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Libros obligatorios de una sociedad mercantil

Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar una serie de libros oficiales.

Hay varias legislaciones (mercantil, contable y fiscal) que regulan los distintos tipos de
libros y sus requisitos formales, y esto, en muchos casos, genera dudas para
muchos empresarios.

¿Cuáles son los libros obligatorios para una sociedad mercantil?

Todas las Sociedades Mercantiles deben llevar:

 Libros Contables obligatorios:


 Libro diario
 Libro de inventarios y Cuentas anuales

 Libros Mercantiles obligatorios:


 Libro o libros de actas
 Libro registro de socios

 Libros Fiscales obligatorios:


 Libros de IVA (si corresponde)

Libros Contables obligatorios

El Código de Comercio, en su artículo 25, establece cuáles son los libros contables
obligatorios:

Libro Diario

En el libro diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma


diaria o cronológica, de ahí su nombre. El registro de estas operaciones es en un formato y
nomenclatura contable, por lo que se requiere cierto grado de conocimiento de
contabilidad para su llevanza y también para interpretarlo.

El libro diario se elabora por cada ejercicio económico, que normalmente coincide con el
año natural. Se inicia con el registro de la situación inicial de la empresa (asiento de
apertura), recoge las operaciones del año, y finalmente se cierra con un registro de la
situación final del año (asiento de cierre).

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales


Este libro recoge la situación inicial de la empresa, su evolución (al menos trimestral)
mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y, además, un
conjunto de informes contables que se llaman “Cuentas Anuales”.

Las Cuentas Anuales recogen los siguientes informes contables:


 Balance de Situación: informe sobre el patrimonio empresarial.
 Cuenta de Pérdidas y Ganancias: informe de ingreso, gastos y resultado final.
 Estado de cambios en el patrimonio neto: informe de variación del patrimonio.
 Memoria del ejercicio: explicación y detalle de los anteriores.
 Estado de flujos de efectivo (sólo para algunas empresas).

Una contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General Contable requiere que
además de estos libros se lleve también un Libro Mayor, si bien este libro no es obligatorio
legalizarlo puesto que recoge la misma información que el libro diario pero en distinto
formato.

Importancia

Los libros de una entidad mercantil tienen carácter obligatorio de diversas fuentes
legales. Adicionalmente a este carácter obligatorio, es responsabilidad de dichas
entidades vigilar que los libros se lleven en orden, ya que es una fuente de información
valiosa para la administración, para los socios, para las autoridades y para terceros
interesados en participar en los negocios de las mismas. Por estas diferentes razones
es imperativo que la dirección exija a los responsables de la administración, la
implementación y el buen funcionamiento de los libros de la entidad.