CURSO DE EXCEL BASICO

CURSO Nª1: EXCEL: FUNDAMENTOS Y HERRAMIENTAS

Módulo 1: Empezar a trabajar con Excel
HOJA DE CALCULO

Una hoja de cálculo es una tabla bidimensional formada por filas y columnas. La intersección
entre cada fila y cada columna de dicha matriz se denomina celda y es el elemento principal de
Excel. La hoja de cálculo será el conjunto de celdas formado por todas las filas y columnas de la
hoja.

Cada celda es como un pequeño contenedor de información elemental y, por lo tanto, podemos
introducir un dato en cada una de ellas. También podemos introducir otro tipo de elementos
(operaciones, referencias, funciones etc.).

Las filas se etiquetan con números y las columnas con letras, de forma que para referenciar a
una celda determinada lo haremos mediante su identificador de columna (letra) y el de su fila
(número) de una forma similar al juego de los barcos.

Aquella celda que tenga los bordes de un grueso superior al resto se denomina celda activa, y
es sobre la que se aplicará cualquier acción que realicemos, bien sea una orden o la introducción
de un dato.

Identificación de las partes de la pantalla

La ventana de Excel dispone de varias zonas. Cada una de ellas está diseñada para realizar
determinadas operaciones. A continuación se indican dichas zonas:
La funconalidad de cada una de ellas es:

Barra de título: aparece el nombre del libro sobre el que estamos trabajando.
Botones de maximizar/minimizar/restaurar/cerrar: los habituales en las ventanas de
Windows.
Cinta de herramientas, que contiene diversas pestañas, grupos de herramientas, botones de
comandos y lanzadores de cuadros de diálogo.
Pestaña Archivo (también llamada trastienda o backstage).
Barra de acceso rápido.
Barra de fórmulas; dividida en tres zonas, nos muestra la dirección (o nombre) y contenido de
la celda activa, y permite la edición de la misma.
Área de trabajo: celdas en las cuales se van a introducir los contenidos necesarios para
resolver el problema planteado.
Encabezado de las filas y columnas: permiten la selección y edición de las características de
las mismas.
Botón de selección de hoja completa: permite la selección de todas las celdas de la hoja de
cálculo.
Etiquetas (solapas) con el nombre de las diferentes hojas del libro abierto.
Barras de desplazamiento vertical/horizontal y botones de división de la hoja, que permiten
separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que se pueda tener a la vista zonas muy
distantes de la hoja.
Barra de estado, que nos da información adicional, como el modo, la vista de la página y
zoom.
Menús contextuales: dependiendo del elemento desde dónde se invoquen (haciendo clic con
el botón derecho), nos ofrecen diferentes opciones a realizar sobre el elemento en cuestión.
Ayudas del programa
Excel dispone de un potente sistema de ayudas donde podremos buscar cualquier información
relacionada con los elementos y la funcionalidad del programa. La ayuda se invoca pulsando la
tecla F1, o bien mediante el botón ? del menú.

Es posible localizar información relativa a una orden concreta para conocer su funcionalidad, o
averiguar la sintaxis de una función. Existe igualmente un índice alfabético para localizar ayuda
de cualquier tópico si conocemos su nombre. Dispone igualmente de una base de datos de
sugerencias, a modo de autoaprendizaje, y de una ayuda de contexto que nos permite acceder a
la ayuda de aquello a lo que pinchamos.

Abrir y cerrar archivos, crear nuevas hojas y terminar la sesión

Si deseamos recuperar un archivo cuyo contenido es una hoja de cálculo Excel guardado con
anterioridad para seguir trabajando con él, hemos de acceder a la “trastienda”, pulsando la
pestaña Archivo; disponemos allí del comando Abrir, por medio del cual el programa nos solicita
que seleccionemos el archivo en cuestión a partir de una lista de archivos contenidos en el disco
duro o unidad de almacenamiento. Una vez localizado lo seleccionamos y aceptamos el cuadro
de diálogo. El contenido de dicho archivo se visualiza en la pantalla para poder trabajar con él.

Si por el contrario lo que queremos es crear un nuevo libro, desde la misma

pestaña Archivo podemos hacerlo, mediante el comando Nuevo e indicándole qué tipo de libro
queremos crear.

Si disponemos en la pantalla de una hoja abierta y no deseamos seguir trabajando en ella,

podemos cerrar la ventana en la que se encuentra. Podemos hacer esto accediendo y
seleccionar la opción Cerrar de la pestaña Archivo, o bien, pulsando en el botón de Cerrar que
disponen todas las ventanas de Windows. Si no hemos guardado el libro desde la última
actualización, el programa nos lo advertirá.

Si queremos abandonar el programa, basta con acceder a la pestaña Archivo y seleccionar su

opción Salir. Si no existen modificaciones pendientes de validar, la ventana de Excel se cierra y
regresamos al entorno Windows. Si por el contrario existen cambios pendientes, el programa nos
pregunta si queremos guardarlos o desecharlos.

Modos de desplazamiento dentro de la hoja

Si intentamos introducir información en la hoja, siempre se realizará sobre la celda activa
(aquella que tiene los bordes más gruesos que el resto). Por lo tanto, si queremos introducir
información en otras celdas de la hoja será necesario desplazarse por ellas, de forma que la
celda activa sea cada vez una distinta.

Si nuestra hoja es muy grande (la versión 2010 de Excel acepta hojas de hasta 1.048.576 filas
por 16.384 columnas) y no es posible visualizar toda la información que contiene en la pantalla,
será necesario desplazarse por la misma para poder visualizar la información

En el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical tenemos el botón de división

horizontal de la hoja, que permite separar dos vistas de la hoja; análogamente, en el extremo
derecho de la barra de desplazamiento horizontal está el botón de división horizontal de la hoja.
Haciendo drag sobre ellos podemos dividir la vista del área de trabajo en dos o 4 zonas distantes
de la hoja.
En el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal Botón de división
vertical/horizontal de la hoja: permite separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que
se pueda tener a la vista zonas muy distantes de la hoja.

Existen muchos modos de desplazarse por la hoja. A continuación se relacionan los más
importantes:

Utilizando las Barras de desplazamiento

· Botones de Flecha Arriba / Flecha Abajo: Desplaza arriba o abajo una fila.

· Botones de Flecha Derecha / Flecha Izquierda: Desplaza a la derecha o izquierda una

columna.

Utilizando las Teclas

· Flecha Arriba / Flecha Abajo: Desplaza arriba o abajo una fila.

· Flecha Derecha / Flecha Izquierda: Desplaza a la derecha o izquierda una columna.

· AvPág / RePág: Desplaza abajo o arriba una ventana.

· Alt-AvPág / Alt-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una ventana.

· Ctrl-AvPág / Ctrl-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una hoja.

· Ctrl-Inicio: Se desplaza al inicio de la hoja (primera fila, primera columna).

· Ctrl-Fin o Fin-Flecha Abajo: Se desplaza a la última fila de la columna actual.

Introducción y modificación de los datos en la hoja

Para colocar información en cualquier celda de la hoja, basta con desplazarse hasta dicha celda
(convertirla en celda actual) y utilizar el teclado para introducir la información que deseamos.
Mientras escribimos su contenido, éste aparecerá en la barra de fórmulas, que podremos editar
mediante las teclas más comunes (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.).

Para validar la introducción de la información en la celda, una vez escrita presionamos la

tecla Intro. Si finalmente deseamos abortar la introducción pulsamos la tecla Esc.

Una vez hemos introducido información en las celdas de la hoja es posible que queramos
modificar el contenido de las mismas. Lo primero que tendremos que conseguir es desplazarnos
a la celda que queremos modificar. Una vez conseguido esto, el contenido de la celda aparece
escrito en la barra de fórmulas (bien sea texto, número, fecha/hora o fórmula). Presionando la
tecla F2 (o haciendo doble clic) accedemos a dicha barra donde es posible modificar su
contenido mediante las tecla usuales (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.). Una vez modificada a
nuestro gusto, presionamos de nuevo la tecla Intro o si finalmente deseamos abortar la
modificación pulsamos la tecla Esc.
Borrar datos existentes

Si se desea eliminar la información contenida en una celda (o conjunto de celdas) tan solo hay
que situarse sobre ella haciéndola la celda activa, y pulsar la tecla Suprimir.

