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Manual de Usuario
Profit Plus Administrativo

Sistema de Gestión Empresarial
RIF: J-30551749-5
La información de este manual está sujeta a modificaciones sin preaviso alguno. A menos que
sea especificado de otra manera, las compañías, nombres y datos utilizados en los ejemplos son
ficticios. Ninguna parte de este manual puede ser reproducida ni transmitida bajo forma alguna,
ni por cualquier medio, ya sea electrónico o mecánico, para ningún propósito, sin el
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Número de parte: PP_US-ADMI-8.0

Actualizado: 08/2014
Rev. I-04/2014
Contenido iii
CONTENIDO
Bienvenida ..................................................................................................................................... 9
Documentación de Profit Plus® Administrativo 2KDoce .................................................................. 9
Requisitos de hardware y software ............................................................................................... 10
Términos de la licencia de uso ...................................................................................................... 12
Ediciones de Profit Plus® ............................................................................................................... 12
Implantación de Profit Plus® .......................................................................................................... 13
CAPÍTULO 1: Características del sistema ................................................................................ 15

Características generales.............................................................................................................. 15
Acceso a las opciones................................................................................................................... 18
Barra de herramientas ................................................................................................................... 20
Barra de acceso rápido ................................................................................................................. 23
Búsqueda Asistida......................................................................................................................... 24
Tipos de ventanas ......................................................................................................................... 27
Tablas ................................................................................................................................... 27
Procesos ............................................................................................................................... 27
Reportes ................................................................................................................................ 28
CAPÍTULO 2: Puesta en funcionamiento .................................................................................. 31

Actividades involucradas ............................................................................................................... 31
Orden a seguir en la implantación................................................................................................. 32
Decisiones Iniciales ....................................................................................................................... 37
CAPÍTULO 3: Inventario .............................................................................................................. 47

Ajuste de Entrada y Salida ............................................................................................................ 47
Traslado entre Almacén ................................................................................................................ 51
Ajuste de Precio ............................................................................................................................ 56
Ajuste automático ................................................................................................................. 56
Ajuste manual ...................................................................................................................... 60
Inventario Físico ............................................................................................................................ 63
Iniciar y Cerrar ....................................................................................................................... 63
Ingresar Resultado ................................................................................................................ 65
Artículo .......................................................................................................................................... 68
Unidad ................................................................................................................................... 73
Costos ................................................................................................................................... 76
Precios .................................................................................................................................. 77
Margen: ................................................................................................................................. 79
Existencias ............................................................................................................................ 81
iv Contenido
Compuesto ............................................................................................................................ 83
Relacionados : ...................................................................................................................... 84
Identificadores ....................................................................................................................... 85
Proveedores .......................................................................................................................... 86
Imagen .................................................................................................................................. 88
Inactivo .................................................................................................................................. 89
Línea ............................................................................................................................................. 91
Sub-línea ....................................................................................................................................... 93
Categoría....................................................................................................................................... 95
Color .............................................................................................................................................. 96
Unidad ........................................................................................................................................... 98
Artículo Compuesto ....................................................................................................................... 99
Generar Compuesto .................................................................................................................... 103
Sucursal ...................................................................................................................................... 105
Almacén ...................................................................................................................................... 108
Procedencia ................................................................................................................................ 110
Ubicación..................................................................................................................................... 112
Tipo de Ajuste ............................................................................................................................. 113
CAPÍTULO 4: Ventas y Cuentas por Cobrar ........................................................................... 115

Factura de Venta ......................................................................................................................... 115
Pedido ......................................................................................................................................... 131
Cotización a Cliente .................................................................................................................... 139
Devolución de Cliente ................................................................................................................. 146
Nota de Entrega .......................................................................................................................... 152
Plantilla de Venta ........................................................................................................................ 158
Nota de Despacho....................................................................................................................... 164
Cobro........................................................................................................................................... 169
Documento de Venta ................................................................................................................... 178
Cheque Devuelto......................................................................................................................... 184
Generar Giro ............................................................................................................................... 186
Cliente ......................................................................................................................................... 190
Tipo de Cliente ............................................................................................................................ 195
Zona ............................................................................................................................................ 197
Segmento .................................................................................................................................... 198
País ............................................................................................................................................. 200
Transporte ................................................................................................................................... 201
Vendedor ..................................................................................................................................... 202
Condición de Pago ...................................................................................................................... 204
Tipo de Precio ............................................................................................................................. 206
Consultar Cliente ......................................................................................................................... 207
Contenido v
CAPÍTULO 5: Compras y Cuentas por Pagar ......................................................................... 211

Factura de Compra ..................................................................................................................... 211
Orden de Compra........................................................................................................................ 225
Cotización de Proveedor ............................................................................................................. 231
Devolución de Proveedor ............................................................................................................ 237
Nota de Recepción ...................................................................................................................... 243
Plantilla de Compra ..................................................................................................................... 249
Programación de Pago................................................................................................................ 254
Pago ............................................................................................................................................ 259
Documento de Compra ............................................................................................................... 269
Cheque Devuelto......................................................................................................................... 274
Generar Giro ............................................................................................................................... 276
Proveedor .................................................................................................................................... 280
Tipo de Proveedor ....................................................................................................................... 286
Consultar Proveedor ................................................................................................................... 287
CAPÍTULO 6: Cajas y Bancos .................................................................................................. 291

Movimiento de Caja ..................................................................................................................... 291
Movimiento de Banco .................................................................................................................. 296
Depósito Bancario ....................................................................................................................... 300
Orden de Pago ............................................................................................................................ 305
Entrega de Cheque ..................................................................................................................... 311
Conciliación Bancaria .................................................................................................................. 314
Configurar Conciliación Automática ............................................................................................ 315
Automática ......................................................................................................................... 316
Manual ............................................................................................................................... 319
Cuenta Bancaria.......................................................................................................................... 324
Chequera..................................................................................................................................... 331
Caja ............................................................................................................................................. 336
Banco .......................................................................................................................................... 339
Beneficiario.................................................................................................................................. 341
Cuenta de Ingreso / Egreso ........................................................................................................ 343
Tarjeta de Crédito / Débito .......................................................................................................... 345
CAPÍTULO 7: Tributario ............................................................................................................ 347

Tabulador de I.S.L.R. .................................................................................................................. 347
Concepto de I.S.L.R .................................................................................................................... 350
I.V.A............................................................................................................................................. 351
Impuesto Municipal ..................................................................................................................... 354
Impuesto Adicional ...................................................................................................................... 356
Moneda ....................................................................................................................................... 357
Unidad Tributaria ......................................................................................................................... 360
Planilla Fiscal Cancelada ............................................................................................................ 362
vi Contenido
Extraer datos ............................................................................................................................... 363
CAPÍTULO 8: Descuentos / Comisiones ................................................................................. 367

Descuentos ................................................................................................................................. 367
Descuento por Artículo ................................................................................................................ 367
Descuento por Categoría ............................................................................................................ 370
Descuento por Línea ................................................................................................................... 372
Descuento por Pronto Pago ........................................................................................................ 374
Tipo Comisión ............................................................................................................................. 377
Cálculo de Comisión ................................................................................................................... 378
Consulta de Comisiones ............................................................................................................. 380
Comisiones por Rentabilidad ...................................................................................................... 381
Rentabilidad por Artículo ............................................................................................................. 382
Rentabilidad por Categoría ......................................................................................................... 384
Rentabilidad por Línea ................................................................................................................ 386
CAPÍTULO 9: Integración ......................................................................................................... 389

Contabilizar ................................................................................................................................. 389
Regla de Integración ................................................................................................................... 393
CAPÍTULO 10: Seguridad ......................................................................................................... 399

Configuración de Proceso. .......................................................................................................... 399
CAPÍTULO 11: Inteligencia ....................................................................................................... 409

Cubos .......................................................................................................................................... 409
CAPÍTULO 12: Mantenimiento ................................................................................................. 419

Usuario ........................................................................................................................................ 419
Mapas de acceso ........................................................................................................................ 426
Reporte........................................................................................................................................ 428
Empresa ...................................................................................................................................... 429
Parámetros de la Empresa .......................................................................................................... 431
Grupo de Campo Adicional ......................................................................................................... 445
Campo Adicional ......................................................................................................................... 446
Costo ........................................................................................................................................... 448
Tipo de Documento ..................................................................................................................... 449
Históricos de Estados.................................................................................................................. 453
Consecutivos ............................................................................................................................... 454
Por Proceso................................................................................................................................. 455
Configuración de Serie ................................................................................................................ 456
Asignar Series ..................................................................................................................... 459
Contenido vii
CAPÍTULO 13: Instalación del sistema ................................................................................... 461

Verificación de Pre-Requisitos .................................................................................................... 462
Internet Information Server (IIS) .......................................................................................... 462
Configurar ADO Net Data Service en el cliente .................................................................. 463
Configurar Coordinador de Transacciones Distribuidas (MSDTC) ..................................... 463
Instalación de SQL Server 2005 ......................................................................................... 468
Creación de usuario SQL Server ........................................................................................ 470
Configuración de red ........................................................................................................... 470
Instalación de Profit Plus® Administrativo 8.0 por primera vez.................................................... 471
Instalando Herramienta de Administración ......................................................................... 471
Creación de Base de datos Maestra y Demo ..................................................................... 474
Instalación del Servidor: ...................................................................................................... 477
Instalación del Cliente: ........................................................................................................ 482
Desinstalar Profit Plus® Administrativo 8.0 .................................................................................. 488
Actualización de Profit Plus® Administrativo 8.0.......................................................................... 489
Registro de la licencia de uso ..................................................................................................... 490
Solicitud de Información para Licenciamiento (Vía Web).................................................... 490
Solicitud de Información para Licenciamiento (Vía Telefónica) .......................................... 493
CAPÍTULO 14: Herramienta de Administración ..................................................................... 495

Instalación ................................................................................................................................... 495
Instalando Herramienta de Administración ......................................................................... 495
Acceso al Sistema ....................................................................................................................... 498
General ........................................................................................................................................ 499
Cambiar Conexión .............................................................................................................. 499
Herramientas ............................................................................................................................... 499
Ejecutar Script ..................................................................................................................... 499
Validar (Consistencia) ......................................................................................................... 501
Validar (Base de Datos) ...................................................................................................... 503
Respaldar / Recuperar (Base de datos) .............................................................................. 504
Respaldar / Recuperar (Reportes) ...................................................................................... 505
Importar empresa y borrar datos ......................................................................................... 506
Importar ............................................................................................................................... 507
Borrar todos los datos ......................................................................................................... 508
Configurar Web Server ....................................................................................................... 508
Configuración de Reportes ................................................................................................. 510
Nombre de los reportes ....................................................................................................... 515
Crear BD Maestra ............................................................................................................... 516
Configuración de seguridad ................................................................................................ 517
Procesos Activos ................................................................................................................. 518
Migrar .................................................................................................................................. 519
Tablas.......................................................................................................................................... 521
Empresa .............................................................................................................................. 521
viii Contenido
Tablas ................................................................................................................................. 525

Grupo de Reportes .............................................................................................................. 526
Fijos ..................................................................................................................................... 527
Etiquetas ............................................................................................................................. 528
Mensajes del sistema .......................................................................................................... 529
Configurar Extracción de Datos .......................................................................................... 531
Reportes ...................................................................................................................................... 534
Mapas por usuario .............................................................................................................. 534
Mapas por usuarios por empresa ....................................................................................... 534
Usuarios con sus mapas ..................................................................................................... 535
Pistas de auditoría .............................................................................................................. 535
Etiquetas por idioma ........................................................................................................... 535
Versión de objetos de la base de datos .............................................................................. 535
Tamaño base de datos ....................................................................................................... 535
Diccionario de datos ............................................................................................................ 536
Diseño de la base de datos en Profit Plus®................................................................................. 536
Preguntas más frecuentes durante la instalación ....................................................................... 537
¿Por qué no puede conectarse con el IIS? ......................................................................... 537
¿Por qué no puedo editar el archivo de configuración en el servidor? ............................... 545
¿Por qué no puedo modificar los reportes desde la Herramienta de Administración? ....... 546
CAPÍTULO 15 Apéndice ............................................................................................................ 547

Reglas de Integración ................................................................................................................. 547
Preguntas más frecuentes ....................................................................................................... 599

Configurando Profit Plus® ............................................................................................................ 599
Inventario..................................................................................................................................... 601
Ventas y CxC .............................................................................................................................. 606
Compras y CxP ........................................................................................................................... 613
Cajas y bancos ............................................................................................................................ 616
Bienvenida 9
Bienvenida
Softech le da la bienvenida al Sistema de Gestión Empresarial Profit Plus®
Administrativo.
Profit Plus® Administrativo ha sido desarrollado por un grupo de excelentes
profesionales venezolanos, utilizando las herramientas más modernas de la plataforma
Microsoft para el desarrollo de software. Nuestro norte consiste en proveer a la gerencia
de la pequeña y mediana empresa latinoamericana, una herramienta versátil y completa
que contribuya con su éxito.
Profit Plus® Administrativo le permite automatizar las operaciones de su empresa de una
forma integrada y flexible en las áreas de: inventario, compras, ventas, cuentas por
cobrar y pagar; caja y bancos, tributario, descuento y comisiones. De esta manera usted
tendrá una visión global de su negocio, la cual se traducirá en disponibilidad oportuna de
información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de su
empresa.
Finalmente, queremos agradecerle el haber preferido Profit Plus® Administrativo, y le
recordamos que nuestro personal se encuentra siempre a su disposición para consultas
o sugerencias sobre la Suite de Productos Profit.
Documentación de Profit Plus® Administrativo

2KDoce
La documentación del Sistema Profit Plus® contempla el presente Manual del Usuario,
así como la Ayuda Electrónica Profit.
Este manual contiene la información necesaria para instalar y configurar Profit Plus®
Administrativo 2KDoce de acuerdo a las características de su empresa. Adicionalmente,
por medio de este manual, puede hacer un recorrido por las principales opciones del
sistema. Para configurarlo adecuadamente, es importante que lea los tópicos:
“Actividades involucradas”, “Orden a seguir en la implantación”, “Decisiones Iníciales”
“Empresa”,”Seguridad de los Datos”, entre otros.
Una vez instalado el sistema, podrá consultar la ayuda electrónica presionando la tecla
F1, la cual activará la información correspondiente a la opción que esté utilizando en ese
momento.
10 Profit Plus Administrativo – Manual de Usuario
Requisitos de hardware y software

Para instalar y ejecutar la Suite Profit Plus® 2KDoce en su equipo como una estación
cliente, debe tener mínimo las siguientes características:
 Computador Intel Dual Core.

 1 GB de memoria RAM.1
 Monitor SVGA color, resolución 800x600.
 Unidad de lectora de DVD.
 Espacio libre en el disco duro: 2 GB.
 Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 2003, Windows
Vista Business o Windows 7 Profesional o superior.
Para instalar y ejecutar Profit Plus® como estación de cliente, recomendamos que su
equipo tenga las siguientes características:
 Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

 2 GB de memoria RAM.
 Monitor SVGA color, resolución 1024x768 ó superior.
 Tarjeta de video 128 MB o superior.
 Microsoft Windows 7 Professional o superior (Incluyendo Windows 8).
Las estaciones de cliente se conectan al servidor sobre el cual corre parte de la

aplicación. Este servidor debe tener mínimo las siguientes características:
 Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

 Monitor SVGA color.
 Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3), Windows 7 Profesional,
Windows 2003 – 2003 R2 o Windows 2008 – 2008 R2, Windows 2012 o
superior.
1
Basado en el Sistema Operativo Windows XP Professional. Para otros sistemas operativos, favor verificar los
requisitos mínimos de hardware y software.
Bienvenida 11
Para instalar y ejecutar Profit Plus® como servidor, recomendamos que su equipo tenga
las siguientes características:
 Computador Intel Xeon 3.2 Ghz o superior

 Monitor SVGA color.
 Microsoft Windows 2008, o superior (incluyendo Windows Server 2012).
Consideraciones:
 Debe tener instalado Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008 R2, 2012 o
superior, como manejador de base de datos, en el servidor. Recuerde que la
versión Express de SQL Server tiene un límite preestablecido de capacidad.
 En caso de adquirir la Edición Corporativa la base de datos deberá ser estándar
o superior. No se admite base de datos Express.
 Para proceder a la integración con Profit Plus® Nómina debe tener instalada la
versión 2.2.
 Para proceder a la integración con Profit Plus ® Contabilidad debe tener
instalada la versión 3.3.
 Es imprescindible tener instalado en el servidor Internet Information Server
(IIS) versión 6.0. o superior.
 El Internet Information Server debe tener correctamente configurado
ASP.NET 2.0.
 Tanto los clientes como el servidor deben tener instalado .NET Framework 3.5.
(Service Pack 1).
 Es necesario tener instalado el MSI Engine 3.1 o superior.
 El rendimiento bajo estos requisitos puede variar de acuerdo a la carga de
trabajo del equipo y/o la cantidad de usuarios que acceden al servidor.
 Debe asegurar la correcta configuración de su red, para permitir la
comunicación vía protocolo HTTP, entre el cliente y el servidor.
 El sistema a nivel de servidor emplea servicios que se ejecutan bajo la cuenta
AUTHORITY\SERVICIO la cual graba archivos temporales en carpetas dentro
del equipo. Es necesario que esta cuenta tenga asignado los permisos
necesarios de escritura y lectura sobre estas carpetas donde se generaran los
archivos temporales para el correcto funcionamiento del sistema. Dichos
permisos deben ser asignados por el administrador del sistema de acuerdo a
las políticas de seguridad de su empresa. A continuación se presentas dos
posibles escenarios los cuales deben ser validados previamente por su
administrador:
 Asignar los permisos de lectura y escritura directamente al usuario sobre las
carpetas en la que se generan los temporales.
 Colocar en el grupo de administradores de la máquina al usuario.
Si presenta algún problema reinicie el servicio de Internet Information Server por

ventana de comandos (instrucción iisreset).
 En caso de Instalar sobre un Windows de 64 bit debe tener instalado y

actualizado correctamente el subsistema WOW64.
La instalación debe ser efectuada por el usuario administrador, el cual debe tener todos
los permisos necesarios para ejecutar las actividades requeridas.
Términos de la licencia de uso

Lea los términos de la Licencia de Uso de Profit Plus®. Dichos términos aparecen
descritos en el “Contrato de Licencia de Uso y Garantía”, que usted recibirá junto con el
producto Profit. Plus®. Si no está de acuerdo con dichos términos, comuníquese con
Softech a la mayor brevedad.
Ediciones de Profit Plus®

El sistema de gestión empresarial Profit Plus® Administrativo está disponible en seis (6)
ediciones:
Home: Esta edición ha sido diseñada para ser utilizada por (1) un sólo usuario y (1) una
sola empresa respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL Server
2008 Express. A continuación se indican las funcionalidades disponibles para la Edición
Home: Factura de Ventas, Cotizaciones a clientes, Documentos, Cobros, Generación de
giros, Cálculo de comisiones, Facturas de compras, Cotizaciones de proveedores,
Devoluciones de proveedores, Documentos, Pagos, Movimientos de banco,
Movimientos de caja, Depósitos bancarios, Órdenes de pago, Ajuste de entrada y salida,
Traslado entre almacenes, Inventario físico, Ajustes de precios, Generar compuestos.
Bienvenida 13
Lite: Esta edición ha sido diseñada para ser utilizada por (3) tres usuarios y (3) tres
empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL Server 2008
Express. Esta edición posee las mismas características de la edición Home y otras
funcionalidades que se muestran a continuación: Plantilla de ventas, Pedidos, Notas de
entrega, Órdenes de compras, Notas de recepción, Programación de pagos, Plantilla de
compras y Entrega de cheques.
Small Business: Esta edición ha sido diseñada para ser utilizada por (5) cinco usuarios
y (5) cinco empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL
2008 Express. Esta edición posee las mismas características de la edición Lite y otras
funcionalidades que se muestran a continuación: Notas de despacho y Conciliación
bancaria automática.
Profesional: Esta edición ha sido diseñada para ser utilizada por (10) diez usuarios y
(10) diez empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008
Express. Esta edición posee todas las funcionalidades de la edición Small Business
además de: Sucursales y Multi – moneda.
Corporativa Small Business: Esta edición ha sido diseñada para ser utilizada por (20)
veinte usuarios y (20) veinte empresas respectivamente. Maneja un repositorio de base
de datos SQL 2008 Standard Edition ó Enterprise. Sus funcionalidades son ilimitadas.
Corporativa: Esta edición no posee limitaciones en el número de usuarios, número de
empresas y funcionalidades. Maneja un repositorio de base de datos SQL 2008
Standard Edition ó Enterprise.
Todas las ediciones requieren la adquisición por parte del cliente del Manejador de Base
de Datos SQL Server de Microsoft 2008. Dichas ediciones funcionan bajo el paradigma
Cliente/Servidor, lo que le permite manejar mayores volúmenes de datos con tiempos de
respuesta adecuados y una excelente confiabilidad.
Implantación de Profit Plus®

La implantación o puesta en funcionamiento del sistema de gestión empresarial Profit
Plus® en su empresa, más que un proyecto de informática, debe ser vista como un
proyecto de negocios que involucra a los usuarios de cada uno de los procesos que se
ejecutan en cada departamento de la empresa (ventas, compras, despacho, etc.).
Para implantar el sistema es necesario ejecutar un conjunto de actividades, la gran
mayoría de tipo funcional y otras de índole técnico. Las actividades más importantes a
llevar a cabo son:
 Instalación del sistema.

 Análisis de los procesos actuales del negocio.
 Parametrización del sistema.
 Carga de datos.
 Diseño de los formatos de la empresa.

 Adiestramiento de los usuarios.
 Pruebas y validación del funcionamiento del sistema.
Es importante tener claro que al implantar Profit Plus®, los requerimientos de la empresa
deben ser satisfechos mediante la configuración o parametrización del sistema.
Suele ocurrir con frecuencia que al implementarse el sistema, las empresas realicen
evaluaciones y cambios de sus procesos. En muchas ocasiones el resultado final es la
instalación del sistema Profit Plus® y la aplicación de mejoras en la forma de operar su
negocio.
Es vital para el éxito de la implantación que la alta gerencia de su empresa esté

informada y comprometida con el paradigma de implantación de Profit Plus®, así como,
con el cambio que la implantación producirá en la forma de ver y hacer el negocio.
Capítulo 1: Características del Sistema 15
CAPÍTULO 1: Características del sistema

En este capítulo se explican los conceptos básicos para el manejo de Profit Plus®
Administrativo. Una vez familiarizado con dichos conceptos, puede pasar al siguiente
capítulo que explica todo lo necesario para configurar y poner en funcionamiento el
sistema en su empresa.
Características generales
Interfaz gráfica: Profit Plus® Administrativo 2KDoce fue desarrollado utilizando las
herramientas de programación contenidas en Visual Studio 2008 de Microsoft,
respetando al máximo la filosofía de diseño y las normas de operación de las
aplicaciones Windows. Su interfaz gráfica, cómoda e intuitiva, sigue el paradigma de
cinta o Ribbon empleado por la nueva generación de aplicaciones de escritorio de
Microsoft. Dicho paradigma tiene como principal característica la organización de las
opciones bajo una óptica funcional, a fin de permitir al usuario un rápido acceso a ellas.
Multi-empresa: Profit Plus® Administrativo 2KDoce permite la creación y manejo de

tantas empresas como desee (dependerá de la edición adquirida). Cada empresa puede
ser configurada en función de sus características y su creación puede ser efectuada
partiendo desde cero o desde otra empresa que ya exista.
 Para crear una nueva empresa ingrese en la Herramienta de Administración

a la Base de Datos Maestra de Profit Plus®. Luego seleccione la opción
Empresa del menú Tablas.
 Para configurar la empresa actual use la opción Empresa del módulo
Mantenimiento.
 Para seleccionar una empresa, utilice la opción Seleccionar → Empresa que
se despliega desde el botón ubicado en el extremo superior izquierdo
identificado con el icono del sistema.
 Para importar los datos de una empresa a la empresa actual, utilice la opción
Importar Empresas del menú Herramientas desde la Herramienta de
Administración.
 Para borrar los datos de una empresa, seleccione la opción Borrar Datos del
menú Herramientas desde la Herramienta de Administración.
Multi-Sucursal: Profit Plus® Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales

de su empresa. Para cada sucursal debe definir el número de serie para los
documentos a usar en cada sucursal.
Multi-Moneda: Profit Plus® Administrativo permite el manejo de múltiples monedas.

Para habilitar el Manejo de múltiples monedas use la opción Parámetros de la
Empresa en el módulo Mantenimiento. Una vez definida su moneda base y habilitado
el manejo de múltiples monedas podrá:
 Manejar los costos y precios de los artículos en otra moneda diferente a la

moneda base.
 Manejar cajas y cuentas bancarias denominadas en otras monedas.
 Emitir facturas, compras, devoluciones, cotizaciones, estados de cuenta, etc.
en monedas diferentes a la moneda base.
Multi-Almacén: Profit Plus® Administrativo permite el manejo de múltiples almacenes

en cada empresa, llevando en línea el stock global y el stock por almacén. Todos los
procesos que involucran entradas o salidas de inventario (facturas, devoluciones,
ajustes, etc.) manejan el almacén a nivel de los renglones, lo cual permite involucrar
múltiples almacenes en un proceso dado.
Múltiples criterios de costeo: Profit Plus® Administrativo le permite costear sus

inventarios mediante los siguientes criterios: Promedio, PEPS (primero en entrar,
primero en salir), UEPS (último en entrar, primero en salir).
Múltiples unidades: Profit Plus® Administrativo permite cada artículo manejar “n”
unidades: Unidad primaria y sus alternas o múltiplos, y Unidad secundaria y sus
alternas o sus múltiplos.
Múltiples Precios: Profit Plus® Administrativo le permite manejar definición de “n” listas
de precios por tipo de Cliente, Precios por Almacén, Precios por rangos de fecha.
Además almacena un histórico de Precios y permite configurar como precio
promocional cualquier tipo de precio.
Lotes y vencimientos: Profit Plus® Administrativo ofrece la posibilidad de definir en

cada artículo si maneja lotes y fecha de vencimiento para los mismos.
Flexible| y parametrizable: Gracias a su alta flexibilidad Profit Plus® Administrativo se

adapta perfectamente al funcionamiento de empresas de diversos tamaños en sectores
tan diferentes como comercio (mayoristas y detales), fábricas y empresas de servicios.
Su gran flexibilidad lo convierte en una poderosa herramienta para la gestión de su
empresa.
La adaptación del sistema a los procesos de su negocio se logra mediante:
 La configuración de parámetros de la empresa.

 La configuración de los procesos principales del sistema para cada usuario o
mapa de acceso.
Escalable: Profit Plus® Administrativo está disponible en seis (6) versiones.
Integrado con Profit Plus® Contabilidad y Profit Plus® Nómina: Si adquirió Profit
Plus® Contabilidad puede crear rápida y fácilmente los comprobantes contables
asociados a todas las transacciones registradas. Si adquirió Profit Plus® Nómina puede
realizar la integración mediante la transferencia desde el sistema de nómina, por
contrato y fecha de nómina, de los recibos de la nóminas ya cerradas.
Seguro y auditable: Profit Plus® Administrativo permite crear mapas de usuarios en los
que se define en forma rápida y sencilla las opciones (tablas, procesos y reportes), que
van a poder usar los usuarios asociados a cada mapa. Además del control de acceso
que los mapas proporcionan, Profit Plus® permite controlar el uso por usuario en
aquellas opciones autorizadas. Es así como usando la opción configuración de
procesos se define la forma en que el usuario va, por ejemplo, a facturar.
Adicionalmente, Profit Plus® permite seguir las Pistas de las operaciones realizadas por
los usuarios, para todas las tablas y procesos del sistema, pues guarda siempre el
registro de:
 Usuario que realizó la operación.

 Fecha y hora en la que se realizó la operación.
 Operación: I = ingresar registro, M = modificar registro, E = eliminar registro.
 Nombre del equipo donde se efectuó la operación.
Generador de formatos y reportes: Profit Plus® Administrativo trae incorporados más

de trescientos setenta (370) formatos y reportes, los cuales pueden ser modificados
haciendo uso del generador de reportes de Crystal Reports Además, nuevos reportes y
formatos pueden ser agregados al menú del sistema utilizando dicho generador de
reportes.
Adaptado a la normativa vigente: Profit Plus® Administrativo ha sido desarrollado en

Venezuela por un grupo de profesionales altamente competentes, razón por la cual se
adapta totalmente a la normativa vigente en nuestro país en materia administrativa y
fiscal.
Diseñado bajo filosofía Cliente/Servidor: Profit Plus® Administrativo 2KDoce

comprende un avanzado diseño Cliente/Servidor que le permite manejar grandes
volúmenes de información en forma eficiente y confiable. Profit Plus®, en cualquiera de
sus ediciones, es compatible con los sistemas operativos de red más importantes de
Microsoft.
Acceso a las opciones

Al ingresar a Profit Plus® Administrativo, podrá visualizar la filosofía implementada para
el acceso a las distintas opciones del sistema. Ésta consiste en la sustitución del menú
tradicional por el paradigma de cinta (Ribbon), el cual está diseñado con la finalidad de
ayudar a encontrar rápidamente las opciones necesarias para culminar una tarea.
Las opciones se agrupan funcionalmente en diez (10) carpetas y cada una relacionada
con un módulo:
Menú de inicio: Éste maneja las opciones Seleccionar empresa, Seleccionar

usuario, Acerca de y Cambiar contraseña. Para activar este submenú desde el teclado,
presione la secuencia de teclas Alt + A + P o presione clic sobre el botón ubicado en la
esquina superior izquierda del sistema.
Inventario: Este módulo contiene opciones que permiten el manejo del inventario
de su empresa, tales como ajustes de entrada y salida, traslados entre almacén, ajustes
de precio/costo de artículos, iniciar/cerrar e ingresar los resultados de inventario, crear y
generar artículos compuestos, las tablas de artículo, línea, sucursal, almacén, etc., así
como, los reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este módulo
desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + IN. Las opciones de este módulo
están distribuidas en los grupos Procesos, Ajuste de Precios, Inventario Físico, Artículo,
Compuesto, Tablas y Reportes.
Ventas y Cuentas por Cobrar: Este módulo contiene las opciones que permiten el
manejo de las ventas y cobros de su empresa, tales como factura de venta, devolución
de cliente, nota de despacho, cobro, generar giros, etc., las tablas cliente, tipo de cliente,
transporte, vendedor, entre otras., así como, los reportes relacionados con cada una de
las opciones. Para activar este módulo desde el teclado, presione en secuencia las
teclas Alt + V. Las opciones de este módulo están distribuidas en los grupos Procesos,
Tablas y Reportes.
Compras y Cuentas por Pagar: Este módulo contiene las opciones que permiten
el manejo de las compras y pagos de su empresa, tales como el registro de facturas de
compras, devolución a proveedores, notas de recepción, pagos, programación de
pagos, entre otros; las tablas proveedor, tipo de proveedor, etc., así como, todos los
reportes relacionados a cada una de las opciones. Para activar este módulo desde el
teclado, presione en secuencia las teclas Alt + CO. Las opciones de este módulo están
distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.
Caja y Banco: Este módulo contiene las opciones que permiten el manejo de
cajas y cuentas bancarias de su empresa, tales como movimiento de caja, movimiento
de banco, depósitos bancarios, órdenes de pago, entrega de cheques, conciliación
bancaria, las tablas cuenta bancaria, caja, cheque, banco, etc. Para activar este
submenú desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + CA. Las opciones de
este módulo están distribuidas en los grupos Generales y Reportes.
Tributario: En este módulo podrá registrar los tabuladores y conceptos para

I.S.L.R., las tablas de I.V.A, impuestos municipales, impuestos adicionales moneda,
unidad tributaria, planilla fiscal. Para activar este submenú desde el teclado, presione en
secuencia las teclas Alt + T. Las opciones de este módulo están distribuidas en los
grupos I.S.L.R, Tablas y Reportes.
Descuentos/Comisiones: En este módulo podrá configurar los múltiples

esquemas de descuentos a clientes y comisiones a vendedores. Para activar este
submenú desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + D. Las opciones de
este módulo están distribuidas en los grupos Procesos, Descuentos, Rentabilidad, Por
Nivel de Precio y Reportes.
Integración: Este módulo contiene todas las opciones necesarias para llevar a
cabo la integración con el producto Contabilidad. Para activar este submenú desde el
teclado, presione en secuencia las teclas Alt + IT. Las opciones de este módulo están
distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.
Seguridad: Este módulo podrá definir la forma en que cada usuario o grupo de
usuarios va a usar los principales procesos/tablas del sistema. Para activar este
submenú desde el teclado, presione en secuencia las teclas Alt + S. Las opciones de
este módulo están distribuidas en los grupos Procesos, Tablas y Reportes.
Inteligencia: En este módulo podrá definir y consultar cubos con los datos de los
procesos más importantes del sistema. Para activar este submenú desde el teclado,
presione en secuencia las teclas Alt + IE. Las opciones de este módulo están
distribuidas en los grupos Ventas y CxC, Compras y CxP y Caja y Banco.
Mantenimiento: Este módulo permite el acceso a las opciones de configuración de

su empresa, usuarios y reportes. Para activar este submenú desde el teclado, presione
en secuencia las teclas Alt + MA. Las opciones de este módulo están distribuidas en los
grupos Generales, Configuración, Apariencia y Reportes.
Cabe destacar que el Ribbon tiene un comportamiento similar al empleado en las

aplicaciones de escritorio de Microsoft, por ejemplo: la tecla Alt despliega información
del acceso rápido al menú, la combinación de teclas Ctrl + F1 o doble clic oculta/muestra
la cinta.
Barra de herramientas
Al seleccionar una tabla o proceso se desplegará en la parte superior de cada pantalla,

un grupo de iconos que componen la Barra de Herramientas del sistema. Esta barra
permite ejecutar funciones de forma rápida. Las funciones que no apliquen para una
tabla o proceso, no serán visibles. Si desea cambiar la posición de la Barra de
Herramientas, haga clic sobre la misma –sin precisar en ningún ícono– mantenga
oprimido y arrástrela hasta la posición deseada. Cabe destacar que la Barra de
Herramientas es independiente en cada pantalla del sistema.
Primero: Esta función muestra el primer registro de la ventana activa según como
estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para ejecutar esta función
desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Inicio.
Anterior: Esta función muestra el registro anterior de la ventana activa según

como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para ejecutar esta
función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + RePág.
Siguiente: Esta función muestra el siguiente registro de la ventana activa según

como estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para ejecutar esta
función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + AvPág.
Último: Esta función muestra el último registro de la ventana activa según como
estén ordenados los datos, sea por código o descripción. Para ejecutar esta función
desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Fin.
Buscar: Esta función despliega la pantalla de Búsqueda de registros en la ventana

activa. Si la ventana activa es un proceso, debe indicar el número del registro y hacer
clic en el botón Aceptar. Si desconoce el número del registro, presione la tecla F2 para
activar la Búsqueda Asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el código del
registro y hacer clic en el botón Aceptar. Si desconoce el código del registro, presione la
tecla F2 para activar la Búsqueda Asistida. Para ejecutar esta función desde el teclado,
presione las teclas Ctrl + B.
Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para
agregar un registro. Por ejemplo, si la ventana activa es la tabla artículo, debe ejecutar
esta función cada vez que desee incluir un nuevo artículo.
Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + N.
Eliminar: Esta función elimina el registro que está en pantalla. Así por ejemplo si la
ventana activa es la tabla línea, al ejecutar esta función eliminará el línea que está en
pantalla. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + E.
Guardar: Esta función graba los cambios que se han efectuado sobre el registro
que está en pantalla. Se debe utilizar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para
que los cambios queden registrados. Si se está incluyendo un nuevo registro en una
tabla básica y se presiona la tecla Enter, en el último campo se disparará
automáticamente esta función. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las
teclas Ctrl + G.
Restaurar: Esta función descarta los cambios que se han efectuado sobre el
registro que está en pantalla, si todavía no se han grabado los mismos. En otras
palabras, restaura el registro al mismo estado en que se encontraba antes de comenzar
a modificarlo. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + R.
Imprimir: Esta función permite imprimir los reportes asociados a la ventana activa.
Si por ejemplo la ventana activa es la tabla trabajadores, esta función permite imprimir
rápidamente cualquiera de los reportes de trabajadores. Para ejecutar esta función
desde el teclado, presione las teclas Ctrl + I.
Próximo código: Esta función genera automáticamente el próximo código en la

tabla activa, siempre y cuando se esté incluyendo un registro (para lo cual debe haber
hecho clic previamente en el icono Nuevo de la Barra de Herramientas). Esta función
sólo aplica sobre algunas de las tablas del sistema que manejan códigos alfanuméricos.
Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl + M.
Exportar registros: Esta función permite exportar a otra empresa ubicada en la

misma base de datos, un grupo o rango de registros desde la tabla activa. Aplica sólo
sobre algunas tablas del sistema. Una vez activada esta función, debe indicar el nombre
de la base de datos dónde se encuentra la empresa destino y el rango de registros a
exportar. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + T.
Agregar renglón (antes/después): Esta función permite agregar un nuevo

renglón antes o después (dependiendo de la elección del usuario) del renglón que esté
seleccionado. Esta opción es desplegada en las pantallas que manejen renglones (Ej.:
Factura de Venta). Para ejecutar esta función desde el teclado, presione la combinación
de teclas Ctrl+Ins.
Eliminar renglón: Esta función prepara la ventana activa para eliminar un renglón,
siempre y cuando dicha ventana sea un proceso que maneja renglones (Ej.: Factura de
Venta). Antes de activar esta función, debe hacer clic en el renglón a eliminar. Para
ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl + Del.
Información contable: Esta función abre una ventana en la que usted puede
definir las cuentas del Plan de Cuentas, Centro de Costo y Cuentas de Gasto que se
desean utilizar en el momento de efectuar la integración o posteo de los datos con el
módulo de Contabilidad.
La función está disponible tanto para las ventanas tipo tablas como para las tipo
procesos, y la información contable que usted indique aplican sólo para el registro que
está en pantalla. Para ejecutar esta función desde el teclado, presione las teclas Ctrl+F.
Información contable (Renglón): Esta función abre una ventana en la que usted
puede definir las cuentas del Plan de Cuentas, Centro de Costo y Cuentas de Gasto,
que se desean utilizar en el momento de efectuar la integración o posteo de los datos
con el módulo de Contabilidad para el renglón seleccionado. Para ejecutar esta función
desde el teclado, presione las teclas Ctrl+L.
Cerrar: Esta función cierra la tabla o proceso activo. Si se han efectuado cambios
sobre el registro que está en pantalla, el sistema pregunta si desea grabarlos antes de
proceder a cerrar la ventana.
Para ejecutar esta función desde el teclado presione las teclas Ctrl+F4.
Barra de acceso rápido

Esta opción ubicada en la parte superior izquierda de su sistema, le permite de forma
rápida cambiar la apariencia del sistema.
Maximizar (Max): Esta opción maximiza todas las pantallas abiertas en el

sistema y las ordena en carpetas (similar a Internet Explorer).
Normal: Esta opción retorna al tamaño original todas las pantallas abiertas en el
sistema. Es la apariencia por defecto del sistema.
Web: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de Internet. Los

principales enlaces de “Mis Favoritos” pueden ser consultados desde la barra de acceso
rápido.
Explorador: Despliega en la parte inferior de la cinta un explorador de archivos.

Una vez desplegado se habilita el desplazamiento por las carpetas de forma similar al
explorador del sistema operativo.
Adicionalmente, se puede incluir de forma dinámica los accesos rápidos a las pantallas.
Esta acción se efectúa a través del menú desplegado, luego pulsando el botón derecho
del ratón sobre el botón de la Cinta o Ribbon al cual se le desea crear un acceso rápido.
Búsqueda Asistida
Descripción General
La Búsqueda Asistida permite encontrar rápidamente un elemento dentro de un

conjunto de valores. Esta búsqueda está disponible en:
 Campos en los que su valor corresponda a un conjunto de elementos pre-

cargados en el sistema.
 En el campo código de la función Buscar de la Barra de Herramientas.
Para activar la Búsqueda Asistida, debe presionar la tecla F2 con el cursor posicionado
en el campo sobre el que desea hacer la búsqueda. Cuando se presiona la tecla F2 con
el cursor posicionado en un campo relacionado con las tablas del sistema (tales como:
banco, línea, color, proveedor etc.), se activa la siguiente ventana:
De forma pre-determinada la casilla “Buscar” desplegará el valor que para ese momento
tiene el campo desde el que invocó la Búsqueda Asistida.
En caso de querer consultar información de la pantalla anterior, complete el cuadro

Buscar y presione la tecla Enter. El sistema mostrará todos los elementos de la lista que
coincidan con el texto que usted escribió. Recorra la lista y seleccione el elemento
deseado con doble clic o presionando la tecla Enter. El sistema cerrará la Búsqueda
Asistida, y lo devolverá a la pantalla anterior.
 Si desea que el texto que escribió coincida sólo al inicio ó al final, haga clic en
Opciones en los cuadros Coincida al inicio ó Coincida al final
respectivamente.
 Si desea que la búsqueda se efectué a medida que usted va escribiendo, haga
clic en Opciones en el cuadro Búsqueda progresiva.
 Si sólo recuerda parte del código, entonces haga clic en el cuadro Cualquier
carácter.
 Si no recuerda ningún carácter que forme parte del código o descripción,
simplemente realice la búsqueda y aparecerá una lista completa con todos los
elementos.
 Si desea que la búsqueda coincida exactamente con el texto que escribió, haga
clic en Opciones en el cuadro Exacta.
 Permite la búsqueda de palabras que suenan de igual modo aunque se escriban
de manera diferente, clic en Opciones en el cuadro Coincidencia Fonética.
Usted puede elegir por cual atributo del elemento puede efectuar la búsqueda mediante
la opción Búsqueda por:
 Código/Descripción: Permite efectuar la búsqueda por el identificador del

elemento (opción por defecto) o por su descripción.
 Campo Adicional: Seleccione esta opción y luego en la lista desplegada en la
parte inferior haga uso de la opción <Nuevo Campo>. En el mismo podrá
anexar a la lista de campos adicionales los atributos que conforman el elemento
a buscar. Luego de anexar los atributos seleccione uno y proceda a hacer la
búsqueda.
Tipos de ventanas
Profit Plus® tiene cuatro (3) tipos de ventanas: Tablas, Procesos y Reportes.
Tablas
En Profit Plus® se denominan tablas a todas aquellas opciones que permiten trabajar
con los datos generales o archivos maestros (artículos, clientes, proveedores, etc.)
Dichas opciones pueden ser activadas utilizando los botones desplegados en la Cinta o
Ribbon. Las funciones disponibles son manejadas mediante la Barra de Herramientas y
tienen mínimo dos (2) carpetas:
 General: En esta carpeta se manejan los datos básicos de la tabla, como

código, descripción, etc.
 Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a la tabla, para cubrir
requerimientos que no están contemplados en el sistema.
Una de las primeras actividades que hay que efectuar para la puesta en funcionamiento
del sistema, es cargar los datos asociados a las tablas, en todos los módulos del
sistema.
Procesos
En Profit Plus® se denominan procesos a todas aquellas opciones que utilizan los datos
de las tablas para generar por ejemplo: facturas, cobros, pagos, etc. Dichas opciones
pueden ser activadas utilizando los botones de la Cinta o Ribbon. Las funciones
disponibles en las opciones tipo procesos son manejadas mediante la Barra de
Herramientas.
Parte de las opciones tipo procesos tienen dos (2) carpetas:
 General: En esta carpeta se manejan los datos básicos del proceso.

 Adicionales: Esta carpeta permite agregar nuevos datos a cada documento
generado con el proceso, para cubrir requerimientos que no estén
contemplados en el sistema.
Reportes
Los reportes pueden ser invocados desde varios lugares del sistema:
 Opción Reporte ubicada en el módulo Mantenimiento.

 Mediante los botones desplegados en los grupos denominados Reportes en
cada uno de los módulos de la Cinta o Ribbon.
 Mediante la opción Imprimir de la Barra de Herramientas. En el caso de invocar
formatos, el sistema obviará el despliegue de la pantalla de filtros.
Cada vez que se selecciona la opción Reporte, el sistema muestra el siguiente tipo de
pantalla en donde se definen los filtros. Éstos se arman de forma dinámica dependiendo
del reporte seleccionado en la lista:
Reporte: Elija cual de los reportes del grupo previamente seleccionado desea imprimir.
Una vez seleccionado el reporte, el sistema muestra los filtros y los diversos tipos de
orden, bajo los cuales puede ser emitido.
Ordenar por: Haga clic en el orden bajo el cual desea visualizar el reporte (Código ó
Descripción). Esta opción está disponible sólo en algunos reportes tipo tabla.
Criterio: Seleccione el criterio como desea ordenar los datos en el reporte (Ascendente
ó Descendente). Esta opción está disponible sólo en algunos reportes tipo tabla.
Rangos: Introduzca los rangos y condiciones bajo los cuales desea filtrar el contenido
del reporte. Deje en blanco aquellos filtros que no desea utilizar. Para ver una lista de
los elementos disponibles en cada filtro, presione la tecla F2 para hacer uso de la
Búsqueda Asistida. Para blanquear los filtros haga clic sobre los botones Desde y
Hasta ubicados sobre los filtros.
Es posible ejecutar más de una vista preliminar en los reportes de forma independiente.
Esto le permite poder tener al mismo tiempo varios reportes abiertos y seguir trabajando
en el sistema.
Al ejecutar la vista preliminar de un reporte, se dispone de una serie de funcionalidades

entre las que destacan:
 Exportar informe: Esta opción permite almacenar los reportes en distintos

formatos (Excel, Word, PDF, Crystal Reports y RTF).
 Imprimir informe: Permite configurar y ejecutar la impresión física de los
reportes.
 Buscar texto: Empleando esta opción es posible hacer la búsqueda sencilla de
textos específicos contenidos en el reporte.
 Zoom: Esta opción permite visualizar en diversos tamaños la ejecución del
reporte
Capítulo 2: Puesta en funcionamiento 31
CAPÍTULO 2: Puesta en funcionamiento

En este capítulo se explican los conceptos necesarios para poder implantar Profit Plus®
en su empresa. Inicialmente se detallan las actividades involucradas en la puesta en
funcionamiento, para comprender los tópicos relacionados con la parametrización de
Profit Plus® con la finalidad de soportar los procesos de su empresa.
Se recomienda analizar detenidamente el contenido del presente capítulo antes de

comenzar la carga de datos en el sistema, pues existen parámetros que no pueden ser
modificados una vez efectuada el registro.
Si desea usar Profit Plus® Nómina integrado con Profit Plus® Administrativo y/o
Contabilidad, no deje de leer los tópicos descritos en el presente Manual.
Actividades involucradas
Las principales actividades a ser ejecutadas por parte del personal a cargo de la
implantación, para la puesta en funcionamiento de Profit Plus® en su empresa son:
Instalación del sistema: Por lo general esta es la primera actividad ejecutada por el
implantador o los usuarios técnicos de la empresa. Para ejecutar esta actividad con éxito
el cliente debe garantizar que los equipos (clientes y servidor) en los cuales va a operar
Profit Plus®, cumplen con los requisitos mínimos requeridos por el sistema para su buen
funcionamiento.
Análisis de los procesos actuales del negocio: Durante esta actividad el implantador
analiza y conoce los procesos actuales del cliente en las diversas áreas que van a ser
automatizadas con Profit Plus®. Dicho conocimiento permitirá al implantador proceder
más adelante con la parametrización del sistema. Es vital que durante esta actividad,
participen - por parte del cliente - los usuarios líderes de cada una de las áreas
funcionales.
Parametrización del sistema: Una vez que el implantador conoce los procesos del
cliente procede a configurar el sistema, a fin de que éste se adapte tanto como sea
posible a los procesos y requerimientos del cliente. La configuración del sistema debe
ser validada por los usuarios líderes de cada una de las áreas funcionales. Durante esta
actividad deben ser configurados:
 Los parámetros de configuración de cada una de las empresas que el cliente

maneja.
 La seguridad de los datos.
Suele ocurrir con frecuencia que la parametrización del sistema se transforma en un

catalizador, que dispara una evaluación de los procesos que la empresa ejecuta como
parte de su negocio. En muchas ocasiones, el resultado final es tanto el sistema
configurado, como una serie de cambios y mejoras en la forma en que opera el negocio.
Entrenamiento de los usuarios: Cuando la parametrización del sistema esté

avanzada, el implantador procederá a iniciar el entrenamiento de los usuarios. Es
recomendable para efecto del entrenamiento clasificar a los usuarios:
 Los usuarios operativos serán entrenados en las opciones del sistema que
estén relacionadas con los procesos que ejecutan en la empresa.
 El personal de informática será entrenado en las opciones y labores
relacionadas con el mantenimiento de los datos (respaldo, validación, etc.).
Carga de datos: Antes de poner el sistema en operación, es preciso proceder con la

carga de sus datos básicos (departamento, cargo, conceptos, etc.). Durante esta
actividad, el implantador orientará al cliente acerca del orden a seguir y validará los
datos cargados. Si el cliente ya tiene un sistema, el implantador efectuará, cuando sea
técnicamente factible, el traslado de los datos básicos del sistema actual a Profit Plus®.
Adaptación de los reportes a la empresa: Para cumplir esta actividad, el cliente

entregará al implantador copia de los formatos utilizados para la impresión de sus
reportes. El implantador adaptará o diseñará a través en Profit Plus® dichos reportes.
Por lo general esta actividad se ejecuta en paralelo con la carga de datos.
Pruebas y validación del funcionamiento del sistema: Una vez efectuadas todas las
actividades, anteriores el implantador procederá junto con los usuarios líderes de cada
área funcional, a probar y validar que el sistema está listo para entrar en funcionamiento
dentro de la empresa. Para tal fin, el implantador supervisará un simulacro con datos
reales de los diversos procesos del cliente. Cuando el simulacro arroje los resultados
esperados, el sistema está listo para entrar en producción dentro de su empresa.
Orden a seguir en la implantación
Una vez instalado el sistema, recomendamos seguir en cada empresa los siguientes
pasos para efectuar la implantación del mismo:
Paso # 1: Crear la empresa.
El primer paso es crear la empresa, para lo cual debe utilizarse la Herramienta de

Administración para la creación de la misma. Una vez creada la empresa, proceda a
seleccionarla usando el botón de inicio de la cinta o ribbon (ubicado en la parte superior

izquierda de la pantalla), ingresando en la opción seleccionar empresa.
Si va a manejar varias empresas, o su empresa posee varias sucursales,

recomendamos primero seguir estos pasos para poner a funcionar una de las empresas,
pues probablemente las otras empresas puedan ser configuradas a partir de la primera,
con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo. Una vez creada la empresa ya está
listo para proceder con los siguientes pasos.
Paso # 2: Analizar los procesos actuales y decidir la configuración de la empresa.
Antes de ejecutar la parametrización del sistema, es necesario que analice sus procesos
de negocios actuales y tome una serie de decisiones en función de la configuración del
sistema. Las decisiones que debe tomar están explicadas en el tópico “Decisiones
iniciales” de este manual.
Una vez tomadas las decisiones ya está listo para iniciar la parametrización del sistema.
Paso # 3: Parametrizar el sistema: Configurar los parámetros.
Ahora que ya sabe como configurar su empresa, es hora de ejecutar dicha

configuración, usando para ello la opción Parámetros de la Empresa disponible en el
módulo Mantenimiento. Otras opciones que deben ser usadas para configurar la
empresa son: la Configuración de impuestos en el módulo de Tributarios y la
configuración de las series en el módulo Mantenimiento.
Paso # 4: Cargar los datos tipo tablas.
Una vez configurados los parámetros de la empresa, puede dar inicio a la carga de los
datos de tipo general o tablas de la misma (clientes, artículos, vendedores, cuentas
bancarias, etc.) A continuación, se presentará el orden recomendado para efectuar
dicha carga:
Módulo de Compra y Cuenta Por

Pagar: Módulo de Inventario:
Tablas: Tablas:
 Cuenta de ingreso/egreso.  Tipo de ajuste.

 Condición de pago.  Sucursal.
 Segmento.  Almacén.
 Zona.  Unidad.
 Tipo de proveedor.  Color.
 Proveedor.  Procedencia.
 Ubicación.
 Categoría de artículo.
 Línea de artículo.
 Sublinea.
 Artículo.
 Artículo compuesto.
Módulo de Venta y Cuenta Por

Cobrar:
Tablas:
 Transporte.
 Vendedor.
 Tipo de cliente.
 Cliente.
 Zona.
 Segmento.
 Condición de pago.
 Tipo de precio.
Módulo de Caja y Banco:

Tablas:
 Beneficiario.
 Banco.
 Caja.
 Cuenta bancaria.
 Chequera.
 Cuenta de Ingreso/egreso.
 Tarjeta de Crédito/Débito.
Módulo Tributario:
 Moneda.
 Unidad Tributaria.
Paso # 5: Definir la seguridad de los datos.
Ahora que las tablas están cargadas, es momento de definir la seguridad de los datos,
para lo cual debe clasificar los usuarios que van a usar el sistema en función de las
opciones que van a poder usar (por ejemplo: operadores y gerentes).
Una vez clasificados los usuarios, debe crear un mapa de acceso para cada tipo de
usuario, definiendo en el mapa, las opciones del sistema que podrán acceder los
usuarios a los que se les asigne el mapa. Finalmente, cargue todos los usuarios y
asígnele a cada uno su respectivo mapa de acceso, utilizando la carpeta Acceso a
empresas, para definir qué empresas va a poder usar y cuáles no. Tenga presente que
un usuario podrá trabajar con una empresa específica, siempre y cuando tenga
asignada una prioridad mayor o igual a la de la empresa.
No olvide definir cuidadosamente el nivel de seguridad que necesita. Políticas de

seguridad débiles pueden hacer vulnerables sus datos, no obstante, políticas de acceso
y de contraseña muy restrictivas y rígidas pueden aumentar el nivel de administración
requerido en el sistema.
Paso # 6: Configurar los procesos.
Una vez escogidos los parámetros y creados los usuarios, es hora de configurarles los
principales procesos y tablas que le correspondan, para lo cual debe utilizar la opción
Configurar procesos del módulo Seguridad.
La configuración de los procesos permite definir para cada usuario:
 Qué datos va a poder manipular dentro de la opción (proceso/tabla).

 Qué datos va a ver en los renglones del proceso.
 Otros aspectos de tipo general que afectan el proceso y que están contenidos
en las carpetas “Adicionales” y “Parámetros”.
Por lo tanto, la configuración de procesos es fundamental, pues permite reforzar la

seguridad de los datos, así como terminar de adaptar el sistema a los procesos de su
empresa.
Paso # 7: Adaptar los formatos y reportes.
El sistema trae varios modelos de formatos o formularios para imprimir cada uno de los
documentos manejados por el mismo (facturas, notas de crédito, cotizaciones, etc.) Sin
embargo, lo más probable es que sea necesario modificar dichos formatos para
adaptarlos a las formas impresas manejadas por su empresa.
Usted puede hacer dicha modificación usando la Herramienta de Administración.

Recuerde que además de modificar los formatos, usted puede agregar nuevos formatos
para aquellos casos en que los procedimientos de su empresa así lo exijan.
Por otra parte, el sistema viene con más de trescientos reportes incorporados, los cuales
pueden ser modificados utilizando la misma opción (Herramienta de Administración).
Al igual que con los formatos, usted puede agregar nuevos reportes al sistema.
Paso # 8: Adiestrar a los usuarios finales.
Una vez configurado el sistema y cargados los datos básicos, es el momento de

proceder al adiestramiento de los futuros usuarios del mismo, de tal forma que
adquieran la pericia necesaria para apoyar con Profit Plus® los procesos que ejecutan
como parte de su trabajo en la empresa.
Paso # 9: Validar el funcionamiento del sistema con datos reales.
Llegó el momento de validar con datos y usuarios reales los diversos procesos que
Profit Plus® va a apoyar en la empresa. Se deben hacer tanto pruebas aisladas, como
pruebas o simulacros que involucren a varios procesos relacionados (por ejemplo:
cotizar - generar pedido - facturar- despachar – cobrar – depositar). No recomendamos
poner en operación el sistema sin realizar esta actividad, pues la misma va a permitir
detectar a tiempo problemas potenciales.
Paso # 10: Cargar los saldos iniciales.
Clientes y proveedores: Cargue los documentos pendientes (con saldo mayor a cero) de
los clientes y proveedores para inicializar el saldo de los mismos. Dichos documentos
deben ser cargados usando la opción Documentos de ventas en el caso de los
clientes, y la opción Documentos de compras, en el caso de los proveedores. Para
aquellos documentos que están parcialmente abonados tiene dos opciones: Cargar con
monto neto igual al saldo, o cargar con los montos originales y además cargar los
cobros o pagos relacionados con el documento.
Cuentas bancarias y cajas: Actualice el saldo de cada cuenta bancaria a través de la

opción Movimiento de banco, registrando monto del saldo y activando el campo
“Registro de saldo inicial”. Para actualizar el saldo de cada caja, registre el monto del
saldo a través de la opción Movimiento de caja, y activando el campo “Registro de
saldo inicial”.
Paso # 11: Cargar el stock actual de los artículos.
El último paso para finalizar la implantación del sistema, es actualizar el stock actual de
cada uno de los artículos, para la fecha de inicio de actividades con el sistema. Si se
disponen de registros confiables y actualizados, puede hacerse la carga de los mismos

usando la opción Ajustes de entrada y salida del módulo Inventario. Si no se poseen
los datos, es necesario que efectúe un inventario físico y registre el resultado del mismo
usando la opción Inventario físico.
En caso de que la empresa no disponga de registros confiables acerca del stock de los
artículos, donde no sea posible efectuar el inventario físico por la dinámica del negocio,
y tomando como factor la fecha de arranque del sistema, usted deberá evaluar la
factibilidad de iniciar el uso del sistema sin control del stock actual de los artículos, para
posteriormente efectuar el inventario físico y proceder a la carga del mismo.
Una vez completados los pasos anteriores su empresa está lista para la puesta en
funcionamiento del sistema con éxito.
Decisiones Iniciales
Durante la parametrización del sistema es necesario que tome una serie de decisiones
que van a permitir adaptar el mismo al funcionamiento de su empresa:
Decisión # 1: ¿Usaré múltiples monedas o sólo moneda base?
Al ser instalado el sistema, queda configurado para trabajar todos los documentos en la
moneda base del país (por ejemplo: bolívares en Venezuela). Si desea cambiar la
moneda base, hágalo en la opción Parámetros de la empresa, del módulo
Mantenimiento. La moneda base debe ser definida antes de registrar la primera
transacción en el sistema.
Si su empresa maneja alguna(s) de las siguientes situaciones, debe configurar el

sistema en modo multimoneda:
1. Va a emitir o registrar documentos (facturas, compras, cotizaciones, etc.), en

monedas diferentes a la moneda base.
2. Necesita manejar cajas o cuentas bancarias en otras monedas.
3. Desea manejar los costos de los artículos en moneda base y en una moneda
adicional, de manera simultánea.
4. Desea manejar los precios de los artículos en una moneda adicional (algunos
artículos o todos).
Para configurar el sistema en modo multimoneda, debe seguir los siguientes pasos:
1. Utilice la opción Parámetros de la empresa, del módulo Mantenimiento, y en

la carpeta “Globales y Consecutivos” tilde la opción Manejar moneda adicional
para costos y precios; seguidamente seleccione la moneda adicional con la
que se requiere trabajar.
2. Al tildar esta opción, el sistema permite manejar los costos y los precios de los
artículos en moneda base y en otra moneda.
3. Una vez activado el parámetro anterior, utilice la opción Monedas, del módulo
Tributario, para configurar el valor del cambio de dicha moneda adicional.
4. Una vez configurada la empresa como multimoneda el sistema:
a. Almacena, y permite visualizar e imprimir los documentos en dos monedas:

la moneda base (por ejemplo Bs. en Venezuela) y la moneda adicional ($,
liras, pesos, etc.)
b. Permite efectuar cobros y pagos en diversas monedas efectuando la nota

de débito o crédito asociada al ajuste cambiario, en caso de variación en la
tasa de la moneda adicional de los documentos involucrados.
c. Maneja, en forma automática y simultánea, los costos de los artículos en

moneda base y en la moneda definida como moneda adicional.
d. Permite manejar los precios de los artículos en moneda base o en la

moneda adicional.
e. Permite el manejo de cajas y cuentas bancarias en cualquiera de las

monedas definidas.
Recuerde que aunque la empresa esté configurada como multimoneda, usted puede
elaborar documentos que tengan a la moneda base como única moneda.
Decisión # 2: ¿Cuál criterio aplicaré para el costeo del inventario: promedio, UEPS
o PEPS?
Antes de cargar los artículos de su empresa, es necesario escoger el criterio a usar para
el costeo de los mismos. Dicha escogencia debe ser hecha en la opción Parámetros de
la empresa, carpeta “Inventario”, activando el parámetro Tipo de costo de inventario.
Todos los movimientos de inventario que representan entradas deben ser costeados. En
todos los movimientos de inventario que representan salidas el sistema registra el costo,
en dicho momento con base en criterio de costeo seleccionado.
Decisión # 3: ¿Necesito usar el modelo y la referencia en los artículos?
Además del código del artículo (código principal o código interno), el sistema permite
asociar a cada artículo un modelo y una referencia. Ambos elementos de datos pueden
cumplir la misma función del código del artículo, en el sentido de permitir ubicar el
artículo en una ayuda o en un documento (facturas de venta, pedidos, compras, etc.) Sin
embargo, su uso es opcional y sólo deben ser asociados a aquellos artículos que
requieran o manejen más de un código.
Si por ejemplo, su empresa maneja códigos de barra y desea además registrar el código
que cada proveedor asigna a cada artículo, entonces un esquema válido podría ser el
siguiente:
1. Código: Utilice este elemento de datos para registrar el código interno del
artículo.
2. Modelo: Utilice este elemento de datos para registrar el código que el proveedor
asigna al artículo.
3. Referencia: Utilice este elemento de datos para registrar el código de barras
asociado al artículo (código que está representando la barra).
Decisión # 4: ¿Voy a manejar lotes en los artículos?
Profit Plus® permite el manejo de lotes en los artículos que lo requieran. Los lotes
pueden ser manejados usando un número de lote y/o la fecha de vencimiento.
El manejo de Lotes permite agrupar el stock de un artículo dado por número de lote y/o
vencimiento.
Si desea configurar el manejo de lotes, debe ejecutar los siguientes pasos en Profit
Plus®:
1. En la tabla de artículos en la carpeta “Datos Adicionales”, tilde la opción de

Utilizar lotes. En caso de que se desee trabajar con fecha de vencimiento del
lote tilde la opción Lotes con Vencimiento.
2. Si desea permitir la salida de artículos con lotes vencidos, tilde la opción

Permitir manejar lotes vencidos en salidas que se encuentra en parámetros
de la empresa en el módulo de Mantenimiento, carpeta “Inventario”.
Decisión # 5: ¿Cuántos números decimales usaré en las existencias, costos y

precios de los artículos?
El sistema viene configurado para manejar dos (2) decimales en las cantidades
relacionadas con los stocks, costos y precios. Si su empresa maneja decimales, debe
efectuar la configuración que se encuentra en la carpeta “Inventario” de Parámetros de
la empresa:
1. Decimales en existencias.
2. Decimales en los costos.
3. Decimales en los precios.
Decisión # 6: ¿Permitiré el manejo de Stocks negativos?
El sistema trae preestablecida la imposibilidad de manejar stocks negativos, pero si su

empresa desea permitir el manejo de stocks negativos, active el parámetro Permitir
manejo de stocks negativos que se encuentra disponible en la carpeta “Inventario”, de
la opción Parámetros de la empresa. Una vez activado el manejo de stocks negativos,
usted puede bloquear dicha facilidad a los usuarios que desee, para lo cual debe usar
las opciones de Configurar procesos del módulo Seguridad.
Decisión # 7: ¿Cuál políticas usaré para la asignación de precios y descuentos?
Usted debe escoger entre las diversas políticas de manejo de precios que ofrece el
sistema, aquella o aquellas que mejor se adaptan al esquema de comercialización de su
empresa. Las opciones disponibles son:
1. Es posible manejar “n” precios por artículo, donde estos son creados en la tabla
de tipos de precio. Según el uso que se le va a dar a cada precio, debe indicar
si el mismo incluye o no el impuesto. Los precios no incluyen el impuesto a
menos que se active el parámetro correspondiente en aquellos precios en los
que desee que el monto ya incluya el impuesto (esto último sería muy útil para
aquellas empresas que venden al mayor a clientes contribuyentes y además
venden al detal a no contribuyentes). Otro aspecto a considerar es que usted
puede restringir por usuario que precios va a poder usar y cuáles no, para lo
cual debe utilizar la opción Configurar procesos en el módulo Seguridad.
2. Asignación del precio en función del tipo de cliente: Además del esquema
anterior, el sistema permite configurar la asignación automática del precio (los
“n” precios), según el tipo del cliente al que se le está emitiendo la factura,
cotización, etc. Si desea utilizar este esquema debe:
a. Clasificar sus clientes en función del precio que desea asignarles.

b. Crear tantos tipos de clientes como precios vaya a usar.
c. Asóciele a cada tipo de cliente creado su precio y al crear los clientes

asóciele su tipo de cliente.
3. Asignación de descuentos en función de los artículos: Como complemento de

los dos esquemas anteriores, el sistema permite la programación de
descuentos sobre el precio, en función del artículo, línea, categoría o descuento
por pronto pago; tipo de cliente y número de unidades vendidas. Para manejar
este esquema debe:
a. Activar el parámetro “manejo de descuentos por artículo, línea,

categoría o descuento por pronto pago” que se encuentra en la carpeta
“Ventas y CxC” de la opción Parámetros de la empresa.
4. Asignación de descuentos globales por cliente: Otro esquema manejado por el

sistema es la asignación automática por cliente de un descuento global,
aplicado sobre el monto total del documento (factura, cotización, etc.) antes de
impuestos. Para manejar este esquema debe:
a. Asignar el monto del descuento en la tabla de clientes.
5. Descuentos en función de la fecha de pago: Otro esquema manejado por el

sistema es la programación de descuentos en función del número de días,
antes de la fecha de vencimiento, que un cliente paga sus documentos
(facturas, giros, etc.)
Una vez creado un descuento para un tipo de cliente, éste es aplicado por el
sistema automáticamente, según la escala, en los cobros que involucren a un
cliente que pertenezca al tipo de cliente. Para manejar este esquema, debe
utilice la opción Descuentos por pronto pago del módulo
Descuento/Comisión para definir los descuentos por pronto pago.
Decisión # 8: ¿Cuál va a ser el tipo de precios a usar a partir de un costo?
Para cada artículo ingresado en el sistema se debe indicar cuál va a ser el costo usado
(costo para precio), para determinar el margen de ganancia bruto, entre dicho costo y
los “n” precios manejados en los artículos. Dicha selección se efectúa en la carpeta
“Datos de Venta” de la tabla artículos. El costo usado debe ser alguno de los siguientes:
1. Último: En moneda base y actualizado automáticamente por el sistema.

2. Reposición: En moneda base.
3. Proveedor: En moneda base.
Es importante que seleccione cuidadosamente el costo a usar, pues la asociación entre

el mismo y los precios va a permitir monitorear rápidamente si los precios se ajustan a la
política o márgenes establecidos por la empresa.
Decisión # 9: ¿A partir de qué criterio desea calcular el margen de ganancia bruta?
El sistema viene predefinido para calcular el margen de ganancia bruto a partir del
precio de venta:
Costo = 100, precio = 200, margen de ganancia = 50%; margen = precio-costo

----------------
precio
Si usted prefiere calcularlo a partir del costo, active el parámetro Calcular margen de
ganancia de costo a precio que se encuentra en la carpeta “Ventas y CxC” de la
opción parámetros de la empresa del módulo Mantenimiento. Una vez activado el
parámetro, el margen será calculado de la siguiente manera:
Costo = 100, precio = 200, margen de ganancia = 100%; margen = precio-costo

-----------------
costo
Decisión # 10: ¿Usar redondeo en los documentos?
El sistema permite establecer redondeo sobre el monto neto de las facturas de venta y
las facturas de compra. El redondeo puede ser equitativo, inferior o superior y la
magnitud del mismo puede ir desde la unidad hasta la decena de mil. Para configurar el
redondeo, vaya a Parámetros de la empresa. Si la configuración del redondeo es para
las facturas de ventas, entonces ingrese a la carpeta “Ventas y CxC” y configure el
redondeo de la factura. Si por el contrario, la configuración del correo es para compras
entonces ingrese a la carpeta “Compras y CxP” y configure el redondeo de la factura.
Decisión # 11: ¿Cuál será la políticas para la asignación de comisiones a

vendedores?
Antes de efectuar la carga de datos, debe definir qué o cuáles esquemas de comisión a
vendedores va a manejar su empresa. El sistema ofrece las siguientes opciones:
1. Comisión por % en el vendedor por ventas: En este esquema el vendedor gana

comisión en función de un porcentaje que es aplicado, independientemente del
artículo que está vendiendo. El porcentaje es aplicado sobre el monto total sin
impuesto de la factura, y debe ser asignado a cada vendedor.
2. Comisión por % en el vendedor por cobros: En este esquema el vendedor gana

comisión en función de un porcentaje que es aplicado a cada cobro efectuado.
El porcentaje es aplicado sobre el monto total del cobro, y debe ser asignado a
cada vendedor.
3. Comisión por rentabilidad (por artículo, línea y categoría): En este esquema se

establece un porcentaje de comisión para el vendedor en función del porcentaje
de rentabilidad de la venta (tomando como costo el último costo). El porcentaje
puede ser establecido por tipo de vendedor, artículo, línea y categoría. Para
establecer los porcentajes, seleccione uno de las opciones que desea utilizar
rentabilidad por artículo, por línea o por categoría, que se encuentra disponible
en el módulo Descuento/Comisión. Puede ser aplicado tanto sobre la venta
como sobre la cobranza.
Es importante destacar que los esquemas antes mencionados no son excluyentes, por
lo que su empresa puede usar varios de ellos a la vez, en caso de ser necesario.
Para calcular las comisiones causadas por los vendedores en un rango de fechas, utilice
la opción Cálculo de comisión, disponible en el módulo Descuento/Comisión.
Decisión # 12: ¿Usaré artículos genéricos?
Cada artículo registrado en el sistema debe tener asociado un código que permite
distinguirlo de los demás. Pero en ocasiones, y en cierto tipo de empresas, es necesario
y útil usar un sólo artículo para registrar documentos que corresponden a varios
artículos. En dicho caso, es necesario registrar uno (o varios) artículos con la opción de
Genérico tildada en la tabla de artículos; de tal manera que cuando se facture un
artículo genérico, el sistema solicita el nombre o descripción del mismo.
El concepto de artículo genérico puede ser usado para aquellos artículos vendidos muy
eventualmente por la empresa, y de los cuáles no se desean conservar estadísticas
individuales.
Decisión # 13: ¿Deseo usar uno o varios correlativos para el número de los
documentos?
Es importante que antes de iniciar con la carga de los documentos en el sistema, se

debe definir cómo se van a manejar los correlativos, ya que existen dos posibilidades de
trabajar los correlativos: series por empresa o series por sucursales. Esto debe ser
definido en la opción de Serie por proceso, que se encuentra en el módulo de
Mantenimiento.
Una vez definida las series por cada proceso (si es por empresa o por sucursal), debe
asignarse los consecutivos: si es por empresa vaya a la tabla Parámetros de la
empresa y asigne los correlativos de los documentos. En caso de ser por sucursal,
asígnele a cada sucursal creada el rango para el número de los documentos y los
correlativos para cada tipo de documento, usando la opción Asignar Series en la tabla
de sucursales que se encuentra en el módulo de Ventas.
Decisión # 14: ¿Necesito el concepto de notas de despacho?
Si su empresa factura artículos que no son entregados al cliente en el momento de

emitir la factura de venta, y además desea llevar el control de dicho stock (es decir, el
control de los artículos facturados pero no entregados al cliente o stock por despachar),
entonces debe utilizar del concepto de notas de despacho. Para activar el concepto, use
la carpeta “Ventas y CxC.” que está en Parámetro de la empresa, del módulo de
Mantenimiento.
Una vez activado el concepto, el sistema incrementará automáticamente el stock por

despachar cada vez que se emita una factura, y disminuirá el stock por despachar cada
vez que se emita una nota de despacho, asociada a una o varias facturas.
Bajo este esquema, el stock físico en almacén debe ser igual al stock actual (stock
contable) más el stock por despachar.
Es importante no confundir el concepto de nota de entrega con el concepto de nota de

despacho. La diferencia radica en el hecho de que la nota de entrega es emitida sin
tener asociada ninguna factura, mientras que la nota de despacho está obligatoriamente
asociada a una o varias facturas, que fueron emitidas previamente.
Decisión # 15: ¿Cuándo asigno los seriales de salida?
Si su empresa maneja artículos que tienen seriales y además maneja el concepto de

despacho, entonces debe decidir cuándo van a ser asignados los seriales a los artículos
que se vendan. Para ello hay dos (2) opciones:
1. Asignar el serial en la factura de venta (opción por defecto).

2. Asignar el serial en la nota de despacho, para lo cual debe activar el parámetro
Permitir asignar los seriales de salida por nota de despacho que está en la
carpeta de “Ventas y CxC”, ´del módulo de Mantenimiento en la tabla de
parámetros de la empresa.
Decisión # 16: ¿Deseo personalizar las etiquetas del sistema?
Profit Plus® le permite personalizar:

1. Los nombres que aparecen en el menú principal del sistema para todas las
opciones (tablas, procesos y reportes).
2. Los nombres de los campos, iconos y carpetas en todas las tablas y procesos
del sistema.
Si desea personalizar alguno o varios de los aspectos antes mencionados, tiene dos
maneras de cambiarlas:
1. La primera es desde los mapas de acceso, haga clic con el botón derecho del
mouse sobre la opción a cambiar el nombre y el sistema le permitirá editar la
opción.
2. La segunda manera es utilizando la Herramienta de Administración, donde

deberá seleccionar la opción Etiquetas.
Decisión # 17: ¿Qué políticas de seguridad adicional puedo implementar?
En la Herramienta de Administración, en la opción de Configurar seguridad, es

posible manejar las siguientes políticas de seguridad: Conformar políticas de
vencimiento de contraseñas por caducidad y/o inactividad, bloquear los usuarios
después de una cantidad configurable de intentos fallidos de entrada al sistema.
Capítulo 3: Inventario 47
CAPÍTULO 3: Inventario
Síntesis
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo inventario.
También pueden ser consultados en el manual electrónico del sistema, el cual puede ser
activado desde el menú ayuda o presionando la tecla F1, la cual activará la ayuda
correspondiente a la opción en la que se está trabajando
Ajuste de Entrada y Salida
Esta opción le permite efectuar ajustes sobre el inventario en forma manual, así como
buscar, modificar y eliminar los datos de los ajustes que ya están registrados, para lo
cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. Los ajustes registrados pueden contener
diversos tipos de ajuste y pueden involucrar varios almacenes
Cada Ajuste de Entrada y Salida tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta
General:
 Número: Número correlativo del proceso de ajuste de entrada y salida de

inventario. Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el
sistema, a partir de la serie asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12:
Mantenimiento).
 Inv. Físico: Campo no editable donde se muestra el número o identificador de
inventario origen, en caso de que el ajuste haya sido generado de forma
automática al procesar un inventario físico.
 Fecha: Campo que indica la fecha en la cual se creó el ajuste. El sistema le
asigna por defecto la fecha actual pero puede ser modificada.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa que originó el
ajuste.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el ajuste. Una
vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la moneda
seleccionada y la moneda base. Este campo se habilita si posee activo el
parámetro “Manejar moneda adicional para costos y precios”.
Detalles:
 Tipo: Campo para identificar el tipo de ajuste que desea realizar. El tipo de
ajuste lleva asociado si es una Entrada o si es una Salida. Podrá ser indicado
manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo. Podrá ser
indicado manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Descripción: Campo no editable que muestra de forma automática la
descripción del artículo al seleccionar el código del mismo.
 Modelo: Campo no editable que muestra de forma automática el modelo del
artículo al seleccionar el código del mismo.
 Almacén: Campo editable para ingresar el código que identifica al almacén en
donde se va a efectuar el ajuste. Podrá ser indicado manualmente, o con la
búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Unidad: Campo que muestra de forma automática la unidad primaria del
artículo seleccionado en el renglón. Podrá ser modificada con la búsqueda
asistida al presionar la tecla F2.
 Cantidad: Campo editable para indicar el número de unidades del artículo que
se desea ajustar.
 Costo Unit.: Último Costo unitario actual del artículo cuyo stock se está
ajustando (en cada renglón). Es mostrado por el sistema en forma automática
pero puede ser modificado en los ajustes de entrada. En los ajustes de salida
no puede ser modificado.
 Costo Total Costo total del número de unidades ajustadas del artículo (en cada
renglón). Es mostrado por el sistema en forma automática.
 Total stock: Variación total del stock en el ajuste.
 Total costo: Campo que muestra el costo total del ajuste incluyendo todos los
renglones del mismo.
Carpeta Adicionales:
 Sucursal: Campo no editable donde se visualiza la sucursal donde fue creado

el ajuste.
 Nro. comprobante: Campo no editable donde se visualiza el número de
comprobante de la contabilización del ajuste.
 Fecha: Campo no editable donde se visualiza la fecha en la que se realizo la
contabilización del ajuste.
Se muestran ocho (8) campos alfanuméricos, de máximo sesenta (60) caracteres,

identificados de forma consecutiva iniciando con la etiqueta Campo 1 y finalizando en el
Campo 8.
Adicionalmente usted podrá acceder a otras funcionalidades a través de los botones
ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas funcionalidades pueden

ser restringidas desde la configuración de procesos en el módulo Seguridad
: (Ver Factura de Compra del Capítulo 5: Compras y Cuentas por

Pagar).
: (Ver Factura de Venta del Capítulo 4: Ventas y Cuentas por Cobrar).
: (Ver Factura de Compra del Capítulo 4: Compras y Cuentas por

Pagar).
:(Ver Factura de Venta del Capítulo 4: Ventas y Cuentas por Cobrar).
: Haga clic en este botón si necesita anular el documento que se

encuentra en pantalla. Una vez anulado podrá revertir esta condición haciendo uso del
botón “Reactivar”. .
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el ajuste cuyo número es mayor (el
último realizado). Para ubicar un ajuste en particular debe hacer uso de los iconos
de la Barra de Herramientas. Los ajustes registrados están ordenados
ascendentemente en función del número de ajuste.
2. Si desea imprimir los ajustes que están en pantalla haga clic en el icono Imprimir de
la Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar, y proceder a la
impresión.
3. Cada vez que se registra un ajuste con tipo = “Entrada” el sistema actualiza
automáticamente los costos y existencia de los artículos involucrados. Cada vez
que se registra un ajuste con tipo = “Salida” el sistema actualizará automáticamente
la existencia de los artículos involucrados.
4. Cuando se registra un ajuste por “n” unidades de un artículo el sistema crea
automáticamente un movimiento llamado “AJUS” contra el almacén involucrado,
incrementando la existencia del artículo (si el ajuste es de entrada) o disminuyendo
la existencia del artículo (si el ajuste es de salida). Al eliminar un ajuste el sistema
elimina los movimientos antes mencionados, y deja la existencia como antes del
ajuste.
5. Cuando se cierra un inventario físico el sistema genera automáticamente un ajuste
con las diferencias encontradas en la toma del físico. El número del inventario físico
asociado al ajuste se muestra en el campo “Inv. Físico”. No es posible eliminar el
ajuste generado por un inventario físico.
6. En los reportes de Ajustes de Entrada y Salida se puede emplear el filtro Anulado
para consultar los ajustes que se han anulado o no, según se desee.
7. Si el artículo que se desea ajustar maneja múltiples unidades, se debe indicar la
unidad correspondiente. En caso de manejar unidad secundaria es posible asignar
la misma presionando la tecla F4.
8. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a usar esta opción.
Se pueden definir los datos a introducir para crear un ajuste y que columnas se van
a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración, utilice la
configuración de procesos en el módulo de Seguridad.
Traslado entre Almacén
Esta opción le permite efectuar traslados de mercancía entre dos almacenes en forma
manual, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los traslados registrados con
la utilización de la Barra de Herramientas. Los traslados registrados podrán involucrar
varios artículos y deberán confirmarse para hacerse efectivos.
Cada Traslado entre Almacén tiene asociados los siguientes datos en la carpeta
General:
 Número: Número correlativo del traslado entre almacenes. Si lo deja en blanco

éste valor será automáticamente asignado por el sistema, a partir de la serie
asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Fecha: Campo que indica la fecha en la cual se inició el traslado. El sistema le
traslado.
 Fecha Confirmación: Fecha en la que fue confirmado o finalizado el traslado.
El sistema le asigna por defecto la fecha actual pero puede ser modificada. Esta
es la fecha que va a tener asociado el movimiento de entrada en el almacén
destino. La fecha de confirmación debe ser mayor o igual a la fecha en que se
inició el traslado.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el traslado.
Una vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la
moneda seleccionada y la moneda base. Este campo se habilitará si posee

activo el parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios.
Almacenes:
 Origen: Código que identifica al almacén de donde se van a sacar los artículos
objeto del traslado. Podrá ser indicado manualmente, o con la búsqueda
 Temporal: Código que identifica al almacén donde se van a mantener los
artículos temporalmente, antes de llegar a su almacén destino. Puede asignar el
almacén indicando su código de forma manual o a través de la búsqueda
asistida presionando la tecla F2
 Destino: Código que identifica al almacén donde se van a llevar los artículos
objeto del traslado (una vez confirmado el mismo). Puede asignar el almacén
indicando su código de forma manual o a través de la búsqueda asistida
presionando la tecla F2.
 Monto: Campo para indicar un costo adicional en el traslado de los artículos.
 Botón distribuir: Presione este botón para distribuir el monto por concepto de
transporte proporcionalmente entre los renglones en función del costo.
Detalles:
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo que desea
trasladar. Podrá indicar su código de forma manualmente o con la búsqueda
artículo seleccionado en el renglón. Podrá ser modificada con la búsqueda
se desean trasladar.
 Costo Unit.: Último costo unitario del artículo (en cada renglón).
 Total stock: Variación total del stock en traslado.
 Total costo: Campo que muestra el costo total del traslado incluyendo todos los
renglones del mismo.

el registro.
comprobante de la contabilización del documento.
 Fecha: Campo no editable donde se visualiza la fecha en la que se realizó la
contabilización del documento.

