Secretariado

Mecanografía

El término mecanografía viene de las palabras mecano (Mecánico - Maquina) y grafía (Graphos)
(Escritura/Dibujo), y es el proceso de introducir texto en un dispositivo por medio de un teclado como los
que poseen las máquinas de escribir, los ordenador o las calculadoras. El término se acuñó cuando se
empezaron a utilizar las primeras máquinas de escribir mecánicas. Con el avance de la tecnología se han
desarrollado otros métodos para realizar dicha tarea al mismo tiempo que se facilita su labor. Algunos de
estos mecanismos son los punteros, ratones o reconocimiento de voz.

En la actualidad se utiliza el término mecanógrafo para denominar a la persona con conocimientos de

mecanografía, es decir, que es capaz de introducir texto con soltura (a alta velocidad sin necesidad de
mirar el teclado).

Consejos básicos a la hora de mecanografiar

• Colocar las manos sobre la fila a, s, d, f, g, h, j, k, l, ñ, de manera que los dedos "meñiques" se
dirijan a las letras "a" y "ñ" respectivamente, los dedos "anulares" se dirijan a las letras "s" y "l"
respectivamente, los dedos "corazón" se dirijan a las letras "d" y "k" respectivamente y los dedos
"índices" abarquen las teclas "f-g" y "h-j" respectivamente, utilizando siempre los dedos "pulgares" para
la tecla grande de "espaciador", lo mismo para las otras filas de letras. Esto facilitará el acceso
prácticamente a todo el teclado con leves movimientos de manos.

Esta es la posición habitual y correcta en el teclado de las manos y los dedos

Para personas con sólo la mano derecha:

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Para usar con mano izquierda

A estas reglas debemos sumarle los siguientes consejos:

• Mantener las muñecas levitando sobre el teclado, y no apoyadas sobre éste o sobre el escritorio.
Evitará lesiones.

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• Colocar los pies en el suelo frente a uno.

• Al sentarse, hacerlo de manera que la espalda esté totalmente recta, para poder apoyarla
en el respaldo del asiento.

• Mantener los codos cercanos a los costados, de forma paralela y con los antebrazos inclinados
ligeramente hacia arriba.

• Al teclear, los ojos deben permanecer observando la pantalla o el papel. Con el tiempo se hace
innecesario mirar el teclado para saber dónde están las teclas.

• Características como los correctores ortográficos, autocompletado y autoreemplazo sirven para

facilitar y acelerar el proceso y prevenir o corregir errores.

Instrucciones del teclado:

Las hileras de teclas se pueden clasificar en: 1) Superior o numeral: contienen números. 2) Dominante: se
encuentran ubicada cuatro de las vocales, lo que hace que sea empleada para escribir casi todas las
palabras. 3) Fila central, normal o guía: se ubica en el centro y en ella se apoyan los dedos para comenzar
a escribir. 4) Fila inferior: denominada de este modo por el lugar que ocupa en el teclado.

En cada fila se hallan dispuestas las letras del alfabeto, acordes con una norma norteamericana: desde el
centro hacia la periferia (derecha–izquierda) se incluyen las teclas utilizadas con más frecuencia hasta
llegar a la de menor uso; por ello, la letra "Ñ" en los teclados se incorpora al lado de la "L". En la fila
inferior derecha, los símbolos incorporados después de las letras "M" y "N" varían.

En el teclado numérico, en cambio, se adaptó a la forma genérica estipulada por el ordenamiento de los
números naturales, es decir, del 1 al 0.

La estructura del teclado universal se utiliza con tanta frecuencia y naturalidad que es imposible cambiar
una norma cultural, a pesar de que hubo en computación múltiples propuestas para cambiar la variación
de las letras.

Con el objeto de evitar un trabajo irregular, se ha dividido verticalmente el teclado en dos partes:
izquierda y derecha. Así, cada una de las manos tiene una distribución equitativa de teclas para manejar,
haciéndose más organizado el trabajo digitativo. Por otra parte, cada dedo debe ocuparse de una hilera
vertical de teclas, salvo el caso del índice en cada mano al que se le adjudicaron dos.

También existen algunas teclas complementarias como pueden ser el retroceso, el tabulador sencillo y
las teclas de mayúsculas (tanto las de cambio como la fijadora), los cuales deberán ser digitados con los
meñiques.

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Por otra parte, para simplificar la tarea es conveniente designar con un número a los dedos, en lugar de
utilizar su nombre. Así se obtiene: 1) Índice. 2) Mayor. 3) Anular. 4) Meñique. Las filas nombradas
contienen dos clases de teclas: las impresoras y las complementarias.

Se denominan impresoras por su trabajo de escritura, y comprenden las letras, números o signos, que se
encuentra en estrecha relación con el tipiado. Están formadas por letras, números y signos, entre estos
últimos están los de puntuación, ortográficos, auxiliares y aritméticos. Generalmente son 44 ó 45 las
teclas impresoras. El teclado contiene las 28 letras simples del abecedario, tanto mayúsculas como
minúsculas. Las mayúsculas sólo pueden ser impresas mediante la digitación de una de las teclas
complementarias llamadas "de mayúsculas" o la fijadora.

En cambio, las complementarias no imprimen, sino que efectúan trabajos anexos a la escritura, pues sólo
son aplicadas para las siguientes tareas:

Teclas de cambios de mayúsculas: se utilizan para escribir solamente la inicial de una palabra con letras
mayúsculas. Son las dos teclas que se encuentran en ambos extremos de la fila inferior; su pulsación
debe efectuarse mediante el mantenimiento de uno de los meñiques sobre la tecla (según sea la tecla de
cambios de la izquierda o la derecha) apretándola hacia abajo; en cuanto se deje de pulsar la tecla
volverá hacia arriba, escribiéndose desde ese momento con minúsculas.

Fijadora de mayúsculas: es un mecanismo que se encuentra a la altura de la fila guía (puede estar a la
izquierda o a la derecha de esta hilera), y su pulsación produce automáticamente el mantenimiento de
las teclas de cambios de mayúsculas abajo en forma fija; pueden escribirse las letras o palabras que se
deseen "con mayúsculas". Posteriormente, para volver a minúsculas se presiona una vez la tecla de
cambios.

Tecla marginal o saltador marginal: su pulsación permite sortear los márgenes y más comúnmente el
margen derecho. Por ejemplo, al llegar al final del renglón, no siempre es posible prever el corte de una
palabra antes de llegar a ese margen; es común seguir uno o dos espacios más a fin de completar cada
vocablo de acuerdo con las reglas de silabeo. Entonces se usa el saltador marginal.

Tecla de retroceso: como su nombre lo indica, sirve para retroceder un espacio.

Espaciador: es una barra que se encuentra en la parte inferior del teclado, que se usa para mover el carro
un espacio cada vez que se pulsa, la cual organizan los espacios entre las palabras.

Pulsación de los diferentes tipos de caracteres en el teclado

• Caracteres directos (Ej. a,b,c,1,2,3), se pulsan y listo.

• Caracteres de mayúsculas o de posición superior en la tecla (Ej. A,B,C,?,¿,"), hay que tener
pulsada una de las dos teclas "shift" y pulsar la tecla deseada.

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• Caracteres de posición derecha en la tecla (Ej. @,#,€), hay que tener pulsada la tecla "Alt. Gr" y
pulsar la tecla deseada.

• Uso del acento (Ej. á,é,í,ó,ú), hay que pulsar la tecla del acento y soltarla y después la letra que
debe llevar el acento.

Software y hardware

¿Qué es la informática?

La informática es la disciplina que estudia el tratamiento automático de la información utilizando

dispositivos electrónicos y sistemas computacionales. También es definida como el procesamiento de la
información en forma automática. Para esto los sistemas informáticos deben realizar las siguientes tres
tareas básicas:

• Entrada: Captación de la información digital.

• Proceso: Tratamiento de la información.

• Salida: Transmisión de resultados binarios.

En la informática convergen los fundamentos de las ciencias de la computación, la programación y las

metodologías para el desarrollo de software, la arquitectura de computadores, las redes de datos (como
Internet), la inteligencia artificial y ciertas cuestiones relacionadas con la electrónica.

Una de la aplicaciones más importantes de la informática es facilitar información en forma oportuna y

veraz, lo cual, por ejemplo, puede tanto facilitar la toma de decisiones a nivel gerencial (en una empresa)
como permitir el control de procesos críticos.

Entre las funciones principales de la informática se cuentan las siguientes:

• Creación de nuevas especificaciones de trabajo.

• Desarrollo e implementación de sistemas informáticos.

• Sistematización de procesos.

• Optimización de los métodos y sistemas informáticos existentes.

¿Qué es una computadora?

Una computadora (del latín computare -calcular-), también denominada ordenador o computador, es
una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una
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computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede
ejecutar con exactitud, rapidez, y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro
programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son ordenadas, organizadas
y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas.

La computadora, además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos

datos, en conjunto, se les conoce como "Input" en inglés) que deben ser suministrados, y que son
requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el producto final del procesamiento de datos,
que recibe el nombre de "output".

