FASE 2 – UNIDAD 1: CAPÍTULO 2- COMUNICACIÓN Y LAS RELACIONES

Protocolo de comunicaciones y plan motivacional

ACTIVIDAD COLABORATIVA

EDWIN FABIÁN LIÉVANO – CÓDIGO: 1116546423

NATHALY LIEVANO – CÓDIGO: 1.116.544.311
NÉSTOR SANTIAGO PINZÓN SALAZAR – CÓDIGO: 1053610015
SEBASTÍAN RÍOS RODRÍGUEZ – CÓDIGO: 1017198295

GRUPO: 80007_236

PROTOCOLO

Mg. INGRID MARGARITA DURAN

Tutora
Mg. SANDY SIDNEY TORRES
Directora

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA
PROGRAMA DE INGENIERIA INDUSTRIAL
CEAD YOPAL

MARZO 28 de 2019
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se fundamenta en los contenidos de la unidad 1, capítulo 2,

Comunicación y las Relaciones Laborales, y el análisis de estudios de caso como estrategia

metodológica para el reconocimiento de los aspectos básicos de una buena comunicación

empresarial, formal asertiva y efectiva a través de las relaciones interpersonales a nivel

organizacional, la comunicación formal e informal, el trabajo en equipo y la importancia de la

construcción de un protocolo de comunicación.

Con el desarrollo de las actividades propuestas, estudio de la comunicación en empresas

del sector, se pretende establecer la importancia que tiene una buena comunicación tanto formal

como informal en las organizaciones, comunicación que debe ser asertiva, honesta y confiable,

cuyas metas sean lograr los objetivos de la empresa a través de la eficiencia y productividad de

los equipos de trabajo, donde primen las reglas claras en cada área y siguiendo los lineamientos

de la convivencia y armonía en el trabajo y la motivación permanente para el desempeño y

cumplimiento laboral.
 1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Fortalecer las competencias comunicativas y las relaciones interpersonales con la construcción de

un protocolo de comunicaciones y un plan motivacional a nivel empresarial.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Comprender la importancia de las comunicaciones y las relaciones interpersonales a nivel

empresarial.

 Reconocer la problemática que se presenta en el estudio de caso a nivel empresarial por la

mala comunicación.

 Identificar los aspectos que diferencian la comunicación empresarial..

 Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas con base en el estudio de

caso de una empresa.

 Reconocer los lineamientos que fortalecen un equipo de trabajo.

 ACTIVIDAD COLABORATIVA

CASO DE ESTUDIO

CASO EMPRESA TEXTILES MIMITOS

Mediana empresa que diseña y fabrica todo estilo de ropa para bebés, que nació en el año 2003

bajo la necesidad que implementar nuevos diseños, más coloridos, más extrovertidos en la moda

infantil, estando ahora a la vanguardia del sector textil apoyada por Cidetexco (entidad de apoyo

tecnológico para la internacionalización de las empresas del Sector Fibras Textil Confección de

Colombia); cumpliendo a cabalidad con la demanda de los compradores, a su vez innovando en

diseños, estilos y marcas que se acomoden a las necesidades presupuestales del público.

Realizando distribuciones a lo largo y ancho del país.

Nombre de la empresa: TEXTILES MIMITOS

Ciudad Sede Principal: Bogotá D.C.

Fecha de Creación: 2003

Número de empleados: 200 Aproximadamente

Características de la empresa

Tipo de empresa: Mediana empresa, con aproximadamente 200 trabajadores en las ciudades de

Bogotá, Medellín y Villavicencio

La empresa TEXTILES MIMITOS tiene como actividad económica la producción y

comercialización de ropa para bebé. Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el
gerente, los jefes de departamento y los subordinados (departamentos de producción y de ventas)

y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las oficinas administrativas y

de producción; tiene tres puntos de venta en diferentes ciudades de Colombia una en la sede

principal la ciudad de Bogotá y las otras dos en las ciudades Medellín y Villavicencio.

