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Proceso de Lecciones Aprendidas en una Organización

Nilton Fredy Zocón Alva


Resumen
El objetivo de este trabajo es proponer una metodología sencilla y ágil para la implantación de un Proceso de
Lecciones Aprendidas, la cual permita cubrir la mayoría de fuentes que originan aprendizaje y poder direc-
cionar cada una de ellas hacia un Conocimiento Organizacional el cual sea compartido con todos sus miem-
bros logrando eficiencia y productividad.
Palabras Claves: Gestión del Conocimiento, Lecciones Aprendidas, Conocimiento Organizacional
Introducción y Objetivos y arnés de seguridad. El conocimiento y procedi-
Durante los últimos 10 años de trabajo he visto mientos de seguridad se estructuraron y difundie-
diversas formas y definiciones de lo que es una ron en la organización de tal manera que hoy es
Lección Aprendida, estas definiciones son tan inconcebible que alguien entre a una obra sin sus
variadas que van desde tener una bitácora con to- implementos de seguridad ya que ya forma parte
do lo sucedido en el día, hasta tener un documento de la cultura de trabajo. El objetivo final de una
estructurado de 100 paginas sobre un tema especi- lección aprendida es convertirse en Conocimiento
fico. Así mismo a los miembros de la organiza- Organizacional, es así como se capitaliza y la or-
ción les confunde mucho utilizar diversos térmi- ganización en su conjunto aprende y se desarrolla,
nos como Mejores Practicas, Relatorios, Papers, una Lección Aprendida que no se convierte en
Bitacoras, etc; no se entiende porque llamar de Conocimiento Organizacional no sirve de nada, es
forma diferente a algo tan sencillo como lo es una una inversión inútil.
Lección Aprendida. Lo cierto es que las Leccio- Lecciones Aprendidas
nes Aprendidas están a lo largo de toda la organi-
zación, de una u otra forma las personas estan Ahora que conocemos el fin de las lecciones
aprendiendo día a día y las organizaciones no es- aprendidas concentremos en definir claramente
tán capitalizando este aprendizaje, cada equipo de que es una lección aprendida, parece una tarea
trabajo son islas de conocimiento que se quedan sencilla pero en realidad no lo es, muchos podrían
en las mentes de las personas, las personas están decir que tal vez no es necesario definir lo que es
aprendiendo de los aciertos y errores que viven, una lección aprendida ya que su mismo nombre lo
pero no de lo que vive el resto de la organización, describe, “es una lección que se ha aprendido”,
perdiendo la oportunidad de generar un Conoci- pero esta generalidad nos lleva al extremo de que
miento Organizacional que origine una ventaja todo en la vida puede ser una lección aprendida,
competitiva. Es por ello que este paper propone una conversación telefónica, la ejecución de una
un método para poder gestionar el proceso de lec- nueva tarea, el ir a un curso de capacitación, etc;
ciones aprendidas dentro de la organización. bajo este enfoque es imposible poder formalizar
un proceso de lecciones aprendidas y menos poder
Desarrollo implantarlo es por ello que dentro de una organi-
zación es necesario tener una definición clara so-
Conocimiento Organizacional bre lo que es una lección aprendida, la cual sea
Antes de trabajar en las Lecciones Aprendidas aceptada y compartida por sus miembros.
debemos detenernos un minuto a definir lo que es
el Conocimiento Organizacional, se denomina así La definición que proponemos en este paper es la
a aquel conocimiento que ha sido difundido a lo siguiente:
largo de la organización, ha sido comprendido,  Lecciones Aprendidas (LA): Experien-
interiorizado, asimilado y es usado por sus miem- cias (positivas o negativas), conocimien-
bros como parte de la cultura de trabajo. Un tos (de gestión o técnicos) obtenidas en el
ejemplo de ello es el uso de implementos de segu- trabajo diario o externo a él (capacitacio-
ridad, hace algunos años su uso no estaba exten- nes, publicaciones, etc.) que genera un
dido en la industria y era muy raro ver una obra de aprendizaje valioso para la organización y
construcción con personal usando casco, guantes
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puede ser utilizado por el resto de sus
miembros.
Esta definición nos ayuda a acotar lo que es y lo
que no es una lección aprendida para lo organiza-
ción, pero aun es muy genérica ya que hay diver- Tipo
Procesos Herramientas Personas
LA
sos tipos de aprendizajes valiosos para la organi-
zación, es por ello que consideramos necesario -Difundir la pu-
-Estructurar y
blicación del do-
realizar una clasificación de los tipos de lecciones documentar el
cumento a todos
conocimiento. -Publicar el documento
aprendidas que podría tener la organización, entre los miembros de
- Verificar si en la Biblioteca Virtual o la Organización.
estas podríamos tener: (CE)
existe un CE an- Intranet de la Organiza-
ción. -Crear un curso de
tes de ejecutar
 Conocimiento Estructurado. un trabajo simi-
capacitación si es
que fuera necesa-
lar.
 Oportunidad de Mejora. rio.

