formulador, la que será enriquecida durante la exposición a la AG-PGC y en
dependencia del avance de la formulación, se presentarán los resultados de los estudios
especializados (según la complejidad del proyecto): levantamiento topográfico, estudios de suelos,
pruebas de infiltración y hidrogeológico en el caso de los pozos para proyectos de agua potable.

Requisitos previos

 Realizada reunión preliminar entre el formulador, el técnico municipal y el Comité de


Administración.

 Iniciados los trabajos y estudios de campo

 Informe Conceptual revisado previamente por la municipalidad, con el apoyo del


AMU.

Instrumentos de aplicación

 Modelo de Acta de AGC (Recoge los acuerdos y aprobación del informe conceptual por la
comunidad y la municipalidad; y deja consignada o autorizada la orden de continuar con la
formulación del proyecto-Instrumento 247).

Responsables

 Un Técnico Municipal

 El Formulador

 La Comunidad

 El Facilitador Social

 El AMU

CAPITULO 2 36 
Etapa 15: Informe Final de Formu/evaluación y Cuarta AGC.

Descripción

El Informe Final, es el documento que contiene la opción seleccionada para el proyecto


completamente desarrollada con los estudios y diseños finales; y es presentado a la comunidad
reunida en asamblea comunitaria en el sitio del Proyecto. En esta presentación debe participar el
Técnico Municipal y podrá ser asistida por el AMU.

Durante esta presentación, la Asamblea General es informada de que el proyecto ha sido


completamente diseñado con las recomendaciones hechas al informe conceptual en la AG-PGC
anterior. En este borrador se presentan los planos constructivos finales, especificaciones técnicas,
cronograma de ejecución de las obras y presupuesto preliminar de ejecución antes de su
evaluación final por el AMU; los cuales podrán ser ajustados durante la exposición a la AG-PGC,
incluyendo las observaciones y recomendaciones finales de la comunidad, el técnico municipal y el
AMU.

Posterior a esta presentación, el formulador procede a incorporar todas las modificaciones


solicitadas y somete el Informe Final, a la revisión y aprobación de la municipalidad asistida por el
AMU.

Una vez aprobado el informe final de la formulación, el AMU procede a realizar la evaluación final
del proyecto.

Instrumentos de aplicación

 Modelo de Acta de AGC (Recoge los acuerdos y aprobación del borrador de informe final
por la comunidad y la municipalidad; y deja consignada o autorizada la orden para los
ajustes y la aprobación final del proyecto-Instrumento 247)

Responsables

 Técnico Municipal.

 El Formulador

 La Comunidad

 El AMU.

CAPITULO 2 37 
Etapa 16: Terminación del Modulo II.

Descripción

El Facilitador Social brinda asistencia técnica a la comunidad en el funcionamiento del comité de


administración, la junta de vigilancia y los grupos de apoyo y prepara su informe del desarrollo del
Modulo 2 y lo entrega al comité de administración para su revisión y aprobación.

Instrumentos de aplicación

 Modelo General del informe final de los Módulos de Capacitación y Asistencia Técnica
desarrollados por el Facilitador Social (Instrumento 210)

Responsables

 Facilitador Social

 Comité de Administración.

Segunda Fase: Ejecución de la obra y Módulo III


Esta fase se inicia con la ejecución del Módulo III y termina con la recepción final del proyecto y la
rendición final de las cuentas del dinero transferidos por el Nuevo FISE a la municipalidad y a
través de esta a la comunidad. El Módulo III es financiado por el Nuevo FISE.

CAPITULO 2 38 
Etapa 17: Segundo Desembolso a la Municipalidad

Descripción

Todo lo referente a los desembolsos del Nuevo FISE a la Municipalidad está normado en el MAC-
PM, el cual está resumido en el numeral 3.1 del presente manual.

Etapa 18: Segunda Transferencia a la comunidad

Descripción

La segunda transferencia a la comunidad (primera para la obra) es el 50% de la obra. Para tal fin el
Comité de Administración hace llegar a la municipalidad la carta de solicitud de la comunidad a la
municipalidad de la segunda transferencia.

Las normas, procedimientos e instrumentos de los desembolsos de la municipalidad a la


comunidad están establecidos en el Capítulo 3 numeral 3.2: Desembolsos de la municipalidad a la
comunidad.

Instrumentos de aplicación

Solicitud de primer desembolso de la comunidad a la alcaldía. (Instrumento 218)

Responsables

CAPITULO 2 39 
 La Municipalidad.

 El Comité Administración.

 La Junta de Vigilancia.

Etapa 19: Evaluación del Módulo II e Inicio del Módulo III.

Descripción

La comunidad aplica Ficha de Evaluación del Facilitador Social que participo en la anterior etapa.
Con base en los resultados, tiene el derecho de seguir contando con los servicios del Facilitador
Social que ejecutó el anterior módulo de fortalecimiento o rescindir su contrato y de seleccionar o
contratar a otro. Esta no es una decisión arbitraria sino el resultado de la aplicación de la Ficha de
Evaluación al Facilitador.

Es preferible que un mismo Facilitador realice los cuatro módulos, pero es potestad de la
comunidad decidir que ello sea así o no. Es también preferible, en el caso en que la comunidad
desee contratar otro Facilitador que contrate al candidato que quedó con mejor puntaje cuando se
hizo la primera contratación, pues ello permite implementar la decisión rápidamente. Pero ello no
siempre es posible por lo que la comunidad debe tomar la decisión final.

En el caso que el Comité de Administración y la Junta de Vigilancia deseen cambiar de Facilitador


se aplican las mismas normas y procedimientos de la etapa 12.

La comunidad no debe iniciar la ejecución de su proyecto si antes no se ha empezado a realizar el


tercer módulo de fortalecimiento comunitario. El Módulo 3 se denomina “La Ejecución de Nuestro
Proyecto” y su objetivo es apoyar a la comunidad, al CA y a la JV en la construcción de su proyecto
y en la rendición de cuentas del dinero que han recibido del gobierno de Nicaragua a través del
Nuevo FISE y de su municipalidad. El módulo 3 está conformado por: tres talleres de capacitación,
la realización de al menos una Asamblea General Comunitaria y varios acompañamientos, con el
fin de obtener los siguientes resultados:

1) Elaboración del plan de ejecución del proyecto.

2) Conocimiento de los alcances de las obras, requerimientos de mano de obra,


presupuesto.

CAPITULO 2 40 
3) Aprender a realizar una buena recepción del proyecto.

4) Organizarse mejor para la ejecución de la obra.

Este módulo III también es financiado por el Nuevo FISE.

Instrumentos de aplicación

 “Guía Metodológica del Módulo 3: Ejecución de Nuestro Proyecto” este documento es


entregado por el Nuevo FISE al Facilitador Social para que lo utilice para un buen
cumplimiento de sus obligaciones.

 Cartillas 4 y 5

Responsables

 El Comité de Administración.

 La Junta de Vigilancia.

 El Comité de Adjudicación.

Etapa 20: Selección y Contratación del Residente Comunitario.

Descripción

El Residente Comunitario es un Ingeniero Civil, un Arquitecto o un Maestro de Obra seleccionado,


contratado y pagado por la comunidad para garantizar la asistencia técnica y administrativa a la
comunidad para que la obra física se realice con calidad, de acuerdo a lo establecido en el
documento de proyecto (especificaciones técnicas, alcances, presupuesto, planos y plazos).

El Residente Comunitario debe ser un Ingeniero Civil en el caso de los proyectos con un costo
igual o superior a US$ 60,000 y en todos los proyectos de agua y saneamiento. En ese caso es
responsabilidad del AMU extraer del Banco de Proveedores una lista de 5 profesionales habilitados
y presentarlo al comité de licitación comunitario. Esta situación debe reflejarse en el presupuesto
del Proyecto.

Es mucho mejor que el Residente Comunitario sea un vecino de la comunidad o de una comunidad
cercana o de la cabecera municipal. Por ello en la matriz de evaluación se da un puntaje especial

CAPITULO 2 41 
al candidato que habiendo cumplido con los requerimientos técnicos, a la vez es un vecino del
municipio o máximo de un municipio cercano.

Eso si, una vez que un candidato haya sido seleccionado debe comprometerse a participar en un
Taller de capacitación/acreditación que periódicamente organiza el Nuevo FISE o en su defecto
deberá asistir a una charla dictada sea por los técnicos municipales o el AMU. Si el seleccionado
ya participó en algún taller o charla de acreditación no es necesario que participe en otro.

Las condiciones de monto, modalidad de pago, funciones y responsabilidades del residente


comunitario están claramente explicadas en los términos de referencia y el modelo de contrato por
lo que no vale la pena repetirlos en este capítulo.

Es también responsabilidad del formulador y del evaluador decidir si el Residente del Proyecto
debe ser un profesional o un técnico. Esta decisión debe verse reflejada en el presupuesto de la
obra.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a participar como Residente Comunitario. (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

 Términos de Referencia Residente Comunitario. (Instrumento 228)

 Modelo de Contrato de Residente Comunitario. (Instrumento 229)

Responsable

 El CA-PGC.

 La JV-PGC

El CA-PGC tiene la obligación de contratar


a un profesional universitario titulado para
ALTO que ejerza las funciones de Residente, si
su proyecto (componente obra civil) cuesta
más de US$ 60,000 o es de agua y
saneamiento.

CAPITULO 2 42 
Etapa 21: Posible contratación de un Auxiliar de Contabilidad

Descripción

La función de un auxiliar de contabilidad es asegurar el adecuado registro y control de los ingresos


y egresos generados durante la ejecución del proyecto con la participación efectiva de las
instancias comunitarias organizadas. Cuando el Residente Comunitario o el Facilitador Social es
un profesional universitario no es necesario que la comunidad contrate un auxiliar de contabilidad.
Pero si ninguno de los dos es profesional la comunidad debe contratar un auxiliar de contabilidad.

El auxiliar de contabilidad debe asistir al comité de administración, principalmente al tesorero, en


todos los aspectos relacionado al manejo contable y financiero del proyecto. Sesiona al menos una
vez a la semana con el Tesorero y el Presidente del Comité de Administración (CA-PGC) para el
monitoreo sistemático de los ingresos y gasto, el comportamiento de la caja chica y el
comportamiento de los distintos rubros del presupuesto del proyecto a fin de que no se produzcan
déficit.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a participar como auxiliar de contabilidad (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

 Términos de Referencia del Auxiliar de contabilidad (Instrumento 230)

 Modelo de Contrato del Auxiliar de contabilidad (Instrumento 231)

Responsables

 El CA-PGC.

 La JV.-PGC

CAPITULO 2 43 
Etapa 22: Contratación del Supervisor externo.

Descripción

El Supervisor es un Ingeniero Civil, un Arquitecto seleccionado y contratado por la municipalidad


para garantizar el seguimiento, monitoreo y supervisión de la obra física asegurando se realice con
calidad, de acuerdo a lo establecido en el documento de proyecto (especificaciones técnicas,
alcances, presupuesto, planos y plazos). Los recursos para pagar el supervisor están establecidos
en el presupuesto del proyecto.

La municipalidad en base a matriz de selección escoge al supervisor externo, a quien entrega TdR,
negocia costo y firma contrato.

La municipalidad presenta ante el comité de administración y la Junta de Vigilancia a la persona


que ha sido contratada para la supervisión de la obra en sus aspectos físicos, financieros y
sociales.

El supervisor externo preferiblemente debe ser de la zona y realizar al menos 4 visitas de dos
horas en cada semana mientras esté activa la ejecución del Proyecto.

El supervisor monitorea y da seguimiento a los aspectos técnicos de la obra, al manejo contable y


financiero, al componente social del proyecto (capacitación, asistencia técnica, organización y
promoción social).

Es también responsabilidad del Supervisor trabajar con las instancias comunitarias y el Facilitador
el Plan de Mantenimiento del Proyecto.

Instrumentos de aplicación

 Términos de Referencia para supervisores de Proyectos Guiados por la Comunidad.


( Instrumento 232 )

 Matriz de calificación de supervisores de Proyectos Guiados por la Comunidad (


Instrumento 233 )

CAPITULO 2 44 
 Tabla de porcentaje para pagos de supervisores ( Instrumento 234 )

 Contrato de supervisores de Proyectos Guiados por la Comunidad ( Instrumento 235 )

 Orden de inicio para supervisores. ( Instrumento 236 )

Responsables

 La municipalidad

 El AMU como observador.

Etapa 23: Orden de inicio de la obra, entrega de sitio y Quinta


AGC

Descripción

La orden de inicio es el acuerdo formal entre el CA-PGC y la municipalidad, que establece la fecha
para la entrega de sitio y el inicio formal de la ejecución de las obras, lo cual se registra en la
primera página del cuaderno de bitácora.

La entrega de sitio es el acto mediante el cual el CA-PGC y la JV-PGC en el terreno del proyecto,
en conjunto con otros miembros de la comunidad y funcionarios del sector correspondiente recibe
de la municipalidad a través del supervisor y el técnico municipal, las explicaciones sobre los
objetivos y alcances de las obras, normativas y procedimientos de ingeniería para el control y
seguimiento del proyecto. Además se verifica en este acto, que todas las condiciones previas
necesarias para iniciar la ejecución, han sido cumplidas. La entrega de sitio se podrá realizar
inmediatamente después de firmada la orden de inicio por las partes.

Inmediatamente después de la entrega de sitio se realiza la quinta Asamblea General Comunitaria


cuyo objetivo principal es aprobar el plan de ejecución de la obra y la forma cómo se contratará la
mano de obra comunitaria.

CAPITULO 2 45 
En el Capítulo 3 numeral 3.17 se establecen las normas, procedimientos e instrumentos para la
selección de la mano de obra no calificada.

En el Capítulo 3 numeral 3.18 se establecen las normas, procedimientos e instrumentos para la


selección de la mano de obra calificada.

En el Capítulo 3 numeral 3.19 se establecen las normas, procedimientos e instrumentos para la


contratación de perforación de pozos, movimiento de maquinaria y adquisición de equipos.

Instrumentos de aplicación

 Modelo libro de bitácora (Instrumento 237)

 Cronograma de Ejecución Física (Instrumento 238)

 Invitación a Asamblea General Comunitaria (Instrumento 206)

 Modelo de Acta de AGC. (Instrumento 247)

Responsables

 El AMU

 El Técnico municipal

 El Supervisor.

 El CA-PGC y la JV-PGC

 Funcionarios del sector

En la ejecución de un PGC la comunidad es


el “Patrón” mientras que el Residente, el
ALTO Facilitador, el Supervisor y el Técnico
Municipal solamente asesoran, capacitan y
apoyan a la comunidad.

CAPITULO 2 46 
Etapa 24: Ejecución de la obra y Tercera transferencia a la
comunidad.

Descripción

La ejecución es la fase del proyecto donde se materializan las obras físicas del PGC y se
desarrollan los procesos de capacitación, desarrollo y fortalecimiento de las habilidades
comunitarias para la negociación, contratación de obras y servicios, administración de los recursos
financieros y materiales, organización, vigilancia y dirección del proyecto por el CA-PGC, por el
mandato y con la participación de la Asamblea General Comunitaria. Se realizan las actividades
de construcción, capacitación y transferencia de recursos de acuerdo a lo normado en el proyecto
y según lo establecido en el convenio.

Durante esta fase es muy importante el seguimiento y control del supervisor, el acompañamiento
del técnico municipal y el apoyo del Asesor Municipal y del Facilitador Social; así como, del
Residente Comunitario y la JV-PGC.

La supervisión es el conjunto de actividades que garantizan la calidad de la ejecución del proyecto


de acuerdo a los planos, costos, plazos, condiciones, especificaciones técnicas generales,
ambientales, sociales, especiales y otros requisitos estipulados en el expediente del proyecto; así
como, la correcta utilización de los recursos y la verificación de la participación efectiva de los
beneficiarios en el control social de las inversiones.

El tercer y último desembolso a la comunidad (segundo para la obra) debe cubrir el 100% del costo
de la misma y está constituido por el saldo del compromiso del FISE y el aporte de la
municipalidad.

Este tercer y último desembolso es realizado cuando a juicio del supervisor el avance físico es del
30%.

