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MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

GESTIÓN HSE
VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO SOSTENIBLE Y AMBIENTAL

GHS-M-004 Elaborado Versión 1


31/08/2016

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 2

2. GLOSARIO .................................................................................................................... 2

3. CONDICIONES GENERALES ............................................................................................. 4

3.1 ALCANCE ................................................................................................................... 5


3.2 CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO ................................................ 5
3.3 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO ........................................... 7
3.4 ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO ........................................................................ 8
3.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES .................................................................................. 16
3.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO ............................................................................. 19
3.7 INDICADORES DE DESEMPEÑO ................................................................................... 21
4. DESARROLLO .............................................................................................................. 21

4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS ...................................................... 21


4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR PROCEDIMIENTO 22
4.3 EJECUCIÓN .............................................................................................................. 24
4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS ............................................................................... 25
4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL ......................................................................................... 26
4.6 DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA ............................................................... 26
4.7 PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE TRABAJO
UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO ................................................................................ 26
5. CONTINGENCIA ........................................................................................................... 26

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1. OBJETIVO

Determinar las autorizaciones, competencias, mecanismos y herramientas que se deben cumplir para la
eliminación o mitigación de los riesgos o impactos ambientales que puedan estar presentes al ejecutar
una actividad de mantenimiento, construcción y/o modificación en las instalaciones, que están bajo la
responsabilidad de ECOPETROL S.A., para contribuir al bienestar de las personas, el cuidado del medio
ambiente, los productos o las instalaciones.

2. GLOSARIO

Actividad: Tarea específica desarrollada por un ejecutor o de mantenimiento, bien sea de ECOPETROL
S.A. o de Contratista.
Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha
planificado y es estandarizable. Para Ecopetrol son aquellas actividades que regularmente desarrolla el
trabajador (directo o contratado) en desempeño de sus funciones al menos con una frecuencia menor o
igual a 30 días.
Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o
actividad que la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución;
para Ecopetrol esta frecuencia se determina para periodos mayores a 30 días.
Actividad intrusiva: Actividad realizada en las fases de instalación, operación y/o mantenimiento, que
para ejecutarlas requieren intervenir la integridad del diseño de las instalaciones, planta y/o equipos,
con la posibilidad de liberar la energía presente, que pueda materializar los riesgos asociados al activo
y exige la aplicación del sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos (SAS) y/o aislamiento
eléctrico (SAES) antes de proceder con su ejecución. La misma acción de instalación y retiro del
aislamiento se considera actividad intrusiva.
Activo industrial: Bien físico o tangible o conjunto de éstos que posee la organización, con el cual o
por medio del cual se desarrollan los procesos y servicios de producción de crudo y gas, producción de
biocombustibles, refinación, petroquímica y transporte y logística de hidrocarburos. Están constituidos
por máquinas, equipos (onshore y offshore), infraestructura de automatización de procesos
industriales, infraestructura costera y costa afuera y demás infraestructura industrial. Para el caso de
los procesos operacionales de subsuelo solo incluye los equipos del sistema de extracción (equipos que
hay dentro del pozo, tales como la tubería, las bombas y las válvulas) no incluye el pozo ni el
yacimiento. Según lo indicado en la Guía del Sistema de Gestión de Activos Industriales (GAC-G-339) o
la norma que la modifique, complemente o derogue.
Activo no industrial: Hace referencia a todas las edificaciones, sistemas y subsistemas que las
conforman cuya funcionalidad sea de carácter administrativo.
Aislamiento: Estructura que tiene como objetivo suministrar condiciones seguras que independicen a
las personas, los equipos, las plantas y el medio ambiente de los peligros durante la realización de
actividades intrusivas. Existen dos conceptos de aislamiento, aislamiento eléctrico SAES y el
aislamiento de proceso SAS.
Análisis de riesgos para la ejecución de trabajos: Proceso documentado mediante el cual las
personas involucradas en una actividad, se reúnen en la planeación de la misma para identificar los
peligros y analizar los riesgos asociados a su ejecución; definiendo los controles requeridos con el
propósito de eliminar o llevar el riesgo de ejecución a un nivel tolerable.
Autorización: Mecanismo mediante el cual un emisor concede al ejecutor el aval para ejecutar un
trabajo planeado ya sea de mantenimiento, construcción y/o modificación en su área de
responsabilidad.
Certificados de apoyo: Son documentos que se usan para establecer controles en el lugar del
trabajo, adicionales a los establecidos en el permiso de trabajo o procedimiento, durante la realización
de actividades específicas consideradas como críticas y que, por lo tanto, requieren mayor cuidado y
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planeación; igualmente facilitan la preparación del trabajo y ayudan al aseguramiento de los controles
requeridos en el sitio.
Competencia: Capacidad de una persona para desempeñar una función en un contexto variable
aplicando los conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeño de las
funciones propias de un cargo en particular.
Control de trabajo: Es una práctica establecida para controlar la planeación, ejecución segura y la
finalización de un trabajo.
Ejecutor: Persona asignada como responsable y líder de un trabajo mediante una autorización
otorgada por un emisor; puede ser trabajador directo de ECOPETROL S.A. o un contratista o un socio
estratégico. Puede ser el supervisor de mantenimiento, supervisor del contratista o un trabajador
designado por ellos. Su permanencia en el sitio del trabajo puede ser permanente o temporal.
Emergencia: Incidente que se ha materializado y tiene la potencialidad de generar un daño mayor,
según lo indicado en la Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que
la modifique, complemente o derogue
Emisor: Trabajador de ECOPETROL S.A. o del contratista o socio estratégico autorizado por
ECOPETROL S.A., quien autoriza al ejecutor para realizar una actividad.
Handover - autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de
trabajo: Es un mecanismo mediante el cual se delega temporalmente la autoridad a otra dependencia
de ECOPETROL S.A, socio estratégico o empresa contratista de un área geográfica con el fin de facilitar
el desarrollo de las actividades y la gestión HSE. No hay entrega de sus activos, por lo tanto no se
cede la responsabilidad por la custodia del activo.
HSE (Occupational Health, Industrial Safety and Environment): Salud ocupacional, seguridad
industrial, seguridad de procesos y gestión ambiental.
OT: Orden de Trabajo, orden de mantenimiento o documento similar.
Peligro: Es una fuente, elemento, condición o situación que tiene el potencial de causar daño a las
personas (lesión o enfermedad), la economía, el ambiente o la imagen, como por ejemplo: gasolina,
energía eléctrica, trabajo en altura, entre otros.
Permiso de trabajo: Autorización escrita que otorga un emisor para que un trabajador o grupo de
trabajadores liderados por el ejecutor realicen una actividad específica, con un alcance limitado, en un
equipo o sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente
acordadas; esta autorización permite que tanto el ejecutor como el emisor verifican que los métodos y
el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras. El permiso se podrá emitir a través del libro
de minuta o formato de permiso de trabajo unificado.
Procedimiento o instructivo de trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso
de “cómo” desarrollar una actividad. Identifica los peligros, los riesgos y se establecen los controles y
los responsables de ellos.
Prueba de gases: Medición realizada con un equipo con calibración vigente de la concentración de
gases tóxicos, inflamables y oxígeno presentes en una atmósfera determinada.
Riesgo: Es un concepto que surge de la exposición a un peligro. Sin exposición al peligro no hay
riesgo.
Valoración de riesgo: Es la valoración que resulta de combinar la probabilidad de que un evento
específico indeseado ocurra y la severidad de sus potenciales consecuencias, según lo indicado en la
Guía Matriz de Valoración de Riesgos (GHS-G-035) o la norma que la modifique, complemente o
derogue.
SAS - Sistema de Aislamiento Seguro de plantas y equipos: Es el procedimiento que se aplica cuando
se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las
personas e instalaciones. Según lo indicado en el Manual Técnico para Aislamiento Seguro de Planta
Equipos e Instalaciones (ECP-VST-O-PRO-MT-001) o la norma que lo modifique, complemente o
derogue.
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SAES – Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro: Es el conjunto de actividades técnicas y de


gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminación del riesgo de liberación de una o
varias fuentes de energía, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la
aplicación de las cinco reglas de oro de la prevención del riesgo eléctrico.1 De conformidad con lo
indicado en el Instructivo Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro SAES (GHS-I-005) o la norma que lo
modifique, complemente o derogue.
Socio estratégico: Organización empresarial nacional o extranjera que ha establecido vínculos
contractuales con ECOPETROL S.A. y que tiene como objetivo la exploración y explotación de una zona
territorial determinada cuyo objetivo es obtener hidrocarburos.

