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AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EMPRESA


QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. BASADO EN LA NORMA TÉCNICA
COLOMBIANA ISO 19011 VERSIÓN 2012

Presentado por
Ana María Niño Barrera
Gloria María Jamaica Navarrete
Mónica Andrea Cajicá Lesmes
Paola Andrea Martínez Hernández

Tutor
Jairo Calderón Acero

NRC: 3100

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS


ADMINISTRACIÓN DE SALUD OCUPACIONAL
BOGOTÁ AÑO
2018
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN: 3
1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN. 4
Procesos: 4
OBJETIVO GENERAL 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4
2. REFERENCIA NORMATIVAS 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4
Términos de la actividad Económica: 5
Términos de calidad: 5
Términos de auditoría: 6
4. PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA 6
5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA 7
5.1 GENERALIDADES 7
5.2 ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA 8
5.3 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA 8
5.3.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL
PROGRAMA DE AUDITORÍA 9
5.3.2 COMPETENCIA DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL P. DE AUDITORÍA 10
5.3.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA 10
5.3.3 ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE AUDITORÍA 10
5.3.4 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS RELACIONADOS CON EL PROGRAMA DE
AUDITORÍA 10
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: 10
CONCLUSIONES 11
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 11
INTRODUCCIÓN

La implementación de un sistema de gestión de calidad y ambiental es de suma importancia


ya que permite el logro de resultados eficientes y de crecimiento para la organización, además
es una base para elaborar y aplicar acciones preventivas y correctivas logrando impactar
mejoramiento en cada proceso de calidad y ambiental llegando a evidenciar falencias dentro
de la organización e ir enfocados a la mejora continua.
Uno de los factores trascendentales para el éxito de una empresa es la calidad de sus productos
o servicios, la empresa QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. quiere brindar a sus
clientes el mejor servicio en cuanto a su actividades a desarrollar en el dia a dia y para ello dan
cumplimiento a la norma establecida por la ISO 9001 de 2015 y en cuanto al sistema de gestión
ambiental se dispone de la ISO 14001 de 2015 estableciendo los requisitos necesarios que
pueden ser utilizado para mejorar su desempeño ambiental además esta norma es usada por la
organización para gestionar sus responsabilidades ambientales de forma sistemática que
contribuya con la sostenibilidad permitiendo una mejora en el desempeño ambiental, cumplir
con las obligaciones de cumplimiento y conseguir los objetivos ambientales y la mejor forma
es por medio de una auditoría ya que estas son actividades objetivas y con enfoque sistemático
diseñado a evaluar a través del ciclo PHVA por lo tanto en este documento se relacionan las
generalidades para poder auditar organizaciones y conocer los parámetros que nos indica la
NTC ISO 19011 de 2012.

OBJETIVO GENERAL
Verificar el cumplimiento de los requisitos estipulados en la empresa QUALITY &
CONSULTING GROUP S.A.S. según lo estipulado en la norma técnica ISO 19011 de 2012.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Realizar un diagnóstico de la situación actual en que se encuentra la empresa en
cuanto a los programas del sistema de gestión de calidad y ambiental.
● Dar cumplimiento con la ejecución de los procesos establecidos en la empresa
QUALITY CONSULTING GROUP S.A.S. según lo establecido en la ISO 19011 de
2012.
● Hacer que se el sistema normativo sea cumplido tanto por el empleador como por los
empleados.
● Evaluar los procesos de la normatividad ISO 19011 DE 2012.
● Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control interno de la organización.

1. OBJETIVOS Y CAMPO DE APLICACIÓN.


La empresa que se auditara es prestadora de servicios y se enfoca en la consultoría en cuanto a
temas de sistemas de gestión se refiere.
Para ellos como organización prestadora de servicios se hace necesario tener un sistema de
gestión de calidad implementado, ya que como se mencionó anteriormente son consultores de
otras organizaciones por lo tanto se apoyan en ellos para que se cumpla con el SGC con éxito.
Procesos:
● administrativo
● comercial
● servicios

2. REFERENCIA NORMATIVAS

Para el desarrollo del programa de auditoría se contará con las siguiente disposiciones
normativas:
● ISO 9000 de 2000 Sistema de gestión de la calidad-Fundamentos y vocabulario.
● ISO 9001 del 2015 Sistemas de gestión de calidad.
● ISO 19011 del 2012 Directrices sobre auditorías de sistemas de calidad y/o ambiental
● Decreto 1072 del 2015 Decreto único reglamentario del sector trabajo.
● Resolución 2400 de 1979 Por el cual se establece algunas disposiciones, sobre vivienda,
higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.
● GTC 45 de 2012 Guía para la identificación de peligros y valoración de riesgos.
● ISO 14001 de 2015 Sistemas de gestión ambiental

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Términos de auditoría:

1. Auditoría: Es la revision analitica total oparcial de una organización con el propósito


de conocer su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor
y crear una ventaja competitiva sostenible.
2. Hallazgo de auditorías: se refiere a debilidades en el control interno detectadas por el
auditor.
3. Conclusiones de la auditoría: Es aquella en la cual se realizan ciertas tareas
relacionadas con la finalización de la auditoría y que culmina con la elaboración de
una conclusión global sobre el trabajo realizado, que permita redactar el informe con el
cual el auditor termina su labor.
4. Objetivos de calidad: Es una mezcla cuantificada relativa a la calidad que se busca
lograr o a la que se dirige la organización. Se puede establecer en aspectos como
conformidad del producto o servicio, oportunidad, costo, seguridad y motivación.
5. auditor: Es aquella persona profesional que se dedica a trabajos de auditoría que cuenta
con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y
funcionamiento general de una organización.

Términos de la actividad Económica:

1. Prestador de servicios: Se refiere a las ventas de servicios intangibles.


2. Asesor: persona dedicada a brindar recomendaciones, sugerencias y consejos en su
ámbito de especialización.
3. Excelencia en el servicio: lograr que los clientes tengan una impresión superior a sus
expectativas previas.
4. Proceso de Mejora Continua: La mejora de la calidad es un proceso estructurado para
reducir los defectos en productos, servicios o procesos, utilizándose también para
mejorar los resultados que no se consideran deficientes pero que sin embargo, ofrecen
una oportunidad de mejora. Un proyecto de mejora continua de la calidad en un
problema u oportunidad de mejora que se define y para cuya resolución se establece un
programa. Como todo programa, debe contar con unos recursos Materiales, humanos y
de formación y unos plazos de trabajo.
5. Planificar: Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

Términos de calidad:

1. Calidad:sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes o de otras partes
interesadas.
2. Requisito de Calidad: Condición que se refiere a las características inherentes de un
producto, proceso o sistema.
3. Certificación de calidad: Es el reconocimiento formal que otros hacen de su sistema
de calidad. En algunos países los sistemas de gestión de calidad certificados se
consideran registrados y el término “registro” se emplea en lugar de certificación.
4. Gestión de Calidad: El enfoque gerencial de una organización, centrado en la calidad,
basado en la participación de todos sus miembros y buscando el éxito a largo plazo a
través de la satisfacción del cliente, y los beneficios para los miembros de la
organización y para la sociedad.
5. Manual de Calidad: Específica a la política de calidad de la empresa y describe el
sistema de calidad de una organización. Documento de trabajo de circulación
controlada que resume las políticas, misión, visión, organigrama, funciones
relacionadas con la calidad y nivel de responsabilidades competente, enuncia los
procedimientos e instrucciones de trabajo de una empresa.

Términos de medio ambiente:


1. Sistema de Gestión: Es un conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de
forma ordenada, para contribuir a la gestión de procesos generales o específicos de una
organización. Permite establecer una política, unos objetivos y alcanzar dichos
objetivos.
2. Sistema de Gestión Ambiental: Es un proceso cíclico de donde se planean,
implementan, se revisan y mejoran de los procedimientos y acciones que lleva a cabo
una organización para realizar sus actividades garantizando el cumplimiento de la
política ambiental, las metas y objetivos ambientales.
3. Elementos del sistema: incluyen la estructura, las funciones y las responsabilidades de
la empresa, planificación y operación, además de evaluar el desempeño y la mejora
ambiental.
4. Mejoramiento continuo: Proceso que consiste en perfeccionar el sistema de gestión
ambiental.
5. Aspecto ambiental: Elementos de actividades, productos o servicios de una
organización que puede interactuar con el ambiente.

4. PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA

Como no lo describe la NTC ISO 19011 para los auditores y aquellos que gestionan el programa
de auditoría deben de contar con varios principios fundamentales que ayudarán a ser una
herramienta eficaz y fiable en el apoyo de las políticas y controles de gestión por lo tanto
requieren auditores calificados que ayuden a la detección de oportunidades de mejora en la
efectividad de los diferentes procesos en los sistemas de gestión, entre ellos tenemos:
● Integridad: el auditor debe de ser una persona honesta, justa y profesional con
su trabajo.
● Presentación imparcial: El auditor debe reportar con veracidad y exactitud los
hallazgos de la auditoría.
● Debido cuidado profesional: este principio se logra ver la responsabilidad del
auditor y la honestidad con la cual debe tomar la situación de la empresa.
● Confidencialidad: principio fundamental ya que la información es totalmente
confidencial y debe ser discreto a la hora de hacer su trabajo.
● Independencia: El auditor debe estar libre de sesgo y no tener conflictos de
interés con el área, proceso o actividad que es auditada.
● Enfoque basado a la independencia: el auditor debe procurar que la evidencia
sea verificable y estar basada en muestras de la información disponible.