 Mejor Práctica. -Difundir la pu-


-Estructurar y blicación del do-
 Relatorio. documentar la
-Publicar el documento
cumento a todos
Mejor práctica- los miembros de
en la Biblioteca Virtual o la Organización.
(MP) - Verificar si existe
Intranet de la Organiza-
 Conocimiento Estructurado (CE): Cono- una MP antes de ción. -Crear charlas de
realizar una activi- aplicación si es
cimiento existente o recién incorporado a la dad. que fuera necesa-
organización el cual es valioso para esta y es rio.
necesaria su estructuración y documentación -Direccionar la OM
para compartirla con los demás miembros. al área de Gestión -Publicar el documento
de Calidad o área en la Biblioteca Virtual o - Difundir la actuali-
(OM) dueña del procesos Intranet de la Organiza- zación del proceso.
 Oportunidad de Mejora (OM): Identifica- para su evaluación ción.
y aplicación.
ción de una oportunidad de mejora en un
-Difundir la pu-
proceso o procedimiento existente dentro de blicación del do-
los sistemas de gestión de la organización. cumento a todos
-Publicar el documento los miembros de
-Documentar el en la Biblioteca Virtual o la Organización.
(R)
Relatorio. Intranet de la Organiza-
 Mejor Práctica (MP): Es el listado de re- ción. -Crear charlas de
comendaciones y/o acciones a seguir para exposición si es
que fuera necesa-
realizar de la mejor forma una actividad o ta- rio.
rea.

 Relatorio (R): Sucesos o eventos, particula- Actividades para identificar Lecciones Apren-
res de un área o proyecto, que muestran un didas
aprendizaje real, por lo que son un buen Un punto importante para un proceso de LA es
ejemplo para compartir con la organización. determinar ¿Como?, ¿Cuando? y ¿Donde? identi-
ficar las lecciones aprendidas, hay diversos espa-
cios o actividades en los cuales se pueden identi-
ficar las lecciones aprendidas como:
Con las lecciones aprendidas clasificadas ahora  Reuniones periódicas.
podemos definir las acciones que se deben tomar
 Revisiones después de la Acción.
para asegurar que estas lecciones aprendidas se
conviertan en conocimiento organizacional, las  Días de Conocimiento.
acciones deben ser especificas de acuerdo al tipo  Día a Día
de lección aprendida, estas acciones deben cubrir
los tres aspectos de toda implementación: Proce-
sos, Herramientas y Personas.

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Reuniones Periódicas: Toda reunión del equipo
de trabajo es un buen espacio para identificar las o Tema
lecciones aprendidas.
o Escenario
 Revisión Después de la Acción: Es una
o Descripción
muy buena practica, usada por el ejercito
de estados unidos, luego de cada misión o Acciones Tomadas
tener una reunión para identificar lo que o Resultados
se hizo bien, lo que se hizo mal y que es o ¿Se puede aplicar a otros
lo que se puede mejorar. proyectos/Áreas?
 Días de Conocimiento: Son reuniones de
las Áreas o proyectos donde se comparten
lo aprendido y se discuten la mejor forma
de hacer las cosas.
 Día a Día: El mejor espacio para identifi-
car una Lección Aprendida es el día a día
que tenemos todos en nuestras organiza-
ciones, es por ello que es muy importante
considerar un medio de reporte rápido y
ágil para todos los colaboradores de lo
que encuentran durante sus labores dia-
rias.

