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DISPENSACION DE

MEDICAMENTOS

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES


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1. FLUJOGRAMA
MANUAL IMPORTACIÓN
POR EXCEL

MANUAL EXPORTACION ASIGNACIÓN DE BODEGAS Y ASIGNACIÓN DE PRECIOS POR


POR EXCEL TIPOS DE COMPROBANTES ARTÍCULOS Y HOMÓLOGOS

CREACIÓN DE CREACIÓN DE USUARIOS CREACIÓN CONTRATO


PACIENTES DE DISPENSACIÓN DE DISPENSACIÓN

ç CREACIÓN DE
CUOTA DE RECAUDO DISPENSACION

CONTROL DE RECAUDO
POR CONTRATÓ Y PUNTO

CÁPITA OTROS

NO PENDIENTES SI

ACTA DE CONSULTA
ENTREGA WEB MANEJO DE MEDICAMENTOS WEB
(DIGITAL) PENDIENTES POR PUNTO DE ENTREGA RESPONSIVE

CONSULTA DE PENDIENTES
MANEJO DE LECTOR CONSULTA RESPONSIVE EN
POR PARTE DEL PACIENTE
DE HUELLA PARA PÁGINA WEB DE ACTAS DE
ENTREGA WEB ENTREGA PARA EL CONTRATISTA

EL OBJETIVO ES EL
FACTURACIÓN DE
CIERRE DE DISPENSACIÓN RECONOCIMIENTO DE
DISPENSACIÓN
CÁPITA LOS COSTOS DE VENTA

CON UN SOLO CLICK GENERACIÓN


FACTURA DE CÁPITA CON DE FACTURA HOMÓLOGOS
FORMATO ESPECIAL
SOLICITUD DE MERCANCÍA
POR PUNTOS COMPLETADO
EN 90 DIAS
TRASLADO DE MERCANCÍA
POR MANEJO DE PICKING DIGITADA

PENDIENTES POR CORREO

DESCARGUE DE PENDIENTES
POR PUNTOS

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2. PARAMETRIZACIÓN
A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo
de dispensación.
Nota: Todos los formatos que salen a público son 100% personalizados
  
Creación de documentos
  
Creación de niveles SISBEN
  
Importación de Códigos CIE
  
Tipos de Comprobantes Dispensación (Consecutivos por Punto)
  
Creación de Bodegas Directas y Sub Contratadas
 
Parametrización de formatos:
Formatos de Dispensación (tirilla de entrega)
Formato de Acta de Entrega Web (consulta Contratista)

3. TRANSACCIONES
A continuación se relacionan todas las pantallas de captura de datos o
procedimientos utilizados en el proceso de dispensación.
Nota: Contamos con dos pantalla de captura de información de dispensación,
una cápita y otras para los demás procesos, adicional contamos con una
consulta web para el paciente que se enlaza en la página Web de la empresa,
para que el paciente pueda consultar si la mercancía está disponible para
recoger, adicional a este proceso contamos con las actas de entrega web, junto
con una consulta web que se enlaza a la página web de la empresa, para que
sus clientes (EPS o contratista de dispensación) puedan consultar las actas de
entrega sin la necesidad de escanear o buscar el archivo a entregar.
  
Creación Usuarios Dispensación
  
Creación de Pacientes – Manual o importados
  
Creación de Contratos Dispensación
  
Asignación de Precios y Homólogos Por Contrato – Manual o importados
  
Creación de Dispensación (Cápita y Otros 2 Pantalla diferentes por Facilidad)
  
Consulta de Dispensación Pacientes (link web para enlazar en la página)
  
Descargue de Pendientes
  
Actas de Entrega Digitales

Dispensaciones Cápita (reconocimiento del Costo de Venta de las
Cierre de
Cápita)
  
Consulta De Actas de entrega (link web para enlazar en la página)
  
Facturación de Cápita
  
Facturación de Dispensación – con un clic Facturación de Homologo
  
Creación de Pedido del punto de Dispensación
  
Picking de Traslados de mercancía entre puntos
  
Recepción de Mercancía por parte del punto
  
Descargue de Pendientes de Puntos
  
Desbloqueo de Dispensaciones Cerradas
 
Reclasificación de Artículos Dispensación (Ajuste dispensación)

4. REPORTES
A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el
software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es
muy alta.
  
Rips (Sabana de Datos en Excel)
  
Rips directo (archivo TXT “4” con campos directos)
  
Reporte MIPRES Excel
 
Reporte MIPRES (archivo TXT con campos directos)

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  
Cuotas de Recaudo por paciente
  
Entrega de productos por paciente y punto
  
Relación de médicos por formula
  
Relación de IPS por fórmula
  
Pendientes por Paciente
 
Pendientes por puntos

5. EXPLICACIÓN DE TRANSACCIONES Y REPORTES

 
CONSULTA DE DISPENSACION

En la consulta de dispensación es posible una consulta de todas las dispensaciones


realizadas en un rango de fecha, permitiendo filtrar por todos los campos del
encabezado los cuales son:
  
Fecha inicial y final
  
Clientes: Tanto por Nit o parte de la razón social
  
Paciente: Tanto por Cedula o parte del nombre
  
Bodega de despacho: Punto de entrega
  
Tipo de comprobante: Punto de Consecutivo
  
Usuario: De acuerdo al usuario que registro la dispensación

  control y
Tipo de servicio: Filtro en opción de lista desplegable para realizar
seguimiento a las dispensaciones de acuerdo al tipo de servicio
  
Estado de la dispensación: (Activo o inactivo)
  
Artículo: Dispensaciones de acuerdo a un artículo
  
Estado Filtro: Facturado – Pendiente por facturar


Estado Entrega: Filtro de las dispensaciones con medicamentos pendientes por
entregar

Los filtros relacionados anteriormente pueden ser ejecutados y con la combinación


deseada al mismo tiempo, y el resultado del filtro puede exportarse a Excel tanto
detallado por artículo como globalizado, junto con reportes PDF.

