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MÓDULO

Área: NEGOCIOS

2 Curso: FUNDAMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN


Módulo: Sistema de Control de Gestión
Área: NEGOCIOS M2
Curso: FUNDAMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN

Sistema
Sistemade
Índice

deControl
Controlde
1. Introducción...................................................................................................................................................... 1
2. Control de gestión ............................................................................................................................................ 2

deGestión
2.1 Niveles del control de gestión ..................................................................................................................................... 3

Gestión
a. Primer nivel ............................................................................................................................................................... 3
b. Segundo nivel ............................................................................................................................................................ 3
c. Tercer nivel ................................................................................................................................................................ 3
2.2 Control de gestión y sistema de control de gestión .................................................................................................... 4
2.3 Factores que influyen sobre el control de gestión ...................................................................................................... 5
2.4 Requisitos del control de gestión ................................................................................................................................ 5
2.5 Objetivos del control de gestión .................................................................................................................................. 6
3. Sistema de control de gestión .......................................................................................................................... 6
3.1 Principales áreas de control......................................................................................................................................... 7
4. Elementos que afectan el diseño de un sistema de control de gestión ........................................................... 7
4.1 Información ................................................................................................................................................................. 7
4.2 Estructura organizacional ............................................................................................................................................ 8
4.3 Procesos ....................................................................................................................................................................... 9
5. Cadena de Valor................................................................................................................................................ 9
6. Componentes del sistema de control de gestión ........................................................................................... 10
6.1 Diseño de un sistema de control de gestión.............................................................................................................. 10
6.2 Implantación, puesta en marcha y seguimiento de un sistema de control de gestión ............................................. 11
7. Cierre .............................................................................................................................................................. 12
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Sistema
Sistemade
Mapa de Contenido

deControl
Controlde
Sistema de Control de Gestión

deGestión
Gestión
Sistema de Elementos que Componentes del
Control de sistema de
control de afectan el diseño Cadena de Valor
gestión control de
gestión de un sistema de
control de gestión
gestión
Niveles del Principales áreas Diseño de un
control de de control sistema de
gestión control de
Información gestión
Primer nivel

Segundo Implantación,
Estructura
nivel puesta en
organizacional
marcha y
Tercer nivel
seguimiento de
un sistema de
Control de Procesos control de
gestión y sistema gestión
de control de
gestión

Factores que
influyen sobre el
control de
gestión

Requisitos del
control de
gestión

Objetivos del
control de
gestión

Comprende el concepto de Control de Gestión, además de conocer el funcionamiento, las áreas, los
componentes y las etapas para que un Sistema de Control de Gestión sea implementado de manera
efectiva en las distintas organizaciones
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Sistema de Control de Gestión


1. Introducción
Usted va manejando en una carretera en que la velocidad máxima es 120 km/h. Analicemos los 4 elementos
de un sistema de control bajo esta situación:

Corresponde al indicador que mide lo que ocurre en cada momento. Sus ojos
Detector o sensor miden la velocidad al cual usted se encuentra manejando, mirando el
velocímetro del auto.

Es el indicador que compara lo que ocurre con algunos estándares o


Evaluador expectativas. En este caso su cerebro compara la velocidad actual con la
permitida.

Corresponde a la alteración del comportamiento si es necesario. Su pie es el


Ejecutor
encargado de soltar o pisar el acelerador.

Es el instrumento que transmite la información entre el detector y el evaluador


Red de y entre el evaluador y el ejecutor. El sistema de comunicación lo conforman sus
comunicaciones nervios ya que son los que transmiten la información de los ojos al cerebro y del
cerebro a sus pies.

Estos cuatro elementos son básicos de cualquier sistema de control, y si pensamos en el contexto de una
organización, estos elementos también están presentes.

Los detectores Son quienes informan lo que ocurre en la organización.

Los evaluadores Son los encargados de comparar dicha información con el estado deseado.

Son quienes están a cargo de tomar las acciones correctoras una vez percibidas
Los ejecutores
diferencias significativas entre el estado actual y el deseado.

