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1. Ruta de Acceso: Financiero - Inf.

Exógena Medios Magnéticos

Nuevo
colgante para
información
exógena
2. Ruta de acceso: Financiero - Inf. Exógena Medios Magnéticos
Actualiza Años DIAN
Por Letra C - Actualiza Años DIAN: Crear el Año de los medios a generar para nuestro
caso 17 y en Estado Abierto. Después de haber generado todo el proceso de la
Información Exógena, Cierre los Años para que no permita realizar ningún tipo de
cambio por seguridad

2017 AÑO 2017


2.1. Copia de Catálogos por Año: Este proceso se debe hacer cada año
3. Por la Letra C - Equiv. Tipos Identificación DIAN
3.1 Estructurar las Equivalencias de los Tipos de Identificación
 Los terceros que se catalogan dentro
del sistema, en el campo Tipo de
Tercero sean nacionales o extranjeros
son personas Naturales o Jurídicas.
 Cuando se estructura un tercero,
PERSONA NATURAL ,se cataloga de
acuerdo al Registro Único Tributario
(RUT); NO, el nombre del
establecimiento de comercio.
 Ej.: El sr. Mario Alberto Yépez Díaz
tiene un restaurante que se llama
“COSITA RICA” ante la DIAN. figura
como Mario Alberto Yépez Díaz.
 En el sistema se catalogan los
campos, Apellidos Nombre. Y en el
campo Nombre de Establecimiento:
El nombre Comercial “COSITA RICA”
 El tipo de tercero “9 NO
APLICA” se utiliza para
catalogar los terceros internos:
Ej.: INTERNOCG, SI,
NOMINA, CONSUMOS, ETC.

 Es importante tener en cuenta


que si un tercero; persona
natural o jurídica está
catalogado como interno, la
parte transaccional le permite
hacer registros y generar
estados financieros, pero para
generar Medios Magnéticos no
reporta ninguna información.
Por Estructuración Básica Terceros y
Firmas Autorizadas – Actualiza Terceros,
se crea el Tercero “CUANTIAS
MENORES”, el cual debe tener asociado
en el campo Tipo de Identificación, el
código de INFORMACION EXOGENA,
para nuestro Ej: se le asocia el número
“4”. El cual debe estar previamente
creado.
• El tercero
domiciliado es
aquel que esta
radicado en
Colombia así sea
extranjero.
• El no domiciliado es
el que no esta
radicado en
Colombia
• El sistema por
defecto lo trae
como domiciliado
770 COD.PAIS
76 COD.DPTO
DIRECCION DEL INFORMANTE

001 COD.CIUDAD

COD. CIIU DEL INFORMANTE


Por la opción C
Cuentas Para
Conceptos
ingreso a asociar
cuentas
Esta opción permite
desplegar el plan de
cuentas para asociar
simultáneamente
cuentas a un mismo
concepto .
2015 AÑO 2015

Tercero de
registros
contables
2015 AÑO 2015

Reportar la
información
en cabeza del
informante (la
empresa )
2015 AÑO 2015

Se utiliza para
reportar la
información de las
cuentas de bancos.
1. Generar un balance de comprobación a nivel 8 sin terceros .

2. Para asociar cuentas debe revisar que el balance de comprobación no


tenga cuentas de naturaleza contraria Ej.: Las cuentas por cobrar son de
naturaleza débito .

3. La cuentas por pagar son de naturaleza crédito.


Ej.: Los sobregiros son obligaciones bancarias, deben estar
reclasificados al momento de generar Información Exógena.

4. Tener presente que en el plan de cuentas deben existir cuentas


diferentes para registrar costos y gastos deducibles y costos gastos no
deducibles, retenciones en la fuente practicadas y asumidas. De lo
contrario tendrá que depurar la información y capturarla
manualmente.
2017

