FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Langkah 1.

Judul Proses Proses Pelayanan Farmasi Rawat Jalan

Tim FMEA Nama Peran
Ketua dr. Sugiyanto Penanggung Jawab Pemberi Pelayanan Klinis
Anggota Novi Kurnianingsih, S. Farm.,Apt Penanggung Jawab Farmasi
dr. Kusumalaga Ramadhana P Penanggung Jawab UGD
Linta Laili Rosdiana, Amd., RMIK Penanggung Jawab Rekam Medik
Penanggung Jawab Kasir

Petugas pencatat (notulis) Isna Masruroh, S. Farm., Apt Mencatat hasil Fmea
Tanggal dimulai 1 September 2018
Tanggal dilengkapi 1 november 2018
Langkah 2 A. Gambar alur proses yang akan dianalisis:

Penerimaan Penyiapan Penyerahan

resep obat obat

Langkah 2 B. Gambarkan alur sub proses

NO PROSES SUB PROSES FAILURE MODE

1 Penerimaan a. Menerima resep dari pasien Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, resep tertukar
resep dengan pasien lain)

b. Skrining / telaah resep 1) Kegagalan dalam membaca nama obat

c. Konfirmasi dokter jika
diperlukan
2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat
3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi penggunaan obat
4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus
5) Kegagalan dalam perhitungan dosis
6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi
7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi obat
8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi
Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

d. Entri resep ke dalam SIM RS 1) Kegagalan dalam entri identitas pasien


e. Penyerahan resep ke bagian
penyiapan obat
2 Penyiapan obat a. Mengambil obat sesuai resep
b. Meracik obat
c. Menulis etiket
d. Menempel etiket/memasukkan
obat ke dalam plastik klip
e. Menyerahkan ke bagian
penyerahan obat
3 Penyerahan obat a. Telaah obat 5 benar
b. Memanggil pasien
c. Menyerahkan obat kepada
pasien disertai KIE
2) Kegagalan dalam entri nama item obat
3) Kegagalan dalam entri jumlah obat
4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori pasien
Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian penyiapan obat
Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah, obat
kadaluwarsa, obat kosong)
Kegagalan dalam prosedur peracikan
Kegagalan dalam menulis etiket dengan benar
Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat
Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas bagian penyerahan obat
Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar
Kegagalan dalam identifikasi pasien
1. Kegagalan dalam memberikan informasi obat
2. Kegagalan dalam memberikan obat (salah obat)
3. Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien (salah pasien)
Langkah 3. Identifiasi efek yang mungkin Terjadi pada Pasien
NO PROSES SUB PROSES FAILURE MODE
1 Penerimaan resep a. Menerima resep dari pasien Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan
identitas pasien (salah nama pasien, resep
tertukar dengan pasien lain)
b. Skrining / telaah resep 1) Kegagalan dalam membaca nama obat
2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat
3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi
penggunaan obat
4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus
5) Kegagalan dalam perhitungan dosis
6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi
7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi
obat
EFFECT
Waktu tunggu lebih lama.
Paisien mendapat obat yang tidak sesuai
Proses lain tidak berjalan
Pasien mendapat obat yang salah
Pasien mendapat obat dengan jumlah tidak
sesuai, terapi tidak sempurna.
Pasien keliru dalam penggunaan obat
Pasien tidak mendapat informasi penggunaan
obat secara lengkap
Pasien mendapat obat dengan dosis yang
kurang (terapi tidak efektif,resistensi
antibiotik)
Pasien mendapat obat dengan dosis yang
berlebih (efek toksik, efek samping obat_)
Kejadian alergi obat
Terapi tidak efektif.
Terjadi efek yang tidak diinginkan
 8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi Terjadi efek yang tidak diinginkan

c. Konfirmasi dokter jika Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter Terjadi salah interpretasi resep (salah obat,
diperlukan salah dosis, salah aturan pakai)

d. Entri resep ke dalam SIM RS 1) Kegagalan dalam entri identitas pasien Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih

2) Kegagalan dalam entri nama item obat Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih

3) Kegagalan dalam entri jumlah obat Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak
tertagih

4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori Pasien membayar dengan biaya lebih mahal
pasien
Kerugian pada Rumah Sakit jika harga tidak
sesuai dengan ketentuan

e. Penyerahan resep ke bagian Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian Waktu tunggu lebih lama
penyiapan obat penyiapan obat
Salah penyiapan obat