La red de Corresponde a los sistemas de comunicación que informan a los directivos


comunicación sobre lo que ocurre en la organización y su comparación con el estado deseado.
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Sin embargo, existen algunas consideraciones significativas dentro de la organización que se deben
mencionar:

 El estándar no está predeterminado.


 El control de la gestión no es automático, requiere de coordinación entre individuos y en su mayor
parte es autocontrol.
 La relación entre la percepción de la necesidad de actuar y la decisión sobre las medidas a tomar para
obtener el resultado deseado puede no ser clara.

2. Control de gestión
Iniciemos con algunas definiciones de los autores Robert y
Vijay (2003), quienes sostienen que “El proceso de control
de gestión es el proceso por el cual los directivos de todos
los niveles se aseguran de que las personas a las que
supervisan implantan sus estrategias formuladas. El
control de gestión es el proceso por el cual los directivos
influencian a otros miembros de la organización para que
implanten las estrategias de la organización”.

El control de gestión implica un conjunto de actividades, entre las cuales se incluye:

 Planificación de lo que la organización deber hacer.


 Coordinación de actividades de distintas partes de la organización.
 Comunicación y evaluación de la información.
 Decisión, si corresponde, de las acciones a tomar.
 Influencia en las personas para que cambien su comportamiento.

Además, el control de gestión es un instrumento que permite obtener información necesaria, fiable y
oportuna para la toma de decisiones tanto estratégicas como operativas. Por otro lado, permite el
aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que tiene la organización para la consecución de sus
objetivos.
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2.1 Niveles del control de gestión
Crear y aplicar un sistema de control de gestión posee distintos niveles, los cuales siguen un orden.

a. Primer nivel
Da respuesta a cómo la organización evoluciona día a día. Permite identificar cuáles son las ventajas
competitivas y los riesgos. Valora el funcionamiento de los procesos administrativos de los distintos
departamentos y la estructura organizacional. Permite conocer de manera inmediata los resultados
obtenidos por la organización, además de poder compararlos con periodos anteriores.

b. Segundo nivel
Establece un sistema de control presupuestario que responde a lo que sucederá a corto plazo. Anticipa el
futuro (a corto y mediano plazo) coordinando los recursos de la organización. Permite analizar y corregir las
desviaciones de los resultados obtenidos, redefiniendo los objetivos y responsabilidades. Elabora informes de
manera mensual que permite comparar los resultados reales con los presupuestados.

c. Tercer nivel
Consiste en un sistema integrado de gestión que da respuesta a la evolución de la organización a largo plazo.
Permite anticipar los resultados de la estrategia, los riesgos, contingencias y amenazas. Ayuda a gestionar la
empresa en función de responsabilidades y objetivos, si se requiere, permite modificar la estrategia de corto
y largo plazo en función de los resultados obtenidos. Elabora el plan estratégico de la organización, el cual
incluye los objetivos y planes por departamentos o unidades o áreas.

Tercer nivel: Existe un


Segundo nivel: Existe un
Primer nivel: Existe un control de gestión
control presupuestario y
mínimo control integrado en toda la
un sistema de previsiones
empresa
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En resumen, el primer nivel de control permite gestionar de manera eficiente. Ese es el paso previo a la
fijación de objetivos y elaboración de presupuesto, ya que para realizar estas acciones se necesita de
información fiable y actual. A partir de la información obtenida en el primer nivel comienza el segundo nivel,
se puede confeccionar el control presupuestario y asignar responsabilidades y objetivos a cada área en forma
de presupuesto. Luego de haber concretado los dos niveles inferiores se llega al último nivel, el cual se
anticipa al futuro de la organización por medio del establecimiento de un sistema de análisis y evaluación
continua de las estrategias.

