PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Página 1 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Histórico de Revisiones

Revisión Fecha Descripción de la Revisión Páginas

Integración ISO-OHSAS, cambio de código, reemplazo de
RRHH por Talento Humano, inclusión del responsable del
SSST, nuevas definiciones, nuevas normativas 5.2, 5.8;
4 08/05/2012 ajuste en las normativas 5.1, 5.3, 5.4.2, 5.5.1 y 5.5.1; 17
modificación del ítem 10 de la Descripción de Actividades,
nueva estructura punto 7 del índice, inclusión de nuevos
documentos de referencia y ajuste de los anexos 1 y 2.
Incorporación de nuevas Definiciones, ajuste en
3 20/05/2011 normativa 5.1, modificación en las Descripciones de 14
actividades 5 y 9, actualización de anexos.

Incorporación de Mejoras por cambios generados según

2 12/08/2010 Planes de Acción, después de realización de Auditoría 15
Interna de la Calidad.

Modificación del Método para la identificación de los

1 29/06/2010 18
cambios en los documentos, Normativa 5.2.1.

3era. Edición. Reestructuración Total del Sistema de

0 08/07/2009 18
Gestión de la Calidad

Página 2 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

ÍNDICE

1. OBJETIVO……………………………………………………………………….………… 4

2. ALCANCE…………………………………………………………………….…………… 4

3. RESPONSABILIDADES……………………………………………………………….… 4

4. DEFINICIONES….…………….………………………………………………………….. 5

5. NORMATIVA. ……………….……………………………………………………...…..… 9

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES………………………………….….……………… 14

7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO

AMBIENTE………………………………………………………………………………… 15

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA………………………………………….…….…… 17

9. FORMULARIOS……..……………………………………………………..………...…… 17

10. ANEXOS...………………………………………………………………………….……… 17

Página 3 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

1. OBJETIVO
Establecer los controles a seguir para la elaboración, identificación, revisión, actualización,
aprobación y distribución de los documentos del Sistema de Gestión Integral.

2. ALCANCE
Aplica a la documentación declarada en la estructura Documental del Sistema de Gestión
Integral de ConFurca, además de los documentos de origen externo, necesarios para la
planificación y la operación del Sistema de Gestión Integral.

No incluye el control de los documentos de proyectos ni de las sucursales, esto se realiza a

través del procedimiento documentado “Control de los Documentos de Proyectos y/o
Sucursales” (PCG-002).

3. RESPONSABILIDADES
El Gerente de Gestión y Control de la Calidad es responsable de elaborar el Manual de
Gestión Integral y el Plan Estratégico de Gestión Integral, de la revisión de los Planes de la
Calidad para proyectos, revisión y aprobación de los procedimientos integrales y de la
aprobación de Solicitudes de Elaboración o Modificación de Documentos.

El Gerente del SSST es responsable de elaborar los Programas y Planes correspondientes al

SSST, de la revisión de los procedimientos integrales, Programas y Planes (específicos para
proyectos).

El Coordinador de Gestión de la Calidad es responsable de controlar la distribución de los

documentos del SGI, evalúa y revisa las Solicitudes de Elaboración o Modificación de
Documentos y coordina su aprobación, además de controlar la Lista Maestra de Documentos
del SGI.

Página 4 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Los Dueños de Procesos son responsables de la elaboración de los Procedimientos e

Instrucciones de Trabajo, de su revisión y actualización, para cumplir con la mejora continua;
solicita y elabora las modificaciones de los documentos correspondientes a su proceso.

4. DEFINICIONES
• Control de Documentos: Uso y manejo de documentos, con respecto a la eficacia y
eficiencia de la organización, contemplado la funcionalidad (velocidad de procesamiento),
facilidad de uso, recursos necesarios, congruencia con la política y objetivos
organizacionales, requisitos e interacción con las partes interesadas del proceso.

• Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Manuales, Planes, Programas,

Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Formularios, Registros, especificaciones, planos,
informes, Normas.

• Documentos del SGI: Son documentos que conforman jerárquicamente la estructura del
Sistema de Gestión Integral, con miras a atender los Requisitos de las normas
Internacionales ISO 9001, OHSAS 18001 e ISO 14001. A continuación se observa su
distribución jerárquica a través de la pirámide documental.
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SGI

Página 5 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Documento Controlado: Es aquel documento que se distribuye en forma controlada

según el listado de distribución descrito en la “Lista Maestra de Documentos del SGI” (FGI-
001) y en caso de algún cambio o revisión, la organización informa y actualiza al usuario
sobre dicho cambio.

