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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Contenido
MÓDULO FUNCIONES..................................................................................................................6
Formulas y funciones anidadas ....................................................................................................6
La sintaxis de las funciones ....................................................................................... 6
Especificar funciones ................................................................................................ 7
Anidar funciones ...................................................................................................... 7
Utilizar nombres en fórmulas..................................................................................... 8
Tipos de nombres .................................................................................................... 8
Crear y especificar nombres ...................................................................................... 9
Utilizar fórmulas y constantes matriciales ................................................................... 9
Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples ..................... 9
Utilizar constantes matriciales ................................................................................. 10
Crear una fórmula condicional que devuelva un valor lógico (VERDADERO O
FALSO) ............................................................................................................ 12
Ejemplo ........................................................................................................... 12
MODULO GRÁFICOS ..................................................................................................................13
Tipos de Gráficos .......................................................................................................................14
Columnas .............................................................................................................. 14
Gráficos de líneas................................................................................................... 16
Gráficos circulares .................................................................................................. 18
Gráficos de barras .................................................................................................. 20
Gráficos de área..................................................................................................... 21
Gráficos de tipo XY (Dispersión) .............................................................................. 23
Gráficos de cotizaciones.......................................................................................... 25
Gráficos de superficie ............................................................................................. 27
Gráficos de anillos .................................................................................................. 29
Gráficos de burbujas .............................................................................................. 30
Gráficos radiales .................................................................................................... 31
Otros tipos de gráficos que puede crear en Excel ...................................................... 32
MODULO MANEJO DE DATOS ................................................................................. 35
Ordenar datos en un rango o tabla ............................................................................................36

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Ordenar texto.......................................................................................................................... 36
Ordenar números.................................................................................................................... 37
Ordenar fechas u horas........................................................................................................... 38
Ordenar por color de celda, color de fuente o icono ............................................................. 39
Ordenar por una lista personalizada....................................................................................... 40
Ordenar filas............................................................................................................................ 42
Ordenar por más de una columna o fila ................................................................................. 43
Ordenar por un valor parcial en una columna........................................................................ 45
Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás ................................... 45
Más información sobre problemas generales de ordenación ................................................ 45
Filtrar datos de un rango o una tabla ..................................................................................... 47
Obtener más información sobre el filtrado ............................................................................ 47
Filtrar texto ............................................................................................................................. 48
Filtrar números ....................................................................................................................... 51
Filtrar fechas u horas .............................................................................................................. 52
Filtrar por números superiores o inferiores ........................................................................... 56
Filtrar por encima del promedio de números o por debajo ................................................... 57
Filtrar por vacías y por no vacías............................................................................................. 58
Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos ........................................... 59
Filtrar por selección ................................................................................................................ 60
Borrar un filtro ........................................................................................................................ 60
Filtrar datos de un rango o una tabla ..................................................................................... 61
Obtener más información sobre el filtrado ............................................................................ 61
Filtrar texto ............................................................................................................................. 63
Crear criterios.......................................................................................................................... 64
Filtrar números ....................................................................................................................... 65
Crear criterios.......................................................................................................................... 66
Filtrar fechas u horas .............................................................................................................. 67
Crear criterios.......................................................................................................................... 68
Filtrar por números superiores o inferiores ........................................................................... 70
Filtrar por encima del promedio de números o por debajo ................................................... 71
Filtrar por vacías y por no vacías............................................................................................. 72

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Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos.................................................73


Filtrar por selección ...................................................................................................................74
Borrar un filtro ..........................................................................................................................74
Tablas Dinámicas (Pivot Tables) ................................................................................................76
Formato Condicional ................................................................................................................90
Datos con formato condicional ................................................................................ 90
Las ventajas del formato condicional........................................................................ 91
Formato condicional para un informe de tabla dinámica ............................................ 92
Formato condicional entre diferentes hojas de cálculo ............................................... 93
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores..................... 93
Formato rápido ...................................................................................................... 94
Formato avanzado.................................................................................................. 94
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores .................... 95
Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos ..................................... 98
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos........................ 100
Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora
................................................................................................................................................102
Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior....................... 104
Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio......................... 105
Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados .................................. 107
Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato........................... 108
Buscar celdas que tengan formatos condicionales ................................................... 110
Buscar todas las celdas que tengan un formato condicional ..................................... 110
Buscar solo las celdas con el mismo formato condicional ......................................... 110
Borrar formatos condicionales ............................................................................... 110
MACROS.............................................................................................................. 111
Validación de Datos .................................................................................................................129
Información general sobre la validación de datos .................................................... 129
¿Qué es la validación de datos?............................................................................. 129
¿Cuándo es útil la validación de datos? .................................................................. 131

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Este material está desarrollado basado en la ayuda de MICROSOFT EXCEL©.


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MÓDULO FUNCIONES

Formulas y funciones anidadas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse
para ejecutar operaciones simples o complejas.

La sintaxis de las funciones

El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR redondeando un número de la celda A10 ilustra la


sintaxis de una función.

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Especificar funciones

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le
ayudará a especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la
fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno
de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la
función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice
la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales
o un desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista
desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o
con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista
desplegable en la fórmula.

Anidar funciones

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función.
Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con
el valor 50.

La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas


dentro de la función SI.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el
mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor
VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el
caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!.

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de
funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una
función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas
funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de
la función PROMEDIO sería una función de tercer nivel, etc.

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Utilizar nombres en fórmulas

Puede crear nombres definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores
constantes o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de
celda, una constante, una fórmula o una tabla cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil
de comprender. A continuación se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que
pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión.

TIPO DE EJEMPLO SIN NOMBRE EJEMPLO CON NOMBRE


EJEMPLO

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); — =SUMA(Existencias;—Pedidos)


G5)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

Tipos de nombres

Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres.

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Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un
valor constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por
usted, por ejemplo, cuando se establece un área de impresión.

Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos
relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla
predeterminados, como "Tabla1", "Tabla2", etc., cada vez se inserta una tabla de Excel, pero puede
cambiar el nombre para darle un mayor significado. Para obtener más información sobre las tablas
de Excel, vea Utilizar referencias estructuradas con las tablas de Excel.

Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

 Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el


nivel de libro para un rango seleccionado.
 Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de
los rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo.
 Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más
flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja
de cálculo local o crear un comentario de nombre.

NOTA De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda.

Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:

 Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.


 Utilizando Fórmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que
se muestran automáticamente los nombres válidos.
 Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en la
lista que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha
Fórmulas.

Para obtener más información, vea Usar nombres para que las fórmulas sean más claras.

Utilizar fórmulas y constantes matriciales

Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios
resultados. Las fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados
argumentos matriciales. Cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de
columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe
presionar la combinación de teclas CTRL-i-MAYÚS-i-ENTRAR. Algunas de las funciones integradas
son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea
especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.

Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples

Cuando se especifica una fórmula de matriz, Microsoft Excel inserta de forma automática la fórmula
entre llaves ({}).

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Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de
hoja de cálculo remplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones
sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el


número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de
dichos cálculos.

Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de


valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una
fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número
de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses
(en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de
ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C
(C1:C3).

Fórmula de matriz que genera varios resultados

Al especificar la fórmula =TENDENCIA(B1:B3;A1:A3) como fórmula de matriz, generará tres


resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de ventas y en los tres
meses.

Utilizar constantes matriciales


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En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el
valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se
puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo
que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo
modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar
con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o
FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos
de valores, por ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes
matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas,
por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud
desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de
porcentaje).

Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:

 Incluirlas entre llaves ( { } ).


 Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para
representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se
denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.
 Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para
representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la
inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4:
{10;20;30;40\50;60;70;80}.

Comprobar si las condiciones son verdaderas o falsas y realizar

comparaciones lógicas entre expresiones son elementos comunes de varias tareas. Para crear
fórmulas condicionales, puede utilizar las funciones Y, O, NO, y SI.

La función SI utiliza los siguientes argumentos.

Fórmula con la función SI

prueba_lógica: condición que se desea comprobar.

valor_si_verdadero: valor que se devolverá si la condición se cumple.

valor_si_falso: valor que se devolverá si la condición no se cumple.

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¿Qué desea hacer?

 Crear una fórmula condicional que devuelva un valor lógico (VERDADERO O FALSO)
 Crear una fórmula condicional que devuelva otro cálculo o valores distintos a VERDADERO o
FALSO

Crear una fórmula condicional que devuelva un valor lógico (VERDADERO O FALSO)

Para realizar esta tarea, utilice las funciones Y, O y NO, así como los operadores correspondientes.

Ejemplo

Es más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco.

Datos

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1 Engranajes

2 Aparatos mecánicos

3 Fórmula Descripción (resultado)

4 =Y(A2>A3; A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 y menor que 8? (FALSO)

=O(A2>A3; A2<A4) ¿Es 15 mayor que 9 o menor que 8? (VERDADERO)

=NO(A2+A3=24) 15 más 9 no es igual a 24 (FALSO)

=NO(A5="Engranajes") ¿No es A5 igual a "Engranajes"? (FALSO)

=O(A5<>"Engranajes";A6 = "Aparatos ¿No es A5 igual a "Engranajes" o A6 igual a


mecánicos") "Aparatos mecánicos"? (VERDADERO)

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MODULO GRÁFICOS

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Tipos de Gráficos
Columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico
de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o
para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los
valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

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 Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D Los gráficos de columnas agrupadas


comparan valores entre categorías. Un gráfico de columnas agrupadas muestra valores en
rectángulos verticales en 2D. Un gráfico de columnas agrupadas en 3D simplemente muestra los
datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un tipo de gráfico de columna agrupada cuando tiene categorías que
representan:

 Rangos de valores (por ejemplo, recuentos de elementos).


 Disposiciones de escala específicas (por ejemplo, una escala de Likert con entradas, como
totalmente de acuerdo, de acuerdo, neutral, en desacuerdo, totalmente en desacuerdo).
 Nombres que no se encuentran en ningún orden específico (por ejemplo, nombres de artículos,
nombres geográficos o los nombres de personas).

NOTA Para presentar datos en un formato 3D con tres ejes (un eje horizontal, uno vertical y
uno de profundidad) que se puedan modificar, use en cambio el subtipo de gráfico de
columnas 3D.

 Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D Los gráficos de columnas apiladas muestran
la relación de elementos individuales con el conjunto, comparando la contribución de cada valor
con un total entre categorías. Un gráfico de columnas apiladas muestra los valores en rectángulos
apilados verticales en 2D. Un gráfico de columnas apiladas en 3D simplemente muestra los datos
con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de profundidad).

Puede utilizar un gráfico de columnas apiladas cuando tiene varias series de


datos y desea destacar el total.

 Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D Los gráficos de columnas


100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D comparan el porcentaje con que contribuye cada
valor a un total de categorías. Un gráfico de columnas 100% apiladas muestra valores en
rectángulos verticales 100% apilados en 2D. Un gráfico de columnas 100% apiladas en 3D
simplemente muestra los datos con perspectiva 3D; no se usa un tercer eje de valores (eje de
profundidad).