Deshacer y rehacer acciones

La orden Deshacer nos permite recuperar el estado del programa justo antes de haber realizado
la última orden. De esta forma, la el efecto de la última orden no era el esperado, mediante la
orden Deshacer volveremos a la situación anterior. Esta orden se encuentra en la barra de
herramientas de acceso rápido.

Disponemos de un menú desplegable con las últimas acciones realizadas, de modo que
podemos volver a cualquier estado anterior.

Hay también un botón Rehacer, con su correspondiente menú desplegable, para realizar lo
contrario.

Introducción de expresiones
Para conseguir la ejecución de una fórmula aritmética en una celda, se introducirá en la misma el
signo = seguido de la expresión de cálculo correspondiente; los operandos necesarios para
construir la fórmula pueden ser constantes numéricas directamente introducidas, aunque en la
mayoría de las ocasiones serán valores contenidos en otras celdas, para lo cual se introducirá en
la expresión aritmética la dirección de dichas celdas.

Para finalizar la introducción de una expresión en la celda usaremos la tecla intro, y en ese
momento se ejecutará la fórmula, mostrándose en la celda el resultado de la misma.

La representación de la expresión introducida se verá siempre en la barra de fórmulas cuando

volvamos a hacer la celda activa.

Operadores aritméticos
Para ejecutar las operaciones aritméticas básicas entre datos numéricos y generar resultados del
mismo tipo, se utilizan los siguientes operadores aritméticos:

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 3-1

- (signo menos) Negación -1

 * (asterisco) Multiplicación 6*3

/ (barra oblicua) División 6/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (circunflejo) Potencia 3^2

Referencias a celdas
En las expresiones aritméticas no sólo podemos introducir constantes numéricas, sino que la
gran potencial de Excel radica en la posibilidad de utilizar los valores que están contenidos en
otras celdas en cada momento. Para hacerlo, introduciremos en la expresión aritmética el
nombre de la celda (letra de la columna y número de fila) que contiene el dato a utilizar.

Las referencias a celdas de la hoja se pueden introducir desde el teclado, o bien directamente
haciendo click sobre la celdas correspondiente.

En el momento validemos la expresión pulsando Intro, en la celda se mostrará el resultado de la

expresión considerando el valor actual de las celdas referenciadas.

Prioridad en la ejecución
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuación:

Orden Operador Descripción

1 - Negación (como en -1)

2 % Porcentaje

3 ^ Potencia

4 *y/ Multiplicación y división

 5 +y- Suma y resta

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y otro de división), se evaluarán los operadores de izquierda a
derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la
expresión que deberá calcularse en primer lugar.

Expresiones encadenadas

En cualquier momento, el resultado de una expresión aritmética mostrado en una celda puede
ser punto de partida para el cálculo de una nueva expresión, cuyo resultado se mostrará en otra
celda de la hoja. Para ello introduciremos en esta última celda una nueva expresión que haga
referencia a la celda que contiene el resultado de la primera.

Módulo 2: Operaciones básicas en Excel

Datos de tipo numérico

Dado que el Excel es un programa de la familia de las hojas de cálculo, el principal tipo de datos
que utilizará es el numérico, que es el que normalmente usamos para calcular.

Es importante notar que cuando introducimos un dato numérico en una celda, éste se ajusta por
defecto a la derecha de la misma.

Es posible introducir datos numéricos con algunos símbolos especiales, siempre que lo hagamos
de determinada manera. A continuación se muestran algunos ejemplos de datos que
introducidos se considerarían de este tipo:

123 15% 0 1/4

2008 5,5% 0 2/4

1234,56 600€ 123456789012345

-1234 =2*3 1234567890123456789

(5678) =1/4

Datos de tipo texto

Las celdas de las hojas de cálculo pueden contener datos de tipo texto (también
llamado alfanumérico puesto que las combinaciones de letras y números son de esta
naturaleza).

Usamos habitualmente este tipo de datos para clarificar la estructura de la hoja, o bien porque es
la naturaleza misma de la información.
Con la información de este tipo no se pueden realizar operaciones aritméticas, aunque el
programa nos proveerá de herramientas específicas para trabajar con los datos de esta
naturaleza. A continuación se muestran algunos ejemplos:

Tuercas Enero 600 euros

Camino de Vera s/n Trimestre 1 7/7/2007 1pm

Fax 963877007 1:1:1:1 777 888 999

Hola 12/13/2008

Datos de tipo fecha y hora

Este tipo de datos se refiere a la información que hace referencia a una fecha o a una hora
concreta en el tiempo, o incluso a una combinación de ambas (una fecha determinada, a una
hora concreta).

Este tipo de dato lo trata el programa como un dato numérico (lo ajusta a la derecha de la celda)
con algunas características concretas, para los que tiene algunas herramientas adicionales.
Normalmente se deducirá el tipo de la introducción que realicemos en la celda; a continuación se
muestran algunos ejemplos:

12/12/2012 7-julio 1:1:1

7-7-2007 7-julio-2007 1 pm

9/7/08 Julio/2012 9/9/2009 9 pm

12:25 1/4

12/13 1:1

Datos de tipo lógico

Este tipo de datos se refiere a la información de tipo booleano, que únicamente puede tener el
valor VERDADERO o FALSO.

Cuando introducimos un dato de este tipo en una celda, se centran en la misma. No es muy
habitual que verlos de forma explícita, aunque se utilizan mucho en expresiones y fórmulas. A
continuación vemos algunos ejemplos:

Verdadero Falso =10>12

Concepto de rango
Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, tanto en vertical como en horizontal, sobre el
que queremos trabajar o referenciar como un todo. Siempre tendrá una forma “rectangular”, a
modo de una matriz algebraica. Según esto, un rango puede ser una sola celda, o toda la hoja
de cálculo, o una columna, o una fila, o un trozo de fila, o un trozo de columna, etc.
Para seleccionar un rango, haremos drag con el ratón, empezando en una de las celdas de las
esquinas, y finalizando en la opuesta.

También podemos referenciar los rangos mediante las direcciones de las celdas de las esquinas
superior izquierda e inferior derecha separadas por el caracter “:”

El rango que tengamos seleccionado en cada momento nos aparecerá marcado en vídeo
inverso, es decir con el fondo negro. Para cambiar la selección a cualquier otra celda o rango,
simplemente hay que volver a hacer click o drag sobre la nueva selección.

Mover y copiar celdas o rangos

La ventaja de trabajar con rangos es que podemos aplicar una orden de Excel al conjunto de
celdas incluidas en el rango, en vez de tener que ir celda por celda. Las operaciones básicas con
rangos incluyen la selección de los mismos para aplicarles una orden o la facilidad para asociar
nombres simbólicos a los rangos para hacer referencia a su nombre en vez de a las celdas que
incluye.

Para seleccionar un rango debemos colocarnos una de las celdas que se encuentran en la
esquina de una de las diagonales del recuadro que queremos marcar, y provocar un arrastre
hacia la esquina opuesta. Mientras realizamos el arrastre, la zona seleccionada se pone de color
negro indicando el área que se incluye dentro del rango. Al soltar el botón del ratón el rango
queda seleccionado.

Para mover utilizaremos los métodos habituales en este tipo de entornos: con los
botones Cortar/Copiar/Pegar de la Cinta de herramientas, arrastrando con el ratón tras pinchar
en el margen superior del rango seleccionado, o bien con la combinación de teclas <Ctrl>
X y <Ctrl> V o con las opciones del menú contextual.

Para copiar el contenido lo haremos de forma similar: arrastrando mientras pulsamos <Ctrl>,
mediante la combinación de teclas <Ctrl> C y <Ctrl> V o bien accediendo a la opción del menú
contextual.