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 
MERCANCIA PENDIENTE

Este reporte permite identificar los medicamentos pendientes por entregar de


acuerdo al punto de dispensación o al paciente deseado y a una fecha precisa,
adicionalmente nos permite identificar la existencia del producto pendiente en las
diferentes bodegas de la empresa.
Permitiendo generar buenas decisiones de compra en el momento de los análisis
de mercancía pendiente por entregar

 
CONSULTA DE DISPENSACIONES POR PARTE DEL PACIENTE

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Opción de consulta de dispensación por parte del paciente de forma rápida y sencilla
mediante dispositivos móviles (responsive) o cualquier dispositivo interactivo con
link a través de la página web de la compañía usuaria del software, permitiéndole al
paciente conocer el estado de su dispensación en términos como:

  
Mercancía solicitada: Cantidad de medicamento solicitado por el paciente

 entregada: Cantidad de medicamento entregado o suministrado al
Mercancía
paciente

 Mercancía  pendiente por entregar: Cantidad de mercancía pendiente por entregar
al paciente


Mercancía Disponible: Cantidad de mercancía disponible para que el paciente
pase por ella para ser entregada o suministrada

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MÓDULO DE
INVENTARIOS

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1. FLUJOGRAMA

INVENTARIOS

APLICACIÓN DE DCTOS MASIVOS


POR GRUPO DE INVENTARIO EN
RANGOS DE FECHA CREACION DE
ARTICULOS

PARAMETRIZACION TRANSACCIONES REPORTES

TOMA DE INVENTARIO
BODEGAS Y INGRESO SALIDA AJUSTES
UBICACIÓN

VALORIZADO POR GRUPO


IMPORTACION SALIDA AJUSTE DE
EXCEL VALORIZADA
GRUPO, SUBGRUPO Y INV
FAMILIA KARDEX
COMPRAS REMISION INV FISICO

CLASES Y SUBCLASE LISTADO DE ARTICULOS


NOTA FACTURA TRASLADOS
CREDITO
EXISTENCIAS POR BODEGA
CARACTERISTICAS
ENTRADA DEVOLUCION
VALORIZADA COMPRA
ROTACION DE ARTCULOS
CATEGORIAS Y
SUBCATEGORIAS

2. PARAMETRIZACION
Para la creación de artículos se debe realizar la siguiente parametrización

Creación de bodegas y ubicación a la sucursal a la que esta pertenece la
 cual debe asignarse a cada usuario, el propósitode esta parametrización es
tener control sobre la ubicación de la mercancía

Creación de grupo, subgrupo y familia: clasificación de los artículos, siendo
el grupo el más alto en categoría y orden, funcionan en metodología cascada
es decir, para crear un subgrupo se debe asignar un grupo y para crear una
familia de inventario se le debe asignar el grupo y subgrupo creados
 el análisis de reportes de
anteriormente, el propósito de esta clasificación en
ventas, kardex, toma de inventarios y valorizados

 adicional de los artículos la cual no va ligada al
Clase y subclase: clasificación
grupo subgrupo y familia
  
Características: Clasificación adicional de los artículos
 
Categoría y subcategoría: Clasificación adicional de los artículos

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3. TRANSACCIONES
A continuación se describirán las transacciones que afectan los inventarios de la
empresa
  
Creación de artículos
  
Orden de compra
  
Entradas valorizadas
  
Devolución en compras
  
Grabar ajustes de inventario
  
Traslado entre Bodegas
  
Salidas por Conceptos
  
Entrega Mercancía
  
Entrada inventario Físico
  
Remisiones venta
  
Nota crédito
  
Inventario físico
 
Ajuste de inventario

4. REPORTES
A continuación se relacionan los reportes para el control de inventarios que
contiene mantis web
  
Kardex
  
Valorizado de inventarios
  
Listados para toma de inventarios
  
Listados generales de artículos
  
Existencias por bodega
  
Rotación de artículos (anual y mensual)
  
Baja rotación
  
Reporte buenos días
  
Reporte para compra de mercancía
  
Reporte de ventas general
  
Saldos de artículos
 
Ventas mes a mes

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MÒDULO DE
COMPRAS

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1. FLUJOGRAMA

ASIGNACIÓN DE
COSTOS X
PROVEEDOR

ASIGNACIÓN DE
ARTÍCULOS X
PROVEEDOR
ASIGNACIÓN MASIVA
DE COSTOS EN EXCEL

GRUPO DE
INVENTARIOS
ORDEN DE
COMPRA

CRUCE DE
DOCUMENTOS
PROGRAMACIÓN
DE RECIBIDO ASIGNACIÓN
OTROS COSTOS
COMPRA
RECEPCIÓN DE DEV DE COMPRAS
PICKING
MERCANCÍA PROMEDIADO