La información puede ser entonces utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a

otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s) local o remotamente usando
diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo de
dispositivo o unidad de almacenamiento.

Estructura de una computadora

Microprocesador

Microchip más importante en una computadora, es considerado el "cerebro" de la misma. Está

constituido por millones de transistores integrados. Este dispositivo se ubica en un zócalo especial en la
placa madre y dispone de un sistema de enfriamiento (generalmente un ventilador).

Lógicamente funciona como la unidad central de procesos (CPU), que está constituida por registros, la
unidad de control y la unidad aritmético-lógica. En el microprocesador se procesan todas las acciones de
la computadora.

Su "velocidad" es medida por la cantidad de operaciones por segundo que puede realizar: la frecuencia
de reloj. La frecuencia de reloj se mide en MHz (megahertz) o gigahertz (GHz).

También dispone de una memoria caché (medida en kilobytes), y un ancho de bus (medido en bits). Los
principales fabricantes de microprocesadores son AMD e Intel.

Buses

El bus es el camino que une el microprocesador con los demás componentes de entrada y salida, es
decir que comunica al procesador con las ranuras de expansión en las que se conectan las tarjetas
controladoras de discos flexibles, así como la tarjeta de video que envía información al monitor. Este
mismo camino traslada los datos entre el procesador y la memoria que reside en la motherboard y
también lo comunica con el procesador matemático, en el caso de que este sea externo y no esté
integrado en el chip.

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La comunicación con el resto de los componentes la realiza a través de vías de trazo metálicos en el
circuito impreso .Estas líneas de cobre se encuentran en paralelo y la cantidad dependerá del ancho del
bus con el que trabaje el procesador externamente.

Memoria

En informática es un dispositivo basado en circuitos que posibilitan el almacenamiento limitado de

información y su posterior recuperación.

Las memorias suelen ser de rápido acceso, y pueden ser volátiles o no volátiles. La clasificación principal
de memorias son RAM y ROM. Estas memorias son utilizadas para almacenamiento primario.

Se emplea el término memoria también para llamar a cualquier dispositivo, circuito o medio de grabación
que permite almacenar información desde una computadora. Existen memorias de almacenamiento
secundario como los discos duros, discos ópticos, etc.

Puertos de entradas y salidas

Los puertos son el medio para que la PC se comunique con el mundo exterior. El nombre de puertos se
debe a que cumplen con una función similar a la de los puertos de los barcos. En estos, los barcos pueden
cargar y descargar productos, mientras que en los puertos de entrada y salida se posibilita la transmisión
de información entre la PC y cualquier dispositivo externo.

Los puertos se clasifican según el procesamiento que se utiliza para transmitir los datos:

-puertos paralelos: son capaces de transmitir varios bits al mismo tiempo, a través de varios conductores,
uno para cada bits, conectado en paralelo (de ahí su nombre).

-puertos en serie: transmiten unos bits detrás de otro a través de un solo conductor es decir en serie.

El mouse

La función básica del mouse es registrar los movimientos físicos en la PC, es decir trasladar los
movimientos que efectuamos con el mouse en la mano a un señalador de pantalla que indica la posición
del mismo, conocido como puntero.

El teclado

El teclado es el dispositivo de entrada de cualquier PC. Sin este no nos podríamos comunicar con ella. El
teclado está formado por un grupo de interruptores o tecla ubicados en un gabinete plástico. En este
mismo gabinete , se encuentra los circuitos encargada de enviar a la motherboard la información de las
teclas pulsadas a través de un solo cable en serie .Un grupo de luces se encarga de mostrar el estado de
las funciones bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, bloqueo de desplazamiento.

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USB

Es un bus de serie que permite la interconexión de dispositivos de diferentes naturalezas a la PC a través

de un único tipo de conector. El USB es totalmente compatible con plug & play y permite la conexión y
desconexión de dispositivos en caliente (sin apagar nada). De manera que facilita la conexión y
configuración de los nuevos dispositivos.

Componentes de almacenamiento

Son los componentes típicos empleados para el almacenamiento en una computadora. También podría
incluirse la memoria RAM en esta categoría.

Disco Duro:

El disco duro es un dispositivo de almacenamiento no volátil, es decir conserva la información que le ha

sido almacenada de forma correcta aun con la perdida de energía. Emplea un sistema de grabación
magnética digital. Es donde en la mayoría de los casos se encuentra almacenado el sistema operativo de
la computadora. En este tipo de disco se encuentra dentro de la carcasa una serie de platos metálicos
apilados girando a gran velocidad. Sobre estos platos se sitúan los cabezales encargados de leer o escribir
los impulsos magnéticos. Hay distintos estándares a la hora de comunicar un disco duro con la
computadora.

Como lo señalamos, dentro de un disco duro hay varios platos (entre 2 y 4), que son discos (de aluminio o
cristal) concéntricos y que giran todos a la vez. El cabezal (dispositivo de lectura y escritura) es un
conjunto de brazos alineados verticalmente que se mueven hacia dentro o fuera según convenga, todos a
la vez. En la punta de dichos brazos están las cabezas de lectura/escritura, que gracias al movimiento del
cabezal pueden leer tanto zonas interiores como exteriores del disco.

Disco óptico:

En el campo de la informática, un disco óptico es una superficie circular de policarbonato donde la

información se guarda haciendo unos surcos en la superficie del disco. El acceso a los datos se realiza
cuando un material especial del disco, que suele ser de aluminio, es iluminado con un haz de láser. Los
surcos en la superficie modifican el comportamiento del haz de láser reflejado y nos dan la información
que contiene el disco.

La información en un disco óptico es almacenada secuencialmente en una espiral desde el círculo más
interno hasta el más externo.

Disquete:

Cartucho plástico para almacenar información. Se tratan de una clase de discos magnéticos. Las dos
versiones más conocidas para PC son: la más antigua de 5 1/4 pulgadas y la de 3 1/2, prácticamente sin

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uso en la actualidad. Son llamados discos flexibles, contrastando con los discos rígidos. La información en
ellos contenida puede perderse o afectarse fácilmente con el tiempo, el polvo, la humedad, el
magnetismo, el calor, etc. La versión de 5 1/4 podía llegar a almacenar hasta 1,2 MB. La versión 3 1/2
pulgadas almacenaban 1,44 MB como máximo. La unidad encargada de leer estos discos es llamada
disquetera. Luego salieron los disquetes, menos populares, conocidos como Zip.

El backup

Las copias de seguridad o backup son un proceso que se utiliza para salvar toda la información. Es decir,
un usuario, quiere guardar toda la información, o parte de la información de la que dispone en la PC
hasta ese momento. Realizará una copia de seguridad de tal manera, que lo almacenará en algún medio
de almacenamiento tecnológicamente disponible hasta el momento como por ejemplo cinta, DVD, en
discos virtuales que proporciona Internet o simplemente en otro Disco Duro, para posteriormente si
pierde la información, poder restaurar el sistema.

La copia de seguridad es útil por varias razones:

1. Para restaurar un ordenador a un estado operacional después de un desastre (copias de

seguridad del sistema)

2. Para restaurar un pequeño número de ficheros después de que hayan sido borrados o
dañados accidentalmente (copias de seguridad de datos).

3. En el mundo de la empresa, además es útil y obligatorio, para evitar ser sancionado por
los órganos de control en materia de protección de datos.

Normalmente las copias de seguridad se suelen hacer en cintas magnéticas, si bien dependiendo de lo
que se trate podrían usarse disquetes, CD, DVD, discos ZIP, JAZ o magnético-ópticos, pendrives o pueden
realizarse sobre un centro de respaldo remoto propio o vía internet.

La copia de seguridad puede realizarse sobre los datos, en los cuales se incluyen también archivos que
formen parte del sistema operativo. Así las copias de seguridad suelen ser utilizadas como la última línea
de defensa contra pérdida de datos, y se convierten por lo tanto en el último recurso a utilizar.

Las copias de seguridad en un sistema informático tienen por objetivo el mantener cierta capacidad de
recuperación de la información ante posibles pérdidas. Esta capacidad puede llegar a ser algo muy
importante, incluso crítico, para las empresas. Se han dado casos de empresas que han llegado a
desaparecer ante la imposibilidad de recuperar sus sistemas al estado anterior a que se produjese un
incidente de seguridad grave.

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Componentes o periféricos externos de salida

Son componentes que se conectan a diferentes puertos de la computadora, pero que permanecen
externos a ella. Son de "salida" porque el flujo principal de datos va desde la computadora hacia el
periférico.

Monitor:

Periférico de salida que muestra la información de forma gráfica de una computadora. Los monitores se
conectan a la computadora a través de una tarjeta gráfica (o adaptador o tarjeta de video). Un monitor
puede clasificarse, según la tecnología empleada para formar las imágenes en: LCD, CRT,
plasma o TFT. En tanto, según el estándar, un monitor puede clasificarse en: Monitor numérico, MDA,
CGA, EGA, analógico, VGA, SVGA, entro otros. En cuanto a los colores que usa los monitores pueden ser
monocromáticos o poli cromáticos.

Existen algunos conceptos cuantificables relacionados a los monitores y sirven para medir su calidad,
estos son: píxel, paso (dot pitch), resolución, tasa de refresco, dimensión del tubo, tamaño de punto, área
útil.