Selección múltiple
Es posible seleccionar múltiples rangos manteniendo la tecla Ctrl pulsada mientras hacemos
tantos arrastres como deseemos incluir en la selección.

Es importante que todas las selecciones sean homogéneas en cuando a su tamaño.

Dar nombre a un rango

Es posible asociar un nombre simbólico a un rango. De esta forma, en lugar de referenciar al
conjunto de celdas que lo forman, podemos referenciar a dicho nombre.

Para utilizar el nombre de un rango, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, y a
continuación accedemos a la opción correspondiente del menú contextual. A partir de ese
momento, el nombre que acabamos de definir será un sinónimo de las celdas que componen el
rango al que referencia.

Referencias relativas
Una referencia es relativa cuando indicamos la columna (letra) y fila (número) de la celda al
incluirla como parte de una fórmula. Si copiamos dicha fórmula en otras celdas de la hoja, Excel
convertirá la letra y número de las referencias que aparezcan en función del desplazamiento de
la copia. Es decir, si por ejemplo copiamos dicha fórmula tres filas más abajo, la nueva fórmula
tendrá la misma referencia anterior sumando 3 al identificador de la fila, o bien, si la copiamos 5
columnas a su derecha, la modificación consistirá en sustituir el identificador de columna por la
5ª letra siguiente en el abecedario.

Ejemplos utilización de referencias relativas:

B6 =B2+C2 =D3*B8

Referencias absolutas
A veces, es necesario hacer referencia a una celda fija de la hoja para realizar muchos cálculos.
En estos casos, el modo relativo puede ser incómodo. El modo absoluto siempre copiará el
contenido de la fórmula exacto, independientemente del desplazamiento que realicemos al
copiar dicha fórmula. Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna y fila.

Existe un modo abreviado de transformar las referencias de un tipo a otro, seleccionándola y

pulsando posteriormente la tecla F4.

Ejemplos utilización de referencias absolutas:

$B$6 =D3+$B$7

Referencias mixtas
Es posible que nos interese mantener una referencia relativa para las filas y absoluta para las
columnas o viceversa. En estos casos utilizamos el modo mixto. Se indica anteponiendo el
símbolo $ al identificativo de columna o fila.

A ambos modos de referencias mixtas podemos acceder pulsando la tecla F4, y aparecen a
continuación de las referencias relativa y absoluta. Es decir, cuando nos posicionamos en una
referencia, pulsando la tecla F4 convertiremos sucesivamente en absoluta, mixta relativa de
columna (y absoluta de fila),o mixta relativa de fila (y absoluta de columna)

Ejemplos utilización de referencias mixtas:

B$6 (columna relativo, fila $B6 (columna absoluto, =D3+B$7

absoluto) fila relativo).
=D3+$B7

Mover y copiar celdas o rangos con referencias

Cuando movemos celdas con referencias, la estructura de los cálculos se conserva. Por otra
parte, en el copiado de fórmulas con referencias a otras celdas, es muy importante que dichas
referencias sean del tipo correcto (absolutas relativas o mixtas), para obtener el resultado que
pretendemos.
Siempre que realizamos una operación de este tipo debemos siempre comprobar que las
referencias que pueda haber a otras celdas se actualizan convenientemente para conservar la
estructura de los cálculos de manera correcta.

Patrón de relleno
Para expandir el contenido de una celda se puede utilizar la utilidad del patrón de relleno; para
ello se pone el cursor sobre el extremo inferior derecho de la celda activa (o rango seleccionado)
y arrastrando hacia las celdas contiguas.

La extensión del patrón de relleno es también una manera muy cómoda de completar series de
meses o días de la semana, listas, números con incrementos constantes, etc.

Módulo 3: Formatos

FORMATO PARA DATOS

Formatos para los números
En las pestaña Inicio de la Cinta de herramientas tenemos algunos accesos rápidos a los
formatos más usuales: contabilidad (monetarios), porcentual, millares y para aumentar o
disminuir el número de decimales a mostrar.

Hay un menú desplegable que por defecto está en el modo General, pero podemos seleccionar
otros: el formato denominado Número permite controlar la cantidad de decimales que se
muestran en la celda, y también permite mostrar el punto separador de miles o el tratamiento de
los negativos.
Existen otros formatos para el tratamiento de valores numéricos concretos, como puede ser el
formato Moneda, que indica la cantidad numérica seguida de la moneda del país; que en nuestro
caso es el Euro, y con dos decimales.

También podemos utilizar el formato Porcentaje, que expresa la cantidad real que contiene la
celda multiplicada por 100 y seguida del símbolo %

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas.

Fuentes
Es posible modificar la apariencia global de la información contenida en una celda en lo referente
a sus fuentes de escritura. Sobre la misma pestaña Inicio de la cinta existe el grupo Fuentes, que
nos permitirá modificar rápidamente el tipo de fuente de escritura, así como el tamaño.

También podemos aplicarle estilos tales como negrita, cursiva y subrayado.

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas,
donde también podremos aplicarle un determinado efecto, como tachado, subíndice o
superíndice
Formatos para las fechas y horas
En muchas ocasiones introduciremos por teclado valores numéricos que el programa entenderá
que se refieren a fechas y/o horas; en ese caso los mostrará con el formato que por defecto
tenga para ese tipo de valores. Las características de visualización de este tipo de datos
podemos variarlo con las diferentes opciones que para ello se nos ofrecen junto con el resto de
formatos numéricos.

Independientemente del formato con el que se represente, el contenido de la celda es un valor

numérico que indica un determinado instante temporal, con su correspondiente valor del día,
mes, año, hora, minuto y segundo. En general no visualizaremos en cada momento todos esos
datos, pero Excel trabajará siempre con ellos para facilitar la realización de operaciones.

Alineación
Por defecto, el programa alinea los textos al lado izquierdo de la celda donde se introducen y los
números a la derecha. Este comportamiento puede ser modificado, por medio de los botones de
acceso rápido que figuran en el grupo Alineación de la Cinta de herramientas.

Es posible controlar la alineación de la información contenida en una celda o rango, tanto

en Horizontal (izquierda, centro, derecha, justificada, etc.) como en Vertical (superior, centrar,
inferior o justificar). Es posible también incluir sangrías para alineaciones a izquierdas o derechas
en sentido horizontal.
En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas.

FORMATO PARA LAS CELDAS

Bordes
Podemos resaltar las líneas que delimitan una celda o rango con diversos tipos de línea y grosor.
Tenemos para ello un menú desplegable en el grupo Fuente de la Cinta de herramientas
Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

Color de relleno y de fuente

Podemos añadir mucha vistosidad a las hojas aplicando colores a diferentes celdas o rangos.
Del mismo modo, podemos resaltar el contenido de determinadas celdas cambiando el color de
la fuente con que está escrito. Tenemos para ello sendos menús desplegables en el
grupo Fuentede la Cinta de herramientas.

Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

Tramas
Tramas

A través del lanzador del cuadro de diálogo del grupo Fuente de la Cinta de herramientas
podemos acceder a la solapa Relleno. Esta ventana, que permite también definir el color de
fondo de las celdas, nos da la opción de combinar dicho color con un tramado (líneas
horizontales, verticales, diagonales, etc.)

También podemos aplicar diversos efectos de relleno de tipo degradado.

Copiando celdas con formato

Cuando copiamos el contenido de una celda (o rango) a otra, se copia tanto el contenido como el
formato de la misma. Puede ocurrir que después de borrar el contenido de una celda, al
introducir un nuevo dato nos sorprenda su visualización, que puede ser debida a que la celda
conserva el formato anterior
FORMATO PARA COLUMNA Y FILAS
Anchura de las columnas
El programa define por defecto una anchura determinada para las columnas. Para modificarlas,
situaremos el puntero en la línea de separación de los encabezados de la columna en cuestión y
la siguiente (letras mayúsculas) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición
deseada mediante una operación de arrastre del ratón.

También podemos hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el botón derecho
del ratón en una columna seleccionada.

Si en lugar de seleccionar una columna lo hacemos con varias, la anchura indicada se aplicará a
todas ellas.