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Puede utilizar un gráfico de columnas 100% apiladas cuando tenga tres o más series de
datos y desee destacar las contribuciones al conjunto, especialmente si el total es el mismo
para cada categoría.

 Columnas 3D Los gráficos de columnas 3D utilizan tres ejes que se pueden modificar (un eje
horizontal, un eje vertical y un eje de profundidad) y comparan puntos de datos en los ejes
horizontal y de profundidad.

Puede utilizar un gráfico de columnas 3D cuando desee comparar del mismo modo datos
entre categorías y entre series, ya que este tipo de gráfico muestra categorías a lo largo de
los ejes horizontales y de profundidad, mientras que el eje vertical muestra los valores.

 Cilindro, cono y pirámide Los gráficos de cilindros, conos y pirámides están disponibles en los
mismos tipos de gráficos agrupados, apilados, 100% apilados y en 3D proporcionados para
gráficos de columnas rectangulares, y muestran y comparan datos de la misma manera. La única
diferencia es que estos tipos de gráficos muestran formas de cilindro, cono y pirámide en lugar de
rectángulos.

SUGER
ENCIA
Para
crear un
gráfico
de
columna
s, vea Presentar datos en un gráfico de columnas.

Gráfico
s de 16
líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de
líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una
escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales.
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En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y


todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y representan valores que están
separados uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de
gráfico es válido especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se recomienda utilizar un
gráfico de categorías. Utilice también un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores
separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas,
utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Línea y línea con marcadores Ya sea que se muestren con marcadores (para indicar valores de
datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas son útiles para mostrar tendencias en el tiempo
o categorías ordenadas, especialmente cuando hay muchos puntos de datos y el orden en que se
presentan es importante. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, utilice un gráfico

de líneas sin marcadores.

 Línea apilada y línea apilada con marcadores Ya sea que se muestren con marcadores (para
indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas apiladas permiten mostrar la
tendencia de la contribución que hace cada valor a lo largo del tiempo o categorías ordenadas; pero
como no es fácil ver que las líneas están apiladas, tal vez convenga usar otro tipo de gráfico de
líneas o un gráfico de áreas apiladas.

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 Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores Ya sea que se muestren con
marcadores (para indicar valores de datos individuales) o sin ellos, los gráficos de líneas 100%
apiladas son útiles para mostrar la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye en el
tiempo o categorías ordenadas. Si hay muchas categorías o los valores son aproximados, use un
gráfico de líneas 100% apiladas sin marcadores.

SUGERENCIA Para obtener una mejor presentación de este tipo de datos, puede utilizar en
su lugar un gráfico de áreas 100% apiladas.

 Líneas 3D Los gráficos de líneas 3D muestran cada fila o columna de datos como una cinta de
opciones 3D. Un gráfico de líneas 3D tiene ejes horizontal, vertical y de profundidad que puede
modificar.

SUGERENCIA Para crear un gráfico de líneas, vea Presentar los datos en un gráfico de dispersión o
en un gráfico de líneas.

Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una
hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos,
en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran
como porcentajes del total del gráfico circular.

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Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

 Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.


 Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
 Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
 No tiene más de siete categorías.
 Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Circular y circular en 3D Los gráficos circulares muestran la contribución de cada valor a un total
con un formato 2D o 3D. Puede extraer manualmente sectores de un gráfico circular para
destacarlos.

 Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras Los gráficos circulares
con subgráfico circular o subgráfico de barras son gráficos circulares con valores definidos por el
usuario que se extraen del gráfico circular principal y se combinan en un gráfico secundario, circular
o de barras apiladas. Estos tipos de gráficos son útiles cuando desea que los sectores pequeños del
gráfico circular principal se distingan más fácilmente.

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 Circular seccionado y circular seccionado en 3D Los gráficos circulares seccionados muestran


la contribución de cada valor a un total, al mismo tiempo que destacan valores individuales. Los
gráficos circulares seccionados se pueden mostrar en formato 3D. Puede cambiar la configuración
de la división en secciones para cada sector por separado y para todos ellos, pero
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no puede mover manualmente los sectores de un gráfico circular seccionado. Si desea extraer los
sectores manualmente, utilice un gráfico circular o un gráfico circular 3D.

SUGERENCIA Para crear un gráfico circular, vea Presentar los datos en un gráfico circular.

Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de
barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

 Las etiquetas de eje son largas.


 Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Barra agrupada y barra agrupada en 3D Los gráficos de barras agrupadas comparan valores
entre categorías. En un gráfico de barras agrupadas, las categorías se suelen organizar a lo largo
del eje vertical, mientras que los valores lo hacen a lo largo del horizontal. Un gráfico de barras
agrupadas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres
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ejes.
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 Barra apilada y barra apilada en 3D Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de
elementos individuales con el conjunto. Un gráfico de barras apiladas en 3D muestra rectángulos
horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

 Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D Este tipo de gráfico compara el
porcentaje con que cada valor contribuye a un total entre categorías. Un gráfico de barras 100%

apiladas en 3D muestra rectángulos horizontales en formato 3D; no presenta los datos en tres ejes.

 Cilindro, cono y pirámide horizontales Estos gráficos están disponibles en los mismos tipos de
gráficos agrupados, apilados y 100% apilados que se proporcionan para los gráficos de barras
rectangulares. Muestran y comparan los datos de la misma forma. La única diferencia es que estos

tipos de gráfico muestran formas cilíndricas, cónicas y piramidales en lugar de rectángulos


horizontales.

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SUGERENCIA Para crear un gráfico de barras, vea Presentar datos en un gráfico de barras.

Gráficos de área
Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de
área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar
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para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los
datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio
total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las
partes con un todo.

Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Áreas en 2D y 3D Tanto si se presentan en 2D como en 3D, los gráficos de áreas muestran la


tendencia de los valores en el tiempo u otros datos de categoría. Los gráficos de áreas 3D usan tres
ejes (horizontal, vertical y profundidad) que se pueden modificar. Como norma, considere la
posibilidad de utilizar un gráfico de líneas en lugar de un gráfico de áreas no apilado, ya que los datos
de una serie pueden quedar ocultos por los de otra.

 Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D Los gráficos de áreas apiladas muestran la tendencia
de la contribución de cada valor a lo largo del tiempo u otros datos de categoría. Un gráfico de
áreas apiladas en 3D se presenta de la misma forma, aunque utiliza una perspectiva 3D. Una
perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un tercer eje de valores (eje de
profundidad).

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 Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D Los gráficos de áreas 100% apiladas
muestran la tendencia del porcentaje con que cada valor contribuye a lo largo del tiempo u otros
datos de categoría. Un gráfico de áreas 100% apiladas en 3D se presenta de la misma forma,
pero
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

utiliza una perspectiva 3D. Una perspectiva 3D no es un verdadero gráfico 3D: no se emplea un
tercer eje de valores (eje de profundidad).

SUGERENCIA Para crear un gráfico de áreas, vea Presentar datos en un gráfico de áreas.

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un gráfico de
tipo XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de
varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el
eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos
únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan
por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos
y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

 Desea cambiar la escala del eje horizontal.


 Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
 Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
 Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
 Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores
agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más
información acerca de los valores agrupados.
 Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de
datos.
 Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuantos más datos incluya
en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los
valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las
filas o columnas adyacentes.

23
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Dispersión con sólo marcadores Este tipo de gráfico compara pares de valores. Use un gráfico
de dispersión con marcadores de datos pero sin líneas cuando tenga muchos puntos de datos y las
líneas de conexión dificulten la lectura de los datos. También puede usar este tipo de gráfico cuando
no haya necesidad de mostrar la conexión entre los puntos de datos.

 Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores Este
tipo de gráfico muestra una curva suavizada que conecta los puntos de datos. Las líneas suavizadas
se pueden mostrar con o sin marcadores. Use una línea suavizada sin marcadores si hay muchos
puntos de datos.

 Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores Este tipo de
gráfico muestra líneas de conexión rectas entre los puntos de datos. Las líneas rectas se pueden
mostrar con o sin marcadores.

24
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

SUGERENCIA Para crear un gráfico de dispersión, vea Presentar los datos en un gráfico de
dispersión o en un gráfico de líneas.

Gráficos de cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de
cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza
con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este
gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de
cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los
datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante. Por
ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos, mínimos y cierre, debería
organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y Cierre como encabezados de columnas en
ese orden.

25
Los gráficos de cotizaciones tienen los
siguientes subtipos de gráfico:

• Máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico se suele utilizar para ilustrar el precio de los
valores. Necesita tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos y cierre.
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita cuatro series
de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).

 Volumen, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita cuatro series
de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). Mide el volumen mediante
dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen y otro para el precio de los
valores.

 Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre Este tipo de gráfico de cotizaciones necesita
cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

SUGERENCIA Para crear un gráfico de cotizaciones, vea Presentar datos en un gráfico de


cotizaciones.

Gráficos de superficie

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico
de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos
conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están
en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores
numéricos.

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Superficie 3D Los gráficos de superficie 3D muestran las tendencias de los valores a través de dos
dimensiones en una curva continua. Las bandas de color de un gráfico de superficie no representan
las series de datos, sino la distinción entre los valores. Este gráfico muestra una vista en 3D de los
datos, que se puede imaginar como una hoja de goma estirada sobre un gráfico de columnas 3D.
Se suele utilizar para mostrar relaciones entre grandes cantidades de datos que, de otra forma,
podrían resultar difíciles de ver.

27
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Trama de superficie 3D Cuando se representa sin color en la superficie, un gráfico de superficie


3D se denomina gráfico de trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra las líneas. Un gráfico
de superficie 3D que se representa sin bandas de color en la superficie se denomina gráfico de
trama de superficie 3D. Este gráfico sólo muestra las líneas.

NOTA Un gráfico de trama de superficie 3D no resulta fácil de leer, aunque es útil para
representar con más rapidez grandes conjuntos de datos.

 Contorno Los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos desde arriba, algo parecido a
los mapas topográficos 2D. En un gráfico de contorno, las bandas de color representan rangos
concretos de valores. Las líneas de un gráfico de contorno conectan puntos interpolados de igual
valor.

 Contorno reticular Los gráficos de contorno reticular también son gráficos de superficie vistos
desde arriba. No tienen bandas de color en la superficie y sólo muestran las líneas.

NOTA Los gráficos de contorno reticular no resultan fáciles de leer. Se recomienda utilizar
un gráfico de superficie 3D.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

SUGERENCIA Para crear un gráfico de superficie, vea Presentar datos en un gráfico de


superficie.

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas


de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de
las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

NOTA Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas
apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos en anillos, donde cada anillo representa una serie
de datos. Si se muestran porcentajes en etiquetas de datos, cada anillo totalizará el 100%.

29
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

• Anillos seccionados De manera muy similar a los gráficos circulares seccionados, los gráficos de
anillos seccionados muestran la contribución de cada valor a un total mientras se destacan los
valores individuales, pero pueden contener más de una serie de datos.

SUGERENCIA Para crear un gráfico de anillos, vea Presentar los datos en un gráfico de anillos.

