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INFORME DE REQUERIMIENTOS

FECHA: 27/03/2019

1. Identificación del informe

Informe de Requerimientos

2. Identificación del Cliente

El área de Informática

3. Identificación de la Entidad Auditada

Alfa 1

4. Objetivos

 Verificar si la selección de equipos y sistemas de computación es adecuada


 Verificar el funcionamiento correcto del sistema en las labores del día
 Verificar la utilización adecuada de equipos acorde a planes y objetivos.

5. Hallazgos Potenciales Pendientes

 Falla en la configuración de implementación del Servidor, el servidor funciona


con una configuración tipo RAID que solo cuenta con un disco duro, es
necesario implementar otro disco duro. (Falla del Sistema)
 Falta de actualizaciones en el sistema, la versión del sistema es muy antigua
del 8/02/2019. (Falla del sistema)
 No existe manuales del sistema, es importante tener documentado todos los
procesos del sistema.(Requerimiento)
 Implementar alertas o distractores visuales con el fin de observar a simple vista
los productos sin Stock (facilita el proceso de petición al proveedor y verificar
cuantos productos se van quedando sin stock), hay que aumentar valores
mínimos y máximos.(Administración)
 Se requiere que el sistema permita vender al por mayor y por unidad, el
sistema deja vender solo por unidad, hay que aumentar un nivel mas con la
cantidad infinita del 999. (Falla del Sistema)
 La etiqueta que imprime actualmente solo muestra precio por unidad, es
necesario que conste los otros precios de todos los niveles del producto.
(Requerimiento)
 Carece de seguridad en Acceso restringido de los equipos ofimáticos y
software. (Organización)
 El sistemas permite trabajar con Dispositivos PALM, PALM es un dispositivo
utilizado para facilitar en gran manera el conteo rápido de productos.
(Requerimiento)
 Falta implementar el código de retención para evitar fallos en el envió de
retenciones al SRI.

6. Requerimientos solucionados

REQUERIMIENTOS SOLUCIONADOS
DESDE: 18/02/2019
HASTA: 12/03/2019
REQUERIMIENTO SOLUCIÓN

El precio en percha está a 0.70 ctvs. Y Se hicieron pruebas con el producto


en el sistema presenta a la hora de especificado y con otros productos. Se le
vender aparece 0.71 ctvs. comentó al cliente que el centavo de
más es por el redondeo del IVA. Como
recomendación se le dio que realice un
muestreo de los productos que está
saliendo con un centavo de más y que le
setee (ajuste y no se redondee el precio)
el precio.

Evaluar y ponerles un precio para que no


haya diferencia.
INGRESAR PRECIO DE PRODUCTO +
IVA
Desfase de precio, un artículo tiene un Se modificaron las estructuras para
precio asignado ($1.00), pero en la evitar el inconveniente del desfase de
ventana de productos generales muestra precios en el módulo de inventarios.
otro ($1.12).
El sistemas permite trabajar con PENDIENTE: ENVIEN PROFORMA DEL
Dispositivos PALM, PALM es un DISPOSITIVO PALM PARA
dispositivo utilizado para facilitar en gran IMPLEMTACION EN EL SISTEMA.
manera el conteo rápido de productos, la RECOMENDACIÓN:
pregunta sería, ¿se puede leer los datos REUNIRSE CON EL GERENTE DEL
SISTEMA PARA TRATAR ESTOS
automáticamente de estos dispositivos?
ASUNTOS.
Y si no se puede, ¿con que otro tipo de
Se receptó el requerimiento y se tuvo
dispositivo se podría permitir la lectura
una reunión con el departamento técnico
rápida de cantidad de productos?
para ver la factibilidad. El dueño de la
compañía AlfaUNo debe enviar un
correo formal pidiendo una cotización del
requerimiento.
Problema al ingresar los valores del Se llamó y nos explicaron el proceso
impuesto ICE (Impuesto a los para agregarle el valor IRBPNR a un
Consumos Especiales) y IRBPNR producto, estuvo presente don Roberto,
(Impuesto a la botella plástica). No el proceso trataba de ir ingresando
permiten modificar ni ingresar esos producto por producto y agregarle
valores. manualmente el valor del IRBPNR.
Problema suscitado en la ventana La cuenta del Impuesto se la agregó
(Orden de Compra -> Factura C. correctamente.
Mercadería) en Datos Financieros.
Problema al abrir el programa en una Se reinstalo el programa por parte de
portátil de administración central para soporte de Alfa 1 (Diego Alvarado).
imprimir código de barras en dispositivo Quedo funcionando perfectamente.
Zebra.
Es necesario modificar el PVP (precio Se recalcula los precios de manera
venta al público) en base al margen de automática habilitando las opciones del
ganancia según el costo. casillero, Actualizar Precios.
Ejemplo: Un producto precio al público De igual manera dentro de la ventana
vale $1.00 y de ganancia tiene un 20%, artículos de la opción Inventario, se
queda con un costo de 0.83334. Si ese activa el casillero, Actualiza precios al
mismo producto sube de costo a $1 y su comprar.
ganancia sigue siendo el 20%, el PVP Se mostró la forma de como automatizar
tendría que ser re calculado por el el precio de un producto a Don Roberto.
sistema y le pondría automáticamente el
PVP de $1,20 en base a su costo.
Necesitamos que el sistema re calcule
automáticamente los precios con el
porcentaje de ganancia ya asignado por
primera vez, tenemos muchos productos
en Stock y se vuelve complejo el agregar
nuevamente de forma manual los
nuevos precios de los productos.
Problemas de facturación Electrónica Los estados “NO ENVIADO” se dan
con el Sistema WindocE_ Offline. muchas de las veces por las siguientes
Tenemos el sistema WindocE- Offline fallas:
instalado para enviar facturas al SRI y de  Por no tener correo corporativo y
igual manera al cliente, en algunos permitir el recibido de correo
procesos los realiza muy bien, mientras masivo.
que en otros su estado refleja "NO  Errores en el correo (mal digitado
ENVIADO", quiero saber porque se da o no existe)
este problema?.  El documento aún no ha sido
Cuando se intenta reenviar la factura en autorizado por el SRI y sigue en
la Opción "Enviar Documento" muestra su estado “FIRMADO” o “En
el mensaje "No se permite el reenvió de Espera”.
un documento ya autorizado" pero el Cuando se dan esos errores hay que
proceso sigue en su estado "NO tomar las siguientes correcciones:
ENVIADO".  Todo proceso tiene que tener el
estado “Autorizado” si dice
“Firmado” hay que reenviarlo al
SRI, para reenviarlo se da en la
opción “Acciones”->”Mostrar
Registro” y ver qué proceso falló,
después se lo reenvía en la
opción “Enviar Documento”. Este
proceso se realiza cuando se
desean reenviar facturas al SRI.
 Para cambiar muchas veces el
estado “NO ENVIADO” se tiene
que revisar si los datos del correo
están bien, si no en WinFenix
cambiarlos y guardar, en el
sistema WinDoce se tiene que
actualizar en la opción
“Regenerar Documento”
seleccionando con anterioridad el
usuario.
Se actualizó el sistema.
Se adquirió un correo corporativo