Si en lugar del movimiento de arrastre hacemos un doble click la columna se ajusta

automáticamente al contenido de mayor longitud de cada una de las columnas que estuviesen
seleccionadas.

Altura de las filas y ajustar texto

El programa también define una determinada altura para las filas. Para modificarla, situaremos el
puntero en la línea de separación de los encabezados de la fila en cuestión y la siguiente
(números) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada mediante
una operación de arrastre del ratón.

También podemos en este caso hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el
botón derecho del ratón en una fila seleccionada, y si en lugar de seleccionar una fila lo hacemos
con varias la altura indicada se aplicará a todas ellas. También tenemos el ajuste automático
haciendo un doble click en lugar del movimiento de arrastre.

Finalmente, existe la opción Ajustar texto, que permite que todo el contenido de una celda sea
visible dentro de una celda, mostrándolo en varias columnas.

En el mismo grupo Alineación de la Cinta, existen botones para alinear el texto en la parte
superior, central o inferior.

Combinar celdas
Cuando tenemos un título de una tabla, habitualmente lo pondremos en la celda inmediatamente
superior a la primera de la tabla. Es práctica habitual centrar ese título en lo que es el ancho de
toda la tabla. Utilizaremos para ello la opción Combinar y centrar que aparece en el
grupo Alineación de la Cinta de herramientas.

En el correspondiente menú desplegable hay varias opciones para combinar y/o centrar. Cuando
en el rango seleccionado hay contenido en más de una de las celdas, a la hora de combinar
tiene prioridad el de la celda superior y después el de la izquierda.
Ocultar y mostrar
Es posible ocultar filas y/o columnas temporalmente, a fin de que su contenido no se visualice
explícitamente. Para ello, seleccionamos la fila o columna en cuestión, accedemos al menú
contextual y seleccionamos la opción Ocultar y veremos que desaparecerá de la vista la fila o la
columna seleccionada. Lógicamente, los datos siguen en la hoja, y las referencias a ellos
continúan dando los resultados que corresponden.

Para volver a visualizar una fila o columna previamente oculta, seleccionamos las filas o
columnas anterior y posterior, accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Mostrar.
En este caso aparecerá la fila o la columna hubiese oculta en el interior de la selección.

También se puede acceder a esta función pulsando previamente el botón de selección de toda la
hoja.

TRABAJANDO CON LA HOJA

Diferencia entre el contenido real y el mostrado
Cuando utilizamos de manera combinada fórmulas y formatos, es muy importante saber
distinguir entre el contenido real de una celda (el valor exacto o la expresión) y el valor actual
mostrado en la hoja.

El valor que se muestra en cada celda en un momento determinado es el que resulta de aplicar
al valor real de la misma (dato exacto o resultado de la evaluación de la expresión que contiene),
el correspondiente formato de visualización.

En muchas ocasiones, dependiendo del formato de la celda, esto puede llevarnos a alguna
confusión, como en el caso en que tengamos un número con muchos decimales.

Otro ejemplo: si en una celda tenemos el valor 0,2 y le damos a la misma el formato porcentual,
se nos mostrará 20%. Ambas cantidades representan el mismo valor (0,2 unidades), y no hay
que confundir el último de ellos con la valor de 20 unidades.

Evaluación de diferentes valores

Cuando disponemos de una hoja de cálculo con una serie de operaciones encadenadas, nos
será de gran utilidad evaluar los resultados en función de diferentes supuestos de partida; tal
cosa la conseguiremos simplemente sustituyendo cualquier valor inicial por otro que queramos
evaluar.

Para poder explotar al máximo esta funcionalidad, es muy conveniente construir la hoja con los
valores de partida expresados directamente en las celdas, de modo que estén todos ellos a la
vista, y no utilizándolos dentro de expresiones y fórmulas.
Insertar y eliminar filas o columnas
Para insertar filas o columnas en nuestra hoja, hemos de seleccionar la fila o columna que
queremos quede detrás de la insertada, y posteriormente accedemos al menú contextual y
seleccionamos la opción Insertar. Se creará una fila (o columna) en blanco en la posición
deseada.

Para eliminar una fila o columna completa seleccionamos primero la fila o columna a eliminar
haciendo clic en la cabecera correspondiente, y seguidamente accedemos al menú contextual y
seleccionamos la opción Eliminar. La hoja compacta el espacio que ocupaba dicha fila o columna
y renumera los encabezados del resto de filas y columnas de la hoja. Si deseamos eliminar
varias filas o columnas adyacentes, basta con seleccionarlas previamente mediante un drag, y
proceder del mismo modo.

Cuando insertemos o eliminemos filas o columnas, las referencias entre celdas se modifican
convenientemente para mantener el sentido de las expresiones, a menos que la referencia sea a
una celda que hayamos eliminado, lo cual producirá un error de referencia.

Módulo 4: Funciones

Uso básico de funciones

La función autosuma
Se trata de la función más utilizada, pues se usa para sumar las cantidades almacenadas en uno
o más rangos de datos. El procedimiento más sencillo para hacerlo consiste en situar el cursor
sobre la primera celda vacía, preferiblemente a continuación del rango de datos que queremos
sumar, y pulsar el botón Σ de la Cinta de herramientas, solapa Inicio. En la celda seleccionada se
introducirá la expresión correcta de la función, proponiéndonos además una sugerencia para el
rango de datos, el cual se puede cambiar simplemente seleccionando el deseado; se finaliza la
acción pulsando Intro a lo que sigue el cálculo del resultado, mostrándose en la celda activa.

La función admite hasta 255 argumentos diferentes, cada uno de los cuales puede ser una
constante, una celda o un rango de celdas. El resultado será la suma de todos los valores
numéricos incluidos en los argumentos.

Para seleccionar diferentes rangos, un método muy útil es: marcar el primero de ellos de la
manera habitual, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl,añadir otros rangos de celdas como nuevos
argumentos.

Sintaxis de las funciones

Observando la barra de fórmulas en la ilustración del capítulo anterior, observamos que la
expresión de la función consta de dos partes: el nombre de la función, seguido de una lista de
argumentos encerrados entre paréntesis.

Algunos otros ejemplos de función pueden ser los siguientes:

 SUMA(A1:A4;B5:C6)

PRODUCTO(A1:A4;C1)

En la lista de argumentos éstos van siempre separados entre sí por el caracter punto y coma.

Las funciones siempre se utilizarán en expresiones (aunque sean expresiones consistentes

únicamente en la propia función), que comenzarán por el signo igual.

El nombre de la función debe ser escrito exactamente con la palabra reservada al efecto, y los
argumentos deben ser del tipo preciso. Cualquier error en la sintaxis nos será indicado por el
programa en el momento de su validación.

Insertar función
Cuando queremos introducir en una fórmula una determinada función, podemos hacerlo
directamente desde el teclado; no obstante, esto es conveniente hacerlo sólo si estamos
totalmente seguros de la expresión de la misma, pues cualquier error hará que la función no sea
reconocida, o no calcule exactamente lo deseado.

El método más recomendable es utilizar la ventana de insertar función, también conocida como
asistente para funciones; el procedimiento habitual es situarnos en donde queremos introducir la
función, e invocar al asistente pulsando el botón fx o bien mediante el menú desplegable junto a
función autosuma de la Cinta de herramientas.

La ventana que nos aparece ofrece un cuadro de búsqueda, por si sabemos el nombre o alguna
característica de la función deseada; en caso contrario, podemos seleccionar una categoría, ya
que todas las funciones de Excel están agrupadas en familias (matemáticas, estadísticas, etc.).

Seleccionando la categoría adecuada, en el cuadro inferior aparecen todas las funciones de esa
familia (por defecto, aparecen las últimas utilizadas); haciendo clic en cualquiera de ellas, se nos
muestra una breve explicación de lo que hace, lo que en general suele ser suficiente orientación
para encontrar la deseada.

