INGENIERÍA EN GESTIÓN

EMPRESARIAL

HABILIDADES DIRECTIVAS

Enfoques de Administración del tiempo

Profesor: Yareth Jazmín Pérez Álvarez

Alumno: Ariadna del Carmen López de la Peña
Fecha: 26/ marzo / 2019
 Enfoques de administración del tiempo

El manejo del tiempo con un método de eficacia implica que:

1. Los individuos dediquen su tiempo a los asuntos importantes y no sólo a los

asuntos urgentes;
2. Las personas sean capaces de distinguir claramente entre lo que consideran
importante y lo que consideran urgente;
3. Las estrategias de administración del tiempo se enfoquen en los resultados más
que en los métodos, y
4. La gente tenga una razón para no sentirse culpable cuando debe decir “no”

Matriz de manejo de tiempo

Es una herramienta de administración del tiempo en la que las actividades se
clasifiquen en términos de su importancia relativa y urgencia.
 Las actividades importantes son aquellas que producen un resultado
deseado, cumplen con un fin valioso o logran un propósito significativo.
 Las actividades urgentes son aquellas que demandan atención inmediata. Se
asocian con una necesidad expresada por alguien más o se relacionan con
un problema o una situación incómodos que requieren una solución
inmediata.
Normalmente el directivo se enfoca en el cuadrante II, lo cual por el exceso de estrés
le llevará a tratar de refugiarse en el cuadrante IV desperdiciando tiempo. La mejor
alternativa sería enfocarse en el cuadrante III, el cual puede ayudar a evitar que se
originen o desarrollen problemas y enfocarse en las oportunidades
Una de las decisiones más difíciles pero más importantes para manejar el tiempo
de manera eficaz es determinar qué es importante y qué es urgente.
No existen reglas para clasificar todas las actividades, demandas u oportunidades
en dos categorías bien definidas. Cada problema o demanda de tiempo es
importante para alguien. Si permitimos que otros determinen lo que es importante y
lo que no lo es, nunca manejará su tiempo de manera eficaz

Patrones típicos del uso de tiempo

• Hacemos lo que nos gusta antes de hacer lo que no nos gusta.
• Hacemos lo que sabemos hacer más rápido que lo que no sabemos hacer.
• Hacemos lo más fácil antes que lo difícil.
• Hacemos lo que requiere poco tiempo antes que lo que requiere mucho tiempo.
• Hacemos aquello para lo que hay recursos disponibles.
• Realizamos las actividades que están programadas (por ejemplo, reuniones) antes
que lo que no está programado.
• A veces hacemos las actividades que están planeadas antes que las que no están
planeadas.
• Respondemos a las demandas de los demás antes que a las demandas propias.
• Hacemos lo urgente antes que lo importante.
• Respondemos con rapidez a las crisis y a las emergencias.
• Hacemos lo interesante antes que lo que nos aburre.
• Hacemos cosas que nos acercan a nuestros objetivos personales o que son
políticamente adecuadas.
• Esperamos hasta que llegue la fecha límite antes de empezar a actuar.
• Hacemos cosas que ofrecen el cierre más inmediato.
• Respondemos de acuerdo con la persona que lo quiere.
• Respondemos a partir de las consecuencias que tiene para nosotros hacer o no
hacer algo.
• Hacemos los trabajos pequeños antes que los grandes.
• Trabajamos los asuntos en el orden en el que se presentan.
• Trabajamos con base en el principio de la rueda que rechina (engrasamos la rueda
que hace ruido).
• Trabajamos con base en las consecuencias para el grupo.

Si hacemos cosas que están planeadas antes que las cosas que no están
planeadas, es probable que algunas tareas importantes no se realicen nunca, a
menos que se programen de forma consciente. Si hacemos las cosas más fáciles
antes que las cosas difíciles, es probable que nuestro tiempo se consuma
atendiendo asuntos mundanos y fáciles de resolver, mientras los problemas más
importantes continúan sin solución.

Técnicas para la administración del tiempo

Regla 1: Leer en forma selectiva. Examinar la mayor parte en forma superficial y

sólo de tenerse a leer lo que parece importante.
Regla 2: Hacer una lista de cosas por lograr cada día.
Regla 3: Un lugar para todo y cada cosa en su lugar.
Regla 4: Priorizar tareas. Primero las tareas importantes y luego las urgentes.
Regla 5: Hacer una sola cosa importante a la vez y muchas triviales al mismo
tiempo.
Regla 6: Elaborar una lista de algunas tareas pequeñas que se puedan resolver
aprovechan los pequeños espacios de tiempo que tenemos durante el día.
Regla 7: Dividir tareas grandes y tareas más pequeñas.
Regla 8: Determinar el 20% de tareas críticas. La ley de Pareto establece que sólo
el 20 % del trabajo produce el 80% de los resultados.
Regla 9: Reservar el mejor momento para los asuntos importantes.
Regla 10: Reservar un lapso durante el día en el que los demás no tengan acceso
a uno. Utilizar ese tiempo para lograr tareas importantes y no urgentes o para
pensar.
Regla 11: Evitar posponer las cosas.
Regla 12: Mantener un registro de nuestro tiempo.
Regla 13: Establecer fechas límite.
Regla 14: Hacer algo productivo mientras se espera.
Regla 15: Realizar el trabajo pesado en un periodo establecido durante el día.
Regla 16: Terminar al menos una cosa al día.
Regla 17: Establecer algún momento para emplearlo en uno mismo.
Regla 18: No estar continuamente preocupado.
Regla 19: Escribir objetivos a largo plazo.
Regla 20: Estar alerta a otras formas de administración del tiempo.

Administración eficiente del tiempo para directivos

Regla 1: Realizar reuniones de rutina al final del día.

Regla 2: Mantenerse de pie durante las reuniones para que sean más breves.
Regla 3: Fijar límites de tiempo en reuniones.
Regla 4: Cancelar reuniones de vez en cuando; solo deben hacerse cuando sea
necesario.
Regla 5, 6 y 7: Elaborar agendas, apegarse a ellas y mantener un registro del
tiempo.
Regla 8: Comenzar las reuniones puntualmente.
Regla 9: Preparar minutas de las reuniones y hacer seguimientos.
Regla 10: Insistir que los subalternos sugieran soluciones.
Regla 11: Recibir a los visitantes en la entrada.
Regla 12: Ir a las oficinas de los subalternos en reuniones breves. Uno se sentirá
libre de irse cuando lo desee
Regla 13: No programar demasiadas actividades para un solo día.
Regla 14: Dejar que alguien más tome las llamadas y revise los correos
electrónicos.
Regla 15: Tener un lugar para trabajar sin interrupciones.
Regla 16: Hacer algo definitivo con todos los documentos (tirarlos a la basura) para
no perder tiempo organizando lo mismo una y otra vez.
Regla 17: Mantener limpio el lugar de trabajo.
Regla 18, 19 y 20: Delegar trabajos, establecer qué tanta iniciativa deben tener los
empleados para las distintas tareas que se les asignen y dar a los demás el crédito
por sus éxitos.

Es bueno recordar que estas técnicas solo constituyen una herramienta para lograr
objetivos y no un fin en sí mismo.