Campo 8.

ser restringidas desde la configuración de procesos en el módulo Seguridad.
:(Ver Factura de Venta del Capítulo 4: Ventas y Cuentas por Cobrar).
: Haga clic en este icono para confirmar el traslado. Mientras el traslado no

sea confirmado el sistema no le da entrada a los artículos en el almacén destino.
: (Ver Ajuste de Entrada y Salida del Capítulo 3: Inventario).
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el traslado cuyo número es mayor (el
último realizado). Para ubicar un traslado en particular deberá utilizar los iconos: de
la Barra de Herramientas. Los traslados registrados están ordenados
ascendentemente en función del número de traslado.
2. Si desea imprimir el traslado que está en pantalla haga clic en el icono Imprimir de
impresión.
3. Cada vez que se registra un traslado, el sistema automáticamente disminuirá la
existencia de los artículos involucrados, en el almacén origen y lo incrementa en el
almacén temporal. Una vez confirmado el traslado el sistema disminuye la
existencia del almacén temporal y lo incrementa en el almacén destino.
4. Cuando se registra un traslado por “n” unidades de un artículo el sistema crea
automáticamente un movimiento de entrada llamado “TRAE” contra el almacén
temporal, incrementando el stock del artículo en dicho almacén en “n” unidades.
Simultáneamente se crea un movimiento llamado “TRAS” contra el almacén origen
disminuyendo el stock del artículo en dicho almacén en “n” unidades.
5. Cuando se confirma un traslado por “n” unidades de un artículo el sistema crea
automáticamente un movimiento de salida llamado “TRAS” contra el almacén
temporal, disminuyendo el stock del artículo en dicho almacén en “n” unidades.
Simultáneamente se crea un movimiento de entrada llamado “TRAE” contra el
almacén destino incrementando el stock del artículo en dicho almacén en “n”
unidades.
6. Si alguno de los artículos involucrados en el traslado maneja seriales, utilice el
icono Seriales, para definir los seriales asociados a cada unidad, de dichos
artículos, que se está trasladando.
7. En los reportes de Traslados entre almacenes se puede emplear el filtro Anulado
para consultar los traslados que se han anulado o no, según se desee.
8. Si el artículo que se desea trasladar maneja lotes, haga uso del icono “Lotes” para
indicar el número de lote correspondiente. Si el artículo que se desea trasladar
maneja unidades múltiples, se debe indicar la unidad correspondiente.
Se pueden definir los datos a introducir para crear un traslado y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración haga uso de
la configuración de procesos en el módulo de Seguridad.
10. Recuerde que el costo adicional afecta el costo de entrada del almacén destino.
Ajuste de Precio
Hay dos maneras de actualizar los precios de los artículos en el sistema: una alternativa
es usar la opción artículos y hacer, artículo por artículo, los cambios. La segunda
alternativa es usar el ajuste de precios. En esta opción los precios de los artículos
pueden ser ajustados en forma automática o en forma manual.
Ajuste automático
La opción automática permite actualizar rápidamente los precios/costos de los artículos

de la empresa actual. El ajuste, en un monto o en porcentaje, se efectúa a partir del
precio actual del artículo o rango de artículos, y puede ser tanto un incremento, una
disminución o por reemplazo del mismo. Además el sistema permite definir con base en
varios criterios, el rango de artículos a ajustar y el tipo de redondeo a usar para los
valores ajustados.
Cada Ajuste de Precio y Costo Automático tiene asociados los siguientes datos en la
carpeta General:
 Número: Número correlativo del ajuste automático. .Si lo deja en blanco éste
valor será automáticamente asignado por el sistema, a partir de la serie
 Fecha: Fecha de creación del ajuste. El sistema le asigna por defecto la fecha
actual pero puede ser modificada.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa que originó la el
ajuste de precio o costo.
 Moneda: Campo no editable que muestra la moneda base que maneja el
sistema.
 Almacén: Campo para indicar el almacén al que se le ajustará el precio o costo
de los artículos, en caso de dejar este campo vacío se realizará el ajuste a los
precios o costos de los artículos de todos los almacenes. El almacén podrá ser
indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Botón Procesar: Este botón se habilita al guardar el registro. Al ser presionado
realizará la operación de ajuste de precio o de costo según las validaciones y
rangos indicados.
Tipo Ajuste: Opción para indicar si desea realizar el ajuste al precio o al costo de los
artículos.
 Precio: Campo para indicar el tipo de precio al que se realizará el ajuste. El tipo
de precio podrá ser indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al
presionar la tecla F2.
 Costo: Lista que permite indicar que tipo de costo desea ajustar. Los costos que
se podrán ajustar son: Reposición y Proveedor.
Redondeo: Haga clic en el tipo de redondeo que desea aplicar al resultado del
ajuste. Por defecto el ajuste se realiza sin redondeo. Para efectuar el ajuste con
redondeo:
 Equitativo.
 Superior.
 Inferior.
Método: Sirve para indicar el efecto que tendrá el ajuste sobre el precio ó costo, de
acuerdo a la opción seleccionada en Ajustar por. Los métodos disponibles son:
 Incremento.
 Disminución.
 Reemplazo.
Ajustar por: Con las opciones disponibles, debe indicar si el ajuste del precio o costo
se realizará por un monto fijo o porcentual, debe indicar el valor del ajuste y la fecha
que permanecerá vigente. Las alternativas serán:
 Monto.
 Porcentaje.
 Margen de ganancia mínimo (Esta opción se habilitará solo al seleccionar el
Método Reemplazo).
 Margen de ganancia máximo (Esta opción se habilitará solo al seleccionar el
Método Reemplazo).
 Valor.
 Vigencia desde.
 Vigencia hasta.
Margen de Ganancia Inferior al Mínimo Establecido: Opciones para indicar la acción

a tomar cuando el precio obtenido al realizar el ajuste sea inferior al margen mínimo
de ganancia de los artículos. Las opciones a considerar serán:
 Tomar el margen mínimo de ganancia.

 No tomar en cuenta el margen mínimo de ganancia.
 No realizar ajuste.
Margen de Ganancia Superior al Máximo Establecido: Opciones para indicar la

acción a tomar cuando el el precio obtenido al realizar el ajuste sea superior al
margen mínimo de ganancia de los artículos. Las opciones a considerar serán
 Tomar el margen máximo de ganancia.

 No tomar en cuenta el margen máximo de ganancia.
Condición: Listas que despliegan valores para establecer la condición que debe
tomarse en cuenta para aplicar el ajuste. Las opciones a considerar serán
 Igual que “=”.

 Mayor que “>”.
 Menor que “<”.
 Mayor o igual que “>=”.
 Menor o igual que “<=”.
 Diferente que “<>”.
Rangos: Seleccione el rango de artículos al que le desea aplicar el ajuste. Puede

usar uno o varios de los rangos disponibles para definir los artículos a ajustar. Para
indicar el rango de artículos que le aplicara el ajuste haga uso de la búsqueda
asistida presionando la tecla F2 en cada filtro:
 Artículo.
 Línea.
 Sub-línea.
 Categoría.
 Proveedor.
 Sucursal: Campo no editable donde se visualiza la sucursal donde fue

registrado el ajuste automático.

Campo 8.
Ajuste manual
Esta opción permite actualizar en forma manual los precios o costos de los artículos de
la empresa actual. El sistema permite definir, con base en varios criterios, el rango de
artículos a ajustar. Una vez seleccionados los artículos el sistema muestra el valor
actual del precio que se va a ajustar, y permite introducir el nuevo valor.
Cada Ajuste de Precio y Costo Manual tendrá asociados los siguientes datos en la
carpeta General:
 Número: Número correlativo del ajuste manual. Si lo deja en blanco éste valor
será automáticamente asignado por el sistema, a partir de la serie asignada al
documento. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Fecha: Fecha de creación del juste. El sistema le asigna por defecto la fecha
actual pero puede ser modificada.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa que originó la el
ajuste de precio o costo.
sistema.
 Almacén: Campo para indicar el almacén al que se le ajustaran el precio o

costo de los artículos, en caso de dejar este campo vacío se realizara el ajuste
a los precios o costos de los artículos de todos los almacenes. El almacén
podrá ser indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la
tecla F2.
 Botón Procesar: Este botón se habilita al guardar el registro. Al ser presionado
realizará la operación de ajuste de precio o de costo según lo indicado.
Tipo Ajuste: Opción para indicar si desea realizar el ajuste al precio ó al costo de los
artículos.
 Precio: Campo para indicar el tipo de precio al que se realizará el ajuste. El tipo
de precio podrá ser indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al
 Costo: Lista que permite indicar que tipo de costo desea ajustar. Los costos que
se podrán ajustar son: Reposición y Proveedor.
Margen de Ganancia Inferior al Mínimo Establecido: Opciones para indicar la acción

a tomar cuando el precio obtenido al realizar el ajuste sea inferior al margen mínimo
de ganancia de los artículos. Las opciones a considerar serán:
 Tomar el margen mínimo de ganancia.

 No tomar en cuenta el margen mínimo de ganancia.
Margen de Ganancia Superior al Máximo Establecido: Opciones para indicar la

acción a tomar cuando el el precio obtenido al realizar el ajuste sea superior al
margen mínimo de ganancia de los artículos. Las opciones a considerar serán:
 Tomar margen de ganancia máximo.

 No tomar en cuenta el margen máximo de ganancia.
Filtros: Seleccione el rango de artículos al que desea invocar para aplicar el ajuste.
Puede usar uno o varios de los rangos disponibles para definir los artículos a
ajustar. Para indicar el rango de artículos que le aplicara el ajuste haga uso de la
búsqueda asistida presionando la tecla F2 en cada filtro:
 Artículo.
 Línea.
 Sub-línea.
 Categoría.
 Proveedor.
Detalles:
 Artículo: Campo no editable donde se muestra el código del artículo invocado

por la búsqueda.
 Descripción: Campo no editable donde se muestra la descripción del artículo
invocado por la búsqueda.
 Almacén: Campo que muestra el almacén donde se realizará el ajuste de
precio/costo.
 Unidad: Muestra la unidad primaria del artículo.
 Precio: Campo editable para ingresar el nuevo valor del precio o del costo del
artículo según la opción seleccionada.
 Precio OM: Casilla que de estar marcada indica que el artículo maneja precio
en otra moneda.
 Margen Real: Campo que calcula de forma automática el margen de ganancia
del artículo en base a su costo y el precio introducido.
 Margen Mínimo: Muestra el margen mínimo de ganancia establecido para el
artículo. (Ver Artículo del Capítulo 3: Inventario)
 Margen Máximo: Muestra el margen máximo de ganancia establecido para el
artículo. (Ver Artículo del Capítulo 3: Inventario)
 Desde: Indique la fecha en la que entrará en vigencia el precio ajustado.
 Hasta: Indique la fecha fin de vigencia del precio ajustado, este campo no es
obligatorio.
 Costo Base: Campo no editable que muestra el costo del artículo, según la
definición indicada en la tabla articulo para el cálculo del precio.

registrado el ajuste automático.

Campo 8.
Inventario Físico
Iniciar y Cerrar
Esta opción permite preparar los artículos para la toma del inventario físico a una fecha
dada. Una vez ingresados los resultados del inventario, y utilizando la opción Ingresar
Resultado Inventario Físico, deberá procesar la toma del inventario utilizando esta
opción, momento en el cual el sistema generará un Ajuste de Entrada y Salida
conteniendo los ajustes asociados a las diferencias encontradas, entre el inventario
teórico y el inventario que arrojó la toma del físico.
Cada Iniciar y Cerrar Inventario Físico tendrá asociados los siguientes datos en la
carpeta General:
 Número: Número correlativo del inicio del inventario. Si lo deja en blanco éste
 Ajuste: Campo no editable donde se visualiza el número del ajuste de entrada y
salida generado con las diferencias encontrada al procesar la toma de
inventario.
inventario.
 Almacén: Campo editable para indicar el almacén donde desea realizar el
inventario, bien sea manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la
tecla F2. Si desea tomar el inventario en varios almacenes de la empresa, deje
este campo vacio e indique en cada toma de resultados el almacén.
 Ajustes de Entrada: Campo editable para indicar el tipo de ajuste que se
creará en caso de que al procesar el inventario físico se genere un ajuste de
entrada.
 Ajuste de Salida: Campo editable para indicar el tipo de ajuste que se creará
en caso de que al procesar el inventario físico se genere un ajuste de salida.
 Fecha Inicio: Campo para indicar la fecha y hora del inicio de la toma del
inventario.
 Procesado: Campo para indicar la fecha y hora del cierre de la toma del
inventario, el sistema le asigna la fecha actual al procesar.
 Colocar en cero (o) artículos no ingresados: Si se encuentra seleccionada
esta casilla al cerrar el inventario físico, el sistema lleva a stock cero,
aquellos artículos que no fueron ingresados como parte del resultado del
inventario físico. Sólo aplica para los almacenes que tengan ingresado algún
resultado.
 Botón Procesar: Botón que se habilita al guardar el registro. Al ser presionado
cierra el inventario físico con los resultados ingresados, y genera el ajuste
asociado al mismo. El ajuste generado se realizará a la fecha de
procesamiento.
Sugerencias
1. No es posible crear un inventario si existe una toma de inventario para el almacén

indicado sin procesar. Esta validación también aplica cuando exista una toma de
inventario para todos los almacenes sin procesar.
2. La fecha de inicio debe ser mayor al último cierre de inventario físico para ese
almacén, o el cierre del último inventario para todos los almacenes.
Ingresar Resultado
Esta opción le permite ingresar, por almacén, los resultados obtenidos en la toma del
físico previamente preparado, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los
resultados de dicho físico que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra
de Herramientas. Los resultados ingresados no afectarán el stock actual de los artículos
hasta que se efectúe el cierre del inventario físico.
Cada Ingresar Resultado Inventario Físico tendrá asociados los siguientes datos en la
carpeta General:
 Número: Número correlativo del resultado de inventario. Si lo deja en blanco

 Fecha: Fecha en la que fue registrado el resultado. Debe ser mayor o igual a la
fecha del Iniciar Inventario asociado. La búsqueda del stock teórico se realizará
a la fecha seleccionada considerando hora y minuto.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el nombre del ingreso de resultados
del inventario físico.
 Inventario: Campo editable para indicar el inventario físico al cual se le
ingresaran los resultados, podrá indicarlo manualmente, o con la búsqueda
 Almacén: Campo que muestra de forma automática el almacén según el
inventario físico seleccionado en el campo “Inventario”. En caso de no haber
indicado ningún almacén al iniciar el inventario, el campo se muestra habilitado
para que lo indique al ingresar el resultado, bien sea manualmente ó con la
 Moneda: Campo que muestra la moneda base que maneja el sistema.
Detalles:
 Articulo: Campo editable para indicar el artículo al cual se le ingresará el

resultado. Podrá ser indicado de forma manual ó con la búsqueda asistida al
 Stock Teorico: Muestra el stock en unidad primaria del artículo en el almacén
cuyos resultados se están ingresando, este valor es calculado y mostrado al
presionar el botón Mostrar Stock Teórico, en base a los movimientos de
inventario a la fecha del ingreso de los resultados.
 Stock Real: Campo para ingresar el stock en unidad primaria que se obtuvo en
la toma del físico del artículo, en el almacén indicado.
 Unidad: El sistema muestra de forma automática, la unidad primaria del artículo
cuyo resultado se está ingresando en cada renglón.
 Costo Unit: Campo no editable que muestra el último costo unitario actual en
moneda base del artículo cuya toma del físico se está ingresando en cada
renglón.
 Total Stock: Campo no editable que muestra de forma automática el Stock
total de los resultados ingresados incluyendo todos los renglones del mismo.
 Total Costo: Campo no editable que muestra de forma automática el costo total
del número de unidades indicadas del artículo por renglón.
 Seleccionar todos los Art: Opción que al estar seleccionada y presionar el
botón Mostrar Teórico, muestra el stock teórico de todos los artículos que se
encuentren en el cuadro Detalles.

el movimiento de caja.

Campo 8.

ubicados en la parte inferior de la pantalla.
: Al ser presionado despliega la pantalla Buscar Artículos, para

realizar la selección de artículos según los rangos disponibles.
: El sistema calcula el stock de los artículos que tengan la casilla Sel.

marcada, en base a los movimientos de inventario del artículo a la fecha de ingreso de
los resultados.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el resultado del físico cuyo número es
mayor (el último realizado). Para ubicar un resultado en particular debe hacer uso
de los iconos de la Barra de Herramientas. Los resultados ingresados están
ordenados ascendentemente en función del número de resultado.
2. Si desea imprimir un formulario que le facilite el registro de los resultados mientras

se realiza la toma del inventario, haga clic en el icono Imprimir de la Barra de
Herramientas y seleccione el reporte “Planillas para la toma del Físico”. Este

imprimirá un formato con una lista de todos los artículos registrados en el sistema, lo
cual le facilitará registrar las cantidades en el momento que se hace el inventario.
3. Una vez ingresados los resultados del inventario físico en todos los almacenes,
debe proceder a efectuar el cierre del inventario, para que todos los resultados
ingresados afecten el stock de los artículos involucrados.
4. Cuando se procesa el sistema genera automáticamente un ajuste con las

diferencias encontradas en la toma del físico. El stock teórico se calcula a la fecha
tomando en cuenta la hora y minuto de la fecha de procesamiento de inventario.
Artículo
Esta opción le permite crear nuevos artículos, así como también buscar, modificar y
eliminar los datos de los artículos ya registrados, a través de la Barra de Herramientas.
Los datos de cada artículo se muestran en tres (3) carpetas:
 Datos Básicos.
 Datos Adicionales.
 Datos de Venta.
Cada Artículo tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Campo único identificador del artículo de 30 caracteres. Podrá

ingresarlo o generarlo de forma automática presionando el botón Próximo
código disponible en la barra de herramienta.
 Fecha: Fecha en la que fue registrado el artículo. El sistema le asigna por
defecto la fecha actual pero puede ser modificada.
 Descripción: Campo para indicar el nombre del artículo, puede contener hasta
120 caracteres.
 Tipo.: Indique el tipo que permite clasificar al artículo. Escoja entre Venta,
Fabricación, Consumo, Servicio, Materia prima, Material de envase y Material
de empaque en función del uso que le va a dar al artículo. Los artículos del tipo
“Servicio” no manejan stock.
 Genérico: Al seleccionar artículos de tipo genérico en los procesos del sistema,
podrá indicarle una descripción diferente.
 Inactivo: Si está marcado indica que el artículo está inactivo y no puede ser
usado en ningún proceso que involucre incremento o disminución del stock del
mismo (facturas, compras, ajustes etc.).
 A la fecha: Campo que indica la fecha en que se inactivo el artículo.
Datos Básicos: En esta carpeta se muestran los datos relacionados con el tipo las
diversas clasificaciones o características del artículo.
 Línea: Campo que permite clasificar los artículos en base al criterio deseado.
 Sub- Línea: La sub-línea es una clasificación dentro de la línea a la que
pertenece el artículo.
 Categoría: La categoría es otra manera de clasificar los artículos con base en el
criterio más conveniente para su empresa.
 Color: Campo para indicar el color del artículo.
 Ubicación: Indique la ubicación del artículo en el almacén.
 Procedencia: Permite clasificar el artículo en función de su procedencia.
 Item: Correlativo del artículo dentro de la clasificación a la que pertenece.
 Modelo: Es opcional y puede ser usado cuando el artículo que se está creando
posee un código de modelo que lo identifica (como en el caso de los
electrodomésticos), o un segundo código. Puede estar repetido y permite una
manera adicional de buscar un artículo cuando se está usando la búsqueda
asistida o la ayuda de artículos.
 Referencia: Es opcional y puede ser usado cuando el artículo que se está
creando posee un código de barra asociado que lo identifica. Permite una
manera adicional y automática de identificar al artículo.
Datos Adicionales: Esta carpeta agrupa los datos de unidades, lotes, seriales
y tributarios del artículo.
 Maneja Primaria: Marque esta opción si el artículo maneja unidad primaria y

alternas primaria con equivalencia a la primaria.
 Maneja Primaria y secundaria: Esta opción indica que el artículo además de la
unidad primaria, maneja unidad secundaria y alternas secundarias con
equivalencia a la secundaria. Vale destacar que la unidad Primaria y la
Secundaria no poseen relación entre si.
 Utilizar seriales: Si está marcado indica que cada unidad del artículo va a llevar
asociado un número de serial que podrá ser asignado en todas las entradas y
salidas de artículos (compras, recepción de artículos, ventas etc.).
 Utilizar lotes: Si está marcado indica que el artículo maneja lotes, y podrá ser
indicado el lote al que pertenece en todas las entradas y salidas de artículos.
 Lotes con Vencimiento: Marque esta casilla si adicionalmente controla el
vencimiento de los artículos.
 I.V.A.: Permite asignarle al artículo la escala o alícuota del impuesto al valor
agregado que le corresponde.
 Impuesto 2: Permite asignarle otro tipo de impuesto al artículo.
 Impuesto 3: Permite asignarle otro tipo de impuesto al artículo.
 Concepto de I.S.R.L.: Campo para indicar el tipo de retención del impuesto
sobre la renta que se va a efectuar, podrá indicarlo manualmente o con la
búsqueda asistida al presionar la tecla F2. (Ver Concepto del Capítulo 7:
Tributarios).
 Retención de I.V.A a terceros: Podrá incluir en el artículo el proveedor al cual
se le va a generar la retención de I.S.L.R. en compras, esto permite en un solo
pago crear “n” retenciones a terceros.
Datos Ventas: Pestaña que muestra la información del monto de comisión que se le
asigna al vendedor por la venta del artículo, datos para los precios.
 Costo base: Escoja el costo que va a ser utilizado por el sistema para calcular a
partir del margen los precios.
 Almacén: Una vez seleccionado el tipo de costo, indique de que almacén
tomará el sistema el valor del costo.
 Precio O.M: Haga clic en este cuadro si desea que los precios del artículo que
está en pantalla se manejen en la moneda adicional.
 Monto: Canpo para indicar el monto que desea asignar como comisión a los
vendedores por cada unidad principal vendida del artículo. Si no desea usar
este tipo de comisión inicialice el campo en cero.
 Peso: Indique el peso por unidad primaria del artículo en caso de que necesite
esta clasificación .
 Volumen: Pies cúbicos (volumen) por unidad primaria del artículo.
 Garantía: Indique el tiempo de garantía que posee el artículo.
 Existencia mínima: Indique la existencia mínimo del artículo que se desea
tener en los almacenes expresado en unidad primaria. Puede ser monitoreado
usando los reportes de Artículos.
 Existencia máxima: Campo para indicar la existencia máxima del artículo que
se desea tener en los almacenes expresado en unidad primaria. Puede ser
monitoreado usando los reportes de Artículos
 Punto pedido: Indique en este campo la existencia a partir del cual se desean
emitir órdenes de compra a los proveedores para reponer la existencia del
artículo, expresado en unidad primaria.Puede ser monitoreado usando los
reportes de Artículos.
 Comentario del artículo: Use este campo para registrar cualquier aspecto
relevante del artículo que no pudo ser registrado en los otros campos. Este
campo puede ser usado para almacenar una descripción detallada de las
características del artículo, la cual podría ser modificada al hacer una factura y
ser impresa en la misma.

Campo 8.

ser restringidas desde la configuración de procesos en el módulo Seguridad.
Unidad : Esta opción le permitirá configurar las unidades al artículo que este en
pantalla. Podrá definir la unidad primaria (unidad base) con sus correspondientes
unidades alternas. En caso de estar configurado para el artículo, podrá definir la unidad
secundaria con sus correspondientes unidades alternas. También debe definir el valor
de equivalencia de las alternas con respecto a la unidad base, e indicar si la relación
entre ellas es inversa.
Para realizar movimientos (Entradas / Salidas del inventario) de un artículo deberá
definir previamente el tipo de unidad que maneja.
Cada Unidad tendrá asociados los siguientes datos:

 Artículo: Campo de sólo lectura que muestra el código y descripción del

artículo desde el cual se inició la pantalla.
 Maneja Unidad Primaria: Opción de sólo lectura que proviene de la pantalla
artículo, para indicar que el artículo sólo maneja unidad primaria con unidades
alternas.
 Maneja Unidad Primaria y secundaria: Opción de sólo lectura que proviene
de la pantalla artículo, para indicar que el artículo además de unidad primaria,
maneja unidad secundaria con usos alternas.
Agregar Unidad
 Unidad: Campo para indicar la unidad que desea asociar al artículo. Podrá
indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la búsqueda asistida
haciendo uso de la tecla F2.
 Primaria: Opción para indicar que la unidad seleccionada será la unidad

primaria del artículo.
 Primaria Alterna: Casilla para indica que la unidad seleccionada se utiliza como
unidad alterna y se relaciona con la unidad primaria.
 Secundaria: Opción que se visualiza si el artículo está configurado para
manejar unidad primaria y secundaria. Seleccione esta casilla para indicar que
la unidad seleccionada será la unidad securidad del artículo.
 Secundaria Alterna: Casilla para indica que la unidad seleccionada se utiliza
como unidad secundaria alterna y se relaciona con la unidad secundaria.
 Equivalencia: Campo para indicar el valor de la unidad. Se muestra no editable
si es seleccionada la opción Primaria ó Secundaria y su valor es igual a uno (1),
y se habilita cuando la opción seleccionada es Primaria alterna ó Secundaria
alterna y su valor debe ser mayor que cero (0).
 Equivalencia Principal/ Alterna (Inversa): Opción que si está “Inactiva” (valor
por defecto del sistema) multiplica el valor de la unidad primaria por el valor de
la unidad alterna y si está activa calcula la relación de primaria a la alterna
dividiendo la equivalencia de la primaria entre la equivalencia de la alterna.
 Botón Agregar: Botón para confirmar que serán agregados los valores
indicados en el grupo “Detalles”.
Detalles
 Unidad: Campo que muestra la(s) unidad(es) definida(s) para el artículo.

 Descripción: Descripción de la unidad que se asocio al artículo.
 Primaria: De estar marcada indica que la unidad del renglón es la unidad
primaria del artículo.
 Alterna P.: De estar marcada indica que la unidad del renglón se utiliza como
unidad alterna y se relaciona con la unidad primaria.
 Secundaria: De estar marcada indica que la unidad seleccionada es la unidad
secundaria del artículo.
 Alterna S.: Si esta marcada indica que la unidad del renglón se utiliza como
unidad alterna secundaria y se relaciona con la unidad secundaria.
 Inversa: Si está marcada el sistema calcula la relación de la unidad principal a
la alterna dividiendo la equivalencia de la primaria entre la equivalencia de la
alterna.
 Equivalencia: Campo que muestra el valor de la unidad.
Costos : Esta opción le permitirá consultar los costos del artículo que se muestra
en pantalla. Cada artículo tiene asociado por almacén un costo, el cual se podrá utilizar
como base para el cálculo del margen de ganancia.
La pantalla Costos tendrá asociados los siguientes datos:
 Artículo: Muestra el código y la descripción del artículo, desde el cual se invocó

la pantalla.
Filtros
 Tipo de Costo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de costo que desea

consultar del artículo.
 A la Fecha: Opción para indicar el período de fecha en el cual desea consultar

el costo seleccionado.
 Almacén: Campo para indicar el almacén en el cual se desean consultar los
costos. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la
búsqueda asistida haciendo uso de la tecla F2.
 Botón Buscar: Opción que ejecuta la consulta de acuerdo a la información
ingresada en los campos.
Agregar Costo
 Tipo de Costo: Seleccione de la lista desplegable el tipo de costo que desea

asociar al artículo. Esta lista muestra dos (02) tipos de costos: Reposición y
Proveedor.
 Fecha: Campo para indicar la fecha de registro del costo.
 Almacén: Indique para que almacén aplicará el costo.
 Monto: Ingrese el costo del artículo.
 Botón Agregar: Botón para confirmar que serán agregados los valores
indicados en el grupo “Detalles”.
Detalles
 Tipo de Costo: Campo que muestran los tipos de costos disponibles para un
artículo, valor que se carga dependiendo de las opciones seleccionadas en los
filtros.
 Costo: Campo que muestra el valor del costo del artículo.
 Almacén: Campo que muestra el almacén donde se consulto el costo.
 Documento: Tipo de documento origen del costo.
 Nro.Doc: Número del documento origen del costo.
 Emisión: Fecha del documento origen del costo.
 Registro: Fecha en la que se registro en el sistema el documento origen del
costo.
Precios : Esta opción permitirá agregar, consultar y eliminar los “Precios” del
artículo. Cada artículo puede tener asociado tantos precios unitarios como desee y para
cada almacén que maneje la empresa.
De acuerdo al uso que desee darle al precio deberá configurar el tipo de costo que
utilizará como base para el cálculo del margen de ganancia.
La pantalla Precios tendrá asociados los siguientes datos:

 Artículo: Muestra el código y la descripción del artículo desde el cual se ha

invocado la pantalla .
 Costo Base: Campo de sólo lectura que muestra el tipo de precio configurado
en el artículo en la pestaña “Datos de venta”.
 Monto: Muestra el último valor del tipo de costo del artículo y almacén indicado
en el cuadro “Agregar Precios”.
 Fecha: Fecha en la que entro en vigencia el pecio.
Filtros
 Almacén: Indique a que almacén pertenece el costo que desea consultar.

Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la búsqueda
asistida haciendo uso de la tecla F2.
 Precio: Seleccione el tipo de precio asociado al artículo que desea consultar.
 Desde: Campo para indicar la fecha inicio del perído que desea consultar.
 Hasta: Campo para indicar la fecha fin del perído que desea consultar
 Último Precio: Marque esta casilla si desea consultar el último precio registrado
para el tipo de precio seleccionado.
 Botón Buscar: Opción que ejecuta la consulta del precio de acuerdo a la
información ingresada en los campos.
 Botón Limpiar: Presione este botón para inicializar los campos.
Detalles de Últimas Precios Agregados: En este cuadro visualizará el detalle de los

precios consultados según los filtros indicados.
Agregar Precios
 Tipo Precio: Campo para indicar el tipo de precio que desea asociar al artículo.
 Almacén: Indique el almacén para el cual aplicara el tipo de precio que desea
asociar al artículo. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con
la búsqueda asistida haciendo uso de la tecla F2.
 Precio: Establesca el valor del precio de venta del artículo. Si el tipo de costo
asociado al artículo posee valor, podrá hacer uso del icono , que despliega
la pantalla “Agregar margen”, en la cual podrá establecer el porcentaje de
margen de ganancia que desea para el artículo, en base al costo. El sistema
calculara de forma automática el precio de venta según el porcentaje de margen
de ganancia indicado.
 Desde: Campo para indicar la fecha inicio de vigencia del precio. El sistema le
 Hasta: Campo para indicar la fecha fin de vigencia del precio. Este campo
puede permanecer vacio.
 Agregar: Botón para confirmar que serán agregados los valores indicados.
Margen: : Esta opción permitirá agregar, consultar y eliminar el margen de

ganancia establecido para cada tipo de precio asociado al artículo.
La pantalla Margen tendrá asociados los siguientes datos:

 Artículo: Muestra el código y la descripción del artículo desde el cual se ha

invocado la pantalla.
 % Mínimo en Venta: Porcentaje mínimo de ganancia con el que se desea
facturar el artículo. El sistema compara el precio que se está usando con el
costo seleccionado para el cálculo del margen (Costo base), y si se viola el
margen mínimo impide continuar a menos que el usuario este autorizado para
hacerlo. Recuerde que el margen es calculado de costo a precio ó de precio a
costo según sea la definición realizada en parámetros de la empresa.
Detalles
 Tipo de Precio: Indique el tipo de precio al cual desea establecer el rango de

ganancia. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la
 % Margen Mínimo: Indique el porcentaje de ganancia mínimo para el artículo.
Este valor será utilizado por sistema para los ajustes de precio. (Ver Ajustes de
Precio del Capítulo 3: Inventario).
 % Margen Máximo: Indique el porcentaje de ganancia máximo para el artículo.

Este valor será utilizado por sistema para los ajustes de precio. (Ver Ajustes de
Precio del Capítulo 3: Inventario).
Existencias :: En esta opción podrá consultar la existencia del artículo, expresado en

la unidad primaria y secundaria si las mismas han sido configuradas, la consulta se
podrá realizar por el total de todos los almacenes o por cada uno de ellos. Al mismo
tiempo podrá visualizar las cantidades de referencia mínima, máxima y punto de pedido
recomendadas.
La opción Existencias tendrá asociados los siguientes datos:
 Artículo: Campo que muestra el código y la descripción del artículo desde el

cual se ha invocado la pantalla.
 Unidad: Campo no editable que muestra la unidad primaria en la cual se
maneja del artículo.
 Unidad Sec.: Campo no editable que muestra la unidad secundaria en la cual
se maneja el artículo.
Cantidades de Referencia
 Mín. Recomendada: Muestra el valor de la cantidad mínima recomendada de

existencias del artículo. Valor que proviene de la pestaña Datos de Venta del
Artículo.
 Máx. Recomendada: Muestra el valor de la cantidad máxima recomendada de
existencias del artículo. Valor que proviene de la pestaña Datos de Venta del
artículo.
 Punto Pedido: Muestra la cantidad recomendada de artículos que debe tenerse
en existencia para el punto de pedido. Valor que proviene de la pestaña Datos
de Ventas del artículo.
Mostar Existencia
 Total: Opción para indicar que las cantidades de existencias a mostrarse en el

cuadro Detalles se refiere a la suma de la existencia del artículo tomando en
cuenta todos los almacenes.
 Por Almacén: Opción para indicar que las cantidades de existencias a
mostrarse en el cuadro Detalles se refiere a la suma de la existencia del
artículo por almacén.
Detalles
 Almacén: Campo que muestra el código del almacén al cual pertenecen las
cantidades en existencias a mostrarse en el renglón.
 Actual P.: Campo no editable que muestra la existencia actual del artículo en la
unidad primaria del artículo.
 Comprom. P: Muestra la existencia del artículo que está comprometida por
algún(os) pedido(s) de la unidad primaria del artículo. Aumenta al registrar
pedidos de clientes y disminuye al facturar los pedidos o generar una nota de
entrega a partir de los pedidos.
 Por Llegar P.: Muestra la existencia del artículo que fue solicitado a algún
proveedor mediante órdenes de compras, expresado en la unidad primaria.
Aumenta al registrar una orden de compra de proveedores y disminuye al
registrar la factura de compra o la nota de recepción asociadas a la orden de
compra.
 Por Despach. P.: Muestra la existencia del artículo que fue facturado y no ha
sido despachado (entregado) del almacén, en la unidad primaria. Es manejado
por el sistema cuando se activa el parámetro de la empresa correspondiente.
Aumenta al registrar una factura cuyo contenido no es despachado o entregado
al cliente, y disminuye al generar la nota de despacho asociada a la factura, es
decir, al entregar la mercancía
 Actual S.: Campo no editable que muestra la existencia actual de la unidad

secundaria del artículo.
 Comprom. S.: Muestra la existencia que está comprometida por algún(os)
pedido(s) de la unidad secundaria del artículo. Aumenta al registrar pedidos de
clientes y disminuye al facturar los pedidos o generar una nota de entrega a
partir de los pedidos.
 Por Llegar S.: Muestra la existencia del artículo que fue solicitado a algún
proveedor mediante órdenes de compras, de la unidad secundaria. Aumenta al
registrar una orden de compra de proveedores y disminuye al registrar la factura
de compra o la nota de recepción asociadas a la orden de compra
 Por Despach. S.: Muestra la existencia del artículo que fue facturado y no ha
sido despachado (entregado) del almacén, de la unidad secuendaria. . Es
manejado por el sistema cuando se activa el parámetro de la empresa
correspondiente. Aumenta al registrar una factura cuyo contenido no es
despachado o entregado al cliente, y disminuye al generar la nota de despacho
asociada a la factura, es decir, al entregar la mercancía.
Compuesto : Opción donde podrá visualizar si el artículo que está en pantalla es

compuesto, o componente de en otro articulo compuesto.
La pantalla Compuesto tendrá asociados los siguientes datos:


 Artículo compuesto: Casilla que indica si el artículo es compuesto. (Ver
Artículo Compuesto del Capítulo 3: Inventario).
 Número: Muestra el número de definición del artículo compuesto. (Ver Artículo
Compuesto del Capítulo 3: Inventario).
Compuestos a los que pertenece: En este cuadro visualizará el código y descripción

de los artículos compuestos de los cuales forma parte.
Relacionados : Pantalla donde podrá registrar o consultar artículos que estén

relacionados con el artículo de donde invoco la opción.
La pantalla Artículo Relacionado tendrá asociados los siguientes datos:


Detalles
 Artículo: Campo donde se indica el código del artículo que desea relacionar,
bien sea manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Descripción: Campo no editable que muestra la descripción del artículo
indicado.
Identificadores: Esta especificación le permitirá consultar y agregar códigos de

identificación (como código de barra) asociados a los artículos.
Los Identificadores tendrán asociados los siguientes datos:

Detalles
 Código: Campo editable para ingresar el código del identificador.

 Descripción: Campo para ingresar el nombre del código registrado.
 Cód. Unidad: Ingrese en este campo el código de la unidad del artículo. Podrá
ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Unidad: Campo que muestra la descripción de la unidad seleccionada. Es
mostrada de forma automática por el sistema al seleccionar el código.
 Cantidad: Ingrese la cantidad de unidades que se agruparan en el código.
Proveedores : Esta opción le permite consultar y agregar los principales proveedores

que suministran el artículo.
La pantalla Proveedores tendrá asociados los siguientes datos:

Detalles
 Código: Campo donde se indica el código del proveedor que desea asociar,
bien sea manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Descripción: Campo no editable que muestra la descripción del proveedor
indicado.
 Fecha de Registro: Campo para indicar la fecha en la que fue registrado como
proveedor del artículo.
 Observación: Campo sin límite de caracteres donde registrar cualquier aspecto
relevante del proveedor.
Imagen : : En esta pantalla el usuario podrá asignar y consultar imágenes

asociadas a un artículo.
Cada Imagen registrada poseerá los siguientes datos asociados:

 Código: Campo editable donde se indica el código identificador de la imagen
que desea asignarle al artículo.
 Descripción: Indica el nombre de la imagen que desea asignarle al artículo.
 Botón Asignar: Al ser presionado se despliega la pantalla Abrir imagen.
Seleccione la imagen y pulse botón Aceptar para visualizar la imagen en el
cuadro.
 Botón Borrar: Al ser presionado elimina la imagen que se encuentra en el
cuadro.
Inactivo : : Presione este icono si desea inactivar el artículo. Solo podrá inactivar
aquello artículos que no posean stock.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el artículo cuyo código es menor. Para
ubicar un artículo en particular debe hacer uso de los iconos de la Barra de
Herramientas. Los artículos están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. Antes de crear un artículo deben estar creados la línea, categoría, sub-línea, color,
proveedor, procedencia y unidades que se le van a asignar al nuevo artículo. Es
importante que antes de cargar el primer artículo se haga un estudio detallado de
cómo van a ser usadas las diversas clasificaciones del artículo (Línea, Sub-línea,
Categoría etc.), pues de eso va a depender la mayor o menor utilidad de los
reportes relacionados con artículos que ofrece el sistema.
3. Si desea permitir el manejo de stock negativo debe configurar el parámetro

correspondiente en la opción Parámetros de la Empresa del módulo de
Mantenimiento.
4. Utilizando el icono Existencia podrá ver el stock del artículo, de forma global o por
almacén. También podrán ser consultados haciendo uso de los reportes de
artículos.
5. Si necesita crear artículos en el sistema cuya descripción se defina al momento de

facturar, debe hacer uso de la casilla Genérico.
6. Los artículos que son de tipo “Consumo” no se muestran en la Ayuda de Artículos

dentro del módulo de ventas. Tampoco se muestran los de tipo “Producción”.
“Fabricación”, “Materia Prima”, “Material de Empaque”, “Material de Envase”.
7. Si los artículos de su empresa manejan lotes entonces active la opción en la

pestaña Datos Adicionales. Si desea manejar para cada lote una fecha de
vencimiento active el parámetro correspondiente en Parámetro de la Empresa, y
marque el cuadro Lotes con vencimiento en la pestaña Datos Adicionales del
artículo.
8. Profit Plus® permite el manejo de artículos relacionados, es decir ofrece la

posibilidad de asignar a determinado artículo uno o más artículos con características
similares. Los artículos relacionados se utilizan para ubicar fácilmente artículos
similares cuando no hay stock suficiente para el artículo que se quiere vender. Para
definir los relacionados de un artículo haga uso del botón Relacionados.
9. Si su empresa maneja artículos que poseen asociado un serial debe marcar el

cuadro Utilizar seriales en dichos artículos, y hacer uso de los botón que están
disponible en todas las opciones que involucran entradas o salidas de inventario.
10. Si su empresa factura artículos que no son entregados en el momento de emitir la

factura y desea llevar un control del stock por despachar (stock facturado pero no
entregado), entonces debe habilitar el parámetro de la empresa correspondiente y
usar el proceso Notas de Despacho para registrar las entregas de mercancía.
11. Para manejar los precios del artículo en otra moneda diferente a la moneda base
debe acudir a la carpeta Datos de Venta de la opción artículos y activar el cuadro
Precio OM.
12. Para cambiar rápidamente los precios de un grupo de artículos haga uso de la
opción Ajuste de Precios del módulo Inventario.
13. Los costos de los artículos pueden ser modificados usando opciones del sistema
que generen movimientos de inventario que definan una entrada al mismo: ajustes
de entrada, compras, notas de recepción etc.
14. Si desea verificar la validez de los stocks puede hacer uso de la opción Validar
consistencia de la Herramienta Administrativa.
15. Profit Plus® puede llevar en línea para cada artículo alguno de los siguientes tipos de
costos:
 El último costo y el costo promedio.

 UEPS (último en entrar, primero en salir).
 PEPS (primero en entrar, primero en salir).
El criterio de costeo a usar debe ser seleccionado en el parámetro Costo para

Inventario, en la opción parámetros de la empresa del módulo de Mantenimiento.
16. Profit Plus® permite configurar la manera en la que cada usuario va a usar esta
opción. Para efectuar dicha configuración, use la opción Configurar Procesos del
módulo de Seguridad.
17. No es posible eliminar un artículo que posea movimientos asociados (por ejemplo
facturas, compras, devoluciones etc.). Si no va a utilizar el artículo, puede colocarlo
como Inactivo, para esto ingrese en la tabla de Artículo, seleccione el artículo el
presione el icono Inactivo que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
18. No permite eliminar de un artículo una unidad que ya haya sido empleada en algún
proceso del sistema.
Línea
Cada artículo posee asociada una (1) línea que permite clasificarlos, pues la línea puede
ser usada como filtro en los reportes. A su vez cada línea está integrada por una o
varias sub-líneas. Esta pantalla le permite crear nuevas líneas para los artículos así
como buscar, modificar y eliminar los datos de las líneas que ya están registradas,
haciendo uso de la Barra de Herramientas.
Cada Línea tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo único identificador de la línea. Podrá ingresarlo o generarlo de

forma automática presionando el botón Próximo código disponible en la barra
de herramienta.
 Descripción: Campo para indicar el nombre de la línea.
 % Comisión por Ventas: indique el porcentaje que se le va a aplicar a las
ventas de artículos pertenecientes a la línea.
 % Comisión por Cobros: Indique el porcentaje que se le va a aplicar a los

cobros efectuados sobre ventas de artículos pertenecientes a la línea.
 Impuesto Municipal: Campo para indicar el impuesto municipal a aplicar a la
línea. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Concepto I.S.R.L: Campo editable para indicar el tipo de retención a aplicar a
la línea. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al

Campo 8.
Sugerencia
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la línea cuyo código es menor. Para
ubicar una línea en particular debe hacer uso de los iconos de la Barra de
Herramientas.
2. No es posible eliminar una línea que posea artículos o sub-línea asociados.
3. Si desea calcular la comisión de los vendedores sobre la venta y con base en un

porcentaje por línea de artículo, debe definir en esta opción el porcentaje de
comisión a aplicar.
4. Si desea calcular la comisión de los vendedores sobre la cobranza y con base en un

porcentaje por línea de artículo, debe definir en esta opción el porcentaje de
comisión a aplicar.
5. Si desea calcular los impuestos municipales por línea de artículo debe definir
previamente en la opción Impuestos Municipal del módulo Tributarios los tipos de
impuesto municipal y su alícuota.
6. Si desea calcular automáticamente las retenciones del impuesto sobre la renta por
línea de artículo, debe definir previamente en la opción Concepto, del módulo
Tributarios, los tipos de retenciones (conceptos) y en la opción Tabulador de
I.S.L.R., del mismo módulo, el porcentaje de retención de cada concepto.
7. Si la clasificación por línea en los artículos no es útil en su empresa, puede usar

esta tabla para otra clasificación.
Sub-línea
Esta opción le permite crear nuevas sub-líneas para los artículos así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las sub-líneas que ya están registradas, haciendo uso
de la Barra de Herramientas.
La Sub-línea permite establecer una clasificación de los artículos dentro de una línea.
 Código: Campo único identificador de la sub-línea para cada línea. Podrá

ingresarlo o generarlo de forma automática presionando el botón “Próximo
código” disponible en la barra de herramienta.
 Descripción: Campo para indicar el nombre de la sub-línea.
 Línea: Indique la línea a la que pertenece la sub-línea
sub-línea. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al
 Concepto I.S.R.L: Campo editable para indicar el tipo de retención a aplicar a la
sub-línea. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al

Campo 8.
Sugerencias
1. Antes de crear una sub-línea debe estar creada la línea a la que pertenece.
2. No es posible eliminar una sub-línea que posea artículos ó líneas asociadas.
3. Cada línea de artículo está compuesta por una o varias sub-líneas, pero una sub-
línea no puede pertenecer a varias líneas.
4. Si desea calcular los impuestos municipales por sub-línea de artículo debe definir
sub-línea de artículo, debe definir previamente en la opción Concepto, del módulo
I.S.L.R., del mismo módulo, el porcentaje de retención de cada concepto.
6. Dado un artículo el sistema busca la información para el impuesto municipal y para

la retención en el siguiente orden: busca primero en la línea del artículo, si no
consigue ahí la información, la busca en la sub-línea y de no conseguir la
información, la busca finalmente en la categoría del artículo.
7. Si la clasificación por sub-línea en los artículos no es útil en su empresa, puede usar

8. Puede haber dos sub-líneas con el mismo código pero que pertenecen a líneas
distintas.
Categoría
Esta opción le permitirá crear nuevas categorías para los artículos, así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las categorías que ya están registradas, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas. Cada artículo tendrá asociada una (1) categoría
que permite clasificarlos, pues la categoría puede ser utilizada como filtro en los
reportes.
Cada Categoría tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo único identificador de la categoría. Podrá ingresarlo o

generarlo de forma automática presionando el botón Próximo código
disponible en la barra de herramienta.
 Descripción: Campo para indicar el nombre de la categoría.
categoría. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al
 Concepto I.S.R.L: Campo editable para indicar el tipo de retención a aplicar a la
categoría. Podrá ser indicada manualmente, o con la búsqueda asistida al

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar una categoría posea artículos asociados.
2. Si desea calcular los impuestos municipales por categoría de artículo debe definir
categoría de artículo, debe definir previamente en la opción Concepto, del módulo
I.S.L.R. del mismo módulo, el porcentaje de retención de cada concepto.
4. Si la clasificación por categoría en los artículos no es útil en su empresa, puede usar

esta tabla para otra.
Color
Esta opción le permite crear nuevos colores para los artículos así como buscar,
modificar y eliminar los datos de los colores que ya están registrados, haciendo uso de
la Barra de Herramientas. Cada artículo posee asociado un (1) color que permite
clasificarlos, pues el color puede ser usado como filtro en los reportes.
Cada Color tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Ingrese el código único identificador del color. Podrá ingresarlo o

generarlo de forma automática presionando el botón “Próximo código”
 Descripción: Campo utilizado para ingresar el nombre del color, campo

alfanumérico de máximo sesenta (60) caracteres.

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar un color que posea artículos asociados.
2. Si la clasificación por color en los artículos no es útil en su empresa, puede usar

Unidad
Esta opción le permitirá crear nuevas unidades para los artículos, así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las unidades que ya están registradas, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Cada Unidad tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Ingrese el código único identificador de la unidad. Podrá ingresarlo o

 Descripción: Campo utilizado para ingresar el nombre de la unidad, campo

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar una unidad que posea artículos asociados.
2. Si va a manejar varias unidades debe crear, usando esta opción, tanto las unidades
primarias como las unidades secundarias y alternas de los artículos. La definición y
relación (equivalencia) entre dichas unidades se establece en cada artículo,
haciendo uso del icono Unidad.
3. En los reportes de “Stocks” del módulo Inventario, es posible emplear el filtro “Tipo
de unidad” para consultar los stocks correspondientes a cada una de las unidades
definidas para un artículo.
Artículo Compuesto
Esta opción le permitirá crear nuevos artículos compuestos, así como buscar, modificar
y eliminar los datos de los artículos compuestos que ya están registrados, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas. Un artículo será compuesto cuando posea
asociados (en alguna proporción) uno o más artículos. Es útil cuando la empresa vende
artículos que se ensamblan a partir de otros. Para definir un artículo como compuesto,
será necesario crearlo primero como artículo estándar, utilizando la opción Artículos,
para después definir los artículos que lo componen y su proporción.
Cada Artículo Compuesto tiene asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Ingrese el código único identificador del artículo compuesto, campo

alfanumérico requerido, de máximo veinte (20) caracteres. Podrá ingresarlo o
 Fecha: Indica la fecha en la cual se creó el artículo compuesto.
 Descripción: Indique en este campo alguna descripción adicional del artículo.
 Compuesto: Campo para seleccionar al artículo que se desea convertir en
compuesto. Puede asignar el artículo indicando su código o con la búsqueda
 Unidad: Campo para seleccionar la unidad en la cual se manejará el artículo
compuesto. Puede asignar la unidad indicando su código o con la búsqueda
Consulta de Precio y Costo: Opción para consultar el precio ó costo de los artículos
que conforman el artículo compuesto.
 Precio: si selecciono la opción Precio, indique el tipo de precio que desea

consultar. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la

 Almacén: Indique a que almacén pertenece el precio/costo que desea
consultar. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la
 Costo: Si fue seleccionada la opción costo, elija de la lista desplegable el tipo
de costo que desea consultar.
 Fecha: indique a qué fecha desea consultar el precio/costo de los artículos.
 Botón Buscar: Presione este icono para realizar la búsqueda según las
opciones indicadas.
Detalles
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo que formara parte
del compuesto. Podrá indicar su código de forma manual ó seleccionarlo con la
 Cantidad: Campo para indicar el número de unidades del artículo que son
necesarias para generar o ensamblar una unidad del compuesto. Debe ser
mayor a cero.
 Unidad: Campo para seleccionar la unidad en la cual se asignará el
componente. Puede asignar la unidad indicando su código o con la búsqueda
 Filtros Aplicados: En este cuadro podrá visualizar los filtros utilizados para
realizar la consulta del Precio/Costo de los artículos que conforman el
compuesto.

Campo 8.

: Al presionar este botón se muestra la ventana para generar las

unidades deseadas del artículo compuesto que está en la pantalla.
: Al presionar este botón se muestra la ventana Precio. Esta opción

permitirá agregar, consultar y eliminar los “Precios” del artículo compuesto. Cada
artículo puede tener asociado tantos precios unitarios como desee y para cada almacén
que maneje la empresa.
: Haga clic en este botón para activar la opción artículos y consultar el

artículo compuesto.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el artículo compuesto cuyo número es

menor. Para ubicar un compuesto en particular debe hacer uso de los iconos de la
Barra de Herramientas. Los artículos compuestos están ordenados
ascendentemente en función del número.
2. Antes de crear un artículo compuesto deben estar creados todos los artículos que lo
van a componer, además del artículo que se va a convertir en compuesto.
3. Al tratar de incluir un nuevo artículo compuesto el sistema permite tomar todos los
datos del compuesto que está en pantalla. Esto permite crear rápidamente
compuestos con fórmula o ensamblaje similares.
4. Un artículo tipo servicio puede ser transformado en artículo compuesto. A su vez un

artículo tipo servicio puede formar parte de un artículo compuesto. De igual forma un
artículo compuesto puede formar parte de otro artículo compuesto.
5. Los stocks, precios y costos de un artículo compuesto se manejan de igual forma

que los de un artículo estándar. Para consultarlos o modificarlos debe hacer uso de
la opción Artículos.
6. Para reponer el stock (ensamblar) de un artículo compuesto puede hacer uso de la

opción Generación del módulo de inventario, o usar el botón Compuestos que se
encuentra disponible en la parte inferior de la ventana. Al generar “n” unidades del
artículo compuesto el sistema automáticamente descarga de inventario las unidades
correspondientes a los artículos que componen el compuesto (“n” veces).
7. Cada vez que se genera un artículo compuesto el sistema actualiza

automáticamente los costos del mismo, usando la suma de los costos de los
artículos que componen el compuesto, para los diversos métodos de costeo
manejados por el sistema.
8. No es posible eliminar un artículo compuesto que posea movimientos asociados (por

ejemplo facturas, compras, devoluciones etc.).
Generar Compuesto
Esta opción le permite generar (ensamblar) aquellos artículos definidos como

compuestos para incrementar su existencia, así como buscar, modificar y eliminar los
datos de las generaciones o ensamblajes que ya están registrados, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas. Cada vez que se genera un cierto número de unidades
de un compuesto, el sistema incrementará el stock del artículo compuesto y descargará
automáticamente de inventario las unidades requeridas de los artículos que componen el
compuesto. Las unidades generadas son costeadas con base en la suma de los costos,
en el momento de la generación de los artículos que componen el compuesto.
Cada Generar Compuesto tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo del generar compuesto. Si lo deja en blanco será

automáticamente asignado por el sistema, a partir de la serie asignada al
documento. (Ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Fecha: Fecha en la que fue generado el artículo compuesto. El sistema le
 Compuesto: Campo para indicar el artículo compuesto que se desea generar.
Puede asignar el artículo indicando su código o con la búsqueda asistida al
 Almacén destino: Código que identifica al almacén en donde se van a guardar
las unidades generadas.
 Costo Unitario: Costo unitario, en unidad primaria, de cada unidad generada.
Es calculado en forma automática por el sistema en función de los costos, en el
momento de la generación, de los artículos que componen el compuesto.
sistema.
Detalles
 Artículo: Campo no editable que contiene el código del artículo que forma parte
del compuesto a generar.
 Descripción: Campo no editable que contiene la descripción del artículo que
forma parte del compuesto,
 Almacén: Identifica al almacén de donde se va a rebajar el total de artículos
requeridos para la generación. Debe ser introducido para cada uno de los
artículos que componen el compuesto, podrá hacerlo de forma manual o con la
 Unidad: Campo no editable que muestra la unidad del artículo que forma parte
del compuesto.
 Cantidad: Campo que muestra la cantidad de unidades del artículo necesarias
para generar o ensamblar una unidad del compuesto.
 Costo Unit.: Campo no editable que muestra el costo unitario actual del artículo
que forma parte del compuesto.
 Costo Total: Campo no editable que muestra el costo total del número de
unidades requeridas del artículo que forma parte del compuesto.

Campo 8.

: Al presionar este botón se despliega la pantalla Consulta de Costos

donde podrá visualizar el costo de los artículos del compuesto que se encuentra en la
pantalla.
: Al presionar este botón el sistema realiza la generación de los artículos

compuesto. En este momento es afectado el stock.
Sugerencias
1. Para definir un artículo como compuesto es necesario crearlo primero como artículo
estándar usando la opción Artículos, para después definir los artículos que lo
componen y su proporción usando la opción Artículos compuestos.
2. Cada vez que se genera un artículo compuesto, el sistema actualiza

automáticamente los costos del mismo, usando la suma de los costos de los
artículos que componen el compuesto.
3. Cuando se generan “N” unidades de un artículo compuesto el sistema crea

automáticamente un movimiento llamado GCOM contra el almacén destino,
incrementando el stock del artículo en N unidades.
Sucursal
Esta opción le permite crear nuevas sucursales así como buscar, modificar y eliminar los
datos de las sucursales que ya están registradas, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas. Cada sucursal podrá manejar una serie para cada tipo de documento o
utilizar una misma serie para todos los documentos. Además cada sucursal puede
poseer uno o varios almacenes asociados. (Ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
Cada Sucursal tiene asociados los siguientes datos, en la carpeta General:
 Código: Número correlativo de la sucursal. Podrá ingresarlo o generarlo de

de herramienta.
 Descripción: Campo utilizado para ingresar el nombre de la sucursal, campo

: Al ser presionado actualizará en el grid de la pantalla Asignar Series,

los nuevos tipos de documentos registrados en el sistema.
: Abrirá la pantalla Asignar Series para indicar las series de números que
utilizará cada tipo de documento de la sucursal.
Asignar Series tendrá asociados los siguientes datos, en cada carpeta:

 Documento: Campo no editable que muestra el tipo de documento. En esta

columna se visualizan los tipos registrados en la opción “Tipo de Documento”
del módulo de Mantenimiento.
 Serie: Campo que despliega los valores de la tabla “Configuración de Serie” al
presionar F2, para indicar la serie de consecutivos del documento.
 Próx. Número: Próximo número del documento a usar, asociado a la Serie
asignada al documento.
Sugerencias
1. Si su empresa posee varias sucursales, debe activar el parámetro Manejo de

Sucursales. Una vez activado el parámetro el sistema registrará en cada proceso la
sucursal a la que pertenece el documento o movimiento. Para analizar los datos de
la empresa discriminados por sucursal, utilice el filtro “Sucursal” en los reportes del
sistema.
2. Si desea manejar un correlativo diferente por sucursal para el número de los

diversos tipos de documentos, seleccione en la pantalla Serie por Proceso la
casilla Por sucursal de cada tipo de documento. Después debe asignarle a cada
sucursal la seria correspondiente a cada tipo de documento usando la opción
Asignar Serie de esta opción. (Ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
3. Es posible asignar un consecutivo por usuario para un proceso en particular. Debe

crear para cada usuario del sistema una configuración de proceso y asignarle la
serie con la que trabajara cada uno, usando la opción Configurar Procesos del
módulo de Seguridad, de tal forma que cuando dicho usuario genere el documento
(por ejemplo “Factura de Venta”), ésta se genere con el número correlativo
adecuado. De igual forma podrá asignar la sucursal donde se registrara dicho
proceso realizado por el usuario.
4. Cada almacén debe estar asociado a una sucursal. No es posible eliminar una
sucursal que posea almacenes asociados.
5. Aunque su empresa no maneje sucursales, debe crear al menos una sucursal para
posteriormente poder crear los almacenes. En este caso no es necesario que
inicialice los datos relacionados con el número de factura de cada sucursal.
Almacén
Esta opción le permite crear nuevos almacenes, así como buscar, modificar y eliminar
los datos de los almacenes que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra
de Herramientas. El sistema podrá manejar múltiples almacenes por empresa, llevando
en línea tanto el stock global como el stock por almacén para cada uno de los artículos.
Cuando se crea un almacén, deberá indicarse a que sucursal pertenece.
Cada Almacén tendrá asociados los siguientes datos, en la carpeta General:

 Código: Código único identificador del almacén, campo alfanumérico requerido,

de máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o generarlo de forma
automática presionando el botón Próximo código disponible en la barra de
herramienta.
 Almacén Temporal: Opción para indicar que el almacén va a ser utilizado como
“Almacén Temporal” en los traslados.
 Descripción: Campo utilizado para ingresar el nombre del almacén, campo
 Sucursal: Indique la Sucursal a la que pertenece el Almacén. Puede asignar la
sucursal indicando su código o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2
 Restringir para:
 Módulo de ventas: Seleccione esta casilla si no desea que el almacén

esté disponible para operaciones dentro del módulo de ventas.
 Módulo de compras: Seleccione esta casilla si no desea que el
almacén esté disponible para operaciones dentro del módulo de
compras.

Campo 8.
Sugerencias
1. Antes de crear un almacén debe estar creada la sucursal a la que pertenece el

mismo.
2. Todos los procesos del sistema que involucran entradas o salidas de artículos son
multi - almacén. Por lo tanto es posible generar procesos que involucren múltiples
almacenes (por ejemplo facturas, notas de entrega, compras etc.).
3. Todos los reportes de artículos relacionados con el stock, en el módulo de

Inventario, permiten filtrar la información por almacén.
4. Cuando se hace un traslado entre almacenes debe seleccionar un almacén temporal

donde el sistema ingresa el stock trasladado a la espera de que sea confirmado el
traslado. Una vez confirmado el traslado el stock es disminuido del almacén
temporal e ingresado en el almacén destino.
5. Si un almacén tiene marcadas las opciones Restringir para: “Módulo de ventas” o

“Módulo de compras”, no se permitirá su uso en los documentos (facturas, pedidos,
compras etc.).
6. Si un almacén tiene marcada la opción Restringir para: “Módulo de ventas” entonces

en la ayuda de artículos (dentro de ese módulo), no se mostrarán los stocks
correspondientes a ese almacén.
7. Si un almacén tiene marcada la opción Restringir para: “Módulo de compras”, en la

ayuda de artículos (dentro de este módulo), no se mostrarán los stocks
correspondientes a ese almacén.
8. No es posible eliminar un almacén que posea movimientos asociados (ajustes,

facturas, compras etc.).
Procedencia
Esta opción le permite crear nuevas procedencias para los artículos, así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las procedencias que ya están registradas, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas. Cada artículo tendrá asociada una (1)
procedencia que permite clasificarlos, pues la procedencia puede ser usada como filtro
en los reportes.
Cada Procedencia tendrá asociados los siguientes datos, en la carpeta General:
 Código: Código único identificador de la procedencia. Podrá ingresarlo o

 Descripción: Campo utilizado para ingresar el nombre de la descripción,
campo alfanumérico de máximo sesenta (60) caracteres.

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar una procedencia que posea artículos asociados.
2. Si la clasificación por procedencia en los artículos no es útil en su empresa, puede

usar esta tabla para otra clasificación.
Ubicación
Esta opción le permite crear nuevas ubicaciones para los artículos así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las ubicaciones que ya están registradas, haciendo uso
de la Barra de Herramientas. Cada artículo posee asociada una (1) ubicación que
permite clasificarlos.
Cada Ubicación tiene asociados los siguientes datos, en la carpeta General:
 Código: Código único identificador de la ubicación. Podrá ingresarlo o

 Descripción: Campo alfanumérico utilizado para ingresar el nombre de la
ubicación y cuya máximo es de sesenta (60) caracteres.

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar una ubicación que posea artículos asociados.
2. Si la clasificación por ubicación en los artículos no es útil en su empresa, puede usar

Tipo de Ajuste
Esta opción le permite crear nuevos tipos de ajuste para los ajustes de inventario, así
como buscar, modificar y eliminar los datos de los tipos de ajuste que ya están
registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. Cada movimiento de
inventario posee asociado un (1) tipo de ajuste que permite clasificarlos, pues el tipo de
ajuste puede ser usado como filtro en los reportes.
Cada Tipo tendrá asociado los siguientes datos, en la carpeta General:

 Código: Código único identificador del tipo de ajuste. Podrá ingresarlo o

 Descripción: Campo para ingresar el nombre del tipo de ajuste, campo
 Tipo: Seleccione el tipo de ajuste según el uso que le vaya a dar.
 Entrada: Si es seleccionada esta opción el ajuste incrementa el stock.

 Salida: Si es seleccionada esta opción el ajuste disminuye el stock.

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar un tipo de ajuste que posea ajustes de entrada/salida

asociados.
2. Para poder efectuar un ajuste de inventario (entrada ó salida) debe estar creado el
tipo de ajuste que se le desea asociar al mismo.
3. Al cerrar el inventario físico el sistema genera automáticamente los ajustes de

entrada o salida por las diferencias encontradas en la toma del físico, asignándole
como tipo de ajuste indicado en Iniciar y Cerrar Inventario.
Capítulo 4: Ventas y Cuentas por Cobrar 115
CAPÍTULO 4: Ventas y Cuentas por Cobrar

Síntesis
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo Ventas y
Cuentas por Cobrar. Los tópicos no cubiertos podrán consultarse en el manual
electrónico del sistema, el cual puede ser activado desde el menú Ayuda o presionando
la tecla F1, la cual activará la ayuda correspondiente a la opción en la que se está
trabajando.
Factura de Venta
Para registrar las facturas efectuadas a los clientes, deberá utilizar la opción Facturas
de Venta. Dicha opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los
datos de las facturas efectuadas a los clientes. Cuando se registra una factura, el
sistema actualiza en forma automática la existencia de los artículos involucrados, así
como el saldo del cliente. Una factura puede crearse directamente o a partir de:
 Otra factura.
 Una cotización.
 Un pedido.
 Una nota de entrega.
 Una plantilla de venta.
A partir de una factura pueden generarse fácilmente: Plantillas de Ventas, Notas de

Despacho y Devoluciones de Clientes.
Profit Plus® permite además llevar el control de las facturas cuya mercancía ha sido
entregada o despachada al cliente, y las que están sin despachar
Cada Factura de Venta tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo de la factura. Si lo deja en blanco éste valor será

 Status: Campo no editable que se muestra en caso de poseer activo el
parámetro “Usar concepto de despacho”, la factura puede estar en los
siguientes tres (3) status:
 Sin despachar: Cuando ninguno de sus renglones ha sido transformado en

nota de despacho.
 Parc. Despachada: Cuando alguno de sus renglones ha sido transformado
en nota de despacho.
 Despachada: Cuando todos sus renglones han sido transformados en nota
de despacho.
 Fecha: Fecha de emisión de la factura. El sistema le asigna por defecto la fecha

actual, pero puede ser modificada.
 Venc.: Campo para ingresar o mostrar la fecha de vencimiento del documento
de venta.
 Fecha reg.: Campo para indicar la fecha en la que fue registrada la factura en el
sistema.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente al cual se le generará el

documento.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar la factura de un
cliente que no se encuentra registrado en el sistema.
 Cond. pago: Campo que por defecto no es editable. Muestra la condición de
pago asociada al cliente indicado previamente; si se encuentra activo en la
pantalla Configuración de Proceso de la factura de venta la opción No
mantener días de crédito, el campo puede ser editable para indicar la
condición de pago asociada a la factura.
 N° control: Campo editable para ingresar el número de control fiscal de la
factura. Si es dejado en blanco al momento de grabar la factura, el sistema lo
asigna de forma automática a partir de la serie asignada.
 Ventas por cuenta de terceros: Opción para indicar que la venta es realizada
por intermediario en representación de terceros.
 Vendedor: Campo editable para indicar el vendedor. Al seleccionar, el cliente
deberá mostrar el vendedor que tenga asociado.
 Transporte: Campo editable para indicar el transporte que realizará el traslado
de los artículos indicados en la factura.
 Descripción: Campo donde puede indicar el motivo o causa que originó la
factura.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la factura. Una
vez seleccionada, el sistema muestra la tasa de cambio actual entre la moneda
seleccionada y la moneda base. Este campo se habilitará al activarse el
parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios.
Detalles:
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo. Podrá indicarse
 Almacén: Campo editable para ingresar el código que identifica al almacén de
donde serán tomados los artículos. Podrá indicarse manualmente, o con la
artículo seleccionado en el renglón. Podrá modificarse con la búsqueda asistida
al presionar la tecla F2.
desea facturar.
 Tipo de Precio: Campo donde se muestra el código del tipo de precio asociado
al artículo, según el tipo de cliente al que se le está facturando y el almacén
indicado en el renglón. Puede indicarse manualmente, o con la búsqueda
 Precio: Campo que muestra el valor del precio del artículo.
 %Desc.: Si el artículo seleccionado posee descuento(s) asociado(s) se
muestra(n) dicho(s) porcentaje(s). Los descuentos se muestran en el siguiente
orden: Desc. por Art.+ Desc. por Línea + Desc. por Categoría.
 Monto Desc.: Campo no editable que muestra el monto resultante de aplicar el
% de descuento sobre el monto Neto del renglón.
 I.V.A.: Lista que indica el impuesto sobre las ventas asociado al artículo
seleccionado y que aplicará sobre el monto neto del renglón.
 % I.V.A.: Campo que muestra la tasa del I.V.A.
 Monto I.V.A.: Campo no editable que muestra el monto resultante de aplicar el
% de I.V.A sobre el monto Neto del renglón.
 Neto: Campo no editable que muestra de forma automática el precio total,
después de aplicados los descuentos del número de unidades facturadas del
artículo en el renglón.
 Pendiente: Campo no editable que muestra el número de unidades de artículos
pendientes por despachar en cada renglón. Es calculado por el sistema de
forma automática al realizar una nota de despacho.
 Documento: Campo no editable que muestra el documento de donde fue
importado el renglón. Una factura puede crearse partir de: Cotización, Pedido,
Nota de Entrega, Pedido, Plantilla de Venta.
 Origen: Campo no editable que muestra el número del documento de donde fue
importado el renglón.
 Precio OM: Muestra el precio del artículo en cada renglón en la moneda
seleccionada en el campo Moneda. Es calculado por el sistema de forma
automática al presionar el botón Conversión.
 Monto Desc. OM: Campo no editable que muestra el monto resultante de
aplicar el % de descuento sobre el monto Neto del renglón en la moneda
 Monto I.V.A. OM: Muestra el monto del impuesto sobre las ventas aplicado en
el renglón en la moneda seleccionada en el campo Moneda. Es calculado por el
sistema de forma automática al presionar el botón Conversión.
 Neto OM: Muestra el precio total del número de unidades indicadas del artículo
en el renglón en la moneda seleccionada en el campo Moneda. Es calculado
por el sistema de forma automática al presionar el botón Conversión.
 Devolución: Campo donde se visualiza la cantidad de artículos devueltos en el
renglón. Será mostrado de forma automática al realizar una devolución de
cliente.
 Comentario: Opción para introducir un comentario adicional en el renglón. El

comentario será impreso en el formato de la factura.
 Desc.: Campo que muestra el porcentaje de descuento asociado al cliente y
que aplicará sobre el Subtotal de la factura. También puede indicarse
manualmente.
 Monto: Campo donde se visualiza el monto resultante de aplicar el % de
descuento sobre el subtotal, de la factura que está creando.
 Rec.: Campo editable para introducir el porcentaje de recargo sobre el subtotal
de la factura que está creando.
recargo sobre el subtotal, de la factura que está creando.
 Subtotal: Campo no editable que muestra el total Neto de los renglones. Es
calculado por el sistema en forma automática.
 I.V.A: Campo no editable que muestra el monto total del impuesto al valor
agregado en la factura. Es calculado por el sistema en función de la tarifa
asignada a cada renglón de la factura.
 Botón Otros: Al presionar el botón Otros se desplegará la pantalla Otros
Montos, donde puede introducir dos valores positivos o negativos, este último
precedidos del signo (-). Estos montos no afectarán el monto de impuesto de la
factura. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo en las
ventas, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar el
redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la factura, (-) menos los
descuentos, (+) más los recargos, (+) más el impuesto, (+/-) más ó menos el
valor otros.
 Saldo: Campo no editable que muestra el saldo actual de la factura.
 Dirección de entrega: Si se encuentra activo el parámetro Manejo de

dirección de entrega, se muestra en este campo la dirección de entrega
definida en el cliente.
 Comentario: Campo editable para ingresar un comentario, el cual puede
visualizarse al imprimir la factura.
la factura.
comprobante de la contabilización.
contabilización de la factura.

Campo 8.
Adicionalmente usted puede acceder a otras funcionalidades a través de los botones

ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas funcionalidades podrá
restringirse desde la configuración de procesos en el módulo Seguridad.
: Opción que despliega la pantalla Consultar Artículo, que permite

encontrar rápidamente un artículo y visualizar sus datos asociados, tales como: Seriales,
Lotes, Artículos Relacionados, Existencia y Precio/Costo.
La pantalla Consultar Artículo tendrá asociados los siguientes datos:
 Buscar: Casilla para ingresar el valor del registro a buscar.

 Búsqueda por: Muestra las opciones para indicar por cual campo se va a
realizar la búsqueda. Las opciones serán las siguientes:
 Código.
 Descripción.
 Campo Adicional.
 Opciones: Muestra las opciones de búsqueda, es decir, en qué posición del

campo indicado del registro va a ubicar el valor ingresado:
 01.- Coincida al inicio.

 02.- Coincida al final.
 03.- Cualquier carácter.
 04.- Búsqueda progresiva.
 05.- Exacta.
 06.- Coincidencia Fonética.
 Almacén: Indique el almacén para consultar la existencia y precio/costo del

artículo. Puede indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Botón Buscar: Presione este botón para visualizar la existencia y el
precio/costo del artículo, en el almacén indicado.
 Botón Relacionados: Al presionar el botón, se muestra la pantalla con la lista
de artículos relacionados que posea el artículo consultado.
 Botón Seriales: Al presionar este botón se despliega la pantalla mostrando los
seriales del al artículo consultado.
 Botón Imagen: Al presionar este botón, se muestra la pantalla de imagen en la
cual el usuario consulta la imagen asociada al artículo.
 Botón Lotes: Al presionar el botón se abre la pantalla mostrando el N° y
existencia de los lotes del artículo consultado.
 Botón Aceptar: Si la pantalla Consultar Artículo fue invocada desde un
renglón del sistema haciendo uso del botón , al presionar Aceptar llevara el
artículo seleccionado al renglón.
 Botón Cancelar: Presione este botón para cerrar la pantalla.
: Opción que permite agregar renglones provenientes de otros

documentos. Al presionar el botón se despliega la pantalla Importar de: donde se
muestran los tipos de documentos que pueden importarse al proceso.
Una vez seleccionado el tipo de documento, presione el botón Aceptar y visualizará los
registros disponibles para ser importados. Seleccione el(los) artículo(s) y la cantidad a
importar, presione el botón Aceptar para importarlos al documento destino.
: Botón que activa la pantalla Cobro, que permite efectuar rápidamente

la cobranza de la factura que está en pantalla. Una vez registrado el cobro el sistema
regresa a la ventana de facturas. (Ver Cobro del Capítulo 4: Ventas y Cuentas por
Cobrar).
: Al presionar este botón se despliega la pantalla Consulta de Costos,

donde puede visualizar el costo de salida de los artículos de la factura que se encuentra
en la pantalla.
: Botón que despliega la pantalla Seriales Salida, que permiten efectuar

de forma rápida la asignación de los seriales de los artículos de la pantalla de donde fue
invocada.
La pantalla Seriales Salida tendrá asociados los siguientes datos:

 Artículo: Código que identificará al artículo que se le va asignar serial de salida.

El valor del campo proviene de los renglones de la pantalla que invocó asignar
Serial de Salida.
 Serial: Campo para indicar el Serial de Salida del artículo.
 Almacén: Campo que muestra el almacén donde se encuentra el artículo. El
valor del campo proviene de los renglones de la pantalla que invocó asignar
Serial de Salida.

: Botón que despliega la pantalla Buscar Seriales. La misma muestra los

seriales disponibles para las salidas de los artículos. También puede ubicar un grupo
específico de seriales en la lista, haciendo uso de los campos Desde, Hasta y el botón
Buscar.
Seriales de Salida tendrá asociados los siguientes datos:
 Artículo: Campo no editable que muestra el código y descripción que

identificará al artículo que se le va asignar el serial de salida. El valor del campo
proviene del renglón donde se encuentre posicionado en la pantalla Serial de
Salida.
 Desde: Campo para indicar el valor del serial desde donde desea buscar.
 Hasta: Campo para indicar el valor de serial hasta donde se desea buscar.
 Botón Buscar: Botón para buscar los seriales disponibles, según el rango
indicado en los campos Desde y Hasta.
 Botón Aceptar: Al ser presionado muestra los seriales seleccionados en la
pantalla Seriales Salida.
 Botón Cancelar: Botón para salir de pantalla sin seleccionar los seriales
Puede realizar la selección consecutiva de los seriales que desea asignar, manteniendo
presionada la tecla SHIFT + cursor inferior.
: Opción que despliega la pantalla Generar Seriales, que permite generar

seriales para los artículos de forma automática.
Generar Seriales tendrá asociados los siguientes datos:
 Artículo: Campo no editable que muestra el código y descripción que identifica

al artículo que se le va a generar seriales. El valor del campo proviene del
renglón donde se encuentre posicionado en la pantalla Serial de Salida.
 Prefijo: Este campo permite ingresar un valor que antecede al Correlativo.
 Correlativo: Campo para indicar la secuencia de números del serial.
 Sufijo: Este campo permite ingresar un valor posterior al Correlativo.
 Formato: Campo no editable donde se va visualizando el serial.
 Cantidad: Indique en este campo la cantidad de seriales a generar.
 Desde registro actual: Si está seleccionada esta casilla, el sistema al generar
los seriales, los va colocando desde el renglón en que se está posicionado el
usuario hasta la cantidad indicada en el campo cantidad.
 Aceptar: Botón para generar los seriales y mostrarlos en la pantalla Seriales
Salida.
 Salir: Botón para Salir de la pantalla sin generar los seriales.
: Botón para borrar de la pantalla los seriales de salida asignados. Podrán

seleccionarse de forma aleatoria manteniendo presionada la tecla CTRL + clic izquierdo
del Mouse sobre el serial a escoger, o de forma consecutiva presionando la tecla SHIFT
+ cursor inferior.
: Botón para guardar los cambios en los campos Serial.
: Botón para Cancelar los cambios en los campos Serial.

