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TECNICAS DE ARCHIVO

JAIRO ANDRES DIAZ CORDERO


ADMINISTRADOR DE EMPRESAS
MAGISTER EN ADMINISTRACION
OBJETIVO SESION 1
• Indagar y conocer los principios de la redacción.
• Ejercitar la redacción a través de ejercicios en clase.
• Elaborar procesos de redacción conjunta.
• Realizar ejercicios de redacción de acuerdo al contexto del documento.
ICONTEC
• El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC,
es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia.
Entre sus labores se destaca la creación de normas técnicas y la
certificación de normas de calidad para empresas y actividades
profesionales.
EL ICONTEC: HACE DE LA CALIDAD UNA NORMA

• La calidad y la normalización van de la mano. Difícilmente se logra


que la primera tenga altos niveles cuando no se apoya en la
normalización. Y el Instituto Colombiano de Normas Técnicas
(Icontec) es la entidad que en Colombia se encarga de integrar los dos
conceptos. El Instituto se fundó el 10 de mayo de 1963. Es una
corporación de derecho privado, sin ánimo de lucro, que el gobierno
declaró Organismo Nacional de Normalización mediante el decreto
2746 de 1984.
• Tiene la misión de formular y aplicar normas con el propósito de
establecer un orden en las actividades de producción y consumo del
país.
• Integran la entidad, con carácter de socios voluntarios, las empresas
industriales, comerciales y financieras, entre otras; las entidades de
servicio públicas y privadas, los gremios económicos y profesionales,
y las universidades e instituciones educativas, científicas y
tecnológicas.
• Es fundamental que las compañías se acojan a la normalización para
obtener simultáneamente posición y capacidad competitiva en el país
y en el exterior. El comercio internacional está exigiendo el
aseguramiento de la calidad de los artículos y uno de los principales
factores para su medición es la normalización técnica.
CONCEPTOS GENERALES
CONCEPTOS GENERALES
DIFERENCIA COMUNICACIÓN ESCRITA Y ORAL
• La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no esta sometida a los
conceptos de espacio y tiempo.
• La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso,
puede llegar a no darse.
• Lo escrito perdura eternamente.
• La comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la
complejidad gramatical
ALGUNAS TECNICAS DE COMUNICACIÓN
ESCRITA
• El ensayo: defensa de un punto de vista persona y subjetivo en forma de prosa, sobre un tema.
• ESCRIBIR UN ENSAYO SOBRE MAX WEBER

• El resumen: representación abreviada y precisa del contenido de un documento, sin


interpretación critica.

• La carta: escrito enviado a un emisor desde un receptor ( destinatario),


• EJERCICIO ESCRIBIR UNA CARTA

• El memorando: documento interno en una organización usado para comunicar entre los
miembros de la organización .

• Circulares, actas, contratos, reglamentos, boletines, entrevistas, avisos, recibos, facturas,


curriculum,
POSICION DE LAS MANOS.
TECLAS GUIA.
ALGUNAS TECNICAS DE COMUNICACIÓN
ESCRITA
• Proyectos : Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se
establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.

• Investigación ( TEORICA) : es un procedimiento científico destinado a


recabar información y formular hipótesis sobre un determinado
fenómeno social o científico. Como primer paso, se debe realizar el
planteamiento del problema, con la formulación del fenómeno que se
investigará.
CARTA
• La habilidad para escribir una buena carta es un requisito indispensable y valioso para el miembro
de la organización que tiene contacto directo con este tipo de información.

• La redacción de una carta debe estar directamente relacionada con el objetivo de elaboración de
la misma.

• La Norma Técnica Colombiana 3393 establece los siguientes parámetros para la


• elaboración de cartas comerciales:
• Márgenes
• Superior entre 3 cm y 4 cm Inferior entre 2 cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y
• 4 cm Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Partes de la carta Fecha: Se escribe
• acompañada de la ciudad de origen: día, mes, año. Ejemplo: Medellín, 10 de
• febrero de 2003.
MÁRGENES

• Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión

• Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm
MODELOS DE CARTA
• Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la
papelería así:
• Modelo 1: Comprende tres zonas:

– En la zona 1 se escribe el membrete que es la inscripción impresa del conjunto de
datos que identifican a una persona natural o jurídica; así:
Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

Razón social: Nombre que identifica a una empresa.

Nit. o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario.
– En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país
si se requiere.
– En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la empresa a
donde es enviada.
MODELOS
• Modelo 2: Tiene dos zonas:
– En la zona 1 se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón
social, nit, dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y
país si se requiere).
– En la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.
PARTES DE LA CARTA
LÍNEAS PRINCIPALES.
• Son líneas que aparecen en toda carta comercial
• Numero
• Ciudad y fecha de origen
• Datos del destinatario
• Asunto ( opcional)
• Saludo
• Texto o cuerpo de la carta
• Despedida
• Datos del remitente
TECNICAS DE REDACCION
• Conocer al público objetivo, ordenar las ideas y utilizar un lenguaje
apropiado son solamente algunas de las pautas que permiten obtener
textos que llamen –y mantengan– la atención de los lectores.
• Lograr textos de buena calidad es un requisito indispensable para el
éxito en distintos medios: prensa escrita, radio, Internet, etc.
• Existen algunas técnicas de redacción de textos que pueden ser de
gran utilidad para redactar textos atractivos y que llamen la atención
del público, como veremos a continuación.
TECNICAS DE REDACCION
CONOCER AL PÚBLICO
• Conocer al público
• Una de las técnicas de redacción de textos es conocer a quién le estamos
escribiendo.
• Es decir: ¿cuál es nuestro público objetivo? Saber a quién nos dirigimos nos
ayudará a definir qué términos y vocabulario utilizar.

