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Documentación del Sistema

Manual del Usuario

Derechos Reservados
2005
Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

Índice
1 Introducción....................................................................................................................5

2 Entrada al sistema [programa]......................................................................................6

3 Pantalla Principal............................................................................................................7

4 Lista de Usuarios.............................................................................................................8
4.1 Usuarios...................................................................................................................13

4.2 Cambio de Contraseña............................................................................................14

5 Lista de Compañías.......................................................................................................15
5.1 Compañía.................................................................................................................19

6 Lista de Niveles..............................................................................................................20
6.1 Niveles.....................................................................................................................22

7 Lista de Empleados.......................................................................................................23
7.1 Propiedades del Empleado......................................................................................27

7.2 Importación de Empleados......................................................................................28

7.2.1 Áreas.................................................................................................................28

7.2.1.1 Barra de Herramientas...............................................................................28

7.2.1.2 Archivo......................................................................................................28

7.2.1.3 Tabla de Visualización...............................................................................29

7.2.2 Cómo importar empleados ...............................................................................29

7.2.3 Archivo de Importación de Empleados.............................................................31

7.2.3.1 Descripción de los Campos........................................................................31

8 Lista de Incidencias.......................................................................................................32
8.1 Incidencia................................................................................................................34

9 Lista de Días Feriados..................................................................................................35


9.1 Días Feriados..........................................................................................................38

10 Calendarios .................................................................................................................39
10.1 Barra de Herramientas..........................................................................................39

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10.2 Detalles..................................................................................................................40

10.3 El calendario.........................................................................................................40

10.3.1 Asignación de un Horario...............................................................................40

11 Horarios.......................................................................................................................42
11.1 El menú de Botones...............................................................................................42

11.2 Área de Descripción..............................................................................................43

11.3 Secciones de Almuerzo y de Descansos.................................................................45

12 Grupos..........................................................................................................................48
12.1 Menú de Botones:..................................................................................................48

12.2 Área de Descripción..............................................................................................49

12.3 Las Listas...............................................................................................................49

13 Horarios y Grupos......................................................................................................49

14 Importación de Marcaciones .....................................................................................51


14.1 El Reloj.bat ...........................................................................................................51

14.2 El Punch.log..........................................................................................................52

14.3 Notas de Importación............................................................................................52

15 Movimientos................................................................................................................54
15.1 Barra de Herramientas..........................................................................................54

15.2 Sección de Generales.............................................................................................55

15.3 Cuadro de Movimientos.........................................................................................55

15.4 Contadores Diarios...............................................................................................55

15.4.1 Campos de Contadores Diarios.......................................................................55

15.5 Totales por periodo...............................................................................................56

15.6 Barra de información............................................................................................56

16 Funciones de la Ventana de Movimientos................................................................57


16.1 Insertar una marcación.........................................................................................57

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16.2 Borrar una marcación...........................................................................................58

16.3 Ver Horario...........................................................................................................58

16.4 Ver Horas Extra.....................................................................................................58

16.5 Aprobar Hora Extra..............................................................................................58

16.6 Crear Anotación....................................................................................................59

16.7 Asignar Incidencia.................................................................................................59

16.8 Trabajo en Día Compensatorio +50%..................................................................59

16.9 Trabajo por Día Libre +150%..............................................................................59

17 Ver Horas Extra..........................................................................................................60

18 Aprobar Horas Extra..................................................................................................61

19 Anotaciones..................................................................................................................63
19.1 La composición de la ventana...............................................................................63

19.1.1 Barra de Herramientas....................................................................................63

19.1.2 Sección de Detalles.........................................................................................64

19.1.3 Calendario Virtual...........................................................................................64

20 Asignar Incidencias.....................................................................................................66

21 Anotaciones de Calendario.........................................................................................69

22 Impresión de Reportes o Listados.............................................................................71


22.1 La Barra de Herramientas....................................................................................71

22.1.1 Botones y Función: ........................................................................................71

22.2 El Árbol de Grupos................................................................................................72

22.3 El Área de Visualización.......................................................................................72

23 Configuración..............................................................................................................73
23.1 Sistema...................................................................................................................73

23.2 Niveles...................................................................................................................73

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1 Introducción
Marvin es un sistema de control de tiempo automatizado. Este sistema toma marcaciones
de sus empleados, desde un archivo y usa las mismas para calcular horas trabajadas, de
ausencia y extras.

El sistema puede ser configurado por usted mismo para establecer los horarios,
calendarios, permisos, días feriados y otra información necesaria para realizar los
cálculos.

Marvin cuenta también con reportes que puede ver en pantalla y/o imprimir.

El producto final del sistema es la exportación de los resultados de los contadores en un


periodo de pago determinado a un archivo que puede ser usado por programas de cálculo
de planilla.

El capítulo 2 del manual le explica rápidamente cómo entrar al sistema. El capítulo 3 da


una explicación de la pantalla principal del programa y los botones y opciones que tiene.
En el capítulo 4 se encuentra la explicación del registro de los usuarios del sistema,
además del cambio de contraseña.

Los capítulos 5 y 6 sirven para el registro de las compañías que quiera añadir en el
sistema Marvin y los diferentes niveles o departamentos que tengan estas compañías. El
capítulo 7 contiene la información para registrar a los diferentes empleados de las
distintas empresas que haya registrado, así como también la explicación de cómo
importar un grupo de empleados usando un archivo de texto. Los capítulos 8 y 9 explican
el registro de las incidencias y de los días feriados, respectivamente.

Los capítulos del 10 al 13 le mostrarán la información acerca de cómo registrar los


distintos calendarios, horarios, grupos de horarios y el manejo de horarios y grupos. El
capítulo 14 muestra cómo obtener las marcaciones de sus empleados desde el archivo
especificado.

El capítulo 15 le explicará el uso de la ventana de Movimientos, en donde puede ver


todas estas marcaciones y otra información para el empleado en un día específico. El
capítulo 16 muestra en forma resumida las funciones más importantes de la ventana de
Movimientos y los capítulos del 17 al 20 explican con más detalles tareas como aprobar
horas extra, hacer anotaciones y anotaciones de calendarios, y cómo asignar incidencias.

El capítulo 21 explica la forma básica de generar cualquiera de los reportes del sistema
Marvin. Por último, el capítulo 22 explica la ventana de Configuración, en donde puede
establecer el funcionamiento del sistema, configuraciones para las distintas empresas y
los nombres de los tres niveles de las empresas.

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2 Entrada al sistema [programa]

En esta pantalla, debe escribir su nombre de usuario [login, username] y su contraseña


[password].

Los nombres de usuario y las contraseñas no toman en cuenta las mayúsculas y


minúsculas que usted haya usado al crear su clave.

Para entrar al sistema siga estos pasos:

1. Busque el ícono del programa en la barra de Inicio de Windows, en su escritorio o


en la carpeta del programa.

2. Escriba su nombre de usuario.

3. Escriba su contraseña.

4. Presione el botón Aceptar.

5. Si su clave está registrada en el sistema, aparecerá la Pantalla Principal, de lo


contrario, aparece un mensaje de error.

6. Si presiona el botón Cancelar saldrá de la aplicación.

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3 Pantalla Principal

En esta pantalla usted podrá usar todas las otras opciones del programa. Puede usar el
menú principal para llamar las diferentes pantallas y para ver otras opciones. Si usa la
barra de herramientas tendrá acceso a las pantallas de uso más frecuente en el programa:

1. Para ver el listado de los empleados puede hacer click en Empleados o elija Tablas
 Empleados del menú principal.

2. Si desea ver el listado de los usuarios registrados en el sistema, haga click en


Usuarios o elija Tablas  Usuarios del menú principal.

3. Para ver las marcaciones y contadores de los empleados, presione el botón


Movimientos o elija Marcaciones  Movimientos del menú principal.

4. Si desea subir las marcaciones del reloj y pasarlas al sistema, presione Marcaciones o
elija Marcaciones  Recoger Marcaciones del menú principal.

5. Para configurar diferentes opciones del sistema, presione Configuración o Tablas 


Configuración.

6. Para cerrar la aplicación, haga click en Salir o en el menú principal, elija Archivo 
Salir. Puede también presionar Alt + F4.

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4 Lista de Usuarios

Use esta pantalla para saber qué usuarios están registrados en el sistema. En la lista
aparece el nombre de usuario que se le asignó a cada usuario y su tipo de usuario.
Además, en la parte inferior de la pantalla, podrá ver cuántos usuarios hay registrados en
el momento y su información de nombre y tipo de usuario.

En esta ventana, no todos los usuarios tienen acceso a todas las opciones. Para los
usuarios de tipo Administrador, todas las opciones estarán disponibles. Para los usuarios
de tipo Consulta, estará disponible la visualización de los usuarios, pero no podrá editar
la información de los usuarios.

El usuario de tipo Instalador es parte del sistema y no debe ser borrado ni editado.

Para registrar un usuario nuevo presione el botón Nuevo, o la tecla Insert. Si desea editar
los datos de un usuario existente, búsquelo en la lista y hágale doble-click. También
puede presionar el botón Editar o la tecla Enter cuando haya seleccionado al usuario que
desea editar. Para eliminar un usuario, selecciónelo en la lista y presione el botón
Eliminar o la tecla Supr.

Si la lista de usuarios es larga, entonces usted no podrá ver todos los usuarios en una sola
pantalla. Para navegar por la lista, todo lo que tiene que hacer es usar las flechas de
movimiento de cursor (▲ó▼) o la barra de desplazamiento vertical. Además, puede usar
los botones Primero y Último para ir rápidamente al primer o último empleado. Para
hacer esto también puede presionar las teclas Inicio o Fin.

Puede filtrar los datos que aparecen en la ventana. Para ello haga click en el botón
Filtrar; aparecerá una pantalla preguntando cuál es el campo que va a usar para filtrar la
información. Escoja el campo de la lista que aparece y después, escriba cuál es el valor de
filtrado.

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Ejemplo:

Supongamos que le piden buscar la información de los usuarios de tipo


Consuta. Usted no desea ver un usuario en específico, sino todos los
usuarios Consulta.

Para encontrar la información deseada, haga click en Filtrar y escoja como


campo de filtrado (Filtrar por:) el campo Tipo de Usuario. Ahora, en Valor:
escriba Consulta. No importa si lo escribe en mayúscula o minúscula.
Presione Aplicar y la Lista de Usuarios cambiará para mostrar sólo los
usuarios de este tipo. La barra de estado le mostrará cuántos usuarios de
este tipo hay, y en la parte inferior derecha el filtro que está siendo aplicado al
listado.