: Botón que despliega la pantalla Lotes Salida, donde visualizará los

artículos que manejen lote del proceso que la invocó.
Seleccione el artículo posicionándose sobre el mismo y presione el botón Asignar, para

indicar los lotes en la pantalla Lotes de Salida.
Lotes de Salida tendrá asociados los siguientes datos:


al artículo que se le va a asignar lote. El valor del campo provendrá del renglón
donde se encuentre posicionado en la pantalla Lotes Salida.
 Almacén: Campo no editable que muestra el almacén donde se encuentra el
artículo. El valor del campo proviene de los renglones o el encabezado de la
pantalla que invocó asignar Lote de Salida.
 Cantidad total: Cantidad de artículos a los que se le van a dar salida y que
proviene del renglón de la pantalla que invocó Lotes de Salida.
 Tipo documento: Este campo no editable muestra el tipo de documento donde
está asignando los Lotes de Salida.
 N° Lote: Campo editable para ingresar el lote de salida al que pertenece el
artículo. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Cantidad: Indique en este campo la cantidad de artículos que deseará dar
salida del lote seleccionado.
 Total artículos asignados: Campo no editable que muestra la cantidad total
los de artículos ingresados en los renglones.
: Haga clic en este botón para generar de forma automática la Nota de

Despacho correspondiente a la factura que está en pantalla.
El sistema muestra un mensaje indicando el número de nota de despacho generada.
: Haga clic en este botón si necesita anular la factura que se encuentra

en pantalla. Una vez anulada, el saldo del documento queda en cero (0) y no puede
revertir esta condición. Este proceso actualiza el stock sumando las cantidades vendidas
en los respectivos almacenes.
Sugerencias
1. Si desea imprimir la factura que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir de
la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a la
impresión.
Se pueden definir los datos a introducir para crear una factura y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración, utilice la
opción ubicada en el módulo de Seguridad.
3. Si desea llevar control sobre la mercancía que ha sido facturada pero todavía no ha
sido entregada (despachada), active el parámetro Usar concepto de despacho.
4. Si una factura está Parcialmente despachada y desea ver el estado de los

artículos, deslice los renglones hacia la izquierda, haciendo clic en la barra de
deslizamiento, para ver el número de unidades pendientes en cada renglón. Para
hacer un análisis de lo facturado y despachado por artículo o cliente haga uso de los
reportes: Facturas.
5. Cada vez que se crea una factura con "n" unidades de un artículo, el sistema
disminuirá automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades. Si se está
usando el concepto de despacho, entonces se incrementará además el stock por
despachar en "n" unidades.
6. Cada vez que se registra una factura, el sistema actualizará automáticamente el

saldo actual del cliente involucrado.
7. Si su empresa posee varias sucursales y desea asignar diferentes correlativos en

cada sucursal para el número de la factura, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Factura Venta, y luego proceda a
indicar en cada sucursal la serie correspondiente.
8. Sí desea evitar que un usuario facture a clientes sobregirados, deberá asignarle

un límite de crédito al cliente y establecer dicho control en la Configuración de
Proceso en el módulo de Seguridad.
9. Sí desea evitar que un usuario facture a clientes con facturas vencidas, deberá
establecer dicho control en la Configuración de Proceso en el módulo de Seguridad.
10. Sí desea evitar que un usuario facture a clientes con cheques devueltos deberá
establecer dicho control en la Configuración de Proceso en el módulo Seguridad.
11. Sí desea evitar que un usuario haga facturas que violen el margen mínimo de
ganancia establecido en los artículos, deberá establecer dicho control en la
Configuración de Proceso en el módulo de seguridad.
12. El sistema permite la emisión de facturas usando artículos genéricos. Los artículos
genéricos son artículos cuya descripción se define al momento de facturar.
13. Si desea facturar a un cliente que no esté registrado en el sistema, al presionar el

botón Cli. Rápido podrá ingresar los datos necesarios para completar el registro del
cliente y continuar con la facturación.
14. Si desea que una vez grabada la factura se active la opción cobros y/o la factura
sea impresa automáticamente al grabarla, configure dichas facilidades en la
configuración de procesos.
15. Cuando se registra una factura con un precio que incluye el Impuesto, el sistema
desglosará automáticamente el impuesto. Si el precio no incluye el impuesto, el
sistema lo calculará.
16. El sistema permite asignar el precio de los artículos automáticamente al facturar, en

función del tipo de cliente, del cliente al que se le está facturando.
17. Si desea restringir por usuario los precios que el mismo puede usar al hacer una
factura, utilice la opción en la pestaña Parámetros en la configuración de procesos
de la factura.
18. Si desea permitir el manejo de stocks negativos, deberá configurar el parámetro

correspondiente en Parámetros de la Empresa del módulo Mantenimiento. Una
vez habilitado el manejo de stocks negativos a nivel de la empresa, puede configurar
cuáles usuarios van a poder hacerlo y cuáles no en las facturas, usando la opción
Configurar Procesos.
19. Para manejar, al facturar, descuentos automáticos por artículo, línea o categoría,
habilite el parámetro correspondiente en la pestaña Ventas y CxC de Parámetros
de la Empresa y defina los descuentos en el módulo Descuento/Comisiones. Si
desea manejar, por cliente, un descuento fijo sobre el monto total de la factura,
asígnele el descuento en la pestaña Crédito y Saldo a cada cliente.
20. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las facturas, utilice la opción en
la pestaña Ventas y CxC en Parámetros de la Empresa, para definir el tipo de
redondeo a usar. El monto asociado al redondeo (positivo o negativo) será
guardado por el sistema en el campo Otros 3 de la factura.
21. Si su empresa usa el concepto de dirección de entrega, habilítelo en la pestaña

Ventas y CxC de Parámetros de la Empresa, para poder asignarla.
22. Para emitir facturas en monedas diferentes a la moneda base, deberá configurar
en Parámetros de la Empresa, de la Pestaña Globales y Consecutivos, el
parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios” y crear las monedas
usando la opción Monedas del módulo Tributarios.
23. Una vez configurado el sistema en modo multi-moneda puede indicar, en cada
factura, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
24. Para hacer una factura a partir de una cotización, nota de entrega o un pedido,
utilice el botón Importar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
25. Al hacer uso del botón Cobrar, el sistema activará la ventana completa de cobros, la
cual muestra todos los documentos pendientes del cliente y permite su cobranza.
26. Si desea que un usuario no modifique las facturas de venta, una vez que estas han
sido impresas, active en la carpeta Parámetros de la configuración de procesos la
opción No permitir modificar el documento impreso.
27. Si desea que un usuario no imprima las facturas de venta más de una vez, active en
la carpeta Parámetros de la opción configuración de procesos la opción No
permitir imprimir más de una vez.
28. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la factura,

seleccione un renglón y haga clic columna Comentario. El renglón puede
seleccionarse haciendo clic encima del mismo. Los comentarios pueden imprimirse
en el formato de la factura.
29. El sistema puede asignar el comentario que esté registrado en la pantalla de

artículos. Si no desea que sus documentos contengan la información del campo
comentario, puede indicarlo en la pantalla de configuración de procesos de factura
en la pestaña Parámetros.
30. Una factura no puede modificarse cuando ha sido cobrada parcial o totalmente.
31. Si el Cliente asignado a la factura de venta es Contribuyente Especial y tiene

configurado Retener al registrar documento le preguntará al usuario de desea
aplicar la retención. En caso afirmativo el sistema genera un cobro con el cruce de la
factura de venta y el documento IVAN que representa la retención realizada.
32. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por factura, la(s)
cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizarla, utilice del botón Información
Contable de la Barra de Herramientas (ver integración con Profit Contabilidad).
Pedido
Esta opción le permite registrar, consultar, modificar y eliminar los datos de los pedidos
efectuados por los clientes, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. El
sistema permite llevar el control de los pedidos facturados y los que están sin facturar.
Un pedido puede crearse directamente o a partir de:
 Otro pedido.
 Una plantilla de ventas.
A partir de un pedido pueden generarse fácilmente: notas de entrega, plantilla de ventas

y facturas.
Cada Pedido tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo del pedido. Si lo deja en blanco éste valor será
documento. (Ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Status: Campo no editable. Será asignado y modificado en forma automática
por el sistema, e indica si el pedido ya fue transformado en nota de entrega o
factura. La factura puede estar en los siguientes tres (3) status:
 Sin Procesar: Cuando ninguno de sus renglones ha sido transformado en
nota de entrega o factura.
 Parc. Procesada: Cuando alguno de sus renglones ha sido transformado

en nota de entrega o factura.
 Procesado: Cuando todos sus renglones han sido transformados en nota
de entrega o factura.
 Fecha: Fecha de emisión del pedido. El sistema le asigna por defecto la fecha
actual pero podrá modificarse.
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento del pedido. El
sistema la asigna en función de la condición de pago o los días de crédito del
cliente.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente al cual se le realizará el pedido.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar el pedido de un cliente
que no se encuentra registrado en el sistema.
Configuración de Proceso del Pedido la opción No mantener días de crédito,
el campo puede ser editable para indicar la condición de pago asociada al
pedido de venta.
 Vendedor: Campo editable para indicar el vendedor. Al seleccionar el cliente,
de los artículos indicados en el pedido.
 Descripción: Campo donde puede indicar el motivo o causa que originó el
pedido.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el pedido.
Una vez seleccionada el sistema muestra la tasa de cambio actual entre la
moneda seleccionada y la moneda base. Este campo se habilita si posee activo
el parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios.
Detalles:
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo. Puede indicarse
donde serán tomados los artículos. Puede indicarse manualmente, o con la

artículo seleccionado en el renglón. Puede modificarse con la búsqueda asistida
se deseará solicitar.
al artículo, según el tipo de cliente al que se le está realizando y el almacén
 % I.V.A.: Campo que muestra la tasa del Impuesto.
después de aplicados los descuentos, del número de unidades indicadas del
pendientes por procesar en cada renglón. Es calculado por el sistema de forma
automática al realizar una nota de entrega o factura.
importado el renglón. Un pedido puede crearse partir de: otro Pedido,
Cotización o una Plantilla. Venta.
aplicar el % de descuento sobre el monto Neto del renglón, en la moneda
comentario será impreso en el formato del pedido.
que aplicará sobre el Subtotal del pedido de venta. También puede indicarse
manualmente.
del pedido de venta que está creando.
recargo sobre el subtotal del pedido que está creando.
agregado en el pedido de venta. Es calculado por el sistema en función de la
tarifa asignada a cada renglón del pedido.
 Botón Otros: Al presionar el botón Otros se desplegará la pantalla Otros
precedidos del signo (-). Estos montos no afectarán el monto de impuesto del
pedido de venta. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo
en las ventas, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar
el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal del pedido de venta, (-)
menos los descuentos, (+) más los recargos, (+) más el impuesto, (+/-) más ó
menos el valor otros.

visualizarse al imprimir el pedido.
el pedido.

comprobante de la contabilización del documento.

Campo 8.

restringirse desde la Configuración de Procesos en el módulo Seguridad.
: (Ver Factura de Venta).
:(Ver Factura de Venta).
: Utilice esta opción para facturar automáticamente todos los renglones

del documento que no hayan sido procesados previamente. Una vez confirmado que
desea realizar esta acción, el sistema mostrara un mensaje indicando el número de la
factura generada y cambiara el status del documento a “Procesado”.

encuentra en pantalla. Una vez anulado puede revertir esta condición haciendo uso del
botón . .
Sugerencias
1. Si desea imprimir el pedido que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir de
la Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar y proceder a la
impresión.
Se pueden definir los datos a introducir para crear un pedido y que columnas se van
a manejar a nivel de los renglones. Para definirlo, utilice la configuración de
procesos en el módulo Seguridad.
3. Si un pedido está Parcialmente procesado y desea ver el estado de sus renglones,

deslice los renglones hacia la izquierda, haciendo clic en la barra de deslizamiento,
para ver el número de unidades pendientes en cada renglón.
4. Cada vez que se crea un pedido con "n" unidades de un artículo, el sistema
incrementará automáticamente el stock comprometido del artículo en "n"
unidades. Dicho stock será disminuido cuando se genera una nota de entrega o una
factura a partir del pedido.
5. Utilice el icono Importar que se encuentra en la parte inferior de la ventana para

hacer un pedido a partir de otro pedido, una cotización o a partir de una plantilla de
venta.

cada sucursal para el número del pedido, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Pedido, y luego proceda a indicar en
cada sucursal la serie correspondiente.
7. Sí desea evitar que un usuario genere pedidos a clientes sobregirados, deberá

asignarle un límite de crédito al cliente y establecer dicho control en la Configuración
de Proceso de pedido en el módulo Seguridad.
8. Sí desea evitar que un usuario genere pedidos a clientes con facturas vencidas
y/o clientes con cheques devueltos, deberá establecer dicho control en la
Configuración de Proceso de pedido en el módulo de Seguridad.
9. Sí desea evitar que un usuario genere pedidos que violen el margen mínimo de
Configuración de Proceso de pedido en el módulo de Seguridad.
10. Si desea que un usuario no modifique los pedidos, una vez que estos han sido
impresos, y/o no imprima las pedidos más de una vez, active en la carpeta
Parámetros de la configuración de procesos de pedido las opciones:
 “No permitir modificar el documento impreso”.

 “No permitir imprimir más de una vez”.
11. El sistema permite la emisión de pedidos usando artículos genéricos. Los artículos
genéricos son artículos cuya descripción se define al momento de realizar el
documento.
12. Si desea realizar el pedido a un cliente que no esté registrado en el sistema, al

presionar el botón Cli. Rápido podrá ingresar los datos necesarios para completar
el registro del cliente y continuar con el documento.
13. Si desea restringir por usuario los precios que el mismo puede utilizar al hacer un
pedido, utilice la opción en la pestaña Parámetros en la configuración de procesos
de pedido.
14. Si su empresa usa el concepto de dirección de entrega habilítelo en la pestaña

Ventas y CxC de Parámetros de la Empresa, para poder asignarla en cada
pedido.

seleccione un renglón y haga clic columna Comentario. El renglón puede
en el formato del pedido.

artículos. De no desear que sus documentos contengan la información del campo
comentario, puede indicarlo en la pestaña Parámetros de la configuración de
procesos de pedido.
17. Para elaborar pedidos en monedas diferentes a la moneda base, deberá

configurar en Parámetros de la Empresa en la Pestaña Globales y
Consecutivos, el parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios y
crear las monedas usando la opción monedas del módulo Tributarios.
18. Una vez configurado el sistema en modo multi-moneda, puede indicar en cada
pedido, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
19. Un pedido no puede modificarse cuando todos sus renglones han sido
transformados en nota de entrega o facturas.
20. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por pedido, la(s)
cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizarla, utilice el botón Información Contable
de la Barra de Herramientas (ver integración con Profit Contabilidad).
Cotización a Cliente
Esta opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de las
cotizaciones efectuadas a clientes, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
El sistema permite llevar el control de las cotizaciones aprobadas y a partir de las

mismas pueden ser generadas fácilmente: notas de entrega, pedidos, facturas y
plantillas de venta.
Una cotización puede crearse directamente o a partir de:
 Otra cotización
 Una plantilla de venta
Cada Cotización a Cliente tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo de la cotización. Si lo deja en blanco éste valor

parámetro Usar concepto de despacho. La cotización puede estar en los

nota de entrega, pedido o factura.
 Parc. Procesado: Cuando alguno de sus renglones ha sido transformado
en nota de entrega, pedido o factura.
 Despachada: Cuando todos sus renglones han sido transformados en nota
de entrega, pedido o factura.

actual, pero podrá modificarse.
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento de la factura. El
cliente.
 Fecha reg.: Campo para indicar la fecha en la que fue registrada la factura en
el sistema.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente al cual se le realizará la

cotización.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar la cotización de un
cliente que no se encuentra registrado en el sistema.
pantalla Configuración de Proceso de la cotización a cliente, la opción No
condición de pago asociada.
de los artículos indicados en la cotización.
cotización.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la cotización.
Detalles:
artículo seleccionado en el renglón. Puede ser modificada con la búsqueda
se desea cotizar.
al artículo según el tipo de cliente al que se le está cotizando y el almacén

% de Impuesto sobre el monto Neto del renglón.
pendientes por procesar en cada renglón.
importado el renglón. Una cotización puede crearse a partir de: otra Cotización
o Plantilla de Venta.
comentario será impreso en el formato de la cotización.
que aplicará sobre el Subtotal de la cotización. También puede indicarse
manualmente.
descuento sobre el subtotal, de la cotización a cliente que está creando.

de la cotización que está creando.
recargo sobre el subtotal, de la cotización que está creando.
agregado en la cotización. Es calculado por el sistema en función de la tarifa
 Botón Otros: Al presionar el botón Otros se despliega la pantalla Otros
precedidos del signo (-). Estos montos no afectan el monto de impuesto de la
cotización a clientes. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir
redondeo en las ventas, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia
obtenida al aplicar el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la cotización, (-) menos los
valor otros.

visualizarse al imprimir la cotización.
 Sucursal: Campo no editable donde se visualiza la sucursal donde fue creada
la cotización.

Campo 8.


:(Ver Pedido).
:(Ver Pedido).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la cotización que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
Se pueden definir los datos a introducir para crear una cotización y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para definirlo, utilice la opción configuración
de procesos en el módulo de Seguridad.
3. Si una cotización está Parcialmente procesada y desea ver el estado de sus

renglones deslice los renglones hacia la izquierda, haciendo clic en la barra de
deslizamiento, para ver el número de unidades pendientes en cada renglón.
4. Para hacer un análisis de lo cotizado y facturado por artículo, cliente o cotización,

utilice los reportes.
5. Cuando se transforma una cotización en nota de entrega, pedido o factura, el

sistema conservará las condiciones y precios establecidos en la cotización.
6. Para hacer una cotización a partir de otra cotización, o a partir de una plantilla de
ventas, utilice el botón Importar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

cada sucursal para el número de cotización, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Cotización a Cliente, y luego proceda
a indicar en cada sucursal la serie correspondiente.
8. Sí desea evitar que un usuario cotice a clientes sobregirados, deberá asignarle un

límite de crédito al cliente y establecer dicho control en la Configuración de Proceso
de cotización a cliente en el módulo Seguridad.
9. Sí desea evitar que un usuario cotice a clientes con facturas vencidas y/o
clientes con cheques devueltos, debe establecer dicho control en la Configuración
de Proceso de cotización a cliente en el módulo de Seguridad.
10. Sí desea evitar que un usuario haga cotizaciones que violen el margen mínimo de
ganancia establecido en los artículos, debe establecer dicho control en la
Configuración de Proceso de cotización a cliente en el módulo de Seguridad.
11. Si desea que un usuario no modifique las cotizaciones, una vez que estas han sido
impresas, y/o no imprima las cotizaciones más de una vez, active en la carpeta
Parámetros de la configuración de procesos de cotización a cliente las opciones:

12. El sistema permite la emisión de documentos usando artículos genéricos. Los

artículos genéricos son artículos cuya descripción se define al momento de realizar
el documento.
13. Si desea realizar la cotización a un cliente que no esté registrado en el sistema, al

presionar el botón Cli. Rápido podrá ingresar los datos necesarios para completar el
registro del cliente y continuar con el documento.
14. Si desea restringir por usuario los precios que el mismo puede utilizar en la
generación de una cotización, utilice la opción en la pestaña Parámetros en la
configuración de procesos de cotización a cliente.
15. Si su empresa usa el concepto de dirección de entrega habilítelo en la pestaña

Ventas y CxC de Parámetros de la Empresa, para poder asignarla en cada
cotización
16. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las cotizaciones, haga uso de la
opción Parámetros de la Empresa para definir el tipo de redondeo a usar. El monto
asociado al redondeo (positivo o negativo) es guardado por el sistema en el campo
"Otros 3" de la cotización.
17. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la cotización,

seleccione un renglón y haga clic en la columna “Comentario”. El renglón puede
en el formato de la cotización.
18. Para elaborar cotizaciones en monedas diferentes a la moneda base, deberá

configurar en Parámetros de la Empresa en la Pestaña Globales y Consecutivos,
el parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios y crear las

monedas usando la tabla Moneda del módulo Tributarios.
cotización, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
20. Una cotización no puede ser modificada cuando todos sus renglones han sido
transformados en notas de entrega, pedidos o facturas.
Devolución de Cliente
devoluciones de mercancía efectuadas por los clientes, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas. La devolución puede crearse a partir de una(s) factura de venta
o a partir de una nota de entrega del cliente, y la misma ajusta automáticamente tanto el
stock actual de los artículos involucrados, como el saldo del cliente.
Cada Devolución de Cliente tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo de la devolución. Si lo deja en blanco éste valor

 Fecha: Fecha de emisión de la devolución. El sistema le asigna por defecto la
fecha actual, pero podrá modificarse.
devolución.
pantalla Configuración de Proceso de devolución de cliente la opción No
mantener días de crédito el campo puede ser editable para indicar la
 N° Cobro: Campo no editable que muestra el número del cobro que generará el
sistema automáticamente al asociar la nota de crédito generada por la
devolución con los documentos sobre los cuales se hizo la devolución.
 N° N/CR: Campo no editable que muestra el número de la nota de crédito, que
generará el sistema automáticamente por el monto total de la devolución.
 N° control N/CR: Campo editable para ingresar el número de control fiscal de
la nota de crédito asociada a la devolución. Si es dejado en blanco al momento
de grabar la devolución, el sistema lo asigna de forma automática, a partir de la
serie asignada. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).

de los artículos indicados en la devolución.
devolución.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la devolución.
Una vez seleccionada, el sistema muestra la tasa de cambio actual entre la
moneda seleccionada y la moneda base. Este campo se habilita si posee
Detalles: Los renglones de esta tabla son provenientes de la importación de

Facturas de Venta o Notas de Entrega.
 Artículo: Campo donde se muestra el código del artículo devuelto por el cliente.
 Descripción: Campo que muestra la descripción del artículo.
 Modelo: Campo que muestra de forma automática el modelo del artículo.
 Almacén: Código que identifica al almacén asociado a la devolución.
se desea devolver.
al artículo.
 Monto Desc.: Campo que muestra el monto resultante de aplicar el % de
descuento sobre el monto Neto del renglón.
seleccionado y que aplica sobre el monto neto del renglón.
 Monto I.V.A.: Campo que muestra el monto resultante de aplicar el % de I.V.A
sobre el monto Neto del renglón.
 Documento: Campo que muestra el documento de donde fue importado el
renglón. Una devolución puede crearse a partir de: Factura, Nota de Entrega.
seleccionada en el campo Moneda. Es calculado por el sistema
automáticamente al presionar el botón Conversión.
 Monto Desc. OM: Campo que muestra el monto resultante de aplicar el % de
descuento sobre el monto Neto del renglón en la moneda seleccionada en el
campo Moneda. Es calculado por el sistema de forma automática al presionar
el botón Conversión.
comentario será impreso en el formato de la devolución.
 Desc.: Campo editable que muestra el porcentaje de descuento asociado al
cliente y que aplica sobre el Subtotal. Puede indicarse manualmente.
descuento sobre el subtotal.
de la devolución que está creando.
 Monto: Se visualiza en este campo el monto resultante de aplicar el % de
recargo sobre el subtotal.
 Subtotal: Campo no editable que muestra el total Neto de los renglones.
agregado en la devolución. Es calculado por el sistema en función de la tarifa
asignada a cada renglón de la factura o nata de entrega.
Montos, donde puede introducirse dos valores, positivos o negativos, (este
último precedidos del signo (-)). Estos montos no afectan el monto de impuesto
de la factura. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo en
las ventas, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar el
redondeo.
valor otros.

la devolución.

Campo 8.

:(Ver Factura de Compra).
:(Pedido).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la devolución que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a la
impresión.
Se pueden definir los datos a introducir para crear una devolución y que columnas
se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración haga uso
de la opción configuración de procesos en el módulo de Seguridad.
3. Cada vez que se crea una devolución con "n" unidades de un artículo, el sistema
incrementará automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y
genera un movimiento de inventario llamado "DCLI".
4. Cada vez que se crea una devolución a partir de una factura de venta, el sistema
efectuará lo siguiente:
 Disminuye automáticamente el saldo del cliente por el monto total de la

devolución, generando una nota de crédito automática como documento de
venta que respalda el nuevo saldo. El número de la nota de crédito generada
será mostrado en el encabezado de la devolución.
 Si la factura de venta posee saldo mayor a cero, entonces el sistema genera
adicionalmente un cobro en el que asocia la nota de crédito con la factura de
venta. El número de cobro generado es mostrado en el encabezado de la
devolución.
 Si todas las facturas de ventas incluidas en la devolución tienen retención de
I.V.A. se genera automáticamente un pago donde se realiza la retención de
I.V.A. a la nota de crédito generada. Esto sucede si el Cliente esta configurado
como Contribuyente Especial y retener al registrar documento.
5. La nota de crédito generada al hacer una devolución, puede utilizarse para cancelar
otros documentos del cliente (facturas, notas de débito etc.). Para efectuar dicha
asociación utilice la opción Cobro.
6. Las devoluciones de clientes serán tomadas en cuenta por el sistema en el

momento del cálculo de la comisión por ventas, para reversar la comisión que
previamente se generó con la factura de venta.
7. Si su empresa maneja seriales en los artículos, utilice el icono Seriales Entrada que
se encuentra en la parte inferior de la ventana, para la asignación de los seriales
asociados a los artículos devueltos.
8. Para emitir devoluciones en monedas diferentes a la moneda base debe configurar,

en los parámetros de la empresa, la opción Manejar moneda adicional para
costos y precios y crear las monedas usando la tabla Moneda del módulo
Tributarios.

devolución, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Grabada la
devolución, esta puede visualizarse en la moneda adicional o en moneda base,
haciendo clic en el icono Conversión ubicado a la derecha de la tasa.

cada sucursal para el número de la devolución, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Devolución de Cliente, y luego
proceda a indicar en cada sucursal la serie correspondiente.
11. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la devolución,

seleccione un renglón y haga clic en la columna Comentario. El renglón puede
en el formato de la devolución.
12. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por devolución, la(s)
cuenta(s) contable(s) a usar al contabilizarla, utilice el icono Información Contable
de la Barra de Herramientas (ver integración con Profit Contabilidad).
Nota de Entrega
notas de entrega efectuadas a los clientes, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
El sistema permite llevar el control de las notas de entrega facturadas y las que están sin
facturar. Una Nota de entrega puede crearse directamente o a partir de:
 Otra nota de entrega.

 Una cotización a cliente.
 Un pedido.
 Una plantilla de venta.
A partir de una nota de entrega pueden ser generadas fácilmente: facturas de ventas y
devolución de cliente.
Cada Nota de Entrega tendrá asociado los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número identificador de la nota de entrega. Si lo deja en blanco éste

parámetro “Usar concepto de despacho”, la cotización puede estar en los

factura.
en factura.
 Procesado: Cuando todos sus renglones han sido transformados en
factura.
 Fecha: Fecha de emisión de la nota de entrega. El sistema le asigna por

defecto la fecha actual, pero podrá modificarse.
 Entrega Campo editable para indicar la fecha de entrega estimada. El sistema

la asigna en función de la condición de pago o los días de crédito del cliente.
nota de entrega.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar la nota de entrega de
un cliente que no se encuentra registrado en el sistema.
pantalla Configuración de Proceso de la factura de venta la opción No
 N° control: Campo editable para ingresar el número de control fiscal de la nota
de entrega. Si es dejado en blanco, al momento de grabar la nota de entrega el
sistema lo asigna de forma automática, a partir de la serie asignada al
 Vendedor: Campo editable para indicar el vendedor. Al seleccionar el cliente
 Transporte: Campo editable para indicar el transporte asociado a la nota de
entrega.
 Descripción: Campo donde puede indicar el motivo o causa que originó la nota
de entrega.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la nota de
entrega. Una vez seleccionada el sistema muestra la tasa de cambio actual
entre la moneda seleccionada y la moneda base. Este campo se habilita si
posee activo el parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios.
Detalles:
donde serán tomados los artículos. Podrá indicarse manualmente, o con la
artículo seleccionado en el renglón. Podrá modificarse con la búsqueda asistida
se desea registrar.
al artículo según el tipo de cliente y el almacén indicado en el renglón. Podrá
indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 % I.V.A.: Campo no editable que muestra la tasa del Impuesto.
pendientes por procesar en cada renglón.
importado el renglón. Una nota puede crearse a partir de: otra N/Entrega,
Cotización, Pedido, Pedido, Plantilla de. Venta.
comentario será impreso en el formato de la nota de entrega.

que aplicará sobre el Subtotal de la nota. También puede indicarse
manualmente.
descuento sobre el subtotal, de la nota de entrega que está creando.
de la nota d que está creando.
agregado en la nota de entrega. Es calculado por el sistema en función de la
tarifa asignada a cada renglón de la nota de entrega.
 Botón Otros: Al presionar el botón Otros se despliega la pantalla “Otros
Montos”, donde puede introducir dos valores positivos o negativos, este último
nota de entrega. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo
el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la nota de entrega, (-)

visualizarse al imprimir la nota de entrega.
la cotización.

Campo 8.

:(Ver Pedido).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la nota de entrega que está en pantalla, haga clic en el botón
Imprimir de la Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar, y
proceder a la impresión.
2. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a utilizar esta

opción. Podrán definirse los datos a introducir para crear una nota de entrega y que
columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para definirlo, utilice la opción
Configuración de Proceso de nota de entrega en el módulo de Seguridad.
3. Si una nota de entrega está Parcialmente procesada y desea ver el estado de sus
renglones, deslice los renglones hacia la izquierda, haciendo clic en la barra de
deslizamiento, para ver el número de unidades pendientes en cada renglón.
4. Para hacer un análisis de lo entregado y facturado por artículo o cliente haga uso de
los reportes: Notas de Entrega.
5. Cada vez que se crea una nota de entrega con "n" unidades de un artículo, el
sistema disminuirá automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y
generará un movimiento de inventario llamado "NENT".
6. Cuando se transforma una nota de entrega en factura, el sistema conservará las

condiciones y precios establecidos en la nota de entrega.
7. Para hacer una nota de entrega a partir de otra nota de entrega, una cotización, un
pedido o una plantilla de ventas, utilice el botón Importar que se encuentra en la
parte inferior de la ventana.
8. Si su empresa maneja seriales en los artículos utilice el botón Seriales Salida que
asociados a los artículos entregados.
9. Una nota de entrega no puede modificarse cuando todos sus renglones han sido
transformados en facturas.
Plantilla de Venta
plantillas de venta, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Las Plantillas de Venta le permiten guardar documentos modelo que se utilizan con
frecuencia para crear otros documentos (Facturas, Pedidos, Cotizaciones, Notas de
Entrega). También pueden utilizarse para almacenar documentos especiales diferentes
a los existentes en el sistema. Las plantillas poseen las mismas características y
funcionalidad de las cotizaciones a clientes.
A partir de una plantilla pueden ser generadas fácilmente: cotizaciones, pedidos,

facturas de ventas y notas de entrega.
Una plantilla puede crearse directamente o a partir de:
 Otra plantilla de ventas.

 Una factura.
 Un pedido.
Cada Plantilla de Venta tendrá asociadas los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número que identifica a la plantilla. Si lo deja en blanco éste valor será
 Fecha: Fecha de emisión de la plantilla. El sistema le asigna por defecto la
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento de la plantilla. El
cliente.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente asociado a la plantilla que
se desea realizar.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar la plantilla de venta de
un cliente que no se encuentra registrado en el sistema.
 Cond. pago: Campo que por defecto no es editable, mostrando la condición de
pago asociada al cliente indicado previamente. De estar activo en la pantalla
Configuración de Proceso de plantilla de venta, la opción No mantener días
de crédito, el campo podrá editarse para indicar la condición de pago asociada.
 Transporte: Campo editable para indicar el transporte asociado a la plantilla

que desea realizar.
plantilla.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la plantilla.
Detalles:
 Cantidad: Campo editable para indicar el número de unidades del artículo.
al artículo según el tipo de cliente y el almacén indicado en el renglón. Podrá
 %Desc.: Campo editable para indicar el porcentaje de descuento que desea
aplicar sobre el precio del artículo. Puede introducir descuentos compuestos
como por ejemplo: 10+3+7.
 % I.V.A.: Campo no editable que muestra la tasa del Impuesto.
después de aplicados los descuentos, del número de unidades del artículo en
el renglón.

importado el renglón. Una plantilla puede crearse a partir de: otra Plantilla,
Pedido, Cotización a Cliente, Factura de Venta.
comentario será impreso en el formato de la plantilla.
que aplicará sobre el Subtotal de la plantilla. También puede indicarse
manualmente.
de la plantilla que está creando.
agregado en la plantilla. Es calculado por el sistema en función de la tarifa
asignada a cada renglón del documento.
plantilla de venta. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo
el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la plantilla, (-) menos los
valor otros.

visualizarse al imprimir la plantilla.
la factura.

Campo 8.

:(Ver Pedido).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la plantilla que está en pantalla, haga clic en el botón Imprimir de
impresión.
Se pueden definir los datos a introducir para crear una plantilla y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para definirlo, utilice la opción

Configuración de Proceso de Plantilla de Venta en el módulo de Seguridad.
3. Las plantillas son documentos modelo, por lo cual no afectan ni el saldo de los
clientes ni el stock de los artículos.

cada sucursal para el número de la plantilla, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Plantilla de Venta, y luego proceda a
indicar en cada sucursal la serie correspondiente.
5. Sí desea evitar que un usuario realice plantillas a clientes sobregirados, deberá

asignarle un límite de crédito al cliente y establecer dicho control en la Configuración
de Proceso de plantilla de venta a cliente en el módulo Seguridad.
6. Sí desea evitar que un usuario realice plantillas a clientes con facturas vencidas
y/o clientes con cheques devueltos, deberá establecer dicho control en la
Configuración de Proceso de plantilla de venta en el módulo de Seguridad.
7. Sí desea evitar que un usuario genere plantillas que violen el margen mínimo de
Configuración de Proceso de plantilla de venta en el módulo de Seguridad.
8. Si desea que un usuario no modifique las plantillas, una vez que estas han sido
impresas, y/o no imprima las plantillas más de una vez, active en la carpeta
Parámetros de la configuración de procesos de la plantilla de venta las opciones:

9. Cuando se registra una plantilla con un precio que incluye el Impuesto el sistema
desglosa automáticamente el impuesto. Si el precio no incluye el impuesto, el
sistema lo calculará.
10. Si desea restringir por usuario los precios que el mismo puede usar al hacer una
plantilla, haga uso de la opción en la pestaña Parámetros en la configuración de
procesos de la plantilla de venta.
11. Para manejar, en la plantilla, descuentos automáticos por artículo, línea o categoría,
habilite el parámetro correspondiente en la pestaña Ventas y CxC de Parámetros
de la Empresa y defina los descuentos en el módulo Descuento/Comisiones. Si
desea manejar descuento por cliente, asígnele el porcentaje en la pestaña Crédito y
Saldo a cada cliente.
12. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las plantilla, haga uso de la
opción en la pestaña Ventas y CxC en Parámetros de la Empresa para definir el
tipo de redondeo a usar. El monto asociado al redondeo (positivo o negativo) es
guardado por el sistema en el campo "Otros 3" de la factura.
13. Para emitir generar plantillas en monedas diferentes a la moneda base, debe
configurar en Parámetros de la Empresa, en la Pestaña Globales y
crear las monedas usando la opción monedas del módulo Tributarios.
plantilla, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
15. Para hacer una plantilla a partir de una cotización, nota de entrega o un pedido,
utilice el botón Importar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
16. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la plantilla,

seleccione un renglón y haga clic en el icono Comentario. El renglón puede
en el formato de la plantilla.
Nota de Despacho
Esta opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de los
despachos de mercancía efectuadas a los clientes, para lo cual deberá utilizar la Barra
de Herramientas. Esta opción sólo puede ser usada cuando la empresa tiene activo el
parámetro Usar el concepto de despacho.
Cada vez que se entrega mercancía a un cliente, deberá generarse una nota de
despacho. La nota de despacho deberá crearse a partir de una(s) factura de venta del
cliente, y la misma ajustará automáticamente el stock por despachar de los artículos
involucrados.
Cada Nota de Despacho tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo de la nota de despacho. Si lo deja en blanco éste

 Fecha: Fecha de emisión de la nota de despacho. El sistema le asigna por
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente al cual se le realizará el
despacho.
 Cli. Rápido: Presione el botón Cli. Rápido, para realizar la nota de despacho
de un cliente que no se encuentra registrado en el sistema.
pantalla Configuración de Proceso, de la factura de venta la opción No
de los artículos indicados en la nota de despacho.
 Descripción: Campo donde puede indicar el motivo o causa que originó la nota
de despacho.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada nota de

despacho. Una vez seleccionada, el sistema muestra la tasa de cambio actual
Detalles:
 Artículo: Campo no editable que muestra el código del artículo importado desde
una factura de venta.
descripción del artículo importado.
 Modelo: Campo que muestra de forma automática el modelo del artículo
importado.
 Almacén: Código que identifica al almacén del cual se está despachando.
artículo seleccionado en el renglón. Puede modificarse con la búsqueda asistida
se desea despachar.
al artículo.
 %Desc.: Campo que muestra los descuentos asociados al artículo importado.
importado y que aplica sobre el monto neto del renglón.
 Monto I.V.A.: Campo que muestra el monto resultante de aplicar el % de I.V.A
sobre el monto Neto del renglón.
 Documento: Campo que muestra el documento de donde fue importado el
renglón. Una nota de despacho puede crearse a partir de una Factura de Venta.
 Monto Desc. OM: Campo que muestra el monto resultante de aplicar el % de

descuento sobre el monto Neto del renglón en la moneda seleccionada en el
campo Moneda. Es calculado por el sistema de forma automática al presionar
el botón Conversión.
comentario será impreso en el formato de la nota de entrega.
 Desc.: Campo editable que muestra el porcentaje de descuento asociado al
cliente y que aplica sobre el Subtotal. Puede indicarse manualmente.
de la nota de entrega que está creando.
 Monto: Se visualiza en este campo el monto resultante de aplicar el % de
 Subtotal: Campo no editable que muestra el total Neto de los renglones.
agregado en la nota de despacho. Es calculado por el sistema en función de la
tarifa asignada a cada renglón importado.
ventas, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar el
redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la nota de despacho, (-)

visualizarse al imprimir la nota de entrega.

la nota de despacho.

Campo 8.

: (Ver Pedido).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la nota de despacho que está en pantalla, haga clic en el icono
Imprimir de la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y
2. Para usar esta opción debe estar activo el parámetro de la empresa: “Usar el
concepto de despacho”.
Se pueden definir los datos a introducir para crear una nota de despacho y que
columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para efectuar la configuración,
utilice la opción Configuración de Proceso de Notas de Despacho en el módulo de
Seguridad.
4. Cada vez que se crea una nota de despacho con "n" unidades de un artículo, el
sistema disminuye automáticamente el stock por despachar del artículo en "n"
unidades.
5. No es posible despachar la mercancía por un almacén distinto al indicado en la

factura de venta.
6. Cuando se genera una nota de despacho el sistema toma las cantidades y precios
de la factura asociada a la nota de despacho.
7. Si su empresa maneja seriales en los artículos utilice el botón Seriales Salida que
asociados a los artículos despachados. Deberá activar el parámetro de empresa
Permitir asignar seriales de salida, en la opción Manejo de despacho en la
pestaña Ventas y CxC.
Cobro
Esta opción le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de los
cobros efectuadas a los clientes, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Un cobro puede involucrar varios documentos del cliente y varias formas de pago. Una
vez indicado el cliente el sistema muestra todos los documentos del mismo con saldo
mayor a cero, para que proceda a seleccionar cuales van a ser cancelados o abonados
en el cobro.
Durante la realización del cobro es posible efectuar una retención del impuesto sobre la
renta, retención de impuesto al valor agregado, así como un descuento por pronto pago.
En dichos casos el sistema genera en forma automática los documentos
correspondientes y permite sus usos en el cobro. Esta opción también podrá utilizarse
para asociar dos o más documentos del cliente, sin involucrar un ingreso de dinero en
caja o banco
Cada Cobro tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Número: Número identificar del cobro. Si lo deja en blanco éste valor será
 Recibo: Campo editable en el cual la empresa asigna un número del cobro.
 Fecha: Fecha de emisión del cobro. El sistema le asigna por defecto la fecha
actual, pero podrá modificarse.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente al cual se le realizará el cobro.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada el cobro. Una
vez seleccionada, el sistema muestra la tasa de cambio actual entre la moneda
 Cobrador: Campo editable para indicar el vendedor que efectuó el cobro.
cobro.
 Botón Documentos: Al presionar este botón el sistema muestra en pantalla
todos los documentos pendientes del cliente seleccionado.
 Botón Cobrar Todo: Haga clic en este botón para cancelar por completo, todos
los documentos pendientes del cliente seleccionado.
 Botón Datos: Botón que despliega la pantalla Cargar Datos, que permite
visualizar y modificar el número de comprobante de I.V.A generado. Para
visualizar la pantalla, deberá posicionarse en el renglón que refleja la retención
(IVAN o IVAP) y presionar el botón Datos.
Detalles:
 Tipo: Campo no editable que muestra de forma automática el tipo de cada

documento que forma parte del cobro.
 N° Doc.: Número de cada documento que forma parte del cobro. Es informativo
y es mostrado por el sistema en forma automática.
 Moneda: Campo no editable que muestra de forma automática el tipo de
moneda en la que se registró el documento que se va a abonar.
 Monto Doc.: Campo no editable que muestra de forma automática el monto
total de cada documento que forma parte del cobro.
 Saldo Pend.: Campo no editable que muestra el saldo actual de cada
 Monto Abon.: Campo editable para indicar el monto que desea cobrar o asociar
en cada documento que forma parte del cobro. Deje en blanco aquellos
documentos que no desea abonar o asociar.
 +/- : Campo que muestra el signo del documento. Los documentos con saldo a
favor de la empresa suman (+), y los documentos con saldo a favor del cliente
restan (-).
 DxPP.: Casilla no editable que indica si fue generada una nota de crédito por
descuento por pronto pago contra el documento que está en el renglón.
 Reten.: Casilla no editable que indica si fue generada una retención de
impuesto sobre la renta contra el documento que está en el renglón.
 Fec. Emis.: Campo no editable que muestra a la fecha en la que fue emitido el
documento que se muestra en renglón seleccionado.
 Fec. Venc.: Campo no editable que muestra la fecha de vencimiento del
Formas de Cobro:
 Formas cobro: Lista que despliega las formas en la cual es posible cobrar un
documento. Seleccione entre Efectivo, Cheque, Tarjeta y Depósito.
 N° Doc.: Campo no editable que muestra de forma automática el precio total,
después de aplicados los descuentos, del número de unidades facturadas del
 Banco: Si la forma de pago es cheque introduzca el banco del mismo. Podrá

indicarse manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Tarjeta: Si la forma de pago es tarjeta introduzca el nombre de la misma. Podrá
 Fecha: Campo editable para indicar la fecha del cheque o de la transferencia
El sistema le asigna por defecto la fecha actual.
 Mov. Caja: Campo no editable que muestra el movimiento de caja asociado a la
forma de cobro del renglón, es generado por el sistema en forma automática al
grabar el cobro.
 Mov. Banco: Campo no editable que muestra el movimiento de banco asociado
a la forma de cobro del renglón, es generado por el sistema en forma
automática al grabar el cobro.
 Caja: Si la forma de pago es efectivo, cheque o tarjeta introduzca la caja en
donde se almacenó. Puede ser indicada manualmente o con la búsqueda
 Cuenta: Si la forma de pago es depósito introduzca la cuenta bancaria en
donde se efectuó el mismo. Puede ser indicada manualmente o con la
 Moneda: Campo no editable que muestra la moneda asociada a la cuenta o la
caja seleccionada en el renglón. Si el cobro se realiza en la moneda base, no
puede indicar una caja/cuenta con una moneda diferente a la base. De lo
contrario, puede hacer el cobro con una caja/cuenta que maneje moneda base
o la moneda adicional en la cual se hará el cobro.
 Monto: Campo editable para introducir el monto total o parcial de cada
 Total: Monto total del cobro, es calculado de forma automática por el sistema.

el cobro.
contabilización del cobro.

Campo 8.

: Haga clic en este botón para imprimir los cheques que están
involucrados en el cobro, utilizando el “Formato Cheque”.
: Haga uso de este botón para proceder a anular el cobro seleccionado.

Este proceso actualizará el saldo de los documentos, las cajas o cuentas bancarias,
además de actualizar el status de todos los registros generados a Anulado.
: Botón que despliega la pantalla Descuento por Pronto Pago, donde

se indica el porcentaje de descuento a aplicar, para que el sistema genere la nota de
crédito por el monto del mismo.
La pantalla Descuento por Pronto Pago tendrá asociado los siguientes datos:
 Monto abonado la factura: Campo no editable que muestra el monto abonado

del documento al que desea aplicar el descuento por pronto pago.
 % Descuento por Pronto Pago: El sistema asigna el porcentaje de descuento
por pronto pago, de acuerdo al porcentaje que se haya definido para el tipo de
cliente correspondiente en la tabla “Descuento por Pronto Pago” del módulo
Descuento/Comisiones. De no estar configurado descuento para el tipo de
cliente en esta tabla, le asignara el porcentaje indicado en la pestaña Crédito y
Saldo de la tabla Cliente.
 Monto del descuento: Campo donde se visualiza el monto resultante de aplicar
el % de descuento sobre el monto abonado del documento.
 Monto retenido: Campo no editable que muestra el monto del impuesto al valor
agregado retenido.
 Monto a pagar: Campo no editable que muestra el monto abonado de la
factura, (-) menos el monto del descuento, (-) menos el monto retenido.
Presione el botón Aceptar para generar la nota de crédito por el descuento
aplicado.
: Haga clic en el este botón para generar una retención del Impuesto
Sobre la Renta al documento que está en el renglón. El sistema permite aplicar
retenciones sobre los documentos: Facturas y Adelantos.
La pantalla Retención tendrá asociado los siguientes datos:
 Factura: Campo no editable que muestra el número identificador del documento

al cual se le aplicará la retención.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto del documento sobre el cual
se aplicará la retención.
 Concepto: Campo que muestra el motivo de la retención que se va a efectuar.
 % Base Imp.: Porcentaje del Monto del documento sobre el cual se aplicará la
retención.
 Monto Obj.: Monto el cual se aplicará la retención, resultante de aplicar el %
Base Imp. sobre el Monto.
 % Retención: Porcentaje a retener sobre el Monto Obj.
 Sustraendo: Monto fijo asociado al concepto de la retención, será descontado
del monto a retener.
 Monto Reten.: Campo donde se visualiza el monto retenido, resultante de

aplicar el % de Retención sobre el Monto Obj, (-) menos el Sustraendo.
Presione el botón Aceptar para generar la retención. El sistema creará un documento

tipo I.S.L.R. el cual estará asociado con el documento al que se le hizo la retención.
: Haga clic en el este botón para generar una retención del Impuesto al
Valor Agregado al documento que está en el renglón. El sistema permite aplicar
retenciones sobre los documentos: Facturas, Notas de Débito/Crédito por diferencial
cambiario.
Al hacer clic sobre éste botón el mismo validará que el saldo del documento a retener
sea mayor ó igual al monto de la retención.
Cada Retención de I.V.A tendrá asociado los siguientes datos:
 I.V.A. de la factura: Campo no editable que muestra el monto correspondiente

al I.V.A. del documento al cual se le aplicará la retención.
 % de retención: Campo no editable que muestra el porcentaje de retención
asociado al cliente al cual se aplicará la retención.
 I.V.A. retenido: Monto del I.V.A. retenido, resultante de aplicar el % de
retención sobre el I.V.A de la factura.
 Número: Campo editable para indicar el número del comprobante de retención
de I.V.A.
 Fecha: Fecha en la que se realizó la retención.
Presione el botón Aceptar para generar la retención. El sistema creará un tipo de

documento dependiendo de la retención: IVAN (I.V.A. negativo) o IVAP (I.V.A. Positivo),
el cual estará asociado con el documento al que se le hizo la retención.
: Haga clic en este botón para calcular y visualizar en pantalla el monto

de la nota de crédito o débito que se generaría, por concepto de diferencial cambiario
para el cobro que está en pantalla. Esta función solo está disponible cuando se tiene
configurado el sistema en modo multi-moneda.
Sugerencias
1. Si desea imprimir el cobro que está en pantalla, haga clic en el botón Imprimir de la
Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a la
impresión.
Se pueden definir los datos a introducir para crear un cobro y que columnas se van
a manejar a nivel de las formas de cobro. Para efectuar la configuración, utilice la
opción Configuración de Procesos de Cobro en el módulo de Seguridad.
3. Cada vez que se registra un cobro el sistema actualiza automáticamente el saldo

actual del cliente involucrado, generando un movimiento en el estado de cuenta del
cliente llamado "Cobro" por el monto total del cobro.
4. Cuando al hacer un cobro se presenta una diferencia entre el monto abonado a los
documentos y el monto que se indica en las formas de pago, el sistema pregunta si
se desea generar un documento de ajuste positivo o negativo automático para esta
diferencia. En caso de que se responda que si, el sistema generará un documento
de ajuste: "AJPA" en caso de ajuste positivo, "AJNA" en caso de ajuste negativo.
De lo contrario no se permite guardar el cobro.
5. Cuando se efectúa un descuento por pronto pago en el cobro, el sistema genera

como documento una nota de crédito automática, por el monto total del descuento,
la cual asocia o cancela contra la factura que se está cobrando. Puede realizarse un
descuento por pronto pago por cada factura que esté involucrada en el cobro.
6. Para efectuar el descuento por pronto pago seleccione el documento y haga clic en
el botón "DxPP" que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. El sistema
asigna el porcentaje de descuento por pronto pago de acuerdo con el porcentaje
que se haya definido para el tipo de cliente correspondiente en la tabla Descuentos
por Pronto Pago.
7. Cuando se efectúa una retención del I.S.L.R. en el cobro, el sistema genera como
documento una nota de crédito automática llamada I.S.L.R. por el monto total de la
retención, la cual asocia contra la factura que se está cobrando. Puede realizarse
una retención por cada factura que esté involucrada en el cobro. Para efectuar la
retención seleccione el documento y haga clic en el botón.
8. Es posible generar retenciones de I.S.L.R. sin hacer abonos a ningún documento.

Para ello, deberá seleccionar el documento y pulsar el icono de retenciones. El
sistema automáticamente calculará el monto sujeto a retención en base al saldo del
documento, menos el impuesto. Se generará un cobro con saldo cero en base a la
retención aplicada.
9. El sistema permite el uso de las siguientes formas de cobro: Efectivo, Cheque,

Tarjeta y Depósito
10. Por cada renglón con forma de pago igual a Efectivo, Cheque o Tarjeta; el sistema
genera un movimiento de caja contra la caja indicada, incrementando el saldo de la
misma.
11. Por cada renglón con forma de pago igual a depósito el sistema genera un
movimiento de banco contra la cuenta bancaria indicada, incrementando el saldo de
la misma.
12. Para registrar un cobro adelantado introduzca solamente las formas de pago del
mismo, sin abonarle a ninguno de los documentos que el cliente tenga pendientes
(en caso de que tenga alguno). Una vez grabado el cobro, el sistema genera un
documento de ventas llamado ADEL con monto y saldo igual al total cobrado. Dicho
documento podrá utilizarse más adelante para cancelar otros documentos del
cliente.
13. Esta opción podrá utilizarse para asociar dos o más documentos que se cancelan
entre sí, sin involucrar entrada de dinero en caja o bancos. Para hacerlo
simplemente seleccione los documentos, de tal forma que el monto del cobro sea
igual a cero, e introduzca como forma de pago Efectivo.
14. Si el cliente al que se está aplicando el cobro es de tipo casa matriz, al seleccionar
Documentos a Cancelar, se ofrece la posibilidad de cancelar los documentos
pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales correspondientes
15. Si la empresa está configurada para Manejar moneda adicional para costos y
precios en los Parámetros de la Empresa, puede además de emitir cobros en la
moneda base, emitir cobros en otra moneda. En dichos cobros el sistema solicita la
tasa de cambio y usted puede aplicar, si lo desea, diferencial cambiario generando

en forma automática la nota de crédito o débito.
16. Un cobro no puede ser modificado cuando alguna de las formas de pago del mismo
ha sido depositada.
Documento de Venta
Esta opción le permite consultar los documentos de ventas, generados por los procesos
del sistema, que afectan el saldo de los clientes, así como incluir, modificar y eliminar los
datos de los documentos que fueron registrados usando esta opción. Para dichas
labores, utilice la Barra de Herramientas.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un cliente
(por ejemplo: facturas, devoluciones etc.), generan en forma automática un documento
por el monto de la variación del saldo del cliente. Dichos documentos sólo pueden ser
consultados usando esta opción, y para su modificación es necesario transformar el
documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos documentos
automáticos, esta opción permite la creación y modificación de documentos manuales
contra cualquiera de los clientes de la empresa.
Cada Documento de Venta tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo del documento. Si lo deja en blanco éste valor será
 Status: Es generado por el sistema de forma automática e indica si el
documento fue cobrado o asociado a otro documento.
 Fecha: Fecha de emisión del documento. El sistema le asigna por defecto la
fecha actual pero podrá modificarse si el documento es realizado de forma
manual.
 Documento: Campo editable para ingresar el tipo de documento que desea
realizar. Puede indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Cliente: Campo para ingresar el cliente al cual se le realizará el documento.
Puede indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Venta por cuenta de terceros: Opción que indica que la venta es realizada por
intermediario en representación de terceros.
 Vendedor: Campo para indicar el vendedor. Al seleccionar el cliente, deberá

mostrar el vendedor que tenga asociado.
 Venc.: Campo para ingresar la fecha de vencimiento del documento de venta.
documento.
 Fecha reg.: Campo para indicar la fecha en la que fue registrado el documento
en el sistema.
 Doc. asoc.: Campo editable para introduzca el tipo del documento que está
asociado.
 N° registro: Campo para ingresar o mostrar el número del documento asociado
al documento de venta.
 N° control: Campo editable para ingresar el número de control fiscal del
documento.
 Banco: Cuando el documento corresponde a cheque devuelto, en este campo
de sólo lectura se muestra el código y descripción del banco al cual
corresponde el cheque devuelto.
 Fecha cheque: Campo de sólo lectura que muestra la fecha del cheque
devuelto.
 N° cheque: Campo de sólo lectura que muestra el número del cheque devuelto.
 Mov. banco: Campo de sólo lectura que muestra el número de movimiento de
banco que se crea al registrar un cheque devuelto.
 Comprobante I.V.A.: Campo de sólo lectura que muestra el número del
comprobante de I.V.A., que es generado automáticamente por el sistema al
generar una retención de impuesto al valor agregado.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el documento
de compra. Una vez seleccionada, el sistema muestra la tasa de cambio actual
 I.V.A.: Campo para ingresar el impuesto sobre las ventas que aplicará sobre el
documento que está creando.
Monto del Documento:
 Monto bruto: Campo para ingresar o mostrar el monto bruto sin impuesto del
documento de venta.
 % Descuento: Campo para ingresar un porcentaje de descuento que aplicará
sobre el subtotal del documento.
descuento sobre el subtotal, del documento que está creando.
 % Recargo: Campo editable para introducir el porcentaje de recargo que
aplicará sobre el subtotal del documento.

recargo sobre el subtotal del documento.
 Total sin impuesto: Campo de sólo lectura que muestra el total bruto sin
impuesto, menos el monto del descuento más el monto de recargo. Es
calculado automáticamente por el sistema.
agregado en el documento. Es calculado por el sistema en función de la tasa
indicada en el documento.
precedidos del signo (-). Estos montos no afectan el monto de impuesto del
documento.
 Monto neto: Campo no editable que muestra el total bruto del documento, (-)
 Saldo: Campo no editable que muestra el saldo actual del documento.
 Serial Imp. Fiscal: Campo no editable que muestra el serial de la impresora

fiscal donde se imprimió el documento.
 N° Factura Fiscal: Campo no editable que muestra el número fiscal de la
factura impresa.
 N° Z: Campo no editable que muestra el número del reporte de cierre Z
asociado a la factura.
el documento.

Campo 8.

: Botón que se habilita cuando el tipo de documento es Ajuste Positivo

Manual, Nota de Crédito y Débito. Al presionar este botón, se despliega la pantalla
Detalles de Documento donde puede visualizar o incluir renglones en el documento. En
cada renglón debe especificar: artículo, almacén, cantidad, precio e IVA. Una vez
especificados los renglones el sistema calcula automáticamente el monto bruto del
documento.
: Utilice de este botón para proceder a anular el documento que se

encuentre en pantalla. Una vez anulado puede revertir esta condición haciendo uso del
botón .
Sugerencias
1. Si desea imprimir el documento que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a la
impresión.
2. Cada vez que se registra un documento de cliente (automático o manual) el sistema

actualiza automáticamente el saldo actual del cliente involucrado.
3. Para emitir documentos en monedas diferentes a la moneda base debe configurar,

en los parámetros de la empresa, la opción Manejar moneda adicional para
costos y precios y crear las monedas usando la tabla Moneda del módulo
Tributarios.

documento, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
5. Los cobros, por no poseer saldo asociado, no se manejan como un documento

aunque afectan el saldo del cliente. Sin embargo desde la opción cobros se
generan, en forma automática, los siguientes documentos:
 ADEL: En caso de un cobro adelantado.

 N/CR: En caso de aplicar un descuento por pronto pago en el cobro.
 I.S.L.R.: En caso de aplicar una retención de impuesto.
 IVAN: En caso de aplicar una retención de impuesto al valor agregado
negativo.
 IVAP: En caso de aplicar una retención de impuesto al valor agregado
positivo.
 AJPA: En caso de un ajuste positivo en el cobro.

 AJNA: En caso de un ajuste negativo en el cobro.
6. El saldo de un cliente es la suma y resta del monto de todos sus documentos

menos sus cobros. Otra manera de calcular el saldo de un cliente en el sistema es
sumando y restando el saldo de sus documentos.
7. El estado de cuenta de un cliente muestra todos los documentos y cobros del

mismo.
8. Cada factura creada usando la opción facturas de venta, genera en forma

automática un documento tipo FACT, con todos los datos de la misma exceptuando
los renglones.
9. Cada devolución de mercancía registrada usando la opción devoluciones de

clientes, genera en forma automática un documento tipo nota de crédito, con todos
los datos de la misma exceptuando los renglones.
 Nota: Las devoluciones que provienen de una nota de entrega, no generen

notas de crédito.
10. Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado usando la opción generar giros,
genera en forma automática los siguientes documentos:
 Un documento tipo cambio de factura por giro (CFXG) por el monto total
cambiado a giros.
 Un documento tipo giro por cada giro generado (incluyendo intereses)
 Un cobro con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y
actualizar el saldo de la misma.
11. Los documentos tipo GIRO registrados usando la opción generar giros, no pueden
ser eliminados directamente. Si desea eliminarlos, deberá eliminar el documento
cambio de factura por giros (CFXG), que se creó al generar los giros.
17. Las notas de crédito (N/CR), las notas de débito (N/DB) y los ajustes manuales
(AJPM y AJNM), creados usando esta opción, pueden tener renglones asociados.
Para definir el contenido de los renglones utilice el icono Detalle.
18. Después de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar el

monto bruto del documento. Dichos renglones no afectan la existencia de los
artículos involucrados, pero pueden ser contabilizados.
19. Un documento no puede ser modificado cuando su saldo es diferente de su monto

neto.
20. Para imprimir el Comprobante, debe ingresar en la opción Reportes del módulo de
Mantenimiento y seleccionar Documentos de CxC. En el campo Reporte, debe
seleccionar el Formato de Documentos de CxC y coloque en el campo Tipo el
ajuste que realizó.
21. Para imprimir las Retenciones aplicadas a los cobros, debe ingresar ingresar en la
opción Reportes del módulo de Mantenimiento y seleccionar Cobros. En el campo
Reporte, debe seleccionar Retenciones aplicadas al Cobro.
22. Si desea visualizar como afectan las retenciones en su Libro de Ventas, debe
ingresar en la opción Reportes del módulo de Mantenimiento y seleccionar el
reporte Libro de Ventas. En el campo Reporte, debe seleccionar Libro de Ventas.
Cheque Devuelto
Esta opción le permite registrar un cheque devuelto. Previamente deberá registrarse el

depósito del cheque en la opción Depósito Bancario del módulo Caja y Banco.
Generar Cheque Devuelto tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número identificador del documento de la generación de cheque

devuelto. Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el
Mantenimiento).
 Fecha: Fecha de emisión de la generación. El sistema le asigna por defecto la
devolución del cheque.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente que emitió el cheque. Podrá
Detalles:
 Cheque: Campo para seleccionar el cheque que desea registrar como devuelto.
Podrá indicarse manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Banco: Campo no editable que muestra el banco al cual pertenece el cheque
seleccionado.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto del cheque devuelto.
 Documento: Campo que muestra de forma automática el número de
documento generado al procesar la devolución del cheque.
 Botón Procesar: Haga uso de este botón para confirmar la devolución del
cheque. Al procesar, el sistema generará automáticamente un documento de
venta tipo cheque devuelto (CHEQ) y un movimiento de banco tipo Nota de
débito por el monto del cheque.

registrada la generación de cheque devuelto.

Campo 8.
Sugerencias
1. Para registrar un cheque devuelto, previamente debe registrar el depósito del

cheque haciendo uso del proceso Depósito Bancario, del módulo de Caja y
Banco.
2. Puede reversar la devolución del cheque haciendo usa del botón . El

sistema eliminará automáticamente el documento y el movimiento de banco
asociado.

cada sucursal para la generación de cheque devuelto, seleccione en la pantalla
Serie por Proceso la casilla Por sucursal del proceso Gen. Cheque devuelto venta
proceso, y luego proceda a indicar en cada sucursal la serie correspondiente.
Generar Giro
Esta opción permite cambiar una o varias facturas de un cliente por uno o varios giros.
Los giros pueden ser generados incluyendo intereses y con el vencimiento deseado. Se
puede cambiar por giros el monto total de una o varias facturas o un monto parcial.
Cada Generar Giro tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo que identifica la generación de los giros. Si lo deja

en blanco éste valor será automáticamente asignado por el sistema, a partir de
la serie asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Cobro: Campo no editable que muestra el número del cobro que se genera de
forma automáticamente donde se asocia el cambio de factura por giros (CFXG)
con las facturas cambiadas.
 Fecha: Indique la fecha de emisión de todos los giros a ser generado. La fecha
de vencimiento del primer giro será calculada a partir de esta fecha. El sistema
le asigna por defecto la fecha actual, pero podrá modificarse.
 Cliente: Campo editable para ingresar el cliente cuyas facturas serán
cambiadas por giros. Puede indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida
muestra el vendedor que tenga asociado.
 N° de giros: Campo editable para indicar el número total de giros que se
desean emitir.
 Frecuencia: Indique el número total de días de diferencia que va a haber entre
el vencimiento de cada uno de los giros que se desean emitir. Puede
seleccionar entre Semanal, Quincenal, Mensual.
 % Interés: Indique el porcentaje anual de intereses que desea aplicar a los

giros. Dicho porcentaje es distribuido por el sistema entre cada giro usando la
formula de interés compuesto.
 Fecha 1era cuota: Indique la fecha de vencimiento del primer giro. La fecha de
vencimiento de los demás giros será calculada a partir del vencimiento del
primer giro, en función de los días entre cada giro (Frecuencia).
cambio de facturas por giros.
 Botón Ver Facturas: Haga clic en este icono para que el sistema muestre
todas las facturas del cliente, con saldo mayor a cero.
Detalles:
 Tipo: Campo no editable que muestra el tipo del documento. Es mostrado por el
sistema en forma automática.
 N° Doc.: Campo no editable que muestra el número del documento en el
sistema.
 Moneda: Campo informativo que muestra la moneda en la que se realizó el
documento.
 Monto Doc.: Campo informativo que muestra el monto total del documento.
 Saldo Pendiente: Campo no editable que muestra el saldo actual de la factura.
 Monto Abonado: Campo para indicar el monto de la factura que va a ser
cambiado por giros. Debe ser igual o menor al saldo actual de la factura.
 Fecha: Campo que muestra la fecha de emisión del la factura.
 Total a convertir: Campo que muestra el monto total que va a ser cambiado
por giros. Es la suma de los montos abonados en cada factura, y es calculado
por el sistema en forma automática.
 Botón Preparar Giros: Haga clic en este icono para que el sistema muestre
como van a ser generados los giros, en función de los datos introducidos.
Giros:
 Tipo Doc.: Campo que muestra el tipo del documento (Giro).

 N° Giro.: Número del giro generado.
 Fecha Venc.: Fecha de vencimiento del giro.
 Monto Giro: Monto del giro.
 Total intereses: Monto total de intereses que se va a aplicar a los giros. Dicho
monto es distribuido por el sistema en forma equitativa entre cada giro. Es
 Monto Total: Monto total de todos los giros que se van a generar (capital +
intereses). Es calculado por el sistema en forma automática.
 Botón Procesar: Haga Clic en Procesar para proceder a la generación de los

giros.

el cambio de factura por giros.

Campo 8.
Sugerencias
1. Cada cambio de factura(s) por giro(s) efectuado genera en forma automática los
siguientes documentos:
 Un documento tipo cambio de factura por giro (CFXG) por el monto total
cambiado a giros.
 Un documento tipo giro (GIRO) por cada giro generado.
 Un cobro con monto cero en donde se asocia el cambio de factura por giros
(CFXG) con las facturas cambiadas.
2. El cálculo de los intereses y monto de cada giro se realiza con la fórmula de cuotas
a interés compuesto. La fórmula utilizada es la siguiente:
% Interes
Interes n  capital n *
FactorTiem po
Interés
Amortizaci ón 
 
( CantidadCu otas  NumeroCuot a ) 1 
 1  % Interés
  1
 FactorTiem po  
 
Cuota  Amortizaci ón  Interes
3. Los giros generados pueden ser consultados usando la opción Documentos.
4. Para eliminar un giro generado con esta opción, deberá eliminar el cambio de
factura por giro asociado, usando la opción documentos.
5. La fecha de vencimiento del primer giro, respecto a la fecha de generación

(“Fecha”), puede ser definida independientemente de los días que se definan entre
cada giro (“Frecuencia”). Para lo anterior debe hacer uso del campo “Fecha 1era
cuota”, indicando la fecha de vencimiento del primer giro.
Cliente
Esta opción le permite crear nuevos clientes así como buscar, modificar y eliminar los
datos de los clientes que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
Cada Cliente tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Campo único identificador del cliente. Puede ingresarlo o generarlo de

de herramienta.
 Fecha: Fecha en la que fue registrado el cliente. El sistema le asigna por
 Nombre: Campo para indicar la descripción del cliente, puede contener hasta
60 caracteres.
 Tipo.: indique el tipo que permite clasificar al cliente. Puede indicarse
manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 R.I.F.: Campo editable para indicar el número de registro de información discal
del cliente.
 N.I.T.: Campo editable para indicar el número de identificación tributaria del
cliente.
 Contribuyente: Casilla que si está marcada indica que el cliente declara el
impuesto sobre las ventas.
 Inactivo: Si está marcado indica que el cliente está inactivo y no se le pueden
generar ningún tipo de documento.
General:
Esta carpeta maneja los datos de tipo general y los datos que permiten clasificar a los
clientes (zona, segmento, vendedor).
 Zona: Campo editable donde se indica la Zona a la cual pertenece el cliente.

Podrá registrarla manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Segmento: Campo para indicar a que ramo pertenece el cliente. Podrá
ingresarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Cta. Ing./Egr.: Campo para indicar la cuenta que será utilizada para clasificar
los movimientos de caja y banco relacionados con el cliente. Podrá ingresarse
 Vendedor: Permite asignarle un vendedor principal al cliente.
 País: Campo para seleccionar el país que corresponde a el cliente. Podrá
 Ciudad: Indique la ciudad donde está ubicado el cliente.
 Cód. Postal: indique el código postal que corresponde a la ciudad indicada.
 Teléfonos: Campo editable para indicar los teléfonos del cliente, puede
contener hasta 60 caracteres.
 Fax: Campo editable para indicar el número de fax del cliente.
 Contacto: Indique el nombre de la persona contacto en el cliente.
 Email: Campo editable para indicar la dirección e-mail.

 Web site: Campo para indicar la página web del cliente.
 Dirección: Indique la dirección fiscal del cliente.
 Dirección de entrega: Indique la dirección de entrega del cliente.
Crédito y Saldo:
Esta opción le permite controlar el límite de crédito y descuentos asociados de sus

proveedores. En la carpeta Crédito y Saldo se manejan los siguientes datos:
 Sin crédito: Casilla para indicar que el cliente no maneja crédito.

 Límite: En caso de manejar crédito este cliente indique el monto de crédito
autorizado.
 Cond. de pago: Campo editable para indicar los días de crédito que se le
otorgan al cliente.
 Pronto pago: Campo editable para indicar el porcentaje de descuento que se
desea aplicar al emitir una nota de crédito por pronto pago al pagar.
 Global: Indique el porcentaje de descuento a aplicar sobre el monto total en las
facturas del cliente.
 Días de visitas: Haga clic en los días en que desee planificar visitas de ventas
o cobranzas al cliente.
 Horario caja: Indique el horario de la caja del cliente.
 Frecuencia: Frecuencia en la que debe visitarse el cliente.
 Comentario: Campo sin límite de caracteres para colocar algún comentario.
 Botón Saldo Actual: Al presionar este botón el sistema muestra un mensaje

indicando “El saldo actual del cliente es: ##.###,##”. Dicho saldo es la suma y
resta del monto de todos sus documentos menos sus cobros.
Otros:
Esta opción le permite controlar información acerca de los datos tributarios y la

clasificación que se le da al proveedor en base a si pertenece a la casa matriz o a una
sucursal (en caso que aplique). En la carpeta Otros se manejan los siguientes datos:
 Tipo de persona: Seleccione el tipo de persona asignado al cliente el cual es

utilizado por el sistema al momento de calcular la retención de impuesto sobre
la renta.
 Tabulador de I.S.L.R.: Seleccione el tabulador de I.S.L.R. que se va a usar al
calcular las retenciones efectuadas por el cliente.
 Sujeto objeto a retención: Si está marcado indica que el cliente es
Contribuyente Especial. Al seleccionar esta opción el campo Retención % se
habilita.
 Retención: Indique el porcentaje de retención de I.V.A. que debe hacérsele al
cliente.
 Retener al registrar documento: Si marca esta casilla, el sistema le indicará al
momento de registrar un documento al cliente si desea realizar la retención.
 Botón Consulta de R.I.F.: Al presionar este botón se despliega la página web
de consulta de R.I.F. del ente gubernamental correspondiente.
 Tipo: Para seleccionar si el cliente es tipo: Normal, Casa matriz o Sucursal.
 Casa matriz: Si el cliente fue indicado como sucursal deberá indicar la casa
matriz a la cual pertenece. Este valor del campo proviene de la tabla Cliente y
muestra todos aquellos clientes que sean tipo Casa Matriz.
La pantalla Cliente tiene la siguiente propiedad:
: Si esta opción está seleccionada al pulsar el botón

Nuevo, se creará un nuevo cliente empleando como plantilla los datos del registro que
tenga en pantalla.

Campo 8.
Sugerencias
1. Para ubicar un cliente en particular, deberá utilizar los iconos de la Barra de

Herramientas. Los clientes están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. Antes de crear un cliente deben estar creados el tipo, zona, segmento, vendedor y
cuenta de ingreso que se le van a asignar al nuevo cliente.
3. No es posible eliminar un cliente que posea movimientos asociados (por ejemplo

facturas, cobros, devoluciones etc.); en ese caso puede poner inactivo el cliente.
4. Sí desea asignar un nivel de precio al cliente debe asociarle el tipo de cliente que
tenga asociado dicho precio.
5. La zona permite clasificar geográficamente a los clientes. Dicha clasificación es

utilizada en los reportes de cuentas por cobrar: estados de cuenta, análisis de
vencimiento, saldos etc.
6. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un cliente
(por ejemplo: facturas, devoluciones etc.), generan en forma automática un
documento por el monto de la variación del saldo del cliente.
7. El saldo de un cliente es la suma y resta del monto de todos sus documentos

menos sus cobros. Otra manera de calcular el saldo de un cliente en el sistema es
sumando y restando el saldo de sus documentos.
8. Si desea que el sistema calcule automáticamente en los cobros, la retención del

impuesto sobre la renta debe:
 Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto usando la

opción Conceptos de I.S.L.R..
 Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retención para
cada tipo de persona, usando la opción Tabulador de I.S.L.R..
 Asignar a cada línea, categoría y artículo el concepto bajo el cual se va a
retener.
 Asignar a cada cliente su tipo de persona y el tabulador de I.S.L.R., usando
esta opción.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calculará en los cobros el porcentaje y

monto de la retención a aplicar, al usar el botón Reten. I.S.L.R.
9. Si desea consolidar la cobranza de aquellos clientes que manejan sucursales y una

casa matriz haga uso de la clasificación disponible en la carpeta “Otros”. Dicha
clasificación le va a permitir facturar a las sucursales y a la casa matriz, y cobrar a
nombre de la casa matriz los documentos pendientes, tanto para la casa matriz
como para las sucursales correspondientes.
Tipo de Cliente
Esta opción le permite crear nuevos tipos de clientes así como buscar, modificar y
eliminar los datos de los tipos de clientes que ya están registrados, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas. El tipo de cliente permite asignar diferentes niveles de
precios a los clientes, pues cada cliente tiene asociado un tipo y a su vez cada tipo tiene
asociado un precio. Además el tipo de cliente permite configurar diferentes descuentos
por artículo, línea y categoría.
Cada Tipo de Cliente tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Código único identificador del tipo de cliente, campo alfanumérico

requerido, de máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o generarlo de
forma automática presionando el botón Próximo Código disponible en la barra
de herramienta.
 Descripción: Nombre del tipo de cliente, campo alfanumérico de máximo
sesenta (60) caracteres.
 Tipo de Precio: Nivel de precio asignado para todos los clientes que
pertenezcan a este tipo. Para asignar el precio haga clic en el botón que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla Artículo.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el tipo de cliente cuyo código es

menor. Para ubicar un tipo de cliente en particular, deberá utilizar los iconos de la
Barra de Herramientas. Los tipos de clientes están ordenados ascendentemente en
función del código. Sí desea ordenarlos ascendentemente en función de la
descripción utilice el icono.
2. No es posible eliminar un tipo de cliente que posea clientes asociados.

3. Si desea asignar diferentes precios a los clientes en función de su tipo, entonces

asóciele el mismo precio a todos los tipos de clientes (por ejemplo precio 1) y use
cualquiera de las otras estrategias que posee el sistema para manejo de precios:
 Descuentos por cliente (ver clientes)

 Descuentos por artículo.
 Descuentos por línea de artículo.
 Descuentos por categoría de artículo.
Zona
Esta opción le permite crear nuevas zonas para clientes y proveedores así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las zonas que ya están registradas, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas. La zona permite clasificar geográficamente a los
clientes y a los proveedores pues cada cliente (y proveedor) tiene asociado una zona.
Cada Zona tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Código único identificador de la zona, campo alfanumérico requerido,

de máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o generarlo de forma
automática presionando el botón Próximo Código, disponible en la barra de
herramienta.
 Descripción: Nombre de la zona, campo alfanumérico de máximo sesenta (60)

caracteres.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la zona cuyo código es menor. Para
ubicar una zona en particular, deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Las zonas están ordenadas ascendentemente en función del código.
2. No es posible eliminar una zona que posea clientes o proveedores asociados.
3. Si no desea usar la zona en base a un criterio geográfico, puede hacer uso de esta
tabla en base a otro criterio que le sea más útil.
Segmento
Esta opción le permite crear nuevos segmentos para clientes y proveedores así como
buscar, modificar y eliminar los datos de los segmentos que ya están registrados, para lo
cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. El segmento permite clasificar (en función
del tamaño o tipo de negocio) a los clientes y a los proveedores pues cada uno tiene
asociado un segmento.
Cada Segmento tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Código único identificador del segmento, campo alfanumérico

de herramienta.
 Descripción: Nombre del segmento, campo alfanumérico de máximo sesenta
(60) caracteres.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el segmento cuyo código es menor.

Para ubicar un segmento en particular, deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Los segmentos están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. No es posible eliminar un segmento que posea clientes o proveedores asociados.
3. De no desear la utilización del segmento en base al criterio sugerido, podrá utilizar

esta tabla en base a otro criterio que le sea más útil.
País
Esta opción le permite agregar nuevos países así como buscar, modificar y eliminar los
datos de los países que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas. El país permite asociarle el país al que corresponde cada cliente y
proveedores.
Cada País tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Código único identificador del país, campo alfanumérico requerido, de

máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o generarlo de forma automática
presionando el botón Próximo Código disponible en la barra de herramienta.
 Descripción: Nombre del país, campo alfanumérico de máximo sesenta (60)
caracteres.
 Moneda: Seleccione la moneda que corresponda al país. En esta visualizará
una lista de países que el sistema tiene por defecto. Podrá ingresarse

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el país cuyo código es menor. Para
ubicar un país en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de Herramientas.
Los países están ordenados ascendentemente en función del código. Si desea
ordenarlos ascendentemente en función del nombre utilice el icono.
2. Para que el usuario pueda utilizar las opciones de la tabla Países, debe tener
desbloqueada la opción correspondiente. Esta se debe parametrizar en el Módulo
Mantenimiento, menú Procesos, opción: Mapa de Acceso.
3. No puede eliminar ni modificar el código de países que se encuentren asociados a

un cliente o proveedor.
Transporte
Esta opción le permite crear nuevos transportes así como buscar, modificar y eliminar
los datos de los transportes que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas. El transporte es asignado al hacer una factura de venta, una
nota de entrega o una nota de despacho, para llevar un control de cómo fue
entregado el contenido de las mismas.
Cada Transporte tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Código único identificador del país, campo alfanumérico requerido, de

máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o generarlo de forma automática
 Descripción: nombre del transporte, campo alfanumérico de máximo sesenta
(60) caracteres.
 Responsable: Nombre de la persona contacto en el transporte.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el transporte cuyo código es menor.

Para ubicar un transporte en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Los transportes están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. No es posible eliminar un transporte que posea: facturas, notas de entrega ó notas
de despacho asociadas.
3. Si no desea usar el transporte en base al criterio sugerido, puede hacer uso de esta
tabla en base a otro criterio que le sea más útil
Vendedor
Esta opción le permite crear nuevos vendedores así como buscar, modificar y eliminar
los datos de los vendedores que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas.
Cada Vendedor tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Código único identificador del vendedor, campo alfanumérico requerido,

de máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o generarlo de forma automática
 Fecha: Fecha en la que fue registrado el vendedor. El sistema le asigna por
 Nombre: Campo para indicar el nombre del vendedor, puede contener hasta 60
caracteres.
 Cédula: Campo para indicar el numero de cédula de identidad del vendedor.
 Tipo: Indique el tipo que permite clasificar al vendedor según su comisión.
 Inactivo: Casilla para inactivar o activar el vendedor que está en pantalla.
Mientras el vendedor está inactivo no puede usarse para generar ningún tipo de
documento (factura, cotización etc.).
 Dirección: Campo para ingresar la dirección del vendedor.
 Teléfonos: Ingrese el número telefónico del vendedor.
 Funciones: Indique las funciones que cumplirá (vendedor y/o cobrador). Debe
indicar al menos una.
 Venta: Porcentaje de comisión que se le va a aplicar a cada factura del
vendedor.
 Cobro: Porcentaje de comisión que se le va a aplicar a cada cobro del
vendedor.
 Comentario: Use este campo sin límite de caracteres para registrar cualquier
aspecto relevante del vendedor.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el vendedor cuyo código es menor.

Para ubicar un vendedor en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Los vendedores están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. No es posible eliminar un vendedor que posea movimientos asociados (por

ejemplo facturas, cobros, devoluciones etc.); en ese caso puede poner inactivo el
vendedor.
3. Existen diez (10) tipos fijos de vendedores que están denominados con letras de la
A hasta la J. El tipo del vendedor permite clasificarlos para poder asignarles
diferentes comisiones por rentabilidad o por otro criterio que se desee programar y
que dependa del tipo del vendedor.
4. El sistema trae incorporados los siguientes tipos de comisiones sobre las ventas y
sobre los cobros:
 Por porcentaje en el vendedor.

