MÁSTER EN PROTOCOLO, EVENTOS Y

RELACIONES PÚBLICAS
CASO PRÁCTICO

CONGRESO DEL CONSEJO OLEÍCOLA INTERNACIONAL (Enunciado)

CONGRESO DEL CONSEJO OLEÍCOLA INTERNACIONAL

El Consejo Oleícola Internacional (International Olive Council o IOC) es el único organismo

internacional dedicado al aceite de oliva y a las aceitunas de mesa.

Tiene su sede en Madrid, ciudad en la que se creó en 1959 bajo los auspicios de las Naciones Unidas.

El IOC contribuye de manera decisiva al desarrollo responsable y sostenible del olivar, y constituye un
foro mundial donde se debaten las políticas a adoptar y se abordan los retos a que se enfrenta el sector.

Está integrado por 16 miembros, uno de ellos la Unión Europea, representando así a todos los países
de la misma que producen aceite de oliva y aceitunas. Los miembros del IOC (o COI) son: Argelia, Argentina,
Irán, Israel, Jordania, Líbano, Libia, Marruecos, Montenegro, Palestina, Túnez, Turquía, Unión Europea y
Uruguay.

Con motivo de la celebración de su 60 aniversario, se va a celebrar un Congreso Internacional con

presencia de productores, importadores y empresarios del sector del aceite de oliva y la aceituna en Madrid,
debido a la vinculación de este organismo a la ciudad.

El Congreso tendrá lugar en marzo del próximo año y se desarrollará a lo largo de dos intensivas
jornadas. Con el objetivo de preparar todas las acciones necesarias y dar el mejor servicio a los asistentes que
se prevé que asistan, a finales del mes de mayo del año en curso el Consejo Oleícola Internacional envía una
convocatoria directa tanto a su base de datos de contactos como a distintas instituciones de los países
miembros y de países importadores; también realiza una labor de difusión del evento a través de su página web
y de las redes sociales.

La idea es reunir al mayor número posible de asistentes para transmitir la importancia y beneficios de la
cultura oleícola y, de esta forma, incrementar el negocio y los beneficios del sector. Por ello, en esta
convocatoria de finales de mayo (enviada a un listado de unos 2.000 contactos), se informa a los profesionales
de los distintos plazos de inscripción, los beneficios por pronto pago y las diferencias consustanciales a la
inscripción tardía. De esta forma:

- Inscripción 6 meses antes del evento: septiembre  250 €.

- Inscripción 3 meses antes del evento: diciembre  400 €.

- Inscripción 1 mes antes del evento: febrero  600 €.

De esta forma, el IOC garantiza conocer de antemano la fuente de financiación correspondiente a los
asistentes. Además, entre mayo-septiembre del presente año se enviará periódicamente información relativa al
evento para animar la inscripción.

Durante los meses previos a la convocatoria, el IOC realiza una previsión de gastos a través de un
check list en el que se incluyen todas las acciones y elementos necesarios para el desarrollo del Congreso. El
presupuesto disponible del IOC para este acto es de 30.000 €. El valor estimado del evento es de 400.000 €.

Por lo tanto, para que el congreso sea viable, al menos debe cubrirse el coste del encuentro. En base a
ello, se establecen los precios para los congresistas y se realizan trámites con distintas administraciones y
organismos vinculados al sector. Fruto de ello son las gestiones con el Ministerio de Agricultura y Pesca,
Alimentación y Medio Ambiente del Gobierno de España, país anfitrión. Dada la importancia del sector para
nuestro país, y con el objetivo de apoyar la candidatura de un español como próximo presidente de la
organización (ya que en sus 60 años de historia nunca ha habido un representante nacional), el Ministerio se
compromete a facilitar una subvención de 20 € por participante, independientemente de cuándo realicen su
inscripción.

A primeros de octubre, antes de proceder a realizar las gestiones para solicitar un préstamo, el Consejo
Oleícola Internacional hace una revisión del número de inscritos a esa fecha una vez ha finalizado el primer

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plazo de inscripción con el precio más accesible: 250 €. La organización confirma que, a 30 de septiembre,
cuenta con 1.200 inscritos. El banco autoriza la concesión del préstamo con un tipo de interés del 4% anual a
pagar en 6 meses por parte del IOC.

La cuestión más importante para la organización, dada la actual situación internacional y la normativa al
respecto sobre seguridad y control de accesos, es la adecuada acreditación de los participantes. Después de
recibir propuestas de varias empresas, finalmente el IOC selecciona a aquella que le ofrece mayores ventajas
calidad-precio. Esta empresa indica al IOC que:

- Las primeras 500 acreditaciones tendrán un precio de 3€/acreditación.

- A partir de la 501, realizará un descuento de un 5%.

- Y, a partir de 1.001 acreditaciones, el descuento será del 10%.

La organización decide realizar una tirada de 1.500 acreditaciones, teniendo en cuenta el número de
inscritos a seis meses del evento y hacer una estimación para nuevos posibles inscritos antes del evento.

En base a todo ello, el equipo de protocolo, en colaboración con el equipo económico del IOC, necesita
conocer algunos datos relevantes para la gestión.

Se pide:

1. Calcular la subvención total del Ministerio en base a los 1.200 inscritos a fecha 30 de septiembre.

2. Calcular el préstamo a pedir al banco para cubrir todos los costes del evento (para ello, tener en cuenta
la subvención y el presupuesto aportado por la empresa).

3. Calcular el coste final del evento, incluyendo el préstamo.

4. Calcular el coste de las acreditaciones teniendo en cuenta los datos que se facilitan en el ejercicio.

5. De la previsión de posibles asistentes adicionales que hace la organización, finalmente el cómputo total
a una semana del evento es de 300 nuevos inscritos. Calcular qué beneficio obtendría la empresa por
estos participantes adicionales, partiendo de la premisa de que todos ellos se inscriben en el último
tramo económico.

6. En ese check list inicial que realiza la organización se establecen todas las necesidades del evento en
sus distintas fases. Indicar qué costes son fijos y cuáles son variables: realizar un listado general de las
actividades/elementos que corresponden a cada uno de ellos (sin especificar precios).

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