2.2 Control de gestión y sistema de control de gestión


El sistema de control de gestión es un proceso conformado por
distintos elementos que implica a la organización en su
totalidad, cuyo fin es entregar información para poder controlar
la gestión de la organización en toda su extensión. El sistema de
control de gestión debe poder permitir saber exactamente el
cómo, cuándo y dónde se han utilizado los recursos de la
organización (recursos económicos, productivos, técnicos,
humanos, etc.), los cuales se ponen a disposición de los
diferentes responsables y obtener así los resultados en función
de los objetivos previstos.
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2.3 Factores que influyen sobre el control de gestión
Son aquellos factores que determinan el futuro, las exigencias y niveles de calidad de todos los componentes
del sistema de control de gestión.

Factores internos Factores externos

 Estructura y sistema de organización.  Mercados internacionales.


 Estilo de dirección de los estrategas o  Competencia.
propietarios.  Posibilidad de ampliar los productos y
 Manera de plasmar la estrategia y las mercados del sector.
prestaciones de los sistemas de  Nuevas exigencias de los clientes.
información.  Legislación del país o la región.
 Personal y sistema de retribución.  Tecnologías para mejorar promoción.
 Existencia de un controlador de gestión y
su nivel de autonomía.
 Existencia de la necesidad de poseer
control y un sistema de control de gestión.

2.4 Requisitos del control de gestión


Son aquellas características que deben cumplirse para que todo sistema de control sea eficaz para alcanzar
los objetivos:

 Permitir conocer que la empresa está siendo controlada y si se controla lo que es verdaderamente
importante.
 Debe contener un sistema de control preventivo que permita prever la evolución los futuros
acontecimientos.
 Debe servir para controlar el nivel de cumplimiento de los resultados obtenidos en base a los
objetivos.
 Debe prestar la información necesaria a cada área para la toma decisiones y el control de objetivos.
 Debe medir la capacidad de los recursos para que estos sean eficaces.
 Debe conseguir la motivación de los individuos para lograr los objetivos.
 Debe servir para toda la empresa y ser utilizado por los responsables.
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2.5 Objetivos del control de gestión
 Controlar la evolución de la empresa mediante datos económicos e indicadores.
 Atribuir responsabilidades para la definición de objetivos y para su cumplimiento.
 Desarrollar un sistema de control a corto plazo mediante el informe de control de gestión.
 Establecer un sistema de control a largo plazo mediante la planificación estratégica.
 Optimizar el funcionamiento del sistema de información.
 Medir el desempeño de cada responsable en el cumplimiento de objetivos.
 Desarrollar reportes o informes de control de gestión para medir aspectos claves de la organización.
 Evaluar el nivel de implementación de la planificación estratégica.
 Medir la eficacia de la gestión de la organización.

3. Sistema de control de gestión


Es un sistema forma que permite la formulación de objetivos, monitoreo, evaluación y retroalimentación que
entrega información a la alta dirección de una organización en cuanto a si la estrategia y la estructura de la
empresa satisfacen el logro de los objetivos. Sus principales características son:

Debe ser lo suficientemente “flexible” para permitir la respuesta a sucesos


Flexible
inesperados.

Debe entregar “información exacta” que refleje la imagen real sobre el desempeño
Exacto
organizacional.

Debe entregar información en “forma oportuna” para que los gerentes tomen
Oportuno
decisiones con información actualizada.
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3.1 Principales áreas de control

Esta área es la encargada del proceso de manufactura o fabricación y existe


el control de producción, de calidad, de costos, de tiempos de producción,
Área de producción
de inventarios, de operaciones productivas, de desperdicios, de
mantenimiento y conservación, entre otros.

Esta área se encarga de comercializar los productos o servicios y existe el


Área comercial
control de ventas, de propaganda, de costos, entre otros.

Esta área se encarga de todos los recursos financieros de la organización y


Área financiera
existe el control presupuestario, de costos entre otros.

Área de recursos Esta área es la encargada de administrar al personal de la empresa y existe


humanos el control de asistencia y retrasos, de vacaciones, de salarios.