 Por porcentaje en la línea de artículo.
 Por rentabilidad (por artículo, línea o categoría).
 Por niveles de precio (por artículo, línea o categoría).
Condición de Pago
Esta opción le permite crear nuevas condiciones de pago así como buscar, modificar y
eliminar los datos de las condiciones de pago que ya están registrados, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas. La condición de pago se asigna para
determinar los días de crédito que se van a otorgar en el momento de emitir documentos
de ventas y compras.
Cada Condición de Pago tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Código único identificador de la condición de pago, campo

alfanumérico requerido, de máximo seis (6) caracteres. Puede ingresarlo o
generarlo de forma automática presionando el botón Próximo Código
 Descripción: Nombre de la condición de pago, campo alfanumérico de máximo
 Días de Crédito: Número de días de crédito asociados a la condición de pago.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la condición de pago cuyo código es

menor. Para ubicar una condición de pago en particular deberá utilizar los iconos de
la Barra de Herramientas. Las condiciones de pago están ordenadas
ascendentemente en función del código.
2. Las tabla condicione de pago es común para los módulos de Ventas y Compras
3. Asigne a cada cliente (y proveedor) una condición de pago, la misma prevalecerá al

momento de hacerle un documento. Los días de crédito se reflejan en la fecha de
vencimiento del documento.
4. No es posible eliminar una condición de pago que haya sido asignada a algún
cliente, proveedor o documento
Tipo de Precio
Esta opción le permite crear nuevos tipos de precios así como buscar, modificar y
eliminar los datos de los tipos de precios que ya están registrados, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas. Los tipos de precios son usados para crear diferentes
niveles de precios; pues cada cliente tiene asociado un tipo y a su vez cada tipo tendrá
asociado un precio.
Cada Tipo de Precio tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Código único identificador del tipo de precio, campo alfanumérico


de herramienta.
 Descripción: Nombre del tipo de precio, campo alfanumérico de máximo
 Incluye impuesto: Esta casilla indica que el valor asociado a este tipo de precio
ya incluye el impuesto al valor agregado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el tipo de precio cuyo código es

menor. Para ubicar un tipo de precio en particular deberá utilizar los iconos de la
Barra de Herramientas. Los tipos están ordenadas ascendentemente en función del
código.
2. Asigne a cada tipo de cliente un tipo de precio y asígnele valor al tipo de precio en la
tabla Artículo
3. No es posible eliminar un tipo de precio que haya sido asignada a algún tipo de
cliente.
Consultar Cliente
Esta opción le permite visualizar de forma rápida todos los documentos pendientes y el
saldo de cada cliente.
La Consulta de Cliente tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:

 Cliente: Campo para indicar el cliente que desea consultar. Puede indicarse
Detalles
 Doc.: Muestra el tipo de documento con saldo mayor a cero (0) del proveedor.
 N° Doc.: Número de cada documento.
 Fecha.: Muestra la fecha en la que fue emitido el documento.
 Fecha. Venc.: Campo que muestra la fecha de vencimiento del documento.
 Días Venc.: Campo que muestra cuantos días tiene vencido el documento, es
calculado por el sistema en función de la fecha de vencimiento del documento y
la fecha actual.
 Saldo: Muestra el saldo actual de cada documento pendiente del cliente.
 Total Neto: Campo que muestra el mmonto total de cada documento.
 Monto Bruto: Campo que indica el monto bruto sin impuesto del documento de
venta.
 Monto I.V.A.: Indica el total del impuesto al valor agregado del documento.
 Proveedor: Campo que muestra el código del cliente que consulta.
 Vendedor: Campo que muestra el código del vendedor asociado al documento.
 Moneda: Campo que indica la moneda en la que fue realizado el documento de

venta.
 Tasa: Muestra la tasa de la moneda en la que fue realizado el documento.
 Total Neto OM: Muestra el monto total de los documentos realizados en otra
moneda.
 Saldo OM: Muestra el saldo actual de los documentos realizados en otra
moneda.
 Saldo cliente: Muestra el saldo actual del cliente.
 Mostrar todos los documentos: Marque esta casilla para consultar todos los
documentos del cliente, incluyendo los que poseen saldo cero (0).
 Mostrar documentos en otra moneda: Seleccione esta casilla para realizar la
búsqueda de los documentos realizados en otra moneda.
 Moneda: Indique la moneda en la cual fueron realizados los documentos que
desea consultar.
Capítulo 5: Compras y Cuentas por Pagar 211
CAPÍTULO 5: Compras y Cuentas por Pagar

Síntesis
En este capítulo se explicarán las principales opciones y procesos del módulo Compras
y Cuentas por Cobrar.
Factura de Compra
Para registrar las compras efectuadas a los proveedores deberá utilizar la opción
Facturas de Compra. Dicha opción le permite consultar, así como incluir, modificar y
eliminar los datos de las facturas efectuadas a los proveedores. Cuando se registra una
factura, el sistema actualiza automáticamente la existencia y costo de los artículos
involucrados, así como el saldo del proveedor. Una factura puede crearse directamente
o a partir de:
 Otra factura.
 Una orden de compra.
 Una nota de recepción.
 Una plantilla de compra.
A partir de una factura pueden generarse fácilmente las “Plantillas de Compras” y

“Devoluciones a Proveedores”.
Cada Factura de Compra tendrá asociadas los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo de la factura. Si lo deja en blanco éste valor será

de compra.
 Fecha reg.: Campo para indicar la fecha en la que fue registrada la factura en el
sistema.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor al cual se le realizará
el documento. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la factura de un
proveedor que no se encuentra registrado en el sistema.
 Cond. pago: Campo que por defecto no es editable, muestra la condición de
pago asociada al proveedor indicado previamente; si se encuentra activo en la
pantalla Configuración de Proceso de la factura de compra la opción No
mantener días de crédito de Proveedor el campo si podrá ser editable para
indicar la condición de pago asociada a la factura.
 Nacional: Cuando esta casilla esta seleccionada indica que el proveedor es

nacional. Esta opción se configura desde la pantalla Proveedor.
 N° factura: Campo editable para indicar el número asignado por el proveedor a
la factura de
 compra.
factura.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa que originó la
factura.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la factura. Una
vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la moneda
Detalles:
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo que desea
comprar. Podrá indicarse manualmente o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Descripción: Campo no editable que muestra automáticamente la descripción
del artículo al seleccionar el código del mismo.
 Modelo: Campo no editable que muestra automáticamente el modelo del
 Almacén: Campo editable para ingresar el código que identifica al almacén
donde serán almacenados los artículos que se están comprando. Podrá
 Unidad: Campo que muestra automáticamente la unidad primaria del artículo
seleccionado en el renglón. Podrá modificarse con la búsqueda asistida al
se desea facturar.
 Costo Unit.: Campo editable que muestra automáticamente el costo unitario
del artículo que se está comprando.
 %Desc.: Campo editable para indicar el porcentaje si el artículo seleccionado
posee descuento.

 Neto: Campo no editable que muestra automáticamente el costo total, después
de aplicado el descuento sobre el número de unidades facturadas del artículo
en el renglón.
importado el renglón. Una factura puede crearse a partir de: otra Factura de
Compra, una Cotización a Proveedores, una Nota de Recepción, una Orden de
Compra y una Plantilla de Compras.
 Costo Unit. OM: Muestra el costo del artículo en cada renglón en la moneda
seleccionada en el campo Moneda. Será calculado por el sistema
 Monto I.V.A. OM: Muestra el monto del impuesto al valor agregado aplicado en
el renglón, según la moneda seleccionada en el campo Moneda. Será calculado
por el sistema automáticamente al presionar el botón Conversión.
 Neto OM: Muestra el costo total del número de unidades indicadas del artículo
en el renglón en la moneda seleccionada en el campo Moneda. Será calculado
 Devolución: Campo donde se visualiza la cantidad de artículos devueltos en el
renglón. Es mostrado automáticamente al realizar una devolución a proveedor.
comentario será impreso en el formato de la factura.
 Desc.: Campo que muestra el porcentaje de descuento asociado al proveedor y
que aplicará sobre el subtotal de la factura. También podrá indicarse
manualmente.
de la factura que está creando.
recargo sobre el subtotal, de la factura que está creando.
 Subtotal: Campo no editable que muestra el total Neto de los renglones. Será
agregado en la factura. Será calculado por el sistema en función de la tarifa
compras, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar el
redondeo.
valor otros.
 Saldo: Campo no editable que muestra el saldo actual de la factura.
 Comentario: Campo editable para ingresar un comentario, el cual podrá

la factura.
contabilización de la factura.

Campo 8.

: Opción que despliega la pantalla Consultar Artículo, que permite

encontrar rápidamente un artículo y visualizar sus datos asociados, tales como: Seriales,
Lotes, Artículos Relacionados, Existencia y Costo.
La pantalla Consultar Artículo tendrá asociados los siguientes datos:

 Buscar: Casilla para ingresar el artículo a buscar.

 Búsqueda por: Muestra las opciones para indicar por cual campo se va a
realizar la búsqueda. Dichas opciones serán:
 Código.
 Descripción.
 Opciones: Muestra las opciones de búsqueda, es decir, en qué posición del

campo indicado del registro va a ubicar el valor ingresado. Las opciones
desplegadas serán:
 01.- Coincida al inicio.

 02.- Coincida al final.
 03.- Cualquier carácter.

 04.- Búsqueda progresiva.
 05.-Exacta.
 06.-Coincidencia fonética.
 Almacén: Indique el almacén para consultar la existencia y costo del artículo.

Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Botón Buscar: Presione este botón para visualizar la existencia y el costo del
artículo, en el almacén indicado.
 Botón Relacionados: Al presionar el botón se muestra la pantalla con la lista
de artículos relacionados que posea el artículo consultado.
 Botón Seriales: Al presionar este botón se despliega la pantalla mostrando los
seriales del al artículo consultado.
 Botón Imagen: Al presionar este botón, se muestra la pantalla de imagen en la
cual el usuario consulta la imagen asociada al artículo.
 Botón Lotes: Al presionar el botón se despliega la pantalla mostrando el N° y
existencia de los lotes del artículo consultado.
 Botón Aceptar: Si la pantalla Consultar Artículo fue invocada desde un
renglón del sistema utilizando el botón , al presionar Aceptar llevará el
artículo seleccionado al renglón.
 Botón Cancelar: Presione este botón para cerrar la pantalla.
: Opción que permite agregar renglones provenientes de otros

documentos. Al presionar el botón se despliega la pantalla Importar de: donde se
muestran los tipos de documentos que pueden ser importados al proceso.
: Botón que activa la pantalla Pago que permite efectuar rápidamente el

pago de la factura de compra que está en pantalla. Una vez registrado el pago el
sistema regresa a la ventana de facturas de compra. (Ver Pago del Capítulo 5: Compras
y Cuentas por Pagar).
: Al presionar este botón se despliega la pantalla Consulta de Costos

donde podrá visualizar el costo de entrada de los artículos de la pantalla de donde fue
invocada.
: Botón que despliega la pantalla Seriales Entrada que permiten

efectuar de forma rápida la asignación de los seriales de los artículos de la pantalla de
donde fue invocada.
La pantalla Seriales Salida tendrá asociados los siguientes datos:

 Artículo: Código que identifica al artículo que se le va asignar serial de salida.

El valor del campo proviene de los renglones de la pantalla que invocó asignar
Serial de salida.
 Serial: Campo para indicar el Serial de salida del artículo.
 Almacén: Campo que muestra el almacén donde serán almacenados los
artículos. El valor del campo proviene de los renglones de la pantalla que invocó
asignar Serial Entrada.
 Doc. Salida: Campo no editable que muestra el tipo de documento donde se le
dio salida al serial.

: Botón que despliega un mensaje informativo indicando el tipo y el número

del documento donde se le dio salida al serial.
: Opción que despliega la pantalla Generar Seriales que permite generar

seriales para los artículos de forma automática
Generar Seriales tendrá asociados los siguientes datos:

al artículo que se le va a generar seriales. El valor del campo proviene del
renglón donde se encuentre posicionado en la pantalla Serial de Salida.
 Prefijo: Este campo permite ingresar un valor que antecede al Correlativo.
 Correlativo: Campo para indicar la secuencia de números del serial.
 Sufijo: Este campo permite ingresar un valor posterior al Correlativo.
 Formato: Campo no editable donde se va formando el modelo del serial.
 Cantidad: Indique en este campo la cantidad de seriales a generar.
 Desde registro actual: Si está seleccionada esta casilla el sistema al generar

los seriales, los va colocando desde el renglón en que se está posicionado el
usuario hasta la cantidad indicada en el campo cantidad.
 Aceptar: Botón para generar los seriales y mostrarlos en la pantalla Seriales
Entrada.
 Salir: Botón para salir de la pantalla sin generar los seriales.
: Botón para borrar de la pantalla los seriales de entrada asignados.

Podrán ser seleccionados de forma aleatoria manteniendo presionada la tecla CTRL +
clic izquierdo del Mouse sobre el serial a escoger, o de forma consecutiva presionando
la tecla Shift + cursor inferior.
: Botón para guardar los cambios en los campos Serial.
: Botón para cancelar los cambios en los campos Serial.
: Botón que despliega la pantalla Lotes Entrada, donde visualizará los

artículos que manejen lote del proceso que la invocó.
Seleccione el artículo posicionándose sobre el mismo y presione el botón Asignar, para

indicar los lotes en la pantalla Lotes de Entrada.
Lotes de Entrada tendrá asociados los siguientes datos:


al artículo que se le va a asignar lote. El valor del campo proviene del renglón
donde se encuentre posicionado en la pantalla Lotes Entrada.
 Almacén: Campo no editable que muestra el almacén donde serán
almacenados los artículos. El valor del campo proviene de los renglones o el
encabezado de la pantalla que invocó asignar Lote de Entrada.
 Cantidad total: Cantidad de artículos a los que se le van a dar salida y que
proviene del renglón de la pantalla que invocó Lotes de Entrada.
 Costo unitario: Campo no editable que muestra el costo de entrada del
artículo.
 Tipo documento: Este campo no editable muestra el tipo de documento donde
está asignando los lotes de entrada.
 N° Lote: Campo editable para ingresar el lote al que pertenece el artículo.
 Cantidad: Indique en este campo la cantidad de artículos que desea dar
entrada con el lote indicado.
 Por asignar: Campo que muestra la cantidad de artículos del renglón a los que
no se les ha asignado el lote; se obtiene de la diferencia que existe entre la
cantidad total y el valor del campo Asignados.
 Asignados: Campo que muestra la cantidad total de artículos a los que se les
asignó lote.
: Haga clic en este botón si necesita anular la factura que se encuentra

en pantalla, una vez anulada el saldo del documento queda en cero (0) y no podrá
revertir esta condición.
Sugerencias
1. Si desea imprimir la factura que está en pantalla haga clic en el icono Imprimir de la
Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar, y proceder a la
impresión.
2. El sistema permite configurar la manera como cada usuario va a utilizar esta opción.
Se podrán definir los datos a introducir para crear una factura y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la opción Factura
de Compra en el módulo de Seguridad.
3. Si le va a facturar a un proveedor rápido, al presionar el botón Prov. Rápido, deberá

ingresar los datos necesarios para completar el registro del proveedor y continuar
con la facturación.
4. Cada vez que se crea una factura de compra con "n" unidades de un artículo, el
sistema incrementa automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y
genera un movimiento de inventario llamado "Comp".
5. El sistema distingue automáticamente entre un proveedor nacional y un proveedor

extranjero para efecto del impuesto al valor agregado.
6. Cada vez que se registra una factura de compra el sistema actualiza

automáticamente el saldo actual del proveedor involucrado, generando un
documento de compra llamado "Fact" por el monto total de la factura.
7. Al utilizar el botón Pagar, el sistema activa la ventana completa de Pago, la cual

muestra todos los documentos pendientes por pagar.
8. Cada vez que se crea una factura de compra el sistema actualiza automáticamente
el último costo, el costo promedio ponderado y el costo anterior, en moneda
base, de cada artículo involucrado en la misma. Pero si el parámetro "manejo de
múltiples monedas" está activo, entonces el sistema además de los costos antes
mencionados (en moneda base), actualizará el último costo en Otra Moneda, el
costo promedio ponderado en Otra Moneda y el costo anterior en Otra Moneda
de cada artículo involucrado en la compra

cada sucursal para el número de la factura, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por Sucursal del proceso Factura de Compra, y luego proceda a
indicar en cada sucursal la seria correspondiente.
10. Sí desea evitar que un usuario registres compras a proveedores con los que su
empresa se encuentra sobregirados, debe asignarle un límite de crédito al
proveedor y establecer dicho control en la Configuración de Proceso en el módulo
de Seguridad.
11. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las facturas, utilice la opción en
la pestaña Compras y CxP en Parámetros de la Empresa para definir el tipo de
redondeo a utilizar. El monto asociado al redondeo (positivo o negativo) es guardado
por el sistema en el campo Otros 3 de la factura.
12. Para emitir facturas en monedas diferentes a la moneda base deberá configurar,
en Parámetros de la Empresa en la Pestaña Globales y Consecutivos, el
parámetro Manejar moneda adicional para costos y precios y crear las monedas
utilizando la opción monedas del módulo Tributarios
13. Una vez configurado el sistema en modo multi-moneda podrá indicar, en cada
factura, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
14. Para hacer una factura a partir de otras: compras, cotizaciones, notas de recepción,
órdenes de compra o plantillas de compra, use del botón Importar que se
encuentra en la parte inferior de la ventana.
15. Si el artículo que se está comprando maneja lotes, presione el botón Lotes que se
encuentra en la parte inferior de la pantalla para indicar el número de lote.
16. Una factura de compra no puede modificarse cuando el pago ha sido autorizado a
través de la opción Programación de Pagos.
17. Al agregar nuevos renglones en documento de compras, puede incluir artículos

genéricos y, a su vez, colocar una descripción para estos artículos genéricos. En el
momento que se está incluyendo el renglón para un artículo genérico, el sistema
solicitará que coloque una descripción.
18. Si desea permitir el manejo de stocks negativos deberá configurar la opción

correspondiente en Parámetros de la Empresa del módulo de Mantenimiento.
Una vez habilitado el manejo de stocks negativos a nivel de la empresa, puede
configurar cuáles usuarios van a poder hacerlo y cuáles no en las facturas,
utilizando la opción Configurar Procesos en el módulo Seguridad.

seleccione un renglón y haga clic columna "Comentario".

artículos. Si no desea que sus documentos contengan la información del campo
comentario, puede indicarlo en la pantalla de Configuración de Procesos de
factura en la pestaña Parámetros.
21. Una factura no puede modificarse cuando ha sido pagado parcial o totalmente.
22. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por factura, la(s)
cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizarla, utilice el botón Información
Contable de la Barra de Herramientas (ver Contabilizar Capitulo 9: Integración).
Orden de Compra
órdenes de compra efectuadas a los proveedores, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
El sistema permite llevar el control de las órdenes de compra facturadas y los que están
sin facturar.
Una orden de compra puede crearse directamente o a partir de:
 Otra orden de compra.

 Una plantilla de compras.
A partir de una orden de compra pueden generarse fácilmente: notas de recepción,

plantillas de compra y facturas de compra
Cada Orden de Compra tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo de la orden de compra. Si lo deja en blanco éste

 Status: Campo no editable, es asignado y modificado automáticamente por el
sistema e indica si el orden de compra ya fue transformado en nota de
recepción o factura, la orden podrá estar en los siguientes tres (3) status:
 Sin Procesar: cuando ninguno de sus renglones ha sido transformado en
nota de recepción o factura.
 Parc. Procesado: cuando alguno de sus renglones ha sido transformado
en nota de recepción o factura.
 Procesado: cuando todos sus renglones han sido transformados en nota
de recepción o factura.
 Fecha: Fecha de emisión de la orden. El sistema le asigna por defecto la fecha
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento del pedido. El
proveedor.
 Proveedor: Campo editable para indicar el proveedor asociado a la orden
de compra.
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la orden a un

 Cond. pago: Campo que muestra la condición de pago asociada al proveedor
indicado previamente. Podrá ser editable para indicar la condición de pago que
desea asociar a la orden.
orden de compra.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el documento.
Una vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la
Detalles:
donde se almacenaran los artículos. Podrá indicarse manualmente, o con la
del artículo seleccionado.
posee descuento.
 I.V.A.: Lista que indica el impuesto al valor agregado asociado al artículo

de aplicado el descuento, del número de unidades facturadas del artículo en el
renglón.
importado el renglón. Una factura puede crearse a partir de: otra orden de
compra, una cotización de proveedor o una plantilla de compras.
comentario será impreso en el formato de la orden de compra.
que aplicará sobre el subtotal de la orden de compra. También podrá indicarse
manualmente.
recargo sobre el subtotal, de la orden que está creando.
de la orden de compra que está creando.
descuento sobre el subtotal, de la orden de compra que está creando.
agregado en la factura. Será calculado por el sistema en función de la tarifa
asignada a cada renglón de la orden.
orden de compra. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo
en las compras, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al

aplicar el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la orden de compra, (-)

visualizarse al imprimir la orden de compra.
la orden.
contabilización de la orden de compra.

Campo 8.

: (Ver Factura de Compra).
: Utilice esta opción para facturar automáticamente todos los renglones

de la orden de compra que no hayan sido procesados previamente. Una vez confirmado
que desea realizar esta acción, el sistema mostrara un mensaje indicando el número de
la factura generada y cambiara el status del documento a “Procesado”.

encuentra en pantalla. Una vez anulado podrá revertir esta condición utilizando el botón
.. .
Sugerencias
1. Si desea imprimir la orden de compra que está en pantalla, haga clic en el botón

opción. Se podrán definir los datos a introducir para crear un pedido y que columnas
se van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la
Configuración de Procesos en el módulo Seguridad.
3. Si una orden de compra está Parc. procesada y desea ver el estado de cada
renglón, haga clic en la barra de deslizamiento y deslice los renglones hacia la
izquierda, para ver el número de unidades “Pendientes” en cada uno.
4. Cada vez que se crea una orden de compra con "n" unidades de un artículo, el
sistema incrementa automáticamente el stock por llegar del artículo en "n"
unidades. Dicho stock es disminuido cuando se genera una nota de recepción o una
factura a partir de la orden de compra.

extranjero, para efecto del impuesto al valor agregado.
6. Cuando se transforma una orden de compra en nota de recepción o factura, el

sistema conservará las condiciones y precios establecidos en la orden de compra.
7. Para hacer una orden de compra a partir de una cotización, una plantilla u otra
orden de compra, utilice el icono Importar que se encuentra en la parte inferior de la
ventana.

cada sucursal para el número del pedido, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por Sucursal del proceso Orden de Compra, y luego proceda a
indicar en cada sucursal la seria correspondiente.
9. Si desea que el sistema redondee el monto neto del documento, utilice la opción
Parámetros de la Empresa para definir el tipo de redondeo a utilizar. El monto
Otros 3 de la orden de compra.
10. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la orden de compra,

seleccione un renglón y haga clic en el campo “Comentario”. El renglón puede ser
seleccionado haciendo clic encima del mismo. Los comentarios pueden ser
impresos en el formato de la orden de compra.
11. Para elaborar órdenes en monedas diferentes a la moneda base deberá

configurar, en Parámetros de la Empresa en la Pestaña Globales y
crear las monedas utilizando la opción Monedas del módulo Tributarios.
12. Una vez configurado el sistema en modo multi-moneda podrá indicar, en cada orden
de compra, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
13. Una orden de compra no puede modificarse cuando todos sus renglones han sido
transformados en notas de recepción o facturas.
14. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por orden de
compra, la(s) cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizarla, utilice el botón
Información Contable de la Barra de Herramientas (ver Contabilizar Capitulo 9:
Integración).
Cotización de Proveedor
cotizaciones efectuadas por los proveedores, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
El sistema permite llevar el control de las cotizaciones aprobadas y a partir de las

mismas pueden generarse fácilmente: notas de recepción, órdenes de compras, facturas
de compras y plantillas de compras.
Una cotización puede crearse directamente o a partir de:
 Otra cotización.
Cada Cotización de Proveedor tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo de la cotización. Si lo deja en blanco éste valor

sistema e indica si la cotización ya fue transformada en nota de recepción,
orden de compra o factura, este documento maneja los siguientes status:

nota de recepción, orden de compra o factura.
en nota de recepción, orden de compra o factura.
 Procesado: Cuando todos sus renglones han sido transformados en nota
de recepción, orden de compra o factura.
 Fecha: Fecha de emisión de la cotización. El sistema le asigna por defecto la

fecha actual pero podrá modificarse.
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento de la cotización. El
proveedor.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor el cual realizó la

cotización.
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la cotización de un
desea asociar a la cotización.
cotización.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la cotización.
Una vez seleccionada, el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la
Detalles:
 Almacén: Campo editable para ingresar el código que identifica al almacén en
donde se están cotizando los artículos del renglón. Podrá indicarse
están siendo cotizadas.
posee descuento.

de aplicado el descuento, del número de unidades cotizadas del artículo en el
renglón.
importado el renglón. Una cotización puede crearse a partir de: otra cotización o
una plantilla de compras.
 Origen: Campo no editable que muestra el número del documento de donde
fue importado el renglón.
comentario será impreso en el formato de la cotización de proveedor.
que aplicará sobre el subtotal de la cotización. También podrá indicarse
manualmente.
descuento sobre el subtotal, de la cotización que está creando.
del documento que está creando.
agregado en la cotización. Será calculado por el sistema en función de la tarifa
documento. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo en
las compras, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia obtenida al aplicar
el redondeo.

la orden.

Campo 8.
Adicionalmente, usted podrá acceder a otras funcionalidades a través de los botones

:(Ver Orden de Compra).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la cotización que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar, y proceder a la
impresión.

opción. Se podrán definir los datos a introducir para crear una cotización y que
columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la
opción configuración de procesos en el módulo de Seguridad.
3. Si una cotización de proveedor está Parc. procesado y desea ver el estado de cada
4. Cuando se transforma una cotización en nota de recepción, orden de compra o

factura el sistema conserva las condiciones y costos establecidos en la cotización.

extranjero para efecto del impuesto al valor agregado.
6. Para hacer una cotización a partir de otra cotización o a partir de una plantilla de
compras, utilice el icono Importar que se encuentra en la parte inferior de la
ventana.

el documento.
8. Si desea realizar la cotización a un proveedor que no esté registrado en el sistema,

al presionar el botón Prov. Rápido podrá ingresar los datos necesarios para
completar el registro del proveedor y continuar con el documento.
9. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la cotización,

seleccione un renglón y haga clic en el icono Comentario. El renglón puede ser
impresos en el formato de la cotización.

monedas utilizando la tabla Moneda del módulo Tributarios.
cotización, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
12. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las cotizaciones, utilice la
opción Parámetros de la Empresa para definir el tipo de redondeo a utilizar. El
monto asociado al redondeo (positivo o negativo) es guardado por el sistema en el

campo Otros 3 de la cotización.
13. Una cotización no puede modificarse cuando todos sus renglones han sido
transformados en notas de recepción, órdenes de compra o facturas.
Devolución de Proveedor
devoluciones de mercancía efectuadas a los proveedores, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas.
La devolución puede crearse a partir de una(s) factura de compra o a partir de una nota
de recepción del proveedor, y la misma ajusta automáticamente tanto el stock actual de
los artículos involucrados, como el saldo del proveedor.
Cada Devolución a Proveedor tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo de la devolución. Si lo deja en blanco éste valor

 Fecha: Fecha de emisión de la devolución. El sistema le asigna por defecto la
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor al cual se le
realizará la devolución.
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la devolución a un
desea asociar a la devolución.
 N° Prov.: Campo editable para indicar el número del documento de devolución
del proveedor.
 Pago: Campo no editable que muestra el número del pago que genera el
sistema automáticamente, al asociar la nota de crédito generada por la
devolución con los documentos sobre los cuales se hizo la devolución.
 N° N/CR: Campo no editable que muestra el número de la nota de crédito que

genera el sistema automáticamente, por el monto total de la devolución.
 N° control N/CR: Campo editable para ingresar el número de control fiscal de
la nota de crédito asociada a la devolución. Si es dejado en blanco al momento
de grabar la devolución, el sistema lo asigna de forma automática, a partir de la
serie asignada. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
devolución.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la devolución.
Detalles: Los renglones de esta tabla son provenientes de la importación de

Facturas de Compra o Notas de Recepción.
 Artículo: Campo donde se muestra el código del artículo devuelto a el

proveedor.
 Descripción: Campo que muestra la descripción del artículo.
 Modelo: Campo que muestra automáticamente el modelo del artículo.
 Almacén: Código que identifica al almacén asociado a la devolución.
 Cantidad: Muestra el número de unidades del artículo que están siendo
devueltas.
 Costo Unit.: Se muestra automáticamente el costo unitario del artículo
importado.
 %Desc.: Muestra el porcentaje de descuento del artículo, en caso de poseerlo.
 Monto I.V.A.: Se visualiza en este campo el monto resultante de aplicar el % de
I.V.A sobre el monto Neto del renglón.
 Neto: Costo total del renglón, después de aplicado el descuento, del número de
unidades devueltas del artículo.
importado el renglón. Una devolución puede crearse a partir de: facturas de
compra o notas de recepción del proveedor.

 Neto OM: Muestra el costo total del número de unidades del artículo en la
moneda seleccionada en el campo Moneda. Será calculado por el sistema
 Comentario: Muestra un comentario adicional asociado al renglón importado.
El comentario será impreso en el formato de la devolución a proveedor.
que aplicará sobre el subtotal de la devolución. También podrá indicarse
manualmente.
descuento sobre el subtotal, de la devolución que está creando.
del documento.
agregado en la devolución a proveedor. Será calculado por el sistema en
función de la tarifa asignada a cada renglón del documento.
devolución. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo en
el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la devolución, (-) menos
los descuentos, (+) más los recargos, (+) más el impuesto, (+/-) más ó menos
el valor otros.

visualizarse al imprimir la devolución.
la devolución.

Campo 8.

:(Ver Orden de Compra.0).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la devolución que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas para seleccionar el formato a utilizar, y proceder a la
impresión.
Se podrán definir los datos a introducir para crear una devolución y que columnas se
van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la opción
Configuración de Procesos en el módulo de Seguridad.
3. Cada vez que se crea una devolución con "n" unidades de un artículo, el sistema
disminuye automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y genera
un movimiento de inventario llamado "Dpro".
4. Cuando se genera una devolución, el sistema toma los costos de la factura/nota de

recepción asociada a la devolución.
5. Cada vez que se crea una devolución a partir de una factura de compra, el sistema
efectúa lo siguiente:
 Incrementa automáticamente el saldo del proveedor por el monto total de la

devolución, generando una nota de crédito automática como documento
de compra que respalda el nuevo saldo. El número de la nota de crédito
generada es mostrado en el encabezado de la devolución.
 Si la factura de compra posee saldo mayor a cero, entonces el sistema
genera adicionalmente un pago en el que asocia la nota de crédito con la
factura de compra. El número de pago generado es mostrado en el
encabezado de la devolución.
6. La nota de crédito generada al hacer una devolución puede ser utilizada para pagar
otros documentos del proveedor (facturas, notas de débito etc.). Para efectuar
dicha asociación utilice la opción Pagos.
7. Si su empresa maneja seriales en los artículos utilice el icono Seriales Salida que
asociados a los artículos devueltos.
8. Para emitir devoluciones en monedas diferentes a la moneda base deberá

configurar, en los parámetros de la empresa, la opción Manejar moneda adicional
para costos y precios y crear las monedas utilizando la tabla Moneda del módulo
Tributarios.

devolución, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base. Luego de
grabada la devolución esta puede ser visualizada en la moneda adicional o en
moneda base, haciendo clic en el icono Conversión ubicado a la derecha de la
tasa.

cada sucursal para el número de la devolución, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por Sucursal del proceso Devolución a Proveedor, y luego
proceda a indicar en cada sucursal la serie correspondiente
11. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por devolución, la(s)
cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizarla, utilice el botón Información
Contable de la Barra de Herramientas (ver Contabilizar Capitulo 9: Integración).
Nota de Recepción
notas de recepción efectuadas por los proveedores, para lo cual deberá utilizar la Barra
de Herramientas.
Cada vez que la empresa reciba mercancía que no venga acompañada de la factura de
compra del proveedor, deberá generarse una nota de recepción para darle entrada en
inventario a la mercancía. El sistema permite llevar el control de las notas de recepción
facturadas y las que están sin facturar.
Una nota de recepción puede crearse directamente o a partir de:
 Otra nota de recepción.

A partir de una nota de recepción pueden generarse fácilmente facturas de compra.
Cada Nota de Recepción tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número identificador de la nota de recepción. Si lo deja en blanco

sistema e indica si la nota de recepción ya fue transformada en factura de
compra, este documento maneja los siguientes status:

factura.
en factura.
 Procesado: Cuando todos sus renglones han sido transformados en
factura.
 Fecha: Fecha de emisión de la nota de recepción. El sistema le asigna por

 Venc. Campo editable para indicar la fecha de entrega estimada. El sistema la
asigna en función de la condición de pago o los días de crédito asociados al
proveedor.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor asociado a la nota de

recepción.
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la nota de un
desea asociar a la nota de recepción.
 N° NDR: Campo editable para ingresar el número asignado por el proveedor a
la nota de recepción.
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa que originó la nota
de recepción.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la nota de
recepción. Una vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual
Detalles:
 Artículo: Campo editable para ingresar el código del artículo recibido. Podrá
asociado a la orden de recepción Podrá indicarse manualmente, o con la
 Cantidad: Campo para indicar el número de unidades del artículo que están
recibiendo.
 Costo Unit.: Costo del artículo negociado con el proveedor. El sistema muestra
automáticamente el último costo del artículo.
 %Desc.: Campo para indicar el porcentaje de descuento del artículo, en caso
de poseerlo.

 % I.V.A.: Campo que muestra la tasa del impuesto al valor agregado.
 Monto I.V.A.: Se visualiza en este campo el monto resultante de aplicar el % de
I.V.A sobre el monto Neto del renglón.
 Neto: Costo total del renglón, después de aplicado el descuento, del número de
unidades recibidas del artículo.
pendientes por facturar.
 Devuelto: Campo donde se visualiza la cantidad de artículos devueltos en el
renglón. Es mostrado automáticamente al realizar una devolución de proveedor.
importado el renglón. Una nota de recepción puede crearse a partir de: otra nota
de recepción, una cotización, una orden de compra, una plantilla de compras.
el renglón en la moneda seleccionada en el campo Moneda. Será calculado por
el sistema automáticamente al presionar el botón Conversión.
 Neto OM: Muestra el costo total del número de unidades del artículo en la
moneda seleccionada en el campo Moneda. Será calculado por el sistema
comentario será impreso en el formato de la orden de recepción.
que aplicará sobre el subtotal de la nota de recepción. También podrá indicarse
manualmente.
del documento.
recargo sobre el subtotal, del documento que está creando.
agregado en la nota de recepción. Será calculado por el sistema en función de
la tarifa asignada a cada renglón del documento.
nota de recepción. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir
redondeo en las compras, se muestra en el campo Otros 3 la diferencia
obtenida al aplicar el redondeo.
 Total: Campo no editable que muestra el subtotal de la nota de recepción, (-)

visualizarse al imprimir la nota de recepción.
la nota.

Campo 8.


: (Ver Factura de Compra).
Sugerencias
1. Si desea imprimir la nota de recepción que está en pantalla haga clic en el icono

opción. Se podrán definir los datos a introducir para crear una nota de recepción y
que columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la
opción Configuración de Proceso de nota de entrega en el módulo de Seguridad.
3. Si una nota de recepción está Parc. procesado y desea ver el estado de cada
4. Para hacer un análisis de lo recibido y facturado por artículo o proveedor, utilice los
reportes Notas de Recepción.
5. Cada vez que se crea una nota de recepción con "n" unidades de un artículo, el
sistema aumenta automáticamente el stock actual del artículo en "n" unidades, y
genera un movimiento de inventario llamado "NREC".
6. Cada vez que se crea una nota de recepción el sistema actualiza automáticamente
el último costo, de cada artículo involucrado en la misma.
7. Cuando se transforma una nota de recepción en factura, el sistema conserva las

condiciones y costos establecidos en la nota de recepción.

extranjero, para efecto del impuesto al valor agregado
9. Para hacer una nota de recepción a partir de una cotización, una orden de compra,
una plantilla de compras u otra nota de recepción, utilice el icono Importar que se
10. Si su empresa maneja seriales en los artículos, utilice el icono Seriales Entrada que
asociados a los artículos recibidos.
11. Una nota de recepción no puede modificarse cuando todos sus renglones han sido
transformados en facturas.
Plantilla de Compra
plantillas de compras, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Las plantillas de compras le permiten guardar documentos modelo que se utilizan con
frecuencia para crear otros documentos (Facturas, Pedidos, Cotizaciones, Notas de
Entrega). También pueden ser usadas para almacenar documentos especiales
diferentes a los existentes en el sistema.
Las plantillas poseen las mismas características y funcionalidad de las cotizaciones a

proveedores. A partir de una plantilla pueden ser generadas fácilmente: cotizaciones,
órdenes de compras, facturas de compras y notas de recepción.
Una plantilla puede crearse directamente o a partir de:
 Otra plantilla de compras.

 Una factura de compras.
Cada Plantilla de Compra tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo de la plantilla. Si lo deja en blanco éste valor será

 Fecha: Fecha de emisión de la plantilla. El sistema le asigna por defecto la
 Venc.: Campo editable para indicar la fecha de vencimiento de la plantilla. El
proveedor.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor el cual realizó la
cotización.
 Prov. Rápido: Presione el botón Prov. Rápido, para realizar la plantilla de un
desea asociar a la plantilla de ventas.
plantilla.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada la plantilla.

Detalles:
asociado a la plantilla. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda
posee descuento.
de aplicado el descuento, del número de unidades cotizadas del artículo en el
renglón.

comentario será impreso en el formato de la plantilla de proveedor.
que aplicará sobre el subtotal de la plantilla. También podrá indicarse
manualmente.
descuento sobre el subtotal, de la plantilla que está creando.
del documento que está creando.
recargo sobre el subtotal, de la plantilla que está creando.
agregado en la plantilla. Será calculado por el sistema en función de la tarifa
documento. Cuando se encuentre activo el parámetro Permitir redondeo en
el redondeo.

la orden.

Campo 8.
Adicionalmente, usted podrá acceder a otras funcionalidades a través de los botones

Sugerencias
1. Si desea imprimir la plantilla que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir de
impresión.

opción. Se podrán definir los datos a introducir para crear una plantilla y que
columnas se van a manejar a nivel de los renglones. Para establecerlo, utilice la
opción configuración de procesos en el módulo de Seguridad.
3. Las plantillas son documentos modelo por lo cual no afectan ni el saldo de los
proveedores ni el stock de los artículos.
4. Para hacer una plantilla a partir de otra plantilla, utilice el icono Importar que se

el documento.
6. Si desea realizar la plantilla a un proveedor que no esté registrado en el sistema, al

presionar el botón Prov. Rápido podrá ingresar los datos necesarios para completar
el registro del proveedor y continuar con el documento.
7. Si desea introducir un comentario adicional en los renglones de la plantilla,

seleccione un renglón y haga clic en el icono Comentario. El renglón puede ser
impresos en el formato de la plantilla.

monedas utilizando la tabla Moneda del módulo Tributarios.

plantilla, la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
10. Si desea que el sistema redondee el monto neto de las plantillas, utilice la opción
Parámetros de la Empresa para definir el tipo de redondeo a utilizar. El monto
Otros 3 de la cotización.
Programación de Pago
Esta opción permite autorizar y programar el pago de los documentos de proveedores y

beneficiarios (facturas de compra, giros, notas de débito, adelantos y órdenes de pago).
Un documento no puede ser cancelado o abonado mientras no haya sido autorizado su
pago.
Al ingresar en esta opción, el sistema muestra en la carpeta Documentos de Cuentas x

Pagar, los documentos de compra con saldo mayor a cero, de todos los proveedores.
La Programación de Pagos tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Proveedor: Muestra los proveedores previamente registrados en el sistema.

F2.
 Saldo: Campo para indica el monto (Igual, Mayor o Menor) que deben tener los
documentos que desea consular para ser programados.
 Tipo: opción para indica el tipo de documento que desea visualizar (Factura,
Giro, Nota de Débito y Adelantos) en la sección Documentos Pendientes.
 Documentos: Indique el status de los documentos que desea visualizar en la
consulta. Para ver los distintos status, presione el botón ubicado a la derecha
del cuadro.
 Botón BSF: Si la empresa está configurada como multi-moneda, podrá

visualizar con la utilización de este botón el monto y saldo de los documentos,
sea en la moneda base (por ejemplo bolívares) y en la moneda adicional.
 Antigüedad: Indique la condición de vencimiento que deben tener los
documentos a visualizar en la consulta.
 Botón Buscar: Presione este icono para ejecutar la búsqueda de los
documentos que desea programar según los datos introducidos.
 Cajas / botón Saldo: Al presionar este botón, se desplegará una pantalla de
sólo lectura que muestra el monto desglosado de las cajas activas en su
empresa; cabiendo destacar que son campos no editables. La pantalla muestra
las siguientes columnas:
 Cod. Caja: Muestra el código de la Caja.

 Descripción: Muestra la descripción de la Caja.
 Saldo: Muestra el saldo actual de la caja.
 Moneda: Moneda manejada por la Caja
 Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.
 Saldo en OM: Muestra el saldo actual de la caja multiplicado por la tasa
vigente de la moneda.
 Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.
 Bancos / botón Saldo: Al presionar este botón, se desplegará una pantalla de

sólo lectura que muestra el monto desglosado de las Cuentas Bancarias activas
en su empresa; cabiendo destacar que son campos no editables. La pantalla
muestra las siguientes columnas:
 Cod. Cuenta: Muestra el código de la cuenta bancaria.

 Nro. Cuenta: Muestra el número de la cuenta bancaria.
 Bancos: Muestra el banco al que pertenece la cuenta bancaria.
 Saldo: Muestra el saldo en libro de la cuenta bancaria.
 Moneda: Moneda que maneja la cuenta bancaria.
 Tasa: Tasa cambiaria vigente para la moneda.
 Saldo en OM: Muestra el saldo en libro de la cuenta bancaria multiplicado
por la tasa vigente de la moneda.
 Total: Sumatoria de los saldos de la moneda base.
 CxC: Presionando este botón, se muestra la sumatoria de los documentos de

cuentas por cobrar según el filtro seleccionado en Antigüedad, a fin de ayudar
en la toma de decisiones al realizar la programación de los pagos.
 Autorizados sin emitir: Presionando este botón, se muestra la sumatoria del
saldo de los documentos autorizados, para los que aún no se ha emitido un
pago y las órdenes de pago autorizadas que no han sido canceladas. Este
monto se actualiza dinámicamente a medida que se van autorizando los
documentos.
Documentos Pendientes:
 Tipo: Indica el tipo de documento en cada renglón. Es mostrado por el sistema

de forma automática.
 Número: Muestra automáticamente el número del documento en cada renglón.
 Proveedor: Campo que muestra automáticamente el proveedor asociado al
documento.
 Emisión: Muestra la fecha en que se emitió el documento. Es informativo y es
mostrado por el sistema de forma automática.
 Venc.: Muestra la fecha de vencimiento del documento.
 Nro Fact.: Campo no editable que muestra el número asignado por el
proveedor a la factura de compra.
 Monto: Muestra el monto total del documento en cada renglón.
 Saldo: Campo que muestra el saldo actual del documento en cada renglón.
Seleccione la casilla ubicada a la derecha de “Saldo”, para autorizar el pago del
saldo total de los documentos sin restricciones de fecha.
 Monto Prog.: Campo Muestra el monto que ha sido programado por cada
documento, se actualiza automáticamente al realizar la programación del pago.
 Moneda: Moneda en la fue realizado el documento.
 Tasa: Campo que muestra la tasa asociada a la moneda en la que se realizó el
documento.
 Totales: Campos que indican la sumatoria de los renglones del campo “Monto”
y el campo “Saldo”.
Programar Pagos:
Este proceso permite planificar diversos pagos de las facturas de compra, en fechas y
con montos previamente establecidos, a fin de evitar que se emita un pago no
autorizado; para ello se debe seleccionar el documento en la sección Documentos
Pendientes y pulsar el botón Programar, el cual desplegará la pantalla Programar
Pago:
 Documento: Número del documento al cual se le va a realizar la programación

de pago.
 Monto: Monto total del documento.
 Saldo: Saldo del documento disponible a ser programado.
 Número: Muestra automáticamente el número del documento en cada renglón.
 Para agregar un renglón en el “Detalle de Programación de Pago”, se debe
utilizar el icono Agregar Renglón ; de la misma forma, para eliminar un
renglón se debe utilizar el icono Eliminar Renglón .
Detalle de Programación de Pago:
 Fecha: Campo editable para indicar la fecha para la cual será asignado el pago.
 Monto: Campo editable para indicar el monto de la fracción a cancelar. El
sistema valida que la sumatoria de todos los montos es igual o menor al monto
total del documento.
 Botón Monto Restante: Al presionar este icono, permite programar un pago
sobre el saldo restante del documento seleccionado, asignando el mismo al
campo Monto y para el cual hay que indicar una fecha.
 Botón Aceptar: Icono para confirma la programación de pago de documento.
 Botón Cancelar: Icono para salir sin realizar la programación de pago del
documento.
Sugerencias
1. Para que esta opción pueda ser utilizada y que el sistema impida el pago de los
documentos no autorizados, deberá configurar el parámetro de la empresa
Cancelar sólo compras y órdenes de pago programadas, opción que se
encuentra en la carpeta Compras y CxP, Cajas y Bancos.
2. El pago de las facturas de compra podrá programarse de forma parcial, es decir, no

es necesario realizar la programación total del documento al mismo tiempo.
3. Si se tilda la columna de autorización y no se realiza ninguna programación del

pago, el sistema permitirá realizar el pago del documento sin restricción de fecha.
4. En el proceso Orden de Pago se permitirá la autorización de la misma, sólo de

manera total, sin restricción de fechas.
5. Si la empresa está configurada como multi-moneda puede visualizar, el monto y

saldo de los documentos en la moneda base (por ejemplo bolívares), y en la
moneda adicional, presionando el icono .
Pago
La opción pagos le permite consultar, así como incluir, modificar y eliminar los datos de
los pagos efectuados a los proveedores.
Un pago puede involucrar varios documentos del proveedor y varias formas de pago.
Una vez indicado el proveedor el sistema muestra todos los documentos del mismo con
saldo mayor a cero (0), para que proceda a seleccionar cuáles van a ser cancelados o
abonados en el pago.
Durante la realización del pago es posible efectuar una retención del impuesto sobre la
renta, retención de impuesto al valor agregado, así como un descuento por pronto pago.
En dichos casos, el sistema genera automáticamente los documentos correspondientes
y permite su utilización en el pago.
Esta opción puede ser utilizada también para asociar dos o más documentos del
proveedor, sin involucrar un egreso de dinero en caja o banco.
Cada Pago tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número que identifica el pago. Si lo deja en blanco éste valor será
 Recibo: Campo editable en el cual la empresa asigna un número de pago.
 Fecha: Fecha de emisión del pago. El sistema le asigna por defecto la fecha
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor al cual se le realizará el
pago.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizada el pago. Una
vez seleccionada, el sistema mostrará la tasa de cambio actual entre la moneda
 Descripción: Campo donde podrá indicar el motivo o causa del pago.

 Botón Documentos: Al presionar este botón, el sistema muestra en pantalla
todos los documentos pendientes del proveedor seleccionado.
 Botón Pagar Todo: Haga clic en este botón para pagar por completo, todos los
documentos pendientes del cliente seleccionado.
 Botón Datos: Icono que despliega la pantalla Cargas Datos, que permite
visualizar y modificar el número de documento del proveedor y el número de
control de los documento del pago. Para visualizar la pantalla debe posicionarse
en el renglón y presionar el botón Datos.
Detalles:
 Tipo: Campo no editable que muestra automáticamente el tipo de cada

documento que forma parte del pago.
 N° Doc.: Número de cada documento que forma parte del pago. Es informativo
y es mostrado por el sistema en forma automática.
 Nro. Fact: Si el documento es tipo factura, el sistema muestra el número de la
misma. Es informativo y es mostrado por el sistema en forma automática.
 Moneda: Campo no editable que muestra automáticamente el tipo de moneda
en la que se registró el documento que se va a ser pagado.
 Monto Doc.: Campo no editable que muestra automáticamente el monto total
de cada documento que forma parte del pago.
 Saldo Pend.: Campo no editable que muestra el saldo actual de cada
 Monto Abon.: Campo editable para indicar el monto que desea pagar o asociar
en cada documento que forma parte del pago. Deje en cero (0) aquellos
documentos que no desea abonar o asociar.
 +/- : Campo que muestra el signo del documento. Los documentos con saldo a
favor del proveedor suman (+), y los documentos con saldo a favor de la
empresa restan (-).
 DxPP.: Casilla no editable que indica si fue generada una nota de crédito por
descuento por pronto pago contra el documento que está en el renglón.
 I.S.L.R.: Casilla no editable que indica si fue generada una retención de
impuesto sobre la renta contra el documento que está en el renglón.
 I.V.A.: Casilla no editable que indica si fue generada la retención de impuesto al
valor agregado contra el documento que está en el renglón.
 Fec. Emis.: Campo no editable que muestra a la fecha en la que fue emitido el
 Fec. Venc.: Campo no editable que muestra la fecha de vencimiento del
Formas de Pago:
 Formas Pago: Lista que despliega las formas en la cual es posible pagar un
documento. Seleccione entre Efectivo, Cheque y Transferencia.
 N° Doc.: Campo no editable que muestra automáticamente el precio total,
después de aplicados los descuentos, del número de unidades facturadas del
 Fecha: Si la forma de pago es cheque en este campo podrá indicar la fecha del
mismo.
 Mov. Caja: Campo no editable que muestra el movimiento de caja asociado a la
forma de pago, es generado por el sistema automáticamente al grabar el pago.
 Mov. Banco: Campo no editable que muestra el movimiento de banco asociado
a la forma de pago del renglón, es generado por el sistema automáticamente al
grabar el pago.
 Caja: Si la forma de pago es efectivo, introduzca la caja en donde se almacenó.
Podrá ser indicada manualmente o con la búsqueda asistida al presionar la
tecla F2.
 Cuenta: Si la forma de pago es cheque o transferencia, introduzca la cuenta
bancaria en asociada. Podrá ser indicada manualmente o con la búsqueda
 Moneda: Campo no editable que muestra la moneda asociada a la cuenta o la
caja seleccionada en el renglón. Si el pago se realiza en la moneda base no
podrá indicar una caja/cuenta con una moneda diferente a la base. De lo
contrario, podrá hacer el pago con una caja/cuenta que maneje moneda base o
la moneda adicional en la cual se hará el pago.
 Monto: Campo editable para introducir el monto total o parcial de cada
 Total: Monto total del pago, es calculado automáticamente por el sistema.

el pago.
contabilización del pago.

Campo 8.

: Haga clic en este botón para imprimir los cheques que están
involucrados en el pago utilizando el “Formato Cheque (Pago)”.
: Utilice este botón para proceder a anular el pago seleccionado. Una

vez anulado podrá revertir esta condición utilizando el botón .
: Botón que despliega la pantalla Descuento por Pronto Pago, donde

se indica el porcentaje de descuento a aplicar, para que el sistema genere la nota de
crédito por el monto del mismo.
La pantalla Descuento por Pronto Pago tendrá asociado los siguientes datos:
 Monto abonado la factura: Campo no editable que muestra el monto abonado

del documento, que por consiguiente se le aplicará el descuento por pronto
pago.
 % Descuento por pronto pago: El sistema asigna el porcentaje de descuento
por pronto pago, de acuerdo al porcentaje que se haya definido para el
proveedor en la pestaña Crédito y Saldo de la tabla Proveedor.
 Monto del descuento: Campo donde se visualiza el monto resultante de
aplicar el % de descuento sobre el monto abonado del documento.
 Monto retenido: Campo no editable que muestra el monto del impuesto al valor
agregado retenido.
 Monto a Pagar: Campo no editable que muestra el monto abonado de la

factura, (-) menos el monto del descuento, (-) menos el monto retenido.
Presione el botón Aceptar para generar la nota de crédito por el descuento aplicado.
: Haga clic en el este botón para generar una retención del Impuesto
Sobre la Renta al documento que está en el renglón. El sistema permite aplicar
retenciones sobre los documentos: Facturas y Adelantos.
La pantalla Retención tendrá asociado los siguientes datos:
 Factura: Campo no editable que muestra el número identificador del documento

al cual se le aplicará la retención.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto del documento sobre el cual
se aplicará la retención.
 Concepto: Campo que muestra el motivo de la retención que se va a efectuar.
 % Base Imp.: Porcentaje del Monto del documento sobre el cual se aplicará la
retención.
 Monto Obj.: Monto el cual se aplicará la retención, resultante de aplicar el %
Base Imp. sobre el Monto.
 % Retención: Porcentaje a retener sobre el Monto Obj.
 Sustraendo: Monto fijo asociado al concepto de la retención, será descontado
del monto a retener.
 Monto Reten.: Campo donde se visualiza el monto retenido, resultante de
aplicar el % de Retención sobre el Monto Obj, (-) menos el Sustraendo.
Presione el botón Aceptar para generar la retención. El sistema creará un documento

tipo ISLR el cual estará asociado con el documento al que se le hizo la retención.
: Haga clic en el este botón para generar una retención del Impuesto al
Valor Agregado al documento que está en el renglón. El sistema permite aplicar
retenciones sobre los documentos: Facturas, Notas de Débito/Crédito por diferencial
cambiario.
Al hacer clic sobre éste botón el mismo validará que el saldo del documento a retener
sea mayor ó igual al monto de la retención.
Cada Retención de I.V.A tendrá asociado los siguientes datos:

 I.V.A. de la factura: Campo no editable que muestra el monto correspondiente

al I.V.A. del documento al cual se le aplicará la retención.
 % de retención: Campo no editable que muestra el porcentaje de retención
asociado al proveedor al cual se aplicará la retención.
 I.V.A. retenido: Monto del I.V.A. retenido, resultante de aplicar el % de
retención sobre el I.V.A de la factura.
 Botón Ret. a Terceros: Presione este botón para desplegar el cuadro “I.V.A.
Retenido a Terceros”, donde se visualiza el desglose de la retención de I.V.A. a
terceros en caso de que aplique en el documento al que se le está registrando
la retención.
 Retenciones Generadas: Esta pantalla muestra los siguientes campos no
editables, al presionar el botón Aceptar: Tipo de Documento: IVAN (I.V.A.
negativo) o IVAP (I.V.A. Positivo); Número de documento: Número de
correlativo; Proveedor: Cuando existe una retención a tercero el sistema
muestra el código de proveedor asociado al cual se le está realizando la
retención y Número de Comprobante: Se muestra el número de comprobante
generado por el sistema de acuerdo a las normativas del SENIAT.
: Haga clic en este botón para calcular y visualizar en pantalla, el monto

de la nota de crédito o débito que se generaría por concepto de diferencial cambiario
(todo de acuerdo al pago que está en pantalla). Esta función solo está disponible cuando
se tiene configurado el sistema en modo multi-moneda.
Sugerencias
Se podrán definir los datos a introducir para crear un pago y que columnas se van a
manejar a nivel de las formas de pago. Para establecerlo, utilice la opción
configuración de procesos de Cobro en el módulo de Seguridad.
2. Cada vez que se registra un pago, el sistema actualiza automáticamente el saldo

actual del proveedor involucrado, generando un movimiento o pago, en el estado de
cuenta del proveedor por el monto total de dicho pago.
3. Cuando se presenta una diferencia entre el monto abonado a los documentos y el

monto que se indica en las formas de pago, el sistema pregunta si se desea generar
un documento de ajuste positivo o negativo automático por esta diferencia. En caso
de que se responda afirmativamente, el sistema generará un documento de ajuste:

AJPA en caso de ajuste positivo, AJNA en caso de ajuste negativo. De lo contrario,
no se permitirá guardar el pago.
4. Cuando se efectúa un descuento por pronto pago, el sistema genera como

documento una nota de crédito automática, por el monto total del descuento, la cual
asocia o cancela contra la factura que se está pagando. Puede realizarse un
descuento por pronto pago por cada factura que esté involucrada en el pago. Para
ejecutar el descuento, haga clic en el icono “DxPP” que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla.
5. Cuando se efectúa una retención del ISLR en el pago, el sistema genera un

documento tipo documento ISLR, por el monto total de la retención, la cual asocia o
cancela contra la factura que se está pagando. Puede realizarse una retención por
cada factura que esté involucrada en el pago. Para proceder a efectuar la retención,
haga clic en el icono “Reten. I.S.L.R.” que se encuentra en la parte inferior de la
pantalla.
6. Para que el sistema impida el pago de los documentos no autorizados, deberá

configurar el parámetro de la empresa Cancelar sólo compras y órdenes de pago
programadas, opción que se encuentra en la carpeta Compras y CxP, Cajas y
Bancos.
7. Si el usuario pulsa clic sobre el botón , se muestra en el monto abonado,

el saldo total de todos los documentos pendientes. Si se ha realizado la
programación de algún pago se mostrará el saldo autorizado (monto autorizado – lo
ya cancelado hasta la fecha).
a. Si se ha realizado la programación de algún pago y pulsa clic sobre la columna

que contiene el símbolo +/- , se mostrará el saldo autorizado.
8. Si se ha realizado la programación de algún pago y se modifica el monto abonado, o

se registra el pago, el sistema emitirá un error indicando “El monto a cancelar… es
mayor al monto autorizado…”, si dicho monto es mayor al aprobado.
9. El sistema permite la utilización de las siguientes formas de pago: efectivo, cheque y

transferencia.
10. Por cada renglón con forma de pago igual a efectivo el sistema genera un
movimiento de caja contra la caja indicada, disminuyendo el saldo de la misma.
11. Por cada renglón con forma de pago igual a cheque o transferencia el sistema
genera un movimiento de banco contra la cuenta bancaria indicada, disminuyendo el
saldo de la misma.
12. Si la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria está configurada

para manejar chequera, podrá seleccionar de las chequeras activas, el número de
cheque deseado, a través de una pantalla que se desplegará inmediatamente
después que seleccione la cuenta bancaria a utilizar en el pago.
13. No es posible anular un pago que tenga un cheque asociado y éste haya sido
conciliado o contabilizado.
14. Si el pago tiene un cheque asociado y éste es anulado, el estatus del cheque pasará
a “Anulado”.
15. Para registrar un pago adelantado introduzca solamente las formas de pago del
mismo, sin abonarle a ninguno de los documentos que el proveedor tenga
pendientes (en caso de que tenga alguno). Una vez grabado el pago, el sistema
genera un documento de compras o adelanto con monto y saldo igual al total
pagado. Dicho documento puede ser usado más adelante para cancelar otros
documentos del proveedor.
16. Si el proveedor al que se está aplicando el pago es de tipo casa matriz, al

seleccionar documentos a cancelar se ofrece la posibilidad de cancelar los
documentos pendientes, tanto para la casa matriz como para las sucursales
correspondientes.
17. Si la empresa está configurada como multi-moneda, en los parámetros de la

empresa, puede además de emitir pagos la moneda base, emitir pagos en otra
moneda utilizando como formas de pago cheques o efectivo denominados en dicha
moneda o moneda base (por ejemplo: Bs.) En dichos pagos el sistema solicita la
tasa de cambio y usted podrá aplicar, y si lo desea, diferencial cambiario generando
automáticamente la nota de crédito o débito.
18. Si la empresa está configurada como multi-moneda y desea crear un pago aplicando
diferencial cambiario, entonces debe definir como moneda del pago una de las
monedas adicionales que tenga registradas. Esto aplica en aquellos casos en los
que la forma de pago es en moneda base (por ejemplo: Bs.), pero el proveedor
aplicó diferencial cambiario. Si durante la creación del pago, y una vez
seleccionados los documentos del mismo, desea visualizar cual sería el monto del
diferencial cambiario, use el botón Dif. Cambiario.
19. Un pago no puede ser modificado cuando alguna de las formas de pago del mismo
ha sido conciliada.
Documento de Compra
Esta opción le permite consultar los documentos de compras generados por los
procesos del sistema, que afectan el saldo de los proveedores, así como modificar y
eliminar los datos de los documentos que fueron registrados utilizando esta opción. Para
dichas funciones, utilice la Barra de Herramientas.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un proveedor
(por ejemplo: facturas, devoluciones etc.), generan automáticamente un documento por
el monto de la variación del saldo del proveedor. Dichos documentos sólo pueden ser
consultados utilizando esta opción, y para su modificación es necesario modificar el
documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos documentos
automáticos, esta opción permite la creación y modificación de documentos manuales
contra cualquiera de los proveedores de la empresa.
Cada Documento de Compras tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número correlativo del documento. Si lo deja en blanco éste valor

 Status: Es generado por el sistema automáticamente e indica si el documento
fue pagado o asociado a otro documento.
 Fecha: Fecha de emisión del documento. El sistema le asigna por defecto la
fecha actual pero podrá modificarse si el documento es realizado de forma
manual.
 Documento: Campo editable para ingresar el tipo de documento que desea
realizar. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Tipo mov.: Campo de sólo lectura que muestra el tipo del movimiento del
documento seleccionado.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor al cual se le
realizará el documento. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda
 Nacional: Cuando esta casilla esta seleccionada, indica que el proveedor es
de compra.
documento.
 Fecha reg.: Campo para indicar la fecha en la que fue registrado el documento
en el sistema.
 Doc. asoc.: Campo editable para introduzca el tipo del documento que está
asociado o generó el documento que se está creando.
 N° registro: Campo para ingresar o mostrar el número del documento asociado
al documento de compra.
 Doc. prov.: Campo que muestra el Número de factura del proveedor cuando el
tipo de documento es: Factura, Nota de Crédito o Débito.
factura.
 Banco: Cuando el documento corresponde a cheque devuelto, en este campo
de sólo lectura se muestra el código y descripción del banco al cual
corresponde el cheque devuelto.
 Fecha cheque: Campo de sólo lectura que muestra la fecha del cheque
devuelto.
 N° cheque: Campo de sólo lectura que muestra el número del cheque devuelto
 Mov. banco: Campo de sólo lectura que muestra el número de movimiento de
banco que se crea al registrar un cheque devuelto.
 Comprobante I.V.A.: Campo de sólo lectura que muestra el número del
comprobante de I.V.A., emitido automáticamente por el sistema al generar una
retención de impuesto al valor agregado.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el documento
de compra. Una vez seleccionada, el sistema mostrará la tasa de cambio actual
 I.V.A.: Campo para ingresar el impuesto sobre las ventas que aplicará sobre el
documento que está creando.
Monto del Documento:
 Monto bruto: Campo para ingresar o mostrar el monto bruto sin impuesto del
documento de compra.
 % Descuento: Campo para ingresar un porcentaje de descuento asociado que
 % Recargo: Campo editable para introducir el porcentaje de recargo que
recargo sobre el subtotal del documento.
 Total sin impuesto: Campo de sólo lectura que muestra el total bruto sin
impuesto, menos el monto del descuento más el monto de recargo. Será
calculado automáticamente por el sistema.
agregado en el documento. Será calculado por el sistema en función de la tasa
indicada en el documento.
 Botón Otros: Al presionar el botón Otros, se despliega la pantalla Otros
documento.
 Monto neto: Campo no editable que muestra el total bruto del documento, (-)
 Saldo: Campo no editable que muestra el saldo actual del documento.

el documento.

identificados de forma consecutiva iniciando con la etiqueta Campo 1 y finalizando
en el Campo 8.

: Botón que se habilita cuando el tipo de documento es Ajuste Negativo y

Positivo manual, Nota de Crédito y Débito. Al presionarlo, despliega la pantalla Detalles
de Documento donde podrá visualizar o incluir renglones en el documento; en cada
renglón deberá especificar: artículo, almacén, cantidad, costo e I.V.A. Una vez
especificados los renglones, el sistema calcula automáticamente el monto bruto del

documento.
: Utilice este botón para proceder a anular el documento que se encuentre

en pantalla. Una vez anulado podrá revertir esta condición utilizando el botón
.
Sugerencias
1. El Cada vez que se registra un documento de proveedor (automático o manual), el

sistema actualiza automáticamente el saldo actual del proveedor involucrado.
2. Para emitir documentos en monedas diferentes a la moneda base, deberá

configurar en los parámetros de la empresa, la opción Manejar moneda adicional
para costos y precios y crear las monedas utilizando la tabla Moneda del módulo
Tributarios.
3. Una vez configurado el sistema en modo multi-moneda, podrá indicar en cada

documento la moneda y la tasa de cambio respecto a la moneda base.
4. Los pagos no poseen saldo asociado. Por lo tanto, no se manejan como un

documento aunque afectan el saldo del proveedor. Sin embargo desde la opción
Pagos, se generan en forma automática, los siguientes documentos:
 ADEL: En caso de un pago adelantado.

 N/CR: En caso de aplicar un descuento por pronto pago en el pago.
 ISLR: En caso de aplicar una retención de impuesto.
 IVAN: En caso de aplicar una retención de impuesto al valor agregado negativo.
 IVAP: En caso de aplicar una retención de impuesto al valor agregado positivo.
 AJPA: En caso de un ajuste positivo en el pago.
 AJNA: En caso de un ajuste negativo en el pago.
5. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos,

menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema
es sumando y restando el saldo de sus documentos.
6. El estado de cuenta de un proveedor muestra todos los documentos y pagos del

mismo.
7. Cada factura creada utilizando la opción Facturas de Compra, genera

automáticamente un documento tipo FACT, con todos los datos de la misma
exceptuando los renglones.
8. Cada devolución de mercancía registrada utilizando la opción Devoluciones de

Proveedores, genera automáticamente una nota de crédito, con todos los datos de
la misma exceptuando los renglones.
9. Cada cambio de factura(s) por giro(s) registrado, con la utilización de la opción

Generar Giros, genera automáticamente los siguientes documentos:
 El documento “cambio de factura por giro” (CFXG) por el monto total cambiado
a giros.
 Un giro (incluyendo intereses)
 Un pago con monto cero (0) para asociar el CFXG con la factura y actualizar el
saldo de la misma.
10. Los documentos tipo GIRO registrados, con la utilización de la opción Generar
Giros, no pueden ser eliminados directamente. si desea eliminarlos debe eliminar el
documento cambio de factura por giros (CFXG), que se creó al generar los giros.
11. Las notas de crédito (N/CR), las notas de débito (N/DB) y los ajustes manuales
(AJPM y AJNM), creados al utilizar esta opción, pueden tener renglones asociados.
Para definir el contenido de los renglones, use el icono “Detalle”.
12. Después de asignar renglones a un documento manual, no es posible modificar el

monto bruto del documento. Dichos renglones no afectan la existencia de los
artículos involucrados, pero pueden ser contabilizados.
13. Un documento no puede ser modificado cuando su saldo es diferente de su monto

neto
Cheque Devuelto
Esta opción le permite registrar cheques devuelto por proveedores.
Generar Cheque Devuelto tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Número identificador del documento de la generación de cheque

devuelto. Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el
Mantenimiento).
 Fecha: Fecha de emisión de la generación. El sistema le asigna por defecto la
fecha actual pero puede ser modificada.
devolución del cheque.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor al que se le emitió el
cheque. Podrá indicarse manualmente o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
Detalles:
 Cheque: Campo para seleccionar el cheque que desea registrar como devuelto.
F2.
 Banco: Campo no editable que muestra el banco al cual pertenece el cheque
seleccionado.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto del cheque devuelto.
 Documento: Campo que muestra automáticamente el número de documento

generado al procesar la devolución del cheque.
 Botón Procesar: Utilice este botón para confirmar la devolución del cheque. Al
procesar, el sistema generara automáticamente un documento de compra tipo
cheque devuelto (CHEQ) y un movimiento de banco tipo Nota de Crédito por el
monto del cheque.

registrada la generación de cheque devuelto.

Campo 8.
Sugerencias
1. Podrá reversar la devolución del cheque con la utilización del botón .

El sistema eliminara automáticamente el documento y el movimiento de banco
asociado.
2. Si su empresa posee varias sucursales, y desea asignar diferentes correlativos en

cada sucursal para la generación de cheque devuelto, seleccione en la pantalla
Serie por Proceso la casilla Por Sucursal, del proceso Gen. Cheque devuelto
compra proceso, y luego proceda a indicar en cada sucursal la seria
correspondiente.
Generar Giro
Esta opción permite cambiar una o varias facturas de un proveedor por uno o varios
giros. Los giros pueden ser generados incluyendo intereses y con el vencimiento
deseado. Se puede cambiar por giros el monto total de una o varias facturas o un monto
parcial.
Cada Generar Giro tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Número correlativo que identifica la generación de los giros. Si lo deja

en blanco éste valor será automáticamente asignado por el sistema, a partir de
la serie asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12: Mantenimiento).
 Pago: Campo no editable que muestra el número del pago que se genera de
forma automáticamente donde se asocia el cambio de factura por giros (CFXG)
con las facturas cambiadas.
 Fecha Emisión: Indique la fecha de emisión de todos los giros a ser generado.
La fecha de vencimiento del primer giro será calculada a partir de esta fecha. El
sistema le asigna por defecto la fecha actual pero podrá modificarse.
 Proveedor: Campo editable para ingresar el proveedor que cuyas facturas
serán cambiadas por giros. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda
 N° de giros: Campo editable para indicar el número total de giros que se desea
emitir.
 Frecuencia: Indique el número total de días de diferencia que va a haber entre
el vencimiento de cada uno de los giros que se desean emitir. Puede
seleccionar entre Semanal, Quincenal, Mensual.
 % Interés: Indique el porcentaje anual de intereses que desea aplicar a los
giros. Dicho porcentaje es distribuido por el sistema entre cada giro utilizando la
formula de interés compuesto.
 Fecha 1era cuota: Indique la fecha de vencimiento del primer giro. La fecha de
vencimiento de los demás giros será calculada a partir del vencimiento del
primer giro, en función de los días entre cada giro (Frecuencia).
cambio de facturas por giros.
 Botón Ver Facturas: Haga clic en este icono para que el sistema muestre
todas las facturas del proveedor, con saldo mayor a cero.
Detalles:
 Tipo: Campo no editable que muestra el tipo del documento. Es mostrado por el
sistema en forma automática.
 N° Doc.: Campo no editable que muestra el número del documento en el
sistema.
 Moneda: Campo informativo que muestra la moneda en la que se realizó el
documento.
 Monto Doc.: Campo informativo que muestra el monto total del documento.
 Saldo Pendiente: Campo no editable que muestra el saldo actual de la factura.
 Monto Abonado: Campo para indicar el monto de la factura que va a ser
cambiado por giros. Debe ser igual o menor al saldo actual de la factura.
 Fecha: Campo que muestra la fecha de emisión del la factura.
 Total a convertir: Campo que muestra el monto total que va a ser cambiado
por giros. Es la suma de los montos abonados en cada factura, y es calculado
por el sistema en forma automática.
 Botón Preparar Giros: Haga clic en este icono para que el sistema muestre
como van a ser generados los giros, en función de los datos introducidos.
Giros:
 Tipo Doc.: Campo que muestra el tipo del documento (Giro).

 N° Giro.: Número del giro generado.
 Fecha Venc.: Fecha de vencimiento del giro.
 Monto Giro: Monto del giro.
 Total intereses: Monto total de intereses que se va a aplicar a los giros. Dicho
monto es distribuido por el sistema en forma equitativa entre cada giro. Será
 Monto Total: Monto total de todos los giros que se van a generar (capital +
intereses). Será calculado por el sistema en forma automática.
 Botón Procesar: Haga Clic en Procesar para la generación de los giros.

el cambio de factura por giros.

Campo 8.
Sugerencias
1. Cada cambio de factura(s) por giro(s) efectuado genera automáticamente los

siguientes documentos:
2. Un documento tipo cambio de factura por giro (CFXG) por el monto total cambiado a
giros.
3. Un documento tipo giro (GIRO) por cada giro generado.
4. Un pago con monto cero (0) en donde se asocia el cambio de factura por giros
(CFXG) con las facturas cambiadas.
5. El cálculo de los intereses y monto de cada giro se realiza con la fórmula de cuotas
a interés compuesto. La fórmula utilizada es la siguiente:
% Interes
Interes n  capital n *
FactorTiem po
Interés
Amortizaci ón 
 
( CantidadCu otas  NumeroCuot a ) 1 
 1  % Interés
  1
 FactorTiem po  
 
Cuota  Amortizaci ón  Interes
6. Los giros generados pueden consultarse utilizando la opción Documentos.
7. Para eliminar un giro generado con esta opción debe eliminar el cambio de factura
por giro asociado, utilizando la opción Documentos.
8. La fecha de vencimiento del primer giro, respecto a la fecha de generación

(“Fecha”), puede definirse independientemente de los días que especificados entre
cada giro (“Frecuencia”). Para lo anterior deberá utilizar el campo Fecha 1era
cuota”, indicando la fecha de vencimiento del primer giro.
Proveedor
Esta opción le permite crear nuevos proveedores, así como buscar, modificar y eliminar
los datos de los proveedores que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas. Los datos de cada proveedor se muestran en la carpeta
General, en la carpeta Crédito y Saldo y en la carpeta Otros.
Cada Proveedor tiene maneja los siguientes datos en la carpeta General:

 Código: Campo único identificador del proveedor. Podrá ingresarlo o generarlo

automáticamente presionando el botón Próximo Código, disponible en la Barra
de Herramientas.
 Fecha: Fecha en la que fue registrado el proveedor. El sistema le asigna por
defecto la fecha actual pero podrá modificarse.
 Nombre: Campo para indicar la descripción del proveedor, puede contener
hasta 60 caracteres.
 Tipo.: Indique el tipo que permite clasificar al proveedor. Podrá indicarse
 R.I.F.: Campo editable para indicar el número de registro de información discal
del proveedor.
 N.I.T.: Campo editable para indicar el número de identificación tributaria del
proveedor.
 Nacional: Casilla que si está marcada indica que el proveedor es nacional de lo
contrario indica que el proveedor es foráneo.
 Inactivo: Si está marcado indica que el proveedor está inactivo y no se le

pueden generar ningún tipo de documento.
General: Esta carpeta maneja los datos de tipo general y los datos que permiten
clasificar a los proveedores (zona, segmento).
 Zona: Campo editable donde se indica la Zona a la cual pertenece el

proveedor. Podrá registrarla manualmente, o con la búsqueda asistida al
 Segmento: Campo para indicar a que ramo pertenece el proveedor. Podrá
ingresarse de forma manual, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
los movimientos de caja y banco relacionados con el proveedor. Podrá
 País: Campo para seleccionar el país al cual pertenece el proveedor. Podrá
 Ciudad: Indique la ciudad donde está ubicado el proveedor.
 Cód. Postal: indique el código postal que corresponde a la ciudad indicada.
 Teléfonos: Campo editable para indicar los teléfonos del proveedor, puede
contener hasta 60 caracteres.
 Fax: Campo editable para indicar el número de fax del proveedor.
 Contacto: Indique el nombre de la persona contacto en el proveedor.
 Email: Campo editable para indicar la dirección e-mail.
 Web site: Campo para indicar la página web del proveedor.
 Dirección: Indique la dirección fiscal del proveedor.
 Dirección alterna: En caso de poseer indique una dirección alterna del
proveedor.
Crédito y Saldo: Esta opción le permite controlar el límite de crédito y descuentos

asociados de sus proveedores. En la carpeta Crédito y Saldo se manejan los siguientes
datos
 Límite: Campo editable para indicar el monto de crédito autorizado por el

proveedor. Del lado derecho del límite se puede visualizar la moneda base que
maneja la empresa.
 Cond. de pago: Campo editable para indicar los días de crédito que otorga el
proveedor. Al lado derecho podrá visualizar los días correspondientes a la
condición de pago seleccionada.
 Pronto pago: Campo editable para indicar el porcentaje de descuento que se
desea aplicar al emitir una nota de crédito por pronto pago al pagar.
 Global: Indique el porcentaje de descuento a aplicar sobre el monto total en las
facturas del proveedor.
 Comentario: Campo editable sin límite de caracteres para colocar algún
comentario.
 Botón Saldo Actual: Al presionar este botón el sistema muestra un mensaje
indicando “El saldo actual del proveedor es: ##.###,##”. Dicho saldo es la suma
y resta del monto de todos sus documentos menos sus pagos.
Otros: Esta opción le permite controlar información acerca de los datos tributarios y
la clasificación que se le da al proveedor, basándose en su procedencia (“Casa
Matriz o en caso de que aplique una “Sucursal”). En la carpeta Otros se manejan
los siguientes datos:
 Tipo de persona: Seleccione el tipo de persona asignado al proveedor, el cual

es utilizado por el sistema al momento de calcular la retención de impuesto
sobre la renta.
 Tabulador de I.S.L.R.: Indique el tabulador de I.S.L.R. asociado al tipo de
persona que se haya seleccionado.
 Sujeto objeto a retención: Si está marcado indica que el proveedor es
Contribuyente Especial. Al seleccionar esta opción el campo Retención % se
habilita.
 Retención: Indique el porcentaje de retención de I.V.A. que debe hacérsele al
proveedor.
 Retener al registrar documento: Si marca esta casilla el sistema le indicara al
momento de registrar un documento al proveedor si desea realizar la retención.
 Botón Consulta de R.I.F.: Al presionar este botón, se despliega la página web
de consulta de R.I.F. del ente gubernamental correspondiente.
 Tipo: Para seleccionar si el proveedor es tipo: Normal, Casa matriz o Sucursal.
 Casa matriz: Si el proveedor fue indicado como “Sucursal”, deberá indicar la
casa matriz a la cual pertenece. Este valor del campo proviene de la tabla
Proveedor y muestra todos aquellos proveedores que sean tipo “Casa Matriz”.
La pantalla Proveedor tiene la siguiente propiedad:
: Si esta opción está seleccionada, al pulsar el botón

Nuevo se creará un nuevo proveedor, empleando como plantilla los datos del registro
que tenga en pantalla.

