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Formato: E&M-003

ACTA DE INICIO DEL PROYECTO

En la comunidad ., del cantón ., a los . días del mes de , del ; comparecen a la celebración de
la presente acta, por una parte, el Instituto para el Ecodesarrollo Regional Amazónico
(ECORAE), representado por , en su calidad de Técnico de Evaluación y Monitoreo; y, por otra,
., legalmente representado por ., en su calidad de Presidente, organismo al que en adelante se
denominara Entidad Ejecutora/Contratista (EE). Forma también parte de la comisión designada
para esta diligencia el señor , en representación de . , que en adelante se denominará
Comunidad Beneficiaria (CB); al tenor siguiente:

PRIMERA: ANTECEDENTES

Con fecha, ………, el ECORAE suscribió un convenio/contrato con………….. , para cofinanciar


la ejecución del proyecto denominado “……………………“, cuyos datos generales se detallan a
continuación:

Monto total del proyecto: US$


Aporte del ECORAE: US$
Aporte de la CB: US$
Anticipo: US$ Transacción No. , con fecha
Tipo de garantía: Fecha de vencimiento:
Plazo en días calendario: Vencimiento:

SEGUNDA: DOCUMENTOS DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Las partes, en el sitio de asentamiento de la Comunidad Beneficiaria y ejecutora y en presencia


de los miembros de la misma, que suscriben esta Acta, dejan constancia de que se ha dado
lectura a los aspectos más importantes para la ejecución del proyecto, de los documentos
habilitantes que a continuación se detallan, copia de los cuales se entrega a la EE así como a
la CB, en la persona de sus representantes:

1. Ficha de inicio fiscalizador


2. Convenio/contrato de cofinanciamiento entre el ECORAE y la EE.
3. Ficha técnica

Por lo tanto, las personas presentes, involucradas en esta diligencia, declaran tener un
adecuado conocimiento de:

• Los valores que están aportando cada una de las contrapartes, los plazos y otros
compromisos establecidos en las Cláusulas ……………….. del convenio/contrato.

• La forma como se van a desarrollar los trabajos para ejecutar el proyecto,


particularmente la mano de obra y materiales que debe aportar la Comunidad Beneficiaria
y ejecutora, detallados en el presupuesto del informe de aprobación del convenio.

• Las posibilidades y condiciones necesarias para ampliaciones de plazo y otros cambios


que impliquen modificaciones al convenio/contrato.

TERCERA: COMPROMISOS DE LAS PARTES

a) Del ECORAE:

1. Realizar el seguimiento, evaluación y fiscalización de las actividades establecidas en el


proyecto por iniciativa del ECORAE y/o por petición de la EE o CB, según la naturaleza
del proyecto.
2. Entregar oportunamente los desembolsos requeridos de acuerdo a los informes técnicos y
planillas presentadas.

3. Durante el monitoreo del proyecto, el técnico realizará las observaciones y


recomendaciones al proyecto.

b) De la Entidad Ejecutora/Contratista

1. Presentar las planillas a tiempo, mantener el libro de obra al día y cumplir las demás
obligaciones contempladas en el contrato.

2. Acatar las observaciones, cambios y modificaciones que sean recomendadas por el


fiscalizador del ECORAE.

3. Renovar las garantías con 15 días de anticipación a su fecha de vencimiento, caso


contrario serán ejecutadas por las unidades financieras correspondientes del Instituto sin
más trámite.

4. Ejecutar los rubros en concordancia con el presupuesto de que consta en el contrato.

5. Convocar a Asamblea General Extraordinaria de la CB, por pedido del ECORAE y


conforme a las disposiciones de los estatutos, con el objeto de que los funcionarios del
Instituto expongan ante los socios los aspectos específicos que crean pertinentes, sobre la
marcha del proyecto y de que los administradores rindan cuentas ante los beneficiarios.

6. El cumplimento de los plazos previstos en el convenio/contrato, no podrán ser


modificados, salvo caso fortuitos o eventos de fuerza mayor, previa solicitud con 15 días
antes de la terminación del plazo previsto en el convenio/contrato original

7. En caso de existir modificaciones del presupuesto, sin que altere el monto total y el
objeto del convenio, debe solicitar mediante oficio dirigido al ECORAE; y previo a la
inversión del rubro en cuestión.

c) De la Comunidad Beneficiaria

1. Entregar a la Entidad Ejecutora los valores y materiales comprometidos en el convenio


como contraparte para la ejecución del proyecto; y,

2. Prestar su contingente humano para realizar los trabajos necesarios, conforme al Plan
y Cronograma de ejecución del proyecto.

3.- Realizar el seguimiento, evaluación y fiscalización de las actividades establecidas en el


proyecto por iniciativa del ECORAE y/o por petición de la EE o CB, según la naturaleza
del proyecto. Y emitir oportunamente las novedades sobre el avance de la obra. O de
ser el caso la relación con el contratista.
3.

CUARTA: OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

(En esta cláusula se hará constar las condiciones iniciales que puedan repercutir en el
desarrollo del proyecto positiva o negativamente).
QUINTA: INICIO DEL PROYECTO
Con base en los antecedentes expuestos en las cláusulas anteriores las partes declaran
formalmente que en esta fecha se da inicio a la ejecución del proyecto descrito en la Cláusula
1ra. de este documento.

Para constancia y de conformidad con lo actuado, las partes se ratifican en el contenido de esta
Acta y la suscriben en cuatro ejemplares de igual tenor y valor.

Contratista Representante de la Comunidad

Representante del ECORAE

(Esta diligencia se realizara en un plazo máximo de 30 días luego de la entrega de


recursos, y suscribirán el acta al menos los representantes de las tres partes
interesadas, y de ser posible el resto de miembros de las organizaciones, presentes en
el acto)

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