Manual de Gestión de Riesgos

Manual de gestión de riesgos en Página 1 de 40
bibliotecas Código:
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Contenido
Presentación .................................................................................................................................................. 2
Sobre el ©opyright y los derechos de autor del Manual de gestión de riesgos. .......................................... 2
Objetivo ......................................................................................................................................................... 3
Alcance .......................................................................................................................................................... 3
Gestión de riesgos en bibliotecas .................................................................................................................. 3
Capítulo 1: Conocimiento del riesgo .................................................................................................... 4
1 Conceptos generales sobre regulación de riesgos en Colombia ................................................................ 4
2 Valoración global de riesgos....................................................................................................................... 4
2.1 Aproximación a una metodología propia para clasificación de riesgos en bibliotecas .......................... 6
2.2 Conceptos básicos para recordar ........................................................................................................... 8
3 La identificación de riesgos de acuerdo con el contexto .......................................................................... 9
Capítulo 2: Reducción del riesgo ....................................................................................................... 11
Capítulo 3. Manejo de desastres ....................................................................................................... 15
3.1 Elementos del manual de emergencias y desastres en una biblioteca ................................................ 15
3.2 Pasos para la preparación general de un plan de emergencias para documentos.............................. 17
3.3 Consideraciones para la efectividad del plan de emergencias ............................................................ 17
3.4 Protocolos de actuación del Manual de emergencias y desastres....................................................... 19
3.5 Manejo del salvamento de documentos .............................................................................................. 22
3.5.1 Elementos necesarios para el salvamento de colecciones ................................................................ 28
Referencias .................................................................................................................................................. 38
Anexo 1 ........................................................................................................................................................ 40
Los documentos que se encuentran en ISOlución se consideran copias controladas. 1

Versión:
Presentación
El componente de Conservación de la “Política para la gestión del patrimonio bibliográfico y

documental” establece que “Los planes de emergencia son fundamentales y es necesario que estén
basados en un mapa de riesgos. Deben contener medidas preventivas y medidas de rehabilitación de los
materiales bibliográficos afectados por una situación de siniestro, y han de ser obligatorios mediante una
normatividad específica”(Ministerio de cultura, 2017, p.57).
De igual forma, la “Política de preservación del patrimonio bibliográfico y documental en custodia de la

Biblioteca Nacional de Colombia” tiene como primera línea estratégica “Asegurar la gestión de riesgos
sobre el patrimonio bibliográfico y documental” mediante el desarrollo y aplicación del plan de
evaluación del riesgo para identificar y tipificación de las amenazas sobre el patrimonio que custodia e
implementación de acciones preventivas y correctivas para evitar y mitigar los impactos negativos que
vulneren la preservación del patrimonio bibliográfico y documental (Biblioteca Nacional de Colombia,
2009, p.3).
El Manual de riesgos en bibliotecas, atiende estas políticas, en la medida en que ofrece conocimiento
del riesgo, estrategias de reducción del riesgo y manejo de desastres, constituyéndose así en una
herramienta para la elaboración de planes de emergencia en las bibliotecas.
El Manual de gestión de riesgos en bibliotecas es el resultado de un proceso investigativo sobre qué

hacer en casos de emergencia y situaciones de desastre en las bibliotecas y cómo actuar para salvar las
obras y colecciones, teniendo en cuenta los estándares internacionales y la legislación colombiana.
Sobre el ©opyright y los derechos de autor del Manual de gestión de riesgos.
El Manual de gestión de riesgos se pone a disposición de los profesionales del libro de la Biblioteca
Nacional, de las bibliotecas departamentales y municipales, y en general de los profesionales de todas las
instituciones de carácter público o privado cuya misión sea preservar el patrimonio bibliográfico y
documental del país, con el fin de aportar a los procesos investigativos sobre riesgos en bibliotecas, y de
servir de fuente documental para los planes de emergencia, manejo de desastres y salvamiento de
documentos y colecciones.
El presente documento fue elaborado por Sandra Angulo, Coordinadora del Grupo de Conservación de la
Biblioteca Nacional de Colombia. La edición de contenidos fue realizada por Diana Gutiérrez. Aportes de
algunos textos y datos para tablas del documento, fueron realizados por María Helena Vargas.
La copia parcial o total del documento es posible siempre que se otorguen los créditos correspondientes.
Por lo anterior, se solicita referenciar el documento de la siguiente manera:
Ministerio de Cultura (2017). Manual de gestión de riesgos [elaborado por Sandra Angulo]. Bogotá:
Biblioteca Nacional de Colombia.

Versión:
Objetivo
Aportar a los procesos investigativos sobre riesgos en bibliotecas, y de servir de fuente documental para
los planes de emergencia, manejo de desastres y salvamiento de documentos y colecciones.
Alcance
El documento ofrece la información necesaria para la gestión de Riesgos en la Biblioteca Nacional y sirve
como insumo para la gestión de riesgos de las bibliotecas que hacen parte de la Red Nacional de
Bibliotecas.
Gestión de riesgos en bibliotecas
La mayor parte de la bibliografía sobre el tema de riesgos en instituciones culturales como bibliotecas,
archivos o museos, se refiere a los riesgos que afectan al patrimonio en términos catastróficos –
incendios, terremotos, robo, explosión o atentados terroristas-; sin embargo, desde la perspectiva de la
conservación preventiva, consideraremos riesgo cualquier tipo de deterioro, independientemente de su
gravedad o extensión.
La base teórica de la planificación de riesgos es la vida diaria. En conservación, las decisiones se

desarrollan en un ámbito técnico especializado, por lo que “teóricamente”, sólo después de una larga
formación estaríamos capacitados para resolver problemas; sin embargo, la noción de cuidado y
supervivencia, propia de los seres humanos, y las metodologías de manejo de riesgos, cada vez más
sencillas y repetitivas, nos permiten avanzar en este aspecto, uno de los de mayor importancia en el
tema de la conservación preventiva -recordemos que la conservación preventiva en instituciones
culturales es del resorte de todos, usuarios, funcionarios, directivos, administrativos-. En este sentido
también cabe recordar las palabras de Robert Waller (1994, pág.12): “Idealmente, la conservación
preventiva debería ser capaz de identificar y cuantificar todos los riesgos de una colección (…).
Generalmente, carecemos del conocimiento requerido para hacerlo de forma precisa. Sin embargo,
mediante la cuantificación de los riesgos en las colecciones, se pueden obtener estimaciones útiles (…)”.

Versión:
Capítulo 1: Conocimiento del riesgo
1 Conceptos generales sobre regulación de riesgos en Colombia
En Colombia la gestión de riesgos se ha asociado con los modelos de gestión empresarial. Se destaca la
legislación sobre salud ocupacional que desde 1979 viene regulando los diferentes aspectos que motivan
riesgos sobre la salud de trabajadores, en consecuencia regula los riesgos industriales y da los
parámetros para la definición de riesgos, desastres, emergencias y su gestión. Las normas de gestión de
calidad así como las de gestión ambiental son otro de los antecedentes importantes en materia de
evaluación y gestión de riesgos.
En 2004 surge la Norma Técnica Colombiana NTC 5254 que destaca la metodología para la gestión del
riesgo, y recientemente la Ley 1523 de 2012 “por la cual se adopta la política nacional de gestión del
riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan
otras disposiciones”. Esta ley obliga a las instituciones tanto del orden público como privado a elaborar
sus planes de gestión del riesgo, y las bibliotecas no son la excepción.
Artículo 32. Planes de Gestión del Riesgo. Los tres niveles de gobierno formularán e implementarán
planes de gestión del riesgo para priorizar, programar y ejecutar acciones por parte de las entidades del
sistema nacional, en el marco de los procesos de conocimiento del riesgo, reducción del riesgo y de
manejo del desastre, como parte del ordenamiento territorial y del desarrollo, así como para realizar su
seguimiento y evaluación. (Ley 1523 de 2012 por la cual se adopta la Política Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres).
2 Valoración global de riesgos
Stefan Michalsky uno de los principales teóricos de la conservación del patrimonio cultural, establece
nueve agentes del deterioro:
1) fuerzas físicas directas (choques, vibraciones, abrasión y gravedad)

2) robo, vandalismo, pérdida involuntaria
3) fuego
4) agua
5) plagas
6) contaminantes
7) radiaciones
8) temperaturas contraindicadas e
9) índices de humedad relativa contraindicadas.

Versión:
Posteriormente en el Manual de gestión de riesgos de colecciones del International Centre for the Study
of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM1), se agrega uno más, la disociación.
La disociación, de acuerdo con lo expresado por R. Robert Waller y Paisley S. Cato en el Manual de
gestión de riesgos del ICCROM, “surge de la tendencia natural de los sistemas ordenados a deshacerse a
lo largo del tiempo. Para prevenirla, es necesario modificar los procesos de mantenimiento y otras
barreras. La disociación provoca la pérdida de objetos, de su información relacionada o de la capacidad
para recuperar o asociar objetos e información. Este agente puede manifestarse como:
 Eventos únicos, poco comunes y catastróficos, que provocan importantes pérdidas de

información, de objetos o del valor de éstos.
 Eventos esporádicos y graves que ocurren cada ciertos años o décadas, provocando la pérdida de
información, de objetos o del valor de éstos.
 Eventos o procesos continuos que provocan la pérdida de información, de objetos o del valor de
éstos.
A diferencia de los otros nueve agentes de deterioro que afectan principalmente el estado físico de los
objetos, la disociación incide tanto en los aspectos legales como intelectuales y/o culturales de un objeto,
pudiéndose considerar como un agente metafísico. Otra característica única de este agente, consiste en
que la pérdida de valor de uno o unos cuantos objetos dentro de una colección, puede afectar el valor de
todo el conjunto. Es por esto que debe considerarse el efecto de la presencia de objetos mezclados en los
grupos de muestra. La mayoría de las grandes colecciones son desarrolladas para sustentar la
investigación y para servir como referencia autorizada. Si un investigador, biólogo, arqueólogo o
historiador observa una cantidad pequeña, pero significativa de objetos provenientes de diferentes
grupos que están mezclados entre sí, la colección completa se considera comprometida; por consiguiente,
unas pocas muestras cruzadas, pueden lograr que una colección pierda buena parte de su valor como
referencia y para la investigación”.
También podemos considerar otra categoría de riesgo, el entorno tecnológico, aplicable para aquellos
objetos que tienen una dependencia para su lectura o almacenamiento con algún elemento o estructura
tecnológica. Es el caso de los documentos electrónicos y los digitales, como por ejemplo los discos
ópticos, cintas magnéticas, videograbaciones, u objetos tanto digitalizados como nacidos en el entorno
digital.
De acuerdo con la ocurrencia del riesgo podemos clasificarlos en eventos:
1) raros, es decir, los de frecuencia menor, por ejemplo, inundaciones, terremotos, incendios grandes,
robos.
2) esporádicos, es decir que pueden ocurrir muchas veces en un siglo, por ejemplo, fugas de agua,
terremotos que ocasionan daños, colapso de mobiliario sobrecargado, robos menores, y
1
ICCROM es la única institución con un mandato mundial para promover la conservación de todo tipo de patrimonio cultural. Mandato
proclamado en la Declaración Universal de Derechos Humanos: "Toda persona tiene derecho a participar libremente en la vida cultural de la
comunidad, a disfrutar del arte y a compartir el progreso científico y sus beneficios". El cuidado del patrimonio cultural garantiza este derecho y
promueve el bienestar social. Tomado de http://www.iccrom.org/about/what-is-iccrom/
Versión:
3) continuos, es decir aquellos que ocurren de forma continua e intermitente a través de los años, como
por ejemplo el envejecimiento de los materiales, el amarillamiento del papel periódico, desvanecimiento
de colores, corrosión de metales.
De acuerdo con el contexto en el que se presentan los riesgos sobre los objetos, éstos se analizan de
forma integral, desde la región en el que se encuentran, por ejemplo, una zona de alta sismicidad tiene
mayor impacto en términos de riesgo sobre los objetos que otra zona que no lo presente, el sito, es
decir, el espacio externo al edificio en donde se encuentran los objetos, el edificio como principal y
mayor contenedor, la sala y/o reserva técnica en el que se encuentren, el mobiliario en el que se
ubiquen, en los equipos o infraestructura tecnológica de la que dependa y el embalaje como elemento
más cercano al objeto.
2.1 Aproximación a una metodología propia para clasificación de riesgos en bibliotecas
Como hemos visto en los dos ítems anteriores los especialistas de Estados Unidos y Canadá han
desarrollado la metodología de mayor aplicación hoy en museos, archivos y bibliotecas, y en Colombia
existe regulación y legislación para la gestión de riesgos.
Quienes nos enfrentamos a diario con la conservación documental, sabemos con claridad que si bien los
estándares ayudan a regular y conducir las actividades, en este caso preventivas, éstos no pueden ser
camisa de fuerza, ya que la dinámica de la conservación es cíclica y cambiante. En este orden de ideas,
formulamos a continuación una alianza de las dos vertientes, con el fin de llegar a una metodología
propia para la gestión y manejo de riesgos en bibliotecas con enfoque tanto en lo empresarial como en la
conservación de los objetos, dada su entrañable relación, de una parte, y de otra, porque en nuestra
cultura organizacional el manejo del riesgo desde la perspectiva de la conservación aún es incipiente y
los panoramas de riesgo empresarial son realizados teniendo en cuenta solo el aspecto de impacto sobre
la empresa, dejando de lado el impacto sobre las colecciones que en esencia son un capital vital de la
organización.
El siguiente cuadro resume la clasificación de riesgos de acuerdo con las normas legales sobre salud
ocupacional, y hace la relación con los principales agentes de deterioro resaltados en la conservación con
su correspondiente objeto de impacto.