Impresora:

Periférico externo que sirve para imprimir en un medio (generalmente papel) textos e imágenes. Existen
gran cantidad de fabricantes de impresoras, entre los que se encuentran: EPSON, Hewlett-Packard y
Xerox. Dependiendo de la forma o tipo de impresión que utilizan, pueden clasificarse en: matriz de
puntos, chorro de tinta, láser, etc.

Las impresoras suelen medir su calidad de impresión por la resolución que alcanzan, la cual es medida en
DPI (dots per inch o puntos por pulgada). Una resolución de 300 dpi producirá un texto que mostrará
líneas quebradas visibles solamente bajo una lupa. Los gráficos profesionales usan impresoras con
resoluciones desde 1200 a 2400 dpi.

La velocidad de las impresoras puede medirse en:

• cps = caracteres por segundo.

• lpm = líneas por minuto.

• ppm = páginas por minuto.

Las impresoras pueden conectarse de forma serial, paralela o por USB. Actualmente el USB es el más
utilizado. Existe un tipo especial de impresoras llamadas impresoras multifuncionales, que incorporan
posibilidad de escanear y fotocopiar documentos.

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Altavoces:

Dispositivo utilizado para reproducir sonido desde un dispositivo electrónico. Los altavoces convierten las
ondas eléctricas en energía mecánica y esta se convierte en energía acústica.

Componentes o periféricos externos de entrada

Son componentes que se conectan a diferentes puertos de la computadora, pero que permanecen
externos a ella. Son de "entrada" porque el flujo principal de datos va desde el periférico hacia la
computadora.

Mouse:

Periférico de entrada para interactuar con la computadora a través de un puntero mostrado en pantalla
en sistemas GUI (gráficos). El mouse fue diseñado originalmente por Douglas Engelbart y Bill English en la
década del 60 en el Institute Research of Stanford, en la Universidad de Stanford. Más tarde fue
mejorado en los laboratorios de Palo Alto de la compañía Xerox. Lleva ese nombre por su parecido a un
ratón con cola, cuando no eran inalámbricos.

Características del Mouse

El ratón o mouse suele tener dos o tres botones, y rueda de desplazamiento. El mouse clásico
posee una bola interna, que gira cuando se desplaza el ratón sobre una superficie adecuada (pad o
alfombrilla). Actualmente ha sido reemplazado por el mouse óptico, que utiliza un láser para detectar el
movimiento. También existen los ratones inalámbricos (sin cables), que no necesitan conectarse a la
computadora utilizando un cable, sino que se comunican con está utilizando infrarrojo o radiofrecuencia.

Los ratones con cable pueden tener los siguientes conectores:

• DB-9 (para ratones seriales).

• MiniDIN.

• USB.

Teclado:

Periférico de entrada que sirve para dar instrucciones y/o datos a la computadora a la que está
conectada. Suelen conectarse al puerto seria o al USB. La forma actualmente más extendida de ubicación
de las teclas en el teclado es llamada QWERTY. Otra forma de distribución menos extendida es el Teclado
Dvorak.

Algunos modelos de teclados son:

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• Teclado XT: 83 teclas, con procesador incluido en el teclado. Sin uso en la actualidad.

• Teclado AT: 83 teclas, el procesador está en la placa madre.

• Teclado expandido o mejorado: 102 teclas. Ciento dos teclas en la versión americana. Más
recientemente es de 105 teclas.

Los teclados pueden ser de dos tipos:

• Teclado de contacto.

• Teclado capacitivo.

Los teclados pueden tener ciertas características adicionales como pueden ser:

• Teclados inalámbricos, que no utilizan cable para conectarse con la computadora sino que
usan rayos infrarrojos o radiofrecuencias.

• Teclados ergonómicos, que se adaptan a la fisiología humana.

• Teclados con funciones especiales: estos dependen del fabricante. Pueden incluir teclas
adicionales para abrir el navegador, controlar el volumen de la PC, abrir el reproductor, etc. También
pueden incluir un touchpad.

Los tipos de conectores de teclados más usuales son:

• DIN de 5 patillas y 180º.

• MiniDIN.

• USB.

Las teclas en los teclados pueden agruparse, en general, en:

• Teclas alfanuméricas: conformada por las letras y los números.

• Teclas de puntuación: punto, coma, punto y coma, acentos, entre otros.

• Teclas especiales: teclas de funciones, teclas de control, teclas de direcciones, etc.

Webcam:

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Videocámara generalmente hogareña para realizar videoconferencias o para instalar en lugares fijos para
transmitir video por internet.

Escáner:

Periférico que permite transferir una imagen desde un papel o superficie y transformarlos en gráficos
digital (proceso también llamado digitalización). Existen actualmente escáneres que capturan objetos en
tres dimensiones. Suelen utilizar un haz de luz o láser para realizar el proceso.

Los escáneres no distinguen el texto de los gráficos, por lo tanto, debe existir un procesamiento de la
imagen escaneada para generar texto editable. Este proceso es llamado OCR, y existen múltiples
aplicaciones para tal fin.

La mayoría de los escáneres emplean matrices CCD para capturar las imágenes del exterior. Los CCD
consisten en líneas de pequeños receptores de luz, que son los que captan la intensidad y frecuencia de
los colores en la imagen que se escanea. La calidad del CCD es uno de los factores más importantes en la
calidad de la imagen escaneada. La resolución de los escáneres se mide en DPI. Actualmente los
escáneres vienen junto con las impresoras. Estos dispositivos son llamados impresoras multifunción.

Software de una computadora

Sistema operativo

Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y sus funciones como así
también la ejecución de otros programas compatibles con éste. Ejemplos de familias de sistemas
operativos: Windows, Unix, Linux, DOS, Mac OS, etc.

Un sistema operativo permite interactuar con el hardware de computadoras, teléfonos celulares, etc. y
ejecutar programas compatibles en éstos. Permite controlar las asignaciones de memoria, ordenar las
solicitudes al sistema, controlar los dispositivos de entrada y salida, facilitar la conexión a redes y el
manejo de archivos.

En computadoras, el sistema operativo comienza a funcionar cuando finaliza el trabajo del BIOS al
encenderse o reiniciar la computadora. Los sistemas operativos poseen una interfaz que puede ser
gráfica (GUI) o de texto (línea de comandos). Los sistemas operativos forman una plataforma para que
otros sistemas o aplicaciones la utilicen. Aquellas aplicaciones que permiten ser ejecutadas en múltiples
sistemas operativos son llamadas multiplataforma.

La mayoría de los sistemas operativos actuales son también multiusuario, aunque existen los mono
usuario (por ejemplo, DOS). También pueden clasificarse en multitarea o mono tarea. Cada programa que
se ejecuta en un sistema operativo, ya sea aplicación o servicio de fondo, es llamado proceso.

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Los sistemas operativos pueden ser centralizados, si permiten utilizar recursos de una sola computadora,
o distribuido, si permiten utilizar recursos de más de una computadora al mismo tiempo.

Todos los sistemas operativos deben incluir un soporte para uno o más sistemas de archivos. Por
ejemplo, el sistema operativo Windows XP soporta NTFS y FAT32, en tanto Windows Vista sólo soporta
NTFS. También deben tomar medidas de seguridad, que antes no existían en los sistemas operativos. El
principal peligro proviene de las redes como Internet. Otra característica de los actuales sistemas
operativos es que poseen un gran conjunto de controladores (drivers) para permitir rápida
compatibilidad con dispositivos de hardware.

Aplicaciones del usuario

Programa informático que permite a un usuario utilizar una computadora con un fin específico. Las
aplicaciones son parte del software de una computadora, y suelen ejecutarse sobre el sistema operativo.
Una aplicación de software suele tener un único objetivo: navegar en la web, revisar correo, explorar el
disco duro, editar textos, jugar (un juego es un tipo de aplicación), etc. Una aplicación que posee
múltiples programas se considera un paquete. Son ejemplos de aplicaciones Internet Explorer, Outlook,
Word, Excel, WinAmp, etc.

En general, una aplicación es un programa compilado (aunque a veces interpretado), escrito en cualquier
lenguaje de programación. Las aplicaciones pueden tener distintas licencias de distribución como ser
freeware, shareware, trialware, etc. Las aplicaciones tienen algún tipo de interfaz, que puede ser una
interfaz de texto o una interfaz gráfica (o ambas). También hay que destacar que la distinción entre
aplicaciones y sistemas operativos muchas veces no es clara. De hecho, en algunos sistemas integrados
no existe una clara distinción para el usuario entre el sistema y sus aplicaciones.

Recursos de Internet

Correo electrónico

El correo electrónico ("E-Mail" ó "Electronic Mail" en Inglés) es el segundo servicio más usado de la Red
Internet (el primero es la navegación por la World Wide Web). Dos personas que tengan acceso a una
cuenta de correo en Internet pueden enviarse mensajes escritos desde cualquier parte del mundo a una
gran velocidad. Lo normal es que un mensaje tarde entre unos pocos segundos y unos pocos minutos,
dependiendo de la cantidad de texto que se envíe.