Instrumentos de aplicación

 Programas y tareas de ejecución física (Instrumento 239)

 Modelo libro de bitácora (Instrumento 237)

 Hoja resumen del proyecto. (Instrumento 240)

CAPITULO 2 47 
 Normas de avance y de construcción (Instrumento 241).

 Cuadro cumplimiento de jornadas de trabajo (Instrumento 242)

 Hoja de inspección de la obra (Instrumento 243)

 Tarjeta Kárdex (Instrumento 244)

Responsables

 El Técnico municipal.

 El Supervisor.

 El CA-PGC y JV-PGC.

 El Residente comunitario.

 El Facilitador Social.

Etapa 25: Rendiciones intermedias de cuentas de la comunidad y


la municipalidad..

CAPITULO 2 48 
Descripción de las rendiciones de cuenta

La comunidad debe rendirle a la municipalidad sobre las transferencias realizadas y esta a su vez
le rendirá cuentas al Nuevo FISE. La rendición de cuentas de las transferencias para la ejecución
de la obra física realizadas por el Nuevo FISE a la municipalidad y esta a su vez a la comunidad
es una condición obligatoria, por lo tanto ambos actores deberán presentar soportes de los gastos
realizados.

La rendición de cuentas está conformada por tres elementos: (i) el descargue de fondos; (ii) la
presentación de copia de los comprobantes de pago; (iii) el informe de avance físico.

Las normas, procedimientos e instrumentos del descargue de fondos están establecidos en el


Capítulo 3 numeral 3.6: Elaboración del descargue de fondos para el componente físico y el
componente social.

Las normas, procedimientos e instrumentos del informe de avance físico están establecidos en el
Capítulo 3 numeral 3.7: Elaboración del informe de avance físico.

Descripción de las solicitudes de desembolsos

Tal como se ha indicado, los desembolsos de la municipalidad a la comunidad para la obra física
son dos: El primer desembolso fue del 50% y la comunidad solamente podrá solicitar el
segundo desembolso restante siempre y cuando el avance físico realmente comprobado
sea del orden del 30%. La forma de probar el avance físico es el informe de avance físico
debidamente firmado por el Residente Comunitario, el Supervisor, el Técnico Municipal y el
Coordinador.

Las normas, procedimientos e instrumentos para la solicitud del segundo desembolso para la obra
física están contenidas en el Capítulo 3 numeral 3.9: Las rendiciones de cuenta de la comunidad a
la municipalidad.

Requisitos Previos

De la municipalidad al Nuevo FISE:

 Carta de solicitud de la alcaldía al Nuevo FISE por el segundo desembolso (formato AF-2
del capítulo de Administración de Fondos del MACPM).

 Descargue de fondos para el componente físico.

 Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la comunidad que estén


reflejados en el descargue de fondos.

 Copia de libreta de ahorro.

 Informe de avance físico. (Instrumento 226)

CAPITULO 2 49 
De la comunidad a la municipalidad:

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

 Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la comunidad que estén


reflejados en el descargue de fondos.

 Informe de avance físico. (Instrumento 226)

 Copia de los estados de cuenta bancarios de la cuenta corriente.

Responsables

 La Delegación (el AMU).

 La Municipalidad.

 La Comunidad.

Es obligación de la Junta de Vigilancia y de


la Asamblea General de la Comunidad
ALTO exigir cuantas veces sea necesario que el
Comité de Administración le rinda cuentas
de manera clara y documentada de todos
los gastos que haga.

Etapa 26: Entrega Final de la Obra, Plan de Mantenimiento y Sexta


AGC.

CAPITULO 2 50 
Descripción de la Entrega Final

La entrega son las actividades que el CA-PGC debe llevar a cabo para la culminación o cierre
satisfactorio del proyecto. Al finalizar la obra la comunidad habrá también culminado con la
realización del Módulo III “La Ejecución de nuestro Proyecto”, lo que le habrá permitido
organizarse y participar activa y eficientemente en la ejecución del proyecto. El Comité de
Administración, la Junta de Vigilancia, el Supervisor y el Residente Comunitario visitan el proyecto
y lo revisan con detenimiento. La alcaldía y el Asesor municipal deben estar presentes para avalar
el cierre del proyecto.

Forma parte de esta etapa la preparación de la propuesta del Plan de Mantenimiento de su


proyecto.

El Comité de Administración en conjunto con el Supervisor, informan por escrito a la alcaldía la


finalización del proyecto. El Asesor Municipal tiene un plazo de cinco días laborables para realizar
la visita de verificación para la recepción final.

El equipo arriba conformado dictamina que el proyecto está totalmente terminado, y se procede a
convocar a la Asamblea General Comunitaria.

Los productos que deben generarse para garantizar el cierre de la obra son:

1) El Informe de Supervisión Final ha sido aprobado por la alcaldía (documento estándar).

2) El Informe financiero de la comunidad ha sido elaborado dejando constancia de los


saldos en efectivo y materiales.

3) Resolución sobre el uso del ahorro social del proyecto y su operación.

Descripción del Plan de Mantenimiento

Las instancias organizativas comunitarias apoyadas por el supervisor, la alcaldía y delegaciones de


los sectores, identifican las necesidades de mantenimiento que reduzcan el daño o deterioro de las
instalaciones a fin de determinar el tipo y cantidad de recursos humanos y financieros a movilizar.

Con base en ese diagnóstico de necesidades para la operación y mantenimiento el Comité de


Administración con el apoyo del Supervisor, Facilitador Social y el Residente Comunitario procede
a la preparación del plan de mantenimiento de la obra.

El Plan de Mantenimiento de la obra debe contener los siguientes elementos:

A) Reglamento de uso, operación y mantenimiento.

B) Descripción de las actividades diarias, semanales y anuales para la limpieza, ornato y


reparaciones menores.

C) Designación del ente responsable.

D) Mecanismo de generación de los recursos financieros necesarios (comunitarios, municipales y


sectoriales según el caso).

CAPITULO 2 51 
La operación de la obra, es responsabilidad de los sectores, -si corresponde a salud o educación-
, a todos los miembros de la comunidad, cuando forman parte del sector de agua y saneamiento y
si es de carácter municipal la obra, al gobierno local.

La alcaldía creará un Fondo de Mantenimiento Municipal para aquellas obras construidas de


alcance municipal. Ese fondo será del orden del 5% del monto total del mismo.

El Asesor municipal del Nuevo FISE dará seguimiento y realizará el monitoreo correspondientes
por un periodo de seis meses posterior a la construcción y funcionamiento de la infraestructura.

En esta etapa se realiza la 5ta. Asamblea General Comunitaria, con el fin de que la autoridad
máxima de la comunidad apruebe lo anterior, en particular la calidad y cantidad de la obra
terminada y el Plan de Mantenimiento. La agenda es la siguiente:

1) Recepción de las obras.

2) Informe financiero de cierre del proyecto.

3) Saldo en la cuenta de ahorro.

4) Saldo de materiales.

5) Ahorro social del proyecto y decisión sobre su uso.

6) Aprobación del Plan de Mantenimiento.

Instrumentos de aplicación

 Acta de recepción final. (Instrumento 246)

 Modelo de Acta de AGC (Instrumento 247)

 Plan de Prevención, Mantenimiento y Protección de La Obra. (Instrumento 245)

 Invitación a Asamblea General Comunitaria. (Instrumento 206)

Responsables

 El Facilitador Social

 El supervisor

 El Comité de Administración

 La Asamblea Comunitaria

CAPITULO 2 52 
Etapa 27: Recepción final de la obra.

Descripción

Es el acto de culminación, cierre físico y financiero de las obras realizadas en el que el comité de
Administración procede a la Firma de Acta de Recepción, en calidad de recepción de la obra. Esta
acta es también firmada por el Supervisor, el representante de la alcaldía y el AMU.

En esta etapa el CA-PGC y la JV-PGC realizan la evaluación de cumplimiento del Residente


Comunitario y entregan el respectivo formulario firmado por el coordinador del CA-PGC al AMU
con el fin de este incluya los resultados en el sistema del Nuevo FISE.

Por su parte el Técnico Municipal evalúa el cumplimiento del Supervisor y entrega el respectivo
formulario al AMU.

Instrumentos de aplicación

 Descargue de fondos para componente físico y social. (Instrumentos 224 y 248)

 Modelo de Acta de AGC (Instrumento 247)

 Acta de recepción final y Modelo libro de bitácora ( Instrumentos 246 y 237)

 Fotocopia de saldos de cuenta corrientes

 Fotocopia de saldos cuenta de ahorro

 Evaluación ex post del Residente Comunitario. (Instrumento 251)

 Evaluación ex post del Supervisor Externo. (Instrumento 252)

El CA-PGC, la JV-PGC y todos los vecinos y vecinas que


quieran pueden visitar el proyecto, inspeccionarlo a detalle,
ALTO preguntar, volver a preguntar y realizar todas las
observaciones que quieran al Supervisor. La obligación del
Supervisor es responder las preguntas o ordenar las
correcciones que el caso requiera.

CAPITULO 2 53 
Etapa 28: Rendición final de cuentas de la comunidad y Séptima
AGC

Descripción

El Comité de Administración bajo la fiscalización de la Junta de Vigilancia, procede sobre la base


del presupuesto del proyecto, a preparar técnicamente el informe final de lo ejecutado, los saldos,
ahorro social generado y su destino.

Para ello, el Residente Comunitario con el Supervisor prepara el informe final sobre la ejecución
del 100% del componente físico, detallando los siguientes resultados:

1) Avalúo final.

2) Detalle de actividades ejecutadas y sus costos, que corresponden al presupuesto


original de la evaluación del proyecto.

3) Detalle de actividades ejecutadas adicionales y sus costos.

4) Detalle de actividades no ejecutadas y sus costos, que corresponden al presupuesto


original de la evaluación del proyecto.

5) Detalle de materiales de construcción sobrantes reutilizables y sus costos, inventario


de papelería, insumos, equipos y herramientas propiedad de la comunidad.

El Facilitador Social prepara el informe sobre el Modulo III de Fortalecimiento Comunitario,


detallando los siguientes resultados:

1) Desarrollo del Modulo III: “Ejecución de nuestro proyecto”.

2) Asistencia técnica brindada al comité de administración para el manejo eficiente de la


ejecución del proyecto.

3) El trabajo de promotoría social para garantizar la participación de la población


beneficiaria.

4) Asistencia brindada para la realización de las AGC de carácter informativa sobre la


ejecución del proyecto y de cierre.

CAPITULO 2 54 
5) Asistencia organizativa brindada para conformar el CMP.

El tesorero por su parte, con el apoyo del auxiliar de contabilidad preparan el informe sobre el
estado financiero del componente social de fortalecimiento comunitario; ingresos, gastos y saldos
para la rendición de cuenta final.

El tesorero remite al Coordinador del CA-PGC informe de rendición de cuenta del componente de
fortalecimiento comunitario para su discusión y aprobación en el seno del comité de administración.

En esta asamblea el Comité de Administración bajo la fiscalización de la Junta de Vigilancia, rinde


cuenta sobre el presupuesto del proyecto, lo ejecutado, saldos, ahorro social y su destino.

El Comité de administración remite informe de rendición de cuenta con su debido soporte a la


municipalidad para su revisión y aprobación.

Instrumentos de aplicación

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

 Modelo de Acta de AGC (Instrumento 247)

 Acta de Recepción Final de la obra.

 Descargue de fondos para el componente social. (Instrumento 248)

 Invitación a Asamblea General Comunitaria (Instrumento 206)

 Lista de participantes a la Asamblea General Comunitaria. (Instrumento 207)

Responsables

 El Residente.
El ahorro social solamente puede ser
utilizado para satisfacer alguna necesidad
 El AMU. ALTO colectiva de la comunidad y la única
institución que puede autorizar su uso es
 El Técnico Municipal la Asamblea General Comunitaria.

 El Facilitador Social

 El Comité de Administración

 La Junta de Vigilancia

 La Asamblea Comunitaria

CAPITULO 2 55 
Tercera Fase: Operación, Mantenimiento y Módulo IV
En esta fase las instancias comunitarias son capacitadas y fortalecidas para asegurar la operación
de la infraestructura construida, garantizar el mantenimiento y sostenibilidad de la inversión. El
módulo IV es financiado por la municipalidad pero es contratado por la comunidad. Esta fase está
constituida por cinco etapas.

Etapa 29: Inicio y ejecución del Modulo IV.

Descripción

El comité de administración ha procedido a la evaluación del Modulo 3 y con base en los


resultados, continua con el mismo Facilitador Social para la ejecución del Modulo 4, o contrata otro
si los alcances no son satisfactorios. Se ha acordado, por motivos administrativos del FISE, que el
cuarto y último módulo de capacitación sea financiado por la municipalidad (como parte de su
contraparte). Este último pago al Facilitador es realizado directamente por el comité de
Administración.

El incumplimiento de este compromiso, en tiempo, cantidad y forma por parte de la municipalidad,


inhabilita a la misma a recibir ulteriores apoyos provenientes del Nuevo FISE.

Como parte de este modulo 4 se debe generar como producto:

1) La creación de un comité para la operación y mantenimiento de la obra,

2) Un plan de mantenimiento validado y gestionado su financiamiento,

3) Un Comité de Mantenimiento Preventivo (CMP) capacitado y entrenado para operar su


obra de manera eficiente,

4) Asistencia preparatoria para la Asamblea General Comunitaria informativa sobre el


avance del proyecto y de rendición de cuenta.

Instrumentos de aplicación

 “Guía Metodológica para la Ejecución del Módulo IV” este documento es entregado por el
Nuevo FISE al Facilitador Social para el buen cumplimiento de sus obligaciones.

CAPITULO 2 56 
 Cartilla No. 6 del PGC “Mejorando nuestra comunidad”

 Cartilla No.4 “Planificación de la rehabilitación y mantenimiento de nuestros caminos”.

 Modelo General del informe final de los Módulos de Capacitación y Asistencia Técnica
desarrollados por el Facilitador Social. (Instrumento 210)

Responsables

 El Facilitador Social

 El Comité de Administración

 La Junta de Vigilancia

Etapa 30: Elección del CMP y Octava AGC.

Descripción

Terminado el módulo, nunca antes del 6to. mes de haberse puesto en operación el Proyecto, el
facilitador social prepara el informe final del Modulo IV describiendo los resultados de los talleres
de capacitación y las horas de asistencia técnica brindada a las instancias comunitarias.

En esta etapa se elige el Comité de Mantenimiento del Proyecto (CMP). No se trata de formar una
nueva instancia, sino confirmar o renovar a la instancia comunitaria cuya responsabilidad original
sea ocuparse del servicio. Por ejemplo, en una escuela es la Junta de Padres y Madres de Familia,
en un puesto de salud es el Comité de Salud y en un proyecto de agua es el Comité de Agua.
Estas instancias comunitarias, cualquiera que sea el nombre que en cada comunidad tenga, es el
que debe ser confirmado por la AGC para que cumpla las funciones de CMP.

El CA-PGC procede a la revisión del informe presentado por el Facilitador Social sobre el
desarrollo del Modulo IV, que incluya los talleres en AOM –si es sistema de agua y saneamiento-, o
la capacitación en rehabilitación de camino –si es un camino rural-. Se evaluaran los alcances del
trabajo, conforme lo establecidos en los TdR y contrato. El informe es presentado a las instancias
comunitarias: Comité de Mantenimiento y Junta de Vigilancia para su conocimiento. Las instancias
comunitarias evalúan la labor con base en la guía de evaluación del Facilitador Social.

Si la comunidad lo aprueba y los resultados son conforme a lo establecido en el contrato, el


Coordinador del CA-PGC orienta el Tesorero del CA-PGC proceder a tramitar el pago

CAPITULO 2 57 
correspondiente. Si, por el contrario, se considera que existen alcances no logrados en materia de
asistencia técnica, el coordinador del CA-PGC solicita al Facilitador Social que cumpla con los
alcances.

Forma parte de esta etapa el pago de los servicios del Facilitador Social por el Comité de
Administración.

