INFORME: ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO

NORMAL DE COMPRAS.
POR : INGRID PATRICIA MORALES DELGADO

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad,
realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso
normal de compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir
un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

SOLUCIÓN
Proceso normal de compras esclarece lo siguiente: se hace adquisición de insumos
o bien llamados como materias primas, importantes para función pertinente de una
organización de ahí la relación con la gestión de calidad es de suma importancia;
una entrada para muchos de los procesos, es el departamento de compras desde
la ISO 9001, procesos de carácter misionales como procesos de carácter de apoyo
que ejerce una organización. Su gestión impacta directamente en los resultados que
busca la empresa porque su importancia va ajustada principalmente a los resultados
económicos de la empresa, la calidad del producto final, la satisfacción del cliente y
la confianza del cliente interno respectivamente.

¿Cómo sería la gestión del proceso de compras?

1. Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con
ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa,
y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico, también
a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar si el
producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría
provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien
se puede llamar índice de criticidad.
2. Definir especificaciones del producto a comprar:
 en toda organización se deben establecer y de forma definida la metodología
y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a los
proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida
al proveedor. las especificaciones para el proceso de compra están en
cadenados con requisitos de manera definida: Por ejemplo, cantidad,
material, forma, medidas, fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en
función del sector y necesidades de la organización.

3. Planear las compras:

A partir de la previsión de lo que se pretende vender, se abastece de lo que

lo principal que se necesita para así brindarlo de una mejor forma. Para los
programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y con ello
se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de
un producto más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo
de demanda dependiendo los gustos de los compradores, adicional a los
anterior, es importante las cantidades a comprar y el momento justo que se
debe realizar dicha acción de compra. Mantener los puntos claros es lo que
encamina a realizar acciones y con ello la mejora en cuanto a negociaciones
si de compras de habla con el proveedor a fin de obtener descuentos, permite
disminuir inconvenientes en el inventario que se realice y aumentar una
directa mejorar el tratamiento que se le brinda al producto en
comercialización, en caso de las características entre ellos encajan
materiales delicados y los que tiempo corto plazo como los que se pueden
vencerse estando en comercialización.

4. Evaluar y seleccionar proveedores:

Toda empresas u organización en funcionamiento inmediato deben disponer

siempre de una lista destacada en donde se encuentran seleccionados los
proveedores capaces de poseer funciones suficientes para satisfacer las
necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
organizaciones amplias. Para dicha selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones
de capacidad de hacer el suministro directo de los productos para
comercializar ya obtenidos por la empresa, como las empresas aparte
pueden ofrecer productos hay otras cuya características de servicios, lo cual
lo mencionado anteriormente también aplica a empresas que brinden
servicios. Con dicha evaluación se deben seguir criterios en la escogencia
de los proveedores destacados y esto lleva a la breve consideración
pertinente que tiene la organización, Una forma sencilla de realizar esta
evaluación es obtener un índice de calidad de cada proveedor, este resultado
 puede mostrar la cantidad de incidencias o no conformidades de cada uno
de los proveedores entre la cantidad de pedidos de servidos. por ejemplo,
que se encuentre ubicado en un lugar determinado, que tenga las
certificaciones requeridas, ser un proveedor oficial, etc. Así es como se
rectifica la comodidad y beneficio de ciertos proveedores que son los que
trabajaran con dicha organización, pero también es importante tener en
cuenta que toda empresa en proceso de selección de proveedores, la
selección debe realizarse de manera periódica, considerado semestralmente
se realiza la reevaluación a los proveedores, con el fin de determinar si
continúan o no en el listado de proveedores, para futuras adquisiciones., esto
depende del comportamiento en general de los proveedores contratados. Los
datos de evaluación deben ser incorporados al listado de proveedores para
poder utilizar esta información en el momento de elegir a un proveedor.

5. Realizar el trámite de compra:

Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo

que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador
del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

6. Verificar el producto comprado:

Los productos que han sido entregados por los proveedores previamente
seleccionados deben seguir supervisión previa como la verificados y/o
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización.
Siempre se debe realizar dicha acción antes mencionada al recibido
solicitado, realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros
aspectos necesarios del producto. Una práctica muy útil es comparar lo
especificado en la factura con lo que se tiene en el espacio físico dado que
si se encuentra una anomalía en aquello que no coincide, puede
considerarse como puntos considerados negativos en la eficiencia de
proveedor, según las disposiciones de la empresa. Recuerda dejar
evidencias, los registros como: Solicitud de Pedido, Orden de Compra, Matriz
comparativa de cotizaciones, Listado de Proveedores, Solicitud de revisión
y/o elaboración de contratos y convenios; aspectos que son esencial en toda
verificación.

7. Re-evaluar proveedores:

la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de proveedores

y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en
función de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que
establecen criterios como evaluaciones para considerar un proveedor crítico
 y a estos proveedores les hacen la evaluación de desempeño, lo cual puede
ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado de control
sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

mejora):

La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA:

INTERNOS EXTERNOS

Requisitos legales y normas internacio-

Documento donde se recopila las características específicas del producto o nales donde acoplan las características
Servicio a vender aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a dicho estándares que debe tener cada producto
Producto a comprar, cantidad criticidad entre otros

Documento cargado por las metodologías del proceso de compra y catálogo de los equipos, necesarios
Subcontrataciones para obtener el producto o servicio a
realizar

documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y evaluación hojas de seguridad, hojas de utilidad
de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están en el proceso de la materia prima o insumos con los
evaluativo cuales se obtendrá el producto o
servicio

documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado orden de compra, factura y registros de lo
así como otras condiciones (presupuestos, plazos de entrega, características comprado
del producto etc.)

documentos que contenga la realización de los pedidos, como el proceso

de la aprobación del pedido

los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto
para la aprobación del producto, el sistema de calidad, para la cualificación
del personal, procedimientos y procesos y equipo, el plazo solicitado, otros
datos como el presupuesto condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto

documentos de las órdenes de compra/ subcontratación con la finalidad

de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos
especificados
Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja
De pedido de subcontratación, formato de la hoja de evalua
Cion de proveedor, que son el registro de la información
Solicitada a los proveedores para su aceptación formato de
Hoja de vida

Conformidad de producto ( para compras), formato de hoja

De no conformidad de servicios ( para subcontrataciones)