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SESIÓN 04

Modalidad Semipresencial
Tabla de Contenidos

1. FUNCIONES BÁSICAS .................................................................................................................. 2


1.1 Funciones Matemáticas: .................................................................................................... 5
1.2 Funciones Estadísticas ...................................................................................................... 11
1.3 Funciones de Fecha .......................................................................................................... 18
2. RANGOS DE CELDA CON NOMBRE .......................................................................................... 21
2.1 Rangos con nombres ........................................................................................................ 21
SESIÓN
04

DESCRIPCIÓN

Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las fórmulas y funciones, las cuales
permiten simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de diversos cálculos y operaciones
extremadamente útiles, que completan todo el poder de la hoja de cálculo.

Esta sesión proporciona información sobre las fórmulas, funciones básicas y su sintaxis, incluyendo
ejemplos de cómo se deben utilizar y copiar.

CAPACIDAD

El participante al final de esta sesión estará en capacidad de procesar datos con criterio lógico en
Ms Excel

TEMÁTICA

 Funciones básicas: estadísticas, matemáticas y fecha.


 Rangos de celda con nombre.
1. FUNCIONES BÁSICAS

Definición y sintaxis:
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2016 (o por el usuario), que opera con uno o
más argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones están agrupadas por
categorías y su elección es sencilla, según el método que se emplee.
Todas las funciones de Excel tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de cálculo, lo único
que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por eso se tiene como sintaxis general:

Nombre_de_la_Función (arg1; arg2;....; argN) ¡NO OLVIDAR!


Cada función tiene
argumentos
diferentes.
(“;”o“,”) Separador de grupo

Donde:
Nombre_de_la_Función: es un nombre abreviado que identifica a la función seleccionada.
(arg; arg2,....; argN): son los argumentos requeridos para proveer un resultado.
Separador de grupo: puede ser “;” o “,” (debe tener presente, ya que puede devolverle un Error
como resultado).

Ingresar una función:


Forma 01: Escribir la función
Esta forma consiste en “digitar la función y sus argumentos”, teniendo en cuenta la sintaxis de la
función que estas aplicando.

Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejercicio:


Haga clic en la celda G6 donde desea encontrar el resultado
Escriba el nombre de la función, respetando la sintaxis que se muestra al instante de escribir la
función.
=promedio(D6:F6)

2
Forma 02: Insertar la función
Este método consiste en “insertar la función y sus argumentos” a través del botón Insertar
función, para luego obtener los resultados, seleccionando los argumentos correspondientes.
Este proceso, lo explicaremos con el siguiente ejercicio:
Al ejercicio anterior le añadimos la columna Venta Máxima y seguimos el proceso:
Ubicarse en la celda H6 donde desea encontrar el resultado
Haga clic en el botón Insertar función que está en la barra de fórmulas.

En el cuadro de diálogo “Insertar función”, seleccione la categoría y la función a usar:

a a) Elija la Categoría
de la Función (Por
ejemplo:
Estadística)
b) Elija el Nombre de
función (Por
ejemplo: Max)
c) Haga clic en el
botón Aceptar

Ingrese los argumentos solicitados. Por ejemplo: D6:F6.

d) Ahora debes
ingresar o
seleccionar el rango
de celdas de los
datos donde se
obtendrá el Máximo
b d valor. Para nuestro
c
ejemplo: D6:F6
e) Haga clic en el botón
Aceptar.
e

Copie la fórmula en forma vertical. El resultado será el siguiente:


3
Forma 03: Usar el botón Autosuma
Es otra forma que también puedes usar, consiste en utilizar el botón Autosuma, que contiene
básicamente a las funciones más usuales del programa.
Explicamos esta forma, mediante este ejercicio:
Al ejercicio anterior le añadimos la columna Venta Mínima y seguimos el proceso:
Haga clic en la celda I6 donde desea encontrar el resultado
Seleccione la Ficha Inicio, y del grupo Modificar elija la opción: Autosuma.

Seleccione el nombre de la función a usar. Por ejemplo: Min


Seleccione el rango de datos que se vas a usar (hazlo con arrastre). Para nuestro caso D6:F6,
quedando la fórmula: =Min(D6:F6)
Ahora pulse Enter para obtener los resultados y copia la función verticalmente.

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Forma 04: Usar la Biblioteca de Funciones
Esta forma es un resumen de la forma 2, ya que las funciones están agrupadas por categorías en
el grupo biblioteca de funciones; para que las puedas seleccionar según el cálculo a realizar.