Si desea cambiar el filtro, haga click en el botón Filtrar. Cambie el campo con
el menú Filtrar por: o cambie el valor por el que desea filtrar. Si desea
desactivar el filtro y volver a ver todos los usuarios, en la ventana Filtro haga
click en Desactivar.

Pasos para agregar un usuario nuevo (Administrador):

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Usuarios, empiece a llenar los datos.

3. Escriba el Nombre de Usuario y la Contraseña del usuario nuevo.

4. Escoja de la lista el Tipo de Usuario.

El Tipo de Usuario servirá para permitirle al usuario acceso a toda la


información del programa y cambiarla; o prohibirle el acceso a ciertas
funciones.

5. Presione Guardar o la tecla Enter.

6. Cuando se le pregunte si desea grabar este usuario, conteste Sí. (Presione No para
detener la grabación del usuario.)

7. Escriba otra vez la contraseña para confirmar que está seguro de cuál va a ser la
contraseña nueva.

8. Haga click en Aceptar. (Si hace click en Cancelar, no se guardarán los datos
cambiados.)

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9. Para cancelar la grabación del usuario nuevo, presione el botón Salir


de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para editar un usuario existente (sólo para Administradores):

1. Presione Editar o Enter. Puede también hacer doble click en el usuario.

2. Cuando aparezca la pantalla Usuarios, podrá cambiar el tipo de usuario de quien


está editando o su contraseña.

3. Si desea cambiar el tipo de usuario. Escójalo de la lista Tipo de Usuario.

El Tipo de Usuario servirá para permitirle al usuario acceso a toda la


información del programa y cambiarla; o prohibirle el acceso a ciertas
funciones.

4. Si desea cambiar la contraseña del usuario, haga click en el botón Contraseña.

a) Aparecerá la ventana de Cambio de Contraseña.

b) En Nueva Contraseña escriba la contraseña que vaya a asignarle al usuario.

c) En Confirme Contraseña escriba otra vez la contraseña nueva.

d) Ahora, presione el botón Aceptar.

e) Si los datos han sido introducidos de forma correcta, el programa le


preguntará si está seguro de cambiar la contraseña.

f) Haga click en Sí para cambiar la contraseña.

g) Si no desea grabar el cambio, haga click en No.

h) Si por cualquier razón no desea cambiar la contraseña, haga click en


Cancelar. Aparecerá un mensaje confirmando que no hizo ningún cambio.

i) Si ha escrito una contraseña nueva distinta a la de la confirmación, aparecerá


este mensaje: “La nueva contraseña que escribió no coincide.”.

5. Presione Guardar o la tecla Enter.

6. Cuando se le pregunte si desea grabar los cambios hechos, conteste que Sí.
(Presione No para detener la grabación de los cambios.)

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7. Para cancelar la grabación de los cambios hechos, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar un usuario, siga estos pasos. (Sólo para Administrador):

1. Localice en la lista el usuario que quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar al usuario, presione Sí.

4. Para cancelar la eliminación del usuario (o si se equivocó de usuario), haga click


en No.

Recuerde que una vez que haya eliminado a un usuario, éste no podrá entrar más al
sistema.

Para navegar [moverse] por la lista de usuarios:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro [usuario]. Puede


usar la tecla Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro [usuario]. Puede usar


la tecla Fin si lo desea.

Para filtrar la información del listado:

1. Presione el botón Filtrar .

2. En la pantalla que aparece, seleccione el campo por el cual desea filtrar el listado.

3. Escriba el valor que desea usar para filtrar los datos.

4. Presione Aplicar.

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5. La ventana se cerrará y el listado ahora sólo mostrará los datos que coincidan con
la condición que usted escribió.

6. La ventana del listado mostrará en la parte inferior derecha el filtro que se está
usando.

7. Si desea cambiar el filtro, simplemente vuelva a clickear Filtro y siga los pasos
del 2 al 4.

Para eliminar un filtro:

1. Presione el botón Filtrar .

2. En la pantalla de Filtro, presione el botón Desactivar.

3. La pantalla Lista de Usuarios volverá a mostrar todos los usuarios registrados en


el sistema.

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4.1 Usuarios

Esta pantalla es utilizada para editar o crear un usuario. Esta pantalla sólo está disponible
para los usuarios de tipo Administrador.

Si está editando los datos de un usuario existente puede cambiar el tipo de usuario que es
y la contraseña del usuario. Para cambiar la contraseña de un empleado haga click en
Contraseña. Aparecerá la pantalla de cambio de contraseña (la misma que para Cambiar
mi Contraseña) preguntando la contraseña nueva que quiere asignar y una confirmación
de la contraseña nueva.

Si está creando un usuario nuevo, debe asignarle un nombre, una contraseña y un tipo de
usuario. Recuerde que los administradores van a tener acceso a todas las opciones del
sistema. Si el usuario sólo debe ser capaz de ver la información del programa, pero no
cambiarla, asígnele al usuario el tipo Consulta.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si el
usuario es nuevo, el sistema le va a pedir que confirme la contraseña. Si está editando
información de un usuario existente, el sistema le preguntará si está seguro de editar la
información. Si los datos son grabados correctamente, usted regresará a la ventana de
Lista de Usuarios.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir. Antes de cerrar, el programa le preguntará si está seguro que desea perder los
cambios que haya hecho.

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4.2 Cambio de Contraseña

Use esta opción para cambiar su contraseña.

1. Escoja Archivo  Cambiar mi Contraseña en el menú principal.

2. Al abrir la pantalla de cambio de contraseña, escriba su contraseña actual (la que


usó para entrar al sistema.)

3. En Nueva Contraseña escriba la contraseña que quiere usar la próxima vez que
entre al sistema.

4. En Confirme Contraseña escriba otra vez la contraseña nueva.

5. Ahora, presione el botón Aceptar.

6. Si los datos han sido introducidos de forma correcta, el programa le preguntará si


está seguro de cambiar su contraseña.

7. Haga click en Sí para cambiar su contraseña.

8. Si no desea grabar el cambio, haga click en No.

9. Si por cualquier razón no desea cambiar la contraseña, haga click en Cancelar.


Aparecerá un mensaje confirmando que no hizo ningún cambio.

Si ha escrito su contraseña actual de forma incorrecta aparecerá el mensaje “La


contraseña que escribió es incorrecta.”. Si el error ha sido que su contraseña nueva es
distinta a la de la confirmación, aparecerá este mensaje: “La nueva contraseña que
escribió no coincide.”.

Recuerde que esta opción va a cambiar la contraseña con la que usted entra al
programa. Su contraseña no debe tener menos de 3 caracteres, ni más de 8. Puede usar
letras o números si lo desea.

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5 Lista de Compañías

Muestra en una lista las empresas que haya añadido al sistema Marvin.

En esta ventana, puede añadir más empresas usando el botón Nuevo. Puede editar los
datos de cualquiera de las empresas, haciendo click en el botón Editar. Puede también
eliminar las empresas registradas en el sistema, usando el botón Eliminar.

Si elimina una empresa, eliminará a todos los empleados que trabajan en ella y su
información.

Puede usar los botones Primero y Último para ver la primera y última empresa,
respectivamente. También podrá filtrar registros para sólo ver el tipo de empresa que le
interese.

Para cerrar esta ventana, haga click en Salir.

Pasos para agregar una compañía nueva (sólo para Administradores):

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Compañía, empiece a llenar los datos.

3. El Número de la compañía que está creando será asignado automáticamente por


el sistema.

4. Escriba el Nombre de la empresa.

5. Si desea que los números de tarjeta y de empleado sean iguales, entonces, active
el control Número de Empleado = Número de Tarjeta.

6. Elija el Día de Descanso Semanal. Si la empresa tiene días libres diferentes


según el empleado u otro criterio, escoja el día en que la mayoría de las personas
no van a estar en la oficina.

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7. Si en su empresa, los días libres cambian con regularidad, escoja No usar días
libres fijos.

8. Establezca para las Horas Extra si desea Pagar Cada Minuto. Active esta
opción para no redondear el tiempo extra.

9. Si no va a pagar por cada minuto, establezca el Valor de Redondeo y el Valor


Mínimo para redondear el tiempo extra del empleado.

Ejemplo:

La empresa le paga a los empleados las horas extra, cada media hora. Es
decir, se paga media hora (00:30), una hora (01:00), una y media (01:30),
etc.; pero no quince minutos (00:15). Supongamos que para que la empresa
reconozca esta media hora el tiempo mínimo que hay que trabajar es de 25
minutos.

Establezca el Valor de Redondeo en media hora (00:30) y el Valor Mínimo


en veinticinco minutos (00:25).

Cuando un empleado trabaje 26 minutos de tiempo extra, el sistema asignará


30 minutos. En cambio, a un empleado que trabaje 23 minutos de tiempo
extra, se le asignará 0 minutos. Así mismo, si alguien trabajara 1 hora con 23
minutos, solamente se le asigna 1 hora de tiempo extra; pero al empleado
que trabaje 1 hora con 25 minutos, se le va a asignar 1 hora con 30 minutos
de tiempo extra.

10. Elija si quiere Aprobar Todas las Horas Extra de forma automática o si prefiere
tener que hacerlo manualmente.

11. Si la empresa siempre paga el trabajo en día domingo con un recargo de 50%,
entonces, marque Pagar siempre los Domingos a 150%.

12. Presione Guardar o la tecla Enter.

13. Para cancelar la grabación de la compañía nueva, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para editar una empresa existente (sólo para Administradores):

1. Presione Editar o Enter. Puede también hacer doble click en la empresa.

2. Cuando aparezca la pantalla Compañía, podrá cambiar el nombre de la compañía


y la configuración de la misma.

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3. Puede cambiar los datos de la empresa (a excepción del número).

4. Presione Guardar o la tecla Enter.

5. Cuando se le pregunte si desea grabar los cambios hechos, conteste que Sí.
(Presione No para detener la grabación de los cambios.)

6. Para cancelar la grabación de los cambios hechos, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar una compañía, siga estos pasos. (sólo para Administradores):

1. Localice en la lista cuál compañía quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar la empresa, presione Sí.

4. Aparecerá un mensaje de advertencia indicando que si elimina la empresa,


eliminará a todos los empleados que trabajan en la misma. Presione el botón Ok.

5. Al pedirle la segunda confirmación, si está seguro de querer eliminar la empresa y


a los empleados que pertenecen a la misma, presione Sí.

6. Para cancelar la eliminación de la empresa (o si se equivocó de empresa), haga


click en No.

Para navegar [moverse] por la lista de compañías:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro [empresa]. Puede


usar la tecla Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro [empresa]. Puede usar


la tecla Fin si lo desea.