5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.1 GENERALIDADES
La implementación de un sistema de gestión de calidad conforme a un estándar internacional
es de vital importancia para la compañía ya que con este proyecto de normalización podrá
definir claramente una estructura eficaz y competitiva en sus procesos, fomentando la mejora
continua en su sistema de gestión y estimulando la eficiencia de la organización, hecho que
redundará de manera directa en la satisfacción del cliente y el cumplimiento de los objetivos y
metas organizacionales.
Desde el punto de vista externo, la implementación de un sistema de gestión de calidad
representará una gran ventaja competitiva respecto a las demás empresas del sector ya que será
un proceso innovador y pocas organizaciones del gremio se encuentran certificadas y con
sistemas de gestión eficazmente estructurados, motivo por el cual Quality & Consulting Group
alcanzaría un gran reconocimiento y acogida entre los clientes que requieran sus servicios.
También debe contener los requisitos que se debe cumplir la dirección de la organización, tales
como definir la política, asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas,
aprobar objetivos, el compromiso de la dirección con alta la calidad, etc.

5.2 ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

El compromiso de la alta dirección frente al Sistema de Gestión de Calidad debe permanecer


constante, garantizando su eficacia frente a las situaciones cambiantes del mercado y cambios
significativos que pudieran alterar su estructura.
Los objetivos del programa de auditoría deben ser coherentes y servir de apoyo a la política y
los objetivos del sistema de gestión.
Los objetivos específicos establecidos para la empresa son:
● Realizar un diagnóstico de la situación actual en que se encuentra la empresa.
● Definir el direccionamiento estratégico de la compañía de acuerdo con el alcance
establecido para la certificación y los resultados de los procesos.
● Determinar los objetivos de calidad en concordancia con las políticas internas de
calidad de la organización.
● Desarrollar en cada unidad funcional indicadores para el logro de los objetivos.
● Estructurar de manera eficiente los procesos y actividades que se llevan a cabo
dentro de la organización.
● Elaborar la documentación necesaria conforme a los requerimientos de la norma.

5.3 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.3.1 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA PERSONA RESPONSABLE DE


LA GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Las competencias de la persona responsable de la gestión del programa de auditoría debe tener
experiencia en ese campo, educación, formación y habilidades para así dar un buen manejo a
el SGC y llegar a los objetivos esperados por esta razón se decide que:
REPRESENTANTE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA
El Gerente General ha designado a Ana María Niño Barrera como Responsable de la
Dirección, Ejecución y Seguimiento del programa de auditoría con la responsabilidad de:

A. Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el programa de auditoría y como


mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación.

B. Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del programa de


auditoría.

C. Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación


del programa de auditoría.

D. Liderar las visitas que los inspectores de trabajo realicen para verificar el cumplimiento
de la legislación Colombiana vigente.
E. establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría,

F. establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se


proporcionan recursos,

G. asegurarse de la implementación del programa de auditoría,

H. asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, y


realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.

Ana María Niño Barrera


Auditor interno
Responsable de la gestión de calidad y del programa de auditoría

5.3.2 COMPETENCIA DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL


PROGRAMA DE AUDITORÍA.

CARGO
RESPONSABLE EXPERIE EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES
DEL PROGRAMA NCIA
DE AUDITORÍA

3 años Profesional en -Diplomado en -Capacidad crítica de las


Administrador en Seguridad y salud tareas de alto relaciones existentes
Seguridad y salud en el trabajo y riesgo, congreso entre condiciones de
en el trabajo y especialista en internacional de trabajo y salud.
especialista en auditor interno. SST 2017 -Clasificar y evaluar las
auditor interno. -Curso de 50 horas condiciones de trabajo y
de SST salud que representen
-especialista en riesgos laborales.
auditor interno -Brindar asesoría a
trabajadores y
empresarios sobre las
normativas del Sistema
General de Riesgos
Laborales.
-llevar a cabo el objetivo
de calidad y medio
ambiente de la
organización.

De acuerdo con las competencias establecidas nombramos como responsable del programa de
auditoría a Ana María Niño Barrera por cumplir con los requisitos exigidos para llevar a cabo
el sistema de gestión de calidad y medio ambiente para así lograr un resultado eficiente.
La responsabilidad del programa de auditoría se debe asignar a un personal idóneo que conozca
del tema tenga como base técnicas de auditoría y cuente con los principios anteriormente
mencionados.
También se hace necesario que cuenten con habilidades de gestión y que conozcan la
organización para así llegar al objetivo del SGC.

5.3.4 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS RELACIONADOS


CON EL PROGRAMA DE AUDITORÍA.
Existen muchos factores diferentes asociados con el establecimiento, implementación,
monitoreo, revisión y mejora de un programa de auditoría, que puede afectar el logro de los
objetivos unas de ellas pueden ser:
RIESGO MEDIDA DE CONTROL

Tomar medidas que ayuden a que la


Comunicación ineficaz del programa comunicación se eficaz en los procesos de
la auditoría.

