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INTRUCTIVO DE PROCESOS DE CUENTAS POR COBRAR Y TESORERIA

INSTRUCTIVO DE PROCESOS DE CUENTAS POR


COBRAR Y TESORERIA
INTRUCTIVO DE PROCESOS DE CUENTAS POR COBRAR Y TESORERIA

CONTENIDO

 DESCARGA DE COMPROBANTES DE PAGOS DIARIOS DEL BANCO


 AUXILIAR PARA CONSULTAR LOS SALDOS QUE TIENEN LOS SOCIOS DEL MES
ANTERIOR
 ELABORACION RECIBOS DE CAJA 040-041-410-060-061
 ELABORACION DE NOTAS CREDITO 050-051
 ELABORACION FACTURA 020

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PASOS PARA EL INGRESO DE UN NUEVO SOCIO


EN ELPROGRAMA NOVASOFT Y SOCIOS.
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INGRESO DE SOCIOS AL PROGRAMA NOVASOFT

SE DEBE TENER EL SIGUIENTE FORMATO TOTALMENTE DILIGENCIADO POR


EL NUEVO SOCIO Y SUS BENEFICIARIOS, CON SU RESPECTIVA FOTO, COPIAS
DE SUS DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION Y FIRMADOS.
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INGRESAR AL PROGRAMA NOVASOFT CUENTAS POR COBRAR-ARCHIVOS-


MAESTROS-CLIENTES

INGRESAR TODOS Y CADA UNO DE LOS GASTOS QUE ANTERIORMENTE SE


SUMINISTRARON EN EL FORMULARIO FISICO, COMO SE MUESTRA A
CONTINUACION:
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CLIC EN LAS FLECHAS PARA PASAR DE UNA


PÁGINA A OTRA

EN LA SEGUNDA PAGINA SE ENCUENTRA EL REGISTRO DE LOS


BENEFICIARIOS, EN EL CUAL SE INGRESA LA CATEGORIA, APELLIDOS Y
NOMBRES Y LA FECHA DE NACIMIENTO DE CADA UNO.
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INGRESO AL PROGRAMA SOCIOS:

INGRESAR CADA UNO DE LOS DATOS DEL NUEVO SOCIO Y SUS


BENEFICIARIOS COMO SE MUESTRA A CONTINUACION, TOMANDO COMO
BASE EL FORMATO FISICO YA ANTES DILIGENCIADO.
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PASOS PARA DESCARGAR


COMPROBANTES DE PAGO
DIRECTAMENTE EN LA
PAGINA WEB DEL BANCO
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DESCARGA DE COMPROBANTES DE PAGOS DIARIOS

BANCO GNB SUDAMERIS

https://www.gnbsudameris.com.co/

*BANCA VIRTUAL - EMPRESAS-NIT JURIDICO


*860006800
*USUARIO
*CLAVE
*TOKEN # QUE ARROJE EL TOKEN

CUENTA CORRIENTE 9425


CUENTA DE AHORROS 4210
*CONSULTAR
*VER RANGO DE FECHAS----ENTER

*FECHA INICIAL= DIA ANTERIOR


*FECHA FINAL = DIA ANTERIOR
*CATEGORIA = TODOS

NOTA (en la lista mirar cuales son los créditos (C) CLIC EN LA FLECHA VERDE E IMPRIMIR)

NOTA (las notas crédito que esté a nombre de MILENA O DE GLORIA NO IMPRIMIR,
PUESTO QUE SON LAS CONSIGNACIONES EN EFECTIVO QUE SE ENVIAN CON EL
MENSAJERO.)

NOTA (Ordenarlos por número de cuenta 9425-4210)

A CONTINUACION ENCONTRARA EL PASO A PASO


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PASO 1
*BANCA VIRTUAL - EMPRESAS-NIT JURIDICO
*860006800
*USUARIO
*CLAVE
*TOKEN # QUE ARROJE EL TOKEN
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*DAR CLIC EN CONSULTAR, SEGÚN SEA LA CUENTA 9425-CUENTA CORRIENTE O 4210


CUENTA DE AHORROS.

*INGRESAR LA FECHA QUE SE QUIERE CONSULTAR Y EN TIPO DE MOVIMIENTO


SELECCIONAR TODOS.
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* VERIFICAR LOS DEPOSITOS QUE NOS REALIZARON, SE RECONOCEN POR TENER LA


LETRA (C), DAR CLIC EN LA FLECHA VERDE PARA VER EL DETALLE.

NOTA: LOS QUE ESTEN A NOMBRE DE MILENA O GLORIA NO SE IMPRIMEN YA QUE SON
CONSIGNACIONES EN EFECTIVO QUE ENVIAN CON EL MENSAJERO Y EL SE ENCARGA DE
ENTREGAR EL COMPROBANTE PERSONALMENTE.

*IMPRIMIR, INDIVIDUALMENTE CADA DEPOSITO.


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*PARA LA CONSULTA DE RECAUDOS TAN SOLO SE INGRESA LA FECHA A CONSULTAR.

*SE IMPRIME TODA LA PAGINA.


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AUXILIAR PARA CONSULTAR LOS SALDOS QUE TIENEN LOS SOCIOS DEL MES ANTERIOR,
PARA LA ELABORACION DE RECIBOS DE CAJA.