DEVOLUCIÓN
COMPRAS CONTROL DE
POSTERIOR DOCUMENTOS
ADICIÓN DE
ARTÍCULOS EN ORDEN
DE COMPRA

SI PROGRAMACIÓN
PAGOS

AUTORIZACIÓN DE
ADICION

1. Parametrización
A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo
de Compras.

  
Creación de Bodegas identificando las de dispensación a las de comercialización
  
Asignación de bodegas por usuarios
  
Asignación de políticas de compras y rotación por proveedor

Asignación de Artículos por proveedor con costos de negociación, políticas
 
de descuentos comerciales y financieros junto con el código interno del
proveedor. – Manual o importado
 
Porcentajes de cumplimiento en venta para pago

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2. TRANSACCIONES

A continuación se relacionan todas las pantallas de captura de datos o


procedimientos utilizados en el proceso de Compras.
Nota: Las órdenes de compra son especializadas en medicamentos separando
la rotación de las bodegas de dispensación a las bodegas comerciales, y
manejan toda la trazabilidad respecto al manejo de pendientes y llegadas
parciales, junto con sus respectivos anexos o variaciones de costos – Todos los
formatos que salgan a público son 100% personalizados Ejemplo: Orden de
compra, devolución a proveedores.
  
Orden de compra
  
Programación de Recibido
  
Agenda de Recibo

 – Con formato de impresión técnico exigido por
Recepción de Mercancía
supersalud - Picking
  
Adiciones de orden de compras y autorizaciones
  
Remisión compras

Compras de inventarios – Con opción de devoluciónen compras directas tanto por
cantidades como por precios “Mayor valor cobrado”
  
Devolución en compras – Tanto por cantidades como por valor

Programación de pagos – mostrando la rotación de venta o entrega
 de cada
factura de compra con liquidación de descuentos financieros

3. REPORTES

A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el


software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es
muy alta.
  
Baja rotación por rangos de fechas
  
Rotación por meses por artículos
  
Detallado de ingresos y salidas por laboratorio en rango de fechas
  
Lotes próximos a vencer
  
Mínimos y máximos por bodega


Reporte de compras acumulados por valor, cajas y peso, detallado por artículos,
laboratorio o proveedor.
  
Sobre Stock de acuerdo a rotación de ventas o entrega por rango de fechas

Órdenes decompra con fecha llegada, parcial o completa, detallado por artículos o
acumulado.
 
sell in y sell out de Artículos y proveedor general

4. EXPLICACIÓN DE TRANSACCIONES Y REPORTES

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 
ORDEN DE COMPRA

Este bosquejo de orden de compra, nos muestra el sugerido de compra por ITEM
tanto en verde como en rojo, aclarando que el color verde es aquellas cantidades
que debes compras y las cantidades en rojo son el inventario como mucho stock
para los días de compra escrito, adicional detalla las cantidades por punto
mostrando la ventas de tipo comercial diferente a las de tipo dispensación
Nota: En el caso de requerir modificaciones especiales para esta pantalla se podrán
realizar sin inconvenientes dentro de un plazo pactado entre las partes.

 
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS

Esta es la pantalla de liquidación de las compras, aclarando que todos los artículos
que cargan en esta pantalla se reciben desde la recepción técnica del producto
(Picking), el cual se puede originar desde una orden de compra o directamente sin
orden de compra, en esta pantalla de compras se puede gestionar la devolución de
artículos tanto por cantidades como por precio.

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MÒDULO DE
VENTAS

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1. FLUJOGRAMA
POR CADA UNO DE LOS
PROCESOS SE PUEDE
IMPRIMIR HASTA DOS
DOCUMENTOS

EJEMPLO: 1 CON VALOR

2 SIN VALOR

COTIZACIÓN NO AFECTA
KARDEX

LA REMISION SE
PEDIDO NO AFECTA
KARDEX
ASIMILA A UN
PEDIDO AFECTANDO
EL KARDEX
DIRECTAMENTE

REMISIÓN SI AFECTA
KARDEX

CODIGO DE
BARRAS

ALISTAMIENTO PICKING BARRA


MAGNET
ICA

FACTURA DE VENTA
SI AFECTA
KARDEX

2. PARAMETRIZACION
A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del
módulo de VENTAS en lo referente a control y proceso.
  
Asignación de bodegas por usuarios

Asignación detipos de facturación por usuario (permite controlar las resoluciones
por usuarios)
  
Inclusión de Precios de regulación (manual o importado)

 
Asignación de productos controlados por cliente y sus respectivos puntos, con
resolución y rangos de fechas.


Estipulación del Manejo de Picking (Solo Código de Barras o código de Barras
más cantidades)
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3. TRANSACCIONES
  
Cotización
  
Pedido
  
Remisión venta (pedido afectando kardex)
  
Autorización de pedidos bloqueados por cupo y mora
  
Alistamiento de mercancía (picking)
 
 Factura de Venta

4. REPORTES
A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el
software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.

