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6 Emitido para revisión y Aprobación 17-10-2016 MVS ECD JTP TP-COV

5 Emitido para revisión y Aprobación 29-08-2016 MVS ECD JTP TP-COV


4 Emitido para revisión y Aprobación 23-07-2016 MVS ECD JTP TP-COV
3 Emitido para revisión y Aprobación 31-05-2016 MVS ECD JTP TP-COV
2 Emitido para revisión y Aprobación 18-04-2016 MVS ECD JTP TP-COV
1 Emitido para revisión y Aprobación 24-02-2016 MVS ECD JTP TP-COV
0 Emitido para revisión y Aprobación 22-01-2016 MVS ECD JTP TP-COV
A Emitido para revisión y Aprobación 11-01-2016 CMP MVS JTP TP-COV
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PROJECT MANAGEMENT CONSULTANCY (PMC) – PROGRAMA DE INVERSIONES ADICIONALES

HT INGENIERÍA & CONSULTORÍA SAC

GESTIÓN DE ACREDITACIONES
PROCEDIMIENTO

HTIC SE RESERVA LA PROPIEDAD DE


ESTE DOCUMENTO CON PROHIBICIÓN
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DE REPRODUCIRLO, MODIFICARLO O
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CONTENIDO

1. OBJETIVO .....................................................................................................................3
2. ALCANCE ......................................................................................................................3
3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................3
4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS..........................................................................................3
5. DEFINICIONES ...............................................................................................................4
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ......................................................................................4
7. DESARROLLO ................................................................................................................4
8. DOCUMENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS ..................................................................6
9. ANEXO..........................................................................................................................6
9.1 : CONTENIDO REFERENCIAL DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.............7

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1. OBJETIVO
Estandarizar la metodología para gestionar la recopilación, consolidación, verificación y
presentación de la información necesaria para la acreditación de los proyectos contenidos en
el Programa de IA 2015 – 2018 a TERMINALES DEL PERÚ
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la gestión de la acreditación de todos los proyectos contenidos
en el Programa de IA 2015-2018 en todas sus etapas y unidades funcionales.
Etapas de los proyectos:
• Etapa 1: Desarrollo de la ingeniería Conceptual.
• Etapa 2: Desarrollo del FEED y Estudios
• Etapa 3: Desarrollo de la Ingeniería de Detalle
• Etapa 4: Procura y Construcción
• Etapa 5: Acreditación.

3. RESPONSABILIDADES
- JEFE DE PROYECTO TP:
• Aprobar Expediente de acreditación de cada proyecto elaborado por el PMC.
• Solicitar a Petroperú aprobación del Expediente de acreditación.

- GERENTE DE CALIDAD Y ACREDITACIÓN:


• Liderar el Proceso de Acreditación del PMC para todos los proyectos de IA.
• Elaborar y realizar las actualizaciones respectivas del presente Procedimiento de
Gestión de Acreditación.
• Coordinar con el DCA del PMC para la comunicación formal del presente
procedimiento a todos los contratistas.
• Verificar que el contratista en cada valorización mensual presente toda la
documentación técnica y económica necesaria; según relación de entregables
definida para la acreditación en el Anexo 8.2.
• Emitir y hacer seguimiento de la lista de pendientes de los documentos faltantes de
cada proyecto de IA presentados por los contratistas en cada valorización.
• Consolidar por etapas ejecutadas del PIA, la información recibida por los contratistas
y el operador para el armado de los expedientes técnicos y económicos.
• Elaborar el expediente de acreditación del Proyecto IA.
• Presentar el expediente de acreditación al Líder de Proyecto TP para su aprobación.
• Levantar todas las observaciones que el Inspector PP realice sobre el expediente de
acreditación presentado.

