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SIIGO Académico Ver. 8.

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__manual de instalación__
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Antes de instalar tenga en cuenta los siguiente:


Si ya tiene instalado la Ver. 8.2, no es absolutamente necesario realizar de nuevo la
instalación. Reemplazando los ejecutables de esta nueva versión que se encuentran en
la carpeta “Actualizaciones 8-4” de este CD y realizando los pasos que se describen a
continuación podría bastar, sin embargo, una nueva instalación es aconsejable.

Si va a instalar por primera vez, no tenga en cuenta los puntos siguientes y vaya
directamente a los pasos de instalación.
Si por el contrario decide reinstalar, no se preocupe por los datos ya que éstos
permanecerán intactos. Siga los siguientes pasos
1. Copie los archivos de la carpeta Siigo Académico a otra carpeta y borre luego el
contenido de esta carpeta con el fin de que los nuevos archivos se copien aquí sin
problema.
2. Cuando la instalación de la nueva versión termine, traiga de la carpeta Backup que
realizó solo el archivo Diamseg.mdb y cópielo de nuevo en la carpeta Siigo
Académico.
3. Los archivos de datos (Carpeta Notas) no tendrán ningún problema. Es prudente
realizarle un backup a esta carpeta como tarea de rutina pero no como algo
necesario para instalar la nueva versión.
4. Cuando la instalación termine, vaya primero al AdminAcadem y realice el proceso
de “Chequeo de Bases”. Este proceso puede ser un poco demorado por los
cambios que se realizarán sobre las bases de datos. No se preocupe por esto.

Nota: Anteriormente hemos venido tratando de mantener el tamaño de las ventanas del
programa de tal forma que alcancen a visualizarse completamente en pantallas con
resoluciones de 800 x 600. A partir de esta versión ya no mantendremos esta limitación.
Hoy en día la gran mayoría de equipos trabajan en resoluciones superiores a ésta, por
tanto, nuestras ventanas en la aplicación serán de tamaño mayor para alojar más
información.

Pasos de Instalación:
Para realizar la instalación del programa SIIGO Académico Ver.8-4 coloque el CD en la
unidad del computador y abra el explorador de Windows. Abra el contenido del CD. Haga
clic en la carpeta Académico Ver 8-4 y luego en setup. Verá una ventana que dice:

img.1
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A continuación, encontrará:

img.2

Tenga en cuenta las instrucciones que allí le indican. Cierre cualquier aplicación durante la
instalación del programa. Haga clic en Aceptar.

Luego verá:

img.3

En este momento podrá cambiar la carpeta de instalación del programa o continuar y


dejarla en la carpeta que sugiere el programa. Se recomienda ampliamente dejar la
carpeta sugerida y continuar haciendo clic en el botón que se indica.
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La siguiente ventana muestra el grupo de programas bajo el cual se instalará la aplicación.


Puede seleccionar un nombre de grupo nuevo o seleccionar uno de la lista de grupos
existentes. Haga clic en Continuar:

img.4

La instalación se iniciará en este momento y encontrará una ventana de progreso a


medida que el programa se esté instalando en el sistema.

Es posible que se detecte que algunos componentes ya existen en su computador. El


proceso se detendrá para preguntar si desea que el componente existente se conserve y
no sea reemplazado por el nuevo que se va instalar. Haga clic en No a todo:

img.5

La ventana de progreso continuará (imagen 6) y cuando finalice verá un mensaje de


finalización de instalación (imagen 7):
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img.7

img.6

Ahora, si desea, podrá dirigirse al destino que le asignó al programa y crear un acceso
directo al programa SIIGO Académico.

Si se encuentra instalando un colegio que tiene varios computadores en red. Realice la


instalación en el Servidor primero, si este computador no será dedicado. En caso de que el
servidor sea un equipo dedicado, es decir, que no se usará como estación de trabajo, no
será necesario realizar la instalación en este equipo. Sin embargo deberá crear eneste
equipo una carpeta denominada “SiigoAcademico” dentro de “Archivos de Programa”.
Copie en esta carpeta todos los archivos ejecutables (archivos .exe) y las bases de datos
(archivos .mdb) que se encuentran en la carpeta “Support “ del CD.
Luego instale los demás computadores de la red. Copie en la carpeta del servidor el
Diamseg que descargó de e-Sinergy (clientes nuevos) o el mismo Diamseg.mdb que
originalmente tenía el cliente en la versión anterior.

