PROCEDIMIENTO COBRO DE INCAPACIDADES A EPS Y ARL

CÓDIGO: TH-P-09
FECHA: 08/05/2014 VERSIÓN: 01

Establecer los lineamientos para gestionar el cobro de las incapacidades de los funcionarios de la ACR ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y
OBJETIVO
Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

INICIO

Recepcionar por parte del colaborador, el registro de incapacidad o licencia original generada
por la EPS o ARL y copia de la historia clínica, en los tres (3) días hábiles siguientes a la
fecha de expedición del documento.

El certificado médico de incapacidad o licencia debe contener lo siguiente:

1 Recepcionar la incapacidad o
licencia y soportes
- Fecha de expedición.
- Nombre completo de la persona a la que se le expide, fecha de inicio y terminación.
- Número de días de incapacidad.
- Diagnóstico clínico completo.
- Origen, si es incapacidad por enfermedad general, por accidente laboral, enfermedad
profesional, licencia de maternidad.
- Identificación del médico que expide el certificado: nombre completo y número de registro
médico.
- Para la licencia de maternidad, debe contener fecha probable del parto, fecha de parto y
Profesional
edad gestacional.
Especializado de Incapacidad o
Nómina y licencia y soportes
Según el tipo de incapacidad o licencia se requieren los siguientes soportes anexos: Prestaciones
- Licencia de maternidad recién nacido vivo: Certificado médico o solicitud de la usuaria
con historia clínica anexa donde se pueda verificar la fecha probable de parto y la edad
gestacional y registro civil de nacimiento del hijo.
- Licencia de maternidad recién nacido no vivo o aborto: Historia clínica del acto donde
se genera el derecho, información de fecha de parto, fecha probable de parto, edad
gestacional, no viabilidad recién nació o constancia aborto.
- Licencia de paternidad: Registro civil de nacimiento del hijo y copia de la historia clínica
de la madre para determinar edad gestacional.
- Incapacidad médico no adscrito a la red de la EPS o ARL (Transcripción): Copia de
historia clínica donde se genera el certificado.
- Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional: Copia del reporte patronal, cuando no
se remitió previamente dentro de los dos días hábiles a medicina laboral de la EPS o ARL
como lo establece la normatividad.
- Licencia por adopción: Copia del acta de entrega del menor.

Formatos de
Profesional
Solicitar transcripción ante la EPS, remitiendo diligenciado el formato que cada una disponga transcripción de la
Universitario
para este fin y adjuntando los documentos soportes requeridos según el tipo de licencia o EPS que
Solicitar transcripción ante la Administración de
2 incapacidad. corresponda y
EPS Salarios y
soportes/Base de
Prestaciones
Registrar incapacidad o licencia en base de datos de licencias e incapacidades. datos de licencias
e incapacidades

Enviar la solicitud de transcripción y los soportes, de licencia e incapacidad ante la EPS

correspondiente, para que genere su reconocimiento económico.
Profesional
Formatos de
Enviar licencia e incapacidad Universitario
Para la radicación de licencia e incapacidad ante ARL correspondiente, se debe anexar copia transcripción de la
para radicar ante la EPS o ARL Administración de
3 correspondiente de la cédula, copia de accidente laboral, historia clínica e incapacidad, para que genere su EPS que
Salarios y
reconocimiento económico. corresponda y
Prestaciones
soportes
Nota: El envío y radicado de esta solicitud se realiza a través del Grupo de Gestión
Documental de la Entidad.
A

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Establecer los lineamientos para gestionar el cobro de las incapacidades de los funcionarios de la ACR ante las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y
OBJETIVO
Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

No. A
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

Si ¿Fue reconocida Profesional

Verificar a los 15 días de radicada la solicitud de transcripción de la incapacidad o licencia, si
la incapacidad o Universitario
licencia por parte la EPS la reconoce.
4
de la EPS?
Administración de
Salarios y
Si no la reconoce interponer derecho de petición y verificar la respuesta de la EPS.
Prestaciones

No

Profesional
Universitario
Interponer derecho de petición Derecho de
5 Realizar e interponer derecho de petición ante la EPS correspondiente. Administración de
ante la EPS petición
Salarios y
Prestaciones

Profesional
Recoger ante la ESP la Universitario
Recoger ante la ESP la liquidación correspondiente y verificar que se encuentre liquidado las
6 liquidación correspondiente Administración de
incapacidades o licencias radicadas.
Salarios y
Prestaciones