2 Penyiapan obat a. Mengambil obat sesuai resep Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
resep (salah obat, salah jumlah, obat efek yang tidak diharapkan)
kadaluwarsa, obat kosong) Efek terapi tidak tercapai

b. Meracik obat Kegagalan dalam prosedur peracikan Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)

c. Menulis etiket
d. Menempel
etiket/memasukkan
obat ke dalam plastik klip
e. Menyerahkan ke bagian
penyerahan obat
3 Penyerahan obat a. Telaah obat 5 benar
b. Memanggil pasien
c. Menyerahkan obat kepada
pasien disertai KIE
Kegagalan dalam menulis etiket dengan benar
Kegagalan dalam penempelan
etiket/pengemasan obat
Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas
bagian penyerahan obat
Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar
Kegagalan dalam identifikasi pasien
1) Kegagalan dalam memberikan informasi obat
2) Kegagalan dalam memberikan obat (salah
obat)
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Pasien menggunakan obat dengan dosis dan
aturan pakai yang keliru
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Pasien menggunakan obat dengan dosis dan
aturan pakai yang keliru
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Dapat terjadi salah obat, salah dosisi, salah
pasien, salah rute pemberian, salah aturan
pakai obat
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Pasien menggunakan obat dengan cara yang
salah (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
 3) Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi
(salah pasien) efek yang tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai

Langkah 4. Menetapkan Kemungkinan Tingkat Keparahan Efek Tersebut ke Pasien (Risk Priority Number/RPN)
SUB PROSES FAILURE MODE EFFECT POTENTIAL CAUSE S O D RPN PRIORITAS

a. Menerima resep dari Petugas gagal dalam mendeteksi Waktu tunggu lebih lama. Loket penyerahan obat 3 3 3 27 4
pasien kesalahan identitas pasien (salah Paisien mendapat obat yang tidak kosong (tidak ada tatap
nama pasien, resep tertukar sesuai muka antara petugas
dengan pasien lain) dengan pasien)
Proses lain tidak berjalan Tidak dilakukan identifikasi
pasien
Antrian resep banyak
b. Skrining / telaah 1) Kegagalan dalam membaca Pasien mendapat obat yang salah Tulisan resep tidak jelas. 4 2 2 16 11
resep nama obat
Kurang teliti
Kurangnya kompetensi
petugas

2) Kegagalan dalam mendeteksi Pasien mendapat obat dengan jumlah Tulisan resep tidak jelas. 3 2 2 12 12
jumlah obat tidak sesuai, terapi tidak sempurna. Kurang teliti
Stok kosong

3) Kegagalan dalam mendeteksi Pasien keliru dalam penggunaan obat Tulisan resep tidak jelas 4 1 2 8 15
instruksi penggunaan obat
Kurangnya kompetensi
 petugas
Kurang teliti

4) Kegagalan dalam mendeteksi Pasien tidak mendapat informasi 3 1 2 6 16

petunjuk khusus penggunaan obat secara lengkap Tulisan resep tidak jelas
Kurangnya kompetensi
petugas

5) Kegagalan dalam perhitungan
dosis
Pasien mendapat obat dengan dosis Tulisan resep tidak jelas 4 2 2 16 10
yang kurang (terapi tidak
Kurangnya kompetensi
efektif,resistensi antibiotik)
petugas
Pasien mendapat obat dengan dosis
yang berlebih (efek toksik, efek
samping obat_)

6) Kegagalan dalam mendeteksi Kejadian alergi obat Riwayat alergi tidak ditulis. 4 2 2 16 9
riwayat alergi
Tidak teliti.
Kurangnya kompetensi
petugas

7) Kegagalan dalam mendeteksi Terapi tidak efektif. Kurangnya kompetensi 3 1 3 9 14

adanya interaksi obat petugas
Terjadi efek yang tidak diinginkan

8) Kegagalan dalam mendeteksi Terjadi efek yang tidak diinginkan Kurangnya kompetensi 4 2 2 16 8
kontraindikasi petugas

c. Konfirmasi dokter jika Kegagalan dalam berkomunikasi Terjadi salah interpretasi resep (salah Antrian resep yang banyak 4 2 3 24 6
diperlukan dengan dokter obat, salah dosis, salah aturan pakai) (beban kerja terlalu tinggi)
Dokter sudah pulang
 (dihubungi via telepon
tidak membalas)
Rasa takut atau canggung
dari petugas

d. Entri resep ke dalam 1) Kegagalan dalam entri identitas Pasien membayar dengan biaya lebih Petugas kurang teliti 1 2 1 2 22
SIM RS pasien mahal
Komplain pasien
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada
item tidak tertagih

2) Kegagalan dalam entri nama Pasien membayar dengan biaya lebih Petugas kurang teliti 1 2 2 4 21
item obat mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada
item tidak tertagih

3) Kegagalan dalam entri jumlah Pasien membayar dengan biaya lebih Petugas kurang teliti 1 2 2 4 20
obat mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika ada
item tidak tertagih