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de
cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y
correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

30
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Burbujas o burbujas con efecto 3D Ambos tipos de gráficos de burbujas comparan conjuntos de
tres valores en lugar de dos. El tercer valor determina el tamaño del marcador de burbuja. Puede
elegir mostrar las burbujas en formato 2D o con un efecto 3D.

SUGERENCIA Para crear un gráfico de burbujas, vea Presentar los datos en un gráfico de
burbuja.

Gráficos radiales

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en un
gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.

31
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

 Radial y radial con marcadores Con o sin marcadores para puntos de datos individuales, los
gráficos radiales muestran cambios en valores relativos a un punto central.

 Radial relleno En un gráfico radial relleno, el área cubierta con una serie de datos se rellena con
un color.

SUGERENCIA Para crear un gráfico radial, vea Presentar datos en un gráfico radial.

32

Otros tipos de gráficos que puede crear en Excel

Si en la lista de tipos de gráficos disponibles no encuentra el tipo de gráfico que desea crear, puede
haber otro modo de crearlo en Excel.

Por ejemplo, puede crear los gráficos siguientes.


Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Gráficos de Gantt y gráficos de columnas flotantes Puede simular estos gráficos usando otros
tipos de gráfico. Por ejemplo, puede usar un gráfico de barras para simular un gráfico de Gantt o un
gráfico de columnas para simular un gráfico de columnas flotantes que presente valores mínimos y
máximos. Para obtener más información, vea Presentar datos en un diagrama de Gantt en Excel y
Presentar datos en un gráfico de columnas.
 Gráficos combinados Para enfatizar distintos tipos de información en un gráfico, puede combinar
dos o más tipos de gráfico en uno solo. Por ejemplo, puede combinar un gráfico de columnas con
uno de líneas para conseguir un efecto visual instantáneo que facilite la comprensión del gráfico. Para
obtener más información, vea Presentar datos en un gráfico combinado
 Organigramas Puede insertar un gráfico de SmartArt para crear organigramas, diagramas de flujo o
gráficos de jerarquías. Para obtener más información, vea Crear un organigrama.
 Histogramas y gráficos de Pareto Para crear un histograma o un gráfico de Pareto
(histograma ordenado) en Excel, puede usar las Herramientas de análisis de datos que se
habilitan después de cargar el paquete de herramientas de análisis, un complemento de Excel que
está disponible al instalar Microsoft Office o Excel. Para obtener más información, vea Presentar
datos en un histograma.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Edición y modificación de gráficos

La edición y modificación de gráficos es la parte fundamental para hacer lucir su trabajo ya que es aquí donde
podemos darle el impacto que buscamos al utilizar modelos de estilos, colores y efectos 3D en cada uno de los
elementos de un gráfico.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

MODULO MANEJO DE DATOS

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Ordenar datos en un rango o tabla

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de

nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor

u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así

como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10

mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional.

Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y

fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias

columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por

formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las

operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.

Los criterios de ordenación de las tablas de Excel se guardan en el libro para que pueda volver a

aplicarlos a esa tabla cada vez que abra el libro, pero no se guardan para un rango de celdas. Si desea

guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un

libro, se recomienda usar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias

columnas o para las que se tarda mucho tiempo en crear.

Cuando se vuelve a aplicar una ordenación, pueden aparecer resultados distintos por las razones

siguientes:

Se han agregado datos, se han modificado o se han eliminado del rango de celdas o de la

columna de tabla.

Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

Ordenar texto
1. Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la

celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

 Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en ____ Ordenar de A a Z.

36
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

• Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en ___ Ordenar de Z a A.

3. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas:

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir

mayúsculas de minúsculas.

4. Haga clic dos veces en Aceptar.

4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del

rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

Problema: comprobar si todos los datos están almacenados como texto Si la columna que

desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será

necesario que les aplique formato de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como

números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a

todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de

fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.

Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de

otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos. Antes de ordenar los datos,

quite estos espacios. Puede hacerlo manualmente o puede usar la función RECORTAR.

Ordenar números
1. Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda

activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

37
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en ___ Ordenar de
menor a mayor.

 Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en ___ Ordenar de

mayor a menor.

Problema: comprobar que todos los números están almacenados como números Si los

resultados no son los que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como

texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de

contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto.

Ordenar fechas u horas


1. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda

activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

2. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.

3. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

 Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en __ Ordenar de

más antiguos a más recientes.

 Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en __ Ordenar de

más recientes a más antiguos.

4. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del

rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

Problema: comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas Si

los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contenga fechas u horas

almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las

fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si

Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada

como texto.

NOTA Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la

semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalo

38
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por
tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos

Ordenar por color de celda, color de fuente o icono

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por

color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por

un conjunto de iconos creado mediante la aplicación de un formato condicional.

1. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de tabla.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos

siguientes:

 Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.

 Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.

 Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda.

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación,

dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un

icono de celda.

6. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos

siguientes:

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la


izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la
izquierda para una ordenación de filas.

 Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la

derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la

derecha para una ordenación de filas.

NOTA No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos

predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar,

haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la

misma selección en Ordenar.

Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea

incluir en la ordenación.

8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del

rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

Ordenar por una lista personalizada

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece

listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año. Además, puede crear sus

propias listas.

1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que
desee, de arriba abajo. Por ejemplo:

1 Máximo

2 Medio

40
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3 Mínimo

2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas
A1:A3.

3. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel, haga

clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar, haga clic en Modificar

listas personalizadas.

4. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a

continuación, en Aceptar dos veces.

NOTAS

 Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u

hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color

de fuente o icono).

 La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter

puede no empezar por un número.

2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa

está en una columna de tabla.

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

4. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea

ordenar mediante una lista personalizada.

5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Con la lista

personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

7. Haga clic en Aceptar.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

8. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del
rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en
Volver a aplicar.

Ordenar filas
1. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en

una columna de tabla.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

3. Haga clic en Opciones.

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de

izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

5. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Por valor

1. En Ordenar según, seleccione Valores.

2. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

 Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

 Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o

De más recientes a más antiguos.

Por color de celda, color de fuente o icono de celda

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

4. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de

celda, un color de fuente o un icono de celda.

5. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.

7. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del

rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de

nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque

estén ocultas.

Ordenar por más de una columna o fila

Si lo desea, puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el

mismo valor en una columna o fila y ordenar a continuación otra columna o fila dentro de ese grupo de

valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y una columna Empleado, puede

ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y,

después, ordenar por nombre (para colocar los nombres en orden alfabético dentro de cada

departamento). Puede ordenar hasta 64 columnas.

NOTA Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de

columna.

1. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda

activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar.

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos

siguientes:

 Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores.

 Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de

celda.

5. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos

siguientes:

 Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

 Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

 Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De

más recientes a más antiguos.

 Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación,

repita los pasos del tres al cinco.

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic

en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga

clic en Eliminar nivel.

NOTA Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a

continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiarlo.

Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas.

10. Para volver a aplicar un orden después de cambiar los datos, haga clic en una celda dentro del

rango o de la tabla y luego, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Ordenar por un valor parcial en una columna

Para ordenar por una parte de un valor de una columna, por ejemplo por códigos de número de pieza

(789-WDG-34), apellidos (Cecilia Cornejo), o nombres (Cornejo, Cecilia), primero debe dividir la

columna en dos o más columnas, de modo que el valor por el que desea ordenar esté en una columna

aparte. Para ello, puede separar las partes de las celdas mediante funciones de texto o usar el Asistente

para convertir texto en columnas.

Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás


ADVERTENCIA Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango

puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de

las otras celdas de la misma fila.

NOTA El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.

1. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas.

2. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,

haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles.

4. Se mostrará el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar.

5. Seleccione Continuar con la selección actual.

6. Haga clic en Ordenar.

7. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer .

Más información sobre problemas generales de ordenación

Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:

Comprobar si los valores que devuelve una fórmula han cambiado Si los datos que ha ordenado

contienen una o más fórmulas, los valores devueltos de dichas fórmulas pueden cambiar cuando se

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

actualiza la hoja de cálculo. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener

resultados actualizados.

Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando se

ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos,

es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas.

Comprobar la configuración local Los criterios de ordenación varían según la configuración local.

Asegúrese de que la configuración local de la Configuración regional o de la Configuración

regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener información sobre

cómo cambiar la configuración local, vea el sistema de Ayuda de Windows.

Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar rótulos de varias

líneas, ajuste el texto dentro de la celda.

Activar o desactivar la fila de título Normalmente, lo mejor es tener una fila de título cuando se

ordena una columna para facilitar la comprensión del significado de los datos. De manera

predeterminada, el valor del título no se incluye en la operación de ordenación. A veces, es posible que

tenga que activar o desactivar el título para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la

operación de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque se trata de un encabezado de

columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden

personalizado y, a continuación, active Mis datos tienen encabezados.

Para incluir la primera fila de datos en la ordenación porque no se trata de un encabezado de

columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden

personalizado y, a continuación, desactive Mis datos tienen encabezados.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Filtrar datos de un rango o una tabla

Filtrar datos usando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un

rango de celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los

valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos

para ver rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para

obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

Obtener más información sobre el filtrado

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se

especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un

filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar,

buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos

filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro

adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos mostrados.

NOTA Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se busca en los

datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos

hay que borrar todos los filtros.

LOS TRES TIPOS DE FILTROS

Con Autofiltro puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios.

Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por

ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar

por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

VOLVER A APLICAR UN FILTRO

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

47
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con el

filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).

Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna filtrada,

una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo,

"Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la

columna de tabla.

El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.

Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

NO MEZCLE FORMATOS DE ALMACENAMIENTO

Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o

números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo

de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento en una columna, el comando

que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene

tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es

Filtros de texto.

Filtrar texto
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

48
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos alfanuméricos.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

 En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que
filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si

la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,

seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre

el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de

comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación

para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, <

Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro

personalizado.

49
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione
Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier
lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba

texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "Y", escriba J o, para filtrar

texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un

carácter comodín.

Cómo utilizar los caracteres comodín

Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación para

filtros de texto.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter


Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres


Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde


Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"

3. También puede filtrar por más de un

criterio. Cómo agregar más criterios

1. Siga uno de los procedimientos

siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

50
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la


derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

Filtrar números
1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos numéricos.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números

 En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista

es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,

seleccione los números concretos por los que desea filtrar.

51
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre
el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador

de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de

comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, >

Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.)

o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la

derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar un criterio más

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la

derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar fechas u horas


1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

52
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
fechas u horas.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas

 En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que
filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla

se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en

la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por

ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran

debajo de cada mes.

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de

valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,

seleccione los valores por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre

el controlador de la parte inferior.

Crear criterios

53
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común

NOTA Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación

(operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para

comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, <

Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.).

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes,

Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha,

escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga

clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione

Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la

derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga

clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al

"6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora

anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00

p.m.

Filtro dinámico

NOTA Un filtro dinámico es un filtro cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a

aplicar el filtro.