El punto final de esta etapa es la realización de la 7ma. AGC la cual tiene como agenda al menos
los siguientes puntos:

1) Elección del Comité de Mantenimiento del Proyecto (CMP).

2) Discusión y análisis del cumplimiento del plan de mantenimiento de la obra,

3) Revisión del estado financiero del ahorro social.

Instrumentos de aplicación

 Modelo General del informe final de los Módulos de Capacitación y Asistencia Técnica
desarrollados por el Facilitador Social. (Instrumento 210)

 Modelo de Acta de AGC (Séptima AGC: Elección del CMP y validación del Plan de
mantenimiento Instrumento-247)

Responsables

 La Municipalidad

 El CA-PGC

 El CMP

 La JV-PGC

El CMP es un nombre genérico, pues se


refiera a cualquiera de las instancias
ALTO comunitarias responsables de asegurar y
dar mantenimiento preventivo a un
proyecto comunitario.

CAPITULO 2 58 
Etapa 31: Mantenimiento, Monitoreo y Calificación de Contratistas

Descripción

En sentido estricto esta no es una fase del ciclo de proyecto, pues la fase de operación,
mantenimiento y monitoreo del funcionamiento de la obra es una tarea permanente de la autoridad
municipal, del responsable sectorial y de la comunidad.

Sin embargo, el Nuevo FISE, a los 6 y 12 meses de entrado el proyecto en operación, visita la
comunidad e inspecciona el proyecto con el fin de verificar su estado operativo, el cumplimiento del
Plan de Operación y Mantenimiento, el uso del fondo de mantenimiento y el desempeño del Comité
de Mantenimiento. Para tal fin, conjuntamente con el CMP y el técnico municipal llena las tres
fichas monitoreo y seguimiento ex post del proyecto. Estas fichas son elaboradas en cuatro
ejemplares: para el sector correspondiente, para la autoridad municipal, para el Nuevo FISE y para
el CMP.

En el caso en que como resultado de la aplicación de las Fichas, se encontrasen obras y equipos
en mal estado, originados por malas prácticas constructivas o incumplimiento de las
especificaciones técnicas, los contratistas directamente responsables serán sancionados según las
normas establecidas por el Banco de Contratistas, informando de ello al respectivo gobierno
municipal.

Todas estas actividades el Asesor Municipal las hará en estrecha coordinación con el Técnico
Municipal, ya que es la alcaldía la garante de la sostenibilidad del proyecto.

Instrumentos de aplicación

 Informe del AMU sobre la fase de monitoreo y seguimiento post proyecto. ( Instrumento
249)

 Informe del CMP sobre el desarrollo del Plan de mantenimiento. ( Instrumento 250)

 Modelo de Nota a la alcaldía sobre evaluación ex post de contratistas (Instrumento 253)

Responsables

 La delegación departamental del Nuevo FISE (El AMU)

CAPITULO 2 59 
 El técnico municipal

 La municipalidad

 La comunidad

 El CMP

La etapa más difícil y mas larga, porque


nunca termina, es la del buen uso del
ALTO mantenimiento del proyecto. La comunidad
y la municipalidad son los responsables
principales de esta etapa.

CAPITULO 2 60 
Capítulo 3

Normas y Procedimientos Administrativos


CAPITULO 3: Normas y Procedimientos Administrativos

Este tercer capítulo constituye un compendio de las diversas normas administrativas, contables y
gerenciales que complementan y aclaran las diferentes normas y procedimientos de los dos
primero capítulos del Manual. La parte más importante de este tercer capítulo son las compras y
contrataciones que realizará la comunidad con dinero del Estado, con el fin de que éstas sean
hechas de manera transparente, honrada, eficiente y cuentadante (rendición de cuentas).

3.1 Desembolsos del Nuevo FISE a la Municipalidad

Los desembolsos del Nuevo FISE a la municipalidad pueden ser hasta siete o un mínimo de cinco
dependiendo del costo máximo de ciertos componentes o actividades.

A continuación se presenta la descripción resumida de los siete posibles desembolsos.

 Primero: Se realizará un único desembolso correspondiente al 100% del costo de los módulos
I, II y III del componente social.

 Segundo: Para la formulación del proyecto. Si el costo estimado de la formulación supera los
C$ 120,000 (Ciento veinte mil córdobas netos) se desembolsa el 50%.

 Tercero: para finiquitar la formulación en el caso que ésta haya costado más de C$120,000
(Ciento veinte mil córdobas netos).

 Cuarto: Para realizar la contratación de la supervisión. Si el costo estimado supera los C$


120,000 (Ciento veinte mil córdobas netos) se desembolsa el 50%.

 Quinto: Para efectuar contratación de la obra física, se desembolsa el primer 50% del costo de
la obra.

 Sexto: Para finiquitar la supervisión en el caso que ésta haya costado más de C$ 120,000
(Ciento veinte mil córdobas netos).

 Séptimo: Para finiquitar la obra física se desembolsa el saldo restante del compromiso del
FISE.

A) Normas
 Los desembolsos a la municipalidad se realizarán conforme cada una de los componentes
definidos en el CAD-FM.

Los desembolsos a la municipalidad se harán de la siguiente manera:

1) Componente Social (Capacitación y Fortalecimiento Comunitario): La


municipalidad recibirá un único desembolso del 100% del monto establecido para la
ejecución de los Módulos I, II y III del componente social. El Módulo I es prefinanciado
por la municipalidad y posteriormente reembolsado por el Nuevo FISE y el módulo IV
es financiado por la municipalidad.

2) Formulación: La municipalidad recibirá un desembolso del 100% del monto


establecido para esta actividad, siempre que el mismo sea menor o igual a C$
120,000.00 (Ciento veinte mil córdobas netos). Para montos mayores a C$ 120,000.00
(Ciento veinte mil córdobas netos) el desembolso será del 50%.

CAPITULO 3 62 
3) Ejecución: la Municipalidad recibirá dos desembolsos. El primero del 50% del costo
de la obra y el segundo del monto restante del compromiso del FISE.

4) Supervisión: La municipalidad recibirá un desembolso del 100%, siempre que el


mismo sea menor o igual a C$ 120,000.00 (Ciento veinte mil córdobas netos). Para
montos mayores a C$ 120,000.00 (Ciento veinte mil córdobas netos) el desembolso
será del 50%.

 Para el desembolso de los componentes de formulación y/o supervisión se debe adjuntar el


contrato original o copia del mismo con razón de fotocopia entre la municipalidad y el
proveedor del servicio y los restantes requisitos establecidos en el MACPM (Capítulo V:
Administración de Fondos).

B) Procedimientos
1) Una vez aprobado el co financiamiento del proyecto se procede a realizar lo siguiente
para la gestión de los primeros desembolsos por componente:

a. Firma del Convenio de Administración del proyecto entre el Nuevo FISE y la


municipalidad.

b. Firma del Convenio de ejecución PGC entre la municipalidad y la comunidad, que


incorpore el número de contrato consecutivo que se lleva en la alcaldía.

c. Apertura de cuenta de ahorro del proyecto por parte de la alcaldía.

d. Apertura de cuenta corriente del proyecto por parte de la alcaldía.

e. Información sobre el período de ejecución de la obra física (incluir fecha de inicio y


finalización de la obra) firmada y sellada por la alcaldía municipal.

2) Realizadas las actividades establecidas en el punto anterior (firma de convenios y


apertura de cuentas del proyecto) la municipalidad procede a solicitar los desembolsos
respectivos, los cuales se harán conforme el avance en las diferentes actividades del
ciclo del proyecto (componente social, formulación, ejecución y supervisión de obra
física).

3) La alcaldía antes de realizar la solicitud de desembolso al Nuevo FISE del 100% del
componente social (Módulos II, III y IV de capacitación y asistencia técnica), deposita
la parte correspondiente al co financiamiento del aporte municipal para el Modulo IV.

4) Una vez recibida la transferencia de parte del Nuevo FISE, la municipalidad procede a
retirar el depósito inicial mediante cheque a nombre de la misma.

5) Una vez activado el componente social y previo a la selección del formulador, se


procede a realizar la solicitud al Nuevo FISE del porcentaje (%) correspondiente al
desembolso para la formulación del proyecto. El porcentaje a solicitar dependerá del
monto establecido para realizar la formulación 100% si es menor a igual a C$ 120,000
(Ciento veinte mil córdobas netos) y 50% si es mayor. Con la solicitud de desembolso
para la formulación del proyecto, se debe adjuntar el contrato original o copia del
mismo con razón de fotocopia entre la municipalidad y el proveedor del servicio.

CAPITULO 3 63 
6) Realizada la formulación y evaluación del proyecto se solicita al Nuevo FISE el primer
desembolso para la ejecución de la obra física correspondiente al 50% del costo total
de la misma.

7) Al mismo tiempo que se solicita el desembolso de la obra física y previo a la selección


del supervisor, la municipalidad debe solicitar al Nuevo FISE el porcentaje (%)
correspondiente al desembolso para la supervisión del proyecto. El porcentaje (%) a
solicitar dependerá del monto establecido para realizar la supervisión 100% si es
menor o igual a C$ 120,000 (Ciento veinte mil córdobas netos) y 50% si es mayor.

8) Los siguientes desembolsos por componente, serán depositados en la cuenta del


proyecto una vez que la Municipalidad haya rendido cuentas sobre la ejecución del
40% del monto transferido para los componentes de formulación y supervisión
respectivamente y el 30% del componente de la obra física.

Instrumentos de aplicación

 CAD-FM.(Instrumento 214)

 Convenio de ejecución de PGC entre la municipalidad y la comunidad. (Instrumento 215)

 Solicitud de primer desembolso de la municipalidad al Nuevo FISE. (Instrumento 216)

 Solicitud de desembolso Nuevo FISE- Alcaldía. (Instrumento 225)

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

3.2 Desembolsos de la Municipalidad a la Comunidad

Los desembolsos de la Municipalidad a la Comunidad son tres:

 Primero: Un 100% para el componente social

 Segundo: Para el inicio de la ejecución de la obra física = 50%

 Tercero: Para finiquitar la ejecución de la obra física = 50%.

A) Normas
 Los desembolsos de la municipalidad a la comunidad se realizarán para el componente social
y para la ejecución de la obra física, conforme a lo establecido en el CAD-FM, convenio entre
la municipalidad y comunidad y sus addendums de ser el caso.

 Los desembolsos a la comunidad se harán de la siguiente manera:

 Capacitación: Un único desembolso del 100% del monto establecido para esta actividad.

 Ejecución: Dos desembolsos del 50% y 50% respectivamente del monto establecido
para esta actividad.

CAPITULO 3 64 
 Los miembros del Comité de Administración son los responsables del manejo de la cuenta
corriente.

B) Procedimientos
Una vez que la comunidad tiene aperturada la cuenta corriente del proyecto y cumplidas las
condiciones previas por componente, ésta procede a solicitar a la alcaldía la transferencia de
fondos conforme el avance en el ciclo del proyecto de los componentes que ejecuta. Para ello se
realiza lo siguiente:

1) El coordinador del Comité de Administración solicita a la alcaldía la transferencia del


100% del monto establecido para la ejecución de los módulos II, III y IV del
componente social.

2) La alcaldía realiza transferencia a la comunidad del 100% del monto para la ejecución
de los módulos II, III y IV del componente social verificando primeramente el
cumplimiento de las condiciones previas para este.

3) El coordinador del Comité de Administración solicita a la alcaldía la primera


transferencia para la ejecución de la obra física correspondiente al 50 % del monto
establecido para este componente.

4) La alcaldía realiza la primera transferencia a la comunidad del 50% del monto para la
ejecución de la obra física verificando primeramente el cumplimiento de las
condiciones previas para este componente.

5) El coordinador del Comité de Administración solicita a la alcaldía la segunda


transferencia para la ejecución de la obra física correspondiente al 50 % del monto
establecido para este.

6) La alcaldía realiza la segunda transferencia a la comunidad del 50% del monto para la
ejecución de la obra física. Previamente la comunidad realiza rendición de cuentas de
al menos el 30% del monto transferido.

Instrumentos de aplicación

 Solicitud de primer desembolso de la comunidad a la alcaldía. (Instrumento 218)

 Solicitud de desembolso del Comité de Administración a la alcaldía ( Instrumento 227 )

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

 Informe de avance físico. (Instrumento 226)

3.3 Apertura y manejo de las cuentas bancarias (corriente y de ahorro)

A) Normas

1) Solo se emitirán cheques por montos mayores a los C$ 2,500.00. Debe existir
correspondencia entre el cheque emitido y el comprobante de gasto y las respectivas
facturas o recibos.

CAPITULO 3 65 
2) Mantener debidamente archivados por orden de fecha y separadamente las facturas
de los recibos, como respaldo de los gastos efectuados y de los ingresos recibidos.
Abrir tres fólder, uno de cuenta por pagar, otro de cuenta por cobrar y uno de compras
realizadas que posteriormente el auxiliar de contabilidad en base a ese ordenamiento
asista al tesorero en la preparación del estado financiero mensual del proyecto.

3) Informar mensualmente ante la Asamblea General Comunitaria sobre los gastos


realizados y el saldo en cuenta corriente.

4) Resguardar y proteger los libros de registro, chequera y documentos de uso para el


registro y pago de los bienes y servicios adquiridos.

5) Manejar todos sus pagos y recursos a través de cheques, en lo posible debe evitarse
el pago en efectivo.

6) El libro de banco, los informes y los archivos deben estar a disposición de los auditores
o personal del área financiera de la Alcaldía y el Asesor municipal.

7) El Comité de Administración utilizará la chequera para:

 El pago por la compra de materiales, herramientas o equipos menores, con sus


soportes de: orden de compra emitida por el responsable de compra y el visto
bueno del Residente Comunitario, cuadro de cotizaciones seleccionando al
proveedor, factura de crédito a nombre del proyecto, para conocer el valor de
cheque a emitir y el beneficiario.

 El pago de salarios soportado por planilla y autorizado por el Presidente del


Comité, donde se detallan los montos a pagar por obrero.

 La creación y reembolso del Fondo de Caja Chica.

 Pagos por servicios de transporte y actividades especificas, se requiere del


contrato y recepción del servicio.

B) Procedimientos
1) La apertura de las cuentas (de ahorro y corriente) se hará con firmas mancomunadas
entre los representantes de la comunidad y la alcaldía. Las firmas “A” corresponden a
la alcaldía y las firmas “B” a la comunidad. Debe constar en acta los cargos y las
personas que tendrán firmas libradoras y el tipo de firma “A” y “B”. Los miembros que
firman deberán poseer su cédula de identidad.

2) Previamente a la transferencia de fondos de la municipalidad, la alcaldía emite carta de


solicitud de apertura de cuenta corriente a favor de la comunidad dirigida a la entidad
bancaria. La cuenta será aperturada con el siguiente nombre: Alcaldía/FISE/código del
proyecto/nombre del proyecto. Este nombre aplica también para la cuenta de ahorro.

3) La carta es enviada por el Director Financiero de la Alcaldía a la sección de servicios


bancarios del Banco, haciéndose acompañar de los dos miembros de la comunidad
que abrirán la cuenta corriente los cuales deberán asistir con sus respectivas cédulas
de identidad.

4) La alcaldía a su vez gestiona carta del Nuevo FISE a la entidad bancaria, para que la
cuenta corriente de la comunidad sea abierta sin depósito alguno (cuenta “cero”).

CAPITULO 3 66 
5) La Alcaldía detalla en la carta el nombre de la cuenta del proyecto y los nombres de las
personas que tienen firma libradora y el tipo de firma así mismo el tipo de cuenta que
debe abrir.

6) Los cheques se librarán con dos firmas: una A y una B de forma mancomunada.

7) Los miembros del Comité de Administración responsables del manejo de la cuenta


corriente llenan los formatos establecidos por el Banco. Igualmente lo hacen los dos
miembros de la alcaldía y solicitan chequera para el manejo de sus fondos.