PROGRAMA CONTABLE NOVASOFT

*CUENTAS POR COBRAR


*REPORTES
*EJECUCION DE REPORTES
*CARMEL CLUB CAMPESTRE
*013- RESUMEN DE EXTRACTO DE CUENTA
*ARCHIVO PLANO
*AÑO 2017
*PERIODO: MES ANTERIOR
*GUARDAR

NOTA (luego de tener el archivo organizado, empezar a buscar cada uno de los valores
que descargamos en el banco y en el recibo escribir a quien corresponde para luego hacer
el recibo de caja)
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PASOS PARA LA
ELABORACION DE RECIBOS
DE CAJA.
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RECIBOS DE CAJA TIPO- 040

TESORERIA

DOCUMENTOS

040-ABONO A CARTERA

(Solo socios con factura 010)

*FECHA: del comprobante del banco que anteriormente descargamos.

*BANCO: 03= 9425 CORRESPONDE A LA CUENTA CORRIENTE O 13-4210 CUENTA DE


AHORROS.

CHEQUE: se ingresa la palabra TRANSFER.

SOCIO: Código o identificación del socio.


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CASOS ESPECIFICOS QUE SE PRESENTAN CONTINUAMENTE.

CASO1

cuando el deposito es de cajas de compensación familiar, por lo general son incapacidades


(PREGUNTAR A JENNY DE QUIEN SON TELEFONICAMENTE LUEGO DE ESO ENVIAR UN
CORREO CON COPIA DEL RECIBO DEL BANCO SOLICITANDO QUE ESPECIFIQUE DE QUIEN ES
DICHO PAGO)

CASO 2

Cuando en el recibo del banco aparece el nombre de la razón social (MIRAR COPIAS DEL
LISTADO SOCIOS JURIDICOS E IDENTIFICAR A QUE SOCIO PERTENECE)

CASO 3

Los socios 0436 y 0711 pagan desde Medellín, en este caso sacamos el reteiva de las facturas
de los dos (SE HACEN DOS RECIBOS UNO POR ABONO A CARTERA EL OTRO 041- CUOTA
EXTRAORDINARIA)
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RECIBOS DE CAJA 041

TESORERIA

DOCUMENTOS

NOTA (todo lo que este facturado con la FC 020)


* CITY HALL
*PROM
*ATC
*MARKETMEDIOS
*UNIVERSIDADES
*MASAJISTAS
*TENNIS
*GOLF
*CLARO
*CESA
NOTA (En el banco aparece un valor menor al de la factura ya que nos practican retenciones)

NOTA (el recibo se hace por el valor de las bases en las que nos sacan retenciones, ver
extracto, todo el año se le factura lo mismo)
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INDICACIONES, DE ELABORACION DE RECIBOS DE CAJA TIPO 041 PARA CADA ENTIDAD


CON LA QUE SE LE FACTURA CON UN TIPO 020

ATC

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0 13(4210)

CHEQUE: TRANFER BANCO


DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 08-ALQUILERES
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE NIT * * 188

NOTA(NOS ENVIAN UN CORREO ESPECIFICANDO A QUE FACTURAS CORRESPONDE EL PAGO QUE HACEN, se imprime y se adjunta al
recibo de caja)

CITY HALL

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0 13(4210)

CHEQUE: TRANFER BANCO


DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 30-fiestas city hall
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
depende del
# DE NIT
evento
* *
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PROFESORES-MASAJISTAS-GOLF-TENNIS

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO
DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 08-ALQUILERES
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE CEDULA * * 185(masajista)

184 (golf tennis)

TENNIS-PROFESOR TRIANA

FUNDACION AMIGOS DE LA RAQUETA-COORPORACION EUROAMERICANA

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO
DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 08-ALQUILERES
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE NIT * * 110 (134530009)
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ALQUILER DE CANCHAS DE FUTBOL CAMPOS DEPORTIVOS

CESA-U ANDINA-EAN-FABIAN VARGAS-LUCAS MARROQUIN-GOAL BUSINIS-MILLONARIOS-SANTA FE

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO
DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 08-ALQUILERES
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE NIT * * 112

ABIERTO Y PUBLICIDAD DE GOLF

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO
DESCRIPCION ABONO FACTURA ALQUILER DE ESPACIO
TIPO DE
EVENTO 21-PARA PUBLICIDAD-ABIERTO DE GOLF
TIPO DE
EVENTO 11-INSCRIPCIONES -TORNEO INTERNO DE GOLF
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE CEDULA * * 104 (130505010)
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NOTA( Mirar el extracto del socio)

PROM- U OTRO EVENTO

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0 13(4210)

CHEQUE: TRANFER BANCO


SEGÚN SEA EL TIPO DE
DESCRIPCION EVENTO
TIPO DE
EVENTO 24 (O MIRAR QUE OTRO)
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA LA
TERCERO TOTAL PAGO GRABAR PERSONA
109(CUANDO
# de cc
ES DE SOCIOS

108 (FIESTAS
PARTICULARES)

*VENTA DE :
*FICHAS PERDIDAS
*DEMAS ELEMENTOS DADOS DE BAJA

APROVECHAMIENTOS

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO
DESCRIPCION VTA DE ---
TIPO DE
EVENTO 43-APROVECHAMIENTOS
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE CEDULA * * 118 (138095030)
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ATC
MARKET
MEDIOS
CHAMORRO
CLARO

APROVECHAMIENTOS-SERVICIOS PUBLICOS

FECHA: del recibo del banco


BANCOS: 03(9425) 0

CHEQUE: EFECTIVO TRANSFE


DESCRIPCION VTA DE ---
TIPO DE
EVENTO 43-APROVECHAMIENTOS
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA
TERCERO TIPO REF DOCUMEN.REF PAGO GRABAR LA PERSONA
# DE NIT * * 187 (134530010)
reintegros
varios
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RECIBOS DE CAJA 410

