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UNIVERSIDAD DISTRITAL

FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

INGENIERÍA INDUSTRIAL

ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADO

DISEÑO DEL PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN (PETI)


PARA LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD PILOTO DE
COLOMBIA

ELKIN ALONSO MARTINEZ BUENO

MAIRA ESTEFANIA TORRES

DIRECTOR: POR DEFINIR

BOGOTÁ, 2017
CONTENIDO

RESUMEN 1

INTRODUCCIÓN 1

1. ESTUDIO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 2

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 2

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 3

1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 3

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 3

2.1. OBJETIVO GENERAL 3

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 4

4. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN 5

5. MARCO REFERENCIAL 5

5.1. MARCO TEÓRICO 5

5.1.1.Evolución de la planificación de los Sistemas de Información – Tecnologías de


Información (SI/TI) 5

5.1.2.Planeación Estratégica de TI 7

5.2. MARCO CONCEPTUAL 10

6. ASPECTOS METODOLÓGICOS 11

6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 11

6.2. METODOLOGÍA A APLICAR 12

6.3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN 12

7. LIMITACIONES Y ALCANCE 13

7.1. LIMITACIONES 13

7.2. ALCANCE 13
8. IMPACTO Y PRODUCTOS ESPERADOS 13

8.1. IMPACTO 13

8.2. PRODUCTOS ESPERADOS 14

9. PLAN DE TRABAJO 14

10. CRONOGRAMA DE TRABAJO 18

11. PRESUPUESTO Y RECURSOS ECONÓMICOS 19

12. BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 21

12.1. BIBLIOGRAFIA 21

12.2. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 21


RESUMEN

Este proyecto plantea la elaboración del diseño del Plan Estratégico de Tecnologías de la
Información (PETI) para la Dirección de Tecnologías de la Información (TI) de la
Universidad Piloto de Colombia, partiendo de la premisa de que no existe uno
actualmente y usando como fundamento estándares, modelos y buenas prácticas.

Como resultado se dará estructura a un documento que permita a la Dirección contar con
un mapa de ruta para la implementación de un modelo de gestión TI alineado con la
estrategia de la organización, el cual optimice y fortalezca la operación tecnológica en
función de las necesidades de los procesos misionales de la Universidad.

PALABRAS CLAVE: Plan Estratégico de Tecnologías de Información - PETI, Universidad,


Gobierno de TI, ITIL, COBIT, Arquitectura Empresarial.

INTRODUCCIÓN

En los últimos años, la información ha adquirido un papel fundamental en todos los


aspectos de la vida, al punto que las compañías reconocen la información como uno de
sus mayores activos organizacionales. Esto a su vez hace que las Tecnologías de la
Información (TI) se conviertan en un recurso cada vez más importante y generalizado
hacia todos los ámbitos, sean corporativos, sociales, públicos y de negocios.

Constantemente las Tecnologías de la Información evolucionan y se expanden, y al ser


estas mejoras incorporadas en las compañías, las TI adquieren un rol protagónico en el
mejoramiento de la eficiencia y la calidad de los procesos hasta el punto de que muchas
organizaciones se han vuelto completamente dependientes de estas para el éxito,
dejando atrás la idea de que el área de Tecnología es un área de gastos y sobrecostos
desligada de la misión de la organización.

La alineación del negocio con las TI se ha convertido entonces en un tema crucial, en el


cual el tener un gobierno de Tecnologías de la Información establece concordancia entre
la estrategia del negocio y la estrategia del área de Tecnología o Sistemas, obteniendo
beneficios como la maximización de inversión en el área, la cobertura de las necesidades
de información que puedan ser objeto del tratamiento informático y ventajas competitivas.

1
Es por todo esto que para la Dirección de TI de la Universidad Piloto de Colombia es de
vital importancia el diseño de un plan estratégico del área, el cual proporcione a la
Universidad: información precisa y de alta calidad para la toma de decisiones, alcanzar
metas estratégicas a través del uso de las TI, optimizar el costo de los servicios de TI y
mantener a la universidad en cumplimiento con las leyes y normas actuales.

Como resultado del proyecto se espera diseñar una propuesta para el Plan Estratégico de
la Dirección de TI, enmarcado en buenas prácticas, planteando un mapa de ruta y un
modelo de Gobierno de TI para su operación estratégica, apoyo al Core del negocio, y
generación de valor a la Universidad Piloto de Colombia.

1. ESTUDIO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

El estudio del problema objeto del trabajo de grado a desarrollar consta de tres puntos.

1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

En la actualidad, el Departamento de Tecnología juega un papel fundamental en el


desarrollo de los objetivos de una organización, sin embargo, no siempre fue así. Con el
pasar de los años, diferentes investigaciones se han preocupado por posicionar el recurso
tecnológico como área de estrategia que proporciona elementos de valor a la razón de ser
de las compañías. Para esto, se han generado diferentes estudios y metodologías que
permiten dar un rumbo al elemento tecnológico de una organización, como área
transversal que apoya sus principales procesos.