Para filtrar la información del listado:

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1. Presione el botón Filtrar .

2. En la pantalla que aparece, seleccione el campo por el cual desea filtrar el listado.

3. Escriba el valor que desea usar para filtrar los datos.

4. Presione Aplicar.

5. La ventana se cerrará y el listado ahora sólo mostrará los datos que coincidan con
la condición que usted escribió.

6. La ventana del listado mostrará en la parte inferior derecha el filtro que se está
usando.

7. Si desea cambiar el filtro, simplemente vuelva a clickear Filtro y siga los pasos
del 2 al 4.

Para eliminar un filtro:

1. Presione el botón Filtrar.

2. En la pantalla de Filtro, presione el botón Desactivar.

3. La pantalla Lista de Compañías volverá a mostrar todas las empresas registradas


en el sistema.

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5.1 Compañía

Esta pantalla va a aparecer cuando usted esté editando o creando una empresa. Esta
pantalla sólo está disponible para los usuarios de tipo Administrador.

Si está editando los datos de una empresa existente puede cambiar el nombre y las
configuraciones de la empresa. Puede también abrir la ventana Lista de Niveles haciendo
click en el botón Niveles para que así cree niveles nuevos que sus empresas vayan a
necesitar.

Si está creando una empresa nueva, debe asignarle un nombre y una configuración inicial.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si está
editando información de una compañía existente, el sistema le preguntará si está seguro
de editar la información. Si los datos son grabados correctamente, usted regresará a la
ventana de Lista de Compañías.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir. Antes de cerrar, el programa le preguntará si está seguro que desea perder los
cambios que haya hecho.

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6 Lista de Niveles

Muestra los niveles que ha creado para la empresa o empresas que tenga registradas en el
sistema. En esta misma ventana puede ver listas para los tres niveles.

Debe elegir el nivel que desea ver o editar. Para esto, elija una de las pestañas de los
niveles. Las pestañas estarán nombradas según la información que usted haya introducido
en la ventana Configuración. En caso de que todavía no haya asignado nombres,
aparecerá Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3.

En esta ventana se puede crear nuevos niveles simplemente presionando el botón Nuevo,
o la tecla Insert. Para eliminar alguno de los niveles, haga click en el botón Eliminar o
presione la tecla Supr. Si no ve toda la lista en pantalla, y desea buscar un nivel
específico, presione el botón Buscar. Aparecerá la pantalla de búsqueda.

Puede usar los botones Primero y Último para ver el primer y último nivel,
respectivamente.

Para cerrar esta ventana, haga click en Salir.

Pasos para agregar un nivel nuevo (sólo para Administradores):

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Niveles, empiece a llenar los datos.

3. El Número del nivel que está creando será asignado automáticamente por el
sistema.

4. Escriba el Nombre del nivel.

5. Presione Guardar o la tecla Enter.

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6. Para cancelar la grabación del nivel nuevo, presione el botón Salir


de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar un nivel, siga estos pasos. (sólo para Administradores):

1. Localice en la lista cuál nivel quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar el nivel, presione Sí.

4. Para cancelar la eliminación del nivel (o si se equivocó de nivel), haga click en


No.

Para navegar [moverse] por la lista de compañías:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro. Puede usar la tecla


Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro. Puede usar la tecla


Fin si lo desea.

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6.1 Niveles

Esta pantalla va a aparecer cuando usted esté creando un nivel. Esta pantalla sólo está
disponible para los usuarios de tipo Administrador.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si los
datos son grabados correctamente, usted regresará a la ventana de Lista de Niveles.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir.

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7 Lista de Empleados

Use esta pantalla para ver la lista de los empleados que tenga registrados en el sistema.
Puede ver la información de a cuál empresa pertenece el usuario, su número de empleado,
número de tarjeta y el departamento al que pertenece. La barra que está en la parte
inferior de la pantalla muestra la cantidad de empleados listados y la información del
usuario que está usando el sistema.

Esta ventana tiene restricciones sobre las opciones disponibles dependiendo del Tipo de
Usuario. Los usuarios de tipo Administrador pueden ver, editar, añadir, eliminar e
importar empleados, aparte de tener acceso a la edición de sus horarios y marcaciones.
Los usuarios de tipo Consulta pueden ver la información de un empleado e incluso ver su
información de horario y marcaciones, pero no pueden editar, eliminar, ni añadir.

Los usuarios de tipo Administrador pueden añadir empleados usando el botón Nuevo o la
tecla Insert. Para editar la información de un empleado existente, pueden hacer click en
Editar, usar la tecla Enter o hacer doble-click una vez encontrado el empleado. Para
eliminar un empleado, selecciónelo en la lista y presione Eliminar o presione la tecla
Supr.

Si la lista de empleados es larga, entonces usted no podrá ver todos los empleados en una
sola pantalla. Para navegar por la lista, todo lo que tiene que hacer es usar las flechas de
movimiento de cursor (▲ó▼) o la barra de desplazamiento vertical. Además, puede usar
los botones Primero y Último para ir rápidamente al primer o último empleado. Para
hacer esto también puede presionar las teclas Inicio o Fin.

Si desea buscar directamente un registro, haga click en el botón Buscar. Aparecerá una
pantalla preguntado qué nombre de empresa y número de empleado es el que desea
encontrar. Elíjalo de las listas. Cuando haga click en el botón Aceptar, regresará a la
Lista de Empleados. La ventana mostrará la información del empleado que usted
buscaba. También puede filtrar los datos que aparecen en la ventana. Para ello haga click
en el botón Filtrar; aparecerá una pantalla preguntando cuál es el campo que va a usar
para filtrar la información. Escoja el campo de la lista que aparece y después, escriba cuál
es el valor de filtrado. (Véa el ejemplo de la sección 4 del manual.)

Pasos para agregar un empleado nuevo (sólo para Administradores):

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Propiedades del Empleado, empiece a llenar los


datos.

3. Escriba el Número de Empleado y el Número de Tarjeta del empleado nuevo.


(Si no está activada la opción Número de Empleado = Número de Tarjeta).

4. Escriba el Nombre y el Apellido del empleado.

5. Seleccione la empresa (Compañía) en que trabaja el empleado, y el nivel en que


trabaja.

6. Elija el día libre del empleado (si la compañía No usa días libres fijos, esto no
tendrá importancia). Si el empleado tiene el mismo día libre que el resto de la
compañía, elija el último día de la lista, marcado con una “E”. Al escoger el
último día de la lista, si a la compañía de este empleado se le altera el día libre, a
él (ella) también se le cambiará. Si el empleado tiene libre un día que no es el de
la empresa, escoja cualquiera de los otros siete días de la lista.

7. Puede también establecer el Calendario del empleado.

8. Presione Guardar o la tecla Enter.

9. Para cancelar la grabación del empleado nuevo, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para ver la información de cómo ver las marcaciones del nuevo empleado, vaya a la
sección 14.

Para editar un empleado existente (sólo para Administradores):

1. Presione Editar o Enter. Puede también hacer doble click en el empleado.

2. Cuando aparezca la pantalla Propiedades del Empleado, podrá cambiar el


número de tarjeta, el nombre, apellido, compañía y/o nivel del empleado. Puede
también cambiar el calendario del empleado o su día de descanso.

3. Puede cambiar los datos del empleado (a excepción de su número de empleado ni


la compañía).

4. Presione Guardar o la tecla Enter.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

5. Cuando se le pregunte si desea grabar los cambios hechos, conteste que Sí.
(Presione No para detener la grabación de los cambios.)

6. Para cancelar la grabación de los cambios hechos, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar un empleado, siga estos pasos (sólo para Administradores):

1. Localice en la lista el empleado que quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar al empleado, presione Sí.

4. Para cancelar la eliminación del empleado (o si se equivocó de empleado), haga


click en No.

Para navegar [moverse] por la lista de empleados:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro [empleado]. Puede


usar la tecla Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro [empleado]. Puede


usar la tecla Fin si lo desea.

Si desea buscar un empleado específico, siga estos pasos:

1. Presione el botón Buscar.

2. En la pantalla que aparece podrá seleccionar cualquier nombre de empresa y


número de empleado para buscar.

3. Escriba el nombre de empresa y número de empleado que desee (el programa le


ayudará a auto completar los datos) o selecciónelos de la lista.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

4. Haga click en Aceptar.

5. La pantalla de búsqueda se cerrará y el listado de empleados estará apuntando al


empleado que usted está buscando.

6. Si el nombre de empresa que escribió no tiene al empleado que buscaba,


aparecerá un mensaje de error. Es posible que el empleado esté en otra empresa.

Para filtrar la información del listado:

1. Presione el botón Filtrar.

2. En la pantalla que aparece, seleccione el campo por el cual desea filtrar el listado.

3. Escriba el valor que desea usar para filtrar los datos.

4. Presione Aplicar.

5. La ventana se cerrará y el listado ahora sólo mostrará los datos que coincidan con
la condición que usted escribió.

6. La ventana del listado mostrará en la parte inferior derecha el filtro que se está
usando.

7. Si desea cambiar el filtro, simplemente vuelva a clickear Filtro y siga los pasos
del 2 al 4.

Para eliminar un filtro:

1. Presione el botón Filtrar.

2. En la pantalla de Filtro, presione el botón Desactivar.

La pantalla Lista de Empleados volverá a mostrar todos los usuarios registrados en el


sistema.

Para importar empleados, puede usar el botón Importar. (Vea la sección 6.2)

Para imprimir el listado de empleados, use el botón Imprimir.

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7.1 Propiedades del Empleado

Utilice esta pantalla para editar o crear un empleado. Esta pantalla sólo está disponible
para los usuarios de tipo Administrador.

Si está editando los datos de un empleado existente puede cambiar el nombre y el


apellido del empleado. También se puede cambiar el número de tarjeta, pero el número
de empleado no se puede cambiar. Puede cambiar la posición del empleado, es decir, a
qué departamento, sección, etc. pertenece. Además podrá establecer el Estado del
Empleado. Esto incluye información como si el empleado está cesante o cuál es su día de
descanso semanal, entre otros.

Si está creando un empleado nuevo, debe asignarle un nombre, apellido, número de


empelado, número de tarjeta y la posición (departamento) en que trabaja.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si está
editando información de un empleado existente, el sistema le preguntará si está seguro de
editar la información. Si los datos son grabados correctamente, usted regresará a la
ventana de Lista de Empleados.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir. Antes de cerrar, el programa le preguntará si está seguro que desea perder los
cambios que haya hecho.

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7.2 Importación de Empleados


La ventana de importación de empleados consta de tres (3) áreas básicas. A continuación
vamos a explicar cada área y mostrar el procedimiento para importar empleados desde un
archivo.