Tipo de comunicación que aplica

La comunicación de esta empresa es de manera formal e informal, pero su mayor comunicación

es la informal, ya que en la sede principal se encuentra la fábrica de ropa donde es distribuida a

las 2 sedes de Medellín y Villavicencio, su manera de comunicación es mediante correos internos

especificando la fecha de envío, la cantidad de producción de ropa enviada, tipos y edades de

ropas enviadas, precios de la ropa al detal y al por mayor, entre otras características que se envían

en el correo.

Comunicación formal

La empresa cuenta con formatos diseñados para informar sobre las actividades de la empresa

relacionados con las órdenes de pedido, en los cuales se trasmite a cada área de producción los

parámetros para la confección de determinada prenda, ejemplo, una camiseta, especialmente

aspectos de estampado o bordado, comunicación escrita; también cuenta con memorandos,

comunicación directa a los operarios, sobre situaciones laborales ajenas al buen desempeño

laboral, verbal permanente con el equipo de trabajo y especialmente en cada una de las áreas de

la empresa, debido a la exigencia de cada una de las actividades que se llevan a cabo en un

proceso de confección.
Se realiza comunicados también por memorando para alguna información general que interese a

cada cede.

Comunicación con los clientes y proveedores, por internet, vía telefónica, mensajería y personal.

Comunicación informal

En la empresa de confecciones de prendas para bebé, se mantiene una comunicación

permanente entre empleados, y en cada una de las áreas de producción, que surge de la

interacción de los operarios en las actividades relacionadas con la confección, necesaria para

comunicar situaciones del momento de trabajo, hacer correcciones y el trato entre compañeros en

la cotidianidad de la empresa, sin que falte la comunicación informal entre pares, por camaradería

y también por diferencias. De ahí la importancia de la comunicación asertiva y segura, confiable

en beneficio de la empresa, existen la comunicación por medio de celulares corporativos cuando

se requiere alguna aclaración pronta.

-Diagnóstico de la eficiencia de las comunicaciones internas

La empresa cuenta con normas claras para cada área de trabajo, planillas de materiales, planillas

de elaboración de costos por prenda, planillas de diseño y la ficha técnica de diseño de pedido,

además de memorandos, e información.

La comunicación interna es eficiente, clara y precisa en cada dependencia y entre los operarios y

personal de diseño de órdenes de pedido.

En la empresa TEXTILES MIMITOS, es primordial la buena comunicación, tanto formal como

informal, puesto que una mala interpretación de una orden de pedido, es causa de pérdida de

trabajos, tiempo y costos, lo que significa responder por un pedido completo, al igual que el
incumplimiento en una entrega, causando insatisfacción e inconformidad con los clientes,

demoras en los envíos a las otras dos ciudades, al igual que la imagen de la empresa.

-Diagnóstico de la eficiencia en las relaciones laborales y el trabajo en equipo.

Objetivos definidos, la empresa cuenta con buena posición en el mercado de la ciudad de Bogotá,

una imagen que debe conservar, para mantener la competencia, e incursionar en otras ciudades a

nivel nacional.

Reglas y procedimientos claros, en cada área de producción, para llegar a los productos

terminados siguiendo las exigencias de los clientes, pues el trabajo se realiza por órdenes de

pedido, según el diseño y la innovación en las prendas para bebé

La buena comunicación del equipo de trabajo lo exige la actividad de la empresa, la

comunicación formal, establece la conexión con cada área de trabajo, es oportuna y confiable, se

hace de forma verbal, a través de la expresión oral, por mensajes, y por medios tecnológicos

(celular, chats, correo electrónico). La comunicación informal amable y cordial en cada área de

trabajo, además de la cotidianidad entre empleados, para comunicar aspectos positivos en el

trabajo, de las fallas y superar errores en producción y las vivencias personales, que hacen parte

del rol de los trabajadores.

Para esta clase de actividad laboral, se requiere un buen equipo de trabajo, coordinado,

mancomunado y con objetivos comunes, donde prime el diálogo y la comunicación cordial,

teniendo en cuenta las diferencias personales y respeto por el otro.