TESORERIA

DOCUMENTOS

410-RECIBOS DE CAJA PARA EFECTIVO


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FECHA: del dia que entregan el efectivo


BANCO
S: 03(9425)
CHEQU
E: EFECTIVO
DESCRI VENTAS DE (TABERNA)-(PROM)-(CITY HALL) DEL DIA QUE ME DIGAN Y EL NOMBRE DE
PCION QUIEN ME ENTREGA
TERCER IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA
O TOTAL PAGO GRABAR NOSOTROS OTRA PARA LA PERSONA
997 001
MONTO RECIBIDO

410-RECIBOS DE CAJA PARA BAUCHER


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NOTA( mirar que no halla dinersclub)


NOTA( sumar cada baucher antes de hacer el recibo para comprobar valores )

FECHA: del día que entregan el efectivo


BANCOS: 03(9425) 0 08(2496) 02(3593) (PARA DINERSCLUB)
CHEQUE: CREDITO
DESCRIPCI TC VENTAS DE (AYB)-(PROM)-(CITY HALL) (GREE FEE) DEL DIA QUE ME DIGAN Y EL
ON NOMBRE DE QUIEN ME ENTREGA
IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS
TERCERO TOTAL PAGO GRABAR OTRA PARA LA PERSONA
998 002
MONTO RECIBIDO
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410-RECIBOS DE CAJA SOBRANTE DE CAJA

FECHA: del dia


BANCOS: 03(9425) 0
CHEQU
E: EFECTIVO TRANSFE CREDIT
DESCRI SOBRANTE DE CAJA VENTAS DE ---------DEL 15/08/2017 ((CUANDO ES DE SOCIOS
PCION MAYOR VALOR CONSIGANADO POR EL SOCIO #----)
TERCER IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA
O TOTAL PAGO FLUJO BASE NOSOTROS OTRA PARA LA PERSONA
CC
LILIANA-
VIVIANA- 004 001 VALOR
JOSE MONTO NETO
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RECIBOS DE CAJA 060-ANTICIPOS SOCIOS

TESORERIA

DOCUMENTOS
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060-280595-ANTICIPO SOCIO

DESCRIPCI ANTICIPO A FACTURA


ON ####
FLUJ GRABA IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA LA
SOCIO TOTAL O R PERSONA
VALOR
### DE NIT DEL
01
O CC ANTICIP
O

NOTA: REVISAR FACTURAS -VER CUANTO PAGO


REVISAR EXTRACTO DE CLIENTE-VER CUANTO DEBE
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RECIBOS DE CAJA 061-ANTICIPO EVENTOS

TESORERIA

DOCUMENTOS

NOTA (gloria pasa un formato firmado para poder hacer el recibo de caja de lo contrario
no)

NOTA (Cuando el tercero no está creado decirle a GLORIA que lo cree)


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1345030010

REVISAR FACTURAS -VER CUANTO PAGO


REVISAR EXTRACTO DE CLIENTE-VER CUANTO DEBE

DETALLE SEGÚN DIGA CAMILA O ANGELA


TIPO DE EVENTO SEGÚN EL EVENTO QUE SEA
CATEGORIA 01

SOCIO TOTAL GRABAR IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS OTRA PARA LA PERSONA

### DE NIT valor recibo


del banco NOTA (AL GRABAR CAMBIAR LAS CUENTAS A 280505)
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PASOS PARA LA
ELABORACION DE CUADRE
DE RECIBOS DE CAJA.
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CUADRE DE CAJA

*RECOLECTAR TODOS LOS RECIBOS DE CAJA QUE SE HICIERON EN EL DIA.

GENERAR LISTADO DE RELACION-CCC_001


1 TESORERIA
2 REPORTES
3 EJEC. RECPORTES
4 CARMEL CLUB CAMPESTRE
5 CCC-001 LISTADO RELACION DE INGRESO
6 IMPRESORA--FECHA DEL DIA DEL ARQUEO

PASO 1/2/3/4

PASÓ 5
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PASÓ 6- LISTADO DE RELACION: se relacionan cada uno de los recibos de caja físicos con
sus respectivos soportes del banco, verificando tipo de documento, tercero, numero de
consecutivo, fecha, y su respectivo valor y concepto.

NOTA: la suma de todos los recibos de caja físicos deben ser igual al total general de
este reporte.
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GENERAR LISTADO FINAL TES0006


1 TESORERIA
2 REPORTES
3 EJEC. RECPORTES
4 CARMEL CLUB CAMPESTRE
5 TES0006- LISTADO DE AFECTACION CONTABLE
6 PANTALLA--FECHA DEL DIA DEL ARQUEO
7 REVISAR CUENTAS
8 IMPRIMIR---ADJUNTAR RECIBOS CON SOPORTES

PASO 1/2/3/4

PASO 5
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PASO 6/7/8: En este listado se verifica que las cuentas contables sean correctas y que
los valores coincidan con cada uno de los recibos de caja.