Los Proveedores de Internet dan una o dos cuentas de correo a sus clientes cuando solicitan una
conexión a la Red. De este modo, es casi seguro que si podemos conectarnos a Internet, podamos enviar
y recibir correo electrónico.

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Para manejar el correo electrónico, existen programas que están especializados en esta tarea (el Outlook,
por ejemplo). Sin embargo, es más cómodo usar un navegador como el Internet Explorer, puesto que
incorporan la posibilidad de gestionar el correo en el propio navegador. Esto ofrece la ventaja de que con
un sólo programa tienes acceso a los dos servicios más usados de la Red.

Direcciones de correo electrónico

En el correo convencional hay que indicar de alguna manera la persona a la que queremos mandar una
carta. Para ello, escribimos sus datos personales (Nombre y Dirección) en el sobre que contiene el texto.

En el correo electrónico se hace algo parecido. Cada carta que se envía por correo electrónico lleva
asociada una cabecera, en la que se indican los datos necesarios para que la carta llegue correctamente a
su destino. Uno de estos datos es la dirección electrónica de la persona a la que enviamos la carta.

Cada usuario de Internet que tenga una cuenta de correo, dispone automáticamente de una dirección de
correo. Todo el correo que envía y recibe un usuario de la Red, pasa a través de su Proveedor Internet.
Éste dispone de un ordenador dedicado a gestionar el servicio de correo de sus clientes. En este
ordenador quedan almacenados los correos electrónicos que reciben los clientes a cualquier hora del día
hasta el momento en que el usuario se conecta a la Red y recibe en su propio ordenador el mensaje.
Dicho ordenador tiene un nombre de dominio con el que se identifica en Internet.

Para diferenciar un cliente de otro, hay que añadir un nombre de cliente a la dirección de correo.
Normalmente, este nombre es un alias, o sea, un apodo o unas siglas, puesto que el Proveedor tiene
varios miles de clientes y muchos de ellos pueden tener el nombre repetido. Así pues, un cliente que se
llame "Fulanito de Copas", podrá escoger, por ejemplo, sus iniciales: "fdc" como alias.

La dirección de correo completa es la unión del alias y del nombre de dominio del Proveedor, separados
por una árroba ("@"). Por lo tanto, la dirección de correo de Fulanito de Copas, cliente de Hotmail sería:

fdc [arroba] hotmail.com

Contraseña

Con el fin de que nuestra correspondencia electrónica sea privada, se impone que para recibir nuestro
correo antes debemos dar un nombre de usuario y una clave secreta.

Si se le da a alguien estos datos secretos, esa persona podría leer nuestro correo electrónico, y también
enviar mensajes con nuestra dirección de correo.

Algunos Proveedores de Internet ofrecen el servicio de poder cambiar la clave secreta del correo o de la
conexión a Internet, lo cual puede resultar interesante en caso de que veamos que hay un intruso en
nuestro correo o alguien usando nuestra conexión a la Red.

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¿Cómo navegar en Internet?

Navegar por la World Wide Web es muy sencillo. Para empezar, debemos introducir una dirección de
partida en el navegador. Si la página Web que aparece a continuación dispone de enlaces a otras páginas,
no tenemos más que hacer un clic con el ratón sobre alguno de los enlaces (que normalmente suelen ser
una frases en azul subrayada, o bien imágenes con un marco azul), y aparecerá la página correspondiente
al enlace marcado.

De esta manera vamos recorriendo una serie de páginas Web enlazadas hasta que nos cansamos o hasta
que llegamos a una sin enlaces, por lo que ya no podremos seguir avanzando. Todos los navegadores
tienen dos botones que se usan mucho en la navegación. Son los botones de avanzar y retroceder.

El botón de retroceder nos permite volver a la página de la que provenía la actual que estemos
visualizando. De este modo, pulsando consecutivamente este botón por medio del ratón, podemos
retroceder todas las páginas por las que hemos pasado durante la navegación hasta llegar al punto de
partida.

El botón de avanzar realiza la función inversa. Cuando hemos retrocedido una página, podemos volver a
la posterior pulsando este botón. Así pues, podemos ir y volver desde la primera página Web a la última
que hayamos navegado con sólo pulsar estos dos botones.

A la hora de navegar es conveniente tener en cuenta algunos detalles importantes. Desde el momento
que solicitamos ver una página Web hasta que ésta aparece en nuestra pantalla, pueden transcurrir unas
décimas de segundo o bien unos pocos minutos, y esto depende de muchos factores, como son el que
dicha página ya la hayamos visitado anteriormente y esté en la memoria de nuestro ordenador, o que
entre el servidor y nuestro ordenador haya un canal rápido de transferencia de la información, o incluso
puede depender de la hora local tanto en el lugar que se encuentra nuestro ordenador, como del lugar
del servidor.

Es muy recomendable, que cuando naveguemos manejemos con precisión el ratón. Lo que se quiere
decir con esto, es que no se van a cargar las páginas Web más rápidamente porque pulsemos repetidas
veces sobre el enlace (más bien todo lo contrario), o porque hagamos doble clic en vez de un simple clic,
como debe ser.

Durante el proceso de carga de una página Web, lo cual puede llevar varios segundos, se nos va
mostrando en pantalla la información que se va recibiendo. De este modo, lo normal es que primero nos
aparezca el esqueleto de la página Web. El esqueleto es el texto y los enlaces. Allí donde deba aparecer
una imagen, primero nos aparecerá un icono con un pequeño dibujo, indicando que todavía no se ha
recibido la imagen. Al cabo de un tiempo, cuando el navegador consiga reunir toda la información de la
imagen, se sustituirá el icono por la imagen real.

Hay ocasiones en que una imagen no se ha podido transferir hasta nuestro ordenador de manera
correcta. Entonces, en la pantalla veremos un icono pequeño con un dibujo roto. Esto quiere decir que si
queremos ver la imagen debemos volver a intentar traerla. Para ello, lo que podemos hacer es navegar
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Mecanografía
un paso hacia atrás y otro hacia adelante. Otra posibilidad es pulsar el botón de recargar página, pero de
este modo, se volverá a solicitar toda la información de la página Web, no sólo la que falta por recibir.

Es menos frecuente que la información del esqueleto de la página Web no llegue correctamente, puesto
que ocupa menos que las imágenes, y necesita menos tiempo de transferencia, por lo que es más difícil
que se corte la transferencia. Sin embargo, a veces ocurre. Cuando esto suceda, aparecerá al final de la
pantalla del navegador el siguiente mensaje: “Transfer Interrupted”, o sea, Transferencia Interrumpida.
En estos casos, lo mejor es volver a solicitar la página Web completa, pulsando el botón de Recarga del
navegador.

Buscadores Web

Existen dos modos de búsqueda por la web, que se explican a continuación:

Por Temas

Google y Yahoo, son los principales representantes de este modo de búsqueda, que es ideal para cuando
estamos buscando información sobre un tema importante, como puede ser, “Revistas en Internet”, o
“Astronomía”, o “Música Moderna”.

Por cada uno de estos temas, se nos mostrarán en el buscador muchas páginas que hablan de dicho
tema. Cada página viene indicada con un título y una pequeña explicación, que nos puede dar una idea
más concreta sobre lo que podemos encontrar en esa página sin necesidad de entrar a verla. En caso de
que realmente nos interese ver toda la información de la página escogida, no tenemos más que pulsar
sobre su título, y automáticamente aparecerá la información en nuestra pantalla. El tiempo que tarde
depende en gran medida de lo atascada que esté la máquina que sirve esa página a Internet.

El buscador de temas Yahoo, por ejemplo, dispone de muchísimas más direcciones en su base de datos
que el buscador Ole. Este último es un buscador que sólo tiene en cuenta páginas Web en Castellano, por
lo que su número es muy inferior. Por lo tanto, para saber qué buscador debemos usar, tenemos que
tener una idea de si lo que buscamos puede estar o no en castellano.

Por Palabras Clave

Hay ocasiones en que buscamos temas demasiado concretos como para que se puedan categorizar en un
buscador por temas. Por ejemplo, si queremos obtener información sobre el edificio “Empire State
Building” de Nueva York, lo mejor es buscarlo mediante palabras clave.

Como prueba de la potencia de los buscadores de palabras clave, podemos hacer el siguiente
experimento: buscamos nuestro nombre en Internet. Se introduce en la celda reservada para meter la
palabra clave nuestro nombre. Si especificamos demasiado, puede que no encontremos nada, pero si

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Mecanografía
sólo ponemos un nombre y un apellido, puede que encontremos páginas Web donde aparezcan estos
nombres, refiriéndose a personas que se llaman igual que nosotros, de las cuales puede haber varias en
el Mundo.

Este tipo de buscadores, nos permiten concretar el tipo de búsqueda a realizar. Cuando buscamos algo
con varias palabras clave, el buscador puede pensar que queremos la páginas Web en las que aparezca
alguna de esas palabras, o todas ellas en la misma página, o todas ellas en el mismo orden en que las
hemos escrito, y seguidas una detrás de otra. Todo esto se puede especificar antes de realizar la
búsqueda.