Campo 8.
Sugerencias
1. Antes de crear un proveedor deben estar creados los siguientes datos: tipo, zona,
segmento y cuenta de ingreso que se le van a asignar al nuevo proveedor.
2. No es posible registrar dos proveedores que posean el mismo RIF.
3. Es posible validar el RIF, nombre o razón social y la tasa de retención aplicable de

un proveedor nacional a través del botón , esta consulta se realiza
directamente en la página oficial del ente gubernamental.
4. Para realizar la consulta de los datos el proveedor en el Seniat, es necesario tener

conexión a la página Web del organismo, por lo tanto hay que realizar las
configuraciones respectivas de permisología de usuarios a Internet.
5. No es posible eliminar un proveedor que posea movimientos asociados (por

ejemplo: facturas, cobros, devoluciones, etc.) en ese caso puede poner inactivo el
proveedor.
6. Si desea evitar que un usuario registre facturas a nombre de proveedores, con los
que la empresa está sobregirada, debe asignarle un límite de crédito al proveedor y
establecer dicho control en la opción Configurar Procesos en el módulo
Seguridad.
7. La zona permite clasificar geográficamente a los proveedores. Dicha clasificación

es utilizada en los reportes de cuentas por pagar: estados de cuenta, análisis de
vencimiento, saldos, etc.
8. Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de un

proveedor (por ejemplo: facturas, devoluciones, etc.), generan automáticamente un
documento por el monto de la variación del saldo del proveedor.
9. El saldo de un proveedor es la suma y resta del monto de todos sus documentos

menos sus pagos. Otra manera de calcular el saldo de un proveedor en el sistema,
es sumando y restando el saldo de sus documentos.
10. Si desea que el sistema calcule automáticamente en los pagos la retención del
impuesto sobre la renta deberá:
 Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto utilizando la

opción Conceptos de ISLR.
 Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retención para cada
tipo de persona, utilizando la opción Tabulador de ISLR.
 Asignar a cada línea, categoría y artículo el concepto bajo el cual se va a
retener.
 Asignar a cada proveedor su tipo de persona y el tabulador de ISLR, utilizando
esta opción.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calculará en los pagos el porcentaje

y monto de la retención a aplicar, al utilizar el botón Reten. I.S.L.R.
11. Si desea que el sistema calcule automáticamente la retención de IVA (a aquellos

proveedores que están indicados como Sujeto objeto a retención), debe
adicionalmente indicar el % de retención. Al realizar una factura de compras o algún
documento, el sistema preguntará si desea hacer automáticamente la retención con
base en el porcentaje indicado.
12. Si desea consolidar los pagos de aquellos proveedores que manejan sucursales y
una casa matriz, use la clasificación disponible en la carpeta Otros. Dicha
clasificación le va a permitir comprar a las sucursales y a la casa matriz, y pagar a
nombre de la casa matriz los documentos pendientes, tanto para la casa matriz
como para las sucursales correspondientes.
Tipo de Proveedor
Esta opción le permite crear nuevos tipos de proveedores así como buscar, modificar y
eliminar los datos de los tipos de proveedores que ya están registrados, para lo cual
deberá utilizar la Barra de Herramientas. El tipo de proveedor debe ser asignado a cada
proveedor, permitiendo su clasificación.
Cada Tipo de Proveedor tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: código único identificador del tipo de proveedor, campo alfanumérico

requerido, de máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o generarlo
automáticamente presionando el botón Próximo Código disponible en la Barra
de Herramientas.
 Descripción: nombre del tipo de proveedor, campo alfanumérico de máximo
Sugerencias
1. Para ubicar un tipo de proveedor en particular, deberá utilizar los iconos de la Barra
de Herramientas. Los tipos de proveedores están ordenados ascendentemente en
función del código. Sí desea ordenarlos ascendentemente en función de la
descripción utilice el icono.
2. No es posible eliminar un tipo de proveedor que posea proveedores asociados.
Consultar Proveedor
Esta opción le permite visualizar de forma rápida todos los documentos pendientes y el
saldo de cada proveedor.
La Consulta de Proveedor tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

General:
 Proveedor: Campo para indicar el proveedor que desea consultar. Podrá

Detalles:
 Doc.: Muestra el tipo de documento con saldo mayor a cero (0) del proveedor.
 N° Doc.: Número de cada documento.
 Fecha.: Muestra la fecha en la que fue emitido el documento.
 Fecha. Venc.: Campo que muestra la fecha de vencimiento del documento.
 Días Venc.: Campo que muestra cuantos días tiene vencido el documento, es
calculado por el sistema en función de la fecha de vencimiento del documento y
la fecha actual.
 Saldo: Muestra el saldo actual de cada documento pendiente del proveedor.
 Total Neto: Campo que muestra el monto total de cada documento.
 Monto Bruto: Campo que indica el monto bruto sin impuesto del documento de
compra.
 Monto I.V.A.: Indica el total del impuesto al valor agregado del documento.
 Proveedor: Campo que muestra el código del proveedor que consulta.
 Moneda: Campo que indica la moneda en la que fue realizado el documento de

compra.
 Tasa: Muestra la tasa de la moneda en la que fue realizado el documento.
 Total Neto OM: Muestra el monto total de los documentos realizados en otra
moneda.
 Saldo OM: Muestra el saldo actual de los documentos realizados en otra
moneda.
 Saldo proveedor: Muestra el saldo actual del proveedor.
 Mostrar todos los documentos: Marque esta casilla para consultar todos los
documentos del proveedor, incluyendo los que poseen saldo cero (0).
 Mostrar documentos en otra moneda: Seleccione esta casilla para realizar la
búsqueda de los documentos realizados en otra moneda.
 Moneda: Indique la moneda en la cual fueron realizados los documentos que
desea consultar.
Capítulo 6: Caja y Bancos 291
CAPÍTULO 6: Cajas y Bancos

Síntesis
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos del módulo Cajas y
Bancos. El sistema permite manejar múltiples cajas y cuentas bancarias por empresa,
llevando en línea para el caso de cada una de las cajas tanto el saldo efectivo como el
saldo actual o total, y para el caso de cada una de las cuentas bancarias el saldo
conciliado, el saldo actual y los saldos diferidos.
Movimiento de Caja
Esta opción le permite consultar los movimientos de cajas, generados por los procesos
del sistema, que afectan el saldo de las cajas, así como modificar y eliminar los datos de
los movimientos que fueron registrados utilizando esta opción. Para dichas labores
utilice la Barra de Herramientas.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una caja (por
ejemplo: depósitos, cobros, pagos en efectivo etc.), generan automáticamente un
movimiento por el monto de la variación del saldo de la caja. Dichos movimientos sólo
pueden ser consultados utilizando esta opción, y para su modificación es necesario
modificar el documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos
movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de
movimientos manuales contra cualquiera de las cajas de la empresa.
Cada Movimiento de Caja tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Campo en el cual se asigna el número de correlativo del movimiento

de caja. Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el
sistema, a partir de la serie asignada al proceso. (ver Serie del Capítulo 12:
Mantenimiento).
 Fecha: Campo que muestra la fecha de emisión del movimiento de caja. El
sistema le asigna por defecto la fecha actual la cual puede ser modificada.
 Caja: Campo que permite seleccionar la caja que será afectada por el
movimiento que se desea realizar. Podrá indicarse manualmente o con la
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que será realizado el movimiento
de caja. Una vez seleccionada el sistema mostrará la tasa de cambio actual
 Tasa: Campo editable que muestra el valor de la tasa de la moneda de la caja
seleccionada.
 Tipo de mov.: Campo que permite indicar el tipo de movimiento a realizar; sólo
muestra dos valores, Ingreso y Egreso, siendo el último el valor por defecto.
 Forma pago: Campo para indicar que muestra la forma de pago del
movimiento registrado. Si el tipo de movimiento es Egreso, se inhabilita el
campo y muestra como forma de pago Efectivo. Si el tipo de movimiento es
Ingreso, se habilita el campo y muestra las formas de pago: “Efectivo”, “Cheque”
o “Tarjeta de Crédito”.
 No. pago: Campo que se habilita cuando las formas de pago son “Cheque”,
“Tarjeta de Crédito” o “Débito”, con la finalidad de ingresar el número
correspondiente. Se inhabilita cuando la forma de pago es “Efectivo”.
 Banco: Campo que se habilita y es obligatorio cuando la forma de pago es
“Cheque”, se utiliza para indicar el banco al cual corresponde el cheque emitido.
 Tarjeta: Campo que se habilita y es obligatorio cuando la forma de pago es
“Tarjeta de Crédito” o “Débito”. Se utiliza para indicar el tipo de tarjeta recibida.
 Cta. Ingr. / Egr.: Campo para ingresar el código de la cuenta bajo la cual se
clasifica el movimiento.
 Monto: Campo que muestra el monto del movimiento.
 Origen: Campo que muestra el tipo de proceso que originó el movimiento
(orden de pago, cobro, depósito, caja, etc.).
 Número: Campo que muestra el número del documento de origen del
movimiento.
 Registro del saldo inicial: Campo que si está marcado indica que el registro
es para el saldo inicial de la caja seleccionada. Si está desmarcado, indica que
el movimiento de caja registrado pertenece al saldo actual de la caja
seleccionada.
movimiento de caja.
 Heredar características al incluir: Si esta opción está seleccionada, al pulsar
el botón Nuevo o la combinación de teclas CTRL+ N, se creará un nuevo
registro con los mismos datos que estén registrados en la pantalla.
Estado:
 Depositado: Campo que si está marcado indica que el estado del movimiento
es depositado.
 N° depósito: Campo que muestra el número de depósito.
 Transferido: Campo que si está marcado indica que el estado del movimiento
es transferido a otro movimiento de caja.
 N° Movimiento: Campo que muestra el número de registro del movimiento de
transferencia.

el movimiento de caja.
 Fecha comprobante: Campo no editable donde se visualiza la fecha en la que
se realizó la contabilización del movimiento de caja.
Se muestran ocho (8) campos alfanuméricos, de máximo sesenta (60)

caracteres, identificados de forma consecutiva iniciando con la etiqueta Campo
1 y finalizando en el Campo 8.
Adicionalmente usted podrá acceder a otras funcionalidades a través de los

botones ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas
funcionalidades puede restringirse desde la Configuración de Procesos en el
módulo Seguridad.
: Botón que inicia una pantalla de consulta que muestra el saldo en

efectivo y actual, así como otras formas de pago de la caja seleccionada.
La pantalla Saldo en caja tendrá asociados los siguientes datos:
 En efectivo: Campo que muestra el saldo de los movimientos efectuados en

efectivo.
 Otras formas de pago: Campo que muestra el saldo de los movimientos
realizados en “Cheque” o “Tarjeta de Crédito” / “Débito”.
 Actual: Campo que muestra el saldo total que posee la caja en el cual se
incluyen todas las formas de pago.
: Botón para realizar transferencias de movimientos entre cuentas,

botón que se habilita si el tipo de movimiento es de Ingreso.
: Botón para anular/reactivar el movimiento en pantalla, el cual se muestra

habilitado cuando el origen del movimiento es del tipo caja o ha sido realizado en forma
manual.
Sugerencias
1. Para consultar el saldo de una caja (s) a una fecha dada, se sugiere utilizar el
reporte “Saldos en Caja” ubicado en el grupo de reportes relacionados.
2. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a su
impresión.
3. Cada vez que se registra un movimiento de caja (automático o manual) el sistema

actualiza automáticamente el saldo actual de la caja involucrada.
4. Los ingresos manuales en caja pueden ser realizados en “Efectivo”, “Cheque” o

“Tarjeta de Crédito”. Los egresos manuales de caja sólo pueden ser realizados en
“Efectivo”. Sin embargo, el sistema genera automáticamente egresos de caja en
“Cheque” ó “Tarjeta” (cuando se depositan dichos documentos).
5. Los cobros efectuados en efectivo o cheque generan un movimiento en caja,

incrementando el saldo de la misma. Los pagos efectuados en efectivo generan un
movimiento en caja, disminuyendo el saldo de la misma.
6. Los pagos realizados en efectivo afectan directamente el saldo de la caja

correspondiente.
7. Si se desea manejar cajas en monedas diferentes al bolívar, active el parámetro

Manejo de múltiples monedas.

cada sucursal para el número de del movimiento, seleccione en la pantalla Serie
por Proceso la casilla Por sucursal del proceso Movimiento de Caja, y luego
Se pueden definir los datos a introducir para crear un movimiento de caja. Para
efectuar la configuración utilice la opción Configuración de Procesos en el módulo
de Seguridad.
10. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s)
cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizar el movimiento de caja, utilice el icono
Información Contable de la Barra de Herramientas (ver integración con Profit
Contabilidad).
11. No es posible eliminar una caja que posea movimientos relacionados, tales como:
depósitos, cobros, etc.
Movimiento de Banco
Esta opción le permite consultar los movimientos de bancos, generados por los procesos
del sistema, que afectan el saldo de las cuentas bancarias, así como modificar y eliminar
los datos de los movimientos que fueron registrados utilizando esta opción. Para dichas
labores, utilice la Barra de Herramientas.
Todos los procesos del sistema que incrementan o disminuyen el saldo de una cuenta
bancaria (por ejemplo: depósitos, pagos etc.), generan automáticamente un movimiento
por el monto de la variación del saldo de la cuenta. Dichos movimientos sólo pueden ser
consultados utilizando esta opción, y para su modificación es necesario modificar el
documento que lo originó en el proceso correspondiente. Además de dichos
movimientos automáticos, esta opción permite la creación y modificación de
movimientos manuales contra cualquiera de las cuentas bancarias de la empresa.
Cada Movimiento de Banco tendrá asociado los siguientes datos en la carpeta

General:
 Número: Campo en el cual se asigna el número de correlativo del movimiento

de banco. Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el
sistema, a partir de la serie asignada al proceso. (ver Serie del Capítulo 12:
Mantenimiento).
 Fecha: Campo que muestra la fecha de emisión del movimiento de banco. El
sistema le asigna por defecto la fecha actual la cual puede ser modificada.
 Cuenta: Campo que permite seleccionar la cuenta bancaria que será afectada
por el movimiento que se desea realizar. Podrá indicarse manualmente o con la
 Banco: Campo no editable que muestra el banco de la cuenta bancaria
seleccionada.
 Moneda: Campo no editable que muestra automáticamente el tipo de moneda
asociada a la cuenta bancaria seleccionada.
 Tasa: Campo editable que muestra el valor de la tasa de la moneda de la
cuenta seleccionada.
 Tipo de mov.: Campo editable que permite seleccionar el tipo de movimiento y
de acuerdo a su tipo incrementará a disminuirá el saldo de la cuenta.
 Número de Documento: Campo editable que se muestra habilitado para
ingresar el número de documento previamente seleccionado. En caso de haber
seleccionado “Cheque”, el sistema despliega una pantalla de selección de

chequera.
 Monto: Campo para ingresar el monto del movimiento de banco.
 Cta. Ingr. / Egr.: Campo para ingresar el código de la cuenta bajo la cual se
clasifica el movimiento.
 Registro del saldo inicial: Campo que si está marcado indica que el registro es
para el saldo inicial de la cuenta seleccionada. Si está desmarcado, indica que
el movimiento de banco registrado pertenece al saldo actual de la cuenta
seleccionada.
 Origen: Campo no editable que muestra el tipo de proceso que originó el
movimiento (Movimiento de banco, Pago, Orden de Pago, Cheque Devuelto,
Depósito o Cobro).
 Número: Campo que muestra el número de documento de origen del
movimiento.
 I.T.F.: Campo no editable que muestra el valor del I.T.F. (Impuesto a las
Transacciones Financieras).
movimiento de banco.
 Heredar características al incluir: Si esta opción está seleccionada al pulsar el
botón Nuevo o la combinación de teclas CTRL+ N, se creará un nuevo registro
con los mismos datos que estén registrados en la pantalla.

el movimiento de banco.
se realizó la contabilización del movimiento de banco.

identificados de forma consecutiva iniciando con la etiqueta Campo 1 y finalizando
en el Campo 8.

ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas funcionalidades
puede restringirse desde la Configuración de Procesos en el módulo Seguridad.
: Botón que inicia una que muestra el saldo conciliado y actual, así como el
saldo inicial y el registrado.
La pantalla Saldo en Banco tendrá asociados los siguientes datos:
Sugerencias
1. Para consultar el saldo de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, se sugiere
utilizar el reporte “Saldos en Cuentas Bancarias” ubicado en el grupo de reportes
relacionados.
2. Si desea imprimir el movimiento que está en pantalla, haga clic en el icono Imprimir
de la Barra de Herramientas, para seleccionar el formato a utilizar y proceder a su
impresión.
3. Cada vez que se registra un movimiento de banco (automático o manual) el sistema

actualiza automáticamente el saldo actual de la cuenta bancaria involucrada.
4. El sistema maneja tipos de movimientos que incrementan y disminuyen el saldo de

la cuenta, siendo el grupo de movimientos que aumentan el saldo: Depósito (DP),
Interés (IN), Nota de Crédito (NC), Reversión de Débito (RD) y Transferencias
Positivas (TP), y los que disminuyen el saldo de la cuenta: Cheque (CH),
Transferencias Negativas (TR), Nota de Débito (ND), Reversión de Crédito (RC),
Impuesto al Débito bancario (ID) e Impuestos a las Transacciones Financieras (ID).
5. Los cobros efectuados mediante la forma de cobro depósito, generan un movimiento

de banco que incrementa el saldo de la cuenta bancaria.
6. A partir del botón Saldo, es posible consultar los saldos iniciales y conciliados de
una cuenta bancaria.
7. Si se desea manejar cuentas en monedas diferentes al bolívar, active el parámetro

Manejo de múltiples monedas.
8. Si el parámetro Manejo de Impuesto a las Transacciones Financieras (I.T.F.)

está activo, el sistema calculará y mostrará el monto correspondiente al mismo, en
aquellos movimientos que generan un débito (disminuyen el saldo).

cada sucursal para el número de movimiento, seleccione en la pantalla Serie por
Proceso la casilla Por sucursal del proceso Movimiento de Banco, y luego
Se pueden definir los datos a introducir para crear un Movimiento de Banco. Para
efectuar la configuración, utilice la opción Configuración de Procesos en el módulo
de Seguridad.
11. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por movimiento, la(s)
cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizar el movimiento de caja, utilice el icono
Información Contable de la Barra de Herramientas (ver integración con Profit
Contabilidad).
12. No es posible eliminar una cuenta bancaria que posea movimientos asociados tales
como: depósitos, notas de crédito, etc.
Depósito Bancario
Esta opción le permite consultar así como modificar y eliminar los datos de los depósitos
registrados en el sistema, para lo cual puede hacer uso de la Barra de Herramientas.
Un depósito puede contener cheques y tarjetas de crédito de varias cajas, así como
efectivo de una caja dada
Cada Depósito Bancario tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Campo que muestra el número de correlativo del Depósito Bancario.

Si lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el sistema, a
partir de la serie asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12:
Mantenimiento).
 Fecha: Campo que muestra la fecha en la que fue efectuado el Depósito. El
sistema le asigna por defecto la fecha actual pero puede ser modificada.
por el movimiento que se desea realizar. Podrá indicarse manualmente o con la
 Moneda: Campo que muestra la moneda asociada a la cuenta bancaria en la
que se está realizando el Depósito. Es mostrada automáticamente al escoger la
cuenta.
 Tasa: Campo que muestra la tasa de cambio entre la moneda asociada a la
cuenta y el bolívar. Al seleccionar la cuenta bancaria, el sistema muestra
automáticamente la tasa, registrada en la tabla monedas, pero puede
modificarse por el usuario.
 Cta.Ingr./ Egr: Campo para ingresar el código de la cuenta bajo la cual se
clasifica el depósito.
 Nro. Planilla: Campo que muestra el número de planilla del banco con la que
se efectúa el depósito.
 Caja: Campo que permite seleccionar la caja que será afectada al realizar un
depósito en efectivo. Podrá indicarse manualmente o con la búsqueda asistida
 Monto Efectivo: Campo que muestra el monto del efectivo que será debitado
de la caja seleccionada para el registro del depósito bancario.
 Mov.Banco: Campo no editable que indica el número del movimiento de banco
asignado automáticamente por el sistema al realizar el depósito.
 Mov.Caja: Campo no editable indica el número del movimiento de caja
asociado al monto depositado en efectivo. Es asignado automáticamente por el
sistema cuando el depósito contiene efectivo.
 Comisión Tarjeta: Campo que muestra la comisión total de todas las tarjetas
reflejadas en el depósito. Valor que es calculado automáticamente por el
sistema.
 Impuesto Tarjeta: Campo que muestra el monto total de todos los impuestos
por concepto de tarjetas reflejadas en el depósito. Valor que es calculado
automáticamente por el sistema.
 Total Tarjetas: Campo que muestra el monto total de los renglones con forma
de pago tarjeta. Valor que es calculado automáticamente por el sistema.
 Total Cheques: Campo que muestra el monto total de los renglones con forma
de pago cheque. Valor que es calculado automáticamente por el sistema.
 Total Depósito: Campo que muestra el monto neto del depósito. Valor que es
calculado automáticamente por el sistema sumando el Monto en efectivo + Total
en cheques + total en tarjetas – Comisión de tarjetas – impuesto de tarjetas.
Detalles:
 Reng: En este campo se indica el número ordinal de cada renglón del depósito.
Es informativo y es generado por el sistema automáticamente.
 Caja: Campo utilizado para seleccionar el código de la caja que contiene los
cheques o tarjetas que serán depositados. Podrá indicarse manualmente o con
la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
asociada a la caja seleccionada.
 Tipo: Campo que muestra las formas de pago disponibles para realizar el depósito.
 Número: Campo que muestra el número del documento (cheque o tarjeta) a
depositar.
 Descripción: Campo que muestra la descripción del cheque o tarjeta que será
depositado.
 Monto: Campo que indica el monto del cheque o tarjeta que se está
depositando. Es mostrado automáticamente por el sistema.
 Plaza: Campo que muestra una lista desplegable para ingresar el tipo de plaza
bancaria del cheque o tarjeta con respecto a la cuenta bancaria en la que está
siendo depositado. El sistema asume como valor por defecto mismo banco y
plaza. Los días de diferimiento para cada uno de los tipos de plaza se asignan
en la tabla banco.
 Comisión: Campo no editable que muestra el monto de la comisión asociado a
la plaza previamente seleccionada.
 Impuesto: Campo no editable que muestra el monto a las transacciones
financieras asociado a la cuenta bancaria del cheque o la tarjeta a la cual se le
está realizando el depósito.
 Moneda: Campo no editable que muestra la moneda asociada al cheque o
depósito al cual se le está efectuando el depósito.
 Mov.Gen: Campo que muestra el número de movimiento de caja que se creó al
depositar el cheque o tarjeta. Este valor es mostrado automáticamente por el
sistema.
 Mov.Afect: Campo que muestra el número de movimiento origen de registro en
caja asociado al cheque o tarjeta que se está depositando. Este valor es
mostrado automáticamente por el sistema.

el movimiento de banco.
se realizó la contabilización del movimiento de banco.

Campo 8.

: Opción que permite importar los cheques o tarjetas de una caja

específica.
: Esta opción permite procesar / reversar el depósito bancario y a su

vez genera / elimina los movimientos de caja y de banco.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra el depósito bancario cuyo número es

mayor (el último realizado). Para ubicar un depósito en particular deberá utilizar los
iconos de la Barra de Herramientas. Los depósitos registrados están ordenados
ascendentemente en función de su número.
2. Si desea imprimir el detalle del depósito que está en pantalla, haga clic en el icono
3. Cada vez que se registra un depósito el sistema actualiza el saldo actual, de la

cuenta bancaria en la que se está depositando, y disminuye el saldo de todas las
cajas involucradas en el depósito.
4. Cuando se deposita un cheque, el sistema asume por defecto la misma plaza de la

cuenta bancaria en la que se está depositando (para los saldos diferidos). Si el
cheque es de otra plaza diferente debe indicarlo en el campo Plaza.
5. Cada vez que se registra un depósito el sistema genera un Movimiento en banco,

contra la cuenta bancaria involucrada, y un movimiento en caja por cada cheque,
tarjeta de crédito y efectivo que forme parte del depósito.
6. Un depósito no puede ser modificado una vez que ha sido conciliado.

7. Cuando se depositan tarjetas de crédito el sistema rebaja automáticamente del

monto total del depósito, el monto correspondiente a la comisión y al impuesto de
cada tarjeta.
8. Si desea hacer rápidamente un depósito con todos los cheques o tarjetas que están
en una caja dada, haga clic en el icono “Importar” que está en la parte inferior de la
ventana.
9. Si el parámetro Manejo de múltiples monedas está activo el sistema asociará a

cada depósito la moneda y la tasa de cambio respecto al bolívar.
10. En el reporte “Saldos diferidos en cuentas bancarias” se pueden consultar los

saldos diferidos en las cuentas de acuerdo con los días de diferimiento asignados
para los cheques de cada banco.
11. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por depósito, la(s)
cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizar el mismo, utilice el icono Información
Orden de Pago
Los pagos asociados a todo tipo de gastos, que no tengan asociada una compra deben
realizarse con esta opción. Cada orden de pago posee asociado un beneficiario (que es
la persona o empresa a la que se le está pagando), y el pago puede ser realizado tanto
en efectivo, (contra una caja), como en cheque (contra una cuenta bancaria).
Cada Orden de Pago tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta General:
 Número: Campo que muestra el número de correlativo de la orden de pago. Si

lo deja en blanco éste valor será automáticamente asignado por el sistema, a
partir de la serie asignada al documento. (ver Serie del Capítulo 12:
Mantenimiento).
 Status: Campo no editable donde se muestra el status de la Orden de Pago,
los cuales son: Pendiente (Status asignado por defecto), Cancelado y
Reversado.
 Fecha: Campo editable que indica la fecha en la cual se creó la orden de pago.
El sistema asigna por defecto la fecha actual.
 Beneficiario: Campo que permite seleccionar a la empresa o persona a la cual
le será efectuado el pago. Este dato puede ingresarse manualmente o mediante
la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Descripción: Campo que por defecto viene vacío y permite ingresar la

explicación del motivo o causa que originó la orden de pago.
 Forma Pago: Campo que permite seleccionar la forma en la cual se efectuará
la orden de pago: “Efectivo” (Valor asignado por defecto), “Cheque” o
“Transferencia”.
 Fecha Pago: Campo editable en el cual se muestra la fecha en la que se
desea hacer efectivo el pago. Por defecto el sistema le asigna la fecha actual, y
la misma es la que va a ser asociada al movimiento de caja o banco, generado
al cancelar la orden de pago.
por la orden de pago, cuando la forma de pago es “Cheque” o “Transferencia”.
La selección de la cuenta podrá efectuarse en forma manual, o mediante la
búsqueda asistida al presionar la tecla F2, y el sistema mostrará
automáticamente el banco a la que pertenece la misma.
 No.Doc: Campo que indica el número de documento asociado a la orden de
pago, el cual es editable cuando la forma de pago corresponde a una
transferencia, y no editable cuando se trata de un cheque.
 Banco: Campo no editable que muestra el banco de la cuenta bancaria
seleccionada.
 Mov.Banco: Campo no editable que indica el número del movimiento de banco
asignado, generado automáticamente por el sistema al realizar una orden de
pago.
 Caja: Campo que permite seleccionar la caja que será afectada por la orden de
pago, cuando la forma de pago es “Efectivo”. Podrá indicarse manualmente o
con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Mov.Caja: Campo no editable que indica el número del movimiento de caja
asignado, generado automáticamente por el sistema al realizar una orden de
pago.
 Moneda: Campo no editable que muestra automáticamente la moneda
asociada a la cuenta bancaria, o a la caja seleccionada al efectuar la orden de
pago.
 Tasa: Campo que muestra la tasa de cambio entre la moneda en la que se
realiza el pago y la moneda base.
 Total Monto: Campo que muestra el monto al cual le será aplicada la retención.
 Total monto menos Retención: Campo que muestra el monto total del pago,
incluyendo la retención aplicada.
 Total I.V.A: Campo que muestra el monto producto del desglose realizado
automáticamente por el sistema que corresponde a la tasa del I.V.A. asignada.
Detalles:
 Reng: En este campo se indica el número ordinal de cada renglón de la orden

de pago. Es informativo y es generado por el sistema automáticamente.
 Cta.Ingr./Egr: Campo que permite seleccionar la cuenta bajo la cual se
clasificará la orden de pago. Podrá indicarse manualmente o con la búsqueda
 Descripción: Campo no editable que muestra la descripción asociada a la
cuenta ingreso / egreso previamente seleccionada en el campo anterior.
 Debe: Campo editable que permite ingresar el valor del monto deudor.
 Haber: Campo editable que permite ingresar el valor del monto acreedor.
 I.V.A.: Campo desplegable que permite seleccionar la tasa del I.V.A. que será
aplicado al pago. En caso de que la orden no posea impuesto, seleccione el tipo
de de tasa exento.
 Monto I.V.A.: Campo no editable que muestra el monto correspondiente al
cálculo efectuado por el sistema, en función a la tasa del I.V.A. previamente
seleccionado.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto sin I.V.A. previamente
ingresado en el campo Debe / Haber según sea el caso.
 Concepto: Campo editable que permite seleccionar en forma manual o a través
de la búsqueda asistida al presionar la tecla F2, un código de concepto de
I.S.L.R. el cual definirá la característica de la retención.
 % Retención: Campo no editable que muestra el porcentaje de retención que
será aplicado y que está asociado al concepto de I.S.L.R. previamente
seleccionado.
 Sustraendo: Campo no editable que muestra el monto que se va a sustraer a la
retención, en los casos que aplique.
 Monto Reten: Campo no editable que muestra el monto total que corresponde
al renglón con las deducciones efectuadas.
 Comentario: Campo que permite introducir un comentario adicional en el
renglón.

la devolución.
 Fecha de Comprobante: Campo no editable donde se visualiza la fecha en la

que se realizó la contabilización del documento.

Campo 8.

ubicados en la parte inferior de la pantalla. El acceso a dichas funcionalidades puede
restringirse desde la Configuración de Procesos en el módulo Seguridad
: Botón que permite pagar / reversar una orden de pago y

dependiendo de la forma de pago, genera un movimiento de banco (Cheque o
Transferencia) o un movimiento de caja (efectivo).
: Botón que se habilita cuando la forma de pago es “Cheque” y

despliega una pantalla de formato de impresión de cheque.
: Botón que permite anular / reactivar una orden de pago, siempre y

cuando la misma no haya sido pagada.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la orden de pago cuyo número es

mayor (la última realizada). Para ubicar una orden de pago en particular, deberá
utilizar los iconos de la Barra de Herramientas. Las órdenes de pago registradas
están ordenados ascendentemente en función de su número.
2. Si desea imprimir la orden de pago que está en pantalla, haga clic en el icono
3. Cada vez que se registra una orden de pago, el sistema no actualiza o afecta el
saldo actual de la cuenta bancaria o caja involucrada, hasta que la orden es pagada.
4. Cuando una orden de pago es procesada, el sistema identifica la forma de pago.

Cuando es en efectivo, el sistema genera un movimiento de caja, y en caso de
tratarse de un cheque o de una transferencia, el sistema efectúa un movimiento de

banco, siendo la fecha de dichos movimientos equivalente a la fecha del pago.
5. En caso de que el sistema posea activo en parámetros de la empresa la opción
“Cancelar sólo compras y órdenes de pago programadas”, la orden de pago no
podrá ser modificada una vez que el pago haya sido autorizado mediante el proceso
de programación de pagos.
6. Una orden de pago no puede ser modificada una vez que ha sido pagada.
7. Si desea generar órdenes de pago en otras monedas diferentes al bolívar, active el

parámetro “Manejo de múltiples monedas”. Una vez activo el parámetro usted podrá
crear órdenes de pago denominadas en otras monedas.
8. Si el parámetro Manejo de múltiples monedas está activo, el sistema asociará a

cada orden de pago la moneda y la tasa de cambio con respecto a la moneda base.
9. Las órdenes de pago que tienen asociado impuesto al valor agregado (I.V.A.)
pueden ser tomadas en cuenta en el libro de compras y en el resumen para
declaración del impuesto.
10. Las retenciones del Impuesto sobre la Renta sobre el monto de la orden de pago,
pueden efectuarse si están definidos tanto los tabuladores, como los conceptos de
I.S.L.R. al beneficiario asociado a la misma.
11. Si desea configurar por usuario la forma en que van a utilizar esta opción, utilice el
módulo Mantenimiento de la opción Configurar Procesos.
12. El sistema permite el uso de las siguientes formas de pago: Efectivo, Cheque y
Transferencia.
13. Cuando la forma de pago seleccionada es cheque y la cuenta bancaria está

configurada para manejar chequera, podrá seleccionar las chequeras activas, el
número de cheque deseado, a través de una pantalla que desplegará
inmediatamente después que se seleccione la cuenta bancaria utilizada en el pago.
14. Si la orden de pago tiene un cheque asociado y ésta es anulada, el estatus del
cheque pasará a “Disponible.
15. Si el cheque seleccionado para realizar el pago, pertenece a una chequera cuyo uso
está limitado a un usuario, sólo este tiene la posibilidad de realizar el cheque y por
tanto se emitirá un mensaje indicando que “El usuario actual no posee permiso para
emitir este cheque”.
16. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y dese asignar, por depósito, la (s)
cuenta (s) contable (s) a utilizar al contabilizar el mismo, utilice el ícono Información
17. Si posee instalado Profit Plus® Nómina puede transferir, por contrato, los recibos de
nómina, utilizando la opción Transferir nómina al administrativo (ver integración con
Profit Nómina). Este proceso al ser ejecutado genera, en Profit Plus® Administrativo,
para cada recibo:
18. Una orden de pago por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada para
pagar al trabajador es cheque o efectivo.
19. Un movimiento de banco por el monto a pagar del recibo cuando la forma usada
para pagar al trabajador es transferencia.
Entrega de Cheque
Este proceso permite consultar y entregar aquellos cheques que han sido emitidos, pero
por alguna razón no han sido entregados a su beneficiario o proveedor, y por ende no ha
sido actualizado el saldo disponible de su cuenta bancaria. De esta forma, se puede
obtener un saldo disponible más acorde con la realidad de la empresa, ya que el monto
del cheque emitido no será disminuido, hasta que sea entregado a través de este
proceso.
Para llevar a cabo la entrega de cheques, debe ingresar en el menú Procesos del
módulo Cajas y Bancos, y seleccionar la opción Entrega de Cheques, para lo cual se
desplegará una pantalla en la que se muestran todos los cheques por entregar. En caso
que su empresa maneje multimoneda y los cheques hayan sido emitidos en la moneda
adicional, el monto de dichos cheques se mostrará en la moneda base de la empresa, a
fin de realizar la sumatoria de los totales.
Cada Entrega de Cheque tendrá asociados los siguientes datos:

Tipo: Esta opción permite indicar a quien será entregado el cheque, siendo las
opciones disponibles:
 Proveedor.
 Beneficiario.
 Todos.
De acuerdo a la selección realizada en “Tipo”, podrá visualizar y elegir en la lista, el

Proveedor o el Beneficiario previamente registrado en el sistema, al cual desea
consultar o efectuar la entrega de cheque(s). Podrá indicarse manualmente o a
través de la búsqueda asistida presionando la tecla F2.
Estatus: Esta elección permite indicar si desea visualizar los cheques que están
pendientes, por entregar o los cheques entregados a partir de una fecha dada al
Proveedor o al Beneficiario indicado. Los criterios de búsqueda disponibles son:
 Por entregar.
 Entregados desde.
Detalles:
 N° de Cheque: Campo no editable que muestra el número del cheque

entregado o por entregar.
 Chequera: Campo no editable que muestra el número de la chequera a la que
corresponde el cheque entregado o por entregar.
 Proveedor / Beneficiario: Campo no editable que muestra el nombre o
descripción del Proveedor ó Beneficiario asociado al cheque.
 Fecha: Campo no editable que muestra la fecha de emisión del cheque.
 Monto: Campo no editable que muestra el Monto del cheque emitido.
 Doc. Pago: Campo no editable que muestra si el cheque fue emitido desde un
“Pago” o una “Orden de pago”.
 Número: Campo no editable que muestra el número del Pago u Orden de pago
de donde fue emitido el cheque.
 Cantidad de Cheques: Campo no editable que muestra la cantidad de cheques
que son consultados.
 Total: Campo no editable que muestra la suma de todos los montos que son
consultados de acuerdo al criterio de búsqueda utilizado.
Entrega:
 Fecha de Entrega: Campo para indicar la fecha de entrega del cheque

seleccionado. En caso de consultar los cheques entregados, muestra la fecha
en la que fue emitido el cheque.
 Entregado a: Campo para indicar el nombre de la persona a la que se va a
entregar el cheque.
 Comentarios: Campo editable sin límite de caracteres para ingresar algún
comentario adicional acerca de la entrega de cheques.

: Botón que permite asignar al cheque seleccionado, la fecha de entrega

indicada.
: El sistema inicializa la fecha de entrega del cheque y le coloca status

“Por entregar”.
Sugerencias
1. Para indicar que un cheque ha sido entregado, es necesario seleccionar el número

de cheque, indicar la fecha de entrega, a quien va a ser entregado y seleccionar el
botón Entregar, de esta forma queda registrado el cheque como entregado.
2. Es posible desmarcar un cheque entregado utilizando la opción Desmarcar, de esta

forma el cheque se registra como no entregado.
3. Los cheques emitidos por Movimientos de Banco, no son tomados en cuenta para la
entrega de cheques, por lo tanto la fecha de entrega es la fecha en que se registró
el movimiento.
4. Si un cheque es entregado a un Proveedor o a un Beneficiario, no será posible

eliminar el pago relacionado.
Conciliación Bancaria
Profit Plus® permite la conciliación mensual de los movimientos de cada una de las
cuentas bancarias que maneja la empresa, además de permitir consultar los
movimientos conciliados o sin conciliar de una cuenta dada; este proceso puede llevarse
a cabo de forma manual o automática, de acuerdo a lo requerido por el usuario, a través
de la siguiente pantalla:
Configurar Conciliación Automática
La opción configurar conciliación bancaria permite especificar los parámetros que debe
seguir el sistema para realizar la conciliación automática, a partir de los estados de
cuenta emitidos por los bancos.
Para registrar la configuración debe incluir los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo único identificador del registro, campo alfanumérico de

máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o generarlo de forma automática
presionando el botón “Próximo código” disponible en la barra de herramienta.
 Descripción: Indique el nombre de la configuración, campo alfanumérico de
máximo sesenta (60) caracteres.
 Banco: Seleccione el banco al que pertenece la configuración. Podrá ser
indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
Conciliar documentos que coincidan:
 Por número de documento: Haga clic en esta opción si desea que el proceso
de conciliación automática, concilie los documentos cuando coincida el número
del documento. En caso de presionar esta opción, debe indicar si la

coincidencia será parcial o total.
 Total: Seleccione esta opción si desea que la coincidencia del número del
documento sea total al momento de la conciliación automática; es decir, que el
número del documento del estado de cuenta bancario, debe ser idéntico al
número del movimiento registrado en el sistema.
 Parcial: Seleccione esta opción si desea que la coincidencia del número del
documento sea parcial al momento de la conciliación automática; es decir, que
el número del documento del estado de cuenta bancario, debe coincidir sólo con
la cantidad de caracteres indicados. En caso de presionar esta opción, debe
indicar la cantidad en número, de los caracteres a coincidir al final.
 Caracteres al final: Indique la cantidad de caracteres a coincidir con el número
del documento.
 Por fecha de emisión: Haga clic en esta opción si desea que el proceso de
conciliación automática, concilie los documentos cuando coincida la fecha de
emisión del documento. En caso de presionar esta opción, debe indicar el
margen de tolerancia en días a ser tomado en cuenta.
 Margen días anteriores: Indique el número de días, por debajo de la fecha de
emisión, tolerados para conciliar automáticamente los documentos.
 Margen días posteriores: Indique el número de días, por arriba de la fecha de
emisión, tolerados para conciliar automáticamente los documentos.

Campo 8.
Automática
La Conciliación Bancaria Automática, tiene como función ubicar los archivos que
contienen los estados de cuenta emitidos por el banco y posteriormente utilizados para
realizar el proceso. Para realizar la conciliación automática, debe posicionar el cursor
en el campo Cuenta, e ingresa el código de la misma manualmente o a través de la
búsqueda asistida presionando la tecla F2.
La pantalla de Conciliación Automática tendrá asociados los siguientes datos:

 Cuenta: Campo que permite seleccionar la cuenta bancaria que se requiere

conciliar previamente registrada en el sistema. Es posible ingresar el código de
la cuenta en forma manual o mediante la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Estatus: Esta opción permite establecer el criterio de búsqueda al momento de
ejecutar la consulta “Archivos Importados”, los estados de cuenta importados
según status para Cuenta Bancaria seleccionada. A continuación se mencionan
los status disponibles:
 Todos: Esta opción muestra todos los archivos importados.

 Procesados: Esta opción permite visualizar los archivos que contienen los
estados de cuenta bancarios, para los que al menos uno (1) de los
movimientos del archivo ha sido conciliado automáticamente.
 Sin procesar: Al seleccionar esta opción, es posible visualizar los archivos
que contienen los estados de cuenta bancarios, para los que ningún
movimiento ha sido conciliado automáticamente.
Archivos Importados
 Mes: Campo no editable que muestra el mes del archivo cargado.

 Año: Campo no editable que muestra el año del archivo cargado.
 Identificador: Campo no editable que muestra el identificador ingresado al
momento de cargar el archivo en la pantalla Importar Archivo
 Total Mov: Campo no editable que muestra la cantidad total de movimientos
bancarios provenientes en el estado de cuenta a conciliar. Este cálculo no toma
en cuenta los movimientos de tipo ITF, ya que éste se agrega al renglón del
movimiento bancario relacionado.
 Total Rep: Campo no editable que muestra la cantidad de movimientos en el
estado de cuenta, que ya fueron previamente cargados o repetidos en otro
archivo de estado de cuenta, de la cuenta seleccionada.
 Total Con.: Campo no editable que muestra la cantidad de movimientos que
han sido conciliados de forma automática.
 Fecha de Importación: Campo no editable que muestra la fecha en la que se
cargó el archivo a través de este proceso.
 Status: Campo no editable que muestra el status en que se encuentra el
archivo. Si al menos (1) uno de los movimientos del archivo ha sido conciliado
automáticamente, el status es “Procesado”, por el contrario si ningún
movimiento ha sido conciliado automáticamente, el status del archivo es “Sin
Procesar”.

: Este botón despliega la pantalla Importar Archivo la cual permite

seleccionar el archivo que contiene el estado de cuenta bancario que desea conciliar.
: Este botón permite realizar la conciliación automática, cuando han

sido seleccionados uno o más registros de “Archivos Importados”.
: Este botón tiene como finalidad realizar el reverso de las

conciliaciones realizadas, cabe destacar, que sólo es posible realizar el reverso a los
renglones individualmente.
: Al seleccionar este botón, el sistema muestra el archivo original

(Estado de Cuenta Bancario) que fue cargado para la conciliación automática, siendo el
mismo de sólo lectura.
Sugerencias
1. Cuando un movimiento de una cuenta bancaria es conciliado, el sistema no permite

su modificación ni eliminación en ninguna de las opciones del mismo.
2. Se debe configurar la forma en que se llevará a cabo la conciliación bancaria

automática por cada banco, utilizando la opción Configurar Conciliación
Automática en el módulo Caja y Banco.
3. Mediante la opción Reversar es posible desconciliar los movimientos de una cuenta,

así como también la actualización del saldo conciliado de la misma.
4. Si al menos un movimiento del estado de cuenta emitido por el banco es conciliado

automáticamente, el archivo que lo contiene queda con estatus “Procesado”, lo que
impide que el mismo pueda ser usado nuevamente en una conciliación automática.
5. Es posible consultar el estado de cuenta bancario a través de la opción Visualizar.
6. Es posible eliminar un archivo importado mediante la opción Eliminar de la Barra de

Herramientas o con la combinación de las teclas “CTRL+4”.
Manual
Mediante el proceso de Conciliación Bancaria Manual, es posible conciliar

manualmente los movimientos mensuales de cada una de las cuentas bancarias que
maneja la empresa, además de permitir consultar los movimientos conciliados y sin
conciliar de la empresa.
La pantalla de Conciliación Automática tendrá asociados los siguientes datos:
 Cuenta: Campo para seleccionar la cuenta bancaria en la que se va a realizar

la conciliación. Podrá indicarse manualmente o mediante la búsqueda asistida
 Banco: Campo no editable que muestra automáticamente el banco al cual
pertenece la cuenta indicada.
 Mes: Campo editable para indicar el mes que se desea conciliar.
 Año: Campo editable para indicar el año que se desea conciliar.
 Movimientos: Esta opción permite establecer el criterio de búsqueda, a fin de
visualizar los movimientos del estado de cuenta seleccionado, para el mes y
año indicado según los status:
 No conciliados: Al seleccionar esta opción, el sistema muestra los

movimientos que todavía no están conciliados en la cuenta seleccionada
hasta el mes y año indicado.
 Conciliados: Al seleccionar esta opción, el sistema muestra los
movimientos ya conciliados en la cuenta seleccionada para el mes y año
indicado.
 Todos: Al seleccionar esta opción, el sistema muestra todos los
movimientos (conciliados o no) en la cuenta seleccionada hasta el mes y
año indicado.
 Saldo final conciliado: Campo no editable que muestra el saldo actual

conciliado en la cuenta seleccionada, para el mes y año definido. Es calculado
por el sistema de automáticamente a medida que se indiquen los movimientos a
conciliar.
Movimiento en Banco (Profit Plus®)
 Sel: Con esta opción se podrá realizar la conciliación a partir de un estado de

cuenta bancario, se deberá tildar esta columna en cada movimiento que se
desea conciliar en ambas interfaces. Si no existen movimientos de estado de
cuenta para la cuenta seleccionada, esta opción debe mostrarse deshabilitada.
 Tipo: Campo no editable que muestra el Tipo del movimiento de banco (en
cada renglón). Es mostrado por el sistema automáticamente.
 Documento: Campo no editable que muestra el número del documento del
movimiento de banco. Es mostrado por el sistema automáticamente.
 Fecha: Campo no editable que muestra la fecha del movimiento de banco. Es
mostrado por el sistema automáticamente.
 Descripción: Campo no editable que muestra el detalle del movimiento de
banco. Es mostrado por el sistema automáticamente.
 Cargo: Campo no editable que muestra automáticamente el monto del cargo
(egreso) que generó el movimiento del banco contra la cuenta.
 Abono: Campo no editable que muestra automáticamente el monto del abono
(ingreso) que generó el movimiento del banco contra la cuenta.
 I.T.F: Campo no editable que muestra automáticamente el impuesto al debito
bancario asociado al movimiento.
 Co: Opción para conciliar o desconciliar el movimiento. Al marcar cada
movimiento, el sistema actualiza automáticamente el saldo conciliado de la
cuenta.
 Ca: Opción no editable que indica si el movimiento está conciliado
automáticamente. Esta opción es tildada por el sistema cuando se concilia o
desconcilia automáticamente un movimiento.
 Orig.: Campo no editable que muestra automáticamente el proceso que generó
el movimiento de banco (en cada renglón). Por ejemplo:
 PAG = Pago.
 DEP = Depósito.
 OPA = Orden de pago.
 BAN = Movimientos de banco.
 CHD = Cheque devuelto.
 Mov.: Campo no editable que muestra en número del movimiento de banco.

 Total: Está conformado por los campos no editables que a continuación de

mencionan:
 Movimientos: Campo no editable que muestra la cantidad total de

movimientos
 Cargo: Campo no editable que muestra el monto total de los cargos ya
conciliados en la cuenta seleccionada para el mes y año indicado. El
sistema realiza el cálculo automáticamente.
 Abono: Campo no editable que muestra el monto total de los abonos ya
conciliados en la cuenta seleccionada para el mes y año indicado. El
sistema realiza el cálculo automáticamente.
 I.T.F.: Campo no editable que muestra el monto total de los impuestos al
débito bancario ya conciliados en la cuenta seleccionada para el mes y año
indicado. El sistema realiza el cálculo automáticamente.

: Este botón permite agregar a la cuenta que está conciliando un

movimiento de banco. Una vez agregado el movimiento, queda disponible para ser
conciliado.
: Este botón tiene como finalidad marcar como conciliados los

movimientos registrados en “Movimientos en Banco (Profit Plus®)”.
: Este botón permite marcar como NO conciliados a todos los

movimientos registrados en “Movimientos en Banco (Profit Plus®”).
: Este botón permite visualizar los movimientos de banco de un tipo

en específico o en periodo de tiempo determinado.
: Este botón despliega los Movimientos en Estado de Cuenta

precargados.
Sugerencias
1. Cuando se realiza la primera conciliación a una cuenta bancaria, el sistema muestra

en el campo “Saldo inicial” y en el campo “Saldo final conciliado”, el “Saldo
conciliado” de la cuenta al momento de su creación en Profit Plus®. De lo contrario,
muestra el saldo final de la última conciliación de la cuenta.
2. Cuando se establece el criterio de búsqueda en la opción Movimientos y es

seleccionada la opción Conciliados ó Todos, el sistema mostrará tildada la
columna “Co”. Cuando los movimientos han sido conciliados mediante la el proceso
de conciliación automática se mostrará tildado el campo “Ca”.
3. Cuando un movimiento de la cuenta bancaria es marcado como “Conciliado”, el

sistema no permite su modificación ni eliminación en ninguna de las opciones del
mismo.
4. El sistema no permite “Reversar Manualmente” movimientos bancarios que han

sido conciliados mediante la Conciliación Bancaria Automática.
5. El botón Agregar que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana, le

permite incluir un movimiento adicional en la cuenta a conciliar.
6. Si en algún estado de cuenta emitido por el banco, se desglosa el IDB generado por
un movimiento, es necesario conciliar de forma manual tanto el movimiento como el
IDB del estado de cuenta, contra el movimiento bancario del sistema, tildando la
columna SEL.
7. Es posible reversar la conciliación, a través del botón Reversar Manual y se

actualiza el saldo conciliado de la cuenta bancaria.
8. Es posible agregar un movimiento de banco al sistema, a partir de un movimiento

registrado en el estado de cuenta emitido por el banco, utilizando el botón Agregar.
Esta acción desplegará la pantalla de movimientos de banco, para darle entrada al
mismo, sólo se debe asignar el tipo de movimiento y la cuenta de ingreso/egreso.
Cuenta Bancaria
Esta opción le permite crear nuevas cuentas bancarias así como buscar, modificar y
eliminar los datos de las cuentas bancarias que ya están registradas, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas. El sistema puede manejar múltiples cuentas bancarias
por empresa llevando en línea tanto el saldo conciliado como el saldo actual, para cada
una de las cuentas. Cuando se crea una cuenta se debe indicar a que banco pertenece.
Cada Cuenta Bancaria tendrá los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo identificador de la cuenta bancaria, no puede estar repetido y

puede ser creado utilizando la opción Generar próximo código.
 Inactiva: Opción para inactivar la cuenta que está en pantalla. Mientras la

cuenta está inactiva, no puede ser usada para generarle ningún tipo de
movimiento (cobros, pagos etc.)
 Número de Cuenta: Campo editable para ingresar el número que identifica a la
cuenta ante el banco.
 Banco: Campo editable para indicar el banco al que pertenece la cuenta
bancaria.
 Tasa: Campo editable que muestra el valor de la tasa de la moneda de la caja
seleccionada.
 Tipo de cuenta: Campo que despliega una lista para seleccionar el tipo de
cuenta.
 Manejar Chequera: Opción que permite indicar que la cuenta bancaria maneja
chequera a partir de la fecha indicada, la cual se mostrará habilitado siempre y
cuando se seleccione la opción previamente descrita.
Botones:
: Botón que se habilita si es marcada la opción Maneja chequera.

Al ser presionado abrirá la pantalla Detalle de Chequeras, donde podrá visualizar la
información de todas las chequeras pertenecientes a la cuenta bancaria. A continuación,
se indican los detalles de la pantalla y los campos que la conforman.
 Cuenta: Campo no editable que muestra el número de cuenta bancaria a la

cual pertenece la chequera. El campo que se encuentra al lado derecho,
muestra automáticamente el nombre del banco a la que pertenece la misma.
 Status: Opciones para visualizar el listado de las chequeras, según su status.
Las opciones disponibles son:
 Activas.
 Inactivas.
 Usadas.
 Suspendidas.
 Todas.
 Total Chequeras: Campo no editable que muestra la cantidad total de cheques

pertenecientes a la chequera seleccionada, así como el total de cheques según
el status seleccionado.
Detalles:
 Código: Campo no editable que muestra el código identificador de la chequera.

 Fecha de Recepción: Campo no editable que muestra la fecha de recepción de
la chequera en la empresa.
 Desde: Campo no editable que muestra el número del primer cheque de la
chequera.
 Hasta: Campo no editable que muestra el número del último cheque de la
chequera.
 Total Cheques: Campo no editable que muestra la cantidad de cheques que
posee la chequera.
 Cheques Disponibles: Campo no editable que muestra la cantidad de cheques
con status disponible de la chequera.
Botones:
: Este botón despliega la pantalla de generar cheques, lo cual se

explica detalladamente en la tabla “Cheques”.
Carpeta Sucursal:
 Sucursal: Campo editable para indicar la sucursal del banco en el que fue
abierta la cuenta.
 Fecha inicio: Campo editable para indicar la fecha de creación de la cuenta

bancaria en el sistema.
 Ejecutivo: Campo editable para indicar el nombre de la persona que le realizó
la apertura de la cuenta bancaria en el banco.
 Moneda: Campo para indicar la moneda en la que se realizaran las
transacciones de la cuenta bancaria. En caso de que el sistema esté
configurado para el manejo de monedas adicionales, la misma podrá indicarse
manualmente mediante la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Dirección: Campo editable para ingresar la dirección del la sucursal del banco
donde se realizó la apertura de la cuenta bancaria.
 Teléfonos: Campo editable para indicar el número telefónico de la sucursal del
banco en la que fue abierta la cuenta bancaria.
 E-mail: Campo editable para indicar el correo electrónico de la sucursal del
banco donde fue abierta la cuenta.
Carpeta Saldos:
Saldos iniciales:
 Fecha: Campo editable para indicar la fecha correspondiente a la última

conciliación realizada antes de iniciar el uso del sistema.
 Saldo conciliado: Campo editable para indicar el saldo conciliado de la cuenta
para el momento de su creación en el sistema.
 Saldo en bancos (Libros): Campo editable para indicar el saldo en libros de la
cuenta para el momento de su creación en el sistema.
 Saldo último conciliado: Campo no editable que muestra el saldo de la última
conciliación realizada en el sistema para la cuenta.
Botones:
: Botón que despliega la pantalla de consulta correspondiente a la

disponibilidad bancaria de la cuenta seleccionada.
 Saldo en banco (libros): Campo que muestra el saldo de la cuenta tomando

en cuenta todos los movimientos del banco registrados.
 (-) Depósitos diferidos: Campo que muestra el monto de los cheques
depositados en el banco, correspondientes a otra plaza o bancos aun no
disponibles.
 Saldo actual: Campo que muestra el total de la sumatoria: Saldo disponible +
Cheques Emitidos Sin Entregar.
 (+) Cheques emitidos sin entregar: Campo que muestra la sumatoria de

todos los pagos efectuados en cheque que aun no han sido entregados al
proveedor o beneficiario.
 Saldo disponible: Saldo en libros menos los depósitos diferidos.
: Botón que muestra un mensaje indicando la fecha de la última

conciliación realizada para la cuenta, utilizando el sistema.

Campo 8.
Sugerencias:
1. Antes de crear una cuenta bancaria, debe crearse el banco al que pertenece la
misma.
2. Si desea que una cuenta bancaria maneje chequeras, es necesario seleccionar la

opción Maneja chequera y la fecha a partir de la cual se iniciará con l uso de las
mismas.
3. Para consultar el saldo de una cuenta(s) bancaria(s) a una fecha dada, utilice el
reporte “Saldos en Cuentas Bancarias” ubicado en el grupo de reportes “Cuentas
Bancarias”.
4. Para consultar la disponibilidad bancaria de una cuenta, use la opción

Disponibilidad, ubicada en la carpeta “Saldos” y se desplegará la pantalla de
Disponibilidad Bancaria.
5. A través de la carpeta Saldos, es posible consultar los saldos iniciales y conciliados

de una cuenta bancaria, así como también, las fechas asociadas a cada saldo.
6. Para manejar saldos diferidos en la cuenta bancaria, defina en el banco asociado a

la cuenta los días de diferimiento para cheques y después utilice el reporte “Saldos
diferidos en Cuentas Bancarias” ubicado en el grupo de reportes “Cuentas

Bancarias”.
7. Todos los cobros efectuados con efectivo, cheque ó tarjeta; pasan primero por caja
y afectan las cuentas bancarias al efectuar el depósito bancario. Los cobros
registrados con forma de pago igual a depósito, afectan directamente el saldo de la
cuenta bancaria sin afectar las cajas.
8. Los pagos efectuados en efectivo afectan directamente el saldo de la caja

correspondiente. Los pagos efectuados con cheque ó depósito, afectan
directamente el saldo de la cuenta bancaria involucrada.
9. Para efectuar la conciliación de los movimientos de una cuenta bancaria utilice la

opción Conciliación Bancaria. A medida que se van conciliando los movimientos
de la cuenta, el sistema va actualizando el saldo conciliado de la misma. Los
movimientos, una vez conciliados, no podrán ser modificados ni eliminados.
10. Si desea manejar cuentas en otras monedas diferentes a la moneda base, active el
parámetro Manejo de múltiples monedas. Una vez activo el parámetro, usted
podrá crear y manejar cuentas bancarias denominadas en otras monedas.
11. Si desea que el sistema calcule automáticamente el impuesto a las transacciones

financieras I.T.F., el cual disminuye el saldo de la cuenta bancaria, active el
parámetro Manejo de Impuesto a las Transacciones Financieras (I.T.F.). Una vez
activo el parámetro, el sistema calculará y debitará de la cuenta bancaria el
impuesto correspondiente.
12. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad y desea asignar, por cuenta bancaria,
la(s) cuenta(s) contable(s) a utilizar al contabilizar los movimientos de la misma,
utilice el icono Información Contable de la Barra de Herramientas (ver integración
con Profit Contabilidad).
13. No es posible eliminar una cuenta bancaria que posea movimientos asociados
(depósitos, notas de crédito, etc.).
Chequera
Profit Plus® permite manejar múltiples chequeras por cada cuenta bancaria, a fin de
llevar un control más eficiente de los cheques disponibles, emitidos y anulados. Esta
opción le permite crear nuevas chequeras así como buscar, modificar y eliminar los
datos de las chequeras que ya están registradas, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
Cada Chequera posee los siguientes campos en la carpeta General:

Carpeta General:
 Código: Campo identificador de la chequera, no puede estar repetido y puede

ser creado utilizando la opción Generar próximo código.
 Status: Campo no editable que muestra el estado de la chequera. Las
chequeras poseen cuatro (4) status:
 Activa.
 Inactiva.
 Suspendida.
 Usada.
 Descripción: Campo para indicar el nombre de la chequera.

 Cuenta: Campo para indicar la cuenta bancaria a la cual pertenece la chequera.
Podrá indicarse manualmente o mediante la búsqueda asistida al presionar la
tecla F2.
 Banco: Campo no editable que muestra automáticamente al seleccionar la
cuenta el banco al que pertenece la misma.
 Cant. De cheques: Campo para indicar la cantidad de cheques que van a ser
generados en la chequera.
 Fecha de Recepción: Campo editable para indicar la fecha de recepción de la
chequera en la empresa. Por defecto se muestra la fecha actual.
 Responsable: Campo editable para indicar el usuario responsable de la
chequera, bien sea manualmente o mediante la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Limitar uso de la chequera al responsable: Opción que al ser seleccionada
restringe el uso de la chequera al usuario responsable, por lo tanto el resto de
los usuarios no podrán realizar modificaciones a la chequera y utilizar los
cheques de la misma en las distintas transacciones del sistema.

Campo 8.

: Botón que se muestra habilitado al guardar un registro. Una vez

seleccionado desplegará la pantalla Generar cheques, donde podrá visualizar la
información de todos los cheques pertenecientes a la chequera. A continuación se
muestra la pantalla y la explicación de sus campos:
 Cuenta: Botón que se muestra habilitado al guardar el registro. Al ser

presionado suspenderá permanentemente la chequera que está en pantalla;
una vez que la chequera esté suspendida no podrá ser usada de nuevo para
generar movimientos (pagos, órdenes de pago, devolución a proveedores). El
campo que le sigue, muestra automáticamente el banco al que pertenece la
cuenta.
 Chequera: Campo no editable que muestra el número de la chequera de donde
fue invocada la pantalla.
 N° del primer cheque: Campo editable para indicar el número del primer
cheque de la chequera. En caso de dejarlo en blanco, al guardar el registro
tomará el número del cheque introducido en el primer renglón, además es
posible realizar la carga de los documentos de manera individual.
 Estatus: Opciones para visualizar el listado de los cheques, según su status.
Las opciones disponibles son:
 Todos
 Emitidos
 Anulados
 Disponibles
 Botón Generar: Botón que se habilita al introducir el número del primer cheque
de la chequera, al ser presionado genera los números de los cheques de forma
consecutiva a partir del número del primer cheque. En caso de que los números
de los cheques no sean consecutivos, el usuario deberá introducirlos de forma
manual en cada renglón.
Cheques:
 N° de cheque: Campo no editable para indicar el número de los cheques.

 Status: Campo no editable que se actualiza automáticamente de acuerdo a las
transacciones en que esté involucrado el cheque. (Emitido, Disponible,
Anulado).
 Fecha emisión: Campo no editable que muestra la fecha en la que se emitido
el cheque, a través de los procesos del sistema.
 Monto: Campo no editable que muestra el monto total del cheque.
 Descripción: Campo no editable que muestra el comentario que indica el
nombre del Beneficiario/Proveedor/Descripción, origen del Movimiento y
número del Origen del Movimiento.
 Mov. Banco: Campo no editable que muestra el número del movimiento
bancario generado relacionado con el cheque.
 Botón Anular: Botón que al ser presionado anula el cheque seleccionado de
forma manual. No es posible reactivar un cheque que fue anulado desde un
proceso del sistema. Al seleccionar los cheques con status Anulado el botón se
muestra con la etiqueta “Reactivar”.
 Total cheques: Campo no editable que muestra la cantidad total de cheques
pertenecientes a la chequera seleccionada, así como el total de cheques según
el status seleccionado.
: Botón que se muestra habilitado al guardar un registro. Al ser presionado

activa o inactiva la chequera.
: Botón que se muestra habilitado al guardar el registro. Al ser presionado

suspenderá permanentemente la chequera que está en pantalla; una vez que la
chequera esté suspendida no podrá ser usada de nuevo para generar movimientos
(pagos, órdenes de pago, Movimiento de banco).
Sugerencias
1. Antes de registrar una chequera, debe estar creada la cuenta bancaria

correspondiente, y tener seleccionada la opción Maneja Chequera.
2. El código de la chequera es único, por lo tanto, no se pueden almacenar dos (2)

chequeras con el mismo código, en ese caso, se muestra un mensaje “El código ya
existe. Por favor, indique otro código”.
3. Si existe al menos una (1) chequera activa registrada previamente para la misma
cuenta bancaria, se mostrará un mensaje indicando que “¿Existe una chequera
activa para la cuenta bancaria seleccionada, desea registrar la actual chequera con
estatus inactiva?”.
4. No es posible registrar una chequera, con números de cheques existentes en otra

chequera de la misma cuenta bancaria, ó con cheques involucrados en algún
movimiento de banco previamente.
5. Si la chequera tiene al menos un (1) cheque emitido o anulado, sólo se pueden

modificar los campos “responsable” y “limitar uso de la chequera al responsable“;
en caso contrario, se pueden modificar todos los campos de la misma.
6. No es posible eliminar una chequera que tenga al menos un (1) cheque emitido o
anulado, es decir, sólo se puede eliminar las chequeras activas o inactivas que
tengan todos sus cheques disponibles.
7. Una vez eliminada una chequera con todos sus cheques, no es posible reversar la
operación.
8. Una vez que se hayan usado todos los cheques de la chequera, su estatus pasa a
ser “Usada” y queda bloqueada para su modificación.
9. Se puede desactivar y activar una chequera temporalmente a través del botón

Activar, de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Activa” o “Inactiva”. Esta
funcionalidad sólo aplica a aquellas chequeras que no tengan cheques emitidos o
anulados. El sistema sólo permite emplear cheques de una chequera activa.
10. Se puede suspender una chequera definitivamente a través del botón Suspender,
de esta forma cambia el estatus de la chequera a “Suspendida”, y el estatus de los
cheques disponibles a “Anulados”. Esta funcionalidad sólo aplica a aquellas
chequeras que tengan estatus “Activa” o “Inactiva”.
11. Una vez suspendida una chequera y anulado sus cheques, no es posible reversar la
operación.
12. Si se ha definido un responsable para la chequera y se limita su uso al resto de los

usuarios, sólo el usuario responsable podrá modificar o eliminar los datos de la
chequera.
13. Es posible generar los cheques automáticamente, al guardar la chequera, o de

forma manual utilizando la opción Generar.
Caja
Esta opción le permite crear nuevas cajas así como buscar, modificar y eliminar los
datos de las cajas que ya están registradas, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas. El sistema puede manejar múltiples cajas por empresa llevando en línea
tanto el saldo en efectivo como el saldo actual (total), para cada una de las cajas.
Cada Caja poseerá los siguientes campos en la carpeta General:

 Código: Campo identificador de cada caja, no puede estar repetido y puede ser
creado utilizando la opción Generar próximo código.
 Inactiva: Opción para inactivar la caja que está en pantalla. Mientras la caja
está inactiva no puede ser usada para generarle ningún tipo de movimiento
(cobros, pagos etc.).
 Descripción: Campo que contiene el nombre de la caja.
 Fecha inicio: Indica la fecha en la cual se creó la caja.
 Moneda: Campo que identifica la moneda en la cual se manejará la caja. Es
posible seleccionar la moneda manualmente o a través de la búsqueda
presionando la tecla F2.
Saldo en caja:
 Inicial (Efectivo): Campo no editable que muestra el monto inicial en efectivo

con el cual se apertura la caja. Valor que se actualiza automáticamente con un
registro del proceso de Movimientos de caja.
 Inicial (Otro): Campo no editable que muestra el monto inicial en otras formas
de pago distintas de efectivo con el cual se apertura la caja. Valor que se
actualiza automáticamente por el proceso Movimientos de caja.
 Inicial (Total): Campo de sólo lectura que muestra el saldo total inicial de la
caja.
 Actual (Efectivo): Campo que muestra el saldo actual disponible de la caja en

efectivo. Este campo es no editable por el usuario, el sistema actualiza su valor
automáticamente por el proceso de Movimientos de caja.
 Actual (Otro): Campo de sólo lectura que muestra el saldo actual de la caja por
movimientos de caja, registrados en otras formas de pago que no sean efectivo.
(cheque, tarjeta de crédito).
 Actual (Total): Campo de sólo lectura que muestra el saldo total de la caja.

Campo 8.

Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la caja cuyo código es menor. Para
ubicar una caja en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de Herramientas.
Las cajas están ordenadas ascendentemente en función del código.
2. Todos los cobros efectuados con efectivo, cheque ó tarjeta pasan primero por caja y
afectan los bancos al efectuar el depósito bancario. Los cobros registrados con
forma de pago igual a depósito afectan directamente el saldo de bancos sin afectar
las cajas.
3. Los pagos efectuados en efectivo afectan directamente el saldo de la caja

correspondiente. Los pagos efectuados con cheque ó depósito afectan directamente
el saldo de la cuenta bancaria involucrada.
4. Cada caja puede utilizarse como caja principal o como caja de punto de venta. Las
cajas son creadas por defecto con uso igual a caja principal. Si su empresa no es un
punto de venta, entonces no necesita definir ninguna caja como caja de punto de
venta.
Banco
Esta opción le permite crear nuevos bancos así como buscar, modificar y eliminar los
datos de los bancos que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
Cada Banco tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de cada Banco. No puede estar repetido y puede

ser creado con la opción Generar próximo código.
 Descripción: Campo que contiene el nombre comercial del banco.
 Teléfonos: Campo para indicar los números telefónicos del banco.
 Días de diferimiento para cheques: Esta parte de la pantalla permite indicar la
cantidad de días que va a permanecer diferido el monto de los cheques, cuando
sean depositados en una cuenta bancaria del banco seleccionado, para un
mismo banco u otro diferente.
Mismo Banco:
 Misma Plaza.
 Diferente Plaza.
Diferente Banco:
 Misma Plaza.
 Diferente Plaza.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra el banco cuyo código es menor. Para
ubicar un banco en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de Herramientas.
Los bancos están ordenados ascendentemente en función del código.
2. La tabla de bancos es usada en el sistema tanto para agrupar las cuentas bancarias
como para clasificar los cheques recibidos en los cobros.
3. Si desea manejar saldos diferidos en sus cuentas bancarias, debe indicar para cada
uno de los bancos, los días de diferimiento a aplicar:
 A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y misma
plaza.
 A los cheques del banco depositados en una cuenta del mismo banco y
diferente plaza.
 A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y misma
plaza.
 A los cheques de otro banco depositados en una cuenta del banco y diferente
plaza.
4. En el reporte “Saldos diferidos en cuentas bancarias” se pueden consultar los saldos

diferidos en las cuentas, de acuerdo con los días de diferimiento asignados para los
cheques de cada banco.
5. No es posible eliminar un banco que posea cuentas bancarias ó movimientos

asociados.
Beneficiario
Esta opción le permite crear nuevos beneficiarios así como buscar, modificar y eliminar
los datos de los beneficiarios que ya están registrados, para lo cual deberá utilizar la
Barra de Herramientas. Los beneficiarios son usados para registrar las órdenes de pago
emitidas por concepto de gastos o egresos.
Cada Beneficiario tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta Generales:
 Código: Campo editable el cual identifica cada Beneficiario, no puede estar

repetido.
 Inactivo: Si esta opción está marcada, indica que el beneficiario está inactivo y
no se le pueden generar ningún tipo de documento.
 Descripción: Campo editable que contiene el nombre del beneficiario.
 R.I.F.: Campo editable que contiene el número de registro de información fiscal.
 N.I.T.: Campo editable que contiene el número de identificación tributaria del

beneficiario.
 Dirección: Campo editable para indicar la dirección.
 Teléfono: Campo editable para ingresar el número telefónico del Beneficiario.
 Tipo de persona: Combo para seleccionar el tipo de Persona de la tabla Tipo:
Código Descripción
1 Natural residente
2 Natural no residente
3 Jurídica Domiciliada
4 Jurídica no domiciliada
5 Exenta
6 Tesorería Nacional
7 Otros 1
8 Otros 2
 Tabulador I.S.L.R.: Despliega una lista con el o los tabulador(es) de I.S.L.R.

asociado(s) al tipo de persona que se haya seleccionado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra el beneficiario cuyo código es menor.

Para ubicar un beneficiario en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Los beneficiarios están ordenados ascendentemente en función del
código.
2. Si desea que el sistema calcule automáticamente en las órdenes de pago la

retención del Impuesto sobre la Renta debe:
 Crear los conceptos sobre los cuales se va a retener impuesto utilizando la

opción conceptos de I.S.L.R.
 Crear los tabuladores con sus conceptos y porcentajes de retención para cada
tipo de persona, utilizando la opción tabulador de I.S.L.R.
 Asignar a cada cuenta de ingreso/egreso el concepto bajo el cual se va a
retener, utilizando la opción cuentas de ingreso/egreso.
 Asignar a cada beneficiario su tipo y su tabulador de I.S.L.R., utilizando esta
opción.
Una vez realizado lo anterior, el sistema calculará en las órdenes de pago el

porcentaje y monto de la retención a aplicar, al utilizar el botón Calcular Retención.
3. No es posible eliminar un beneficiario que posea órdenes de pago asociadas.
Cuenta de Ingreso / Egreso
Esta opción le permite crear nuevas cuentas de ingreso/egreso así como buscar,
modificar y eliminar los datos de las cuentas de ingreso/egreso que ya están registradas,
para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. Las cuentas de ingreso/egreso
permiten clasificar todos los movimientos que afectan el saldo de las cajas y los bancos
para poder efectuar análisis de las entradas y salidas por concepto.
Cada Cuenta de Ingreso / Egreso tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta
Generales:
 Código: Campo identificador de cada cuenta, no puede estar repetido y puede

ser creado utilizando la opción Generar próximo código.
 Descripción: Campo que permite ingresar el nombre de la cuenta de ingreso o
egreso.
 Concepto I.S.L.R.: Campo que despliega una lista de los conceptos de I.S.L.R.
de la tabla Conceptos de I.S.L.R.

Campo 8.
Sugerencias:
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la cuenta de ingreso/egreso cuyo

código es menor. Para ubicar una cuenta de ingreso/egreso en particular deberá
utilizar los iconos de la Barra de Herramientas. Las cuentas de ingreso/egreso están
ordenadas ascendentemente en función del código.
2. La tabla cuentas de ingreso/egreso es común a los módulos de Ventas, Compras y

Cajas / Bancos.
3. A cada cliente y proveedor se le debe asignar una cuenta de ingreso/egreso. Dicha

cuenta va a ser asignada automáticamente por el sistema, en todas las
transacciones del cliente o proveedor que afecten el saldo de caja o de bancos (por
ejemplo cobros, pagos etc.).
4. Cada vez que desee generar un documento que afecte el saldo de caja o de bancos
(órdenes de pago, depósitos bancarios etc.), debe introducir la cuenta de
ingreso/egreso que el sistema va a asociar al movimiento de caja o de bancos
correspondiente.
5. Si posee instalado Profit Plus® Contabilidad, puede utilizar las cuentas de

ingreso/egreso para clasificar los gastos asociados a cada orden de pago. Una
estrategia válida en este caso sería crear una cuenta de egreso por cada cuenta
contable, relacionada con los gastos y asignar, utilizando la función Información
Contable de la Barra de Herramientas, a cada cuenta de egreso la correspondiente
cuenta contable.
6. Si desea calcular automáticamente las retenciones del Impuesto sobre la Renta por
cuenta de ingreso/egreso, debe definir previamente en la opción Conceptos de
I.S.L.R., del módulo de Mantenimiento, los tipos de retenciones (conceptos) y en la
opción Tabulador de I.S.L.R., del módulo de Mantenimiento, el porcentaje de

retención de cada concepto.
7. No es posible eliminar una cuenta de ingreso/egreso que posea clientes,

proveedores o movimientos de caja/bancos asociados.
Tarjeta de Crédito / Débito
Esta opción le permite crear nuevas tarjetas de crédito/débito así como buscar, modificar
y eliminar los datos de las tarjetas de crédito/débito que ya están registradas, para lo
cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. Las tarjetas de crédito/débito son
necesarias para poder registrar un cobro con forma de pago igual a tarjeta.
Cada Tarjeta de Crédito/Débito tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta

Generales:
 Código: Campo editable alfanumérico de seis (6) caracteres que identifica a

cada tarjeta de crédito/débito. No puede estar repetido y puede ser generado en
forma automática utilizando la Barra de Herramientas.
 Descripción: Campo editable en el que se indica la denominación comercial de

la tarjeta.
 Teléfono: Campo editable en el cual se ingresa el teléfono de la empresa
operadora que corresponde a la tarjeta.
 % Comisión: Campo editable en el cual se ingresa el porcentaje de la
comisión que cobra la empresa operadora de la tarjeta a su empresa, por el uso
de la misma. Al registrar los depósitos bancarios, este porcentaje es
descontado automáticamente por el sistema del monto total depositado.
 % Recargo: Campo editable en el cual se ingresa el porcentaje en el usuario
desea recargar el monto de las facturas que sean canceladas con la tarjeta,
para compensar la comisión. Debe ser asignado y puede ser cero. El recargo se
efectúa, en caso de desearlo, al registrar el cobro.
 % Impuesto: Campo editable en el cual se ingresa el porcentaje de impuesto
retenido por la empresa operadora de la tarjeta, a su empresa, al utilizar la
misma. Al registrar los depósitos bancarios este porcentaje es descontado
automáticamente por el sistema del monto total depositado.

Campo 8.
Sugerencias:
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la tarjeta de crédito/débito cuyo

código es menor. Para ubicar una tarjeta de crédito/débito en particular deberá
utilizar los iconos de la Barra de Herramientas. Las tarjetas de crédito/débito están
ordenadas ascendentemente en función del código.
2. Cuando realice un cobro con tarjeta de crédito/débito puede recalcular el monto de

la(s) factura(s) que está cobrando, haciendo uso del botón Recargar tarjeta que
está disponible en la opción cobros.
3. Cuando realice un depósito bancario que posea tarjetas de crédito/débito el sistema

automáticamente descuenta, del monto total del depósito, el monto correspondiente
a Impuesto y Comisión.
4. No es posible eliminar una tarjeta de crédito/débito que haya sido usada en algún
cobro.
Capítulo 7: Tributario 347
CAPÍTULO 7: Tributario
Síntesis
En este capítulo se explicarán las principales opciones y procesos legales y bancarios.

Los tópicos no cubiertos podrán consultarse en el Manual Electrónico del Sistema, el
cual puede ser activado desde el menú Ayuda o presionando la tecla F1,
direccionándolo a la ayuda correspondiente según la opción en la que se está
trabajando.
Tabulador de I.S.L.R.
Esta opción le permite definir, para cada concepto de retención, las características de la
retención del Impuesto sobre la Renta que será aplicada.
Las características que definen la retención son: % base imponible, % de retención, y

sustraendo.
Las características de la retención de cada concepto deben definirse para cada tipo de
persona (Natural Residente, Natural no Residente, Jurídica Domiciliada y Jurídica No
Domiciliada).
Por lo tanto, hay que crear un tabulador para cada uno de los tipos de persona.
La retención del Impuesto sobre la Renta que efectúan los clientes debe registrarse en
la opción Cobros. La retención del Impuesto sobre la Renta que efectúa la empresa a
sus proveedores y beneficiarios, deberán registrarse en las opciones Pagos y Órdenes
de Pago.
Para incluir un registro nuevo de tarifa de I.S.L.R., será necesario registrar los siguientes
datos:
 Código: Código único identificador del tabulador, campo alfanumérico

requerido, de máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o generarlo de
forma automática presionando el botón Próximo Código disponible en la Barra
de Herramientas.
 Tipo de Persona: Seleccione a qué tipo de persona aplicará el tabulador.
 Descripción: Indique el nombre del tabulador, siendo éste un campo
Detalle
 Concepto: Código que identifica al concepto cuyas características de retención

se desean definir. Para activar la búsqueda asistida sobre los conceptos,
presione la tecla F2.
descripción del concepto seleccionado.
 % Base IMP: Introduzca el porcentaje de la base imponible sobre la cual se va
a aplicar la retención.
 % de Retención: Introduzca el porcentaje de retención que va a ser aplicado.
 Sustraendo: Introduzca, en caso de que aplique, el monto que se va a sustraer
del impuesto calculado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Puede asociar un concepto a varios tabuladores.
2. En la carpeta Otros de las tablas Clientes y Proveedores, deberá indicarse el tipo de

persona que corresponde al cliente o proveedor, así como el Tabulador de I.S.L.R.
En la carpeta General de la tabla Beneficiarios, deberá indicarse el tipo de persona
que corresponde al beneficiario, así como el Tabulador de I.S.L.R.
3. En las tablas Línea, Categoría y Artículos se indica el concepto de I.S.L.R. que

tendrá efecto sobre los artículos pertenecientes a ellas, y que será aplicado en los
cobros y pagos. En la tabla cuentas de ingreso/egreso se indica el concepto de
I.S.L.R. que será aplicado en las órdenes de pago.
4. Utilice los reportes:

 Comprobante de Retención de I.S.L.R.
 Planilla de A.R.C.V. - Comprobante de Retenciones Varias.
 Relación de I.S.L.R. Retenido Detallado.
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Concepto y Proveedor.
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Proveedor.
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Proveedor y Concepto.
Ubicados en el grupo de reportes “Cobros” y en el grupo de reportes “Pagos”.
5. Es importante no eliminar o modificar los registros que vienen precargados, a menos

que sea estrictamente necesario y así evitar la alteración de los cálculos.
6. Debe asegurarse de tener la información de esta tabla actualizada, ya que así

garantiza la exactitud de los cálculos.
Concepto de I.S.L.R
Esta opción le permite crear nuevos conceptos para aplicar retenciones del Impuesto
sobre la Renta, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los conceptos que ya
están registrados, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Cada concepto de I.S.L.R. define un tipo de retención a efectuar. Las características de

la retención (% retención, sustraendo etc.) se definen en la opción Tabulador de
I.S.L.R.
Para incluir un Concepto de I.S.L.R., será necesario registrar los siguientes datos:
 Código: Código único identificador del concepto, campo alfanumérico

de Herramientas.
 Descripción: Indique el nombre del concepto, campo alfanumérico de máximo
 Descripción detallada: Ingrese una descripción más detalla del concepto.
 Numeral: Indica el numeral asignado en la Ley de I.S.L.R. para el concepto de
I.S.L.R. creado.
 Literal: Indica el literal asignado en la Ley de I.S.L.R. para el concepto de

I.S.L.R. creado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Los porcentajes de impuesto que se aplican sobre cada concepto, se definen en la

tabla Tabulador de I.S.L.R.. Un concepto puede estar asociado a varios tabuladores.
2. En las tablas Línea, Categoría y Artículo se indica el concepto de I.S.L.R. que tendrá
efecto sobre los artículos pertenecientes a ellas, y que será aplicado en los cobros y
pagos. En la tabla cuentas de ingreso/egreso se indica el concepto de I.S.L.R. que
será aplicado en las órdenes de pago.
3. Para consultar el efecto de retención de I.S.L.R. por cada concepto, se puede utilizar
el reporte “Relación de I.S.L.R. retenido por Concepto” ubicado en el grupo de
reportes “Pagos”.
4. No es posible eliminar un concepto que posea: tabuladores, líneas de artículo,

categorías de artículo o cuentas de ingreso/egreso asociadas.
5. Es importante no eliminar o modificar los registros que vienen precargados, a menos

que sea estrictamente necesario, para que no se alteren los cálculos de las planillas
generadas.

garantiza la exactitud de los cálculos.
I.V.A.
En esta pantalla se permite configurar el porcentaje de Impuesto al Valor Agregado I.V.A

que aplicará para las ventas y compras de los artículos. Deberá ingresar la fecha a partir
de la cual los porcentajes entrarán en vigencia, al guardar los campos son bloqueados
con la finalidad de que no sean editables y así evitar inconsistencias. Un registro de
impuesto puede ser eliminado siempre y cuando el mismo no posea relaciones con otros
documentos, es decir, si existen documentos en los cuales la fecha en la que se haya
aplicado el I.V.A. es mayor o igual a la fecha de la tabla de registro del I.V.A. a eliminar.
Debe definirse:
 La tasa o porcentaje que rige para el impuesto (Tasa General).