Pulsando el botón Aceptar pasamos a la ventana siguiente, en la cual tendremos que indicar el
valor de los argumentos que la función seleccionada necesita:

Cada argumento ofrece un cuadro de diálogo en el que se puede directamente escribir un valor,
referencia, rango, etc. El resto de la ventana nos muestra el valor actual de los argumentos y de
la función, además de ofrecernos información adicional.

Funciones más usuales

Funciones estadísticas
Realizan operaciones estadísticas sobre la colección de valores que en general tendremos en un
rango de celdas. Algunas de las más usuales son las siguientes:

PROMEDIO(rango): Devuelve la media aritmética de los valores numéricos incluidos en

el rango especificado (suma de los valores, dividida por cuenta de los valores).

MIN(rango) o MAX(rango): Devuelve el mínimo o máximo valor numérico encontrado en

el rango especificado.

CONTAR(rango): Cuenta el número de valores numéricos encontrados dentro del rango

indicado.

CONTAR.SI(rango;criterio): Cuenta el número de valores encontrados dentro del rango

indicado que cumplen una determinada condición.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Realizan operaciones matemáticas comunes. Algunas de las más usuales son las siguientes:
 RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número.

PRODUCTO(valor1;valor2;…;valorN): Devuelve el producto de los distintos argumentos

proporcionados. Es equivalente a utilizar una expresión similar con el operador *
(valor1*valor2*…*valorN).

REDONDEAR(valor;precisión): Devuelve el número proporcionado en el

argumento valor redondeado a tantos dígitos decimales como indica el
argumento precisión.

PI(): Devuelve el valor del número pi. Es un ejemplo de una función sin argumentos.

Funciones financieras
Realizan cálculos comúnmente utilizados en bancos y operaciones financieras como cálculo de
intereses, amortizaciones, etc. Algunas de las más usuales son las siguientes:

PAGO(interés;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago que

corresponde a un préstamo o inversión, basándose en los pagos periódicos y una tasa
de interés constante.

PAGOINT(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula
el pago del interés que corresponde a un período dado para una inversión, basándose
en los pagos periódicos y una tasa de interés constante.

PAGOPRIN(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula
el pago del capital que corresponde a un período dado para una inversión, basándose en
los pagos periódicos y una tasa de interés constante.

Funciones de búsqueda y referencia

Permiten localizar valores que se encuentran en tablas dentro de la hoja de cálculo. La más
usual es la siguiente:

BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_filas): Busca un
determinado valor dentro de una tabla (rango) en sentido vertical. Existe su homóloga
denominada BUSCARH que busca en sentido horizontal.

Como BUSCARV es la función utilizada habitualmente en Excel para agrupar datos de diversas
tablas en una tabla única y después poder utilizar herramientas de análisis sobre los datos
consolidados os incluimos un vídeo donde se explica su funcionamiento detallado.

Funciones lógicas
Permiten establecer un test que depende de condiciones que pueden referirse al contenido de
otras celdas de la hoja de cálculo. La evaluación de una operación lógica puede devolver
únicamente uno de los dos valores siguientes: VERDADERO o FALSO; en función del valor
devuelto, pueden realizarse ciertas cosas en otros lugares de la hoja de cálculo. La más usual es
la siguiente:

SI(condición;valor_verdadero;valor_falso): Comprueba el resultado de la condición

expresada en el primer parámetro. Si es cierta, entonces el resultado será la expresión
 indicada en el segundo parámetro. Si es falsa, el resultado será el proporcionado por el
tercer parámetro.

Utilizando las funciones

Mover y copiar funciones
Como ocurre en cualquier expresión, cuando movemos una función de una celda a otra de la
hoja, las referencias que haya en la misma apuntarán a las mismas celdas que lo hacían
originalmente, por lo que el resultado mostrado en la celda que contiene la función será el
mismo.

Una función directamente introducida en una celda a continuación del signo = o bien formando
parte de una operación más compleja, sigue las mismas normas de las expresiones respecto del
copiado en otras celdas.

Así, si bien al mover una función (o la expresión que la incluya) de una celda a otra todas las
referencias de las funciones también se mantienen apuntando a las mismas celdas y rangos que
lo hacían originalmente, si lo que hacemos es copiar una función de una celda a otra (o mediante
el control de relleno) todas las referencias a otras celdas o rangos seguirán el criterio de las
referencias relativas (por defecto), absolutas o mixtas (si se ha utilizado el signo $ en ellas).

Funciones anidadas
En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra
función. Por ejemplo, la siguiente fórmula calcula una función PROMEDIO y utiliza el resultado
como argumento de una función SUMA:

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor
que el que utilice el argumento.

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. En el ejemplo
anterior, la función PROMEDIO es una función de segundo nivel anidada dentro de la función de
primer nivel SUMA. En los argumentos de la función PROMEDIO podría anidarse una nueva
función, que sería en ese caso una función de tercer nivel, etc.

Módulo 5: Tablas de datos

Formatos para tablas de datos

Formatos condicionales según el valor
Para resaltar determinados valores que cumplen una determinada condición, podemos aplicar a
las celdas un formato condicional, es decir, que el formato aplicado depende del valor que
contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Resaltar reglas de celdas del menú
desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas,
pestaña Inicio.

Típicamente usaremos esta opción para resaltar celdas que contienen un valor entre
determinados límites.

Formato condicional según la posición relativa

Podemos resaltar una determinada cantidad de los valores extremos (superiores o inferiores) de
una colección. Para ello utilizaremos las opciones de Reglas superiores e inferiores del menú
desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas,
pestaña Inicio.
Formato condicional por barras de datos
Podemos incluir en el relleno de las celdas una barra indicadora de la magnitud que contiene la
celda. Para ello utilizaremos las opciones de Barras de datos del menú desplegable que aparece
tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Típicamente usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre
las diferentes magnitudes.
Formato condicional por escalas de color
Podemos definir que el relleno de las celdas dependa de la magnitud relativa que contiene la
celda. Para ello utilizaremos las opciones de Escalas de color del menú desplegable que
aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre las diferentes
magnitudes.
Formato condicional por conjuntos de iconos
Podemos hacer que se incluyan en las celdas diferentes tipos de iconos dependiendo de la
magnitud relativa que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Conjuntos de
iconos del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta
de herramientas, pestaña Inicio.

Borrando los formatos condicionales

Para quitar los formatos condicionales que tengamos en la hoja en o un determinado rango
utilizaremos la opción de Borrar reglas del menú desplegable que aparece tras pulsar el
botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Tablas de datos
Dar formato como tabla
Excel llama tabla de datos a un conjunto de valores de la hoja que se estructuran de forma
homogénea. Normalmente esta información se dispone en las filas y columnas de la hoja de
forma que una columna contiene datos del mismo tipo (nombre, concepto, fecha, importe, etc.) y
se suele denominar campo, mientras que una fila contiene los datos de distinto tipo (un valor en
cada campo) que forman una unidad y se suele denominar registro. La primera fila será siempre
de encabezados de las columnas.

Según lo anterior, una base de datos es se estructura en forma de una tabla de dos
dimensiones, donde las filas representan registros y las columnas los distintos campos de cada
uno de los registros.

Podemos aplicar un formato de tabla a todas las celdas que conforman un conjunto homogéneo
de datos tabulados. Lo haremos mediante el botón Dar formato como tabla de la Cinta de
herramientas, pestaña Inicio.
Siempre que queramos introducir conjuntos de datos en Excel, será conveniente hacerlo
respetando las reglas de las tablas de datos, pues de esta manera tendremos a nuestro alcance
toda una serie de utilidades para tratarlos de manera adecuada. En concreto, con esta opción,
aparte de aplicársele el formato, el conjunto de datos se transformará en una tabla de Excel,
habilitándose los indicadores de filtrado de datos.
Ordenar los registros
En principio, una tabla de datos no define ninguna ordenación de sus registros preestablecida,
simplemente se establece el orden de entrada de los mismos. Si queremos ordenar los registros
por alguno de sus campos, nos posicionamos en la tabla, en una celda de la columna por la cual
queremos ordenar, y pulsamos a cualquiera de los botones Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a
A de la pestaña Datos de la Cinta de herramientas.