4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy o para

filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

54
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

5. Haga clic en Aceptar.

NOTAS

 Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o

Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que

sea. Filtrar de esta forma puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las

ventas por período de varios años.

 Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de


tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en
curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la
fecha actual, ésta incluida.

2. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar un criterio más

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de


la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la

lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de

la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTAS

Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.

Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.

Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la

semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea,

conviértalos en texto usando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un

55
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no
Filtros de fecha.

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede
cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas.
Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de
una lista no jerárquica.

.
1

.
2 Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzado.

.
3 En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación,

desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

Filtrar por números superiores o inferiores


1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
datos numéricos.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.

4. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.

0. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.

56
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

1. En el cuadro del medio, escriba un número.

2. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:

 Para filtrar por número, seleccione Elementos.

 Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

5. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de

la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en

el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por encima del promedio de números o por debajo


1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos numéricos.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del
promedio.

 Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del

promedio.

57
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o
de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o

columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por vacías y por no vacías


1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,

active la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de

valores, desactive la casilla (Vacías).

 Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,

desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista

de valores, active la casilla (Vacías).

NOTA La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la

columna de tabla contiene al menos una celda vacía.

58
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de

fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado

mediante un formato condicional.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o

un conjunto de iconos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

• Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda,
color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).

2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

3. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color

de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.

4. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.

5. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

59
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario en la celda

que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda

seleccionada.

 Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.

 Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda

seleccionada.

 Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

3. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Borrar un filtro

Puede borrar un filtro para una columna específica o borrar todos los filtros.

BORRAR UN FILTRO PARA UNA COLUMNA

Para borrar un filtro para una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una
tabla, haga clic en el botón Filtrar en el encabezado de la columna y, a continuación, haga
clic en Borrar filtro de <"Nombre de la columna">.

BORRAR TODOS LOS FILTROS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Y VOLVER A MOSTRAR


TODAS LAS FILAS

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.

60
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Filtrar datos de un rango o una tabla

Filtrar datos usando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un

rango de celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los

valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos

para ver rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para

obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

Obtener más información sobre el filtrado

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se

especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un

filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar,

buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos

filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro

adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos mostrados.

NOTA Cuando se utiliza el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, sólo se busca en los

datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos

hay que borrar todos los filtros.

LOS TRES TIPOS DE FILTROS

61
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Con Autofiltro puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios.
Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por
ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar
por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

VOLVER A APLICAR UN FILTRO

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

Una flecha desplegable significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna con el

filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).

Un botón Filtro significa que se ha aplicado un filtro.

SUGERENCIA Cuando se pasa el mouse por encima del encabezado de una columna filtrada,

una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo,

"Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la

columna de tabla.

El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.

Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

NO MEZCLE FORMATOS DE ALMACENAMIENTO

Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o

números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo

de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento en una columna, el comando

que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene

tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es

Filtros de texto.

62
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Filtrar texto
5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos alfanuméricos.

6. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

7. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto

 En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que

filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si

la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,

seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre

el controlador de la parte inferior.

63
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Crear criterios
1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador

de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de

comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, >

Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.)

o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione

Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier

lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba

texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "Y", escriba J o, para filtrar

texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un

carácter comodín.

Cómo utilizar los caracteres comodín

Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación

para filtros de texto.

Utilice Para buscar

? (signo de interrogación) Un único carácter


Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"

* (asterisco) Cualquier número de caracteres


Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"

~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde


Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la

derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.

8. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, a continuación, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en

Volver a aplicar.

Filtrar números
5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos numéricos.

6. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

7. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números

65
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista

es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,

seleccione los números concretos por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el

controlador de la parte inferior.

Crear criterios
1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador

de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación

para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, <

Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro

personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la

derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar un criterio más

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la

derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.

66
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

8. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o
de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar fechas u horas


5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
fechas u horas.

6. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

7. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas

 En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que

filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla

se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la

jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por

ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran

debajo de cada mes.

67
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de
valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación,
seleccione los valores por los que desea filtrar.

SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre

el controlador de la parte inferior.

Crear criterios
1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común

NOTA Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación

(operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para

comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, <

Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.).

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes,

Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha,

escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga

clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione

Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la

derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga

clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al
"6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora

anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00

p.m.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Filtro dinámico

NOTA Un filtro dinámico es un filtro cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a

aplicar el filtro.

4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy o para

filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

5. Haga clic en Aceptar.

NOTAS

 Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o

Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que

sea. Filtrar de esta forma puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las

ventas por período de varios años.

 Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de


tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en
curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la
fecha actual, ésta incluida.

2. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar un criterio más

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se

cumplan, seleccione Y.

 Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o

ambos criterios, seleccione O.

2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la

derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista,

o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

69
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

8. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de
la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTAS

Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.

Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.

Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la

semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea,

conviértalos en texto usando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un

valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no

Filtros de fecha.

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede

cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas.

Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de

una lista no jerárquica.

.
1

.
2 Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzado.

.
3 En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación,

desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

Filtrar por números superiores o inferiores


6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

70
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene

datos numéricos.

7. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

8. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.

9. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente. 0.

En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.

1. En el cuadro del medio, escriba un número.

2. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:

 Para filtrar por número, seleccione Elementos.

 Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

10. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en

el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por encima del promedio de números o por debajo


5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

71
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
datos numéricos.

6. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

7. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del

promedio.

 Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del

promedio.

8. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o

columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

Filtrar por vacías y por no vacías


5. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

6. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

7. Siga uno de los procedimientos siguientes:

72
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,
active la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de
valores, desactive la casilla (Vacías).

 Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,

desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista

de valores, active la casilla (Vacías).

NOTA La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la

columna de tabla contiene al menos una celda vacía.

8. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de

la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de
fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado

mediante un formato condicional.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o

un conjunto de iconos.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

Tabla

 Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda,

color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).

73
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

7. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.

8. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color

de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.

9. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.

10. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

4. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario en la celda

que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.

5. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda

seleccionada.

 Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.

 Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda

seleccionada.

 Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

6. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o

de la tabla y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Volver a aplicar.

Borrar un filtro

Puede borrar un filtro para una columna específica o borrar todos los filtros.

BORRAR UN FILTRO PARA UNA COLUMNA

74
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Para borrar un filtro para una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una

tabla, haga clic en el botón Filtrar en el encabezado de la columna y, a continuación, haga

clic en Borrar filtro de <"Nombre de la columna">.

BORRAR TODOS LOS FILTROS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Y VOLVER A MOSTRAR


TODAS LAS FILAS

En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.

75
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Tablas Dinámicas (Pivot Tables)


Crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no esperadas sobre los
datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externo, puede crear un informe de tabla dinámica
(informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza
datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a
Excel.) o un informe de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona
análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los
datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y
mostrando u ocultando elementos de los mismos.).

Importante En Microsoft Excel 2010, el Asistente para tablas y gráficos dinámicos disponible en
versiones anteriores de Excel se ha remplazado por comandos de tabla dinámica y gráfico dinámico
en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas. El Asistente para tablas y gráficos dinámicos sigue
estando disponible y puede usarse cuando sea necesario agregándolo a la barra de herramientas de
acceso rápido, o presionando ALT, D, P para abrirlo.

Más información sobre informes de tabla dinámica y gráfico dinámico


Los informes de tabla dinámica son útiles para resumir, analizar, explorar y presentar datos de
resumen. Los informes de gráfico dinámico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de un
informe de tabla dinámica para que pueda detectar fácilmente comparaciones, patrones y
tendencias. Tanto los informes de tabla dinámica como los informes de gráfico dinámico permiten
tomar decisiones bien fundamentadas sobre datos críticos para su empresa.

¿Qué es un informe de tabla dinámica?


Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes
de datos. Use un informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y
responder a preguntas no esperadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica está
especialmente diseñado para:

 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el

usuario.

 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y

crear cálculos y fórmulas personalizados.

76
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los
datos de resumen de las áreas de interés.

 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e

interesantes para poder concentrarse en la información que le interesa.

 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Los informes de tabla dinámica suelen usarse cuando se desea analizar totales relacionados,
especialmente cuando se tiene una larga lista de cifras para sumar ya que los datos o subtotales
agregados le permiten examinar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de
datos similares. En el siguiente ejemplo de informe de tabla dinámica, puede ver fácilmente cómo se
comparan las ventas totales del departamento de golf del tercer trimestre en la celda F3 con las
ventas de otro deporte, o trimestre, o con las ventas totales de todos los departamentos.

Datos de origen; en este caso, de una hoja de cálculo


Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el
informe de tabla dinámica
Informe de tabla dinámica completo
Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos
de origen

Ejemplo de datos de origen y el informe de tabla dinámica resultante

En un informe de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un
campo de tabla dinámica (campo: en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, categoría
de datos que se deriva de un campo de los datos de origen. Los informes de tabla dinámica tienen
campos de fila, columna, página y datos. Los informes de gráfico dinámico tienen campos de serie,
categoría, página y datos.) que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la
columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro (una colección de información

77
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

sobre un campo) de Golf se resume en un solo elemento (elemento: subcategoría de un campo en


informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los
elementos "Enero", "Febrero", etc.) Golf.

Un campo de valor, como Suma de ventas, contiene los valores que van a resumirse. En el informe
anterior, el resumen Golf Trim3 contiene la suma del valor de ventas de cada fila de los datos de
origen para la que la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3. De
forma predeterminada, los datos en el área de valores resumen los datos de origen subyacentes en
el informe de gráfico dinámico de la forma siguiente: los valores numéricos usan la función SUMA
para sumar valores y los valores de texto usan la función CONTAR para contar el número de
valores.

Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir el origen de datos, especificar una ubicación en
el libro y organizar los campos.

¿Qué es un informe de gráfico dinámico?

Un informe de gráfico dinámico proporciona una representación gráfica de los datos de un


informe de tabla dinámica, que en este caso se denomina informe de tabla dinámica asociado
(informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de
origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo
informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro
cambia también.). Un informe de gráfico dinámico es interactivo, lo que significa que se puede
ordenar y filtrar para mostrar subconjuntos de los datos de la tabla dinámica. Cuando se crea un
informe de gráfico dinámico, se muestran filtros de informe de gráfico dinámico en el área del
gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.) para poder ordenar y
filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico. Los cambios que realice en el diseño
de campo y los datos en el informe de tabla dinámica asociado se reflejarán inmediatamente en el
informe de gráfico dinámico.

Un informe de gráfico dinámico muestra series de datos (serie de datos: puntos de datos
relacionados que están trazados en un gráfico y proceden de filas y columnas de una hoja de
datos. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o un color exclusivo. Puede trazar una o
más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares tienen sólo una serie de datos.),
categorías, marcadores de datos (marcador de datos: barra, área, punto, sector u otro símbolo de
un gráfico que representa un único punto de datos o valor que procede de una celda de una hoja
de cálculo. Los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.) y
ejes (eje: línea que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de referencia de
medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y
contener categorías.) al igual que los gráficos estándar. Puede cambiar asimismo el tipo de gráfico
y otras opciones como los títulos (títulos de gráficos: texto descriptivo que se alinea
automáticamente con un eje o se centra en la parte superior de un gráfico.), la ubicación de la
leyenda (leyenda: cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de datos o

78
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

categorías de un gráfico.), las etiquetas de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona
información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o
valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.) y la ubicación del gráfico.