3. CONDICIONES GENERALES

Toda actividad contemplada en el alcance del manual de control de trabajo, se debe ejecutar de
manera planeada y concertada con el responsable del área a través de una autorización, según lo
establecido en el literal 3.2 de este documento y con un análisis de riesgos para la ejecución de
trabajos, según lo indicado en el Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-
014) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas geográficas, la
autorización será emitida por la dependencia responsable de dicho sistema a intervenir, previa
aprobación del responsable de cada área geográfica en donde se va a ejecutar la actividad. Para tal
autorización se debe diligenciar la sección F del permiso de trabajo (GHS-F-128) por los responsables
de cada área geográfica. El análisis de riesgos para este tipo de actividad debe involucrar los riesgos y
controles de cada una de las áreas geográficas.

Cuando se asigne el rol de emisor a trabajadores de firmas contratistas o de socio estratégico se debe
cumplir los siguientes requisitos:
1. En el contrato con la firma contratista o socio estratégico, debe estar explicito que esa firma
contratista o socio estratégico va a desempeñar el rol de emisor alineado a los requerimientos
establecidos en este documento o lo acordado en el acta de handover.
2. La empresa contratista o socio estratégico debe oficializar al administrador del contrato el
listado de emisores, asegurando la formación y competencia de su personal conforme a los
requisitos del numeral 3.6 de este documento.
3. El jefe de departamento o responsable del área debe notificar oficialmente a los involucrados el
listado de emisores autorizados.

Una autorización a través de un permiso de trabajo puede incluir un alcance que implique actividades
realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumpla
con cada uno de los siguientes requisitos:

- Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente valoración de riesgo
potencial, se debe asignar el riesgo potencial más alto.
- Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta
aplicación sea la primera en ser ejecutada dentro del trabajo planeado.
- Quien firme el permiso de trabajo como ejecutor es el responsable del control de la ejecución de
las actividades cubiertas por el permiso de trabajo.

1
Las 5 reglas de oro son: 1. abrir con corte visible todas las fuentes de tensión, 2. prevenir cualquier posible realimentación enclavar -
bloquear, 3. verificar ausencia de tensión, 4. puesta a tierra y en cortocircuito de todas las aquellas posibles fuentes de tensión y 5.
delimitar y señalizar zona de trabajo.
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- Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo
permiso de trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación del trabajo.
- Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeación
del trabajo, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las
especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el trabajo a
realizar se cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las especialidades no se
requiere adjuntarse el procedimiento unificado y este debe estar disponible en el sitio donde se
desarrolla las actividades.

El manual de control de trabajo debe ser revisado cada 3 años por parte del equipo de trabajo que se
designe, en el cual deben participar representantes de los negocios operativos y de la Gerencia de
Seguridad y Salud Ocupacional. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede hacerle
modificaciones sin el visto bueno de la autoridad del documento de la Gerencia de Seguridad y Salud
Ocupacional.

3.1 ALCANCE

El control de trabajo aplica a las actividades de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas,


construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación, ejecutadas en activos industriales
y/o en activos no industriales, con personal directo, socio estratégico, contratista y/o proveedor de
ECOPETROL S.A., siguiendo los siguiente criterios para su aplicación:

- ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos, los opera y los mantiene.


- ECOPETROL S.A. es el dueño de los activos y un contratista los opera y los mantiene
- ECOPETROL S.A no es el dueño de los activos pero los opera y los mantiene.

La práctica de control de trabajo no aplica para aquellas actividades que no están consideradas en el
alcance de este documento.

3.2 CLASES DE AUTORIZACIONES DE CONTROL DE TRABAJO

Para la aplicación de este documento se definen 3 clases de autorizaciones:

 Procedimiento
 Permiso de trabajo por libro de minuta
 Permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas.

Cada Gerencia debe definir oficialmente las actividades controladas a través de procedimiento y/o libro
de minuta, las cuales tendrán para su definición el apoyo del profesional HSE de la Gerencia, teniendo
en cuenta los criterios definidos en los numerales 3.2.1 y 3.2.2.

3.2.1 Actividades controladas por Procedimiento:

Los trabajos controlados a través de procedimiento, son aquellos que cumplen con todos y cada uno
de los siguientes requisitos:

 La actividad se ejecuta siguiendo un documento que cumpla con:


 Disponibilidad: En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento.

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 Calidad: Debe ser elaborado y estar aprobado por un funcionario autorizado de la empresa
ejecutora. Debe tener como mínimo la siguiente información: descripción de la actividad paso a
paso, los peligros, los riesgos, los controles y los responsables de estos.
 Comunicación: El procedimiento debe ser comunicado y comprendido por todos los ejecutores
involucrados en la ejecución del mismo.
 Cumplimiento: El ejecutor o supervisor o líder del equipo debe garantizar el cumplimiento de lo
establecido en el procedimiento, puede acompañarse con certificados de apoyo y/o lista de
chequeo.
 Debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato
GHS-F-126.
 La actividad debe estar planeada y concertada.
 No requiere certificado de apoyo No. 1 para espacio confinado con atmosfera peligrosa con
condición disminuida de concentración de oxigeno o inerte, según lo indicado en los numerales
4.1.2.2 y 4.1.2.3 del instructivo ECP-DHS-I-084 o la norma que lo modifique, complemente o
derogue.
 No requiere un permiso de trabajo eléctrico, según lo indicado en el numeral 3.4.1.3 de este
documento.
 No requiere certificado de apoyo para trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes
eléctricas aéreas de distribución de media tensión, según lo indicado en el numeral 3.4.1.3 de este
documento.
 No requiere certificado de apoyo No. 5 ”apertura de líneas de tea viva o gases tóxicos”.
 No requiere certificado de apoyo No. 6 “Hot-Tap en líneas, equipos y tanques”.
 No están valoradas en riesgo VH o H2.

Cada Gerencia debe definir cuál es el mecanismo de emisión o apertura según lo indicado en el
numeral 4.2.4 de este documento y el mecanismo de cierre o finalización para la autorización de
ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos.

3.2.2 Actividades controladas por permiso de trabajo libro de minuta

Los trabajos controlados a través del libro de minuta, son aquellos que cumplen con todos y cada uno
de los siguientes requisitos:

 Son ejecutados por una sola especialidad.


 No requieren permiso en caliente o eléctrico
 No requieren de un certificado de apoyo.
 No son actividades intrusivas.
 No afectan la operación normal de un sistema o planta (incluyendo dispositivos de seguridad como
salvaguardas de proceso o sistemas de protección y control de equipos o procesos).
 Se pueden ejecutar día a día, sin superar un turno de trabajo.

3.2.3 Actividades controladas por permiso de trabajo unificado frío, caliente y eléctrico

Los trabajos controlados a través del permiso de trabajo para actividades en frío, caliente y eléctrico,
son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

2
VH (del inglés Very High, leáse Muy Alto) o H (del inglés High, leáse Alto)
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 Deben contar con el permiso de trabajo en el formato GHS-F-128, para la autorización de trabajos
en frío, caliente y eléctrico, el cual consta de un original en papel químico, impreso o digital
(emisor) y una copia (ejecutor) de color blanco en papel químico o impreso.
 Deben contar con el respectivo análisis de riesgo específico para la actividad, escrito en el formato
GHS-F-126. En el frente ejecutor debe estar disponible el procedimiento o instructivo de trabajo.
 Pueden acompañarse con certificados de apoyo y/o con lista de chequeo, si aplica.

3.3 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO

Son casos especiales:

 Para la atención de una emergencia declarada no se requiere de una autorización a través de un


permiso de trabajo para la ejecución de las actividades de respuesta inicial, según lo definido en la
Guía Planeación y Respuesta a Emergencias (ECP-DHS-G-037) o la norma que la modifique,
complemente o derogue. Sin embargo, sí se requiere que el comandante del incidente analice los
riesgos y considere los procedimientos operativos normalizados de emergencias y el nivel de
competencia del personal de respuesta a emergencias. Las actividades posteriores a la respuesta
inicial deben cumplir con todo lo establecido en el presente manual.

 Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica
desarrollados en las Gerencias, se podrá emitir autorización para realizar los trabajos sin visitar el
100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

- Se haga la programación y planeación semanal de los trabajos a desarrollar.


