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Manual de Ms Project 2010

NOVEDADES DE MICROSOFT PROJECT 2010

Microsoft ya tiene una nueva versión de su software de planificación de proyectos, MS


Project. Se sabe que el software sale a la venta con todo el paquete Office 2010. La versión beta
está disponible en el sitio web de Microsoft y es de libre acceso hasta noviembre del 2010
en español, Ingles, Francés, alemán, chino, japonés y Ruso. No se requiere Office 2010
para instalarlo, de hecho la versión beta funciona muy bien incluso con Office 2003.
De acuerdo con Cris Capossela, Senior VP de la división negocios de Microsoft, esta es la
mejor versión en 10 años. Mr. Capossela basa su opinión en las nuevas funciones para facilidad
de uso, la integración con gestión de portafolios y con software como SharePoint.
Si bien es inevitable aceptar que es no es fácil manejar proyectos grandes con MS Project,
para nosotros es la herramienta de uso diario en planificación de proyectos tal como lo es para
miles de usuarios en el mundo. Así que recibimos con expectativa la noticia de una nueva
versión del software. Anhelábamos encontrar mejoras a problemas que se repiten en MS
Project, y también nuevas funciones. A continuación compartimos lo que encontramos como
novedoso en Project Professional 2010.

Cambios en el menú.
El primer cambio que es notorio es la reforma en los menús, similar a la de todos los programas
de MS Office 2007 llamados “menús en cinta”. Si bien estos menús tienen una lógica de
agrupación de comandos pensada en facilitar el trabajo de los usuarios, realmente toma bastante
tiempo familiarizarse con la nueva disposición de los comandos. Quienes quieran pasar de
Project 2007 a Project 2010 deberán tomarse un tiempo con calma para ubicar todas las
funciones en su nueva ubicación. Varios comandos no aparecen en el menú por defecto y
deberán agregarse desde las opciones.

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Una vez superada la frustración de no encontrar nada, está claro que los menús son mucho más
amigables. En participar resaltamos el nuevo menú de formato que es muchísimo más dinámico
que los de las versiones anteriores facilitando la personalización del diagrama de Gantt. En
particular facilita mostrar gráficamente las distintas líneas de base del proyecto y graficar
holguras.

Planificación a nivel de tareas resumen


Al realizar planificaciones graduales y progresivas, en muchas ocasiones nos encontramos con
la necesidad de asignar una duración a la tarea resumen hasta tanto no se valida la
planificación de las tareas detalladas. Las versiones de MS Project anteriores siempre calculan
la duración de la tarea resumen de forma automática, imposibilitando este análisis progresivo.
MS Project 2010 permite elegir entre asignar manualmente duraciones a las tareas resumen
o calcularlas automáticamente. En el caso de asignar manualmente, la duración asignada a una
tarea resumen puede diferir de la resultante de las duraciones de sus subtareas. Para utilizar esta
opción debe insertar la columna “Modo de Tarea”.
El inspector de tareas además permite entender las causas por las que una tarea aparece en una
fecha dada y los factores afectando a cada tarea.

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Copiar fácilmente el listado EDT desde MS Word.


Es muy común que en el avance de la planificación la Estructura de Desglose del Proyecto que
incluye todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos específico tal como
Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones anteriores era posible copiar y
pegar tareas pero Project no mantenía la estructura definida en otros archivos mediante
tabulaciones. Es decir, que a partir de esta versión, cualquiera puede hacer la EDT en Word y
luego se copia directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT.

Desactivar Tareas.
Suele suceder que a medida que el proyecto avanza se identifican tareas cuya realización no es
certera. En las versiones anteriores de Project era necesario borrar estas tareas para que no
afectaran los cómputos de duraciones y ruta crítica. MS Project 2010, cuenta con una nueva

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herramienta con la cual se puede desactivar tareas, es decir, se mantienen las tareas en el
Listado con sus vinculaciones y propiedades pero estas no afectan ninguno de los cómputos del
proyecto. Si la tarea se incorpora nuevamente en el proyecto se activa y nuevamente es
considerada como parte del cronograma. Para desactivar una tarea debe ir al cuadro de
información de la tarea y marcar “inactiva”.

Planificación por recursos.