Para lograr la adopción de estas metodologías en una compañía, se hace necesario


primero contar con un análisis de la situación actual del área, seguidamente realizar una
revisión profunda de la misión, la visión, la estructura, las directrices organizacionales y
los objetivos de la empresa, y es por lo que la elaboración de este tipo de planes se ha
convertido en una responsabilidad de todo director informático.

En la actualidad la Universidad Piloto de Colombia al interior de la Dirección de


Tecnologías de la Información no tiene un Plan Estratégico establecido y oficializado, que
le dé una perspectiva global sobre los actuales recursos y procedimientos que son
desarrollados en el área. Así mismo surge la necesidad de que existan lineamientos que
estén integrados con el Plan Estratégico 2005-2020 que en coherencia con su PEI

2
(Proyecto Educativo Institucional) ofrezcan a la Universidad alternativas futuras de
crecimiento y desarrollo.

1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

De acuerdo con el planteamiento, se puede establecer la siguiente pregunta de


investigación: ¿Cómo diseñar un Plan Estratégico de Tecnologías de Información para la
Dirección de TI que maximice los beneficios y se encuentre alineado al Plan Estratégico
2005-2020 de la Universidad Piloto?

1.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

• ¿Tiene sentido que los miembros de la Dirección de TI conozcan la realidad actual


del área frente a las directivas y las demás áreas de la Universidad?
• ¿En qué se beneficiarán los miembros de la Dirección de TI con un Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información?
• ¿Qué impacto tendrá Institucionalmente para la Universidad Piloto de Colombia
que la Dirección de TI tenga un Plan Estratégico de Tecnologías de la
Información?
• ¿Se Justifica un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información para la
Subdirección de TI de la Universidad Piloto?

2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La Universidad Piloto de Colombia busca transformar, desarrollar y llevar a nuevos niveles


la ejecución de su Plan Estratégico 2005-2020 al incorporar el desarrollo de las
Tecnologías de Información como el primer punto de la Estrategia de Desarrollo
Institucional de la entidad.

Dada la importancia concedida al área de TI, este proyecto encuentra una justificación de
tipo practico, ya que requiere el diseño y desarrollo de un Plan Estratégico de Tecnologías
de la Información (PETI) el cual se enfoque principalmente en:

• Apropiar en el área los objetivos estratégicos definidos, enfocando en ellos los


esfuerzos a realizar.

3
• Apoyar los ejes estratégicos de Aumento de la oferta, Reconocimiento de la
calidad, Educación virtual, Nuevas fuentes de recursos, y Desarrollo de las
seccionales y/o extensión de programas, desplegando la infraestructura tecnológica
y de comunicaciones para la gestión académica y administrativa de la Universidad
y para responder competitivamente en el contexto.
• Articular los sistemas de información para aportar valor agregado, ayudar a la toma
de decisiones y establecer ventajas competitivas.
• Establecer las soluciones informáticas pertinentes alineadas a la visión de la
universidad.
• Garantizar la incorporación de las mejores prácticas para la gestión y
administración de los Sistemas y Tecnologías de Información.

3. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACIÓN

La planeación estratégica de Tecnologías de la Información es una de las principales


herramientas para ordenar los esfuerzos del área TI con los principales objetivos y
necesidades de información de una organización.

Debido a esto y al planteamiento del problema descrito anteriormente, se define la


siguiente hipótesis:

“Un mapa de ruta y un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI,


apoyado en el Plan Estratégico actual de la Universidad Piloto de Colombia y basado en
estándares, modelos y buenas prácticas, facilita a la Dirección de Tecnologías de la
Información su alineación al direccionamiento estratégico, cumpliendo sus
responsabilidades específicas y logrando el beneficio de la Universidad.”

4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Los objetivos por cumplir en este proyecto se presentan a continuación:

4.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Plan Estratégico de Tecnologías de Información – PETI, para la Dirección de


Tecnologías de la Información de la Universidad Piloto basado en estándares, modelos y

4
en buenas prácticas, que fortalezca el área y la alinee con el Plan Estratégico
Institucional.

4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Identificar la situación actual de la Dirección de TI y su contexto


• Definir un modelo de Gobierno TI
• Diseñar la estrategia de la Dirección de Tecnologías de Información alineada con la
estrategia de negocio de la Universidad.
• Construir un mapa de ruta hacia el PETI
• Desarrollar lineamientos orientando el crecimiento, mantenimiento y fortalecimiento
de la Dirección de Tecnologías de la Información.

5. MARCO REFERENCIAL

A continuación, se dará estructura al marco referencial enfocado en marco teórico y


conceptual para fundamentar el objetivo principal de esta propuesta.