Versión:
Correspondencia con los

Clases de riesgos involucrados en el ejercicio laboral, de acuerdo con la legislación colombiana 10 agentes de riesgo
Objeto de impacto
Seres humanos / objetos o

CATEGORÍA AGENTE
AGENTE colecciones documentales
Gases, humos, neblinas, rocíos, vapores, fibras, polvo (material particulado), sólidos y líquidos. Seres humanos
QUÍMICOS CONTAMINANTES
Objetos o colecciones documentales
HIGIÉNICOS
RIESGOS
Temperatura, humedad, calefacción, ruidos y vibraciones, iluminación inadecuada, radiaciones ionizantes TEMPERATURA
Seres humanos
FÍSICOS (emitidas por tubos Rayos X, aceleradores de partículas y sustancias radioactivas), radiaciones no ionizantes HUMEDAD
(ultravioleta, infrarroja y radiofrecuencia) y presiones anormales. LUZ y U.V.
Bacterias, virus, Rickettsias, hongos e insectos. Seres humanos
BIOLÓGICOS PESTES
Rotaciones y/o movimientos bruscos de columna, planos de trabajo inadecuados, mobiliario no ergonómico,
Seres humanos
RIESGOS máquinas y herramienta mal diseñadas, sistema hombre-máquina que no armonizan con el operario, diseño
FUERZAS FÍSICAS
ERGONÓMICOS inadecuado del puesto de trabajo, esfuerzo visual, falta de accesibilidad a líneas de alimentación de materia
prima, falta de accesibilidad a líneas de evacuación de productos.
Planeación y organización deficiente del trabajo, fallas en inducción y/o capacitación, supervisión inadecuada,
oficios o tareas repetitivas, exceso de cargas y responsabilidades de trabajo, grupos de trabajo en contra, no
reconocimiento del estatus profesional, inestabilidad laboral, imposibilidad o bajo poder de decisión sobre los
trabajos que se realizan, imposibilidad de utilizar en el oficio experiencias propias, posibilidades limitadas de
RIESGOS Seres humanos
realizar un trabajo satisfactorio y enriquecedor por el bajo nivel de cualificación exigido por el puesto, bajo nivel
PSICOSOCIALES Objetos o colecciones documentales
de responsabilidad y sujeción del individuo a normas y métodos, desadaptación de trabajadores por cambios
tecnológicos, comunicaciones ambiguas, desarmónicas y competitivas, problemas de tipo familiar, emocional o FUERZAS FÍSICAS
económicos, ansiedad, relaciones interpersonales no asertivas, horarios nocturnos, presión de tiempos, entorno
o vecindario peligroso.
RIESGOS DE Evacuación de residuos o desechos, servicios de higiene, orden, limpieza e higiene en los lugares de trabajo, Seres humanos
SANEAMIENTO aislamiento de servicios permanentes como cafeterías o casinos de las zonas de trabajo. PESTES Objetos o colecciones documentales
BÁSICO
Construcción de edificios y locales, ropa, elementos y equipo de protección, prevención y extinción de incendios,
electricidad alterna, continua y estática, manejo, transporte y almacenamiento de explosivos, uso de señales con
RIESGOS DE FUEGO Seres humanos
los colores de seguridad, máquinas y herramientas de mano, máquinas industriales, herramientas de fuerza
SEGURIDAD AGUA Objetos o colecciones documentales
motriz, andamios y escaleras, equipos, tanques y recipientes de almacenamiento, manejo y transporte manual
INDUSTRIAL TECNOLÓGICOS analógicas o digitales
de materiales, generadores de vapor, recipientes y tuberías sometidas a presión, cilindros para gases
comprimidos, hornos secadores, soldadura eléctrica y autógena, trabajos de pintura a presión.
Contaminación de agua, contaminación de aire y contaminación de suelo. Seres humanos
AMBIENTALES CONTAMINANTES
Daño al patrimonio educativo y cultural. Edificios o espacios patrimoniales, monumentos, esculturas, DISOCIACIÓN
Seres humanos
CULTURALES cuadros, libros y demás objetos muebles e inmuebles. Robo, vandalismo. FUERZA FÍSICA
ROBO, VANDALISMO

Versión:
En la generalidad de los agentes encontramos coherencia natural; sin embargo podemos preguntarnos
¿por qué un riesgo sicosocial o ergonómico afecta a los objetos o colecciones documentales?
Mencionábamos ya sobre la relación hombre/colección. En este sentido, por ejemplo, un mobiliario

inadecuado de los talleres de conservación o de las mesas de lectura, afectará al ser humano en su
postura física, y a su vez esta postura puede hacer que el ser humano genere daños sobre los
documentos.
2.2 Conceptos básicos para recordar
De acuerdo con la metodología de mayor reconocimiento durante los últimos veinte años en la gestión
de riesgos sobre objetos culturales:
 Desde la perspectiva de la conservación preventiva, los deterioros son la materialización de un

riesgo.
 La gestión integrada de riesgos en bibliotecas se fundamenta en sistemas de predicción del
deterioro basados en modelos empresariales de gestión de riesgos.
 Desde 2006, el ICCROM, en colaboración con el Instituto Canadiense de Conservación, el
Instituto Holandés de Patrimonio Histórico y el Museo de Ciencias Naturales de Canadá ha
desarrollado una intensa actividad de formación en la gestión de riesgos en todo el mundo.
Como resultado, publicó en 2009 el Manual de Gestión de Riesgo en Colecciones.
 Son diez los agentes de deterioro desde la perspectiva del riesgo sobre los objetos en bibliotecas.
 Son tres los niveles de ocurrencia de los eventos: eventos raros, esporádicos y continuos.
 El contexto de ocurrencia de un riesgo es en: región, sitio, edificio, sala y/o reserva técnica,
mobiliario y embalaje (unidades de almacenamiento).

Versión:
3 La identificación de riesgos de acuerdo con el contexto
Recordemos que el análisis de riesgos sobre los objetos se realiza en varios contextos: iniciemos por los
objetos los cuales deben ser definidos en términos de su importancia, valor, composición física y estado
de conservación. Estos factores definen el manejo de prevención que se debe realizar con los objetos.
Todos los objetos de una colección deben estar inventariados, catalogados y

organizados de forma que tengamos control de todos y cada uno como unidades.
La catalogación debe registrar la información que corresponda con la
Importancia y importancia de algunos objetos sobre otros de la colección, y así establecer
valor cuáles son los objetos más importantes, valiosos o representativos de la
colección para darles un amparo y cuidado especial. Esta información es
fundamental en el proceso de gestión del riesgo, pues facilitará su manejo y
protección.
Identificar objetos vulnerables a diversos riesgos, por ejemplo: los libros con
papeles estucados son altamente vulnerables cuando se mojan, pues sus hojas se
Composición
pegan; los papeles con menor cantidad de agua interna, como el papel periódico,
física
son más vulnerables a la combustión; las tintas o pigmentos en obras gráficas
pueden disolverse, correrse o fugarse si se mojan.
Estado de Las obras delicadas, friables o frágiles deben ser reconocidas en un panorama de
conservación riesgos para así tener mejor control sobre ellas.
En relación con los contextos podemos generalizar así:
Se asocian riesgos cuando los embalajes no son apropiados y tienen materiales

En el embalaje inestables, por ejemplo cartones ácidos que no protegen y generan mayor
deterioro.
Se asocian riesgos cuando el mobiliario no es metálico, está en mal estado como
por ejemplo con corrosión, tiene partes defectuosas como puntas, tornillos
En el mobiliario
salientes y similares. Cuando los objetos están mal ubicados en la estantería, por
ejemplo, libros de gran formato ubicados sobre su corte de lomo o frontal.
Cuando la sala no tiene los elementos de seguridad industrial necesarios
(extintores, detectores de humo, alarmas). Cuando el espacio presenta daños
En la sala y/o
estructurales, daños en equipos de aire acondicionado, cuando tiene tapetes,
reserva técnica
fuentes de iluminación no protegidas, corrientes de aire, fuentes de
contaminación y polución, instalaciones eléctricas viejas, obsoletas o a la vista.
Cuando el edificio está ubicado en zonas de alto riesgo, laderas, cercano a sitios
que propicien contaminación química, física, biológica o de saneamiento, cuando
no tiene: salidas de emergencias, señalización adecuada, planta eléctrica,
En el edificio
pararrayos. Cuando tiene: pisos, techos o paredes debilitadas o amenazantes,
daños estructurales, cableados antiguos, redes de agua antiguas, fugas o daños
hidráulicos.
En el entorno al Cuando es una zona con entorno vegetal, con animales, con fábricas, vías de alto
edificio tráfico, con ríos o mar cercano.
En la región Cuando la zona tiene volcanes, fallas geográficas, es costera o fluvial.

Versión:
Y adicionalmente en el entorno tecnológico así:
Los riesgos son de origen tanto tecnológico como operativo, a nivel del recurso
digital como del soporte físico, es decir, aquellos componentes tangibles que
mantienen los recursos digitales, como equipos de red, servidores,
computadores, memorias portátiles y los mismos dispositivos o soportes de los
objetos electrónicos. Se asocian riesgos cuando el entorno tecnológico presenta
indicadores por: obsolescencia de las tecnologías asociadas con la producción de
los objetos o su forma de lectura, la seguridad de la información y la protección
de los datos.
Los agentes de riesgos identificados, además de los naturales, como incendio,

inundación, o sismo, pueden ser técnicos, así como eventos indirectamente
causados por la intervención humana, como: polvo, sobrecarga eléctrica,
radiación electromagnética, falla de corriente, obsolescencia del hardware,
obsolescencia del software, daño o pérdida de los activos tecnológicos.
En el entorno
tecnológico
En relación con la seguridad de la información, se asocian riesgos relacionados
con la protección contra la pérdida o modificación de la información, la cual debe
garantizar la confidencialidad, autenticidad, integridad y disponibilidad de los
datos. Entre otros: ingreso no autorizado a las bases de datos de los sistemas de
información, ingreso a páginas y sitios web institucionales que no están
autorizados, no poder comprobar la autenticidad del recurso digital, no realizar
los backups de manera periódica y adecuada, obsolescencia del software,
metadatos no asociados, o asociados incorrectamente al recurso digital.
En relación con la protección de datos, se asocian riesgos relacionados con la

protección de la información personal o de derechos de autor de la información,
para evitar consecuencias negativas de la información contenida en los recursos
digitales, como por ejemplo: clasificación inadecuada de la información, falla en
acceso al recurso digital, falla en la protección de datos y fallas de seguridad de
red.