Existe una nueva vista que denominada “Organizador de Equipo”, en la cual se visualiza
en una línea de tiempo la asignación de cada recurso a todas sus tareas. Esta vista es muy útil
para comunicar asignaciones al equipo o para realizar análisis de redistribución de recursos.

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Escala de Tiempo para graficar información deseada.

MS Project 2010, cuenta con una nueva herramienta que se denomina “Escala de Tiempo”, en
la cual se pueden mostrar las tareas o hitos que se deseen comunicar.

No es necesario mantener la estructura de tareas, cualquier tarea o hito se puede agregar a esta
escala de tiempo. Esta función resulta muy útil para realizar comunicaciones eficientes
sobre el proyecto, generando fácilmente un resumen personalizado del proyecto para cada
interesado. La Escala de Tiempo se puede copiar en un email, en una presentación de

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PowerPoint o agregar a un informe Word.
Esta nueva función es en nuestro criterio lo mejor que suma MS Project 2010.

Qué falta en esta versión?

Como usuarios frecuentes y también docentes de MS Project, siempre anhelamos ver mejoras
en aspectos que a nuestro criterio dificultan el uso de Project para los menos conocedores y
para los expertos que se descuidan por un momento.

En particular nos gustaría que las opciones del menú calendario se calcularan automáticamente
en base a lo configurado en el calendario predeterminado. Es sorprendente que tras configurar

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el calendario de proyecto con cierta cantidad de horas por día el software no lea esta
información y mantenga datos independientes en la duración de la jornada laboral. Además,
podría haber una jornada laboral diferente por cada calendario creado, esto facilitaría el uso de
calendarios diferentes.

Nuestras conclusiones sobre Microsoft Project 2010

El software presenta mejoras muy valiosas, de las cuales rescatamos principalmente la facilidad
para dar formato al Diagrama Gantt, la desactivación de tareas y el informe escala de tiempo.
La lógica de funcionamiento del software no cambia (ni mejora ni empeora), y se requiere
de gran paciencia para aprender la ubicación de todos los comandos en el menú cinta.
Pero indudablemente Microsoft ha hecho un gran esfuerzo por mejorar este software que
ya en la versión 2007 tenía avances importantes. Así que ante nada celebramos la importancia
que Microsoft da al continuo desarrollo de un software esencial para la Dirección de Proyectos.
Microsoft Project 2010 presenta nuevas características que pueden mejorar de manera
significativa el modo en que administra, programa y ve los proyectos.

Si ya está familiarizado con una versión anterior de Microsoft Project, siga los vínculos de este
documento para obtener información sobre las novedades y las diferencias de Project 2010.

Es posible que sea responsable de un largo y complejo proyecto y que nunca haya usado este
programa antes. ¿Y ahora qué? Siga los vínculos que se incluyen en este documento para
obtener información detallada acerca de las ventajas de usar Project frente a otros programas y,
después, comience a usarlo para realizar tareas básicas de administración de proyectos. También
aprenderá cómo obtener más ayuda de otros usuarios de Project que ya pasaron por esto.

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Que es un Proyecto.
Un proyecto es la formalización de un conjunto de actividades única que tiene por objetivo
encontrar una solución inteligente a un
problema o a una necesidad humana. Tiene
una duración temporal definida y que no es
corta.

Fases de un proyecto.
Todo proyecto de inversión consta de 3 fases:
pre-inversión, inversión y operación.

1. Pre-inversión: es la fase de estudio,


comprende los niveles idea, perfil, pre-factibilidad y factibilidad.
Inversión: es la implementación del proyecto. Tiene niveles diseño y ejecución.
Operación: Funcionamiento del producto o servicio generado por el proyecto. Marca el cierre de
un proyecto.
¿Que es la Administración de Proyecto?
Es la aplicación racional de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para alcanzar los
objetivos de un proyecto, a través de una serie de tareas y actividades previamente planificadas.

Personas involucradas en la Administración de proyectos


Para el desarrollo y éxito de un proyecto es importante tener una organización de personas con
roles y responsabilidades bien definidas y conocidas por todos.

Normalmente un proyecto incluye 4 roles a nivel general.

Patrocinador. Es responsable de aprobar metas, objetivos, requerimientos y criterios de éxito.