Si usted está instalando en un cliente que ya està operando con la Ver.8.2: Desde
cualquier terminal, vaya a la carpeta de programas (... Siigo Academico) del servidor e
invoque el programa AdminAcadem, digite la clave y contraseña y luego haga clic en
“chequeo de bases¨. Esto no es necesario cuando se trata de un cliente por primera vez.

Importante: Asegúrese de crear un acceso directo del programa Academico.exe del


Servidor en cada computador de la red. Es decir, que todas las estaciones invoquen el
mismo archivo Academico.exe que se encuentra en el servidor. No haga accesos directos
a la carpeta SiigoAcademico local que se genera en C: después de cada instalación.
Se podría borrar con tranquilidad la carpeta local SiigoAcademico de cada estación ya que
después de la instalación, solo se necesitará la que existe en el servidor, aún si en este
último no fue instalado el programa.
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Definición de parámetros del cliente:

Luego que termine el proceso anterior, haga clic en Parámetros:

lo primero será definir las rutas sobre las cuales se instalarán las bases de datos y demás archivos
necesarios para el funcionamiento del programa.
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Llene cada una de las casillas de este formato haciendo previamente clic en el botón Editar. Cada
campo corresponde a una ruta donde se alojará la información correspondiente.

Notas: Aquí quedará la información correspondiente al año lectivo que estamos instalando.
Normalmente empieza en la carpeta \Notas y luego de allí se desprende una nueva carpeta
denominada igual al año lectivo. Luego una nueva carpeta que sirva para recordar el nombre del
colegio. Tenga en cuenta que si se encuentra en un computador remoto (un servidor por ejemplo),
la ruta debe empezar por \\ seguido del nombre del computador que aloja la base de datos. Ej:
\\Servidor\Notas\2010\colegio

Fotos: Digite la ruta en donde se encuentran los archivos de fotos de los alumnos y profesores.
(Archivos .jpg, .bmp, .tif, ó .gif). Puede ser la misma carpeta de la base de datos o si lo prefiere,
una distinta. Ej.: \\Servidor\Notas\2010\fotos

Formatos: Digite la ruta en donde se encuentran los archivos realizados con MS-Word que
corresponden a los folios de matrícula, contratos, pagarés, certificados, constancias, actas de
grado, etc. Puede ser la misma carpeta de la base de datos o si lo prefiere, una distinta. Ej.:
\\Servidor\Notas\2010\formatos

Seguimiento: Digite la ruta en donde se encuentran la base de datos de seguimiento de alumnos.


Esta base de datos es diferente a la correspondiente a notas, será la misma a través de los años
del colegio. Preferiblemente debe ser diferente a cualquiera de las anteriores y no debe contener el
año. Ej.: \\Servidor\Notas\Seguimiento

Grabación Profesores: Si los profesores son quienes van a digitar las notas, existen dos
posiblidades:
1. A través de la red del colegio, las notas quedarán en una carpeta del servidor destinada para tal
fin. Ej.: \\Servidor\Notas\2010\Profesores
2. A través de memorias USB personales que se entregan a cada profesor. En este caso debe
registrarse en este campo el nombre de la unidad USB en donde se conectarán la memorias USB.
Si se deja en blanco este dato, el programa intentará reconocer la unidad en el momento que se
conecten.

Archivos para Internet: marque aquí la carpeta en donde desea que se copien los archivos que
serán subidos al servidor web.

Puntos Distribuidos: Será la ruta en donde se generarán las copias de las bases de datos que
serán llevadas a los diferentes puntos distribuidos. En esta carpeta también deberán copiarse
estas bases de datos cuando van a ser sincronizadas con la base maestra o principal.

