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DEFINICIÓN.
Excel es una hoja de cálculo (diferente a Word que es un procesador de texto) donde podemos realizar
operaciones simples y complejas.
INGRESO:
a. Para el ingreso a Excel existe varias formas para diferentes sistemas operativos, uno de ellos es que en
escritorio de Windows hacer clic en el botón Inicio, mostrándonos todos los programas, donde buscamos
la sección Microsoft office 2013/16 y en ella damos clic en Excel 2013/16, o sino al costado del botón de
Inicio encontraremos la opción búsqueda en Windows, ahí escribiremos la palabra Excel 2013/16.
b. Si no encuentro el programa. Ejecutando la combinación de tecla Win + R, nos saldrá una pequeña ventana
de búsqueda, en esa ventana escribimos Excel y ponemos aceptar.
Si nuestra intención por ahora es simplemente ingresar a la ventana de hoja de cálculo de Excel, entonces
hacemos clic en la imagen señalada en el recuadro. La imagen señala en el recuadro es llamada “Libro en
blanco” (todo lo demás son plantillas, por el momento no trabajaremos con las plantillas). Al darle click en
“Libro en blanco”, nosotros ya tenemos la interfaz del Excel.
ELEMENTOS:
a) Barra de título.
Aquí encuentro el nombre del programa y nombre del archivo. Este archivo puede ser modificado.
Haciendo click en la barra de título puedo modificar, mover el archivo. Haciendo doble click en la barra
de título, se maximiza o minimiza la hoja de cálculo.
Cuando nos referimos a la cantidad de elementos que queremos modificar, no solo estamos hablando de
los elementos de acceso rápido, sino que también al aumento o disminución de fichas. Cuando trabajemos
en las computadoras de empresa o laboratorio, nosotros encontraremos algunas fichas que generalmente
no vienen con el programa inicial predeterminado, tal es el caso siguiente:
Esta ficha “Desarrollador” se instala, esto normalmente en nuestro Excel de casa no lo encontraremos ya
que necesita de instalación previa. Par agregar esta ficha iremos a la barra de acceso rápido, y haremos
clic en el triángulo invertido, donde se desplegará una lista de opciones y seleccionaremos la opción Más
comandos.
Nos saldrá un cuadro de dialogo, en el cual vemos opciones para que Excel nos permita realizar cambios.
Si nos fijamos en las opciones del lado izquierdo, veremos que estamos ubicado en la sección Barra de
herramientas de acceso rápido, en donde vemos que el centro hay dos listas, donde la primera nos
muestra todos los elementos de acceso rápido que podremos agregar, y la segunda lista nos muestra los
elementos de acceso rápido que tenemos por el momento. Nosotros a realizar la modificación de fichas.
Hacemos clic a la sección Personalizar cinta de opciones, mostrándonos las siguientes listas:
En la primera lista vemos que están todos los elementos de fichas que podremos agregar en nuestra cinta
de opciones, y en la segunda lista vemos las fichas que tenemos predeterminadas ya. En la segunda lista
vemos que todas las casillas están marcadas a excepción de una, la cual es la casilla “Programador”.
La casilla Programador es los mismo que decir Desarrollador, por lo que nuestro Excel de casa ya lo
tenia agregado de manera predeterminada, pero no activada, así que marcamos la casilla, luego damos clic
en Aceptar, y veremos cómo se agrega esta nueva ficha en nuestra cinta de opciones.
Nota.
Si bien encontramos esta ficha ya agregada en la lista, con la falta de activación no más, va haber caso en
la que esta ficha no está agregada, por lo que tendremos que buscarlo en la primera lista. Una vez ubicada
la ficha, simplemente la seleccionamos y damos clic al botón Agregar, y esta se agregará automáticamente
a la segunda lista.
Para quitar esta ficha “Desarrollador” o “Programador” en algunos casos, iremos a la barra de acceso
rápido, y haremos click en el triángulo invertido nuevamente, desplegándose la lista de opciones y
seleccionaremos la opción Más comandos.