Autoriza o consigue la autorización para la asignación de recursos.
Comité Ejecutivo. Da solución a problemas y decide las directrices futuras del proyecto a partir
de informes del gerente del proyecto.
Gerente. Asegura la calidad de los procesos para el cual establece e implementa mecanismos de
control de proyectos para asegurar que se cumpla con el plan según el tiempo y recurso asignado.

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Lideres. Los líderes tienen a su cargo un equipo de trabajo y son responsables de lograr los
objetivos acordados al inicio y de ejercer liderazgo.
Etapas de la Administración de Proyectos.

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Puedes escoger las


formas de
programar las
tareas de acuerdo a
tus necesidades.

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Voy a insertar 2 tareas.

La Tarea A con una duración de 5 días y


la Tarea B, que empiece con la fecha 14
de enero

Recuerda que esto, lo hice en: Nuevas


Tareas: Programadas Manualmente.

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La Tarea C tiene una duración de 5


días y la Tarea D empieza el martes
17 de enero.

Antes de insertar las Tareas C y D;


voy a cambiar a tareas programadas
automáticamente.

Ahora Cambiamos las Tareas B y D


ambos a 3 días para seguidamente ir
vinculando cada una de las tareas.

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También
Ahora Rápidamente observamos
otro detalle
Cambiamos la que la Tarea B se marca o se
es la barra
Tarea A en 7 subraya de color rojo, esto
con líneas
días debido a que hay un posible
puntiagudas
problema en programación

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Damos anti-clic
y escogemos la
opción corregir
el inspector

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Damos clic en
programación
automática y se corrige
automáticamente

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Cambiamos la Tarea C en 7 días


y automáticamente…. ahora se
ajusta.

Seleccionamos todo el Damos clic en auto


proyecto y…. programar.

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Quedando de la siguiente manera.

Con la tecla insert, agregamos una fila y en el


nombre de la tarea escribimos Fase 1.

Seleccionamos las
Tareas A y B luego
aplicamos sangría.

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Otra Forma de crear Resúmenes, es seleccionando las tareas, ir directamente a la banda o paleta “tarea” y
seguidamente a la herramienta Resumen. Para luego generar un espacio y se escribe “tarea de resumen nuevo”, y
nosotros podemos cambiarlo en este caso en Fase 2.

Ahora voy agregar un hito, en la cual debo de tener mucho cuidado, me ubico en la fase 2 y pulso la tecla insert y
genero un hueco o espacio y pongo fin de la fase 1. Recuerda que un hito tiene una duración de 0 a más días y su
representación es un rombo.

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Otra forma de dar un hito es cerrando la fase 2, para este caso. Y nos ubicamos en la herramienta hito en la parte
superior y le damos un clic y automáticamente se asigna hito nuevo, la cual lo vamos a cambiar con fin de la fase 2.

Cunado voy a desplegar la fase 2, queda de la siguiente manera.

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Ahora me interesa que cuando se culmine con la fase 1, se vincule con el hito 1. Esto lo puedo hacer
seleccionándolos tanto como la Fase 1 y el fin de la Fase 1, para esto me ayudo con la tecla “control”.

Otra forma de vincular es seleccionando la fase que se quiere vincular y con clic sostenido arrastrarlo e ir
vinculando sucesivamente.

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Para visualizar la escala de tiempo, debo de seleccionar: Fase 1 + Fin de la Fase 1 + Fase 2 + Fin de la fase 2, para
esto me ayudo con la tecla control y voy seleccionando sucesivamente. Luego busco la opción agregar las escalas

de tiempo en la paleta “Tarea”. Para mejor visualización busco este icono: que esta junto a:

Hecho esto selecciono los hitos en la parte superior, de la escala de tiempo, que me interesa ponerlos de un color
indeterminado.

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Ocurre que muchas veces queremos visualizar mejor los hitos y le aplicamos un zoom y se distorsiona, queremos
volver al estado original y no lo podemos.

Pero yo puedo personalizar en la misma escala de tiempo, ajustando de acuerdo a mi necesidad. Quedando de la
siguiente manera.