Importación de Empleados está disponible solamente en la versión de Marvin


Ilimitada.

7.2.1 Áreas
1. Barra de Herramientas

2. Archivo

3. Tabla de Visualización

7.2.1.1 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas consta de tres botones principales:

1. Importar. Normalmente aparecerá deshabilitado, ya que éste se utiliza solamente


cuando se ha seleccionado el archivo que contiene los nuevos Empleados para
pasarlos a la base de datos de la aplicación.

2. Ayuda. Este botón le presentará una ventana con una breve explicación de la
ventana de Importación de Empleados y una serie de pasos a seguir sobre cómo
importar los mismos.

3. Salir. Este botón sirve para salir de la ventana Importación de Empleados.


También se puede salir presionando la tecla Esc.

7.2.1.2 Archivo

Consta de un cuadro de texto y un botón. El cuadro de texto es donde se deberá introducir


la ruta al archivo que tiene la lista de empleados. En caso de no saber la ruta exacta del
archivo se puede recurrir al botón de la derecha (...), el mismo abre una caja de diálogo en
donde usted podrá buscar y seleccionar el archivo a importar.

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7.2.1.3 Tabla de Visualización

La tabla consiste de seis (6) columnas. Una vez seleccionado el archivo que se desea
importar, las columnas se llenarán con información referente a los empleados.

La primera columna, Columna de Información, es donde aparecerán comentarios con


respecto al empleado. En esta columna aparecerán los siguientes mensajes:

1. “Tarj. Duplicada”. Esto muestra que en el archivo el empleado posee un número


de tarjeta que ya algún empleado registrado posee. Para esta situación, el sistema,
al momento de grabar, no grabará el número de tarjeta asignado; en su lugar
dejará el campo en blanco para que luego pueda ser editado y reasignado por los
administradores del sistema.

2. “Empl. Existe.” Este mensaje informa que el número de empleado ya está siendo
utilizado en la base de datos, por lo tanto el sistema omitirá este registro a la hora
de importar.

Las siguientes columnas muestran información del empleado extraída del archivo
seleccionado. Cualquier campo que no esté lleno, se llenará con el valor predefinido por
el sistema.

7.2.2 Cómo importar empleados


1. De la ventana de Lista de Empleados haga click sobre el botón Importar.

2. A continuación aparecerá una ventana titulada Importación de Empleados.

3. En el cuadro de Ruta podrá escribir la ruta al archivo “Empleados.txt” en caso de


saberla.

4. Si no la conoce, podrá hacer click sobre el botón a la derecha del cuadro ( ).


Este botón le abrirá un cuadro de dialogo donde podrá buscar el archivo de
empleados.

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5. Al seleccionar el archivo, la Tabla de Visualización se llenará con los datos del


mismo. Preste atención a los mensajes de la primera columna. Hasta este
momento todavía no se han grabado los empleados, puede cerrar la ventana y
editar el archivo en caso de ser necesario.

6. Si está seguro de que toda la información mostrada en pantalla es correcta, haga

click sobre el botón Importar en la barra de herramientas.

7. A continuación aparecerá un mensaje informando que la importación se ha


concluido y la ventana se cerrará.

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7.2.3 Archivo de Importación de Empleados


Este archivo será llamado “EMPLEADOS.TXT” y constará de 5 columnas, separadas
por coma (,), cada columna representará un campo. Cada línea será de 88 caracteres de
largo incluyendo las comas de separación.

7.2.3.1 Descripción de los Campos


Campo Tipo Largo Caracteres

Número de Empleado Cadena 10 Del 1 al 10

Nombre de Empleado Cadena 30 Del 12 al 41

Apellido de Empleado Cadena 30 Del 43 al 72

Tarjeta Numérico 11 Del 74 al 84

Compañía Numérico 2 Del 86 al 87

Coma ( , ) (,) 1 11, 42, 73, 85, 88

Reglas que se deben de tomar en cuenta

• El archivo será de tipo plano, sin ningún tipo de formato de Fuente o Párrafo.

• Cada línea representará uno y sólo un empleado.

• Cada campo debe llevar su respectiva coma al final, incluyendo el salto de línea.

• Los caracteres no utilizados de los campos deben de ser llenados por espacios en
blanco, de modo que se utilicen todos los caracteres.

• No se debe escribir ceros (0) no significativos en los campos.

• Los campos de tipo cadena (Número, Nombre y Apellido) deben estar justificados
a la Izquierda.

• Los campos de tipo numérico (Tarjeta, Compañía) deben estar justificados a la


Derecha.

• Los empleados con el mismo Número de Empleado no serán importados.

• Los Números de Tarjetas repetidos serán remplazados por ceros (0).

• Nada después del carácter 88 será tomado en cuenta para la importación.

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8 Lista de Incidencias

Muestra en una lista las incidencias que haya añadido al sistema. En esta ventana puede
ver también cuántas incidencias tiene registradas.

Puede añadir más incidencias usando el botón Nuevo. Puede editar los datos de
cualquiera de las incidencias, haciendo click en el botón Editar. Puede también eliminar
las incidencias registradas en el sistema, usando el botón Eliminar.

Si intenta eliminar una incidencia que se haya asignado a algún empleado, no podrá
hacerlo.

Puede usar los botones Primero y Último para ver la primera y última incidencia,
respectivamente.

Para cerrar esta ventana, haga click en Salir.

Pasos para agregar una incidencia nueva (Administrador):

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Incidencia, empiece a llenar los datos.

3. El Número de la incidencia que está creando será asignado automáticamente por


el sistema.

4. Escriba el Nombre de la incidencia.

5. Elija el Tipo de incidencia. Las incidencias de tipo remunerable hacen que los
empleados a quienes se les asignen no tengan descuento en el tiempo que abarque
la incidencia. En cambio, la incidencia no remunerable hará que el empleado
tenga el tiempo de ausencia.

6. Presione Guardar o la tecla Enter.

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7. Para cancelar la grabación de la incidencia nueva, presione el botón Salir


de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para editar una incidencia existente (sólo para Administrador):

1. Presione Editar o Enter. Puede también hacer doble click en la


incidencia.

2. Cuando aparezca la pantalla Incidencia, podrá cambiar el nombre de la


incidencia.

3. Presione Guardar o la tecla Enter.

4. Cuando se le pregunte si desea grabar los cambios hechos, conteste que Sí.
(Presione No para detener la grabación de los cambios.)

5. Para cancelar la grabación de la incidencia nueva, presione el botón Salir


de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar una incidencia, siga estos pasos. (sólo para Administrador):

1. Localice en la lista la incidencia que quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar la incidencia, presione Sí.

Para navegar [moverse] por la lista de incidencias:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro [incidencia]. Puede


usar la tecla Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro [incidencia]. Puede


usar la tecla Fin si lo desea.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

8.1 Incidencia

Utilice esta pantalla para editar o crear una incidencia. Esta pantalla sólo está disponible
para los usuarios de tipo Administrador.

Si está editando los datos de una incidencia existente puede cambiar el nombre de la
incidencia.

Si está creando una incidencia nueva, debe asignarle un nombre y un tipo.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si está
editando información de una incidencia existente, el sistema le preguntará si está seguro
de editar la información. Si los datos son grabados correctamente, usted regresará a la
ventana de Lista de Incidencias.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir. Antes de cerrar, el programa le preguntará si está seguro que desea perder los
cambios que haya hecho.

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9 Lista de Días Feriados

Muestra en una lista los días feriados que haya añadido al sistema Marvin.

En esta ventana, puede añadir más días feriados usando el botón Nuevo. Puede editar los
datos de cualquiera de los días feriados, haciendo click en el botón Editar. Puede
también eliminar los días feriados registrados en el sistema, usando el botón Eliminar.

Puede usar los botones Primero y Último para ver el primer y último día feriado,
respectivamente.

Para cerrar esta ventana, haga click en Salir.

Pasos para agregar un día feriado nuevo (Administrador):

1. Presione Nuevo o Insert.

2. Cuando aparezca la pantalla Días Feriados, empiece a llenar los datos.

3. La Festividad es el nombre o motivo de la celebración o día feriado.

4. Escoja la Fecha para el día feriado.

5. Presione Guardar o la tecla Enter.

6. Para cancelar la grabación del día feriado nuevo, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para editar un día feriado existente (Administrador):

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1. Presione Editar o Enter. Puede también hacer doble click en el día


feriado.

2. Cuando aparezca la pantalla Días Feriados, podrá cambiar el nombre del día
feriado y la fecha.

3. Presione Guardar o la tecla Enter.

4. Cuando se le pregunte si desea grabar los cambios hechos, conteste que Sí.
(Presione No para detener la grabación de los cambios.)

5. Para cancelar la grabación de los cambios hechos, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Para eliminar un día feriado, siga estos pasos. (Administrador):

1. Localice en la lista el día feriado que quiere eliminar.

2. Presione el botón Eliminar o la tecla Supr.

3. Cuando el programa le pregunte si está seguro de borrar, presione Sí.

4. Para cancelar la eliminación del día feriado (o si se equivocó de día feriado), haga
click en No.

Para navegar [moverse] por la lista de compañías:

► Use la barra de desplazamiento vertical.

► Use las teclas de movimiento de cursor (▲ó▼) para avanzar o retroceder un


registro a la vez.

► Presione el botón Primero para ir al primer registro [día feriado]. Puede


usar la tecla Inicio si lo desea.

► Presione el botón Último para ir al último registro [día feriado]. Puede


usar la tecla Fin si lo desea.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

Cuando se hacen cambios en los días feriados, cuando se añaden o se eliminan, es


posible que el sistema tenga que recalcular los contadores para esos días que han sido
afectados por el cambio en la lista de días feriados.

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9.1 Días Feriados

Esta pantalla va a aparecer cuando usted esté editando o creando un día feriado. Esta
pantalla sólo está disponible para los usuarios de tipo Administrador.

Si está editando los datos de un día feriado existente puede cambiar el nombre y la fecha
del día feriado.

Si está creando un día feriado nuevo, debe asignarle un nombre y una fecha.

Para guardar los cambios realizados presione el botón Guardar o la tecla Enter. Si los
datos son grabados correctamente, usted regresará a la ventana de Lista de Días
Feriados.

Si desea cerrar la ventana sin guardar los cambios que haya hecho, presione el botón
Salir.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

10 Calendarios

Un calendario no es más que la lista de horarios o grupos que va a seguir un empleado


durante un periodo de tiempo determinado. En el mismo se define día por día qué horario
o grupo de horario se le está asignando a los empleados.

Un calendario puede ser fácilmente asignado a uno o varios empleados en la ventana de


Empleados.