NOTA: una vez verificada la caja del día que se esté realizando, se imprime el listado y se
adjuntan todos los recibos de caja con sus respectivos soportes del banco y se pasa a
contabilidad para que sigan el proceso de revisión.
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PASOS PARA LA
ELABORACION NOTAS
CREDITO.
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NOTAS CREDITO 051-LAVANDERIA KASH

CUENTAS POR COBRAR

DOCUMENTOS
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APROVECHAMIENTOS

1345030010

REVISAR FACTURAS -VER CUANTO


PAGO
REVISAR EXTRACTO DE CLIENTE-
VER CUANTO DEBE
del dia que se
FECHA hace
VR CRUCE DE CUENTAS X
DETALLE COBRAR CONTRA CXP
TIPO DE
EVENTO 43
CATEGORIA 01

MODELO GRA IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS


SOCIO CONT CONCEPTO BAR OTRA PARA LA PERSONA
Cruce de
### DE NIT cuentas factura NOTA (AL GRABAR CAMBIAR LAS CUENTAS
151 # 1--133010 Y 2---134530010
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NOTAS CREDITO 051- ATC-CLARO-MARKETMEDIOS-CESA

CUENTAS POR COBRAR

DOCUMENTOS

NOTA(imprimir listado de cartera- CUENTAS X COBRAR----- EJECUCION DE PROCE---- CARMEL


CLUB----009---CARTERA EVENTOS---IMPRIMIR AL DIA DE HOY)

CUENTAS PARA
NIT RAZON SOCIAL CONCEPTO NC CAMBIAR
COMUNICACIÓN CELULAR RTE IVA-RTE ICA-RTE
800153993 CLARO FUENTE 134530010
RTE IVA-RTE ICA-RTE
900377163 ATC FUENTE 134530010
830104453 MARKEETMEDIOS RTE IVA-RTE ICA 134530010
860045740 CESA RTE ICA 134530002
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PARA RETENCIONES QUE NOS PRACTICAN

REVISAR FACTURAS -VER CUANTO PAGO


REVISAR EXTRACTO DE CLIENTE-VER
CUANTO DEBE
del dia que se
FECHA hace
DETALLE RETENCIONES(reteiva rete ica rte fuente) de las facturas
TIPO DE
EVENTO 8
CATEGORIA 01

CONCEPT IMPRIMIR DOS COPIAS 1PARA NOSOTROS


SOCIO MODELO CONT O GRABAR OTRA PARA LA PERSONA
193 RTEIVA 192 NOTA (AL GRABAR CAMBIAR LA SEGUNDA
Cruce de
(RETE ICA) CUENTA)
### DE NIT cuentas
206(RTE
factura #
FUENTE)
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NOTAS CREDITO 050- SOCIOS

CUENTAS POR COBRAR

NOTA (primero se imprime un listado de cartera)

Reportes---ejecución de reportes---- CARMEL CLUB CAMPESTRE----011-cartera x edades


socios (uno de los listados que pide don javier)

MIRAR Y RESALTAR EN EL LISTADO EL SALDO DE LOS JURIDICOS PARA REALIZAR LA NC

POR LO GENERAL SON


#SOCIO RAZON SOCIAL CONCEPTO DE LA NOTA
0015 WEST POINT SAS RTE ICA
0057 COMPAÑÍA RTE IVA
BOGOTANA
0078 SUTEX RTE IVA
0178 UNIPLAST SA RTE ICA
0220 INVERHAY LTDA RTE ICA
0436 TEJILAR SA RTE IVA
0473 PERMODA LTDA ICA-RTE ICA-RETE FUENTE (ellos nos envían los impuestos
discriminados)
0711 TEJILAR SA RTE IVA
0724 INVERHAY LTDA RTE ICA
0745 TEXDORAR SA RTE ICA
0756 DISONEY SA RTE ICA
0346 INDUSTRIAS ICA- RTE ICA- RETEFUENTE
TEYLOR
0314 MODA NOVA RTE IVA
0522 GRUPO DECOR RTE IVA-RTE ICA
6066 SAMSUNG RTE IVA-RTE ICA

NOTA (descargar facturas para calcular valor)

En el extracto del cliente copiar el # de la factura-PROCESOS ESPECIALES---- EJECUCION


DE PROCESOS--- CARMEL CLUB CAMPESTRE---53021(IMPRESIÓN FAC ARCHIVO)
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REVISAR FACTURAS -VER CUANTO PAGO


REVISAR EXTRACTO DE CLIENTE-VER CUANTO DEBE
FECHA día que se causa
DETALLE V/R RTE ICA O RTE IVA O RTE FUENTE O ICA DE LA FACTURA #----

CATEGORIA 01

SOCIO MODELO CONT TIP REF DOC REF CONCEPTO GRABAR IMPRIMIR
189 (RTE ICA) DOS COPIAS
190(RTE IVA) 1PARA
244 (RTEFTE) NOSOTROS Y
OTRA PARA
### SOCIO RETE IVA O RTE ICA O RETE FUENTE
EL FOLDER
DEL SOCIO
ADJ LA
* * FACTURA
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PASOS PARA LA
ELABORACION FACTURAS
TIPO 020-EVENTOS
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FACTURAS 020-EVENTOS

CUENTAS POR COBRAR

*EL AREA DE EVENTOS CREA LOS CLIENTES A QUIENES SE LES FACTURARA EL EVENTO

*EVENTOS TRAE PRECUENTA----VERIFICAR VALOR DEL IVA----DEL IPOCONSUMO---- DEL


SERVICIO 10%

BASE DEL IVA

se toma del total que aparece en la parte DETALLE

BASE DEL IPOCONSUMO

se toma del total de la parte ALIMENTOS Y BEBIDAS

BASE DEL SERVICIO 10%

se toma del total de la parte ALIMENTOS Y BEBIDAS


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020- FACTURA EVENTOS

FECHA del dia que se hace


DETALLE el que aparece al comienzo de la precuenta (REF)
DIAS PLAZO 8 SIEMPRE
TIPO EVENTO * BUSCAR DEPENDE EL EVENTO QUE SEA LA PRE CUENTA
FECHA DE LA QUE TENGA LA PRE
EVENTO * CUENTA
CATEGORIA 01
C DE MOD
SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO
19 VALOR BASE DEL
##### NIT ENTER ENTER 062
% DETALLE
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 075 VALOR TOTAL