 Los porcentajes de recargo en aquellos artículos que se les aplica un monto
distinto a la Tasa General (A1, A2, A3).
A cada artículo creado en el sistema se le debe asignar el tipo de impuesto sobre las
ventas que va a poseer asociado.
Para configurar el Impuesto al Valor Agregado debe introducir los siguientes datos:
 Fecha: Campo editable para ingresar la fecha a partir de la cual entran en

vigencia las tasas del impuesto.
Detalles:
 Código: Se muestran siete renglones fijos con los tipos de impuestos que
podrán configurarse para ser asociados a los artículos. Los diferentes tipos son
los siguientes: Tasa general, Tasa A1, Tasa A2, Tasa A3, Ventas exentas,
Compras exentas, Exentos.
 Ventas: Casilla para indicar que el impuesto aplicará sobre las ventas.
 Compras: Casilla para indicar que el impuesto aplicará sobre las compras.
 Cons. Suntuario: Casilla para indicar que la tasa posee asociado porcentaje
por consumo suntuario.
 % Tasa: Campo editable para ingresar el porcentaje asociado a la tasa de
impuesto.
 % Suntuario: Campo para indicar el valor del porcentaje asociado a la comisión
por consumo suntuario, que aplicará para el tipo de impuesto del renglón. (Este
tipo de impuesto no se encuentra en vigencia, se incluyó por compatibilidad de
versiones).

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la última configuración registrada

para el impuesto. Para ubicar una configuración en particular, deberá utilizar los
iconos de la Barra de Herramientas.
2. Cada vez que sufra cambios el tipo de impuesto, la Tasa General del impuesto o
cualquiera de las tasas, deberá crearse un nuevo registro en esta opción, indicando
los cambios en el tipo de impuesto o en las tasas y la fecha de entrada en vigencia
de las mismas. Es importante que no elimine el registro anterior, para que el sistema
distinga entre una configuración y la otra, en función de la fecha de entrada en
vigencia de cada una.
Impuesto Municipal
Esta opción permite definir los porcentajes o alícuotas que van a ser usados para
calcular el impuesto municipal de industria y comercio.
Deberá crear un registro en esta opción para cada ramo de actividad que maneje su
empresa (servicios, venta al detal de electrodomésticos, etc.).
Si su empresa maneja varias sucursales ubicadas en municipios diferentes, debe crear

para cada ramo, un registro en esta opción para cada sucursal repitiendo el código del
ramo y asignando la alícuota correspondiente a cada municipio.
Una vez creadas las alícuotas, deben asignarse a cada una de las líneas de artículos o
a las categorías de artículos (escoja la clasificación que más se acerca a los diferentes
ramos manejados por su empresa).
Para calcular el impuesto municipal, el sistema multiplica las ventas netas de cada
artículo por la alícuota del impuesto municipal asignada a la línea o categoría a la cual
pertenece el artículo.
Para configurar el Impuesto Municipal debe introducir los siguientes datos:

 Código: Campo único identificador del impuesto municipal, alfanumérico

de Herramientas.
 Descripción: Introduzca el nombre del ramo de actividad al cual va a aplicar la
alícuota del impuesto, campo alfanumérico de máximo sesenta (60) caracteres.
 Sucursal: Seleccione la sucursal en la cual aplica la alícuota que va a ser
definida. Podrá indicarse manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar
la tecla F2.
 Actividad Número: Indique el código que identifica la actividad ejercida por el
contribuyente.
 Alícuota: Introduzca el porcentaje de impuesto que va a ser aplicado a las
ventas de los artículos que pertenezcan al ramo de actividad.
 Min. Tributario: Indique la cantidad mínima de unidades tributarias
correspondientes a la actividad ejercida.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra el impuesto municipal cuyo código es

menor. Para ubicar un impuesto en particular deberá utilizar los iconos de la Barra
de Herramientas.
2. Para consultar los impuestos municipales causados en un rango de fechas haga uso
del reporte “Impuestos Municipales” ubicado en reportes del módulo Tributario.
Impuesto Adicional
En esta pantalla se podrán crear los impuestos necesarios, ya sea para operaciones
bancarias o tributarias en futuras implementaciones.
Para configurar otro tipo de impuesto, debe introducir los siguientes datos:
 Código: Campo único identificador del impuesto adicional, alfanumérico

de Herramientas.
 Descripción: Introduzca el nombre del impuesto, campo alfanumérico de
máximo sesenta (60) caracteres.
 Registro del Sistema: Casilla de verificación no editable que indica los
registros que trae el sistema.
: Presione este icono para indicar el valor y la fecha en la que entrará en

vigencia el impuesto adicional.

Campo 8.
Moneda
Esta opción le permite crear nuevas monedas, así como buscar, modificar y eliminar los
datos de las monedas que ya están registradas, para lo cual deberá utilizar la Barra de
Herramientas.
Una de las monedas debe ser definida como moneda base y las demás podrán utilizarse
como monedas adicionales. Para definir cuál va a ser la moneda base y para definir el
manejo multi-moneda, utilice la opción Parámetros de la Empresa.
Si la empresa está configurada como multi-moneda, la moneda es requerida en los

principales procesos del sistema como facturas de venta, cotizaciones, facturas de
compra, cobros, pagos etc. para poder emitir documentos en monedas diferentes de la
moneda base (por ejemplo el bolívar).
Esta opción también permite registrar y actualizar la tasa de cambio entre una moneda
adicional y la moneda base. Dichas tasas de cambio quedan registradas
cronológicamente. Para actualizar la tasa de cambio, haga clic en el botón Tasas.
Cada Moneda tendrá asociados los siguientes datos en la carpeta Generales:

 Código: Campo único identificador de la moneda, campo alfanumérico de

máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o generarlo de forma automática
presionando el botón Próximo Código disponible en la Barra de Herramientas.
 Descripción: Indique el nombre de la moneda, campo alfanumérico de máximo
 Relación Inversa para la tasa: Opción que de estar inactiva (valor por defecto
del sistema) realiza la conversión de moneda base a moneda que está en
pantalla, dividiendo el monto entre la tasa de cambio. De activarse esta opción,
convierte de moneda base a moneda adicional multiplicando el monto por la
tasa de cambio.

Campo 8.
: Haga clic en este icono para desplegar la pantalla Tasa, y proceder a

actualizar la tasa de cambio entre la moneda que está en pantalla y la moneda base.
También deberá indicar la fecha y hora en la que entrará en vigencia la nueva tasa de
cambio.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la moneda cuyo código es menor.

Para ubicar una moneda en particular deberá utilizar los iconos de la Barra de
Herramientas. Las monedas están ordenadas ascendentemente en función del
código.
2. El sistema, al ser instalado, define la moneda base en función del país. Por ejemplo
en Venezuela se crea un registro en esta opción, con los siguientes datos:
 Código: Bs.
 Descripción: Bolívares.
 Cambio: 1.
3. Si desea que los costos y precios de los artículos sean manejados en una moneda
diferente de la moneda base, cree la moneda usando esta opción y habilite el
parámetro correspondiente en los Parámetros de la Empresa.
4. El sistema registra todos los documentos y transacciones en la moneda base.

5. Para actualizar la tasa de cambio entre la moneda base y las monedas adicionales
deberá:
 Ubicar la moneda adicional en esta opción.

 Utilizar el botón Tasas para definir la tasa de cambio y la fecha/hora que entra
en vigencia.
 Grabar utilizando la Barra de Herramientas
6. No es posible eliminar una moneda que posea documentos o transacciones

asociadas (facturas, cobros, cotizaciones etc.).
Unidad Tributaria
Esta opción le permite registrar y consultar la variación de la unidad tributaria a lo largo

del tiempo, para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas. Asimismo, a través de
esta opción deberán registrarse las variaciones ocurridas en la unidad tributaria en
cuanto al valor y fecha de vigencia.
El sistema, al momento de crear una empresa, registra por defecto la variación de la

unidad tributaria, hasta el año 2011. Para incluir un registro nuevo de la unidad tributaria,
es necesario registrar los siguientes datos:
 Año: Año que entro vigencia la unidad tributaria.

 Fecha de Publicación: Fecha de la gaceta oficial en la que salió publicado el
ejecútese.
 Gaceta Oficial: Número de la gaceta oficial en la que salió publicado el
ejecútese.
 Valor: Monto establecido para una unidad tributaria.

Campo 8.
Sugerencias
1. Es importante no eliminar o modificar los registros anteriores, a menos que sea

estrictamente necesario, para que no se alteren los cálculos que utilizaron dichos
valores.

garantiza la exactitud de los cálculos que utilizan dichos valores.
Planilla Fiscal Cancelada
Esta opción le permite registrar y consultar la cancelación de las planillas fiscales.
Para registrar una Planilla Fiscal Cancelada debe incluir los siguientes datos en la
carpeta General:
 Código: Campo único identificador del registro de la cancelación de la planilla,

campo alfanumérico de máximo seis (6) caracteres. Podrá ingresarlo o
generarlo de forma automática presionando el botón Próximo Código
disponible en la Barra de Herramientas.
 Descripción: Indique una descripción más detallada del nombre de la planilla.
 Tipo de Planilla: Seleccione de la lista desplegable el tipo de planilla que desea
registrar como cancelada.
 Número: Indique el número de la planilla.
 Año: Indique el año en que se está generando la planilla fiscal.
 Mes: Indique el mes en que se está generando la planilla fiscal.
 Monto: Monto cancelado de la planilla.
 Fecha de Pago: Indique la fecha en la que se realizo el pago de la planilla.

Campo 8.
Sugerencias
1. Usted puede configurar al sistema para permitir o no la modificación de los

documentos en períodos de planillas fiscales ya canceladas, utilizando la opción
disponible en la pestaña Globales y Consecutivos de parámetros de empresa del
módulo Mantenimiento.
Extraer datos
Esta opción le permite realizar la extracción de datos del TXT de las retenciones de
I.V.A, y el XML de las retenciones de I.S.L.R, además de cualquier otro archivo que se
desee incluir, utilizando los campos de archivos configurados en la pantalla Configurar
Exportar Datos de la Herramienta de Administración.
 Configuración de extracción: Presione la tecla F2 para seleccionar de la lista

desplegable el archivo que desea generar.
 Rangos: Se mostraran los filtros seleccionados en la ventana Configurar
Exportar Datos en la pestaña Campos de Filtro de la Herramienta de
Administración.
Muestra dos pestañas:
 Valores Requeridos: Indica los valores de los campos de la pestaña Campos

del Archivo, que tienen la opción “Si” en el campo Ingresado por Usuario, en
la ventana Configurar Exportar Datos de la Herramienta de administración.
 Valores Precargados: Indica los valores de la pestaña Campos del Archivo,
que tienen la opción “No” en el campo Ingresado por Usuario, en la ventana
Configurar Exportar Datos de la herramienta de administración.
: Presione este botón para generar el archivo.
: Si desea ver el historial de los últimos diez (10) archivos que

se han generado presione este botón.
: Botón para no generar el archivo y salir de la pantalla de Proceso de

Extracción de Datos.
Capítulo 8: Descuentos / Comisiones 367
CAPÍTULO 8: Descuentos / Comisiones

Síntesis
En este capítulo se explican cómo se crean y modifican los Descuentos a clientes y

Comisiones a vendedores, los cuales serán aplicados en forma automática por el
sistema.
Descuentos
Esta opción le permite crear y modificar descuentos programados que van a ser
aplicados automáticamente por el sistema, en función de:
 Artículos.
 Líneas.
 Categorías.
 Pronto Pago de los documentos (por parte de los clientes).
Descuento por Artículo
La opción descuento por artículo le permite crear descuentos programados para los
artículos, así como buscar, modificar y eliminar los datos de los descuentos que ya
Los porcentajes de descuento son asignados a cada artículo en función del tipo de
cliente y las unidades vendidas. Una vez creado un descuento para un artículo y un tipo
de cliente este es aplicado por el sistema automáticamente, según la escala, en todos
los procesos (pedidos, cotizaciones, facturas, notas de entrega) que involucren al
artículo y a un cliente perteneciente al tipo de cliente.
Cada configuración para el Descuento por Artículo, deberá incluir los siguientes datos
en la carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de la configuración para el descuento por artículo,

no puede estar repetido y puede ser creado usando la opción Generar próximo
código.
descuento por artículo.
 Artículo: Campo para seleccionar el artículo al que se le desea asignar la
escala de descuentos. Para activar la Búsqueda Asistida presione la tecla
F2.
 Tipo de Cliente: Introduzca el tipo de cliente al que le aplicará la escala de
descuentos. Para activar la Búsqueda Asistida presione la tecla F2.
 Unidad: Campo no editable que muestra la unidad primaria que maneja el

artículo seleccionado.
Detalles:
Introduzca el rango de unidades para el cual va a aplicar el descuento. Puede haber

un máximo de seis (6) rangos y el primero va desde cero (0) unidades hasta las que
usted desee. Si el descuento no depende de las unidades que se están vendiendo,
entonces use sólo la primera escala y póngale como rangos: 'De 0 Hasta:
999,999,999.99'.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de descuentos del artículo

cuyo código es menor. Para ubicar un descuento en particular, debe utilizar los
2. Para que el sistema aplique el descuento, debe activar el parámetro de la empresa

correspondiente en la carpeta Ventas y CxC. El descuento asignado al artículo es
aplicado automáticamente por el sistema (en pedidos, facturas etc.) sobre el precio
que le corresponda al cliente según su tipo.
3. Si tiene varios tipos de cliente pero desea aplicarles a todos la misma escala de
descuentos para un artículo dado, entonces debe crear para cada uno de los tipos
de cliente un registro con la escala de descuentos.
4. Si el descuento que desea establecer es común para todos los artículos de una
categoría, o de una línea, entonces utilice la opción descuentos por categoría ó
descuentos por línea, para evitar la carga del descuento para todos los artículos.
Descuento por Categoría
Esta opción le permite crear descuentos programados para los artículos de una
categoría. así como buscar, modificar y eliminar los datos de los descuentos que ya
Los porcentajes de descuento son asignados a cada artículo de la categoría, en función

del tipo de cliente y las unidades vendidas. Una vez creado un descuento para una
categoría y un tipo de cliente, este es aplicado por el sistema automáticamente, según la
escala, en todos los procesos (pedidos, cotizaciones, facturas, notas de entrega), que
involucren algún artículo de esa categoría y a un cliente perteneciente al tipo de cliente.
Cada configuración para el Descuento por Categoría tendrá asociado los siguientes
datos en la carpeta General:
 Código: Campo identificador de la configuración para el descuento por categoría,

no puede estar repetido y puede ser creado usando la opción Generar próximo
código.
descuento por categoría.
 Categoría: Categoría de artículo a la que le asignará la escala de descuentos.
Puede asignarla indicando su código o utilizando la Búsqueda Asistida presionando
la tecla F2.
 Tipo de cliente: Introduzca el tipo de cliente al que le aplicará la escala de
Detalles: Introduzca el rango de unidades para el cual va a aplicar el descuento.

Puede saber un máximo de seis (6) rangos y el primero va desde cero (0) unidades
hasta las que usted desee. Si el descuento no depende de las unidades que se
están vendiendo, entonces utilice sólo la primera escala y póngale como rangos:
'De 0 Hasta: 999,999,999.99'.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de descuentos de la

categoría cuyo código es menor. Para ubicar un descuento en particular, debe
utilizar los iconos de la Barra de Herramientas.

correspondiente en la carpeta Ventas y CxC. El descuento asignado a los artículos
de la categoría es aplicado automáticamente por el sistema (en pedidos, facturas
etc.) sobre el precio que le corresponda al cliente según su tipo.
3. Si tiene varios tipos de cliente, pero desea aplicarles a todos la misma escala de
descuentos para una categoría dada, entonces debe crear para cada uno de los
tipos de cliente un registro con la escala de descuentos.
4. Si el descuento que desea establecer no es común para todos los artículos de una
categoría, entonces utilice la opción Descuentos por Artículo, para establecer el
descuento en forma individual para cada artículo.
Descuento por Línea
Esta opción le permite crear descuentos programados para los artículos de una línea así
como buscar, modificar y eliminar los datos de los descuentos que ya están registrados,
para lo cual deberá utilizar la Barra de Herramientas.
Los porcentajes de descuento son asignados a cada artículo de la línea en función del
tipo de cliente y las unidades vendidas. Una vez creado un descuento para una línea y
un tipo de cliente, este es aplicado por el sistema automáticamente, según la escala, en
todos los procesos (pedidos, cotizaciones, facturas, notas de entrega), que involucren
algún artículo de esa línea y a un cliente perteneciente al tipo de cliente.
Cada configuración para el Descuento por Línea tendrá asociado los siguientes datos
en la carpeta General:
 Código: Campo identificador de la configuración para el descuento por línea, no

puede estar repetido y puede crearse con utilizando la opción Generar próximo
código.
descuento por línea.
 Línea: Línea de artículo a la que le desea asignar la escala de descuentos.
Puede asignarla indicando su código o con la utilización de la Búsqueda
Asistida presionando la tecla F2.
Detalles: Introduzca el rango de unidades para el cual va a aplicar el descuento.

Puede haber un máximo de seis (6) rangos y el primero va desde cero (0) unidades
hasta las que usted desee. Si el descuento no depende de las unidades que se
están vendiendo, entonces use sólo la primera escala y póngale como rangos: 'De 0
Hasta: 999,999,999.99'.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de descuentos de la línea

cuyo código es menor. Para ubicar un descuento en particular debe utilizar los

correspondiente en la carpeta Ventas y CxC. El descuento asignado a los artículos
de la línea es aplicado automáticamente por el sistema (en pedidos, facturas etc.)
sobre el precio que le corresponda al cliente según su tipo.
descuentos para una línea dada, entonces debe crear para cada uno de los tipos de
cliente un registro con la escala de descuentos.
4. Si el descuento que desea establecer NO es común para todos los artículos de una
línea, entonces utilice la opción Descuentos por Artículo, para establecer el
descuento en forma individual para cada artículo.
Descuento por Pronto Pago
Esta opción le permite crear e implementar una política de descuentos en función del
número de días, antes de la fecha de vencimiento, que un cliente paga sus documentos
(facturas, giros, etc.).
Para buscar, modificar y eliminar los datos de los descuentos que ya están registrados,
utilice las opciones ofrecidas en la Barra de Herramientas.
Los porcentajes de descuento por “pronto pago” son asignados en función del tipo de
cliente. Una vez creado un descuento para un tipo de cliente, este es aplicado por el
sistema automáticamente, según la escala, en los cobros que involucren a un cliente
que pertenezca al tipo de cliente.
Para crear un Descuento por Pronto Pago, debe introducir los siguientes datos en la
carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de la configuración para el descuento por pronto

pago, no puede estar repetido y puede ser creado usando la opción Generar
próximo código.
descuento por pronto pago.

Detalles: Introduzca el rango de días antes del vencimiento del documento para el
cual va a aplicar el descuento. Puede haber un máximo de seis (6) rangos y el
primero va desde cero (0) unidades hasta las que usted desee. Si el descuento no
depende de las días antes del vencimiento del documento, entonces use sólo la
primera escala y póngale como rangos: 'De 0 Hasta: 999,999,999.99'.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de descuentos cuyo

código de tipo de cliente es menor. Para ubicar un descuento en particular,
debe utilizar los iconos de la Barra de Herramientas.
2. Para que el sistema aplique el descuento, debe activar el parámetro de la

empresa correspondiente en la carpeta Ventas y CxC. La escala de descuentos
asignada a un tipo de cliente será aplicada por el sistema en todos los cobros
de clientes que pertenezcan al tipo.
descuentos, entonces debe crear para cada uno de los tipos de cliente un
registro con la escala de descuentos por pronto pago.
4. Este descuento no toma en cuenta los artículos, líneas o categorías

involucradas en los documentos que se están cobrando. Solo toma en cuenta
los días que hay entre la fecha de vencimiento de cada documento y la fecha
del cobro.
Tipo Comisión
En esta opción se asignan los conceptos asociados a los Tipos de Comisión que
calculará el sistema. Por defecto, la tabla viene precargada con los tipos de comisiones
que maneja el sistema.
Cada Tipo de Comisión tendrá asociado los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: En este campo se ingresa el código asociado al Tipo de Comisión.

 Descripción: En este campo se ingresa el nombre/descripción del Tipo de
Comisión a configurar.
 Inactivo: Al seleccionar esta opción se inactiva el Tipo de Comisión en el
sistema.

Campo 8.
Sugerencias
1. No es posible eliminar un tipo de comisión cuando haya sido generado su cálculo.
Cálculo de Comisión
Esta opción permite efectuar el cálculo de las comisiones a los vendedores, en un rango
de fechas, para cada uno de los esquemas manejados por el sistema, siendo estos:
 Cálculo Comisión Por Porcentaje Cobros.

 Cálculo Comisión Por Porcentaje Ventas.
 Cálculo Comisión Por Rentabilidad Cobros.
 Cálculo Comisión Por Rentabilidad Ventas.
El cálculo de la comisión toma en cuenta los cheques devueltos y las devoluciones de

clientes. Si después de efectuado el cálculo se agrega o modifica un documento en el
rango de fechas del mismo, entonces debe repetirse el cálculo a través de esta opción
para actualizar los resultados. Una vez efectuado el cálculo debe utilizar los reportes de
comisiones.
Para que el sistema realice el cálculo de la comisión, indique los filtros necesarios:
 Reporte: En este campo es posible seleccionar el tipo comisión a calcular. Para

ver una lista de los tipos de comisiones, haga clic en el botón ubicado a la
derecha del cuadro.
 Rangos: Esta opción permite seleccionar el rango de los distintos criterios de
búsqueda que están disponibles para el tipo de comisión indicado:
 Fecha desde: Fecha de inicio para el cálculo de la comisión. El sistema

tomará en cuenta los documentos con emisión igual o posterior a esta
fecha.
 Fecha hasta: Fecha tope para el cálculo de la comisión. El sistema tomará
en cuenta los documentos con emisión menor o igual a esta fecha.
 Vendedor desde: Rango de vendedores a los que se le va a calcular la
comisión. Puede seleccionar el vendedor indicando su código de forma
manual o mediante la Búsqueda Asistida presionando la tecla F2.
 Vendedor hasta: Rango de vendedores a los que se le va a calcular la

comisión. Puede seleccionar el vendedor indicando su código de forma
manual o mediante la Búsqueda Asistida presionando la tecla F2.
 Tipo de Vendedor: Esta opción permite seleccionar el tipo de vendedor
que se desea consultar. Para ver la lista de tipo de vendedores, haga clic en
el botón ubicado a la derecha del cuadro.
: Al presionar este botón, el sistema inicia el cálculo de la comisión según lo

indicado en los rangos.
: Al presionar este botón, se cierra la ventana sin realizar el cálculo de las

comisiones.
Consulta de Comisiones
Esta opción le permite consultar y eliminar las comisiones que han sido generadas.
Podrá visualizar la fecha en la cual se realizó el cálculo de la comisión, y en el cuadro

“Rangos” se muestra a quien aplicó la comisión y en que periodo de fecha.
Comisiones por Rentabilidad

Esta opción le permite crear y modificar comisiones programadas que van a ser
aplicadas automáticamente por el sistema.
En las comisiones de Rentabilidad, los porcentajes son asignados a cada artículo, línea,
categoría y por tipo de Vendedor. Una vez creada la comisión (y un tipo de vendedor
asociado a ésta) se realiza el Cálculo de Comisiones, proceso que se encuentra ubicado
en este módulo. Puede definir entre el cálculo sobre las ventas o sobre los cobros de
dichas ventas. Las comisiones de rentabilidad pueden ser: por Artículo, por Categoría o
por Línea.
Rentabilidad por Artículo
En esta ventana podrá crear comisiones de rentabilidad programadas para los artículos,
así como buscar, modificar y eliminar los datos de las comisiones que ya están
registradas, con la respectiva utilización de la Barra de Herramientas.
Los porcentajes de comisión son asignados a cada artículo en función del tipo de
vendedor y el porcentaje de rentabilidad de la venta. Una vez creada una comisión para
un artículo y un tipo de vendedor, esta es calculada haciendo uso de la opción Cálculo
de Comisión del menú Comisiones en este módulo.
Para crear una Comisión de Rentabilidad por Artículo, debe introducir los siguientes
datos en la carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de la configuración de la comisión por rentabilidad

por artículo. No puede estar repetido y puede ser creado usando la opción
Generar próximo código.
comisión.
 Artículo: Artículo al que se le asignará la escala de comisiones. Puede
asignarlo indicando su código o utilizando la Búsqueda Asistida presionando la
tecla F2.
 Tipo vendedor: Seleccione de la lista desplegable el tipo de vendedor al que
se le aplicará la escala de comisiones.
 Aplicar en: Indique si aplicará la comisión sobre las ventas o sobre los cobros
de dichas ventas.
 Unidad: Campo no editable que muestra la unidad primaria que maneja el
artículo seleccionado.
Detalles: En esta parte de la pantalla el usuario introduce el rango de porcentaje que

le aplicará a la comisión. Puede haber un máximo de seis (6) rangos y el primero va
desde cero % (0%) hasta el porcentaje que usted desee. Si la comisión no depende
de la rentabilidad de la venta, entonces use sólo la primera escala y póngale como
rangos: 'De: 0 Hasta: 999,999,999.99’.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de comisiones del artículo

cuyo código es menor. Para ubicar una comisión en particular, debe utilizar los
2. La comisión por artículo puede ser calculada y pagada sobre las ventas o sobre los
cobros correspondientes a las ventas. Para efectuar su cálculo, utilice la opción
Cálculo de Comisiones del menú Comisiones de este módulo.
3. La rentabilidad de la comisión por artículo es calculada con base en el último costo

para el momento de la venta.
4. Si tiene varios tipos de vendedores, pero desea aplicarles a todos la misma escala
de comisiones para un artículo dado, entonces debe crear para cada uno de los
tipos de vendedor un registro con la escala de comisiones.
5. Si la comisión que desea establecer es común para todos los artículos de una
categoría, o de una línea, entonces utilice la opción Comisiones por Categoría ó
Comisiones por Línea, para evitar la carga de la comisión para todos los artículos.
Rentabilidad por Categoría
Esta opción le permite crear comisiones de rentabilidad programadas para las

categorías de artículos, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las
comisiones que ya están registradas, con la respectiva utilización de la Barra de
Herramientas.
Los porcentajes de comisión son asignados a cada categoría en función del tipo de
vendedor y el porcentaje de rentabilidad de la venta. Una vez creada una comisión para
una categoría de artículo y un tipo de vendedor, esta es calculada con la utilización de la
opción Cálculo de Comisiones del menú Comisiones de este módulo.
Para crear una Comisión de Rentabilidad por Categoría, debe introducir los
siguientes datos en la carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de la configuración de la comisión de rentabilidad

por categoría. No puede estar repetido y puede ser creado usando la opción
Generar próximo código.
comisión.
 Categoría: En este campo se selecciona la categoría de artículo a la que se le
asignará la escala de comisiones. Puede asignar la categoría indicando su
código o mediante la Búsqueda Asistida presionando la tecla F2.
 Tipo de Vendedor: Seleccione de la lista desplegable el Tipo de Vendedor al
cual se le aplicará la escala de comisiones.
 Aplicar en: En este campo es posible seleccionar en donde serán asignadas
las comisiones de rentabilidad por categoría, las opciones disponibles son
Cobros o Ventas.


rangos: 'De: 0 Hasta: 999,999,999.99’.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la escala de comisiones de la

categoría cuyo código es menor. Para ubicar una comisión en particular debe utilizar
los iconos de la Barra de Herramientas.
2. La comisión por categoría puede ser calculada y pagada sobre las ventas o sobre
los cobros correspondientes a las ventas.
3. La rentabilidad de la comisión por categoría es calculada con base en el último costo

de comisiones para una categoría dada, entonces debe crear para cada uno de los
tipos de vendedor un registro con la escala de comisiones.
5. Si la comisión que desea establecer no es común para todos los artículos de una
categoría, entonces utilice la opción Comisiones por Artículo, para establecer la
comisión en forma individual para cada artículo.
Rentabilidad por Línea
Esta opción le permite crear comisiones de rentabilidad programadas para las líneas de
artículos, así como buscar, modificar y eliminar los datos de las comisiones que ya están
registradas, con la respectiva utilización de la Barra de Herramientas.
Los porcentajes de comisión son asignados a cada línea en función del tipo de vendedor
y el porcentaje de rentabilidad de la venta.
Para crear una Comisión de Rentabilidad por Línea, debe introducir los siguientes
datos en la carpeta Generales:
 Código: Campo identificador de la configuración de la comisión por rentabilidad

por línea, no puede estar repetido y puede ser creado usando la opción Generar
próximo código.
comisión.
 Línea: En este campo se ingresa en forma manual o mediante la Búsqueda
Asistida (presionando la tecla F2), la línea de artículo a la que se le asignará la
escala de comisiones.
 Tipo Vendedor: Seleccione de la lista desplegable el Tipo de Vendedor al cual

se le aplicará la escala de comisiones.
 Aplicar en: En este campo es posible seleccionar en donde serán asignadas
las comisiones de rentabilidad por categoría, las opciones disponibles son
Cobros o Ventas.

rangos: 'De: 0 Hasta: 999,999,999.99’.

Campo 8.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción el sistema muestra la escala de comisiones de la línea

cuyo código es menor. Para ubicar una comisión en particular debe utilizar los
2. La comisión por línea puede ser calculada y pagada sobre las ventas o sobre los
cobros correspondientes a las ventas.
3. La rentabilidad de la comisión por línea es calculada con base en el último costo

de comisiones para una línea dada, entonces debe crear para cada uno de los tipos
de vendedor un registro con la escala de comisiones.
5. Si la comisión que desea establecer no es común para todos los artículos de una
línea, entonces utilice la opción Comisiones por Artículo, para establecer la
comisión en forma individual para cada artículo.
Capítulo 9: Integración 389
CAPÍTULO 9: Integración
Síntesis
En este capítulo se explican las principales opciones y procesos para el manejo de la

integración de los Sistemas Contabilidad y Administrativo. Los tópicos no cubiertos
podrán consultarse en el Manual Electrónico del Sistema, el cual puede ser activado
desde el menú Ayuda o presionando la tecla F1, ubicándole la ayuda correspondiente a
la opción en la que se está trabajando
Contabilizar
Esta opción le permite realizar la contabilización de los documentos almacenados en

Profit Plus® Administrativo . Al efectuar la contabilización, el sistema genera un
comprobante de diario el cual contendrá todos los asientos asociados a los documentos
que se contabilizaron. Para efectuar la integración de los documentos de Profit Plus®
Administrativo, es necesario crear un registro de contabilización, con la configuración
del proceso a llevar a cabo, indicando los siguientes datos:
1. Rango de fechas a contabilizar.

2. Agrupamiento de los asientos en el comprobante.
3. Validaciones a efectuar durante la contabilización.
4. Orden de contabilización de los documentos.
5. Documentos que se van a contabilizar.
Una vez efectuado el registro de contabilización, es necesario procesarlo, empleando el
botón , para que así el sistema “dispare” la ejecución de las reglas de

integración, las cuales son las encargadas de ejecutar la contabilización de los
documentos y transacciones registradas en Profit Plus® Administrativo.
Para contabilizar un documento dado, por ejemplo una Factura de Venta, el sistema
ejecuta todas las Reglas de Integración que están definidas para dicho tipo de
documento y cada una de dichas reglas genera un asiento contable o en el caso de
Contabilización de los Costos de Salida por el método PEPS o UEPS “n” asientos
contables.
El orden a cumplir para efectuar la contabilización, puede ser:
1. Fecha-Tipo de Documento-Referencia del documento.

2. Tipo de documento-Referencia del documento-Fecha.
Antes de iniciar el proceso de contabilización, el sistema preguntará si desea que

continúe hasta el final en caso de ocurrir un error; es decir, si responde negativamente y
durante el proceso una regla de integración no consigue la cuenta contable en ningún
sitio, el sistema no genera el asiento asociado a la regla, pero genera el comprobante
con los asientos hasta el día anterior al problema. Por otro lado, si responde
afirmativamente, el sistema continuará con la contabilización de los otros días.
Al contabilizar y generar un asiento sobre una cuenta, el sistema registrará además del
monto a “debitar” o “acreditar” , la descripción del asiento y el centro de costo, el valor
para todas aquellas propiedades o atributos que maneja la cuenta contable.
Cada vez que se procesa la contabilización de un grupo de documentos, el sistema

genera, el comprobante de tipo diario, cuya descripción será la misma indicada en el
registro de contabilización y su origen “CON”, de esta forma podrá ser diferenciado del
resto de los comprobantes de diario. Al presionar el botón Desprocesar, el sistema
elimina el comprobante de diario asociado y reversa todas las acciones según las
condiciones seleccionadas.
El comprobante de diario que se genera al contabilizar, puede tener alguno de los

siguientes agrupamientos:
 Ninguno: En este caso el sistema genera un asiento individual por cada regla
de integración que es ejecutada.
 Global: En este caso el sistema agrupa en uno sólo todos los asientos que
debitan una cuenta dada. Lo mismo es realizado con todos los asientos que
acreditan a la cuenta. Por lo tanto no se generan más que dos (2) asientos por
cuenta contable.
 Inventario: En este caso el sistema agrupa en uno sólo todos los asientos que
involucran a una cuenta dada y un mismo articulo.
Las condiciones que serán tomadas en cuenta para generar el comprobante, pueden ser
las siguientes:
 Sólo documentos no contabilizados previamente: Esta opción sólo toma en

cuenta para la contabilización, todos aquellos documentos de los tipo
seleccionados que no han sido contabilizados previamente.
 Marcar documentos contabilizados: Los documentos de Profit Plus®

Administrativo que han sido marcados como contabilizados, no pueden ser
modificados en dicho sistema. Esta opción permite marcar los documentos,
asignando la fecha y el número del comprobante generado en la integración.
 Actualizar fecha última integración: Seleccionando esta opción, se actualiza
el campo “Última Integración” del sistema Administrativo, asignando la fecha
del comprobante generado, de esa forma no será posible agregar documentos
en dicho sistema, con fecha anterior a la de la última contabilización. Si la fecha
de actualización es menor a la fecha del parámetro, no se realiza la
actualización.
 No validar comprobante cuadrado: Permite generar un comprobante
descuadrado.
 Generar comprobante por fecha: genera un comprobante por cada día
seleccionado en el rango de fecha.
 Generar comprobante por tipo de documento: Genera un comprobante por
tipo de documento seleccionado en la contabilización.
 Generar renglón de ajuste por diferencia: Al seleccionar esta opción, deberá
tildarse la opción No validar comprobante cuadrado, ya que es necesario que
ambas opciones estén seleccionadas para el correcto funcionamiento.
Si se encuentran diferencias entre el monto total del Debe y el Haber en el(los)

comprobante(s) creado(s), se crea un renglón de ajuste por cada documento que genere
diferencia. Para este renglón de ajuste el monto es la diferencia que descuadra el
comprobante, respetando la cuenta contable, el centro de costo, la cuenta de gasto y el
auxiliar de los renglones pertenecientes al documento que generan la diferencia. El
número de renglones creados para efectuar este ajuste depende de la agrupación
definida al momento de contabilizar.
: Presione esta opción si desea contabilizar todos los documentos

almacenados de los diferentes módulos del sistema.
: Presiones este botón para desmarcar todas las opciones

seleccionadas.
: Haga clic en este botón si desea generar una contabilización para

cada día del rango de fechas seleccionado.
Sugerencias
1. Cuando se efectúa una contabilización, es importante que le asigne al comprobante

generado la fecha en la que quiere contabilizar los asientos del mismo.
2. Es necesario que antes de efectuar la contabilización de los documentos se diseñe

la estrategia a seguir para efectuar la misma. Para dicho fin, es importante analizar y
comprender las reglas de integración incorporadas en el sistema. Uno de los
aspectos más importantes a considerar durante dicho diseño, es definir de donde va
a tomar el proceso de contabilización la cuenta contable para cada asiento a ser
generado.
3. La contabilización genera un sólo comprobante con todos los asientos (agrupados o

no) asociados a los documentos contabilizados. Sin embargo, si lo desea puede
generar “un comprobante por fecha” o un “comprobante por tipo de documento” o
ambos a la vez.
4. Los documentos de Profit Plus® Administrativo que han sido contabilizados no
pueden ser modificados.
5. Antes de proceder a efectuar la contabilización debe definir en la opción

Configuración de la Empresa, la ubicación de la empresa en Profit Plus®
Contabilidad.
6. Si desea crear un nuevo registro de contabilización, y tiene características similares

a otro, utilice la opción Heredar características al incluir, y de esa forma se creará
un registro nuevo con la misma información.
Regla de Integración
Las reglas de integración son las encargadas de ejecutar la contabilización de los

documentos y transacciones registradas en Profit Plus® Administrativo . La
contabilización se ejecuta utilizando el proceso Contabilizar Datos de Administrativo,
y dicho proceso dispara la ejecución de las reglas de integración.
Esta opción le permite:
 Consultar las reglas de integración que trae incorporadas el Profit Plus®

Administrativo
 Modificar dichas reglas de integración para cambiar su funcionamiento.
 Agregar nuevas reglas de integración para contabilizar situaciones particulares
de la empresa.
 Eliminar una o varias reglas de integración.
Para contabilizar por ejemplo una Factura de Compra, el sistema ejecuta todas las
Reglas de Integración que están definidas para dicho tipo de documento y cada una de
dichas reglas genera un asiento contable.
Cada regla de integración genera un asiento en un comprobante de diario y por lo tanto

cada regla contiene todo lo necesario para crear el asiento.
Cada regla tiene asociado un número que la identifica, un tipo que define el tipo de
documento que va a contabilizar la regla (Compras, Compras Renglones, etc.), una
descripción que describe la funcionalidad de la regla y un destino que define si el asiento

que genera la regla va al “Debe” o al “Haber” de la cuenta contable involucrada.
Además cada regla tiene asociadas seis (6) ventanas de expresiones que definen:
Aplicar cuando: La expresión contenida en esta ventana define en qué casos, dentro de
los documentos definidos por el tipo de la regla, aplica la misma (es decir cuando genera
el asiento). Si no hay ninguna expresión se asume que la regla aplica siempre.
Monto del asiento contable: La expresión contenida en esta ventana define de donde se
sacará el monto del asiento contable que se va a generar.
Cuenta de Gasto: la expresión contenida en esta ventana define de donde se sacará el

atributo “Cuenta de gasto”.
Distr. Por Centros de Costo: La expresión contenida en esta ventana define de donde se
va a sacar el atributo “Centro de costo” y su distribución.
Descripción del asiento: La expresión contenida en esta ventana define la descripción

que va a tener, dentro del comprobante de diario, el asiento que se va a generar.
Cuenta Contable: La expresión contenida en esta ventana define los lugares en los que
la regla va a buscar la cuenta contable involucrada en el asiento.
Para modificar las expresiones de las reglas de integración, debe utilizar el generador
de expresiones, el cual se activa al hacer clic sobre el botón: .
Preguntas más Frecuentes
 ¿Qué son las reglas de integración?
Las Reglas de Integración son las encargadas de ejecutar la contabilización de los

documentos y transacciones registradas en Profit Plus® Administrativo. La
contabilización se ejecuta aplicando el proceso Contabilizar Datos Administrativo,
y dicho proceso “dispara” la ejecución de las reglas de integración.
 ¿Se pueden modificar las reglas de integración?
Las Reglas de Integración que trae incorporadas el sistema pueden ser

modificadas para cambiar su funcionamiento, empleando la opción Regla de
integración. Los aspectos que pueden ser modificados en una regla son:
 Cuando aplica la regla.

 Monto del asiento contable.
 Cuenta de gasto a usar.
 Centro de costo a usar y su distribución.
 Descripción (comentario) del asiento a generar.
 Cuenta contable que va a ser afectada
Para modificar alguno de los aspectos mencionados, debe modificar la expresión

correspondiente para lo cual puede utilizar el Generador de expresiones que trae
incorporado el sistema.
Sugerencias
1. Las reglas de integración sólo se usan cuando Profit Plus® Administrativo está
instalado y se requiere que funcionen integrado a Profit Plus® Contabilidad.
2. Es necesario que antes de efectuar la contabilización de los documentos, se diseñe

la estrategia a seguir para efectuar la misma. Para dicho fin, es importante analizar y
comprender las reglas de integración que tiene incorporadas el sistema. Uno de los
aspectos más importantes a considerar durante dicho diseño, es definir de dónde va
a tomar el proceso de contabilización la cuenta contable para cada asiento a ser
generado.
3. Las reglas de integración están configuradas para buscar la cuenta contable

cumpliendo el siguiente orden:
a. Busca la cuenta contable en el proceso.

Se ubica la cuenta contable en las tablas relacionadas con el proceso indicado
en la regla de integración.
b. Finalmente busca la cuenta contable en las cuentas de integración del sistema
Contabilidad.
4. Las reglas de integración vienen configuradas para rastrear la cuenta de gasto y el

centro de costo, cumpliendo el mismo orden que aplica para las cuentas contables,
excepto que en última instancia en vez de buscar en las cuentas de integración, la
exploración se hace en la propia cuenta contable involucrada en el asiento.
5. Si al efectuar la integración, la regla no consigue una cuenta contable, el sistema

emite un mensaje de alerta y no se genera el asiento asociado a la regla.
6. Las reglas de integración pueden ser modificadas, por lo cual si lo desea puede
hacer, entre otras cosas, que la regla busque la cuenta contable cumpliendo un
orden diferente al pre-establecido.
7. Cuando se está contabilizando un documento contra una cuenta contable que

maneja monedas y/o tipo de documento y/o fecha de documento y/o auxiliares la
regla de integración genera el asiento tomando en cuenta la asignación de un valor
a dichos atributos. En el caso de estos atributos la información es tomada, por la
regla, del documento o transacción que se está contabilizando.
8. Cuando agregue una nueva regla debe tomar en cuenta cuando va a aplicar dicha
regla, para así evitar que dado un documento se ejecuten dos (2) reglas con la
misma finalidad y, por lo tanto, se genere un asiento duplicado.
9. Consulte las Reglas de Integración pre-cargadas en el Apéndice del presente

Manual.
10. Si necesita crear una nueva regla de integración y tiene características similares a
otra regla, emplee la opción Heredar características al incluir, y de esa forma, se
creará un registro nuevo con la misma información.
Capítulo 10: Seguridad 399
CAPÍTULO 10: Seguridad

Síntesis
En este capítulo se explicarán los procesos que permiten configurar las opciones que
manejará cada usuario dentro de los módulos del sistema.
Configuración de Proceso.
Una vez creados los usuarios, llegó el momento de definir la forma en que cada usuario
va a utilizar los principales procesos/tablas del sistema.
En dichas opciones (procesos/tablas) se puede configurar para cada usuario:
 Qué datos va a introducir y cuáles no.

 Que iconos (botones) puede activar y cuáles no.
 Que columnas va a manejar a nivel de renglones, el tamaño y ubicación de las
mismas y otros aspectos relacionados con la opción (utilizando la carpeta
Adicionales).
Para configurar un proceso para un usuario dado, active el icono Nuevo de la Barra de
Herramientas y seleccione el usuario ó un mapa. Si es seleccionada esta opción, la
configuración aplicará para todos los usuarios que posean dicho mapa de acceso
asociado. El sistema a muestra todos los campos e iconos de la opción, así como las
columnas básicas a nivel de renglones en caso de que aplique.
Adicionalmente, es importante tomar en cuenta lo siguiente:
Para definir que campos e iconos va a poder utilizar el usuario en la opción, considere
las siguientes reglas:
 Por defecto los usuarios no pueden introducir todos los campos y utilizar todos
los iconos. Para permitir que introduzca o modifique el valor de un campo
especifico, haga clic con el mouse en el cuadro pequeño, situado a la izquierda
del campo para marcarlo.
 Para impedir que el usuario pueda utilizar o activar un campo o icono, deje el
cuadro pequeño situado a la izquierda del campo sin marca.
 Algunos campos poseen dos (2) cuadros pequeños situados a su izquierda: el

primero es para indicar si el usuario va a poder introducir/modificar el campo, y
el segundo es para asignar un valor por defecto automático al campo. Si desea
asignar un valor por defecto al campo haga clic en el segundo cuadro para
marcarlo, e introduzca el valor.
 Para configurar que columnas va a manejar el usuario, la ubicación y el ancho
de las mismas, considere las siguientes reglas:
 Para mover una columna, posicione el mouse encima del nombre de la columna
y presione el botón subir o bajar según sea el caso, hasta ubicar la columna en
la posición deseada.
 Si no desea que el usuario vea en pantalla una columna en particular, posicione
el mouse encima del nombre de la columna y seleccione la casilla Visible para
eliminar la marca.
 De no desear que el usuario introduzca o modifique el valor de una columna en
particular, posicione el mouse encima del nombre de la columna y seleccione la
casilla Editable para eliminar la marca.
 Utilice la columna “Ancho” para agrandar o disminuir el ancho de las columnas
que va a visualizar el usuario.
 Utilice la Barra de Desplazamiento, ubicada a la derecha de los renglones, para
ver otras columnas disponibles en la opción.
Para configurar otros aspectos relacionados al proceso ingrese en la carpeta

Adicionales y la carpeta Parámetros, y proceda a marcar las funciones o parámetros
que le desea activar al usuario.
Factura de Venta
 Serie: Campo para indicar la serie de consecutivo con la que trabajará dicho
usuario o grupo de usuarios. Podrá indicar su código de forma manual, o
seleccionarlo a través de la búsqueda asistida pulsando la techa F2. Sólo
muestra las series asignadas al proceso.
 N° Control: Campo para indicar el número de control con la que trabajará dicho
seleccionarlo a través de la búsqueda asistida pulsando la techa F2. Sólo
muestra las series asignadas al proceso.
 Sucursal: Corresponde a la sucursal que será usada para guardar el
documento.
 Activar campos adicionales: Si activa este parámetro, el sistema mostrará la
pantalla de campos adicionales al momento de crear un documento nuevo.
Parámetros:
 Permitir stock Negativo: Esta opción le permite facturar en stock negativo.

Para esto debe habilitarse la opción en Parámetros de la Empresa.
 Desea mensaje de stock negativo: Opción que se habilita si está marcada
Permitir Stock Negativo. Si esta seleccionada esta opción al momento de
solicitar la cantidad y no haberla, el sistema muestra un mensaje de advertencia
indicando la situación.
 Permite operar con lotes vencidos: Si activa este parámetro, el sistema
grabará aquellas facturas que contengan artículos cuyos lotes estén vencidos.
 Restringir clientes sobregirados: Si activa este parámetro, el usuario no
podrá generar facturas a clientes cuyo saldo esté sobregirado.
 Restringir clientes con facturas vencidas: Si activa este parámetro, el

usuario no podrá facturar a clientes que tengan asociadas facturas vencidas. El
sistema busca en Documentos de Ventas si el cliente posee documentos de tipo
FACT, con Saldo mayor > a cero (0) y donde la fecha de vencimiento sea menor
< a la fecha de Emisión del documento.
 Restringir clientes con cheques devueltos: Si activa este parámetro, el
usuario no podrá generar facturas a clientes que tengan cheques devueltos. El
sistema busca en Documentos de Ventas si el cliente posee documentos de tipo
CHEQ, con Saldo mayor > a cero (0) y donde la fecha sea menor < a la fecha
de Emisión del documento.
 Limitar impresión a una sola página: Si activa este parámetro, desde la
pantalla Formatos se generarán los formatos de factura en un espacio no
mayor a una página.
 No permitir modificar el documento impreso: Si activa este parámetro, el
usuario no podrá modificar aquellos documentos que se hayan impreso.
 No permitir imprimir más de una vez: Si activa este parámetro, el usuario no
podrá modificar el número de copias a imprimir del documento.
 Permitir no afectar documento importado: Si activa este parámetro, al
momento de importar un documento a una factura, se habilitará la opción No
afectar documento importado, que al estar seleccionada no afecta el
pendiente del documento origen que se está importando.
 No mantener días de crédito de Cliente: Si activa esta opción, al momento de
realizar el documento el usuario podrá modificar la condición de pago
establecida para el cliente.
 No mantener comentarios en artículos: Esta opción impide -al momento de
cambiar el artículo de un reglón del documento- cambiar el comentario. Si
marca la opción, el sistema quitará el comentario y traerá el comentario que
esté definido en la tabla de artículos.
 Pantalla de reportes: Para la impresión del documento puede seleccionar:
Configuración estándar o Activar pantalla al guardar o Imprimir
automáticamente. También puede indicar el Nº de reporte que se desea
imprimir de forma automática, según la posición del mismo, y el Nº de copias
que se desean imprimir automáticamente.
 Utilizar precio: Este parámetro contiene los diferentes tipos de precios que
maneja el sistema. Si utiliza de este parámetro, el usuario podrá utilizar los
precios que se hayan seleccionado en el recuadro "Permitir". En caso contrario
tendrá disponible todos.
 Grabar por debajo del margen de ganancia:
 Permitir: Si selecciona esta opción, el usuario podrá grabar facturas cuyo

margen de ganancia esté por debajo del establecido.
 Mostrar mensaje: Si selecciona esta opción, el sistema arrojará un

mensaje cuando detecte una factura cuyo margen de ganancia este por
debajo del mínimo establecido. En este caso, el usuario decide si desea
grabar o no el documento.
 No permitir: Si selecciona esta opción, el usuario no podrá grabar facturas
cuyo margen de ganancia esté por debajo del establecido.
Factura Compra
 Serie: Campo para indicar la serie de consecutivo con la que trabajara dicho
seleccionarlo a través de la búsqueda asistida pulsando la techa F2.
 N° Control: Campo para indicar el número de control con la que trabajara dicho
seleccionarlo a través de la búsqueda asistida haciendo uso de la techa F2.
 Sucursal: Corresponde a la sucursal que será usada para guardar el
documento.
 Activar campos adicionales: Si activa este parámetro, el sistema mostrará la
pantalla de campos adicionales al momento de crear un documento nuevo.
Parámetros:
 Permitir stock Negativo: Esta opción le permite facturar en stock negativo.

Para esto debe estar habilitada la opción en Parámetros de la Empresa.
 Desea mensaje de stock negativo: Opción que se habilita si está marcada
Permitir stock Negativo. Si esta seleccionada esta opción al momento de
solicitar la cantidad y no haberla, el sistema muestra un mensaje de advertencia
indicando la situación.
 Permite operar con lotes vencidos: Si activa este parámetro, el sistema
grabará aquellas facturas que contengan artículos cuyos lotes estén vencidos.
 Restringir proveedores sobregirados: Si activa este parámetro, el usuario no
podrá generar facturas de proveedores cuyo saldo esté sobregirado.
 Permitir no afectar documento importado: Si activa este parámetro, al
momento de importar un documento a una factura, se habilitará la opción “No
afectar documento importado”, que al estar seleccionada no afecta el pendiente
del documento origen que se está importando.
 No mantener días de crédito de Proveedor: Si activa esta opción, al momento
de realizar el documento el usuario podrá modificar la condición de pago
establecida para el proveedor.
 No mantener comentarios en artículos: Esta opción impide -al momento de
cambiar el artículo de un reglón del documento- cambiar el comentario. Si
marca la opción, el sistema quitará el comentario y traerá el comentario que
esté definido en la tabla de artículos.
 Pantalla de reportes: Para la impresión del documento puede seleccionar:
Configuración estándar o Activar pantalla al guardar o Imprimir
automáticamente. También puede indicar el Nº de reporte que se desea
imprimir de forma automática según la posición del mismo, y el Nº de copias
que se desean imprimir automáticamente.
Una vez finalizada la configuración de la opción para el usuario, no olvide hacer uso del
icono guardar para grabar la configuración.
Capítulo 11: Inteligencia 409
CAPÍTULO 11: Inteligencia

Síntesis
En este capítulo se explica el manejo del módulo de Inteligencia de Negocio y la

funcionalidad de los cubos disponibles para los procesos de: Ventas y CxC - Compras y
CxP – Caja y Banco.
Cubos
Motivado a que la Inteligencia de Negocios es sinónimo de vanguardia y de toma de

decisiones correctas basadas en información exacta y actualizada, Profit Plus ® le ofrece
la oportunidad de realizar un análisis instantáneo del numeroso grupo de datos
asociados a los procesos de Ventas y CxC - Compras y CxP – Caja y Banco a través de
la disposición de los datos en vectores para cubos.
Para generar un cubo en cualquiera de los procesos disponibles, debe ingresar al

módulo de inteligencia y realizar su selección.
A continuación se muestra la pantalla que contiene los parámetros de configuración de

los cubos:
Fig. 1 – Cubo de Factura de Ventas.
Filtros de Búsqueda:
 Desde: Este filtro muestra por defecto la fecha del mes de Enero del año que
está en curso y le permite al usuario delimitar a partir de qué fecha requiere
realizar el análisis de sus datos de interés.
 Hasta: Este filtro muestra por defecto la fecha actual que posee el sistema
registrado y le permite al usuario definir hasta que fecha requiere realizar el
análisis de sus datos.
: Una vez definidos los intervalos y los campos que representaran a los
vectores que constituyen el cubo, al presionar el botón “Buscar”, el sistema mostrara los
datos en el orden dispuesto indicado.
: Al seleccionar esta opción, el sistema “limpia” los filtros y los datos que
constituían el cubo.
Utilitarios:
: Este botón despliega la pantalla Abrir que le permitirá buscar y

seleccionar un archivo anteriormente con datos de un cubo diseñado previamente.
: Este botón despliega la pantalla Abrir que le permitirá buscar y

seleccionar un archivo anteriormente guardado con el formato de un cubo diseñado
previamente. En este caso no trae datos, sino los vectores utilizados en el diseño del
cubo.
: Este botón despliega la pantalla de almacenamiento de archivos,

la cual le permite guardar un archivo con extensión .dat, con los datos consultados en el
cubo.
: Al seleccionar esta opción se despliega la pantalla de

almacenamiento de archivos, la cual le permite guardar un archivo de formato .xml,
solamente con la estructura (vectores) definida en el cubo, es decir, sin los datos.
: Al seleccionar esta opción, el sistema muestra una “Vista

Preliminar de la hoja de análisis de datos configurada por el usuario. A continuación se
muestra lo hoja de datos que corresponde a la Fig. 1 – Cubo de Factura de Ventas.
Fig. 2 – Vista Preliminar de Cubo de Factura de Ventas.
En la vista preliminar podrá hacer uso de múltiples opciones, tales como:
 Imprimir
 Configurar la página
 Definir el color de fondo

 Agregar marca de agua
 Definir un formato para exportar el documento: PDF, HTML, RTF,

Excel o Image
 Definir un formato para ser enviado por correo electrónico: PDF ó

Image
Diseño del Cubo:
Para realizar la configuración del cubo solo basta con hacer clic derecho en el
encabezado del cubo que se requiere diseñar y el sistema despliega un cuadro con tres
opciones:
 Refresh Data: Esta opción permite actualizar la información de los campos que
conforman el cubo.
 Hide Field List: Al seleccionar esta opción el sistema despliega la pantalla de
Campos de Eje y Cuadrícula (PivotGrid Field List) en la cual podrá seleccionar
y arrastra los campos que requiere ubicar en un determinado cuadrante (X o Y)
ó seleccione el campo e indique en la lista desplegable donde desea usarlo: en
las filas (Row Area), en las columnas (Column Area), como filtro (Filter Area) o
como dato (Dara Area) del cubo.
De igual forma para eliminar cualquier campo de los cuadrantes (X o Y), debe
seleccionarlo y arrastrarlo hasta la pantalla de Campos de Eje y Cuadrícula
(PivotGrid Field List).
 Show Prefilter: Al seleccionar esta opción el sistema despliega la pantalla de

Eje y Cuadrícula (PivotGrid Prefilter) en la cual podrá condicionar los campos
que conforman el cubo mediante símbolos relacionales propios del lenguaje de
programación.
 Filtro adicional: En los campos situados en las columnas (Column Area) y en

las filas (Row Area) se puede filtrar la información haciendo uso del icono ,
marcando solo aquellos datos que desee visualizar.
 Data Area: Es posible cambiar la operación que aplica sobre los campos
situados en el área de datos (Data Area), para ello debe hacer clic con el botón
izquierdo sobre el campo y seleccionar la operación deseada.
Sugerencias
1. Este módulo sólo se encuentra disponible en la familia de productos 2KDoce.
2. En las empresas DEMO encontrará este módulo disponible pero con uso limitado
(versión de demostración). Al seleccionar un cubo la pantalla permanecerá activa
sólo por tres (3) minutos y podrá hacer consultas de la información en un rango
máximo de tres (3) días.
3. Para hacer uso pleno y disfrutar de las bondades que brinda el módulo de
Inteligencia debe poseer una licencia de tipo Corporativa del sistema Profit Plus®
Administrativo versión 8.0.
4. En el módulo de inteligencia encontrara disponibles cubos para los procesos:
 Ventas y CxC: Facturas, Pedidos, Devoluciones, Cobros y Documentos de

Ventas.
 Compras y CxP: Facturas, Órdenes de Compra, Devoluciones, Pagos y
Documentos de Compras.
 Caja y Banco: Bancos, Cajas y Órdenes de Pago.
Capítulo 12: Mantenimiento 419
CAPÍTULO 12: Mantenimiento

Síntesis
En este capítulo se explicará el manejo de usuarios, mapas de seguridad y en general,

configuraciones necesarias a nivel de empresas para una buena administración y control
de la operación del sistema.
Usuario
Para crear un usuario, utilice la opción Usuario ubicada en el módulo Mantenimiento.

Dicha opción le permite crear nuevos usuarios así como buscar, modificar y eliminar los
datos de los usuarios que ya están registrados, con la utilización de la Barra de
Herramientas. Antes de crear un usuario, debe estar creado el mapa de acceso del
mismo, que define las opciones que podrá utilizar. El tipo o nivel de un usuario se define
mediante su prioridad y la configuración de accesos.
Es importante saber que al momento de instalar el sistema se crean por defecto dos
usuarios: “Profit” y “999” (softech), cuyas contraseñas son indicadas por el usuario en
ese instante, o a través de la Herramienta Administrativa en la opción Crear Base de
Datos.
Para crear un Usuario debe incluir los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo alfanumérico y editable utilizado para introducir el código con el

que se identifican a cada usuario. No puede estar repetido y debe ser
introducido cada vez que el usuario entre al sistema.
 Descripción: Campo editable en donde se ingresa el nombre del usuario. Es
mostrado en la parte inferior derecha de la pantalla, cuando el usuario está
activo.
 Prioridad: Campo editable en el cual se ingresan valores numéricos
comprendidos entre 0 y 100, el cual define la prioridad o nivel del usuario,
siendo el número cien (100) el que denota el valor con máxima prioridad.
 Empresa por defecto: Campo editable para asignar la empresa a la cual
ingresará automáticamente el usuario luego de autenticarse.
 Permitir seleccionar empresa: Con esta opción se asignan los permisos al
usuario para seleccionar una empresa desde la opción Seleccionar Empresa,
bien sea cuando ingrese al sistema o usando la opción del Menú de Inicio.
: Este botón despliega la pantalla Cambiar Contraseña, la cual

le permitirá al usuario cambiar su contraseña actual.

Campo 8.
Carpeta Acceso a Empresas:
En esta carpeta debe realizar la configuración de acceso que tendrá el usuario, para lo
cual podrá elegir entre dos niveles de seguridad:
Acceso Genérico:
En esta opción el usuario tendrá el mismo nivel de acceso (mapa) a todas las empresas
del sistema. Para utilizar esta opción debe emplear las siguientes características:
 Permitir acceso a todas las empresas: A través de esta opción se permitirá

que el usuario tenga acceso a todas las empresas registradas y por registrar en
el sistema. Seleccionando esta opción, se bloquearán las secciones de Acceso
detallado y se activará la opción Mapa.
 Mapa: A través de esta opción puede asignar el mapa que será utilizado para el
acceso a todas las empresas registradas y por registrar en el sistema. Indique
su código o presione la tecla F2 para desplegar la “Búsqueda Asistida”.
En caso que desee que un usuario no tenga acceso a una empresa debe asignarle al
usuario una prioridad menor a la de la empresa.
Acceso Detallado:
Mediante esta opción el usuario podrá tener distintos niveles de acceso (mapa), uno por
cada empresa. Para utilizar esta opción, debe emplear las siguientes características:
 Empresas sin acceso: En esta sección se listan todas las empresas a las que
el usuario no tiene acceso. Inicialmente, cuando se crea el usuario, se listarán
todas las empresas existentes. Una vez seleccionado un registro de esta
sección, será eliminado de la misma.
 Mapas: El mapa de acceso define que opciones puede usar cada usuario en el
sistema. En esta sección se listan todos los mapas de acceso registrados en el
sistema. Un mapa puede ser asociado a varias empresas para el mismo
usuario, pero una empresa sólo puede tener asignado un mapa de acceso por
cada usuario.
 Empresas con acceso: En esta sección se listan las empresas a las que el
usuario tiene acceso, con su respectivo mapa o perfil de acceso. Para realizar
esta configuración, debe seleccionar un registro de la sección Empresas sin
acceso, un registro de la sección Mapas y presionar el botón Agregar, de esta
forma el usuario tendrá acceso a la empresa seleccionada con el mapa
indicado. Si desea eliminar la configuración antes hecha, debe seleccionar el
registro y presionar el botón Quitar.
Si desea crear un nuevo mapa de acceso, utilice la opción Mapa de Acceso en el

módulo Mantenimiento.
Carpeta Estado
 Estado: Lista desplegable con los tipos de estado que puede tener el usuario:
 Activo.
 Inactivo.
 Bloqueado.
 Contraseña Expirada.
Este estado puede variar de forma automática, cuando se bloquea la cuenta o

cuando la contraseña del usuario ha expirado. Para actualizar de forma
automática el estado de los usuarios, debe tomarse en cuenta los parámetros
indicados en Configuración de Seguridad de la Herramienta de
Administración.
 Último acceso: Campo no editable que muestra la fecha y hora del último
acceso exitoso al sistema. Este campo se actualiza de forma automática cada
vez que se registra un ingreso nuevo al sistema.
 Último acceso fallido: Campo no editable que muestra la fecha y hora del
último intento fallido al sistema. Este valor se actualiza de forma automática,
cuando se registra un ingreso no exitoso al sistema.
 Próximo cambio de contraseña: Campo editable para indicar la fecha del

próximo cambio de contraseña, que debe hacer el usuario.
 Intentos fallidos: Campo editable que muestra el número de intentos fallidos
que ha realizado el usuario al ingresar al sistema. Este número se actualiza
automáticamente al registrarse un ingreso fallido, pero se reinicia en cero (0)
cuando ha pasado el tiempo indicado en Configuración de Seguridad de la
Herramienta de Administración.
Seleccionar un Usuario
Esta opción le permite identificarse como usuario autorizado del sistema, para utilizar las
opciones del mismo, en función de los privilegios y restricciones que tenga asignados. El
usuario seleccionado se transforma en el usuario actual y el sistema lo indica mostrando
el nombre del mismo en la parte superior de la pantalla.
El sistema pedirá la identificación del usuario, mediante esta opción, cada vez que es
ejecutado. Una vez introducido el código del usuario, se debe introducir la clave o
contraseña del mismo. Para finalizar la selección o identificación del usuario presione el
botón Aceptar o presione la tecla Enter.
Si durante la ejecución del sistema, desea seleccionar otro usuario puede hacerlo
utilizando esta opción la cual está disponible en el submenú Seleccionar del Menú de
Inicio.
Posteriormente, el sistema solicitará que se indique la empresa a la cuál desea ingresar

con ese nuevo usuario. Es importante mencionar que un usuario dado, sólo puede
seleccionar (y visualizar) aquellas empresas que no le fueron bloqueadas y que además
corresponden a prioridad menor o igual a su prioridad.
Sugerencias
1. Al ejecutar el sistema, es necesario escoger un usuario para comenzar a trabajar. Si

más adelante desea seleccionar otro usuario, puede hacerlo usando la opción
Usuario del submenú Seleccionar del Menú de Inicio.
2. Si desea que un usuario dado no pueda trabajar con alguna(s) de la(s) empresa(s),
puede hacerlo de dos maneras:
 Asígnele una prioridad menor a la de la(s) empresa(s) que desea bloquearle.

 Utilice la carpeta Acceso a empresas para definir qué empresas va a poder
usar y cuáles no.
3. Si desea que un usuario dado pueda cambiar su clave o contraseña, debe ingresar
a la opción Cambiar contraseña, ubicada en el Menú de Inicio.
4. Es importante que asigne diferentes prioridades a los usuarios según su nivel, pues
la prioridad define los siguientes aspectos:
 Un usuario no puede seleccionar una empresa con prioridad mayor a la

suya.
 Sólo los usuarios con prioridad mayor o igual a 90 pueden consultar
"cuando" y "por quien" fue creado y modificado un documento dado
(presionando las teclas Ctrl + U, simultáneamente).
5. El sistema trae al ser instalado dos (2) usuarios incorporados: "PROFIT" y "999".
"PROFIT" es usado para entrar las primeras veces al sistema y su contraseña es
indicada en la ventana de selección de usuarios cuando su valor es “profit”.
Mapas de acceso
Esta opción le permite crear nuevos mapas de acceso para los usuarios así como
buscar, modificar y eliminar los mapas que ya están registrados, para lo cual deberá
utilizar la Barra de Herramientas.
Cada usuario tiene asociado un (01) mapa que define que opciones (tablas, procesos y
reportes) puede utilizar de forma general, en cualquier empresa o si se desea en “n”
mapas asignados de forma explícita por empresa. El mapa de acceso además de definir
que opciones puede utilizar un usuario, define que puede hacer el usuario dentro de la
opción, es decir, qué iconos de la Barra de Herramientas puede utilizar y cuáles no.
Una vez definido el código y el nombre del mapa, debe hacer clic en el cuadro asociado
a aquellas opciones, que desea bloquear para los usuarios que van a tener asignado
este mapa.
Para crear un Mapa debe incluir los siguientes datos en la Carpeta General:
 Panel de navegación: Barras de navegación que muestran los diferentes

módulos del sistema (Inventario, Ventas y CxC, Compras y CxP, Cajas y
Bancos, Tributarios, Descuentos/Comisiones, Integración, Seguridad,
Inteligencia de Negocios y Mantenimiento) con sus opciones disponibles. Por
defecto, todas las casillas de verificación y los botones de opción se muestran
desmarcados. Seleccione los módulos, las pantallas y reportes que podrán
visualizar los usuarios asociados al mapa de acceso.
 Código: Campo editable para ingresar el código que identifica a cada mapa. No
puede estar repetido.
 Descripción: Campo editable para ingresar el nombre del Mapa.
 Leyenda: Muestra dos casillas de verificación (no editable Bloqueado y
Desbloqueado), que indican que el usuario no tendrá acceso a las opciones
(módulo, pantalla ó función) que se encuentren seleccionadas.

Campo 8.
Sugerencias
1. Cuando se está creando un mapa nuevo, todas las opciones están disponibles, por
lo tanto debe hacer clic en el cuadro ubicado a la izquierda de aquellas opciones
cuyo uso desea bloquear.
2. No es posible eliminar un mapa que contenga usuarios asociados.
3. Antes de crear los mapas es importante clasificar o agrupar los usuarios, en función
de los privilegios o derechos de uso que van a tener dentro del sistema, para crear
sólo un mapa de acceso para cada grupo de usuarios equivalentes.
4. Cada vez que incluya un nuevo usuario en el sistema, analice si ya existe un mapa
de acceso que defina los privilegios de seguridad del mismo. Si ese es el caso,
asígnele dicho mapa.
5. Para bloquear algún icono dentro de la Barra de Herramientas de una opción, haga
clic encima del nombre de la opción y se encenderá la barra. Posteriormente, haga
clic encima del icono asociado a la función que desea bloquear.
6. Cuando se elimina acceso a un módulo (Opción Módulos), esta carpeta no es

visualizada por el usuario en la Cinta o Ribbon.
Reporte
Esta opción permite visualizar e imprimir todos los grupos de reportes que contiene el
sistema, de esa forma podrá realizar la ejecución de los mismos sin desplazarse entre
los distintos módulos.
Sugerencias
1. Para optimizar la seguridad en la ejecución de los reportes, se sugiere deshabilitar

esta opción a todos los usuarios del sistema, y asignar los permisos de forma
independiente por cada grupo de reportes, según el modulo a que pertenezca.
Empresa
Profit Plus® le permite manejar el número de empresas que usted desee. A

continuación se describen los conceptos necesarios para manejar sus empresas:
¿Cómo seleccionar una empresa?
Usted podrá realizar el cambio de la empresa a través del sub-menú Seleccionar del
menú Inicio, que se despliega al momento presionar el ícono de identificación de la
aplicación, sin necesidad de salir del sistema. Cabe destacar, que la empresa
seleccionada se transforma en la empresa actual y el sistema lo indica mostrando el
nombre de la misma en la parte inferior y extremo derecho de la pantalla.
Al momento de iniciar el sistema es necesario ingresar un usuario. Luego deberá

seleccionar la empresa con la cual se desea trabajar, para ello se deben tomar las
siguientes consideraciones:
 Sólo se muestran las empresas que tengan una prioridad menor o igual a la
prioridad del usuario seleccionado.
 Si el usuario seleccionado tiene asignada la característica “Empresa por

defecto”, el sistema debe ingresar directamente a la empresa seleccionada por
defecto en la configuración del usuario.
 Si el usuario tiene asignada la característica “Permitir seleccionar empresa”, el

sistema desplegará la pantalla Seleccionar Empresa. En esta pantalla sólo se
mostrarán las empresas a las que el usuario seleccionado tenga acceso.
 Si el usuario tiene asignadas ambas características, se desplegará la pantalla

Seleccionar Empresa mostrando la empresa asignada por defecto en la
configuración del usuario.
 Si el usuario no tiene asignadas estas características (Empresa por Defecto y

Permitir Seleccionar Empresa), el sistema debe mostrar la pantalla Seleccionar
Empresa, sólo con las empresas a las que el usuario seleccionado tenga
acceso.
 Si el usuario tiene asignada la característica Permitir acceso a todas las

empresas, el sistema mostrará la pantalla Seleccionar Empresa, con todas las
empresas existentes cuya prioridad sea menor o igual a la del usuario. En caso
contrario, serán mostradas aquellas empresas a las que el usuario se le haya
dado permiso explícitamente.
Sugerencias
1. Al ejecutar el sistema es necesario escoger una empresa para comenzar a trabajar.

Si más adelante desea seleccionar otra empresa, puede hacerlo empleando esta
opción, la cual está disponible en el Menú de Inicio. Esta opción no está disponible
hasta que se cierren todas las ventanas activas.
2. Cuando se está en una empresa y se selecciona otra, el sistema efectúa el cambio,
pero permanece en el mismo módulo en el que se estaba trabajando y permanece
como usuario actual el mismo que estaba seleccionado. Adicionalmente, son re-
asignados los accesos que tiene el usuario en la nueva empresa.
3. Un usuario dado sólo puede seleccionar y visualizar aquellas empresas cuyo acceso
le esté permitido y que además tengan prioridad menor o igual a su prioridad.
Parámetros de la Empresa
La configuración de los parámetros permite adaptar el sistema a los requerimientos de

cada empresa, por lo que se recomienda su definición después de efectuar el análisis de
los procesos de la empresa y antes de efectuar la carga de datos. Sin embargo, pueden
ser modificados más adelante al producirse cambios en la manera de funcionar de su
empresa.
Los parámetros están distribuidos en las siguientes carpetas: Inventario; Ventas y CxC;
Compras y CxP, Cajas y Bancos; Globales y Consecutivos; Integración; Preferencias;
Otros.
Carpeta Inventario:
En esta carpeta se definen los parámetros de la empresa relacionados con inventarios,

a continuación se describen los grupos que la conforman:
Configuraciones
 Permitir manejo de stock negativo: Al seleccionar este parámetro, el sistema

permite la creación de documentos que incluyen la salida de artículos cuyo
stock no es suficiente.
 Mostrar mensaje de stock negativo: Este parámetro se habilita cuando es
seleccionada la opción “Permitir manejo de stock negativo” y tiene como función
desplegar un mensaje de advertencia al crear un documento con artículos cuyo
stock no está disponible.
 No permitir el mismo serial en diferentes artículos: Al seleccionar esta
opción el sistema impide la repetición del serial en diferentes artículos.
 Permitir manejar lotes vencidos: Al seleccionar esta opción es posible
configurar artículos con manejo de lotes vencidos.
 Permitir incluir registros con fecha menor al último inventario: Si se marca
esta opción es posible agregar documentos con artículos cuya fecha sea menor
al último inventario.
Manejo de Decimales
 En existencias: Este parámetro permite indicar el número de decimales que va

a manejar el sistema a nivel de existencia de los artículos y número de unidades
en los documentos.
 En costos: Este parámetro permite indicar el número de decimales que va a
manejar el sistema a nivel de costos de los artículos.
 En precios: Este parámetro permite indicar el número de decimales que va a
manejar el sistema a nivel de precios de los artículos.
Costos para Inventario
 Promedio: Este parámetro permite definir como criterio de costeo el costo

promedio ponderado.
 UEPS: Este parámetro permite definir como criterio de costeo el UEPS (último
costo en entrar, primero en salir).
 PEPS: Este parámetro permite definir como criterio de costeo el (primer costo
en entrar, primero en salir).
Carpeta de Ventas y CxC:
En esta carpeta se definen los parámetros de la empresa relacionados con este

módulo, a continuación se describen los grupos que la conforman:
Configuraciones
 Calcular margen de ganancia de costo a precio: Por defecto, el sistema

calcula el margen de ganancia bruto a partir del precio de venta. Si desea
calcularlo a partir del costo, seleccione este parámetro.
 Manejo de dirección de entrega: Al seleccionar este parámetro, y al momento
de crear un documento de venta, se muestra la dirección de entrega asociada al
cliente.
Redondeo de Factura
 Permitir Redondeo en las Ventas: Al seleccionar esta opción, se habilitan los

tres métodos de redondeo disponibles en el sistema:
 Equitativo.
 Superior.
 Inferior.
Haga clic en el tipo de redondeo deseado e indique la magnitud del mismo: Las opciones
son: A 1, A 10, A 100, A 1000, A 10000.
Número Máximo de Renglones
 Cantidad de renglones por factura: Esta opción permite indicar el número de

renglones que tendrá la factura.
 Verificar para todos los documentos: Al seleccionar esta opción, la
configuración establecida en el punto anterior aplica para todos los documentos
de ventas.
Manejo de Despacho
 Usar el concepto de despacho: Al seleccionar esta opción se habilita el

proceso Nota de Despacho, así como también es posible configurar el manejo
y control del stock por despachar de aquellos artículos que no son entregados
o despachados en el momento de la facturación. En consecuencia, el stock se
incrementará cada vez que se emita una factura cuyo contenido no sea
entregado al cliente, y disminuirá cada vez que se emita la nota de despacho
correspondiente a una o varias facturas.
 Permitir asignar seriales de salida: Esta opción permite configurar la
asignación de seriales de salida a las Notas de Despacho.
 Permitir asignar lotes de salida: Esta opción permite configurar el uso de lotes
de salida en las Notas de Despacho.
Manejo por Descuentos
 Por artículo: Esta opción permite programar descuentos adicionales

automáticos sobre el precio de ventas por artículo, en función del número de
unidades y el tipo de cliente.
 Por línea: Esta opción permite programar descuentos adicionales automáticos
sobre el precio de ventas por línea, en función del número de unidades y el tipo
de cliente.
 Por categoría: Esta opción permite programar descuentos adicionales
automáticos sobre el precio de ventas por categoría, en función del número de
unidades y el tipo de cliente.
 DXPP: Esta opción permite crear e implementar una política de descuentos en
función del número de días, antes de la fecha de vencimiento que el cliente
paga sus documentos.
Los porcentajes de descuento por pronto pago son asignados en función del tipo de
cliente. Una vez creado un descuento para un tipo de cliente este es aplicado por el
sistema automáticamente, según la escala, en los cobros que involucren a un cliente
que pertenezca a un tipo de cliente.
Cliente Rápido: En este grupo podrá indicar los datos básicos que se requieren
para registrar un cliente en el sistema de forma rápida, a través de la opción de
Cliente Rápido disponible en los procesos de ventas.
 Tipo cliente: Indique el tipo que permite clasificar al cliente. Puede indicarse
 Zona: Campo editable donde se indica la Zona a la cual pertenece el cliente.
Podrá registrarla manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla
F2.
 Segmento: Campo para indicar a que ramo pertenece el cliente. Podrá
los movimientos de caja y banco relacionados con el cliente. Podrá ingresarse
 Vendedor: Permite asignarle un vendedor principal al cliente.
 Cond. de pago: Campo editable para indicar los días de crédito que se le
otorgan al cliente.
 Tipo de persona: Seleccione el tipo de persona asignado al cliente el cual es
utilizado por el sistema al momento de calcular la retención de impuesto sobre
la renta.
Carpeta de Compras y CxP, Cajas y Bancos:
En esta carpeta se definen los parámetros de la empresa relacionados con los módulos
Compras y Cuentas por Pagar y Caja y Bancos. A continuación se describen los
grupos que la conforman:
Redondeo de Factura
 Permitir Redondeo en las Compras: Al seleccionar este parámetro se

habilitan las opciones de redondeo automático, que el sistema tiene disponible
sobre el monto neto de las facturas de compra:
 Equitativo.
 Superior.
 Inferior.
Haga clic en el tipo de redondeo deseado e indique la magnitud del mismo: Las
opciones son: A 1, A 10, A 100, A 1000, A 10000.
Configuraciones
 Cancelar solo compras y órdenes de pago programadas: Haga clic en este

parámetro si desea que el sistema permita pagar solo facturas y órdenes de
compra que hayan sido autorizadas previamente. Para autorizar el pago de una
factura de compras, utilice la opción Programación Pagos ubicada en el menú
de Procesos del módulo de Compras.
 Manejo de Impuesto a las transacciones financieras (I.T.F): Haga clic en
este parámetro si desea que el sistema efectúe el cálculo del impuesto a las
transacciones financieras en las operaciones que debitan alguna cuenta
bancaria. Una vez activado este parámetro, debe definir el porcentaje a aplicar
por concepto del impuesto en la opción Adicional ubicada en el menú de
Impuestos del módulo de Tributarios.
Proveedor Extranjero
 I.V.A: En este campo se selecciona en forma manual o mediante la búsqueda

asistida el concepto de I.V.A. que será asignado a los proveedores cuya
clasificación corresponda.
Proveedor Rápido: En este grupo podrá indicar los datos básicos que se requieren
para registrar un proveedor en el sistema de forma rápida haciendo uso de la opción
de “Proveedor Rápido” disponible en los procesos de compras.
 Tipo de Proveedor: Indique el tipo que permite clasificar al proveedor. Podrá

ser indicado manualmente, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Zona: Campo editable donde se indica la Zona a la cual pertenece el
proveedor. Podrá registrarla manual, o con la búsqueda asistida al presionar la
tecla F2.
 Segmento: Campo para indicar a que ramo pertenece el proveedor. Podrá ser
ingresado de forma manual, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
los movimientos de caja y banco relacionados con el proveedor. Podrá ser
ingresado de forma manual, o con la búsqueda asistida al presionar la tecla F2.
 Cond. de pago: Campo editable para indicar los días de crédito que otorga el
proveedor.
 Tipo de persona: Seleccione el tipo de persona asignado al proveedor el cual
es utilizado por el sistema al momento de calcular la retención de impuesto
sobre la renta.
Carpeta de Globales y Consecutivos:
En esta carpeta podrá definir las opciones comunes para los diferentes módulos del
sistema. A continuación se describen los grupos que la conforman:
Monedas
 Moneda Base: Seleccione de forma manual o mediante la búsqueda asistida

presionando F2, la moneda que se va a utilizar como base para todos los
documentos registrados en el sistema.
 Manejar moneda adicional para costos y precios: Este parámetro configura
la empresa como multimoneda, al seleccionar esta opción se habilita el campo
moneda adicional.
 Moneda adicional: En esta opción debe seleccionar manualmente o mediante
la búsqueda asistida presionando F2, la moneda adicional que va a ser usada
para el manejo de costos y precios.
Sucursales
 Manejo de sucursales: Para el caso de que la empresa posee varias

sucursales. Al seleccionar esta opción será posible consolidarlas distinguiendo
los movimientos de cada sucursal.
Consecutivos: Podrá iniciar la serie de consecutivos que el sistema va asignar

automáticamente a los documentos.
: Al ser presionado, actualizará la pantalla Asignar Series con los

nuevos tipos de documentos registrados en el sistema.
: Abrirá la pantalla Asignar Series para indicar las series de números que
utilizará cada tipo de documento de la empresa. (Ver Configuración de Serie del
Capítulo 12: Mantenimiento).
Permitir modificación de registros posterior al Registro de Planilla Fiscal
 Permitir modificación: Al seleccionar esta opción, el sistema permite incluir,

modificar, eliminar y anular algún documento de compra o venta (Factura de
venta/compra, Devolución de cliente/proveedor) con fecha menor o igual a la
última Planilla Fiscal registrada como cancelada.
 Mostrar mensaje de advertencia: Al seleccionar esta opción, el sistema activa
un alerta que se desplegará cuando se incluya, modifique, elimine o anule algún
documento de compra o venta (Factura de venta/compra, Devolución de
cliente/proveedor), cuya fecha sea igual o menor a la última planilla fiscal
registrada como cancelada.
 No permitir: Al seleccionar esta opción, el sistema no permite incluir, modificar

y eliminar y anular los documentos con fecha menor o igual a la última Planilla
Fiscal registrada como cancelada.
Carpeta de Integración:
Esta carpeta permite definir la información requerida para integrar con las operaciones
almacenadas Profit Plus® Nómina y Contabilidad.
Profit Plus Contabilidad
 URL: En este campo se indica la ruta de servicios Web del tipo HTTP, en caso
de que el usuario tenga instalado Profit Plus® Contabilidad y requiera
transferir las transacciones a dicho sistema.
 Código de la empresa: En este campo indique el código de la empresa a
integrar.
 Fecha ult. Contabilización: Este campo indica la fecha de la última integración
realizada con el sistema contable.
 Usuario: En este campo se ingresa el usuario valido del sistema.
 Contraseña: Indique la contraseña con la cual se autentica el usuario.
 Confirmar Contraseña: En este campo se confirma la contraseña previamente
ingresada.
Cuenta de Ajuste por Diferencia
 Cuenta Contable: En este campo se ingresa manualmente o mediante la

búsqueda asistida presionando la tecla F2, el código de la cuenta contable en la
cual serán registrados los asientos por diferencia.
Profit Plus Nómina
 Nombre del servidor: En caso de que tenga instalado Profit Plus® Nómina y
requiera transferir las transacciones de dicho sistema, indique en este campo el
nombre del servidor donde se encuentra instalado el sistema nómina.
 Usuario: En este campo se ingresa el usuario valido de base de datos.
 Contraseña: Indique la contraseña con la cual se autentica el usuario de base
de datos.
 Confirmar Contraseña: En este campo se confirma la contraseña previamente
ingresada.
Parámetros Especiales: Esta carpeta permite definir parámetros que aplican para
todas las empresas que estén definidas.
Utilizando estos parámetros se podrán distinguir casos particulares. Son utilizados

cuando se le agregan modificaciones o cambios al sistema que son hechos a la
medida de una instalación.
Carpeta Otros:
Esta carpeta permite definir el logotipo de su empresa el cual se visualizará en los

reportes y formatos del sistema.
: Al presionar este botón se despliega una pantalla para seleccionar la

imagen ó logo que será mostrado en los reportes que se realizan en el sistema.
: Al presionar este botón se borra la imagen que ha sido previamente

cargada al sistema.
Sugerencias
1. Al seleccionar esta opción, el sistema muestra la configuración de la Empresa

actual. Para seleccionar otra empresa, emplee la opción Seleccionar empresa del
Menú de Inicio, el cual es desplegado por el botón con el logo del sistema ubicado
en la esquina superior izquierda.
2. Esta opción no está disponible hasta que se cierren todas las ventanas activas.
Mientras se esté aplicando esta opción, no puede ser empleada otra opción del
sistema.
Grupo de Campo Adicional
Esta opción le permite crear nuevos grupos de campos adicionales así como buscar,
modificar y eliminar los grupos que ya están registrados, con la utilización de la Barra de
Herramientas.
A través de esta opción puede agrupar de forma organizada los campos adicionales
manejados en su empresa.
Para crear un Grupo de Campo Adicional debe incluir los siguientes datos en la
carpeta General:
 Código: Campo editable para ingresar el código único identificador del grupo cuya
longitud máxima es de ocho (8) caracteres.
 Descripción: Campo editable para ingresar nombre del grupo siendo su longitud
máxima sesenta (60) caracteres.