Versión:
Capítulo 2: Reducción del riesgo
La gestión de riesgos valorada a través de medidas, parámetros y cantidades, permite establecer una
escala que facilita la toma de decisiones, puesto que las necesidades y expectativas surgirán de forma
lógica y siempre pueden ser compartidas con otros responsables de la institución, adoptando medidas
consensuadas basadas en mediciones, cálculos, representaciones gráficas, las cuales siempre serán más
ilustrativas que las abstracciones habituales de los restauradores conservadores.
De acuerdo con la metodología que desarrolla la Biblioteca Nacional de Colombia, todas las amenazas
pueden ser encasilladas en alguno de los 10 agentes del ICCROM, lo que es fundamental en la
metodología de la planificación de riesgos. Si bien se trata de riesgos genéricos, éstos pueden revestir
diferentes formas y gravedades, de manera que durante el proceso de evaluación pueden aparecer otros
que pueden ir añadiéndose en armonía con los agentes de correlación establecidos en la tabla del
numeral 2.1.
La siguiente tabla intenta ser un instrumento de ayuda para realizar el análisis y valoración de los riesgos.
Se trata de una herramienta que integra varias metodologías de evaluación de riesgos, entre ellas la del
ICCROM. Con esta herramienta podemos hacer la predicción del riesgo siendo este un factor de gran
importancia al momento de levantar informes que motiven y justifiquen las acciones a realizar.

Versión:
Fuente Agentes Descripción de efectos o Número de Consecuencias Factor de

posibles consecuencias Exposición Probabilidad ACCIONES A
Fecha del de Riesgo expuestos del riesgo de cada objeto ponderación:
del agente o factor al riesgo de ocurrencia REALIZAR
riesgo riesgo generador del riesgo /afectados afectado (FP)2
Catastrófica Constante Muy alta
Pérdida total o casi total Continuamente o muchas Inminente.
de valor de cada objeto. veces al día.
Alta
Grave Frecuente Ocurre con frecuencia. Factor de
Pérdida considerable de Algunas veces al día. ponderación:
valor de cada objeto. Media (FP)
Ocasional Cuando es muy posible, no Corresponde
Cantidad de
Media Eventualmente o algunas es extraño que ocurra. al número de Preventivas,
documentos
Pérdida pequeña de valor veces a la semana. obras correctivas,
expuestos
de cada objeto. Baja expuestas a verificación y
de
Remoto Cuando es muy remota, cada riesgo, control.
la colección
Bajo El patrimonio está pero posible. dividido por el
Pérdida mínima de valor expuesto una vez al mes o total de obras
de cada objeto. pocas veces al año. Muy baja de la
Nunca ha sucedido en colección.
Leve Lejana muchos años de exposición
Pérdida insignificante de La exposición es 1 vez al al factor de riesgo, casi
valor de cada objeto. año. imposible que ocurra, pero
es concebible.
A manera de ejercicio, realicemos la evaluación de riesgos en el siguiente escenario:
Riesgo Escenario
Rotura de la Desgarro de la cofia: La colección infantil conformada por 1.000 libros está colocada en filas muy apretadas y cuando los usuarios toman los libros,
encuadernación los tiran de la cofia. Se registraron 20 casos por mes en los últimos dos años.
Microorganismos en papel Puntos rojizos en papel y encuadernación: 1 caja con 50 revistas humedecida por una gotera del techo. Caso reportado 5 veces en el año.
Distancia entre suelo y Desde la instalación de la estantería, el último entrepaño está retirado a 5 cm del suelo. Caso reportado hace 5 años cuando se instaló la estantería.
balda inferior <150mm
Pérdida de soporte e Grabado de Sergio Trujillo: el libro fue dado en préstamo en la sala de lectura a un usuario que cortó y sustrajo un grabado del mismo. Es un caso
información reportado en los últimos 20 años.
Quemaduras Cintas de video: por choque eléctrico en la sala patrimonial, hubo fuego y se destruyeron totalmente 70 videos (copia máster) de 1.000 objetos de
la colección. Este caso ha ocurrido en una oportunidad.
2
El Factor de Ponderación (FP) corresponde al número de obras expuestas a cada riesgo, dividido por el total de obras de la colección. Constituye la valoración de la extensión del daño.

Versión:
Descripción de efectos o
Número de Factor de
Fuente de Agentes posibles consecuencias Consecuencias Exposición Probabilidad
Fecha Riesgo expuestos ponderaci ACCIONES A REALIZAR
riesgo de riesgo del agente o factor generador del Riesgo al riesgo de ocurrencia
/afectados ón (FP) 3
del riesgo
Puntos rojizos en el papel y Solicitar a la administración la corrección
encuadernación: 1 caja con 50 del techo, advirtiendo que la situación es
Embalaje revistas, se humedeció por una grave y frecuente con probabilidad de
Reserva Humedad Humedad gotera del techo.
1-1-12 50/2.000 GRAVE FRECUENTE MUY ALTA 2,5% ocurrencia muy alta lo que significa que
técnica de relativa excesiva Este caso se ha reportado 5 cada vez, más documentos pueden
revistas veces en el año. afectarse.
Enviar la documentación a saneamiento.
Desde la instalación de la Levantar el último entrepaño a la altura
estantería, la totalidad tiene el adecuada.
último entrepaño a 5 cms. Instalar deshumidificadores
Distancia retirado del suelo. Esta Controlar el ambiente de forma
Humedad entre suelo y colección está en el sótano permanente.
1-1-12 Mobiliario 2000 LEVE CONSTANTE MUY ALTA 100%
relativa balda inferior donde el nivel de humedad es
< 150 mm. inestable por el alto nivel
freático del suelo.
Caso reportado hace 5 años
cuando se instaló la estantería.
Grabado de Sergio Trujillo: el Revisar el protocolo de seguridad de la
libro fue dado en préstamo en sala. Revisar cámaras de monitoreo (si las
Vandalism la sala de lectura a un usuario hay), revisar prestamos del día y
Pérdida de
1-1-12 Sala o que cortó y sustrajo un GRAVE LEJANA BAJA 100% monitorear las cámaras para dar con el
soporte e
disociación grabado del mismo. ladrón. Adelantar los trámites necesarios
información
Caso reportado en los últimos en el tema jurídico.
20 años.
Cintas de video: por choque Solicitar la revisión general de las
eléctrico producido en la sala instalaciones eléctricas, revisar los
patrimonial, hubo fuego y se protocolos de manejo de emergencias.
destruyeron totalmente 70 Revisar extintores y hacer las
1-1-12 Sala Fuego Quemaduras CATASTRÓFICA LEJANA BAJA 7%
videos (copia máster) de 1.000 correcciones necesarias.
objetos de la colección. El caso
ha ocurrido en una
oportunidad.
3
Corresponde al número de obras expuestas a cada riesgo, dividido por el total de obras de la colección. Constituye la valoración de la extensión del daño.

Versión:
La reducción del riesgo es el segundo componente de manejo integral de riesgos en bibliotecas de

acuerdo con la normatividad vigente. En el entorno de la conservación se destaca dentro la literatura
alusiva al tema el uso de la disciplina 5´S (práctica de cinco principios propuestos por el ingeniero
japonés Kaoru Ishikawa: Siri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke), y la incluimos en este instructivo, pues es
un buen principio de organización que nos puede guiar la tarea.
Eliminar del área de trabajo todo aquello que no sea necesario, organizando y
despejando los espacios.
Por ejemplo: desechando objetos, muebles, estantes y máquinas obsoletas o

SEIRI
deterioradas, expurgando documentos duplicados o cantidades de ejemplares de
(separar –
un mismo título, encuadernando documentos en mal estado, seleccionando
seleccionar
documentos más antiguos, exclusivos o costosos, elaborar inventario de objetos.
clasificar)
La organización en los espacios minimiza los riesgos y facilita los movimientos de
salidas en las rutas de evacuación de los edificios.
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
En este sentido esta actividad invita a estandarizar o normalizar cuál es el sitio

SEITON
que le corresponde a cada documento y la forma de hallarlo. De igual forma los
(ordenar)
materiales, accesorios y sistemas de seguridad, control y de conservación los
cuales deben ser de conocimiento general del personal.
Limpieza y revisiones diarias.
La limpieza ayuda a mantener los espacios en condiciones de buen aspecto y

SEISO (limpiar) comodidad, y las revisiones diarias, permiten conocer los problemas, daños o
necesidades que se ocultan con el desorden y la suciedad. De esta forma se
conocen los riesgos, lo que permite hacer su correcta y oportuna gestión.
SEIKETSU Más que una actividad, este principio invita a generar conductas repetitivas de las
(Sistematizar- tres acciones anteriores, en ese sentido se trata de generar protocolos y prácticas
estandarizar- secuenciales.
pulcritud)
Más que una actividad, en esta fase se espera tener hábitos y rutinas consolidadas
SHITSUKE
en la biblioteca, de forma que las personas, usuarios y funcionarios, adquieran
(Disciplina –
una fuerte conciencia en relación con los estándares de efectividad organizativa:
hábito-seguir
productividad, calidad, rentabilidad, entrega de información, seguridad, medio
mejorando)
ambiente y moral o satisfacción en el trabajo.
En términos generales, reducir el riesgo depende de la gestión, acción y control efectivo que hagan los
encargados de la colección en primera instancia, el personal de conservación y la administración de la
biblioteca.

Versión:
Capítulo 3. Manejo de desastres
Ya hemos mencionado que la gestión integral de riesgos en una biblioteca no puede estar desligada del
plan de emergencias de la entidad, es decir del plan organizacional de atención para emergencias y
desastres, el cual constituye una herramienta de trabajo que plantea un conjunto de acciones a
ejecutar por parte de una organización, para prevenir y/o atender en forma oportuna y eficaz, cualquier
amenaza, evento o accidente que ponga en riesgo la vida e integridad de personas, bienes, servicios, o el
entorno ambiental.
En una emergencia tenemos situaciones ocasionadas por eventos de origen natural, social o tecnológico,
que implican el estado de perturbación parcial o total de un espacio físico, mientras que un desastre,
constituye las consecuencias de carácter grave sobre las personas, los bienes, los servicios y el medio
ambiente, producidas como resultado de una emergencia en donde se excede la capacidad de respuesta
de la comunidad afectada.
Antes de entrar en el detalle del manejo de una emergencia o desastre que afecta nuestras colecciones,
hagamos un repaso de la estructura de un plan de emergencias en bibliotecas y los protocolos de
actuación para diferentes casos de emergencia.
3.1 Elementos del manual de emergencias y desastres en una biblioteca
Las bibliotecas como cualquier otra entidad de servicio público, deberán tener desarrollados, aprobados
y publicados sus manuales de emergencias. Un manual inicia con la conformación de un comité de
emergencias en quien recae la obligación de analizar la situación de la biblioteca, las posibilidades
técnicas y de personal, y elaborar un programa ajustado a la realidad. El documento deberá seguir el
siguiente proceso:
 Estar escrito y redactado de forma clara, precisa y corta.
 Publicar una copia en una zona visible de la biblioteca.
 Entregar una copia al personal de vigilancia.
 Ser de conocimiento de cada funcionario, por ello es importante publicarlo en la intranet y

página web de la biblioteca.

