CÓDIGO: SSTPTO-13

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

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SALUD
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21/01/2019

TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Control de documentos
4.1 Identificación de las necesidades de crear o modificar de un documento
4.2 Modificación de Documento
4.3 Criterios a tener en cuenta en la modificación
5. Control de registros
5.1 Retención Documental
6. Guía la elaboración y codificación de documentos
6.1 Presentación del documento procedimientos o programas.
6.2 Codificación de documentos
7. Contenido de los documentos como procedimientos y programas
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1. OBJETIVO

Determinar y estandarizar los pasos a seguir para el control de documentos

internos. La elaboración, emisión, modificación, distribución y difusión de todos los
documentos internos, control de registros para proporcionar evidencia de la
conformidad de los requisitos del Sistema de Gestión SST.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del Sistema Gestión SST en ARL TERMINACIONES
Y ACABADOS SAS.

3. DEFINICIONES

Documento: Recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel,

medio magnético o sistematizado.

Documento No Controlado: Documentos solo con fines informativos, no requiere

de seguimiento.

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque

se han generado nuevas versiones mejoradas.

Manual: Documentos maestro que da una idea general del funcionamiento de un

sistema

Instructivo: Documento que contiene las instrucciones detalladas a realizar por una
persona, para ejecutar una operación o actividad.

Procedimiento: Documento que contiene las instrucciones detalladas y las

responsabilidades de las personas involucradas en la realización de las operaciones
o actividades.

Registro: Tipo especial de documento que provee evidencias objetivas de las

actividades efectuadas o de los resultados obtenidos y que pueden ser: Formularios
de registro prediseñados que deben ser diligenciados cada vez que ocurre la
actividad, informes periódicos para presentar resultados de gestión o el avance de
cierta actividad, actas derivadas de reuniones de equipos o grupo de trabajo
frecuentes, documentos que contienen comunicaciones internas y externas,
documentos que evidencian las actividades desempeñadas según la naturaleza de
las funciones de su competencia.
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Reglamento: Conjunto de reglas de carácter general dictadas por la gerencia y/o

directores de proceso, a fin de establecer parámetros para realizar una tarea
específica.

4. CONTROL DE DOCUMENTOS

4.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CREAR O MODIFICAR DE

UN DOCUMENTO

Solicitud del cambio o ingreso de un documento al sistema, por medio de un correo

electrónico, el documento nuevo o modificado ya aprobado se debe enviar al
responsable del SG SST.

El responsable del SG SST y/o la persona que este designe revisa que el documento
cumpla con los lineamientos dados por este procedimiento. Si es un documento
nuevo se debe codificar e ingresar al “Formato SSTLMD-2” Listado maestro de
documentos.

4.2. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO

Cualquier cambio o modificación debe ser aprobado por el responsable del SG SST
y él diligenciara el cuadro de control del cambios establecido en el control
documental.

Las posibles modificaciones se pueden presentar cuando haya cambios en las

actividades, por solicitud de las personas involucradas en el proceso, por resultados
de auditorías y por cambios en la legislación.

El responsable del control de documentos debe registrar el cambio de versión en el

listado maestro de documentos.

4.3. CRITERIOS PARA TENER EN CUENTA EN LA MODIFICACIÓN

Si es modificación de registros, verificará que estos cambios no afecten el o los

procedimientos que los controlan. En caso de ser así, solicitará a su vez la
modificación de dichos procedimientos.

Revisión y Aprobación
Responsable del SG SST revisa y asegura que el contenido del documento sea
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coherente y consecuente con la realidad y adecuado a las necesidades de la

empresa.

El responsable SST se encarga de revisar los documentos aprobados de su

proceso, además verifica que cada documento cumpla los lineamientos de este
documento.

Asegurar lo siguiente, cuando el documento es modificado:

- Identificación de cambios en la documentación (cuadro de control de
cambios)
- Estado de la versión vigente de los documentos.
- Documentos legibles y fácilmente identificables.

Conservación de los Documentos

Todos estos documentos tienen dos copias de seguridad; la primera es almacenada

dentro de la organización, la segunda estará almacenada en el servidor de la
organización bajo la responsabilidad del representante legal. La frecuencia para la
realización de copias de seguridad será de manera mensual.

Se conservarán los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de

la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando
que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los
documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en
seguridad y salud en el trabajo.

Los siguientes documentos y registros serán conservados por un período mínimo

de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral
del trabajador con la empresa:

− Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores,

así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro
de los trabajadores.

− Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo

− Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en

seguridad y salud en el trabajo.
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− Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

5. CONTROL DE REGISTROS

Criterios para tener en cuenta

Es responsabilidad de los directores de proceso que sus registros permanezcan

legibles, fácilmente identificables y recuperables; además deben conservarse en
perfecto estado, sin tachaduras, enmendaduras o comentarios. De tal forma que se
puedan consultar con facilidad, permanecerán en folders, AZ’s o en medios
magnéticos durante el tiempo establecido por la normatividad vigente.

Los registros no deben diligenciarse a lápiz sino es esfero de tinta negra, o en su

defecto deben ser diligenciados en computador y en su totalidad.

5.1 Retención Documental

Los siguientes son los criterios para considerar para el control de registro del SG-
SST

Retención: El tiempo durante el cual serán guardados los documentos en el

archivo de cada proceso, teniendo en cuenta los aspectos legales, requisitos
del cliente.