- INSPECTOR DE PP:
• Evaluar y emitir aprobación de la información alcanzada mensualmente de cada
Proyecto PIA. ( Valorizaciones, facturas, documentos del Dossier de Calidad,
documentos del Dossier de Seguridad)

4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
• HTIC: HT Ingeniería & Consultoría S.A.C.
• SGC: Sistema de Gestión de Calidad
• RED: Representante de la Dirección
• PT: Procedimiento
• RG: Registro
• FG: Flujograma
• PMC: Project Management Consulting

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5. DEFINICIONES
• Acreditación: es el proceso mediante el cual el Operador (TERMINALES DEL PERÚ)
realiza la liquidación total de gastos incurridos en la ejecución de un determinado proyecto,
con el objetivo de obtener el retorno de dichos gastos por parte del Contratante de acuerdo
a las condiciones estipuladas en el Contrato de Operación y al Acta de Acuerdo para el
Tratamiento Tributario y Contable vigente. Todo Proceso de acreditación concluye con la
aprobación del Expediente de Acreditación por parte del Contratante (PETROPERU).
• Contratante: PETROPERÚ S.A
• Operador: TERMINALES DEL PERÚ
• Inspector: Empresa designada por el Contratante para ejercer las funciones de
coordinación, revisión y aprobación de las diferentes etapas del Proyecto en representación
del Contratante.
• Contratista: Empresa designada por el Operador, previa aprobación del Contratante, para
ejecutar las diversas actividades que forman parte de las diferentes etapas de un Proyecto
a cambio de un valor monetario aceptado y aprobado por los mismos.
• PIA: Programa de Inversiones Adicionales 2015 – 2018.
• PMC: Project Management Consulting (Empresa Consultora en Gerencia de Proyectos)
• Unidad Funcional: Es la unidad mínima acreditable dentro de un Proyecto de Inversión
Adicional; el cual se elabora su expediente de acreditación y se envía a PP para su
aprobación y se recupere su inversión. Ver Anexo 9.3.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Carta TP-GGR-Nº358/2015 del 18.09.2015: Procedimiento para la Ejecución de
Inversiones Comprometidas y Adicionales de los Contratos de Operación para los
Terminales del Norte y Centro.
• Bases Administrativas: Concurso Contrato de Gerencia (PMC) – Proyectos de Inversión
2015-2018.

7. DESARROLLO
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
A más tardar todos los 20 de cada mes, los
1. Recepcionar Contratistas presentan su valorización mensual
Valorizaciones Líder de Supervisión - de cada proyecto que le ha sido adjudicado;
mensuales del PMC adjuntado parte de la documentación que
Contratista corresponde al Dossier de Calidad y al Dossier
de Seguridad.
El Líder de Supervisión – PMC revisa la
valorización mensual y los documentos de
calidad correspondiente. Si existiera alguna
observación se comunica con el Contratista para
que lo subsane en el breve plazo. Si no existiera
2. Aprobar
alguna observación aprueba la valorización
Valorizaciones y Líder de Supervisión -
mensual y los documentos de calidad
documentos PMC
presentados.
adjuntos. (Calidad, Líder de HSSE -PMC
El Líder de HSSE – PMC revisa los documentos
Seguridad)
de HSSE correspondientes. Si existiera alguna
observación se comunica con el Contratista para
que lo subsane en el breve plazo. Si no existiera
alguna observación aprueba los documentos de
HSSE presentados.
3. Aprobar por El Líder de Supervisión de cada Terminal
Inspector PP Inspector de PP coordina con el Inspector de PP para que evalúe
Valorización y emita Aprobación a la valorización mensual y
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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN


mensual y parte de la documentación de Dossier de
documentos Calidad y Dossier de Seguridad presentado por
adjuntos. (Calidad, el contratista.
Seguridad) Si existiera alguna observación que no pueda
ser levantada inmediatamente y elabora una
Lista de Pendientes utilizando su formato el cual
se lo entrega al Líder de Supervisión para que lo
subsane.
Esta Lista de Pendientes su levantamiento será
verificada en la siguiente aprobación de la
valorización.
Si no existiera alguna observación da
conformidad a la valorización y entrega un
Transmittal donde lista la aprobación de todos
los entregables en revisión final para ser
adjuntada como parte del expediente de
acreditación.
Comunicado el término de una unidad funcional
del proyecto o el proyecto en su totalidad, el
Contratista en su valorización presenta todos los
entregables que componen el Dossier de
4. Armar Dossier de Calidad y HSSE en base a la estructura del
Contratista
Calidad y HSSE anexo 9.1 del presente procedimiento.
Se sigue con las actividades 1, 2,3.
Estando todo conforme el Contratista presenta el
Dossier de Calidad y de HSSE en dos juegos en
físicos (copia y original) y en dos CD. (digital)
Comunicado el término de una unidad funcional
del proyecto o el proyecto en su totalidad se
solicita al Líder de Supervisión que envíe los
Dossier de Calidad y HSSE tanto en físico y en
digital.
5. Ordenar Paralelamente se solicita al Líder del Proyectos
documentación Gerente de Calidad y IA de TERMINALES DEL PERÚ los archivos
para el expediente Acreditación físicos y copias digitales de las facturas, órdenes
de acreditación de cambio, cartas, correos, etc. aprobados del
proyecto para ser adjuntadas al expediente de
acreditación.
Toda la información económica se va
registrando en el documento 15031-HTIC-XXX-
GPR-RE-005 Análisis de Acreditación.
Comunicado el término de una unidad funcional
del proyecto o el proyecto en su totalidad, para
el cual se verifica con el Acta de Conformidad,
6. Armar expediente Gerente de Calidad y
se procede elaborar el documento 15031-HTIC-
de Acreditación Acreditación
XXX-GPR-IN-001 EXPEDIENTE DE
ACREDITACIÓN del Proyecto IA en función al
anexo 9.1 punto 7.
Una vez elaborados y ordenados se revisan que
7. Revisar expediente Gerente de Calidad y estén cumpliendo con los puntos del anexo 9.1
de acreditación. Acreditación del presente procedimiento, en caso contrario se
hacen las correcciones necesarias.

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ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN


Estando ok, se procede a enviar formalmente la
documentación al Jefe de Proyectos de TP.
Revisa el Expediente de acreditación, dando su
aprobación.
8. Aprobar Líder del Proyecto –TP De igual forma el Analista de Proyectos de TP
expediente de Analista Proyectos - revisa el expediente económico para dar su
acreditación. TP aprobación.
En caso contrario solicita se levante las
observaciones.
9. Solicitar a Se elabora la carta de presentación del
Petroperú Expediente de Acreditación y se hace firmar al
Gerente de Calidad y
aprobación del Jefe de Proyectos de TP.
Acreditación
Expediente de Con carta firmada se presenta a PetroPerú,
acreditación. solicitando la aprobación.
Revisa y envía comunicado a TP notificándole la
10. Aprobar monto aprobación del monto acreditado al Jefe de
Inspector de PP
acreditado del Proyectos TP mediante carta.
PetroPerú
Proyecto. En caso contrario envía sus observaciones para
ser levantadas.
11. Archivar carta de El Jefe de Proyectos TP envía carta de
aprobación del Gerente de Calidad y aprobación del monto acreditado del Proyecto al
monto acreditado Acreditación PMC para su archivo final junto con el informe y
del Proyecto el expediente de acreditación presentado.

8. DOCUMENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS


• 15031-HTIC-XXX-SUP-RG-0XX List Pendientes Acreditación.
• 15031-HTIC-XXX-GPR-IN-001 Expediente de Acreditación del Proyecto IA.
• 15031-HTIC-XXX-GPR-RE-005 Análisis de Acreditación.
• Documentación externa Lista de pendientes del Inspección PP.
• Documentación externa Transmittal del Inspector PP.