5.1. MARCO TEÓRICO

Las bases teóricas del presente anteproyecto consisten en hacer revisión de la forma
como ha evolucionado la planificación de los Sistemas de Información y las Tecnologías
de Información, para luego centrarse en las fases para la implantación de la Planeación
Estratégica de las Tecnologías de la Información en una empresa, tomando como
referencia estudios, leyes y recomendaciones.

5.1.1. Evolución de la planificación de los Sistemas de Información –


Tecnologías de Información (SI/TI)
Para contextualizar sobre cómo la planificación de SI/TI, ha venido evolucionando, hasta
lo que hoy comprende el objeto de este documento, es importante definir la planificación
como ese procedimiento sistematico de toma de decisiones sobre “que hacer en el
proximo futuro con los sistemas de información” y que ha seguido 4 fases diferenciadas,
con base en el ciclo de vida propuesto por Richard Nolan [CITATION Ric79 \n \t \l 3082 ]
I) Introducción de la informatica, II) La expansión de las aplicaciones, III) La coordinación

5
SI/Objetivos de la empresa, IV) La interdependencia de las estrategias de la compañía –
TI/SI[CITATION Raf96 \l 3082 ].

Haciendo una breve descripción de cada una de las fases, se pretende explicar la
evolución antes mencionada.

FASE I: Introducción de la Informática: Esta fase esta definida a partir de los años 60 en
los que la aparición masiva de la informática en la empresa, donde los ordenadores eran
maquinas de grandes dimensiones con un requerimiento especial de infraestructura. Su
acceso era reservado para especialistas lo que hacia al departamento de informática un
departamento aislado del resto de la organización; la aparición de la informática en ese
momento fue para desarrollar aplicaciones que redujeran costos en sus procesos de
información asociados a las areas de Contabilidad, Nomina y Facturación (que aún siguen
siendo de importancia), mejorando la eficiencia y la precisión en el procesamiento de
información de dichas areas[CITATION Raf96 \l 3082 ].

FASE II: La Expansión de las Aplicaciones: Existiendo un solución en la mecanización de


los problemas básicos de la compañía, el departamento de informática comienza a
enfrentarse a solicitudes de usuarios que se referian a problemas complejos que
buscaban resolver el funcionamiento del negocio, sin embargo, para el responsable de
informatica estos problemas planteados, no eran de completa comprensión por lo cual no
se tenia por parte de él, un entendimiento global de la compañía. Ya aquí comienza a
llamarse al departamento como departamento de SI y no, departamento de informática; y
continua siendo el responsable de asignar los recursos y prioridades a las solicitudes de
las diferentes unidades funcionales de la organización. Los criterios para la asignación de
estos recursos y prioridades carecian de un conocimiento claro de los objetivos
estrategicos, lo cual impedía al area informática darse cuenta de la importancia de las
modificaciones que se le pedían[CITATION Raf96 \l 3082 ].

FASE III: Coordinación SI/Objetivos de la Empresa: En esta fase, las altas inversiones
para mantener una instalación informática en operación, que a su vez se unía a las quejas
de los usuarios que no veían resueltas sus necesidades como acostumbraban cuando sus
necesidades eran de mecanización de procesos transaccionales, exigió a los
responsables de la compañía afrontar el problema de los SI desde un punto de vista
global. Esto provocó que para la asignación de recursos y prioridades, las altas directivas
tomaran decisiones que se hacian incoherentes respecto a las responsabilidades y

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decisiones del departamento de SI, diuyendo las responsabilidades del departamento de
SI y causando confusión sobre quíen sería el responsable de las decisiones tomadas.

Esta situación solía solucionarse con el desarrollo de procedimientos formales de


planificación de SI, similares a los que la compañía utiliza para planificar otros sistemas.
Aquí comienzan a establecerse planes sistematicos de definición de necesidades de
información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la
compañía. Donde se comienza a “derribar la pared” existente entre los objetivos
estratégicos de la empresa y la planificación de los sistemas de Información.

“Derribar la pared” resulta dificil teniendo en cuenta que se formó naturalmente y se ha


asentado en la cultura y los procesos administrativos de la organización, sin embargo una
vez derribada, se presenta esquematicamente una comunicación directa entre los planes
de la compañía y los de SI, donde el plan de SI ademas de contener los proyectos a
desarrollar, involucra de manera clara e inequívoca las prioridades de la compañía para la
asignación de recursos en el area de “Tecnologías de la Información”. Tambien comienza
a existir una relevancia del responsble de SI como un coordinador del equipo
interdepartamental que elabora la propuesta del plan de sistemas. Dicha propuesta una
vez aprobada por la alta dirección de la empresa, fija los presupuestos de SI, las
aplicaciones a desarrollar en el periodo presupuestario y las políticas de asignación a los
recursos que puedan seguir a cargo del responsable de los SI[CITATION Raf96 \l 3082 ].