Las tres partes principales de esta ventana se definen como:

10.1 Barra de Herramientas

Es una serie de botones que ayuda al funcionamiento de la ventana, de izquierda a


derecha, son:

Nuevo : Blanquea la ventana para la creación de un calendario nuevo.

Grabar : Graba cualquier cambio o modificación que se le haya hecho al calendario que
se visualiza en pantalla.

Plantilla : Abre la ventana de Plantilla Semanal.

Anterior, Siguiente : Sirve para navegar entre la lista de calendarios. El botón de


Anterior muestra el calendario previo y el Siguiente muestra el próximo calendario. La
lista está ordenada según el número de calendario.

Ayuda : Muestra la ayuda de la ventana. (No está disponible)

Salir : Cierra la ventana.

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

10.2 Detalles
Muestra los datos básicos del calendario tales como:

ID : Número de identificación del calendario. Es un número único


que identificará al calendario en el sistema.

Nombre : Un dato de tipo alfanumérico que identificará al


calendario. El nombre debe ser único dentro del sistema.

Jornada : Es la fecha sobre la cual se tiene el cursor. También se


puede ver en la barra de título.

Detalle de Grupo : Si se posiciona el mouse sobre un día al cual


se le halla asignado un Grupo de Horario, aparecerá en esta
sección una tabla con el id, nombre y una descripción de los
horarios pertenecientes al grupo.

10.3 El calendario
Es una serie de columnas y filas que muestran un mes a la vez, día por día un calendario
dado. En la parte inferior aparecen dos
botones rodeando el mes visualizado
(Anterior y Siguiente) los mismos
permiten moverse entre los meses del
año.

En medio aparecen celdas que


representan cada jornada del mes
mostrado. Si la celda no contiene ningún
dato fuera de la fecha, se considera que el
día es libre. Cada celda puede estar llena
por un Horario, que es representado
mediante una “H”, seguida del número
del horario asignado, en la siguiente línea
el nombre del Horario y en la tercera una pequeña descripción del mismo; o por un grupo,
que está representado por una “G” seguida del número del grupo y en la línea siguiente el
nombre.

10.3.1Asignación de un Horario
Para asignar un horario o un grupo a un día puede hacer lo
siguiente. Se hace doble click sobre el día seleccionado y aparecerá
la ventana de Horarios y Grupos, de donde se podrá seleccionar
un horario o un grupo, y el mismo se le asignará al día
seleccionado.

Para asignar un horario o un grupo a un periodo de tiempo se puede hacer click en el


botón Plantilla. Este botón activa la ventana de Plantilla Semanal, en donde se le asigna

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

el periodo al cual deseamos afectar. Se le da el Id del grupo o del horario o bien si no lo


sabemos podemos buscarlo gracias al botón de Buscar en
la parte superior.

Una vez seleccionado el horario o grupo, decimos qué días


de la semana vamos a afectar, esto se logra seleccionando
de la lista en la parte izquierda de la pantalla el día de la
semana y por último presione Grabar.

Al cerrarse la ventana observaremos que los días seleccionados han sido modificados.

Recuerde presionar el botón de Grabar una vez terminados los cambios, si no, puede
perder los cambios realizados.

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11 Horarios

Esta ventana tiene como funcionalidad crear y editar Horarios. En esta ventana se
definirán parámetros tales como el nombre del horario, la hora de entrada y salida y los
diferentes descansos, entre otros.

Esta ventana se divide en cuatro áreas principales.

11.1 El menú de Botones

El mismo se compone de 8 botones de izquierda a derecha

Nuevo : Sirve para blanquear la ventana permitiéndonos crear un nuevo horario.

Copiar : Crear un nuevo horario con todos los valores del horario que tengamos
seleccionado al apretar este botón. Los únicos valores que no se copian son el número de
identificación del horario y el nombre.

Grabar : Una vez creado o editado nuestro horario se debe proceder a grabar las
modificaciones realizadas. Si el horario está bien creado, se grabará todo inmediatamente
presionando este botón, de otro modo, se desplegarán una serie de mensajes que le
ayudarán a corregirlo para su óptimo funcionamiento.

Grupos : Permite crear o editar grupos de horarios para su manejo en conjuntos. Dicha
función es muy útil a la hora de asignar horarios rotativos a algunos empleados. (Ver
sección 12 en este manual).

Anterior, Buscar, Siguiente: Permiten desplazarse entre la lista de horarios. El botón


Anterior lo llevará al horario anterior mostrándole todos los campos del mismo al igual
que el botón de Siguiente. El orden a seguir es basado en el número del horario. Sin
embargo, el botón de Buscar desplegará una lista, donde usted podrá visualizar y elegir
el horario deseado.

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Si durante una edición o una creación de un horario, decide utilizar alguno de estos tres
botones, los cambios o actualizaciones realizadas se perderán, se recomienda grabar
con anticipación.

Ayuda : Mostrará una ventana con ayuda referente a esta ventana. (No está disponible)

Salir : Cierra la ventana.

11.2 Área de Descripción

Esta parte de la ventana sirve para escribir los parámetros específicos del horario. Estos
parámetros serán los que regirán el comportamiento del mismo.

I.D. : El Id o número de identificación del horario, es un valor de tipo numérico


que será asignado por el usuario; el mismo debe ser único dentro del sistema y
servirá para identificar el horario en las diferentes transacciones que se realizarán
con él.

Nombre : Dato de tipo Alfanumérico, también debe ser único en el sistema. Sirve
para darle una descripción un poco más específica y significativa al mismo.

Previo : Es el rango de tiempo, previo a la hora de entrada, en el cual se le


permitirá al horario aceptar una marcación.

Ej.: Si Entrada es 8:00 AM y Previo es 00:30, el horario aceptará


marcaciones desde las 7:30 AM, toda marcación anterior a esta hora
se le enviará a una jornada anterior.

Cortesía Entrada : Es un periodo de tiempo de gracia, que se le da al empleado


antes de comenzar a contarle ausencia según el horario.

Entrada : Hora en la cual el empleado debe iniciar labores (debe estar dentro de
la empresa).

Cortesía Salida : Es un espacio de tiempo que se le da al empleado para marcar


salida antes de la hora final (salida), sin contarle ausencia.

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Salida : Hora en la cual finaliza el periodo normal de trabajo para esa jornada.

Min Extra : Es la cantidad de tiempo mínima que debe pasar para que se pueda
contar tiempo extra.

Teóricas : Es la cantidad de tiempo que se supone que el empleado trabaja en un


día regular. En un horario en que las horas teóricas sean mayores que las reales, el
empleado recibirá en sus horas de trabajo la diferencia entre las horas teóricas y
reales. Es decir, si un horario tiene 7 horas reales, pero 8 teóricas (nocturno) el
empleado que trabaje este horario recibirá una hora de más en sus horas de trabajo
normal (7 + 1 = 8). Este efecto puede ser alterado por los controles Añadir
aunque haya ausencia parcial y La diferencia es para el día feriado.

Reales : Es la cantidad de tiempo que comprende desde la hora de entrada hasta la


de salida menos el tiempo de almuerzo y/o los tiempos de los descansos
obligatorios. Este campo es calculado por el programa.

Añadir diferencia entre teóricas y reales aunque haya ausencia parcial:


Cuando está activo este control, el empleado que trabaje este horario, tendrá
derecho a recibir en su contador de trabajo la diferencia entre las horas reales y
teóricas, aunque haya estado ausente parte del día. El empleado que se ausenta
todo el día no recibe esta diferencia. Si no está activo el control, el empleado que
tenga ausencia parcial pierde también esta diferencia entre las horas teóricas y
reales.

La diferencia entre teóricas y reales es para el día feriado: Es utilizado para


los casos en que un horario pasa de un día a otro. Cuando está activo este control,
la diferencia entre horas teóricas y reales se acumulará en el contador de día
feriado, domingos, compensatorio o libre.

Ej. : Tenemos un horario con 8 horas teóricas y 7 horas reales, que


empieza a las 10:00 PM de un día y termina a las 5:00 AM del día
siguiente. El sistema todos los días le añade una hora de trabajo al
empleado que se presente a trabajar. Ahora, ¿qué hacemos cuando el
empleado va a entrar en un día regular, pero la salida va a ser en un
día feriado? Usted decide. Si activa el control, la hora que el sistema le
añade al empleado, pasará a las horas trabajadas en día feriado, si no,
pasará a las horas regulares del empleado. Lo mismo se aplica para
los días libres o domingos.

El Horario pertenece a la jornada de entrada: Si un horario tiene la hora de


entrada mayor a la hora de salida, se considera que este horario utiliza dos
jornadas (se entra un día para salir otro), por lo tanto, si se marca sobre esta
opción, el horario pertenecerá a la hora de la jornada o día de entrada, si no se
marca esta opción, el horario le pertenecerá al día de la hora de salida.

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Ej. : El día 15/08/2003 al empleado se le asigna un horario de entrada


11:00 PM y salida 5:00 AM, si El Horario pertenece a la Jornada de
entrada está seleccionado, esto haría que el sistema interpretara el
horario de la siguiente manera. La entrada sería el 15/08/2003 a las
11:00 PM y la salida sería el 16/08/2003 a las 5:00 AM. Mientras que si
no se selecciona el horario pertenece a la Jornada de entrada, el
sistema interpretaría el horario de la siguiente manera: la entrada es el
14/08/2003 a las 11:00 PM mientras que la salida sería el 15/08/2003 a
las 5:00 AM.

11.3 Secciones de Almuerzo y de Descansos

Los descansos serán descritos con cinco


parámetros, la Hora de Inicio, Hora
Final, la Duración, si es Obligatorio o no
y si Genera Extras.

La hora de inicio es la hora mínima para


tomarlo, la hora final es la hora máxima
en la que pueden entrar y la duración es el
tiempo máximo que pueden tomar. El
funcionamiento de estos tres campos se
puede ver con el siguiente ejemplo.

Ejemplo:

Un descanso es de 10:00am a 11:00am con una duración de 00:15. Esto


quiere decir:

El empleado puede salir en cualquier momento entre las 10:00am y las


11:00am a descansar 15 minutos, pero:

Si sale a las 09:55am y regresa a las 10:10am, aun cuando sólo haya tomado
15 minuntos, el tiempo entre las 09:55am y las 10:00am será considerado
ausencia (ausencia de 5 min.).

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Manual de Usuarios.doc Para Marvin Ver. 1.2.8

Si sale a las 10:50am y regresa a las 11:05am, aun cuando sólo haya tomado
15 minutos, el tiempo entre las 11:00am y las 11:05am será también
considerado como ausencia (ausencia de 5 min.) .