• Documento No Controlado: Es aquel que se entrega a solicitud de un ente no

responsable ni participante del proceso del documento solicitado; no contiene sellos en
original y se identifican como “Copia No Controlada”, en la portada del documento Ejemplo:
Documentos para Ofertar. En caso de algún cambio, la organización no está obligada a
actualizar al usuario dicho documento.

• Documento Externo: Información que sirve para apoyar el desarrollo de las actividades y
funciones del Sistema de Gestión Integral y que no es elaborado por los departamentos que
integran la organización, tales como normas, leyes, decretos, ordenanzas entre otros.

• Documento Obsoleto: Es aquel documento que ha sufrido una modificación para mejora y
es identificado como documento “Superado”.

• Dueño de Proceso: Es el encargado de la toma de decisiones y puede asignar a los

participantes en el proceso, asegurando la correcta realización y control del mismo en todas
sus fases. Es responsable del proceso ante la organización.

• Formularios: Es un documento dispuesto para vaciar datos, cuando éste contiene

información y ha sido declarado en el SGI, se convierte en un registro.

• Instrucción de Trabajo: Documento que describe en forma breve, concisa y clara una
actividad de un determinado proceso.

• Normativa: Reglas que se deben seguir en las actividades, conductas o tareas de los
procesos.

Página 6 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Lista Maestra de Documentos y de Registro: es el mecanismo utilizado para controlar

los documentos y registros del Sistema de Gestión Integral de la organización.

• Política de Gestión Integral: Documento donde se enuncian las intenciones globales y

orientación de la organización relativas a la Calidad, Seguridad, Salud en el trabajo y
Ambiente, tal como lo define o establece la Alta Dirección con la participación y consulta de
los trabajadores y trabajadoras y lo expresa formalmente con su aprobación y divulgación, .
La Política de Gestión Integral de ConFurca proporciona un marco de referencia para el
establecimiento y revisión de los objetivos de Gestión Integral.

• Procedimiento: Documento escrito que contiene la forma específica para llevar a cabo
una actividad o un proceso.

• Plan de la Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados

deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato específico.

• Plan Estratégico de Gestión Integral: es el documento donde se desglosan los Objetivos

Integrales en base a la Política de Gestión Integral y se definen los indicadores de medición
para dichos Objetivos, las metas para el año declarado, la fuente de información, los
recursos y responsables del control. Este plan es un documento de consenso donde
concretamos las grandes decisiones que van a orientar nuestra marcha hacia la gestión
excelente.

• Programas / Planes SSST: Documentos que especifican qué objetivos, metas,

responsables, plazos, recursos, actividades y medidas de Seguridad y Salud en el Trabajo y
Ambiente, que deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

• Revisión: Se presenta cuando ocurre cualquier modificación en un documento.

Página 7 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Son los documentos generados por el personal responsable,
detallando las actividades ejecutadas y recursos empleados diariamente en su trabajo, los
cuales proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos y de que se están
realizando eficazmente los procesos planificados según el Sistema de Gestión Integral.

• Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita (que es habitual o

una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas) u obligatoria
(requisito especificado, establecido comúnmente en un documento). En ConFurca se
clasifican los requisitos según su tipo: requisitos del cliente, requisitos organizacionales,
requisitos legales, reglamentarios y obligatorios.

• RD: Representante de la Dirección.

• Salud en el Trabajo o Laboral: término que según la Legislación Nacional es equivalente

al término Salud Ocupacional definido en la Norma Internacional OHSAS 18001.

• Sede: Lugar donde tiene el centro de operaciones la organización ConFurca en las

diferentes regiones del país.

• Sucursal: Lugar donde tiene el centro de operaciones la organización ConFurca en el

exterior del país.

• Segregar: Separar o apartar los Documentos Obsoletos de los Documentos con su última
revisión.

• SGI: Sistema de Gestión Integral. Sistema en el cual se define una política y unos objetivos
en materia de Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente y se gestionan los
recursos, programas y procesos necesarios para el logro de dicha política y dichos objetivos.

Página 8 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Superado: Denominación dada para identificar un documento obsoleto.

