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Legislación Documental

Actividad 1
Ensayo

Elaborado Por:
Evelin Melissa Rodríguez Escobar

Servicio Nacional De Aprendizaje –SENA


Legislación Documental En El Entorno Laboral
Florencia-Caquetá
25 De Marzo De 2019
Legislación Documental
Actividad 1
Ensayo

Elaborado Por:
Evelin Melissa Rodríguez Escobar

Presentado A:
Thomas Erick Pichon Perez

Servicio Nacional De Aprendizaje –SENA


Legislación Documental En El Entorno Laboral
Florencia-Caquetá
25 De Marzo De 2019
Introducción

Son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la constitución


política que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla los estatutos más
sencillos para la gestión documental. Se manejan unas leyes acorde a cada
necesidad de salvaguardar la Documentación en una empresa y al mismo tiempo
dar respuesta a las diferentes oficinas y personas que lo necesiten para la toma de
decisiones.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la
información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión
documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto
con instalaciones de recuperación eficientes.
Legislación Documental

Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas


que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos,
independientemente del soporte en que produzcan la información para el
cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Uno de los principios básicos de toda función archivística es la organización, puesto
que no sólo es necesario procurar a los documentos las mejores condiciones de
conservación, sino que debe crearse un sistema organizado y rápido que permita la
eficiente localización y recuperación de la información, puesto que un archivo no
sólo es un sitio en donde se almacenan papales, sino una fuente constante de
información y consulta, el cual se erige en cuanto a la Administración Pública como
el pilar del derecho a la información que tienen los ciudadanos de un país.
NORMATIVIDAD GENERAL
Ley 594 de 2000.
«Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones, establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado, comprende a la administración pública en sus diferentes
niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás
organismos regulados por la presente ley.»
Ley 23 de 1981
«Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,
35. Regula archivos de las historias clínicas.»
Ley 23 de 1982. «Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto
1369/89 y Decreto 2145/85)»
Ley 80 de 1989.
«Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.» Ley 31de 1992.
«Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco
de la República.»
Artículo 8. ´Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. ´Todas las personas tienen
derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Conclusiones

Así mismo, también es necesario que las instituciones y personal encargado del
manejo de archivos sean conscientes en todo momento de la importancia que tienen
los archivos como respaldo de los distintos procedimientos administrativos, así
como testimonio material de las distintas manifestaciones culturales o hechos
históricos. De esta forma, el personal a cargo debe implementar las distintas
técnicas de conservación, restauración o incluso copia en soportes mucho más
duraderos, eliminando así la terrible práctica de desechar documentos basados en
el argumento de su deterioro o antigüedad.
Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista
puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.