Informe de gráfico dinámico de las ventas deportivas por trimestre

Puede crear un informe de gráfico dinámico automáticamente al crear un informe de tabla dinámica,
o bien a partir de un informe de tabla dinámica ya existente.

Crear una tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo


Al crear un informe de tabla dinámica a partir de datos de una hoja de cálculo, los datos se
convierten en los datos de origen del informe de tabla dinámica.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para usar datos de una hoja de cálculo como origen de datos, haga clic en una celda del rango de
celdas que contienen los datos.

 Para usar datos de una tabla de Excel como origen de datos, haga clic en una celda dentro de la
tabla de Excel.

Nota Asegúrese de que el rango tiene encabezados de columna o que se muestran


los encabezados en la tabla y que no hay ninguna fila en blanco en el rango o en la
tabla.

79
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la
flecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Sugerencia Para crear un informe de tabla dinámica y gráfico dinámico a la vez, en la


pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha situada bajo Tabla dinámica y, a
continuación, haga clic en Gráfico dinámico. Excel muestra el cuadro de diálogo Crear tabla
dinámica con el gráfico dinámico.

3. En Elija los datos que desea analizar, asegúrese de activar la opción Seleccione una tabla o un
rango y, a continuación, en el cuadro Tabla o rango, compruebe que el rango de celdas que
desea usar como datos subyacentes sea el rango correcto.

Excel determina automáticamente el rango para el informe de tabla dinámica, pero puede
remplazarlo escribiendo otro rango o el nombre que haya definido para dicho rango. Para
obtener más información sobre cómo definir nombres, vea Definir y usar nombres en
fórmulas.

Si los datos se encuentran en otra hoja de cálculo o en otro libro, incluya el nombre del
libro y de la hoja de cálculo usando la sintaxis siguiente: [nombrelibro]nombrehoja!rango.

Sugerencia También puede hacer clic en Contraer diálogo ___ para ocultar temporalmente
el cuadro de diálogo, seleccionar el rango en la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic
en Expandir diálogo .

4. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar siguiendo uno de
estos procedimientos:

 Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda
A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

 Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de
cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, especifique la primera celda del rango
de celdas donde desea colocar el informe de tabla dinámica.

5. Haga clic en Aceptar.

80
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Excel agrega un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y muestra la


Lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o
personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota Si crea un informe de gráfico dinámico al mismo tiempo que crea un informe de tabla
dinámica, Excel muestra el gráfico al comienzo del informe de tabla dinámica asociado
(informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos
de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un
nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes,
el otro cambia también.). Un informe de gráfico dinámico y su informe de tabla dinámica
asociado deben estar siempre en el mismo libro.

6. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:


 Para colocar un campo en el área predeterminada de la sección de diseño, active la casilla que se
encuentra junto al nombre del campo en la sección de campos.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas


de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías de
procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP: tecnología de base de datos que se
ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar
transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en
cubos en lugar de tablas.) de fecha y hora se agregan al área de etiquetas de
columna.

 Para colocar un campo en un área específica de la sección de diseño, haga clic con el botón

secundario en el nombre de campo en la sección de campos y, a continuación, seleccione

Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o

Agregar a valores.

 Para arrastrar un campo al área que desee, haga clic y mantenga presionado el nombre del

campo en la sección de campos y, a continuación, arrástrelo hasta un área de la sección de

diseño.

Sugerencias

 Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos en cualquier

momento. Para ello, haga clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y, a

continuación, seleccione el área que desee, o bien, arrastre los campos entre las áreas de la

81
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

sección de diseño. Para obtener más información acerca de la lista de campos y acerca de cómo
reorganizar los campos, vea la sección de información general sobre informes de tabla dinámica y
de gráfico dinámico y el tema sobre datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico
dinámico en Office.com.

Si está trabajando sin conexión, conéctese a Office.com en la parte inferior de la ventana


de la Ayuda o visite la página de ayuda y procedimientos en Office.com.

 Los cambios que realice en los datos de origen después de crear el informe de tabla dinámica se

reflejarán en el informe al actualizar el informe de tabla dinámica seleccionado (Herramientas de

tabla dinámica, pestaña Opciones, grupo Datos, botón Actualizar).

 Si agrega filas al rango de datos de origen, puede incluir dichas filas en el informe dinámico

cambiando los datos de origen (Herramientas de tabla dinámica, pestaña Opciones, grupo Datos,

botón Cambiar datos de origen). Si los datos de origen están en una tabla de Excel, las filas

adicionales se mostrarán automáticamente al actualizar el informe de tabla dinámica.

Crear una tabla dinámica a partir de un origen de datos externo

Al crear un informe de tabla dinámica a partir de datos externos (datos externos: datos que se
almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en
un servidor Web.), se crea una conexión a datos de origen que se encuentran almacenados fuera
de Excel, por ejemplo en un programa de base de datos (como Microsoft Access o Microsoft SQL
Server) o en un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP: tecnología de base de
datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar
transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de
tablas.).

1. Haga clic en una celda de la hoja de cálculo.


2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica, o bien haga clic en la
flecha que se encuentra debajo de Tabla dinámica y, a continuación, en Tabla dinámica.

82
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

Sugerencia Para crear un informe de tabla dinámica y de gráfico dinámico al mismo tiempo,
en la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la flecha que se encuentra debajo
de Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Gráfico dinámico. Excel mostrará el
cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

3. En Elija los datos que desea analizar, haga clic en Usar un origen de datos externos.

4. Haga clic en Elegir conexión.


5. En el cuadro Mostrar en la parte superior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, seleccione
la categoría de conexiones para la cual desee elegir una conexión, o bien seleccione Todas las
conexiones (que es el valor predeterminado).

6. Seleccione una conexión en Seleccionar una conexión y, a continuación, haga clic en Abrir.

Nota Si selecciona una conexión de la categoría Conexiones en este libro, volverá a usar o
a compartir una conexión existente. Si elige una conexión de las categorías Archivos de
conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, Excel copiará el archivo de
conexión en el libro como una nueva conexión de libro y usará ese archivo (un archivo
.odc) como la nueva conexión para el informe de tabla dinámica.

7. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, especifique el lugar siguiendo uno de
estos procedimientos:

 Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece en la celda
A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.

 Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de
cálculo existente y, a continuación, en el cuadro Ubicación, especifique la primera celda del rango
de celdas donde desee colocar el informe de tabla dinámica.

8. Haga clic en Aceptar.

Excel agrega un informe de tabla dinámica vacío en la ubicación especificada y muestra la


lista de campos de tabla dinámica para que pueda agregar campos, crear un diseño o
personalizar el informe de tabla dinámica.

Nota Si crea un informe de gráfico dinámico al mismo tiempo que crea un informe de tabla
dinámica, Excel muestra el gráfico al comienzo del informe de tabla dinámica asociado
(informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos
de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un
nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes,
el otro cambia también.). Un informe de gráfico dinámico y su informe de tabla dinámica
asociado deben estar siempre en el mismo libro.

9. Para agregar campos al informe, siga uno o varios de estos procedimientos:

83
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Active la casilla situada junto a cada nombre de campo en la sección de campos. El campo se
coloca en el área predeterminada de la sección de diseño, pero puede organizar los campos de
otra forma si lo desea.

De forma predeterminada, los campos no numéricos se agregan al área de etiquetas


de fila, los campos numéricos se agregan al área de valores y las jerarquías de
procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP: tecnología de base de datos que se
ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar
transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en
cubos en lugar de tablas.) de fecha y hora se agregan al área de etiquetas de
columna.

 Haga clic con el botón secundario y seleccione el comando correspondiente, Agregar a filtro

de informes, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila y Agregar a

valores, para colocar el campo en un área específica de la sección de diseño.

Sugerencia También puede hacer clic y mantener presionado el botón del mouse en un
nombre de campo y después arrastrar el campo entre la sección de campos y un área de la
sección de diseño.

Sugerencia Puede usar la lista de campos de tabla dinámica para reorganizar los campos en
cualquier momento haciendo clic con el botón secundario en los campos de la sección de diseño y, a
continuación, seleccionando el área que desee, o arrastrando los campos entre las áreas de la
sección de diseño. Para obtener más información acerca de la lista de campos y cómo reorganizar
los campos, vea Información general sobre informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico y
Datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en Office.com.

Si está trabajando sin conexión, conéctese a Office.com en la parte inferior de la ventana de la


Ayuda o visite la página de ayuda y procedimientos en Office.com.

Crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe


de tabla dinámica existente
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica, agregando las pestañas
Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Gráfico dinámico.

84
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en el tipo y en el subtipo de gráfico que desee.
Puede usar cualquier tipo de gráfico excepto los gráficos xy (dispersión), de burbujas o de
cotizaciones.

Para obtener más información acerca de tipos de gráficos, vea Tipos de gráficos
disponibles.

4. Haga clic en Aceptar.

El informe de gráfico dinámico que aparece tiene filtros de informe de gráfico dinámico que
puede usar para cambiar los datos que se muestran en el gráfico.

Notas

 El informe de gráfico dinámico y el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica

asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico

dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico.

Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) siempre deben

estar en el mismo libro.

 Si inserta un gráfico estándar para los datos de tabla dinámica (pestaña Insertar, grupo Gráficos),

el gráfico será un gráfico dinámico asociado con el informe de tabla dinámica.

Convertir un informe de gráfico dinámico en un gráfico estándar

Puede convertir un informe de gráfico dinámico a un gráfico estándar eliminando su informe de


tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que
proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando
se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los
informes, el otro cambia también.). Si tiene varios informes de tabla dinámica e informes de gráfico
dinámico en el libro, es posible que primero deba encontrar el informe de tabla dinámica asociado
que tiene el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico.

1. Siga uno de estos procedimientos:


 Si sabe qué informe de tabla dinámica está asociado con el informe de gráfico dinámico que
desea cambiar, haga clic en ese informe de tabla dinámica.

85
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

• Si no sabe qué informe de tabla dinámica está asociado con el informe de gráfico dinámico que
desea cambiar, haga lo siguiente:

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico que desea modificar.

De esta manera se muestran las Herramientas de gráfico dinámico, agregando


las pestañas Diseño, Diseño, Formato y Analizar.

2. Para encontrar el nombre del informe de tabla dinámica asociado, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Diseño, en el grupo Datos, haga clic en Seleccionar datos.

2. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, en el cuadro Rango de datos


del gráfico, anote el nombre de la tabla dinámica asociada, que es el texto
situado a continuación del signo de exclamación (!) y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

3. Para buscar el informe de tabla dinámica asociado, haga lo siguiente:

1. Haga clic en un informe de tabla dinámica en el libro.


2. En la pestaña Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones y, a
continuación, en Opciones.

3. En el cuadro Nombre, observe si el nombre coincide con el nombre del informe


de tabla dinámica asociado.