Versión:
La estructura del Manual es la siguiente:
SECCIÓN CONTENIDO
Declaración de intenciones sobre el contenido del manual. Mención del comité
1. Introducción
organizador, historia del proyecto, etc.
Listado completo y detallado de los departamentos donde se ha dejado una copia en
2. Localización de
papel. También se incluirán las direcciones electrónicas donde se puede consultar, así
copias
como un listado de personas que pueden aclarar conceptos o dudas.
Listado de las personas integrantes del plan con sus correspondientes números de
teléfono, en una jerarquía de responsabilidades. El listado ha de ser revisado
3. Árbol telefónico periódicamente y cualquier cambio en alguno de los integrantes, deberá ser comunicado
interno para su corrección. Los integrantes del plan deberán tener una copia en su domicilio
particular. Las listas deben estar bien organizadas y ocuparán, como máximo una sola
página para facilitar su localización.
4. Árbol telefónico Listado telefónico con los principales teléfonos externos: bomberos, policía, ambulancias,
externo cámara de congelación, etc. El listado debe ser revisado periódicamente.
Las instrucciones sobre las acciones que se deben realizar en caso de emergencia deben
ser claras, breves y sumamente esquemáticas. Atendiendo a los resultados de la
evaluación, el comité creará las hojas oportunas, prescindiendo de las que, por su baja o
nula probabilidad, es poco factible que se produzcan en el centro. Es importante que
5. Protocolos de
estas hojas se personalicen y avise al coordinador de emergencias o avise al encargado
emergencia
de mantenimiento, se incluya la extensión telefónica o número de contacto. De modo
general, se incluirán protocolos para incendio, inundación, accidentes, amenazas de
bomba y cortes de luz.
Listado de materiales, ubicación y cantidades disponibles.

6. Recursos internos
Listado de instituciones análogas con especialistas, centros que ofrecen servicios o
información sobre catástrofes en la zona y direcciones de las empresas dedicadas a la
7. Recursos externos fabricación de los suministros necesarios, como cajas de plástico, ventiladores, bombas
de agua y plantas eléctricas.
8. Prioridades de Corresponde a la selección documental previamente realizada y ubicada en planos.

salvamento
Planos del edificio, vías de evacuación y localización de colecciones prioritarias, locales
destinados a las labores de recuperación, puntos de encuentro, zonas prioritarias en el
9. Planos de rescate, etc. Las colecciones prioritarias deben estar claramente identificadas en el
salvamento manual con el fin de que los responsables de la recuperación las localicen rápidamente y
atender a su rescate en primer lugar siguiendo los códigos de color fijados por el comité.
Conjunto de documentos elaborados por el comité o por otras instituciones en las que se
10. Recomendaciones
describe pormenorizadamente las actuaciones para la manipulación de los documentos.
para el salvamento
Directorio de páginas Web con la información organizada temáticamente: instituciones,
11. Recursos
modelos de planes de desastres, bibliotecas virtuales, etc.
electrónicos
A modo de reconocimiento, el manual deberá incluir una lista con los participantes en la
12. Agradecimientos redacción del plan.
13. Anexos Listado con hojas de recursos y otras informaciones adicionales.

Versión:
3.2 Pasos para la preparación general de un plan de emergencias para documentos
Realice o mantenga al día el inventario de su colección. Tenga listo el mapa, plano o plan que le permita
identificar, seleccionar y trasladar rápida y efectivamente los materiales de trascendental importancia
(por su valor patrimonial, por vulnerabilidad del material, por ser irremplazables, ejemplares únicos,
entre otros criterios preestablecidos que fueron identificados con anterioridad) para que sean atendidos
prioritariamente. Así como los materiales que puedan ser remplazados fácilmente o descartados para
dejarlos de última atención.
Adelante las medidas de seguridad preventivas que se han establecido para las áreas de depósito y
consulta en la biblioteca.
Prepare y diseñe según sus necesidades y posibilidades el plan de emergencias para rescate de
documentos teniendo en cuenta los siguientes temas:
a) Comunicaciones internas y externas de coordinación del plan de emergencias, para pedir apoyo,
para informar a la ciudadanía, etc.
b) Provisiones requeridas para el rescate de documentos.
c) Provisiones requeridas para el bienestar de los rescatistas.
d) Seguridad del área, de las obras y los rescatistas.
e) Documentación de los daños, las obras, los traslados, los primeros auxilios.
f) Traslados de rescate de las obras para primeros auxilios.
g) Estrategias de primeros auxilios de documentos según tipologías y características de materiales y
soportes.
h) Readecuación del área para evitar daños mayores, detener el evento o recuperar las condiciones
perdidas por el evento.
Diseñe, establezca, prepare y disponga lo requerido por los protocolos que el personal rescatista deberá
tener y conocer para adelantar las tareas del plan de emergencias.
Conozca, adelante o promueva los planes de emergencia de la localidad, de la entidad, municipio, o

territorio, y coordine con ellos su plan de emergencias para documentos. Realice simulacros coordinados
con ellos para que las acciones en caso de ser necesario sean complementarias.
3.3 Consideraciones para la efectividad del plan de emergencias
Procure gestionar y mejorar su plan de emergencia para documentos permanentemente apoyándose

asesorías, donaciones, padrinazgos, entre otras alianzas, para su colección.
Prevea, prepare y disponga con tiempo los materiales que sirvan para proteger las obras o estanterías
que aún estuvieran amenazadas y que no fueran afectadas. Ver Tabla PLAN DE PREPARACIÓN en el
numeral 3.5.1. Elementos necesarios para el salvamento de colecciones.

Versión:
La respuesta al daño producido por agua debe ser rápida y eso se logra si se han tomado las medidas
necesarias como el diseño, aplicación, y simulacros de protocolos construidos para atender emergencias
tipo accidente, siniestro o desastre en pequeña, mediana o gran escala (desastre).
Atienda con prontitud la emergencia ya que permite un rescate y atención efectiva. Las primeras 48
horas son críticas porque es la oportunidad para detener o minimizar los daños en la documentación.
Las acciones de rescate de la documentación se inician una vez se haya garantizado que la situación es
estable y que no se pone en riesgo los rescatistas. La coordinación con las instancias administrativas,
policiales, de bomberos y defensa civil, brigadas de emergencia para personas, etc. permite cumplir
eficientemente este objetivo.
La revisión general de los daños y la “activación” de los protocolos y controles de traslados de obras y
personas que se hayan establecido con anterioridad según el tipo y nivel de accidente, siniestro o
desastre se debe hacer cuando el equipo de rescatistas esté preparado.
El personal rescatista de las colecciones u obras debe contar con personal suplente de apoyo, tener
entrenamiento previo y recursos para desempeñarse. Ver la Tabla PLAN DE PREPARACIÓN en el
numeral 3.5.1. Elementos necesarios para el salvamento de colecciones.
a) Rescatista coordinador de comunicaciones. Responsable de coordinar con el área administrativa

de la entidad y con entidades de apoyo los planes ya establecidos para la recepción de apoyo de
personal entrenado de otras entidades, de insumos donados, de equipos para adelantar
procesos, y de estrategias para atender emergencias de inmediato, o a mediano y largo plazo.
Se apoya en el suplente que a su vez se hace cargo de coordinar y atender la información que se
deba suministrar al público y a la prensa.
b) Rescatista coordinador de provisiones. Responsable del control de elementos para las

actividades del rescate de las obras.
c) Rescatista coordinador de seguridad. Responsable de coordinar los temas relacionados con la

seguridad y estabilidad del área y de los rescatistas. Impedir el ingreso no autorizado de personal
ajeno a las tareas del plan de emergencia y evitar la pérdida de bienes u obras o personas
verificando lo que establezca el rescatista coordinador de documentación y de traslados de
material.
d) Rescatista coordinador de documentación y de traslados de material. Responsable para

autorizar y supervisar el traslado de obras implementando de forma sistemática el proceso de
control establecido (evitando perder la identificación original del documento o el alternativo en
caso que fuere necesario aplicarlo).
e) Rescatista coordinador de primeros auxilios de documentos. Responsable de diagnosticar,

definir, coordinar y controlar la ejecución de los primeros auxilios según las categorías asignadas.
La metodología para clasificar el estado físico de conservación de los objetos, se realiza con tres

Versión:
f) categorías acordes con la semiótica del semáforo, es decir, identificadas con los colores verde,
amarillo y rojo, para indicar niveles de daño entre bajo, medio y alto, así:
BAJA g) MEDIA h) ALTA

i) Rescatista coordinador de readecuación del área. Responsable de diagnosticar, diseñar,
asesorar y si fuere el caso ejecutar las medidas establecidas para la readecuación del área
afectada de inmediato, a mediano y largo plazo.
3.4 Protocolos de actuación del Manual de emergencias y desastres
EVACUACIÓN DEL EDIFICIO ANTE UNA EMERGENCIA
1. Mantenga la calma.
2. Avise a la dirección.
3. Apague todos los equipos y máquinas.
4. Coja sus llaves, cartera o bolso, si es posible. Olvídese de objetos pesados o voluminosos.
5. Diríjase hacia las puertas de salida con tranquilidad, ayudando al resto del personal a salir.
6. A su paso, cierre todas las puertas una vez comprobado que nadie queda en el interior.
7. Revise los aseos u otras zonas donde puede quedar personal.
8. Utilice únicamente las vías de emergencia.
9. No utilice nunca los ascensores.
10. Reúnase en una zona segura con el resto del personal.
11. Espere órdenes y colabore sólo cuando le soliciten su ayuda.
RESPUESTA GENÉRICA ANTE CUALQUIER EMERGENCIA NO PREVISTA
2. Avise a seguridad, o en su defecto, a la dirección.
3. Evacue si cree necesario, ayudando al resto de las personas por las vías previstas.
EMERGENCIA POR INCENDIO
2. Active las alarmas de incendios y avise al cuerpo de bomberos.
3. En focos incipientes: si posee formación en el manejo de sistemas de extinción, actúe sobre el
foco con extintores portátiles.
4. Si es posible, corte la electricidad.
5. Desaloje la zona ayudando a las personas que lo precisen.
6. Cierre las puertas una vez desalojada la zona.

Versión:
1. No rompa las ventanas.

2. Evite quedarse entre el fuego y la salida.
3. Si el humo es denso, camine de rodillas.
4. Antes de abrir una puerta, tóquela y si está caliente o sale humo por las rendijas, no la abra.
Busque otra salida.
5. No pierda tiempo salvando posesiones.
EMERGENCIA POR INUNDACIÓN DE AGUA
3. Corte la corriente eléctrica.
4. Evite en lo posible la entrada o salida, cerrando puertas y taponando entradas.
5. Si está en riesgo la seguridad personal, desaloje la zona ayudando a las personas que lo precisen.
6. Si no es posible la salida, suba a los pisos altos del edificio y haga notar su presencia.
7. Abandone la zona cuando reciba la orden.
EMERGENCIA POR DERRAME SEVERO DE AGUA
2. Avise a la dirección de la institución.
3. Corte la corriente eléctrica.
4. Cierre las llaves de paso de agua.
5. No recoja el agua.
6. Una vez delimitado el espacio siniestrado, tome fotografías del siniestro y proceda a secar el
suelo.
7. Proceda a evacuar la documentación de forma ordenada.
8. En una zona seca y aireada ponga los documentos en pilas de 40 cm de altura máxima.
9. Informe a la dirección para proceder a la estabilización y secado de la documentación.
EMERGENCIA POR FILTRACIONES DE AGUA O POR PLAGA DE HONGOS
2. Avise a la dirección de la institución.
3. Cierre las llaves de paso de agua.
4. Retire los documentos de la pared.
5. Tome fotografías del siniestro y proceda a retirar la documentación.
6. Proceda a evacuar la documentación de forma ordenada.
7. Ponga los documentos en pilas de unos 40 cm. como máximo en una zona seca y aireada.
8. Informe a la dirección para proceder a la estabilización y secado de la documentación.

Versión:
EMERGENCIA POR ATRACO
2. No intente desarmar a los atracadores o actuar por cuenta propia.
3. Póngase en contacto con alguien del exterior para que avise a la Policía, si puede hacerlo sin
conocimiento de los asaltantes ni riesgo para los ocupantes.
4. Siga las instrucciones de los asaltantes, evite contrariarles.
5. Memorice las características físicas de los asaltantes, su modo de hablar o algún rasgo
importante -cicatrices, tatuajes, adornos corporales-.
EMERGENCIA ANTE UN OBJETO EXTRAÑO, POSIBLEMENTE UNA BOMBA
1. No olvide que su vida puede estar en grave peligro.