Es posible especificar más de un campo (columna) en el caso de que preveamos registros con
valores idénticos para un mismo campo, y los procesos se irán acumulando. También podemos
utilizar el botón Ordenar para realizar operaciones combinadas.
Filtrando registros de una tabla de datos
Siempre que queramos realizar alguna operación con la información de una tabla de datos
tendremos que tener alguna referencia a la misma, por lo tanto, será una condición necesaria
colocar el marcador de celda activa dentro de los límites de la base de datos que queremos
tratar, ya que es posible que dentro de una misma hoja de cálculo coexistan varias bases de
datos en distintos lugares.

Como hemos dicho anteriormente, un registro consta de diversos campos, y dichos campos se
van colocando sucesivamente en las columnas de la hoja. Será imprescindible entonces darles
un nombre a dichos campos, para saber si la información que se pone en dicha columna es un
nombre, o un concepto o un importe, etc. De esta forma, la primera fila de la hoja nos servirá
para colocar los encabezados de las columnas con información de texto. Precisamente el texto
que introducimos en cada una de las columnas de la primera fila será el nombre de cada campo.

Los filtros nos permiten establecer una condición que deberán cumplir los registros (filas) que
deseamos visualizar, en vez de mostrarlos todos; de esa forma, el conjunto de registros que
vemos es mucho menor y por lo tanto más fácil de trabajar.

Estableceremos los filtros mediante las opciones que se nos presentan en el menú desplegable
de cada campo, al final de la ventana, a continuación de (Seleccionar todo).
No hay que confundir el conjunto de registros que se visualiza con el conjunto total de registros;
establecer un filtro no es equivalente a eliminar todos los registros que no pasan el filtro y por lo
tanto no visualizamos. Basta con deshacer el filtro para que aparezcan de nuevo todos los
registros.

Cuando tenemos un filtro activado, el marcador del menú desplegable del nombre del campo
correspondiente aparece de color azul.

Para deshacer la acción de un filtro, volvemos a desplegar el menú correspondiente, y

seleccionamos (Seleccionar todo).

Se pueden combinar filtrados por varios campos, para lo que tan solo deberemos seleccionar los
valores deseados en cada uno de los menús que aparecen en el encabezado de los campos. En
este caso, se mostrarán únicamente los registros que cumplen todos los criterios indicados en
los filtros.

Estilos de celdas predeterminados

Podemos marcar determinadas celdas aplicándoles algunos de los formatos que tenemos
predefinidos en la Cinta de herramientas, pestaña Inicio. De esta manera la celda nos quedará
señalada para llamar la atención sobre algún aspecto, o para su tratamiento específico posterior.
Ordenar por color
Es posible ordenar los registros según el color asignado al formato del fondo o de la fuente de
las celdas de un determinado campo de la tabla. Accederemos a esta opción desde el menú de
filtrado de los registros.

Filtrar por color

Es posible filtrar los registros según el color asignado al formato del fondo o de la fuente de las
celdas de un determinado campo de la tabla. Accederemos a esta opción desde el menú de
filtrado de los registros.
Módulo 6: Gráficos

Crear un gráfico
Antes de crear un gráfico será necesario haber introducido información en diversas celdas de la
hoja de cálculo de forma que sea susceptible de ser representada gráficamente con algún
sentido. Generalmente, esta información se dispondrá en forma de tabla, y existirán
determinados títulos a modo de cabeceras de fila y/o columna que den significado a los datos
que relacionan.

El modo más sencillo de crear un gráfico es seleccionar el rango de datos que van a ser objeto
de representación (incluidos los rótulos y títulos de las filas y columnas correspondientes, en
caso de existir), seleccionar la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas y hacer click en
algún botón del grupo Gráficos.

Cada botón indica un tipo diferente de gráfico, y al pulsarlo se nos despliegan los diferentes tipos
que existen en la galería.
En la figura siguiente podemos ver un ejemplo de selección de rango de datos para la creación
de un gráfico:

En ese momento se insertará en nuestra hoja el gráfico correspondiente; en general, el resultado

que se nos muestre con las opciones de defecto, en muchas ocasiones será satisfactorio,
fundamentalmente si dentro del rango seleccionado figuran textos que caracterizan los datos
numéricos.
Diseño y elementos de un gráfico
Diseño y elementos de un gráfico

Cuando seleccionamos un gráfico creado se nos abre e la Cinta el grupo de

pestañas Herramientas de gráficos, que nos permiten por ejemplo seleccionar distintos diseños
del gráfico actual.

A continuación tenemos una representación de lo que sería un gráfico típico:

Y ese mismo gráfico podría tener un diseño diferente:

A la vista de las figuras, podemos identificar algunos de los diferentes elementos que constituyen
un gráfico:
Marcador de datos: cada marcador de datos (barra, área, punto, sector u otro símbolo de un
gráfico) representa un valor numérico que procede de una celda de la hoja de cálculo; los
marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.

Serie de datos: diferentes puntos de datos relacionados, que se trazan en un gráfico mediante
una trama o color común y se representa en la leyenda del gráfico.

Leyenda: cuadro que indica las características representativas de las diferentes series de datos.
Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los
nombres de las series, por lo que estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.

Nombres de categoría: también Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos
de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior,
los diferentes meses que existían como títulos de las filas de la hoja de cálculo, aparecen como
nombres de ejes de categorías del gráfico.

Títulos: identifican o dan información adicional al gráfico, o bien a diferentes partes de él, como
por ejemplo los ejes.

Rótulos de datos: Dan información adicional, además de la representación gráfica, a los

diferentes marcadores de datos.

Los primeros cambios

Incorporando categorías
Si necesitamos añadir una nueva serie de celdas con los nombres de categorías de un eje,
podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se nos abre al pulsar el
botón Seleccionar datos que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos,
y podemos señalar el rango tras pulsar el botón Editar de la parte de la derecha de la ventana.

Incorporando nuevos datos

Si necesitamos modificar los rangos de datos representados o simplemente añadir una nueva
serie o incluso los nombres de categorías, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar
origen de datos, que se nos abre al pulsar el botón Seleccionar datos que disponemos en la
pestaña Diseño de las herramientas de gráficos:
Corrigiendo las series de datos
Es muy habitual que en estos casos el asistente tome los valores de los años por datos en lugar
de etiquetas para la categoría, y el gráfico resulte incorrecto:
En este caso es necesario eliminar de la lista de series de datos la correspondiente a los años, e
introducirla si acaso en el eje de categorías. Podemos hacer todo ello desde la
ventana Seleccionar origen de datos:

También tenemos la posibilidad de cambiar el contenido de las celdas cuyo contenido son
números pero queremos que se comporten como etiquetas, cambiándolos a datos de tipo texto,
por ejemplo poniendo la palabra “Año” delante del número correspondiente.

Intercambiando filas y columnas

Cuando tenemos una tabla de datos, tenemos dos posibilidades de asignación de las filas o
columnas de datos la representación en los ejes del gráfico. El programa representará una de
ellas por defecto, pero podemos alterarlo pulsando el botón Cambiar fila/columna que tenemos
en la ventana Seleccionar origen de datos.
Trabajando con los gráficos

Principales tipos de gráfico

Excel tiene muchos tipos de gráficos que podemos usar para representar los datos de las hojas
de cálculo.

El tipo se define al crear el gráfico, o también podremos modificar el tipo de un gráfico ya creado
mediante el botón Cambiar tipo de gráfico que disponemos en la pestaña Diseño de las
herramientas de gráficos:

Los que en general utilizaremos de manera más frecuente son los siguientes:

Gráfico de columnas (o barras) agrupadas: representa de manera comparativa los diferentes

valores que toma una o más series de datos, según la longitud de la columna (o barra horizontal)
que los representa.
Gráfico de columnas (o barras) apiladas: representa de manera comparativa el aporte de cada
valor al total de la serie según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los representa.

