1) PARTE 1

Todo proyecto exitoso tiene una buena gestión detrás que lo hizo
posible. Lamentablemente, si el éxito es tan buscado en la vida, es
precisamente por su poca abundancia. En ese sentido, es habitual que
muchos proyectos empiezan con el pie derecho para luego terminar
inconclusos. Veamos algunos datos para comprender la gravedad del
asunto:

Según un estudio de Logica Management

Consulting…
_ Solo el 40% de los proyectos se cumplen dentro del presupuesto, plazo y
otros estándares fijados al principio. Esto sugiere problemas de
planificación.

_ Se estima que un 35% de los proyectos subestiman la dificultad

de los procesosa seguir. Aquí se nota poca experiencia o falta de
compromiso.

_ El 70% de las empresas tienen, como mínimo, un proyecto

fracasado cada año.Dependiendo cada caso en particular, son muchas las
carencias que esto puede indicar.

_ Solo el 50% de los proyectos alcanzan las metas planteadas al

finalizar.

No es muy difícil deducir que detrás de los presentes datos se

esconden los siguientes errores:

1- Planificar un proyecto sin información sólida

Hoy en día, millones de personas tienen la llama del emprendimiento y la
innovación en su espíritu; eso se debe a las percepciones positivas que
genera el mundo globalizado de hoy. Sin embargo, aquel poderoso
entusiasmo muchas veces nos lleva a menospreciar los pasos más
tediosos (pero muy necesarios) de toda iniciativa.

Antes de invertir un solo segundo en un proyecto, se necesita

información debidamente contrastada que nos evite dar pasos en el
aire. Hablamos de estudios de mercado, fijación de presupuestos,
plazos realistas, números de colaboradores requeridos, cargos
adecuados, etc.

2- Falta de experiencia
Son muy pocos los grandes planes que llegan al éxito sin experiencia
previa. Es valioso haber desarrollado con anterioridad proyectos similares
porque brindan mejores criterios de dirección y planificación en todos los
sentidos. Por el contrario, aventurarse en algo completamente nuevo
puede ser emocionante y edificante, mas no lo recomendable.

Hay que poner todo en su contexto respectivo. Lo anterior no significa que

hacer cosas nuevas y fracasar sea malo en sí; de hecho, se trata de algo
vital como proceso de aprendizaje y tolerancia a la frustración. No
obstante, cuando hablamos de proyectos ambiciosos con metas de
altísimo nivel, conviene estar a la altura de la situación.

3- Poca claridad del proyecto

Haciendo justicia, vale decir que con asiduidad el cliente tiene la culpa
de los detalles pocos claros y metas difusas al inicio de la
propuesta; sin embargo, corresponde al equipo aterrizar
correctamente sus ideas no solo para definir bien las naturaleza del
proyecto, sino también para evitar que el cliente use sus propias
inseguridades en nuestra contra.

No es posible definir metas reales ni gestiones adecuadas cuando los planes

son poco claros. Estamos en punto donde la comunicación es crucial.

4- Dejar de lado al equipo del proyecto durante

la planificación del mismo
No debemos confundir el hecho de establecer grupos de trabajo —según
sus diferencias en cuanto a jerarquías y competencias— con involucrar a
ciertos componentes en menor medidad. Es un error que el equipo del
proyecto guarde distancias con la planificación, ya que eso lleva a
que no todos los miembros tengan el mismo de compromiso y
comprensión de las metas a alcanzar, plazos, estrategias, etc. No se
debe dejar lugar a las suposiciones.

5- Gestionar mal los cambios

Es natural que los proyectos se vean afectados cuando hay cambios en la
dirección de la organización, puesto que trae dificultades en lo que se
refiere a los objetivos y prioridades. Es por eso que una de las
competencias en la gestión de proyectos consiste en saber
gestionar los posibles cambios que puedem ocurrir a nivel
organizacional, pues no serán excusa para incumplir con los objetivos.

6- Entregar proyectos incompletos

Todos los errores de gestión mencionados con anterioridad,
comúnmente llevan a que no se cumplan con los plazos trazados. Al
darse tan desagradable situación, con tal de no incumplir con el tiempo
especificado, no es raro que el equipo opte por entregar el proyecto
aún con detalles pendientes. Eso es tan grave como entregarlo a
destiempo, o incluso peor según el caso particular.

Caer en este despropósito trae como consecuencia que el cliente se

decepcione del equipo, brinde malas referencias del mismo y cree malos
antecedentes para los perjudicados.
 2) PARTE 2

Los errores en la gestión de proyectos desencadenan fueras de plazo en las

entregas, sobrecostes, defectos de calidad en el producto, insatisfacción del
cliente, etc. En definitiva, provocan el fracaso de los proyectos.
Os resumimos los 10 errores más recurrentes o típicos durante la gestión del
proyecto:
1. Planificar un proyecto sin información ni
experiencia
Si no tenemos ni la información ni la experiencia necesaria vamos a elaborar un
plan de proyecto basado en presunciones e hipótesis, y el fracaso está más que
asegurado.
Necesitamos conocer información sobre el presupuesto, los objetivos del
proyecto, objetivos de la organización, los bienes materiales y humanos
necesarios para la ejecución, etc.
La experiencia en realizar proyectos similares en cuanto a tecnología, ámbito
funcional, cliente y país es vital porque nos dará información contrastada basada
en anteriores experiencias que nos acercarán al éxito del proyecto.
En el post “Plan de Proyecto, útil para la gestión” os contamos cómo elaborar un
plan de proyecto y la importancia de que sea un plan de proyecto real y creíble.
Cometes un error si planificas un proyecto sin
tener experiencia en proyectos similares.
CLICK TO TWEET