5. NORMATIVA
5.1. Revisión y Aprobación de Documentos: La revisión y aprobación de los documentos
del Sistema de Gestión Integral, es realizada por personal autorizado de acuerdo a la siguiente
tabla:

Tipo de
Elaboración Revisión Aprobación Método
documento

Política de N/A N/A Director Firma y Sello en el

Gestión Integral campo correspondiente

Objetivos de N/A N/A Director Firma y Sello en el

Gestión Integral campo correspondiente

Otras Políticas N/A N/A Director Firma y Sello en el

Organizacionales campo correspondiente

Manual de Gerente de RD Director Firma y Sello en el

Gestión Integral Gestión y Control campo correspondiente
de la Calidad /
Gerente SSST

Plan Estratégico Gerente de RD Director Firma y Sello en el

de Gestión Gestión y Control campo correspondiente
Integral de la Calidad /
Gerente SSST

Plan de la Coordinador de Gerente de Gestión Gerente de Firma y Sello en el

Calidad Control de la y Control de la Proyecto campo correspondiente
Calidad Calidad

Programas / Gerente SSST RD Director Firma y Sello en el

Planes de SSST campo correspondiente

Programas / Coordinador SIA Gerente SSST Gerente de Firma y Sello en el

Planes SSST Proyecto campo correspondiente
(Específicos para
Proyectos)

Página 9 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Tipo de
Elaboración Revisión Aprobación Método
documento

Procedimientos Responsable Responsable de la Gerente del Firma y Sello en el

(designado) Actividad Departamento o campo correspondiente
(designado) Gerente General

Instrucciones de Responsable Responsable de la Gerente del Firma y Sello en el

Trabajo (designado) Actividad Departamento o campo correspondiente
(designado) Gerente General

Formularios N/A N/A N/A Aprobación por Correo

Electrónico y/o FGI-002

5.2. Los procedimientos y documentos de cada sucursal son revisados y aprobados por cada
designado en la tabla de autorizaciones de la normativa 5.1 correspondiente a la sucursal.

5.3. Revisión, Actualización e Identificación de cambios en los documentos

5.3.1. La revisión de los documentos del Sistema de Gestión de Integral es realizada
cuando sea necesario y es solicitada por los dueños de los procesos.

• Cada dueño de proceso es responsable por la revisión y actualización de los

documentos relacionados con su área, según lo indicado en el punto 6 “Descripción de
Actividades”.
• Los documentos generales del SGI (Manual de Gestión Integral, Matrices, Mapa de
procesos, Procedimientos Integrales y los formularios de Gestión) y todos aquellos
documentos que se modifiquen por solicitud de la Alta Dirección, son revisados y
actualizados por el departamento de Gestión y Control de la Calidad como resultado de la
toma de acciones correctivas o preventivas, de las auditorías, revisión por la Dirección o
actualización en las normas o códigos aplicables y no requieren elaborar el formulario FGI-
002 Solicitud de elaboración y modificación de documentos.

Página 10 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• En caso que la revisión genere modificaciones, el número de revisión varía de acuerdo

al consecutivo que debe seguir; se identifica el cambio en el “Histórico de Revisiones” de
Manuales, Programas, Planes y Procedimientos y se actualiza la fecha y número de revisión
en el extremo inferior derecho de cada página del documento y en la “Lista Maestra de
Documentos del SGI” (FGI-001). Para el resto de los Documentos se evidencia la
modificación en la “Solicitud de Elaboración o Modificación de Documentos” (FGI-002),
exceptuando los mencionados en el párrafo anterior.

5.4. Codificación de los Documentos

5.4.1. Todo documento está identificado a través de un código único compuesto de los
siguientes elementos:
X YY - ZZZ

Tipo de / Área / Numeración

Documento consecutiva

En ningún caso deben añadirse campos adicionales en este esquema de codificación, salvo
consideraciones especiales aprobadas por el Gerente de Gestión y Control de la Calidad.
Componentes del Código: Ver anexo N° 2

5.4.2. Los códigos de los documentos eliminados por cualquier motivo (Ejemplo: eliminación
de un proceso o fusión de departamento), pueden ser reutilizados para identificar otro
documento de la misma área, siendo controlado por el Coordinador de Gestión de la Calidad.
La solicitud de eliminación del mismo se realiza a través de correo electrónico.

5.5. Estructuración de los Documentos

5.5.1. De acuerdo al documento a elaborar la persona designada procede a estructurarlo
siguiendo lo indicado a continuación (ver anexo No.1. Guía Para la Elaboración de
Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Formularios):

Página 11 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

SEGURIDAD, SALUD EN EL

EQUIPOS Y MATERIALES
CONSIDERACIONES DE
RESPONSABILIDADES

DESCRIPCIÓN DE

DOCUMENTOS DE
DEFINICIONES(*)
Componentes

FORMULARIOS
NORMATIVA (*)

IMPLEMENTOS,
ACTIVIDADES

REFERENCIA

ANEXOS (*)
OBJETIVO

ALCANCE
TITULO

Tipo documento

Procedimientos
X X X X X X X X X X N/A X
Instrucciones de
X X N/A N/A N/A N/A X X X X X N/A
trabajo
(*) Estos componentes son de carácter opcional. Los títulos según el esquema no deben
desaparecer, colocar N/A en el contenido.