- Se haga la visita al sitio de trabajo emisor y ejecutor en la etapa de planeación.
- Se cuente con el análisis de riesgos escrito
- Se cuente con el procedimiento o instructivo de trabajo.
- Se cuente con el permiso de trabajo unificado para actividades en frío, caliente y eléctricas.
- Se cuente con la certificación de competencias técnicas de los ejecutores, si se requiere.
- Se hagan las visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia del permiso de
trabajo. Esto sin que sea necesario cubrir la totalidad de los sitios y con el fin de verificar el
cumplimiento de los controles establecidos en la planeación y para analizar las posibles
interferencias con otros trabajos.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe definir los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con
dispersión geográfica. La oficialización del listado la debe hacer el gerente del negocio con apoyo de
los profesionales del departamento HSE, o staff HSE.

3.3.1 Autorización para delegación de la autoridad de un área para el control de trabajo-


Handover

Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas,


construcción, desmantelamiento, modificación, sísmica y perforación por parte de una dependencia,
empresa contratista o socio estratégico diferente al responsable del área a intervenir, el área se debe
entregar oficialmente a través de un acta de delegación (handover). Para el caso de empresas
contratistas o socio estratégico, debe estar establecido en el contrato que pueden aplicar la figura de
handover y el nuevo responsable del área debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el
presente manual o superar estas disposiciones. En los casos en que contractualmente se homologue el
sistema de control de trabajo de otra empresa contratista o socio estratégico, se debe aplicar la lista de

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verificación de homologación del sistema de manual de control de trabajo y análisis de riesgos en áreas
en Handover GHS-F-132. La homologación debe obtener un puntaje superior al 80%.

Las condiciones mínimas para delegar temporalmente la autoridad de un área son:

1. El que recibe debe tener total control del acceso y administración del área entregada.
2. Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el área deben quedar con aislamiento
positivo (SAS categoría I) o con SAS especial de pozos según lo definido por la Vicepresidencia
de Desarrollo y Producción
3. Contar con análisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de actividades
ejecutadas al interior y exterior del área delegada.

El acta de delegación de la autoridad de un área tiene validez durante la ejecución del trabajo que
motivó la delegación del área y debe contener como mínimo:

1. Descripción del área objeto del handover: ubicación geográfica y área (m2) delegada, plano con
los límites del área y vecinos circundantes.
2. Fecha de inicio y final del handover.
3. Descripción general del trabajo o los trabajos que se realizarán en el área delegada.
4. Descripción detallada del estado ambiental del área delegada.
5. Descripción detallada del estado de los activos que quedan dentro del área delegada.
6. Estructura jerárquica del sistema de control de trabajo en el área delegada basado en los roles
descritos en este manual y en el Instructivo de Análisis de Riesgos para la Ejecución de
Trabajos (GHS-I-014).
7. Acuerdo para el seguimiento y verificación de los controles HSE que tendrá la dependencia de
ECOPETROL S.A que entrega el área, durante el periodo de la delegación.
8. Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. que entrega
la autoridad del área. Los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la custodia,
administración, operación y control de activos fijos, deben consultar los lineamientos
relacionados en el Procedimiento para el Control Administrativo de los Activos Fijos de
ECOPETROL S.A. (GFI-P-030) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.
9. Dependencia o empresa contratista o socio estratégico, nombre, firma, registro o cédula de
ciudadanía y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. o representante legal de la empresa
contratista o socio estratégico que recibe el área.

Una vez finalizado el handover se debe revertir la autorización al responsable del área, garantizando el
cumplimiento de lo establecido en el acta de handover acordada.

Los emisores de permisos de trabajo no podrán actuar de forma simultánea como ejecutores de
trabajos, y deben demostrar independencia funcional de las empresas contratistas o socio estratégico
encargadas de la ejecución de los trabajos en el área delegada.

3.4 ESTRUCTURA DE CONTROL DE TRABAJO

3.4.1 Clasificación de actividades

La clasificación de las actividades se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios:

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3.4.1.1 Actividades en frío

Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde:

 Existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables, y la actividad a


ejecutar no involucra el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta,
alta temperatura, alto nivel de energía o calor o produzcan chispa.
 Se utilizan herramientas, equipos o procedimientos que genera llama abierta, alta temperatura, alto
nivel de energía o calor o producen chispa, pero no existe la probabilidad de presencia de gases,
vapores o materiales inflamables.

3.4.1.2 Actividades en caliente

Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde existe la probabilidad de presencia de gases,
vapores o materiales inflamables e involucran el uso de herramientas, equipos o procedimientos que
generan llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o producen chispa. Ejemplos:
Soldar, esmerilar, limpiar con chorro de arena, romper concreto, cortar con oxicombustible, cortar por
plasma, realizar procesos de pre o post calentamiento con equipo oxicombustible, operar vehículos,
equipos o maquinaria (eléctricos o de combustión interna), equipos portátiles que tengan otras fuentes
de energía en áreas con probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables. Para
complementar consultar el Manual Técnico de Clasificación de Áreas para Instalaciones Eléctricas
(ECP-VST-P-ELE-MT-004) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

3.4.1.3 Actividades eléctricas

Son aquellas actividades que se realizan en los equipos o componentes que hacen parte del área
eléctrica y en cualquier actividad donde el análisis de riesgos determine que existe la potencialidad de
liberar un peligro de tipo eléctrico y están definidas en el Manual Manejo Seguro del Sistema Eléctrico
en ECOPETROL S.A. MASE (GHS-M-001) o la norma que lo modifique, complemente o derogue.

Para los trabajos con tensión a contacto y a distancia en redes eléctricas, aéreas de distribución de
media tensión (línea viva) ejecutados en la Vicepresidencia de Desarrollo y Producción (VDP) se debe
cumplir con el instructivo GHS-I-011 o la norma que lo modifique, complemente o derogue, y los
permisos eléctricos deben estar acompañados por un certificado de apoyo GHS-F-120.

3.4.2 Formatos de permisos de trabajo

En ECOPETROL S.A. se aplican dos formatos de permiso de trabajo escrito:

3.4.2.1 Formato de permiso unificado para actividades en frío, caliente y eléctrico


(GHS-F-128)

Este formato de permiso de trabajo para la autorización de trabajos en frío, caliente y eléctrico, consta
de un original en papel químico, impreso o digital y una copia de color blanco en papel químico o
impreso. El original debe permanecer en el cuarto de control, equipos de limpieza de pozos, oficina del
Company Man, punto de control del programa de trabajo o sede del emisor. La copia debe estar
protegida con plástico hermético y transparente y permanecer visible en el sitio de ejecución del
trabajo.

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El formato de permiso de trabajo debe ser elaborado en tamaño oficio y debe ser diligenciado con
bolígrafo de tinta, en letra clara y sin enmendaduras. Todas las secciones y casillas deben ser
diligenciadas, de acuerdo con las instrucciones indicadas en el formato GHS-F-128.

Elpaquete de permiso de trabajo está constituido fundamentalmente por los siguientes documentos:
 El formato del permiso de trabajo
 El formato del análisis de riesgos
 El procedimiento o instructivo de trabajo (disponible en el frente ejecutor, no se requiere dejar
copia impresa al emisor)
 Los formatos de certificados de apoyo y aislamiento seguro (cuando apliquen)
 Las listas de verificación u otros documentos adjuntos que se requieran

3.4.2.2 Formato permiso de trabajo libro de minuta

El libro de minuta (impreso o papel químico o digital) debe contener como mínimo la siguiente
información:
 Fecha y hora de ingreso y salida del área
 Empresa ejecutora
 Trabajo a realizar
 Valoración del riesgo
 Número de personas del frente ejecutor
 Confirmación de la divulgación y comprensión de los peligros propios del área y sus respectivos
controles tanto por el emisor como por el ejecutor. El análisis de riesgo se realiza verbalmente
utilizando como guía el documento de análisis de riesgo vigente y publicado por el jefe del área
donde se identifique: Qué se va hacer, cómo lo va hacer y qué peligros, riesgos y controles se
tendrán en cuenta para su ejecución.

En el numeral 4.6 de este documento se propone un modelo de libro de minuta.

3.4.3 Formatos de los certificados de apoyo y aislamiento seguro

Los formatos de los certificados de apoyo y sus correspondientes vigencias se relacionan en la siguiente
tabla.

Tabla 1. Formatos de certificados de apoyo

CÓDIGO DEL
NOMBRE DEL CERTIFICADO DE APOYO VIGENCIA
FORMATO
ECP-DHS-F-155 Duración de la actividad para
o la norma que autorizaciones por
lo modifique, Certificado de Apoyo N°1 “ Espacio confinado” procedimiento o con
complemente o revalidaciones cada vez que
derogue cambia el permiso de trabajo
Certificado de Apoyo N° 2 “ Trabajos en alturas” Duración de la actividad para
GHS-F-133 autorizaciones por
o la norma que Para actividades no rutinarias procedimiento o hasta acabar
lo modifique, Quienes firman el certificado de apoyo para las casillas del certificado de
complemente o trabajos propios de la compañía son el emisor y el apoyo o con revalidaciones
derogue coordinador de altura directo de Ecopetrol y para cada vez que cambia el
trabajos de contratistas o socio estratégico se permiso de trabajo
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requiere de la firma del emisor y de su propio


coordinador de trabajos en altura.
Quién firma como ejecutor, es quién realiza la
actividad, bien sea de Ecopetrol o un contratista o
socio estratégico.