Una vez dentro del cuadro de dialogo, para que Excel vuelva a las configuraciones iniciales, entonces
damos clic en Restablecer, de esta manera mi cinta de opciones volverá a la configuración predeterminada
(si es que nos encontramos en la sección Personalizar cinta de opciones, si nos hubiéramos encontrado
en la sección Barra de herramientas de acceso rápido, pues lo que se restablecería serían los elementos
de acceso rápido).
Sin embargo, hay que considerar que, si se agregan más elementos a la barra de acceso rápido, esto forzaría
más el trabajo del software, por lo que se recomienda no agregar muchas fichas.
En el recuadro, desplegamos haciendo clic en su esquina derecha y aparecerá un listado, en donde daremos
clic a Todos los comandos.
La primera lista cambiara, mostrándonos muchos más elementos de los que había a un inicio. Solamente
nos queda buscar el elemento Cuadro de texto en esa lista y agregarlo.
Y vemos como aparecerá esta ficha en la barra de acceso rápido.
También se puede cambiar el orden las posiciones de cada elemento agregado, para esto tenemos 2
triángulos en lado derecho de las opciones de Excel.
Lo siguiente será lo más importante. Haremos clic en la ficha “Archivo”, luego vamos a Opciones.
Nos aparecerá un cuadro de dialogo. Nosotros vamos a configurar 10 hojas como ejemplo, de tal manera
de que cuando volvamos abrir el software nuevamente, en Las etiquetas de hojas encontraremos 10 hojas.
Para esto nos aparecerá un cuadro de dialogo de Excel, en el cual nos ubicamos en la sección General,
luego en el recuadro derecho hacemos las modificaciones.
Luego de haber configurado 10 hojas, cerramos el Excel sin guardar y cuando lo abramos, nos aparecerán
10 hojas.
También se pueden modificar el tamaño de letra, el tipo de letra y hacer cualquier otro cambio en nuestro
programa.
d) Cinta de opciones.
Todo lo mostrado es la Cinta de opciones y se divide en grupos. Los grupos son de acuerdo en donde
estemos ubicados. Si vemos la cinta de opciones, ahorita mismo nos encontramos en la ficha Inicio, y todo
lo mostrado ahí son elementos de esa ficha.
Si hacemos doble clic en cualquiera de las fichas mostrada en la parte superior, las opciones de la cinta de
opciones se ocultan, pero las fichas permanecen visibles.
Como se puede ver en la imagen, las opciones de la cinta de opciones se ocultaron, permaneciendo visible
solamente las fichas.
Si volvemos hacer clic en cualquiera de las fichas, las opciones de la cinta de opciones volverán aparecer,
pero montada encima y al hacer clic en la hoja del Excel, esta barra desaparecerá.
Para evitar esto, se debe hacer doble clic nuevamente en cualquiera de las fichas para que las opciones no
desparezcan al momento que estemos trabajando en la hoja de cálculo de Excel.
Importante.
En algunos programas puede ser que no encontremos las fichas de la cinta y pensaríamos que está mal el
programa, pero en realidad esto hay que configurarlo, y debemos de seguir la siguiente secuencia: Vamos
a Archivos – Opciones – Personalizar cinta de opciones y podemos agregar o quitar cualquier elemento
a nuestra cinta de opciones.
e) Barra de fórmulas.
Es un elemento de suma importancia. Es a través de esta barra que podemos introducir el contenido de una
celda, así como modificarlo. Además, nos facilita la inserción de fórmulas dentro del programa.
La Barra de fórmulas se encuentra entre la cinta de opciones y el área de trabajo de la hoja cálculo de
Excel. Esta barra despliega los datos o las fórmulas contenidas en la celda activa y nos permite hacer una
edición de esos datos o fórmulas.
