5 pasos para lograr un proyecto

de Business Intelligence exitoso

Los proyectos exitosos de
Business Intelligence (BI) son
más que la implementación de
una solución dentro del periodo
y el presupuesto establecidos.
El verdadero éxito debe medirse con
respecto a la forma en que la solución de
BI mejora el desempeño general mediante
una mayor eficacia en la generación de
reportes, la planificación, las funciones
financieras y las medidas de desempeño.
Esto ayudará a que los proyectos de BI de
las organizaciones formen parte de la tasa
estimada de éxito, que es del 30 por
ciento.

Se ha escrito mucho sobre la forma de para negocios que implementan una

medir el retorno de la inversión para BI, y solución de BI. Estos pasos cubren áreas
la conclusión general es que no es fácil como la identificación del problema de
obtener información tangible de las negocios, el uso de la herramienta de BI,
ventajas iniciales. A medida que las la entrega de datos, las iniciativas de
organizaciones adoptan de manera más capacitación y el desarrollo de un
general los enfoques de planeación y esquema de trabajo que lleve a
análisis, cumplimiento normativo y seleccionar la solución correcta para la
previsión, se vuelve más fácil identificar organización. Estas cinco áreas dan una
los beneficios a largo plazo. Las empresas visión general de los puntos que deben
que quieran saber más sobre cómo identificarse antes de implementar BI
implementar una solución BI con éxito, dentro de una organización o una unidad
deben evaluar el éxito que han tenido comercial.
otras empresas, incluidos sus
implementaciones y su uso de BI, y Primero: Identificar el problema de
compararlo con sus propias iniciativas. negocios
También es importante que las
organizaciones aprendan de los fracasos El primer paso para asegurar el éxito de
de otras organizaciones –y eviten un proyecto es identificar el problema de
repetirlos. negocios de BI. Cuando una empresa sabe
perfectamente qué es lo que no funciona,
Este artículo identifica y explora cinco puede no sólo empezar a buscar formas
pasos que las organizaciones deben seguir para corregirlo, sino identificar los
para evitar los fallos que son comunes recursos adecuados, generar una
aceptación y asignar prioridades a las
medidas que tomará para atacar el
proyecto. Para generar un retorno de la
inversión, la solución de BI debe
corresponder con un problema de
negocios de la organización; de lo
contrario, implementar una herramienta
de consultas particulares, un cubo de
procesamiento analítico en línea (OLAP) o
un tablero de control no será una medida
que genere ventajas a largo plazo.
Desafortunadamente muchas veces se
impone una solución de BI a las unidades
de negocios buscando cumplir con el
objetivo de tecnología de la información
(TI) en lugar de cubrir una necesidad de
la organización. Algunas veces las
organizaciones se involucran con las
iniciativas generales y pierden de vista los
beneficios reales que BI proporciona en
cuanto a gestión del desempeño,
colaboración, flujo de trabajo, mejoras a
los procesos, etc.
Para lograr una aceptación, la comunidad
de usuarios debe formar parte del proceso
de identificación del problema. Aun
cuando la decisión de seguir con la
implementación viene de la dirección,
necesita la información sobre los
requisitos de los usuarios, ya que puede
representar la diferencia entre
implementar una herramienta que
funciona como propuesta de valor e
implementar una que puede percibirse
como inútil.
Segundo: Determinar las expectativas
con respecto al uso
Por lo general, una vez que se ha
implementado un sistema de BI en una
organización, su uso aumenta y supera las
expectativas iniciales. Por ejemplo, es
posible que en una organización supongan
que la implementación de BI implicará 10
a 20 usuarios, cuando en realidad sean
400 usuarios al mes los que consulten los
datos. De acuerdo al diseño inicial de la
plataforma, el sistema no puede crearse
para que soporte una cantidad tan grande
de consultas, y muy probablemente fallará
y hará que los usuarios dejen de creer en
este nuevo sistema y que posiblemente
vuelvan a la estabilidad del ambiente que
tenían antes de la implementación de BI.
Además de la falta de confianza, puede
parecer inútil seguir esforzarse para hacer
que un sistema inestable funcione o para
vivir los retrasos o invertir el tiempo
necesario para crear un ambiente estable.
Cuando las expectativas no son realistas,
se genera una frustración que puede
hacer que la organización dude en utilizar
BI. Por lo general es más fácil cuando
estos sistemas se adoptan en una parte
de la organización, ya que los demás
departamentos o unidades de negocios
ven las ventajas y empiezan a adoptar el
sistema. Sin embargo, es necesario
determinar de antemano el uso que se
espera hacer de BI.
Otro factor que hay que tomar en cuenta
es el tipo de herramienta de BI que se
usará. Por ejemplo, un conjunto de
reportes estáticos no ayudarán al director
de ventas que debe aumentar las ventas y
quiere analizar las tendencias, la
distribución de productos y el desempeño
de su departamento. Lo más conveniente
para él sería una herramienta de
visualización de datos que maneje estas
cuestiones y sirva para desarrollar un plan
basado en el análisis de las tendencias.
Tercero: Comprender la entrega de
datos
Reunir la información correcta para
generar reportes y llevar a cabo análisis
es vital para dar valor a las
organizaciones. La identificación de los
datos requeridos es un proceso que toma
tiempo, pero es la columna vertebral de
BI. Además es necesario definir con
anticipación cómo se identificará qué
datos se entregarán, cuáles son las