8) El tesorero del Comité de Administración y/o el auxiliar de contabilidad, prepara el


cheque anotando la fecha, el nombre del proveedor, el valor del cheque. Lo presenta al
coordinador del CA-PGC el cual una vez revisado, lo firma y lo presenta al alcalde para
su aprobación y obtener la firma A. Una vez ejecutado este procedimiento realiza las
siguientes acciones:

a. El Tesorero anota en el Libro de Banco los cheques emitidos, anotando


fecha, el nombre del beneficiario, el concepto del pago que se realiza, el
saldo anterior, el monto del cheque y el saldo que le resulta después de
restar al saldo anterior el valor de cheque que emite.

b. El Tesorero elabora comprobante de pago, en el cual detalla el beneficiario


del cheque, fecha, monto, concepto de pago y número de cheque. Debe
existir correspondencia entre el cheque emitido, el comprobante de pago y
las facturas o recibo que se presenten como soporte.

c. El Tesorero archiva los documentos que respaldan los pagos efectuados


con cheque y el comprobante de pago.

d. Una vez firmado el cheque con sus soportes lo entrega al beneficiario y


exige la factura original o recibo y le solicita la firma en el comprobante de
pago.

e. Al final del mes, y una vez que el banco devuelve el cheque cobrado lo
archiva con su correspondiente comprobante de pago para lo cual se guía
por el número de cheque.

Instrumentos de aplicación:

 Solicitud de apertura de cuenta corriente a favor de la comunidad (Instrumento 217)

 Recibo de Caja (Instrumento 301)

 Libro de bancos. (Instrumento 304)

 Comprobante de pago (Instrumento 305)

CAPITULO 3 67 
3.4 La caja chica comunitaria

A) Normas
 El CA-PGC dispondrá de un monto rotativo de dinero no mayor de C$ 10,000 (diez mil
córdobas netos) para realizar compras y gastos menores que no requieren ser cancelados
mediante cheque.

 El tesorero es el responsable de administrar la caja chica.

 La caja chica será utilizada para pagos menores a C$ 2,500 (dos mil quinientos córdobas
netos), tales como pago de transportes, compra de materiales y accesorios, gastos de
alimentación y hospedaje.

 No podrá pagarse con caja chica: salarios, horas extras ni adelantos sobre compras mayores a
C$ 2,500. (dos mil quinientos córdobas netos). Se exceptúan los pagos al facilitador social por
el Modulo II (por un valor de C$ 2,305.00) y por el Modulo IV (por un valor de C$ 1,230.00).

 El monto del fondo de caja chica debe ser la suma del efectivo más el monto de las facturas
pagadas.

B) Procedimientos
1) La Asamblea General Comunitaria nombra de entre los miembros del Comité de
Administración al encargado del manejo y resguardo del fondo de caja chica.
Nombrando preferentemente al Tesorero.

2) Para la creación del Fondo de Caja Chica, el Coordinador autoriza al tesorero emitir
cheque por C$ 10,000 (Diez mil córdobas netos), fondos con los que se constituye la
caja chica.

3) El Encargado de la Caja Chica pagará sobre la base de recibo o factura a nombre del
proyecto, donde se detalla el concepto y valor del pago, en caso que el proveedor de
servicios o bienes no pueda dar un recibo, el encargado de la caja chica emitirá un
comprobante de pago pre numerado.

4) El Encargado de Caja Chica solicita reembolso de gastos cuando se haya gastado el


50% del fondo, aproximadamente unos C$ 5,000. (Cinco mil córdobas netos)

5) Para el reembolso elabora un desglose de los pagos efectuados, anotando el monto


total gastado y lo que queda de efectivo. Para soportar el cheque deberá anexar todos
los recibos, comprobantes de pago y facturas pagadas con el fondo que fue solicitado
como reembolso.

Instrumentos de aplicación

 Recibo de caja. (Instrumento 301)

 Constitución de fondos de caja chica (Instrumento 302).

 Solicitud de reembolso de caja chica. (Instrumento 303)

 Comprobante de pago. (Instrumento 305)

CAPITULO 3 68 
3.5 El Libro de Banco

A) Normas
 Este libro tiene como objetivo registrar los ingresos y egresos de la cuenta corriente por
concepto de las transferencias y gastos realizados por medio de cheques.

 Este libro tiene páginas numeradas y debe llenarse, en la medida de lo posible sin borrones ni
manchas. En caso de manchas o borrones el coordinador del CA-PGC revisará y anotará sus
iniciales en señal de conformidad.

 El libro de bancos debe ser debidamente resguardado por el tesorero del comité y estará a
disposición de los supervisores o auditores que la Alcaldía o el Nuevo FISE designe .

B) Procedimientos
1) El encargado financiero de la Alcaldía entrega al Tesorero del Comité de
Administración libro de banco debidamente foliado, sellado y con la leyenda de
apertura.

2) El Tesorero anota los ingresos recibidos en concepto de transferencias de la alcaldía,


aportes comunitarios y otros ingresos como intereses, mantenimiento al valor que la
cuenta genere.

3) En el caso de darse devoluciones de materiales, el tesorero deberá realizar un ingreso


al banco por la devolución del dinero y dar salida en kárdex de los materiales
devueltos.

4) Los ingresos serán soportados por copia de las cartas de transferencia, notas de
crédito, recibos, facturas, estados de cuenta en el cual se muestre los ingresos
generados (intereses y mantenimiento al valor).

5) El Tesorero anotará los egresos que se generen por pagos de compras con base a los
soportes recibidos.

6) El Tesorero al final del día establecerá el nuevo saldo de la cuenta en banco sumando
los ingresos recibidos y el saldo de ese día y restando los egresos realizados.

Instrumentos de Aplicación

 Libro de Banco. (Instrumento 304)

3.6 Elaboración del descargue de fondos

A) Normas
Las solicitudes de desembolsos deberán de informar sobre el avance financiero y el
avance físico acumulado a la fecha de la solicitud, debiendo anexar fotocopia del saldo de
la cuenta corriente de la comunidad como soporte a la solicitud.

B) Procedimientos.
1) Para que el Coordinador pueda realizar una solicitud de desembolso debe antes rendir
cuentas del dinero que hubiese recibido para cada uno de los dos componentes.

CAPITULO 3 69 
2) El primer paso consiste en ordenar las facturas, recibos y planillas de cada uno de los
dos componentes por separado.

3) Para el caso del componente físico los soportes de gastos deberán ser ordenados de
la siguiente manera:

a. Listados de facturas de compra de materiales, herramientas y otras.

b. Planilla por pago de salarios.

c. Recibos en concepto de pago de servicios de transporte o contratación


para actividades específicas.

d. Pagos efectuados al Residente Comunitario.

4) Para el caso del componente social los soportes de gastos deberán ser ordenados de
la siguiente manera:

a. Pagos efectuados al Facilitador Social y

b. Los otros gastos que de la capacitación se deriven.

5) El formato del descargue de fondos para el componente físico, es llenado por el


Tesorero con el Residente y el formato de descargue de fondos `para el componente
social es llenado por el Tesorero con el Facilitador Social. En el caso de que existiese
un auxiliar contable también participa en dichas actividades. Para que puedan llenar
adecuadamente estos instrumentos, en la primera parte de cada uno de estos se
presentan las instrucciones para su correcto llenado.

6) Una vez llenados y revisados ambos documentos, el formato del descargue de fondos
para el componente físico, será firmados por el Tesorero y el Residente Comunitario;
por otro lado, el formato de descargue de fondos `para el componente social será
firmado por el Tesorero y el Facilitador Social.

7) El Tesorero solicita al Coordinador del Comité de Administración firma en calidad de


Visto Bueno.

8) El Coordinador del Comité revisa y si está de acuerdo firma. En caso de no estarlo lo


devuelve al Tesorero hasta que el informe quede a satisfacción del Comité de
Administración.

9) El supervisor del proyecto revisa la documentación y si está de acuerdo la firma.

Instrumentos de Aplicación:

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

 Descargue de Fondos para el Componente Social. (Instrumentos 248)

CAPITULO 3 70 
3.7 Elaboración del informe de avance físico.

A) Normas.
 Este informe debe elaborarse conjuntamente con los descargues de fondos del componente
físico.

 Es preparado por el Residente Comunitario en conjunto con el Coordinador del Comité de


Administración.

B) Procedimientos.
1. El Residente Comunitario detalla los avances de obra física por Etapa, detallando el
porcentaje de avance de cada una de ellas y el porcentaje de avance físico global.

2. Firma conforme, el Coordinador del Comité

3. Firma elaborado, por el Residente Comunitario

4. Firma de revisado, el Supervisor.

Instrumentos de Aplicación
- Informe de Avance Físico. (Instrumento 226)

3.8 Las rendiciones de cuentas de la Municipalidad al Nuevo FISE

A) Normas
 Las rendiciones de cuentas de la municipalidad al Nuevo FISE se realizarán por cada uno de
los desembolsos realizados por componente.

 La rendición de cuentas para el componente social se realizará una vez ejecutado el 100% de
de los módulos financiados por el Nuevo FISE (Modulo I, II, III).

 Para el componente de formulación, la rendición de cuentas está en dependencia del monto


desembolsado a la municipalidad: Si recibió un desembolso del 100%, la municipalidad deberá
rendir sobre el uso de la totalidad del monto, mediante evidencias tales como contrato del
formulador, recibos de pago del formulador y restantes requerimientos establecidos en el
MACPM. Si recibió el 50% del monto de la formulación, para acceder al restante 50% debe
rendir cuentas sobre el 40% del primer monto desembolsado.

 Para el componente de ejecución de la obra física, la rendición de cuentas está en


dependencia del monto desembolsado a la municipalidad: Si recibió un desembolso del 50%,
la municipalidad para acceder al saldo del compromiso del FISE, deberá rendir sobre el uso del
30% de los fondos recibidos, mediante el descargue de fondos para el componente físico.

 El tiempo máximo para rendir cuentas del saldo de la obra física es de un mes.

CAPITULO 3 71 
 Para el componente de supervisión, la rendición de cuentas está en dependencia del monto
desembolsado a la municipalidad: Si recibió un desembolso del 100%, la municipalidad deberá
rendir sobre el uso de la totalidad del monto, mediante evidencias tales como contrato del
supervisor, recibos de pago del supervisor y restantes requerimientos establecidos en el
MACPM. Si recibió el 50% del monto de la supervisión, para acceder al restante 50% debe
rendir cuentas sobre el 40% del primer monto desembolsado.

B) Procedimientos
Para la rendición de cuentas la municipalidad deberá remitir al área financiera del Nuevo FISE
copia de los documentos abajo descritos según el componente:

1) Componente Social

a. Descargue de fondos para el componente social.

b. Copia del comprobante de pago del Facilitador Social.

c. Acta de recepción de los primeros tres módulos.

2) Componentes de Formulación y/o Supervisión:

a. Informe de liquidación de fondos de acuerdo a lo que corresponda para


cada caso.

b. Copia de comprobantes de pago de la cuenta bancaria Nuevo FISE-


alcaldía.

c. Copia de los comprobantes de egresos (pagos) de los fondos de


contrapartida aportados por la municipalidad (cuenta operativa alcaldía),
que han sido “debidamente contabilizados” e incorporados a la actividad
específica.

d. Copia del recibo según la actividad, tanto del aporte del Nuevo FISE, como
de la Municipalidad.

e. Copia de la constancia del Impuesto sobre la Renta (I/R), según la


actividad, tanto del aporte del Nuevo FISE, como de la municipalidad.

3) Componente de Ejecución de la obra física:

a. Primera rendición:

 Carta de solicitud de la alcaldía al Nuevo FISE por el segundo


desembolso (formato AF-2)

 Descargue de fondos para el componente físico.

 Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la


comunidad que estén reflejados en el descargue de fondos.

CAPITULO 3 72 
 Minuta de depósito de la proporción del aporte municipal (para el
segundo desembolso).

b. Segunda rendición (final):

 Descargue de fondos para el componente físico.

 Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la


comunidad que estén reflejados en el descargue de fondos.

 Copia de la libreta de ahorro de la alcaldía y todos los estados de


cuenta de la comunidad de la cuenta corriente (para verificar el
traslado del desembolso).

 Carta de remisión de la rendición final.

 Avalúo.

 Acta de recepción final.

 Detalle de los intereses, mantenimiento y gasto de la cuenta de ahorro


del proyecto.

 Elaborar cheque a nombre del Nuevo FISE (intereses y mantenimiento


al valor).

Instrumentos de aplicación

 Solicitud de desembolso Nuevo FISE –Alcaldía (Instrumento 225).

 Informe de liquidación de fondos del Proyecto (Instrumento 306)

 Copia del comprobante de pago (formulador/a o supervisor/a). (Instrumento 305)

 Recibo de pago del formulador(a) ó supervisor(a) por el monto total (valor del cheque más
el IR). (Instrumento 301)

 Constancia de retención del Impuesto sobre la Renta (IR) del formulador(a) o


supervisor(a).

 Minuta de depósito (si existe contrapartida para el componente sujeto a rendición).

 Acta de recepción final (utilizado para todos los componentes). (Instrumento 246)

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

 Descargue de fondos para el componente social. (Instrumento 248)

CAPITULO 3 73 
3.9 Las rendiciones de cuentas de la Comunidad a la Municipalidad

A) Normas
 Las rendiciones de cuentas de la comunidad a la municipalidad se realizarán por cada uno de
los desembolsos realizados por componente.

 La rendición de cuentas para el componente social se realizará una vez ejecutado el 100% de
dicho componente.

 Para el componente de ejecución de la obra física, la primera rendición de cuentas se realizará


una vez ejecutado el 30% del avance físico. La segunda rendición de cuentas es al final de la
ejecución de la obra física. El tiempo máximo para rendir ante la alcaldía es de un mes.

B) Procedimientos
Para la rendición de cuentas la comunidad deberá remitir al área financiera de la alcaldía copia de
los documentos abajo descritos según el componente:

1) Para el Componente social

a. Descargue de fondos del 100% del componente social.

b. Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la


comunidad que estén reflejados en el descargue de fondos.

c. Acta de recepción de los primeros tres módulos.

2) Para el Componente de ejecución de la obra física:

a. Descargue de fondos para el componente físico.

b. Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la


comunidad que estén reflejados en el descargue de fondos.

c. Informe de avance físico firmado por el supervisor y Residente


Comunitario.

d. Carta de solicitud de la comunidad a la alcaldía por el segundo


desembolso.

Responsables

 El Tesorero

 El Comité de Administración.

 Auxiliar de contabilidad y/o Facilitador social

Instrumentos de aplicación

 Descargue de fondos para componente físico. (Instrumento 224)

CAPITULO 3 74 
 Descargue de fondos para el componente social. (Instrumento 248).

 Informe de avance físico. (Instrumento 226).

 Solicitud de desembolso del Comité de Administración a la alcaldía (Instrumento 227)

3.10 Las rendiciones de cuentas del CA-PGC y la JV-PGC a la Asamblea General

A) Normas
 Manejar de manera eficiente y cuentadante el dinero del Estado es una obligación del CA-
PGC. En los incisos anteriores se han normado cómo este comité debe rendir cuenta a la
municipalidad, ahora se trata de establecer cómo debe rendir cuenta a la comunidad, es decir
a la asamblea general y en general a todos los vecinos y vecinas.

 La mejor manera de rendir cuenta es reunir a la asamblea general al menos dos veces al mes,
mientras dura la ejecución del proyecto para indicarles cuánto dinero se ha recibido, cuáles
han sido los gastos realizados, cuánto dinero se tiene en el banco y que materiales se tienen
en bodega.

 Estas asambleas generales son adicionales a las que este Manual exige, pues es obligación
de todo dirigente informar continuamente a sus vecinos y conciudadanos cómo está utilizando
el dinero del pueblo.

B) Procedimientos
1) Desde que el CA-PGC recibe el primer desembolso por parte de la municipalidad cada
15 días, o cuando la JV-PGC lo solicite debe convocar a reunión de los vecinos y
vecinas con el fin de hacerles conocer el estado de las cuentas.

2) Para tal fin el tesorero llena el Modelo de rendición de cuentas a la comunidad y lo


transcribe en un papelógrafo bien grande y que se pueda ver desde lejos. El marcador
debe tener la punta bien grande con el fin de que los números y letras se lean
claramente.