Disposición Final: Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo de

cada proceso los tipo de disposición definidos son: Conservación Total (CT),
Digitalización (D) o Eliminación (E).

Si los registros no tienen carácter de confidencialidad, luego del tiempo de archivo

y según el criterio de quién los archiva, se dispondrá de ellos reutilizándolos,
destruyéndolos o de cualquier otra forma que se determine conveniente.

Si los registros tienen carácter de confidencialidad, luego del tiempo de archivo y

según el criterio de quién los archiva, se dispondrá de ellos destruyéndolos de
manera que la información consignada no pueda ser utilizada para otros fines.

En el listado maestro de registro se tendrán en cuenta, al menos los siguientes

criterios:

- Almacenamiento: En esta casilla se definen las características para

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almacenar el registro. Para detallar este aspecto se definieron los

siguientes campos.
- Tipo de almacenamiento: Puede ser en medio físico o magnético
- Lugar: Define el lugar (Oficina, Piso, Computador, etc.) donde se
mantiene el documento en medio físico o magnético.
- Niveles de acceso: Restricciones de acceso o consulta de la
información registrada.

6. GUIA PARA ELABORACION Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS

Generalidades:

1. El tamaño de la letra del documento se estipula de acuerdo con el diseño

establecido para este, pero se recomienda utilizar fuente Arial tamaño 12.
2. Las fechas se escribirán según el siguiente orden Día- Mes - Año.
3. La redacción debe hacerse de manera impersonal, empleando los verbos en
infinitivo.
4. No se deben incluir nombres de personas, sino hacer referencia al cargo que
le corresponde al funcionario involucrado.

6.1. Presentación del documento procedimientos o programas.

Para presentar los documentos del SG-SST, como procedimientos, programas se

tendrán las siguientes especificaciones.

Encabezado de los Documentos

C
A B

E
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ITEM DESCRIPCIONES

Se debe colocar el logotipo horizontal de ARL

TERMINACIONES Y ACABADOS JV SAS, al
A
lado izquierdo superior del documento.

Especificar el título con el que se va a

B Título de Documento identificar el documento. Se recomienda Fuente
Arial, tamaño 12 Negrita
El código se encuentra relacionado con la clase
Código del control de del documento y el proceso al que hace parte.
C
documento Se recomienda Fuente Arial tamaño 8.
Alineado Central
Modo particular de definir numéricamente los
cambios que ha sufrido el documento. Se
D Versión
recomienda Fuente Arial tamaño 8. Alineado a
la izquierda
Fecha del último cambio realizado al
E Fecha documento. Se recomienda Fuente Arial
tamaño 8. Alineado izquierda

6.2 Codificación de documentos

La codificación de los documentos será asignada únicamente por Director de

Sistema Integrado de Gestión y/o la persona que este designe, teniendo en cuenta
los códigos ya existentes.

Los documentos se identifican por un código y un título, dicho código se crea de la

siguiente forma

Código: Z1Z2 X1X2 - N1N2

Proceso Clase de documento Número consecutivo

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Z1Z2: son las primeras iníciales que identifican el proceso en el cual se utilizara el
documento o con el cual tiene vínculo directo.

Proceso Sigla
Seguridad y Salud en el Trabajo SST

X1X2: Letras que identifican la clase de documento, esta se establece así:

CLASE DE
SIGLA
DOCUMENTO
Política POL
Matriz MTZ
Manual MAN
Reglamento RGL
Registro REG
Cronogramas CRG
Indicadores IND
Procedimiento PTO
Programa PRG
Formatos FRM
Otro OTR

N1N2: Es el consecutivo numérico de acuerdo con la clase de documento.

Ejemplo: SSTFRM-11 Formato de registro de capacitaciones

7. CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS COMO PROCEDIMIENTOS Y

POGRAMAS

A continuación se describen los contenidos más comunes que presenta un

documento.

Objetivo
Indica la razón o finalidad por la que se emite el documento, este debe ser coherente
con el alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo. Debe tener
relación directa con el proceso.
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Alcance
Describe el campo de aplicación del lineamiento del documento.

Definiciones

Relación de términos y sus definiciones o explicaciones necesarias usados en el

documento. Se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener
varias interpretaciones dependiendo del contexto o idioma en que se encuentren.
Es importante asegurarse que no se ha utilizado otro término con el mismo concepto
en otros documentos.

Responsabilidades: (cuando aplique)

Se da a conocer los responsables de ejecución del procedimiento y la descripción

exacta de sus funciones en el desarrollo de este.

Documentos de referencia: (cuando aplique)

Son el marco de referencia normativo que da instrucciones acerca de la operatividad

del proceso. El responsable del documento determina las normas legales y otros
documentos de origen externo vigentes a incluir, algunos ejemplos son: Leyes,
Decretos, Códigos, Catálogos, Normas y Documentos Técnico, etc.

Desarrollo del documento

Es el desarrollo del tema planteado, las actividades pueden ir descritas en forma de

prosa, diagramas de flujo o una combinación de las dos y deben ser presentadas
en la secuencia en que se ejecutan las actividades. Cuando se citen documentos
y/o registros se hará referencia a ellos por su codificación en el sistema y el título
de este.

Control de Cambios

FECHA FECHA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
EMISIÓN CAMBIO
0 21/01/2019 PRIMERA EMISIÓN DEL DOCUMENTO
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