3. Desaloje con discreción la zona ayudando a las personas que lo precisen.
5. No manipule, mueva ni golpee el objeto sospechoso. Memorice los detalles del paquete.
6. No propague rumores.
7. Desaloje completamente el edificio sin alarmar al personal para evitar el pánico.
8. Reúnase con el resto del personal en una zona segura.
9. Espere instrucciones de la Policía e informe de las características del paquete.
EMERGENCIA POR AMENAZA DE BOMBA
1. No olvide que su vida puede estar en grave peligro.

3. Escuche con atención y conteste con tranquilidad. Intente alargar la conversación.
4. Haga las siguientes preguntas:
5. ¿Dónde está colocada la bomba?
6. ¿Cuándo va a explotar la bomba?
7. Mientras habla, escriba una nota para alertar a un compañero. En caso contrario, avise a la
dirección en cuanto cuelgue.
8. Intente retener en la memoria la conversación y aquellos elementos que pudieran identificar al
autor o el lugar donde se encuentra: sexo, edad, tipo de voz, sonido de fondo y lenguaje
empleado en la amenaza.
9. Desaloje completamente el edificio sin alarmar al personal para evitar el pánico.
10. No propague rumores.
12. Espere instrucciones de la Policía.

Versión:
EMERGENCIA POR UN TEMBLOR DE TIERRA O TERREMOTO
2. Si el edificio es seguro, no intente salir.
3. Protéjase bajo las estructuras más sólidas del edificio (dinteles de puertas, vigas y pilares
maestros) o mobiliario resistente en posición fetal.
4. No corra hacia las salidas o hacia las escaleras.
5. Manténgase alejado de ventanas, estanterías o muebles que podrían romperse o desplomarse.
6. No encienda velas, cerillas o la corriente eléctrica.
7. Apague los focos de fuego con el extintor apropiado.
8. Una vez pasados los temblores, salga al exterior del edificio por las vías previstas.
10. Espere instrucciones.
EMERGENCIA DE HURACÁN, TORNADO O TORMENTA TORRENCIAL
2. Mantenga encendida la radio local en espera de noticias e instrucciones.
3. Planifique las necesidades antes de que se produzca la tormenta.
4. Refuerce o fije los elementos del exterior del edificio.
5. Abra ligeramente las ventanas situadas en el extremo contrario a la dirección de la tormenta.
6. Refuerce las ventanas con tableros de madera o cinta de embalaje en forma de aspa.
7. Desconecte los equipos que no sean de emergencia, la electricidad, el gas y el agua.
8. Proteja la documentación de valor en contenedores resistentes al agua y colóquela en una zona
segura del edificio.
9. Asegúrese de que los equipos de emergencia -generadores, planta, linternas, botiquín, etc.-
están en perfecto uso y con el abastecimiento necesario.
10. Salvo el servicio de vigilancia y miembros del equipo de emergencia, desaloje el edificio,
asegurándose que cuentan con alimentos y medios de telecomunicación de uso en emergencias.
11. Para la protección del personal, evite lugares espaciosos de resistencia dudosa.
12. Mantenga la comunicación constante con el personal que queda en el interior del edificio.
3.5 Manejo del salvamento de documentos
Una vez producido el desastre, es necesario actuar con calma y seguridad para procurar reducir los
efectos destructivos del siniestro. La visión de un depósito incendiado o de un edificio totalmente
arruinado puede desanimar y producir consternación en los trabajadores, pero hay que mantener la
cabeza fría y motivar a las brigadas para que actúen según lo ensayado en los cursos de formación y en
los simulacros.
Las primeras operaciones que se realizarán son comunes a todo tipo de catástrofe y son la primera toma
de contacto con el suceso. En estos momentos es necesaria la capacidad de gestión y resolución de

Versión:
problemas del coordinador de desastres y, en gran medida, condicionarán la tasa de recuperación.

Veamos las etapas, objetivos, acciones y personas implicadas en el plan de salvamento:
Etapa Objetivo Acciones Personas implicadas

 Valorar el tamaño del desastre.
 Evaluar el daño en términos culturales.
 Calcular el número de brigadas de trabajo.
1. Valoración del Establecimiento  Planificar el salvamento.
siniestro del plan de acción  Valorar si las operaciones se pueden
realizar en el propio recinto. Coordinador de
 Decidir la suspensión de actividades. desastres.
 Informar a la dirección.
Fotodocumentar  Tomar fotografías y grabar vídeo. Asistentes técnicos
2. Documentación
el desastre  Recolectar datos generales.
 Estado de los pasillos y vías de paso.
3. Valoración del Establecer las  Estado de las estanterías.
espacio siniestrado primeras acciones  Estado de la documentación.
 Cuestiones relativas al rescate.
 Liberar pasillos y corredores de Responsables de las
4. Estabilización Crear un espacio
documentos caídos, mobiliario u otros brigadas.
física del espacio seguro de trabajo
elementos que impidan la libre circulación. Personal auxiliar.
 Eliminar los charcos de agua.
 Retirar los focos de humedad: alfombras y
moquetas, cortinas, secantes, trapos
empapados, cajas inutilizables, entre otros.
 Abrir puertas y ventanas para crear una
corriente de aire continua.
Reducir la
5. Estabilización del  Hacer ventilación cruzada ubicando Rescatistas de
posibilidad de
medio ambiente ventiladores estratégicamente repartidos patrimonio
biodeterioro
 Instalar deshumidificadores.
 En salas con sistema de climatización,
reduzca los niveles de humedad y
temperatura para enfriar la sala.
 Poner los materiales que puedan sufrir
alteraciones por el secado rápido.
Salvar los  Identificar cada uno de los objetos.
6. Extracción de Rescatistas de
materiales  Poner en canastillas de plástico.
materiales patrimonio
dañados  Evacuar los materiales del sitio afectado.
 Empaquetar con papel kraft o un papel
Estabilizar de
resistente y limpio.
materiales Rescatistas de
7. Empaquetado  Etiquetar en el exterior.
dañados en caso patrimonio
 Poner en canastillas de plástico.
de congelación.
 Enviar a cámara de congelación.
 Secado por ventilación.
Estabilizar los de
 Secado por capilaridad.
8. Secado materiales Conservadores
 Secado por evaporación al vacío.
dañados
 Secado por congelación al vacío.
 Sustituir ejemplares destruidos.
Reorganizar la Todo el personal.
9. Recuperación  Restaurar materiales de valor.
colección Agentes externos
 Rehabilitar los espacios.

Versión:
Las emergencias pueden clasificarse en tres tipos: accidente, conato y desastre. Veamos a manera de
ejemplo su clasificación.
Tipo de Escala de la
Nivel de emergencia Posibilidad de recuperación
emergencia emergencia
Daño por Pequeña Bajo (goteras, filtraciones menores, etc.) Pérdida de menos del 1% con plan de
agua CONATO emergencias aplicado.
Mediana Medio (rotura de tuberías de agua, etc.) Depende de la celeridad de la
ACCIDENTE. respuesta.
Grave Alto (desastres naturales) DESASTRE Depende de la magnitud del desastre.
Daño por Pequeña Bajo (robo, mutilación, contacto ligero Pérdida de menos del 10% con atención
fuego, con cigarrillos, velas, etc.) inmediata.
atentados, ACCIDENTE.
explosiones. Mediana Medio (intento de conato de incendio) Pérdida de menos del 20% con atención
CONATO. inmediata y plan de emergencias
aplicado.
Grave Alto (incendio generalizado o explosión Pérdida del 90%.
de gran magnitud, desastres naturales).
DESASTRE.
Daño por Pequeña Bajo (desprendimiento o caída de partes Pérdida de menos del 1% con plan de
afectación a pequeñas del techo, paredes, piso o emergencias aplicado.
la estantería)
edificación CONATO.
o Mediana Medio (desplome en escala baja o Pérdida de menos del 20% con atención
mobiliario. menor de partes de la edificación) inmediata y plan de emergencias
ACCIDENTE. aplicado.
Grave Alto (desplome de la edificación) Pérdida de menos del 50% con atención
DESASTRE. inmediata y plan de emergencias
aplicado.
Revisemos los diferentes tipos de detectores de humo y los métodos de extinción en incendios de Tipo A
-Combustibles sólidos: material celulósico y proteínico: papel, cartón pergamino, cuero, textiles,
positivos y negativos fotográficos, microformas, cintas de audio y vídeo, etc.- materiales que conforman
en buena medida la documentación de las colecciones en una biblioteca.

Versión:
Tipos de detectores de humo y los métodos de extinción en incendios de Tipo A
Acción Extintor Efectividad Ventajas Inconvenientes

Recuperación costosa en grandes
cantidades.
Inocuidad. Deformación de los materiales.
Costo mínimo. Daños en las tintas manuscritas y algunas

Enfriamiento Agua Muy Alta impresas.
Estabilidad
química. Formación de bloques de papel en libros
estucados.
Posibilidad de daños biológicos.

Altamente dañino para el medio ambiente.
Mínima reactividad
Toxicidad moderada.
Hidrocarburos Mínimo residuo.
halogenados
FE-13; HFC- Baja Mínimo esfuerzo Costos de instalación y mantenimiento
elevados.
227; NAF S- para la
125. recuperación de
materiales Menor efectividad que el agua.
dañados. Reactivación del fuego al abrir puertas.
Inhibición
Poco Mínima
Gases inertes estudiados reactividad.
Poco estudiados en extinción de incendios
IG-01 (Argón); en en archivos y bibliotecas. Alta potencia de
IG-55 (50% extinción Mínimo residuo.
Argón-50% de descarga, podría dañar los documentos.
Nitrógeno); incendios Mínimo esfuerzo Baja temperatura de descarga, podría
IG-100 en para recuperar
(Nitrógeno) archivos y materiales dañar a los trabajadores.
bibliotecas dañados
Mínima
reactividad. Altamente tóxico.
Costos de instalación y de mantenimiento
Mínimo residuo.
CO2 Baja elevados.
Mínimo esfuerzo Menor efectividad que el agua.
para recuperar
materiales
Reactivación del fuego al abrir puertas.
dañados.
Daños estéticos.
Dificultad de eliminar los residuos.

Sofocación Polvo ABC Media Ninguna
Apaga las llamas y baja temperatura
superficial.
Dificultad de visión del área siniestrada.

Daños estéticos.
Dificultad de recuperación de los

materiales.
Espuma física Media Efectividad
Apaga las llamas y baja temperatura
superficial.
Dificultad de visión del área siniestrada.

Versión:
Recomendaciones según el tipo de detector
Detector Ventajas Precauciones

Bajo costo. Falta de respuesta en espacios amplios.
Fiabilidad en espacios cerrados y Detecta fuego a partir de una elevación de temperatura
Térmico
reducidos. por encima de 14º de la máxima esperada en
Bajo índice de falsas alarmas. condiciones normales.
Bajo costo. En techos irregulares, deben colocarse en las partes más
Fiabilidad en espacios amplios. altas por la tendencia del humo a desplazarse hacia
De humo
iónico Apto para todo tipo de humos arriba.
detectables. En archivos con estanterías elevadas, deberán instalarse
Fuegos latentes. a varias alturas.
No deben instalarse en zonas proclives a falsas alarmas.
Incendios por brasa con producción No deben instalarse en espacios con una altura superior
de humo blanco. a 12 metros.
Fotoeléctrico Salas grandes de techo elevado. Fallos en la detección en salas ventiladas o con sistema
Espacios cerrados. de climatización.
Salas de depósito. Fallos de detección en incendios de humo negro.
Limpieza y mantenimiento periódico.
Detector de Tardanza en la detección en incendios de brasa.
llama Incendios con producción de llama.
Elevado índice de falsas alarmas.
Espacios de alto valor técnico,
económico o patrimonial.
Espacios con niveles altos de
Costo elevado de las instalaciones.
Aspiración ventilación.
Coto elevado de mantenimiento.
Precocidad en la detección.
Análisis multinivel.
Instalaciones discretas.
Plan de acción para el salvamento de documentos
Actividad Objetivo Acciones

 Valore el tamaño del desastre.
 Verifique si existen elementos prioritarios afectados.
 Calcule el volumen de trabajo en relación al personal disponible.
1. Valoración del Establecer el
 Asigne los trabajos.
siniestro plan de trabajo
 Decida qué operaciones se realizarán en el propio recinto.
 Decida la suspensión de actividades.
 Informe a la dirección.
Registrar el  Fotografíe y grabe en vídeo el siniestro.
2. Documentación
desastre  Registre por escrito datos relevantes.
 Libere los pasillos y corredores de documentos caídos.
3. Estabilización Crear un
 Refuerce o apuntale el mobiliario afectado.
del espacio entorno de
 Elimine elementos auxiliares, cajas y otros objetos que impidan la
afectado trabajo seguro.
circulación segura.

