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PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

Se trata de un documento, o conjunto de documentos que se utilizan para dirigir la


ejecución, el monitoreo y control y el cierre del proyecto. Deben ser formalmente
aprobados. El director del proyecto (DP), junto con el equipo del Proyecto, es el
encargado de crearlo. Dicho proceso de planificación se repetirá a lo largo de toda la
vida del Proyecto y está interrelacionado con las diferentes áreas de conocimiento.
Cabe recordar la diferencia entre plan, programa y proyecto. Un plan es una
intención, una estimación para lograr algo. Un programa es la serie ordenada de
operaciones necesarias para llevar a cabo un proyecto. Mientras que un proyecto es
un conjunto de actividades realizadas durante un periodo de tiempo concreto, bajo
unos requerimientos dados y por un determinado equipo de trabajo.
‘’El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución.’’
Antes de empezar a planificar el Proyecto: necesitamos que el director y el sponsor en
un documento, estrictamente interno, pacten un compromiso mutuo. Entendiéndose
este documento como el acta de iniciación.
 El Plan de Dirección de Proyecto establece: qué + cuándo + por quién, deben
hacerse las tareas del proyecto.
 El Plan de Dirección de Proyecto se realiza: mediante los 24 procesos de la
planificación del proyecto.
 El Plan de Dirección del proyecto lo hace: el director + equipo del proyecto.
 El Plan de Dirección del proyecto tiene como objetivo: entenderse con los
stakeholders (contratante).
 El Plan de Dirección de Proyecto consta: de las tres líneas bases del proyecto
(alcance, tiempo y costes) + de los 14 planes de gestión del proyecto.
PROCESOS DEL PLAN DE DIRECCIÓN DE PROYECTO
- Planificar la Gestión del Alcance del proyecto.
- Recolectar Requisitos del proyecto.
- Definir el Alcance del proyecto.
- Crear la EDT del proyecto.
- Planificar la Gestión del Cronograma del proyecto.
- Definir las Actividades del proyecto.
- Secuenciar las Actividades del Proyecto.
- Estimar los Recursos de las Actividades del proyecto.
- Desarrollar el Cronograma del proyecto.
- Planificar la Gestión de los Costes del proyecto.
- Estimar los Costes del proyecto.
- Determinar el Presupuesto del proyecto.
- Planificar la Gestión de la Calidad del proyecto.
- Planificar la Gestión de los RR.HH del proyecto.
- Planificar las Comunicaciones del proyecto.
- Planificar la Gestión de Riesgos del proyecto.
- Identificar Riesgos del proyecto.
- Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos del proyecto.
- Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos del proyecto.
- Planificar la Respuesta a los Riesgos del proyecto.
- Planificar las Adquisiciones del proyecto.
- Identificar a los Interesado del proyecto.
- Planificar la Gestión de los Interesados del proyecto.
Una de las primeras tareas en el proceso de creación de un proyecto es la definición
de su alcance, delimitando los trabajos a realizar para lograr cumplir los objetivos
planteados en el proyecto, y desarrollar los conceptos entregables que van a formar
parte de este. Una herramienta útil para hacer esta tarea es la EDT, Estructura de
Desglose del Trabajo, en inglés WBS o Work Breakdown Structure:
ESTRUCTURA DESGLOSADA DEL TRABAJO (EDT)
 CONCEPTO
La EDT (Estructura Desglosada de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) es una
herramienta técnica que consiste en la descomposición jerárquica del trabajo para
lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. La EDT organiza y
define el alcance total del proyecto, por eso constituye el primer paso en la
planificación de un proyecto. La creación de la EDT no es trabajo de una sola persona.
Para lograr una efectiva EDT se necesita contar con la participación de los miembros
del equipo de proyecto para que se pueda identificar los componentes de la EDT
según el tipo de trabajo. El líder, junto con el equipo, los stakeholders (interesados) y los
expertos que conocen los temas del proyecto, debe desglosar todas las actividades
siguiendo un orden jerárquico que permita establecer la relación de cada actividad
con la meta final del proyecto.
Stakeholders: Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización
ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos intereses
pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión
del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
 OBJETIVOS

1. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solo el trabajo


requerido, para completarlo exitosamente.

2. Establecer los límites del proyecto.

3. Responder a la Pregunta: ¿Que vamos a hacer?

 ALCANCE
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo
especificado en la declaración del alcance del proyecto aprobada y vigente. Su
alcance no son las acciones contenidas, sino el resultado final y total del proyecto.
El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la
EDT, denominados paquetes de trabajo.
Principio Fundamental del WBS: “Divide y Vencerás”
 TIPO DE ESTRUCTURA SEGUN EL OBJETIVO
Orientado a Entregables
– Se define con Sustantivos y Adjetivos. define el trabajo del proyecto en términos de
los componentes (físico o funcional) que componen el entregable.
– Ejemplo: Nivel 2: Componente A
• Nivel 3: Subcomponete A1
• Nivel 3: Subcomponete A2
• Nivel 3: Subcomponete A3
Orientado a Acciones
– Ejemplo: Nivel 2: Diseño de Producto X
• Nivel 3: Diseño de Componentes Internos
• Nivel 3: Diseño de Componentes Externos
• Nivel 3: Diseño de Componentes Comunes
• Nivel 3: Diseño de Integración de Componentes
Orientado a Fases o Procesos
– Ejemplo: Nivel 2: Procesos de Pruebas
• Nivel 3: Pruebas Unitarias
• Nivel 3: Pruebas de Integración
• Nivel 3: Pruebas de Sistema

 MODELOS O FORMATOS
Árbol
Esquema
Tabular
Mapa mental
 ELEMENTOS QUE LO ESTRUCTURAN
1. Objetivo/Alcance del proyecto: el impacto esperado de los componentes del
proyecto. El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las
funciones y características especificadas.
2. Componentes: el conjunto de outputs agrupados según su naturaleza.
3. Productos u Outputs: el resultado de los entregables del proyecto.
4. Entregables: los servicios o productos que produce el proyecto mediante la
ejecución de los paquetes de trabajo. Cualquier producto, servicio o resultado único y
verificable que debe ser producido para completar un proceso, una fase o un
proyecto.
5. Paquetes de trabajo: grupo de actividades/tareas que se realizan para lograr los
entregables del proyecto.
El trabajo contenido en los Paquetes de Trabajo puede ser:
– Planificados en tiempo (cronograma)
– Estimados en Costo (presupuesto)
– Monitoreados
– Controlados
6. Actividades/tareas: Una unidad de trabajo definida durante la realización de un
proyecto que se describe utilizando un verbo. Normalmente tiene la descripción de un
trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados.
El Diccionario del WBS
• Define, detalla y clarifica cada uno de los elementos del WBS para asegurar
que está descrito apropiadamente
• Incluye información detallada del trabajo, entregables, actividades e hitos
• Puede describir el tipo y numero de recursos requeridos
PRINCIPIOS DE UN EDT
La Regla del 100%
• Es una característica clave del WBS
• La Regla indica:
– El WBS incluye el 100% del trabajo definido por el alcance del proyecto
– Contiene todos los entregables (Internos, externos e intermedios) en
términos de trabajo a ser completado
– Incluye la Gerencia del Proyecto
Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como para poder asignar el trabajo a
terceros fácilmente y poder monitorear su estado de manera adecuada. Para
determinar si se ha logrado este nivel de claridad, las variables de tiempo y costos
deberían ser fácilmente identificables; si esta regla no se cumple, se debe subdividir
aún más hasta que sea útil para estimar tiempos y costos.