  
Reporte Sismed
  
Reporte de Baja Rotación
  
Ventas por cliente, acumulado, detallado por artículos, por vendedores
  
Reportes interactivos de ventas con opción de detalle (interactivo)
  
Reporte de ventas en gráficos
  
Pareto de ventas por Grupo (laboratorio) y artículos


Reportes de Rentabilidad por Factura, vendedor, cliente, artículo,
laboratorio ETC.
 
 Consulta web para la cartera del cliente


5. EXPLICACIONES DE REPORTES Y PANTALLAS

 
REMISIONES VENTA - PEDIDOS DE AFECTACIÓN A KARDEX

Esta pantalla de toma de pedidos muestra en línea la cartera del cliente, y al dar clic
en el valor de la cartera del cliente despliega toda las facturas mostrando mora y
vencimientos, controla la venta por cupo y mora en línea descargando cada ítem
diligenciado en línea, en el caso de bloqueo por parte del cliente es posible solicitar
autorización directa

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 
REPORTE SISMED

Este reporte puede ser exportado tanto a EXCEL como TXT, genera todos los
campos necesarios en el orden específico y muestra solo los productos que se
deben generar (excluyendo los comerciales y quirúrgicos)

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MÓDULO DE
CARTERA

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1. FLUJOGRAMA

CARTERA

PEDIDO

AUTORIZACION

CUPO MORA

FACTURA CREDITO

RECIBO DE CAJA

FORMA DE PAGO

OTRAS CHEQUE

CHEQUE AL DIA CHEQUE POSFECHADO

DESCARGUE
POSFECHADOS

CONSIGNACION DEL
CHEQUE

NORMAL DEVUELTOS

FACTURA
INTERES

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2. PARAMETRIZACIÓN
  
Creación de Clientes.
  
Creación de Vendedores
  
Creación de Unidades de Negocio
  
Creación Tipo de Cliente
  
Creación Perfil de Cliente
  
Creación Mercaderístas
  
Creación Cobradores
  
Rangos de Cartera por Edades
  
Cuotas de Recaudo y Comisiones
  
Intereses Cheques Devueltos Por Ciudad
 
Recibos Provisionales

3. TRANSACCIONES
  
Facturas Crédito
  
Recibos de Caja Unitarios y Masivos
  
Descargue de Saldos
  
Cheques Devueltos
  
Descargue de Posfechados

 de Pedidos y/o Cotizaciones por Mora, Cupo y cheque
Autorización
devuelto.

4. REPORTES

  
Cartera por Edades Fijas y Parametrizables (Acumulado o Detallado)
1. Por Vendedor
2. Cliente
3. Cobrador
4. Ciudad
5. Unidad de Negocio
6. Por sucursal
7. Direcciones de Cliente
  
Saldo Por Cliente
  
Movimiento Por Cliente
  
Reporte de Comisiones
  
Cumplimiento de Cobros según Presupuesto
1. Mensual
2. Por unidad de Negocio
3. Por Vendedor

5. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO

 
CREACIÓN DE CLIENTES:

Esta Transacción Permite diligenciar los datos más importantes de los clientes
además facilita la asignación de vendedores, cupos, mercaderístas, cobrador,
Listas por Grupo de Inventarios, Clientes Asociados (Control de Cartera en caso de
facturación con diferentes Nits).

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 
AUTORIZACIÓN DE PEDIDOS:
Este Proceso permite filtrar los pedidos con bloqueos debido al estado del cliente
con su cartera. Motivos: Exceso de Cupo, Mora de Facturas y/o Cheques Devueltos.
Adicional muestra información relevante para que sea rápido y eficaz la aprobación
de los pedidos como la compra máxima, mora Máxima, cartera etc.

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 
RECI BOS DE CAJA
Mediante esta transacción se puede ingresar todo tipo de pago realizado por los
clientes, Anticipos, Transferencias, Cheques, Efectivo y demás. Tiene la facilidad
que solicita fecha de comisión para que la fecha de digitación del recibo no afecte
al vendedor. Por otra parte, tiene el control de los cheques posfechados, recepción
de cheques devueltos por el banco e importación de recibos desde Excel y/o
Planillas cargue TAT.

 
CARTERA POR EDADES

Este reporte tiene la versatilidad necesaria para brindar las herramientas de criterio
a la hora de evaluar la cartera, ya que ofrece diferentes presentaciones de la deuda
de los clientes y permite la exportación de una sábana con la información más
relevante del Módulo y así brindar la posibilidad que en Excel se puedan hacer los
filtros, ordenamientos y tablas dinámicas que el funcionario quiera o necesite
profundizar.

 
CUMPLIMIENTO DE COBROS
Es el informe más completo a la hora de evaluar la gestión de la cartera, debido a
que evalúa la eficiencia del asesor acorde a su presupuesto y la eficacia de las

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edades de las Facturas que recaudó por ende permite hacer correctivos en los
objetivos buscando la meta de la compañía.