ALIMENTOS
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 076


VALOR TOTAL BEBIDAS
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 076


VALOR TOTAL LICORES
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO
19 VALOR TOTAL
##### NIT ENTER ENTER 078
% DESCORCHE
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 061


VALOR DEL SERVICIO
C DE MOD
NUEVO SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 185 VALOR DEL


IPOCONSUMO
AL GRABAR PONER BASE DEL IVA
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DEPOSITO DE CONSUMO

020-INGRESO SOCIO-DEPOSITO DE CONSUMO


DEPOSITO DE CONSUMO: SIN IVA
clases de socios deposito mod contable
usuarios $ 5.000.000 069
juridicos $ 1.000.000 073
activos $ 1.000.000 068
ausentes del 20% y 50% $ 1.000.000 068
adj comunitarios $ 1.000.000 071
embajada $ 5.000.000 054
diplomaticos $ 5.000.000 074
adj comuni.no residente $ 1.000.000 071

FECHA del dia que se hace


DETALLE DEPOSITO DE CONSUMO (depende clase de socio)
DIAS PLAZO 8 SIEMPRE
TIPO EVENTO 57
FECHA DE EVENTO la de hoy
CATEGORIA 01
SOCIO SUCURSAL C DE COSTOS MOD CONTABLE IVA NETO
SEGÚN
##### NIT ENTER ENTER 069 CLASE DE
SOCIO
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ADMISION SOCIO
020-INGRESO SOCIO-ADMISION
ADMISION INGRESO: TIENE IVA
clases de socios VALOR mod contable
usuarios 5,000,000 +IVA 006
usuarios especiales 1,000,000+IVA 213 POR 5 AÑOS

FECHA del dia que se hace

DETALLE ADMISION INGRESO USUARIO####


DIAS PLAZO 8 SIEMPRE
TIPO EVENTO 88
FECHA DE EVENTO la de hoy
CATEGORIA 01
SOCIO SUCURSAL C DE COSTOS MOD CONTABLE IVA NETO

##### NIT ENTER ENTER 006 O 213 19% SEGÚN CLASE


DE SOCIO

CUOTA DE SOSTENIMIENTO
020-INGRESO SOCIO- CUOTA DE SOSTENIMIENTO
mod
clases de socios Cuota contable
usuarios $ 1.850.000 + IVA 008
usuarios referenciados $ 1.650.000 + IVA 008
juridicos $ 1.250.000 + IVA 001
activos $ 1.250.000 + IVA 001
ausentes del 20% y 50% $ 1.000.000 + IVA 068
adj comunitarios $ 750.000 + IVA 012
embajada $ 1.400.000 + IVA 009
diplomaticos $ 1.250.000 + IVA 014
adj comuni.no residente $ 1.250.000 + IVA 012

FECHA del dia que se hace


DETALLE DEPOSITO DE CONSUMO (depende clase de socio)
DIAS PLAZO 8 SIEMPRE
TIPO EVENTO 82
FECHA DE EVENTO la de hoy
CATEGORIA 01
C DE MOD IV
SOCIO SUCURSAL COSTOS CONTABLE A NETO
SEGÚN
##### NIT ENTER ENTER 069 CLASE DE
SOCIO
INTRUCTIVO DE PROCESOS DE CUENTAS POR COBRAR Y TESORERIA

ALQUILERES DE ESPACIO GOLF-TENNIS-MASAJISTAS-MANICURISTAS-ESTETICISTAS

020 ALQUILER ESPACIO


ALQUILERES: TIENE IVA
ESPACIO VALOR SIN IVA VALOR MAS IVA mod contable
cancha de golf 42.017,00 50.000,00
cancha de tennis 42.017,00 50.000,00
masajistas 126.050,00 150.000,00
Manicurista y peinadora 126.050,00 150.000,00
esteticista 126.050,00 150.000,00
FECHA FIN DE MES

DETALLE ALQUILER ESPACIO


DIAS PLAZO 8 SIEMPRE
TIPO EVENTO 8
FECHA DE EVENTO fin de mes
CATEGORIA 01
SOCIO SUCURSAL C DE COSTOS MOD CONTABLE IVA NETO
VALO
R
19
##### CC ENTER ENTER 198 ANTE
%
S DE
IVA
AL GRABAR PONER BASE DEL IVA Y SE IMPRIMEN DOS COPIAS 1 PARA LUZ OTRA PARA MILENA
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PASOS PARA LA
ELABORACION DE NOTAS
DEBITO PARA CHEQUES
DEVUELTOS.
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030-NOTAS DEBITO PARA CHEQUES DEVUELTOS


FECHA DEL DIA QUE SE VAYA HACER
CHEQUE
DETALLE DEVUELTO
CATEGORIA O1

MOD
SOCIO CONTABLE NETO CONCEPTO
148(cheques
# DE SOCIO dev) valor cheque cheque dev x fondos insuficientes #cheque

NOTA( cuando traen el cheque devuelto, sacar dos copias y poner datos del socio o la persona del
evento en la parte de atrás)
NOTA( cuando el cheque devuelto es de un socio llamamos a avisar)
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PASOS PARA EL INGRESO Y


DIGITACION DE VALES.
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CONCEPTOS DE CAUSACION PARA LA DIGITACION DE VALES