Error A La Hora De Facturar Un REVISAR CARDEX DEL PRODUCTO, se crea un


Producto De Código 00001726. nuevo código de producto para solución del
El Inconveniente Al Facturar Un problema.
Producto De Código 00001726 Que
Corresponde A "Foco Osram Recto Luz
Dia 20w", La Novedad Es Que Si Le
Agrego Otro Producto Cualquiera Si Me
Factura Normal, Mientras Que Si No Lo
Hago Y Solo Se Factura Los Focos, No
Me Realiza Este Proceso. Envió Foto
Del Mensaje Que Muestra En Pantalla.
Se Necesita Implementar En La En el ride de retención se le puso la
Retencion El Campo Dirección. dirección del proveedor.
Error al dar de baja un producto en stock Se trajo un backup de la base para
por caducidad o mal estado del realizar la respectiva revisión.
producto. En la revisión se identificó mediante los
El sistema se maneja con barias movimientos del kardex del artículo que
bodegas, cuando un producto se caduca el stock está correcto. Cuando se realiza
o está en mal estado se lo envía a la
un egreso el stock que se muestra es el
bodega de caducados para darle de baja
a esa cantidad de productos en mal del stock del almacén seleccionado.
estado y tiene que restarle el valor del Se habló con el cliente y se le explico
stock, por ejemplo si tengo 28 pepinos cómo es el funcionamiento y que el stock
grandes de los cuales 5 vinieron en mal está correcto.
estado, se los cambia de bodega Se le recomendó hablar con sus jefes
dándoles de baja a esa cantidad de para negociar una recapacitaron del
productos quedando 23 en stock. sistema donde él pueda aprender el
funcionamiento del sistema.
Realizar backUps diarios. Solucionado

Error de formato en facturas WindoCe. Realizaron un arreglo en el código del


programa WinDoce.

7. Conclusiones:

 Los Hallazgos potenciales pendientes son problemas que ya se han dado a


conocer al equipo de soporte OnlySoft, se espera actualización.
 Los Hallazgos que son requerimientos es necesario enviar solicitud de
cotizaciones para implementar dichas acciones al sistema.

8. Recomendaciones

 Es necesario ponerse de acuerdo con el gerente de proyectos de los sistemas


WindoCe y WinFenix para una recapacitación.
 Se recomienda terminar la capacitación pendiente por parte del equipo
OnlySoft.
 Se recomienda solicitar el rol de actividades para mejorar la administración del
equipo de trabajo.
 Se recomienda generar roles dentro del sistema, no todos pueden conocer la
clave del súper usuario del sistema.
 Se recomienda activar los casilleros de actualización automática de precios por
cada producto.
 Se recomienda verificar siempre los precios en percha con los precios del
sistema.
 Se recomienda agregar los valores máximos y mínimos de los productos para
mejorar la visualización de los productos en stock y agilizar el proceso de
compra.
 Se recomienda organizar los productos por bodegas, esto agilizará el proceso
de agregar productos en percha y saber la cantidad que falta.

Ing. Diego Alvarado Fabián Salazar


SOPORTE DE SISTEMAS GERENTE