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MÒDULO DE
PRODUCCIÓN

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1. FLUJOGRAMA

PRODUCCIÓN

PRODUCTO
MATERIA PRIMA
TERMINADO

FORMULACIÓN

RECOSTEO
LIQUIDACIÓN
ORDEN

UTILIZA MATERIA GENERA CIF VARIABLE MOD VARIABLE


PRIMA MATERIA PRIMA

PRODUCTO
TERMINADO COSTO
REAL

1. PARAMETRIZACIÓN
  
Creación de Artículos
  
Costos standard
  
Tasas predeterminadas MOD,CIF Y Subcontratación (Costo standard)

Asignación mensual deMOD,CIF Y Subcontratación fluctuantes en el mes
(Recosteo Fin de Mes)
  
Actividades de producción
 
Maquinas

2. TRANSACCIONES
  
Liquidación de Producción
 
 Recosteo o prorrateo fin de mes


3. REPORTES
  
Reporte de material consumido, Producido detallado y acumulado
  
Sabana de producción (Excel detallado de la producción del mes)

Reporte comparativo de formulación standard frente a la utilizada en el mes
 cuales ordenes de
(verifica que, en el caso de error de alguna formulación,
producción tienen cantidades diferentes al standard)

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4. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO


 
CREACIÓN DE ARTÍCULOS
En esta Transacción se diligencian todas las características de los productos que
tenemos en bodega, donde clasificamos y parametrizamos cada uno de sus
detalles. Por ejemplo, a que grupo, subgrupo, familia, clase, categoría, subcategoría
pertenece, también su peso, altura, diámetro, Mínimo, Máximo, si es servicio, o si
este ítem es Producto terminado o Materia prima.

 
FORMULACIÓN O COSTO STANDARD
Esta Paramétrica es fundamental en costos de producción ya que de ella pende
como se harán los descargues en el inventario y que productos se generarán de
ello. Allí se diligencia el material directo, MOD, CIF y Subcontracion que no tenga
fluctuación mensual. Ya que en caso de haberlo se especifica a final del mes y se
hace un recosteo que más delante se explicara en detalle.

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 
LIQUIDACIÓN DE PRODUCCIÓN
La función principal de esta transacción es ejecutar el cargue y descargue de cada
producción que se genera teniendo como base la formulación descrita
anteriormente. Debido a la parametrización previa el software sabe a qué bodegas
requerir para la sustracción de la materia prima y la validación de que no vaya a
quedar negativa la misma y a donde dirigir el producto Terminado.

 
PROCESO DE RECOSTEO
La etapa final del proceso de costeo es este, ya que después de todas las órdenes de
producción del mes, necesitamos prorratear los conceptos que son variables en el
mismo y que necesitamos cargar al producto terminado para así obtener un costo real
por Ítem. Por ejemplo, el recibo de la Luz, Agua, Teléfono, la nómina, las horas extras,
recargos nocturnos, procesos adicionales subcontratados, son normalmente valores
que no sabemos con certeza y que normalmente tienen variaciones significativas de un
mes a otro, por lo cual solo hasta terminar el mes podemos

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especificar estos actores de la producción que nos llevaran a un valor real de


nuestro costo.
El recosteo por tipo de producto distribuye por peso la carga de esos valores
adicionales del mes y sube el costo de cada ítem, después de ello se corrige el costo
de los documentos que utilizaron esos productos y se re contabilizan con el fin de
mantener el equilibrio entre el valorizado de inventarios del módulo y la cuenta
contable respectiva.

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MÓDULO
NOMINA

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1. FLUJOGRAMA

NOMINA

CREACION
CONCEPTOS
MULTIPLES CONTRATOS
NOMINA DE BOLSA DE
CREACION EMPLEO
CONTRATOS
DEPENDENCIAS

PARAMETRO
POR DEPENDENCIAS
CONTABLE

MENSUAL
NOVEDADES
QUINCENAL
QUINCENALES
SEMANAL

RESPONSABLES

RESUMEN
NOMINA

PARAMETRIZABLE
CONTABILIZACION

2. EXPLICACION DEL MODULO


Modulo, para el registro, generación y control, de información laboral y contable, de
los empleados registrados directamente o por bolsa de empleo en la empresa, las
características de este módulo son.


Maestra de empleados con datos como: salario, tipo de pago (mensual,
 quincenal), dependencia, área, sucursal, centro de costos,  estudios,
novedades fijas (descuento celular, bonificaciones fijas, etc.)
  
Segmentación contable por, dependencia y sucursal.

  
Registro y aplicación automática de incapacidades, vacaciones, ingresos y retiros.
  
Registró con descuento automático de préstamos.
  
Auxilio de trasporte automático.

Generación automática de prescindibles: esta opción, selecciona todos los
empleados y automáticamente evalúa, ingresos, retiros, vacaciones,
incapacidades, novedades fijas, prestamos, liquidando el desatendible de
pago final con el ajuste a la salud, pensión, provisiones, 
para fiscales, según
 la variación en el IBC, por las novedades mencionadas.

Importación de novedades desde Excel, permite importar archivos Excel con
una estructura suministrada, para importar ejemplo: horas extras,
comisiones, etc.

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Digitación masiva de novedades por dependencia, practica opción que
permite llamar una dependencia completa o área completa, seleccionar un
concepto de nómina, ejemplo: comisiones, y digitar en un formato tipo listado,
cada comisión, y al  guardar, dirige las novedades a cada respectivo
 desprendible de pago.
  
Liquidación de primas
  
Liquidación de cesantías.
  
