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PROCEDIMIENTO CÓDIGO P-GM-01

CONTROL DE INFORMACIÓN VERSIÓN 01


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1. OBJETIVO
Establecer controles a la información documentada necesaria para apoyar la operación de los
procesos de la empresa INDUSORO, para asegurar su disponibilidad, idoneidad para su uso
y protección adecuada.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de registros, documentos internos y externos del
sistema Integrado de Gestión y comprende desde la identificación de la necesidad de crear o
modificar el documento, hasta la divulgación, distribución, implementación y disposición
final del mismo.

3. DEFINICIONES
Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y
mantener, y el medio que la contiene.

Documentos Internos: aquellos que son generados, utilizados y actualizados por personal
de la Agencia Nacional de Tierras y que apoyan la operación de los procesos. Por ejemplo:
Políticas, Caracterizaciones de procesos, Procedimientos, Instructivos, Fichas técnicas de
salidas y productos, Manuales y Formas.

Documentos Externos: aquellos que son generados y actualizados por personas o entidades
externas a la Agencia Nacional de Tierras y que son utilizados como referente o apoyo en el
desarrollo de actividades. Ejemplo: Leyes, Decretos, Directivas, Conpes, Resoluciones de
otras entidades, Reglamentos, Normas técnicas, etc.

Documento Controlado: Documento en versión vigente que se mantiene en una única


fuente, con el propósito de garantizar al personal de la Agencia Nacional de Tierras su
disponibilidad en los lugares de uso, incluso cuando han sido actualizados.

Documento No Controlado: Toda copia física o digital de un documento tomada desde el


repositorio oficial de la entidad, sobre la cual no se aplica el control a su vigencia y que por
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lo tanto no se reemplaza cuando se actualice el original. La Agencia Nacional de Tierras no


se responsabiliza por la vigencia y uso de las copias no controladas.

Procedimiento: Documento que describe de forma clara las tareas para iniciar, desarrollar y
concluir una actividad de un proceso, indicando el objeto y aplicación, puntos de control, la
documentación que genera, etc. Debe proporcionar información sobre qué cosa hacer, cómo
hacerla, cuándo hacerla, cuántas veces, dónde y quién se responsabilizará de hacerlo.

Instructivo: Documento que describe los detalles técnicos para realizar una o más tareas
contenidas en un Procedimiento de la Agencia Nacional de Tierras, pero que por su
especificidad técnica y criticidad debe ser explicada con un mayor nivel de detalle.

Guía: Documento que describe el trámite que debe realizar un usuario o beneficiario para
acceder a los productos y servicios de la Agencia Nacional de Tierras.

Registro: Documento que conserva resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva


de actividades y tareas desempeñadas.

4. RESPONSABLES
GERENTE GENERAL: aprobar el presente documento, cumplir y hacer cumplir el
presente documento

PERSONAL: cumplir lo descrito en el presente documento.

5. GENERALIDADES
Mediante la PIRÁMIDE DOCUMENTAL, que representa gráficamente la información
documentada generada por la entidad, se detallan los tipos documentales existentes de forma
jerárquica en 4 niveles; de manera que representan el grado de importancia frente al Sistema
de Gestión de la Calidad de la entidad.
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DIAGRAMA 1 PIRÁMIDE DOCUMENTAL

MANUAL
SIG Contiene el Marco Estratégico (Misión, Visión, Objetivos Institucionales,
Política SIG, Objetivos Estratégicos del SIG y sus respectivos Subsistemas, NIVEL 1

PLANES Valores)
PROGRAMAS
PROYECTOS

MANUALES DE
ALTO NIVEL Incluye: Manual de Funciones y Competencias, Políticas de
NIVEL 2
Operación, Código de Valores y Ética, Código Buen Gobierno,

CARACTERIZACIÓN DE Organigrama Institucional, entre otros.


PROCESOS

PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS - REGLAMENTOS NIVEL 3
- PROTOCOLOS - POLÍTICAS
DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS- FORMATOS
Actos administrativos internos (resoluciones y
INFORMACIÓN DOCUMENTADA acuerdos), comunicaciones, información NIVEL 4
documentada controlada y mantenida (registros)

TABLA 1 DESCRIPCIÓN DE NIVELES


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Documento general que describe el Sistema Integrado de


NIVEL ¿HACIA DÓNDE
Gestión y establece las políticas generales o lineamientos de
1 VAMOS?
INDUSORO

NIVEL ¿QUÉ SE DEBE


Los documentos para cumplir las políticas de INDUSORO
2 HACER?

Los documentos para cumplir las directrices de INDUSORO . y


NIVEL ¿CÓMO SE DEBE describen la forma como se ejecutan las actividades de un
3 HACER? procedimiento, los formatos asociados a ellos, las guías y los
instructivos

Los documentos son un registro y proporcionan evidencia, los


NIVEL
¿QUÉ SE HIZO? cuales presentan los resultados obtenidos de actividades
4
desempeñadas.

5.1. CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIÓN


Encabezado: Presente en la parte superior de las hojas del documento y está constituido
por:
C
LOGOTIPO TITULO DEL CÓDIGO
FORMATO B VERSIÓN .
A D
A PAGINA
. .
. E
EJEMPLO
.
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A. LOGOTIPO DE LA ENTIDAD: Debe estar ubicado en la esquina superior


izquierda del documento
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B. TÍTULO DEL DOCUMENTO: Nombre de identificación del documento.


C. CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Número de identificación del documento.
D. VERSIÓN: Versión actual del documento
E. PÁGINA: Número de páginas con el total de páginas

La empresa INDUSORO define el siguiente sistema de codificación para los documentos


del Sistema Integrado de Gestión.

Carácter 1: Designa tipo de documento

SIGLA TIPO DE DOCUMENTO


MC Manual de calidad
C Caracterizaciones
P Procedimientos
I Instructivos
M Manuales
F Formatos
PL Plan

Caracteres 2: Designa el proceso al que pertenece el documento de acuerdo con el mapa


de procesos:

SIGLA TIPO DE PROCESO

ESTRATÉGICOS

PE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

GM GESTIÓN DE MEJORA

PRINCIPALES

C COMPRA
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RI RECEPCIÓN DE INSUMOS

CC CONTROL DE CALIDAD

P PRODUCCIÓN

A ALMACENADO

D DISTRIBUCIÓN

APOYO

ADMINISTRACIÓN DE
ARH
RECURSOS HUMANOS

A ALMACENAMIENTO

CC CONTROL DE CALIDAD

M MANTENIMIENTO

T TRANSPORTE