Versión:

 Seque los charcos de agua.
 Retire focos adicionales de humedad como alfombras y moquetas,
4 Estabilización Reducir la cortinas, cajas inutilizables, entre otros elementos.
del medio posibilidad de  Abra puertas y ventanas para crear corrientes de aire.
ambiente biodeterioro  Instale ventiladores y/o deshumidificadores.
 Reduzca los niveles de humedad y temperatura para enfriar las
salas con sistemas de climatización.
 Realice una primera clasificación (basándose en las prioridades de
atención, privilegiando la posibilidad de “supervivencia” del
objeto, de acuerdo con las necesidades de tratamiento y los
recursos disponibles): extraiga los documentos prioritarios en
Salvar los primer lugar para proceder a su estabilización inmediata.
5 Extracción de
materiales  Extraiga los documentos que puedan sufrir alteraciones por el
materiales
dañados secado rápido (papel estucado).
 Identifique los objetos con tarjetas intercaladas.
 Ponga en canastillas de plástico para su transporte. No fuerce la
abertura o cierre.
 Retire del local siniestrado la documentación afectada.
 Ponga los documentos en carpetas. Si se trata de legajos o libros
gruesos, proteja el exterior con dos cartones y ate con cintas de
6 Protección
Proteger los tela o envuelva con papel resistente. No utilice cajas sin atar
(en siniestros sin
documentos previamente la documentación.
agua o
dañados  Identifique en el exterior el contenido.
documentos
 Ponga en cajas de cartón o en estanterías hasta el momento de su
secos)
recolocación en el depósito.
 Proteja los documentos en el exterior con tacos de papel y
7 Empaquetado Preparar los
envuelva el conjunto con papel fuerte o con plástico de paletizar.
(sólo en documentos
 Identifique en el exterior el contenido.
siniestros con para la
 Ponga en cajas de plástico los paquetes y traslade inmediatamente
agua) congelación
a la cámara de congelación.
 Identifique claramente el contenido de cada caja antes de
proceder a la congelación.
 Utilice preferiblemente temperaturas por debajo de -20º C.
 Descongele siguiendo el siguiente orden de prioridades:
8 Congelación Estabilizar los
1. Documentación estratégica.
(sólo en siniestros materiales
2. Documentación de uso frecuente.
con agua) dañados
3. Documentación de importancia cultural.
4. Documentación sin daños graves.
5. Documentos muy deteriorados.
 Proceda al secado según el método elegido.

Versión:

9 Secado Recuperar los Hay tres alternativas de secado: por ventilación, por capilaridad o por
10 (sólo en materiales empaquetado al vacío dependerá de los medios disponibles.
siniestros por dañados No se considera una opción viable la liofilización. Aunque se
agua) trata de uno de los sistemas más eficaces para el secado de la
documentación, la tecnología no es accesible en nuestro
medio y su uso requeriría importantes desembolsos e
investigación. El secado por empaquetado al vacío se ha
convertido en la alternativa más viable, con resultados muy
similares en la mayor parte de los casos y a un costo muy
reducido.
 Realice las reformas necesarias en el local.
 Sustituya el mobiliario en mal estado (oxidado, con deformaciones
o abolladuras). Refuerce la estructura si es necesario.
 Expurgue los documentos totalmente destruidos.
Reorganizar la
11 Normalización  Reinstale la documentación en cajas nuevas o limpias y en buen
colección
estado.
 Restaure únicamente los documentos valiosos.
 Reproduzca los documentos prioritarios y los que se encuentren en
mal estado pero que no serán restaurados.
3.5.1 Elementos necesarios para el salvamento de colecciones
Es recomendable armar un kit de elementos para el salvamento de las colecciones que esté conformado,
por ejemplo, por canastas plásticas, papeles blancos, bandas de papel o etiquetas para marcación,
entretelas sin adhesivo, aspiradoras, paños blancos, cintas para empaque, pitos, bolsas plásticas con
cierre, tijeras, lápices y libretas de anotación.
La siguiente imagen agrupa los elementos y equipos tanto básicos como deseables para un kit de
salvamento de colecciones:
Versión:
kit básico + kit óptimo kit deseable

Botas. Botas. Lámparas portátiles.
Gorro y bata desechables. Guantes de caucho aislantes. Megáfono.
Guantes de tela, guantes de látex o Monogafas y gafas protectoras de luz
BIOSEGURIDAD nitrilo (para aseo). ultravioleta.
Linterna. Silbato.
Mascarillas filtro HEPA N95.
Tapabocas (de tela o laboratorio).
Borradores. Cámara fotográfica. Banderas semáforo para marcar áreas de
Directorio de contactos. Cinta de enmascarar para cerrar sobres, material seleccionado
Lápices de grafito negro. colocar cinturones, etc. (nunca para Cámara fotográfica y videocámara digital
DOCUMENTACIÓN Marquillas con retales de Ph neutro, unión de partes desprendidas) con lámpara a prueba de agua.
hilo o algodón). Planillas para cada obra. Cinta de seguridad o acordonamiento.
Plástico para cinturones o rollo de Videocámara con lámpara. Planos del edificio.
papel registradora.
Agua limpia. Agua destilada, desionizada o Campana extractora.
Algodón. desminimeralizada. Paños absorbentes.
Aspiradoras de tanque de agua. Algodón en rollos o láminas. Papel para congelación.
Bayetillas o trapos blancos y estopa. Hisopos y torundas. Toallas de microfibra para piscina.
Bolsas plásticas para la basura. Papel y cartulina secante.
Brochas de cerda suave.
LIMPIEZA Cepillos
Papel periódico no impreso o papel
higiénico.
Cobijas, sábanas o toallas de algodón.
Red o malla de liencillo o nylon
(cedazo o mosquitero).
Tinas y baldes.
Agua destilada, desionizada o Cartones. Aire acondicionado.
desmineralizada. Deshumidificadores. Cámaras de secado.
Algodón en diferentes presentaciones. Papel secante en sobres o rollos. Cámara congelación.
Bayetillas o trapos blancos. Tela acolchada de algodón (como para Cartón colmena.
Cartulina secante. forro de colchón). Paños absorbentes.
SECANTES Cobijas, sábanas o toallas de algodón. Tendedero. Papel para congelación.
Papel periódico no impreso o papel Sílica gel. Toallas de microfibra para piscina.
higiénico.
Red o malla de liencillo o nylon
(cedazo o mosquitero)
Ventiladores.
Bolsas de plástico (cierre hermético). Entretelas gruesas y delgadas. Cobijas, sábanas de nylon o trapos
Bolsillos de mylar. Papel filtro. sintéticos.
Papel glassine, encerados o con Red o malla de liencillo o nylon (cedazo o Plástico.
AISLANTES
polietileno. mosquitero). Cartulina.
Retales de plástico o mylar. Percalina.
Cinta plástica para embalaje. Rollos de papel.
Alcohol 75% Paños desinfectantes desechables.
DESINFECTANTES
Amoniaco o Hipoclorito. Sábanas desechables.
Aspersores. Mangueras con aspersor fino.
Cosedora.
HERRAMIENTAS
Flexómetro o metro.
Tijeras.
Bandejas de malla, de plástico o Bolsas de plástico (basura, burbuja, etc.) Carros trasportadores
inoxidables. de distintos formatos con cierre
Cajas de cartón, de polipropileno o hermético.
acrílico. Cartulina.
CONTENEDORES
Canastillas de plástico para almacenar Mylar.
(rojas, verdes y amarillas). Papel secante y papel ph neutro.
Cartón colmena o resistente al doblez. Cajas revisteros y cajas tipo zapato.
Sobres de manila, sobres blancos.

Versión:
Lista de chequeo para verificar los elementos de salvamento con los que cuenta la institución
1 Agua limpia, agua destilada, desionizada o desmineralizada.
2 Aire acondicionado.
3 Algodón en rollos o láminas.
4 Aspersores.
5 Aspiradoras de tanque de agua.
6 Bandejas de malla, bandejas de plástico o inoxidables.
7 Banderas semáforo para marcar áreas de material seleccionado y marquillas (retales de Ph neutro, hilo, algodón).
8 Bolsas de plástico de diferentes tipos (basura, burbuja) y formatos con cierre hermético.
9 Borradores.
10 Brochas de cerda suave.
11 Cajas de cartón, de polipropileno o acrílico.
12 Cajas revisteras y cajas tipo zapato para embalaje y almacenamiento.
13 Cámaras: cámara de congelación y cámara de secado.
14 Cámara fotográfica.
15 Campana extractora.
16 Canastillas de plástico de color rojo, verde y amarillo para almacenamiento.
17 Carros trasportadores.
18 Cartones y cartulina: cartón colmena o resistente al doblez y cartones en general, cartulina y cartulina secante.
19 Cepillos de mano y para limpieza de pisos.
20 Cinta de embalaje, cinta NO PASAR, cinta de enmascarar para cerrar sobres, cinturones.
21 Cosedora.
22 Deshumidificadores.
23 Desinfectantes: Alcohol 75%, Amoniaco e Hipoclorito.
24 Directorio de contactos.
25 EPP: bata, botas, gorro desechable, guantes de caucho aislantes, guantes de tela, guantes de látex o nitrilo (para
aseo), Mascarillas filtro HEPA N95, tapabocas.
26 Estopa, hisopos y torundas
27 Flexómetro o metro.
28 Gafas protectoras de luz ultravioleta y monogafas.
29 Lámparas portátiles y linternas.
30 Lápices de grafito negro.
31 Mangueras con aspersor fino.
32 Megáfono.
33 Paños absorbentes y paños desinfectantes desechables.
34 Papel filtro, papel ph neutro, papel glassine, papel encerado o con polietileno, papel para congelación, papel
periódico no impreso, papel higiénico, papel secante en sobres o rollo, papel en rollo para registradora.
35 Planillas para cada obra.
36 Planos del edificio.
37 Plástico para cinturones, retales de plástico o mylar (bolsillos de mylar).
38 Red o malla de liencillo o nylon (cedazo o mosquitero).
39 Silbato.
40 Silica gel.
41 Telas: bayetillas blancas, cobijas, entretelas gruesas y delgadas, tela acolchada de algodón (como para forro de
colchón), toallas de algodón, trapos blancos, trapos sintéticos, percalina, sábanas de algodón, de nylon y desechables.
42 Tendedero.
43 Tijeras.
44 Tinas y baldes.
45 Toallas de microfibra para piscina.
46 Ventiladores
47 Videocámara digital con lámpara a prueba de agua.