2. No gestionar adecuadamente los Stakeholders

del proyecto
Los Stakeholders son todos los interesados en el proyecto y van desde la
organización, hasta el cliente, pasando por el equipo, los usuarios, etc. Las
personas son también riesgos, si no identificamos bien a los interesados clave
del proyecto o no hay implicación de los mismos en el proyecto tendremos
problemas.
Algunos de los errores típicos son falta de compromiso de la alta dirección,
fracaso para conseguir compromiso del usuario, falta de participación de los
usuarios adecuados, personal insuficiente o inapropiado, falta de cooperación de
los usuarios, etc.
Si la alta dirección no considera importante tu
proyecto éste fracasará. #gestionproyecto
CLICK TO TWEET
3. No involucrar al equipo del proyecto en la
planificación
Si no contamos con la participación del equipo en la planificación, que son quienes
van a intervenir más directamente en la ejecución de los trabajos, de
nuevo tendremos un plan de proyecto basado en suposiciones y aparecerán
dificultades a la hora de conseguir que el equipo comprenda lo que se
espera de él y cuáles son las metas fijadas.
En cambio si los involucramos desde el inicio, el equipo adquiere un compromiso
con la planificación y además estaremos identificando posibles carencias del
equipo que podrían aparecer más adelante y ser un problema.
El equipo de proyecto tiene que participar en la
planificación. #gestionproyecto
CLICK TO TWEET

4. No gestionar bien los cambios

Por ejemplo, un cambio en la organización conlleva un cambio de stakeholders
que por lo general provocarán un cambio de objetivos que impacta directamente
en el proyecto.
Los proyectos tienen que estar alineados con los objetivos del negocio, si
hay cambio en la organización de la dirección cambiará el objetivo y las
prioridades. Y hay que realizar una correcta gestión de este cambio para que
afecte lo menos posible al proyecto.
Una causa de fracaso en los proyectos es el
cambio en la organización. #gestionproyectos
CLICK TO TWEET

5. No definir correctamente el alcance del proyecto

Si no somos capaces de identificar lo que quiere el cliente o a lo mejor es el
cliente el que no sabe lo que quiere, no vamos a ser capaces de definir el
camino para llegar al objetivo.
Muchos de los errores suelen ser: objetivos poco claros, definiciones inadecuadas,
alcance no definido por completo, hay un constante cambio de alcance- objetivos,
falta de control de las expectativas del usuario, no se acota el alcance, se inicia la
ejecución sin entender las necesidades y requisitos, etc.
Cuando sabemos qué hay que hacer, ejecutarlo
resulta más sencillo. #gestionproyectos
CLICK TO TWEET

6. No comunicar eficientemente
El director del proyecto tiene que mantener informados a todos los interesados del
proyecto, la comunicación tiene que ser ágil y de calidad. Y cuando sea
 necesario pedir ayuda, cerciorarse de que la petición de ayuda se entiende y será
atendida cuando el director de proyecto lo requiera.
En el post “Entorno colaborativo para una ágil comunicación en la Gestión de
Proyectos” podéis ampliar información al respecto.
7. Entregar el proyecto sin las validaciones
adecuadas
Cuando se está acercando el final del proyecto comienzan las prisas por cerrar y
entregar cuanto antes, el presupuesto está casi consumido y la fecha de entrega
se acerca. Y se corre el riesgo de dar un proyecto por finalizado y entregado
quedando aún temas pendientes.
Un error frecuentes es no hacer pruebas de calidad del producto antes de la
entrega al cliente.
En el post “Cierre del proyecto: aceptación y lecciones aprendidas” podéis ampliar
la información.
8. No hacer gestión de riesgos
Toda incertidumbre que pueda ser obstáculo para alcanzar los objetivos de
un proyecto se tiene que considerar riesgo.
Algunos de los riesgos típicos que hay que gestionar son pérdida de personal
clave, inexperiencia con la tecnología, lentitud en una toma de decisiones,
resistencia al cambio, etc.
9. Dar más de lo solicitado
Este es un error ligado a la necesidad de satisfacer al cliente, buscando fortalecer
una relación a largo plazo.
Si no está en el plan del proyecto inicial, son fueras de alcance que no se han
tenido en cuenta ni en el presupuesto ni en los plazos y que afectan al éxito del
proyecto.
10. No realizar un correcto y periódico seguimiento
y control del proyecto
Por pequeño que sea el proyecto, se tiene que realizar un seguimiento y
control continuo para poder medir los resultados del proyecto en plazos,
costes y objetivos, y cotejarlo con la planificación inicial y poder comprobar
cómo vamos.
El fracaso de un proyecto es más frecuente de lo que sería deseable, y
aunque en la actualidad contemos con metodologías, herramientas y experiencia
en la gestión de proyecto ésto no nos asegura que un proyecto vaya a tener éxito.
El estudio PMI’s Pulse of the Profession de este año 2015 refleja:
 Sólo el 55% de los proyectos finalizan cumpliendo el presupuesto inicial del
proyecto.
 Algunas de las causas del fracaso de los proyectos fueron: cambios en las prioridades
de la organización (40%), reuniones de requisitos inexactas (38%), cambios en los
objetivos del proyecto (35%), no se definieron riesgos ni oportunidades (30%) y pobre o
inadecuada comunicación (30%).
Tenemos que aprender de los errores y mejorar nuestro proceso de gestión
de proyectos. ¿Qué otros errores en la gestión de proyecto conoces?
¿Sabías que sólo el 50% de los proyectos termina en plazo?

3) PARTE 3