4. Repita los pasos 1 a 3 de este procedimiento para cada informe de tabla dinámica
del libro hasta que encuentre el mismo nombre en el cuadro Nombre.

5. Haga clic en Aceptar y, a continuación, seleccione el informe de tabla dinámica


asociado que tiene el mismo nombre que el informe de gráfico dinámico que
desea cambiar.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica y se agregan las fichas
Opciones y Diseño.

86
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

1. En la pestaña Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda


la tabla dinámica.

2. Presione SUPR.
Crear un gráfico estándar a partir de algunos o todos los datos
de un informe de tabla dinámica
1. Seleccione los datos del informe de tabla dinámica que desee usar en el gráfico.

Sugerencia Para incluir botones de campo (botón de campo: botón que identifica un
campo en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede arrastrar los botones
de campo para cambiar el diseño del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen
junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.) y datos
en la primera fila y columna del informe, comience a arrastrar las celdas desde la esquina
inferior derecha de los datos que seleccione.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C.

3. Haga clic en una celda en blanco fuera del informe de tabla dinámica.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la flecha situada bajo Pegar y, a
continuación, bajo Pegar valores, haga clic en Valores, Formato de valores y números o Formato
de valores y origen.

87
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

5. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, haga clic en el tipo de gráfico que desee y, a
continuación, haga clic en un subtipo de gráfico.

Para obtener más información acerca de tipos de gráficos, vea Tipos de gráficos
disponibles.

Eliminar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Eliminar un informe de tabla dinámica


1. Haga clic en el informe de tabla dinámica que desee eliminar.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica y se agregan las fichas
Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en


Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

Nota Eliminar un informe de tabla dinámica asociado con un informe de gráfico dinámico convierte
dicho informe de gráfico dinámico en un gráfico estándar que ya no se puede dinamizar ni
actualizar.

Eliminar un informe de gráfico dinámico


1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico que desee eliminar.

2. Presione SUPR.

Nota Eliminar un informe de gráfico dinámico no elimina el informe de tabla dinámica asociado.

88
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

89
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Formato Condicional

Módulo Formato Condicional

Datos con formato condicional

Las mejoras en el formato condicional son una característica popular en Microsoft Office Excel 2007. El análisis
de datos nunca ha sido más interesante y divertido. Ahora, puede realizar un seguimiento de las tendencias,
revisar el estado, localizar datos y buscar valores máximos.

90
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Se ha proporcionado una tabla llena de ejemplos e instrucciones para ayudarle a familiarizarse. Éste es un
resumen de lo que incluye la tabla.

TIPO DE REGLA DESCRIPCIÓN

Valor de celda Identificar números, fechas y texto específicos en una lista de productos

Valor de celda (con Identificar un número o texto modificado de forma dinámica en una lista de productos
fórmula)

Valores superiores e Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del promedio en un informe
inferiores sobre un reciente viaje de promoción de libros
Por encima o por debajo
del promedio

Valores superiores e Determinar quiénes son los dos mejores alumnos de la clase
inferiores

Único o duplicado Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes

Conjunto de iconos Ver rápidamente el estado de los ingresos y las tendencias de un trimestre al siguiente

Conjunto de iconos Comparar los diferentes criterios de productos mediante una escala de clasificación

Conjunto de iconos Examinar las tendencias de beneficios mes a mes

Conjunto de iconos Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000

Barras de datos Comparar la altura de las montañas más altas

Escala de 3 colores Examinar las distribuciones de ventas totales en las categorías de producto clave

Basado en fórmulas Sombrear filas alternas en un rango

Basado en fórmulas Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas con formato condicional

Basado en fórmulas Sombrear una fila completa en la que deben cumplirse varios criterios

Basado en fórmulas Sombrear una fila completa si la fila es un valor único

El formato condicional permite responder visualmente preguntas específicas sobre los datos. Se puede
aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla
dinámica. Hay diferencias importantes que debe entender al usar el formato condicional en un informe de
tabla dinámica.

Las ventajas del formato condicional

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

91
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?
 ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?
 ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?
 ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?
 ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
 ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de
secundaria?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos
de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de
colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de
condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si
la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

Se puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluidos el color de celda y el color de fuente,
independientemente de que las celdas tengan un formato manual o condicional.

NOTA Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja
de cálculo o, en algunos casos, a celdas de otras hojas de cálculo del libro actualmente abierto. No es posible
usar formato condicional en referencias externas a otro libro.

Formato condicional para un informe de tabla dinámica

El formato condicional en un informe de tabla dinámica es diferente del de un rango de celdas o una tabla de
Excel en varios aspectos:

 Si se cambia el diseño del informe de tabla dinámica filtrando, ocultando, contrayendo y expandiendo niveles o
moviendo un campo, el formato condicional se mantendrá siempre y cuando no se quiten los campos de los
datos subyacentes.
 El ámbito del formato condicional para los campos del área Valores puede estar basado en la jerarquía de
datos y queda determinado por todos los elementos secundarios visibles (el siguiente nivel inferior de una
jerarquía) de un elemento primario (el siguiente nivel superior de una jerarquía) en filas para una o más
columnas, o en columnas para una o más filas.

NOTA En la jerarquía de datos, los elementos secundarios no heredan el formato condicional del
elemento primario y éste no hereda el formato condicional de los elementos secundarios.

92
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Existen tres métodos para especificar el ámbito del formato condicional de los campos del área Valores: por
selección, por campo correspondiente y por campo de valor.

El método predeterminado para especificar el ámbito de los campos del área de valores es por selección.
Puede cambiar este método por el método de campo correspondiente o campo de valor mediante el botón de
opción Aplicar regla de formato a, el cuadro de diálogo Nueva regla de formato o el cuadro de diálogo
Editar regla de formato. La posibilidad de elegir entre tres métodos para especificar el ámbito (ficha
Inicio, grupo Estilos, comando Formato condicional) le ofrece mayor flexibilidad según sus necesidades
específicas:

Especificar el ámbito por selección Use este método si desea seleccionar:

 Un conjunto de campos contiguos en el área Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de una región
específica.
 Un conjunto de campos discontinuos en el área Valores, como ser los totales de productos de diferentes
regiones en distintos niveles de la jerarquía de datos.

Especificar el ámbito por campo de valor Use este método si desea:

 Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.


 Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para todos los niveles de la jerarquía de
datos.
 Incluir subtotales y totales generales.

Especificar el ámbito por campo correspondiente Use este método si desea:

 Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.


 Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para un nivel específico de la jerarquía
de datos.
 Excluir subtotales.

Cuando se aplica formato condicional a campos en el área Valores para valores superiores, inferiores,
superiores al promedio o inferiores al promedio, la regla se basa en todos los valores visibles de forma
predeterminada. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en
lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

 Una columna y el campo de su fila principal.


 Una fila y el campo de su columna principal.

Formato condicional entre diferentes hojas de cálculo

Puede usar formato condicional en celdas a las que se hace referencia en otra hoja de cálculo del mismo libro.
Esta opción no está disponible entre libros.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una
escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del
color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se
puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior
tengan un color más rojo.

93
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo
el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Escalas de color.

3. Seleccione una escala de dos colores.

SUGERENCIA Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál corresponde a una
escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa
valores inferiores.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito de los campos del área Valores de un
informe de tabla dinámica mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la tabla
dinámica que tiene aplicado el formato condicional.

Formato avanzado

1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe
de tabla dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en de las celdas seleccionadas.

94
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Todas las celdas para una etiqueta Valor, haga clic en Todas las celdas que muestran valores
<etiqueta de valor>.
 Todas las celdas para una etiqueta Valor, salvo los subtotales y los totales generales, haga clic en
Todas las celdas que muestran valores <etiqueta de valor> para <etiqueta de fila>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores
(opción predeterminada).
6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.
7. Para seleccionar un tipo en el cuadro Tipo para Mínima y Máxima, siga uno de los procedimientos
siguientes:
 Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más
alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

 Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y, a continuación, escriba
un Valor en Mínima y Máxima.
 Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución
de los valores es proporcional.

 Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y


Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en
una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en
otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la
presentación de sus datos.

 Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba valores en
Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha y hora. Inicie la fórmula con un
signo igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se
recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

Notas

 Asegúrese de que el valor de Mínima sea menor que el valor de Máxima.


 Puede elegir tipos diferentes en Mínima y Máxima. Por ejemplo, puede elegir un número en Mínima
y un porcentaje en Máxima.

8. Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, haga clic en Color para cada una y, a continuación,
seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores. La escala
de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores

95
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una
escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de
color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde,
amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor
medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo
el rango, use una función ES oSIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

1. Seleccione una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Escalas de color.

3. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central
representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

SUGERENCIA Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál corresponde a una
escala de tres colores.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito de los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica mediante el botón Opciones de formato que aparece junto al campo de la
tabla dinámica que tiene aplicado el formato condicional.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
_____en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

96
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.
7. Seleccione un tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione un Punto medio.

En este caso, no escriba un Valor más bajo y Valor más alto.

 Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y a continuación escriba un
valor en Mínima, Punto medio y Máxima.
 Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y a continuación escriba un valor en Mínima,
Punto medio y Máxima.

Los valores válidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).

Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un
porcentaje la distribución de los valores es proporcional.

 Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y a continuación escriba un valor en Mínima,


Punto medio y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en
una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en
otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la
presentación de sus datos.

 Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba un valor
en Mínima, Punto medio y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha y hora. Inicie la fórmula con un
signo igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se
recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

Notas

 Se pueden configurar valores de Mínima, Punto medio y Máxima para el rango de celdas. Asegúrese de
que el valor de Mínima sea menor que el valor de Punto medio, el cual, a su vez, debería ser menor
que el valor de Máxima.
 Puede elegir tipos diferentes para Mínima, Punto medio y Máxima. Por ejemplo, puede elegir un
número en Mínima, un percentil en Punto medio y un porcentaje en Máxima.
 En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero
puede ajustarse para satisfacer requisitos únicos.

8. Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, haga clic en Color para cada uno y, a
continuación, seleccione un color.

97
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más

colores. La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa. Aplicar

formato a todas las celdas utilizando barras de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de
datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más
corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más
bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.

SUGERENCIA Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato
condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a
todo el rango, use una función ES oSIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor
de error.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en
Barras de datos y a continuación seleccione un icono de la barra de datos.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic
en Contraer diálogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .

98
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.
7. Seleccione un Tipo en Mínima y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor más bajo y Valor más
alto.

En este caso, no escriba un valor en Mínima y en Máxima.

 Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora Seleccione Número y a continuación escriba un
Valor en Mínima y Máxima.
 Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y a continuación escriba un valor en Mínima
y en Máxima.

Los valores válidos son de 0 (cero) a 100. No escriba un signo de porcentaje (%).

Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar un
porcentaje la distribución de los valores es proporcional.

 Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y a continuación escriba un valor en Mínima y en


Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en
una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción
de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus
datos.

 Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y a continuación escriba un valor
en Mínima y en Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha y hora. Inicie la fórmula con un
signo igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se
recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

Notas

 Asegúrese de que el valor de Mínima sea menor que el valor de Máxima.


 Puede elegir tipos diferentes en Mínima y en Máxima. Por ejemplo, puede elegir un número en
Mínima y un porcentaje en Máxima.

8. Para elegir una escala de color de Mínima y Máxima, haga clic en Color de la barra.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores. El color de
barra que seleccione aparecerá en el cuadro Vista previa.

99
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

9. Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar solo la barra.
10. Para aplicar un borde sólido a las barras de datos, seleccione Borde sólido en el cuadro de lista Borde y elija
un color para el borde.
11. Para elegir entre una barra sólida y una barra degradada, elija Relleno sólido o Relleno degradado en el
cuadro de lista Relleno.
12. Para aplicar formato a las barras negativas, haga clic en Valor negativo y eje y, a continuación, en el cuadro
de diálogo Valor negativo y configuración del eje, elija las opciones para los colores del relleno y el borde
de la barra negativa. También puede configurar la posición y el color del eje. Cuando termine de seleccionar las
opciones, haga clic en Aceptar.
13. Puede cambiar la dirección de las barras. Para ello, elija una configuración en el cuadro de lista Dirección de
barra. Esta opción está configurada en Contexto de forma predeterminada, pero puede elegir entre dirección
de izquierda a derecha o de derecha a izquierda, según el modo en que desee presentar los datos.

Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por
un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados
representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.

Puede elegir mostrar iconos solo para celdas que cumplen con una determinada condición; por ejemplo, puede
mostrar un icono de advertencia para las celdas que se encuentran por debajo de un valor crítico y ningún
icono para los que lo superan. Para ello, oculte los iconos al configurar las condiciones; seleccione No hay
icono de celda en la lista desplegable de iconos junto al icono. También puede crear su propia combinación
de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificación de "símbolo" verde, una "luz de semáforo"
amarilla y una "bandera" roja.

Problema: el formato condicional no aparece para ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se
aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use
una función ES oSIERROR para devolver un valor (como 0 o "N/A") que no sea un valor de error.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en
Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
_____en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
6. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos.

1. Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de


iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada
conjunto de iconos.
2. Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango
predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer
requisitos únicos. Asegúrese de que los umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más
bajos, de arriba a abajo.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Aplique un formato a un número, fecha o valor de hora Seleccione Número. 
Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje (%).

Use un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente, ya que al usar
un porcentaje la distribución de los valores es proporcional.

 Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20
superior) con un icono concreto y de valores bajos (como el percentil 20 inferior) con otro
icono, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus
datos.

 Aplicar formato al resultado de una fórmula Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba una
fórmula en cada uno de los cuadros Valor.

101
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo
de igual (=). Las fórmulas no válidas harán que no se aplique ningún formato. Se
recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

4. Para que el primer icono represente valores más bajos y el último valores más altos, seleccione Invertir
criterio de ordenación de icono.
5. Para mostrar solo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono únicamente.

NOTAS

 Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.
 Hay tres tamaños de iconos. El tamaño del icono mostrado dependerá del tamaño de fuente que se use
en la celda.

Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a
dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de
inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en
amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los
almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a
"Sudeste".

NOTA No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla dinámica
por texto o por fecha, solo por número.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
4. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de

un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

102
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.


Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
_____en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo o en las otras hojas de cálculo y luego seleccione
Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que
contengan.
6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con,
siga uno de los procedimientos siguientes:
 Aplicar formato por número, fecha u hora Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de
comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora.

Por ejemplo, seleccione Entre y a continuación escriba 100 y 200, o bien seleccione Igual a y a
continuación escriba 1/1/2009.

También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribe
una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se aplique
ningún formato. Se recomienda probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún
valor de error.

 Aplicar formato por texto Seleccione Texto específico, elija un operador de comparación y a
continuación escriba texto.

Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuación, escriba Plata o seleccione Que empieza
por y, a continuación, escriba Tri.

Se incluyen comillas en la cadena de búsqueda y puede usar caracteres comodín. La longitud


máxima de una cadena es de 255 caracteres.

También puede escribir una fórmula que devuelva texto. Si escribe una fórmula, iníciela con un
signo igual (=). Las fórmulas no válidas hacen que no se aplique ningún formato. Se recomienda
probar la fórmula para asegurarse de que no devuelve ningún valor de error.

 Aplicar formato por fecha Seleccione Fechas y, a continuación, una comparación de fechas. Por

ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.

103
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

 Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco Seleccione Celdas en blanco o Sin
espacios en blanco.

NOTA Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y es diferente de una celda que
contiene uno o más espacios (los espacios se consideran texto).

 Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error Seleccione Errores o Sin errores.

Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!, y
#¡NULL!

7. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

8. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple
la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que
especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los
productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de
departamento.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a continuación
haga clic en Reglas superiores e inferiores.

3. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.


4. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

104
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores de rango
inferior o superior.
6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el
rango en, seleccione Superior o Inferior.
7. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para especificar un número superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la
casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 1000.
 Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la
casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 100.
8. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de
tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante,
cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los
valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

 Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas. 


Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.

9. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

10. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple
la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio

Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por
ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede

105
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de
calidad.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y a continuación
haga clic en Reglas superiores e inferiores.

3. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.
4. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

SUGERENCIA Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de
un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe
de tabla dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en solo estas celdas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos
campos.
 Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
5. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del
promedio.

106
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

6. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los
procedimientos siguientes:
 Para aplicar formato a celdas que estén por encima o por debajo del promedio de todas las celdas del
rango, seleccione por encima de o por debajo de.
 Para dar formato a las celdas que están encima o en una, dos o tres desviaciones estándar para todas
las celdas del rango, seleccione una desviación estándar.
7. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de
tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante,
cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los
valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

 Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.


 Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.

8. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.


9. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple
la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados

NOTA No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla dinámica
según valores únicos o duplicados.

Formato rápido

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

3. Seleccione Duplicar valores.


4. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.


2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

107
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista
Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
_____en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo .
3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o
duplicados.
5. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione Único o
Duplicar.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
7. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple
la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato

Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula lógica para especificar los
criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una
función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra
hoja de cálculo del mismo libro.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

2. Siga uno de los procedimientos siguientes:


 Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

 Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:


1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos
en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo
en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el
nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo o en las otras hojas de cálculo y luego seleccione
Expandir diálogo .

108
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

3. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla
dinámica según el método de:
 Selección, haga clic en Celdas seleccionadas.
 Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas que muestran valores <campo de
valor>.
 Campo de valor, Todas las celdas que muestran valores <campo de valor> para <fila>.
4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilizar una fórmula que determine las celdas para
aplicar formato.

1. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta
fórmula sea verdadera, escriba una fórmula.

Se debe comenzar la fórmula con un signo igual (=) y la fórmula debe devolver un valor lógico de
VERDADERO (1) o FALSO (0).

Ejemplo 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda


fuera del rango de celdas

En esta fórmula, un formato condicional con varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica
formato de color verde a las celdas si el valor promedio de todas las celdas del rango es mayor
que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mínimo superior o igual al
valor de G1. Las celdas F1 y G1 están fuera del rango de celdas a las que se aplica el formato
condicional. La función Y combina varios criterios y las funciones PROMEDIO y MIN calculan
los valores.

FÓRMULA FORMATO

=Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Color de celda en verde

Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA

Esta fórmula aplica sombra a filas alternas del rango de celdas con un color de celda azul. La
función RESTO devuelve un resto después de que un número (el primer argumento) se divide
por un divisor (el segundo argumento). La función FILA devuelve el número de fila actual.
Cuando se divide el número de fila actual por 2, siempre se obtiene un resto de 0 para un
número par y un resto de 1 para un número impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es
VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.

FÓRMULA FORMATO

=RESTO(FILA();2)=1 Color de celda azul

2. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.


3. Seleccione el formato de número, fuente, borde o relleno que desee aplicar cuando el valor de la celda
cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

109
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Puede elegir más de un formato. Los formatos que seleccione aparecen en el cuadro Vista
previa.

NOTA Puede escribir referencias de celda en una fórmula seleccionando las celdas directamente en
una hoja de cálculo o en otras hojas de cálculo. Al seleccionar las celdas de la hoja de cálculo se
insertan las referencias de celdas absolutas. Si desea que Excel adapte las referencias a cada celda del
rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas.

Buscar celdas que tengan formatos condicionales

Si la hoja de cálculo tiene una o varias celdas con un formato condicional, puede buscarlas rápidamente de
manera que pueda copiar, cambiar o eliminar los formatos condicionales. Puede usar el comando Ir a Especial
para buscar solo las celdas con un formato condicional específico o buscar todas las celdas con formatos
condicionales.

Buscar todas las celdas que tengan un formato condicional

1. Haga clic en cualquier celda que no tenga formato condicional.


2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a
continuación, haga clic en Formato condicional.

Buscar solo las celdas con el mismo formato condicional

1. Haga clic en la celda que tiene el formato condicional que desea buscar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a
continuación, haga clic en Ir a Especial.
3. Haga clic en Celdas con formatos condicionales.
4. Haga clic en Iguales a celda activa, en Validación de datos

Borrar formatos condicionales

• Siga uno de los procedimientos siguientes:

En una hoja de cálculo

1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Borrar reglas.
2. Haga clic en Toda la hoja.

En un rango de celdas, una tabla o una tabla dinámica

1. Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinámica para la que desea borrar formatos
condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Borrar reglas.
3. Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla
dinámica.

110
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

MACROS

111

Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro (macro: acción o
conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación de Visual Basic para Aplicaciones.) en Microsoft Office Excel. También puede crear una
macro mediante el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y
modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic
contiene un conjunto completo de herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de
ejecución y problemas lógicos en el código en uso.) en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva
macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si
ya no usa una macro, puede eliminarla.

Grabar una macro

Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar
las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento
por la cinta de opciones.

Nota La cinta de opciones es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

.
1

.
2 En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla
Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

.
3

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no


recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros. Para obtener más información acerca de cómo cambiar
la configuración, vea el tema sobre cómo cambiar la configuración de seguridad de macros
en Excel.

3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

112
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

113
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

4. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

Nota El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres
posteriores pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No pueden usarse
espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de subrayado para separar
palabras. Si utiliza un nombre de macro que también es una referencia de celda, puede
aparecer un mensaje de error indicando que el nombre de la macro no es válido.

5. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado (método abreviado: tecla o
combinación de teclas de función, como F5 o CTRL+A, que utiliza para ejecutar un
comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un combinación de teclas, como
ALT+F, que mueve el foco a un menú, comando o control.) con CTRL para ejecutar la
macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas
que desee usar.

Nota: La tecla de método abreviado invalidará a cualquier tecla de método abreviado


predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.
Para obtener una lista de teclas de método abreviado que usen la tecla CTRL que ya están
asignadas en Excel, vea Teclas de función y de método abreviado de Excel-.