Versión:
3.5.2 Protocolos de actuación en emergencias por agua que afecten documentos
CARACTERÍSTICAS DE LOS SOPORTES CONSECUENCIAS REACCIÓN

¿Qué es lo primero que ¿Cuánto tiempo máximo Clasificar los documentos:
Carga, pigmento o ¿Qué tipo de acción ejecutar
Textura Acabado de la ocurre cuando los existe para reaccionar y R: Rojo, alerta alta
Soporte elemento que genera con los documentos en el
superficie superficie soportes se mojan o minimizar el daño físico y A: Amarillo, alerta media.
el riesgo de humedad sitio de la emergencia?
humedecen? controlar el biodeterioro? V: Verde, alerta baja
Papel estucado, o Adhesión entre hojas por
Liso, brillante por Caolín o materiales de
esmaltado, o Mate. ablandamiento de la capa 30 minutos R 1. Eliminar excesos de agua.
ambos lados. esmaltado
papel Couché. de caolín. 2. Limpiar excesos de
Mate y suciedad, si existe.
Papel bond o Dilatación y deformación
semimate Liso. 24 horas A 3. Interfoliar con material
papel offset. en menor medida.
(caras) impermeable para libros
Papel periódico y con papeles estucados y
Dilatación, deformación y
papel kraft o Mate. Liso y muy poroso. 6 horas R brillantes, o con material
aumenta la fragilidad.
estraza. secante para otros libros.
Papel a color. Variada. Variado. Tintas y pigmentos Decoloración y manchas. 1 hora R 4. Secar en lugares limpios
y ventilados. Ayudar el
Papel cebolla,
Dilatación, deformación secado con ventiladores y
papel glassine y
LIBROS - CUERPO DE TEXTO
Semimate. Poroso. en gran medida y 6 horas R aspiradoras en modo

papel
aumenta la fragilidad. extracción de aire.
mantequilla.
5. Eliminar los elementos
Papel japonés. Mate. Fibroso y delgado. Muy frágil a movimientos. 24 horas A intercalados de los libros si
Mate. Desintegración rápida y los soportes están a punto
Papel de arroz. Fibroso y delgado. 6 horas R de secar y poner de pies
frágil a movimientos.
Papel artesanal Mate. Desintegración lenta y con las hojas abiertas.
Muy grueso. 24 horas A 6. Verificar el secado y
moderno. frágil a movimientos.
poner presión para evitar
Papel artesanal Mate. Dilatación y deformación
Grueso. 24 horas A deformaciones.
antiguo. en menor medida.
7. Verificar en todo
Mate. Liso, Mate o momento la aparición de
Papel marmolado Decoloración y
brillante por efecto Tintas y pigmentos 1 hora R manchas o brotes de
o tragacanto. corrimiento de tintas.
del color. pelusa que indiquen
Mate. Tinta y pigmentos si Dilatación y deformación biodeterioro y acelerar el
Cartulina. Liso y grueso 6 horas R
esta es a color en menor medida. secado. Separar para
controlar.
8. Separar los documentos
Cartulina Mate/ Tinta y pigmentos si Dilatación y exfoliación en
Liso y grueso. 48 horas V deteriorados y remitir para
plastificada. plastificada esta es a color bordes.
procesos de restauración.

Versión:
CARACTERÍSTICAS DE LOS SOPORTES CONSECUENCIAS REACCIÓN

¿Qué es lo primero que ¿Cuánto tiempo máximo Clasificar los documentos: ¿Qué tipo de acción ejecutar
Carga, pigmento o
Textura Acabado de la ocurre cuando los existe para reaccionar y R: Rojo, alerta alta
Soporte elemento que genera el con los documentos en el sitio
superficie superficie soportes se mojan o minimizar el daño físico y A: Amarillo, alerta media
riesgo de humedad de la emergencia?
humedecen? controlar el biodeterioro? V: Verde, alerta baja
Papel de Desprendimiento del
Brillante y mate. Liso y grueso. Encolante. 12 horas A
encuadernación. soporte y deforma.
Brillante, mate, y Dilatación y
Cartulina. Lisa y gruesa. 6 horas R 1. Eliminar excesos de agua.
CUBIERTAS Y SOBRECUBIERTAS DE LIBROS, Y CONTENEDORES
semimate. desintegración.
2. Limpiar los excesos de
Cartón kraft o Dilatación y
Mate. Liso y grueso. 12 horas A suciedad si existe.
WPC. desintegración.
3. Interfoliar con material
Cartón de
Mate. Semirrugoso. Deformación tipo alabeo. 48 horas V impermeable para libros con
conservación.
Cartón gris papeles estucados y
Separación de capas, brillantes. Interfoliar con
laminado o Mate. Semirrugoso. 6 horas R
deformación tipo alabeo. material secante para el
cartón piedra.
Cartón antiguo Compresión de los Ablanda miento y resto de papeles en libros.
Mate. Semirrugoso. 6 horas R 4. Poner a secar en lugares
ámbar. materiales. desintegración
Tapas de capas limpios y ventilados. Ayudar
Mate. Semirrugoso. Encolante. Separación de capas. 12 horas A el secado con ventiladores y
de papel antiguo.
Bruñido, aspiradoras en modo
estampado, extracción de aire.
Cuero. Brillante y mate. Curtido y tintas. Manchas. 1 hora R 5. Eliminar los elementos
gofrado,
manuscrito. intercalados de los libros si
Ablandamiento y los soportes están a punto
Pergamino. Brillante. Liso/semirrugoso Colágeno. 6 horas R
encogimiento. de secar y poner de pies con
Manchas, decoloración y las hojas abiertas.
Tela. Brillante y mate. Lisa y tramada. Encolante y carga. desprendimiento del 12 horas A 6. Verificar el secado y poner
soporte. presión para evitar
Lisa, semilisa y Desprendimiento de la deformaciones.
Percalina. Brillante y mate. Encolante. 12 horas A
tramada. capa plástica y el soporte. 7. Verificar en todo momento
Soporte: liso y la aparición de manchas o
Diferentes tipos de Desprendimiento y
Fotografía en poroso. brotes de pelusa que
FOTOGRAFÍA Y VINILOS
Brillante y mate. emulsiones y ablandamiento de la 1 hora R

papel. Emulsión: indiquen biodeterioro y
aglutinantes. emulsión.
brillante. acelerar el secado. Separar
Diferentes tipos de Ablandamiento de la para controlar.
Negativos de Soporte: liso.
Rígida. emulsiones y emulsión. Quiebre del 1 hora R 8. Separar los documentos
vidrio. Emulsión: mate.
aglutinantes. vidrio.
evidentemente deteriorados
Negativos y Diferentes tipos de
Soporte: liso. Ablandamiento de la y remitir para procesos de
diapositivas Brillante y mate. emulsiones y 1 hora R
Emulsión: mate. emulsión. restauración.
flexibles. aglutinantes.
Acetato de vinilo y Inicio de descomposición
Discos de vinilo. Brillante. Surcada. 24 horas A
metales. del acetato de vinilo.

Versión:
Consideraciones para el diagnóstico de obras vulnerables
a) En casos de emergencias por agua, las obras que presentan humedad en ciertas zonas como aquellas
con los bordes humedecidos, tienen mayor riesgo de presentar deterioros como manchas por halos
de suciedad del papel y deformaciones del plano que aquellas que fueron completamente saturadas
por agua, pues el secado puede ser más parejo.
b) Durante el proceso de revisión, identificación, documentación, selección o separación de las piezas
mojadas de las que aún están secas se pueden presentar variaciones y grados de ambigüedad. En
este caso lo mejor es tener en cuenta que ante la duda, lo mejor es actuar como si fuera vulnerable o
involucrar especialistas que puedan apoyar la tarea.
c) Se debe contemplar una tabla paralela a la de tipo de escala de la emergencia y nivel de la misma
que contenga claramente la gama del grado de humedad tiene la obra. Se diseñará desde aquella
que presente leve humedad al tacto pasando por aquellas que tengan bordes húmedos hasta las que
hayan sido empapadas o sumergidas y presenten saturación plena. De la misma forma depende el
tratamiento y los tiempos de respuesta.
d) Las obras que tengan papeles estucados, elementos sustentados solubles como tintas y similares,
con soportes de diferentes características como álbumes de recortes de prensa, copias fotográficas o
los álbumes fotográficos anotados o montados, herbarios, obras con anotaciones, son también de
alto riesgo así como las obras que se hayan categorizado como únicas, de valor patrimonial, entre
otros criterios de prioridad.
e) Los materiales fotográficos con emulsiones de colodión son altamente vulnerables al contacto con el
agua -los ferrotipos, ambrotipos, negativos de vidrios, y otros materiales- por lo que depende de su
preservación la aplicación preventiva de medidas como la protección de éstos en estuches o
embalajes que impidan que se afecten por humedad directa o del microclima.
Consideraciones para la documentación e identificación
Identificadas las obras que deben ser atendidas, se documenta su estado y se lista (escribiendo su
ubicación original y grado de atención que requiere). Una vez que se hayan determinado cuáles son las
obras que requieren tratamientos de primeros auxilios, el material debe estar identificado plenamente
pero si lo requiere se puede optar por colocar señalizadores para ayudar a la clasificación, tratamiento o
identificación mediante la colocación de rótulos, bandas, entre otras formas de marcación. Allí se puede
registrar la ubicación original del estante, bandeja y demás contenedores, y el lugar a dónde se traslada
o en responsabilidad de quien queda. Copia de estos identificadores o rótulos serían recogidos a la salida
del área del evento por el rescatista coordinador de documentación y de traslados de material y
señalados en las cajas de trasporte identificadas con color según la semiótica del semáforo.
Consideraciones para el traslado de materiales – reubicación
Los libros pueden separarse dentro de las cajas plásticas (guacales de plástico perforado para transporte
de alimentos con el material disponible como láminas de cartón o papel periódico blanco o se pueden
envolver interponiendo papel secante o filtro o el mismo periódico. Es indispensable que las cajas (así
sea de cartón si no se dispone de mejores) estén limpias, no sean muy grandes y tengan el refuerzo
necesario para que no se desbaraten por el peso o la humedad que está descargando la documentación

Versión:
que se está trasladando. También se pueden presentar accidentes por peso excesivo si las cajas son de
gran volumen y se llena demasiado. Por lo anterior, es pertinente contar con las cajas plásticas que se
puedan apilar verticalmente formando columnas estables rígidas.
Los libros deben ponerse con el lomo hacia abajo.
En los depósitos con hileras de estanterías estrechas, es necesario reubicar la documentación (de
cualquier tipo) en un espacio al final del pasillo o en algún taller u oficina contigua. Para ello es muy útil
hacer un plan de reubicación temporal detectando las áreas que podrían ser utilizadas provisionalmente
teniendo en cuenta la iluminación, ventilación, y demás condiciones ambientales.
Las bandejas o hamacas de polietileno, láminas de mylar o acrílico con sujetadores resistentes son las
deseables para movilizar obras como planos, mapas, dibujos, de mediano y gran formato. Si ha vinculado
personas ajenas a la institución como voluntarios, practique la estrategia de la cadena humana para
agilizar y favorecer el proceso retiro de los libros.
Consideraciones para los primeros auxilios por tipo de soporte o material
A. Limpieza de obras mojadas con suciedad
Enjuague de materiales mojados si hay certeza de que no presentarán corrimientos. Es fundamental

tener en cuenta el criterio de un conservador o restaurador para llevar a cabo esta tarea, pues la
remoción de suciedad como el lodo y de la arcilla mediante el enjuague de los libros puede hacerse bajo
un suave chorro de agua o con una aspersión suave o en una serie de tinas. En ocasiones el lodo y la
arcilla se remueven en seco. De cualquier forma si los libros se mantienen muy bien cerrados absorberán
poca agua adicional a la ya recibida. Los residuos aceitosos no pueden ser enjuagados.
Aproveche el proceso de limpieza de una obra húmeda para reajustar las partes del libro que se
encuentren deformadas.
Después de realizar la limpieza tenga precaución para que la obra no se deteriore en el empacado de
éstos en las cajas de trasporte.
Las operaciones serán omitidas o abreviadas si toman más del tiempo crítico de atención.
B. Secado de obras
Intercalar en las hojas de un libro mojado, papeles secantes o porosos es muy útil para agilizar los
procesos de secado ya que absorbe parte de la humedad. Este procedimiento se debe realizar
cuidadosamente pues el papel mojado se puede rasgar con mayor facilidad. El papel que se añade
provisionalmente al libro no debe ser muy grueso porque la estructura del libro está originalmente
diseñada para cierto grosor de lomo por la cantidad de hojas que lo conforman y además de la humedad
que ha “hinchado” cada hoja del libro, le agregaría más volumen. Asimismo, tenga en cuenta que se
puede presentar migración de apresto, de tintas, de colorantes o adhesivos al intercalar papel
absorbente. Este efecto se minimiza con el secado por congelación.