Para actividades rutinarias


Cada área o negocio a través del Gerente o línea
de mando encargada define el listado de trabajos
rutinarios, y de acuerdo con el riesgo y dispersión
de la actividad, el coordinador de trabajos en
altura revisa y verifica el cumplimiento de los
requisitos del Instructivo de Trabajo en Alturas
(GHS-I-003)
Quienes firman el certificado de apoyo son el
ejecutor y el coordinador de trabajos en altura.
Este coordinador, es el directo para trabajos
propios de la compañía o el del contratista o socio
estratégico para trabajos del contratista o socio
estratégico.

Para las actividades rutinarias que no requieren


permiso de trabajo, se debe escribir no aplica
“NA” en las casillas “válido para el permiso No.:”
y “emisor” del certificado de apoyo GHS-F-133
ECP-DHS-F-157 Duración de la actividad para
o la norma que autorizaciones por
lo modifique, Certificado de Apoyo N°3 “Excavación” procedimiento o con
complemente o revalidaciones cada vez que
derogue cambia el permiso de trabajo
ECP-DHS-F-158
o la norma que
Certificado de Apoyo N°4 “Aislamiento seguro de Duración de la (s) actividad
lo modifique,
plantas y equipos” (es) que requieren el SAS
complemente o
derogue
GHS-F-090
o la norma que
Duración de la (s) actividad
lo modifique, Certificado de aislamiento eléctrico
(es) que requieren el SAES
complemente o
derogue
GHS-F-129
o la norma que
Certificado de apoyo No. 5 apertura de líneas de Igual a la vigencia del permiso
lo modifique,
tea viva o gases tóxicos de trabajo
complemente o
derogue

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GHS-F-130
o la norma que
Certificado de apoyo No. 6 trabajos de hot-tap en Igual a la vigencia del permiso
lo modifique,
líneas, equipos y tanques de trabajo
complemente o
derogue
GHS-F-131
o la norma que
Certificado de apoyo No. 7 radiografías Igual a la vigencia del permiso
lo modifique,
industriales de trabajo
complemente o
derogue
GHS-F-120
o la norma que Certificado de apoyo para trabajos con tensión a
Igual a la vigencia del permiso
lo modifique, contacto y a distancia en redes eléctricas aéreas
de trabajo
complemente o de distribución de media tensión.
derogue

Todos los certificados de apoyo son de color blanco y se elaboran con un original en papel químico,
impreso o digital (emisor) y una copia en papel químico o impreso (ejecutor). El número consecutivo
debe relacionarse en la sección B del permiso de trabajo. Estos certificados van adjuntos al permiso de
trabajo del emisor (original) y del ejecutor (copia). En el caso de autorizaciones por procedimiento, se
deben relacionar como control o requisito. Para las actividades que requieren SAS y/o SAES, no se
requiere que el ejecutor conserve copia de estos certificados (SAS y/o SAES). Esto por cuanto el
original de estos certificados debe permanecer archivado en la sede del emisor, y la copia la conserva
quien aplicó el aislamiento.

3.4.4 Formato de análisis de riesgos

En los trabajos autorizados por procedimiento o por un permiso de trabajo unificado en frio, caliente o
eléctrico, se debe contar con el respectivo análisis de riesgo específico en el formato GHS-F-126 en
original y copia, según lo establecido en el instructivo GHS-I-014.

3.4.5 Vigencia para los permisos de trabajo y actividades controladas por procedimiento

La vigencia del permiso para trabajos controlados a través del libro de minuta no debe superar un
turno de trabajo del personal ejecutor.

La vigencia de las actividades controladas a través del permiso de trabajo unificado en frío, caliente y
eléctrico no debe superar los 14 días calendario, contados a partir del momento en que se emitió el
permiso, garantizando el cumplimiento del proceso de revalidaciones (numeral 3.4.6.2) .

La vigencia de las autorizaciones de trabajo por procedimiento, se establecerá por el tiempo estipulado
en la reunión de concertación de planeación y/o programación de los trabajos, de acuerdo con la Guía
Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales, o la Guía para la
Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002) o la norma que las modifique,
complemente o derogue.

3.4.6 Validez y revalidación del permiso de trabajo

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3.4.6.1 Validez de permiso de trabajo

La validez es el período de tiempo autorizado en el permiso de trabajo para ejecutar una actividad. No
debe superar un turno de trabajo del personal ejecutor responsable de la actividad relacionada en el
mismo.

3.4.6.2 Revalidación de un permiso de trabajo

Es la extensión del tiempo de validez del permiso de trabajo inicialmente definido. Un permiso de
trabajo se debe revalidar cuando:

 Cambia más del 50% de los trabajadores del frente ejecutor.


 Finaliza el tiempo de validez establecido en el permiso de trabajo.

Es condición para revalidar un permiso de trabajo que se continúe la misma actividad inicial y se
mantengan el análisis de riesgos expuestos en el permiso de trabajo y los documentos adjuntos, que
apliquen.

La hora de la revalidación será concertada entre el emisor y el ejecutor

Para revalidar el permiso, el emisor y el ejecutor deben revisar las condiciones del trabajo y del área,
diligenciar la sección correspondiente del formato GHS-F-128 y el ejecutor deberá garantizar la lectura
y comprensión del análisis de riesgo y la implementación de los controles a su cargo.

Las responsabilidades asumidas por el emisor y el ejecutor durante la revalidación de un permiso de


trabajo son idénticas a las asumidas en la emisión del mismo.

No se puede revalidar un permiso de trabajo unificado en frío, caliente y/o eléctrico en cualquiera de
los siguientes casos:

 Suspensión temporal del trabajo por más de ocho (8) horas causada por algún incumplimiento del
personal ejecutor.
 Cuando hayan transcurrido 14 días calendario desde la fecha de emisión del permiso de trabajo. Si
el trabajo no ha finalizado podrá utilizarse el mismo análisis de riesgos vigente, certificados de
apoyo vigentes, entre otros, como documentos adjuntos al nuevo permiso de trabajo que se emita
para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales. Para ello en
la casilla de “observaciones” del permiso de trabajo cerrado se debe indicar el número del nuevo
permiso de trabajo emitido.
 Cuando los originales o las copias, bien sea del permiso de trabajo o de alguno de los documentos
adjuntos, no están disponibles o no sean legibles.
 Cuando alguno de los documentos adjuntos haya perdido vigencia.
 Cuando se encuentren completamente diligenciadas las casillas de la sección D y/o G del formato
GHS-F-128.
En cualquiera de estos casos, el permiso debe ser cerrado y, una vez sea superada la condición que
llevó a la no revalidación, se emitirá un nuevo permiso de trabajo.

Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá
revalidar los permisos en la sede del emisor.

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3.4.7 Suspensión de un trabajo

De acuerdo con la regla fundamental HSE No. 7 del Instructivo Reglas Fundamentales HSE (GHS-I-
010) o la norma que lo modifique, complemente o derogue, cualquier trabajador de ECOPETROL S.A.,
contratista, aliado, socio estratégico, proveedor o visitante podrá suspender de hecho y de una manera
responsable un trabajo. Esto cuando considere que las condiciones del mismo no son seguras y/o si no
se están cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo. En este
caso informará de manera inmediata y verbal al emisor quien verificará, validará la razón de la
suspensión y notificará al ejecutor sobre la(s) causa(s) de dicha decisión.

3.4.8 Suspensión de un permiso de trabajo

El emisor del permiso de trabajo tiene la potestad de suspender un trabajo si comprueba alguna de las
siguientes situaciones:
a. Cuando se esté incumpliendo alguna de las normas de seguridad básica o alguno de los
controles previstos en el permiso de trabajo, en el análisis de riesgos o en alguno de los
documentos adjuntos.
b. Cuando cambie alguna de las condiciones establecidas en el permiso, como pueden ser el tipo
de actividad, el procedimiento, el alcance o las herramientas autorizadas inicialmente.
c. Cuando haya un cambio en las condiciones del proceso, como por ejemplo una liberación
inesperada de un hidrocarburo o fluido.
d. Cuando por razones operativas se quiera prevenir la interacción con otras actividades.
e. Cuando suceda una emergencia operacional o de cualquier otro tipo, o cuando se active o se dé
la voz de alarma de emergencia o evacuación.
f. Cuando no se usa o se usa en forma inadecuada un EPP.
g. Cuando haya un cambio severo en las condiciones climáticas (lluvia fuerte, tormentas,
inundaciones, etc.) o en las condiciones del entorno, que a juicio del ejecutor o el emisor así lo
ameriten.