4) Kegagalan dalam memberikan Pasien membayar dengan biaya lebih Petugas kurang teliti 1 2 2 4 19
harga kategori pasien mahal
Kerugian pada Rumah Sakit jika harga
tidak sesuai dengan ketentuan

e. Penyerahan resep ke Kegagalan dalam penyerahan resep Waktu tunggu lebih lama Antrian resep banyak 1 2 2 4 18
bagian penyiapan ke bagian penyiapan obat Resep terselip
 obat Salah penyiapan obat

f. Mengambil obat Kegagalan dalam mengambil obat
sesuai resep sesuai dengan resep (salah obat,
salah jumlah, obat kadaluwarsa,
obat kosong)
Pasien mendapat obat yang keliru Letak obat berdekatan, 4 3 2 24 5
(bisa terjadi efek yang tidak nama obat mirip, petugas
diharapkan) tidak teliti, tidak ada
Efek terapi tidak tercapai penanda LASA
Obat kadaluwarsa tidak
dipisahkan
penyimpanannya

g. Meracik obat Kegagalan dalam prosedur Pasien mendapat obat yang keliru Alat tidak terkalibrasi, 3 2 3 18 7
peracikan (bisa terjadi efek yang tidak petugas kurang kompeten
diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai

h. Menulis etiket Kegagalan dalam menulis etiket Pasien menggunakan obat dengan Kurang teliti, ruangan 4 3 3 36 2
dengan benar dosis dan aturan pakai yang keliru gelap, kurang kompetensi,
Efek terapi tidak tercapai tulisan instruksi pada
resep dokter tidak jelas,
instruksi dokter pada
resep keliru
i. Menempel Kegagalan dalam penempelan Pasien menggunakan obat dengan Kurang teliti 4 3 3 36 3
etiket/memasukkan etiket/pengemasan obat dosis dan aturan pakai yang keliru
Efek terapi tidak tercapai
obat ke dalam plastik
klip

j. Menyerahkan ke Kegagalan dalam menyerahkan Pasien mendapat obat yang keliru Beban kerja tinggi, tidak 2 1 2 4 17
bagian penyerahan obat ke petugas bagian (bisa terjadi efek yang tidak teliti
obat penyerahan obat diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
d. Telaah obat 5 benar Kegagalan pelaksanaan telaah 5 Dapat terjadi salah obat, salah dosisi, Kurang kompetensi, beban 5 3 3 45 1
benar salah pasien, salah rute pemberian, kerja tinggi
salah aturan pakai obat

e. Memanggil pasien Kegagalan dalam identifikasi pasien Pasien mendapat obat yang keliru Tidak ada mikrofon (suara 4 3 2 24 5
(bisa terjadi efek yang tidak petugas tidak jelas)
(salah obat, salah pasien) diharapkan) Ruang tunggu crowded
Efek terapi tidak tercapai Kurang kompetensi
Loket penyerahan resep
dan penyerahan obat jadi
satu
f. Menyerahkan obat 1) Kegagalan dalam memberikan Pasien menggunakan obat dengan Kurang kompetensi, beban 3 2 2 12 13
kepada pasien disertai informasi obat cara yang salah (bisa terjadi efek yang kerja tinggi
KIE tidak diharapkan)
Efek terapi tidak tercapai
Langkah 5. Melakukan Root Cause Analysis terhadap RPN ≥ 24
FAILURE MODE
Kegagalam dalam pelaksanaan
telaah obat 5 benar
Kegagalan dalam penulisan
etiket dengan benar oleh
petugas farmasi
RCA
Petugas farmasi kurang
memahami prosedur telaah
obat 5 benar
Antrian menumpuk sehingga
petugas tidak melakukan
telaah 5 benar agar proses
pelayanan menjadi lebih cepat
Kurangnya kompetensi
petugas
Tulisan signa dalam resep
dokter tidak jelas
Dokter keliru dalam menulis
signa pada resep
Petugas farmasi kurang teliti,
RTL
Reedukasi petugas tentang
SPO telaah obat 5 benar,
menyediaakan form telaah
obat 5 benar
Reedukasi apoteker tentang
SPO telaah obat 5 benar.
Pengaturan jadwal jaga agar
pada peak hour petugas
mencukupi
Reedukasi kepada apoteker
agar penyerahan obat selalu
dilakukan oleh apoteker atau
dalam supervisi apoteker.
Pengajuan pengguaan e-
priscribing
Melakukan pelatihan penulisan Dokter menulis resep dengan
resep
Melakukan reedukasi kepada
OUTCOME PIC
Petugas Farmasi selalu Ka. Unit Farmasi
melakukan telaah 5 benar dan
mendokumentasikannya
sebelum menyerahkan obat
kepada pasien
Petugas Farmasi selalu Ka. Unit Farmasi
melakukan telaah 5 benar dan
mendokumentasikannya
sebelum menyerahkan obat
kepada pasien
Penyerahan obat dilakukan Ka. Unit Farmasi
oleh apoteker yang
mempunyai kewenangan, atau
selalu dalam supervise
apoteker. Ada apoteker
penanggung jawab pelayanan
di setiap shift.
Terlaksananya peresepan Ka Unit IT
secara elektronik (e-
priscribing)
TFT
lengkap, benar dan jelas
Petugas farmasi memahami Ka Unit Farmasi