1.1 Funciones Matemáticas:


Función SUMA
Suma todos los números especificados como argumentos. Cada argumento puede ser un
rango, una referencia de celda, una matriz, una constante, una fórmula o el resultado de otra
función.
Por ejemplo, SUMA(A1:A5) suma todos los números que están contenidos en las celdas A1
hasta A5.

Sintaxis
=SUMA(número1,[número2],...)

Donde:
Número1, Número2,...: Son los valores a sumar.

Ejercicio:
Se tiene información sobre el stock y las unidades vendidas de los productos de una tienda de
ventas computadoras y accesorios. Se pide calcular el Total de Unidades Vendidas del primer
trimestre (enero a marzo).

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Como es una función muy básica, podemos resolverlo usando la forma 01: Escribir la función y
sus argumentos para obtener el resultado.
Seleccione la celda D14
Escribe la función y sus argumentos: = SUMA(D6:F12) y pulse Enter.
Habrá obtenido el resultado:

Función ENTERO
Devuelve sólo el valor entero de un número decimal.
Sintaxis
=ENTERO (Número)
Ejercicio:
Calcular el valor entero del promedio de las 3 notas.
Recuerde que ya tenemos calculado el promedio de las notas, para ello usé la función Promedio.

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Ahora debemos editar la función promedio para obtener el Entero del Promedio:
Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (Ejemplo: G5)
Haga clic después del signo = y escriba exactamente lo que se muestra a continuación con rojo:
=ENTERO(PROMEDIO (D5:F5))

Finalmente, copie verticalmente la función obtenida

¡IMPORTANTE! Este ejercicio, muestra el valor entero en la misma


celda donde está el promedio o valor original y los decimales se
muestran con el valor de cero.
..

Función REDONDEAR
Redondea un número a un número de decimales especificado.

Sintaxis
=REDONDEAR (Número; núm_decimales)
Donde:
Número: Número obligatorio a redondear
Num_decimales: Es el número de decimales al que desea redondear el argumento número

Ejercicio:
Ahora redondee el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.
Recuerde que al igual que en el caso anterior ya tiene calculado el promedio de las notas, con la
función Promedio.
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Ahora, debe editar la función Promedio para obtener el Promedio Redondeado a 2 decimales:
Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (Ejemplo: G5)
Haga clic después del signo = y escriba exactamente lo que se muestra a continuación con color
rojo:
=REDONDEAR(PROMEDIO (D5:F5);2)

Finalmente, copie verticalmente la función obtenida para hallar el promedio redondeado del
resto de alumnos.

¡IMPORTANTE! Este ejercicio, muestra el valor REDONDEADO en la


misma celda donde está el promedio o valor original. Puede comparar
con el anterior promedio obtenido a través de la función ENTERO, es
diferente ya que este último promedio considera 2 decimales del valor
original, mientras que el anterior solo la parte entera del promedio.
..

Función TRUNCAR
Suprime la parte fraccionaria de un número para truncarlo a un entero.

Sintaxis
TRUNCAR(número, [núm_decimales])
Donde:
Número: Es el número obligatorio que desea truncar.

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Núm_decimales (Opcional): Es un número que especifica la precisión del truncamiento. El valor
predeterminado del argumento núm_decimales es 0 (cero).
Ejercicio:
Ahora trunca el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerde que al
igual que en el
caso anterior ya
tiene calculado el
promedio de las
notas, con la
función Promedio

Se debe editar la función Promedio para obtener el Promedio Truncado a 2 decimales:


Haga doble clic sobre la celda donde se calculó el promedio (G5)
Haga clic después del signo = y escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color
rojo:
=TRUNCAR(PROMEDIO (D5:F5), 2)

Finalmente, copie verticalmente la función obtenida para hallar el promedio redondeado del
resto de alumnos.

¡IMPORTANTE! Aparentemente usando truncar y redondear es lo


mismo, pero no es así, ya que REDONDEAR muestra con 2 decimales
el resultado redondeado: 16.67, y tiene en cuenta si en el tercer
decimal es igual o superior a 5, es decir quedaría 16.66; mientras que
en TRUNCAR no se considera el valor de tercer decimal. Pruebe
ingresando otras notas y observe los resultados.
..

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Función SUMAPRODUCTO
Multiplica los componentes correspondientes de las matrices (rangos de datos) suministrados y
devuelven la suma de esos productos.

Sintaxis:
=SUMAPRODUCTO (matriz1, matriz2, matriz3,...)

Donde:
Matriz1: Es el primer argumento de matriz obligatorio cuyos componentes desea multiplicar y
después sumar.
Matriz2, matriz3,... (Opcional). De 2 a 255 matrices cuyos componentes desea multiplicar y
después sumar.