Definición pág.. siguiente


• Sumatoria de valores registrados en
DEBITO el debe de una cuenta

• Sumatoria de valores registrados en el haber de una cuenta


CRÉDITO

NETO
• La diferencia entre un registro débito y crédito de una cuenta

• El resultado de : tomar un saldo inicial mas (+) un movimiento


SALDO débito menos (-) un movimiento crédito arroja una saldo final

VALOR
• Corresponde al valor del costo o gasto sobre el cual se calcula
BASE el valor de la Retención que le practicaron (1003)
RET/IMP
 Después de seleccionar el  (0.) No acumula para
concepto digito la opción base: Se escoge esta
escogida (D,C,N,S,B), para opción al momento de
asociar las cuentas, asociar cuentas a
Formatos que no tienen
base. Ej.: formato 1003.
 (1.) Si acumula para base :
Se utiliza para los
Formatos que tienen
 El sistema despliega dos base, tope o cuantía. Ej. :
opciones Formato 1001, 1007,
1008, etc.
1º Después de indicarle
al sistema el valor a
2017 tomar y SI acumula o NO
para base; digito es
correcto [S/N]? S
2017

Barra de ayudas

2º El sistema muestra en la barra de ayudas la función; F3 –Graba, la cual despliega el


plan de cuentas y adicionalmente guarda la respectiva asociación de las cuentas .
2017

3º Asocio simultáneamente
varias cuentas a un mismo
concepto.
4º Después de asociadas
las cuentas Retorno con
2017 AÑO 2017 Esc .
Para consultarlas , utilice
el F3- Consulta de la
barra de ayudas. La cual
muestra la relación
concepto -cuenta.
5º Para consultar valores
(Neto, Débito, Crédito,
2017 AÑO 2017
Saldo.) de la relación
Concepto-Cuenta, utilice
la tecla F3-Valores de la
barra de ayudas .
La revisión de
cuentas y
2017 AÑO 2017 valores
asociados
(Neto, Débito,
Crédito, Saldo.)
para todos los
formatos
conceptos es
igual al paso a
paso anterior
El IVA mayor valor del
costo o gasto deducible y
2017
no deducible.

1. Si este valor no se
calculo en forma
automática o
digitación manual en
los documentos del
sistema se debe
realizar manualmente
en medios.

2. Si calculo el valor en el sistema debito utilizar dos cuentas de control una de


comportamiento debito y otra de crédito. La crédito debe de ir en PAGO O ABONO EN
CUENTA y la debito debe ir en IVA MAYOR VALOR DEL COSTO ambas como neto y
acumulan.
2017
Al asociar cuentas de
retención en la fuente
practicada en renta
2017
O asumida, la base es el
valor del costo o gasto;
Sólo debe asociar lo
correspondiente al valor
retenido, puede ser Neto
o Crédito , dependiendo
De los registros contables
y no acumula para base
porque las retenciones no
tienen base, tope o
cuantía.

También debe tener en cuenta que la cuenta de retención en la fuente asumida debe
ser diferente al practicada y no se debe amarrar la cuenta del gasto porque sino queda
doble el valor registrado en medios.
2017 Asocio cuenta por cuenta
para que al momento de
ingresar Valor a Tomar se
despliegue la opción de
neto y no se acumula no
es necesario crear cuentas
nuevas para el no
domiciliario ya que el
sistema toma el
parametro de la creacion
de terceros
Esta opción no se debe de
utilizar para el año 2014
porque esto era
solamente para el año
2013 porque para el año
2014 todas las empresas
estan aplicando la
autorretencion y esta se
presenta en otro
concepto aparte a los
movimientos de gasto o
costo de la empresa
El sistema valida que
ya tiene asociada
La misma Cuenta a
2017
otro Valor Formato
Concepto y presenta
el siguiente mensaje
de error.
Adicionalmente en la
ventana del error
aparece la función
F1=Ayuda
F1=Ayuda
2017
Aclaración y/o ayuda
del mensaje
PRECAUCION