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Para agregar recursos, si no estamos conectados desde un servidor lo haremos desde la hoja de recursos. En primer
lugar de nuestro ejercicio anterior le quitaremos la escala de tiempo que no nos va hacer falta, vamos a la paleta o
banda vista, en la opción escala de tiempo desactivamos el check y seguidamente vamos a la hoja de recursos.

A continuación damos clic e hoja de recursos. Si no lo tenemos activo, nos ubicamos en el icono, y luego
damos clic en hoja de recursos.

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Aquí asignamos recursos. De la siguiente manera:

Empezamos elaborando nuestro planeación con un Proyecto Nuevo que es: Construcción del Puente “Yurac Yacu”
del Centro Poblado de Uquia-Independencia Huaraz.

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Luego vamos a la paleta Vista, y hoja de recursos.

Ahora vamos a teclear unos recursos de ejemplo, para poder asignar a nuestro ejercicio anterior.

En el tipo escogemos que tipo de recurso va a ser, puede ser de tipo trabajo, material o costo, los campos vamos ir
rellenando de acuerdo a lo que indica. En el campo capacidad se refiere a la disponibilidad máxima de este recurso
en este caso será de 100%, también podemos valorar el coste de tasa por día, por hora, etc., y asi iremos
explicando paso a paso cada uno de los campos.

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Después de rellenar nos ubicamos en el icono de diagrama de Gantt y damos clic en recursos, para ir asignando los
recursos a cada uno de las tareas asignadas para el proyecto.

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Ahora asignamos recursos, que puede ser por el icono de asignar recursos o en el mismo planificación, en la parte o
columna / campo nombre de los recursos.

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Quedando nuestra planeación en el diagrama de Gantt de la siguiente manera.

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La otra forma es:

Del Grafico arriba mostrado yo puedo seleccionar la tarea y asignarle en el cuadro, los recursos necesarios para
cada actividad.

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Una tercera forma de asignar recursos, que para mi es la mas recomendada, es irse a la ficha vista y activamos el
check de detalles.

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Para eliminar un recurso es simple y sencillo, seleccionas, suprimir y aceptar

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Después de haber culminado con las asignaciones, quitamos el check de detalles y ya tendremos asignados
nuestros recursos a nuestras tareas.

Si quiero ver mas información sobre el recurso me voy a dar doble clic en un recurso y sale un cuadro de dialogo
con la información necesaria.

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También en el mismo cuadro de dialogo tenemos los costes, que mas adelante lo vamos a detallar.

También podemos asignar notas importantes al recurso, para eso nos vamos a la ficha notas, del mismo cuadro de
dialogo.

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Y se asigna una nota en el recurso seleccionado.

También en esta parte del manual podemos aprovechar una opción que es cambiar el calendario laboral. Esto esta
en la ficha: general, y la opción calendario laboral.

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Tenemos las opciones del calendario.

También podemos agregar recursos desde la cinta: Agregar Recursos.

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Uno de los problemas que nos puede pasar es la SOBREASIGNACION, veamos que pasa o como pasa esto.
Volvemos a la ficha tareas y diagrama de Gantt. Agregamos una tarea más.

Ahora asignamos recursos.

Si nos fijamos bien sale un muñequito de color rojo, indicando que este recurso se ha sobre asignado, esto ocurre
cuando asignamos a dos tareas diferentes a la misma hora de la jornada laboral.

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Una de las opciones buenas para solucionar esta sobre asignación es mediante el organizador del equipo.

Si nos fijamos bien vemos el recurso 5 de color rojo. También mantenimiento y señalización, gráficamente están de
color rojo.

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En este caso puedo arrastrar la tarea al recurso que esta disponible.

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Seguidamente vamos a la opción estadística.

Acabamos de ver información del proyecto y ahora vamos a ver información de tareas. De acurdo a las utilidades
de Ms Project 2010. Nos vamos a vistas, diagrama de Gantt y Gantt de seguimiento.

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Cuando las tareas están vinculadas son tareas entre si, que cuando culmina una tarea continua la otra, pero en este
caso las tareas están de color rojo, debido a que es una ruta critica, si una tarea se retrasa entonces empujará a la
siguiente tarea y por lo tanto se retrasará el proyecto.

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Otro elemento de visualización es el calendario.

Es una forma de ver el proyecto en: mese, semanas y también puede ser de modo personalizado, o también
podemos dar doble clic en la tarea y me muestra el siguiente cuadro.