Terminado este formato, pase al siguiente haciendo clic en la pestaña: Evaluaciones Periódicas.
Allí registraremos los parámetros de evaluación del colegio que estamos instalando.
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Logros e Indicadores:
Si el colegio va usar frases en cada materia que van a tener algún tipo de evaluación, estas frases
las denominamos Logros y/o Indicadores en el programa.
Marque en la casillas “Usa Logros” y “Usa Indicadores” según si el colegio que está instalando
usará frases de logros y frases de indicadores en forma separada. Debe tenerse en cuenta que en
caso de usar ambos: Logros e Indicadores, el programa creará un a dependencia entre ellos de tal
forma que todo Indicador de Logro dependerá de un Logro. Por supuesto que un colegio puede
usar solamente logros o solamente indicadores.
Si “Usa Logros”, entonces deberá definir cual es el máximo de Logros que se definirán por materia.
El programa permite máximo 10, pero ud. puede definir menos.
De forma similar para los indicadores, si se van a usar, se debe definir cual será el máximo de
frases de indicadores por materia en cada período. El programa acepta un máximo de 30 pero se
pueden definir menos.
Marque en la casilla correspondiente, si se van a evaluar los logros o si se van a evaluar los
indicadores. Algunos colegios les gusta acompañar las evaluaciones de las materias de lo logros
y/o indicadores de logro de cada asignatura pero sin evaluación. Otros por el contrario, evalúan
estas frases y a partir de estas evaluaciones se concluye la evaluación de la asignatura para el
período. En todo caso, si se van a evaluar los logros o los indicadores, registre la escala de
evaluación correspondiente. Siga estas reglas:
Si van a ser evaluados con letras, registre las letras que serán usadas, separándolas con comas.
Ej.: E,S,A,I,D ó S,A,B,J.
Si van a ser evaluados con números, registre la escala con el valor mínimo primero, a continuación
un guión seguido del valor máximo posible. . Ej.: 1-50 ó 1-100
La casilla de valores porcentuales por indicador se debe marcar cuando cada indicador va a tener
un valor porcentual diferente y la nota del Logro será determinada mediante un promedio
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ponderado de las notas de los Indicadores, en los que cada nota parcial será afectada por el valor
porcentual de cada indicador. Marcar esta casilla implica que las notas de los Logros será
promediada. Es decir que se obtendrá a partir del promedio de las notas de los Indicadores. Si no
se marca la casilla de ”Valores porcentuales x Indicador’, el programa promediará las notas de los
indicadores con igual peso cada una.
Si en el cuadro de Logros se marca la casilla “Digitados”, la marca de la casilla “Valores
porcentuales x Indicador” no tendrá efecto alguno. En este caso los profesores digitarán las notas
de los Logros y el programa no realizará promedio alguno.
En caso de que se realicen promedios, se deberá marcar con cuantos decimales se grabará el
resultado y si ese resultado debe redondearse o no. El redondeo implica que si el siguiente decimal
es mayor o igual a 5, la nota se subirá. Si no se marca redondeo, la nota será truncada en los
decimales sobrantes. Ej, Un alumno obtiene un promedio de 5.86, Se pide que las notas sean
expresadas con un decimal con redondeo. Entonces la nota grabada será 5.9 ya que por razones
de redondeo, la nota de 5.86 se aproxima a 5.9. Si no se hubiera marcado la casilla de redondeo,
la nota sería 5.8, ya que se truncan los decimales sobrantes sin aproximar nada.
Si el colegio no desea que los Logros se denominen así, escriba en la casilla “Sinónimo”el nombre
que el colegio desea que aparezca en todos los informes. El ejemplo del gráfico anterior muestra
que los Logros deberán llamarse “Competencias” y los Indicadores deberán llamarse
“Desempeños”.

Frases de Observación:
Si el colegio va a mantener una tabla de frases de observación para ser adicionadas a cada
asignatura en el boletín de evaluación, marque la casilla: “Usa tabla de frases”. Si el colegio
mantendrá una tabla diferente para las Fortalezas, otra para las dificultades y otra para las
Sugerencias, marque la siguiente casilla que dice: “Fortalezas, Dificultades y Sugerencias”. Si no
marca esta casilla, el programa asumirá que se trabajará sobre una sola tabla de frases en las que
aparecen juntas las frases de los tres aspectos mencionados.
Si se desea que cada asignatura tenga sus propias tablas de frases, marque la casilla que dice:
Frases x curso. Si no se marca esta casilla, el programa asumirá que las tablas de frases se
usarán indistintamente por todas las asignaturas.
Si se desea que cada período se manejen frases diferentes, marque la casilla que dice “Frases x
período”, en caso contrario, el programa asumirá que las frases creadas se podrán usar en todos
los períodos.
El “máximo número de frases por materia”, se refiere al máximo número de códigos de frase que
un profesor podrá asignar a un alumno en una asignatura para el boletín de un período. Diferente a
máximo de logros e indicadores que mencionábamos antes, el cual se refería al máximo número
de logros o indicadores que es posible formular por asignatura en un período.
Cada una de las tablas que aquí hemos denominado “Fortalezas”, Dificultades” y “Sugerencias”
pueden tener un sinónimo dentro del programa. Para ello hemos destinado tres campos que deben
ser llenados. Escriba en cada casilla el nombre de la tabla de frases que el colegio desea según el
lenguaje propio de la institución. Si se deja alguna de estas casillas en blanco, el programa
asumirá que no usarán esta tabla de observaciones.