Histórico de vacaciones.
  
Histórico de incapacidades.
  
Contabilización de nómina por sucursal, dependencia o área.

Parametrización de porcentajes de liquidación de seguridad social, por tipo de
cotizaste (Sena, pensionado, etc.).
  
Permisos remunerados y no remunerados.
  
Incapacidades por tipo (enf. General, maternidad, laboral)
  
Permite definir cuentas contables diferentes por dependencia.

Generación de desprendibles de pago, individual o masivo. Resume de
 
nómina parametrizable, permite crear de forma autónoma, los conceptos que
se quieren visualizar en el resumen de nómina.

Observaciones por quincena, estas observaciones se visualizan en el
 
resumen de nómina, para sustentar ejemplo: sanciones, ausentismos,
incapacidades, vacaciones, etc.

  para pago en banco (Se implementa según el banco utilizado para
Archivo plano,
el pago).

Archivo plano para plataformas de aportes (Se implementa según la plataforma
utilizada para el pago de aportes).
  
Exportación de resumen de nómina a Excel, con novedades a la derecha.

 Exportación de informesde seguridad social, provisiones, parafiscales a Excel, por
entidad o por empleado.

 de empleados por responsable de pago, ejemplo: empresa o bolsa
Categorización
de empleo
  
Resumen de nómina para bolsas de empleo.

 Liquidación de soporte para bolsa deempleo con impuestos aplicados, AIU,
Retención, Reiva, Reteica, Iva, etc.


Parametrización de porcentajes de impuestos y comisiones por cada bolsa de
empleo.
  
Bonificaciones por meraliberalidad.

Liquidación de horas extras en cantidad, permite diligenciar, la cantidad de

horas extras por tipo: diurna, nocturna, dominical, y automáticamente genera
el valor equivalente a las horas.

3. REPORTES
  
Resumen nomina
  
Liquidación cesantías
  
Liquidación prima
  
Liquidación seguridad social y parafiscales
  
Excel detallado de contratos
  
Informe de dependencias creadas
 
 Impresión masiva


4. EXPLICACION GRAFICA DEL MODULO

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES


32

 
NOVEDADES QUINCENALES
En esta pantalla se generan los desprendibles de nómina de los empleados
uno por uno relacionando los conceptos de liquidación de cada empleado

 
GENERACIÓN DE CONTRATOS
Creación de la información de los trabajadores en el sistema

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES


33

 
CREACION DE CONCEPTOS DE NOMINA
Los conceptos de nómina son el detalle de las percepciones salariales y
extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador. Detalle de las
deducciones que se le practican al salario bruto, ya sean las marcadas por la
legislación vigente o por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la
nómina, como anticipos o, embargos. Se recomienda que el concepto numero 1 sea
“salario”, se selecciona con un click los parámetros en cuanto a seguridad y
parafiscales el cual el concepto sirve de base para su cálculo.

 
PARAMETRIZACION DE PROVISION

Esta interfaz, se colocan los porcentajes deducibles de la nómina de cada


trabajador (prima, vacaciones ICBF, pensión, cesantías, intereses cesantías,
salud Sena y caja de compensación), junto con la cuenta asignada en el débito
y en el crédito

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34

Módulo
Móviles

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35

1. FLUJOGRAMA

MOVILES
SE VISUALIZA LA INFORMACIÓN DE
CARTERA, CLIENTES, ARTÍCULOS,
EXISTENCIAS Y DESCUENTOS

CARGAR
INFORMACION
SOLICITUD DE
CREACION CLIENTES

RUTA DEL EXTRA RUTA DEL


VENDEDOR VENDEDOR

SE VISUALIZAN LOS
DATOS DEL CLIENTE,
ULTIMAS COMPRAS Y
CARTERA DEL CLIENTE

CLIENTE

REPORTE DE CAUSALES RESUMEN DEL


PEDIDO
IMPACTADOS PEDIDO

CUMPLIMIENTOS RESUMEN DE
VENDEDOR PEDIDOS GLOBAL

2. EXPLICACION DEL MODULO


Aplicación nativa de Android, que permite la captura de pedidos de venta y
georreferenciación de los asesores comerciales externos, las características de la
misma son las siguientes.


 Cuenta con dos versiones Off-line y 
Online, permitiendo trabajar en sectores
donde no hay cobertura de Internet.

Rutero, permite establecer una ruta especifica de visita a los clientes
 ordenando por Día de visita, frecuencia (Semanal, quincenal, etc.) y Orden
de visita.
  
Búsqueda de cliente, por Nit, nombre, razón social

 Cartera de cliente, permite visualizar la cartera del cliente, cupo, mora, detallado
por factura

 Datos del cliente, 
permite visualizar datos del cliente como Nit, Nombre, Dirección,
Teléfono, Ciudad.

Causales de no venta, Permite clasificar el causal de la no venta ejemplo: No
 
se encontró el encargado, suficiencia de inventario para posterior informe de
análisis por causal.

Múltiples pedidos por cliente, permite crearmúltiples pedidos a un cliente, para en
la facturación generar facturas separadas.

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36


 Condiciones de pago, permite al vendedor solo usar los plazos autorizados (15,
30,60) o restringir al parametrizado en la maestra de clientes.