Si sale a las 10:30am y regresa a las 10:55am vemos que tomó más de
15min, por lo tanto se le marca ausencia de los minutos excedentes
(ausencia de 10 min.).

La contabilización del tiempo trabajado durante un descanso depende de su tipo. Marvin


contempla dos tipos de descansos Obligatorio y No Obligatorio. En caso de que sea
obligatorio, este tiene la opción de generar tiempo extra. La contabilización del tiempo
se realiza de la siguiente manera:

Descanso No obligatorio: el tiempo durante este descanso se considera


como trabajado, tanto si el trabajador toma el descanso (que haya
marcaciones) como si no lo toma. El concepto es mejor conocido como
breaks.

Descanso Obligatorio, no generar extras: el tiempo de este descanso se


considera como no trabajado, tanto en el caso de que el trabajador haya
tomado el descanso, como en el caso de que no lo haya tomado (que no
haya hecho las marcaciones de inicio y fin del descanso).

Descanso Obligatorio, genera extras: No se contabiliza ausencia cuando


el trabajador toma el descanso, pero en el caso de que no lo tome (que no
marque el inicio y el fin del descanso), el programa considera que ha
trabajo tiempo extra, acumulando el tiempo en el contador de hora extra
respectivo.

Para los efectos prácticos, Marvin considera el almuerzo como un descanso obligatorio,
que puede o no generar horas extras.

Para marcar un descanso como Obligatorio, se debe marcar la casilla de Obligatorio.


Para que un descanso obligatorio genere horas extras, se debe marcar la casilla de
Generar Extras.

Reglas Para Crear Un Horario.

► Un horario debe tener un ID único.

► Un horario debe tener un nombre único.

► La hora de entrada debe ser distinta a la hora de salida.

► Si la hora de entrada es mayor a la hora de salida se considera que el horario es de


un día para el otro.

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► Los tiempos de cortesía deben ser menores al tiempo real de la jornada.

► Los descansos deben tener una duración mayor a un minuto para que sean
tomados en cuenta.

► La duración de los descansos debe ser menor o igual a la duración real, obtenida
de la resta entre hora final de descanso con la hora de inicio del mismo.

► Los descansos no pueden ser fuera del periodo de entrada y salida.

► Si la duración del descanso es cero, los campos del siguiente descanso no serán
habilitados.

► Si un descanso no es obligatorio, no puede generar extras.

► Los descansos no deben chocar entre sí.

► El almuerzo es considerado un descanso de tipo obligatorio, en caso de ser


declarado.

► Las cortesías (entrada y salida) no deben chocar con los periodos de descanso.

► El orden de los descansos no influye de ninguna manera.

► Las horas teóricas no pueden ser menores que las reales.

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12 Grupos

La ventana de Grupos permite crear grupos de horarios que serán manejados como una
unidad. Esto permite la asignación de horarios rotativos más fácilmente a empleados que
están variando de horario constantemente.

Un grupo de horarios es un listado de horarios del cual el sistema tendrá que elegir uno,
según patrones predefinidos, para asignárselo a una jornada y hacer los cálculos
respectivos de horas y tiempos trabajados.

La ventana de Grupos de Horario consiste de tres partes:

12.1 Menú de Botones:

De izquierda a derecha:

Nuevo: Blanquea la ventana permitiéndole crear un grupo de horarios nuevo.

Grabar: Después de modificar o crear un grupo, se debe clickear para grabar los cambios
realizados.

Anterior, Buscar, Siguiente: Sirven para navegar o buscar un grupo específico. El botón
de Anterior muestra el grupo anterior y el botón de Siguiente muestra los datos del
siguiente grupo hasta llegar al final de la lista. Sin embargo, el botón de Buscar
desplegará una ventana con la lista de todos los grupos existentes de donde usted podrá
seleccionar mediante un doble click el grupo que desee ver en pantalla.

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12.2 Área de Descripción

Muestra los datos básicos del grupo de Horarios.

ID: Es un valor numérico, único que identificará al grupo, es insertado automáticamente


por el programa.

Abrev.: Es una abreviatura que se le da al Grupo para su referencia rápida por el resto de
las ventanas en el programa.

Nombre: El nombre es un dato Alfanumérico que debe ser único para el grupo. Identifica
al grupo.

12.3 Las Listas


Un grupo se compone de los horarios mostrados en el cuadro de la derecha. Los horarios
a la izquierda son aquellos disponibles para elegir.

Puede elegir un horario al seleccionarlo mediante un click y presionando el botón de


Agregar, si decide eliminarlo, puede seleccionarlo de la lista de la derecha y luego
presionar Eliminar y el horario regresará a la lista de la derecha.

Las listas se componen de tres campos: El número del Horario, el Nombre del Horario y
una descripción que se compone de la hora de entrada y la hora de salida de los mismos.

Un grupo no puede tener menos de dos(2) horarios.

13 Horarios y Grupos
Esta ventana aparece durante el programa cada vez que sea necesario seleccionar un
horario o un grupo de Horarios. La misma puede aparecer de tres maneras. La primera
muestra sólo Horarios activos, la segunda, sólo Grupos activos y la tercera Ambas
opciones activas.

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En cualquiera de los casos el funcionamiento es el mismo, y dependerá de cual ventana


llame a Horario y Grupos [que se desplegará su funcionalidad].

La parte superior de esta ventana consta de tres botones, de izquierda a derecha:

Aceptar: una vez seleccionado el horario o grupo de agrado esta ventana se cierra
pasándole el valor a la ventana inicial.

Ayuda: despliega el menú de ayuda.

Salir: cierra la ventana sin hacer ninguna selección.

En el medio de la ventana observamos dos opciones, Horario y


Grupo, las mismas muestran en la tabla del centro ya sea la lista de
Grupos creados o los Horarios existentes. Más a la derecha, se
presenta un cuadro de texto con un lista desplegable; esta lista
muestra los diferentes parámetros mediante los cuales podemos hacer una búsqueda, en
caso de no visualizar a primera vista.

Para el caso de los horarios, se puede hacer una búsqueda ya sea por Nombre, por ID del
Horario o por la Descripción, que son los campos que aparecen en la tabla, esta búsqueda
se hace escribiendo las primeras letras o números del campo por el cual vamos a buscar
en la parte inferior de la ventana una vez seleccionado el mismo de la lista.

Para el caso de los grupos, los parámetros son Id Grupo, Abreviatura o Nombre, y
funciona de la misma manera:

Una vez escrito lo buscado, la tabla se posicionará sobre el campo que más se parezca a
lo escrito. Si es lo que se buscaba, se debe de proceder a hacer click sobre el botón de
Aceptar.

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14 Importación de Marcaciones

Esta ventana no tiene interacción con el usuario. Básicamente al activarla se realizan


automáticamente las funciones para la que fue programada. Sin embargo esta ventana
depende de dos archivos, el “Reloj.bat” y el “Punch.log” y contiene un cuadro de texto
donde aparecerán diferentes mensajes del estado de la importación y algunos mensajes
informando de algún error en la operación.

14.1 El Reloj.bat
Este archivo contiene una serie de instrucciones para obtener las marcaciones de los
relojes y ponerlo en el archivo punch.log.

El archivo Reloj.bat debe estar ubicado en el directorio Marcaciones, en el directorio del


ejecutable. En caso de no encontrarse, al activar la ventana de Marcaciones, la misma
mandará un mensaje de error solicitando que se verifique la ruta al mismo. Luego se
cerrará la ventana.

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14.2 El Punch.log
Este archivo contiene las marcaciones realizadas en los diferentes relojes. El archivo
debe estar ubicado en la carpeta “marcaciones” dentro del archivo del programa.

La ventana de Importación de Marcaciones verifica la existencia de este archivo antes


de iniciar el proceso. En caso de no aparecer, la ventana desplegará un mensaje de error y
procederá a cerrar la ventana sin realizar ninguna operación.

Sus campos son todos de tipo numérico, y cualquier otro caracter va a ser considerado un
caracter inválido y desplegará un error al intentar ser importado.

14.3 Notas de Importación


El proceso realizado por esta ventana consiste en 5 pasos.

► El primero es validar la existencia del archivo “Reloj.bat”. En caso de no existir,


se desplegará un mensaje de error.

► El siguiente, es validar la existencia del archivo “Punch.log”. En caso de no


existir, también aparecerá un mensaje de error y se cerrará la ventana.

► Una vez confirmados estos dos archivos, se procede a validar la información


contenida en el archivo “punch.log”. De aquí pueden desplegarse una serie de
mensajes en el cuadro en el centro de la pantalla tales como:

o Línea # Marcación duplicada: Se presenta cuando dos marcaciones


contienen el mismo Número de empleado y la misma hora de marcaje.
El sistema importa la primera marcación, pero omite la segunda.

o Línea # Caracteres Inválidos en Sitio o Reloj: Sucede cuando aparece un


caracter No Numérico en uno de estos campos del archivo Punch.log. El
sistema considera que el archivo está corrupto y no importa ninguna
marcación.

o Línea # Caracteres Inválidos en Empleado: Sucede cuando aparece un


caracter No Numérico en uno de los campos empleado del archivo

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Punch.log. El sistema considera que el archivo está corrupto y no importa


ninguna marcación.

o Línea # Caracteres Inválidos en Fecha/Hora: Sucede cuando aparece un


caracter No Numérico en uno de los campos de fecha y hora o cuando en
uno de los campos fecha y hora aparece un dígito inválido o fuera de
rango (más de 24 horas, más de 12 meses). El sistema considera que el
archivo está corrupto y no importa ninguna marcación.

► Una vez verificada la data del archivo Punch.log, se procede a grabar en la base
de datos.

► Y al final de la operación aparecerá un mensaje informando cuántas marcaciones


fueron importadas, seguida de un mensaje de “FIN” en el cuadro de texto.

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15 Movimientos

La ventana de Movimientos tiene como función principal mostrar en su totalidad las


marcaciones, los horarios y las jornadas trabajadas por un empleado específico en un
periodo determinado para su manipulación y corrección en caso de ser necesario.
También tiene acceso a otras ventanas, que facilitan su funcionamiento.

Al activar la ventana de Movimientos lo primero que se le


solicita es la compañía, los niveles y el periodo a visualizar,
para esto aparece la ventana de Periodo a Visualizar. Una
vez presiona Aceptar, se procede a la ventana de
Movimientos. La misma se compone de seis partes
principales descritas a continuación.

15.1 Barra de Herramientas

De izquierda a derecha:

Anterior, Buscar, Siguiente: Permiten moverse entre la lista de empleados de la


compañía seleccionada. El botón de Buscar despliega la ventana de Selección
de Empleado.