Definitivas Periódicas:
“Escala Evaluaciones” se refiere a las definitivas de las materias en un período. Estas pueden ser
numéricas o con letras. Si son con letras, se definen de forma similar a lo explicado para Logros e
Indicadores: separándoles con comas y en orden descendente. Primero a la izquierda la letra que
significa el más alto desempeño obtenido por el estudiante. Ej: S,A,B,J (Superior, Alto, Básico y
Bajo). Si las evaluaciones serán numéricas, se debe escribir el rango inferior y el superior
separados por un guión. Ejemplo: 1-100.
Las definitivas periódicas pueden ser digitadas por el profesor o ser obtenida\s como un promedio
de las notas de los logros. Marque la opción correspondiente según el caso. Cuando son
promediadas, las notas parciales (es decir las notas de los logros), pueden tener valores
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porcentuales diferentes si la casilla denominada “Valores porcentuales por logro” se encuentra


marcada.
Al igual que se explicó arriba, si las estas notas provienen del promedio de los logros, se debe
indicar el número de decimales con que serán grabadas y si tendrán redondeo o no.
La nota mínima de aprobación deberá ser el valor mínimo con el cual un estudiante alcanza a
aprobar la asignatura. Será un valor numérico si la escala de evaluación es numérica, o será una
de las letras a usar en la escala de evaluación definida.
Observaciones Libres: Al marcar esta opción, el programa activará la posibilidad de que los
docentes digiten observaciones de escritura libre para cada estudiante en cada asignatura. Estas
observaciones aparecerán en el boletín acompañando cada asignatura.

Definitivas Anuales:
Los datos a llenar en este cuadro son similares a los datos descritos anteriormente. Primero la
escala de las notas finales. Luego se marca si estas notas serán digitadas por los profesores o
serán el resultado de promediar las notas definitivas de cada período
Si son promediadas, se deberá definir el criterio de redondeo y el número de decimales en que
deben expresarse estas definitivas.

Informe Final
Los parámetros que se configuran a continuación corresponden al Informe Final (también
denominado quinto informe por los colegios) y al Libro oficial:
“Informe por áreas”. Lo primero será definir si se presentará por áreas o por asignaturas. Si es el
primer caso, marque la primera casilla “Informe por áreas”.
“Frases de conclusión”. Marque esta casilla en caso de que desee que el Informe Final lleve una
frase predeterminada en cada asignatura dependiendo de la evaluación final obtenida por el
alumno. Estas frases se digitan en la opción Tablas -> Frases de Conclusión del programa
Académico. Lo único que concierne aquí es marcar si el colegio usará estas frases en el Informe
Final o no. Si no se marca esta casilla, no aparecerá la opción de grabación de Frases de
Conclusión en el programa Académico.

Recuperaciones:
Debe marcarse aquí si las recuperaciones serán a nivel de Indicadores, Logros o definitivas
Periódicas. Tenga en cuenta que estas recuperaciones no son las finales. Se trata de las
recuperaciones periódicas que deben realizar los alumnos a lo largo del año escolar.
Es posible que en una institución, los profesores digiten notas a nivel de indicadores de logro.
Estos se promedian para obtener la nota del logro y los alumnos deberán recuperar a este nivel. Es
decir, deberán recuperar los logros.

Descripción y Escala Evaluaciones:


Aquí se deben colocar las letras que van a ser usadas en la evaluación de las asignaturas y la
escala numérica equivalente.
Si un colegio decide evaluar con notas numéricas, deberá escribir aquí el rango equivalente de
cada criterio de evaluación, el nombre exacto cómo desea que aparezca en su informe final y al
letra que usará si es el caso.
Si se evalúa con letras y se desea que el programa promedie las evaluaciones en letras, deberán
además llenar la columna “Valor” que corresponde al valor numérico que deberá tener cada letra
para ser promediada. Al final el resultado podrá ser de nuevo una letra, aplicando las escalas de
cada uno de los criterios de evaluación.