4. Elementos que afectan el diseño de un sistema de


control de gestión

4.1 Información
Las decisiones adoptadas en la gestión empresarial se generan
de manera sistemática. Para ello se requiere una etapa previa
de recogida de datos, y la transformación de éstos, para
posteriormente elaborar y analizar la información obtenida,
con el fin de proporcionar “conocimiento”.

La información siempre se encuentra presente en todas y cada


una de las etapas del proceso de control de gestión. Además, el
sistema de control utiliza información proveniente desde el
entorno (mercado y competencia) como desde interior de la
empresa, con el propósito de generar información adicional
para mejorar y apoyar el proceso de toma de decisiones en una
organización.
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Existen dos tipos de fuentes internas de información:

Información Se encuentra estructurada y organizada bajo normas o procedimientos, pero solo


sistematizada sirve para determinados análisis.

Conjunto de Cada área genera estos datos, pero su uso es exclusivo de dicha área.
datos dispersos

IMPORTANTE

Un sistema de control utiliza y combina dos tipos de información: información contable e información operativa.

4.2 Estructura organizacional


Luego de la formulación de la estrategia, los directivos o la gerencia se deben preocupar de la estructura
organizacional, ya que la estrategia se implementa por medio de ésta. La estructura indica claramente los
siguientes aspectos:

 Unidades a controlar.
 Ámbito de gestión, de cada una de las unidades.
 Objetivos que se deben perseguir.
 Criterios utilizados para evaluar la gestión.

Existen dos categorías de estructura organizacional, el tipo de estructura influye en el diseño del sistema de
control de gestión.

Estructura funcional Estructura por unidad de negocio

Cada directivo es responsable de una función Cada directivo es responsable de la mayoría de


específica (contabilidad, recursos humanos, entre las actividades de su unidad de negocio y esta
otros). funciona como semi-independiente de la
empresa.
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4.3 Procesos
“Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza
recursos para transformar elementos de entrada en resultados
puede considerarse un proceso.” (Normas de Calidad ISO 9000).

En toda organización para que los resultados que se desean


lograr obtener se alcancen de manera eficiente, es necesario
aglomerar las actividades entre sí, considerando que dichas
actividades deben realizar una transformación de las entradas
en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor,
al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de
actividades.

El hecho de considerar la actividades aglomeradas entre sí constituyen los procesos, permitiendo a la


organización centrar su atención sobre "áreas de resultados" (los procesos deben obtener resultados) que
son relevantes de conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la
organización hacia la obtención de los resultados deseados.

5. Cadena de Valor
Es el conjunto de funciones o actividades que desarrolla la
organización y que agregan valor a los productos que fabrica o al
servicio que presta. Este concepto también puede definirse como
el conjunto de actividades vinculadas que crean valor, estas
actividades abarcan desde la adquisición de las materias primas
provenientes de los proveedores, hasta las actividades finales
correspondiente a la entrega del producto al consumidor o
cliente final.

Esta herramienta permite ver hacia el interior de una


organización para la detección de una ventaja competitiva en las
actividades que se realizan.

IMPORTANTE

La cadena de valor permite visualizar y destacar tres áreas sumamente útiles: vínculos con los proveedores, vínculos
con los clientes y vínculos entre los procesos internos de la empresa.
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6. Componentes del sistema de control de gestión
6.1 Diseño de un sistema de control de gestión
El diseño efectivo de un sistema de control de gestión se desarrolla mediante dos etapas:

Selección y adaptación de las diferentes Necesidades globales de planificación y control


herramientas o componentes del control
de gestión

 Se deben seleccionar para cada empresa las  El sistema de control de gestión debe enfocar a
diferentes herramientas o componentes del la empresa en forma global.
sistema de control de gestión.  La selección de las herramientas debe estar en
 La empresa no debe adaptarse al sistema de función de la planificación estratégica y del
control de gestión estándar sino que es al entorno (interno y externo) de la empresa.
revés, así cada empresa debe diseñar e  El diseño del sistema debe contemplar tanto
implantar su sistema de control de gestión. las necesidades de planificar y controlar, como
 Cada sistema de control de gestión debe prever la forma de adaptarse a los cambios que
adaptarse a las circunstancias de cada se produzcan.
empresa e ir evolucionando según ella
evolucione.