Anotación: Despliega la ventana de Anotaciones. Permite modificar horarios, hacer


anotaciones y reprocesar el periodo de ser necesario.

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Recalcular: Indica al sistema que recalcule inmediatamente para mostrar los resultados
en la pantalla.

Ayuda: Despliega la ventana de ayuda.

Salir: Cierra la venta de Movimientos.

15.2 Sección de Generales.

Muestra la información general del empleado que está siendo trabajado.

15.3 Cuadro de Movimientos


Muestra una tabla con las
jornadas y sus respectivas
marcaciones desplegadas en
cada fila. Como característica
remarcable, cada marcación
que aparezca con un símbolo
(∅) al frente, se considera que
fue editada o introducida manualmente por algún usuario del sistema. Aquellas que no
tengan este símbolo fueron introducidas de manera automática en la importación de
marcaciones de los relojes.

15.4 Contadores Diarios

Al posicionarse en el Cuadro de Movimientos sobre alguna jornada, este cuadro cambiará


mostrando información con respecto a la jornada.

15.4.1Campos de Contadores Diarios


Día : La fecha o jornada seleccionada.

Horario : El número de horario asignado a esa jornada. Aparece también el nombre, la


hora de entrada y la hora de salida como descripción del mismo.

Contadores:

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Trabajo Normal: Las horas normales de trabajo para esa jornada.

Día Libre +150%: Tiempo libre en que el empleado trabajó y/o trabajo en día de
descanso semanal.

Ausencia: Periodo de tiempo ausentado durante la jornada.

Día Nacional: Horas que el empleado haya trabajado en días nacionales.

Tardanza: Tiempo de tardanza durante la jornada.

Compensatorio: Horas que el empleado trabajo en días compensatorios +50%.

Incidencias : Horas de incidencia que el empleado acumuló.

Extras Aprobadas: Total de horas extra aprobadas.

Extras Trabajadas: Total de horas extra trabajadas.

15.5 Totales por periodo

Contiene la misma información que el recuadro de Contadores diarios, sólo que éste
mostrará los contadores con los tiempos acumulativos del periodo mostrado en pantalla.

15.6 Barra de información

Contiene tres paneles. El primero de la izquierda muestra información sobre el sitio y el


reloj utilizado para la marcación seleccionada en el Cuadro de Movimientos. Si la
marcación fue introducida manualmente aparecerá la información del usuario del sistema
que realizó tal cambio.

El panel del medio informa cuál es el usuario que está actualmente utilizando el sistema,
y el panel de la derecha muestra de donde salió el horario de la jornada seleccionada.

En este último panel puede salir información tal como Calendario, Anotación o
Anotación de Calendario.

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16 Funciones de la Ventana de Movimientos


La ventana de Movimiento
contiene funciones importantes que
permiten la manipulación del
sistema. Para esto, al presionar el
botón derecho del mouse, aparece
el menú desplegable.

Al presionar el botón derecho del


mouse sobre el cuadro de
movimiento, aparece un menú
desplegable con las siguientes
opciones:

► Insertar marcación.

► Borrar Marcación.

► Ver Horario.

► Ver Horas Extra.

► Aprobar Hora Extra.

► Crear Anotación.

► Asignar Incidencia.

► Trabajo en Día Libre +150%

► Trabajo por Día Compensatorio +50%

16.1 Insertar una marcación.


► Seleccionar una celda vacía de la jornada a la cual se le desea insertar.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar del menú la opción Insertar


Marcación.

► Aparecerá la ventana de insertar Marcaciones.

► Introducir la fecha y hora de la marcación en la ventana.

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► Presionar Aceptar.

► El sistema automáticamente ajustará los contadores en base a la nueva


marcación.

16.2 Borrar una marcación.


► Seleccionar la marcación del cuadro de movimiento.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar del menú la opción Borrar Marcación.

► Confirmar que desea borrar la marcación.

16.3 Ver Horario.


► Seleccionar la jornada deseada del Cuadro de Movimiento.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar del menú Ver Horario.

► Aparecerá la ventana de horario con el horario asignado a esa jornada. (El horario
no se podrá modificar desde esta ventana).

16.4 Ver Horas Extra.


► Seleccionar la jornada deseada del Cuadro de Movimiento.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar Ver Horas Extra.

► Aparecerá una pantalla en la que verá los porcentajes de hora extra que el
empleado acumuló en la jornada seleccionada.

16.5 Aprobar Hora Extra.


► Seleccionar la jornada deseada del Cuadro de Movimiento.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar Aprobar Hora Extra.

► Aparecerá una pantalla en la que verá los periodos de tiempo en que el empleado
acumuló horas extra en la jornada seleccionada.

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16.6 Crear Anotación.


► Seleccionar la jornada del Cuadro de Movimientos.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar la opción de Crear Anotación.

► Aparecerá la ventana de Selección de Horario.

► Seleccionar un horario de la lista.

► Presione Aceptar en la ventana de Selección de Horario.

► El sistema automáticamente ajustará los contadores en base al nuevo horario.

16.7 Asignar Incidencia.


► Seleccionar la jornada deseada del Cuadro de Movimiento.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar Asignar Incidencia.

► Aparecerá una pantalla en la que podrá asignar, eliminar y editar incidencias para
el empleado que esté editando.

16.8 Trabajo en Día Compensatorio +50%.


► Seleccionar la jornada del Cuadro de Movimientos.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar la opción de Trabajo en Día Compensatorio.

Si el día no estaba marcado como compensatorio, ahora sí lo va a estar. En cambio, si


está marcado como compensatorio, dejará de estarlo. Al hacer este cambio, el programa
recalcula el tiempo trabajado.

16.9 Trabajo por Día Libre +150%.


► Seleccionar la jornada del Cuadro de Movimientos.

► Hacer click con el botón derecho del mouse.

► Seleccionar la opción de Trabajo por Día Libre.

Si el día no estaba marcado como libre, ahora sí lo va a estar. En cambio, si está


marcado, dejará de estarlo. Al hacer este cambio, el programa recalcula el tiempo
trabajado.

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17 Ver Horas Extra

En esta ventana, usted puede ver el detalle de las horas extra que un empleado haya
trabajado en una jornada, es decir, cuánto tiempo de cada porcentaje ha acumulado.

Esta ventana le muestra si la empresa en la que trabaja el empleado aprueba


automáticamente todas las horas extra. También está el total de horas extra trabajadas y
las aprobadas.

En la parte inferior de la ventana verá un listado de los diferentes porcentajes de horas


extra, según el día que haya seleccionado.

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18 Aprobar Horas Extra

En esta ventana, usted puede ver las horas extra que un empleado haya trabajado en una
jornada.

Esta ventana le muestra si la empresa en la que trabaja el empleado aprueba


automáticamente todas las horas extra. Use el control Horas Extra Aprobadas para
registrar la cantidad de tiempo extra que le quiere asignar al empleado. Puede usar los
botones Todas y Ninguna para que sea más rápido.

En la parte inferior de la ventana verá un listado de los periodos en que el empleado


trabajó horas extra. Esta es una guía que muestra la hora en que el empleado empezó a
trabajar horas extra y el tiempo transcurrido entre un período y otro.

Pasos para aprobar horas extra:

1. En la ventana Movimientos, seleccione una fecha en que el empleado haya


trabajado horas extra. (En la parte inferior de la pantalla Movimientos se muestra
la cantidad de horas extra trabajadas y aprobadas para cada día.)

2. Haga click con el botón derecho del mouse y escoja Aprobar Hora Extra en el
menú que aparece.

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3. Cuando aparezca la ventana Aprobar Horas Extra, podrá ver las horas extra que
el empleado trabajó. Además, verá en el título de la ventana el día que escogió.

4. Escriba en el control Horas Extra Aprobadas el tiempo de horas extra que desea
aprobar (Puede usar los botones Todas y Ninguna para que sea más rápido.).

5. Presione Guardar o la tecla Enter.

Para cancelar la aprobación de horas extra, presione el botón Salir de la


barra de herramientas o cierre la ventana.

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19 Anotaciones

La ventana de Anotaciones es aquella en donde se verán el conjunto de calendarios,


Anotaciones de calendario, Anotaciones, Incidencias y días Compensatorios para un
empleado específico que estará siendo trabajado. Esta ventana sólo puede ser accesada
desde la opción Anotación ( ) situada en la barra de herramientas de la ventana de
Movimientos.

La función principal de esta ventana es el manejo mismo de las anotaciones, sin embargo,
se puede acceder a las ventanas que poseen las demás opciones de manera fácil a través
de la Barra de Herramientas de la misma.

19.1 La composición de la ventana


19.1.1Barra de Herramientas

De izquierda a derecha:

Grabar: Graba las anotaciones editadas o agregadas de esta ventana. Inmediatamente


después de grabar se procede a reprocesar las horas del empleado.

Eliminar: Borra únicamente anotaciones desde esta ventana.

Plantilla: Abre la ventana de Plantilla Semanal.

Anot. Cal. : Abre la ventana de Anotaciones de Calendario.

Ayuda: Despliega la ventana de ayuda.

Salir: Cierra esta ventana. Si no se presiona el botón de Grabar, las modificaciones se


omitirán.

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19.1.2Sección de Detalles
Muestra datos del empleado que está siendo trabajado. Información
como Número de Empleado, Nombre, calendario es desplegada
cada vez que se abre esta ventana. La jornada muestra el día
seleccionado del calendario virtual.

El primer cuadro muestra las diferentes Anotaciones de Calendario


que posee este empleado.

El segundo cuadro aparece únicamente al posicionarse sobre una


jornada a la que se le haya asignado un grupo de horarios. Este
cuadro muestra todos los horarios pertenecientes al Grupo en sí.
Información como el Número de Horario, Nombre, Hora de Entrada y Salida son
mostradas.

19.1.3Calendario Virtual
Es la recopilación de Calendarios, Anotaciones de Calendarios, Anotaciones, Incidencias
y Compensatorios mostradas de forma gráfica. Cada celda representa una jornada. En
cada jornada se representa el Horario o Grupo asignado, si la Jornada esta vacía se
considera que no existe ni Horario ni Grupo asignado para ese día.

Para asignar una anotación basta con hacer doble


click sobre una jornada. Esto desplegará la
ventana de selección de horario. Al seleccionar
una horario de la lista automáticamente se
regresa a la ventana de anotaciones y se verá la
modificación realizada.

Otra forma sería, hacer click sobre la barra con


los nombres de los días (Lunes, martes, etc...),
estos nombres son botones que despliegan la
ventana de Plantilla Semanal, en donde se le
puede asignar horarios a varios días a la vez.