Las fallas más comunes en la empresa TEXTILES MIMITOS, relacionadas con la

comunicación
Mala comunicación cuando no se concretan bien los parámetros de producción según la ficha

técnica.

Falta de comunicación asertiva en los equipos de trabajo, cuando se trabaja de manera aislada y

no se comunican los errores a tiempo, lo cual acarrea demoras en los pedidos, pérdida de

materiales e insumos, y altos costos para la empresa.

Inconformidad laboral, por falta de comunicación asertiva con los superiores para exigir mejores

condiciones de trabajo y remuneración salarial

Construcción de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional para la empresa

TEXTILES MIMITOS

Comunicación interna

La empresa TEXTILES MIMITOS, es una empresa que está a la vanguardia de las

nuevas tecnologías en el sector de las confecciones de ropa para bebé, razón por la cual debe

tener presente que su insumo principal son los trabajadores, debe proponer un plan motivacional

permanente, que ayude al bienestar y conformidad de los empleados, abriendo canales de

comunicación directos, asertivos y precisos, que promuevan el desarrollo humano e incentiven el

trabajo en equipo con eficiencia y eficacia, según las normas establecidas en la empresa y las

responsabilidades para el equipo de trabajo para cada área de producción, generando el

compromiso por el trabajo y el cumplimiento con calidad.

 La comunicación interna debe ser permanente, por mensajes, publicaciones,

reconocimientos y esquemas claros de trabajo, vía internet, cartelera informativa, buzón de

sugerencias, telefonía móvil, etc.

Como estrategia de mejoramiento en la comunicación interna se recomienda conformar un

comité de comunicación empresarial.

Como plan estratégico de la motivación empresarial, fomentar y organizar eventos que

brinden oportunidades al trabajador, incentivos, bonificaciones, especialmente por las jornadas

extras de trabajo, capacitación del personal con motivación al ascenso en la empresa, en los

cuales se cuente con la participación, compromiso y lealtad del empleado.

Promover charlas y foros sobre los lineamientos del trabajo en equipo, en los cuales se

concreten los objetivos empresariales, los procesos de producción, la clasificación de las tareas y

la negociación en la remuneración y jornadas laborales, que permitan reconocer la importancia

del trabajo mancomunado y la importancia de las relaciones interpersonales en la empresa para

lograr el éxito y permanecer en la competitividad del sector, que asegure el sostenimiento

empresarial y de a la empresa TEXTILES MIMITOS la imagen que sus trabajadores desean

tener.
 CONCLUSIONES

El desarrollo empresarial y sostenimiento en la productividad y competitividad en el

sector, se fundamenta en la calidad de las comunicaciones formal e informal, interna y externa en

la empresa, que genere confiabilidad, asertividad, compromiso, lealtad y fidelidad del trabajador

y construcción de la imagen organizacional, hacía la consolidación del equipo de trabajo que

busque la satisfacción del cliente y la comunicación con los proveedores.

Es importante resaltar que llevando a cabo un plan de bienestar, comunicación asertiva y

redundante dentro de las instalaciones de la empresa, siendo atentos a la puntos de vista y

comentarios de cada uno de los empleados; realizando la respectiva retroalimentación después de

la socialización de la información, cambios o noticias, se pueden minimizar las falencias que

puedan estar contribuyendo al bajo rendimiento del personal, facilita la toma de decisiones en pro

del rendimiento para la calidad del producto y esto a su vez se verá reflejado en la imagen interna

y externa de la empresa
 BIBLIOGRAFÍA

Castro, A. de. (2014). Comunicación organizacional : técnicas y estrategias. Barranquilla

[Colombia]: Universidad del Norte. Recuperado de
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Esteban Lario, J. (2014). Comunicación y protocolo empresarial en los países de la zona euro.
Madrid: Dykinson. Retrieved from
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Torres, S. ( 26,11,2018). Comunicación y las Relaciones Laborales. [Archivo de video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22281

Video (foro trabajo colaborativo, lineamientos para mejorar trabajo en equipo y relaciones
interpersonales).