Porcentajes de cada período:


Si se determina que la nota definitiva anual sea promediada, se puede definir que cada período
tenga un porcentaje diferente. Marque aquí el valor porcentual de cada período en caso de que
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estos valores sean diferentes. Dejar las casillas de cada período en blanco significará que todos
los períodos tienen el mismo peso o porcentaje.

Grabación de profesores
Estas opciones tienen que ver con el trabajo que realizarán los profesores ya sea a través del
módulo “Docente” de grabación de notas a través de la red del colegio, a través del módulo
GrabDisk para grabar notas en memorias USB y finalmente a través de Internet. Algunos colegios
solo permiten que los profesores registren las evaluaciones mientras que los logros son digitados
por la secretaria previamente. Otros colegios prefieren que sean los profesores quienes realicen la
labor de registrar logros, evaluaciones y recuperaciones. Marque las casillas según sea el caso del
colegio que se encuentre instalando. Tenga en cuenta que lo aquí definido puede ser cambiado en
cualquier momento sin ocasionar problemas en la información.

No, Períodos al año:


Marque aquí cuántos períodos de notas tendrá el año escolar.

Modelo de Evaluación:
Para la gran mayor{ia de los casos este dato será cero (0). Solo en casos especiales de colegios
cuyo sistema de evaluación se aparta total o parcialmente de los parámetros definidos aquí, el
valor será diferente de cero. Posteriormente se describirán otros modelos particulares que han sido
desarrollados para algunos colegios.

Maneja Transporte:
Marque aquí si el colegio manjará el transporte escolar con el Siigo Académico. Al marcar esta
opción se activará una opción en el menú “Tablas” denominada “Rutas”, a través de la cual se
podrán trabajar las rutas de transportes escolar, paraderos y listas de alumnos por ruta.

Terminada la labor de definición de parámetros, oprima el botón Grabar para almacenar toda la
información definida. Esta información quedará registrada en el archivo DiamSeg.mdb por lo cual
debe tenerse en cuenta cuando se realicen las copias de seguridad. Este archivo debe estar
localizado siempre en la misma carpeta en donde se encuentre el ejecutable Academico.exe

Nota: Los parámetros del sistema pueden cambiarse para cada año escolar. De esta forma,
mientras un año escolar fue calificado de una manera, el siguiente puede tener otra forma de
evaluación. Cada año escolar tendrá su carpeta de datos y sus propios parámetros de evaluación.

Esta información de parámetros aplicará para todas las asignaturas del año escolar
correspondiente. Sin embargo podrán hacerse excepciones a nivel de área y de asignatura.
En el menú Tablas – Areas y en Tablas – Asignaturas se podrán visualizar los mismos parámetros
descritos arriba con el fin de que sean modificados para casos excepcionales.
Cada vez que el programa necesite los parámetros de una materia, los buscará primero en la tabla
de asignaturas. En caso de no encontrar parámetros específicos de evaluación para la materia,
pasará a buscarlos a nivel de área. Si encuentra que el área a la cual pertenece la asignatura tiene
parámetros particulares definidos, entonces el programa utilizará estos parámetros para la materia.
Si finalmente tampoco encuentra parámetros particulares definidos para el área, el programa
utilizará para la asignatura los parámetros generales definidos para el colegio en el AdminAcadem.
Por esta razón es importante definir estos parámetros antes de empezar la parametrización de
áreas y asignaturas.
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Desarrollos Especiales y Datos FTP

