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EJERCICIOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Utilizando el modelo de procesamiento de datos identifique las Entradas,


Actividades y Salidas que corresponden al procesamiento de transacciones y al
procesamiento de información, de cada uno de los ejercicios que se presentan a
continuación:

1. En el departamento de compras de la Universidad se realizan las siguientes


actividades u operaciones:
Las diferentes dependencias de la universidad envían las requisiciones (solicitudes)
de compra al departamento de compras. La secretaria del departamento recibe y
verifica si la requisición fue llenada correctamente y luego la hace firmar por el jefe
del departamento para así poder procesarse. La requisición firmada es cargada en
el sistema automatizado de compras; el cual genera una orden de compra al
proveedor con tres copias: Una copia firmada es enviada al proveedor, otra es
enviada a la dependencia solicitante y una copia se queda archivada en el
departamento.
Al final de cada mes el jefe de departamento le solicita a su asistente un reporte de
las ordenes procesadas y no cubiertas por los proveedores. El asistente, mediante
el sistema automatizado, genera dichos listados para enviarlos al Vice-rectorado
administrativo y al jefe de compras.

2. En la Alcaldía de San Cristóbal para solicitar una Solvencia, en la actualidad


se lleva a cabo de la siguiente manera:
El Contribuyente llega a las Taquillas de Recaudación donde solicita información
para la emisión de Solvencia, allí existe una personal que le entrega el Estado de
Cuenta, el cual consiste en darle al contribuyente la deuda que tiene con el
Municipio en los diferentes impuestos que se cancelan como son Trimestres de
Vehículos, de Ejidos e Inmuebles, Multas, Publicidad y Propaganda, Espectáculos
Públicos, Patente de Industria y Comercio, entre otros; además de notificarle
cuales son los costos adicionales que acarrea la emisión de Solvencia, como son:
Derecho de Solvencia, Bomberos, Croquis de Ubicación, Certificación Catastral;
facturándose posteriormente si el Contribuyente lo desea, para la facturación de
los trimestres de Ejido e Inmueble, se debe de buscar en un archivo de las tarjetas
donde se encuentra la data de los impuestos antes mencionados, introduciendo
luego los datos necesarios para poder emitir la factura y para los demás impuestos
con solo dar el número de cédula o el RIF, saldrá la cuenta que debe cancelar. Las
facturas son enviadas a la Caja para ser Canceladas y se les entregan al
contribuyente.
Semanalmente el Director de Hacienda solicita a la encargada de las taquillas una
relación de las solvencias emitidas y del monto recaudado por las mismas, la cual
es enviada por la encargada y enviada a la dirección de hacienda de la alcaldía.

3. En el departamento de ventas de una empresa comercializadora de cerámicas, El


cliente envía una solicitud de pedidos al departamento de ventas de la empresa. El
responsable de facturar recibe y verifica si el cliente solicitante no tiene pagos
pendientes y poder así procesar dicha solicitud. Luego verifica que los productos
pedidos en la solicitud sean productos comercializados por la empresa y que
además tengan existencia en el inventario de productos. Luego carga y genera la
factura con dos copias, en el sistema de facturación automatizado. La factura
generada la hace firmar el cliente y por el jefe del departamento para así poder
distribuir sus copias. La factura original es enviada al despachador para la entrega
de los productos al cliente. Una copia es enviada a contabilidad para ser cargada
en cuentas por pagar y la otra copia es guardada en un archivo manual.
Al final de cada mes el jefe de departamento le solicita a su asistente un reporte
de las ventas totales por producto. El asistente, mediante el sistema automatizado,
genera dichos listados para enviarlos al Gerente General y al jefe del
departamento.

4. En la empresa MEDICA encargada de vender material médico, los clientes


se dirigen a la oficina de suministros con el recipe médico que le han dado en la
consulta. La vendedora verifica quien envía el cliente para verificar si se trabaja
con el médico tratante o institución, posteriormente se hace una revisión en el
inventario para estudiar la posibilidad de vender el producto. Luego de la
verificación se realiza una llamada telefónica al médico tratante o institución para
verificar que lo requerido este correcto y asegurarse de que no haya cambios.
Después de haber realizado la llamada se procede a generar la factura, de la cual
se produce una original y una copia, dándole la original al cliente y la copia se
envía al departamento de contabilidad.
Al final del mes se realizan reportes por órdenes expresas del Presidente de la
empresa del monto total vendido por día y el médico tratante o institución que lo
envió, los cuales son entregados a su secretaria para que se los haga llegar
posteriormente al presidente.

5. En el Instituto del deporte Tachirense, las asociaciones deportivas realizan


las solicitudes de recursos económicos para los viajes que realizan de asistencia a
las competencias nacionales, dicha solicitud debe llevar anexo la nomina o lista de
los atletas que viajaran con sus respectivas marcas, el presupuesto y una memoria
descriptiva de la competencia y es entregada en el departamento de alto
rendimiento, en donde es analizado por el jefe y enviado a la Administración,
donde se revisa la disponibilidad presupuestaria, luego de realizar la revisión es
llevado a reunión de directorio que se realiza semanalmente donde son aprobadas
y esto se refleja en el acta de directorio. Posterior a la evaluación y aprobación del
directorio es devuelta a la administración para que se realice la Orden de pago, la
cual es enviada luego a caja para ser realizado el cheque y ser enviado a
presidencia para la firma. Después de la firma es devuelto a la caja para ser
entregado al beneficiario y por último la orden de pago donde consta que se les ha
cancelado es archivada.
El presidente por su condición y para dar respuestas a las asociaciones deportivas
solicita al administrador sea entregado semanalmente un informe donde se refleje
todas las aprobaciones y la disponibilidad que tiene cada una de las asociaciones
deportivas, la cual es entregada al presidente y a los miembros del directorio.
6. En el IPASME de San Cristóbal, el beneficiario o una extensión del beneficiario para
solicitar una cita para cualquier especialidad que se cubra en el organismo, se dirige
hacia el departamento de citas donde se busca en el archivo de fichas donde se tiene
el registro de todos los beneficiarios y extensiones para verificar si es beneficiario o
extensión del beneficiario; si es por primera vez se le apertura la historia médica,
solicitándole los datos personales y el carnet para la apertura de la historia, sino se
busca la historia médica en el archivo de historias; posteriormente se le pregunta cual
es la especialidad a la que desea asistir en la consulta y se le escribe la fecha, el
nombre del doctor y la hora a la que debe asistir en la tarjeta de citas, la cual es
entregada en el momento de la asignación de la cita.
Todos los días a las siete de la mañana los funcionarios encargados de asignar las
citas emiten un listado de todos los pacientes por especialidad y por médico; el cual es
entregado al médico tratante y es esencial para que el especialista pueda pasar la
consulta