9. ANEXO

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9.1 : CONTENIDO REFERENCIAL DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO


Los contenidos indicados en el presente Anexo son referenciales y serán afinados en cada caso
durante la elaboración de las bases de contratación de cada uno de los documentos indicados en
función al alcance y complejidad de cada proyecto.
1. Proyecto a ejecutar
Nombre del proyecto Tipo de proyecto Código del proyecto

2. Documentación a presentar
Fase Documentación Formato Cantidad
 Objetivo.
Presentación:
 Descripción.
 Físico
 Alcance.
 Digital
 Estudios ambientales y otros requeridos.
(editable
 Normas y reglamentos aplicables.
y PDF)
 Autorizaciones requeridas.
Ingeniería  Información Técnica.
Software: 3 Juegos
Conceptual  Inversión desagregada.
 MS Office
 Cronograma de ejecución.
2010
 Modalidad de ejecución.
 AutoCAD
 Valorizaciones mensuales aprobadas
 MS
 Órdenes de Cambio aprobadas
Project
 Valorizaciones de adicionales aprobadas
 Lecciones aprendidas
 Memoria Descriptiva (Incluyendo ubicación,
condiciones del lugar y ambientales).
 Especificaciones Técnicas de Construcción.
 Listado y Especificación Técnica de
Materiales, Equipos e Instrumentos
Principales.
 Requerimientos de acceso y ubicación.
 Metrados y Presupuestos Referenciales.
 Cronograma de Ejecución y Ruta Crítica. Presentación:
 Diagramas de Tuberías e Instrumentación  Físico
(P&ID)  Digital
 Diagramas Flujo y balance de Materia y (editable
Energía (PFD) y PDF)
 Planos de Distribución General (Lay-Out)
FEED 3 Juegos
 Diagramas Eléctricos Unifilares. Software:
 Memoria Descriptiva de las Obras eléctricas  MS Office
e instrumentación. 2010
 Filosofía de Control e Instrumentación.  AutoCAD
 Planos dimensionales de distribución de  MS
equipos, Obras civiles y Obras Project
metalmecánicas.
 Estudios complementarios aprobados por
entidad pertinente
 Valorizaciones mensuales aprobadas
 Órdenes de Cambio aprobadas
 Valorizaciones de adicionales aprobadas
 Lecciones aprendidas.
 Expediente de Bases de Licitación
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 Planos de construcción para todas las


disciplinas.
Presentación:
 Protocolos, procedimientos y formatos de
 Físico
pruebas, pre-comisionamiento,
 Digital
comisionamiento y puesta en marcha.
(editable
 Lista detallada de materiales y equipos por
y PDF)
disciplina.
Ingeniería de  Cronograma detallado incluyendo análisis de
Software: 3 Juegos
Detalle ruta crítica.
 MS Office
 Presupuesto detallado de Obra.
2010
 Manual de Operación.
 AutoCAD
 Valorizaciones mensuales aprobadas
 MS
 Órdenes de Cambio aprobadas
Project
 Valorizaciones de adicionales aprobadas
 Lecciones aprendidas.
 Expediente de Bases de Licitación
Presentación:
Dossier de Procura
 Físico
Procura  Ver Numeral 4 3 Juegos
 Digital
(PDF)
Presentación:
 Físico
 Digital
Dossier de Calidad (editable
Ver Numeral 5 y PDF)
Construcción 3 Juegos
Software:
Dossier de Seguridad  MS Office
 Ver Numeral 6 2010
 AutoCad
 MS
Project
Presentación:
 Físico
 Digital
(editable
y PDF)
Expediente
Expediente de Acreditación
de Software: 3 Juegos
Ver Numeral 7
Acreditación  MS Office
2010
 AutoCad
 MS
Project

3. Consideraciones generales
Descripción
La presentación de la documentación deberá considerar lo siguiente:

 Presentar en archivadores tamaño A4 para documentos de texto y A3 para planos (en


caso de ser de mayor tamaño pueden doblarse y estar dentro de una mica)
 Contar con carátula externa y en lomo.
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 Páginas enumeradas con formato Página X de Y


 Contar con un índice.
 Tener separadores por capítulo.
 Buena calidad de las impresiones (a color y a blanco y negro)
 Documentos con texto y/o gráficos legibles.
 Firma de especialistas para la documentación a presentar (planos, informes, estudios,
etcétera)