Es muy normal que cuando realizamos una búsqueda por palabras encontremos un resultado de 50.000 o
100.000 páginas Web que contiene dicha palabra clave. Cuando esto ocurre podemos especificar más
nuestra búsqueda, añadiendo más palabras clave en la celda de búsqueda, de modo que podamos
reducir el número de resultados a 50 ó 100 como mucho para posteriormente poder mirarlos uno por
uno.

Procesadores de texto

Un procesador de textos es un programa de aplicación que permite a un ordenador procesar textos. Los
programas de tratamiento de textos permiten manipular documentos y crearlos.

Software es, según la definición que hace una enciclopedia electrónica de muy extendido uso por todo el
mundo, un "programa de computadora..., serie de instrucciones responsables de que el hardware, es
decir, la máquina, realice su tarea". Y un procesador de textos es, como su nombre lo sugiere, un
software creado para "procesar", es decir, para trabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un
formato específico y enriquecerlos de mil maneras.

Podemos decir que las antiguas máquinas de escribir fueron las antecesoras directas de los actuales
procesadores de texto. Para corregir cualquier error no había más que echar mano de los recursos
tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etcétera. Con el agregado de que cada versión era
una y sólo una, aunque se hubiera usado papel carboncillo para elaborar una copia. Realizar una nueva
versión del texto significaba escribirlo de nuevo.

Hacia el inicio de la década de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadores electrónicos
de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en el trabajo con textos; y no como
los actuales PC, que pueden también ejecutar otro tipo de programas, ya sea de diseño, de cálculo,
etcétera.

Estas primeras máquinas electrónicas permitían la manipulación de un texto mediante su visualización en

una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes de pasar al proceso de
impresión. Éste fue en verdad un gran paso, pues el usuario podía, en pantalla, cortar palabras, acomodar
párrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otras funciones sencillas. El problema era que aprender a usar
estas máquinas resultaba complicado y el equipo era costoso.

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Mecanografía
En la década de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadores de texto,
diseñados para usarse en computadoras personales (PC). Se trataba de simples editores que permitían
mover palabras, cortar párrafos, reacomodar textos y, a veces, alinear columnas de texto, encabezados,
resaltar en negritas y subrayar palabras.

Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctores ortográficos,
los diccionarios, los diccionarios de sinónimos y las funciones "macros", con las que se facilitaba la
automatización de la ejecución de tareas repetitivas. Los programadores dotaron a sus nuevas creaciones
de herramientas para la elaboración y edición de notas, tanto al pie de página como al final del fichero.
Hubo herramientas para la ordenación de listas, la generación de índices, la producción de tablas de
contenido, la aplicación de ecuaciones científicas, y los famosos métodos de línea roja, con los que es
posible encontrar en un instante errores que de otra manera llevaría mucho más tiempo localizar.

Más adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creación y edición de todo
tipo, de gráficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción de hipertextos y mucho más.
Actualmente es posible producir, con un solo procesador de textos, lo que antes se tenía que hacer con
diferentes programas de diseño, de edición, hojas de cálculo, etcétera, e incluso podemos elaborar
elementales productos multimedia y publicarlos en Internet.

El corrector ortográfico

A esta opción se puede acceder pulsando directamente el botón de la barra de herramientas Estándar o
seleccionando la opción «Ortografía» del menú «Herramientas» y aparece el cuadro de diálogo.

El procesador puede corregir las palabras mal escritas porque dispone de unas fuentes iniciales que
permiten hacer las comprobaciones ortográficas. Estas fuentes son los llamados diccionarios principales y
el personal, en caso de que se haya creado.

Los botones cambian de función a medida que va avanzando el corrector ortográfico. Por ejemplo, el
botón Empezar se sustituye por Ignorar una vez que se pulsa para indicar que se comience la revisión. La
herramienta ortográfica dispone de las principales utilidades, entre ellas podemos mencionar:

Cambiar: el procesador ha encontrado una palabra incorrecta o que no conoce y muestra una serie de
opciones de palabras que pueden ser las adecuadas. Con esta opción la palabra seleccionada por el
corrector se sustituye por la que aparece en

«Cambiar por» y pasa a la siguiente palabra mal escrita. Si se pulsara «Cambiar todo», la palabra sería
sustituida tantas veces como aparezca en el documento. Si en

«Cambiar por» no se pone ninguna palabra aparecerá la opción «Eliminar» y

«Eliminar todo», que tiene la misma función pero con la variante de que suprime la palabra encontrada.

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Mecanografía
Ignorar: la palabra no se encuentra en el diccionario y esta opción no corrige dicha palabra ni la agrega al
diccionario. En «Ignorar todo» se especifica que si aparece en la sesión actual no se volverá a cuestionar.

Cambiar: La palabra se sustituirá por la que se inserte en «Cambiar por», pero si se elige «Cambiar todo»
no sólo se cambiará esa palabra encontrada, sino todas las veces que aparezca en el documento.

Agregar: agrega la palabra encontrada al diccionario seleccionado en «Agregar palabras a».

Deshacer: deshace la última modificación ortográfica efectuada.

En cuanto a las opciones de impresión que se encuentra en la ventana que aparece cuando se selecciona
la opción «Imprimir» del menú «Archivo» debemos mencionar:

Impresora: ofrece las posibilidades de elegir, entre los tipos de impresoras que están instaladas, la que se
va a utilizar.

Opciones: se puede elegir el número de copias que se quieren sacar, invertir el orden por el que empieza
a imprimir, elegir el modo borrador para economizar la tinta de la impresora, etc.

Intervalo de páginas: permite imprimir todo el documento o bien seleccionar parte de él. Se puede dar un
rango de páginas consecutivas o bien el número de las páginas.

Por tanto, para imprimir hay que seleccionar «Imprimir» del menú de «Archivo», elegir las opciones
deseadas y pulsar «Aceptar». Si se quiere imprimir con las opciones que aparecen por omisión, se puede
seleccionar el botón correspondiente a «Imprimir».

La presentación preliminar

El procesador permite que se pueda comprobar el aspecto del documento antes de sacarlo por la
impresora. Esto asegura que las opciones que se han elegido son las correctas. Para obtener la
«Presentación preliminar» se elige justo esta opción en el menú «Archivo» o bien seleccionando el botón
de la barra de herramientas Estándar.

Con el botón que tiene dibujada una lupa se puede aumentar la visión de la página. Para volver al modo
normal se selecciona «Cerrar» en la nueva barra de herramientas que aparece en «Presentación
preliminar».

Guardar el documento

Ahora sólo queda guardar el documento. Dentro de la computadora, cada documento tiene un nombre
que lo identifica. Este está formado por ocho caracteres alfanuméricos para el nombre en sí, luego se
pone un punto (.) y otros tres caracteres que forman la extensión del nombre. El nombre puede tener un
número de caracteres entre uno y ocho. La extensión se utiliza para identificar el tipo de documento. Así,

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Mecanografía
a los documentos de texto se les suele poner la extensión «DOC». Si se utiliza los sistemas operativos
actuales las cosas cambian, ya que permite dar nombres a los documentos utilizando más de ocho
caracteres.

Para acceder al documento en ocasiones posteriores, una de las posibilidades es acordarse del nombre
que se había dado, escribirlo en la ventana que aparece al seleccionar «Abrir» en el menú «Archivo» y
pulsar «Aceptar». Suele suceder que no se sabe exactamente cuál es, pero sí se sabe parte del nombre.
Entonces existe otro método que permite visualizar todos los nombres del documento que cumplan una
determinada máscara. Si se sabe que el primer carácter del nombre empieza por «t» y tiene una
extensión «doc», se introduciría la máscara «t*.doc». El carácter «*» sustituye a cualquier cadena de
caracteres, y de esta forma se pueden visualizar todos los nombres de documentos que empiecen por «t»
y tengan una extensión «doc». Entre ellos se encontraría, por ejemplo, «tuberías.doc».

Características de las tipografías

Las distintas alternativas de tipos de letras ofrecen características que son particulares en cada caso. Para
ello mencionamos estos aspectos:

• Tamaño. Las tipografías no tienen la misma altura aun teniendo la misma medida (puntos) y lo
mismo pasa con la anchura.

• El espacio que ocupan. Los tipos de letra se pueden clasificar en tipos no proporcionales y tipos
proporcionales. En los primeros, todas las letras ocupan el mismo espacio, independientemente que sean
más o menos grandes. Un ejemplo es el tipo de letra Courier. En los proporcionales cada letra ocupa un
espacio proporcional al tamaño de la letra, así por ejemplo la «m» y la «i» no ocupan el mismo espacio.
La «i» ocupará, más o menos, la tercera parte del espacio ocupado por la «m». Un ejemplo es la letra
Arial.

• La forma del carácter. Hay letras que tienen distinta forma, pueden ser tipos con serifa y tipo sin
serifa. La serifa lo constituyen rasgos (breves líneas horizontales) que se agregan en los extremos
superiores e inferiores de las letras, que tienen componentes verticales, tales como Courier, Times New
Roman, etc. Hay tipos de letra que no utilizan la serifa, como por ejemplo la Arial.