FASE IV: Interdependencia Estrategia de la compañía – SI/TI: Superados los anteriores


estadios, comienza a surgir desde la dirección general la busqueda de sacar el mayor
partido de las nuevas tecnologías de la información, en busca de ventajas competitivas
sostenibles. Se comienzan a definir los planes de SI de manera activa, integrando las
posibilidades de los SI con la estrategia de la empresa. Esto se apoya en el aprendizaje
organizativo que se produce en una implementación de sistemas de información que se
considera importante para la implementación de procesos de planificación mucho más
integrados con la formulación de la estrategia de la compañía [CITATION Raf96 \l 3082 ].

5.1.2. Planeación Estratégica de TI


En el siglo XXI, las tecnologías de la información se han ido convirtiendo en parte de la
estrategia empresarial ya que se han trasformado en el principal vehículo por el cual el
modelo de negocio se expresa a sí mismo. Cambiar el modelo de negocio ligeramente,
significa cambiar de alguna forma los sistemas de información; y cuando los negocios

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migran a nuevos espacios de mercados que han sido creados, definidos, nutridos y
explotados a partir de tecnologías de la información, se entiende que deben ser
competitivos y luchar por mantenerse. Esto ha hecho que sea urgente que las
organizaciones eleven sus habilidades, y construyan y ejecuten una estrategia de mando
de IT. La planeación estratégica de Tecnologías de Información ya no es un tema opcional
para las compañías [ CITATION Boa02 \l 9226 ].

En Colombia, desde marzo de 2016, la incorporación de un plan estratégico de


tecnologías de la información se ha convertido en un tema mandatorio y de ley para las
entidades públicas como resultado de estudios que encontraron que las tecnologías no
generaban el valor suficiente al desarrollo misional y estratégico [CITATION Ley \l 9226 ].
Y anqué las entidades privadas son libres de definirlo o no, cada vez es más llamativo y
se hace fuerte la necesidad de implementarlo en todos los sectores.

El Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI) definido en la guía del MinTic,


incluye las estrategias de gobierno en cuanto a TI, sistemas de información, servicios
tecnológicos y del uso y apropiación de los anteriores. El modelo de gestión que apoya el
PETI garantiza el valor estratégico de la capacidad y la inversión en tecnología realizada.
Dicho modelo además incluye la estrategia organizacional y las necesidades del negocio
de TI[CITATION Min17 \l 9226 ].

Sin embargo, el proceso de formular la estrategia para los sistemas de información y


tecnologías de información (SI/TI) es complejo de abordar ya que no consiste solo en la
aplicación de estándares, guías o buenas prácticas, sino que requiere una combinación
de comprensión y análisis de la situación actual de la compañía.

En grandes rasgos, las fases a desarrollar para pueden ser vistas en la figura 1, en donde
las dos fases iniciales, vuelven único el caso de estudio y deben concentrarse en conocer
dos dominios: el dominio externo y el dominio interno de la organización. El dominio
externo es el campo del negocio donde la organización compite y puede estar
comprendida en el Plan Estratégico general de la compañía. En contraste el dominio
interno abarca los temas pertenecientes a la lógica de la estructura organización y el
diseño y rediseño de los procesos críticos de negocio[ CITATION Hen93 \l 9226 ].

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Figura 1. Fases para la formulación PETI [ CITATION Rod05 \l 9226 ].

La tercera fase: Formulación Estratégica busca entonces con la información recolectada,


y teniendo un claro análisis de la situación actual la formulación las estrategias de TI, la
Arquitectura Tecnología y de sistemas de información, el modelo operativo y la estructura
organizacional de TI [ CITATION Toa16 \l 9226 ].

Figura 2. Mapa de procesos de la Universidad Piloto de Colombia: Objeto de análisis del Dominio
Interno [ CITATION Uni12 \l 9226 ].

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Finalmente, la fase de implantación busca el establecimiento del plan para la aplicación
del PETI, basado en asignación de prioridades, recuperación del gasto y administración
del riesgo

5.2. MARCO CONCEPTUAL

Para la fundamentación del presente anteproyecto y tener un contexto en la concepción


de un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y en cómo establecer una
propuesta sólida y enfocada en la solución del problema que abarca esta propuesta, se
realiza la consulta de la literatura enfocada en aspectos tales como: Sistemas de
Información, Tecnologías de la Información, Planeación estratégica, Gobierno de
Tecnología, Arquitectura Empresarial, entre otros.

• SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI): Un Sistema de Información (SI), descrito por


[CITATION Raf96 \p 13 \l 3082 ] un SI se propone cómo “el conjunto formal de
procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con
las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la
información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades
de dirección y control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la
empresa de acuerdo con su estrategia”. Con base en lo anterior puede decirse que
un Sistema de Información realiza la gestión de los datos para apoyar las
actividades específicas de una empresa de tal manera que se apoya directamente
la operación de la misma, como se proporcionan herramientas para cumplir con las
metas específicas del negocio.
• TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN (TI): Las Tecnologías de la Información
proponen los elementos tecnológicos que apoyan la implementación y correcto
funcionamiento de los sistemas de información (SI), contribuyendo de manera
activa a la consecución de los objetivos de negocio de las empresas.
• PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Casto [CITATION Cas90 \n \t \l 3082 ] propone
que “La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos
que pueden influir en el logro de los objetivos”. Esto entendiéndose como una
actividad gerencial que propone una ruta a seguir para alcanzar las metas del
negocio de una compañía.

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• ARQUITECTURA EMPRESARIAL: "La Arquitectura Empresarial es una
metodología que, basada en una visión integral de las organizaciones – o en este
caso, de todo el Estado –, permite alinear procesos, datos, aplicaciones e
infraestructura tecnológica con los objetivos estratégicos del negocio o con la razón
de ser de las entidades. En general, dentro de la Arquitectura Empresarial se
identifican seis componentes: Estrategia, gobierno de TI, información, sistemas de
información, servicios de tecnología, uso y apropiación. Su principal objetivo es
garantizar la correcta alineación de la tecnología y los procesos de negocio en una
organización, con el propósito de alcanzar el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos"[ CITATION Min13 \l 3082 ].
• GOBIERNO: Según define COBIT 5 “El marco, principios y políticas, estructuras,
procesos y prácticas, información, habilidades, cultura, ética y comportamiento que
establecen la dirección y verifican que cumplimiento y rendimiento de una empresa
están alineados con el propósito general y los objetivos definidos. El gobierno
define quién tiene la responsabilidad última de que las cosas se hagan, la
responsabilidad y la capacidad de decisión (entre otros elementos)”[ CITATION
ISA12 \l 9226 ].
• GOBIERNO DE TECNOLOGÍA: Para el Marco de referencia COBIT 5 se define
gobierno de tecnología como “Un enfoque de gobierno que garantiza que las
tecnologías de información y las relacionadas soportan y habilitan la estrategia de
la empresa y la consecución de las metas corporativas. También incluye el gobierno
funcional de TI, por ejemplo, garantizando que las capacidades de TI son provistas
de forma eficiente y efectiva” [ CITATION ISA12 \l 9226 ].

6. ASPECTOS METODOLÓGICOS

A continuación, se describen las herramientas metodológicas que se utilizarán, el tipo de


investigación y las herramientas de recolección de información a usar en el desarrollo del
proyecto.

6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para el proyecto que se va a desarrollar, se identifica un tipo de investigación de carácter


“Descriptivo”, la cual busca conocer y caracterizar la situación actual de la Dirección de
Tecnología de la Universidad Piloto. Esta será complementada con una investigación de

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tipo “Aplicada”, adaptando modelos fundamentados en buenas prácticas y tomando
como base la experiencia en gestión estratégica de tecnología que permitirá generar un
diseño de un PETI para la Dirección de Tecnologías de la Información de la institución.

6.2. METODOLOGÍA A APLICAR

Para dar estructura al PETI, se usará como referencia la guía práctica G.ES.06 publicada
por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la cual facilitó la
implementación de este modelo en las entidades estatales[ CITATION Min16 \l 9226 ].
Adicionalmente, dado que esta estructura está enfocada en las entidades estatales, podrá
ser adaptada para el caso de estudio.

De igual forma se trabajará con COBIT 5 que, al ser un Marco de Referencia, se puede
integrar con otros marcos de referencia como TOGAF (Arquitectura Empresarial), ITIL,
PMBOK, entre otros, permitiendo en este proyecto aplicar parte de su metodología para el
caso de estudio.

6.3. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas de levantamiento de información que serán utilizadas en la ejecución del


proyecto serán las siguientes:

• Entrevistas: En la fase de planeación del proyecto, se realizará programación de


entrevistas con los principales involucrados de la Dirección de Tecnologías de
Información, para realizar el levantamiento de información por procesos, conocer
las expectativas que tienen del desarrollo del plan, los objetivos y su alcance.
• Encuestas: Se aplicarán encuestas para determinar el grado de madurez de cultura
informática y la percepción actual que se tiene de la dirección.
• Consulta de documentación: Se solicitará a la Dirección de TI de la Universidad que
faciliten al proyecto toda la documentación relacionada con la estructura
organizacional, procesos, procedimientos, lineamientos, y proyectos del área, así
como el Plan Estratégico de la institución, el Plan Educativo institucional, entre
otros.

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7. LIMITACIONES Y ALCANCE

En este numeral se describen tanto limitaciones como el alcance que se identifican para la
ejecución del presente proyecto.