Campo 8.
Campo Adicional
Esta opción le permite crear nuevos campos adicionales así como buscar y modificar el
valor de los que ya están registrados, con la utilización de la Barra de Herramientas.
A través de esta opción, es posible almacenar datos secundarios de la empresa, los

cuales no pueden ser incluidos en la opción Empresas. Estos datos pueden ser
utilizados para llevar a cabo varios procesos del sistema, tal como la ejecución de
cualquier reporte parametrizado que amerite el uso de estos campos.
Para crear un Campo Adicional debe incluir los siguientes datos en la carpeta General:
 Código: Campo editable para ingresar el código único identificador del grupo
cuya longitud máxima es de ocho (8) caracteres.
 Descripción: Campo editable para ingresar la descripción del campo adicional
siendo su longitud máxima sesenta (60) caracteres.
 Observación: Campo editable alfanumérico sin límite de caracteres para
ingresar alguna observación sobre el campo.
 Grupo: A través de este campo es posible seleccionar el Grupo de proceso al
que pertenece el campo, en forma manual o mediante la búsqueda asistida
presionando la tecla F2, para que se despliegue una pantalla con la lista que
contiene los valores de la tabla agrupación.
 Tipo de dato: En este campo es posible seleccionar una opción en función del
tipo de valor que va a almacenar el campo y los valores a seleccionar son:
 Carácter: Si usted selecciona esta opción, el campo que desea crear es del
tipo alfanumérico.
 Fecha: Si usted selecciona esta opción, el campo que desea crear es del
tipo fecha.
 Numérico: Si usted selecciona esta opción, el campo que desea crear es
del tipo numérico.
 Entero: Si usted selecciona esta opción, el campo que desea crear es del
tipo numérico.
 Valor del campo: Este campo ingrese el valor del campo que desea
almacenar según el tipo indicado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Todos los campos adicionales pueden ser utilizados en la ejecución de reportes

parametrizados, según las necesidades de su empresa.
Costo
Esta opción permite recalcular los costos de los artículos, en función del criterio de
costeo de inventario con el que se está trabajando, en base a los movimientos y
documentos almacenados en el sistema.
Carpeta Costo Promedio:
 Artículo: Este campo tiene como función poder seleccionar un artículo o un

grupo de artículos, en forma manual o mediante la búsqueda asistida
presionando la tecla F2, a los cuales les será recalculado el Costo Promedio.
 Almacén: Este campo tiene como función poder seleccionar el almacén o un
grupo de almacenes, en forma manual o mediante la búsqueda asistida
presionando la tecla F2, a los cuales les será recalculado el Costo Promedio de
sus artículos.
: Al presionar este botón se limpian los datos que han sido previamente
ingresados.
: Haga clic en este icono para iniciar el cálculo de los costos en función
de los filtros indicados previamente.
Recosteo:
En esta carpeta a es posible seleccionar los costos que desea recalcular para todos los
artículos.
 Costo de Entrada.
 Costo de Salida.
 Costo Generar Compuesto.
 Costo Traslado.
 Costo Devolución Cliente.
 Costo Promedio.
: Haga clic en este icono para iniciar el cálculo de los costos

seleccionados.
Tipo de Documento
Mediante esta opción podrá crear de forma dinámica documentos de compra o venta,
necesarios para efectuar ya sea operaciones bancarias o tributarias, con la posibilidad
de indicar el tipo de movimiento y configurar las opciones disponibles en dicho
documento. El sistema trae precargados datos en esta tabla, indicados como registros
internos del sistema los cuales no podrán ser eliminados.
Para crear un Tipo de Documento debe incluir los siguientes datos en la carpeta
General:
 Código: Campo identificador de cada tipo de documento, no puede estar

repetido y puede ser creado usando la opción Generar próximo código.
 Registro del Sistema: Opción que indica que el registro es propio del sistema.
Esta opción se muestra deshabilitado cuando se agrega un nuevo registro.
 Descripción: Campo que contiene el nombre referencial del registro.
 Tipo de Movimiento: Opción que indica el tipo de documento, muestra los
siguientes valores: Crédito y Débito.
 Usar en venta: Opción para indicar que el registro será utilizado en el proceso
de documentos de ventas.
 Usar en compra: Opción para indicar que el registro será utilizado en el
proceso de documentos de compras.
 I.V.A: Opción para indicar el tipo de I.V.A. asociado a los documentos.

Campo 8.
Carpeta Configuración:
 Documentos de Venta: Las opciones que estén marcadas habilitaran dicho

campo en la pantalla Documentos de Ventas.
 Documentos de Compra: Las opciones que estén marcadas habilitaran dicho
campo en la pantalla Documentos de Compras.
Sugerencias
1. El botón Eliminar se muestra deshabilitado cuando el usuario se posiciona en un

registro del sistema.
2. Los documentos que por defecto estarán precargados en el sistema y que son los
que podrá crear desde la pantalla documentos son:
Código Descripción Usar en Venta Usar en Compra
AJNM Ajuste negativo Si Si

manual
AJPM Ajuste positivo Si Si
manual
FACT Factura Si Si
GIRO Giro Si Si
N/CR Nota de crédito Si Si
N/DB Nota de débito Si Si
3. Los documentos que por defecto estarán precargados en el sistema y que son los
que el sistema genera automáticamente a partir de un pago, cobro, cheque devuelto
o generación giros son:
ADEL Adelanto Si Si
ISLR Impuesto sobre la Si Si
renta
AJPA Ajuste positivo Si Si
automático
AJNA Ajuste negativo Si Si
automático
CFXG Cambio de factura Si Si

por giro
GENG Generar Giro Si Si
CHEQ Cheque devuelto Si Si
N/CR Nota de crédito Si Si
(descuento x
pronto pago)
Históricos de Estados
Esta opción le permite consultar los cambios de estados (condición) de los registro de
tablas y procesos del sistema.
 Tablas: Seleccione la tabla que desea consultar. Podrá indicarse

Detalles
 N° Doc.: Campo que muestra el número identificador del registro o documento.

 Estado: En este campo se visualiza el estado (condición) del registro.
 Fecha: Fecha en la sufrió el cambio de estado.
Consecutivos
Las opciones que se describirán a continuación permiten configurar las series de

consecutivos que serán asignados a los documentos y transacciones del sistema, los
cuales se irán incrementando de forma automática al generar nuevos registros.
Los consecutivos en Profit Plus® 2KDoce se pueden manejar de dos maneras, según
la configuración de su empresa:
 No maneja Sucursales: En este caso deberá realizar la asignación de la serie

de cada proceso, mediante la utilización de la opción Asignar Series disponible
en la pestaña Globales y Consecutivos, de la pantalla Parámetros de la
Empresa del modulo de Mantenimiento.
 Maneja Sucursales: Tendrá la opción de definir los procesos que manejaran la

serie por empresa o por sucursal. Para realizar esta definición, deberá utilizar
la opción Por proceso disponible en el módulo de Mantenimiento. Una vez
configurada la Serie por Proceso, deberá realizar la asignación de las series
en Parámetros de la Empresa ó en la sucursal correspondiente según sea el
caso para cada proceso.
En ambos escenarios se pueden crear series para los números de control, así como
asociar “n” series a todos los proceso del sistema. En caso de poseer más de una serie
para un proceso, el sistema pregunta la opción al momento de guardar el registro.
A fin de proceder a la configuración de las series de consecutivos, a continuación se
explica la secuencia de procesos asociados a este evento:
Por Proceso
Si su empresa maneja sucursales, este representa el primer paso para la configuración
de los consecutivos, siendo en esta pantalla donde se indica el manejo de las series por
proceso, es decir, si el manejo de la serie será realizado “Por empresa” o “Por sucursal”.
Procesos:
 Descripción: En esta columna el sistema muestra el nombre de los procesos

que posee el sistema.
 Por empresa: En caso de seleccionar esta opción el manejo de la serie de
dicho proceso será realizado “Por empresa”.
 Por sucursal: En caso de seleccionar esta opción el manejo de la serie de
dicho proceso será realizado “Por sucursal”.
 Módulo: En esta columna el sistema muestra a que módulo pertenece el
proceso al que se está haciendo referencia.
Configuración de Serie
La Configuración de Serie representa el segundo paso para el manejo de las Series y

en este proceso se determina la estructura de los consecutivos.
En la Configuración de Serie es necesario ingresar los datos que a continuación se

describen en la carpeta General:
 Código: Campo editable para ingresar el código único identificador de la

configuración de la serie.
 Descripción: Campo editable para ingresar la descripción asociada a la serie
configurada, como por ejemplo el nombre del proceso al cual le será asignado
la serie.
 Prefijo: Campo editable alfanumérico en el cual podrá ingresar un valor que
precederá la serie que está configurando. Este campo permite un máximo de
ocho (8) caracteres.
 Sufijo: Campo editable alfanumérico en el cual podrá ingresar un valor que ira
pospuesto a la serie que se está configurando. Este campo permite un máximo
de ocho (8) caracteres.
 Longitud: En este campo se indica la longitud de la serie que se está

configurando. La longitud máxima permitida para la serie a crear es de diez y
ocho (18) caracteres. Vale destacar que la longitud máxima permitida de la
serie incluyendo el prefijo y el sufijo es de veinte caracteres (20), es decir, la
sumatoria de los caracteres del prefijo + la serie + el sufijo no puede exceder de
veinte (20) caracteres.
 Numérico: Al seleccionar esta opción, la estructura de la serie a configurar
estará conformada por números.
 Alfanumérico: Al seleccionar esta opción, la estructura de la serie a configurar
estará conformada por letras.
 Desde: En este campo se ingresa el número/letra con el cual se requiere iniciar
la serie.
 Hasta: En este campo se ingresa el número/letra límite de la serie.
Detalles: En este cuadro, podrá fraccionar la configuración en tantas series como

desee:
 Serie: En este campo deberá indicar el código identificador de la serie. Este

campo permite un máximo de ocho (16) caracteres.
 Desde: Ingrese el número inicial o menor de la serie. Este valor no puede ser
menor al campo “Desde” de la configuración de la serie.
 Hasta: Ingresa el número final o mayor de la serie. Este valor en el último
renglón debe ser igual al valor del campo “Hasta” de la configuración de la
serie.
 Prox. Número: En este campo el sistema muestra el valor del último
número consecutivo asignado por el sistema, respetando los parámetros
establecidos en la serie.
La pantalla Configuración de Serie tiene la siguiente propiedad:
: Si esta opción está seleccionada al pulsar el botón

Nuevo, se creará un nueva configuración empleando como plantilla los datos del
registro que tenga en pantalla.
: Al presionar este botón se muestra el valor del próximo consecutivo

a generar de la serie donde se encuentre posicionado.

Campo 8.
Sugerencias
1. Se recomienda no modificar los valores de esta tabla, para así no crear

inconsistencias en los correlativos de los documentos por generar.
Asignar Series
Este representa el último paso para el manejo de los consecutivos. Se debe realizar la
asignación de las series haciendo uso opción Asignar Serie desde Parámetros de la
Empresa o desde Sucursal, dependiendo de lo definido previamente para el manejo de
la series en la pantalla Por Proceso.
: Al presionar este icono se despliega la pantalla Asignar Series.
Esta pantalla está conformada por cuatro carpetas, y en cada una de ellas el sistema
muestra los tipos de documentos disponibles para el proceso al que está haciendo
referencia. A continuación se explica la disposición de los datos:
Consecutivo por documentos:
 Documento: En esta columna el sistema muestra los documentos asociados al

módulo de la carpeta seleccionada.
 Serie: En este campo deberá seleccionar la serie que desea asociar al
documento. Podrá indicar el código de forma manual o seleccionarlo haciendo
uso de la búsqueda asistida presionando la tecla F2.
 Prox. Número: En este campo el sistema muestra el valor del último número
consecutivo asignado.
Capítulo 13: Instalación del sistema 461
CAPÍTULO 13: Instalación del sistema

Profit Plus® Administrativo debe ser instalado empleando el medio electrónico que
viene al adquirir el sistema. La instalación debe efectuarse a nivel de servidor y a nivel
de estaciones de trabajo, previa verificación de los pre-requisitos.
El primer paso a seguir luego de instalado el sistema en el servidor, es ingresar a la

herramienta de administración para crear la base de datos “Maestra” y “Demo”, así como
los usuarios Profit y Softech.
Una vez instalado el sistema en el cliente, al momento de iniciar su uso debe utilizar el
usuario predeterminado “Profit” (cuya clave de acceso es definida al momento de la
instalación) y la empresa “Demo”. Recomendamos el estudio de la empresa “Demo”
antes de efectuar la parametrización del sistema.
En resumen, los pasos a seguir durante la instalación son:
1. Verificación de Pre-Requisitos
a. Configuración de Internet Information Server(IIS).
b. Configuración de ADO NET
c. Configuración de MSDTC
d. Configuración de MS SQL Server 2005 ó superior.
e. Creación/configuración de cuenta MS SQL Server 2005 ó superior.
f. Validación de configuración de red.
2. Instalación de Herramienta de Administración
a. Creación de Base de datos Maestra y Demostración.
b. Configuración de directorio de reportes.
3. Instalación de Componente Servidor
a. Completar parámetros de archivo de configuración.
4. Instalación de Componente Cliente
a. Completar parámetros de archivo de configuración.
Verificación de Pre-Requisitos
Internet Information Server (IIS)
Verifique que tiene instalado Internet Information Server (IIS). En caso contrario proceda
a instalarlo.
El siguiente paso es crear y configurar en el servidor un Web-Site, para la correcta
instalación de la aplicación (aplica sólo para la versión 6.0 de IIS).
1. Ir a la opción Herramientas Administrativas de Windows.
2. Ingresar a la opción Internet Information Server (IIS) Manager.
3. Crear un Web Site en el servidor activo.
4. Asignar una descripción. Como estándar se recomienda: ProfitPlus.
5. Especificar el puerto. Como estándar se recomienda 2512.
6. Indicar la ruta en disco, donde se creará el Web Site. Como estándar se recomienda
C:/AdministrativoPP_WebSite. Si no tiene esta carpeta, debe crearla.
Nota: Recuerde esta ruta, ya que posteriormente en la instalación se le solicitará cuando
se encuentre instalando Administrativo_Servidor_80.
7. Ir a la pestaña de autenticación o seguridad de directorio y revisar que el sitio
permite autenticación anónima. Adicionalmente, verifique que la opción
autenticación integrada este deshabilitada.
8. Ir a la pestaña de ASP.NET y validar en la opción de versión de ASP.NET se
encuentre seleccionada la número 2 ó superior. Esto sólo aplica en las versiones de
IIS 6 y superiores.
El sistema es funcional con la versión 5 de IIS, no obstante, ésta no

es compatible con la creación de un Web Site. Un Web Site ayuda a
aislar diversas aplicaciones con el fin de evitar posibles problemas
de compatibilidad entre ellas, por lo que se recomienda emplear una
versión que soporte Web Site.
En el caso IIS 5 no es posible seleccionar un puerto, este queda definido por

defecto con el valor 80. En una dirección o URL http el puerto 80 está implícito, por
lo que por ejemplo las direcciones a continuación son equivalentes:
http://www.profit.com, http://www.profit.com:80
En caso de las versiones iguales o superiores al IIS 6, deberá activar las extensiones
.SVC que viene por defecto deshabilitadas. Los pasos para la realización de dicho
proceso son los siguientes:
1. Inicie la ventana de comandos (cmd) como administrador

2. Ubíquese en la carpeta:
En una máquina 32 bits:
 C:\windows\Microsoft.Net\Framework\v3.0\Windows Communication
Foundation\
En una máquina 64 bits:
 C:\windows\Microsoft.Net\Framework64\v3.0\Windows Communication
Foundation\
3. Ejecute el siguiente comando: ServiceModelReg –i
Configurar ADO Net Data Service en el cliente

Ejecute los siguientes archivos disponibles en el DVD de instalación
1. ADONETDataServices_v15_CTP2_RuntimeOnly.exe
2. AdoNet para data Services.exe (Para sistemas XP)
3. Windows6.1-KB976127-v6-x86.msu, Windows6.1-KB976127-v6-x64.msu (para

sistemas Win 7 o similares).
Configurar Coordinador de Transacciones Distribuidas

(MSDTC)
1. Inicie la ventana de comandos (cmd) como administrador

2. Ejecute el siguiente comando: dcomcnfg para iniciar la consola de administración
de Servicios de Componentes.
3. En Windows Server 2003 SP1 y Windows XP SP2
 Expandir Servicios de Componentes.

 Expandir Equipos.
 Seleccionar su PC.
 Botón derecho Propiedades levantará la siguiente pantalla:
 Seleccione MSDTC, presione los botones Configuración de Seguridad y

Opciones de Seguimiento y configure acorde a las siguientes imágenes:
4. Para Windows 7:
 Haga clic para expandir Servicios de Componentes y Equipos.
 Haga clic para expandir Mi PC y Coordinador de transacciones distribuidas
(DTC), haga clic con el botón secundario en DTC local y, haga clic en
Propiedades.
 Configure acorde a las siguientes imágenes:
Instalación de SQL Server 2005
1. Instale el manejador de base de datos SQL Server 2005 ó superior, tomando en

cuenta los siguientes aspectos:
La configuración al instalar SQL Server debe ser la siguiente:
 Juego de caracteres: ISO 1252/ISO (predeterminado).

 Orden de diccionario: No distinguir mayúsculas/Dictionary order, case-

insensitive.
 Intercalación Unicode: Unicode General.
 Tener instalado Service Pack 3 como mínimo.
 Elegir como idioma predeterminado “Español” en las Propiedades del servidor
en la carpeta Configuración del servidor, a través del Administrador
Corporativo.
 Habilitar la opción de Autenticación Dual (SQL Server and Windows
Authentication Mode), a través de las propiedades del servidor SQL.
 Es necesario configurar el Servidor SQL para que permita las conexiones a
través del protocolo TCP/IP, antes de la instalación. Para ello debe verificarse si
el Servidor tiene habilitado el Protocolo TCP/IP. En caso de que esté
deshabilitado, habilítelo a través de la ruta Inicio->Programas->Microsoft SQL
Server 2005->Configuration Tools->SQL Server Configuration Manager.
2. Defina en SQL Server la permisología a nivel de usuarios y bases de datos (vea
más adelante, Creación de usuario SQL Server).
3. Una vez finalizados estos pasos, podrá instalar Profit Plus®.
En el caso que decida instalar la edición Express de SQL Server, tome en cuenta las
siguientes consideraciones:
1. Instale la versión “Advance” la cual le permite instalar componentes de

administración adicionales. Durante la instalación habilite la instalación de los
componentes de cliente:
 Connectivity Components
 Management Studio Express
2. Hace uso de un solo CPU.
3. Está limitado a 1GB de memoria RAM.
4. Está limitado a 4GB en el tamaño de la base de datos.
5. No permite la programación de tareas (como por ejemplo planes de mantenimiento).
6. Por defecto SQL Express al ser instalado no permite conexiones remotas.

Creación de usuario SQL Server

El sistema hace uso de un único usuario SQL Server mediante el cual se ejecutan todos
los accesos a la base de datos. Dicho usuario puede ser creado siguiendo los pasos
descritos a continuación:
1. En la carpeta “Seguridad” o “Security”, seleccione la opción Inicios de sesión

(logins).
2. Presione el botón derecho del ratón y cree un nuevo inicio de sesión con las
siguientes especificaciones:
 En la carpeta “Generales” especifique el nombre de inicio de sesión “Profit”.

Marque la opción Autenticación SQL Server especificando la contraseña. Es
importante desmarcar las opciones Enforce password expiration y User must
change password at next login, la cual está marcada por defecto.
 En la carpeta “Server Roles”, especifique que el usuario Profit debe tener el

privilegio de system administrators (sysadmin). Estos privilegios serán
modificados más adelante, tal como se indica en el punto Ingreso al sistema
Profit Plus® Administrativo (por primera vez).
3. Presione el botón Aceptar.
Configuración de red
El sistema establece la comunicación entre los clientes y el servidor mediante el
protocolo http, por lo que es fundamental validar la configuración de su red para
garantizar dicha comunicación. Existen una amplia variedad de topologías,
configuraciones de red que deben ser tomadas en consideración. No obstante, a
continuación exponemos algunas de las más comunes:
1. En caso de tener un firewall a nivel de cliente/servidor, valide que no bloquee el

puerto/protocolo configurado durante la instalación.
2. En caso de tener un proxy, asegúrese de configurar los clientes para no emplear el

mismo al establecer comunicación con el servidor. Una posible opción es habilitar la
opción de obviar el servidor proxy para direcciones locales, o incluir el servidor en
las excepciones.
Instalación de Profit Plus® Administrativo 8.0 por

primera vez
Instalando Herramienta de Administración
1. Colóquese en la máquina en la cual va a estar ubicado el servidor.
2. Cierre todas las aplicaciones y reinicie Windows.
3. Valide que cumpla con todos lo prerrequisitos del sistema.
4. Introduzca el medio (CD) que viene en la caja del sistema.
5. Haga clic en la opción Administrativo, luego presione Instalación de la

6. Luego haga clic en Siguiente.
7. Seleccione la ruta de instalación.

Nota: En la ruta seleccionada se instalarán los reportes del sistema. Se recomienda que
la carpeta creada por el instalador para almacenar los reportes, sea luego compartida
con los otros usuarios.
8. Haga clic en Siguiente.
9. Luego hacer clic a Cerrar.

Creación de Base de datos Maestra y Demo

Luego de instalada la herramienta de Administración, el siguiente paso es crear una
Base de Datos Maestra y una Empresa de Demostración. La base de datos maestra
almacenará información de interés común para todas las empresas como lo es:
Usuarios, mapas de seguridad, listado de reportes, etc. A continuación se lista los pasos
a seguir en la creación de las bases de datos:
1. Ingrese a la Herramienta de Administración instalada previamente. Aunque no hay

restricciones sobre la ubicación de la herramienta de administración se recomienda sea
ejecutada directamente desde el servidor.
Nombre de la
Base de Datos Nombre del Servidor
Nota: Si no ha creado una base de datos se recomienda usar Master como base de
datos.
2. Ingrese a la opción de Herramientas y luego haga clic en Crear BD Maestra.

3. Ingrese la información solicitada.
a. Nombre de la base de datos: Ingrese el nombre de la base de datos maestra

a crear. Se recomienda utilizar MasterProfit.
b. País: Seleccione el país sobre el cual se está ejecutando la instalación. El

sistema adoptará distintos comportamientos de acuerdo a la opción
seleccionada.
c. Ingresar contraseñas: Ingrese las contraseñas de los usuarios por defecto

creados en el sistema. El sistema crea por defecto dos usuario del sistema (no
usuarios de base de datos), Profit (profit) y Softech (999) con los cuales deberá
acceder inicialmente al sistema, una vez finalizado todos los pasos de la
instalación.
d. Producto: La Herramienta de Administración es común a varios productos,

por tal razón debe seleccionar cual producto está instalando. Debe seleccionar
Administrativo.
e. Script datos empresa demo: Seleccione el archivo del cual desea se generen
datos para su empresa de Demostración. El sistema por defecto instala el
archivo en el directorio raíz donde se instaló la herramienta de administración.
Para el caso de Venezuela el nombre del archivo es DemoAdmiVE.sql
Se recomienda por estándar,

colocar el prefijo MasterProfit
Claves de Ingreso
al Sistema
4. Haga clic en Aceptar.
5. El sistema desplegará una barra de progreso de creación de la empresa maestra,

empresa de demostración y datos de la empresa de demostración.
6. Finalizada las operaciones de la base de datos, el sistema desplegará un mensaje

indicando la culminación satisfactoria del proceso.
Instalación del Servidor:
1. Ubíquese en la máquina que será el servidor del sistema.
3. Valide que cumple con todos lo prerrequisitos del sistema para la opción de
Servidor.
4. Introduzca el medio que viene en la caja del sistema.
5. Haga clic en la opción Administrativo, luego presione Instalación de

Administrativo_Servidor_80.

7. Complete los valores de “Dirección de instalación”:

Sitio: Seleccione el valor del Web Site descrito en los pre requisitos de IIS. Se
recomienda emplear por estándar ProfitPlus.
Nota: el campo “Sitio” debe ser asignado en caso de tener IIS 6 o superior, en
caso contrario, dejar el valor por defecto.
Directorio Virtual: se recomienda emplear AdministrativaPP_WebSite.
8. Haga clic en Siguiente

10. Posteriormente, se desplegará una ventana en la cual podrá editar el archivo de

configuración del servidor. Seleccione el archivo de configuración por defecto de la
aplicación web, el cual se encuentra ubicado en la carpeta del directorio virtual
seleccionado previamente en la instalación (AdministrativoPP_Website). En caso
de que la instalación se haga en el sistema operativo Windows XP, la carpeta
AdministativoPP_Website será localizada en el directorio INETPUB, siempre y
cuando el IIS tenga la configuración por defecto.
11. Complete los valores de configuración del servidor:
Servidor: Coloque el nombre del servidor donde está alojada la base de datos
maestra.
Base de datos: Coloque el nombre de la base de datos maestra creada desde

la Herramienta de Administración. Por estándar se recomienda MasterProfit.
Usuario: Coloque el identificador de la cuenta de base de datos (Profit) con la

cual el sistema realizará todos los accesos a la base de datos.
Nueva Contraseña y Confirmar Contraseña: Contraseña del usuario de base

de datos.
Botón Probar: Haga uso de este botón para probar la conexión a la base de
datos.
Se recomienda dejar los otros campos con sus valores por defecto.
12. Haga clic en el botón de Guardar.
13. Haga clic en Cerrar.
Instalación del Cliente:

1. Ubíquese en la máquina desde la cual desea ejecutar el sistema.
3. Valide que cumple con todos lo prerrequisitos del sistema para la opción “Estaciones
de trabajo”.
4. Introduzca el medio que viene en la caja del sistema.

5. Haga clic en la opción Administrativo, luego presione Instalación del

Administrativo 8.0 Cliente.

Nota: Recuerde esta ruta ya que posteriormente en la instalación deberá ubicarla

para completar la instalación.

9. Seleccione la ubicación del archivo de configuración del sistema, ubicado en el

directorio raíz donde instaló la aplicación.
10. Complete los parámetros de configuración del cliente:
Url Servidor Web: Introduzca la dirección donde se encuentra el servidor web que
creó durante la instalación del servidor:
http://<Nombre_Servidor>:<Puerto>/<Directorio_Virtual>/
En caso de haber seguido las recomendaciones de estándares de nombre

propuesto, la dirección será:
http://<Nombre_Servidor>:2512/AdministrativoPP_WebSite/
Carpeta de Reportes: Ingrese la dirección de la carpeta donde se encuentran

ubicado los reportes. Por defecto los reportes son instalados por la Herramienta de
Administración en el servidor, no obstante, estos pueden ser copiados a cualquier
otra dirección. Se recomienda por razones de administración, centralizar la
ubicación de los reportes en un recurso compartido en la red.
Defina los formatos que serán utilizados en el sistema para visualizar los campos de
tipo fecha y montos (Separador de miles, decimales, de fecha y el formato de la
fecha). Es importante definir de forma acertada estos parámetros, según las
necesidades de su empresa, ya que van a incidir en la emisión de reportes,
formatos y vistas por pantalla.
11. Luego deberá hacer clic sobre el botón Guardar.

12. Haga clic en Cerrar.
Habilitar autenticación SQL y habilitar CLR en base de datos

 EXEC sp_configure 'show advanced options' , '1';
go
reconfigure;
go
 EXEC sp_configure 'clr enabled' , '1'
go
reconfigure;
 EXEC sp_configure 'show advanced options' , '0';
go
Desinstalar Profit Plus® Administrativo 8.0

Puede que en algún momento necesite eliminar el sistema en alguno de los equipos en
donde fue instalado. Para esto debe seguir los pasos que se indican a continuación:
1. Cierre todas las aplicaciones y reinicie el equipo.

2. Ingrese en Panel de control y seleccione Agregar o quitar programas, donde
visualizará todos los programas que tiene instalados en su equipo. Posteriormente,
ubique el producto que desea desinstalar:
a. Profit Plus® Administrativo Cliente.
b. Profit Plus® Administrativo Servidor.
c. Herramienta de Administración.
3. Haga clic en el botón Quitar para iniciar la desinstalación del sistema.
Actualización de Profit Plus® Administrativo 8.0

La actualización del producto es realizada de manera automática por el instalador, el
cual valida la versión actual del producto instalada. En caso reconocer que la versión
instalada es inferior a la actual, se procede a su desinstalación para luego instalar la
nueva versión.
La nueva instalación sigue los mismos pasos descritos en la Instalación por primera
vez.
Registro de la licencia de uso

Al finalizar la instalación y al ingresar por primera vez al sistema, usted deberá registrar
el código de la licencia de uso, la cual se incluye en el contrato de Licencia de Uso y
Garantía. Una vez recibida la información de autorización, deberá registrarla en el
sistema y comenzar a utilizar todas las bondades del producto.
Si lo desea, puede ingresar a la demostración del sistema, presionando el botón Demo
en la pantalla de inicio, con el cual podrá familiarizarse con las opciones y módulos que
contiene.
A continuación se mencionan los pasos a seguir:
Solicitud de Información para Licenciamiento (Vía Web)
Este proceso le permitirá solicitar la información de la licencia, deberá completar y enviar

la información de la pantalla de datos de registro, para posteriormente recibir al correo
electrónico suministrado por el cliente los datos de autorización que correspondan al
producto.
Para hacer uso de este mecanismo es necesario contar con acceso Internet desde el
computador que está solicitando la información para licenciamiento.
A continuación se indican los pasos a seguir para el licenciamiento automático:
1. Haga clic en el icono Profit Plus® Administrativo.

2. Aparecerá la pantalla de registro de licencia:
1. Ingrese los datos

correspondientes a su
Licencia
3. Presione este
2. Ingrese el nombre botón para Registrar
de la razón social su Licencia
3. Ubique los datos de su licencia de uso y presione el botón “Registrarse”. Aparecerá

una pantalla para el registro de datos:
4. Ingrese los
datos solicitados
4. Ingrese los datos solicitados y presione el botón “Enviar Solicitud”. El sistema

ejecutará el proceso automático que corresponde al licenciamiento. Una vez
culminado este proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación al email que
haya indicado. Se presentará la pantalla de inicio de Profit Plus® Administrativo.
 En caso de haber olvidado el correo electrónico debe hacer clic sobre la
etiqueta “¿Olvidaste el email?” y aparecerá la siguiente pantalla:
 Indique de forma correcta los datos solicitados y al presionar el botón “Recordar

Email”, visualizará un mensaje indicando el email de licenciamiento que se
encuentra registrado.
Solicitud de Información para Licenciamiento (Vía

Telefónica)
Este proceso le permitirá solicitar la información de la licencia en caso que no pueda

solicitarla vía Web. A continuación se detallan los pasos a seguir:
1. Haga clic en el icono correspondiente a Profit Plus® Administrativo .

2. Aparecerá la pantalla de registro de licencia:
1. Ingrese los datos

correspondientes a su
Licencia
2. Ingrese el nombre
de la razón social
3. Una vez registrados los datos señalados en la pantalla anterior, comuníquese con el
Departamento de Ventas de Softech Consultores para solicitar el número de
autorización.
Debe tener a mano lo siguientes datos: Código de Licencia, Número de Clave, y

Nombre de la empresa (Razon Social). Los mismos están ubicados en la caja de la
aplicación y en la pantalla de inicio.
Estos serán solicitados por la persona que atienda su solicitud. En caso que esté
registrando una nueva versión del sistema, debe registrar la Licencia que
corresponda a la actualización
4. Se le enviará el número de autorización al email que haya indicado, proceda a

registrar dicha información en la pantalla. Haga clic sobre el botón Aceptar.
Mantenga a la mano esta información como soporte de su solicitud.
En caso de cambiar alguno de los componentes o equipos donde se instala el

servidor o base de datos, deberá licenciar nuevamente.
Capítulo 14: Herramienta de Administración 495
CAPÍTULO 14: Herramienta de Administración

El sistema Administrativo cuenta con una Herramienta de Administración, que es
independiente al cliente de administrativo, en donde se deben ejecutar gran parte de las
labores de mantenimiento del sistema. Esta herramienta debe ser de uso restringido y
sólo debe ser empleada por usuarios con perfil de administrador, el cual principalmente
debe contar con permisos elevados sobre la base de datos.
La Herramienta de Administración cuenta con un menú desplegable en donde se

agrupan las opciones:
 General.
 Herramientas.
 Tablas.
 Reportes.
Instalación
Instalando Herramienta de Administración
1. Colóquese en la máquina en la cual va a estar ubicado el servidor.
3. Valide que cumpla con todos lo prerrequisitos del sistema.
4. Introduzca el medio (DVD) que viene en la caja del sistema.
5. Haga clic en la opción Administrativo, luego presione Instalación de la


Nota: En la ruta seleccionada se instalarán los reportes del sistema. Se recomienda que
la carpeta creada por el instalador para almacenar los reportes, sea luego compartida
con los otros usuarios.
10. Luego hacer clic en Cerrar.

Acceso al Sistema
El acceso al sistema es efectuado mediante la autenticación de usuarios registrados en
la base de datos. Para accesar al sistema, debe ingresar mediante el acceso directo
creado durante el proceso de instalación . Luego se desplegará una pantalla en

donde deberá indicar los datos del usuario de forma similar a la empleada en SQL
Server Management Studio.
Por defecto, el modo de autenticación empleado es “Windows”, en cuyo caso no es

necesario indicar el nombre del usuario y la contraseña. Si desea accesar mediante
autenticación SQL cambie el método en la opción Autenticación e ingrese el
nombre/contraseña.
General
Cambiar Conexión
Mediante esta opción el usuario puede conectarse a otra base de datos, sin necesidad
de salir del sistema. Esta opción le pedirá autenticarse de forma similar a cuando el
usuario ingresa por primera vez a la Herramienta de Administración.
Herramientas
Ejecutar Script
Esta opción permite ejecutar un script sobre una o varias base de datos de forma
simultánea. El script puede ser registrado directamente por el usuario en esta pantalla o
cargado desde un archivo mediante la opción , previa selección de la
ruta del archivo. Las sentencias de consulta pueden ser ejecutadas, sin embargo, está
opción no despliega dicha información.
En caso de querer consultar un procedimiento almacenado debe emplear la opción

, la cual desplegará una lista de todos los Store Procedure de la base de
datos seleccionada al momento de ingresar al sistema.
Cargar SP: Seleccione esta opción para escoger de la lista, el Store Procedure
requerido para su consulta.
Cargar Archivo: Seleccione esta opción para cargar un archivo con extensión .sql, que
contienen los scripts SQL, para su posterior ejecución. Previamente debe seleccionar la
ruta del archivo.
Ejecutar: Seleccione esta opción para efectuar la ejecución de los scripts. Estos se
ejecutarán en las bases de datos seleccionadas en la opción “Bases de Datos”.
Limpiar: Seleccione esta opción para blanquear el recuadro donde el usuario carga o
inserta los scripts.
Validar (Consistencia)
El sistema Profit Plus® Administrativo cuenta con una arquitectura que le permite
mantener consistencia en la información almacenada. Sin embargo, a pesar de los
controles establecidos pueden presentarse factores que hagan que el sistema presente
inconsistencias. Uno de los principales factores es la manipulación incorrecta de los
datos de forma directa, por lo que no se recomienda hacer cambios en los datos de
forma directa sobre la base de datos.
Si el sistema está instalado en red, es recomendable que no exista usuario utilizando los
datos de la empresa actual, para poder efectuar la validación.
Para acceder a esta opción debe previamente elegir que opciones del sistema quiere
validar:
 Relación artículo unidad.

 Definición de artículo compuesto.
 Renglones de documentos sin encabezado.
 Traslado – Monto a Distribuir: Suma de renglones; Prorrateo en renglones.
 Integridad en Lotes.
Adicionalmente puede hacer uso de las opciones:
 Corregir automáticamente: Permite que el sistema corrija las inconsistencias

encontradas en los datos de la empresa que se desean validar. Es importante
destacar que hay inconsistencias que no pueden ser auto-reparadas por el
sistema, y que por lo tanto, permanecerán a pesar de seleccionar esta opción.
 Imprimir resultados: Para obtener un reporte impreso de las inconsistencias
encontradas en los datos, con su descripción.
 Todos: La opción ubicada en la parte inferior de la pantalla le permite marcar
todas las opciones disponibles en todos los módulos.
 Ninguno: La opción ubicada en la parte inferior de la pantalla le permite
desmarcar todas las opciones disponibles en todos los módulos.
Para iniciar la validación haga clic sobre el botón . Una vez efectuada la
validación el sistema, muestra en pantalla la descripción de los problemas encontrados
en los datos.
Validar (Base de Datos)
Mediante esta opción se ejecuta una Database Consistency Checker (DBCC) básico
sobre la base de datos actual. Luego de ejecutada la validación, los resultados son
expuestos para su verificación por parte del usuario.
Esta opción permite detectar algunos problemas básicos. En términos generales las
bases de datos SQL Server no requieren de mantenimiento, no obstante, si se desea
implementar en su empresa planes de mantenimiento, se exhorta a seguir las
recomendaciones que a tal sentido expone sobre ese tema dicho manejador de base de
datos.
Respaldar / Recuperar (Base de datos)
Es importante establecer una política de respaldo de los datos en la empresa, pues el

mismo va a permitir la recuperación de los datos y puesta en funcionamiento de la
empresa, en caso de contingencias. A continuación, se describe en detalle cada una de
las operaciones:
Respaldar: Seleccione esta opción para respaldar todos los datos de la empresa actual
al dispositivo de respaldo deseado. El dispositivo de respaldo es manejado por SQL
Server, el cual es creado al instalar el sistema y su nombre es el código de la empresa
actual.
Dicho dispositivo es almacenado como un archivo .BAK en la ruta indicada al momento

de crear la empresa. Todos los respaldos son almacenados en el dispositivo en forma
acumulativa, razón por la cual el archivo .BAK asociado crece constantemente. Por lo
tanto, es recomendable cada cierto tiempo, vaciar el dispositivo utilizando la opción
Inicializar el dispositivo.
Es altamente recomendable hacer uso de las facilidades de SQL Server para programar
respaldos adicionales a los que se pueden hacer con esta opción, los cuales se
ejecutarán en forma automática y quedan almacenados en dispositivos diferentes al
dispositivo de respaldo; es importante agregar al plan de respaldo en SQL Server, la
base de datos de su empresa y la base de datos maestra.
Recuperar: Seleccione esta opción para copiar los datos de un respaldo, previamente
efectuado, en la empresa actual. Es importante tomar en cuenta que la recuperación
borra todos los datos que tiene actualmente la empresa. Para efectuar la recuperación
debe indicar el dispositivo y el respaldo deseado dentro de dicho dispositivo. El
dispositivo de respaldo es manejado por SQL Server y su nombre es el código de la
empresa actual. Dicho dispositivo es almacenado como un archivo .BAK en la ruta
indicada al momento de crear la empresa. La recuperación también puede ser efectuada
a partir de otro dispositivo de respaldo adicional al dispositivo estándar, en caso de que
uno o más dispositivos de respaldo adicionales hayan sido creados usando SQL Server.
Respaldar / Recuperar (Reportes)
La importancia de respaldar los reportes radica en el hecho de no perder las

modificaciones ejecutadas a los reportes que ofrece el sistema, así como, los reportes y
procesos adicionales efectuados. Dichos reportes están representados por archivos
físicos, los cuales se recomienda que sean resguardados ante cualquier contingencia.
El respaldo de los reportes debe ser complementado con un respaldo de la base de

datos maestra en donde se encuentra almacenada la configuración (meta-información)
de cada reporte. A continuación se describe en detalle cada una de las operaciones:
Respaldar: Seleccione esta opción para respaldar todos los reportes al dispositivo de
respaldo deseado.
El respaldo es efectuado bajo el formato Zip, lo cual permite optimizar el espacio

ocupado por el mismo.
Al seleccionar esta opción, el sistema presenta una pantalla para seleccionar el nombre
del archivo y la ruta que contendrá todos los reportes comprimidos, en caso de que el
usuario decida dejar en blanco la ruta donde serán respaldados los reportes, el sistema
por defecto elegirá la carpeta donde están almacenados los reportes, asignando al
archivo el nombre con el siguiente formato: Año + mes (número del mes en dos dígitos)
+ día (en dos dígitos) + RespaldoReporte.zip.
Por ejemplo: 20080125RespaldoReporte.zip
En la opción Respaldar en, debe indicar en qué ruta va a efectuar el respaldo. Después
debe pulsar el botón Aceptar e inmediatamente comenzará el proceso de respaldo.
Recuperar: Seleccione esta opción para copiar los reportes de un respaldo,

previamente efectuado, en un directorio determinado. Es importante tomar en cuenta
que la recuperación, borra aquellos reportes que tiene actualmente la ruta y que están
en el respaldo (los reportes que no forman parte del respaldo no son afectados).
Para hacer la recuperación, debe indicar la ruta en el cual se encuentra el archivo de

respaldo que desea recuperar (dispositivo de la copia de seguridad), así como la carpeta
donde quiere se descargue la información. Luego haga clic sobre el botón Aceptar para
comenzar el proceso de recuperación.
Importar empresa y borrar datos

La opción Importar empresas permite traer los datos de una empresa a otra, así como
borrar toda la información de una empresa determinada.
Para emplear esta opción, es necesario que ingrese a la herramienta de la base de

datos maestra. Si el sistema está instalado en red, es necesario que no existan usuarios
utilizando los datos de las empresas sobre las cuales va a operar.
Importar
Esta opción le permite llevar los datos de una empresa a otra. Para utilizar esta opción
la empresa destino o “Hasta”, debe estar vacía o sin datos.
 Seleccione en el combo “Desde” para seleccionar la empresa origen y en el

combo “Hasta” para seleccionar la empresa de destino.
 Haga clic en el cuadro Importar sólo tablas si desea importar solamente las
tablas (Contrato, cargo, calendario, etc.) de la empresa origen.
 Haga clic en el cuadro Omitir tablas con datos, si desea importar solamente lo
datos de las tablas vacías, omitiendo las tablas que en la empresa destino
tengan datos.
Borrar todos los datos
Esta opción sólo debe ser empleada cuando se desee eliminar todos los datos
almacenados en una empresa.
 Seleccione en el combo “Borrar Datos” la empresa sobre la cual desea se

ejecute la operación.
Esta opción es usada con frecuencia sobre la empresa destino antes del proceso
Importar Empresas.
Configurar Web Server
Esta opción permite editar el archivo de configuración del servidor Web de la aplicación.
Principalmente podrá accesar a las opciones de configuración de la conexión del
sistema a la base de datos. Para utilizar esta opción es necesario que interrumpa la
ejecución del servicio.
 Haga clic en el botón junto a la caja de texto correspondiente a “Archivo de

configuración”, para escoger el archivo de configuración del servicio Web. En
general el archivo empleado por defecto se denomina web.config y se
encuentra ubicado en el servidor en la ruta donde fue instalado el sistema.
 Haga clic en botón “Nuevo”, para crear un archivo de configuración para el
servicio Web.
 Haga clic en el recuadro al lado de la etiqueta que dice “Instancia”, para escoger
el nombre del servidor SQL Server, al cual se va a conectar la aplicación.
 En el recuadro “Base de datos”, ingrese el nombre de la base de datos
“Maestra” perteneciente a al servidor SQL Server, al cual se va a conectar la
aplicación.
 En el recuadro “Usuario”, ingrese el nombre de usuario SQL de base de datos

con el cual se realizará la conexión.
 En el recuadro “Contraseña”, indique la contraseña del usuario de base de
datos.
 En el recuadro “Confirmar contraseña”, confirme la contraseña elegida para el
usuario.
 Indique en el recuadro que dice “Max Pool”, el número máximo de conexiones
abiertas en base de datos.
 Indique en el recuadro que dice “Min Pool”, el número mínimo de conexiones
abiertas en base de datos.
 Haga clic en el recuadro al lado de la etiqueta “Tiempo de expiración de la
conexión”, para indicar el tiempo máximo que dura una operación en base de
datos.
 Haga uso de la opción Tiempo máximo por transacción, para indicar el
tiempo máximo de ejecución de los procesos en el sistema.
 Haga clic en el botón Probar, para validar que el usuario y la contraseña
ingresada existan en la base de datos del servidor indicado. Si el usuario no se
ha registrado, se mostrará un mensaje indicando que el usuario no existe.
 Haga clic en el botón Guardar, para salvar los cambios hechos por el usuario
en el archivo de configuración del servicio Web de la aplicación.
Configuración de Reportes
Esta opción le permite definir reportes personalizados dentro del sistema. Dicha
definición abarca desde la definición/configuración inicial del reporte hasta su edición.
Si bien existe la posibilidad de modificar un reporte del sistema, se recomienda trabajar

sobre una copia. Las actualizaciones del producto sobrescriben los datos de los reportes
del sistema original, por lo que los cambios efectuados sobre los mismos no son
permanentes.
Para iniciar el trabajo sobre los reportes deberá escoger el grupo al que pertenece el
reporte que va a modificar o en el cual quiere crear uno.
El grupo de reportes viene pre-configurado en el sistema y no debe ser modificado por el

usuario.
Seguidamente, se despliega la pantalla en donde son definidos el resto de componentes

del reporte. A continuación se listan los principales atributos:
 Descripción: Corresponde al nombre por el cual será identificado el reporte

dentro de la aplicación.
 Ubicación: Nombre del archivo físico que representa el reporte. Corresponden
a archivos de Crystal Report cuya extensión es *.rpt. No se debe incluir la ruta
de ubicación.
 Función: Representa el nombre del procedimiento almacenado de la base de
datos que es invocado al momento de ejecutar el reporte.
 Producto: Se indica a que producto pertenece el reporte (Administrativo,
Contabilidad y Nómina).
 Tipo: Indica si el reporte es un reporte (R) o formato (F).
 Haga uso de los botones para modificar el orden de los campos

filtros.
Configurar reporte : Permite desplegar en modo de diseño el reporte. Esta es

una opción para el cliente final de la modificación de reportes que se puede efectuar
desde la herramienta de Crystal Report.
Esquema del reporte : Permite al usuario final, modificar la meta-información que

indica características de los datos devueltos desde el procedimiento. Esta es una opción
para la modificación del esquema del reporte sin utilizar el ambiente de desarrollo de
Crystal Report.
Criterio de ordenación : A través de esta opción es posible establecer los

distintos tipos de ordenación que tendrá un reporte, indicando los campos que serán
tomados en cuenta para ello. El campo “código” corresponde al valor que es pasado al
procedimiento almacenado, en cuanto que descripción será el valor mostrado al usuario
al momento de ejecutar el reporte.
Estos valores representan en esta pantalla sólo etiquetas que el usuario visualizará al
momento de ejecutar el reporte, por lo que es necesario establecer posteriormente en
los procedimientos almacenados, la referencia de cada una de ellas. El usuario tiene “n”
formas dinámicas de ordenar el reporte. Nos referimos a órdenes dinámicos, porque el
usuario podrá cambiar entre uno y otro en la ejecución, el orden en que la información
será presentada.
 Campos Filtros: Definen los parámetros que el usuario podrá transferir al

reporte y que le permiten indicar que características debe tener la información
que desea presentarse. Los campos filtros se componen de tres valores:
 Parámetro: Corresponde al identificador que será tomado en cuenta para la
definición del parámetro del procedimiento almacenado en la base de datos,
correspondiente a este filtro.
 Nombre: Descripción del filtro que será desplegada al usuario al momento de
solicitar dicha información.
 Tipo: Especifica el tipo de datos que será solicitado al usuario. A continuación
se lista la tabla de posibles valores.
Tipo Descripción
Carácter Cadena de caracteres o String
Número Formato tipo entero
Numérico Formato tipo decimal (18,2)
Fecha Formato tipo fecha
Tipo Descripción
Tabla Valores proveniente de tablas del sistema. Ej.:banco,
cargo, etc.
Fijo Lista de valores precargados en la tabla MPFijos,
editable desde la Herramienta de Administración
Cada uno de estos tipos permite, tanto la presentación en formato “Único” en el cual se
le pide al usuario un solo valor, así como la versión estándar en donde se le pide un
valor de rango.
 Inhabilitar reporte: inhabilita el despliegue del reporte del sistema al usuario

final.
 Ruta: indica la ruta donde está alojado el reporte.
Nombre de los reportes
1. Ingrese a la opción Reportes del sub-menú Herramientas de la Herramienta de

Administración y seleccione el reporte que desea modificar.
2. Presione el botón “Actualizar” y modifique el campo Descripción con el nombre que

desea visualizar el reporte.
3. Almacene los cambios y el nuevo nombre estará disponible en el reporte para todos
los usuarios.
Crear BD Maestra
La opción de Crear BD Maestra permite la creación de la base de datos “Maestra”

empleada por el sistema, así como la base de datos de demostración. Esta base de
datos contiene información común a todas las empresas como por ejemplo: Usuarios,
mapas de seguridad, configuración de reportes, empresas, etc.
Configuración de seguridad
A través de los distintos parámetros disponibles, es posible configurar diferentes

propiedades de seguridad, para controlar el acceso de los usuarios ya registrados y por
registrar en el sistema. Es posible conformar políticas de vencimiento de contraseñas
por caducidad o inactividad, así como bloquear los usuarios después de una cantidad
configurable de intentos fallidos de entrada al sistema.
Procesos Activos
La opción de Procesos Activos en el sistema permite monitorear y administrar a un

alto nivel, la actividad del servidor Web. En específico se puede apreciar los procesos
que se han ejecutado y su naturaleza, así como las licencias activas en un momento
determinado.
La pantalla procesos activos del sistema cuenta con dos listas, una de procesos que se
han ejecutado desde el sistema de Administrativo con un plazo no mayor a 20 minutos
de haberse culminado el proceso y otra de licencias activas con menos de 5 minutos de
inactividad.
La lista de procesos del sistema, le permite al Administrador poder conocer qué

procesos han sido ejecutados, cuáles se encuentran activos e inactivos en el servidor
que pertenezcan al sistema de Administrativo. También le auxilia en la posibilidad de
eliminar los procesos de manera manual uno por uno, sin importar el estado en que se
encuentre el proceso.
La lista de las licencias activas, proporciona la posibilidad de poder visualizar las

licencias que se encuentran en uso y adicionalmente permite eliminar una por una las
licencias activas.
Migrar
Este proceso permite migrar los datos de una empresa creada en Profit Plus®
Administrativo 7.5 edición corporativa, a una empresa creada en Profit Plus®
Administrativo 8.0 en cualquiera de sus ediciones.
El proceso de migración de datos, se debe llevar a cabo en dos (2) fases. La primera
fase consiste en la validación de los datos almacenados en la versión 7.5 corporativa,
que incluye los siguientes pasos:
1. Ingrese a la Herramienta de Administración con la base de datos en versión 7.5.

2. Seleccione la opción Validar ubicada en el sub-menú Migrar->Administrativo 7.5.
3. Presione el botón Aceptar para iniciar la validación de la consistencia de los datos.
4. En caso de que el proceso de validación haya encontrado errores en los datos, se
mostrará una lista de cada una de las inconsistencias.
5. Proceda a corregir los errores encontrados, usando el sistema Profit Plus®
Administrativo 7.5.
La segunda fase consiste en la migración de los datos desde la versión 7.5 a la versión
8.0, e incluye los siguientes pasos:
1. Ingrese a la Herramienta de Administración con la base de datos maestra.

2. Cree una empresa en la versión 8.0 empleando la opción Empresa del menú
Tablas.
3. Borre los datos de la empresa creada en la versión 8.0 usando el proceso
Borrar todos los datos, desde la opción Importar Empresas del menú
Herramientas.
4. Seleccione la opción Migrar ubicada en el sub-menú Migrar->Administrativo
7.5.
5. Indique el código de la empresa origen (empresa en versión 7.5).
6. Seleccione de la lista la empresa destino (empresa en versión 8.0)
7. Presione el botón Aceptar para iniciar el proceso de migración de los datos.
8. Las tablas que se migran son las siguientes:
Artículo Comisión de la Tipo de Precio

Rentabilidad de la Línea
Línea de Artículo Descuento del Artículo Proveedor
Categoría de Artículo Descuento de la Categoría Tipo de Proveedor
Sub Línea Descuento de la Línea Cuenta Ingreso Egreso
Color Descuento por Pronto Pago Documento de Compra
Ubicación Stock del Almacén Movimiento de Caja
Procedencia Tipo de Ajuste Cuenta Bancaria
Unidad Tipo de Documento Caja
Unidad Primaria Documento de Venta Banco
Principal del Artículo
Unidad Primaria Cliente Tarjeta de Crédito
Principal Indirecta del
Artículo
Unidad Primaria No Tipo de Cliente Migración de Movimiento
Principal 2 del Artículo de Banco
Unidad Primaria No Zona Saldo inicial del
Principal 3 del Artículo movimiento de caja en
efectivo
Unidad Secundaria Segmento Saldo inicial del
Principal del Artículo movimiento de banco
conciliado
Artículo Comisión de la Tipo de Precio

Rentabilidad de la Línea
Imagen del Artículo País Unidad Tributaria
Artículo Compuesto Sucursal Concepto de Impuesto
Sobre la Renta
Precio del Artículo Transporte Tabulador de Impuesto
Sobre la Renta
Artículo Relacionado Moneda Impuesto Sobre las
Ventas
Precio de la Comisión Tasa Impuesto Municipal
del Artículo
Precio de la Comisión de Vendedor Parámetros de la
la Categoría Empresa
Precio de la Comisión de Almacén Grupo Adicional
la Línea
Comisión de Beneficiario Campo Adicional
Rentabilidad del Artículo
Comisión de Condición de Pago
Rentabilidad de la
Categoría
Sugerencias
1. Presione el botón derecho del ratón sobre la lista de resultados de la validación de

datos y podrá almacenarlos como un archivo de texto.
2. En caso de querer cargar los datos de las nuevas tablas predefinidas del sistema de
forma automática, puede crear una nueva empresa y luego importar los datos desde
esa empresa con la opción “omitir tablas con datos”.
Tablas
Empresa
Para crear una empresa, emplee la opción Empresas ubicada en el sub-menú Tabla de
la Herramienta de Administración.
Una empresa permite agrupar operaciones, datos, transacciones de manera lógica. A

nivel técnico, el sistema al crear una empresa genera una base de datos en donde
estará contenida toda la información, con el identificador señalado en el campo código.
Al momento de eliminar la empresa, el sistema borrará de forma automática la base de

datos relacionada.
Una vez creada la empresa, debe configurar las características de funcionamiento de la

misma, aplicando la opción Configurar del módulo Empresa ubicado en la Aplicación
del cliente.
 Código: Código alfanumérico de hasta veinte (20) caracteres que identifica a

cada empresa. No puede estar repetido y define el nombre de la base de datos
que se creará en la misma.
 Prioridad: Número entre “0” y “100” que define la prioridad que debe tener un
usuario para poder trabajar o seleccionar la empresa.
 Descripción: Nombre de la empresa. Puede contener hasta cuarenta (40)
caracteres alfanuméricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla y en el
encabezado de los reportes. Es de asignación obligatoria.
 R.I.F.: Registro de información fiscal de la empresa. Es de asignación
obligatoria.
 N.I.T.: Número de identificación tributaria de la empresa.
 Producto: Aquí se define que tipo de empresa requiera crear, tal como:
Administrativo, Contabilidad o Nómina.
Inicialmente, sólo los usuarios que tengan asignada la característica “Permitir acceso a
todas las empresas” tendrán acceso a la empresa creada, para el resto, se debe
configurar el acceso a través de la opción Usuario, del módulo Mantenimiento.
Preguntas más Frecuentes
 ¿Qué permisos necesita el usuario que ingresa al sistema para efectuar la

creación/eliminación de empresa?
Debido a que las operaciones que se requieren incluyen, creación/eliminación

de base de datos, modificación de datos en la base de datos maestra, creación
de dispositivos entre otros, se sugiere hacer dicha operación con un usuario con
altos privilegios (dbcreator, diskadmin como mínimo) y acceso de escritura y
lectura sobre la base de datos maestra.
En caso de confrontar dificultades use un usuario con máximos privilegios

(sysadmin).
 ¿Cómo crear una empresa a partir de otra?
Para crear una empresa nueva utilizando los datos (o parte de los datos) de una
empresa que ya existe, ejecute los siguientes pasos:
1. Ingrese a la Herramienta de Administración desde la base de datos maestra.
2. Seleccione la opción Empresas en el menú Tablas.
3. Proceda a crear la nueva empresa.
4. Seleccione la opción Importar Empresas del menú Herramientas.
5. Indique la empresa origen de la cual va a ser tomados los datos y la empresa

destino a la cual van a ser transferidos.
6. Haga clic en el cuadro "Importar sólo tablas" sólo desea importar los datos tipo
tablas. Si desea traer todos los datos deje el cuadro en blanco.
7. Haga clic en el cuadro “Omitir tablas con datos”, para proseguir con la operación en
el caso de conseguir datos en alguna tabla, en cuyo caso es obviada.
8. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar la importación de los datos.

Una vez finalizada la importación de los datos ya puede empezar a usar la nueva
empresa.
Debido a que las empresas son creadas con datos por defecto, se recomienda borrar
todos los datos en la empresa destino mediante la opción Borrar todos los datos de la
opción Importar Empresas del menú de Herramientas perteneciente a la Herramienta
de Administración.
 ¿Qué datos viene pre-cargados al crear la empresa?
Al momento de crear la empresa está tendrá por defecto pre-cargada la siguiente

información:
 Parámetros de la Empresa.
 Grupo Adicional.
 Banco.
 Concepto de ISLR.
 Tipo de Consecutivo.
 Impuesto Sobre Venta.
 Moneda y Tasa.
 País.
 Regla Integración.
 Serie.
 Tipo de Serie.
 Tabulador de ISLR.
 Tipo de Comisión.
 Unidad Tributaria.
 Tipo de Documento.
 Impuestos Adicionales.
 Sucursal.
Sugerencias
1. Una empresa no puede ser seleccionada por un usuario cuya prioridad sea menor
que la prioridad de la empresa.
2. Para habilitar o deshabilitar una empresa para un usuario dado, emplee la carpeta
Acceso a Empresas en la opción Usuario.
Tablas
La opción de Tablas permite configurar información sobre las tablas del sistema de
nómina, además de los valores fijos que maneja la empresa.
A través de las diferentes opciones que conforman esta opción, se pueden configurar:
 Procesos de la base de datos. Por ejemplo: Borrar datos, importar empresa.

 Configuración de los filtros de reportes. Por ejemplo: Grupos de valores fijos, su
descripción.
Tome en cuenta que cualquier cambio en estos parámetros puede alterar el

funcionamiento del sistema contable y de la Herramienta de Administración.
A continuación se describen las opciones que se muestran en la tabla:
 Nombre: Corresponde al nombre de la tabla y/o nombre del grupo de valores

fijos.
 Descripción: Corresponde al detalle asociada a la tabla o al grupo de valores
fijos.
 Campo1: Corresponde al nombre del campo que está configurado como clave
primaria de la tabla (sólo aplica a las tablas).
 Campo2: Corresponde al nombre del campo que sirve como descripción del
registro asociado a la clave primaria (sólo aplica a las tablas).
 Actualizar: Está en desuso. Se mantiene por compatibilidad con versiones
anteriores.
 TablasUse: Está en desuso. Se mantiene por compatibilidad con versiones
anteriores.
 Maneja Fijos: Indica si el registro representa valores fijos de la empresa. En
caso contrario, se asume que el registro representa una tabla del sistema.
 Orden de Borrar 1: Está en desuso. Se mantiene por compatibilidad con
versiones anteriores.
 Orden de Borrar 2: Representa el orden de cómo se deben insertar/eliminar
los registros en la base de datos, con el fin de no presentar conflictos de
integridad referencial. Sólo aplica a las tablas.
 Producto: Indica el nombre del producto con el cual se está trabajando.
Grupo de Reportes
El sistema agrupa lógicamente los reportes por tipos de reportes y estos a su vez en
grupos. Esta opción permite consultar la información de los grupos de reporte, la cual
está constituida por: Código del grupo de reporte, descripción del grupo de reporte y el
tipo de reporte al cual pertenece el grupo de reporte. Esta información es sólo de
lectura, por lo tanto el usuario no puede cambiar ningún registro desde la pantalla.
Fijos
El sistema agrupa lógicamente los valores fijos por grupos. Esta opción permite
consultar, modificar, eliminar y agregar la información de los valores fijos en:
 Grupo: Representa el código del grupo de valores fijos al que pertenece el

valor.
 Orden: Representa la forma cómo van a estar ordenados los valores del grup,
en las listas desplegables de las pantallas que se muestran al usuario en el
sistema de nómina o en la Herramienta de Administración.
 Código: Es el código asociado al valor fijo, este código es de uso interno del
sistema.
 Descripción: Representa la descripción del valor fijo, el cual es desplegado al
usuario.
Uno de los principales usos de “Fijos” en el sistema, es como se muestra el tipo de filtro
en los reportes. Un filtro de este tipo permite restringir el valor a seleccionar por el
usuario a un conjunto de valores acotados pre-determinados.
Etiquetas
La opción Etiquetas, permite configurar el idioma del sistema y sus respectivas

etiquetas para adaptarlas al idioma requerido.
Las etiquetas están conformadas en gran parte por los mensajes del sistema y los textos
que aparecen en las ventanas del sistema de nómina. El sistema permite cambiar
dichos mensajes/textos mediante la configuración de los parámetros de idioma y
etiquetas en una misma pantalla, de la siguiente manera:
Idioma
 Código: Identificador del idioma.

 Descripción: Descripción del idioma.
Configurar Etiquetas
 Código: Identificador de la etiqueta.

 Valor: Descripción de la etiqueta que va a ser mostrada al usuario.
 Tamaño: Configura el tamaño de la letra con la que se visualizará la etiqueta.
 Italic: Configura si el tipo de letra es itálica o no.
 Bold: Configura si el tipo de letra es negrilla o no.
 Longitud: Configura la longitud máxima de caracteres que puede permitir la
etiqueta.
 Etiqueta: Muestra una descripción de la etiqueta, la cual sirve de referencia una
vez cambiado el valor. Esta opción es sólo de lectura.
Mensajes del sistema
Algunos mensajes mostrados en las distintas pantallas del sistema, al efectuar una
acción no permitida o indicar una advertencia, pueden ser personalizados usando la
opción Etiquetas de la Herramienta de Administración. Para ello, debe ubicar el
código identificador que aparece en el título del mensaje, en la lista de etiquetas. Cabe
destacar que si el valor de la etiqueta es dejado en blanco, el sistema mostrará el texto

definido por defecto.
1. Ingrese a la opción Etiquetas del sub-menú Tablas de la Herramienta de

Administración y seleccione el idioma en que está almacenado el mensaje que
desea personalizar.
2. Ubique en la lista de etiquetas, el código identificador del mensaje que se muestra

en el título del mensaje y modifique el valor de acuerdo a sus necesidades.
3. Almacene el registro y los cambios estarán disponibles al ingresar nuevamente al

sistema.
Esta opción también puede ser empleada para cambiar el valor del nombre de un
campo, icono o carpeta, en cuyo caso el identificador es aquel que sale en el título de la
pantalla desplegada al cambiar la etiqueta.
Configurar Extracción de Datos
Esta opción permite realizar la configuración de procesos para extraer datos a ser
utilizados en la creación de archivos txt o de cualquier otro tipo.
 Código: Campo alfanumérico requerido de máximo 6 caracteres que va a

contener el código. Por defecto se muestra vacío. En caso de tener habilitado la
opción de Heredar características al incluir, hereda el Código del documento
que estaba en pantalla previamente
 Descripción: Es un campo alfanumérico requerido, de máximo sesenta (60)
caracteres que va a contener la descripción del Archivo a exportar. Por defecto
se muestra vacío. En caso de tener habilitado la opción de Heredar
características al incluir hereda la “Descripción” del documento que estaba en
pantalla previamente.
Se muestra un campo con la etiqueta función que tiene las siguientes opciones:
 Extraer: Campo de tipo alfanumérico de 60 caracteres para indicar la función

(nombre de la dll) de extraer información de la base de datos.
 Generar: Campo de tipo alfanumérico de 60 caracteres para indicar la función
(nombre de la dll) que genera el txt.
 Inhabilitar reporte: Es una casilla de verificación que al ser seleccionada no
permite generar dicho archivo en la pantalla de Proceso de Extracción de
Datos. Por defecto se muestra desmarcado.
 Heredar características al incluir: Si esta opción está seleccionada al pulsar
el botón Nuevo, se creará un nuevo registro con los mismos datos a los del
documento que tenga en pantalla. Por defecto se muestra desmarcada.
Se muestran las tres (3) siguientes pestañas de datos:
Campos del Archivo:
Muestra una tabla para indicar la configuración de los campos del archivo que se va a
exportar con las siguientes características:
 Parámetro: Columna de tipo alfanumérico de 30 caracteres para indicar el

nombre del parámetro del campo.
 Descripción: Columna de tipo alfanumérico de 60 caracteres para indicar el
nombre del campo. Por defecto se muestra vacía.
 Tipo de Dato: Columna de lista desplegable de tipo carácter que muestra los
valores de Formato de la tabla Fijo: Numérico, Alfanumérico, Alfabético. Para
indicar el formato del campo. Por defecto se muestra vacía.
 Longitud: Columna de tipo numérico para indicar el tamaño del campo. Por
defecto se muestra cero.
 Obligatorio: Columna de tipo desplegable que muestra los valores de SI/NO de
la tabla fijos. Por defecto se muestra “Sí”.
 Valor por Defecto: Columna de tipo alfanumérico de 100 caracteres. Para
indicar el valor por defecto del campo. Esta columna se muestra vacía.
 Ingresado por Usuario: Columna de tipo desplegable que muestra los valores
de SI/NO de la tabla fijos. Por defecto se muestra No.
 Ir al Servidor: Indica si el valor es enviado al proceso de extracción (por
defecto No)
 Ir al Generador: Indica si el valor es enviado al archivo que se va a generar
(por defecto “Sí”)
Campos de Filtro:
Datos del Archivo:
Se muestran los datos del archivo que se va a generar:
 Solicitar la ruta al usuario: Casilla de verificación para indicar si se le va a pedir al

usuario la ruta donde se va a guardar el archivo. Por defecto se muestra
desmarcada.
 Nombre sugerido: Campo de tipo alfanumérico para indicar el nombre por defecto
del archivo que se va a generar. Por defecto se muestra vacío.
 Ruta por defecto: Campo de tipo alfanumérico para indicar la ruta por defecto
donde se va a guardar el archivo que se va a generar. Por defecto se muestra vacío.
 Ruta archivo: Botón que despliega la ventana de Buscar Carpeta para indicar en
qué ruta se va a guardar el archivo que se genere.

 Concatenar Año/Mes/Día en el nombre del archivo: Casilla de verificación para
indicar si en el nombre del archivo se le debe concatenar el año, el mes o día. Por
defecto se muestra desmarcada.
 Solo Año: Botón de opción para indicar si se concatena el año de generación del
archivo al nombre del archivo generado. Por defecto se muestra desmarcado.
 Año / Mes: Botón de opción para indicar si se concatena el año y el mes de
generación del archivo al nombre del archivo generado. Por defecto se muestra
marcado.
 Año / Mes / Día: Botón de opción para indicar si se concatena el año, el mes y el día
de generación del archivo al nombre del archivo generado. Por defecto se muestra
desmarcado.
Reportes
Este menú contiene los reportes de uso interno del sistema, que tienen como finalidad
informar al usuario, el estado y características de la base de datos, información de
seguridad y en general información de las tablas de la base de datos Maestra
(empresa, usuario y mapas). Es importante tomar en cuenta que estos reportes no
pueden ser modificados ni eliminados del sistema.
Mapas por usuario

Este reporte muestra los mapas de acceso por cada usuario y la empresa a la cual está
asignado.
Mapas por usuarios por empresa

Este reporte muestra los mapas de acceso por cada empresa y con los usuarios que lo
tienen asignado.
Usuarios con sus mapas

Este reporte despliega los usuarios con sus respectivos mapas de acceso asignados por
cada empresa.
Pistas de auditoría
Este reporte muestra todas las pistas de auditoría generadas en el sistema en un rango
de fechas.
Etiquetas por idioma

Este reporte muestra todas las etiquetas de la empresa agrupado por idioma.
Versión de objetos de la base de datos

Este reporte muestra información según el tipo de objetos (Funciones, Procedimientos

almacenados y Tablas) sobre la versión y la fecha de creación de los mismos.
Tamaño base de datos

Este reporte muestra un listado por tabla con información sobre tamaño promedio en
KB y el número de registros que contiene.
Diccionario de datos
Este reporte muestra por tabla información sobre los campos, describiendo su
funcionamiento, el tipo de datos y la longitud máxima que puede almacenar.
Diseño de la base de datos en Profit Plus®

La base de datos de Profit Plus® Administrativo se encuentra diseñada de la siguiente
manera:
 Los datos del sistema se almacenan en tablas maestras y en tablas de movimientos,

las cuales se caracterizan por tener el prefijo “sa” en el nombre físico de las mismas.
 Las tablas maestras son identificadas por nombres nemónicos según la información
que almacenan y su clave principal formará parte de los campos indispensables de
las tablas de movimientos. Ejemplo: sabanco, etc.
 Las tablas de movimientos son aquellas donde se almacenan los procesos
manejados por el sistema, estando caracterizadas por encabezados y renglones.
Ejemplo: saFacturaVenta, saFacturaVentaReng, etc.
 Las claves principales de las tablas maestras son identificadas con el prefijo “co”,
seguido de una palabra que identifique la tabla: Ejemplo: co_alma para el código del
Almacén.
 Las descripciones de la tabla son identificadas con el prefijo “des” o la palabra
descrip, seguido de una palabra que identifique la tabla. Ejemplo: des_alma: para la
descripción del almacén.
 Las tablas que representan encabezados, se caracterizan por tener como clave
principal un número cuyo campo se identifica por el siguiente sufijo “_num”, que
adicionalmente servirá de enlace entre el encabezado y los renglones. Ejemplo:
doc_num: para los encabezados de Factura de Venta.
 Las tablas que representan renglones de documentos, como los renglones de
Factura de Venta, se caracterizan por tener como clave principal, una clave
compuesta formada por la clave principal del encabezado junto con el número de
renglón, número cuyo campo se identifica por “reng_num”. Ejemplo: doc_num:
campo del encabezado de Factura de Venta. reng_num: número del renglón del
encabezado.
 Existen ocho (08) campos para los campos adicionales, identificados de la siguiente
manera: campo1, campo2…campo8.
 Existe un campo denominado validador empleado para el manejo de concurrencia.
 Las actualizaciones hacia la base de datos (insert, update, delete) se efectúan a
través de procedimientos almacenados.
 En cada una de las tablas es almacenada la información del usuario y la fecha en
que se incluyó, modificó o eliminó un registro en la misma. Dichos campos son
identificados de la siguiente manera:
co_us_in fe_us_in Código del usuario, la fecha y hora en que se

incluyó el registro en la tabla.
co_us_mo fe_us_mo Código del usuario, la fecha y hora en que se
modificó el registro en la tabla.
Preguntas más frecuentes durante la instalación

¿Por qué no puede conectarse con el IIS?
Alternativa 1: Verifique que se encuentra instalado y activo el Internet Information Server
(IIS) en el servidor.
 Ingrese a panel de control.

 En caso de tener Windows XP instalado:
 Ingrese en Agregar o quitar programas, luego haga clic en Agregar o quitar

componentes de Windows, ubíquese en el componente Servicios de Internet
Information Server (IIS) y vea que está marcado.
 En caso de tener Windows 2003 R2 instalado:
 Ingrese en Agregar o quitar programas, luego haga clic en Agregar o quitar

componentes de Windows, ingrese en Application Server, ubíquese en el
componente Servicios de Internet Information Server (IIS) y vea que está
marcado.
 Verifique que el servicio de IIS esta en ejecución de la siguiente manera:
 Ingrese a Panel de control, luego a Herramientas Administrativas y haga clic

en Servicios de Internet.
 Verifique que el sitio web esta ejecutándose.

Alternativa 2: Verifique que ASP.NET se encuentre deshabilitado. Ejecute esta

alternativa si tiene alguno de los sistemas operativos Windows Server.
En las opciones de Web Service Extension tiene deshabilitado la ejecución del aspnet
en el servidor.
1. Ingrese a la opción Herramientas Administrativas de Windows y luego a la opción

Internet Information Server (IIS) Manager.
2. Ingresar a la carpeta Web Service Extension y habilitar para este servidor la

ejecución del aspnet para el IIS 6.0, ésta viene habilitada por defecto para la versión
Windows 2003 Family.
Alternativa 3: Verificar que el IIS esté bien instalado y configurado.
En caso de haber instalado el FrameWork antes que el IIS, es posible que confronte
problemas de configuración. Para solventar la situación podrá ejecutar los siguientes
pasos:
1. Ingrese a la opción Herramientas Administrativas de Windows y luego a la opción

Internet Information Server (IIS) Manager.
2. Ingresar a la carpeta Web Site y ubicar el creado para la ejecución del sistema.
3. Ingresar al directorio virtual AdministrativoPP_website.
4. Seleccionar cualquiera de los Web Services y explorar su contenido. Si se muestra

un error ejecutando esta acción debe realizar los siguientes pasos.
a. Ir a la consola de administración de sistema, pulsar las teclas Win + R.

b. Escribir el comando cmd.
c. Ingresar al directorio c:\Windows\Microsoft.NET\Framework\ Versión del
framework que tenga instalado. Esta debe ser 2.0 o superior. Imágenes de
ejemplo.
d. Ejecutar el comando aspnet_regiis –u.
e. Finalmente ejecute el comando aspnet_regiis –i.

Alternativa 4: Verifique la correcta configuración de su Web Site.
La aplicación trabaja con parámetros específicos de configuración para el sitio Web.
Asegúrese tener su Web Site configurado con las siguientes características:
1. Versión del ASP.NET 2.0 o superior.

2. Debe estar habilitado la autenticación anónima con el usuario de IIS local de la

máquina, y las otras opciones deben estas deshabilitadas como muestra la figura.
Nota: Se recomienda por estándar no cambiar el usuario de autenticación anónima.
3. Validar que no tenga bloqueada alguna máquina que quiera que tenga acceso al
sitio web, se recomienda por estándar bloquear ninguna IP.
¿Por qué no puedo editar el archivo de configuración en el

servidor?
Si su sistema operativo es Windows Vista y presenta problemas al editar el archivo de
configuración del sistema, debe verificar que la opción User Account Control (UAC)
esté deshabilitada. En caso que el UAC esté habilitado y quiera mantenerlo de esa
forma, debe ejecutar la aplicación que edita el archivo de configuración como
administrador, presionando el botón derecho del ratón sobre el archivo y seleccionar la
opción Run as administrator.
¿Por qué no puedo modificar los reportes desde la

Herramienta de Administración?
El sistema no tiene una licencia válida o la versión de evaluación de la licencia ha
caducado. Para solventar este problema, debe ejecutar la aplicación que actualiza la
licencia, la cual se encuentra almacenada en la carpeta donde está instalada la
Herramienta de Administración, y cuyo nombre es Cr_Dev. Una vez ejecutado dicha
aplicación, podrá modificar el diseño de los reportes.
Otra alternativa es adicionar manualmente en la máquina el registro “Keycode”:
1. Ir al menú de “Inicio/Start”, escoger “Ejecutar/Run” y escriba “regedit”.
2. Expanda “HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Business Objects\Suite

11.5\Crystal Reports”.
3. Seleccione la carpeta “CrystalReports”.
4. Diríjase al menú Archivo/File, seleccione /ImportarImport, entonces

preguntará por la ruta del archivo a importar. Este se encuentra en la ruta de
instalación de la herramienta de Administración con extensión “.Reg”.
5. Busque en la ruta de instalación de la Herramienta de Administración el archivo

“cr_dev.reg”.
6. Seleccione Aceptar/OK.
7. Reinicie la máquina y verifique que contiene la carpeta “Keycodes” bajo

“HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Business Objects\Suite 11.5\Crystal
Reports”.
Capítulo 15: Apéndice 547
CAPÍTULO 15 Apéndice
Reglas de Integración
La siguiente lista muestra todas las Reglas de Integración que vienen incorporadas en
Profit Plus® con una breve explicación de su funcionamiento:
COMPRAS: Para cada Compra se generan los siguientes asientos:
Cuentas por Pagar (Regla Nº 1000): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto
neto de la compra incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable que se
encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Cuenta por Pagar” en la Información Contable del Documento.