4. Estructura de Dossier de Calidad Fase Procura

Descripción
La presentación de la documentación deberá tener la siguiente estructura:
1. Carta y/o Correos de aprobación de la Procura. (HTIC,TDP, Inspector PP)
2. Especificaciones Técnicas de materiales y/o equipos aprobados. (TDP, HTIC, Inspector PP)
3. Evaluación de Postores aprobados. (TDP, HTIC, Inspector PP)
4. Cotización de los postores.
5. Acta de Adjudicación de la Procura.
6. Contrato de compra con el proveedor (opcional)
7. Guía de suministro de los materiales, equipos, máquinas y/o instrumentos de medición con sello
de recibido y aprobadas. (Líder de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
8. Para Materiales:
8.1. Certificados de calidad de los materiales aprobados. (Líder de Supervisión PMC, Líder de
Proyectos TDP, Inspector de PP)
8.2. Protocolos y registro de control de calidad aprobados (Líder de Supervisión PMC, Líder
de Proyectos TDP, Inspector de PP) (Opcional)
9. Para equipos, máquinas, instrumentos de medición:
9.1. Certificados de calidad del equipo, maquinas aprobados. (Líder de Supervisión PMC,
Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.2. Certificados de calibración para instrumentos de medición y patrones aprobados. (Líder
de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.3. Certificado de garantía del equipo, máquinas, instrumentos de medición aprobados. (Líder
de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.4. Protocolos y registro de control de calidad de pruebas de funcionamiento aprobados
(Líder de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP) (Opcional)
NOTA 1: Para válvulas registro de control de seteo.
10. Panel fotográfico.

Nota: Algunos de estos ítems pueden no aplicar, esto se definirá con el Gerente de Proyectos,
Gerente de Obra del PMC o el Líder de Proyectos de TP responsable.

5. Estructura de Dossier de Calidad Fase Construcción / Instalación

Descripción
La presentación de la documentación deberá tener la siguiente estructura:
1. Resumen ejecutivo
2. Plan de Calidad.
3. Programa de Puntos de Inspección.
4. Procedimientos de trabajo aprobados. (ordenados en función al Plan de Puntos de Inspección)
4.1. Procedimiento de excavación
4.2. Procedimiento de Montaje mecánico
4.3. Procedimiento de Montaje Eléctrico/Instrumentación.
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4.4. Procedimiento de corte


4.5. Procedimiento de soldadura. (Adjuntar los WPS, PQR y calificación de lo soldadores)
4.6. Procedimiento de tratamiento superficial (granallado y/o arenado)
4.7. Procedimiento de pintado,
4.8. Otros
5. Listado de materiales. (Adjuntar copia de los guías de remisión y certificados de calidad de
materiales) (ordenados en función al Plan de Puntos de Inspección)
6. Certificados de Calibración. (Adjuntarlos con sus certificados patrón) (ordenados en función al
Plan de Puntos de Inspección)
7. Registros de Calidad (ordenados en función al Plan de Puntos de Inspección)
7.1. Registros de soldadura
7.2. Registros de Control dimensional
7.3. Registro de espesor de Pintura
7.4. Registro de adherencia de Pintura
7.5. Registro de Arenado /Granallado
7.6. Registro de ajuste de pernos
7.7. Otros
8. Certificados de Competencias del personal. (Adjuntar los cv documentados del personal
técnico involucrado en la obra)
9. Panel fotográfico
10. Planos de As Built
11. Registro de Productos No Conforme. (Incluye estatus de NO CONFORME del Proyecto)
NOTA: Todas las No conformidades reportadas por el PMC deben estar cerradas al finalizar el proyecto.
Nota: Algunos de estos ítems pueden no aplicar, esto se definirá con el Líder de Supervisión PMC
de cada Terminal y/o Líder de Proyectos de TP encargado previamente al inicio del servicio.