En un documento no se deben incluir más de tres tipos de letra distintos por razones de estética. Uno de
ellos puede utilizarse en los títulos, otro en el texto normal y, el tercero, para los textos incluidos en
gráficas, tablas, etc.

Hay documentos que usan tipos de letra determinados. Así los periódicos usan, por ejemplo, Times y
Palatino. Los titulares usan Helvética. Las máquinas de escribir utilizan Courier y en las postales otros
tipos más complejos, como la Swiss, Frankenstein, Stamp, etc.

¿Dónde se puede elegir el tipo de letra? Es una característica del texto, entonces debería estar en el
menú «Formato». Al seleccionar «Fuente» aparece un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar,

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Mecanografía
aparte del tipo de letra, el estilo, tamaño de las letras, etc. Incluso se puede cambiar el color del texto en
la opción de «Color». Sin embargo, como es una función que se va a usar muy a menudo, existe un botón
en la barra de herramientas Formato.

Para obtener distintos tipos de letra hay que tener en cuenta:

• Si el texto está escrito, primero se selecciona el texto que se quiere cambiar, después se indica el
tipo deseado y, por último, se anula la selección del texto.

• Si el texto no está escrito, primero se indica el tipo de letra que se quiere utilizar, se escribe el
texto y cuando se quiera cambiar a otro tipo de letra se repite el proceso.

Ahora bien, en cuanto al formato del texto debemos señalar que un párrafo puede presentar distintos
tipos de alineación. Los tipos de alineación son: a la izquierda, a la derecha, al centro y justificado.

Encabezados y pies de página

Tanto los encabezados como los pies de página sirven para añadir información al documento. Se puede
poner: el título del documento, el título del capítulo, los códigos, las referencias, etc. Estos pueden
ocupar una o varias líneas e incluso se pueden poner varios encabezados o pies de página distintos en
varias líneas, con distintos tipos de letra, con distintas alineaciones, etc.

El encabezado o pie de página se sitúa fuera de los márgenes que se establecen para el texto del
documento, es decir, entre el extremo de pape y el límite del margen de escritura. Para poner el
encabezado o pie de página basta con seleccionar «Encabezamiento» y «Pie de página» del menú «Ver»,
aparecerá en ese momento una barra de botones específica y una zona delimitada por líneas de puntos
donde se puede escribir. Existen botones para insertar el número de página, fecha, hora, intercambiar
entre encabezado y pie de página, etc.

Se puede pensar que tanto la hora como la fecha se pueden escribir directamente sin utilizar los botones.
Lo que sucede en este caso es que cada vez que se abre el documento, ni la fecha ni la hora se actualizan.
En cambio al utilizar las opciones de la barra de botones, cada vez que se abra el documento se
actualizarán automáticamente. Lo mismo sucede con el número de página. Si se pone de forma manual y,
posteriormente, se inserta más texto en medio del documento de forma que aumenten el número de
páginas, habría que volver a enumerar cada página. Esto no ocurre con la opción del encabezado, ya que
la actualización se realiza por sí sola.

Para escribir el texto correspondiente al pie de página se pueden utilizar los cursores o a través del ratón
usando la barra de desplazamiento vertical. Pero para hacer un desplazamiento más rápido existe un
botón que permite intercambiar entre el encabezado y el pie de página.

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Justificación del texto y división de palabras

Cuando no hay espacio suficiente para insertar una palabra, el procesador cambia dicha palabra a la
siguiente línea y reajusta el espaciado entre las palabras para ajustar el texto por la derecha. Sin
embargo, los espacios entre palabras pueden ser más grandes de los deseados. Para evitar esto, el
procesador ofrece la posibilidad de dividir la palabra que no quepa en una línea.

¿Cómo realizarlo? Debe existir una opción que permita dividir una palabra con un guión al igual que se
hace cuando se escribe sobre una hoja de papel. Los guiones son los mismos que los utilizados para
separar fechas (1990-1992) o los introducidos entre palabras (psico-pedagógico), pero, aunque tengan la
misma apariencia, el procesador los interpreta como diferentes. El procesador es capaz de hacer la
división de palabras mediante un complejo diccionario de partición silábica y un conjunto de reglas
ortográficas que lleva incorporado en el diccionario principal y/o el secundario.

Para la división de palabras se deberá elegir «Guiones...» del menú «Herramientas». Aparecerá el cuadro
de diálogo, en el que se puede elegir:

• División automática del documento: si se elige esta opción, será el procesador el que realice la
división de palabras.

• Dividir palabras en mayúsculas: si no se señala, no pondrá guiones a aquellas palabras que se

encuentren en mayúsculas.

• Zona de división: cuanto mayor sea la zona de división que se elija, menor será el número de
divisiones de palabras.

• Limitar guiones consecutivos a: se elegirá el número de líneas consecutivas que pueden tener
división de palabras.

Tras la elección se pulsará el botón «Aceptar». Si se pulsa el botón de «Manual...» el procesador, al igual
que hace con la ortografía, preguntará, para cada palabra que no tenga espacio suficiente en la línea
actual, si se desea dividir con un guión o se pasa a la siguiente línea. Para activar la división de palabras es
necesario desactivar la opción

«No dividir con guiones», que se encuentra en la pestaña «Presentación» al elegir

«Párrafo» en el menú «Formato». Hay que tener en cuenta, si está desactivada, que mientras se escribe
la división de palabras será automática.

Imágenes en un documento

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Mecanografía
Otra de las posibilidades que ofrecen los procesadores de texto es la de incluir imágenes en el
documento. Estas imágenes también podían haber sido realizadas con editores de dibujos, tales como
«Paintbrush» o «Power Point».

Las formas de insertar una imagen son: importarla directamente del fichero en el que se encuentra,
insertarla desde «ClipArt» que dispone el Word o también se puede hacer utilizando la función de pegar
una imagen desde el portapapeles, si previamente se ha copiado o cortado.

Pero si la imagen resulta ser demasiado grande. Habrá que disminuirla. ¿Cómo hacerlo? La imagen está
rodeada por un marco con unos puntos cuadrados en las esquinas y en la mitad del lado. Al pinchar con
el ratón en uno de ellos, y sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, se puede desplazar para
adecuar el tamaño de la imagen al deseado. Para moverla dentro del documento, se hace clic con el
ratón encima de la imagen y cuando el ratón adopta la forma de cuatro flechas formando una cruz, se
puede mover al arrastrarla con el ratón a una nueva posición dentro del texto.

Viñetas y numeración de párrafos

Se podría pensar que la numeración hay que ponerla directamente a mano. Pero,

¿qué ocurriría si el número de párrafos a numerar fuese extenso y hubiera que incluir un párrafo nuevo
en medio de otros dos?

Pues habría que volver a numerar todos los párrafos desde el se acaba de insertar. Pero existe una
función en el procesador que, como siempre, simplifica las cosas. En la barra de herramientas existe un
botón que tiene unos números dibujados y permite establecer la numeración de los párrafos de forma
ordenada. Así, si se quiere insertar un nuevo párrafo en medio, automáticamente se actualizaría la
numeración y cada párrafo tendría la que le corresponde. Cada vez que se pulse un salto de línea, tecla

«RETURN», aparecerá automáticamente un nuevo número de párrafo. Esto es lo que se conoce como
listas numeradas.

A este conjunto de puntos que sirven para señalar párrafos se les denomina viñetas. En la barra de
menús existe un botón con el mismo texto «Viñetas», y al pulsarlo aparecen viñetas que no son
numéricas exclusivamente.

Toda posibilidad que ofrece el procesador hay que buscarla por medio de los menús. Así que, ¿en qué
menú habrá que buscar? Como es un cambio de formato, habrá que buscar en el menú «Formato»,
donde aparece la opción «Numeración y viñetas...». Al acceder a dicha opción saldrá el cuadro de diálogo
que se muestra, y en la pestaña «Viñetas» se pueden ver las diferentes formas de viñetas de que dispone
el procesador. En las pestañas de «Números» y «Multinivel» aparecen otras opciones que puede que en
algún momento se necesiten. En la pestaña de «Números» se puede modificar el estilo de las listas
numeradas, de igual forma que en las viñetas. Y la pestaña de «Multinivel» lo que ofrece es una serie de
combinaciones establecidas para el caso de que se necesiten viñetas dentro de otras.

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Los símbolos utilizados en las viñetas también se pueden introducir en cualquier parte del documento
como un carácter especial. Se elige la opción «Símbolo...» del menú «Insertar» y automáticamente
aparece el cuadro de diálogo con todos los caracteres especiales.

Combinación de correspondencia

En muchas ocasiones se necesita mandar el mismo documento a distintas personas. Por tanto, interesa
escribirlo una sola vez y conectarlo de forma automática con los datos de las distintas personas. El
procesador de textos permite realizar estas tareas. Si se quiere enviar una carta personalizada a un grupo
de personas seleccionadas, se escribe la carta modelo y luego el procesador se encarga de combinar
ambos archivos utilizando la función de combinación de correspondencia o también denominada fusión
de correo. Aplicando esta función se consigue realizar documentos de forma rápida y sencilla. La
combinación de correspondencia ofrece gran cantidad de posibilidades.