Procesos Especiales
La sección de pantalla que muestra los procesos especiales funciona aparte del resto explicado
hasta ahora. Note que tiene sus propios botones de editar y grabar. Aquí se definen los procesos o
informes de diseño especial que haya solicitado un colegio en particular.
Cada vez que una institución educativa pide que se le cambie uno o varios de los informes que
tiene el programa estándar, estos informes se desarrollarán y entregarán en un ejecutable aparte.
En esta parte de la parametrización del programa se definirá el nombre de ese ejecutable que
contiene los desarrollos especiales y bajo cual de las opciones de menú deberá funcionar.
Para mayor claridad trabajaremos sobre un ejemplo. Supongamos que el colegio x desea un
diseño especial de boletín por no gustar del modelo de boletín estándar que trae el programa. El
nuevo boletín desarrollado en forma especial para ese colegio se entrega en un archivo que
denominamos InformesABC.exe (este nombre es un ejemplo). Ahora el asesor deberá ir a colegio
a instalar esta opción particular.
Lo primero que debe hacer es copiar el módulo ejecutable en la carpeta donde se encuentran los
programas. En las instalaciones en red, debe identificarse el servidor y la carpeta que contiene los
programas en este servidor. Allí mismo debe encontrarse el ejecutable Academico.exe y la base de
datos DiamSeg.mdb. Una vez copiado el nuevo ejecutable, debe proceder a ejecutar el programa
administrador: AdminAcadem.exe, luego hacer clic en la pestaña de Otros parámetros, clic en el
botón Nuevo Especial y llegar al formato de pantalla presentado arriba. A continuación escoja la
opción del menú que debe enganchar este reporte especial. En nuestro ejemplo, debemos bajar
hasta Informes Periódicos y luego, dentro de esta sección, marcar Boletines Periódicos. En el
espacio correspondiente a Archivo: escribiremos el nombre del nuevo ejecutable que estamos
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instalando, en nuestro ejemplo: InformesABC (no es necesario escribir la extensión .exe).


Terminado esto, haga clic en el botón Grabar Especial . Salga del programa administrador con el
botón Salir.
De esta forma el proceso especial ha sido instalado.

NOTA: En sesenta días (60) el programa comenzará a solicitar el número de registro. Si el usuario
no lo tiene aún, se le permitirá seguir trabajando normalmente por treinta (30) días adicionales. A
los noventa(90) días de la instalación, si no se suministra el número de registro, el programa no
permitirá trabajar. No vale que el usuario atrase el reloj del computador.

A continuación explicaremos algunos conceptos de interés en la instalación y en el soporte para la


solución de problemas.

CARPETA DE DATOS

La instalación de las bases de datos se realiza automáticamente al definir las rutas de datos en el
administrador del programa (AdminAcadem.exe) tal como se explicó en la sección anterior. Estos
datos quedarán en el disco duro de la siguiente manera:
En colegios de calendario A esta subdivisión puede ser como sigue:

notas

2001 2002 2003

En colegios de calendario B sería algo así:

notas

2000-01 2001-02 2002-03

Cuando finalice la instalación guarde el CD para futuras reinstalaciones del programa.

DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

El usuario cuando va a operar el programa instalado para su equipo particular, encontrará dos
clases de archivos en sus disquetes. Unos son los archivos propios del programa que
permanecen inmodificables, los otros son los archivos de datos que se van actualizando con el
proceso. Para facilitar el manejo y la producción de copias de seguridad los describiremos a con-
tinuación.
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Archivos del programa


Los archivos que forman parte del sistema SIIGO ACADEMICO son archivos ejecutables (*.EXE),
libreras de sisterma (*.DLL) o controles Active X (*.OCX). Estos archivos se copian y registran en
el lugar adecuado de su disco duro en el momento de la instalación. Es necesario sin embargo que
el computador tenga previamente instalado el Internet Explorer versión 5 o posterior y el Dcom98.
Las bases de datos se manejan en Access 97 o Access 2000, pero no es necesario adquirir este
programa ya que SIIGO ACADEMICO lleva consigo el motor Jet manejador de estas bases.

Archivos de datos
Estos archivos se identifican porque terminan con las letras mdb.
El archivo de datos de cada año empieza con la letra n, a continuación siguen los caracteres del
año lectivo. Ej. 2010, luego siguen tres letras que identifican la institución educativa. Ej: COR para
el colegio Jose María Córdoba. De esta forma, los datos del colegio ejemplo estarían contenidos
en el archivo n2010COR.mdb. Este archivo contiene los datos de profesores, alumnos, areas,
asignaturas, logros, indicadores, evaluaciones y observaciones. Es decir, todo lo concerniente a un
año escolar.
Finalmente, existen archivos de tipo MS-Word para ser editados por el usuario. Estos archivos
contienen los formatos o modelos de los documentos de matrícula tales como: prematricula, folios,
contratos de cooperación educativa, órdenes de matrícula, actas de grado, certificados, etc.

