Cómo Enfocar a tu Equipo en el

Éxito mediante la Comunicación

Efectiva
por Yan Vispo | Estrategias | 6 Comentarios

PROPÓSITO – COMUNICACIÓN
EFECTIVA
“La comunicación humana es la clave del éxito personal y
profesional.”- Paul J. Meyer.

Las empresas están formadas por individuos que forman equipos

estableciendo relaciones para conseguir objetivos individuales y
comunes a través de la comunicación. Por medio de esta se fijan
objetivos, se planifican estrategias, determinan roles y compromisos,
se delegan tareas, y un largo etc.
Las habilidades sociales son capacidades o destrezas que permiten
que una persona se relacione de manera adecuada con los demás.
Tendemos a pensar que son innatas e inamovibles y que no podemos
trabajar en aprenderlas y/o mejorarlas.

La realidad es muy diferente, y es que la comunicación efectiva es

una habilidad como otra cualquiera y, por tanto, puede ser
aprendida y entrenada de forma que juegue a nuestro favor y en pro
de nuestros propósitos individuales y los del equipo a la hora de
conseguir el éxito en los proyectos en los que nos embarquemos.
En el artículo de hoy te quiero hablar de la comunicación efectiva y
sus elementos. Los beneficios de practicarla, inconvenientes de no
aplicarla y cómo llevarla a cabo de la mejor manera para conseguir
que tú y tu equipo trabajen enfocados en el objetivo como un bloque
sin fisuras.

Vamos al lío…

Contenido del artículo [Mostrar]

COMUNICACIÓN EFECTIVA
Antes de detallarte cómo llegar a la comunicación efectiva me
gustaría que conocieras de manera esquematizada los beneficios
que te aporta practicarla y qué inconvenientes tiene no aplicarla en
tu equipo de trabajo.

BENEFICIOS DE APLICARLA
 Enfoca al equipo a objetivos
 Cumplir con los objetivos de manera más sencilla y en menor
tiempo

 Impulsa la moral del equipo saber que todos trabajan en la

misma línea

 Distribuye los recursos de manera efectiva

 Fomenta el trabajo en equipo

  Fomenta la resolución de conflictos

 Evita malentendidos y posibles fisuras

INCONVENIENTES DE NO APLICARLA
 Lleva a conflictos internos

 Desmotivación

 Clima laboral negativo

 Bajo rendimiento

 Poca probabilidad de éxito en los objetivos

“La comunicación es una habilidad que puedes aprender. Es como

montar en una bicicleta o teclear. Si estas dispuesto a trabajarlo,
puedes mejorar rápidamente la calidad de cada parte de tu vida.” -
Brian Tracy

CARACTERÍSTICAS Y ELEMENTOS DE LA
COMUNICACIÓN EFECTIVA
Ahora que ya sabes para qué sirve la comunicación efectiva y que
es posible desarrollarla a base de práctica, es el momento de
detallarte cómo puedes llevarla a la práctica con tu equipo para
alcanzar los objetivos individuales y comunes de la mejor manera.

Define el propósito del mensaje

Una vez más, aquí tenemos al que para mí es el padre de la
Productividad Personal. Antes de entablar cualquier comunicación,
sea cual sea el canal (presencial, teléfono, email, chat,…) dedica un
tiempo a identificar el para qué de la misma.

Una vez lo definas, marca una estrategia de comunicación. Esto no

significa que busques una manera de camelar a la otra persona, ni
que la tengas que engañar de algún modo, pero sí buscar el orden
adecuado de las palabras para facilitar la comprensión del mensaje
y conseguir el objetivo que te has propuesto.

Con esto evitarás divagar con palabras o frases que hagan que tu
mensaje sea mucho más difícil de descifrar, pudiendo desviar la
atención del equipo.

Realiza una escucha activa

En ocasiones, una vez escuchamos cierta parte (la que creemos
esencial) del mensaje de otra persona pasamos directamente a
elaborar mentalmente nuestra respuesta antes de que la otra
persona haya terminado de expresarse. Incluso a veces tenemos
tanta prisa en contestar que interrumpimos el mensaje para dar
nuestra respuesta sin haber captado la esencia del mismo.

En algunos casos, esto puede llevarte a obviar datos relevantes que

luego podrías necesitar para la resolución de algún problema o
conflicto que el equipo esté experimentando en una fase
determinada del proyecto.