Ejercicio:
Calcula la venta total del siguiente cuadro de ventas.
Haga sobre la celda donde se desea calcular (Ejemplo: C11)

2. Haga clic después del signo = y escribe exactamente lo que se muestra a continuación con
color rojo: =SUMAPRODUCTO(B5:B9,C5:C9)

¡OBSERVA!, que
para obtener la
venta total,
debemos SUMAR
el valor de:
Unidades
vendidas * precio
unitario, de cada
producto vendido.

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1.2 Funciones Estadísticas
Función PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango A1:A20
contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.

Sintaxis
=PROMEDIO(número1, [número2], ...)

Donde
Número1: El primer número obligatorio, referencia de celda o rango para el cual desea el
promedio.
Número2...(Opcional): Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea
el promedio, hasta un máximo de 255.

Ejercicio:
Se tiene las ventas realizadas en el primer trimestre del presente año por los vendedores de la
empresa PCMaWy S.A. Se pide obtener el promedio de ventas por vendedor.

Haga clic sobre la celda donde se calcular el promedio (Ejemplo: G6)

Haga clic después del signo = y escribe exactamente lo que se muestra a continuación con
color rojo:
= PROMEDIO(D6:F6)

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Pulse la tecla Enter para obtener el Promedio Vendedor. Ahora puede copiar la función al resto de
vendedores (arrastre desde el controlador de relleno).

Función MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores

Sintaxis
=MIN(número1, [número2], ...)

Donde:
Número1, número2...: Número1 es opcional, los números siguientes son opcionales. De 1 a 255
números de los que se desea encontrar el valor mínimo.
Ejercicio:
Ahora debe calcular la menor venta de cada vendedor.
Para este ejercicio, emplea el Botón Autosuma, por ser una función básica.
Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: H6)
Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MIN:

Ahora seleccione (con arrastre) el rango de datos donde se buscará el valor mínimo: D6:F6

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Pulsar la tecla Enter para obtener el resultado, puede copiar la función insertada al resto de
vendedores

Función MAX
Devuelve el valor máximo de un rango de valores.

Sintaxis:
=MAX (Número1; Número2;...)

Donde:
Número1, número2...: Número1 es obligaorio, los números siguientes son opcionales. De 1 a
255 números de los que se desea encontrar el valor máximo.

Ejercicio:
También en el mismo cuadro de datos que estás trabajando deberás calcular la venta mayor de
cada vendedor.
Podrás usar también el botón Autosuma para obtener el resultado.
Haga clic sobre la celda donde se calcular (Ejemplo: I6)
Haga clic en el botón Autosuma y elige la función MAX:

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Ahora seleccione (con arrastre) el rango de datos donde se buscará el valor máximo: D6:F6

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado, puede copiar la función insertada al resto de
vendedores.

Función CONTAR
Devuelve la cantidad de datos numéricos de un rango. Es decir SOLO cuenta sobre números.
Sintaxis:
=CONTAR (Valor1; Valor2;...)
Donde:
Valor1, valor2,….: valores donde se desea hacer el conteo de datos.

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Ejercicio:
Usando la siguiente aplicación, debe contar el Nº artículos que tiene Stock.

Haga clic sobre la celda donde se desea contar (D14)


Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= CONTAR(D5:D11)

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

¡IMPORTANTE! Debes tener siempre en cuenta que esta función solo


se aplica sobre rango de datos numéricos.

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Función CONTARA
Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.

Sintaxis:
=CONTARA (Valor1; Valor2;...)

Ejercicio:
Usando aplicación, debe contar el total de artículos de la lista de productos.

Haga clic sobre la celda donde se desea contar (D15)


Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= CONTARA(B5:B11)

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

¡IMPORTANTE! Debes tener presente que esta función a diferencia de


contar, realiza el conteo sobre celdas que contengan cualquier tipo de
datos.

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Función CONTAR.BLANCO.
Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango de celdas.

Sintaxis:
=CONTAR.BLANCO (Rango)

Ejercicio:
Calcule el Nº de artículos que no tienen stock.

Haga clic sobre la celda donde se desea contar (D16)


Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= CONTAR.BLANCO(B5:B11)

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

¡IMPORTANTE! Debe tener presente que esta función solo cuenta


celdas vacías, para obtener su resultado.

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1.3 Funciones de Fecha
Estas funciones son muy usuales cuando se realizan cálculos con fecha, por ejemplo: tiempos
de servicio, días de mora, etc.