2017
Tener en cuenta que si
captura las cuentas del
reteiva con la tecla F5,
sólo despliega hasta la
opción:
B=Vr_Base Ret/ imp
De ser así La información
quedará mal reportada
Seleccionando el Formato
Concepto y ubicados en el
2017 AÑO 2017
campo Código de Cuenta,
escojo la cuenta a retirar
,seguidamente aparece en
la barra de ayudas F5-
Retira .
Cuando se va empezar un
nuevo año para medios se
debe de crear el año DIAN
y luego hacer la copia de
catalogo para lo cual el
sistema copia los
formatos y conceptos del
año anterior al año actual
y crea los nuevos
catálogos que solicita la
Dian para el nuevo año
Después de haber creado
el año Dian y copiado los
catálogos de los formatos
y conceptos al nuevo año,
se hace la copia de las
cuentas asignadas a los
conceptos del año
anterior al nuevo año;
Asociar las cuentas a los
conceptos nuevos.
Ingresar a los conceptos
ya existentes si tienen
cuentas nueva para
asignar.
Por Medios Magnéticos
DIAN Movimientos de
Conceptos –Actualización
Automática – genera la
Información Exógena
automáticamente.
Cuando se hace la
actualización el sistema no
hace esta generación por
concepto siempre va ser
por FORMATO y se puede
generar por cada formato o
por todos los formatos el
cual cuando termine el
proceso genera un listado
que no es necesario
imprimirlo ya que genera so
los TERCEROS MENORES A
LA BASE.
Al momento de generar la
Actualización Automática
se recomienda en las
Opciones Adicionales,
dejar los campos que el
sistema le trae por
defecto. Excepto si la
2017 AÑO 2017 información a reportar
corresponde a: colegios ,
contratos de mandatos,
ingresos recibidos de
terceros,etc
Cuando el sistema
termina el proceso
genera este listado de
TERCEROS MENORES A
LA BASE el cual no es
indispensable imprimirlos
en el momento porque
este listado puede sufrir
cambios
Por esta opción se ingresa o se puede
modificar valores por terceros por
formato y concepto.
Esta opción genera un archivo en Excel
y lo puede generar por formato o por
concepto y queda en la carpeta TRM .\TRM\2017LM1001.XLS
pero este archivo solo es para revisión
no sirve como archivo XML.
La información que genera el
sistema, la realiza en archivos
de Excel que están ubicados en
la carpeta TRM, la cual esta a
nivel del directorio o empresa.
En este informe el
sistema toma las cuentas
que tienen asignados los
formatos para los medios
magnéticos y solo
mostrara la información
contable como se
encuentre. FORMATO –
CONCEPTO – CUENTA
Se debe ingresar el
año, la empresa y el
formato que desea
revisar.

El sistema generara un
archivo en Excel en la
carpeta TRM que se
encuentra en la
carpeta EMPRESA con
el nombre:

2017SE1001-
CUENTA.XLS
1. Se genera un listado indicando
por que conceptos de un
formato en especial se movio el
tercero seleccionado y por
valores.
2. Se genera un listado por todos
los terceros reportados a la
DIAN por todos los conceptos y
formatos sin repetirlo para
Por este lado se puede
retirar por formatos y verificar los datos de
conceptos. Pero lo mas presentación o básicos.
recomendable es retirarlo
por formatos ya que no 3. Este genera todos los terceros
se puede generar la que están en cuantías menores
información por
conceptol por conceptos y formatos.
Este listado permite
revisar los terceros
reportados para
información exógena.
Recuerde que el 80% del
éxito de esta
2017
información depende de
la forma como se haya
catalogado los terceros
2015
Para realizar retiros
automáticos de
2017 AÑO 2017
formatos se debe hacer
por todos los conceptos
del formato , no es
aconsejable realizar
retiro automático de un
concepto especifico por
que se pierde la esencia
del acumula para base.
Ahí radica la importancia
de generar y revisar
primero procesos
automáticos.
 La información generada puede ser revisada a través de las
diferentes opciones de consulta y listados que tiene el sistema .

 También puede realizar Retiro Automático de Formatos todas las


veces que lo considere necesario para volver a generar el proceso
de Actualización Automática. De lo contrario la información
quedará duplicada
 Cabe destacar que la información automática es la primera que
se genera para revisión y corrección de las posibles
inconsistencias durante el proceso.

 La actualización manual es la última opción que se realiza dentro


del sistema por que se hacen registros de cifras y terceros
específicamente .
Para generar los nuevos formatos
de la resolución 220 y 111 que son
2276 CERTIFICADO DE INGRESOS Y
RETENCION DE EMPLEADOS
2278 COMPRA DE BONOS y
2280 MUJERES VICTIMA DE LA
VIOLENCIA COMPROBADA.
Deben de ingresar por nomina
informes, información exógena
para DIAN .
Esta opción es nueva y solo se
activa si están actualizados al
ultimo reléase y después del mes
de MARZO del 2016
INFORMACION DE SALARIOS – 1001: esta opción el sistema de nomina genera el concepto 5001 el contiene
la información del gasto de nomina que debe reporta las empresas y el cual debe de coincidir con el
formato 2276 también.
En la agrupación que va utilizar para
el calculo de salario y demás
2017 AÑO 2017 ingresos laborales debe de contener
todos los conceptos de devengos
que tenga en el sistema de nomina.

