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GESTIÓN DE ACREDITACIONES
PROCEDIMIENTO
Fecha: 17-10-2016
GESTIÓN DE ACREDITACIONES
PROYECTOS
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CONTENIDO
1. OBJETIVO .....................................................................................................................3
2. ALCANCE ......................................................................................................................3
3. RESPONSABILIDADES ....................................................................................................3
4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS..........................................................................................3
5. DEFINICIONES ...............................................................................................................4
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ......................................................................................4
7. DESARROLLO ................................................................................................................4
8. DOCUMENTOS Y FORMATOS RELACIONADOS ..................................................................6
9. ANEXO..........................................................................................................................6
9.1 : CONTENIDO REFERENCIAL DE LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO.............7
Fecha: 17-10-2016
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PROYECTOS
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1. OBJETIVO
Estandarizar la metodología para gestionar la recopilación, consolidación, verificación y
presentación de la información necesaria para la acreditación de los proyectos contenidos en
el Programa de IA 2015 – 2018 a TERMINALES DEL PERÚ
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la gestión de la acreditación de todos los proyectos contenidos
en el Programa de IA 2015-2018 en todas sus etapas y unidades funcionales.
Etapas de los proyectos:
• Etapa 1: Desarrollo de la ingeniería Conceptual.
• Etapa 2: Desarrollo del FEED y Estudios
• Etapa 3: Desarrollo de la Ingeniería de Detalle
• Etapa 4: Procura y Construcción
• Etapa 5: Acreditación.
3. RESPONSABILIDADES
- JEFE DE PROYECTO TP:
• Aprobar Expediente de acreditación de cada proyecto elaborado por el PMC.
• Solicitar a Petroperú aprobación del Expediente de acreditación.
- INSPECTOR DE PP:
• Evaluar y emitir aprobación de la información alcanzada mensualmente de cada
Proyecto PIA. ( Valorizaciones, facturas, documentos del Dossier de Calidad,
documentos del Dossier de Seguridad)
4. SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS
• HTIC: HT Ingeniería & Consultoría S.A.C.
• SGC: Sistema de Gestión de Calidad
• RED: Representante de la Dirección
• PT: Procedimiento
• RG: Registro
• FG: Flujograma
• PMC: Project Management Consulting
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5. DEFINICIONES
• Acreditación: es el proceso mediante el cual el Operador (TERMINALES DEL PERÚ)
realiza la liquidación total de gastos incurridos en la ejecución de un determinado proyecto,
con el objetivo de obtener el retorno de dichos gastos por parte del Contratante de acuerdo
a las condiciones estipuladas en el Contrato de Operación y al Acta de Acuerdo para el
Tratamiento Tributario y Contable vigente. Todo Proceso de acreditación concluye con la
aprobación del Expediente de Acreditación por parte del Contratante (PETROPERU).
• Contratante: PETROPERÚ S.A
• Operador: TERMINALES DEL PERÚ
• Inspector: Empresa designada por el Contratante para ejercer las funciones de
coordinación, revisión y aprobación de las diferentes etapas del Proyecto en representación
del Contratante.
• Contratista: Empresa designada por el Operador, previa aprobación del Contratante, para
ejecutar las diversas actividades que forman parte de las diferentes etapas de un Proyecto
a cambio de un valor monetario aceptado y aprobado por los mismos.
• PIA: Programa de Inversiones Adicionales 2015 – 2018.
• PMC: Project Management Consulting (Empresa Consultora en Gerencia de Proyectos)
• Unidad Funcional: Es la unidad mínima acreditable dentro de un Proyecto de Inversión
Adicional; el cual se elabora su expediente de acreditación y se envía a PP para su
aprobación y se recupere su inversión. Ver Anexo 9.3.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Carta TP-GGR-Nº358/2015 del 18.09.2015: Procedimiento para la Ejecución de
Inversiones Comprometidas y Adicionales de los Contratos de Operación para los
Terminales del Norte y Centro.
• Bases Administrativas: Concurso Contrato de Gerencia (PMC) – Proyectos de Inversión
2015-2018.
7. DESARROLLO
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
A más tardar todos los 20 de cada mes, los
1. Recepcionar Contratistas presentan su valorización mensual
Valorizaciones Líder de Supervisión - de cada proyecto que le ha sido adjudicado;
mensuales del PMC adjuntado parte de la documentación que
Contratista corresponde al Dossier de Calidad y al Dossier
de Seguridad.
El Líder de Supervisión – PMC revisa la
valorización mensual y los documentos de
calidad correspondiente. Si existiera alguna
observación se comunica con el Contratista para
que lo subsane en el breve plazo. Si no existiera
2. Aprobar
alguna observación aprueba la valorización
Valorizaciones y Líder de Supervisión -
mensual y los documentos de calidad
documentos PMC
presentados.
adjuntos. (Calidad, Líder de HSSE -PMC
El Líder de HSSE – PMC revisa los documentos
Seguridad)
de HSSE correspondientes. Si existiera alguna
observación se comunica con el Contratista para
que lo subsane en el breve plazo. Si no existiera
alguna observación aprueba los documentos de
HSSE presentados.