Se debe elaborar oportunamente y


adecuadamente los planes de auditoría y
No al logro de objetivos del programa de igual forma revisar las listas de
verificación por el auditor líder.

Interferencia con las actividades Coordinaciones previas con los


productivas responsables del proceso.
Capacitaciones previas en cuanto al riesgo
Riesgo locativo y medidas preventivas en la organización.

Disponer de los recursos humanos,


Recursos disponibles inadecuados financieros y tecnológicos adecuados para
llevar a cabo la auditoría.

Es importante realizar un análisis antes de


Programa de auditoria mal seleccionado empezar a auditar a la organización para
que este sea apropiado.

5.3.5 ESTABLECIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS PARA EL PROGRAMA DE


AUDITORÍA

Para el procedimiento de la auditoría interna tomaremos los siguientes puntos:

Cronograma:
● Confidencialidad: La auditoría Interna de la organización Quality Group está a cargo
de personas profesionales que tienen claro los principios éticos para tal
Responsabilidad.

● El Auditor líder de la organización Quality Group cuenta con las siguientes


competencias que son relevantes para desempeñar el cargo.
1. Liderazgo.
2. Profesionalismo.
3. Conocimientos profundos del sector que opera su organización.
4. Enfoque obsesivo hacia las necesidades de sus clientes.
5. Trabajo en equipo.
6. Responsabilidad.
7. Comunicación efectiva.
8. Iniciativa.
9. Solidad destreza en el uso de las herramientas y técnicas de análisis de datos.
10. Productividad.
11. Solucionador de problemas.
12. Conocimientos técnicos.
Muestra para la auditoría de la Organización Quality Group

Lugar Dirección Departamentos a auditar

Orgaización Quality cll 92 # 5-82 Bogotá Administrativo y financiero

Realización:
La auditoría se llevará a cabo de acuerdo al presente documento que tiene como objetivo mejorar los
procesos entorno a la organización.

Para la realización de la la auditoría se llevará a cabo el siguiente esquema:

Reunión inicial: Se inicia con una reunión de apertura donde se confirme el ámbito y la documentación
pertinente.

Ejecución de la auditoría: Para el ejecución de la auditoría es indispensable que el responsable del


área este presente, con el fin de facilitar las evidencias objetivas y los datos necesarios solicitados por
el personal auditor, para dar cumplimiento satisfactorio con la documentación aplicable.

El auditor toma apuntes de los hallazgos con el fin de facilitar el estudio posterior de conclusiones

A través de entrevistas, observación de actividades y documentación, el grupo auditor buscan


evidencias de los procesos que se realizan en el área auditada y que estos cumplan
adecuadamente con todos los procesos establecidos en la ISO 9001 .

Las no conformidades encontradas en el transcurso de la auditoría se deben informar


interlocutor con el fin de averiguar lo siguiente:

● Las causas que se dan para no llegar a la no conformidad


● Los efectos o incidencias sobre la calidad del trabajo
● Si la no conformidad es fortuita y sistemática
● Si esa no conformidad se da por falta de recursos, carencias de alguno otro documento.
etc .

Las no conformidades evidenciadas en la organización Quality debe ser documentadas y de


forma objetiva y precisa y estar en el informe de auditoría.

Reunión final: Al término de la auditoría se hace necesario realizar una reunión en la que
además de estar presente el equipo auditor asistirán los responsables de cada área auditada y
el director de calidad.

El objetivo de esta reunión final es:

● Explicar cómo se realizó la auditoría y haciendo una breve descripción de las no


conformidades detectadas y de las conclusiones obtenidas en cuanto a su origen
● Exponer las no conformidades de tal modo que se asegure de que se entiende
claramente los resultados y que son aceptados por los responsables de cada área
● Establecer un plazo con el fin de mejorar las eventualidades encontradas en la auditoría
● Comentar las mejoras propuestas por el equipo auditor.
Informe de la auditoría: el equipo auditor prepara en plazo máximo de 15 días un informe de
auditoría donde se describe.

● Objeto /Alcance de la auditoría


● área Auditada
● Fecha de la auditoría
● comprobaciones realizadas
● resultados obtenidos ( se anexan las no conformidades y los tiempos establecidos para
la mejora y las mejoras propuestas)
● Anexos se adjuntan las evidencias objetivas que se consideran necesarias

El informe una vez firmado por el equipo auditor es archivado y se remite copias a las
personas responsables ( gerentes, directores del área auditada y la dirección general de
la organización.

Seguimiento: el responsable de cada área con el director de calidad definirán las acciones
correctivas a las no conformidades evidenciadas en la auditoría.
el Director de calidad de la organización es el responsable del seguimiento y cierre
manteniendo registros de las no conformidades y sus acciones correctivas.