La combinación de correspondencia es una aplicación del procesador para crear documentos

personalizados, es decir, un mismo documento para distintas personas. Para ello se necesitan dos
archivos, uno que contenga el texto del documento y otro que contenga los datos de las personas. Este
último se puede crear o bien utilizar los datos de un programa de base de datos compatible con Word. La
utilidad de esta función es que con escribir una sola vez un documento primario, la carta modelo, se
pueden obtener tantos documentos personalizados como nombres y direcciones de personas (registros)
haya en la base de datos. Si no se aplicara esta función, habría que escribir la carta tantas veces como
personas vayan a recibir la carta. Esto resulta muy útil en el caso de las empresas para enviar cartas a sus
clientes.

Una base de datos se compone de registros y éstos, a su vez, de campos. En esta carta el nombre, los
apellidos, la dirección y la provincia son campos y todos ellos constituyen un registro. La diferencia está
en que en vez de los datos de la persona aparece un identificador entre comillas por cada dato, indicando
que en ese lugar tiene que aparecer el nombre, la dirección o cualquier otro dato de la persona. Son los
campos.

Los registros del fichero «datos.doc» pueden variar a lo largo del tiempo. Es necesario añadir más
registros, borrar alguno de los existentes o cambiar el valor de alguno de los campos. Por tanto, es
necesario aprender a modificar el fichero de datos que se había creado anteriormente. Por ejemplo,
supóngase que se quieren enviar más cartas a otras personas. ¿Qué habría que hacer? Recuperar el
archivo de la carta principal, el que contiene los datos, y luego añadir más registros al fichero de datos. La
forma de acceder al fichero de datos es seleccionar la opción «Combinar correspondencia» del menú
«Herramientas» y pulsar el botón correspondiente a «Editar» los datos. Se accede a los últimos registros
utilizando las flechas que aparecen en la parte inferior de la ficha de datos y se pulsa el botón «Agregar
nuevo...». En este momento ya se pueden introducir los datos correspondientes al nuevo registro.

Otras posibilidades son: establecer un orden alfabético entre los datos, eliminar o agregar campos y
registros, etc.

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Textos llamativos

Hemos visto cómo realizar pequeños dibujos y conseguir imágenes que ya están dibujadas. Pero los
periódicos, carteles publicitarios, revistas, etc., están llenos de textos llamativos. Se utilizan para
conseguir una buena presentación de una memoria, para realizar carteles vistosos, presentaciones, etc.
Pero hasta ahora lo único que se ha visto es cómo conseguir grandes tamaños, distintos aspectos y
distintos tipos de letra.

Para realizar textos llamativos se dispone de una herramienta llamada «WordArt», y se encuentra en el
mismo lugar que el «ClipArt Gallery» que se utilizaba para insertar imágenes en el documento. Se
despliega el menú «Insertar», se selecciona la opción

«Objeto» y en la pestaña «Nuevo» se elige «Microsoft WordArt 2.0». Al iniciar

«WordArt» aparece una pantalla diferente con el mismo documento en el que se está trabajando. Esto
significa que, una vez que se salga de dicha pantalla, se situará el texto que se acaba de crear en la
posición donde se encontraba el cursor. Por tanto, lo primero es situar el cursor donde se vaya a insertar
el texto.

Al iniciar «WordArt» aparece una pantalla. Lo más llamativo es el cuadro de diálogo («Escriba el texto
aquí»). El texto que se encuentra en dicho cuadro es el que aparece también en la pantalla. Es en este
cuadro de diálogo donde hay que insertar el texto que se quiere que luego aparezca en el documento. Se
observa que han desaparecido la mayoría de las barras de herramientas y la única de la que se dispone es
la de «WordArt». Aquí se encuentran la mayoría de las utilidades que se van a utilizar para dar forma al
texto.

Hojas de cálculo

¿Qué es una hoja de cálculo?

Son, en la práctica, programas que pueden efectuar un compendio de diversas actividades, cada una de
ellas con un horizonte muy amplio. Si alguna especificidad se les puede reconocer, es la de manejar
tablas de rótulos y números con relativa facilidad. Pero como las tablas son un soporte común de muchas
tareas, los programas de hojas de cálculo pretenden también ser el soporte de esas tareas.

En general, a este tipo de programa se le llama hoja de cálculo electrónica para diferenciarlo del trabajo
manual con hojas de papel. Pero «electrónica» enfatiza más el soporte material que el intelectual: la
informática. Y como mañana la informática podría tener otro soporte, por ejemplo bioquímico, sería
mejor llamarlas hojas de cálculo informáticas.

Los programas de hojas de cálculo facilitan las tareas de:

• Hacer cálculos, por supuesto.

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• Crear gráficos que resalten las relaciones cualitativas entre datos.

• Almacenar y gestionar información profesional.

• Proponer alternativas para tomar decisiones.

Antes de empezar a resolver el problema hay que conocer el entorno que se va a utilizar. Para ello se
examinará la hoja de cálculo Excel.

El papel se transforma en la pantalla de la computadora y ésta se divide en dos zonas principales:

Zona central. Es la zona de trabajo donde se escribirán los datos y se realizarán los cálculos. La zona de
trabajo se divide en filas y columnas. La intersección de una fila con una columna se denomina celda.
Cuando se introducen datos se hace en las celdas. La celda donde se sitúa el cursor se dice que está
activa. En la ventana, la celda activa es la celda A1 que aparece con un borde negro. En la esquina
superior izquierda, debajo de la barra de menú, se puede ver el nombre de la celda activa. Este mensaje
cambia al desplazarse de una celda a otra.

El tamaño de la zona de trabajo es mayor que lo que se ve en la pantalla. Es posible mostrar celdas de la
tabla que no se ven en la pantalla con sólo mover el cursor.

Zona periférica. Es la zona de comunicación del usuario con la computadora. En esta zona el usuario da
las órdenes y la computadora envía mensajes al usuario, le hace preguntas e indica el estado en que está.

Uno de los problemas que se pretenden resolver con esta aplicación es el de los cálculos. Pero para que
la computadora calcule hay que darles las operaciones correctas. Entonces cuando se quiere que, por
ejemplo, en una celda aparezca la suma de otras dos se necesita un nombre para hacer referencia a
dichas celdas.

¿Cómo se le dice que sume en esta celda el valor contenido en aquella y en aquella otra celda? La
solución que ofrece el programa es dar un nombre propio a cada celda. El nombre de la celda viene
determinado por el nombre de la columna seguido del nombre de la fila.

La forma de introducir los datos en la computadora es análoga a la utilizada para resolver el problema en
una hoja de papel. En papel se escribían los números colocándolos en filas y columnas, según lo que
significaban, y se añadían textos para explicar ese significado. Por ejemplo, los meses y los conceptos de
gastos.

Hoja de Trabajo

Para hacer una hoja de trabajo en la computadora se procede de la misma manera. Se organizan los
datos en celdas y se ponen textos que aclaren el significado de los números. Los textos reciben el nombre
de rótulos en la hoja de cálculo. En una celda se pueden escribir números, textos y las fórmulas con las

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que se hacen los cálculos. Si la hoja de cálculo recibe como primer carácter de una celda una letra lo
toma como rótulo. Si recibe un número lo toma como valor. Generalmente, se empieza decidiendo qué
celdas contendrán los rótulos que permitan leer y comprender fácilmente el contenido de la tabla.
Después se decidirá en qué celdas se escribirán los datos y en qué celdas se realizarán los cálculos.

Por ejemplo, lo primero que se introducirá son los rótulos y los gastos fijos del mes de octubre. Como los
gastos son fijos, los gastos de noviembre y diciembre son iguales que los de octubre. Para no tener que
volver a introducirlos se pueden copiar. Quizá en este ejemplo la ventaja no es muy grande, pues son
pocos los datos, pero si se tuvieran, por ejemplo, cien filas, el ahorro de tiempo y trabajo sería
considerable.

Para seleccionar los datos que se quieren copiar hay que posicionarse con el ratón en la celda
correspondiente al primer dato, hacer clic con el botón izquierdo del ratón y, sin dejar de pulsar el botón
izquierdo del ratón, se arrastra hasta abarcar el rango de celdas que se quieren copiar. En ese momento
se deja de pulsar el botón izquierdo del ratón y se selecciona la opción «Copiar» del menú
desplegable de

«Edición» que aparece en la parte superior de la hoja. A continuación aparece un mensaje en la parte
inferior de la pantalla que indica que se seleccione la celda donde se quieren copiar los datos.

Para aumentar el ancho de una columna se hace clic con el ratón en el nombre de la columna (éste es A,
B, C, etc.), se selecciona la opción «Columna» del menú desplegable «Formato» y aparece una ventana
donde se selecciona el nuevo tamaño para el ancho de la columna.

La alineación de los rótulos se soluciona situándose en la celda que se quiere alinear, y a continuación se
hace clic con el ratón en el botón que se encuentra en la parte superior de la pantalla para alinear por la
izquierda. Al desplazarse con el ratón sobre los botones que se muestran en la parte superior de la hoja,
aparece un cuadro de texto que indica la función que realiza éste.