Es muy importante tener en cuenta que cuando se suspenda temporal o definitivamente un trabajo, las
condiciones del equipo, sistema, proceso o área sean llevadas a un nivel de seguridad apropiado que
evite incidentes, antes de la interrupción real y completa de la actividad. Adicionalmente, la
dependencia emisora debe darle una atención adecuada a la existencia de trabajos suspendidos, ya
que esto debe tenerse en cuenta cuando se autorice otro trabajo.

En el caso de trabajos ejecutados por una firma contratista o socio estratégico, el emisor o el ejecutor
del permiso de trabajo que hace la suspensión temporal o definitiva deberá avisar lo antes posible al
interventor y/o al administrador del contrato, para que tomen las medidas pertinentes.

No se requiere llevar a cabo el proceso formal de suspensión cuando el trabajo se detiene por períodos
cortos, como en los descansos para tomar líquidos y alimentos. Durante estos períodos, la validez del
permiso continua y la actividad puede reanudarse, previa revisión y verificación de las condiciones.

Durante una emergencia operacional es probable que las circunstancias no permitan una suspensión
formal de los permisos. En estos casos una comunicación verbal por parte de cualquier miembro del
equipo de la dependencia emisora o del responsable de la ejecución del trabajo, es suficiente para
suspender el o los trabajos amparados bajo dichos permisos. Sin embargo, superada la emergencia,
debe haber una revalidación del permiso para asegurar que las condiciones no se hayan alterado.

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3.4.8.1 Suspensión temporal

Si las condiciones de seguridad son retomadas en forma pronta y/o se subsanan inmediatamente los
incumplimientos a las normas y controles, el emisor podrá autorizar verbalmente al ejecutor la
continuación del trabajo bajo el mismo permiso de trabajo. En este caso no queda registro escrito en el
libro de minuta o formato del permiso de trabajo sobre la suspensión temporal, pero el emisor deberá
registrarla en el formato de entrega del turno, para información y seguimiento en los turnos
posteriores. Adicionalmente el emisor debe registrar la falla de control u observación de
comportamiento según sea el caso.

3.4.8.2 Suspensión definitiva

Si la suspensión temporal del trabajo se mantiene por más de 8 horas, por incumplimientos a las
normas y controles por parte del personal ejecutor, el permiso de trabajo debe ser suspendido
definitivamente por el emisor y no podrá tener revalidaciones posteriores. Para ello, se debe hacer el
cierre del mismo, diligenciándose en la sección H de cierre en el formato del permiso GHS-F-128, que
incluye un “Sí” en la casilla correspondiente a la suspensión definitiva e indicándose la(s) razón(es) de
la decisión en la casilla de “observaciones” de dicha sección. En este caso, además del registro escrito
en el formato del permiso de trabajo, el emisor deberá registrar la suspensión definitiva en el formato
de entrega del turno, explicando claramente las causas y soluciones, para información y seguimiento
en los turnos posteriores.

3.4.9 Cierre del permiso de trabajo

Las razones por las cuales se debe cerrar un permiso de trabajo son:

1. Cuando se ha ejecutado completamente la actividad por la cual se emitió el permiso, o


2. Cuando el permiso ha sido suspendido definitivamente por el emisor, o
3. Cuando han transcurrido más de 14 días calendario desde la emisión del permiso de trabajo
unificado en frío, caliente y/o eléctrico, lo que impide su revalidación.

El ejecutor, antes de cerrar el permiso, asegura que el área de trabajo quede en condiciones seguras y
libres de residuos y materiales, y entrega al emisor la copia del permiso para proceder al cierre del
mismo.

El emisor realiza las pruebas de aceptación y recibo del trabajo, verifica en campo las condiciones de
seguridad, orden y aseo del área y diligencia con el ejecutor la sección del cierre en el formato, tanto
en el original como en la copia.

Cuando el trabajo ha sido terminado, el emisor debe informar a las dependencias operativas que
estuvieron involucradas en el mismo.

3.4.10 Archivo del Permiso

Una vez cerrado el permiso, el emisor asegura el paquete de originales (permiso de trabajo papel
químico, impreso o digital y sus documentos adjuntos si aplica) en una carpeta destinada
exclusivamente para tal fin y allí los archivará para su consulta. Los permisos deben permanecer al
menos durante 30 días calendario contados a partir del momento del cierre en dicha carpeta.

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3.5 ROLES Y RESPONSABILIDADES

Todas las personas que participen de una forma directa o indirecta en actividades relacionadas con la
aplicación de este manual deben ser previamente entrenadas, de acuerdo con su cargo y rol. A
continuación se describen los roles de las personas que participan en la implementación de este
manual.

a. Gerentes de negocio y superintendentes

 Asegurar la implementación y cumplimiento del sistema de control de trabajo en sus áreas de


responsabilidad mediante las revisiones periódicas o auditorías internas o externas.
 Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del
sistema de control de trabajo.
 Establecer el documento con los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de
planeación y programación de los trabajos
 Oficializar el listado de trabajos que serán controlados a través de procedimientos y/o por libro
de minuta en su área de responsabilidad.
 Oficializar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a
desarrollar en su área de responsabilidad.
 Establecer el programa de capacitación y entrenamiento de los diferentes roles participantes
del sistema de control de trabajo.
 Garantizar el seguimiento a la implementación de control de trabajo en sus áreas de
responsabilidad.

b. Jefes de departamento

 Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del


sistema de control de trabajo.
 Garantizar que los participantes del sistema de control de trabajo hayan superado el programa
de capacitación y entrenamiento establecidos en cada Vicepresidencia.
 Dar cumplimiento del plan para comprobar la competencia para los diferentes roles
participantes del sistema de control de trabajo.
 Definir listado de trabajos controlados a través del libro de minuta en su área de
responsabilidad.
 Definir el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a
desarrollar en su área de responsabilidad.
 Implementar el programa de auditorías para revisión de la efectividad del sistema de control de
trabajo en su área de responsabilidad.
 Implementar el programa de evaluaciones periódicas para verificar la efectividad del sistema de
control de trabajo.

c. Coordinadores y supervisores

 Asegurar que se identifiquen los peligros de la actividad y se implementen los controles


necesarios antes, durante y después de la ejecución de los trabajos.
 Gestionar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del
sistema de control de trabajo.
 Evaluar el impacto de las actividades desarrolladas en su área de responsabilidad que puedan
afectar otras áreas y comunicar a los responsables de las mismas con el fin de minimizar los
efectos producto de las interferencias.
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 Asegurar que la planeación y programación de los trabajos se desarrollen de acuerdo con las
disposiciones establecidas en este manual.
 Asegurar que el proceso de cambio de turno tanto del emisor como del ejecutor es apropiado y
no causará impacto en la seguridad de los trabajos.
 Realizar las evaluaciones al sistema de control de trabajo e implementar las acciones correctivas
para garantizar que el sistema de control de trabajo funcione de manera efectiva en su área de
responsabilidad.

d. Emisor

 Entregar el equipo o sistema a ser intervenido por el ejecutor, en condiciones integralmente


seguras, aplicando adecuada y oportunamente los procedimientos del SAS y/o SAES.
 Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual.
 Revisar, emitir, revalidar y cerrar los permisos de trabajo.
 Revisar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo.
 Verificar que los controles especificados en un permiso hayan sido tomadas antes de comenzar
el trabajo y asegurar que se haya hecho el análisis de riesgo antes de iniciar la tarea.
 Comunicar al ejecutor sobre actividades adyacentes, interferencias y situaciones especiales en
el área al momento de comenzar el trabajo.
 Asegurar que el resultado de la prueba de gases que está a su cargo sea confiable, acorde con
la frecuencia establecida y que sean registrados en los respectivos formatos de permisos de
trabajo.
 Asegurar que el ejecutor entiende plenamente el alcance del trabajo, los equipos a intervenir y
los controles previstos para la ejecución del trabajo.
 Solicitar y verificar el correcto diligenciamiento del permiso eléctrico requerido para la ejecución
de actividades que requieren dicho documento.
 Dedicar tiempo suficiente para realizar el empalme con el emisor del turno entrante para
permitir la revisión y discusión adecuada del estado y condiciones de todos los permisos de
trabajo.
 Diligenciar el reporte de turno indicando el estado de los permisos (emitidos, no emitidos,
suspendidos temporal y definitivamente, cerrados y vigentes, permisos controlados por
procedimiento y/o libro de minuta) según lo establecido en la Guía de Entrega y Recibo de
Turno en las Áreas Operativas de ECOPETROL S.A. (GAC-G-297) o la norma que la modifique,
complemente o derogue.
 Firmar el reporte de turno confirmando que ha entendido la situación y que ha tomado
responsabilidad sobre las actividades autorizadas por procedimiento, libro de minuta y/o
permisos de trabajo que se mantienen vigentes y válidos.
 Realizar un recorrido inicial al área de trabajo y en los recorridos posteriores durante su turno
definidos en la ronda estructurada, cada emisor deberá visitar e inspeccionar los sitios donde se
encuentran en ejecución trabajos amparados por los permisos vigentes, para garantizar que los
controles especificados en el permiso se mantienen y que las condiciones del sitio permanecen
seguras.
 Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en
los casos indicados en el numeral 3.4.8 de este manual e informar al responsable del área.
 Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.