La posición que ocupa el cursor muestra el nombre de la celda en que esta el cursor. Si queremos que las
formulas no se vean, entonces iremos a la ficha Vista, una vez estando en esta ficha, nos ubicamos en la
sección Mostrar y desactivamos la opción de Barra de fórmulas.
Al desactivar la Barra de fórmulas, esta desaparecerá de nuestro Excel. También podemos quitar las
cuadriculas en la hoja de Excel, seleccionando la opción Línea de cuadricula en Vista.
Al hacer click en cualquiera de las letras mostrada, en este caso haciendo click en B, se muestra lo
siguiente:
Como se puede ver, al hacer clic a cualquier letra de la Barra de nombre o columna, esta se sombreará
en toda su columna, teniendo una cantidad infinita de celdas que podrá ocupar. Si queremos llegar al final
de la columna (ósea a la última letra), entonces debemos de hacer la combinación de teclas CTRL + flecha
direccional derecha.
Al igual que el caso anterior, al hacer clic en cualquier número, este sombreara toda la fila perteneciente
a ese número seleccionado. Ósea si por ejemplo seleccionamos el número 4, entonces toda la fila 4 o la
cuarta fila se sombreará.
Al igual que la barra nombre o de columna, la Barra nombre o de pila es infinita. Si queremos llegar al
final, hacemos la combinación de teclas CTRL + flecha direccional abajo.
h) Celda
Es el cruce de una columna con una fila. Cada celda es independiente de una con otros, y cada celda tiene
un nombre por defecto del Excel o modificarlo sí queremos. Podríamos agrupar un conjunto de celas y a
ese conjunto darle un nombre definido.
Como podemos ver el dibujo, nos encontramos en la celda B3, y el Cuadro de nombres me dice que esa
celda se llama B3. Si hacemos clic al cuadro de nombres, podemos escribir cualquier otro nombre y la
celda seleccionad tendrá ese nombre. De la misma manera podemos hacerlo con un conjunto de celdas
seleccionadas.
Si nombramos a varias celdas con distintos nombres (celda B3 Alex, Celda C5 Jahir, Celda D7
Lucia), y de repente nos olvidamos a que celdas le habíamos dado un nombre definido, solamente debemos
de hacer clic al costado del Cuadro de nombres, en donde vemos el icono de una flecha invertida, y al
hacer clic en ella se desplegara todo un listado de nombres que hemos definido.
Y al hacer clic en cualquiera de esos nombres, Excel automáticamente nos mandara a la celda que tiene
ese nombre. Por ejemplo, voy a seleccionar el nombre Lucia y veremos como Excel nos mandara
automáticamente a la celda que le hemos nombrado así.
Nota:
Si creo otra hoja y la abro, y escribo el nombre Santiago en el Cuadro de nombres de ella para cualquier
celda de esa hoja, vamos a la parte superior para desplegarlo, veremos también los nombres anteriores que
habíamos nombrado (Alex, Jahir, Lucia).
Si damos clic en Jahir, esto hará que automáticamente pasemos de la hoja 2 a la hoja 1. Por eso Excel
comparte información entre hojas.
Como se puede, el nombre Santiago vamos a eliminarlo, y abajo nos dice a que celda y hoja pertenecía el
nombre que estamos eliminando.
i) Barra de estado, Botones de vista y Barra de zoom (control deslizante del zoom).
TIPOS DE PUNTERO.
Dependiendo donde se ubique el puntero del mouse o cursor llamado también, esté cambiara de forma para
realizar diferentes acciones en la hoja de cálculo.
Si nosotros ya tenemos un conjunto de celdas seleccionada y queremos hacer otra selección de un conjunto
de celdas distintas sin perder la anterior que ya habíamos hecho, entonces luego de haber seleccionado el
primer conjunto de celdas debemos de presionar la tecla CTRL + clic izquierdo del mouse
inmediatamente en otra celda distinta del conjunto de celda que tenemos, luego arrastramos el puntero sin
soltar lo que habíamos presionado, generándose así otro conjunto de celdas.