Descripción del Calendario Virtual.

Según el contenido de la Jornada será mostrada de diferentes colores.

Calendario: Si el contenido de la jornada proviene del calendario asignado al


empleado, entonces éste aparecerá de color Gris con letras negras.

Anotación de Calendario: Si el contenido proviene de una anotación de calendario


entonces aparecerá de color Gris con letras rojas.

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Periodo Libre: Si a la jornada se le ha asignado un periodo libre, entonces será


mostrado de color celeste, con el mensaje de PERIODO LIBRE
escrito. El mismo es detallado en el cuadro de Anotaciones de
Calendario en la Sección de Detalle.

Anotación: Si el contenido viene de alguna anotación, entonces se mostrará de


color blanco con letras negras.

Cerrado: Si la Jornada ya ha sido cerrada, será mostrada con las letras de color azul.
A esta jornada no se le puede asignar anotaciones ya que la misma no
cambiará en su contenido.

Incidencia: Si a la Jornada se le ha asignado una Incidencia o se ha marcado como


un día Compensatorio, sin importar el contenido o el horario, se
marcará con una letra en la esquina superior derecha; esta letra puede
ser (.I.) para el caso de una incidencia, (.C.) para el caso de un día
compensatorio o (.DL.) para trabajo en día libre.

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20 Asignar Incidencias

Use la pantalla Asignar Incidencias para registrar los casos imprevistos en su empresa.
Estos casos pueden incluir citas con el médico, enfermedades, etc.

En esta pantalla podrá ver las incidencias registradas para un empleado desde el último
cierre que se haya hecho. Puede crear una incidencia nueva o puede cambiar una
incidencia registrada. También puede eliminar una incidencia registrada.

Pasos para ver la ventana Asignar Incidencias:

1. En la ventana Movimientos seleccione el día para el cuál quiera asignar la


incidencia.

2. Haga click usando el botón derecho del mouse y escoja Asignar Incidencia del
menú que aparece.

Pasos para asignar una incidencia nueva:

1. Escoja el Nombre de la Incidencia que desea asignar al empleado. Note que


debajo del nombre de la incidencia aparece el tipo (Remunerable o No
Remunerable).

2. Usando Fecha y Hora Inicial introduzca la hora en que inicia la incidencia.

3. Usando Fecha y Hora Final introduzca la hora en que termina la incidencia.

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4. Presione Guardar o la tecla Enter.

5. Para cancelar la grabación de la incidencia nueva, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Pasos para asignar una incidencia nueva a partir de otra ya registrada:

1. Haga click en cualquier incidencia registrada anteriormente. Note cómo los


controles para incidencia nueva toman los valores de la incidencia seleccionada.

2. Cambie la información para que la incidencia sea diferente. Si desea, puede


cambiar el nombre de la incidencia, o la hora de inicio o final de la incidencia.

3. Presione Guardar o la tecla Enter. El sistema preguntará si desea


que la incidencia sea nueva o si prefiere editar la incidencia seleccionada. Escoja
Sí para crear la incidencia nueva.

4. Para cancelar la grabación de la incidencia nueva, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Pasos para editar una incidencia:

1. Haga click en cualquier incidencia registrada anteriormente. Note cómo los


controles para incidencia nueva toman los valores de la incidencia seleccionada.

2. Cambie la información para que la incidencia sea diferente. Si desea, puede


cambiar el nombre de la incidencia, o la hora de inicio o final de la incidencia.

3. Presione Guardar o la tecla Enter. El sistema preguntará si desea


que la incidencia sea nueva o si prefiere editar la incidencia seleccionada. Escoja
No para editar la incidencia.

4. Para cancelar la grabación de la incidencia nueva, presione el botón Salir

de la barra de herramientas o cierre la ventana.

Pasos para eliminar una incidencia asignada:

1. Haga click en cualquier incidencia registrada anteriormente. Note cómo los


controles para incidencia nueva toman los valores de la incidencia seleccionada.

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2. Presione Eliminar o la tecla Supr. El sistema preguntará si está seguro de


eliminar la incidencia.

3. Para cancelar la eliminación de la incidencia, presione el botón Salir


de la barra de herramientas o cierre la ventana.

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21 Anotaciones de Calendario

Una anotación de calendario es un periodo de tiempo en el cual un empleado utilizará


otro calendario distinto al que le fue asignado originalmente o un periodo de tiempo
durante el cual un empleado se ausentará por razones previamente establecidas.

Ejemplo:

Un empleado “José Pérez”. Se le asignó el calendario “Bodega”, sin embargo,


durante un periodo de un mes fue a cubrir unas vacaciones en el
departamento de Entregas. Durante ese mes José Pérez utilizará el
calendario de “Entregas” pero al concluir el mismo regresará a su calendario
asignado.

Es en esta ventana en donde se declaran este tipo de movimientos.

Para crear una anotación de calendario, en la ventana de Anotaciones aparece un botón


etiquetado “Anot.Cal” ( ), el mismo activa esta ventana. En ella se pueden observar
todas las anotaciones de calendario ya creadas para este empleado.

Al clickear sobre cualquier anotación, se verá cómo en la barra de herramientas se


activarán y desactivarán los íconos. Esto se debe a las siguientes reglas:

► Sólo se puede crear anotaciones de calendario de días no cerrados.

► Si la fecha inicial es menor a la última fecha de cierre, entonces la anotación no


podrá ser borrada, sin embargo se podrá editar la fecha final, si la misma es mayor
a la última fecha de cierre.

► Si la fecha final de una anotación de calendario es menor


a la última fecha cerrada, entonces la anotación no se
podrá borrar, ni editar.

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Para crear una anotación de calendario, basta con:

► Hacer click sobre el botón de Nuevo.

► Inmediatamente aparece una nueva ventana.

► Especificar el tipo de anotación (de calendario, o Periodo libre).

► Introducir la fecha inicial y la fecha final (ambas mayores a la fecha de cierre).

► Introducir el calendario a utilizar o el tipo de periodo.

► Presionar el botón de Guardar.

► Automáticamente se procederá a reprocesar las jornadas afectadas.

Para editar una anotación:

► Poner el cursor sobre la anotación que se desea editar en


la lista.

► Hacer click sobre el botón de Editar.

► Aparecerá la ventana con los datos de la misma.

► Modificar los datos.

► Presionar el botón de Guardar.

► Automáticamente se procederán a reprocesar las jornadas afectadas.

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22 Impresión de Reportes o Listados


La ventana de reportes es aquella que aparecerá en pantalla cada vez que desee visualizar
o imprimir un listado o Reporte. Consiste en tres áreas principales que le permitirán
navegar y trabajar con el reporte o listado visualizado.

► La Barra de Herramientas

► El Árbol de Grupos

► El Área de Visualización

22.1 La Barra de Herramientas

Los botones en esta barra le ayudarán a navegar y manipular el reporte.

22.1.1Botones y Función:
Primero : Permite desplazar la visualización del reporte al principio de
la página uno (1).

Anterior : Regresa a la visualización a la página anterior, en caso de


estar en la primera, la visualización no cambiará.

Siguiente : Cambia a la siguiente página, en caso de estar en la última


página, la vista no cambia.

Último : Permite desplazar la vista a la última página del reporte.

Imprimir : Despliega la caja de diálogo de Windows para la impresión


del reporte visualizado en pantalla.

Exportar : Despliega la ventana de diálogo para grabar el reporte


visualizado en pantalla en la carpeta de su preferencia. Presenta dos
opciones principales: Excel, Página Web.

Ayuda : Despliega la ayuda de esta página, lista los procedimientos


para manipular el reporte.

Salir : Cierra la ventana de reportes.

Botón de Árbol de Grupos: Permite visualizar o esconder el área de

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“ÁRBOL de GRUPOS”

Porcentaje de Visualización: Cuadro que permite cambiar el tamaño de


visualización del reporte en la ventana. Reduce y agranda el tamaño del
mismo.

Cuadro de Búsqueda: Al escribir cualquier dato en este cuadro y


presionar Enter, la vista del reporte cambiará y se situará sobre el dato
que contenga el parámetro escrito. Aparece un cuadro de diálogo y le
permite navegar por el documento y encontrar otros datos similares.

22.2 El Árbol de Grupos


El árbol de grupos es un área donde aparecen las principales
agrupaciones que se verán en el reporte. Estas agrupaciones
normalmente tendrán subagrupaciones y ambas estarán
denotadas por títulos; estos títulos aparecerán en esta área.

Mediante esta herramienta, usted podrá hacer click sobre


cualquiera de los títulos que aparecen en la lista, esta acción hará
que la vista del reporte se mueva hacia la sección seleccionada.

Los títulos que en el árbol aparezcan con una cruz (+) a la


izquierda, denotan que existen subagrupaciones que podrán ser
vistas al hacer click sobre la cruz (+).

22.3 El Área de Visualización


Básicamente, es una vista previa
del reporte o listado antes de ser
impreso o exportado. En la parte
superior aparecen datos sobre la
cantidad de páginas, la cantidad de
registros, entre otros.

Los binoculares en la parte


superior permiten introducir
Parámetros de Búsqueda al
reporte. Esto significa, que lo que
usted escriba en esta sección, la
ventana buscará este parámetro en
el reporte y se situará sobre el
mismo.

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23 Configuración

Es la ventana en la que puede configurar diferentes valores que influyen en el


comportamiento del sistema. Se subdivide en dos secciones:

• Sistema: Donde puede configurar el comportamiento del programa.

• Niveles: Para que le dé nombre a los 3 niveles de jerarquía del organigrama.

Para elegir cualquiera de las dos secciones de esta ventana, simplemente haga click en la
pestaña con el nombre de la sección que desee ver.

En cualquiera de las dos secciones, realice los cambios deseados y presione el botón
Grabar. Para salir de la ventana, presione Salir.

23.1 Sistema
Puede establecer cuánto tiempo debe haber
entre una marcación y otra para que sean
consideradas distintas.

Usando el control Espacio Mínimo entre


Marcajes especifique la cantidad de
minutos de diferencia que debe haber entre
dos marcaciones para que sean
reconocidas como dos marcaciones
diferentes por el sistema.

Si desea cambiar el comportamiento del


sistema en la acumulación de las
diferencias teóricas y reales en días
feriados, cambie el segundo control.

Para cambiar el intervalo de tiempo del


aviso del sistema para realizar el cierre,
cambie el control Días para hacer nuevo
cierre.

23.2 Niveles
Esta sección le permite especificar qué nombre desea asignar a cada nivel de jerarquía de
su empresa. Todo lo que tiene que hacer es escribir qué palabra desea que aparezca para
representar a los diferentes niveles y presionar el botón Grabar.

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