5.3.6 IDENTIFICACIÓN DE LOS RECURSOS PARA EL PROGRAMA DE


AUDITORÍA
Es importante contar con los recursos y la documentación necesaria para el programa de
auditoría para llevar a cabo la revisión y evaluación en la organización QUALITY &
CONSULTING GROUP S.A.S. seleccionando o diseñando los métodos, procedimientos,
herramientas e instrumentos necesarios de acuerdo a los planes, presupuestos y programas para
llevar a cabo cada una de las actividades previstas en la auditoría, dentro de ellos tenemos los
recursos humanos, tecnológicos, técnicos, papelería, transporte entre otros a continuación
presentamos el presupuesto programado para cada actividad:

DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO PROGRAMADO

VALOR UNITARIO CANT TOTAL


1. ORGANIZACIÓN DEL SG SST

Recursos Humanos. $ 1.200.000 4 $ 4.800.000

Impresiones, folletos, cartillas, plegables,


encuestas. $ 500.000 1 $ 500.000

Desplazamientos $ 10.000 12 $ 120.000

$
Tecnologia 70.000 1 $ 70.000

Auditoria $ 500.000 1 $ 500.000

TOTAL
$ 5.990.000

La compañía QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. cuenta con los recursos tanto
económicos como humanos para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, se
evidenció el compromiso por parte de la Gerencia suministrando la información requerida a
fin de realizar un diagnóstico ajustado a la situación real de la organización y adelantar un
programa de actividades acorde con la problemática detectada.

5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA.


5.4.1 GENERALIDADES
La organización QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. está dispuesta a la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad permitiendo a la compañía la creación de
una estructura organizacional basada en el conocimiento de la situación real de la empresa y
orientada bajo directrices de calidad en cada uno de los niveles, y un manejo de la operación
focalizado en metas y resultados establecidos permitiendo que a la compañía la creación de una
estructura organizacional basada en el conocimiento de la situación real de la empresa y
orientada bajo directrices de calidad en cada uno de los niveles, y un manejo de la operación
focalizado en metas y resultados establecidos.

5.4.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS, EL ALCANCE Y LOS CRITERIOS PARA UNA


AUDITORÍA INDIVIDUAL
Objetivos:
● verificar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad.
● verificar el cumplimiento del medio ambiente.
● verificar el cumplimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

Objetivos para auditoría individual:


● Identificar los peligros, valorar los riesgos y definir controles para eliminar y/o
prevenir enfermedades laborales y accidentes de trabajo.
● Promover la participación de los empleados en el programa de auditoría estableciendo
mecanismos de comunicación.
● Diseñar e implementar programas de capacitación y formación en autocuidado y
responsabilidad individual, de acuerdo a los riesgos prioritarios presentes por los
procesos desarrollados al interior de la empresa.
● Cumplir con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de programas de
auditoría.
● Determinar los recursos necesarios para la implementación del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo.
● Definir la estructura y responsabilidades del programa de auditoría.
Metodología:
Para el logro los objetivos propuesto, se realizaron las siguientes actividades:
se solicita información a los departamentos de calidad y ambiental como los son:
● Manuales de Gestión ambiental y de calidad, procedimientos operativos e instrucciones
técnicas y programas tecnológicos mediante una lista de chequeo.
● se verificó los procedimientos internos de los procesos tanto de calidad como
ambiental.
● Para una óptima evaluación en los departamentos de calidad y ambiental se realiza un
cuestionario a las personas que se tomó como muestreo enfocado a calidad y ambiental,
con el fin de identificar los conocimientos de las personas involucradas.

Criterios:
Criterios de decisión:
● El representante de la dirección es el autorizado para seleccionar al auditor líder y
evaluar su desempeño.
● El auditor líder es el autorizado para seleccionar a los auditores y evaluar su desempeño.

Criterios de selección:
Esta persona debe contar con las siguientes características:
● Ético una persona imparcial, sincero, honesto y discreto.
● Mentalidad abierta dispuesto a considerar ideas alternas.
● Diplomático relaciones con las personas.
● Observador activamente consciente del entorno físico.
● Perceptivo instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones.
● Versátil se adapta con facilidad a diferentes situaciones.
● Persistente, orientado hacia el logro de los objetivos.
● Decidido alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos
lógicos.
● Seguro de sí mismo en donde actúa y funciona de forma independiente a la que se
relaciona eficazmente con otros.

Criterios del auditor:


cualitativo:
● comportamiento
● conocimiento
● formación
cuantitativo:
● educación
● años de experiencia laboral
● número de auditorías
● horas de formación en auditoría

5.4.3 SELECCIÓN DE LOS MÉTODOS DE AUDITORÍA

La empresa QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. debe seguir, medir, analizar y
evaluar el desempeño.. La organización debe determinar qué se necesita para seguir y medir
los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación.
La organización debe asegurarse de que las actividades a desarrollar y cada una de los recursos
sean apropiados y utilizados de una manera correcta. La organización debe evaluar su
desempeño y la eficacia del sistema de gestión de calidad y ambiental en donde debe comunicar
su desempeño tanto interna como externamente, según lo determinado por su proceso de
comunicación y como lo requieren sus obligaciones de cumplimiento.
Evaluar el cumplimiento:
La organización debe establecer, implantar y mantener los procesos necesarios para evaluar el
cumplimiento de sus obligaciones en donde la empresa debe:
• Determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento.
• Evaluar el cumplimiento y tomar medidas si es necesario.
• Mantener el conocimiento y la comprensión de su cumplimiento.

