ACTIVIDAD 4

EVIDENCIA 2
INFORME DOCUMENTAL

Presentado por:
John Fredy Aroca Garzón

Presentado a:
Tutor: Norma Liliana D’isidoro Hortua

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Organización Documental en el Entorno Laboral
2018, Noviembre
Aplicación del proceso de Gestión Documental en el Ejército Nacional

Instructivo del formato único de inventario documental

Unidad administrativa: debe consignarse el nombre de la dependencia o Unidad

administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

Oficina productora: debe colocarse el nombre de la oficina que produce y conserva la

documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser transferencia primaria,

transferencia secundaria, traslado o retiro.

Hoja No._ De_: se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De_: se registrará

el total de hojas del inventario (1 de 5), (2 de 5), etc.

Registro de entrada: se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias

secundarias. Consta de dos columnas. En la primera debe consignarse el año en el cual se

hace la transferencia. En NT se anotará el número de la transferencia.

Numero de orden: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada

uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

Ejemplo 1,2,3,4,5, etc.

Código: número correspondiente a cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

Serie, subserie o tipo documental: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de

unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo

órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Fechas extremas: deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.

(Asiento). Deben colocarse AA-MM-DD. En el caso de una sola fecha, se anotará esta.

Cuando la documentación no tenga fecha, se anota s.f.

Unidad de conservación: se registrarán las unidades de conservación, tales como: caja,

carpeta, torno, legajo, libro, entre otros.

No de folios: se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación

descrita.

Notas: se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas

anteriores. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexo a la

documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, (CD, DK,

DVD), etc.

Entregado por: se anotará el nombre y apellido, cargo, firma del jefe de la

dependencia/oficina responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en

que se utiliza dicha entrega.

Recibido por: se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de

recibir el inventario. Así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Fecha de entrega: se consignará el día, mes y año en la cual se hace la diligencia el formato.

Nota: el inventario se imprimirá a doble cara y será firmado en la última página.

Transferencia

Transferencias primerias y secundarias

Se deben realizar mediante la aplicación de las TRD y la elaboración de inventarios

documentales; este proceso solo se podrá hacer con los expedientes cerrados que hayan

cumplido su tiempo de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; esta se debe realizar

teniendo en cuenta las siguientes pautas:

1. Las transferencias primarias de los archivos de gestión a los archivos centrales, deben

corresponder el cronograma anual de transferencias.

2. Toda transferencia documental debe estar sustentada en el formato Único de

inventario documental debidamente diligenciado.

3. Las transferencias documentales deben corresponder con la estructura orgánica de la

institución y la TRD.