Procesos de Lecciones Aprendidas


Ahora que tenemos claro las definiciones que im-
plican las lecciones aprendidas así como los espa-
cios donde podemos identificarlas nos queda la
tarea de hacer funcionarlo a través de un proceso
ágil y dinámico que nos permita:  Clasificar: Una vez llenada la ficha de
registro de la lección aprendida se proce-
 Identificar derá a la clasificación de las lecciones
 Clasificar aprendidas en los tipos descritos ante-
 Documentar riormente: Conocimiento Estructurado,
Oportunidad de Mejora, Mejor Práctica,
 Difundir Relatorio. Esta clasificación debe ser rea-
 Aplicar lizada por los líderes de los Proyec-
 Reconocer tos/Áreas quienes tiene la visión para de-
finir el tipo de lección aprendida y la im-
portancia de este conocimiento para la or-
 Identificar: Uno de los hitos claves para el ganización.
proceso de lecciones aprendidas es poder
identificarlas de una manera rápida y dinámi-
ca, el mayor problema que se tiene es que las  Documentar: Una vez clasificada la Lec-
personas están muy ocupadas para documen- ción Aprendida se procederá a su desarro-
tar la lección aprendida total y muchas veces llo en base a formatos de acuerdo al tipo
se documentas lecciones que no son valora- de Lección Aprendida. Esto permitirá que
das por la organización, esto se puede solu- el esfuerzo sea el justo y necesario para
cionar solicitando a los colaboradores solo cada tipo de lección aprendida permitien-
registrar la lección aprendida a través de un do direccionar el esfuerzo de la organiza-
formato muy sencillo donde se describa de ción de una forma adecuada.
forma muy sintetizada en que consiste la lec-
ción aprendida. Esto se puede realizar a tra-
vés de un formato o ficha de la Lección
Aprendida donde se toquen los siguientes
puntos:
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 Difundir: Luego de la documentación de que más aportan nuevas lecciones aprendi-
la Lección Aprendida debemos proceder a das y a las que incentivan su uso. Es por
su difusión dentro de la organización a ello que es imprescindible alinear los siste-
través de todos los medios de comunica- mas de reconocimiento y desarrollo para
ción disponibles en la organización como: que soporten y apoyen la gestión del cono-
o Mailing cimiento.
o Intranet
o Blogs
o Videos Conclusiones: Las organizaciones generan Lec-
ciones Aprendidas todo el tiempo y la mayoría de
o Reuniones periódicas
ellas no cuentan con un proceso formal para cana-
o Días de Conocimiento lizar su captura y convertirlo en capital intelec-
o Revistas internas, etc. tual, es por ello que se vuelve imprescindible es-
tablecer un proceso formal que canalice las lec-
ciones aprendidas de una manera rápida y ágil,
 Aplicar: Uno de los puntos mas impor-
clasificándolas y direccionando los esfuerzos de
tantes de este proceso es asegurar la apli-
los colaboradores en aquellas que realmente son
cación de las lecciones aprendidas en la
importantes para la organización. Tan importante
organización, y de igual forma una de las
como el proceso de captura y documentación es la
cosas más difíciles es asegurar la aplica-
difusión de las mismas dentro de la organización
ción de las lecciones aprendidas, es por
y mas aun tener una cultura de reconocimiento
ello que esto no se puede dejar a voluntad
que motive y genere en las personas una cultura
de los miembros de la organización, debe
de trabajo basada en la gestión del conocimiento.
ser parte de un proceso formal de trabajo
que exija a la persona el tener que revisar
las lecciones aprendidas aplicables a una
determinada labor antes de iniciarla y sus- Recomendaciones: Para que este proceso tenga
tentar el porque tomara en cuenta tales éxito dentro de la organización se deben tomar las
lecciones y porque no considerar las otras, siguientes consideraciones:
solo así la organización podrá asegurarse
de que esta inversión no fue en vano, este  Determinar los objetivos estratégicos
proceso debe ser auditado y formar parte del proceso de Lecciones Aprendidas.
de los indicadores de gestión de los  Crear roles y funciones bien definidas
miembros de la organización. respecto al proceso de Lecciones Apren-
didas.
 Reconocer: El formar una cultura de reco-  Estar seguro de que Lecciones
nocimiento al uso de las lecciones aprendi- Aprendidas pueden adaptarse y aplicarse
das es clave para darle sostenibilidad a este en los proyectos y áreas
proceso, debemos reconocer a las personas  Establecer proceso integral y opor-
que más usan las lecciones aprendidas, a las tuno para capturar y compartir las Leccio-
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nes Aprendidas  Medir el impacto económico de las
 Lecciones Aprendidas en la organización. 2. CEPEDA, G. (2006)
CompetitiveAdvantageofKnowledge
 Fomentar la reutilización de las Lecciones Management. En: SCHWARTZ, D.G. (Ed).
aprendidas en proyectos y áreas diferentes Encyclopedia of Knowledge Management.
de donde se originaron. Idea Group: EE:UU. Pg. 34-44
 Asegurar la participación de la alta direc- 3. JARRAR, Y. (2002) Knowledge Manage-
ción de la organización. ment: Learning for Organizational Experi-
ence. Managerial Auditing Journal. 17 (6),.
 Crear una cultura que Valora el Conoci- Pg. 322-328.
miento. 4. NOMURA, T. (2005) The Knowledge As-
 Apoyarse en todos los canales de comuni- sessment Program for Visualizing the
cación y procesos actuales dentro de la Knowledge Dynamics of Organizations. En:
RAO, M. (Ed) Knowledge Management Tools
organización.
& Techniques: Practitioners & Experts eval-
uate Knowledge Management solutions. Else-
Referencias: vier: Oxford. Pg. 185-197.
5. SKYRME, D. (2001) Capitalizing on
APQC : American Productivity and Quality Center. Knowledge: From e-business to k-business.
Butterworth-Heinemann: Oxford.
1. ARGYRIS, C., SCHON, S. . (1978). Organi-
zational Learning: A theory in Action Per-
spective: Addison-Wesley

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