3) Durante la asamblea se expone el contenido del Modelo de rendición de cuenta a la


comunidad y se responden todas las preguntas, y para soportar sus respuestas, el
tesorero debe llevar a la reunión su libro de bancos y su archivo donde tiene
debidamente ordenados todos los comprobantes.

4) Al final de la reunión el tesorero pega en la pared una copia del contenido del folio para
que todos los vecinos puedan verlo y no lo retira hasta que no haya puesto otro más
actualizado.

Instrumentos de aplicación

CAPITULO 3 75 
 Modelo de rendición de cuentas a la comunidad (Instrumento 307).

3.11 Rol y costo de la intermediación financiera de la municipalidad

A) Normas
 La municipalidad es la encargada de intermediar los fondos que transfiere el Nuevo FISE a la
comunidad para la ejecución del componente social y la obra física del proyecto a través de la
firma de convenios entre el Nuevo FISE y la municipalidad y entre la municipalidad y la
comunidad

 El porcentaje destinado a la municipalidad en concepto de intermediación es del 1.5% del


costo de la ejecución de la obra física y del componente social.

B) Procedimientos
 La municipalidad retirará de la cuenta de ahorro del proyecto, el monto establecido en
concepto de intermediación municipal (1.5% del costo de la ejecución física y del componente
social) al final de la ejecución del mismo.

Instrumentos de aplicación

 Libreta de cuenta de ahorro del proyecto.

 Libro de banco (Instrumento 304)

3.12 Composición y cálculo del presupuesto de la obra física de un PGC.

A) Normas.
 El presupuesto de un PGC debe tener la misma estructura que un proyecto que es ejecutado
por un contratista, es decir debe estar compuesto por:

1) Costos directos (materiales, mano de obra, equipo, transporte, subcontratos).

2) Costos indirectos (admón. de plantel, gastos de plantel, construcciones temporales,


IVA de los materiales, equipos menores y herramientas, imprevistos, etc)

3) Administración y utilidad.

4) Intermediación Municipal.

 El monto determinado por administración y utilidad del proyecto es de la comunidad.

 No se incluyen los siguientes impuestos: IR, impuesto municipal. El único impuesto a


reconocer es el Impuesto General al Valor (IVA) de los materiales, el cual está considerado en
los costos indirectos del proyecto.

 No se incluyen fianzas.

CAPITULO 3 76 
 Los costos directos del proyecto se calculan conforme los diseños y especificaciones técnicas
del mismo, por tanto estos no varían para ambas modalidades de ejecución (con un ejecutor
privado ó PGC). Estos costos incluyen el transporte de los materiales y la movilización de
equipos.

 Los costos indirectos de un PGC tienen la misma estructura de un proyecto ejecutado por un
contratista con la diferencia que no incluyen los conceptos de:

1) Fianzas

2) Seguros

3) Prestaciones sociales y viáticos del Residente Comunitario (incluidos en el costo de


su contrato)

4) Los salarios del bodeguero/fiscal y vigilante ya que estas funciones las realizan los
miembros del Comité de Administración y la Junta de Vigilancia.

5) Impuesto sobre la Renta (IR)

6) Impuesto Municipal

 El salario del Residente Comunitario de un PGC es igual al de un ingeniero residente en la


modalidad tradicional. Sin embargo, si el Residente Comunitario contratado para el PGC fuese
un maestro de obra, solamente se le podrá pagar el 60% de lo establecido en los costos
indirectos. En ese caso la diferencia es devuelta a la municipalidad y no podrá formar
parte del ahorro comunitario.

 Los miembros del Comité de Administración y la Junta de Vigilancia realizan las compras, se
encargan de la bodega comunitaria y de las labores de vigilancia.

 Se aplica en concepto de intermediación municipal, el 1.5% a la sumatoria de los costos


directos, costos indirectos y administración y utilidad, cuyo monto es de la alcaldía por realizar
la intermediación entre el Nuevo FISE y la comunidad.

B) Procedimientos.
El Asesor municipal es el responsable de la evaluación del proyecto y durante este proceso
determina el presupuesto del componente de ejecución de la obra física del proyecto en
coordinación con el formulador. El Asesor municipal, para la elaboración del presupuesto realiza lo
siguiente:
 Verifica la modalidad de ejecución del proyecto (PGC) grabada en el sistema.

 Verifica las cantidades de obras en coordinación con el formulador del proyecto.

 Registrar las actividades constructivas de la ejecución de la obra física del proyecto con sus
respectivas cantidades de obras, las cuales se graban de la misma manera que un proyecto
ejecutado por un contratista. Una vez grabadas todas las actividades constructivas, el sistema
determina los costos indirectos, el resumen de costos del proyecto en donde se determina el
monto de intermediación municipal.

 Generar los reportes de costos:

CAPITULO 3 77 
1) Presupuesto del proyecto;

2) Costos indirectos,

3) Resumen de costos del proyecto;

4) Lista de materiales

 Todos estos reportes deben ser archivados en la carpeta del proyecto.

 La alcaldía remite a la comunidad los reportes descritos en el inciso anterior.

Instrumentos de aplicación

 Reporte de Presupuesto del proyecto.

 Reporte de costos indirectos del proyecto.

 Reporte “Resumen de Costos del proyecto”

Estos reportes son


ALTO generados por el sistema de
Evaluación SICPRO-EVA.

3.13 Disposición de los intereses bancarios y mantenimiento

A) Descripción
 La Alcaldía registrará los intereses devengados y recibidos por los saldos que maneje en
cuenta de ahorro para la ejecución del proyecto y deberá de transferir estos al Nuevo FISE.

 Esta norma no se aplica a los recursos que le fueron transferidos a la comunidad.

B) Requisitos previos
Chequeo de los intereses que devengan la cuenta de ahorro de la comunidad y la cuenta corriente
de la municipalidad.

Registro y consolidado de los montos que representan tanto los intereses devengados por la
cuenta como el mantenimiento del valor de la misma.

El registró y consolidado de los intereses y mantenimiento del valor es llevado por el financiero de
la municipalidad en la cuenta de ahorro y por el tesorero con el apoyo del auxiliar de contabilidad
en la cuenta corriente de la comunidad.

CAPITULO 3 78 
Instrumentos de aplicación

 Libro de banco (Instrumento 304)

Responsables

 El Tesorero

 El Auxiliar de contabilidad

 El Facilitador Social

 El Comité de administración

 El Financiero de la municipalidad

3.14 Disposición de los ahorros comunitarios

A) Descripción
El ahorro comunitario es el dinero restante que queda en caja chica y en el banco resultante una
vez que el Comité de Administración, la Junta de Vigilancia, el Supervisor y el Residente
Comunitario revisaron con detenimiento que la obra se ha terminado completamente. La Alcaldía y
el Asesor municipal deben estar presentes para avalar el cierre del proyecto.

Es condición fundamental que el Informe de Supervisión Final haya sido debidamente llenado y
firmado tal como se indicó en la Décima segunda etapa de la segunda fase: Preparación de la
entrega final.

El Comité de Administración en conjunto con el Supervisor, informan por escrito a la alcaldía la


finalización del proyecto. El Asesor Municipal tiene un plazo de cinco días laborables para realizar
la visita de verificación para la recepción final.

El Comité de Administración, la Junta de Vigilancia, el Supervisor y el Residente Comunitario


visitan el proyecto y lo revisan con detenimiento. La Alcaldía y el Asesor municipal deben estar
presentes para avalar el cierre del proyecto.

El equipo arriba conformado dictamina que el proyecto está totalmente terminado, y se procede a
convocar a la Sexta Asamblea General Comunitaria.

B) Normas
1) Solamente puede ser considerado ahorro si el supervisor, el AMU y el Residente
Comunitario han dictaminado que la obra ha sido totalmente terminada.

2) La parte del dinero sobrante como resultante que no se contrató como Residente
Comunitario a un ingeniero o arquitecto sino a un maestro de obra no es considerada
parte del ahorro y debe devolverse a la municipalidad para que ésta a su vez la
devuelva al Nuevo FISE.

CAPITULO 3 79 
3) El ahorro solamente puede utilizarse para un bien colectivo de la comunidad y bajo
ningún concepto debe ser dispuesto para beneficio de ninguna persona en particular.

4) El dinero ahorrado se debe utilizar para: a) un fondo de emergencia para la reparación


futura del proyecto o su mantenimiento y b) cubrir las prioridades establecidas en el
Plan de Gestión Comunitaria.

5) La única instancia responsable de decidir sobre el uso del ahorro generado es la


Asamblea General de la Comunidad.

6) El ahorro debe ser depositado en una libreta de ahorro cuyos firmantes deben ser los
miembros de la directiva de la comunidad, o en su defecto el Comité de Mantenimiento
del Proyecto.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a Asamblea General Comunitaria ( Instrumento 206 )

 El Informe financiero

 Resolución sobre el uso del ahorro social del proyecto y su operación.

 Acta de Recepción final. ( Instrumento 246 )

 Modelo de Acta de AGC. ( Instrumento 247 )

3.15 Contratación del Residente Comunitario y del Facilitador Social

A) Descripción
 El Residente Comunitario es un Ingeniero Civil, un Arquitecto o un Maestro de Obra
seleccionado, contratado y pagado por la comunidad para garantizar la asistencia técnica y
administrativa a la comunidad para que la obra física se realice con calidad, de acuerdo a lo
establecido en el documento de proyecto (especificaciones técnicas, alcances, presupuesto,
planos y plazos). Es requisito fundamental para ser contratado como Residente Comunitario
que éste demuestre fehacientemente que ha ejecutado tres obras similares o iguales.

 El Facilitador Social es un profesional o un técnico que fehacientemente demuestre que ha


trabajado como promotor comunitario en al menos tres ocasiones por periodos superiores a
tres meses.

 El técnico municipal, con el apoyo del AMU, poseen el criterio suficiente para proponer a la
municipalidad o comunidad-según sea el caso- si para una obra determinada, el Residente
Comunitario debe ser obligatoriamente, un Ingeniero Civil con determinada experiencia o si el
Facilitador Social debe ser un profesional universitario (Trabajador social o similar).

 Es obligación del técnico municipal asistido por el AMU, colaborar con el CA-PGC para que
obtengan al menos tres Hojas de Vida que documentada y fehacientemente demuestren que
los candidatos han ejecutado al menos tres proyectos iguales o similares.

CAPITULO 3 80 
 En caso no existir personal idóneo en la comunidad, se extrae del Banco de Proveedores una
lista de 3 profesionales habilitados como mínimo para cada uno de los cargos. Se tiene que dar
preferencia a profesionales o técnicos que residen en la municipalidad.

B) Normas
1) Que la comunidad no se deje influenciar por ninguna persona o institución que le
quiera sugerir y menos imponer que contrate a tal o cual persona.

2) Que los candidatos sean al menos tres y todos deben demostrar documentadamente
que han ejecutado al menos tres proyectos similares: la prueba para demostrar que
han ejecutado alguna obra es un documento firmado por el dueño o contratista del
proyecto que construyó (Acta de finiquito de la obra).

3) Que el candidato a Residente Comunitario no haya sido INHABILITADO en el Banco


de Proveedores del Nuevo FISE o de la municipalidad.

4) Que el candidato a Residente Comunitario no sea la misma persona que formuló el


Proyecto.

5) El criterio único para seleccionar al Residente Comunitario o al Facilitador Social es el


del precio más bajo que el comité de adjudicación negocie con los candidatos que
hayan sido preseleccionados porque cumplieron con el requisito de haber demostrado
documentadamente (acta de recepción final del proyecto) que han ejecutado
satisfactoriamente al menos tres proyectos de similar naturaleza. Por lo tanto, la
comunidad al contratar al residente, al auxiliar de contabilidad y al facilitador no aplica
ninguna matriz.

6) El comité comunitario que colectivamente tomó la decisión, deberá firmar el acta


respectiva y el secretario conservarlas conjuntamente con las hojas de vida de los
candidatos.

C) Procedimientos
1) Que la decisión de contratar a tal o cual persona debe ser tomada por un comité de
adjudicación el cual debe estar formado por al menos tres comunitarios: dos del CA-
PGC, y un vecino notable nombrado por la cuarta AGC.

2) Es mucho mejor que el Residente Comunitario y el Facilitador Social sean vecinos de


la comunidad o de una comunidad cercana o de la cabecera municipal al menos. Por
ello, en los Términos de Referencia se establece esta condición en segundo lugar en el
orden de importancia o prelación, para la adjudicación del ganador.

3) En caso de empate en el precio negociado, se adjudicará al que sea originario y tenga


su domicilio permanente en la comunidad.

4) En caso de prevalecer el empate en el lugar de domicilio, se adjudicará al que tenga


mayor cantidad de obras similares.

5) En caso de prevalecer el empate en cantidad de obras similares, se realizará un sorteo


entre los candidatos empatados.

6) Para el sorteo se podrá utilizar una caja o una bolsa transparente donde la JV-PGC
depositará una cantidad de papelitos enrollados igual a la cantidad de candidatos

CAPITULO 3 81 
empatados, en presencia de los participantes y el CA-PGC. Se adjudicará al candidato
que saque el papelito que tenga escrita la palabra GANADOR.

7) Una vez que un candidato haya sido seleccionado, debe comprometerse a participar
en un Taller de capacitación/acreditación que periódicamente organiza el Nuevo FISE
o en su defecto deberá asistir a una charla dictada sea por los técnicos municipales o
el AMU. Si el seleccionado ya participó en algún taller o charla de acreditación es
deseable pero no exigido que participe en otro.

8) Las condiciones de monto, modalidad de pago, funciones y responsabilidades del


Residente Comunitario y del Facilitador Social serán indicadas en los términos de
referencia y el modelo de contrato respectivo.

9) El secretario del CA-PGC llena el acta de adjudicación, la firman los miembros del
comité de adjudicación y la archiva conjuntamente con los Currículo Vitae de todos los
candidatos.

Las normas y procedimientos antes descritos son una explicación de La ley del 3 por 3 por 3:
para contratar los servicios de alguien se necesitan 3 candidatos que hayan ejecutado al menos
tres proyectos iguales o similares y al menos 3 personas toman la decisión de negociar su costo y
de contratarlo.

Requisitos previos

 Que se haya demostrado la viabilidad del proyecto.

 Que el Nuevo FISE haya realizado desembolso del componente físico del proyecto.

 Que el Supervisor haya sido contratado por la municipalidad (en el caso del residente
comunitario)

 Que se cuente con los Currículo Vitae de al menos tres (3) candidatos.

 Que se haya formado un comité de al menos tres (3) comunitarios.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a participar como Residente Comunitario. (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

 Instructivo para la Selección de oferentes. (Instrumento 203)

 Términos de Referencia Residente Comunitario. (Instrumento 228)

 Modelo de Contrato de Residente Comunitario. (Instrumento 229)

 Invitación a participar como Facilitador Social. (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

CAPITULO 3 82 
 Términos de Referencia para el Facilitador Social Modulo I. (Instrumento 204)

 Modelo de Contrato de Servicios del Facilitador Social para el Modulo I. (Instrumento 205)

Responsables

 -El CA-PGC

 -La JV-PGC

3.16 La contratación del auxiliar de contabilidad

A) Descripción.
La contratación del auxiliar de contabilidad es una opción que el comité de administración puede
utilizar si sus niveles educativos y el volumen de actividades de contabilidad y control lo requieren.
Los servicios del Auxiliar de contabilidad son parte de los costos indirectos y por lo tanto no tiene
un presupuesto adicional, tal como no lo tienen el planillero o el bodeguero. Estos son parte de los
costos indirectos.

El técnico municipal conjuntamente con el AMU antes de iniciar el proyecto deben sugerir a la
comunidad si deben o no contratar un auxiliar contable. Esta sugerencia puede convertirse en
exigencia si durante la ejecución del proyecto el apoyo de un auxiliar de contabilidad se convierte
en una necesidad. El CA-PGC está en la obligación de acatar esta decisión.

En ningún caso el Auxiliar de Contabilidad asumirá la responsabilidad del tesorero sobre la


rendición de cuentas a la comunidad, resguardo de los documentos del proyecto, presentación de
informes a la alcaldía, Nuevo FISE u otro organismo que el Nuevo FISE designe. El auxiliar de
contabilidad es un apoyo.