Tendemos a pensar que, si demoramos en dar una respuesta ante la

exposición de otra persona, significa que tenemos poco
conocimiento de la materia que estamos tratando o perdemos la
razón ante una discusión.

La realidad es bien distinta y es que, si tomamos nuestro tiempo para

escuchar a nuestro interlocutor, respondemos con serenidad y, sobre
todo, con todos los datos en nuestro poder, tendremos mayor control
sobre la situación y nuestro interlocutor tomará conciencia de ello.

En muchas ocasiones, si haces una pausa al finalizar la exposición de

la otra persona, esta continuará su explicación aportando datos que
podrían ser relevantes para el resto de la reunión.

Ponte en el lugar del otro

Identifica por qué piensa de esa manera. ¿Cuál es su situación
particular? ¿Qué hace que tenga esa definición tan diferente de la
situación de la que tú tienes?

Las situaciones no son de una manera u otra, nada es blanco o

negro. Todo depende de la perspectiva desde la que la mires, del
paradigma de cada persona, de sus aprendizajes previos o
experiencias.

Cada uno de nosotros podemos estar ante una misma situación y

experimentarla de formas muy distintas, dependiendo de nuestras
experiencias y aprendizajes anteriores. Piensa en la típica ilusión
óptica, ¿por qué a veces no todos vemos lo mismo?

Dime, ¿qué ves en esta imagen?

¿Es una chica joven o una anciana? Ambas respuestas son ciertas.

Piensa que, si no entiendes el punto de vista de otra persona,

difícilmente harás que esta entienda el tuyo. La razón es muy simple y
es que tu explicación partirá de una situación equivocada, desde un
punto que ya la otra persona no comprende.
Desarrolla una comunicación asertiva
“La asertividad es la conducta que permite a una persona actuar
con base a sus intereses más importantes, defender sin ansiedad,
expresar cómodamente sentimientos honestos o ejercer los derechos
personales sin negar los derechos a los otros.” – E. Alberty

Es decir, es la habilidad de decir lo que pensamos desde el respeto a

los demás. La opción más equilibrada y aceptada de comunicación
y aquella que llevará a nuestro equipo a centrarse en los objetivos
dejando de lado temas personales.

Para practicar una comunicación asertiva debes:

 Realizar una escucha activa

 Recordarte a ti mismo que eres tan importante como los

demás, expresando tus sentimientos y opiniones sin coartarte

 Hablar desde el respeto

 Respetar y no coartar la opinión de los demás

 Aceptar las críticas reflexionando de manera serena sobre el

punto de vista de los demás

Expresa con tu tono de voz y tu cuerpo

lo que dicen tus palabras
La forma en que transmites un mensaje es incluso más importante
que las palabras que utilizas (se estima que entre un 70% y 90%). Si
utilizas un tono de voz negativo y tus gestos tampoco acompañan,
ya puedes haber maquinado la mejor frase del mundo que nadie
creerá en lo que dices.

Lo mejor que puedes hacer para que tus gestos y tu tono de voz
transmitan las palabras que quieres expresar es identificarte con el
mensaje. Si no te crees lo que vas a decir, difícilmente conseguirás
que los demás hagan lo mismo.
Mi consejo personal es que tu mensaje siempre vaya acorde con tus
principios y valores. Entonces siempre tendrás el gesto y tono
adecuado a lo que estás expresando.

“Sean cuales sean las palabras que usamos, deberían ser usadas con
cuidado porque la gente que las escucha será influenciada para
bien o para mal.” Buddha

Sé breve y claro en tu exposición

Si extiendes tus mensajes con adornos, y divagaciones la esencia del
mismo se perderá por el camino y el impacto que quieras provocar
en la otra persona se diluirá a medida que añadas palabras vacías.
Incluso puedes llegar a irritar a la otra persona.

Ve al grano, pero tampoco envíes un telegrama, recuerda que quien

está frente a ti debe entender claramente el mensaje.
Olvida los prejuicios
Una de las claves para evitar los prejuicios es preguntar, siempre que
te quede una duda sobre cualquier mensaje. Pregunta, hasta la
cuestión más tonta, pero no te quedes con la duda de lo que quiso
decir la otra persona, porque cuando necesites esa información
harás conjeturas que con gran probabilidad serán erráticas.