 Única lista, lista de cliente o lista según plazo,permite visualizar los precios según
lista general o la parametrizada en el cliente.

Navegación por categoría y subcategoría de productos, herramienta útil para
 asesores nuevos que no conozcan los códigos de productos  o adición de
líneas nuevas, permite una fácil navegación para su ubicación.
  
Búsqueda de artículo por código de producto, por nombre, por código de barras.
  
Observaciones, permite anexar un texto como observación al pedido.

 Descuentos a productos, permite parametrizar hasta 3 descuentos por productos,
Editables o fijos según políticas de empresa.

Detalle de productos, permite visualizar datos importantes para suministrar en el
 momento de la toma del pedido, tales como: existencia, precio con IVA, precio
sin IVA, subtotal del ítem, IVA del ítem, total con descuentos aplicados.

  visualizar el total discriminado de los pedidos
Resumen del pedido, permite
previamente diligenciado.

 Resumen de día, permite visualizar la venta del día, útil para monitorear
cumplimientos en ventas.

  en la aplicación
Módulo de recaudo o recibo de caja, permite crear recibos de caja
para aprobación en oficina, descargando la cartera del cliente.
  
Resumen de recaudos, permite visualizar el total del dinero recaudado del dial.

Georreferenciación de ruta de asesor, permite visualizar los puntosdonde el
vendedor tomo el pedido, fecha y hora, cliente y valor del pedido.

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37

MÓDULO
ACTIVOS FIJOS

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38

1. FLUJOGRAMA

CONTABLE OPERATIVA

ACTIVOS
FIJOS

PROPIEDAD VEHICULOS
PLANTA Y EQUIPO

DEPRECIACION
CONTABLE

CONTROL DE
DEPRECIACION
CONTABLE

1. PARAMETRIZACIÓN
A continuación se relacionan las parametrizaciones más importantes del módulo
de Activos fijos.
Nota: la Parametrización contable del módulo de activos fijos se realiza con
asesoramiento contable de SOMIC para un mejor aprovechamiento del modulo
  
Clasificación contable
  
Estado Activo Fijo
  
Tipo Activo Fijo
  
Ubicaciones del Activo Fijo
  
Encargado Activo Fijo
  
Marcas Vehículos
 
Aseguradoras

2. TRANSACCIONES
A continuación se relacionan las pantallas de captura de datos o procedimientos
utilizados en el módulo de dispensación.
Nota: El software Mantis Web cuenta con dos pantallas de registro de activos fijos,
la primera es para los activos fijos de Propiedad planta y equipo, adicional contamos
con una pantalla especializada en la creación de vehículos, con información
documental de vencimientos.
  
Creación de Activos Fijos Propiedad planta y equipo
  
Creación de activos fijo vehículo
  
Causación de depreciación de activos
 
Auditoria de Activos Fijos

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39

3. REPORTES
A continuación relacionamos los principales reportes con los que cuenta el
software Mantis Web para este módulo ya que la variedad de reportes es muy alta.

  
Control de vencimiento de documentos vehículos
  
Depreciación ejecutada
  
Depreciación Pendiente por Ejecutar
  
Depreciación Acumulada
 
Detallado de Activo Fijos

4. EXPLICACION DEL MODULO


Pantalla de control donde permite identificar el total de los activos pendientes por
depreciar tanto a la fecha de ejecución y/o con fecha posterior teniendo claramente
la fecha final de depreciación.

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40

TABLERO DE
CONTROL

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41

1. PROCESO
Tablero de Control. Gerencial. Puede ser conectado a cualquier software del
mercado permite accesos directo a cualquier opción administrativa, conexión directa
a Word, Excel, Power point, Internet. Permite analizar áreas claves como Cartera,
Proveedores, Inventario, Ventas Contabilidad y finalmente realizar reuniones
gerenciales dejando registro de tareas para realizar sin papeles de soporte y
análisis, ideal para usar con tableros interactivos o pantallas Touch.