7.1. LIMITACIONES

Las limitaciones están marcadas por el tiempo de duración de este proyecto, de


aproximadamente 8 meses. Aunque contempla de principio a fin la propuesta del Plan
Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI, es claro que para los efectos
académicos que acarrea la propuesta, no podrán presentarse resultados completos en la
estructuración del documento base, en este diseño.

7.2. ALCANCE

El diseño del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI para la Dirección


de TI de la Universidad Piloto de Colombia, con base en las etapas propuestas en el título
“9. Plan de trabajo”, tendrá como alcance, el levantamiento, recopilación y análisis de la
información que será el insumo para la estructuración del mismo. Las fases subsecuentes
permitirán como trabajos futuros inmediatos, la generación completa de la estructura del
documento oficial del PETI, su puesta en marcha y su control.

8. IMPACTO Y PRODUCTOS ESPERADOS

Se describe a continuación impacto y productos esperados para la Dirección de TI de la


Universidad Piloto de Colombia al desarrollar este proyecto.

8.1. IMPACTO

El impacto generado con el desarrollo de este documento afecta a la Dirección de TI, que
abarca desde su recurso humano, pasando por sus recursos tecnológicos y llegando
hasta su planeación de proyectos a futuro, estableciendo un modelo de mejoramiento
continuo que le permita ajustar sus metas a las metas que la Universidad Piloto de
Colombia defina en el transcurso del tiempo.

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A mediano y largo plazo el impacto con este proyecto base, es el fortalecimiento de la
Dirección de TI como una unidad generadora de valor, transversal a toda la universidad y
proveedora de servicios tecnológicos indispensables para potencializar el desarrollo de la
comunidad universitaria.

A nivel económico, el impacto para la Universidad Piloto de Colombia es el de ver las


tecnologías de la información como un pilar fundamental para el desarrollo de su plan
estratégico institucional, afianzando el potencial de la Dirección de TI como generador de
innovación al servicio de la academia.

8.2. PRODUCTOS ESPERADOS

Con el diseño del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI, el producto


esperado es un documento con el análisis y los elementos base de la estructura del
PETI. Este documento permite que la Dirección de TI tenga todo el recurso necesario para
la definición de los lineamientos y el mapa de ruta en el desarrollo de una planeación
estratégica en constante mejoramiento.

Otro objetivo importante es el de graduar dos Ingenieros Industriales con las


competencias necesarias para liderar y desarrollar proyectos informáticos.

9. PLAN DE TRABAJO

A continuación, se introduce el plan de trabajo asociado a la presente propuesta.

La primera etapa del proyecto se basa en realizar la planeación de actividades a ejecutar,


la cual consta de las siguientes acciones:

• Dar inicio a las actividades


• Elaboración del plan de trabajo para el desarrollo del proyecto
• Identificar las fuentes de información y el tipo de información que requiero.
• Programación y preparación de entrevistas con los interesados de la dirección de TI
• Elaboración de cuestionarios para determinar el grado de madurez de cultura
informática y la percepción actual que se tiene de la dirección de TI.
La segunda etapa del proyecto consiste en realizar el levantamiento de información y
análisis de la situación actual de la Dirección TI, la cual incluirá las siguientes actividades:

• Recolección de la información por procesos facilitada por la Universidad.


• Ejecución de entrevistas y encuestas.

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• Análisis de la estrategia de la Institución: Análisis de la situación actual de la
institución, entorno del negocio, análisis del Plan Estratégico General de la
Universidad.
• Análisis de operación y servicios de la dirección: Modelo de operación actual de la
dirección, herramientas de TI que apoyan las actividades y la prestación de
servicios, procedimientos implementados, principales actividades que se llevan a
cabo, responsabilidades, estrategia de prestación de servicios.
• Análisis de la infraestructura de Hardware y Software implementada
• Análisis de los sistemas de información de la compañía y arquitectura de
información: Sistemas de Apoyo, Sistemas misionales, sistemas de
direccionamiento estratégico y arquitectura de su información
• Análisis de la Estructura Organizacional y el Talento Humano: Recolectar y analizar
las necesidades de formación y de competencias necesarias para cada cargo.
• Análisis Financiero: Desglose de costos de operación y funcionamiento del área de
TI
La tercera etapa consiste en la formulación del entendimiento estratégico que tendrá la
Dirección, el cual cuenta con las siguientes actividades:

• Formulación del modelo operativo propuesto (Procesos y procedimientos).