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También podemos visualizar el diagrama de red.

Le podemos dar un Zoom, para una visualización detallada.

Y si le doy doble clic aparece el cuadro de dialogo con la información de la tarea.

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Ahora vamos a ver el uso de tareas. Nos ubicamos y simplemente activamos y nos muestra el cuadro siguiente, en
la cual apreciamos.

Aquí mismo también podemos visualizar uso de recurso:

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Cabe recalcar que también tenemos otras vistas.

Activamos grafico de recursos.

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Mis asignaciones están de color azul por lo tanto no me preocupo.

Ahora vamos a la paleta tarea, Diagrama de Gantt y más Vistas.

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Ahora vuelvo a mi diagrama de Gantt, Vistas y tablas.

Si quiero información sobre horas de trabajo, activo y visualizo.

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También puedo sacar información sobre costos, para esto activo la opción costos.

Otra forma de extraer información y rápida es: ubicándote en el extremo izquierdo de la tabla. Damos anti-clic,
escogemos la tabla que deseamos ver.

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Hay otra opción muy sencilla, que me permite visualizar tareas críticas, tareas no críticas, etc., es la opción agrupar
por.

Como ejemplo visualicemos por duración.

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Aquí puedo filtrar de acuerdo a la necesidad de mi proyecto, para eso puedo filtrar recursos.

Aquí visualizaré solo quien o quienes o en que tareas solo se utiliza el recurso 1.

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Una de las novedades de este Microsoft Project 2010, es la opción resaltar, para eso visualizamos. Resaltando hitos.

Resaltamos lo que nosotros necesitamos.

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Para poner los costos a los recursos lo haremos a partir de la hoja de recursos.

Como ya tenemos digitado los costos de tasa, agregaremos la tasa de horas extras. Para esto digitamos en el
respectivo cuadro.

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Puedo también trabajar de otra manera, dándole doble clic en el recurso y me sale un cuadro de dialogo.

Activamos la ficha B, y agregamos montos a la tasa estándar y la tasa horas extra.

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Aceptamos y nos vamos al diagrama y nos ubicamos en costo, visualizaremos lo siguiente.

Ahora, el costo fijo, se refiere al costo de traslado, puede ser por viajes, alimentación, etc., pero esto debe estar
reflejado con una nota, porque mas adelante no me voy a dar cuenta de que son estos gastos, para esto agrego el
costo fijo y lo documento, hago doble clic en la tarea voy a notas y digito la descripción de ese gasto.

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Estos indicadores no me van aparecer, después de haber aceptado, inserto una nueva columna y selecciono
“indicadores”, la cual voy ajustarlo al tamaño adecuado para una mejor visualización de mi proyecto.

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Y aparecen los indicadores que me permiten administrar mejor mi proyecto.

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Si queremos trabajar esos tablas de costos, nos iremos a la ficha tarea, diagrama de Gantt, uso de recursos.
Visualizo los recursos asignados a cada tarea y le doy doble clic en la tarea de carteles para la obra.

Si damos clic en la tarea siguiente, por defecto sale “tabla de tasas costo: A”, cambiamos esto por B.

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Ahora queremos asignar horas extras a la tarea. Vista uso, uso de tareas.

Vemos los campos y no tenemos campo de horas extra, para esto damos botón derecho e insertamos una columna
más.

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Se visualiza las horas extras y solo se asignan a las tareas para luego recalcularse en el coste.

Como ultimo tema de costos, veremos como cambiar moneda. Para esto nos ubicamos en archivo, opciones,
mostrar, y seleccionamos cualquiera de las monedas.

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Y cambia todo.

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La fase de planificación no es complicada como hemos visto, un 90% de los jefes de proyecto, consiguen hacer
buenos diagramas de Gantt, pero no llegan a un 10% los que pasan a fase de seguimiento. Para esto vamos a
guardad la línea base.

La línea base es el punto de partida de un proyecto. Para esto vamos a la cinta de proyecto y establecer línea de
base.

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Para visualizar nuestra línea base, nos iremos a Gantt, y Gantt de seguimiento. Veremos juntos a la línea base y la
línea de tareas.