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e. Ejecutor o responsable por la ejecución

 Aplicar el sistema de control de trabajo según lo establecido en el presente manual.


 Asegurar que todos los trabajadores que conforman el grupo ejecutor conocen el alcance del
trabajo, entiendan el análisis de riesgos y se comprometan a cumplir los controles que les
correspondan.
 Asegurar que todos los trabajadores tengan la competencia requerida para realizar los trabajos
con seguridad y que sigan los procedimientos establecidos.
 Revisar, firmar como ejecutor en la emisión, revalidación y cierre de los permisos de trabajo.
 Elaborar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo.
 Asegurar que la planeación y programación del trabajo se haya desarrollado de acuerdo a las
disposiciones establecidas en este manual.
 Garantizar que las herramientas y equipos a utilizar sean las adecuadas y estén en óptimas
condiciones para su uso y que los trabajadores conozcan la forma de operarlas.
 Suspender el trabajo autorizado por procedimiento, libro de minuta y/o permisos de trabajo en
los casos indicados en el numeral 3.4.8 de este manual e informar al responsable del área.
 Garantizar que al finalizar o suspender el trabajo, el sitio quede en condiciones limpias y
seguras, y que el permiso sea cerrado oportunamente.
 Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en la autorizaciones por
procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo
y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la ejecución del trabajo.
 Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.

f. Trabajadores ejecutores (personal de mantenimiento y/o trabajador de contratista o


socio estratégico)

 No iniciar ningún trabajo hasta tanto no se disponga de la respectiva autorización por


procedimiento, libro de minuta y/o permiso de trabajo.
 Exigir al responsable por la ejecución de trabajo que le sea suministrada la información sobre el
alcance del trabajo, los peligros y sus controles y debe asegurarse que los entendió claramente.
 Para los trabajos controlados por procedimiento o permiso de trabajo unificado, firmar el
análisis de riesgo específico para la realización del trabajo en el formato GHS-F-126 en el
original y copia.
 Garantizar que cuando se termine o suspenda el trabajo, el equipo, sistema o área queden en
condiciones limpias, ordenadas y seguras.
 Cumplir con los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados
de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la realización de las actividades.
 En caso de duda o si las circunstancias cambian, suspender el trabajo y consultar con el emisor
y el ejecutor.
 Una vez finalizado el trabajo, informar al responsable por la ejecución para iniciar el cierre.
 Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.

g. Interventor y administrador de contrato

 Recibir la formación sobre control de trabajo según lo definido en la tabla No. 2 del numeral 3.6
de este documento.
 Garantizar la entrega del material de control de trabajo a las empresas contratistas.
 Hacer seguimiento a la formación en los módulos del manual de control de trabajo del ejecutor
(supervisores o líder de un trabajo) o emisor de las empresas contratistas.

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h. Profesionales del departamento HSE o staff HSE

 Velar por la implementación y cumplimiento de la práctica de control de trabajo en sus áreas de


responsabilidad mediante las revisiones periódicas, autoevaluaciones, evaluaciones internas o
externas.
 Hacer seguimiento a implementación de la práctica de control de trabajo, cierre de brechas,
elaboración y consolidación de informes.
 Programar las capacitaciones en los módulos de manual de control de trabajo, gestionar
logística y consolidar los resultados de las capacitaciones en los módulos.
 Capacitar en los 13 módulos de control de trabajo para funcionarios de ECOPETROL S.A. y
entregar el material para los multiplicadores de contratistas.
 Participar en las actualizaciones de este manual.

i. Profesionales de la Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional de la Vicepresidencia de


Desarrollo Sostenible y Ambiental

 Actualizar los contenidos de los módulos de capacitación.


 Hacer la evaluación y seguimiento y ajuste corporativo del modelo de gestión HSE.
 Evaluación y seguimiento de la normativa legal o corporativa vigente.
 Liderar actualizaciones de este manual.
 Asesorar a las áreas operativas y administrativas de Ecopetrol en la implementación de este
manual.

3.6 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

La efectividad del sistema de control de trabajo depende, en gran medida, del cuidado y la competencia
de las personas involucradas en el mismo, especialmente del emisor y del ejecutor. Por lo tanto, es
esencial que todo el personal clave se encuentre adecuadamente capacitado y entrenado según lo
indicado en la tabla 2.

Los emisores (directos o contratados) deben cumplir con los siguientes requisitos mínimos:

a) Contar con una experiencia mínima de 6 meses en su cargo. Para funcionarios de Ecopetrol,
serán 6 meses de antigüedad en ECOPETROL S.A.

b) Recibir la formación en los 13 módulos de control de trabajo para emisores responsables de


activos industriales o 11 módulos para emisores responsables de activos no industriales, de
acuerdo con la tabla No. 2.
c) Para emisores nuevos (directo o contratado) se debe soportar el entrenamiento inicial en la
emisión de mínimo 5 permisos para actividades en frío, caliente y/o eléctrico. Este
entrenamiento debe quedar documentado en el formato reporte de acompañamiento en el
sistema de control de trabajo (ECP-DHS-F-243) y archivado.

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Tabla 2. Capacitación mínima de acuerdo al rol desempeñado en control de trabajo

INTENSIDAD
MÍNIMA PARA
PARTICIPANTES CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO FORMACIÓN
PRESENCIAL
(HORAS)
1. Control de trabajo 4H
2. Análisis de riesgos – CT 4H
3. Trabajos en alturas – CT 3H
4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y
equipos SAS – CT (solo aplica para emisores 3H
responsables de activos industriales)
5. Sistema de aislamiento eléctrico seguro
3H
SAES–CT
6. Manejo de emergencias – CT 3H
Emisor 7. Espacios confinados – CT 3H
8. Monitoreo de atmósferas – CT 3H
9. Elementos de protección personal EPP – CT 3H
10. Levantamiento mecánico de cargas LMC–
CT
3H
( solo aplica para emisores responsables de
activos industriales)
11. Excavaciones – CT 3H
12. Manejo de sustancias químicas – CT 3H
13. Requisitos legales en HSE - CT 2H
Ejecutor 1. Control de trabajo 4H
(el que firma el permiso de 2. Análisis de riesgos – CT 4H
trabajo como ejecutor o
responsable de la ejecución del - Otras capacitaciones y entrenamiento
trabajo) requerido para el trabajo específico a realizar.
1. Control de trabajo 4H
Supervisores, coordinadores,
profesionales HSE 2. Análisis de riesgos – CT 4H
Administradores, interventores
Control de trabajo y análisis de riesgos
de contratos, jefes de
(TF 52414779 UEM control de trabajos – rol 2H
departamento, superintendentes
administrativos)
y demás roles.

Cada Gerencia debe establecer para el personal directo un plan de capacitación anual, que debe ser
incluido en el plan individual de desarrollo de cada funcionario y registrado en SAP. Este se ejecutará
por los multiplicadores de cada área registrados en la Universidad de Ecopetrol, o a través de los
módulos virtuales y/o guías de entrenamiento, o sus módulos homologables.

Plantilla 007 – 20/28


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Para el personal contratista o socio estratégico la formación se hace a través de sus propios
multiplicadores, siguiendo los siguientes pasos:

• El contratista o socio estratégico comunica al administrador y/o interventor del contrato sus
multiplicadores.
• El multiplicador nombrado recibe de Ecopetrol el material de formación (presentación en pdf,
videos y evaluaciones) y firmará el acta de confidencialidad del material.
• El multiplicador nombrado socializa el material a su población objetivo (emisor y/o ejecutor,
entre otros).
• El contratista o socio estratégico reporta el avance de socialización del plan de capacitación.