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42

MÓDULO DE
CONTABILIDAD

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES


43

1. FLUJOGRAMA

ACTIVOS FIJOS
COMPRAS VENTAS NOMINA
TABLERO DE CONTROL

CARTERA MOVILES

DISPENSACION
INVENTARIOS
MEDICAMENTOS
CONTABILIDAD

CONCILIACION COMPROBANTE CAUSACION DE


BANCARIA CONTABLE GASTOS

NIIF

VPN (VALOR PRESENTE


DETERIORO DE DETERIORO DE COMPROBANTE
NETO) - FINANCIAMIENTO
IMPLICITO CARTERA INVENTARIO CONTABLE

ACUMULADO ACUMULADO VALOR NETO


PCGA NIIF
VPN CARTERA REALIZABLE INVENTARIO

CARTERA NIIF ESTOS LIBROS GENERAN


2 COSTOS POR
PRODUCTO

CONTROL DETERIORO
POSTERIOR BALANCES
DETALLADO
CADA LIBRO
SI
LIBRO AUXILIAR

FINANCIAMIENTO
IMPLICITO EN COMPRAS
TO 15

1.
FLUJOGRA
MA
FACTURA DE VENTA

POR CADA UNO DE LOS


PROCESOS SE PUEDE
IMPRIMIR HASTA DOS
DOCUMENTOS

EJEMPLO: 1 CON VALOR

2 SIN VALOR
C
O
T
I NO AFECTA
Z KARDEX

A
C
I NO AFECTA

Ó KARDEX

SI AFECTA
KARDEX

CODIGO DE
P BARRAS
E
D PICKING BARRA
I MAGNET
D ICA
O
SI AFECTA
KARDEX

R
E
M
I
S
I
Ó
N

A
L
I
S
T
A
M
I
E
N
Creación de artículos, Entradas valorizadas, Salidas valorizadas,
traslados, ajustes de inventario, inventario físico, reportes kardex,
INVENTARIOS valorizado de inventario, listado para toma de inventarios, rotación
de inventarios, reporte para compra de mercancía
Cartera por edades, cartera parametrizable, cheques posfechados
y descargue de estos, cheque devuelto, recibos de caja,
CARTERA comisiones, facturas a crédito, control de cupo y mora , factura con
interés, Pareto, reporte de cartera vencida, movimiento por cliente,
saldo por cliente, cartera por rangos, cuota por ciudad
Creación de proveedores, compras, solicitud de compra, orden de
compra, asignación de artículos por proveedor, líneas de compra,
bloque de órdenes de compra, cerrar órdenes de compra,
COMPRAS recepción de mercancía, acta de recepción, remisión compras,
devolución compras, reportes de baja rotación, artículos sin
movimiento, existencias por proveedor, artículos con descuentos y
precios
Creación de clientes (manejo de sucursales), tributaria de clientes,
cotización venta, pedido venta, remisión venta, alistamiento de
VENTAS mercancía, facturación venta (diferentes formas de pago), notas
crédito, reporte de rentabilidad por artículos, rentabilidad por
vendedor, reporte de ventas (por artículo, cliente, detallado por
factura, por vendedor, por parámetro contable, etc.)
Desprendibles de nómina, creación de contratos múltiples,
dependencias, provisión según empleados, conceptos de nómina
parametrizables, incapacidades empleados, liquidación de prima,
NOMINA cesantías intereses y vacaciones (cada uno con su reporte) ,
manejo de préstamos con entidades bancarias, comprobante
contable con parametrización de centro de costo
ACTIVOS FIJOS Propiedad planta y equipo, creación de vehículos, depreciación
contable y control de depreciación
TABLERO DE Consulta por informes de los diferentes módulos que conforma la
CONTROL empresa
Captura de pedidos, consulta de información del cliente, búsqueda
de artículos (visualización de existencias), descuentos por
MOVILES productos (hasta tres descuentos por cada uno), módulo de
recaudo o recibos de caja , resumen de recaudo diario,
georreferenciación de ruta del asesor
Creación de pacientes, creación de contratos de dispensación,
creación de usuarios de dispensación, control de recaudo por
DISPENSACION DE contrato y cupo, acta de entrega web, consulta web de pendientes
MEDICAMENTOS por parte del paciente, cierre de dispensación cápita, factura de
dispensación, solicitud de mercancía por puntos, traslado de
mercancía por manejo de picking, descargue de pendientes por
punto.

3. REPORTES
A continuación se relacionan los reportes del módulo de contabilidad, adicionales a
los relacionados en la tabla.

  
Balance de prueba
  
Balance general
  
Libros auxiliares
  
Movimiento globalizado
  
Certificados de retención
  
Informes tributarios
  
Informe fiscal de ventas
  
Caja diario
 
Estado de resultados

ELABORADO POR SOMIC SOLUCIONES


45

4. RESUMEN GRAFICO DEL MODULO


 
LIBRO AUXILIAR
Su Función es registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en
el libro diario mediante un solo asiento contable, estos deben servir de soporte para
conocer las transacciones individuales.

 
MOVIMIENTOS GLOBALIZADOS

Este reporte muestra todos los movimientos registrados en las diferentes


transacciones del sistema

 
CERTIFICADOS DE RETENCION
Los certificados de retención son documentos que deben ser expedidos por el
agente retenedor que efectuó las retenciones; estos deben ser emitidos dentro de
los plazos señalados, y contener, por lo menos, la información que ha sido
establecida como requisito a través la normatividad vigente.

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46

 
BALANCE DE PRUEBA
1. FLUJOGRAMA

ACTIVOS FIJOS
COMPRAS VENTAS NOMINA
TABLERO DE CONTROL

CARTERA MOVILES

DISPENSACION
INVENTARIOS
MEDICAMENTOS
CONTABILIDAD

CONCILIACION COMPROBANTE CAUSACION DE


BANCARIA CONTABLE GASTOS

NIIF

VPN (VALOR PRESENTE


DETERIORO DE DETERIORO DE COMPROBANTE
NETO) - FINANCIAMIENTO
IMPLICITO CARTERA INVENTARIO CONTABLE

ACUMULADO ACUMULADO VALOR NETO


PCGA NIIF
VPN CARTERA REALIZABLE INVENTARIO

CARTERA NIIF
2 COSTOS POR ESTOS LIBROS GENERAN
PRODUCTO

CONTROL DETERIORO
POSTERIOR
DETALLADO
BALANCES CADA LIBRO

SI
LIBRO AUXILIAR

FINANCIAMIENTO
IMPLICITO EN COMPRAS