Kegagalan dalam penempelan
etiket/pengemasan obat
Petugas gagal dalam
mendeteksi kesalahan
identitas pasien (salah nama
dan kurang kompetensi
Petugas yang menulis etiket
adalah petugas penerima
resep sehingga kurang
konsentrasi saat resep
menumpuk
Prosedur pelayanan resep
rawat jalan dan rawat inap
dilakukan dalam 1 loket
Penulisan etiket masih
dilakukan secara manual
Antrian resep banyak, sehingga
petugas menjadi tidak teliti
saat melakukan penempelan
etiket
Petugas mengerjakan lebih
dari satu resep dalam satu
waktu
Loket kosong sehingga petugas
tidak bertatap muka dan
melakukan identifikasi saat
petugas farmasi tentang
prosedur penulisan etiket
Pengaturan jadwal jaga
petugas farmasi agar pada
peak hour petugas yang jaga
cukup untuk melakukan
pelayanan
Memisahkan tempat
pelayanan resep rawat jalan
dan rawat inap (untuk rawat
inap disediakan meja khusus)
Pengusulan penggunaan e-
eticketing
Pengaturan jadwal jaga
petugas farmasi agar pada
peak hour petugas yang jaga
cukup untuk melakukan
pelayanan
Merevisi SPO agar resep
dikerjakan satu per satu untuk
mencegah kekeliruan dalam
penempelan etiket
Melakukan revisi SPO
peneriman resep agar petugas
penerimaan resep selalu
prosedur penulisan etiket
dengan benar dan jelas
Petugas penerima resep dan Ka Unit Farmasi
penulis etiket adalah orang
yang berbeda
Tempat pelayanan resep rawat IPSRS
jalan dan rawat inap terpisah
Penulisan etiket secara Ka Unit IT
elektronik. Tersedia printer
label untuk etiket
Tidak ada kesalahan Ka Unit Farmasi
pengemasan/penempelan
etiket
Tidak ada kesalahan Ka Unit Farmasi
pengemasan/penempelan
etiket
Petugas penerimaan resep Ka Unit Farmasi
selalu stand by di loket
penerimaan dan melakukan
pasien, resep tertukar dengan
pasien lain)
Kegagalan dalam mengambil
obat sesuai dengan resep
(salah obat, salah jumlah, obat
kadaluwarsa, obat kosong)
Kegagalan dalam
berkomunikasi dengan dokter
pasien menyerahkan resep standby di loket penerimaan
resep
Obat LASA belum terlabel Melakukan audit pelabelan
secara menyeluruh LASA dan High Alert secara
berkala
Obat kadaluwarsa tidak Reedukasi staf SPO
dipisahkan saat pelaksanaan pengelolaan perbekalan
stok opname kadaluwarsa
Tulisan nama obat dalam box Melakukan standarisasi tulisan
penyimpanan obat kurang jelas box penyimpanan
Petugas pengadaan obat masih Pengaturan jadwal jaga
merangkap pekerjaan lain petugas pengadaan (diberi
waktu free 3 hari dalam
seminggu)
Ruangan pelaksanaan Pengajuan 1 unit PC untuk
pengadaan obat menjadi satu pengadaan obat dan ruang
dengan pelayanan resep khusus untuk kantor
(mengurangi konsentrasi pengadaan obat
petugas)
Adanya rasa sungkan untuk Reedukasi staf tentang SPO
berkomunikasi dengan dokter komunikasi efektif.
Menyediaakan buku catatan
konfirmasi kepada dokter
identifikasi pasien saat
penyerahan resep
Label LASA terlabel 100% Ka Unit Farmasi
Tidak ada obat kadaluwarsa di Ka Unit Farmasi
unit pelayanan (obat
kadaluwarsa dipisahkan pada
tempat khusus)
Box penyimpanan obat Ka Unit Farmasi
mempunyai tulisan yang jelas
semuanya
Ada jadwal petugas pengadaan Ka Unit Farmasi
obat 3 kali dalam seminggu
Tersedia 1 unit PC untuk Ka Unit Farmasi
proses pengelolaan perbekalan
farmasi
Terlaksananya SPO komunikasi Ka Unit Farmasi
efektif dan terdokumentasi
Dokter lupa karena banyak Reedukasi dokter tentang SPO Terlaksananya SPO komunikasi Komite Medis
sekali pasien komunikasi efektif efektif dan terdokumentasi