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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Para comenzar los archivos son muy poco utilizados por las empresas y las personas
ya que no están todavía muy adentrados al tema, yo en esta investigación les voy a dar a
conocer un poco sobre que se tratan los archivos y su importancia al momento de conseguir
ciertos documentos.

Los archivos son considerados conjuntos de documentos, acumulados en un proceso


natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Es
probable que la historia de los mismos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga
al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. Desde hace muchos años
atrás los archivos o documentos se han utilizado para ordenar y al almacenar información
de suma importancia para las personas quienes los realizan y guardan.

Existen muchas culturas que aportan como un origen sobre los archivos como lo
son:

 Los egipcios, lo reflejan en sus templos y en sus diversos pergaminos y demás


objetos. También a su vez esto pasaba en China.
 En Roma y Grecia, dejaban información importante en madera y mármol.
 Los Arcadios, Sumerios y Babilonios estos tallaban sus escritos en pieles, madera y
mármol con utensilios metálicos y también tablilla hechas de arcilla blanca y
también utilizaban como cuñas para realizar dichos escritos

Las cualidades de los archivos se basan en sí, en las ventajas de este sistema como
lo es tener la información de manera rápida y organizada que pueda ayudar a la
implementación de nuevos planes o políticas de la institución pudiendo ayudar esos
documentos a la toma de decisiones más eficaz. Las ventajas son:

 Ser Económico ya que se disminuye el tiempo de búsqueda y los gastos que esto
generar al colocar un personal solo para que consiga la documentación necesaria
para la institución.
 Es Simple al identificar el contenido de los documentos.
 Es Funcional ya que permite observar documentos de manera existente y rápida.
 Debe ser Exacto ya que debe de estar clasificada de manera precisa para así no
equivocarse al momento de ubicar algún documento.
 Es Técnico ya que se utiliza sus escritos para la realizar la mejor toma de decisiones
de la empresa o institución.

Las cualidades del Archivista ha ido mejorando debido a la sociedad globalizada ya


que se ve afectada por los grandes avances tecnológicos, alguno de estas son:
 Orden: se basa en organizar los elementos y documentos, de la mejor manera
posible y tener el control al momento de la búsqueda de los mismos.
 Responsabilidad: es de suma dedicación y hay que ir actualizando.
 Prontitud: al momento de buscar un archivo se pueda encontrar de manera rápida y
efectiva.
 Cordialidad: debe tener buena disposición al momento de dar información sobre
algún documento que se encuentre en el archivo.
 Sigilo Profesional: las personas que desarrollen funciones administrativas,
secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información
por el grado de confidencialidad que deben tener.
 Concentración: al realizar esta actividad debe ser minuciosamente para evitar
errores, que no permitan realizar la actividad bien.

Para finalizar debemos tomar en cuenta que los archivos son de suma importancia
para las entidades, ya que los escritos que conforman son imprescindibles para tomar
decisiones en la empresa o institución o también para llevar a cabo diversos trámites.