Profesional
Universitario
Remitir a Procedimiento
7 de Nómina Registrar en el sistema de nómina las novedades mensuales. Administración de
Salarios y
Prestaciones

Profesional
Universitario
Elaborar los actos administrativos correspondientes a la aplicación de las diferentes tipos de Actos
8 Elaborar actos administrativos Administración de
licencias por enfermedad, licencias por maternidad y licencias de paternidad. administrativos
Salarios y
Prestaciones

Profesional
Enviar a contabilidad las Universitario Base de datos de
incapacidades o licencias Enviar a través de correo electrónico, cada mes al Profesional Especializado de Contabilidad
9 Administración de incapacidades o
consolidadas la base de datos, con la relación de las incapacidades o licencias generadas.
Salarios y licencias
Prestaciones

Registrar contablemente las incapacidades o licencias reportadas en la base de datos

enviada por parte de Talento Humano, verificando consistencia frente a las resoluciones
Registrar contablemente las Profesional
publicadas en la pagina web de la entidad y lo reportado en la base de datos.
10 incapacidades o licencias Especializado de Sistema Contable
reportadas Contabilidad
En caso de encontrar inconsistencias, informar al Coordinador de Talento Humano para que
realice las correcciones solicitadas.

Informar pago incapacidades o Informar a través de correo electrónico al Profesional Especializado Administración de Profesional
11 licencias por parte de la EPS o salarios y Prestaciones y al Profesional Especializado de Contabilidad, el pago de las Especializado de correo electrónico
ARL incapacidades o licencias por parte de la EPS o ARL correspondiente. Pagaduría

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OBJETIVO
Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

No. B
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Profesional
Universitario
Verificar pago incapacidades o Verificar a que incapacidades o licencias corresponde el monto pagado por la EPS o ARL.
Administración de
12 licencias por parte de la EPS o Enviar a través de correo electrónico la información del monto a que incapacidades o correo electrónico
ARL Salarios y
licencias corresponde, al El Profesional Especializado de Contabilidad.
Prestaciones

¿Fueron pagadas Verificar que todas las incapacidades o licencias reportadas a la EPS o ARL se encuentren Profesional
Si pagadas.
todas las Especializado
13 incapacidades o Administración de
licencias por parte
de la EPS o ARL? En caso de identificar que hacen falta pagos por parte de la EPS o ARL, se hace salarios y
seguimiento. Prestaciones

No

Profesional
Universitario
Interponer derecho de petición Derecho de
14 ante la EPS o ARL Realizar e interponer derecho de petición ante la EPS o ARL correspondiente. Administración de
petición
Salarios y
Prestaciones

Verificar que todas las incapacidades o licencias reportadas a la EPS o ARL se encuentren
pagadas. Profesional
¿Fueron pagadas
Si Especializado
todas las
15 incapacidades o En caso de identificar que hacen falta pagos por parte de la EPS o ARL, se hace Administración de
licencias por parte seguimiento. salarios y
de la EPS o ARL?
Prestaciones
En caso de que sea negativa la respuesta se remite al Proceso Soporte y Asesoría Jurídica.

No

Transcripción de
licencia e
incapacidad,
soportes
Profesional
Remitir documentos soportes (transcripción de licencia e incapacidad, soportes dependiendo dependiendo de la
Universitario
Remitir a Instructivo para de la licencia e incapacidad, cédula del colaborador, derechos de petición interpuestos, licencia e
Administración de
16 el reconocimiento de oficios, entre otros) al Proceso Soporte y Asesoría Jurídica para realizar cobro jurídico ante la incapacidad,
acciones litigiosas Salarios y
EPS o ARL que no haya reconocido la incapacidad o licencia presentada por parte de la cédula del
Prestaciones
Entidad. Ver Instructivo para el reconocimiento de acciones litigiosas. colaborador,
derechos de
petición
interpuestos,
oficios, entre otros

Profesional
Verificar pago de incapacidades Verificar que la consignación realizada por la EPS o ARL corresponda al valor causado
17 o licencias contablemente Especializado de
contablemente.
Contabilidad

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OBJETIVO
Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

No. C
FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

Profesional
Universitario
Actualizar base de datos de Base de datos de
Administración de
18 incapacidades o licencias Actualizar base de datos de incapacidades o licencias presentadas a la EPS o ARL. incapacidades o
Salarios y
presentadas a la EPS o ARL licencias
Prestaciones

FIN

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