2.- La carpeta "Cuenta por Pagar" en la Información Contable del Proveedor.
3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Pagar" Nº 21101.
Compras (Regla Nº 1001): Este asiento aplica cuando no se maneja Inventario

Permanente, ó cuando se maneja pero no a nivel de renglones, y genera un asiento en
el Debe, por el monto bruto de la Compra contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Compra” en la Información Contable del Documento.
Si la Empresa maneja Inventarios Permanentes y no se maneja a nivel de

renglones:
2.- La Cuenta de Integración "Inventario Permanente" Nº 12101.
Si la Empresa No maneja Inventarios Permanentes:
2.- La Cuenta de Integración "Compras" Nº 52101.
Descuento (Regla Nº 1002): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del

descuento contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Descuentos” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Compras" Nº 42104.
Recargo (Regla Nº 1003): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del recargo
contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Recargos” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Compras" Nº 52201.
Impuesto (Regla Nº 1004): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del

impuesto contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “IVA Retenido” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "IVA Descontado en Compras" Nº 11401.
Otro Descuento (Regla Nº 1005): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto de

otros descuentos contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “Otros Descuentos” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos en Compras" Nº 42105.
Otro Recargo (Regla Nº 1006): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto de otros
recargos contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Otros Recargos” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Compras" Nº52202
Neto Renglón (Regla Nº 1007): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el monto neto del
renglón de la Compra, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Inventario” en la Información Contable del renglón del

Documento.
2.- La carpeta "Inventario" en la Información Contable del Artículo.
COMPRAS NO AUTOMATICAS: Para cada Compra creada usando la opción

Documentos se generan los siguientes asientos:

Compras (Regla Nº 1001): Se genera un asiento en el Debe, por el monto bruto de la

Compra contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

renglones:
2.- La Cuenta de integración "Compras" Nº 52101.



2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Compras" Nº 52201.



orden:


2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Compras" Nº52202
PAGOS: Para cada Pago se generan los siguientes asientos:
Cuentas por Pagar (Regla Nº 1200): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto
del pago más el descuento por pronto pago contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Cuentas por Pagar” en la Información Contable del Documento.

2.- La carpeta "Cuentas por Pagar" en la Información Contable del Proveedor.
Descuento pronto pago (Regla Nº 1201): Se genera un asiento, en el Haber, por el

monto del Pronto Pago, menos el Impuesto del Pronto Pago, contra la primera cuenta
contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Dppago en Compras” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración “Descuento x Pronto Pago en Compras” Nº 42101.
Descuento Pronto Pago (CXP) (Regla Nº 1202): Se genera un asiento, en el Debe, por
el monto del Pronto Pago contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:

2.- La Cuenta de Integración “Cuentas por Pagar” Nº 21101.
Impuesto Descuento Pronto Pago (Regla Nº 1203): Se genera un asiento, en el

Haber, por el monto del Impuesto del Pronto Pago contra la primera cuenta contable que
se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “IVA desc. x N/CR” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración “IVA Descontado en Compras x N/CR” Nº 11402.
3.- La Cuenta de Integración “IVA Descontado en Compras” Nº 11401.
ISLR (Regla Nº 1204): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del ISLR contra
la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “ISLR retenido” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración “ISLR Descontado en Compras” Nº 21204.
ISLR (CXP) (Regla Nº 1205): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del ISLR

Bancos / Efectivo en Caja (Regla Nº 1206): Se genera un asiento, en el Haber, por el

monto del pago contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
Si el pago es en Efectivo:
1.- La carpeta "Cuenta" en la Información Contable de la Caja.

2.- La Cuenta de Integración "Efectivo en Caja" Nº 11101.
Si el pago no es en Efectivo:
1.- La carpeta "Cuenta" en la Información Contable de la Cuenta Bancaria.

2.- La Cuenta de Integración “Bancos” Nº 11201.
Bancos / Efectivo en Caja (IDB) (Regla Nº 1207): Se genera un asiento, en el Haber,

por el monto del Impuesto al Débito Bancario contra la primera cuenta contable que se
Si el pago es en Efectivo:

Si el pago no es en Efectivo:

2.- La Cuenta de Integración “Bancos” Nº 11201.
Impuesto al Débito Bancario (Regla Nº 1208): Si el pago es efectuado con cheque ó

tarjeta de crédito se genera un asiento, en el Debe, por el monto del impuesto contra la
primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta "Impuesto al Débito Bancario" en la Información Contable de la

Cuenta Bancaria.
2.- La Cuenta de Integración "Egresos de Banco por Débito Bancario" Nº 53105.
Adelantos (Regla Nº 1209): Esta regla se aplica para registrar el adelanto del
proveedor. Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del Adelanto contra la
primera cuenta contable que se encuentre asociada en este orden:
1.- La carpeta “Adelantos de Proveedores” en la Información Contable del

Documento.
2.- La carpeta "Adelantos de Proveedores" en la Información Contable del
Proveedor.
3.- La Cuenta de Integración "Adelantos de Proveedores" Nº 11303.
Aplicación del Adelanto (Regla Nº 1210): Esta regla se aplica cuando se utiliza el
adelanto para cancelar una factura. Se genera un asiento en el Haber, por el monto del
Adelanto contra la primera cuenta contable que se encuentre asociada en este orden:
1.- La carpeta “Adelantos de Proveedores” en la Información Contable del

Documento.
2.- La carpeta "Adelantos de Proveedores " en la Información Contable del
Proveedor.
3.- La Cuenta de Integración "Adelantos de Proveedores" Nº 11303.
Aplicación del Adelanto (CxP) (Regla Nº 1211): Esta regla se aplica cuando se utiliza
el adelanto para cancelar una factura. Se genera un asiento para disminuir la cuenta por
pagar, en el Debe, por el monto del Adelanto contra la primera cuenta contable que se
encuentre asociada en este orden:

Ajustes Positivos (Regla Nº 1212): Esta regla se aplica para registrar los ajustes
positivos asociados al pago. Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del ajuste
contra la primera cuenta contable que se encuentre asociada en este orden:

Ajustes Negativos (Regla Nº 1213): Esta regla se aplica para registrar los ajustes
negativos asociados al pago. Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del ajuste

DEVOLUCION A PROVEEDORES: Por cada devolución a Proveedores se generan los

siguientes asientos:
Cuentas por pagar (Regla Nº 1300): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto
neto de la devolución incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable que se

Devoluciones en Compras / Compras (Regla Nº 1301): Este asiento aplica cuando no

se maneja Inventario Permanente, ó cuando se maneja pero no a nivel de renglones, y
genera un asiento en el Haber, por el monto bruto de la Compra contra la primera
cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Devoluciones en Compras” en la Información Contable del

Documento.

renglones:
2.- La Cuenta de Integración “Devoluciones en Compras” Nº 42102.

3.- La Cuenta de Integración "Compras" Nº 52101.
Descuento (Regla Nº 1302): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del

1.- La carpeta “Descuentos en Compras” en la Información Contable del

Documento.
Recargo (Regla Nº 1303): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del recargo
1.- La carpeta “Recargos en Compras” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Compras" Nº52201.
Impuesto Ret. Sob. Compras (Regla Nº 1304): Se genera un asiento, en el Haber, por
el monto del impuesto contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “IVA Ret. Sob. Compras” en la Información Contable del

Documento.
Otro Descuento (Regla Nº 1305): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto de

orden:
1.- La carpeta “Otros Descuentos en Compras” en la Información Contable del

Documento.
Otro Recargo (Regla Nº 1306): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto de

otros recargos contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “Otros Recargos en Compras” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Compras" Nº52202.
Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber, por el monto neto del
renglón de la Devolución, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:

Documento.
FACTURAS DE VENTA: Para cada Factura de venta se generan los siguientes

asientos:
Cuentas por Cobrar (Regla Nº 1400): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto
neto de la venta incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Cuentas por Cobrar” en la Información Contable del Documento.

2.- La carpeta "Cuentas por Cobrar" en la Información Contable del Cliente.
3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Cobrar" Nº 11301.
Ventas (Regla Nº 1401): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto bruto de la

venta contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Ventas” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Ventas" Nº 41101.

descuento de la venta contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Ventas" Nº 51101.
de la venta contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Ventas" Nº 41201.
Impuesto Ret. Sob. Ventas (Regla Nº 1404): Se genera un asiento, en el Haber, por el
monto del impuesto contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “IVA Ret. Sob. Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "IVA Retenido en Ventas" Nº 21201.

orden:
1.- La carpeta “Otros Descuentos en Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos en Ventas" Nº 51102.

orden:
1.- La carpeta “Otros Recargos en Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Ventas" Nº41202.
Inventario Permanente (Regla Nº 1407): Este asiento aplica cuando se maneja

Inventario Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber,
por el costo del renglón de la Venta, contra la cuenta contable asignada a la cuenta de
Integración "Inventario Permanente" Nº 12101.
Costo Venta (Regla Nº 1408): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el costo
del renglón de la Venta, contra la cuenta contable asignada a la cuenta de Integración
"Costos de Ventas " Nº 56101.
Ventas Renglón (Regla Nº 1409): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber, por el monto del
renglón de la Venta contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Ventas” en la Información Contable del renglón del Documento.

2.- La carpeta "Ventas" en la Información Contable del Artículo.
3.- La Cuenta de Integración "Ventas " Nº 41101.
Inventario Permanente Renglón (Regla Nº 1410): Este asiento aplica cuando se

maneja Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber, por
el costo del renglón de la Venta, contra la primera cuenta contable que se encuentre
asignada en este orden:

Documento.
Costo Venta Renglón (Regla Nº 1411): Este asiento aplica cuando se maneja
Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el costo
del renglón de la Venta, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Costos” en la Información Contable del renglón del Documento.

2.- La carpeta "Costos" en la Información Contable del Artículo.

3.- La Cuenta de Integración "Costos de Ventas" Nº 56101.
FACTURAS DE VENTA NO AUTOMATICAS: Para cada Factura de Venta creada

usando la opción Documentos se generan los siguientes asientos:




este orden:


este orden:

Documento.
COBROS: Para cada Cobro se generan los siguientes asientos:

Cuentas por Cobrar (Regla Nº 1600): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto
del Cobro más el descuento por pronto pago contra la primera cuenta contable que se

Descuento por pronto pago (Regla Nº 1601): Se genera un asiento, en el Debe, por el
monto del pronto pago menos el impuesto contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Dppago en Ventas” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Descuento por Pronto Pago en Ventas" Nº 51104.
Descuento por pronto pago (CXC) (Regla Nº 1602): Se genera un asiento, en el

Haber, por el monto del pronto pago contra la primera cuenta contable que se encuentre

Impuesto desc. en Ventas (Regla Nº 1603): Se genera un asiento, en el Debe, por el

monto del impuesto del pronto pago contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “IVA desc. x N/CR” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "IVA Retenido en Ventas x N/CR" Nº 21202.
Impuesto Retenido en Ventas (Regla Nº 1604): Se genera un asiento, en el Debe, por

el monto del ISLR contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “ISLR Retenido” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración “ISLR Retenido en Ventas” Nº 11404.
Impuesto Retenido en Ventas (CXC) (Regla Nº 1605): Se genera un asiento, en el

Haber, por el monto del ISLR contra la primera cuenta contable que se encuentre

2.- La Cuenta de Integración “Cuentas por Cobrar” Nº 11301.
Efectivo en Caja (Regla Nº 1606): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del
Cobro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

Cheques en Caja (Regla Nº 1607): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del
Cobro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Cheques en Caja" Nº 11102.
Bancos (Regla Nº 1608): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del Cobro

2.- La Cuenta de Integración "Bancos" Nº 11201.
Tarjetas de Crédito en Caja (Regla Nº 1609): Se genera un asiento, en el Debe, por el

monto del Cobro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

2.- La Cuenta de Integración "Tarjetas de Crédito en Caja" Nº 11103.
Adelantos (Regla Nº 1610): Esta regla se aplica para registrar el adelanto del cliente.
Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del Adelanto contra la primera cuenta
contable que se encuentre asociada en este orden:
1.- La carpeta “Adelantos de Clientes” en la Información Contable del

Documento.
2.- La carpeta "Adelantos de Clientes" en la Información Contable del Cliente.
3.- La Cuenta de Integración "Adelantos de Clientes" Nº 21103.
Aplicación del Adelanto (Regla Nº 1611): Esta regla se aplica cuando se utiliza el
adelanto para cancelar una factura. Se genera un asiento para disminuir la cuenta de
adelanto, en el Debe, por el monto del Adelanto contra la primera cuenta contable que
se encuentre asociada en este orden:
1.- La carpeta “Adelantos de Clientes” en la Información Contable del

Documento.
2.- La carpeta "Adelantos de Clientes" en la Información Contable del Cliente.
3.- La Cuenta de Integración "Adelantos de Clientes" Nº 21103.
Aplicación del Adelanto (CxC) (Regla Nº 1612): Esta regla se aplica cuando se utiliza
el adelanto para cancelar una factura. Se genera un asiento para disminuir la cuenta por
cobrar, en el Haber, por el monto del Adelanto contra la primera cuenta contable que se

2.- La carpeta " Cuentas por Cobrar " en la Información Contable del Cliente.
3.- La Cuenta de Integración " Cuentas por Cobrar " Nº 11301.
Ajustes Positivos (Regla Nº 1613): Esta regla se aplica para registrar los ajustes
positivos asociados al cobro. Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del ajuste

3.- La Cuenta de Integración " Cuentas por Cobrar " Nº 11301.
Ajustes Negativos (Regla Nº 1614): Esta regla se aplica para registrar los ajustes
negativos asociados al cobro. Se genera un asiento, en el Debe, por el monto del ajuste

3.- La Cuenta de Integración " Cuentas por Cobrar " Nº 11301
DEVOLUCIONES DE CLENTES: Para cada Devolución se generan los siguientes

asientos:
total de la devolución incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable que se

Devoluciones en Ventas / Ventas (Regla Nº 1701): Se genera un asiento, en el Debe,

por el monto bruto de la Devolución contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “Devoluciones en Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Devoluciones en Ventas" Nº 51103.

este orden:
1.- La carpeta “Descuentos en Ventas” en la Información Contable del

Documento.
1.- La carpeta “Recargos en Ventas” en la Información Contable del

Documento.
Impuesto Retenido sobre Ventas (Regla Nº 1704): Se genera un asiento, en el Debe,

por el monto del Impuesto contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:

Documento.

orden: 3.

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos en Ventas" Nº 51102.

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Ventas" Nº 41202.

Inventario Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por
el costo del renglón de la Venta, contra la cuenta contable asignada a la cuenta de
Integración "Inventario Permanente" Nº 12101.
Costo Venta (Regla Nº 1708): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber, por el costo
del renglón de la Venta, contra la cuenta contable asignada a la cuenta de Integración
"Costos de Ventas " Nº 56101.
Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el monto del
renglón de la Venta, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Venta” en la Información Contable del renglón del Documento.

2.- La carpeta "Venta" en la Información Contable del Artículo.
3.- La Cuenta de Integración "Ventas " Nº 41101.

maneja Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por
el costo del renglón de la Venta, contra la primera cuenta contable que se encuentre

Documento.
Costo Venta Renglón (Regla Nº 1711): Este asiento aplica cuando se maneja
Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Haber, por el
costo del renglón de la Venta, contra la primera cuenta contable que se encuentre

NOTAS DE CREDITO A PROVEEDORES: Al contabilizar las Notas de Crédito de los

Proveedores se generan los siguientes asientos:
neto de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:

Otras N/CR de Proveedores (Regla Nº 1801): Se genera un asiento, en el Haber, por

el monto bruto de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “N/CR” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Otras Notas de Crédito (Proveedores)" Nº 42103.

descuento de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre

2.- La Cuenta de Integración "Descuento en N/CR x Pagar" Nº 52601.
de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Recargo en N/CR x Pagar" Nº 42201.
Impuesto (Regla Nº 1804): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del



orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento en N/CR x Pagar" Nº 52602.

orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo en N/CR x Pagar" Nº 42202.
Neto Renglón N/CR de Proveedores (Regla Nº 1807): Este asiento aplica cuando la
nota de crédito posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un asiento,
en el Haber, por el monto neto del renglón de la nota de crédito, contra la primera

Es importante destacar que las Notas de Crédito originadas por Devoluciones a

Proveedores o Descuentos por Pronto Pago, son procesadas al Integrar la Devolución o
el Pago asociado.
NOTAS DE DEBITO A PROVEEDORES: Para cada Nota de Débito se generan los

en este orden:

N/DB (Regla Nº 1901): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto bruto de la nota
de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “N/DB” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración " Notas de Débito (Proveedores)" Nº 52301.

descuento de la nota de débito contra la primera cuenta contable que se encuentre

2.- La Cuenta de Integración "Descuento en N/DB x Pagar" Nº 42301.
de la nota de débito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Recargo en N/DB x Pagar" Nº 52501.



orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento en N/DB x Pagar" Nº 42302.

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo en N/DB x Pagar" Nº 52502.
Neto Renglón N/DB de Clientes (Regla Nº 1907): Este asiento aplica cuando la nota
de débito posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un asiento, en el
Debe, por el monto neto del renglón de la nota de débito contra la primera cuenta

CHEQUES DEVUELTOS CON PROVEEDORES: Para cada cheque devuelto, se

generan los siguientes asientos:
neto del cheque contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

Bancos (Regla Nº 2001): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto neto del
cheque contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Bancos” en la Información Contable del Documento.

GIROS DE PROVEEDORES: Para cada giro se generan los siguientes asientos:
neto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

bruto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

Egresos x Giros No Automáticos (Regla Nº 2102): Se genera un asiento, en el Debe,

por el monto bruto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:
1.- La carpeta “Intereses por Giros” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Egresos por Giros No automáticos" Nº 52402.
Intereses por Giros (Regla Nº 2103): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto
de los intereses del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Ingresos/Egresos por Giros no Automáticos” en la Información

Contable del Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Intereses por Giros (Proveedores)" Nº 52401.
NOTAS DE CREDITO A CLIENTES: Para cada Nota de Crédito se generan los

en este orden:

Otras N/CR de Clientes (Regla Nº 2201): Se genera un asiento, en el Debe, por el

monto bruto de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “N/CR” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Otras Notas de Crédito (Clientes)" Nº 51105.


2.- La Cuenta de Integración "Descuento en N/CR x Cobrar" Nº 41601.
este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Recargo en N/CR x Cobrar" Nº 51201.



orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento en N/CR x Cobrar" Nº 41602.

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo en N/CR x Cobrar" Nº 51202.
Neto Renglón N/CR de Clientes (Regla Nº 2207): Este asiento aplica cuando la nota
de crédito posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un asiento, en
el Debe, por el monto neto del renglón de la nota de crédito contra la primera cuenta

Es importante destacar que las Notas de Crédito originadas por Devoluciones a Clientes
o Descuentos por Pronto Pago, son procesadas al Integrar la Devolución o el Cobro
asociado.
NOTAS DE DEBITO A CLIENTES: Para cada Nota de Débito se generan los siguientes
asientos:
en este orden:

N/DB de Clientes (Regla Nº 2301): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto

bruto de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:
1.- La carpeta “N/DB” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración " Notas de Débito (Clientes)" Nº 41301.


2.- La Cuenta de Integración "Descuento en N/DB x Cobrar" Nº 51301.
este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Recargo en N/DB x Cobrar" Nº 41501.
Impuesto (Regla Nº 2304): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto del



orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento en N/DB x Cobrar" Nº 51302.

orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo en N/DB x Cobrar" Nº 41502.
N/DB de Clientes Renglón (Regla Nº 2307): Este asiento aplica cuando la nota de
débito posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un asiento, en el
Haber, por el monto bruto de la nota de crédito contra la primera cuenta contable que se

CHEQUES DEVUELTOS DE CLIENTES: Para cada Cheque devuelto, se generan los

neto del cheque contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

Bancos (Regla Nº 2401): Se genera un asiento, en el Debe, por el monto neto del
cheque contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

GIROS CON CLIENTES: Para cada giro se generan los siguientes asientos:
neto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

bruto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:

Ingresos x Giros No Automáticos (Regla Nº 2502): Se genera un asiento, en el

Haber, por el monto bruto del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “Intereses por Giros” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Ingresos por Giros No automáticos" Nº 41402.
Intereses por Giros (Regla Nº 2503): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto
de los intereses del giro contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Ingresos/Egresos por Giros no Automáticos” en la Información

Contable del Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Intereses por Giros (Clientes)" Nº 41401.
ORDENES DE PAGO: Para cada Orden de Pago cancelada, se generan los siguientes
asientos:
Efectivo en Caja (Regla Nº 2600): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto de

la Orden de Pago contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “Cuenta Bancaria/Caja” en la Información Contable del

Documento.
Egresos de Banco x Ordenes de Pago(1) (Regla Nº 2601): Se genera un asiento en el

Debe, por el monto definido en la carpeta “Egresos” en la Información Contable del
Documento, si no hay monto definido se toma el monto de la Orden de Pago, contra la
1.- La carpeta “Egresos” en la Información Contable del Documento.

2.- La carpeta "Cuenta" en la Información Contable del Beneficiario.
3.- La carpeta "Cuenta" en la Información Contable de la Cuenta de
Ingreso/Egreso.
4.- La Cuenta de Integración "Egresos de Banco por Ord. de Pago" Nº 53104.
Egresos de Banco x Ordenes de Pago (4) (Regla Nº 2602): Se genera un asiento en

el Debe, por el monto definido en la carpeta “Egresos (2)” en la Información Contable del
Documento contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Egresos (2)” en la Información Contable del Documento.

Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.



Ingreso/Egreso.
Bancos (Regla Nº 2607): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto de la Orden

de Pago contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

Documento.
Egresos de Caja x Ordenes de Pago(1) (Regla Nº 2608): Se genera un asiento en el

Debe, por el monto definido en la carpeta “Egresos” en la Información Contable del
Documento, si no hay monto definido se toma el monto de la Orden de Pago, contra la

Ingreso/Egreso.
Egresos de Caja x Ordenes de Pago (4) (Regla Nº 2609): Se genera un asiento en el

Debe, por el monto definido en la carpeta “Egresos (2)” en la Información Contable del

Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.


Ingreso/Egreso.
Retención en Ordenes de Pago (9) (Regla Nº 2614): Se genera un asiento en el

Haber, por el monto definido en la carpeta “Retenciones (D)” en la Información Contable
del Documento, si no hay monto definido se toma el monto definido en la carpeta
“Retenciones (H)” en la Información Contable del Documento, contra la cuenta contable
asignada en la carpeta “Retenciones (D)” en la Información Contable del Documento.
Retención en Ordenes de Pago (10) (Regla Nº 2615): Se genera un asiento en el

Debe, por el monto definido en la carpeta “Retenciones (D)” en la Información Contable
del Documento, si no hay monto definido se toma el monto definido en la carpeta
“Retenciones (H)” en la Información Contable del Documento, contra la cuenta contable
asignada en la carpeta “Retenciones (H)” en la Información Contable del Documento.
Impuesto al Débito Bancario por Órdenes de Pago (Regla Nº 2616): Se genera un

asiento en el Debe, por el monto del Impuesto al Débito Bancario contra la primera
1.- La carpeta “Impuesto al Débito Bancario” en la Información Contable del

Documento.
2.- La carpeta "Impuesto al Débito Bancario" en la Información Contable de la
Cuenta Bancaria.
3.- La Cuenta de Integración "Egresos de Banco por Débito Bancario" Nº 53105.
Banco (Débito Bancario) (Regla Nº 2617): Se genera un asiento en el Debe, por el

monto del Impuesto al Débito Bancario contra la primera cuenta contable que se

Documento.
Egresos de Caja x Orden de Pago Renglón (D) (Regla 2620): Este asiento aplica para
renglones de Órdenes de Pago que han sido canceladas en efectivo y cuyo gasto se ha
cargado por el Debe. Se genera un asiento en el Debe, por el monto del renglón menos
su impuesto correspondiente, contra la primera cuenta contable que se encuentre

2.- La carpeta “Egresos” en la Información Contable del Beneficiario.
3.- La carpeta “Egresos” en la Información Contable de la Cuenta de Ingreso.
4.- La Cuenta de Integración Nº 53104.
Egresos de Caja x Orden de Pago Renglón (H) (Regla 2621): Este asiento aplica para
renglones de Órdenes de Pago que han sido canceladas en efectivo y cuyo gasto se ha
cargado por el Haber. Se genera un asiento en el Haber, por el monto del renglón
menos su impuesto correspondiente, contra la primera cuenta contable que se

Egresos de Banco x Orden de Pago Renglón (D) (Regla 2622): Este asiento aplica
para renglones de Órdenes de Pago que no han sido canceladas en efectivo y cuyo
gasto se ha cargado por el Debe. Se genera un asiento en el Debe, por el monto del
renglón menos su impuesto correspondiente, contra la primera cuenta contable que se

Egresos de Banco x Orden de Pago Renglón (H) (Regla 2623): Este asiento aplica
para renglones de Órdenes de Pago que no han sido canceladas en efectivo y cuyo
gasto se ha cargado por el Haber. Se genera un asiento en el Haber, por el monto del
renglón menos su impuesto correspondiente, contra la primera cuenta contable que se

MOVIMIENTOS DE CAJA: Para cada movimiento de caja tipo ingreso, generado por la
opción "Movimientos de Caja", se generan los siguientes asientos:
Efec./Cheq./Tarj. En Caja (Regla Nº 2700): Se genera un asiento en el Debe, por el

monto del Movimiento contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Ef/Ch/Tj en Caja” en la Información Contable del Documento.

3.- La Cuenta de Integración de “Efectivo en Caja” Nº 11101, “Cheque en Caja”
Nº 11102 ó “Tarjeta de Crédito en Caja” Nº 11103 en caso de que la forma de
pago sea en Efectivo, con Cheque ó con Tarjeta de Crédito respectivamente.
Otros Ingresos a Caja (Regla Nº 2701): Se genera un asiento, en el Haber, por el

este orden:
1.- La carpeta “Otros Ingresos/Egresos de Caja” en la Información Contable del

Documento.
Ingreso/Egreso.
3.- La Cuenta de Integración "Otros Ingresos a Caja" Nº 43102.
Para cada egreso generado por la opción "Actualizar Movimientos", se generan los
Efectivo En Caja (Regla Nº 2702): Se genera un asiento en el Haber, por el monto del
Movimiento contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Ef/Ch/Tj en Caja” en la Información Contable del Documento.

3.- La Cuenta de Integración de “Efectivo en Caja” Nº 11101.
Otros Egresos de Caja (Regla Nº 2703): Se genera un asiento, en el Debe, por el

este orden:
1.- La carpeta “Otros Ingresos/Egresos de Caja” en la Información Contable del

Documento.
Ingreso/Egreso.
3.- La Cuenta de Integración "Otros Egresos de Caja" Nº 53102.
Para cada Depósito de Caja a banco, se generan los siguientes asientos:
Efectivo En Caja (Regla Nº 2704): Se genera un asiento en el Haber, por el monto del
Depósito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta “Cajas” en la Información Contable del Documento.

3.- La Cuenta de Integración de “Efectivo en Caja” Nº 11101.
Bancos (Regla Nº 2705): Se genera un asiento en el Debe, por el monto del Depósito,
menos el Impuesto y la Comisión en caso de que exista forma de pago con Tarjeta de
Crédito, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

3.- La Cuenta de Integración de “Bancos” Nº 11201.
Cheques/Tarjetas en Caja (Regla Nº 2706): Se genera un asiento en el Haber, por el

monto del Depósito contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:

2.- La Cuenta de Integración de “Cheques en Caja” Nº 11102.

3.- La Cuenta de Integración de “Tarjetas de Crédito en Caja” Nº 11103.
Para cada Depósito de Caja a banco cuya forma de pago sea con Tarjeta de Crédito, se
Comisión (Regla Nº 2707): Se genera un asiento en el Debe, por el monto de la

comisión contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:
1.- La carpeta "Com. en Tarj, de Créd." en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración de “Comisiones en Tarjetas de Crédito” Nº 54102.
Impuesto (Regla Nº 2708): Se genera un asiento en el Debe, por el monto del impuesto
1.- La carpeta "Imp. en Tarj. de Crédito" en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración de “Impuestos en Tarjetas de Crédito” Nº 54101.
MOVIMIENTOS DE BANCO:
Si el tipo de movimiento creado por la opción "Movimientos de Banco", es DP

(Depósito), IN (Interés), NC (Nota de Crédito), ó RD (Reversión de Débito) se generan
los siguientes asientos:
Bancos (Regla Nº 2800): Se genera un asiento en el Debe, por el monto del

Movimiento contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

Otros Ingresos a Banco (Regla Nº 2801): Se genera un asiento, en el Haber, por el

este orden:
1.- La carpeta “Otros Ingresos/Egresos de Banco” en la Información Contable

del Documento.
Ingreso/Egreso.
3.- La Cuenta de Integración "Otros Ingresos a Banco" Nº 43101.
Si el tipo de movimiento creado por la opción "Actualizar Movimientos", es CH (Cheque),

ND (Nota de Débito), RC (Reversión de Crédito),ó ID (Impuesto Débito Bancario), se
Bancos (Regla Nº 2802): Se genera un asiento en el Haber, por el monto del

Movimiento, incluyendo el Impuesto al Débito Bancario, contra la primera cuenta

Otros Egresos de Banco (Regla Nº 2803): Se genera un asiento, en el Debe, por el

este orden:
1.- La carpeta “Otros Ingresos/Egresos de Banco” en la Información Contable

del Documento.
Ingreso/Egreso.
3.- La Cuenta de Integración "Otros Egresos de Banco" Nº 53101.
Impuesto al Débito Bancario (Regla Nº 2804): Se genera un asiento en el Debe, por el

monto del Débito Bancario del Movimiento contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Impuesto al Débito Bancario” en la Información Contable del

Documento.
3.- La Cuenta de Integración de “Egresos de Banco por Débito Bancario” Nº
53105.
AJUSTES DE ENTRADA Y SALIDA:
Encabezado de Ajuste (Temporal) (Regla N° 2899): Esta regla es usada con una
finalidad técnica.
AJUSTES DE ENTRADA:

Inventario Permanente y genera un asiento en el Debe, por el costo del renglón del
Ajuste, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

Documento.
Ajuste de Entrada (Inventario) (Regla Nº 2901): Este asiento aplica cuando se maneja
Inventario Permanente y genera un asiento en el Haber, por el costo del renglón del
1.- La carpeta “Ajustes de Entrada” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Ajustes de Entrada (Inventario)" Nº 44101.
AJUSTES DE SALIDA:


Documento.
Ajuste de Salida (Inventario) (Regla Nº 3001): Este asiento aplica cuando se maneja
1.- La carpeta “Ajustes de Salida” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Ajustes de Salida (Inventario)" Nº 57101.
NOTAS DE ENTREGA:

por el costo del renglón de la Nota de Entrega, contra la cuenta contable asignada a la
cuenta de Integración "Inventario Permanente" Nº 12101.
Costo de Venta (Regla Nº 3101): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el costo
del renglón de la Nota de Entrega, contra la cuenta contable asignada a la cuenta de
Integración "Costos de Ventas" Nº 56101.
el costo del renglón de la Nota de Entrega, contra la primera cuenta contable que se

Documento.
Costo de Venta Renglón (Regla Nº 3103): Este asiento aplica cuando se maneja
Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por el costo
del renglón de la Nota de Entrega, contra la primera cuenta contable que se encuentre
1.- La carpeta “Compra” en la Información Contable del renglón del Documento.

COMPUESTOS GENERADOS:
Encabezado de Compuesto (Temporal) (Regla Nº 3199): Esta regla es usada con una
finalidad técnica.

Compuesto Generado, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en
este orden:
1.- La carpeta “Inventario” en la Información Contable del Documento.


Compuesto Generado, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en

este orden:

NOTAS DE RECEPCION:

Inventario Permanente pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por
el neto del renglón de la Nota de Recepción, contra la cuenta contable asignada a la

por el neto del renglón de la Nota de Recepción, contra la cuenta contable asignada a la

maneja Inventario Permanente a nivel de renglones y genera un asiento en el Debe, por
el neto del renglón de la Nota de Recepción, contra la primera cuenta contable que se

Documento.

el costo del renglón de la Nota de Entrega, contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Compra” en la Información Contable del renglón del Documento.

PLANTILLAS DE VENTA: Para cada Plantilla de Venta se generan los siguientes

asientos:

3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Cobrar (Plantillas de Venta)" Nº
11304.


2.- La Cuenta de Integración "Ventas (Plantillas de Venta)" Nº 41103.

este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Ventas (Plantillas de Venta)" Nº
51106.

2.- La Cuenta de Integración "Recargo en Ventas (Plantillas de Venta)" Nº
41203.
este orden:
1.- La carpeta “ICSVM Ret. Sob. Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "IVA Retenido en Ventas (Plantilla de Ventas)" Nº
21205.

orden:

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos (Plantillas de Venta)" Nº 51107.

orden:

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos (Plantillas de Venta)" Nº 41204.
este orden:

3.- La Cuenta de Integración "Ventas (Plantillas de Venta)" Nº 41103.
PLANTILLAS DE COMPRA: Para cada Plantilla de Compra se generan los siguientes

asientos:

3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Pagar (Plantillas de Compra)" Nº
21104.

Permanente ó cuando se maneja pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el
Debe, por el monto bruto de la Compra contra la primera cuenta contable que se
Si la Empresa maneja Inventario Permanente y no se maneja a nivel de renglones:

Si la Empresa No maneja Inventario Permanente:
2.- La Cuenta de Integración "Compras (Plantillas de Compra)" Nº 52101.


2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Compras (Plantillas de Compra)"
Nº 42106.

2.- La Cuenta de Integración "Recargo (Plantillas de Compra)" Nº 52203.

1.- La carpeta “ICSVM Retenido” en la Información Contable del Documento.


orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento (Plantilla de Compras)" Nº 42107.

2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos (Plantillas de Compra)" Nº 52204.
este orden:

Documento.
DOCUMENTOS DE AJUSTES DE CLIENTES: Para cada documento de ajuste de

cliente se generan los siguientes asientos:
Cuentas por Cobrar (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5600): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto neto del ajuste contra la primera cuenta contable que

Otros Ajustes (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5601): Se genera un asiento,

en el Haber, por el monto bruto del ajuste contra la primera cuenta contable que se
1.- La carpeta “Ajustes” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Otros Ajustes (Ajustes Positivos de Clientes)" Nº
51113.
Descuento (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5602): Se genera un asiento, en

el Debe, por el monto del descuento del ajuste contra la primera cuenta contable que se

2.- La Cuenta de Integración "Descuento (Ajustes Positivos de Clientes)" Nº
51109.
Recargo (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5603): Se genera un asiento, en el

Haber, por el monto del recargo del ajuste contra la primera cuenta contable que se

2.- La Cuenta de Integración "Recargo (Ajustes Positivos de Clientes)" Nº
41206.
Otro Descuento (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5604): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto de otros descuentos contra la primera cuenta contable
que se encuentre asignada en este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento (Ajustes Positivos de Clientes)"
Nº 51110.
Otro Recargo (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5605): Se genera un asiento,

en el Haber, por el monto de otros recargos contra la primera cuenta contable que se

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo (Ajustes Positivos de Clientes)" Nº
41207.
Neto Renglón (Ajustes Positivos de Clientes) (Regla Nº 5606): Esta regla aplica
cuando los documentos de ajuste positivo poseen renglones y se maneja inventario
detallado. Se genera un asiento, en el Haber, por el monto neto del renglón, contra la
1.- La carpeta “Ajustes” en la Información Contable del renglón Documento.

Cuentas por Cobrar (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5607): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto neto del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La carpeta “Cuentas por Cobrar” en la Información Contable del Cliente.
Otros Ajustes (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5608): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto bruto del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La Cuenta de Integración "Otros Ajustes (Ajustes Negativos de Clientes)" Nº
51114.
Descuento (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5609): Se genera un asiento,

en el Haber, por el monto del descuento del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La Cuenta de Integración "Descuento (Ajustes Negativos de Clientes)" Nº
51111.
Recargo (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5610): Se genera un asiento, en

el Debe, por el monto del recargo del ajuste contra la primera cuenta contable que se

2.- La Cuenta de Integración "Recargo (Ajustes Negativos de Clientes)" Nº
41208.
Otro Descuento (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5611): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto de otros descuentos contra la primera cuenta

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento (Ajustes Negativos de Clientes)"
Nº 51112.
Otro Recargo (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5612): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto de otros recargos contra la primera cuenta contable

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo (Ajustes Negativos de Clientes)" Nº
41209.
Neto Renglón (Ajustes Negativos de Clientes) (Regla Nº 5613): Esta regla aplica
cuando los documentos de ajuste negativo poseen renglones y se maneja inventario
detallado. Se genera un asiento, en el Debe, por el monto neto del renglón, contra la

11301.
Retención I.V.A. Negativo (Regla Nº 5614): Esta regla aplica cuando los documentos
de ajuste negativo poseen renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un
asiento, en el Debe, por el monto neto del renglón, contra la primera cuenta contable

11301.
Retención I.V.A. Negativo (Regla Nº 5616): Esta regla aplica cuando los documentos

11301.
Retención I.V.A. Positivo (Regla Nº 5617): Esta regla aplica cuando los documentos

11301.
Retención I.V.A. Positivo (Regla Nº 5618): Esta regla aplica cuando los documentos

11301.
Es importante destacar que los Ajustes originados por Cobros a Clientes son
procesados al integrar el Cobro asociado.
DOCUMENTOS DE AJUSTES DE PROVEEDORES: Para cada documento de ajuste

de proveedor se generan los siguientes asientos:
Cuentas por Pagar (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5700): Se genera

un asiento, en el Haber, por el monto neto del ajuste contra la primera cuenta contable

2.- La carpeta “Cuentas por Pagar” en la Información Contable del Proveedor.
Otros Ajustes (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5701): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto bruto del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La Cuenta de Integración "Otros Ajustes (Ajustes Positivos de Proveedores)"
Nº 42115.
Descuento (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5702): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto del descuento del ajuste contra la primera cuenta

2.- La Cuenta de Integración "Descuento (Ajustes Positivos de Proveedores)" Nº
42111.
Recargo (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5703): Se genera un asiento,

en el Debe, por el monto del recargo del ajuste contra la primera cuenta contable que se

2.- La Cuenta de Integración "Recargo (Ajustes Positivos de Proveedores)" Nº
52208.
Otro Descuento (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5704): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto de otros descuentos contra la primera cuenta

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento (Ajustes Positivos de
Proveedores)" Nº 42112.
Otro Recargo (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5705): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto de otros recargos contra la primera cuenta contable

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo (Ajustes Positivos de Proveedores)"
Nº 52209.
Neto Renglón (Ajustes Positivos de Proveedores) (Regla Nº 5706): Esta regla aplica
cuando los documentos de ajuste positivo poseen renglones y se maneja inventario
detallado. Se genera un asiento, en el Haber, por el monto neto del renglón contra la

2.- La Cuenta de Integración "Otros Ajustes (Ajustes Positivos de Proveedores)"
Nº 42103.
Cuentas por Pagar (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5707): Se genera

un asiento, en el Debe, por el monto neto del ajuste contra la primera cuenta contable

2.- La carpeta “Cuentas por Pagar” en la Información Contable del Proveedor.
Otros Ajustes (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5708): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto bruto del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La Cuenta de Integración “Otros Ajustes (Ajustes Negativos de
Proveedores)” Nº 42116.
Descuento (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5709): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto del descuento del ajuste contra la primera cuenta

2.- La Cuenta de Integración "Descuento (Ajustes Negativos de Proveedores)"
Nº 42113.
Recargo (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5710): Se genera un asiento,

en el Haber, por el monto del recargo del ajuste contra la primera cuenta contable que

2.- La Cuenta de Integración "Recargo (Ajustes Negativos de Proveedores)" Nº

52210.
Otro Descuento (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5711): Se genera un

asiento, en el Debe, por el monto de otros descuentos contra la primera cuenta contable

2.- La Cuenta de Integración "Otro Descuento (Ajustes Negativos de
Otro Recargo (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5712): Se genera un

asiento, en el Haber, por el monto de otros recargos contra la primera cuenta contable

2.- La Cuenta de Integración "Otro Recargo (Ajustes Negativos de
Neto renglón (Ajustes Negativos de Proveedores) (Regla Nº 5713): Esta regla aplica
cuando el ajuste negativo posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera
un asiento, en el Haber, por el monto neto del renglón contra la primera cuenta contable

2.- La Cuenta de Integración "Otros Ajustes (Ajustes Negativos de
Proveedores)" Nº 52301
Retención I.V.A. Negativo (Regla Nº 5715): Esta regla aplica cuando el ajuste negativo
posee renglones y se maneja inventario detallado. Se genera un asiento, en el Haber,
por el monto neto del renglón contra la primera cuenta contable que se encuentre

Retención I.V.A. Negativo (Regla Nº 5716): Esta regla aplica cuando el ajuste negativo


Retención I.V.A. Positivo (Regla Nº 5717): Esta regla aplica cuando el ajuste negativo

Retención I.V.A. Positivo (Regla Nº 5718): Esta regla aplica cuando el ajuste negativo

Es importante destacar que los Ajustes originados por Pagos a Proveedores son
procesados al integrar el Pago asociado.
ORDENES DE COMPRAS: Para cada Orden de Compra se generan los siguientes

asientos:
neto de la Orden de Compra incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable

3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Pagar (Órdenes de Compra)" Nº
21105.

Permanente ó cuando se maneja pero no a nivel de renglones y genera un asiento en el
Debe, por el monto bruto de la Compra contra la primera cuenta contable que se


renglones:
2.- La Cuenta de Integración "Compras (Órdenes de Compra)" Nº 52104.


2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Compras (Órdenes de Compra)"
Nº 42109.

2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Compras (Órdenes de Compra)" Nº
52206.

1.- La carpeta “ICSVM Retenido” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "IVA Descontado en Compras (Órdenes de
Compra)" Nº 11406.

orden:

2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos en Compras (Órdenes de
Compra)" Nº 42110.

2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Compras (Órdenes de

Compra)" Nº 52207.
este orden:

Documento.
2.- La carpeta “Inventario” en la Información Contable del Artículo.
PEDIDOS: Para cada Pedido se generan los siguientes asientos:
neto del pedido incluyendo el impuesto contra la primera cuenta contable que se

2.- La carpeta "Cuentas por Cobrar (Pedidos)" en la Información Contable del
Cliente.
3.- La Cuenta de Integración "Cuentas por Cobrar (Pedidos)" Nº 11305.
Ventas (Regla Nº 5901): Se genera un asiento, en el Haber, por el monto bruto del
pedido contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Ventas (Pedidos)" Nº 41104.

este orden:

2.- La Cuenta de Integración "Descuentos en Ventas (Pedidos)" Nº 51108.

2.- La Cuenta de Integración "Recargos en Ventas (Pedidos)" Nº 41205.
este orden:
1.- La carpeta “ICSVM Ret. Sob. Ventas” en la Información Contable del

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "IVA Retenido en Ventas (Pedidos)" Nº 21206.

orden:

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Descuentos en Ventas (Pedidos)" Nº
51115.

orden:

Documento.
2.- La Cuenta de Integración "Otros Recargos en Ventas (Pedidos)" Nº 41210.
este orden:

3.- La Cuenta de Integración "Ventas (Pedidos)" Nº 41104.
TRASLADOS ENTRE ALMACENES:
Encabezado de Traslado (Temporal) (Regla Nº 5999): Esta regla es usada con una
finalidad técnica.
Inventario de Entrada (Regla Nº 6000): Este asiento aplica cuando se maneja

Inventario Permanente y no a nivel de renglones. Se genera un asiento en el Debe, por
el costo total del Traslado, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:
1.- La carpeta “Inventario Entrada” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Inventario de Entrada (Traslados)" Nº 12102.
Inventario de Salida (Regla Nº 6001): Este asiento aplica cuando se maneja Inventario
Permanente y no a nivel de renglones. Se genera un asiento en el Haber, por el costo
total del Traslado, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “Inventario Salida” en la Información Contable del Documento.

2.- La Cuenta de Integración "Inventario de Salida (Traslados)" Nº 12103.
Inventario de Entrada Renglón (Regla Nº 6002): Este asiento aplica cuando se

maneja Inventario Permanente a nivel de renglones. Se genera un asiento en el Debe,
por el costo del renglón, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada
en este orden:
1.- La carpeta “Inventario Entrada” en la Información Contable del renglón del

Documento.
3.- La Cuenta de Integración "Inventario de Entrada (Traslados)" Nº 12102.
Inventario de Salida Renglón (Regla Nº 6003): Este asiento aplica cuando se maneja
Inventario Permanente a nivel de renglones. Se genera un asiento en el Haber, por el
costo del renglón, contra la primera cuenta contable que se encuentre asignada en este
orden:
1.- La carpeta “Inventario Salida” en la Información Contable del renglón del

Documento.
2.- La carpeta "Inventario" en la Información Contable del Artículo
3.- La Cuenta de Integración "Inventario de Salida (Traslados)" Nº 12103.
Preguntas más frecuentes 599
Preguntas más frecuentes
En este capítulo se responden algunas de las preguntas frecuentes, de tipo técnico

y funcional, que los usuarios suelen hacer cuando están usando Profit Plus. La
respuesta a dichas preguntas es mostrada, en la mayoría de los casos, bajo el
esquema paso a paso para facilitar la ejecución de la solución al problema o
inquietud planteada.
Configurando Profit Plus®

¿Cómo se configura Profit para manejar seriales?
El sistema permite el manejo de seriales en aquellos artículos configurados

previamente. Para definir que un artículo va a manejar seriales siga los siguientes
pasos:
1. Seleccione la opción Artículos en el módulo Inventario.

2. Busque el artículo deseado, mediante el visor de la barra de herramientas o
pulsando las teclas Ctrl. + B.
3. Haga clic en el cuadro Utiliza seriales.
4. Grabe el cambio, mediante la Barra de Herramientas o pulsando Ctrl + G.
A partir de ahora, el sistema requerirá que usted defina el serial de cada unidad, en
las entradas al inventario (compras, ajustes de entrada, etc.) De igual forma
solicitará que seleccione un serial, por unidad, cada vez que se realice una salida
de inventario del artículo (ventas, ajustes de salida, etc.)
¿Cómo configurar Profit para manejar lotes?
Si su empresa maneja artículos con lotes y desea llevar el stock para cada una de
los lotes, entonces debe seguir los siguientes pasos para la configuración del
sistema:
1. Seleccione la opción Artículos en el módulo Inventario.

2. Busque el artículo deseado mediante la Barra de Herramientas o la
combinación de teclas Ctrl + B.
3. Haga clic en el cuadro Utiliza lotes. Si adicionalmente controla el

vencimiento de los artículos, tilde también la casilla Lotes con
vencimiento.
4. Grabe el cambio, mediante la Barra de Herramientas o pulsando Ctrl + G.
¿Dónde puedo cambiar los nombres de las opciones del sistema?
Para personalizar las opciones del sistema, debe:
1. Ubicarse en el proceso Mapas de acceso del módulo Mantenimiento,

hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la opción a modificar, y
colocar el sinónimo en el recuadro que aparece a continuación.
Los sinónimos establecidos como etiquetas son comunes a todos los usuarios y
empresas creadas que tengan asignado el mismo mapa.
¿Es posible personalizar el nombre de los campos?
Si es posible. Para lograrlo debe seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el campo a personalizar.
2. Indique el nuevo nombre de la etiqueta y pulse Enter para confirmar el
cambio.
¿Cómo se deben configurar los impuestos municipales?
Para establecer la configuración de impuestos municipales, deben considerarse los

siguientes puntos:
1. Ingrese, al módulo Tributario en la opción Impuesto municipal, tantos

registros como impuestos maneje su empresa para cada sucursal,
indicando el arancel y mínimo tributario para cada uno. Estableciendo el
mismo código de impuesto para las distintas sucursales. Es decir, si posee
dos sucursales y maneja un impuesto denominado “venta de equipos”,
coloque el mismo código para ambos registros. Por ejemplo, coloque el
código 001, debido a que esta tabla, está definida mediante una clave
principal compuesta por el código del impuesto más el código de la
sucursal.
2. Asigne en las opciones del módulo Inventario (línea o categoría o
sublínea), el código del impuesto municipal que aplique, según sea el caso;
sin considerar la sucursal, puesto que ésta dependerá de los documentos

registrados. Para asignar los impuestos municipales, seleccione aquella
opción que mejor se adapte a la configuración de artículos que usted haya
establecido, y que posea concordancia con el tipo de impuesto municipal
definido.
¿Cómo funciona el monto de redondeo, definido en la opción parámetros

de la empresa?
Permite efectuar redondeos en los montos netos de los documentos, realizando

movimientos con valores enteros aproximados, de acuerdo a las definiciones o
equivalencias indicadas (unidades, decenas, centenas, etc.) registrándose en forma
automática en el monto otros 3 de la factura el valor aproximado; como se muestra
en los siguientes casos:
Monto neto de factura: 108.404,80

Monto IVA (14.5%) 15.723,92
a.)Tipo de Redondeo: equitativo

Monto de Redondeo a: 1,00
Monto Otros: 0,28
Total Factura 124.165,00
b.)Tipo de Redondeo: inferior

Monto Otros: -0,72
c.)Tipo de Redondeo: superior

Monto Otros: 0,28
Inventario
¿Cómo se ajustan los precios de los artículos?
Para ajustar los precios de los artículos hay varias alternativas:
Alternativa 1: Ajuste de precios automático, a partir de los precios actuales

1. Seleccione la opción Ajuste de precios automático en el submenú Procesos

del módulo Inventario.
2. Indique: el precio a ajustar; tipo de redondeo; porcentaje o monto a disminuir /
incrementar y el rango de artículos a ajustar.
3. Haga clic en el botón Aceptar para dar inicio al ajuste de precios.
Alternativa 2: Ajuste de precios manual, a partir de los precios actuales
1. Seleccione la opción Ajuste de precios manual en el submenú Procesos

del módulo Inventario.
2. Indique el precio y el rango de artículos a ajustar.
3. Haga clic en el botón Seleccionar para que el sistema muestre en pantalla
los artículos deseados con el precio indicado en la lista de precios.
4. Proceda a cambiar los precios.
5. Haga clic en el botón Salir al finalizar los ajustes.
¿Cómo se consulta el stock de un artículo?
Para consultar los stocks de un artículo hay varias alternativas:
Alternativa 1: Stocks de un artículo
1. Seleccione la opción Artículos en el submenú Tablas del módulo

Inventario.
2. Busque y seleccione el artículo cuyos stocks desea consultar usando el
icono Buscar de la Barra de Herramientas.
3. Haga clic en el botón Existencias para visualizar el valor actual de todos
los stocks del artículo, en unidad primaria y en unidad secundaria.
Alternativa 2: Stocks de un grupo de artículos
1. Seleccione en el submenú Reportes del módulo Inventario la opción

Artículos
2. Seleccione el reporte “Artículos con su stock” de la lista desplegable.
3. Indique el rango de artículos y el tipo de stock que desea visualizar en el
reporte.
4. Haga clic en el botón Aceptar.
Alternativa 3: Stocks por almacén, de un grupo de artículos

Artículos.
2. Seleccione el reporte “Artículos con su stock por almacén” de la lista
desplegable.
3. Indique el rango de artículos, el tipo de stock y el almacén que desea
visualizar en el reporte.
Alternativa 4: Stock contable a una fecha dada, de un grupo de artículos

Artículos.
2. Seleccione el reporte “valor del Inventario a una fecha” en la lista
desplegable.
3. Indique el rango de artículos y la fecha a la que desea visualizar el stock en
el reporte.
Es importante destacar que en muchos procesos como facturas de venta, facturas

de compra, pedidos, cotizaciones, etc. es posible consultar el stock global por
almacén y por lotes, de un grupo de artículos, haciendo uso del icono Consultar
artículos o presionando la barra espaciadora con el cursor en el campo artículo, lo
cual activará la ayuda de artículos.
¿Cómo se crea un artículo compuesto?
Para crear un artículo compuestom ejecute los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Artículos en el submenú Tablas del módulo

Inventario.
2. Active la función Nuevo de la Barra de Herramientas, presionando Ctrl + N,
o usando el ratón.
3. Introduzca los datos generales del artículo que va a ser compuesto.
4. Grabe el artículo presionando Ctrl + G, o usando el ratón y la función
Guardar de la Barra de Herramientas.
5. Repita los pasos 2, 3 y 4 para cada crear cada uno de los artículos que van
a formar parte del compuesto (componentes) en caso de no estar creados.
6. Seleccione la opción Artículos compuestos en el submenú Tablas del
módulo Inventario.
7. Si ya existe un artículo compuesto cuyo contenido sea similar o parecido al

que desea crear, entonces use la función Buscar de la Barra de
Herramientas para mostrarlo en pantalla.
o usando el ratón.
9. Si el compuesto que va a crear se parece al que está en pantalla, responda
afirmativamente a la pregunta “Desea copiar los renglones del compuesto
Nro. n al nuevo compuesto” y el sistema procederá a generar una réplica.
De lo contrario, introduzca los datos del artículo compuesto: artículo que se
va a definir como compuesto y los artículos que van a formar parte del
compuesto con la cantidad, o unidades necesarias, para generar una
unidad del compuesto.
10. Grabe el artículo compuesto presionando Ctrl + G, o usando el ratón y la
función Guardar de la Barra de Herramientas.
¿Cómo recalcular los costos de los artículos?
Para recalcular los costos de los artículos (costo promedio ponderado) en función
de los documentos almacenados en el sistema, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Costos en el módulo Mantenimiento.

2. Seleccione la carpeta “Costos”.
3. Indique los costos a calcular y la forma de hacerlo.
4. Haga clic en el botón Procesar para iniciar el proceso.
Una vez iniciado el proceso el sistema procederá a re-calcular los costos en función
de todos los documentos de entrada y salida almacenados en la empresa.
¿Qué debo hacer con los artículos que posean lotes vencidos?
Para dar salida a los lotes vencidos, debe:
1. Verificar las cantidades de artículos con lotes vencidos, mediante el reporte”

artículos con sus lotes y fechas de vencimiento”, ubicado en el submenú
Artículos del módulo Inventario en la opción Reportes.
2. Registrar en el proceso Ajustes de entrada y salida, del módulo
Inventario, las cantidades de artículos y lotes correspondientes.
¿Cómo se consultan los movimientos de un serial?
Para ver la historia de un serial, es decir, cuándo entró a la empresa y en qué

documento, cuándo salió y en qué documento, use el reporte “movimientos por
serial”, que se encuentra en la opción Movimientos de Inventario del menú
Reportes, en el módulo Inventario.
¿Es posible manejar los costos de los artículos en otra moneda diferente
a la moneda base?
Si es posible. Para manejar los costos de los artículos en la moneda Base y en otra
moneda a la vez, debe:
1. Crear la moneda, en la tabla Monedas del módulo Ventas.

2. Activar el parámetro Manejo de múltiples monedas en la opción
Parámetros de la empresa del módulo Mantenimiento, en la carpeta
“Inventario”.
3. Definir dicha moneda adicional en la opción Parámetros de la empresa del
módulo Mantenimiento (moneda adicional para costos/precios).
Una vez realizado lo anterior, el sistema mostrará y calculará todos los costos de los
artículos en la moneda adicional definida. Además los reportes de inventario
permitirán consultar los costos del inventario, tanto en la moneda base como en la
moneda adicional.
¿Es posible manejar los precios de los artículos en una moneda diferente
a la moneda base?
Si es posible. Para manejar los precios de uno o varios artículos en otra moneda,
debe:
1. Crear la moneda en la tabla Monedas del módulo Ventas.

2. Activar el parámetro Manejo de múltiples monedas en la opción
Parámetros de la empresa del módulo Mantenimiento, en la carpeta
“Inventario”.
3. Definir dicha moneda adicional en la opción Parámetros de la empresa del
módulo Mantenimiento. (moneda adicional para costos / precios)
4. En la carpeta “Costos y precios” de la opción Artículos, active el cuadro
“Precios en OM” para aquellos artículos en los que desea manejar los
precios en la moneda adicional.
Ventas y CxC
¿Cómo se consulta el saldo de un cliente?
Para consultar el saldo de un cliente hay varias alternativas:
Alternativa 1: Saldo actual
1. Seleccione la opción Clientes en el submenú Tablas del módulo Ventas y

Cuentas por Cobrar.
2. Busque y seleccione el cliente cuyo saldo desea consultar, usando el icono
Buscar de la Barra de Herramientas.
3. Haga clic en la carpeta “Crédito y Saldo”.
4. Haga clic en el botón Saldo actual que se encuentra en la parte inferior de
la ventana.
Alternativa 2: Saldo a una fecha
1. Seleccione el módulo Ventas y Cuentas por Cobrar.

2. Seleccione en el submenú Reportes la opción Clientes.
3. Seleccione el reporte “Saldo de clientes por zona” de la lista desplegable.
4. Indique: el rango de clientes; la fecha a la que desea el saldo y cómo desea
visualizar el reporte.
Alternativa 3: Saldo y movimientos en un rango de fechas

2. Seleccione en el submenú Reportes la opción Estado de cuenta de
clientes.
3. Indique el rango de clientes, el rango de fechas en los que desea el saldo y
movimientos, y cómo desea visualizar el reporte.
Alternativa 4: Saldo y movimientos para cadenas de clientes (casas matriz y

sucursales)

2. Seleccione en el submenú Reportes la opción Estado de cuenta de Casa
Matriz y Sucursales.
3. Indique: el rango de clientes; el rango de fechas en los que desea el saldo y

movimientos; y cómo desea visualizar el reporte.
Este reporte visualiza los saldos y movimientos, de aquellos clientes definidos como
casa matriz, anexando los pertenecientes a sus sucursales.
¿Cómo se calculan las comisiones de los vendedores?
Para calcular la comisión de los vendedores, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Cálculo de comisiones en el submenú Procesos del

módulo Descuento/Comisión.
2. Indique si desea calcular la comisión sobre las ventas o sobre los cobros.
3. Seleccione el tipo de comisión a calcular.
4. Indique el rango de vendedores y el rango de fechas para el cálculo de la
comisión.
5. Haga clic en el botón Aceptar para iniciar el cálculo de la comisión.
6. Repita los pasos del 2 al 5 si necesita calcular otro tipo de comisión.
7. Haga uso de los reportes de comisiones, ubicados en la opción Comisión
vendedor en el submenú Reportes del módulo Descuento/Comisión, para
consultar e imprimir las comisiones calculadas.
Es importante destacar que si un documento que afecta la comisión (cobro,

devolución, etc.) es modificado después del cálculo, es necesario volver a calcular
la comisión.
¿Cómo se hace un cobro adelantado?
Para registrar un cobro adelantado siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Cobros en el submenú Procesos del módulo Ventas

o usando el ratón.
3. Introduzca los datos del encabezado del cobro.
4. Introduzca los datos de la forma de pago del cobro.
5. Pulse Enter, en ese momento el sistema le va a preguntar si desea generar
un cobro adelantado. Responda afirmativamente para que se generarlo.
¿Cómo se asocian documentos de clientes pendientes?
Para asociar o cancelar entre sí, dos o más documentos de clientes que están
pendientes o con saldo mayor a cero (0) siga los siguientes pasos:

o usando el ratón.
3. Introduzca los datos del encabezado del cobro: cliente, fecha, cobrador,
descripción, etc.
4. Haga clic con el ratón en el botón Documentos a cancelar para visualizar
todos los documentos pendientes del cliente, tanto a favor como en contra.
5. Introduzca en la columna monto abonado el monto que desea abonar a
cada documento. Puede usar los documentos con signo (-) para cancelar
los documentos con signo (+).
6. Si la columna Monto es igual a cero (0) introduzca como forma de pago del
cobro: efectivo y monto del cobro cero (0). Si la columna Monto es mayor a
cero (0) introduzca la(s) forma(s) de pago del cobro.
7. Grabe el cobro presionando Ctrl + G, o usando el ratón y la función
Guardar de la Barra de Herramientas.
¿Cuál es el procedimiento a seguir, si deseo saldar la deuda de un

cliente y éste cancela un monto diferente?

o usando el ratón.
3. Introduzca los datos del encabezado del cobro.
4. Seleccione los montos totales de los documentos a cancelar.
5. Registre la forma de pago del cobro, colocando en la columna Monto el
valor exacto, correspondiente al cheque, tarjeta o depósito realizado por el
cliente (no pulse Enter).
6. Grabe el cobro presionando Ctrl + G, o usando el ratón y la función guardar
de la Barra de Herramientas. En ese momento el sistema le va a preguntar
si desea generar un ajuste negativo (o positivo) automático por la diferencia
existente entre los documentos y la forma de pago. Responda
afirmativamente para generarlo y quedar saldada la cuenta.
¿Por qué cuando se registra una devolución de mercancía se genera un

cobro?
®
Profit Plus Administrativo genera automáticamente un cobro cuando se efectúa una
devolución, para los casos siguientes:
1. Cuando la devolución proviene de una factura de venta, que no ha sido

cancelada, se genera, además de la nota de crédito, el cobro en donde se
cruza la factura con la nota de crédito, limpiando automáticamente el saldo
del cliente, para los documentos involucrados en la operación.
¿En que caso, al registrar una devolución de mercancía no se genera la

nota de crédito?
Estos casos se deben a que la devolución proviene de una nota de entrega y por
tanto no se han generado facturas de ventas al cliente, que ameriten el acreditar al
cliente el monto de la devolución.
¿Cuándo es útil el concepto de notas de despacho?
Las notas de despacho son necesarias si desea llevar control sobre la mercancía
que ha sido facturada, pero todavía no ha sido entregada o despachada al cliente.
Si ese es el caso, active el parámetro Usar concepto de despacho en la opción
Parámetros de la empresa, en la carpeta “Ventas”.
Si usa el concepto de despacho, entonces debe usar la opción Notas de despacho

para entregar la mercancía. También puede usar el botón Despachar que está
disponible en facturas de venta para emitir la nota de despacho. De igual forma,
debe hacer uso del Stock por despachar para llevar el control sobre la mercancía
que ha sido facturada, pero todavía no ha sido entregada.
¿Por qué un cobro no genera un movimiento de caja?
No todos los cobros generan movimientos en caja. Dicha situación ocurre cuando la
forma de pago asignada en el cobro corresponde con un depósito bancario. En
dicho caso el movimiento corresponde a un movimiento de banco.
¿Para qué sirven los datos “tipo” de la tabla de vendedores?
Permiten establecer una jerarquía o clasificación para el personal de ventas, a

través de los porcentajes de comisiones referentes a rentabilidad y niveles de
precios. Éstos son definidos en la tabla Comisiones del módulo Ventas y Cuentas
por Cobrar.
¿Qué se debe hacer si, iniciadas las operaciones, un cliente devuelve

mercancía facturada en otro sistema?
Para controlar los Inventarios y los saldos de clientes, debe ejecutar los siguientes
pasos:
En el módulo Inventario:
1. Ubíquese en la tabla Tipos de ajustes, pulse Nuevo en la Barra de

Herramientas o la combinación de teclas Ctrl + N.
2. Ingrese un tipo de ajuste denominado por “Entrada por Devolución del
Sistema Anterior”, que sea del tipo “Entrada”.
3. Ubíquese en el proceso de ajuste de entradas y salidas, pulse Nuevo en la
Barra de Herramientas o la combinación de teclas Ctrl+ N.
4. Especifique: la fecha, el tipo de ajuste creado, el almacén y la cantidad de
productos a ingresar. Por último, cerciórese de registrar los costos del
artículo en forma correcta.
5. Almacene el documento mediante icono Guardar ubicado en la Barra de
Herramientas o pulsando la combinación de teclas Ctrl + G.
En el módulo Ventas y Cuentas por Cobrar:
1. Ubíquese en el proceso documentos, pulse Nuevo en la Barra de

Herramientas o la combinación de teclas Ctrl + N.
2. Cree una nota de crédito e ingrese los datos relacionados, tales como:
fecha de emisión, cliente, vendedor, impuesto, descripción y moneda.
Seguidamente pulse el botón Detalle, ubicado a la izquierda de la etiqueta
Total sin impuesto e ingrese los datos de los artículos devueltos,
cerciórese que los precios de venta, el tipo de impuesto por renglón y las
cantidades sean las correctas.
3. Almacene el documento mediante icono Guardar ubicado en la Barra de
4. Proceda a imprimir el formato de documentos con sus detalles, mediante el
submenú Documentos de cxc en la opción Reportes.
5. Si desea, puede acceder al proceso cobros y asociar los documentos del

cliente, que se encuentren pendientes.
¿Cómo se activa una factura de venta que ha sido anulada?
No es posible activar una factura que ha sido anulada, pero sí es posible crear una
factura nueva, tomando como base la factura anulada.
¿Cómo se crean facturas de ventas a partir de otra factura?

®
Profit Plus Administrativo permite no sólo crear facturas de ventas desde otra
similar, sino también desde pedidos, cotizaciones y notas de entrega. Para ello,
debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubíquese en el proceso Facturas de ventas, del módulo Ventas y

Cuentas por Cobrar, pulse Nuevo en la Barra de Herramientas o la
combinación de teclas Ctrl+ N.
2. Utilice el botón Importar o pulse la combinación de teclas Alt + 2.
3. Seleccione la opción Facturas de venta, del recuadro que indica importar
de.
4. Utilice la Barra de Herramientas para buscar la factura de venta que usará
como base, para generar el nuevo documento.
5. Pulse la opción Seleccionar todo y seguidamente Aceptar para traer todos
los datos del documento original.
6. Almacene el documento mediante el icono Guardar ubicado en la Barra de
¿Es posible asignar a un artículo precios por almacén y después de

registrada operaciones de venta cambiar el criterio y manejar un único
precio para todos los almacenes?
Si. En ese caso lo que hay que hacer es agregar al artículo un registro de precios
dejando el almacén en blanco y colocando como fecha desde la fecha a partir de la
que se desea manejar un único precio para todos los almacenes. Si maneja varios
tipos de precios, debe realizar esta misma operación para cada tipo. Se recomienda
mantener el histórico de los precios registrados y no eliminarlos.
¿Es posible registrar de forma anticipada un cambio de precio que

aplicará en el futuro y seguir facturando al precio actual?
Si. Dado que el cambio de precio tendrá una fecha “desde” futura, el sistema para la
facturación actual utilizará el precio que esté vigente hoy día.
Si ya entró en vigencia el cambio de precio para un artículo pero debe

registrarse una factura de venta de fecha anterior a la entrada en
vigencia del nuevo precio, ¿A qué precio quedará el artículo?
Respuesta: quedará al precio que estaba vigente según la fecha de la factura.
¿Por qué al realizar una factura de venta para un articulo trae precio 0 si
el articulo tiene registrado precios?
Posibles causas:
1. El precio registrado es para el almacén “x” y se está facturando para el

almacén “y”.
2. Los registros corresponden al almacén de la venta, pero para un tipo de
precio que no aplica para el tipo de cliente al que se le está facturando.
3. Los registros existentes corresponden al almacén de la venta y a un tipo de
precio que corresponde al tipo de cliente al que se le está facturando pero
todos poseen una fecha “hasta” que ya venció.
¿Si para un artículo se creó un precio de oferta, es decir con una fecha
“hasta” que ya venció, a qué precio se facturarán los artículos?
El sistema buscará en los precios registrados para el artículo para el mismo

almacén y tipo de precio, aquellos que estén vigentes:
A) Fecha “desde” <= a la fecha actual y fecha “hasta” vacía o

B) Fecha “desde”<= a la fecha actual y fecha hasta >= a la fecha actual.
Si encuentra dos registros o más con dichas características, tomará el registro cuya
fecha desde sea mayor. De no encontrar registros con esos criterios asignará precio
0.
¿Por qué al tipear el código de un artículo en los renglones de una

factura indica “invalid value” si está registrado en la pantalla de artículos?
Posibles causas:
1. Porque el articulo esta “inactivo”

2. Porque el articulo no está definido como tipo “venta” o tipo “servicio” que
son los permitidos en la facturación de venta.
3. Porque al artículo no se le ha definido unidades
Compras y CxP
¿Cómo se consulta el saldo de un proveedor?
Para consultar el saldo de un proveedor hay varias alternativas:
Alternativa 1: Saldo actual
1. Seleccione la opción Proveedores en el submenú Tablas del módulo

Compras y Cuentas por Pagar.
2. Busque y seleccione el proveedor cuyo saldo desea consultar, usando el
icono buscar de la Barra de Herramientas.
3. Haga clic en la carpeta “Crédito y Saldo”.
4. Haga clic en el botón Saldo Actual que se encuentra en la ventana.
Alternativa 2: Saldo a una fecha
1. Seleccione el módulo Compras y Cuentas por Pagar.

2. Seleccione en el submenú Reportes la opción Proveedores.
3. Seleccione el reporte “Saldo de proveedores por zona” de la lista
desplegable.
4. Indique: el rango de proveedores, la fecha a la que desea el saldo y cómo
desea visualizar el reporte.
Alternativa 3: Saldo y movimientos en un rango de fechas

2. Seleccione en el submenú Reportes la opción Estado de cuenta de

proveedores
3. Indique: el rango de proveedores, el rango de fechas en los que desea el
saldo y movimientos, y cómo desea visualizar el reporte.
Alternativa 4: Saldo y movimientos para cadenas de proveedores (casas matriz y

sucursales)

2. Seleccione en el submenú Reportes, la opción “Estado de cuenta de Casa
Matriz y Sucursales”.
3. Indique: el rango de proveedores, el rango de fechas en los que desea el
saldo y movimientos, y cómo desea visualizar el reporte.
Este reporte visualiza los saldos y movimientos, de aquellos proveedores, definidos

como casa matriz, anexando los pertenecientes a sus sucursales.
¿Cómo se hace un pago adelantado?
Para registrar un pago adelantado siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Pagos en el submenú Procesos del módulo Compras

y Cuentas por Pagar.
o usando el ratón.
3. Introduzca los datos del encabezado del pago.
4. Introduzca los datos de la forma de pago del pago.
5. Pulse Enter, en ese momento el sistema le va a preguntar si desea generar
un pago adelantado. Responda afirmativamente para generarlo.
¿Cómo se asocian documentos de proveedores pendientes?
Para asociar o cancelar entre sí dos o más documentos de proveedores que están
pendientes o con saldo mayor a cero, siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Pagos en el submenú Procesos del módulo Compras

y Cuentas por Pagar.

o usando el ratón.
3. Introduzca los datos del encabezado del pago (proveedor, fecha,
descripción, etc.)
4. Haga clic con el ratón en el botón Documentos a cancelar para visualizar
todos los documentos pendientes del proveedor, tanto a favor como en
contra.
5. Introduzca en la columna Monto abonado el monto que desea abonar a
cada documento. Puede usar los documentos con signo (-) para cancelar
los documentos con signo (+).
6. Si la columna Monto docum. es igual a cero (0) introduzca como forma de
pago del pago: efectivo y monto del pago cero (0). Si la columna Monto
docum. es mayor a cero (0) introduzca la(s) forma(s) de pago del pago.
7. Grabe el pago presionando Ctrl + G, o usando el ratón y la función guardar
¿Dónde se visualizan las retenciones de ISLR aplicadas a proveedores?
Para consultar las relaciones de ISLR que se han aplicado a proveedores se

dispone de los siguientes reportes, ubicados en la opción Pagos, submenú
Reportes del módulo Compras y Cuentas por Pagar:
 Comprobante de Retención de I.S.L.R.

 Planilla de A.R.C.V. - Comprobante de Retenciones Varias
 Relación de I.S.L.R. Retenido Detallado
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Concepto y Proveedor
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Proveedor
 Relación de I.S.L.R. Retenido por Proveedor y Concepto
El uso de ellos dependerá de la naturaleza de la tarea que se esté ejecutando,

pudiendo en cada uno de ellos filtrar por fecha o proveedor.
¿Para qué sirve la opción de Programación de Pagos?
La programación de pagos establece un procedimiento administrativo, mediante el

cual se autorizan las erogaciones de dinero que debe realizar la empresa para un
período. Define una pauta de control que es complementada con los reportes de
pagos autorizados disponibles en el módulo Compras y Cuentas por Pagar.
Adicionalmente, a través de este proceso, es posible realizar pagos parciales de las
facturas, programando las fechas y montos para tal fin.
Para activar esta opción, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ubíquese en el proceso Parámetros de la empresa del módulo

Mantenimiento.
2. Seleccione la carpeta “Compras y CxP, Caja y Bancos”.
3. Haga clic sobre la opción “permitir cancelar sólo compras y órdenes de
pagos autorizados.”
¿Cuál es el uso de las plantillas de compras?
Las plantillas de compras permiten establecer un modelo de datos que puede ser
usado en los distintos procesos del sistema (facturas de compras, cotizaciones,
órdenes de compra, notas de recepción) para crear nuevos documentos
rápidamente. En caso de ser necesario, pueden ser contabilizadas.
Cajas y bancos
¿Cómo se concilia una cuenta bancaria de forma manual?
Para conciliar los movimientos de una cuenta en Profit Plus con el estado de cuenta
bancario siga los siguientes pasos:
1. Seleccione la opción Conciliación bancaria en el submenú Procesos del

módulo Caja y Bancos.
2. Seleccione la cuenta bancaria a conciliar, así como el período (mes y año).
3. Haga clic con el ratón en la opción No conciliados para que el sistema
muestre los movimientos del mes que todavía están sin conciliar.
4. Marque con el ratón en la columna “CO” aquellos movimientos que desee
conciliar. Una vez marcados los movimientos, quedan automáticamente
definidos como conciliados.
¿Es posible controlar los montos diferidos en cuentas bancarias?
Sí es posible; estableciendo el número de días de diferimiento, en la tabla Bancos

del módulo Caja y bancos, para cada cuenta bancaria. Una vez realizados los
depósitos bancarios, debe solicitar el reporte “Saldos Diferidos en Cuentas
Bancarias”, que está ubicado en la opción Cuentas bancarias en el menú
Reportes.
¿Dónde se visualizan los comprobantes de retención ISLR aplicados a

un beneficiario?
En la opción Pagos del submenú Reportes, perteneciente al módulo Compras y

Cuentas por Pagar. Inclusive es posible filtrar por beneficiario, tal como está
establecido para los proveedores.
¿Se deben registrar sólo los bancos en los cuales la empresa posee
cuentas bancarias?
No. Porque cuando se realizan cobros en cheques, al momento de registrar la forma

de pago, debe especificar el banco al cual pertenece el documento recibido.
¿Cuál es la diferencia entre un beneficiario y un proveedor?

®
Las diferencias establecidas en Profit Plus Administrativo, con respecto a los
beneficiarios y proveedores, son:
El proveedor, es:
1. Una entidad que permite adquirir productos, bienes o servicios, mediante

los procesos de cotizaciones, órdenes de compra, notas de recepción y
facturas de compras; afectando según sea el caso, las cantidades en
existencia de los artículos.
2. Aquella empresa con la que se han establecido relaciones frecuentes, que
permite obtener y controlar créditos, tanto en días como en montos.
Además, de posibilitar las relaciones con otros proveedores de la misma
firma, mediante la figura de sucursales y casa matriz.
3. Una figura jurídica sobre la cual es posible emitir una gran diversidad de
reportes de control, tales como: estado de cuenta de proveedores, análisis
del por vencer, análisis de vencimiento, artículos con más compras, totales
de compras por artículos, notas de seriales por devoluciones, etc.
El beneficiario, es:
1. Una persona natural o jurídica que proporciona servicios, tales como:

alquileres, publicidad, honorarios profesionales, transporte, etc.
2. Una entidad que permite controlar las erogaciones de dinero, mediante
órdenes de pago emitidas de acuerdo a una clasificación de gastos, que
está determinada por la tabla Cuentas de Ingreso / Egreso que en ningún

momento afectan los inventarios.
3. Una figura sobre la cual es posible emitir reportes de control tales como:
órdenes de pago por fecha, órdenes de pago por número, etc., pudiendo
establecer rangos de fechas o filtrar por el estatus del documento, a saber:
canceladas, pendientes, todas.
¿Es posible ubicar un documento rápidamente en el proceso de

conciliación bancaria?
Sí es posible, mediante el visor disponible en la Barra de Herramientas o pulsando

la combinación de teclas Ctrl + B. Además, una vez que se indica el tipo de
documento, usando la tecla F2, puede emplearse la búsqueda asistida para ubicar
aquellos documentos que posean características similares.
.
RIF: J-30551749-5
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Profit Plus Administrativo

 2011 Softech Consultores. Todos los derechos reservados.

eProfit es una marca registrada de Softech Consultores C.A.

Crystal Report es una marca registrada de Business Objects.

Número de parte: PP_US-ADMI-8.0

CAPÍTULO 1: Características del sistema ................................................................................ 15

CAPÍTULO 2: Puesta en funcionamiento .................................................................................. 31

CAPÍTULO 3: Inventario .............................................................................................................. 47

CAPÍTULO 4: Ventas y Cuentas por Cobrar ........................................................................... 115

CAPÍTULO 5: Compras y Cuentas por Pagar ......................................................................... 211

CAPÍTULO 6: Cajas y Bancos .................................................................................................. 291

CAPÍTULO 7: Tributario ............................................................................................................ 347

Extraer datos ............................................................................................................................... 363

CAPÍTULO 8: Descuentos / Comisiones ................................................................................. 367

CAPÍTULO 9: Integración ......................................................................................................... 389

CAPÍTULO 10: Seguridad ......................................................................................................... 399

CAPÍTULO 11: Inteligencia ....................................................................................................... 409

CAPÍTULO 12: Mantenimiento ................................................................................................. 419

CAPÍTULO 13: Instalación del sistema ................................................................................... 461

CAPÍTULO 14: Herramienta de Administración ..................................................................... 495

Tablas ................................................................................................................................. 525

CAPÍTULO 15 Apéndice ............................................................................................................ 547

Preguntas más frecuentes ....................................................................................................... 599

Documentación de Profit Plus® Administrativo

Requisitos de hardware y software

 Computador Intel Dual Core.

 Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

Las estaciones de cliente se conectan al servidor sobre el cual corre parte de la

 Computador Pentium Dual Core 3.2 Ghz.

 Computador Intel Xeon 3.2 Ghz o superior

 Colocar en el grupo de administradores de la máquina al usuario.

Si presenta algún problema reinicie el servicio de Internet Information Server por

 En caso de Instalar sobre un Windows de 64 bit debe tener instalado y

Términos de la licencia de uso

Ediciones de Profit Plus®

Implantación de Profit Plus®

 Instalación del sistema.

 Diseño de los formatos de la empresa.

Es vital para el éxito de la implantación que la alta gerencia de su empresa esté

CAPÍTULO 1: Características del sistema

Multi-empresa: Profit Plus® Administrativo 2KDoce permite la creación y manejo de

 Para crear una nueva empresa ingrese en la Herramienta de Administración

Multi-Sucursal: Profit Plus® Administrativo facilita el manejo de las diversas sucursales

Multi-Moneda: Profit Plus® Administrativo permite el manejo de múltiples monedas.

 Manejar los costos y precios de los artículos en otra moneda diferente a la

Multi-Almacén: Profit Plus® Administrativo permite el manejo de múltiples almacenes

Múltiples criterios de costeo: Profit Plus® Administrativo le permite costear sus

Lotes y vencimientos: Profit Plus® Administrativo ofrece la posibilidad de definir en

Flexible| y parametrizable: Gracias a su alta flexibilidad Profit Plus® Administrativo se

 La configuración de parámetros de la empresa.

Escalable: Profit Plus® Administrativo está disponible en seis (6) versiones.

 Usuario que realizó la operación.

Generador de formatos y reportes: Profit Plus® Administrativo trae incorporados más

Adaptado a la normativa vigente: Profit Plus® Administrativo ha sido desarrollado en

Diseñado bajo filosofía Cliente/Servidor: Profit Plus® Administrativo 2KDoce

Acceso a las opciones

Menú de inicio: Éste maneja las opciones Seleccionar empresa, Seleccionar

Tributario: En este módulo podrá registrar los tabuladores y conceptos para

Descuentos/Comisiones: En este módulo podrá configurar los múltiples

Mantenimiento: Este módulo permite el acceso a las opciones de configuración de

Cabe destacar que el Ribbon tiene un comportamiento similar al empleado en las

Al seleccionar una tabla o proceso se desplegará en la parte superior de cada pantalla,