• Ordenar y estructurar el texto


• Los periodistas suelen estar muy familiarizados con el concepto de
“pirámide invertida” y la mayoría lo utilizan como técnica de redacción de
textos efectivos.
• La “pirámide invertida” es un estilo de escritura en el que la información
más relevante es transmitida en primer lugar.
SEPARAR LAS IDEAS EN PÁRRAFOS

• Cada párrafo debe desarrollarse alrededor de una idea, clara y


concisamente.
• Si se desea cambiar de asunto, ha de iniciarse un nuevo párrafo,
permitiendo ordenar nuestros pensamientos y facilitando la lectura.
• La extensión de los párrafos es otro tema importante como técnica de
redacción de textos atractivos.
• Al escribir para la web es recomendable utilizar párrafos cortos –en el
entorno de las 50 palabras– y que no superen las cinco líneas.
ESCRIBIR Y REESCRIBIR

• “La práctica hace al maestro” es una frase muy popular y


completamente aplicable como técnica de redacción de textos.
• El don de generar escritos interesantes puede cultivarse a través de la
práctica: escribir frecuentemente ayuda a obtener experiencia y
soltura, invaluables al momento de redactar.
• Otro aspecto substancial como técnica de redacción de textos, es la
capacidad de reescribir y mejorar lo realizado, para lo cual es
necesario desarrollar una cualidad que nos conduce al punto
siguiente.
LEER Y RELEER

• Al terminar de escribir es aconsejable leer lo que hemos creado para


detectar posibles errores que quizás no se manifiesten durante la
escritura.
• Si los tiempos no apremian, tomar un descanso antes de hacer una
nueva lectura nos permitirá despejar la mente y revisar lo escrito con
una visión fresca.
• Los procesadores de texto actuales incluyen correctores ortográficos
y gramaticales que pueden ser de gran ayuda; sin embargo, pueden
hacer arreglos no deseados. Leer y releer lo escrito es, entonces, la
mejor manera de comprobar que no hayamos cometido ningún error.
LA IMPORTANCIA DEL LECTOR

• Para Tim Radford, corresponsal y editor del periódico británico “The


Guardian” durante más de treinta años, el primer mandamiento como
técnica de redacción de textos es asignarle a sus destinatarios la
importancia que merecen. “Cuando te sientas a escribir –dice
Radford– hay una sola persona que importa en tu vida. Es alguien a
quien jamás conocerás, llamado lector”.
• Según Radford, cada una de las frases que componen un texto son las
más relevantes de la vida del escritor. ¿Por qué? Porque aunque en
ocasiones podemos sentirnos obligados a escribir, nadie es obligado a
leer lo que escribimos.
TÉCNICAS PARA COMENZAR A ESCRIBIR UN
POEMA
• NUNCA SE QUEDE CON LA PRIMERA IDEA
• ¿Por qué? Pues porque suele nutrirse de tópicos y de cosas ya oídas
y leídas. La primera idea siempre necesita de la re-escritura para
sacarle todo su partido, especialmente en poesía.
• Recuerde que los poemas se crean como los diamantes: surgen en
caliente, pero se terminan puliendo en frío.
• Una buena manera de escribir -especialmente poesía- es la técnica
del “buscador de oro”.¿La conoce?
TÉCNICA DEL “BUSCADOR DE ORO”

• Consiste en sentarse y hacer un ejercicio casi de escritura automática,


lanzarse a escribir dejándose llevar, sin razonar. Sin pensar en puntos,
comas, versos, orden, rima…
• Siéntese y reserve media hora (o una hora) sólo para usted. Simplemente
déjese llevar, y al menos durante media hora, llene folios, sin detenerse a
controlar hacia dónde vamos, ni qué estamos buscando.
• Después, sólo después, releer el texto con calma y buscar las “pepitas
de oro“: expresiones, imágenes, frases, un adjetivo que ha quedado
perfecto junto a un sustantivo….
• Y, a partir de ahí, puede construir un poema (o varios), ya calmadamente,
ya pensando hacia dónde va el texto, qué nos sugieren los verbos, cómo
arrancan los adjetivos.
RECUERDE DEJAR UN MOMENTO PARA LA
INSPIRACIÓN, OTRO PARA LA CORRECCIÓN
• Recuerde siempre dar primero un espacio a la inspiración y el juego,
sin juzgar, sin tachar. Y después –sólo después- sentarse
tranquilamente a revisar, corregir, cambiar, eliminar o añadir.
• Todo escritor/a lleva dentro un niño que juega y un adulto que pone
orden, y ambos son necesarios, pero nunca deben estar juntos en la
misma habitación al mismo tiempo: frenan la creatividad.
• ¡Adelante y feliz creación!!!
MUCHAS GRACIAS

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