Los requisitos básicos para el auxiliar de contabilidad son

1) Ser contador privado o tener conocimientos básicos de contabilidad.

2) Tener al menos 3 años de experiencia laboral en el ramo.

B) Normas.
1) Que la comunidad no se deje influenciar por ninguna persona o institución que le
quiera imponer que contrate a tal o cual persona.

2) Que los candidatos sean al menos tres y todos deben demostrar documentadamente
que cumplen con los requisitos para el cargo.

3) El criterio único para seleccionar al Auxiliar de Contabilidad es el del precio más bajo
que el comité de adjudicación negocie con los candidatos que hayan sido
preseleccionados porque cumplieron con el requisito de haber demostrado
documentadamente que cumplen con los requisitos del cargo.

CAPITULO 3 83 
C) Procedimientos.
1) Que la decisión de contratar a tal o cual persona debe ser tomada por un comité de
adjudicación el cual debe estar formado por al menos tres comunitarios: dos del CA-
PGC y un vecino notable nombrado por la cuarta AGC.

2) Es mucho mejor que el Auxiliar de Contabilidad sean vecinos de la comunidad o de


una comunidad cercana o de la cabecera municipal al menos. Por ello, en los
Términos de Referencia se establece esta condición en segundo lugar en el orden de
importancia o prelación, para la adjudicación del ganador.

3) En caso de empate en el precio negociado, se adjudicará al que sea originario y tenga


su domicilio permanente en la comunidad.

4) En caso de prevalecer el empate en el lugar de domicilio, se adjudicará al que tenga


mayor cantidad de trabajos similares.

5) En caso de prevalecer el empate en cantidad de trabajos similares, se realizará un


sorteo entre los candidatos empatados.

6) Para el sorteo se podrá utilizar una caja o una bolsa transparente donde la JV-PGC
depositará una cantidad de papelitos enrollados igual a la cantidad de candidatos
empatados, en presencia de los participantes y el CA-PGC. Se adjudicará al candidato
que saque el papelito que tenga escrita la palabra GANADOR.

7) Una vez que un candidato haya sido seleccionado, debe comprometerse a participar
en un Taller de capacitación/acreditación que periódicamente organiza el Nuevo FISE
o en su defecto deberá asistir a una charla dictada sea por los técnicos municipales o
el AMU. Si el seleccionado ya participó en algún taller o charla de acreditación es
deseable pero no exigido que participe en otro.

8) Las condiciones de monto, modalidad de pago, funciones y responsabilidades del


auxiliar de contabilidad serán indicadas en los términos de referencia y el modelo de
contrato respectivo.

9) El secretario del CA-PGC llena el acta de adjudicación, la firman los miembros del
comité de adjudicación y la archiva conjuntamente con los Currículo Vitae de todos los
candidatos.

Las normas y procedimientos antes descritos son una explicación de La ley del 3 por 3 por 3:
para contratar los servicios de alguien se necesitan 3 candidatos que hayan ejecutado al menos
tres trabajos iguales o similares y al menos 3 personas toman la decisión de negociar su costo y
de contratarlo.

Instrumentos de aplicación

 Invitación a participar como Auxiliar de Contabilidad. (Instrumento 219)

 Modelo General de Currículum Vitae. (Instrumento 220)

 Instructivo para la Selección de oferentes. (Instrumento 203)

 Términos de Referencia del Auxiliar de Contabilidad. (Instrumento 230)

CAPITULO 3 84 
 Acta de Adjudicación (Instrumento 319)

 Modelo de Contrato del Auxiliar de Contabilidad. (Instrumento 231)

Responsables

 El CA-PGC
 La JV-PG

3.17 La selección y el pago de trabajos no calificados

A) Descripción
 El Comité de Administración convoca a Asamblea General Comunitaria para la selección del
personal que se contratará

 Para actividades de construcción que no requieran calificación especial o técnica y exista más
mano de obra de la que se puede contratar, la selección se realizará en presencia de un
representante de la alcaldía, a fin de escoger sin prejuicios o sesgos.

 En caso de requerirse mano de obra que no sea de la comunidad, debido a déficit de la misma
previamente determinada por el CA-PGC y Residente Comunitario, se definirá la cantidad, tipo
y costo de mano de obra foránea a contratar.

 En caso de existir variaciones en los costos de la mano de obra, se identificará el origen de los
recursos, no afectando los rubros presupuestados del proyecto.

 Los fondos adicionales para cubrir los costos de la mano de obra foránea para trabajos no
calificados, pueden ser considerados del ahorro social comunitario o ser cofinanciados por la
Alcaldía previo consenso.

 Para la contratación de mano de obra foránea se aplicarán los mecanismos establecidos en


esta sección.

B) Requisitos previos
 Trabajos no calificados identificados de los alcances del proyecto, con el apoyo del
Residente Comunitario y aprobado por el CA-PGC.

 Déficit de mano de obra local definido

 Presentación en una pancarta grande del número de contrataciones disponibles por cargo
para la ejecución del proyecto de acuerdo a lo siguiente:

CAPITULO 3 85 
Aviso de Necesidad de Mano de Obra Comunitaria para Nuestro Proyecto

Cargo Numero de Vacantes Disponibles

Ayudantes

Bodeguero

Vigilantes

Otros

Instrumentos de aplicación

 Acta de adjudicación de contratación de mano de obra. (Instrumento 318)

 Libro de acta

 Informe de contrataciones (Instrumento 315)

 Convenio de Servicios. (Instrumento 308)

 Convenio de Servicios para actividades semanales (Instrumento 309)

 Control de Asistencia diaria. (Instrumento 310)

 Planilla de pago de la mano de obra (Instrumento 311)

 Emisión de cheque pago de planilla, (Instrumento 312)

 Modelo de carta de referencia (Instrumento 313)

 Criterios de selección de la mano de obra. (Instrumento 314)

Responsables

 El CA-PGC

 La JV-PGC

 El Residente comunitario

 La AGC-PGC

 El Técnico Municipal

CAPITULO 3 86 
3.18 La selección, contratación y el pago de trabajos calificados

La selección de la mano de obra para trabajos calificados se realizará en Asamblea Comunitaria.


La asignación de funciones y selección del personal a contratar dependerá de:

1) La calificación de cada miembro de la comunidad para participar.

2) Disponibilidad de tiempo de cada miembro.

3) Estar dispuesto a capacitarse y entrenarse.

4) Estar dispuesto a atender las recomendaciones del Residente Comunitario.

En caso de requerirse mano de obra que no sea de la comunidad, debido a déficit de la misma
previamente determinada en Asamblea General ordinaria o extraordinaria, se definirá la cantidad,
tipo y costo de mano de obra foránea a contratar.

En caso de existir variaciones en los costos de la mano de obra, se identificará el origen de los
recursos, no afectando los rubros presupuestados del proyecto.

Es fundamental que el Residente, conjuntamente con el CA-PGC y la JV-PGC elaboren y


expongan en público una pancarta grande del número de contrataciones disponibles por cargo
para la ejecución del proyecto de acuerdo a lo siguiente:

Aviso de Necesidad de Mano de Obra Calificada para Nuestro Proyecto

Especialidad Numero de Vacantes Disponibles

Albañiles

Electricistas

Maestro de Obra

Soldadores

Herreros

Armadores

Carpinteros

Otros

Instrumentos de aplicación

 Acta de adjudicación (Instrumento 318)

CAPITULO 3 87 
 Libro de acta

 Informe de contrataciones. (Instrumento 315)

 Convenio de Servicios. (Instrumento 308)

 Convenio de Servicios para actividades semanales (Instrumento 309)

 Control de Asistencia diaria. (Instrumento 310)

 Planilla de pago de la mano de obra. (Instrumento 311)

 Emisión de cheque de planilla, (Instrumento 312)

 Modelo de carta de referencia (Instrumento 313)

 Criterios de selección de la mano de obra (Instrumento 314)

 Auditoria Social. (Instrumento 316)

Responsables

 La Asamblea General Comunitaria

 El CA-PGC

 La JV-PGC

 El Residente Comunitario

 El Supervisor

 El Técnico Municipal

3.19 La contratación de obras y servicios especiales.

La subcontratación de obras, adquisición de bienes y servicios especializados, es la operación que


se lleva a cabo para garantizar aquellas actividades que por la complejidad que representan,
requieren de procedimientos constructivos especializados, maquinaria, equipos y suministros
especiales para su ejecución, tales como: perforación de pozos con maquinaria, movimiento de
tierra o instalación de obras prefabricadas y equipos (tanques de acero, postes de transmisión
eléctrica, transformadores, rejillas y tuberías perforadas para pozos, bombas para agua potable,
etc.) y cualquiera otra actividad que lo amerite, previamente acordado con el supervisor, el técnico
municipal y con la asistencia del AMU.

Vigencia de la oferta: en el documento de oferta el proveedor debe indicar claramente cuál es el


plazo de vigencia de su oferta, la cual no debe ser menor a 30 días calendarios.

CAPITULO 3 88 
Garantía de anticipo: Previo a recibir cualquier suma por concepto de adelanto, el oferente
adjudicado deberá presentar una garantía de anticipo por un monto equivalente al cien por ciento
(100%) del adelanto a conceder. La vigencia de esta garantía deberá de exceder, al menos, en
noventa (90) días calendario al plazo de terminación del contrato. Esta garantía deberá ser
devuelta una vez se amortice el cien por ciento (100%) del monto anticipado.

La Municipalidad es responsable de apoyar al Comité de Administración a ejecutar la garantía en


caso de incumplimiento.

3.20 Las compras de bienes.

A) Norma Única o la Ley del 3 por 3 por 3


Para la contratación de todo trabajo o para la compra de todo producto o lote de productos con
costos previstos superiores a US$300 (Trescientos dólares o su equivalente en córdobas) se
deben tener tres cotizaciones de productos de similar calidad y características y la decisión de la
compra la deben tomar al menos tres personas.

Se opta por el producto o servicio más barato entre los tres que hayan cumplido con todas las
normas de calidad y exigencias. Es importante que se tenga presente que con esta norma no se
compra el producto más barato, sino el más barato entre los mejores.

La ley del tres por tres por tres es la ley de oro de la transparencia en el uso de los recursos que
una comunidad debe utilizar para hacer su trabajo de manera eficiente, transparente y
cuentadante.

B) Procedimientos
1) Elaborar las características técnicas. Primero y antes que nada es necesario que el
CA-PGC tenga claro la naturaleza del servicio o bien que desea contratar o comprar:
su calidad, sus características, su durabilidad, la existencia de repuestos y servicios,
su fuerza, su capacidad, etc. El Supervisor y el Residente Comunitario tienen la
obligación de apoyar a la comunidad en determinar claramente qué necesita y cuáles
son las mejores marcas o productos que existen.

2) Solicitar y recibir las cotizaciones. El CA-PGC debe conseguir al menos tres


cotizaciones que cumplan con todas las características técnicas requeridas. La
cotización es la información que entrega un proveedor sobre el precio de un material,
equipo, servicio de ejecución de obra o herramienta que se encuentra en venta o
disponible. Para que sea válida la cotización debe contener toda la información que le
solicité el CA-PGC. Se deben tener al menos tres cotizaciones. En el caso que no se
pudieran obtener cotizaciones, a pesar de haberlas buscado en la cabecera municipal
o en la cabecera departamental entonces solamente se decide entre dos cotizaciones.

3) Formar el comité de adjudicación. Este comité debe estar formado por al menos 5
personas de las cuales tres deben ser del CA-PGC y dos son vecinos o vecinas
nombrados por la AGC. Después de tres sesiones de adjudicaciones debería ser
conformado un nuevo comité. Si no se reunieron al menos tres personas, el acto no
tiene validez.

4) Análisis de las cotizaciones. El comité de adjudicaciones se reúne y con


detenimiento estudia las cotizaciones verificando que todos los productos y marcas
sean de la mejor calidad. En este análisis el comité de adjudicación puede ser apoyado

CAPITULO 3 89 
por el técnico municipal, el AMU, el Facilitador Social o el Residente Comunitario pero
ellos no toman ninguna decisión pues solamente tienen voz y no voto.

5) Toma de la decisión. El comité de adjudicaciones decide por el producto o bien, más


barato pero seleccionara solamente entre los mejores. Al menos tres miembros del
comité de adjudicación deben estar de acuerdo y al menos uno de los tres no debe ser
parte del CA-PGC.

6) Acta de la toma de decisión. Se deja constancia de todo este proceso en el Acta de


Adjudicación el cual se conserva conjuntamente con el contrato o la factura de compra.

Instrumentos de Aplicación

 Modelo de acta de adjudicación. (Instrumento 318)

CAPITULO 3 90 
Anexos

·
Nº 1: Deberes y Obligaciones
·
Nº 2: Siglas y Definiciones
·
Nº 3: Índice de los instrumentos
Anexo 1: Deberes y obligaciones de los Actores en un PGC

Este anexo contiene un resumen de los deberes y obligaciones de los cuatro grandes actores que
participan en todo PGC: La comunidad como actor principal, los gobiernos municipales, el Nuevo
FISE y los prestadores de servicios.

A. De la Asamblea General Comunitaria (AGC)

 Elegir a las personas que serán capacitadas para la administración de los fondos, para
incrementar las capacidades de gestión y organización comunitaria asegurando su asistencia
y participación

 Aprobar o desaprobar el Autodiagnóstico participativo y el Plan de Gestión Comunitaria.

 Conocer y hacer cumplir el Manual Operativo para Proyectos Guiados por la Comunidad u
otras normas contraídas por las instancias que financian.

 Constituye e integra sus instancias organizativas para la administración y ejecución del


proyecto.

 Elegir a los miembros del Comité de Administración, por el término de un año

 Elegir a los miembros de la Junta de Vigilancia por el término de un año para que ejerza el rol
de fiscalizador y garante de la auditoria social.

 Remover a los miembros del Comité de Administración y a los miembros de la Junta de


Vigilancia, cuando hayan faltado a sus funciones y elegir a sus sustitutos.

 Firmar Acta de Garantía de Honor Comunitario y Acuerdo de compromiso Alcaldía Municipal y


Comunidad comprometiéndose a ejecutar el proyecto bajo la modalidad PGC.

 Aprobar o desaprobar el diseño y presupuesto del proyecto o los proyectos que se le presenten
y que serán ejecutados bajo la modalidad de Proyecto Guiado por la Comunidad.

 Aprobar o desaprobar mensualmente los informes de gestión física y financiero que el Comité
de Administración presente.

 Conocer y dirimir sobre los informes de la Junta de Vigilancia

 Recibir la obra de parte del Comité de Administración

 Aprobar o desaprobar el Balance financiero de cierre de la obra.

 Decidir sobre el uso del ahorro social que resultase del gasto no efectuado por la gestión de la
comunidad o su aporte, sin detrimento de las metas físicas y del aseguramiento técnico del
proyecto.

 Definir precios y cargos por el uso y mantenimiento de la obra que resulte de la ejecución del
proyecto.

 Elegir a los miembros de los diferentes Comité Especializados para la ejecución,


administración o mantenimiento de la obra por el término de dos años.

ANEXOS 92 
 Elegir por sorteo a las personas que integrarán los equipos de trabajo comunitario en el caso
que exista un exceso de oferta de mano de obra y que los participantes tengan igual condición
decidir por el que presente costos menores ingresos.

 Vigilar por el uso y resguardo de los bienes y dinero del proyecto.

B. Del Comité de Administración-PGC

 El CA-PGC se integra con cinco miembros que tienen los siguientes cargos:

1) Coordinador

2) Vice coordinador

3) Tesorero

4) Secretario

5) Vocal

 Por lo menos dos de los cargos deben ser ocupados por mujeres. Preferiblemente el de
Presidencia y Tesorero. Los candidatos deben tener buena capacidad de comunicación,
poseer educación básica (leer, escribir y poder realizar operaciones aritméticas básicas).

 El Comité de Administración será convocado a través de la Secretaría, con siete días de


anticipación, por lo menos dos veces al mes, a fin de conocer sobre: el avance y operación de
sus actividades, las sesiones de capacitación realizadas, los recursos disponibles en dinero y
bienes así como el resguardo y control de los mismos, la participación de los pobladores en la
ejecución del proyecto.