Truco: Te aconsejo que, si quieres obtener más datos sobre algún

tema, evites las preguntas con respuestas del tipo SI/NO. Una buena
forma de hacerlo es utilizar la frase, “háblame de…” o la pregunta ¿y
qué más?

Da y pide feedback
Sin duda una de las claves del networking. Es una de las estrategias
que mejor resultado dan, pues utiliza la visión y experiencia del resto
del equipo para mejorar el trabajo de cada individuo, multiplicando
el conocimiento del conjunto y ayudando a conseguir los objetivos
con mayor facilidad.
Es conveniente que el feedback se reciba de parte de más de una
persona para confirmar el nivel de acierto del mismo.

A la hora de dar feedback es importante resaltar aquello que se ha

hecho bien (sin llegar al peloteo) además de lo que se debe mejorar
o cambiar. Además, te recomiendo que expliques qué es
exactamente lo que crees que está mal, por qué crees que es así y,
además aportes, al menos, una solución.

Con esto enviarás el mensaje a tu equipo de que, no solo te ocupas

de ver los errores, sino que trabajas en aportar soluciones para la
mejora del funcionamiento del grupo.

Confirma que se ha recibido tu mensaje

y viceversa
Este es otro tipo de feedback, y es que, si no nos preocupamos de
que el mensaje haya llegado correctamente a la otra persona
existen muchas posibilidades de que partes del mismo se hayan
perdido por el camino.

Si crees que alguna parte de tu mensaje es importante,

resáltala. Nunca des por sentado que la otra persona se ha hecho el
mismo mapa mental que tienes tu en la cabeza antes de explicarlo.
Recuerda que tu le has dado mil vueltas al tema antes de explicarlo,
así que, ten paciencia y confirma que tu mensaje ha llegado
correctamente al equipo.
Por otro lado, cuando tu eres el receptor, ocúpate de que quien te
transmite el mensaje te proporcione todos los datos necesarios y que
el mensaje que has recibido es el que te pretendían transmitir.
Utiliza el feedback a tu favor
Cuando recibas una crítica a tu forma de hacer alguna tarea, tómalo
como una oportunidad de mejora y no como un ataque personal. Lo
primero te hará mejorar tu forma de ejecución de la tarea la próxima
vez y lo segundo solo te llevará a conflictos que de ninguna manera
te aportará un beneficio.
Comunica los avances en tiempo
Establece con tu equipo etapas de comunicación de avances o
checkpoints para verificar se cumplen los plazos y evitar distracciones
por llamadas, emails o contactos innecesarios del estilo de reuniones
de pasillo o chateo por mensajería instantánea.
Define el canal y entorno de
comunicación
Deja claro qué comunicaciones se deben hacer por chats (tipo Work
Chat de Evernote), email, llamadas, video llamadas (tipo Skype) y
cuales pueden esperar hasta la siguiente reunión de revisión de
progresos.
A veces lo que crees que necesita una visita al despacho lo puedes
resolver con una video llamada o un simple vídeo explicativo del
funcionamiento de una herramienta. Una herramienta que utilizo
mucho para estos casos es Loom.
Comunica los cambios importantes en
tiempo
Si se da un cambio importante en el proyecto, debes comunicarlo a
la mayor brevedad al resto del equipo. No hay nada de fastidie más
que darte cuenta de que has estado trabajando en vano.

CONCLUSIÓN
Sea cual sea tu tipo de organización o empresa, la comunicación
efectiva es un factor muy importante para tener éxito en cada
proyecto, por lo que debe ser uno de tus grandes objetivos a
alcanzar desde este momento, si no lo era ya.

Desarrolla y difunde un protocolo con los elementos de

comunicación efectiva en tu empresa que contenga estas máximas:

1. Establece un propósito
2. Realiza una escucha activa
3. Ponte en el lugar del otro.
4. Desarrolla una comunicación asertiva
5. Expresa con tu tono de voz y tu cuerpo lo que dices con tus
palabras
 6. Sé breve y claro en tu exposición
7. Olvida los prejuicios
8. Da y pide feedback
9. Confirma que se ha recibido tu mensaje y viceversa
10. Utiliza el feedback a tu favor
11. Comunica los avances en tiempo
12. Define el canal y entorno de comunicación
13. Comunica los cambios importantes en tiempo
“Los hombres sabios hablan porque tienen
algo que decir, los tontos lo hacen porque
tienen que decir algo.” – PlatónCLIC PARA TUITEAR
Ahora dime, ¿crees que estás realizando una
comunicación efectiva en tu empresa?