13 CARNETS
15 BOLAS DE PRÁCTICA - GOLF
16 INVITADOS
18 VALERAS
15 BOLAS DE PRÁCTICA - GOLF
22 AGUINALDO EMPL.
23 MÁQUINAS DE AFEITAR
25 TALEGAS DE GOLF
26 HANDICAP
27 TOR.INT.GOLF SOCIO-CADDIE
28 PRORROGA TARJETA TURIST
31 FUN GALI IMPLEMENTO
33 SUMMER CAMP
34 INSCRIPCIONES MACABIADA
35 AGUINALDO CADDIES
36 FUND.EDUC.Y CULTURAL WIZ
37 INSCRIP.ABIERTO DE GOLF
40 UNIFORMES
43 TORN.DE GOLF WIZO – SEFARADI
52 GUSTAVO MATAMOROS
54 ACTIVIDADES PURIM
55 POSTRES JOYCE
61 VALES WIZO
72 MACABIADA DEL RECUERD
85 TORNEO DE BRIDGE
89 GREEN FEE SOCIOS
90 INSCIP TORNEO GOLF INTERCLU
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INGRESAR POR MODULO DE CUENTAS POR COBRAR-ARCHIVOS-MAESTROS-CONCEPTOS


DE CAUSACION.

EJEMPLO DE FORMATO FISICO DE VALE:


Debe ir el número de acción del socio.

Numero consecutivo del vale

El valor por el cual se


hizo el vale

Debe ir especificado el concepto


por el cual se realiza el vale.

Debe ir la firma
del socio
autorizando el
vale

Debe ir la fecha en la
que se realizó el vale
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SE INGRESAN LOS DATOS QUE APARECEN EN EL VALE FISICO:

SOCIO: NUMERO DE LA ACCION DE LA PERSONA


DOCUMENTO: NUMERO DEL CONSECUTIVO DEL VALE FISICO
CODIGO: SEGÚN SEA EL CONCEPTO DE CAUSACION
FECHA: LA QUE APARECE EN EL VALE
AÑO Y PERIODO: ACTUAL
VALOR: POR EL QUE ESTA EN EL VALE
IVA: ENTER
DESCRIPCION: ENTER
MODELO CONTABLE: APARECE AUTOMATICAMENTE
GRABAR.
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CRUCE Y CUADRE DE VALES FIN DE MES

GENERAR LISTADO CCC_020:

CUENTAS POR COBRAR-REPORTES-EJECUCION DE REPORTES-CARMEL CLUB CAMPESTRE-


OPCION CCC_020 LISTADO CONCEPTOS DE CAUSACION.

INGRESAR AÑO PERIODO Y COD_CONCEPTO SEGÚN EL CONCEPTO QUE DESEEMOS


CUADRAR.
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CADA UNO DE LOS VALES FISICOS DEBE ESTAR RELACIONADO CON ESTE LISTADO Y LA
SUMA TOTAL DE LOS VALES DEBE COINCIDIR CON LA DEL LISTADO.

*LUEGO SE IMPRIMEN LOS LISTADOS PARA TENER SOPORTE Y ARCHIVARLOS SEGÚN EL


MES QUE CORRESPONDA.

*SE ARCHIVAN LOS VALES FISICOS POR MES.

NOTA: DESPUES DE CRUZAR Y CUADRAR LOS VALES DE LOS CONCEPTOS DE CAUSACION


15-BOLAS GOLF Y 31- IMPLEMENTOS GALILEA, SE IMPRIMEN LOS LISTADOS Y SE
ENTREGAN AL AREA DE CONTABILIDAD.
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PASOS PARA EL CRUCE DE


ANTICIPOS.
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CRUCE DE ANTICIPOS

CUENTAS POR COBRAR

ARVICHOS

MAESTROS

CRUCE DE ANTICIPOS

NOTA: descargar el listado CCC_013, según el periodo al que corresponda y mirar la


casilla (SALDO PENDIENTE), a los socios que tengan saldos negativos se les ara un cruce
de anticipos.

NOTA: antes de realizar estos cruces de anticipos se debe abrir en otra ventana de
Novasoft el extracto del cliente para saber el número y valor del anticipo y saber el
número y valor de la factura con la cual se va a cruzar
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A continuación aparecerá un recuadro en el cual especifica en la parte izquierda qué tipo


de anticipo queremos cruzar (060-061-062)
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PASOS PARA EL INGRESO


DE NOVEDADES PARA EL
CIERRE.
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INGRESO DE NOVEDADES PARA EL CIERRE DE MES

 todas y cada una de las novedades debe tener firma y sello de la Sra. Mónica
Chaves.
 REVERSION DE FACTURAS: cuando hay que reversar una factura, se genera , se
realiza una nota crédito correspondiente al valor a reversar y se imprimen dos
copias.
 RETIROS: para activos y jurídicos, del socio #1 al 799 se utiliza el código (15) el cual
es DERECHO DE TESORERIA, y para juveniles y usuarios el código 98 luego le
cambiamos el número de categoría a (98) RETIRADO en la parte que está señalada

en color amarillo.
Ingresando al módulo de cuentas por cobrar, archivos, maestros, clientes.
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 y en el programa socios se desmarca en la parte de activo y en categoría nueva


mente se digita el número (98) RETIRADO, en la parte señalada con color amarillo.

 LOCKERS: cuando hay Locker a nombre del socio retirado se anulan.