Como se puede ver, nosotros habíamos seleccionado primeramente el conjunto de celdas B2:E8, luego
presionamos la tecla CTRL + clic en la celda G3 y arrastramos hasta la celda I8, generándose el conjunto
de celdas G3:I8.
b) Tenemos la cruz negra.
Si ubicamos el puntero en la esquina inferior
derecha de la celda o en la esquina final inferior
del conjunto de celdas (conocido también como
cuadro de relleno), esta se verá de la siguiente
forma: En el cuadro de relleno. Para copiar en celdas
consecutivas o para rellenar series de datos.
Si nosotros escribimos un número, por ejemplo, el Vemos que solamente se ha copiado el número 1,
número 1 en una celda cualquiera y posicionamos pero si hubiéramos escrito el número 1 y el número
el puntero en la esquina inferior derecha de esta 2 debajo, luego seleccionamos ambas celdas
celda para arrastrar, este número 1 se copiará (conjunto de dos celdas), luego lo arrastramos, este
varias veces hasta donde habremos arrastrado con al momento de arrastrar no copiará los números,
el puntero la celda. sino que generará una secuencia.
Con esto podemos decir que, si queremos la secuencia de número, debemos de escribir primeramente los
dos primeros números consecutivamente para poder así realizar la secuencia.
Se puede realizar la secuencia para días de semanas, meses, años, números primos, etc. Siempre y cuando
Excel los reconozca como tal.
Luego haber escrito algo en la celda o en un conjunto de celdas, ponemos el puntero en el borde, pudiendo
nosotros arrastrar dicha celda o conjunto de celdas en rango distinto en el que estábamos antes.
Estas flechas aparecerán al momento que nos posicionemos en alguna letra del Encabezado de columna
o en algún número de el Encabezado de fila, y cuando demos clic a la letra o número, se seleccionara
toda la columna o toda la fila, dependiendo en donde hayamos dado clic.
TIPOS DE DATOS.
a) Tipo texto.
Se caracteriza que, si escribimos un texto, esto se pondrá en lado izquierdo. Estos Pueden combinar letras
del alfabeto y cualquier otro carácter del teclado.
b) Tipo numérico.
Se caracteriza que, si escribimos un número, este se pondrá en lado derecho. Combina dígitos del 0 al 9,
el punto decimal o la barra diagonal y los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco.
c) Tipo formula/lógico.
Esto se inicia haciendo doble clic en cualquier celda y comenzamos con el signo igual (=). Estos datos se
encargan de realizar diversas operaciones con los demás datos de la hoja de cálculo, utilizando para ello
los operadores y las funciones.
Ejemplo:
Vamos a tener dos conjuntos de celdas distintas, una con una secuencia de números pares y otras con una
secuencia de números enteros impares, luego sumaremos el mayor número par e impar, y mostraremos el
resultado en una celda que no pertenezca a ninguna de los conjuntos que tenemos.
En la celda F2 vamos a obtener el resultado de sumar el máximo valor de ambos conjuntos de celdas en la
columna B y D.
Hemos para el tipo fórmula, hora si queremos ver como es para el tipo lógico, entonces haremos como
ejemplo una comparación entre los siguientes números.
Como se puedo ver ambos tipos, la fórmula que se utiliza puede ser visualizada arriba a la derecha, en La
barra de fórmulas.
Ejercicio.
En una hoja en blanco escriba los siguientes datos:
Una vez terminado, hacer clic a la ficha Archivo, elegir Guardar como, luego clic en una ruta donde vamos
a guardar el archivo, en este caso hacemos clic en Equipo, luego clic en el botón Examinar y guardamos el
archivo en una carpeta que habremos creado dentro de mi Equipo. Lo guardamos con el nombre: Pago a
Proveedores.