¿Tienes alguna forma de mejorarla que no haya descrito

en este artículo?

COMUNICACIÓN EFECTIVA PARA

UNA NEGOCIACIÓN EFICAZ

 Previous
 Next
Una Comunicación Efectiva en un proceso de negociación que permite establecer bases de
cooperación y confianza entre las partes. De ahí la importancia de conocer los principios o
axiomas de la comunicación.

Un Proceso Comunicativo es el conjunto de actividades vinculadas a un intercambio de

datos donde hay un emisor, un mensaje y un receptor. Es imposible no comunicarse
porque siempre que estamos frente a otra persona nos comunicamos ya sea a través de
palabras, gestos y conductas. Incluso si nos mantenemos en silencio.
Por eso es preciso que nuestra Comunicación sea Efectiva en una Negociación.

¿QUÉ SE NECESITA PARA TENER UNA

COMUNICACIÓN EFECTIVA?
En toda Comunicación hay un contenido y un aspecto relacional. Por ejemplo, el contenido
del mensaje siempre lleva implícita una idea, un pensamiento, sentimiento o emoción. A su
vez, la naturaleza de la relación que exista entre los interlocutores determina la valoración
del mensaje ya sea de competencia o de cooperación, de aceptación o rechazo, comercial o
social, de respeto o no.
 Toda comunicación tiene una finalidad u objetivo, en donde se comunica una idea, un
proceso, disposición o estado de ánimo con una finalidad. Por eso, es preciso que en cualquier
relación, y más si es comercial, exista una Comunicación Efectiva.
Las Técnicas de una Comunicación Efectiva que sirven como herramientas para el
entendimiento y obtener información valiosa sobre las necesidades e intereses de las partes
son:
 Una escucha activa
 Hacer preguntas
 Una paráfrasis
 Un replanteamiento
 Mensajes del yo
 La existencia de Asertividad
 Y un análisis transaccional
En concreto hablaremos de la Escucha Activa porque es el elemento clave para la
comprensión y la efectividad para una Negociación Efectiva.
La Escucha Activa
Escuchar es más que oír un mensaje porque hay que interpretarlo de una forma que
coincida con lo que el emisor ha querido decir para que la comunicación sea exitosa. Para
lograr esto, la capacidad de Escucha Activa es fundamental porque las personas tienen
necesidad de ser escuchadas y comprendidas.
Para que una Negociación sea Efectiva no sólo basta con escuchar de forma activa y
prestar atención a las palabras, también es necesario concentrar la atención en los aspectos
no verbales. En todo proceso de Comunicación Efectiva se accionan todos los sentidos,
mediante la observación activa, la empatía, preguntas y la paráfrasis.
La acción de Escucha Activa implica tres estrategias:

 Escuchar ideas y no datos evitando la rutina de oír datos. De los mensajes se desprenden
ideas, quizás no sea fácil encontrarlas, pero siempre están ahí en el mensaje.
 Evaluar el contenido y no la forma porque se puede hablar con estilo, pero sin decir
realmente nada. Si sólo atendemos a lo agradable del discurso no entenderemos en el
mensaje.
 Escuchar con interés y es necesario hacerlo con un esfuerzo consciente desde el
principio.
Para que exista una Comunicación Efectiva en un Proceso de Negociación es
aconsejable llevar a cabo las siguientes acciones:
 Fijar la mirada en el interlocutor, mostrando interés y respeto.
 Inclinarse ligeramente hacia la persona con quien se habla.
 Mantener la mentalidad abierta para comprender.
 No interrumpir.
 No hablar demasiado.
 Asentir con la cabeza y con expresiones breves, “aja, hum, continúe..”
 Tomar apuntes si es necesario.
 Al final, resumir lo que comprendido en el mensaje (paráfrasis).
Estas acciones de Comunicación son generalmente aconsejables, pero cuando hablamos
de Negociaciones Internacionales hay que tener muy en cuenta la cultura de nuestro
interlocutor y actuar en consecuencia. Por ejemplo, en algunas culturas mirar abiertamente a
los ojos no es educado sino que es un signo irrespetuoso, como pasa en Asía u Oriente Medio.