Nota: Los procedimientos de Construcción poseen otra estructura por requerimiento del
cliente, según lo descrito en el procedimiento de: “Control de los Documentos de
Proyectos y/o Sucursales” (PCG-002).

5.5.2. Estructura de Formularios: No existe una forma única para estructurar ó elaborar
formularios, sin embargo se deben seguir algunos criterios mínimos sobre la información
que debe contener el mismo (ver anexo No.1. Guía Para la Elaboración de Procedimientos,
Instrucciones de Trabajo y Formularios).

5.6. Distribución de los Documentos

5.6.1. Para asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso el
Coordinador de Gestión de la Calidad de cada sede es responsable de distribuir
electrónicamente a los usuarios la última revisión del documento aprobado, según lo
designado en la “Lista Maestra de Documentos del SGI” (FGI-001). Igualmente, en las
Sedes o Sucursales se conservan en la base de datos electrónica de la organización los
documentos aprobados y vigentes, accesibles a todos los niveles con equipos de

Página 12 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

computación. Cada dueño de proceso es responsable de asegurarse de la utilización de la

última versión vigente de los documentos que sean impresos y publicados en sus áreas.

Los procedimientos, Planes y Programas del SSST y procedimientos de Construcción, que

son requeridos en los sitios de trabajo donde no se cuenta con medios electrónicos, se
distribuyen impresos controlándose la entrega de los mismos a través del formulario
“Control de Distribución de Documentos del SGI” (FGI-003).

El departamento de Gestión de la Calidad, verificara el cumplimiento de esta normativa a

través de las auditorías internas del SGI.

5.6.2. Para asegurar que los documentos permanecen legibles, el Gerente de Gestión y
Control de la Calidad y/o el Gerente del SSST (para el caso de los documentos Seguridad,
Salud y Ambiente) posee los documentos originales del Sistema de Gestión Integral
actualizados y aprobados, en archivos de carpetas identificadas en la portada; además de
conservarlos digitalizados en la base de datos electrónica de la organización.

5.6.3. En el caso que sea necesario preservar algún documento original ya sea legal ó por
preservación de conocimientos, cuya vigencia haya expirado por cualquier motivo, deberá
ser identificado claramente como “SUPERADO” y segregado (documentos físicos) o
colocado en el subdirectorio “SUPERADO” (documentos electrónicos). En caso de no ser
así, los documentos sustituidos deberán ser eliminados.

5.7. Control de los Documentos de Origen Externo

La administración, manejo, actualización y archivo de los documentos de origen externo, que
se consideran necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión Integral
(Por ejemplo: Certificados y/o Solvencias, Normas Técnicas, Leyes, Reglamentos y
Normativas), es competencia de los responsables de cada uno de los procesos y son

Página 13 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

controlados a través del formulario “Control de Documentos Externos” (FGI-004), el cual es

enviado en electrónico al Coordinador de Gestión de la Calidad para que elabore y/o
actualice el Máster de “Control de Documentos Externos” (FGI-004).

5.8. Las descripciones de cargo no se rigen por este esquema de codificación y su

actualización, aprobación y distribución, son responsabilidad del Departamento de Talento
Humano.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Ítem Responsable Actividad Información Adicional
01 Dueño de Detecta la necesidad de crear, Cualquier persona puede
Proceso modificar o eliminar un documento detectar la necesidad, la misma
existente en el Sistema de Gestión es canalizada a través del
Integral, y presenta “Solicitud de Dueño de Proceso.
Elaboración o Modificación de
Documentos” (FGI-002) al Coordinador
de Gestión de la Calidad.

02 Coordinador Evalúa la “Solicitud de Elaboración o -

de Gestión de Modificación de Documentos” (FGI-
la Calidad / 002) en base a la justificación
Gerente de planteada y determina si procede o no.
Gestión y Si la solicitud procede, esta es
Control de la aprobada por el Gerente de Gestión y
Calidad Control de la Calidad y si no la
consideran procedente, le notifica al
solicitante y termina el proceso.
03 Coordinador Notifica al solicitante la aprobación de -
de Gestión de su solicitud.
la Calidad
04 Dueño de Coordina la asignación del personal -
Proceso apropiado para la elaboración y
revisión del documento requerido.
05 Responsable Elabora o modifica el documento y lo Según Normativa Estructuración
designado transfiere al Coordinador de Gestión de de los documentos, punto 5.5 y
la Calidad (cuando aplique), previa Anexo No. 1. Guía Para la
revisión por parte del Responsable de Elaboración de Procedimientos,
la Actividad (designado). Instrucciones de Trabajo y
Formularios.