 Las funciones del CA-PGC son las siguientes:

1) Firmar convenio de ejecución de proyectos con la alcaldía.

2) Abre en coordinación con la alcaldía respectiva, cuenta corriente en la sucursal


bancaria más cercana a su domicilio con dos firmas libradoras “B” de la comunidad y
dos firma libradora “A” de la municipalidad

3) Se compromete con la ejecución del proyecto a través de la identificación de los


recursos que puede aportar la comunidad y es responsable de la cuantificación del
aporte comunitario.

4) Contrata al Facilitador Social, Residente Comunitario, Auxiliar de contabilidad y otros


servicios que aseguren la ejecución eficiente del proyecto Gestiona recursos (dinero,
materiales, etc.) ante la Alcaldía, Banco, la comunidad y otros organismos.

5) Registra y cuida las facturas, recibos y documentos que amparan los gastos y los
ingresos recibidos.

6) Cuida los materiales, herramientas, y demás bienes relacionados a la obra.

7) Organiza y administra las actividades de construcción del proyecto.

ANEXOS 93 
8) Registra en Bitácora los incidentes o problemas relacionados a la ejecución y buena
marcha del proyecto.

9) Periódicamente informa y rinde cuenta a la Asamblea General sobre el nivel de


ejecución del proyecto en su aspecto físico, financiero, social y organizativo.

10) Administra y rinde cuentas de los recursos recibidos a la municipalidad.

11) Organiza y ejecuta el mantenimiento preventivo de las obras. Firma el acta de


recepción final del mantenimiento preventivo.

 Cada miembro del CA-PGC tiene funciones específicas en un proyecto PGC. A continuación
se describen las funciones por cargos.

A) Son responsabilidades del Coordinador del Comité de Administración:

1) Coordinar las acciones y presidir las reuniones del Comité de Administración.

2) Representar ante la alcaldía, instituciones públicas como Nuevo FISE u otras y


organizaciones de cooperación, a la Comunidad para el manejo de proyectos.

3) Convocar a reunión de Asamblea General a los pobladores de la comunidad

4) Firmar la apertura de cuenta corriente para el manejo de los fondos del proyecto, los
recibos de materiales y aportes, los convenios que aseguren la ejecución del o los
proyectos.

5) Dirigir las acciones del comité a fin de que las actividades y el presupuesto
establecido en el Proyecto se ejecute de acuerdo al convenio de ejecución alcaldía-
comunidad.

6) Resguardar los bienes, fondos y recursos que las instituciones aportantes han
transferido a la comunidad para la realización del proyecto(s).

7) Firmar el acta de garantía de honor comunitario para el buen manejo de los recursos
destinados para los proyectos.

B) Son responsabilidades del Vice Coordinador:

1) Apoyar al Coordinador en todas las funciones y actividades relacionadas a su cargo.

2) Representar temporalmente al Coordinador en el cumplimiento de sus funciones


cuando este lo delegue.

3) Sustituir al Coordinador en su cargo según lo decida el Comité de Administración.

4) Firma de Acta de Garantía de Honor Comunitario

ANEXOS 94 
C) Son responsabilidades del (a) Secretario(a) las siguientes:

1) Preparar en Conjunto con el Coordinador los informes de avance del proyecto a ser
presentado ante la Asamblea General, Alcaldía, Asesor municipal y demás fuentes de
financiamiento si las hubiere.

2) Realizar la convocatoria a reunión de Comité de Administración y a Asamblea General


Comunitaria, con siete días de anticipación, considerando la hora, lugar y día más
conveniente para que se logre una asistencia de todos o la mayoría de los pobladores
de la comunidad.

3) Elaborar las actas del Comité de Administración, las cuales deberán de contener:
fecha, lugar, hora, firma de asistentes, agenda de temas a discutir, principales
observaciones de los participantes y acuerdos tomados, se anotará quienes tuvieron
en contra y los votos a favor de las propuestas y las decisiones.

4) Garantizar que las actas del Comité de Administración se encuentren en su respectivo


libro de actas bajo su custodia.

5) Recibir las iniciativas de los pobladores, quejas o sugerencias que resulten de la


ejecución del proyecto o los proyectos e informar sobre los mismos a los otros
miembros del Comité de Administración.

6) Firmar Acta de Garantía de Honor comunitario para el buen manejo de los recursos
destinados para los proyectos.

D) Son responsabilidades del tesorero los siguientes:

1) Asegurar el buen uso de los bienes y fondos de la comunidad.

2) Asegurar el debido control y registro según lo estipulado en el diseño del proyecto y


Manual Operativo de los PGC.

3) Custodiar los documentos relacionados a los gastos e ingresos del proyecto.

4) Resguardar los documentos relacionados a la cuenta corriente del proyecto

5) Preparar informe sobre el uso de los fondos y que se rinda cuenta en la Asamblea
General que se realice mensualmente.

6) Firmar acta de compromiso de honor para el buen manejo de los recursos destinados
para los proyectos.

7) Llevar registro pormenorizado y control del aporte municipal al proyecto y del aporte
comunitario. Cuantificarlo cuando sea en especie y asegurarse que se rinda
mensualmente en la Asamblea General Mensual.

Es requisito para ser elegido tesorero haber


aprobado al menos el 3ro. de primaria y dominar las
ALTO cuatro operaciones aritméticas fundamentales o en
su defecto saber manejar una calculadora simple.

ANEXOS 95 
E) Son responsabilidades del vocal las siguientes:

1) Participar de las sesiones del Comité Administración

2) Sustituir de forma temporal o permanente al vice coordinador, secretario y tesorero


cuando así lo decida la Asamblea General Comunitaria.

3) Firmar Acta de Garantía de Honor Comunitario para el buen manejo de los recursos
destinados para los proyectos.

C. De la Junta de Vigilancia PGC

La JV-PGC es la instancia encargada de vigilar e informar a la Asamblea General Comunitaria


sobre: el manejo de los recursos, el resguardo de los fondos y bienes y de la administración del
proyecto, además de informar a la Asamblea General de la aprobación o desaprobación de las
decisiones del Comité de Administración que afecten los intereses de una proporción o mayoría de
la comunidad.

La Junta de Vigilancia estará integrada por tres fiscales electos en Asamblea General Comunitaria
donde las mujeres deberán estar representadas al menos en un 33%.

Todos los miembros de la Junta de Vigilancia tiene igual capacidad de decisión por lo que sus
recomendaciones y reportes ante la Asamblea General Comunitaria será realizado previo
consenso entre los tres fiscales.

Los miembros de la Junta de Vigilancia asistirán a las reuniones del Comité de Administración con
voz pero sin voto.

La JV-PGC tiene como funciones las siguientes:

1) Ejerce el control y auditoria social de la inversión, a través de su instancia y de la


Asamblea General vigilando por el correcto resguardo de los fondos y de los bienes
del proyecto, su uso eficiente, el reconocimiento y cuantificación del aporte de la
comunidad al proyecto, de la distribución o asignación del ahorro en base a la decisión
de la Asamblea General.

2) Participa durante las compras de materiales que realice el comité de compra del
proyecto, para dar fe que se ha procedido con transparencia.

3) Participa durante la cuantificación que se realice al aporte comunitario, para


asegurarse que se está incluyendo la totalidad de los mismos.

4) Participa en Asamblea General en donde se presenta informe sobre el avance físico


financiero para una rendición de cuenta a la comunidad y una efectiva auditoria social.

5) Informa a la Asamblea General sobre los resultados de sus funciones.

D. Del Alcalde

1) Firma convenio de administración de PGC con el Nuevo FISE

2) Firma convenio de ejecución de proyecto con la comunidad.

ANEXOS 96 
3) Formula por contrato a tercero, el proyecto, garantizando la participación de los
beneficiados en el diseño del proyecto.

4) Contrata la supervisión externa del proyecto asistido por el Asesor municipal.

5) Apertura una cuenta de ahorro y otra cuenta corriente para el manejo del proyecto en
el que se depositen los fondos del Nuevo FISE y de la municipalidad.

6) Gestiona la apertura de cuenta corriente de la comunidad, siendo firma libradora A y


asegurando las dos firma B por parte de la comunidad.

7) Promueve la auditoria social mediante la rendición de cuenta del proyecto del Comité
de Administración ante la Asamblea General Comunitaria

8) Asiste a las comunidades a través de la UTM, el área financiera y el responsable de la


promotoría social, en los aspectos técnicos, sociales y financieros que requieran para
garantizar, el manejo adecuado del proyecto.

9) Asegura el Fondo de Mantenimiento de competencia municipal y su adecuada


ejecución. El fondo debe representar el 5% del monto del proyecto.

E. Del Técnico Municipal

1) Promueve la ejecución de la modalidad de proyectos guiados por la comunidad y


asegura el manejo del ciclo de proyecto.

2) Elabora el informe de prefactibilidad del proyecto de acuerdo a la guía establecida por


el Nuevo FISE.

3) Recibe del Facilitador Social los productos de los servicios contratados; diagnóstico en
las comunidades, Plan de Gestión, Comunitario e informe sobre la preparación de las
comunidades para organizarse.

4) Monitorea la ejecución física y financiera de la obra a través de la UTM, el área


financiera de la municipalidad y la supervisión externa.

F. Del Asesor Municipal Nuevo FISE (AMU)

1) Acompaña a la alcaldía a partir de la activación del componente social para que ésta
asegure la promoción del proyecto, la creación de condiciones organizativas.

2) Confirma a través de revisión de evidencia, la realización del autodiagnóstico de la


comunidad y el cumplimiento de las actividades de capacitación, la organización
comunitaria y la preparación para la firma de convenio de transferencia de recurso de
la alcaldía a la comunidad.

3) Asesora en la preparación de los TdR para la selección y contratación de la persona


responsable de la formulación de proyectos.

4) Realiza la evaluación del proyecto verificando la viabilidad del mismo.

ANEXOS 97 
5) Verifica la aplicación de las normas y procedimientos definidos en el Manual Operativo
de los PGC.

6) Apoya a la alcaldía (autoridades municipales y equipos técnicos municipales) en los


temas técnicos (selección y contratación de oferentes, certificación de avalúos, finiquito
de la obra) para que ellos realicen el mismo proceso con las comunidades en los PGC.

7) Es responsable de la ejecución del monitoreo continuo, da seguimiento a todas las


fases del ciclo de proyecto, a las actividades del Supervisor, Residente Comunitario y
Facilitador Social.

8) Verifica que se realice la evaluación de los PGC en la fase post proyecto por la alcaldía
y la comunidad de forma participativa y en base a matriz de evaluación contenidas en
este manual.

G. Del Residente Comunitario

1) Elabora en conjunto con la organización comunitaria, el Plan de Ejecución del


Proyecto y lo presenta a la comunidad para su información y aprobación.

2) Asiste técnicamente a la comunidad en el avance de las obras, garantizando que el


proyecto se realice de acuerdo con lo establecido en los documentos del proyecto.

3) Asegura el cumplimiento de la normativa en la calidad de los materiales. Asiste


técnicamente en la selección, planificación, compra y uso de los materiales, métodos
constructivos, medidas de seguridad, equipos, de manera que se garantice la calidad
de todos los componentes del proyecto.

4) Realiza e informa a la comunidad sobre las mediciones y el control del avance físico de
las obras, los cambios que el proyecto requiera y sea permitido, así como en el registro
financiero.

5) Garantiza e informa a la comunidad del cumplimiento de las normas ambientales


establecidas para tales fines.

6) Entrena en el manejo de los instrumentos técnicos-administrativos (organización y


distribución de la mano de obra por actividades, manejo de planilla) para la ejecución
eficiente de la obra.

7) Asiste y asegura que los aportes comunitarios en especie sean incorporados en


tiempo y forma.

H. Del Auxiliar de Contabilidad

1) Entrena en el manejo de los instrumentos administrativos (libro de contabilidad y en el


archivo de los documentos contables) para el adecuado control de los fondos.

2) Lleva un registro de la cuentas por pagar, de los desembolsos, del balance financiero
mensual del proyecto.

3) Asiste administrativamente a la comunidad para la administración adecuada de los


recursos en base a lo establecido en el presupuesto del proyecto.

ANEXOS 98 
4) Lleva un control pormenorizado del aporte comunitario en especie y efectivo y lo
presenta mensualmente al comité de administración.

I. Del Facilitador Social

1) El Facilitador Social capacita a la organización comunitaria en la elaboración del


autodiagnóstico y su plan de gestión, la organización y autogestión comunitaria, la
negociación, el planeamiento físico y financiero de la obra, así como en el control, la
administración y resguardo de los recursos físicos y financieros, para la operación y
mantenimiento de las instalaciones construidas, la rendición de cuenta a la asamblea
general y la auditoria social.

2) El Facilitador Social capacita, asistido por el Residente Comunitario a la comunidad en


la realización de las mediciones y control del avance físico de las obras así como el
registro financiero.

3) El Facilitador Social capacita asistido por el Residente Comunitario en la selección,


compra y uso de los materiales, métodos constructivos, medidas de seguridad,
equipos, solicitud de desembolsos de tal forma que se garantice la calidad de todos los
componentes del proyecto.

4) Apoya a la comunidad en la selección de 4 promotores comunitarios, para que realicen


sensibilización, promoción y divulgación del proyecto.

5) Les enseña técnicas de comunicación social para sensibilizar y promover la


participación plena de la comunidad en el proyecto.

J. Del Supervisor Externo

1) Verificar in situ permanentemente la ejecución, avance de las obras, la administración


de los recursos y la capacitación definida en el proyecto, garantizando que se cumpla
con lo establecido en los documentos del proyecto y el convenio.

2) Revisar y aprobar la calidad de los materiales, métodos constructivos, medidas de


seguridad, equipos, talleres de capacitación, solicitud de desembolsos, libros de
contabilidad, de manera que se garantice la calidad de todos los componentes del
proyecto.

3) Efectuar mediciones y evaluaciones precisas de los avances físicos de las obras, las
memorias de cálculo, las órdenes de cambio y registros de desembolsos financieros,
así como verificar el cumplimiento de los talleres de capacitación.

4) Verificar en la obra el cumplimiento de las medidas de mitigación, tanto generales,


como específicas que resultan de la Evaluación Ambiental.

5) Verificar en la obra el cumplimiento de las cláusulas ambientales contractuales del


contratista.

6) Verificar en la obra que se cumplan los Requisitos Básicos Ambientales establecidos


para el tipo de proyecto.

ANEXOS 99 
7) Basado en lo anterior el Supervisor debe utilizar una Lista de Chequeo para el
Seguimiento Ambiental que le servirá de guía para realizar su trabajo. Los resultados
del seguimiento ambiental deben ser plasmados por el Supervisor en la bitácora de la
obra, así como emitir los informes y medidas que considere oportuno para lograr el
cumplimiento de lo establecido en los instrumentos citados

8) Utilizar la Bitácora, para anotar sus observaciones e instrucciones a la comunidad.

9) Mantener una permanente coordinación con la alcaldía, instancias comunitarias,


(asamblea general de la comunidad, comité de administración, junta de vigilancia) y
participar en las reuniones en donde se tomen decisiones sobre el proyecto.

10) Velar por el cumplimiento del cronograma de ejecución física, financiera y todas las
actividades del proyecto y demás decisiones emanadas por la alcaldía asistida por el
Asesor Municipal.

11) Sugerir órdenes de cambio y ampliaciones de plazo en los casos que así lo requieran.
Si se comprobase por parte de la alcaldía, que se producen órdenes de cambio por
una inadecuada supervisión, los daños y costos ocasionados serán asumidos por la
persona encargada de esta función y el responsable directo.

12) Aprobar las solicitudes de desembolsos conforme a las normas establecidas en el


presente Manual Operativo.

13) Asegurar que la alcaldía cumpla con las funciones que le corresponda según convenio
establecido con el Nuevo FISE.

14) Participar en las capacitaciones que la municipalidad con el apoyo del Asesor
Municipal, solicite, para efectos del buen cumplimiento de su función.

15) Animar a la comunidad a que participe y cumpla con sus contrapartes.