5.4.4 SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR

Aquella persona que será la responsable del programa de auditoría, deberá designar a un equipo
auditor, incluyendo al líder del equipo y de ser necesario, un experto técnico para el desarrollo
de la auditoría, el equipo auditor se seleccionará de aquellas personas con las competencias
necesarias, para hallar el alcance establecido, con capacidad de interactuar eficazmente
realizando la identificación de conocimientos y habilidades de cada uno de los miembros del
equipo auditor en donde los conocimientos de cada uno, sus experiencias y demás fortalezas,
sean articulados e integrados.

Así mismo deben incluirse auditores en formación, quienes serán dirigidos por un auditor, de
ser necesario, por su dinámica, el equipo auditor debe ajustarse para encontrar la mejor
solución a la necesidad planteada.

5.4.5 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES AL LÍDER DEL EQUIPO


AUDITOR.

Quién sea el responsable de la gestión de auditoría, debe asignar el líder del equipo auditor
según los criterios establecidos, de acuerdo a sus competencias y/o habilidades, pues así se
debe garantizar la relación eficaz de la auditoría. Éste líder debe conocer todo lo relacionado
con la auditoría, como alcance, objetivos, criterios, procesos, métodos, procedimientos,
recursos, riesgos, entre otros.

5.4.6 GESTIÓN DE RESULTADO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA


permitieron el direccionamiento claro y eficiente de la organización QUALITY &
CONSULTING GROUP S.A.S. , mediante un seguimiento constante y la toma de acciones
oportunas en caso de presentarse desviaciones. En aquellos procesos sobre los cuales no había
existido control alguno, fue posible trazar una métrica acorde que permitió la medición de los
resultados alcanzados, al igual de la disminución de tiempos improductivos y el mejoramiento
de los procesos, además la revisión y aprobación de los informes, la educación de hallazgos, la
revisión del análisis de la causa raíz, la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, la
distribución de informes de auditoría de la alta dirección, la determinación de la necesidad de
alguna auditoría de seguimiento ya que se debe realizar constantemente para seguir cumpliendo
con la norma, entre otras actividades requeridas.

5.4.7 GESTIÓN Y MANTENIMIENTO DE REQUISITOS DEL PROGRAMA DE


AUDITORÍA
Por medio de la auditoría realizada a la empresa QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S.
se crean, se gestionan y mantienen los requisitos de la auditoría dentro de ella se cuenta con:
El líder de la auditoría asegurará de que mantengan de forma física y digital la
Los documentos y los registro de evidencia relacionados con el programa de auditoría tales
como los que contengan los objetivos, el alcance, los riesgos relacionados a la auditoría, las
revisiones del programa de auditoría ,cronograma, planes ,informes evaluaciones , acciones
correctivas y preventivas, seguimientos, competencias, mejoras y demás evidencias, acciones
correctivas y preventivas, seguimientos, competencias, mejoras y demás evidencias de las
actividades ejecutadas en el proceso de la auditoría que demuestre que se ha alcanzado los
objetivos del programa de auditoría
Los requisitos serán:
• Luego de ser aprobado “Programa Anual de Auditoría” La señora Ana comunicará al
personal de la empresa QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S.
• El sistema de Gestión de Calidad de QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S. es
auditada completamente al menos 2 veces al año. Sin embargo, se realizan auditorías internas
extraordinarias en áreas.
• Según los resultados de la auditoría darán planes de mejora y los reportes adecuados a
la auditoría.
• Se realizarán reportes de no conformidad si el caso lo amerita
• De acuerdo a los reportes de auditorías de seguimiento se aplicaran si es el caso
6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA
6.2 INICIO DE UNA AUDITORÍA

6.2.1 DESIGNACIÓN DEL LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR


Previo al inicio del programa de auditoría, la gerencia y el equipo administrativo deben
designar al líder del equipo auditor, el cual debe reunir todas las competencias y debe contar
con las habilidades necesarias para llevar al equipo auditor, para que sea realizada una muy
buena auditoría.

6.2.2 ESTABLECIMIENTO DEL CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO


AUDITOR PARA UNA AUDITORÍA

Bogotá 23 julio de 2018

Ref:Realización de auditoría

Por medio de la presente se quiere comunicar que en los proximos dias se realizara una
auditoria interna en nuestra organización Quality Group, La auditoría iniciará el día 01 de
agosto de 2018 y finalizará el día 10 de agosto de 2018 en las instalaciones de la organización
, por lo cual les solicitamos proporcionar el acceso a los documentos físicos y digitales
pertinentes que son de gran importancia para la presente auditoría.