Versión:
Las obras como planos o mapas pueden ser secadas por capilaridad haciendo un “emparedado” con
cartones de secado. Asegúrese de fijar los laterales del “emparedado” para evitar que la pieza se salga o
se “escurra” dentro del cartón secante generándole desgarros, pliegues o dobleces.
El congelamiento y la liofilización4 siendo hoy en día las maneras más aceptables de salvar materiales de
bibliotecas humedecidos, no son tan accesibles por lo que sigue siendo el secado al aire o por capilaridad
el más usado. En el secado al aire los libros se abren como un abanico en ambientes donde se favorezca
una corriente de aire regular y suave y en donde la iluminación no sea excesiva, como es el caso de
procesos de secado al aire libre donde además se debe garantizar la seguridad de los documentos
evitando el robo de éstos al quedar sin vigilancia.
Las hojas sueltas, planos, y demás obras planas se deben manipular utilizando como soporte de traslado
y secado láminas de mylar, bandejas de acrílico o cartón, sujetándolas cuidadosamente con ganchos
plásticos o inoxidables sobre piecitas o tiras de papel o cartulina, colocándolos en posición horizontal
preferiblemente (bastidores de liencillo o malla plástica o mosquiteros); diagonal o verticalmente
agarrados de varias filas de cuerdas recubiertas.
Consideraciones para el secado
Las películas de microfilm, de cine, negativos y diapositivas se deben mantener húmedos hasta el
momento en que puedan ser tratados por un experto, favoreciendo que los procesos de endurecido y
secado se lleven a cabo con métodos y equipos coherentes o iguales con el procesamiento fotográfico
original. Las obras fotográficas sin montajes ni anotaciones se podrán llevar al proceso de congelación en
caso de que no se disponga prontamente de personal o métodos adecuados para el enjuague y el
secado.
Desventajas del secado:
Secado al aire
Si no se dispone de ninguna otra alternativa de rescate, el secado al aire exige una mayor intensidad del
trabajo y de personal a cargo, favorece la continuación del proceso de distorsión y de generación de
manchas producidas por el agua y de no tener controlada la temperatura ambiental se presentará
proliferación de microorganismos como el hongo, aún después que los materiales parezcan secos.
Congelamiento
El proceso de congelamiento / descongelamiento / secado al vacío, aunque se trata del proceso más
rápido, inevitablemente presenta humedad durante parte del ciclo. El secado por congelamiento sin una
cámara al vacío se puede realizar en un congelador libre de escarcha teniendo en cuenta que no se
deben usar aquellos que hayan sido utilizados para exhibir o almacenar alimentos, que no cumplan con
los parámetros de congelación requeridos o que hayan presentado indicadores de contaminación sin
tratar. Es necesario contar con un profesional de microbiología o química para realizar este proceso. En
la siguiente página presentamos una tabla con los diferentes tipos de secado que nos permite establecer
las diferencias metodológicas, de recursos, ventajas e inconvenientes de cada uno.
4
Liofilización: método que consiste en deshidratar un objeto para conservarlo, sometiéndolo a una rápida congelación y eliminando el hielo
posteriormente mediante un ligero calentamiento al vacío que lo transforma en vapor.
Versión:
Tabla de tipos de secado
Tipo de
Metodología Medios necesarios Disponibilidad Coste Ventajas Inconvenientes
secado
Los documentos se colocan en Cuerdas. Muy buena. Muy bajo. Muy sencillo, aplicable en casi Deformación en los documentos.
posición adecuada al peso, formato Deshumidificadores. todas las situaciones. Daños en las encuadernaciones.
Ventilación y grado de humedad para ser Mesas amplias. El secado se controla Peligro de microorganismos.
secados por corrientes de aire frías Papel secante. directamente. Espacios amplios controlados.
y secas. Ventiladores. Es rápido.
Hojas de papel absorbente se Deshumidificadores. Muy buena. Bajo-Medio Muy sencillo, aplicable en casi Consume mucho material.
intercalan entre las hojas mojadas. Mesas amplias. todas las situaciones. Exige una gran dedicación por persona.
Deberán ser periódicamente Papel absorbente en Permite controlar el grado de Peligro de microorganismos.
Absorción
sustitutitas. grandes cantidades. deformación de los documentos.
Ventiladores. Excelente en documentos
especialmente vulnerables.
Los documentos se empaquetan Bandas de papel kraft o de Media. Medio. Control efectivo de No se controla el grado de secado de forma
con bandas de papel e introducidos papel de embalar. Es necesario microorganismos. efectiva.
en un congelador industrial. A Congelador de grandes contactar con Factible en grandes cantidades Riesgo de deformación en los documentos
Congelación partir de -12º C, el hielo se evapora dimensiones o camión empresas que de documentos dañados. encuadernados.
lentamente. congelador. provean Reduce el grado de No apto para materiales de gran valor.
servicios. compactación del papel Incremento del costo en la medida en que
estucado o encolado hidrófilo. aumenta el tamaño del siniestro.
Los documentos se colocan entre Bolsas de vacío. Buena. Máquina de El sistema es excelente. En volúmenes encuadernados hay que
paquetes de papel absorbente y Papel absorbente en vacío, Medio. Reduce efectivamente el riesgo controlar la deformación intercalando hojas
envueltos en plástico de paletizar. grandes cantidades. de microorganismos. de papel absorbente para compensar el
Vacío
El conjunto se coloca en una bolsa Plástico de paletizar. El resto del Reduce el grado de deformación. grueso de la costura.
de plástico y se sella al vacío. Selladora de vacío. proceso, Sistema rápido y fiable. Las bolsas mal selladas pierden el vacío con
Medio-Bajo. rapidez.
Los documentos se congelan Cámara de liofilización de Mala. Alto. Reduce la deformación de los Puede dañar documentos de gran valor,
previamente. Se introduce en una gran tamaño. materiales. especialmente pergamino, cuero y
cámara reduciendo la presión Congelación previa. Excelente con materiales fotografías.
Liofilización
atmosférica para sublimar el hielo. estucados.
Control efectivo de
microorganismos.
La literatura es escasa y confusa, Horno microondas. Excelente. Bajo. Disponibilidad y bajo coste. Daños irreversibles en la celulosa.
sin embargo, se recomienda el Papel secante. Produce condensación en el interior, por
tratamiento de documentos con ello se debe abrir el horno con frecuencia.
hongos o mojados. En el Produce carbonización en documentos con
Microondas
microondas se introduce el legajo y partículas metálicas.
se irradia en turnos hasta su secado El secado es irregular.
completo. No se especifica la
potencia.

Versión:
C. Adecuación del área afectada
Medidas preventivas por la emergencia:
Una vez realizadas las tareas de identificación, empaquetado y traslado de las obras destinadas a
primeros au7xilios, inicie con su equipo las tareas propias de devolver las condiciones ambientales
adecuadas, priorizando las obras o colecciones que no fueron afectadas. La protección del material no
afectado se centra en disminuir el riesgo sobre ellas y llevar de nuevo la humedad relativa adecuada al
área. Esto implica en muchos casos retirar del lugar de almacenamiento de las obras todos aquellos
objetos que hayan absorbido agua y suciedad (estantería de madera, muebles, cajas, carpetas) para
impedir la proliferación de cultivos de microorganismos. De igual forma, todos aquellos agentes
generadores de calor deben ser apagados o removidos (computadores, calefacciones, y otros aparatos
electromagnéticos.)
Medidas correctivas por la emergencia:
Devolver o mejorar las condiciones del área afectada implica realizar:
a) Descarte.
b) Desinfección.
c) Reposición.
d) Readecuación.
Los costos o implicaciones que se generan en la entidad deben estar previamente contemplados dentro
de la planificación y muchas veces son argumentos para gestionar los recursos que minimicen los
riesgos. Debido a que se debe actuar con la mayor celeridad, las tareas de readecuación serán más
rápidas y efectivas si se cuenta con costos estimados, listas de proveedores eficientes y presupuestos
claros

Versión:
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General de la Nación, 2011.
Ley 1523 de 2012 “por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se
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Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional. Consultada en
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Sánchez Hernampérez, Arsenio. Políticas de conservación en bibliotecas. Madrid: Arco Libros S.L., 1991.

Versión:
Sánchez Hernampérez, Arsenio. Unidades didácticas para el Máster de bibliotecas y patrimonio

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Waller, Robert (1994). «Conservation risk assessment: a strategy for managing resources for preventive
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Zapata Cárdenas, Carlos. Elaboración de Planes de Contingencia en Archivos. Bogotá: Archivo General de
la Nación, 2011.

Versión:
Anexo 1
Registro de seguimiento a emergencias de la Red Nacional de Bibliotecas.
SEGUIMIENTO A EMERGENCIAS
DE LA RED NACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS
Datos del
contacto Estado Descripción del caso mes a mes Ubicación de
Departamento Remitente Descripción Estado de la
Biblioteca para del Semana información
Municipio del caso del caso documentación
seguimiento caso adicional
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
del caso

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De igual forma, la “Política de preservación del patrimonio bibliográfico y documental en custodia de la

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Sobre el ©opyright y los derechos de autor del Manual de gestión de riesgos.

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Gestión de riesgos en bibliotecas

La base teórica de la planificación de riesgos es la vida diaria. En conservación, las decisiones se

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Capítulo 1: Conocimiento del riesgo

1 Conceptos generales sobre regulación de riesgos en Colombia

2 Valoración global de riesgos

1) fuerzas físicas directas (choques, vibraciones, abrasión y gravedad)

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 Eventos únicos, poco comunes y catastróficos, que provocan importantes pérdidas de

De acuerdo con la ocurrencia del riesgo podemos clasificarlos en eventos:

2.1 Aproximación a una metodología propia para clasificación de riesgos en bibliotecas

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Correspondencia con los

Seres humanos / objetos o

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Mencionábamos ya sobre la relación hombre/colección. En este sentido, por ejemplo, un mobiliario

2.2 Conceptos básicos para recordar

 Desde la perspectiva de la conservación preventiva, los deterioros son la materialización de un

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3 La identificación de riesgos de acuerdo con el contexto

Todos los objetos de una colección deben estar inventariados, catalogados y

En relación con los contextos podemos generalizar así:

Se asocian riesgos cuando los embalajes no son apropiados y tienen materiales

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Y adicionalmente en el entorno tecnológico así:

Los agentes de riesgos identificados, además de los naturales, como incendio,

En relación con la protección de datos, se asocian riesgos relacionados con la

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Capítulo 2: Reducción del riesgo

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Fuente Agentes Descripción de efectos o Número de Consecuencias Factor de

A manera de ejercicio, realicemos la evaluación de riesgos en el siguiente escenario:

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La reducción del riesgo es el segundo componente de manejo integral de riesgos en bibliotecas de

Por ejemplo: desechando objetos, muebles, estantes y máquinas obsoletas o

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.

En este sentido esta actividad invita a estandarizar o normalizar cuál es el sitio

Limpieza y revisiones diarias.

La limpieza ayuda a mantener los espacios en condiciones de buen aspecto y

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Capítulo 3. Manejo de desastres

3.1 Elementos del manual de emergencias y desastres en una biblioteca

 Estar escrito y redactado de forma clara, precisa y corta.

 Publicar una copia en una zona visible de la biblioteca.

 Entregar una copia al personal de vigilancia.

 Ser de conocimiento de cada funcionario, por ello es importante publicarlo en la intranet y

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La estructura del Manual es la siguiente:

Listado de materiales, ubicación y cantidades disponibles.

8. Prioridades de Corresponde a la selección documental previamente realizada y ubicada en planos.

13. Anexos Listado con hojas de recursos y otras informaciones adicionales.

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3.2 Pasos para la preparación general de un plan de emergencias para documentos

Conozca, adelante o promueva los planes de emergencia de la localidad, de la entidad, municipio, o

3.3 Consideraciones para la efectividad del plan de emergencias