1

Conceptos básicos de legislación

Con la promulgación de la ley 594 de 2000 el estado colombiano dejo en firme la importancia

técnica, histórica y cultural de los archivos, instauro de forma obligatoria y como regla general

organizarlos, y sus servidores como actores principales en el mantenimiento de los mismos en el

tiempo deben garantizar la conservación optima de la información allí consignada con miras a

facilitar las consultas investigativas a que den lugar. Además, se dejó en claro que por el carácter

público de dicha información se constituía de libre acceso en los términos que dicte la ley,

basando los registros archivísticos en los principios de orden original y principio de procedencia.

En este sentido, Colombia ha continuado legislando en materia de archivos, leyes, decretos y

demás reglamentaciones que garanticen la preservación y actualización jurídica de la nación. Por

lo cual, es claramente significativo conocer el nutrido universo de términos y leyes en los que

está inmersa la legislación documental. A continuación revisaremos los conceptos de estado y

sus elementos; conceptos de derecho y ley; conceptos de legislación y conceptos de información

y documentos desde el punto de vista normativo.

El Estado y sus elementos

El Estado es el conjunto de órganos jurídico-políticos de un país soberano, permitiendo la

organización de la nación mediante leyes e instituciones. Se habla de Estado si y solo si existe

soberanía, territorio y población. En Colombia la estructura del Estado está constituida por las

ramas legislativa, ejecutiva y judicial; a su vez la constitución política nos habla de órganos de

control como la Procuraduría, Contraloría y Defensoría del Pueblo; órganos que velan por la

organización electoral como el Consejo Nacional Electoral y la Registraduría Nacional del

Estado Civil y otros órganos (Banco de la Republica, Comisión Nacional de Televisión, etc.)
 2

Conceptos de derecho y ley

El derecho es el conjunto de normas y principios que rigen la interacción entre individuos

similares impuesta de forma coactiva por parte del Estado. “Es el conjunto de reglas establecidas

para regir las relaciones de los hombres en sociedad, en cuanto se trate de normas cuya

observancia puede ser coercitivamente impuesta a los individuos” (Salvar, 2006). El derecho

tiene características de normatividad, bilateralidad, coercibilidad, principio de inviolabilidad,

sistema y justicia.

El derecho se divide en derecho objetivo y derecho subjetivo. El primero hace referencia al

conjunto de normas jurídicas y reglamentos de estricta obligatoriedad y que son emitidas por el

Estado. El segundo es la facultad que tiene un sujeto de proceder de determinada forma o

abstenerse de hacerlo. Por otra parte la palabra ley hace referencia a una regla o norma dictada

por las cortes y sancionada por el presidente de la república. Las leyes se clasifican en

sociológicas, naturales y de conducta.

Conceptos de legislación

La legislación o ley estatutaria es la que ha sido proferida por una legislatura u órgano de

gobierno. En un sentido más amplio es el conglomerado de leyes que normaliza la vida de los

ciudadanos de un territorio estableciendo las acciones y conductas admisibles e inadmisibles.

Conceptos de información y documentos desde el punto de vista normativo

La información es el conjunto de datos organizados y procesados que contienen un mensaje

que se caracteriza por tener significado, valor, importancia, vigencia y validez sobre un tema

determinado. Un documento es cualquier soporte que contenga información. Partiendo de una

definición casi antropológica, la archivística entiende por documento todo “objeto corporal
 3

producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba

algo” (Fuzter Ruiz, 1999)

En conclusión, con la aprobación de la ley 594 de 2000 se busca categorizar los archivos de

interés general y relevantes en términos de consulta; controlar la disposición final de los

documentos y velar por su relevancia; evitar que se acumule documentación superflua; agilizar

la gestión documental garantizando que se lleve a cabo de forma transparente; promover la

organización, conservación y consulta de los archivos de interés normativo, económico y social

para racionalizar la información y sus categorías.