 TRASPASOS: mirar los formularios de ingreso, reemplazar los datos de ese nuevo
ingreso, quitar beneficiarios y datos del antiguo tanto en el programa NOVASOFT
COMO EN SOCIOS.

 CAMBIO DE RAZON SOCIAL: para realizar un cambio de razón social se deben


tener en cuenta la cámara de comercio y el RUT actualizado, de esa manera se
ara el cambio de un socio persona natural a un socio persona jurídica con el
código de la categoría (22) JURIDICO, se modifica el nombre y apellido por el
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nombre de la razón social, y se cambia de tipo de identificación CC (Cedula) a NIT


(número de identificación tributaria). igualmente en el programa SOCIOS.

 FONDO SOCIAL: de la categoría número 1 a la 22, debe sumar 800 integrantes, el


reporte se genera de cuentas por cobrar, reporte, ejecución de reportes, carmel
club campestre, CCC_ 035 del 01 al 99, y se imprime, para llevar el control de los
socios.
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PASOS PARA REALIZAR EL


CIERRE DE MES.
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CIERRE DE MES

RECOMENDACIONES IMPORTANTES:

*(No debe haber ningún usuario de novasoft en los módulos de cuentas por cobrar y en
tesorería)

*Informarle a Manuel Pérez del área de sistemas que haga y guarde una copia del mes del
programa NOVASOFT antes del cierre.

INICIA EN EL MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

1. PROCESO 66661:
fecha: inicio mes, fecha: final mes
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FECHA: INICIO DE MES EJEMPLO 01/01/2018 Y FINAL DEL MES 31/01/2018 Y DAR CLIC EN OK.

AUTOMATICAMENTE EL SISTEMA COMIENZA A GENERAR LOS REGISTROS DE ABONOS Y AJUSTES.


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GENERA EL TOTAL DE CONSUMOS:

GENERA EL TOTAL DE PROPINAS:

GENERA TOTAL DE CUOTA DE SOSTENIMIENTO:

EL PROCESO FINALIZA CUANDO APAREZCA EL AVISO DE PROCESO TERMINADO.


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2. REGENERACION INTERFASES 10003:

CLIC EN 10003 REGENERACION INTERFASE CONTABLE.


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CLIC EN ACEPTAR.

AÑO: EJEMPLO (2018)

PERIODO: EJEMPLO (01)


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AUTOMATICAMENTE GENERA LOS REGISTROS.

FINALMENTE NOS AVISA CUANDO EL PROCESO FINALIZO.


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3 PROCESO 66662 RECARGOS POR MORA:


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CLIC EN ACEPTAR.

Fecha: 1 día después del día que se dejó como fecha límite de pago,
Fecha: último día del mes
CLIC EN OK
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TIPO: 032
FECHA DE DOCUMENTOS: 31/01/2017
FECHA DE VCTO: 17/02/2017 *EJEMPLO*
CLIC EN OK
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4 PROCESO 66663 GENERACION DE FACTURACION:


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CLIC EN ACEPTAR.

RANGO FECHAS: DIA UNO Y DIA ULTIMO DEL MES


NUMERO INICIO DE FACTURACION: # DE LA ULTIMA FACTURA QUE SE HIZO EN EL MES ANTERIOR
FEFCHA DE DOCUMENTO: 31/01/2017 FIN DE MES
PAGAR ANTES DE: 18/02/2018 FECHA DE VENCIMIENTO DE LA FACTURA
CONCEPTO: CAUSACION (MES) (AÑO) “CAUSACION ENERO 2018”
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AUTOMATICAMENTE EL PROGRAMA GENERA LAS FACTURAS DE CADA UNO DE LOS SOCIOS

NOS AVISA CUANDO EL PROCESO HALLA TERMINADO.


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5 PROCESO 66664: PREPARACION FINAL:


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CLIC EN ACEPTAR.

AÑO: 2018
PERIODO: 01
CLIC EN OK
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PROCESO PARA SUBIR CARTERA A CONTABILIDAD

1003 REGENERACION INTERFASE CONTABLE:


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CLIC EN ACEPTAR

INGRESAR QUE AÑO Y PERIODO SE QUIERE SUBIR A CONTABILIDAD.

CLIC EN OK.
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AUTOMATICAMENTE GENERA LOS REGISTROS PARA CONTABILIDAD.

NOS AVISA CUANDO EL PROCESO HALLA FINALIZADO.


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PROCESO 66666 CUOTA DIFERIDA:


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CLIC EN ACEPTAR.

PERIODO: 01
AÑO: 2018
TIPO: 950
FECHA: 31/01/2018 ULTIMO DIA DEL MES
CONCEPTO: CUOTA DIFERIDA ENERO 2018
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AUTOMATICAMENTE ACTUALIZA LOS REGISTROS.

GENERA LA CUOTA DIFERIDA DE CADA SOCIO.


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PROCESO 66667 AJUSTES FINALES:


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CLIC EN ACEPTAR.

NOS AVISA CUANDO EL PROCESO HALLA TERMINADO.