Función HOY ()
Devuelve el número de serie de la fecha actual que tiene tu PC (de la configuración regional).
El número de serie es el código de fecha-hora que Excel usa para los cálculos de fecha y hora.
Observa que esta función no tiene argumentos.

Sintaxis
=HOY()

Ejercicio:
Determinar la fecha de impresión del reporte de ventas del primer trimestre.
Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función hoy (D15)
Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= HOY()

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

Función AHORA ()
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales que tiene tu PC (de la configuración
regional). Observa que esta función no tiene argumentos.

Sintaxis
=AHORA()

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Ejercicio:
Determinar la fecha y hora de impresión del reporte de ventas del primer trimestre.
Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función ahora (D17)
Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= AHORA()

Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

Función FECHA
La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada.
Por ejemplo, la fórmula
=FECHA(2008;7;8)
Devuelve 39637, el número de serie que representa la fecha 8/7/2008.

Sintaxis
=FECHA(año,mes,día)

Ejercicio:
Determinar la fecha de ventas del primer trimestre.
Haga clic sobre la celda donde se desea mostrar la función FECHA (H6)

Haga clic después escribe exactamente lo que se muestra a continuación con color rojo:
= FECHA(E6,F6,G6)

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Pulse la tecla Enter para obtener el resultado.

Función Especial: SIFECHA


La función SIFECHA es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el catálogo de
funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones del programa incluyendo la
versión 2010 de Excel.
Esta función nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y además nos permitirá elegir el
tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años.
Sintaxis:
=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)
Dónde:
fecha1: Fecha inicial
fecha2: Fecha final
tipo: unidad de medición del tiempo. Puede ser: “d” (días), “m” (meses), “y” (años), “yd” (días
excluyendo años), “ym” (meses excluyendo años), “md” (días excluyendo meses y años)

Ejercicio:
Se tiene las siguientes fechas de Inicio y Fin, con ello calcular los resultados

Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo año, puedes utilizar los argumentos yd y ym

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2. RANGOS DE CELDA CON NOMBRE

2.1 Rangos con nombres


Asignar nombre a un conjunto de celdas, primero fijando y segundo optimizando para hacer
referencia a la información con solo un nombre, facilitando la aplicación de las funciones.

Ejercicio:
Determinar el total de artículos vendidos por mes y el total vendido en el primer trimestre de
la siguiente información:

Para hacer referencia a un conjunto de celdas mediante un nombre primero se selecciona:


Seleccionar las celdas D6:D12.
Luego ir a la ficha Fórmulas, en el grupo Nombre definidos clic en Asignar nombre e indicar el
nombre del rango escribir ENE.
Haga clic en el botón Aceptar. Ya tienes un nombre de rango creado.

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Repetimos los pasos 1,2 y 3, usando los siguientes rangos: para las celdas E6:E12 asigne el nombre
FEB y para el rango F6:F12 asigne el nombre MAR.
Finalmente vamos a seleccionar desde la celda D6:F12 y asignar con el nombre primertri

Aplicar la función SUMA para saber el total de unidades del mes de enero, febrero y marzo.

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Aplicar la función SUMA para obtener el total de unidades del primer trimestre. Ejemplo:
=SUMA(primertri)

Administrar rangos de nombres


Permite administrar los nombres asignados como modificar un rango de celdas, eliminar y asignar
nuevo nombre.
Para ingresar a administrar los nombres de rangos creados siga el siguiente proceso:
Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el botón Administrador de nombres
Si desea puede:
Agregar un nuevo nombre de rango: Use el botón Nuevo
Por ejemplo: Agregar el nombre Totales, que contenga el rango D13:F13.
Editar un nombre o modificar el rango: Use el botón Modificar
Por ejemplo: Cambiar el nombre de rango de ENE a ENERO (previamente seleccione el nombre
ENE).
Borrar un nombre de rango: Use el botón Eliminar.
Por ejemplo: Eliminar el rango Totales (previa selección del nombre a borrar)

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Transponer filas y columnas
Los datos de la fila superior del área de copia aparecerán en la columna izquierda del área de
pegado y los datos de la columna izquierda, aparecerán en la fila superior.

Ejercicio:
Se tiene el siguiente cuadro de datos y desea trasponer los datos distribuidos en filas a columnas.

Seleccione las celdas que desea desplazar. (Ejemplo: B3:E6)


Haga clic en el botón Copiar
Haga clic en la celda donde se pegará los datos a trasponer. (Ejemplo: G3)
Haga clic en el botón Pegar y elija Transponer.
El resultado quedará de la siguiente manera:

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