• Descripción de los flujos de información.
• Alineación de TI con los procesos.
La cuarta etapa consiste en la definición de la propuesta del modelo de gestión TI que
tendrá la Dirección, el cual cuenta con las siguientes actividades:

• Definición de la estrategia TI: Definición de objetivos estratégicos, alineación de la


dirección con la estrategia institucional
• Definición de Gobierno TI: Propuesta de Estructura organizacional, definición de
indicadores y riesgos estratégicos.
• Propuesta de gestión de la información: Incluye las herramientas de análisis que se
usaran para el apoyo a la toma de decisiones, estrategias de publicación, y
arquitectura de la información.
• Propuesta de gestión de los sistemas de información: Incluye la arquitectura a alto
nivel de los sistemas de información, descripción del proceso de desarrollo y
mantenimiento de los SI.
• Propuesta de Gestión del servicio: Catálogo de servicios de la entidad y forma de
acceder a los mismos (Ejm: Mesa de servicios)
La quinta etapa consiste en la formulación del modelo de planeación para el
establecimiento del plan estratégico, el cual incluye las siguientes actividades:

• Definición de lineamientos y mapa de ruta.

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• Proyección presupuestal y de inversión en el área.
• Plan de intervención de SI y plan de proyectos de servicios tecnológicos
• Plan de comunicación

Lo anterior se estructura en el siguiente contenido propuesto del documento del trabajo de


investigación, en el que se desglosan por capítulos, cada una de las actividades a
realizar:

RESUMEN

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1.1 Planteamiento del problema


1.2 Justificación
1.3 Hipótesis
1.4 Objetivos
1.4.2 Objetivo general
1.4.3 Objetivos específicos
1.5 Limitaciones y alcance
1.6 Aspectos Metodológicos

CAPÍTULO II FUNDAMENTACION TEORICA

2.1 Marco Teórico


2.2 Marco Conceptual

CAPÍTULO III LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Y ANALISIS DE SITUACIÓN


ACTUAL

3.1. Información Recolectada.


3.2. Análisis de la estrategia de la Institución
3.3. Análisis de operación y prestación de servicios de la Dirección de TI
3.4. Análisis de los sistemas de información y arquitectura de datos
3.5. Análisis de la Estructura Organizacional
3.6. Análisis Financiero

CAPÍTULO IV ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO Y MODELO DE GESTION TI

4.1. Entendimiento Estratégico


4.1.1. Propuesta de modelo operativo
4.1.2. Descripción de flujos de información
4.1.3. Alineación de TI con los procesos
4.2. Modelo de Gestión de TI
4.2.1. Definición de la estrategia de TI
4.2.2. Definición de Gobierno TI

16
4.2.3. Gestión de la información
4.2.4. Gestión de los sistemas de Información
4.2.5. Gestión del servicio
CAPÍTULO VII PLANEACION PARA IMPLANTACION DEL PETI

5.1. Definición de lineamientos y mapa de ruta.


5.2. Proyección presupuestal y de inversión en el área.
5.3. Plan de intervención de SI y Plan de proyectos de servicios tecnológicos
5.4. Plan de comunicación institucional del PETI

CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y TRABAJOS FUTUROS

6.1. Conclusiones y contrastación de resultados.


6.2. Trabajos de investigación futuros

17
10.CRONOGRAMA DE TRABAJO

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7


S
ACTIVIDAD S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 4
FASE I PLANEACIÓN DEL PROYECTO
1.1. Dar inicio a las actividades
1.2. Elaboración del plan de trabajo
1.3. Identificación de fuentes de información
y planeación de recolección de información
FASE II: LEVANTAMIENTO Y ANALISIS DE
INFORMACION
2.1 Levantamiento de documentación
necesaria
2.2. Ejecución de entrevistas y encuestas
2.3. Análisis del Plan Estratégico de la
Universidad
2.4. Análisis de operación y servicios de la
Dirección TI
2.5. Análisis de la infraestructura (SW y HW)
2.6. Análisis de los Sistemas de Información
2.7. Análisis de la Estructura organizacional
de TI
2.8. Análisis Financiero
FASE III PROPUESTA DE
ENTENDIMIENTO ESTRATÉGICO
3.1. Formulación del modelo operativo
propuesto
3.2. Descripción de Flujos de información
3.3. Alineación de TI con los procesos
FASE IV MODELO DE GESTION TI
4.1. Definición de la estrategia TI
4.2. Definición del modelo de Gobierno TI
4.3 Formulación de la propuesta para la
gestión de información
4.4. Formulación de la propuesta para la
gestión de los sistemas de información
4.5. Formulación de la propuesta para la
gestión del servicio
FASE V PLAN DE IMPLANTACIÓN
5.1. Elaboración del mapa de ruta
5.2. Realización de la proyección de
presupuesto e inversión en el área
5.3. Elaboración del plan de intervención de
SI y plan de proyectos de servicios
tecnológicos
5.4. Elaboración del Plan de comunicación
ELABORACION DE LOS DOCUMENTOS

18
DE PROYECTO DE GRADO

19
11.PRESUPUESTO Y RECURSOS ECONÓMICOS

A continuación, se establecen los recursos y el presupuesto requeridos para el desarrollo


del proyecto.

Tabla 1. Presupuesto global de la propuesta por fuentes de financiación.