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PASOS PARA EL CUADRE DE


CARTERA DESPUES DEL
CIERRE DE MES.
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GENERACION REPORTE CCC_013


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 CONFRONTAR CON EL REPORTE DEL MES ANTERIOR


 MIRAR EL SALDO ANTERIOR CON EL NUEVO SALDO
 TOTAL MES: desde cuota de sostenimiento la suma de: ajustes débito, consumo,
consumo mínimo, recargo por mora, impuesto al consumo, IVA.
 CONSUMOS: total neto del reporte CCC_003 general menos cuota de
sostenimiento, menos consumo mínimo, menos recargo por mora.
 SALDO PENDIENTE: saldo actual menos total del mes
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GENERACION REPORTE CCC_003


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*Se verifica que el valor total de de los vales digitados en el mes según el concepto.
*se verifica el valor de propinas, consumo mínimo, recargo por mora, IVA y cuota de
sostenimiento, todo lo anterior con los totales del reporte CCC_013
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PASOS PARA LA IMPRESIÓN


DE FACTURAS TIPO 010 Y
CONSUMOS DEL MES.
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IMPRESIÓN DE FACTURAS TIPO 010-SOCIOS


CUENTAS POR COBRAR

*PROCESOS ESPECIALES
*EJECUCION DE PROCESOS
*CARMEL CLUB CAMPESTRE
*66665******IMPRESIÓN FACTURA
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CLIC EN ACEPTAR

COLOCAR NUMERO INICIAL Y FINAL DE LA FACTURACION DESPUES DE CIERRE PARA IMPRIMIR


TODAS LAS FACTURAS A LA VEZ.
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IMPRESIÓN DE CONSUMOS

PROGRAMA SOCIOS

SE COLOCA EL PRIMER DIA DEL MES Y EL ULTIMO DIA DEL MES EL CUAL SE VA A IMPRIMIR
SE SELECCIONA POR UN CODIO, POR DETALLADO.
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FORMATO DE LOS CONSUMOS.

*LUEGO SE PROCEDE A EMPACAR LA CORRESPONDECIA A CADA UNO DE LOS SOCIOS A LOS


CUALES SE LES FACTURO EN EL MES.

*EL AREA DE SISTEMAS ES EL ENCARGADO DE IMPRIMIR LOS STICKER LOS CUALES LLEVAN EL
NUMERO DE SOCIO, APELLIDOS Y NOMBRES Y LA DIRECCION.

*EL AREA DE CARTERA Y/O RECEPCION SON LOS ENCARGADOS DE COLOCAR LOS STICKER EN CADA
UNO DE LOS SOBRES PARA PROCEDER A EMPACAR LA FACTURA Y EL ESTADO DE
CUENTA*CONSUMOS*.
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NOTA: EL VALOR TOTAL DE LOS CONSUMOS DEBE COINCIDIR CON EL ITEM CONSUMOS DE LA
FACTURA.

EJEMPLO:
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NOTA: EN EL SIGUIENTE LISTADO SE ENCUENTRAN LOS CORREOS ELECTRONICOS DE LOS SOCIOS A


LOS CUALES SE LES ENVIAN LAS FACTURAS VIA E- MAIL.
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PASOS PARA LA
ELABORACION DEL
INFORME DE NOVEDADES
MENSUAL.
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A CONTINUACION SE MUESTRA UN EJEMPLO DE LO QUE DEBE CONTENER EL INFORME DE


NOVEDADES EL CUAL SE DEBE ENTREGAR A LA GERENCIA GENERAL Y FINANCIERA ENTRE LOS
PRIMEROS DIAS DE CADA MES DESPUES DEL CIERRE.

EN FORMATO POWER POINT

PORTADA: Se indica el mes del informe a presentar, generado por el área de cartera y dirigido y
presentado al área de gerencia administrativa y financiera con su respectiva fecha.
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INGRESOS: se describen los socios usuarios a 15 días, los asociados y las cortesías que
ingresaron en el mes con sus respectivos números de acción nombres y apellidos.

Se realiza con la finalidad de tener un reporte de cuantos ingresos de socios hubo en el


mes.
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RETIROS: Se describen los socios retirados en el transcurso del mes, discriminando a que
categoría pertenecían.
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CAMBIOS DE RAZON SOCIAL: Se describen que socios realizaron la solicitud para dicho
cambio en el sistema, de pasar como persona natural a jurídica o cambiar el nombre de su
razón social con la que ingreso inicialmente.
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COMPRA DE DERECHO: Se describen que facturas se realizaron en el mes por concepto de


compre de derechos, con su respectivo valor y el número de factura.
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AUTORIZACIONES DE REVERSION DE CARTERA DE DIFICIL COBRO Y PROVISIONES DE CARTERA:

Se describe brevemente a que socios se les autorizo realizar tanto la reversión de la deuda como
la provisión, teniendo en cuenta a que categoría pertenecen y el saldo a reversar o a provisionar
en el mes.

.
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RETIRO SOCIOS DE LA FEDERACION DE GOLF: Se anexa la carta enviada a la FEDERACION


COLOMBIANA DE GOLF, la cual informa que socios se retiraron.
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FACTURACION CUOTA DE ADMISION DE USUARIOS ESPECIALES: por lo general se realiza anual,


sin embargo se incluye en el informe de novedades del mes de enero.
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FONDO SOCIAL: se describe la cantidad de socios que se encuentran en el fondo social a la fecha
para informar acerca de los cambios que se han presentado en el mismo.
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ALQUILER DE ESPACIO: se relacionan las empresas a las cuales se les hace el cobro por concepto
de alquiler de espacio en el mes, con su respectivo valor.
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ANDRES CHAMORRO CITY HALL: se relaciona que valores le fueron facturados en el mes por
concepto de eventos y reintegros varios.
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COMPROMISO S DE PAGO: se describen que socios tienen un compromiso de pago de su deuda


con el club, así mismo se informa quienes no han cumplido con dicho compromiso.
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PROYECTOS: es la parte final del informe allí se plasma que tareas se realizaron en el mes y el
objetivo de dichas tareas, todo con el fin de conseguir mejorías cada mes en el área de cartera.