Pago o abono se reporta como:


Cuenta Deducible: cuando la
entidad con animo de lucro.
Cuenta no Deducible: es cuando la
entidad es sin animo de lucro.

Reporta inf. De causación de


consolidados: debe ir en cero

El sistema genera un archivo TXT en


la carpeta datos para pueda
importarlo o hacer interface a los
medios magnéticos
CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES - 2276: esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO
2276 el contiene la información de los CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES que le entregan a los
empleados o trabajadores de la empresa. El cual se base sobre los parámetros configurados para la generación
de los certificados en papel o el formato 220 de la DIAN.
Este proceso genera un
archivo plano en txt pero
la extensiones DAT el cual
después de generar el
archivo se debe hacer la
actualización de interface
en el MODULO DE
INFORMACION EXOGENA
DIAN.

NOTA: no se puede
generar otra opción de
nomina hasta cuando no
procese la información en
los medios magnéticos.
Porque sino se pierde la
anterior información
generada.
INFORMACION COMPRAS DE BONOS - 2278: esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO
2278 el contiene la información de la compra de bonos que realizo la empresa para los empleados y se debe
informar a quien le entrego, porque concepto le entrego y por cual valor.
CANASTA FAMILIAR Todos son
BONO DE COMBUSTIBLE agrupaciones
BONO DE ESCOLARIDAD
BONO VESTIR Y ZAPATOS
OTROS BONOS
INFORMACION COMPRAS DE BONOS - 2280: esta opción el sistema de nomina genera el FORMATO
2280 el contiene la información que se reportara las empleadas victimas de la violencia comprobada y se trabaja a
través de agrupaciones
Por estas opciones es para
poder realizar las consultas y
listados y esto genera un
Excel en la carpeta TRM que
esta en la carpeta EMPRESA
pero este Excel es solo para
hacer seguimiento no sirve
para generar el XML para la
DIAN.
Por esta opción es para
la generación de los
archivos XML para la
DIAN y se debe llevar el
consecutivo que el
cliente lleva para la
generación del archivo.
Estas opciones es
solo para los clientes
que no manejan
medios magnéticos
en financiero y solo
tienen el modulo de
NOMINA

Remitirse a las paginas


del 2 a la 5 de este
manual
Por medio de este proceso se
carga los archivos que
generan los nuevos formatos
de nomina pero debe tener
mucho cuidado ya que los
procesos de nomina genera
un mismo archivo y siempre
va actualizarlo al ultimo
generado por eso este
proceso se debe hacer cada
vez que genere una
2017 AÑO 2017
información de los formatos
nuevo de nomina para que no
se pierda la información.

Los parámetros como están


indicados deben ser iguales
siempre.
2017 AÑO 2017

Para generar el archivo XML se crea una carpeta a nivel del directorio empresa se llama
CGDIAN y se direcciona a si :
Archivo: DIAN
Ruta: .\DIAN\ o tambien puede quedar en la carpeta .\CGDIAN\
año • Año de solicitud de la información exógena

Fecha inicial-fecha final • Periodo al que corresponde la información

Empresa • El informante

FORMATO • Código que emite la DIAN para cada formato

• Código que cambia dependiendo de la nueva estructura


VERSION del formato
• 1 inserción envío de información inicial
concepto
• 2 remplazo envió de información corregida
• Corresponde aun numero consecutivo que inicia en 1 al cambiar el
Nro.-Envió año calendario y dependiendo del numero de formatos aumenta en
forma ascendente
• Máximo de registros cada archivo debe contener hasta 5000
Máximo-Reg registros si se pasa de esta cantidad debe fraccionar el archivo.
Recuerde que los medios Dian para el año 2013 se procesan igual al año 2012 y los
únicos cambios relevantes es lo del CREE que aplica por cada concepto del formato 1001
por ejemplo 5002-5003-5004………

En el formato 5062 es la autorretencion del CREE y se reporta con el nit del informante y
un valor global.