114
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

Sugerencia Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione
Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro
oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda
la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta
C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft
Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de
usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta
XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute
automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe
guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se
inicie Excel.

7. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

8. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación.

9. Realice las acciones que desee grabar.

10. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .

Sugerencia También puede hacer clic en Detener grabación ___ en el lado izquierdo de la
barra de estado.
Crear una macro mediante VBA

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office en Excel 2007 y en Excel 2010 en el

menú y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

115
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

2. En la categoría Más frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active
la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no


recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic.

4. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar, haga clic en Módulo.

Nota Se crean módulos automáticamente para todas las hojas del libro.

5. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar.

6. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5.

7. En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft
Excel cuando termine de escribir la macro.

Copiar parte de una macro para crear otra

1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

.
1

.
2 En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla

116
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no


recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación,
haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar.

4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

5. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar.

6. Haga clic en Modificar.

7. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que
desee copiar.

Sugerencia Para copiar toda la macro, asegúrese de incluir las líneas Sub y End Sub en la
selección.

8. En el menú Edición, elija Copiar.

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Copiar, o puede
presionar CTRL+C.

9. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que


desea colocar el código.

117
10. En el menú Edición, elija Pegar.
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Sugerencia También puede hacer clic con el botón secundario y seleccionar Pegar, o puede
presionar CTRL+V.
Sugerencia El archivo de libro de macros personal (Personal.xlsb) no se puede modificar porque es
un libro oculto que siempre está abierto. Primero debe mostrarlo utilizando el comando Mostrar.
También puede abrirlo en el Editor de Visual Basic presionando ALT+F11.
Asignar una macro a un objeto, gráfico o control
1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al
que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Eliminar una macro

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.

 Si la macro que quiere eliminar está almacenada en el Libro de macros personal


(Personal.xlsb) y este libro se encuentra oculto, proceda de la siguiente manera para
mostrarlo:

1. En la ficha Ver, en el grupo Ventana, haga clic en Mostrar.

2. En Mostrar libro, haga clic en PERSONAL y después en Aceptar.

2. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

.
1

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla


Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

.
3

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

118
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por
ejemplo, haga clic en Este libro.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee


eliminar.

Haga clic en Eliminar.

Ejecutar una macro

Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Una macro es una acción o un
conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de
programación de Visual Basic para Aplicaciones. Para ejecutar una macro, se hace clic en el
comando Macros de la cinta de opciones (ficha Programador, grupo Código). En función de cómo
se haya asignado la ejecución de una macro, para ejecutar la macro también se podrá usar un
método abreviado (método abreviado: tecla o combinación de teclas de función, como F5 o
CTRL+A, que utiliza para ejecutar un comando. Una tecla de acceso, por lo contrario es un
combinación de teclas, como ALT+F, que mueve el foco a un menú, comando o control.) de
combinación con la tecla CTRL, o se podrá hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido
o en un grupo personalizado de la cinta de opciones, o en una área de un objeto, gráfico o control.
Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro.

Nota Cuando se establece el nivel de seguridad de la macro en Excel en Deshabilitar todas las
macros sin notificación, Excel ejecuta únicamente aquellas macros que están firmadas digitalmente
o almacenadas en una ubicación de confianza, como la carpeta de inicio de Excel del equipo. Si la
macro que desea ejecutar no está firmada digitalmente (firma digital: sello electrónico seguro con
cifrado que certifica la autenticidad de una macro o documento. Esta firma confirma que la macro o
documento emitido por el equipo o la persona que lo firma no ha sido alterado.) o no se encuentra
en una ubicación de confianza (ubicación de confianza: ruta de acceso de carpeta o archivo en el
equipo o una ubicación de la intranet desde la que se puede ejecutar código con seguridad. Entre
las ubicaciones de confianza predeterminadas se incluyen las carpetas de plantillas, complementos e
inicio; además puede especificar sus propias ubicaciones de confianza.), puede cambiar
temporalmente el nivel de seguridad para habilitar todas las macros.

Ejecutar una macro


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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la


categoría Personalizar cinta de opciones.

2. En la lista Fichas principales, active la casilla de verificación Programador y haga clic


en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de macros, haga clic en


Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. Abra el libro que contiene la macro.

4. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

5. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Sugerencia También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede


interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.

• Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones
(VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de
Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft
Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.), haga clic en

Editar y, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm ____ , o presiones


F5.
Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de
método abreviado con CTRL

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la


categoría Personalizar cinta de opciones.

2. En la lista Fichas principales, active la casilla de verificación Programador y haga clic en


Aceptar.

2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una
combinación de teclas con CTRL.

4. Haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la macro.

5. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra minúscula o mayúscula que
desee usar.

Nota La tecla de método abreviado invalidará a cualquier tecla de método abreviado


predeterminada equivalente en Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.

121
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Para obtener una lista de teclas de método abreviado que usen la tecla CTRL y que ya
están asignadas en Excel, vea el tema sobre teclas de función y de método abreviado de
Excel.

6. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción.

7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuación, en Cancelar para cerrar el
cuadro de diálogo Macro.

Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de


herramientas de acceso rápido

Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido para que ejecute una macro,
haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y haga clic en Barra de herramientas de
acceso rápido.

2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros.

3. En la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar.

4. Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que la
agregó y haga clic en Modificar.

5. En Símbolo, haga clic en la imagen de botón que desea.

6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botón,
escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar.

7. Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de


acceso rápido.

8. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón de la macro que acaba
de agregar.

Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la


cinta de opciones

Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones en Excel 2010, puede crear un


grupo personalizado que aparezca en una ficha de la cinta de opciones y, a continuación, asignar
una macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar un grupo personalizado

122
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

denominado "Mis macros" a la ficha Programador, y agregar una macro (que aparece como un
botón) al nuevo grupo.

Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo personalizar la cinta de opciones.

Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico

Puede crear una zona activa en un gráfico donde los usuarios pueden hacer clic para ejecutar una
macro.

1. En la hoja de cálculo, inserte un objeto gráfico, como una imagen, una imagen prediseñada,
una forma o un gráfico SmartArt.

Para obtener información sobre cómo insertar un objeto gráfico, vea el tema sobre cómo
agregar, cambiar o eliminar formas.

2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestaña Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y, a continuación,
dibuje dicha forma en el objeto existente.

3. Haga clic con el botón secundario en la zona activa que ha creado y, a continuación, elija
Asignar Macro.

4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, haga doble clic en la macro o
escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.

 Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, haga clic en
Grabar, escriba un nombre para la macro en el cuadro de diálogo Grabar macro y
haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. Cuando termine de grabarla,

haga clic en Detener grabación _ en la ficha Programador del grupo Código.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Sugerencia También puede hacer clic en Detener grabación __ en el lado izquierdo


de la barra de estado.

• Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro
Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.

5. Haga clic en Aceptar.

6. En la hoja de cálculo, seleccione la zona activa. Se mostrarán las herramientas de Dibujo y


se agregará una ficha Formato.

7. En el grupo Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha junto a Relleno de
forma y elija Sin relleno.

8. Haga clic en la flecha situada junto a Contorno de forma y, a continuación, haga clic en Sin
contorno.

Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al


abrirse un libro

Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutará cada vez que se
abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente una macro al abrir un
libro es escribir un procedimiento de VBA en el evento Open del libro usando el Editor de Visual
Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos
de Visual Basic para Aplicaciones. El Editor de Visual Basic contiene un conjunto completo de
herramientas de depuración para buscar sintaxis, tiempo de ejecución y problemas lógicos en el
código en uso.). El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su código de macro
cada vez que se abre el libro.

Crear una macro Auto_abrir

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales, active la casilla


Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en


Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro.

4. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro.

5. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.

6. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro.

Sugerencia Si desea que la macro esté disponible siempre que use Excel, seleccione Libro
de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro
oculto de macros personal (Personal.xlsb), si aún no existe, y guarda la macro en este
libro. En Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de
usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Si no lo encuentra aquí, es posible que se
haya guardado en la subcarpeta Roaming, en lugar de en Local. En Microsoft Windows XP,
este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de
programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros almacenados en la carpeta XLStart se abren
automáticamente al iniciar Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del
libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta
XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

7. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.

8. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación .

Sugerencia También puede hacer clic en Detener grabación en el lado izquierdo de la barra
de estado.

Notas

Si en el paso 6 eligió guardar la macro en Este libro o en Libro nuevo, guarde o mueva el
libro a una de las carpetas XLStart.

La grabación de una macro Auto_abrir tiene las limitaciones siguientes:

Si el libro en donde se guarda la macro Auto_abrir ya contiene un procedimiento de VBA


en su evento Open, el procedimiento de VBA del evento Open invalidará todas las
acciones contenidas en la macro Auto_abrir.

Las macros Auto_abrir se omiten cuando se abren libros mediante programación


utilizando el método Open.

Una macro Auto_abrir se ejecuta antes de que se abra cualquier otro libro. Por lo tanto,
si graba acciones que desea que realice Excel en el libro predeterminado Libro1 o en un
libro cargado desde la carpeta XLStart, la macro Auto_abrir producirá un error cuando
reinicie Excel porque la macro se ejecuta antes de abrir los libros de inicio y el
predeterminado.

Si encuentra estas limitaciones, en vez de grabar una macro Auto_abrir, debe crear un
procedimiento de VBA para el evento Open como se describe en la sección siguiente de
este artículo.

Si desea iniciar Excel sin ejecutar una macro Auto_abrir, mantenga presionada la tecla
MAYÚS al abrir el programa.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro

El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro.

1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.

2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales, active la casilla


Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas
las macros, haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en


Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente
peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota Para ayudar a evitar que se ejecute código potencialmente peligroso, recomendamos
que vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

3. Guarde y cierre todos los libros abiertos.

4. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro.

5. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic.

6. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botón secundario en el objeto


ThisWorkbook y, a continuación, haga clic en Ver código.

Sugerencia Si la ventana Explorador de proyectos no está visible, en el menú Ver, haga clic
en Explorador del proyecto.

7. En la lista Objeto situada encima de la ventana Código, seleccione Libro.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

De esta manera se crea un procedimiento vacío para el evento Open, como el siguiente:

Private Sub Workbook_Open()

End Sub

8. Agregue al procedimiento las líneas de código siguientes:


9. Private Sub Workbook_Open()
10. MsgBox Date
11. Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date
12. End Sub

13. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm).

14. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento
Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje.

15. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje.

Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado de ejecutar
el procedimiento Private Sub Workbook_Open.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Validación de Datos
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en
una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de
fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las diferentes técnicas de
validación de datos existentes. No analiza la protección de celdas que es una característica que permite
"bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.

Información general sobre la validación de datos

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se
pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en
una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo
de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de
cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el
siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de
dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo
permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el
usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y
bonificaciones.

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Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se


reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

130
Microsoft Excel – Nivel 2 y 3

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la
organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

 Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de
departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de
valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede
especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede
especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede
especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas
después.
 Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a
10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre
completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10
caracteres.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos
para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina
proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un
mensaje de validación.

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