Gráfico de barras (o columnas) 100% apiladas: representa de manera comparativa los

diferentes porcentajes que cada valor aporta al total fijo de su serie según la longitud de su
porción de columna (o barra horizontal) que los representa.

Gráfico de líneas: representa una línea que une los diferentes valores que toma una o más
series de datos.
Gráfico circular: representa la proporción del aporte de cada uno de los valores de una serie de
datos según la relación de tamaños de sectores circulares.

Cada uno de los distintos tipos de gráficos será el más indicado para representar una
determinada colección de datos, dependiendo de su naturaleza y de lo que queramos resaltar de
ellos.

Como ya hemos comentado, previamente a la realización de un gráfico es conveniente

asegurarse de que los datos de la hoja de cálculo están organizados correctamente para el tipo
de gráfico que desea utilizar, pues de ese modo la realización del gráfico será inmediata.

Para un gráfico de columnas, de barras, o de líneas, es conveniente organizar los datos en

columnas (o en filas), con una fila y columna de textos identificativos de los datos, todo ello
preferiblemente en un rango de celdas contiguas, y sin dejar espacios por el medio. El asistente
incorporará los textos identificativos como categorías o en la leyenda.
Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos; por tanto, debemos utilizar sólo una
columna de datos (es muy frecuente el error de seleccionar varias series, queriendo representar
la última de ellas, y en ese caso el gráfico sólo representa la primera de ellas).

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Por defecto se nos crea el gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo, pero por medio del
botón Mover gráfico de la pestaña Diseño podemos situarlo en su propia hoja independiente (que
se insertará en la posición anterior a la hoja actual).

Los gráficos incrustados se guardan como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado;
utilizaremos este tipo de gráficos cuando queramos mostrar o imprimir uno o varios gráficos con
los datos de la hoja de cálculo.

Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro, que tiene su propio nombre de hoja;
utilizaremos una hoja de gráficos cuando deseemos ver o modificar gráficos complejos o de gran
tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesitemos dejar espacio libre
en la pantalla mientras trabajamos en la hoja de cálculo.
Rangos discontinuos
En muchas ocasiones, disponemos de una hoja de cálculo con muchos datos intermedios de
diferentes categorías, fruto de los sucesivos tratamientos que hemos ido realizando, y queremos
representar gráficamente sólo algunas de esas categorías.

Si las celdas que deseamos seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo,
seguiremos este procedimiento: seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los
datos que deseamos incluir, y mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos
otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no
adyacentes deben ser capaces de formar un rectángulo.

También se puede hacer mediante la ventana Seleccionar origen de datos.

Minigráficos
Una novedad que introduce esta versión de Excel es la incorporación de una utilidad de
minigráficos, los cuales representan de una forma muy sucinta el sentido en que evolucionan los
datos de un rango.

Accedemos a esta utilidad por medio del grupo de comandos correspondiente, accesible desde
la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas.

Tenemos tres tipos de minigráficos que podemos utilizar: de línea, de columna y de ganancia o
pérdida.
Para crearlos, tan solo hemos de indicarle el rango que contiene los datos a representar y la
celda donde introducirlo.

Usando los minigráficos

Una vez introducido un minigráfico en una de las celdas, podemos autocompletar las celdas
adyacentes en caso de que tengamos varios rangos de datos similares.

Una vez seleccionada la celda que contiene un minigráfico se nos habilita una pestaña de
herramientas de diseño para el minigráfico, donde podemos cambiar su tipo, el estilo o colores
con los que está trazado, e incluso incluir marcadores o puntos extremos.

Módulo 7: Presentación de Gráficos

Presentación de elementos de un gráfico

Títulos
Cuando seleccionamos un grafico, haciendo click sobre el mismo, se nos abre en la Cinta de
herramientas el conjunto de pestañas para la edición del mismo; entre ellas tenemos la
de Presentación, que posee diversas utilidades en el grupo Etiquetas. La primera de ellas es la
del Título del gráfico, que nos permite activarlo o no, y hacerlo superpuesto o encima del propio
gráfico.

Seleccionando Más opciones del título… podemos controlar el relleno, colores y estilos,
sombras, etc.
Para modificar un título ya existente, basta con seleccionarlo sobre el gráfico y escribir encima
del texto ya existente.

Rótulos de los ejes

En el mismo grupo, en la herramienta Rótulos del eje, podemos controlar igualmente la
posibilidad de que aparezca o no un texto indicando las magnitudes que representan los ejes
horizontal y vertical.

En el caso concreto del eje vertical, tenemos alguna opción adicional, como girar el texto o
escribirlo en vertical.

También podemos en estos casos seleccionar más opciones de los títulos de los ejes, donde
podemos controlar rellenos, colores y estilos, sombras, etc.

Leyenda
Uno de los elementos que incluyen muchos diseños de gráficos es la leyenda que indica con qué
colores representa cada serie de datos. Si en un primer momento no la hemos incluido, es
posible añadirla a posteriori. Si por el contrario ya disponemos de ella y queremos eliminarla,
basta con que hagamos clic en la leyenda del gráfico y la eliminamos con la tecla Supr.

En cualquier caso, tenemos todas las posibilidades agrupadas en el menú desplegable al que
accedemos con el botón Leyenda de la solapa Presentación.
En este caso también tenemos opciones adicionales en la ventana correspondiente.

Etiquetas de datos
Es muy habitual que, al presentar los datos en forma de gráfico para ver su evolución o
tendencia, queramos asimismo tener visibles alguno o todos los datos concretos; en estos casos,
es muy interesante añadir el valor (o su nombre, o porcentaje...) como rótulo en su
representación. Controlaremos esta opción mediante la solapa Etiquetas de datos de la
solapa Presentación.
En caso de mostrar las etiquetas, podremos controlar todos los detalles de visualización
accediendo a la ventana Más opciones de la etiqueta de datos… Algunas de las opciones que
tenemos es definir la etqueta, el formato del texto, etc.

Tabla de datos
En el menú desplegable Tabla de datos de la solapa Presentación, tenemos la opción de incluir
en el gráfico la tabla de datos que lo genera. Es una opción a considerar además de la impresión
de la hoja de cálculo con el gráfico incrustado.

Las opciones adicionales permiten, entre otras cosas, incluir las claves que normalmente tiene
encomendada la leyenda.
Edición de detalles del gráfico
Ejes
En el menú desplegable Ejes de la solapa Presentación, tenemos la opción de definir las
características de representación de los ejes horizontal y vertical. Por ejemplo, el eje horizontal
podemos representarlo de derecha a izquierda o al revés, ponerle o no las etiquetas, etc.

Como en otras ocasiones, tenemos la posibilidad de editar una gran cantidad de opciones,
accediendo a la ventanas correspondiente:
El eje vertical también acepta diversas opciones, como representar las cantidades por miles o
millones, escala logarítmica, etc.

También disponemos de toda una serie de opciones adicionales:

Líneas de la cuadrícula
En la misma solapa, podemos acceder al menú desplegable Líneas de la cuadrícula, en la que
se incluyen igualmente facilidades para representas líneas guía en cualquiera de los ejes de
coordenadas. Tenemos por cada eje una jerarquía de líneas principales y secundarias, que
podemos plasmar alternativa o simultáneamente.

Una vez más, tenemos las opciones adicionales para formatear estos elementos con diferentes
trazos, grosores, etc.
Área de trazado
Algunos tipos de gráfico, como los de líneas, admiten la asignación de un formato específico al
área de trazado, es decir al fondo del dibujo.

El área de trazado puede mostrarse o no, y en caso de que lo mostremos lo hará con el formato
por defecto, que normalmente es muy simple. Tenemos no obstante diversas opciones
adicionales:

Cuadro gráfico
En los gráficos con efecto 3D podemos modificar son los planos laterales de la zona de trazado
sobre el que se dibuja el gráfico.
En las opciones adicionales le daremos el efecto deseado, como rellenos, tramas, etc.

Plano interior del gráfico

El otro elemento de los gráficos con efecto 3D que podemos editar es el plano inferior sobre el
que se dibuja el gráfico.