Esta diligencia se realiza con el fin de identificar los posibles riesgos en torno a los procesos
tanto de Calidad como Ambiental.

Ante cualquier eventualidad en temas de la auditoría comunicarse con el líder auditor Señorita
Ana Maria Niño con correo aniño@auditor.com y como apoyo estará la Señorita Paola
Hernández con correo phernandez@auditor2.com

De antemano Agradecemos el compromiso y colaboración.

Atentamente,
Gerencia General Quality Group
6.2.3 DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA
Buenos días,

Cordial saludo, por medio del presente confirmación recepción de la información y así mismo,
informamos que se coordinarán las actividades necesarias, para dar inicio a la auditoría según
las fechas establecidas, por el líder auditor.

Estamos atentos a cualquier solicitud al respecto y estaremos informando del avance de la


misma, a medida que se vaya gestionando.

Cordialmente,

Gloria Jamaica
Coordinadora de Equipo Auditor

6.3 PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA


6.3.1 REALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA PREPARACIÓN DE LA
AUDITORÍA
Se realiza la revisión de la documentación con base en la información recolectada en donde:
● se desarrollan los diferentes documentos del Sistema de Gestión de Calidad y medio
ambiente.
● Se documenta y se difunde el manual de calidad, procedimientos, instructivos,
especificaciones de cargo y demás documentos relacionados.
● Comparación entre la documentación adelantada y los requisitos de la norma a fin de
verificar que se cumpla a satisfacción con cada uno de ellos.
● Difusión de la información a todo el personal involucrado, considerando las sugerencias
u observaciones generadas y realizando las modificaciones pertinentes, validar la
documentación y proceder a su implementación en cada una de las áreas.
● Se reúne los documentos de trabajo aplicables como procesos, procedimientos,
funciones, labores, responsabilidades entre otros.
● También con la recolección de estos documentos se logra evidenciar los informes de
auditorías previas.
● Se tiene en cuenta los objetivos y el alcance de la auditoría.

6.3.2 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

6.3.2.1 El plan de auditoria lo preparara el equipo auditor y se basarán en la información


prevista en el programa de auditoría y toda la documentación que facilitara la organización
Quality Group.
Con la información suministrada se determinará su efecto y las actividades que se desarrollaran
en la auditoría teniendo como eje los procesos de la organización esto con el fin de realizar una
auditoría más objetiva.
Con el plan de auditoría se determina el alcance y las posibles dificultades.
Además se determinará el muestreo idóneo para llegar al objetivo deseado y se podrá establecer
si se cuenta con el grupo auditor correspondiente a la auditoría que se pretende desarrollar.

6.3.2.2 El plan de auditoria puede ser flexible a medida que se vaya realizando el proceso ya
que puede ser cambiante la situación a la que nos podemos encontrar.
con el plan de auditoría podemos identificar las funciones que se le puede dar a cada integrante
del equipo auditor al igual que podremos establecer cuales son los recursos apropiados para los
departamentos a auditar y las zonas críticas.

6.3.3 ASIGNACIÓN DE LAS TAREAS DE EQUIPO AUDITOR

El líder auditor asignará a cada integrante de sus miembros las responsabilidad de auditar
procesos, actividades, funciones o lugares específicos teniendo en cuenta la competencia de
cada uno de ellos con el uso eficaz de los recursos.
El equipo auditor se reunirá con el fin de organizar sus actividades y distribuir los trabajos
ellos estarán en constante comunicación por si surge alguna eventualidad y se dan posibles
cambios de roles.
El equipo auditor debe trabajar bajo un mismo objetivo para llegar a las metas esperadas.
6.3.4 PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL TRABAJO

El equipo auditor realizará la revisión de los documentos necesarios, para llevar a cabo la
gestión de la auditoría, entre éstos están:
● Listas de Chequeo.
● Actas de reunión.
● Formularios.
● Evidencias de apoyo
● Planes de Muestreo

La recopilación de la documentación obtenida se debe clasificar, pues alguna es pública, pero


otra que es más confidencial se debe conservar de manera privada y con mayor cuidado.

6.4 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA


6.4.1 GENERALIDADES

Las Actividades de la auditoría se realizará en la secuencia de


● Inicio de la auditoría
● Preparación de las actividades de la auditoría
● Realización de las actividades de la auditoría
● Preparación y distribución de informe auditor
● finalización de la auditoría
● Actividades de seguimiento de la auditoría

6.4.2 REALIZACIÓN DE LA REUNIÓN DE APERTURA.

La reunión de apertura se realizó de manera oportuna en la cual estuvieron presentes gerencia,


el líder de la auditoría y los responsables de cada departamento a auditar explicando la
naturaleza de la auditoría y es allí donde el objetivo fue familiarizarse con los procesos, el
alcance, criterios, canales de comunicación formal además se comunican los avances de la
auditoría entre otros aspectos teniendo en cuenta que todo se realiza bajo una serie de preguntas
en forma platica llevando siempre registro de cada punto a evaluar junto con un registro de
asistencia.