3. Aprobar por El Líder de Supervisión de cada Terminal
Inspector PP Inspector de PP coordina con el Inspector de PP para que evalúe
Valorización y emita Aprobación a la valorización mensual y
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9. ANEXO
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2. Documentación a presentar
Fase Documentación Formato Cantidad
Objetivo.
Presentación:
Descripción.
Físico
Alcance.
Digital
Estudios ambientales y otros requeridos.
(editable
Normas y reglamentos aplicables.
y PDF)
Autorizaciones requeridas.
Ingeniería Información Técnica.
Software: 3 Juegos
Conceptual Inversión desagregada.
MS Office
Cronograma de ejecución.
2010
Modalidad de ejecución.
AutoCAD
Valorizaciones mensuales aprobadas
MS
Órdenes de Cambio aprobadas
Project
Valorizaciones de adicionales aprobadas
Lecciones aprendidas
Memoria Descriptiva (Incluyendo ubicación,
condiciones del lugar y ambientales).
Especificaciones Técnicas de Construcción.
Listado y Especificación Técnica de
Materiales, Equipos e Instrumentos
Principales.
Requerimientos de acceso y ubicación.
Metrados y Presupuestos Referenciales.
Cronograma de Ejecución y Ruta Crítica. Presentación:
Diagramas de Tuberías e Instrumentación Físico
(P&ID) Digital
Diagramas Flujo y balance de Materia y (editable
Energía (PFD) y PDF)
Planos de Distribución General (Lay-Out)
FEED 3 Juegos
Diagramas Eléctricos Unifilares. Software:
Memoria Descriptiva de las Obras eléctricas MS Office
e instrumentación. 2010
Filosofía de Control e Instrumentación. AutoCAD
Planos dimensionales de distribución de MS
equipos, Obras civiles y Obras Project
metalmecánicas.
Estudios complementarios aprobados por
entidad pertinente
Valorizaciones mensuales aprobadas
Órdenes de Cambio aprobadas
Valorizaciones de adicionales aprobadas
Lecciones aprendidas.
Expediente de Bases de Licitación
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3. Consideraciones generales
Descripción
La presentación de la documentación deberá considerar lo siguiente:
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Descripción
La presentación de la documentación deberá tener la siguiente estructura:
1. Carta y/o Correos de aprobación de la Procura. (HTIC,TDP, Inspector PP)
2. Especificaciones Técnicas de materiales y/o equipos aprobados. (TDP, HTIC, Inspector PP)
3. Evaluación de Postores aprobados. (TDP, HTIC, Inspector PP)
4. Cotización de los postores.
5. Acta de Adjudicación de la Procura.
6. Contrato de compra con el proveedor (opcional)
7. Guía de suministro de los materiales, equipos, máquinas y/o instrumentos de medición con sello
de recibido y aprobadas. (Líder de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
8. Para Materiales:
8.1. Certificados de calidad de los materiales aprobados. (Líder de Supervisión PMC, Líder de
Proyectos TDP, Inspector de PP)
8.2. Protocolos y registro de control de calidad aprobados (Líder de Supervisión PMC, Líder
de Proyectos TDP, Inspector de PP) (Opcional)
9. Para equipos, máquinas, instrumentos de medición:
9.1. Certificados de calidad del equipo, maquinas aprobados. (Líder de Supervisión PMC,
Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.2. Certificados de calibración para instrumentos de medición y patrones aprobados. (Líder
de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.3. Certificado de garantía del equipo, máquinas, instrumentos de medición aprobados. (Líder
de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP)
9.4. Protocolos y registro de control de calidad de pruebas de funcionamiento aprobados
(Líder de Supervisión PMC, Líder de Proyectos TDP, Inspector de PP) (Opcional)
NOTA 1: Para válvulas registro de control de seteo.
10. Panel fotográfico.
Nota: Algunos de estos ítems pueden no aplicar, esto se definirá con el Gerente de Proyectos,
Gerente de Obra del PMC o el Líder de Proyectos de TP responsable.
Descripción
La presentación de la documentación deberá tener la siguiente estructura:
1. Resumen ejecutivo
2. Plan de Calidad.
3. Programa de Puntos de Inspección.
4. Procedimientos de trabajo aprobados. (ordenados en función al Plan de Puntos de Inspección)
4.1. Procedimiento de excavación
4.2. Procedimiento de Montaje mecánico
4.3. Procedimiento de Montaje Eléctrico/Instrumentación.
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