actividades adecuadas de purga de datos
y si los datos se entregarán en lote o en
tiempo real. Si los datos no se purgan o
no se limpian cuando es necesario,
entonces las herramientas de front-end de
BI no darán a la organización el valor
adecuado.
Las soluciones de BI imparten valor a
través del análisis de los datos, de manera
que es vital que dichos datos lleguen
cuando se requiere, en el formato
adecuado y en el momento correcto.
Además de las herramientas de
extracción, transformación y carga (ETL),
la calidad y la purga de los datos deben
ser aspectos inherentes a la entrega de BI
dentro de la empresa. En realidad, a falta
de una iniciativa de gestión de los datos
maestros (MDM) en toda la empresa, las
unidades de negocios que implementen BI
serán quienes deban encargarse de
proporcionar datos precisos.
Algunas empresas tienen ideas
equivocadas y creen que su solución de BI
les dará las herramientas para resolver
sus problemas con los datos. Las
soluciones de BI pueden proporcionar
procesos constantes relacionados con la
calidad de los datos, pero no son innatos a
las ofertas de software. Algunas
herramientas de BI contienen funciones
mejores de integración y calidad de los
datos, pero hay otros proveedores que
suponen que la organización es quien
debe encargarse de ello. Las
organizaciones deben implementar
estructuras de gestión de datos para
reducir las frustraciones que producen los
problemas con los datos.
Cuarto: Implementar las iniciativas de
capacitación
Una forma para contribuir al éxito de un
proyecto es decidir cuándo se llevará a
cabo la capacitación. Las iniciativas de
capacitación deben empezar durante o
antes de la fase de implementación. Sin
embargo, en muchas organizaciones,
inician meses antes de la implementación
misma. En estos casos, los empleados se
entusiasman con el sistema nuevo y todo
lo que podrán hacer con él, pero cuando
finalmente llega el momento de la
implementación –algunas veces meses
más tarde-, la excitación inicial y la
aceptación han disminuido y, lo que es
más importante, los usuarios han olvidado
sus nuevas habilidades. Para volver a
generar un impulso hay que repetir la
capacitación –y gastar dinero y tiempo.
Nunca es fácil lograr que en una
organización se acepten los cambios. Los
usuarios se apegan a sus procesos
actuales, aunque estos no necesariamente
sean productivos. La aceptación no es
algo que se da inmediatamente al
mostrarles a los usuarios el valor
inherente de BI, ya que cambiará toda la
forma en que hacen negocios. Crear un
programa de capacitación y ofrecerla a
tiempo ayuda a los usuarios a aplicar sus
nuevas habilidades inmediatamente y a
que acepten mejor el sistema.
Quinto: Seleccionar una solución
vertical u horizontal
Las organizaciones deben identificar qué
les traerá más valor: una solución vertical
creada específicamente para la industria
de la organización o el departamento o
una solución horizontal que puede crecer
con ellas. Por ejemplo, una organización
debe decidir si necesita una herramienta
genérica de generación de reportes,
análisis y consultas que abarque todas sus
operaciones, o si necesita desarrollar un
proceso y una forma de cumplimiento con
la ley Sarbanes Oxley (SOX) o la ley de
responsabilidad y portabilidad de seguro
médico (HIPAA). La respuesta ayudará a
la organización a definir qué tipo de
solución satisface mejor sus necesidades.
Además, el uso de BI en el futuro y su uso
anticipado pueden ayudar a determinar si
una solución horizontal o vertical será lo
mejor para las necesidades de la
organización. Aquellas organizaciones que
deban apegarse a ciertas normas y
reglamentos pueden aprovechar las soluciones de acuerdo a las necesidades
soluciones verticales porque los individuales. Esto tiene que ver con la
proveedores han desarrollado soluciones identificación del problema del negocio y
para cumplir con los requisitos específicos la anticipación a las necesidades futuras
de cumplimiento normativo. Las de la organización.
soluciones horizontales deben
personalizarse mucho para aumentar su Conclusión
calidad, y esto implica gastos adicionales
de dinero y tiempo en el desarrollo de las Con demasiada frecuencia, los proyectos
soluciones. de BI no logran satisfacer las expectativas
de las organizaciones. Sin embargo, es
Las organizaciones que pertenecen a las posible evitar dicho fracaso si se lleva a
industrias verticales deben considerar las cabo una investigación y una planeación y
soluciones verticales que podrán cubrir se cuenta con una metodología sólida.
sus necesidades “de fábrica”. Las Para ayudar a garantizar el éxito de los
soluciones verticales pueden satisfacer los proyectos de BI, las empresas deben
requisitos generales de una industria o un seguir estos cinco pasos esenciales:
departamento en particular, pero como las identificar los problemas de su negocio,
soluciones de BI horizontales no se basan determinar cómo usarán sus soluciones de
en modelos de datos específicos, pueden BI, saber cómo y cuándo se entregarán
ser más versátiles para las demandas los datos, implementar las iniciativas de
cambiantes de la organización. Por lo capacitación de los usuarios en los
tanto, una empresa que prevé un momentos adecuados y desarrollar un
crecimiento de BI rápido en toda la esquema para seleccionar el tipo de
organización, encontrará mayores solución que mejor se adapte a las
beneficios en la capacidad para desarrollar necesidades de sus organizaciones.

Artículo Tomado de: TEC - Technology

Evaluation Center.

“Cinco pasos para lograr un proyecto

de Business Intelligence exitoso”

Autor: Lyndsay Wise

Fecha: Junio 18/ 2007