CLAVES DE ACCESO

Se ha instalado un sistema de acceso a las diferentes opciones del programa SIIGO ACADEMICO
por medio de claves o “password”. Cada operador del programa, individualmente, puede tener su
propia clave de acceso con los atributos específicos que le hayan sido otorgados por su creador.
La persona que crea una clave de operación a un determinado empleado, determina los atributos
que este nuevo operador va a tener durante el acceso al programa. Puede otorgar entre otros, el
atributo de permitir que el nuevo operador pueda a su vez crear nuevos “password” a sus
subalternos con atributos iguales o inferiores a los que les han sido otorgados a él.

De esta forma el rector de un colegio puede crear un “password” o clave de operación al Jefe
Coordinador Académico, para que este tenga acceso a todas las opciones del programa y a su vez
dicho Coordinador, pueda crearles claves de acceso a sus subalternos. El Coordinador Académico
podrá entonces crear “password” a los auxiliares y digitadores de datos con atributos diferentes a
cada uno de ellos según su rango y trabajo especifico que desempeñen. Podrá borrar del sistema
los “password” de empleados quienes se retiren o modificar los atributos de los “password" que el
haya creado. Todo esto lo podrá realizar sin conocer el “password” del Rector, quien en cualquier
momento podrá deshabilitar el “password” del Coordinador Académico.

Para el manejo de claves de operación existe una opción en el Menú Principal que se denomina
“Claves de Seguridad” que permite crear, modificar, o eliminar “passwords”. Escoja esta opción, y
aparecerá en pantalla el siguiente menú.

- Crear Nueva Clave


- Cambiar su propia clave
- Cambiar atributos de clave
- Eliminar una clave

Cada colegio usuario del programa recibirá en el momento de la instalación de SIIGO


ACADEMICO en su computador una “clave maestra” que le permitirá crear el primer ”password” de
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operación. A partir de entonces cualquiera de las claves creadas será valida en este instante para
continuar el acceso a las opciones del menú.

Crear Nueva Clave

Para crear nuevas claves se requiere suministrar al programa previamente la “Clave Maestra” o
alguna clave de operación creada previamente con el atributo de crear nuevas claves de
operación.

Una vez aceptada por el programa la clave de operación. Digitada, aparece en pantalla el siguiente
formato para ser llenado:

Nombre de Usuario: Debe escribirse el nombre de la persona que va a tener acceso al programa.

Documento de Identidad: debe llenarse con él numero de la C.C. del usuario a quien se le asigna
la clave.

Login: Una palabra que identifique el nombre de la persona autorizada para manejar la clave en el
programa
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Clave ó Password: Debe escribir el operador su clave que consiste en mínimo de cinco caracteres
que forman la clave del nuevo operador. Deben ser letras, o números. Si la clave se registra en
minúsculas, el programa las transforma a mayúsculas.

Confirme su Clave: es la confirmación de la clave que acaba de registrar el operador para


reafirmarla. Si escribe otra diferente, el programa inmediatamente le rechazará.

Grupo: Que clase de grupo administrará el programa SIIGO ACADEMICO, entre las que se
encuentran el administrador, y los operarios. Use preferiblemente la palabra “admin” en este
campo.

Tabla de profesores: Existen tres preguntas Adicionar, Modificar, Consultar, en la cual se puede
hacer un clic en la opción correspondiente, la cual le permitirán al operador la facultad de adicionar
profesores a la tabla, el acceso de modificar implica no solo modificación sino también eliminación
de registros de la tabla. Solo aquellos operadores, que en sus atributos estén autorizados podrán
alterar los datos de la tabla de profesores.

Tabla de Areas: De igual forma que la anterior cuenta con tres preguntas de Adicionar, Modificar y
Consultar, las cuales le permitirán al operador autorizado hacer los cambios o adiciones
respectivas en la tabla de áreas que se encuentra en el Menú Principal.

Tabla de Materias: Todas estas tablas tienen los mismos registros autorizados para los operadores
los cuales tienen la facultad de adicionar, modificar o consultar alguna de las materias.

Tabla de Logros: Aquí sé otorga la facultad de adicionar indicadores de logros y Logros, al igual
que modificar los ya existentes en el computador, el cual permite colocar un visto según desee
otorgar este atributo. Solo aquellos operadores a quienes se les asigne este visto, podrán modificar
los contenidos de los indicadores de logros de cualquier materia y periodo.