Para situar, por ejemplo, el rótulo «Gastos domésticos» en la columna B, se hace una copia, como se ha
visto anteriormente, y luego se borra el contenido de la celda de la columna A situándose sobre ella con
el ratón y pulsando la tecla «Supr». Posteriormente, se verá un método para mover la información de
una celda a otra.

Para organizar los datos en la hoja se ha perdido un cierto tiempo. Pero ahora se necesita resolver los
cálculos, y es aquí donde más se puede aprovechar la ayuda de la computadora. Será la encargada de
realizar todos los cálculos una vez que se le indiquen las operaciones que debe realizar y con qué datos.

Por ejemplo, en la celda E5 se quiere el total de gastos del Abono transporte. La forma de indicarle al
programa de hoja de cálculo que realice un cálculo es introduciendo una fórmula en una celda. Las
fórmulas comienzan por el carácter «=» para que el programa no confunda la fórmula con un rótulo. En
este caso, la fórmula a introducir en la celda E5 sería, por ejemplo «=B5+C5+D5». En la siguiente fila el
cálculo que se necesita tiene unas características similares, por tanto no hay que introducir de nuevo la
fórmula, se hace una copia relativa de la fórmula anterior. El significado de «relativa» indica que los
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números de las filas que aparecen en la fórmula se autoincrementarán para tomar el valor de la siguiente
fila. Esta ventaja supone que la fórmula se ajusta a las necesidades del cálculo. El resultado sería
«=B6+C6+D6».

Hasta ahora se ha visto una forma de copiar utilizando las opciones del menú desplegable que aparece en
la parte superior de la pantalla. Otra forma más rápida es utilizando el ratón. Al moverlo de una celda a
otra, éste cambia de forma al sobrepasar el borde de la celda activa. Esto significa que si se sitúa justo
encima del borde de la celda activa adopta la forma de flecha, y si en este momento se pulsa el botón
izquierdo del ratón y se arrastra a otra celda, se consigue mover el contenido de la celda original a la
celda destino. Las copias se realizan de forma similar. En este caso hay que situar el indicador del ratón
en la esquina inferior derecha de la celda y repetir el proceso anterior. La forma que adopta el indicativo
del ratón, en este caso, es el de una cruz pequeña.

Las copias se pueden hacer tanto en las columnas como en las filas. Ahora, al hacer la copia, los números
de las filas permanecen estables y se modifican las letras que indican la columna. Con los gastos variables
se repetirá un proceso similar al descrito para los gastos fijos. En este caso no se pueden copiar
columnas, puesto que los gastos no son fijos, pero sí calcular los totales con fórmulas de igual forma que
se ha realizado para el caso de los gastos fijos.

Una vez que se tienen todos los datos introducidos, es el momento de sacar el máximo partido de las
posibilidades del programa de hoja de cálculo. El objetivo es obtener valores a partir de los datos
introducidos de una forma rápida y, además, que suponga poco trabajo para el usuario. Por ejemplo,
¿cuál es el total de gastos correspondiente a cada mes? La solución es sumar el total de gastos fijos y
total de gastos variables para cada uno de los meses y que muestre dicho resultado en algún lugar de la
pantalla. En este caso se utiliza una fila adicional en la que aparezca el literal «TOTAL GASTOS» y en la
columna correspondiente a cada mes se introduce la fórmula que realiza dicho cálculo. Se copia
esta fórmula a las celdas correspondientes al resto de los meses y automáticamente aparece el total
de gastos por meses. Si además se quiere obtener el total de gastos correspondiente a todos los meses,
se copia la misma fórmula en la columna correspondiente al total.

De no utilizar el programa de hoja de cálculo, habría que introducir de nuevo las cantidades en la
calculadora y hacer la suma. Aquí el ahorro de trabajo es considerable, pues sólo hay que introducir una
pequeña fórmula y copiarla al resto de las celdas. Si esto se hace extensible a todos los meses del año, el
ahorro de tiempo y trabajo está mucho más claro.

Supóngase que lo que se quiere saber ahora es cuánto se ha gastado por término medio cada mes. Hay
que indicarle al programa de hoja de cálculo que sume las cantidades totales gastadas cada mes y que la
divida entre el número de meses. La forma de hacerlo es elegir la celda donde se quiere que aparezca
el resultado y poner, por ejemplo, la siguiente fórmula: «=(C13+D13+E13)/3». Otra posibilidad es
utilizar la celda que indica el total de gastos y dividirlos entre el número de meses, en este caso tres. La
fórmula sería «=F13/3». Es importante agregar un literal que haga referencia al valor calculado, pues,
aunque en este momento parezca obvio el significado, seguro que si se consultan estos mismos datos
dentro de tres meses no será tan fácil recordarlos. Será mucho más fácil si se pone el literal «PROMEDIO
DE GASTOS MENSUALES».
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Supóngase ahora que se dispone de 600.000 unidades monetarias para los gastos de todo el año y se
quiere llevar un control cada tres meses del dinero gastado.

¿Cómo hacerlo? Una solución es consultar el promedio de los gastos mensuales y ver si la cantidad es
superior a lo que correspondería a cada mes. En este caso los gastos no deberían superar las 50.000
unidades. Otra posibilidad es utilizar otra celda de la hoja de cálculo para que, en función del promedio
de gastos, muestre un mensaje, tal como «Hay que reducir gastos», en caso de que el promedio sea
superior a 50.000, y «Dentro de presupuesto», en caso contrario. Por tanto, se necesita una fórmula
condicional que permita elegir el texto que debe aparecer en la celda en función del promedio de gastos.
Estas fórmulas condicionales constan de tres elementos: la condición en función de la cual se toma la
acción; la acción en caso de que la condición sea verdadera, y la acción en caso de que la condición sea
falsa.

La forma de introducirla en la hoja de cálculo sería, por ejemplo, la siguiente:

=SI(E15>50000; «Hay que reducir gastos»; «Dentro de presupuesto»). La fórmula comienza como
siempre, introduciendo el carácter «=», le sigue el nombre de la función «SI», un paréntesis y los
parámetros correspondientes separados por punto y coma (condición; acción1;acción2). Con los datos
del ejemplo, se cumple la primera de las acciones, por tanto el mensaje que aparece en la celda es “Hay
que reducir gastos”. Para ver el funcionamiento de la fórmula se puede modificar el valor del Alquiler del
mes de Octubre a 6.000 unidades. En ese caso se podrá observar cómo se modifican automáticamente
los datos.

Base de datos

Definición y funcionamiento

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como
el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos
no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer
un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base
de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios
lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos
de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de
pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los
tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el
número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos
donde se utilice.

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Archivos de base de datos de Access

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de
datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.

• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde
Internet o desde una intranet.

Además las ventajas que ofrece una base de datos son:

• Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.

• Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

• Mostrar los datos en una consulta

• Mostrar los datos en un formulario

• Mostrar los datos en un informe

• Mostrar los datos en una página de acceso a datos

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento.
Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos,
defina relaciones entre las tablas.

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La información de clientes que antes se guardaban en una lista de correo ahora reside en la tabla
Clientes.

La información de pedidos que antes se guardaban en una hoja de cálculo ahora reside en la tabla
Pedidos.

Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el
campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y después se define una relación, Microsoft Access puede
cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario,
un informe o una consulta.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos
de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al
mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

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Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la información de Id. de pedido, fecha de
entrega, nombre de la organización y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en
el mes de abril.

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al
abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla
con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista
Diseño. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros
existentes.

Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para
ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden
actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo.

Un formulario sitúa el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de más de una
tabla. También puede mostrar imágenes y otros objetos.

Un formulario puede incluir un botón que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas
automáticamente.

Informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo,
puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con
formato para imprimir etiquetas postales

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• Utilice un informe para crear etiquetas postales.

• Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.

• Utilice un informe para calcular totales.

Páginas de acceso a datos

Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir
datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access
recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño creado en la vista
Diseño o con el diseño que haya elegido en el Asistente para páginas.

• Haga clic en el indicador de expansión.

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• para mostrar la barra de herramientas de exploración de datos y registros para el siguiente nivel
de detalle.

• Utilice las barras de herramientas de exploración de registros para desplazarse hasta los
registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.

Tablas: Almacenar y administrar los datos

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar
una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado
una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos.

¿Cómo se organizan los datos en tablas?

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de información para cada
producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la información
acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en
existencia, etc.

Vista Diseño de la tabla

En la vista Diseño de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o
personalizar los campos en una tabla existente.

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Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue más campos. Si el nombre de un
campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo. Estas son algunas de las acciones
básicas que puede aplicar a una base de datos:

• La configuración del tipo de datos, como por ejemplo las características de un campo que
determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto
puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo Numérico sólo puede
almacenar datos numéricos. Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores numéricos que puede
utilizar en cálculos, establezca su tipo de datos en Numérico o Moneda.

• Se utiliza una etiqueta única, denominada clave principal y cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de
otras tablas y para identificar los registros de la tabla.

• Las propiedades de los campos son un conjunto de características que proporcionan control
adicional sobre cómo se almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades
disponibles dependen del tipo de datos de un campo.

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