6.4.3 REALIZACIÓN DE LA REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DURANTE LA


AUDITORÍA.
Se realiza la revisión pertinente solicitando los documentos disponibles como las políticas,
manual de procesos , objetivos entre otros con el fin de conocer el funcionamiento a fondo de
cada uno de los departamento y procesos de esta manera se determina la conformidad al
sistema con los criterios de la auditoría.

6.4.4 COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

Luego de llegar acuerdos formales de comunicación el equipo auditor se reunirá


periódicamente para intercambiar información, evaluar el proceso de la auditoría y comunicará
periódicamente los progresos de la auditoría, la evidencias se comunicarán de inmediato al
auditor, cuando las evidencias disponibles indican que los objetivos de la auditoría no son
alcanzables se informará a la gerencia de Quality Group para tomar acciones apropiadas,
cualquier cambio se revisara y aprobara por la persona responsable de la gestión del programa
de auditoría y el auditado

6.4.5 ASIGNACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS GUÍAS Y


LOS OBSERVADORES

Dentro de las responsabilidades se deben incluir lo siguiente:


● ayudar a los auditores a identificar a los individuos que vana a participar en las
entrevistas y confirmar los tiempos.
● organizar la logística de acceso a locaciones especiales del auditado.
● asegurar que el equipo auditor y los observadores conozcan y respeten las reglas
relacionadas con la seguridad y ubicación y los procedimientos de emergencia.
● Acordar acceso de ubicaciones
● Asegurar el conocimiento con respecto a las reglas referentes a procedimientos.
El rol de guía también puede tener en cuenta lo siguiente:
● ser testigo de la auditoría en nombre del auditado
● proveer aclaraciones o ayudar a recolectar información

6.4.6 RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

para hay que tener en cuenta:


1. fuente de informacion
2. recolección por medio de muestreo apropiado
3. evidencia de auditoría
4. evaluacion contra criterios de la auditoría
5. hallazgos de auditoría
6. revisión
7. conclusiones de la auditoría
Los métodos para recolectar información incluyen los siguientes:
● Entrevistas
● observaciones
● revisión de documentos, incluidos registros

6.4.7 GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA.

Los hallazgos que se pueden encontrar en la auditoría indican conformidad o no conformidad


con los criterios de la auditoría incluye la conformación y las buenas prácticas con la evidencia
de apoyo, y las recomendaciones de mejorar para QUALITY & CONSULTING GROUP
S.A.S, igualmente se registran las no conformidades con la documentación de apoyo dejando
total claridad sobre ellas, con la oportunidad de registro en caso de no existir mutuo acuerdo .

6.4.8 PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA.

Esta se realizará mediante una reunión anterior a la de cierre con el fin de:
a) Revisar los hallazgos de la auditoría y la información recolectada
b) Acordar conclusiones de la auditoría.
c) Preparar las recomendaciones
d) Sugerir el seguimiento de la auditoría

6.5 PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME


6.5.1 PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Después de realizar la auditoría en la empresa QUALITY & CONSULTING GROUP S.A.S,,


el auditor será el responsable de realizar un informe en formato de su preferencia informando
a la gerencia y al equipo auditor todos los hallazgos encontrados identificando las
conformidades y las no conformidades halladas en la inspección y/o auditoría. esto con el fin
de que gerencia y todas las partes interesadas puedan evidenciar los hallazgos y empezar a
realizar actividades de mejora para el levantamiento de las no conformidades.

6.5.2 DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Para la distribución del reporte de la auditoría será emitido dentro del tiempo acordado del cual
estará firmado,fechado y aprobado de acuerdo a los planes de la auditoría y se distribuirá a la
personas asignadas dentro de la auditoría.

6.6 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.

El auditor debe realizar todo los procedimientos diseñados que e permitan obtener evidencia
concreta durante la auditoría, el informe del auditor llevará una completa revisión de los
eventos importantes identificados y las conclusiones las cuales estarán documentadas e
incluirán las notas detalladas de las reuniones incluyendo a los que se encontraban presentes,del
mismo modo las lecciones aprendidas incluidas en la mejora continua del sistema de gestión.

6.7. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA


AUDITORÍA.

Las actividades de seguimiento se realizarán de acuerdo a los objetivos definidos en la auditoría


y las conclusiones indicando la necesidad de las acciones correctivas, preventivas y de mejora
en la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

:https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/informeejecutivo
controlinternocontable.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=qLgzcJEH30E
http://www.ridsso.com/documentos/muro/207_1450051684_566e0864bd851.pdf

:https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/informeejecutivo
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https://www.unidadvictimas.gov.co/sites/default/files/documentosbiblioteca/informeejecutivoc
ontrolinternocontable.pdf

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