El diseño de un sistema de control de gestión está influenciado por una serie de aspectos que se deben tener
en cuenta, a continuación se enumeran los aspectos más importantes:

 La manera en que se ha planteado la planificación estratégica.


 Organización de la empresa.
 Aspectos claves de la actividad de la empresa.
 El mercado competitivo de la empresa.
 Estado de evolución de la empresa.
 Tipo de organización, recursos, cultura y estilo de dirección.
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6.2 Implantación, puesta en marcha y seguimiento de un sistema de
control de gestión
El proceso de puesta en marcha y seguimiento de un Sistema de Control de Gestión se realiza como sigue:

N° ETAPAS DESCRIPCIÓN

1 Análisis y evaluación de la Es necesario, antes de ponerse a realizar modificaciones y


situación actual cambios, analizar y evaluar qué es lo que funciona
correctamente, qué se puede mejorar, qué se debe cambiar y
qué es lo que falta.

2 Mejora de los componentes Dado que el tiempo es un recurso escaso, antes de hacer grandes
ya existentes cambios se debe valorar si mejorando el sistema actual se puede
alcanzar el objetivo previsto.

3 Implantación de los nuevos Una vez analizada y entendida toda la gestión actual se pueden
componentes empezar a poner mejoras y nuevas aportaciones.

4 Seguimiento y control de las Evaluar en un período de tiempo que se ha conseguido y que


mejoras en los ya existentes falta por conseguir.
y en los nuevos
componentes

5 Conseguir un modelo Si no se ha realizado un cambio total del sistema de control de


equilibrado y útil para la gestión hemos de conseguir un sistema barato de mantener, que
empresa proporcione la información suficiente y estable.
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7. Cierre
Finalizando el segundo módulo, habrás entendido la importancia
del control de gestión en la empresa, su amplitud de
funcionamiento, extendiendo sus funciones desde tareas con
mínimo requerimiento de control, el control presupuestario y la
gestión integrada a nivel organizacional.

Es importante mencionar que un control de gestión sin un sistema


por el que se apoye pierde eficiencia, ya que la información siempre
debe ser entregada de manera oportuna y exacta cada vez que sea
requerida para un proceso de toma decisiones, otorgando un
manejo adecuado de los recursos organizacionales para la
consecución de los objetivos y permitiendo a la vez una evaluación
continua de las estrategias implementadas.

Iniciamos este módulo con los cuatro elementos de un proceso de control (detector, evaluador, ejecutor y
red de comunicaciones), dando paso al desarrollo del concepto de control de gestión y posteriormente al
sistema de control de gestión. Entregando los cimientos necesarios, en cuanto a conocimientos, al
profesional de control de gestión.

APORTE A TU FORMACIÓN

Al saber y comprender la importancia del Control de Gestión dentro de las organizaciones y cómo se desarrolla un
Sistema de Control de Gestión, el egresado tendrá los conocimientos para analizar, detectar y proponer mejoras
sustanciales en la manera que se realiza gestión en las organizaciones en aquellas áreas que se visualizan como
susceptibles de mejorar, además de comprender el rol importante que posee la información, la estructura
organizacional y los procesos que se llevan a cabo al interior de la empresa desde la adquisición de materias primas
hasta las operaciones finales donde se entrega el servicio o se vende el producto ya fabricado al cliente final.
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Bibliografía

Obligatoria
López, M. (2009) El control de gestión en las organizaciones. El Cid Editor. Pág. 13 - 30

Complementaria
Muñiz, L.(2004). El diseño de un sistema de control de gestión. España: Ediciones Deusto - Planeta de
AgostiniProfesional y Formación S.L. Pág. 52 – 57

La Cadena de Valor de Michael Porter: https://www.youtube.com/watch?v=fsYvfsy3ek8