16) Verificar el aporte de las contrapartes: Aporte municipal, aporte comunitario.

17) Ejercer un proceso de retroalimentación con la alcaldía, el equipo técnico local del
proyecto (Residencia Comunitaria y Facilitador Social) y las instancia comunitarias
(comité de administración y junta de vigilancia).

18) Vigilar que se produzcan las rendiciones de cuenta del comité de administración a la
Asamblea General para una efectiva auditoria social del proyecto.

K. Del Nuevo FISE

1) Asigna y focaliza recurso de inversión. Elabora y ajusta el Manual Operativo para


asegurar un manejo eficiente de la modalidad de ejecución comunitaria. Prepara y
firma el CAD FM

2) Acompaña a la alcaldía a partir de la activación del componente social para que ésta
asegure la promoción del proyecto, la creación de condiciones organizativas.

3) Asesora en la preparación de los TdR para la selección y contratación de la


formulación de proyectos y verifica el proyecto formulado.

ANEXOS 100 
4) Realiza la evaluación de proyecto verificando la viabilidad del mismo.

5) Asesora técnica y metodológicamente a las alcaldías en los procesos de


fortalecimiento organizativo, administrativo, técnico y procedimental.

6) Da seguimiento a todas las fases del ciclo de proyecto. Realiza un monitoreo aleatorio
in situ de la ejecución de los PGC por tipo, complejidad y por problemática.

7) Agiliza la firma de convenio y solicitud de desembolso requerida por la alcaldía.

8) Otorga el visto bueno al informe de finiquito del proyecto.

9) Verifica que se realice la evaluación de los PGC en la fase post proyecto por la alcaldía
y la comunidad de forma participativa y en base a matriz de evaluación contenidas en
este manual.

ANEXOS 101 
Anexo 2: Siglas y definiciones principales

En este anexo se han recopilado las principales siglas, definiciones y términos que constituyen la
esencia del Manual Práctico de los Proyectos Guiados por la Comunidad.

A. Siglas
SIGLA SIGNIFICADO

AGC Asamblea General Comunitaria

AOM Administración, operación y mantenimiento

AMU Asesor Municipal

CAD – FM Convenio de Administración de Proyectos FISE – Municipalidad

CA-PGC Comité de Administración Comunitario

CMP Comité de Mantenimiento de Proyecto

DODL Dirección de Operaciones y Desarrollo Local

FISE Fondo de Inversión Social de Emergencia

FMP Fondo de Mantenimiento Preventivo

INAA Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados

JV-PGC Junta de Vigilancia Comunitaria

MACPM Manual de Administración del Ciclo de Proyecto Municipal

MINED Ministerio de Educación

MINSA Ministerio de Salud

Nuevo FISE Fondo de Inversión Social de Emergencia

ONG Organización No Gubernamental

PGC Proyecto Guiado por la Comunidad

PIA Plan de Inversión Anual

PIMM Plan de Inversión Multianual Municipal

SIBOIF Superintendencia de Bancos y Otras Instituciones Financieras

TdR Términos de Referencia

UTM Unidad Técnica Municipal

ANEXOS 102 
B. Definiciones principales

Término Definición

Adjudicación Es la decisión que toma el ente comunitario sobre quién será el


proveedor de materiales, equipos o servicios.
Ampliación de plazo Solicitud hecha por la comunidad para extensión de plazo de
finalización de obra, que será aprobada por la Alcaldía y FISE. Se
registrarán ampliaciones de plazo cuando ocurran atrasos justificados
por caso fortuito y fuerza mayor y según las políticas del Nuevo FISE.
Aporte Es la contribución en dinero o especie, para los Proyectos Guiados por
la Comunidad, que cada miembro, familia y gobierno municipal están
obligados a otorgar para la realización del proyecto.
Asamblea General Instancia organizativa conformada por todos los adultos que residen
Comunitaria en la comunidad, que constituye la autoridad máxima de la comunidad
y de los comités y comisiones no religiosos que existen en su seno y
que de ella dependen. La Asamblea General –AGC– o Pleno
Comunitario no se crea, solamente se convoca, pues es una instancia
que existe desde que la comunidad se constituyó como tal.
Asignación de fondos Es la distribución de los recursos de inversión a nivel municipal que
realiza el Nuevo FISE. Esta asignación es hecha con base en criterios
paramétricos acordados entre el Nuevo FISE, las Autoridades
Municipales y las Fuentes Cooperantes.
Autodiagnóstico Es un proceso de conocimiento de la realidad que le permite a los
Participativo hombres y mujeres y personas de la tercera edad, jóvenes,
adolescentes, niñas y niños de la comunidad identificar los problemas
necesidades e intereses para decidir sobre los elementos o
situaciones que se quieren conservar, desarrollar o transformar y que
se complementa a nivel comunitario con la micro planificación
participativa. El autodiagnóstico participativo se realiza al activar el
componente social del proyecto y se desarrolla durante el Primer
Modulo de Capacitación.
Auxiliar de contabilidad Es el técnico o profesional contratado por la comunidad para que la
apoye en el registro, control y aplicación eficiente de las normas,
políticas y procedimientos relacionados a la ejecución financiero del
proyecto y su rendición.
CAD-FM. Es un convenio que establece las condiciones y mecanismos
generales que regulan las relaciones entre el FISE y la Alcaldía para
manejo descentralizado del ciclo de proyecto desde el municipio o
mancomunidades y/o bajo la modalidad de ejecución comunitarias
PGC para el financiamiento de los proyectos consignados en su
Programa de Inversión Municipal y que son elegibles para ser
financiado por FISE, en un período determinado.
Caja Chica Nombre que se le designa al fondo en efectivo que puede manejarse a
disposición del comité de administración para realizar pagos en
efectivo. Este fondo se utiliza para gastos menores a los C$ 2,500.00.
El fondo de caja chica es de C10, 000.00.

ANEXOS 103 
Término Definición

Comité de Instancia comunitaria, nombrada en Asamblea General Comunitaria,


Administración (CA- que tiene como función administrar los recursos financieros del PGC y
PGC) dirigir las actividades de ejecución del proyecto.

Convenio de Ejecución Es el instrumento legal en el que se establecen las condiciones de


de Proyecto Guiado por Administración de los fondos y los mecanismos de coordinación entre
la Comunidad. la Alcaldía y la Comunidad que norma la función de la comunidad
como Administrador y ejecutora de los Proyectos Guiados por la
comunidad.
Especificaciones Son las características relativas a contenido, manejo y atributos
Técnicas técnicos de los materiales, equipos y actividades constructivas.

Formu/Evaluación Proceso realizado por profesionales los cuales de manera paralela y


concatenada conforman la carpeta el expediente del proyecto y
verifican su viabilidad física, social, institucional, legal, financiera y
técnica.
Instrumentos de Son los diferentes formularios y fichas que el Nuevo FISE pone a
Aplicación disposición para la mejor aplicación del presente Manual. Los
instrumentos de aplicación están consignados en Segundo Volumen,
el cual forma parte del presente Manual.

Junta de Vigilancia (JV- Instancia comunitaria conformada por hombres y mujeres que tiene
PGC) como función supervisar el uso de los recursos que le fueron
transferidos a la comunidad. Sus miembros son nombrados por la
AGC
Libro de Bitácora Documento foliado y sellado que registra las observaciones e
incidencias del personal técnico que visita el proyecto y en el que
también el CA-PGC o la JV-PGC registran sus quejas. El libro de
bitácora jamás puede retirarse de la obra, salvo al terminar el proyecto
o a solicitud escrita del Delegado Departamental.
Mantenimiento Reparaciones de envergadura tales como arreglos de techo, pisos y
Correctivo Mayor muros etc. surgidas como consecuencia de daños imprevistos o falta
de mantenimiento preventivo para que un proyecto pueda volver a
operar en condiciones originales. Generalmente requiere de obras
costosas de reparación o rehabilitación lo que generalmente toman
períodos largos de tiempo. El costo no debe superar el 60% del costo
de reposición.
Mantenimiento Es el conjunto de actividades que se ejecutan para el mejoramiento y
Correctivo Menor corrección de daños ocasionados a la infraestructura del proyecto,
tales como puertas, baños y ventanas, hasta dejar operándolo a su
plena capacidad. El costo debe ser inferior al 10% del costo de
reposición.
Mantenimiento Es el conjunto de actividades que tienen como fin prevenir y disminuir
Preventivo la probabilidad de daños e incrementar la vida útil de la infraestructura
del proyecto.

ANEXOS 104 
Término Definición

Módulos de Conjunto integrado de actividades de capacitación, asistencia técnica y


Capacitación y acompañamiento de la comunidad con el fin de que ésta cumpla con
Fortalecimiento calidad y conciencia las funciones que se le han asignado. El
Comunitario Facilitador Comunitario es el responsable de su realización.
Órdenes de Cambio Cualquier variación de los alcances de obras autorizada
oportunamente durante la ejecución del proyecto por considerarse
necesaria para mejorar la calidad o corregir deficiencias del proyecto
durante su preparación, asegurando así la continuidad y adecuado
funcionamiento del mismo
Plan de Ejecución Es el instrumento en el cual se detallan las actividades, carga de
trabajo, responsables y tiempo en el que debe cumplirse la obra

Plan de Gestión Es un instrumento de planificación elaborado por las personas


Comunitario miembros de la comunidad, a partir de la elaboración del
autodiagnóstico comunitario. Prioriza las inversiones en infraestructura
y equipamiento comunitario, derivado del autodiagnóstico. Facilita la
gestión de financiamiento con fondos de instituciones públicas o
privadas y con aporte de la comunidad.
Recontratación del Es el derecho que tiene la comunidad de renovar o no el contrato del
Facilitador Social Facilitador Social al final de cada módulo.
Residente Comunitario Es un técnico o un profesional contratado por la comunidad para
garantizar la asistencia técnica y administrativa a la comunidad
para que la obra física se realice con calidad, de acuerdo a los
costos, plazos, condiciones, especificaciones técnica, sociales, de
género, ambientales y administrativa establecidas, así como todos
los requisitos estipulados en los documentos del proyecto y
convenio establecido.
Supervisor Es un profesional contratado por la alcaldía que a nombre de ésta se
responsabiliza por exigir que la ejecución del proyecto se realice de
acuerdo a lo pactado.
Suspensión del Es la acción de no continuar la ejecución del proyecto a causa de
Proyecto factores externos o debilidades imputables a la comunidad. La
suspensión puede ser temporal o permanente.

Transferencia de Es el traspaso de los recursos financieros de un PGC que realiza la


fondos. municipalidad al CA–PGC. Los desembolsos son 3: El 100% del monto
establecido para la Capacitación y Fortalecimiento Comunitario
(Componente Social). Un 60% para el inicio de la ejecución de la obra
física. Un 40% Para finiquitar la ejecución de la obra física.
Términos de Referencia Documento contractual que define el conjunto de lineamientos y
orientaciones que describen los objetivos, alcances y productos de un
estudio a ser realizado por un proveedor de servicios.
Especificaciones Es la compilación de estipulaciones o requisitos detallados para la
Técnicas construcción de las obras de un proyecto o el suministro de bines o
servicios

ANEXOS 105 
Anexo 3: Índice de los Instrumentos de Aplicación

Los instrumentos de aplicación son los diferentes formularios y fichas que el Nuevo FISE pone a
disposición para la mejor aplicación del presente Manual. Los instrumentos de aplicación están
consignados en Segundo Volumen, el cual forma parte del presente Manual.

NUMERO NOMBRE

PGC-201 Acuerdo de compromiso mutuo Alcaldía - Comunidad

PGC-202 Invitación a presentar muestras de interés.

PGC-203 Instructivo para la selección de oferentes

PGC-204 Términos de Referencia (TdR) para Facilitador Social Modulo I

PGC-205 Modelo de contrato de servicios del Facilitador Social para el Modulo I.

PGC-206 Invitación a Asamblea General Comunitaria

PGC-207 Lista de participantes a la Asamblea General Comunitaria

PGC-208 Matrices de identificación de problemas, prioridades y alternativas

PGC-209 Formato Plan de Gestión Comunitario para la ejecución del proyecto


priorizado.

PGC-210 Modelo General del informe final de los Módulos de Capacitación y


Asistencia Técnica desarrollados por el Facilitador Social

PGC-211 Modelo de Acta de Constitución de las instancias del proyecto.

PGC-212 Acta de Garantía de Honor Comunitaria

PGC-213 Evaluación del Facilitador Social Modulo I

PGC-214 CAD-FM

PGC-215 Convenio de ejecución de PGC entre la municipalidad y la comunidad

PGC-216 Solicitud de primer desembolso de la municipalidad al Nuevo FISE

PGC-217 Solicitud de apertura de cuenta corriente a favor de la comunidad

PGC-218 Solicitud de primer desembolso de la comunidad a la alcaldía.

PGC-219 Invitación a participar como facilitador social/residente comunitario/


auxiliar de contabilidad

PGC-220 Modelo General de Currículum Vitae.

PGC-221 Acta de reunión entre el Formulador, el Técnico de la Municipalidad y el


CA-PGC.

PGC-222 Términos de Referencia (TdR) para el Facilitador Social en los Módulos


2,3 y 4

PGC-223 Modelo de contrato de servicios Facilitador Social Módulos II, III y IV

ANEXOS 106 
NUMERO NOMBRE

PGC-224 Descargue de fondos para componente físico.

PGC-225 Solicitud de desembolso Nuevo FISE- Alcaldía.

PGC-226 Informe de avance físico

PGC-227 Solicitud de desembolso del Comité de Administración a la


alcaldía

PGC-228 Términos de referencia Residente Comunitario.

PGC-229 Modelo de Contrato de Residente Comunitario

PGC-230 Términos de referencia del Auxiliar de contabilidad

PGC-231 Modelo de contrato del auxiliar de contabilidad.

PGC-232 Términos de Referencia para supervisores de Proyectos


Guiados por la Comunidad.

PGC-233 Matriz de calificación de supervisores de Proyectos Guiados por


la Comunidad

PGC-234 Tabla de porcentajes para pagos de supervisores

PGC-235 Contrato de supervisores de Proyectos Guiados por la


Comunidad

PGC-236 Orden de inicio para supervisores.

PGC-237 Modelo libro de bitácora

PGC-238 Cronograma de Ejecución Física

PGC-239 Programas y tareas de ejecución física

PGC-240 Hoja resumen del Proyecto

PGC-241 Normas de avance y de construcción

PGC-242 Cuadro cumplimiento de jornadas de trabajo

PGC-243 Hoja de inspección de la obra

PGC-244 Tarjeta Kardex

PGC-245 Plan de Prevención, Mantenimiento y Protección de La Obra

PGC-246 Acta de recepción final

PGC-247 Modelo de Acta de AGC

ANEXOS 107 
NUMERO NOMBRE

PGC-248 Descargue de fondos para el componente social

PGC-249 Informe del AMU sobre la fase de monitoreo y seguimiento post


proyecto

PGC-250 Informe del CMP sobre el desarrollo del Plan de mantenimiento

PGC-251 Evaluación ex post del Residente Comunitario

PGC-252 Evaluación ex post del Supervisor Externo

PGC-253 Modelo de Nota a la alcaldía sobre evaluación ex post de


contratistas

PGC-301 Recibo de Caja

PGC-302 Constitución de fondos de caja chica

PGC-303 Solicitud de reembolso de caja chica

PGC-304 Libro de Banco

PGC-305 Comprobante de pago

PGC-306 Informe de liquidación de fondos por proyecto

PGC-307 Modelo de rendición de cuentas a la comunidad

PGC-308 Convenio de Servicios

PGC-309 Convenio de Servicios para actividades semanales

PGC-310 Control de Asistencia diaria

PGC-311 Planilla de pago de la mano de obra

PGC-312 Emisión de cheque pago de planilla

PGC-313 Modelo de carta de referencia

PGC-314 Criterios de selección de la mano de obra

PGC-315 Informe de contrataciones

PGC-316 Formato para la Auditorìa Social para uso de la JV-PGC

PGC-317 Carta de compromiso de mantenimiento de oferta

PGC-318 Acta de adjudicación-contratación de la mano de obra

ANEXOS 108 

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