Una vez más, las opciones nos permiten definir a nuestro gusto la representación.
Giro 3D
El efecto visual de la perspectiva y ángulo desde el que se observa la representación de un
gráfico en 3D puede controlarse pulsando el botón Giro 3D del grupo Fondo de la
pestaña Presentación. Accedemos a una ventana de formato del área que nos permite controlar
este efecto.
Formato de los elementos de un gráfico
Selección de un elemento del gráfico
Una vez tenemos activado un gráfico, podemos seleccionar cualquiera de sus elementos
haciendo click con el ratón encima del elemento correspondiente. El elemento seleccionado se
marcará mediante unos indicadores, que debemos asegurarnos identifican al elemento sobre el
que queremos trabajar.

También podemos hacer la selección deseada mediante el menú desplegable del cuadro de
diálogo que aparece en el grupo Selección actual de la pestaña Presentación. En el menú
desplegable aparecen listados todos los elementos que constituyen el gráfico sobre el que
estamos trabajando (área de trazado, ejes, líneas de división, series, etc.).

Una vez seleccionado el elemento deseado, podemos actuar sobre cualquiera de sus
características (fuentes, colores, rótulos, escalas, etc.), mediante la opción correspondiente.

Estilos

Una vez tenemos seleccionado algún elemento del gráfico, tenemos en la pestaña Formato toda
una serie de herramientas para definir el estilo: relleno, colores del contorno, efectos, etc.
También tenemos un grupo de estilos de WordArt que nos permiten realizar distintos efectos de
realce del elemento seleccionado.

Módulo 8: Presentación de resultados

Estilos y temas
Excel tiene una serie de estilos predefinidos, que podemos utilizar para resaltar diferentes rangos
de datos, como encabezados, títulos etc.

También podemos dar, de una manera muy sencilla, un determinado énfasis a cualquier
conjunto de datos.

Podemos todo ello hacerlo desde la Cinta de herramientas, pestaña Inicio, grupo Estilos. En la

esquina inferior derecha.

En la pestaña Diseño de página de la Cinta de herramientas podemos seleccionar distintos

temas, o conjuntos de colores, fuentes o tamaños que determinan el estilo por defecto.
Vista preliminar e impresión
Podemos acceder al comando de impresión a través de la pestaña Archivo. Una vez allí,
seleccionamos Imprimir y el programa nos muestra a la derecha de la pantalla una vista
preliminar que nos indica cómo va a quedar nuestra hoja una vez impresa.

En la parte superior de la pantalla los aparece el botón Imprimir, así como un indicador del
número de copias. Al pulsar el botón se imprimirán las copias del área completa con datos de la
hoja de cálculo activa, de acuerdo con los formatos de visualización que en ese momento estén
definidos.

Configuración rápida
La parte central de la pantalla nos permite muchas opciones diferentes, como imprimir el libro
completo, imprimir un grupo de hojas o rangos previamente seleccionados, o bien un
determinado intervalo de páginas.
Dependiendo de la impresora, también podemos elegir que imprima a una o dos caras o que lo
haga en papel de tamaño distinto al A4.

Otra opción de que disponemos es el intercalado, que consiste en que imprima seguidas las
diferentes hojas de papel que componen cada copia, o bien lo haga con todas las copias de cada
una de las hojas.

Finalmente, podemos alterar la orientación del papel de modo que esté en sentido horizontal o
vertical.

Márgenes
Tanto en la solapa de diseño de la página como en la de archivo tenemos la opción de modificar
los márgenes que va a dejar la zona interesada respecto de los extremos del papel.

Por defecto el Excel imprimirá con unos márgenes de tamaño normal, los cuales podemos variar
a unos valores diferentes, bien a unos valores más anchos o estrechos que nos ofrece o incluso
personalizarlos totalmente.

Escalado
En la parte inferior de la ventana podemos variar el escalado de impresión de la hoja,
pudiéndole decir por ejemplo que imprima toda la hoja en una sola página, o bien que ajuste
para que todas las columnas (o filas) quepan en una sola página.
También en la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas, en el grupo Ajustar área de
impresión podemos indicarle la cantidad de páginas que ha de tener de ancho o de alto la copia
impresa de la hoja de cálculo también podemos obtener este efecto variando la escala aún
porcentaje determinado.

En la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas disponemos de diversas opciones

para controlar cómo quedará impresa la hoja de cálculo.

Establecer área de impresión

Para que cuando mandemos a imprimir la hoja de cálculo sólo se imprima un determinado rango
(y no toda la hoja) debemos seleccionarlo e invocar a la herramienta correspondiente de la
solapa Diseño de página.

Opciones de la hoja
Por defecto, Excel no incluye líneas de división en la salida impresa en papel,
independientemente de que estén o no visibles en nuestra hoja de cálculo. Del mismo modo, en
la pantalla nos aparecen letras y números como encabezados de las columnas y filas que no
resultan impresas normalmente en el papel.

En la solapa de Diseño de página de la Cinta de herramientas disponemos de un par de

opciones relativas a las líneas de cuadrícula y los encabezados de columnas (letras) y filas
(números). En ambos casos se ven en la ventana de trabajo pero no se imprimen; marcando o
desmarcando los cuadros del grupo de herramientas Opciones de la hoja podemos alterar dichas
opciones de defecto.
Orden de las páginas
Si el área de impresión es demasiado ancha o demasiado larga para caber en una única página,
Excel trabaja normalmente en orden hacia abajo, y luego a la derecha. Si deseamos que se
imprima primero cada sección horizontal antes de desplazarse hacia abajo, deberemos alterar
este orden de defecto.

Para hacerlo, en la solapa de Diseño de página llamamos al lanzador del cuadro de diálogo del
grupo Opciones de la hoja y desde allí (ventana de Configurar página, solapa Hoja) podemos
variar el orden de impresión de las páginas de la hoja, de la opción por defecto Hacia abajo,
luego hacia la derecha por el de Hacia la derecha, luego hacia abajo.

Encabezado y pie de página

En la solapa Insertar disponemos de la herramienta de edición del Encabezado y pie de página,
donde podemos seleccionar diversos valores predefinidos, o bien personalizarlos como
deseemos, por medio de las diversas herramientas que nos ofrece la pestaña de Diseño.

La hoja se nos muestra con la vista de Diseño de página, donde se nos muestra la zona de
encabezado y pie divididos en tres secciones (ajustado a la izquierda, centrado y ajustado a la
derecha) en las que se dividen ambos; posicionándonos en cualquiera de las zonas y pulsando
cualquiera de los botones auxiliares, podemos incluir el elemento que deseemos.

Saltos de página
Muchas veces no nos interesarán los saltos de página que automáticamente introduce el Excel;
en ese caso, podemos forzar saltos donde nos interesa. Esto se hace situándonos en la celda
que queremos sea la primera de la nueva página, y en la pestaña Insertar, dar la orden Saltos y
después Insertar salto de página. Hay que tener cuidado, pues este salto es tanto en horizontal
como en vertical.
Para quitar un salto de página, nos situaremos en la misma celda que lo contiene (la primera que
aparece en la siguiente hoja impresa), y seleccionaremos la orden Quitar salto de página.

En caso de que queramos quitarlos todos, optaremos por la orden Restablecer todos los saltos
de página.

Títulos
En muchas hojas de cálculo, los rótulos de columna y fila que identifican las categorías de
información están colocados sólo en las columnas de la izquierda y en las filas superiores.
Cuando Excel divide un informe largo en varias páginas, estos rótulos de columna y fila
aparecerían sólo en la primera página de salida de la impresora. Podemos usar la
ficha Hoja dentro del cuadro de diálogo Configurar Página (al cual accedemos desde los
lanzadores de cuadros de diálogo en la pestaña Diseño de página) para imprimir el contenido de
una o más filas o columnas en cada una de las diferentes páginas en que el documento será
impreso.

Para ello deberemos posicionarnos en el cuadro Repetir filas en el extremo superior y desde allí
marcar el rango de filas que querremos repetir en cada hoja. De la misma manera podemos
actuar para las columnas.