6. Estructura de Dossier de Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente.


Descripción
La presentación de la documentación deberá tener la siguiente estructura:
1. Resumen ejecutivo
2. Organigrama del proyecto
3. Recursos humanos asignados a la ejecución del proyecto
3.1. Detalle de personal supervisor
3.2. Detalle de personal de campo
4. Estadísticas en obra
4.1. Incidentes en obra
4.1.1.Registro de incidentes en obra
4.2. Accidentes en obra
4.2.1.Registro de accidentes en obra
5. Salud Ocupacional
6. Controles Operacionales
6.1. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos
6.1.1.Registro de difusión
6.2. Instructivos de seguridad
6.2.1.Registro de difusión
6.3. Programa de inspecciones
6.3.1.Registro de inspecciones
6.4. Programa de capacitaciones, inducción, talleres
6.4.1.Indicadores de capacitación
6.4.2.Registro de capacitaciones, inducción, talleres
7. Gestión Medio Ambiental
7.1. Estadísticas de eliminación de residuos
7.2. Registro y documentación de Manifiesto de residuos
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7.3. Manifiesto de eliminación de residuos


8. Certificados de equipos de seguridad usados
9. Panel fotográfico
Nota: Algunos de estos ítems pueden no aplicar, esto se definirá con el Líder de Supervisión PMC
de cada Terminal y/o Líder de Proyectos de TP encargado previamente al inicio del servicio.

7. Estructura del Expediente de Acreditación


Descripción
1. Objetivo.
2. Antecedentes.
2.1 Contrato Operador.
2.2 Project Management Consulting (Pmc).
2.3 Empresa Inspectora.
2.4 Proyecto a Acreditar.
3. Duración del Proyecto.
4. Servicio de Ingenierías / Estudios. (Si lo hubiera)
5. Servicio de Procura. (Si lo hubiera)
6. Servicio de Construcción / Instalación.
7. Ordenes de Cambio Aprobadas. (Si lo hubiera)
8. Alcance del Proyecto.
8.1 Alcance General del Proyecto.
9. Costo Total del Proyecto para Acreditar.
10.Conclusiones y Recomendaciones
11.Anexos
11.1 Carta Cose Del Pmc
11.2 Carta Cose Del Inspector
11.3 Carta TP-PRY-NºXXX Donde se solicita a PETROPERU que se Apruebe el proyecto como
Inversión Adicional / Carta COSE-AA-XXX donde PETROPERU da su Aprobación
11.4 Acta de Entrega de Obra.
NOTA: En este punto se adjunta en físico y en digital el acta de recepción de obra donde se indica
la fecha de puesta en servicio del proyecto.
11.5 Ficha Técnica del Proyecto.
NOTA: En este punto se adjunta en físico y en digital la ficha Técnica del Proyecto donde se lista
por fase todas las órdenes de compra generadas desde el inicio hasta el fin del proyecto.
11.5. A.-15031-HTIC-XAXXXX-GPR-RE-001 ANÁLISIS DE ACREDITACIÓN <Proyecto>
- <Terminal>
NOTA: En este punto se adjunta impreso las liquidaciones económicas en Excel de cada fase y
en digital se colocarán las Órdenes de Compra, el sustento de la orden de compra, todas las
facturas generadas de esa orden junto con sus valorizaciones. (Todo ello ordenado según lista la
liquidación impresa)
11.5. B.-15031-HTIC-XAXXX-SUP-RES-XXX REPORTE SEMANAL
NOTA: En este punto se adjunta en digital todos los informes semanales que se hayan elaborado
desde el inicio del proyecto hasta su término.
10.5. C.-Dossier de Calidad del Proyecto
NOTA: En este punto se adjunta en digital todo el dossier de calidad generado por cada contratista.
(El dossier de calidad de contener entre otros los protocolos de pruebas realizadas aprobados,
certificados de calidad y características técnicas de los materiales y/o equipos)
Se debe adjuntar también en físico y firmado por los ingenieros responsables los planos As-Built;
así como en digital versión editable (AUTOCAD).
Expediente de Ingeniería y Estudios realizados aprobados en versión digital.
NOTA: Se dará un link en el DRIVE DE HTIC donde se colgarán todos los expedientes de
acreditación que se presenten a PetroPerú para asegurar la información en caso el cliente lo pierda
o deteriore la información en digital.
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