Tablas de alumnos: Solo podrán registrar los alumnos nuevos quienes tengan el visto registrado en
su campo, al igual que modificar implica cambiar cualquier dato de un alumno. No implica borrar un
alumno en este caso, solo modificar el contenido de sus datos en la hoja de vida únicamente. La
eliminación de los alumnos implica borrar completamente un alumno de la base de datos No debe
olvidarse que los alumnos retirados después de matriculados no deben borrarse sino que deben
ser marcados en el registro de alumno con una R.

Tabla de Frases y Rutas: Al igual que las anteriores pueden ser modificada, consultadas y
adicionar alguna novedad siempre y cuando el operador cuente con la autorización respectiva en
sus atributos por parte del administrador del programa.

Electivas, Evaluaciones: Consultar y modificar son las operaciones que se pueden limitar a un
operador. Una persona determinada puede consultar estas tablas pero no podría, si así se define,
hacer las respectivas modificaciones de estas tablas.

Seguimiento:

Reportes también deben marcarse con el visto según se vaya a permitir que el operador pueda
imprimir estos formatos allí descritos:

Reportes Iniciales
Reportes periódicos
Formato de matricula
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Libro oficial
Actas de grado
Certificados de notas.

Cambiar su propia clave o password

Cualquier operador podrá en cualquier instante cambiar su propio clave o password sin tener que
actuar para ello el creador de su clave.

Al escoger la opción de cambio de su propia clave en el menú principal aparece un formato de


pantalla como el siguiente:

Aparecerá una ventana donde se encuentra el Nombre del Usuario, numero de cédula, el Login, y
el grupo. Estos datos no se modifican en el momento del cambio de clave, entonces el programa
pregunta la clave actual que posee el operador, y la nueva clave.

Una vez escrita la nueva clave se hace clic en el icono donde aparece el cassette, (grabar) el
cambio de clave, o de lo contrario se hace clic en la ventana donde aparece la puerta con una
flecha para salir de la opción y lo regresa al Menú Principal.

Cambiar atributos de claves

Para realizar los cambios de los atributos es necesario primero hacer clic en el menú Principal para
obtener la opción de cambios de atributos y realizar los cambios respectivos, para ello aparece una
ventana con todos los datos y tablas del programa y una ventana adicional al lado derecho de la
pantalla donde se encuentran los nombres de los funcionarios autorizados para el manejo del
programa SIIGO ACADEMICO que poseen clave.

Si el creador de estas claves desea cambiar algunos atributos de los funcionarios autorizados, lo
puede sin que el operador se encuentre presente, basta con solo hacer clic en el nombre del
funcionario y aparecen los datos del operador junto a los atributos autorizados para él, realizando
los cambios respectivos eliminando las flechas junto a las tablas del programa. Una vez terminada
esta operación debe hacerse clic para grabar o de lo contrario salir del programa a través de la
puerta que se encuentra en esta ventana.

Es importante recordar lo siguiente:

 No se pueden otorgar atributos que el operador creador no tenga. Por está razón cuando se
realiza el cambio en un determinado campo, el programa valida que los nuevos atributos
concedidos sean también atributos del operador que realiza los cambios.
SIIGO Académico Ver. 8.4
__manual de instalación__
-17-

 Un operador puede borrar del archivo el password de cualquiera de los operadores creados por
él.

Eliminar claves o Passwords

Un operador puede borrar del archivo el password de cualquiera de los operadores creados por él.
Buscando la opción de claves en el menú principal me aparece el de eliminación de claves. Al
hacer clic aparece una ventana con la información general de los funcionario autorizados una vez

escogido el nombre del operador al cual se le retira como autorizado del funcionamiento del
programa SIIGO ACADEMICO, Esto es si el funcionario se retiró del colegio.

Una vez efectuada la función de hacer clic en el nombre del funcionario aparecerá toda su
información sobre el manejo del programa, y se procede a borrarlo haciendo clic en el
botón del diskette.
SIIGO Académico Ver. 8.4
__manual de instalación__
-18-

Una vez efectuada esta opción me aparece un mensaje donde me pregunta si sé esta
seguro de eliminar el operador del programa. S / N.

Si se oprime la tecla de SÍ aparece una nueva ventana donde confirma que el operador del
programa SIIGO ACADEMICO Académico, ha sido borrado. “Aceptar “. Se hace clic en
Aceptar e inmediatamente salimos al Menú Principal.

Confrontadas estas dos circunstancias, el programa procede a borrar la clave del sistema
y aparece en pantalla el mensaje “password eliminado”.