Página 14 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Ítem Responsable Actividad Información Adicional

06 Coordinador Revisa el documento siguiendo los Ver normativa de
de Gestión de lineamientos establecidos y determina Estructuración de los
la Calidad si cumple con los mismos. documentos, punto 5.5 de este
documento.
Transfiere el documento al nivel de Según Normativa 5.1.
revisión y posteriormente al de
aprobación correspondiente.
07 Nivel de Firma documento en señal de revisión De no aprobar el documento
Revisión y y aprobación. notifica al Coordinador de
Aprobación Gestión de la Calidad las
razones.
08 Coordinador Incluye documento en el registro de
de Gestión de control “Lista Maestra de Documentos
la Calidad del SGI” (FGI-001), si es un documento
(designado) nuevo le asigna código según
normativa 5.4 de este procedimiento y -
si es modificado actualiza el número de
revisión y fecha correspondiente en la
“Lista Maestra de Documentos del SGI”
(FGI-001).
09 Coordinador Notifica y distribuye electrónicamente la Ver sección de Distribución en
de Gestión de actualización del documento la “Lista Maestra de
la Calidad APROBADO. Documentos del SGI” (FGI-001)
10 Dueño del Implementa efectivamente el
Proceso documento nuevo o modificado y
realiza inducción a los usuarios y/o
personal del departamento, sobre los
cambios efectuados, dejando registro a -
través del formulario “Control de
Asistencia a la Formación” (FTH-014) y
lo conserva en su departamento como
evidencia de divulgación.

7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO

AMBIENTE
Con el fin de realizar un trabajo seguro, es necesario mantener las prácticas generales de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente las cuales se pueden resumir en los
siguientes aspectos:

Página 15 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Salud: Es necesario, tener en cuenta las recomendaciones de ergonomía durante la

ejecución del trabajo, referentes a las buenas posturas, técnicas para manipulación y
levantamiento de cargas y pausas activas que eviten lesiones o enfermedades musculo
esqueléticas acumulativas.
Algunas enfermedades como Rinitis y Alergias, pueden evitarse si se mantiene el lugar de
trabajo libre de polvos; lavarse las manos después de manipular archivos almacenados por
largos períodos de tiempo y es importante mantener la higiene al consumir alimentos para
evitar enfermedades. Además de seguir las recomendaciones expuesta en las charlas de
salud.

Seguridad: Como rutina, se recomienda verificar el estado de los tomacorriente y enchufes

para evitar cortos circuitos por su deterioro o por acoples inadecuados.
Así mismo, el almacenamiento de archivos físicos y demás elementos de oficina, debe ser tal
que permita suficiente espacio para el desarrollo del trabajo, y mejoren las condiciones del
lugar de trabajo evitando lesiones a las personas o daños a la propiedad.
Para actividades como retirar los ganchos de grapadoras o cortar papel, se deben utilizar los
elementos apropiados.
De igual forma se recomienda consumir tan pronto como sea posible, los líquidos como café
o agua, y no dejar recipientes con residuos cerca de los teclados de computadores o de
archivos físicos originales.

Medio Ambiente: Un lugar de trabajo limpio y ordenado mejora el desempeño individual y

evita accidentes. La acumulación de materiales en el lugar de trabajo, genera impacto visual,
desdibuja su imagen e impide los movimientos naturales del trabajador.
Las hojas de papel pueden reutilizarse para hacer trabajos en borrador o temporales. Las
hojas que ya no se usen se deben romper antes de disponerlas en los recipientes instalados
para tal fin.

Página 16 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012
 PGI-001

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma Internacional ISO 9001. “Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos”.
• Norma Internacional ISO 9000. “Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y
Vocabulario”.
• Norma Internacional OHSAS 18001. “Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional –Requisitos”.
• Norma Internacional ISO 14001. “Sistemas de Gestión Ambiental –Requisitos con
Orientación para su Uso”.
• Procedimiento PCG-002: “Control de los Documentos de Proyectos y/o Sucursales”.

9. FORMULARIOS
• FGI-001. Lista Maestra de Documentos del SGI.
• FGI-002. Solicitud de Elaboración o Modificación de Documentos.
• FGI-004. Control de Documentos Externos.
• FTH-014. Control de Asistencia a la Formación.

10. ANEXOS
• Anexo No. 1. Guía Para La Elaboración de Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y
Formularios.
• Anexo N° 2. Componentes de la Codificación de los Documentos del SGI.

Página 17 de 17
Revisión: “4”
Fecha: 05/2012