Cada Gerencia de Ecopetrol debe establecer un plan a 5 años a partir de la fecha de vigencia de este
documento, para comprobar a través del diccionario de competencias, el nivel de competencia de sus
emisores, siguiendo el proceso de valoración competencias según lo establecido por la Vicepresidencia
de Talento Humano.

3.7 INDICADORES DE DESEMPEÑO

En ECOPETROL S.A. se utilizan los siguientes indicadores:

 % de cumplimiento de implementación de control de trabajo según lo establecido en la lista de


verificación GHS-F-127.
 % de cumplimiento de capacitación de la población de emisores.

4. DESARROLLO

Los pasos necesarios para el control de trabajo, son los siguientes:

4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

Cada Gerencia debe establecer los lineamientos para el proceso de planeación y programación de los
trabajos. Lo anterior teniendo en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un
trabajo, y siguiendo la Guía Proceso Mantenimiento Rutinario (GAC-G-001) para activos industriales o
la Guía para la Administración de Instalaciones No Industriales (GIN-G-002). En los casos que se trate
de un proyecto y cuenten con procedimientos específicos, estos serán utilizados.

El proceso de planeación y programación de los trabajos incluye lo siguiente:


 Definición de los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeación y
programación.
 El reglamento para el seguimiento, control y aprobación de la planeación y programación de los
trabajos.
 Las fuentes oficiales para la priorización, planeación, programación, registro y consulta sobre los
trabajos a realizar. (ejemplo: RIS, SAP, entre otros)
 Los requisitos mínimos a verificar para programar un trabajo (ejemplo: formato matriz de
valoración y caracterización del riesgo, formato plan de movilización de equipos, well planning de
pozo, lecciones aprendidas, recomendaciones técnicas, procedimientos o instructivos, entre otros)
 Lineamientos para planear y concertar un trabajo de mantenimiento requerido al atender una
condición de alto riesgo.
 Los controles por interferencias y los peligros potenciales de la programación de trabajos
simultáneos.
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4.1.1. Visita al sitio para la planeación del trabajo

Una vez identificada la necesidad de realizar un trabajo a través de una orden de trabajo, orden de
mantenimiento o número de contrato, el emisor y ejecutor, verifican en sitio el equipo o sistema a
intervenir. Esto con el fin de determinar un alcance integral del trabajo, incluyendo los aspectos
técnicos, el aislamiento de las fuentes de energía (SAS/SAES) y la validación de los requisitos
establecidos en este manual.

Durante la visita al sitio del trabajo, tanto el emisor como el ejecutor deben analizar las posibles
interferencias con otras actividades o procesos desarrollados en áreas aledañas. En caso de que se
identifique la presencia de posibles interferencias con actividades desarrolladas en áreas vecinas, el
emisor debe hacer los correspondientes contactos con cada área para informar y definir las medidas de
prevención y control que sean necesarias.

El emisor y el ejecutor deben hacer el análisis de riesgos del trabajo planeado, según lo descrito en el
Instructivo Análisis de Riesgos para la Ejecución de Trabajos (GHS-I-014).

4.1.2 Programación del trabajo

Para la programación de un trabajo se debe verificar como mínimo:

 Que el trabajo se encuentra planeado (numeral 4.1).


 Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del Emisor (numeral 4.2.2).
 Que el funcionario autorizado del área apruebe la programación del trabajo (numeral 4.1).
 Que el emisor y el ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo a seguir para la
ejecución del trabajo (numeral 4.1).
 Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la planeación
(numeral 4.1).
 Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios especiales identificados
en la planeación (numeral 4.1).
 Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales cuando exista
programación para trabajos simultáneos en el área o en el entorno (numeral 4.1.1).
 Que en caso de que el trabajo involucre un control de cambio en activos industriales según lo
indicado en el procedimiento GAC-P-012 o en la norma que lo modifique, complemente o derogue,
se cuente con el análisis técnico y de riesgos del cambio, y con la aprobación del mismo y se hayan
establecido los controles requeridos si aplican.

4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO Y ACTIVIDADES CONTROLADAS POR


PROCEDIMIENTO

4.2.1 Solicitud del permiso de trabajo formato unificado

El ejecutor debe entregar el paquete de permiso de trabajo en la sede del emisor, por lo menos con 24
horas de anterioridad al inicio de la ejecución del trabajo. El paquete de permiso de trabajo debe
contener:

 Formato de permiso de trabajo GHS-F-128 con las secciones A y B debidamente diligenciadas, y


las secciones C y/o D para el caso de actividades en caliente y/o eléctricas cuando apliquen.
 Formato de análisis de riesgo GHS-F-126 diligenciado y aprobado.
 Procedimiento o instructivo de trabajo.
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 Certificado de apoyo y/o listas de chequeo, si aplica

4.2.2 Alistamiento para entrega del equipo o sistema a intervenir

Una vez programados los trabajos a realizar, el emisor debe iniciar el alistamiento requerido para la
entrega del equipo o sistema a intervenir, aplicando los procedimientos operativos y los controles
establecidos en las autorizaciones por procedimiento o permiso de trabajo. El emisor aplica el SAS y/o
SAES, si es requerido (ECP-DHS-F158 y/o GHS-F-090).

El personal del ejecutor debe iniciar el alistamiento de los materiales, equipos y herramientas
requeridas para la realización del trabajo, con base en la información consignada en la planeación y
programación del trabajo, los procedimientos o instructivos de trabajo existentes y los documentos
adjuntos.

4.2.3 Prueba de gases

El emisor o una persona avalada por Ecopetrol en el monitoreo de atmósferas según lo indicado en el
instructivo ECP-DHS-I-082, realiza la prueba de gases correspondiente. Esta prueba debe realizarse
con la menor antelación posible al inicio del trabajo. El emisor y el ejecutor deben definir los puntos
exactos del muestreo y el tiempo de validez de la prueba, de manera que sea representativa de las
condiciones reinantes y de acuerdo con las características del trabajo. Esta prueba de gas se debe
documentar diligenciando la sección E del formato de permiso de trabajo.

Para aquellos trabajos autorizados por procedimiento o los trabajos definidos como frecuentes,
repetitivos y/o con dispersión geográfica, la prueba de gas la puede realizar una persona avalada por
Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmósferas, cumpliendo con los requisitos definidos en el Instructivo
de Realización de Prueba de Gases y Calibración de Equipos Portátiles (ECP-DHS-I-082). Los resultados
de la prueba de gases podrán registrarse en la sección E del formato de permiso de trabajo (GHS-F-
128) o en un formato que contenga los mismo parámetros de control de la sección E.

Si los resultados de la prueba indican valores fuera de lo permitido de acuerdo al numeral 4.3 del
instructivo ECP-DHS-I-082, deben tomarse las medidas y los controles necesarios para llevarlos a
valores permitidos, antes de iniciar el trabajo o de revalidar el permiso de trabajo. La frecuencia de la
prueba debe ser definida en el permiso de trabajo, análisis de riesgos o en el procedimiento.

4.2.4 Emisión del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento

El emisor y el ejecutor deben realizar la visita previa al sitio de trabajo para verificar las condiciones y
asegurar el completo y adecuado diligenciamiento del formato de permiso de trabajo (GHS-F-128) y
deben firmar la sección G de dicho formato.

Para el caso de la emisión de los permisos de trabajo definidos como frecuentes, repetitivos y/o con
dispersión geográfica, el emisor podrá emitir el permiso de trabajo con una validez máxima de 7 días
calendario especificando claramente el turno de trabajo del ejecutor.

La gerencia de cada negocio debe definir el mecanismo de emisión o apertura para la ejecución de
trabajos aprobados bajo procedimientos:

 Para plantas y/o estaciones, será el registro de inicio de la actividad, dejando constancia en el
libro de minuta.
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 Para otras instalaciones, el aviso del ejecutor al emisor del inicio de la actividad planeada y
concertada, quedará documentado así:
o El ejecutor registra el nombre del emisor y hora de contacto en la orden de trabajo o
de mantenimiento, o en la programación diaria.
o El emisor registra en la programación semanal o en el informe de entrega de turno,
el nombre del ejecutor y la hora de inicio de la actividad.

4.2.5 Validez y revalidación de los permisos

Las revalidaciones implican, tanto para el emisor como para el ejecutor, un nivel de responsabilidad
igual al de la emisión inicial del permiso e implica la revisión de la documentación asociada y la visita
previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones. Para revalidar el permiso de trabajo se
debe contar con el paquete del permiso y sus documentos adjuntos.

Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá
revalidar los permisos en la sede del emisor.

4.3 EJECUCIÓN

4.3.1 Divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor

Una vez obtenido el permiso de trabajo, el ejecutor debe realizar una charla con todos los trabajadores
involucrados en la ejecución del trabajo para informarles sobre lo acordado en el permiso de trabajo y
sus documentos adjuntos, y debe asegurarse de que todo el grupo tenga plena claridad sobre el
procedimiento y/o instructivo de trabajo a seguir, sobre los peligros a que están expuestos y sobre los
controles que deben implementarse.

El ejecutor relata a sus trabajadores por lo menos una lección por aprender relacionada con la
actividad a desarrollar en el turno de trabajo.

4.3.2 Ubicación del permiso de trabajo

El emisor une el formato diligenciado del permiso de trabajo unificado a los documentos adjuntos y en
2 paquetes, así:

a. Un paquete original (emisor)


b. Un paquete de copia (ejecutor)

El paquete original del permiso de trabajo debe ser ubicado en un sitio exclusivo para los permisos
vigentes dentro del cuarto de control o sede del emisor. Ese sitio puede ser una cartelera o un sistema
de estantes con casillas muy bien identificadas, clasificándolos por unidad, planta, área, zona, equipo o
de cualquier otra forma, de manera que se facilite al máximo su visualización, ubicación y consulta. El
paquete original debe permanece en ese sitio mientras se ejecuta el trabajo.

El paquete de copia del permiso de trabajo debe quedar en poder del ejecutor, quien lo debe proteger
adecuadamente de la humedad y suciedad mediante un empaque plástico hermético y transparente.
Una vez se realice la divulgación de los peligros y controles al personal ejecutor, el paquete de copias
del permiso se debe ubicar en un sitio visible y cerca del lugar de trabajo, manteniéndolo allí mientras
se ejecuta el trabajo.

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Adicionalmente, en todo cuarto de control de estaciones o plantas, en la sede del emisor debe existir
un dibujo tipo “Plot Plan” de la planta o unidad, en escala adecuada, donde se marque de una manera
clara, con colores, los sitios en donde se tienen todos los trabajos autorizados por procedimiento, por
permisos de trabajo unificado en caliente, frío, eléctricos o a través del libro de minuta. En las demás
instalaciones se puede escoger un sistema de control diferente.

4.3.3 Verificación del cumplimiento de los controles

El ejecutor y el emisor visitan e inspeccionan el sitio de trabajo para garantizar que las condiciones no
hayan cambiado, que los controles establecidos se estén cumpliendo y que se esté ejecutando el
trabajo de manera segura.

Si en la visita se identifica nuevos peligros u omisión en los controles establecidos, el trabajo debe
suspenderse. Se debe evaluar las nuevas condiciones e implementar los controles para reiniciar el
trabajo.

4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

4.4.1 Normalización de protecciones

El emisor debe verificar que se han activado o normalizado las protecciones de proceso, tales como
cortes, alarmas, bloqueos y by- pass, que hayan sido suspendidas o inhabilitadas con ocasión del
trabajo.

Este paso incluye la verificación del retiro del aislamiento (SAS y/o SAES) si aplica, la restauración de
la integridad del equipo o sistema, incluyendo la prueba de servicio antes de colocarlo en operación
normal o en disponibilidad.

4.4.2 Inspección del sitio y entrega del trabajo

El ejecutor debe entregar el sitio de trabajo en condiciones limpias y seguras una vez se finalice el
trabajo. Antes de cerrar el permiso, el emisor visita el sitio para garantizar que no queden fuentes
potenciales de incidentes y que el equipo se pueda retornar al servicio de manera segura.

Se deben verificar los siguientes aspectos:

 Los accesorios y equipos retirados o desmontados durante el trabajo se encuentran en condiciones


seguras.
 El área se encuentra limpia y los residuos se dispusieron de forma ambientalmente segura.

4.4.3 Cierre del permiso de trabajo y actividades controladas por procedimiento

Una vez el emisor recibe de conformidad el trabajo, procede junto con el ejecutor a cerrar el formato
de permiso de trabajo o el libro de minuta. En caso que el ejecutor finalice la actividad y no realice el
correspondiente cierre del permiso, el emisor debe generar una falla de control a la empresa
contratista o a la dependencia de la cual hacen parte los ejecutores.

La gerencia de cada negocio debe definir cuál es el mecanismo de cierre o finalización para la
autorización de ejecución de trabajos aprobados bajo procedimientos.

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4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL

La efectividad de la implementación y sostenibilidad de la práctica de control de trabajo, se mide a


través de:
1. La aplicación de la lista de verificación manual de control de trabajo, tareas críticas y análisis de
riesgos (GHS-F-127), siguiendo los lineamientos dados por la Gerencia de Seguridad y Salud
Ocupacional.
2. Resultado del nivel de madurez de la práctica de control de trabajo por medio de la evaluación
Corporativa del modelo de gestión HSE.

4.6 DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA

ECOPETROL S.A.
MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO HOJA No. 1 DE 200
Libro de Minuta
DEPENDENCIA:
DIVULGACION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS CONTROLES ANALISIS Y COMPRENSION DE LOS PELIGROS DEL AREA Y LOS
FECHA HORA DE HORA DE AREA DE VISITA VALORACIÓN No. (EMISOR) CONTROLES (EJECUTOR)
EMPRESA TRABAJO A REALIZAR
D/M/A INGRESO SALIDA O EJECUCION DE RIESGOS PERSONAS
NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA NOMBRE REGISTRO O CC FIRMA

4.7 PERIODO DE TRANSICIÓN DE LOS FORMATOS EN PAPEL QUÍMICO DEL PERMISO DE


TRABAJO UNIFICADO Y CERTIFICADOS DE APOYO

El uso del nuevo permiso de trabajo y certificados de apoyo en papel químico dará inicio una vez se
agoten la existencias de dichos formatos.

5. CONTINGENCIA

No aplica.

RELACIÓN DE VERSIONES

Documento Anterior
Versión Fecha Antiguo Código y Título Cambios
Actualiza el Manual Permisos de Trabajo ECP-
DRI-M-001 y todos los documentos y
formatos publicados en P8 que contengan
ECP-DHS-M-001- Control
7 17/05/2013 lineamientos diferentes a éste Manual.
de Trabajo
Entra en vigencia para todas las áreas de
ECOPETROL S.A. a partir del 1 de junio de
2013.
Formato unificado de permisos de trabajo
ECP-DHS-M-001- Control
6 31/08/2012 para actividades en Frío, en Caliente y
de Trabajo
Eléctrica -Deroga Formato ECP-DHS-F-153,
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31/08/2016

ECP-DHS-F-154. Entra en vigencia para las


áreas que cumplan con el plan de
implementación de acuerdo con las fechas
establecidas en el memorando No. 2-2012-
005-33175.
Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para
ECP-DHS-M-001- Control
5 26/06/2012 todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir
de Trabajo
del 1 de Noviembre de 2012.
A partir de su publicación, este documento
solo se utiliza para las áreas donde se está
ECP-DHS-M-001- Control aplicando el piloto de control de trabajo
4 31/08/2011
de Trabajo Entra en vigencia para todas las áreas de
ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de
2012.
ECP-DRI-M-001- Manual
3 15/05/2010 Actualización
Permisos de Trabajo
ECP-DRI-M-001- Manual
2 6/08/2007 Actualización
Permisos de Trabajo
ECP-DRI-M-001- Manual
1 20/02/2006 Actualización
Permisos de Trabajo
ECP-DRI-M-001- Manual
0 1/02/2005 Emisión del documento
Permisos de Trabajo
Documento Nuevo
Versión Fecha Cambios
Actualización del documento cambio de código se actualiza el ECP-DHS-M-
001 y los siguientes formatos ECP-DHS-F-151, ECP-DHS-F-152, ECP-DHS-
1 31/08/2016 156, ECP-DHS-F-019, ECP-DHS-F-159; cambio de códigos; aclaración de
conceptos, definición de los requisitos para las actividades controladas por
procedimiento y cambio de siglas por reestructuración corporativa.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la
dependencia responsable:
Elaboró: Diana Patricia Mahecha Bohórquez con el apoyo del Equipo nombrado para la actualización de
Control de Trabajo de todas las áreas de ECOPETROL S.A.
Teléfono: 44058
Buzón: diana.mahecha@ecopetrol.com.co
Dependencia: Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional

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