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Ahora para visualizar los tiempos establecidos vamos a vistas, tablas y seleccionamos la tabla de trabajo.

Volvemos al diagrama de Gantt, entrada. Y replanteamos la tarea oficina y almacén. Visualizo que se a movido mi
tarea mas no la línea base.

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Ahora volvemos a la tabla de trabajo y visualizamos:

Y vemos un desfase como se muestra en la figura.

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Y si vamos a costo también veremos que ha habido una variación entre los costes de las tareas asignadas para un
fin determinado.

Para visualizar mejor me voy a la tabla de variación.

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Si quiero ver mi variación a nivel de proyecto. Me voy a la información del proyecto, y a las estadísticas.

Para visualizar el trabajo actual y el trabajo previsto me voy a tareas, hoja de recursos, y hacemos anti clic, para
sacar una tabla de trabajo.

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Volvemos al diagrama de Gantt de seguimiento. Si yo deseo o me permiten hacerlo, puedo eliminar la línea base,
para esto voy a:

Acepto, y que pasara con las tablas, no aparecerá la columna previsto.

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Hago deshacer, para seguir con mi línea base, porque esto me va permitir darme cuenta como va el proyecto.

Ahora si quiero remplazar lo que ya existe la línea de base, entonces otra vez me ubico en la cinta del proyecto y
establecer línea de base.

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Luego pongo aceptar y me va a Salir un mensaje diciendo que si deseo remplazar, digo que si y otra vez se va a
poner a la altura de las tareas.

En el siguiente ejemplo, veremos como se asigna el avance en porcentajes de cada una de las tareas, asignadas en
cada fase.

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Ahora en el momento que una tarea esta al 100%, se asigna automáticamente, el check de que ya esta la tarea
cumplida.

Otra forma es visualizar mediante el detalle para esto nos vamos a vista, activamos el check del detalle, en la parte
de abajo le damos anti clic y escogemos la opción trabajo.

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Y si nos vamos a otra tarea, vamos a ver que:

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Podemos decir que a medida que vamos cambiando, los datos las tareas van cambiando.

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Otra de las formas de hacer seguimiento a un proyecto es:

Y si nos fijamos tenemos el comienzo real y el fin real.

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Por ejemplo cambiamos la fecha en una parte donde dice NOD, y actualizamos el proyecto, dentro de la cinta del
proyecto, y la opción actualizar proyecto.

Muchos jefes de proyectos se hacen la misma pregunta cuando sale una nueva versión de Microsoft Project, ¿Por
fin se solucionó la impresión?, la respuesta es sencilla, aquí aprenderemos a imprimir mandando a un programa
como Visio o Excel.

Si queremos imprimir el contenido de lo que estamos viendo nos ubicamos en archivo, imprimir y tenemos una
vista previa del diagrama de Gantt.

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En al parte inferior tenemos la opción para mostrar el tamaño real del proyecto que se planificó.

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También puedo seleccionar las opciones como: varias páginas, que me permitirá visualizar las páginas que
realmente tiene mi proyecto.

También puedo configurar y seleccionar la impresora, a su vez seleccionar la configuración del p`royecto al
momento de imprimir.

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Podemos cambiar la orientación del papel y como también la hoja, en este caso sale por defecto A4.

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Y si queremos ajustarlo, configuramos la pagina.

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Puedo configurar la página y los márgenes de mi papel.

También puedo asignar pie de página y leyenda.

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Si mi proyecto es pequeño, hay una opción que me va permitir visualizar e imprimir en una sola hoja, para esto
hago lo siguiente.

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Ahora podemos visualizar en una hoja A4.

A veces no queremos imprimir el diagrama, en este caso queremos imprimir los informes, solo queremos imprimir
las tablas que contienen datos, para esto vamos a:

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Y le damos doble clic a las tareas generales, obtenemos.

Seleccionando obtengo:

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Pasamos a ver las actividades actuales.

Y si me voy a la opción personalizada, tendré opciones para escoger de acuerdo a mis necesidades y
requerimientos de informe personalizado.

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Si quiero modificar un informe:

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Puedo ordenar de acuerdo a:

Ahora voy establecer informes visuales, para esto: Puedo visualizar de modo grafico y personalizar de cauerdo a mi
necesidad, migrándolo a Visio / Excel.

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