RUBROS FUENTES TOTAL

UNIVERSIDAD RECURSOS Entidad donde


DISTRITAL PROPIOS se ejecuta

PERSONAL $ 25.600.000 $ 40.000.000 $ 65.600.000

EQUIPOS $ 4.000.000 $ 4.000.000

SOFTWARE $ 100.000 $ 100.000

MATERIALES $ 910.000 $ 910.000

TOTAL $ 70.610.000

Tabla 2. Descripción de los gastos de personal

RECURSOS
INVESTIGADOR FUNCIÓN
FORMACIÓN DEDICACIÓN
/ EXPERTO/ DENTRO DEL TOTAL
ACADÉMICA Horas/sem Universidad Otras
AUXILIAR PROYECTO
Distrital fuentes*

Elkin Martinez Profesional Investigador 10 x $20.000.000

Maira Torres Profesional Investigador 10 x $20.000.000

Director de
Magister Director 2 x $25.600.000
Proyecto

$65.600.00
TOTAL
0
*Recursos propios de los investigadores.

Tabla 3. Descripción de los equipos que se planea usar

RECURSOS
EQUIPO JUSTIFICACIÓN TOTAL
Universidad Otras
Distrital fuentes*

Portátil 1 Estación de trabajo, investigador 1 x $ 2.000.000

Portátil 2 Estación de trabajo, investigador 2 x $ 2.000.000

TOTAL $ 4.000.000

20
*Recursos propios de los investigadores.

Tabla 4 Descripción del software que se planea adquirir

SOFTWARE JUSTIFICACIÓN RECURSOS TOTAL

Universidad Otras fuentes*


Distrital

Ofimática Requerida para construcción


x $100.000
documental

TOTAL $ 100.000
*Recursos propios de los investigadores.

Tabla 5 Materiales y suministros

RECURSOS
MATERIALES JUSTIFICACIÓN TOTAL
UNIVERSIDAD
Otras fuentes*
DISTRITAL

Impresión de documentos para


Papelería X $ 300.000
las entregas del proyecto.

Trabajo en documentos
Internet compartidos, consulta de X $ 200.000
información, envío de correos.

Entrega digital a la decanatura de


Medios digitales X $ 10.000
la especialización

Desplazamiento del equipo de


Transportes trabajo para el cumplimiento del X $ 400.000
plan de trabajo

TOTAL $ 910.000
*Recursos propios de los investigadores.

21
12.BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

12.1. BIBLIOGRAFIA

Henderson, J. C., & Venkatraman, N. (1992). Strategic alignment: a model for


organizational transformation through information technology. Transforming organizations,
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Kearns, G. S., & Sabherwal, R. (2006). Strategic alignment between business and
information technology: a knowledge-based view of behaviors, outcome, and
consequences. Journal of management information systems, 23(3), 129-162.

Fernández Martínez, A., & Llorens Largo, F. (2011). Gobierno de las TI para
universidades. Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE).

12.2. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Sampieri, R. H., Collado, C. F., & Lucio, P. B. (1991). Metodología de la Investigación.


Atlacomulco, Estado de Mexico: McGraw - Hill.

Castro, W. J. (1990). Introducción al estudio de la teoría administrativa. Fondo de la


Cultura Económica.

ISACA. (2012). COBIT 5. Rolling Meadows, EE.UU: ISACA.

Ministerio TIC. (2013). Arquitectura Empresarial El camino hacia un gobierno integrado.


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Board, B. H. (2002). The Art of Strategic Planning for Information Technology. John Wiley
& Sons, Inc.

Ministerio TIC. (07 de 2016). Versión Actualizada Del Modelo De Gestión IT4+. Colombia.
Recuperado el 17 de 09 de 2017, de Fortalecimiento de la gestion TI en el estado:
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Decreto N° 415. (7 de Marzo de 2016). Departamento Administrativo de la función pública.


Bogotá.

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Información. Obtenido de
https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Informatica/Direccion_estrategica_de_sistemas_
y_tecnologias_de_la_informacion/Direccion_estrategica_de_sistemas_y_tecnologias_de_l
a_informacion_(Modulo_5).pdf

Henderson, J. C., & Venkareaman, N. (1993). Strategic alignment: Leveraging information


technology for transforming organizations. IBM Systems Journal, 472-484.

Toapanta Tamayo, M. R., & Cóndor Cruz, J. W. (2016). Planeación Estrategica de


Tecnología Informática de la Empresa Moderna Alimentos S.A. UDLA.

Universidad Piloto de Colombia. (28 de Enero de 2012). Plan Estratégico 2005 - 2020.
Plan Estratégico 2005 - 2020. Bogota, Bogota, Colombia: Autoria Universidad Piloto.

Nolan, R. (1979). Managing the Crises in Data Processing. Harvard Bussiness Review.

Andreu, R., Ricart, J. E., & Valor, J. (1996). Estrategia y Sistemas de Información.
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23