Microsoft Office 2010

MICROSOFT OFFICE 2010

 NUEVA INTERFAZ DE USUARIO

Diseñada para simplificar la búsqueda de comandos y así aumentar la pro-

ductividad y ganar en eficacia

 CARACTERÍSTICAS

Las características principales de la nueva interfaz de usuario son:

 Comandos en fichas orientadas a tareas

 Galerías desplegables con las opciones disponibles
 Información descriptiva de las herramientas
 Vistas previas de ejemplo

 LA CINTA DE OPCIONES

Los menús, barras de herramientas y cuadros de diálogo, se han reempla-

zado por la cinta de opciones "puede minimizarse"

En lugar de tener cerca de 30 barras de herramientas ocultas y comandos

escondidos en los menús o en los cuadros de diálogo, ahora se dispone de
un centro de control que agrupa todos los elementos esenciales y los pre-
senta en primer plano

 ¿QUÉ HAY EN LA CINTA DE OPCIONES?

La cinta de opciones consta de tres componentes básicos:

 Las fichas, que están en la parte superior de la cinta y cada una de ella re-
presenta las tareas principales que se llevan a cabo en un programa deter-
minado (organizadas de acuerdo a un tipo de actividad o tarea) "hay fichas
que se muestran sólo cuando se necesitan"

 Los grupos, que son conjuntos de comandos relacionados que se muestran

en las fichas. Agrupan todos los comandos más necesarios para un tipo de
tarea y permanecen expuestos y disponibles, lo que constituye una gran
ayuda visual (dentro de cada ficha, dividen una tarea en subtareas)

 Los comandos, que están organizados en grupos. Un comando puede ser

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un botón, un menú o un cuadro en el que se especifica información (dentro

de cada grupo, ejecutan un comando)

 ¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS COMANDOS?

¿Por dónde se empieza?, por la ficha «Inicio». Los comandos se organizan

en función de cómo se utilizan

Los comandos "Pegar", "Cortar" y "Copiar"; puesto que se utilizan con fre-
cuencia, es lógico que aparezcan en la ficha «Inicio», la primera de la cinta
de opciones

 MÁS COMANDOS PERO SÓLO CUANDO SE NECESITAN

Los comandos que más se utilizan se encuentran en la cinta de opciones a

disposición todo el tiempo. Otros comandos aparecen sólo cuando se pue-
den necesitar, en respuesta a alguna de las acciones que se llevan a cabo.

 MÁS OPCIONES SI SE NECESITAN

Cuando se ve una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de un

grupo, eso significa que hay más opciones disponibles en el grupo. Al hacer
'clic' en la flecha "Iniciador de cuadros de diálogo", se verá un cuadro de
diálogo o un panel de tareas con más comandos (pequeño icono que apa-
rece en ciertos grupos)

 VER ANTES DE SELECCIONAR

Ahora se puede ver una vista previa activa de lo que se elige antes de se-
leccionarlo. Se consigue mejores resultados en menos tiempo porque se eli-
ge lo que desea la primera vez que se intenta, sin necesidad de deshacer
los cambios y probar de nuevo

 HERRAMIENTAS CONTEXTUALES

Permiten trabajar con algún objeto seleccionado (tabla, imagen, gráfico, di-
bujo). Al hacer 'clic' en un objeto, junto con las fichas estándar, aparecen el
conjunto de herramientas contextuales en un color destacado

 FICHAS DEL PROGRAMA

Reemplazan el conjunto estándar de fichas cuando se cambia a un modo

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de creación o vista determinado, como puede ser la «Vista Preliminar»

 COMANDOS EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Si se utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como se de-
searía, se pueden agregar de una manera muy sencilla a la "Barra de herra-
mientas de acceso rápido". En dicha barra, los comandos se mantienen
siempre visibles y a mano (aparece predeterminada en la parte superior de
la ventana)

Proporciona acceso rápido a herramientas que se utilizan con frecuencia

"puede personalizarse, agregando o eliminando comandos"

 Las dos características que facilitan el uso de los programas con la cinta de
opciones son la "Ficha" «Archivo» y la "Barra de herramientas de acceso
rápido"

 CON UNA RESOLUCIÓN DE PANTALLA DISTINTA, CAMBIA LO QUE SE VE

Si la pantalla está configurada con baja resolución, por ejemplo, 800 por
600 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nom-
bre del grupo, en lugar de los comandos del grupo. Hay que hacer 'clic' en
la flecha del botón del grupo para ver sus comandos

 ¿QUÉ HA PASADO CON EL MENÚ ARCHIVO?

La «Vista Backstage» reemplaza al menú «Archivo» tradicional para brin-

dar acceso centralizado y sencillo a las operaciones, como "Guardar", "Pu-
blicar", "Compartir" e "Imprimir" documentos y ofrece más opciones, con-
venientemente agrupadas (también permite acceder a las "Opciones" del
programa)

 ¿DÓNDE SE INICIA UN DOCUMENTO EN BLANCO?

Para comenzar, hacer 'clic' en la "Ficha" «Archivo» situada en la esquina su-

perior izquierda de la ventana. A continuación, hacer 'clic' en "Nuevo"

 ¿DÓNDE ESTÁN LOS MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO?

El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados,

que suponen dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

 Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones

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 Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas

Uso de nuevos métodos abreviados

Los nuevos métodos abreviados de teclado que comienzan por «ALT» están
perfectamente indicados en la pantalla. Al mantener presionada la tecla
«ALT», se mostrarán las sugerencias de teclas correspondientes a cada fi-
cha, grupo y comando

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados?

Todos los antiguos métodos abreviados de teclado que comienzan por

«CTRL» se conservan, así como las «Teclas de Función»

 Incluso los atajos de teclado antiguos siguen conservándose: «ALT» + «Le-

tra subrayada»; por ejemplo «ALT + T, B» permite acceder al "Asistente pa-
ra tablas y gráficos dinámicos"

 ¿Y SI NO SE ENCUENTRA EL COMANDO QUE SE ESTÁ BUSCANDO?

Utilizar la "Guía de referencia interactiva" para buscar primero el comando

en Microsoft Office 2003 y ver después la ubicación del mismo comando en
Microsoft Office 2010

También se puede utilizar el "Libro de referencia de menú a cinta de opcio-

nes", para conocer la ubicación de los comandos de Office 2003 en Office
2010

 ¿CÓMO SON LOS NUEVOS FORMATOS DE ARCHIVO?

Office 2010 presenta nuevos formatos de archivo. ¿Por qué?, para aumen-
tar la seguridad de los archivos, reducir la posibilidad de que se dañen, re-
ducir su tamaño y otra serie de características nuevas

Los nuevos formatos de archivo se basan en lenguaje de marcado extensi-

ble «XML» e incluyen una "x" al final del archivo ("docx" ó "xlsx")

También se pueden guardar los archivos en formato de documento porta-

ble «PDF»

 ¿CÓMO SE TRABAJA CON PERSONAS QUE NO TIENEN OFFICE 2010?

Las personas que no tienen Office 2010 pueden abrir archivos con versio-
nes de Office 2010 si instalan el "Paquete de compatibilidad de Microsoft"

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EXCEL 2010

 NUEVAS EXTENSIONES DE ARCHIVOS

 Formato de archivo basado en «XML»

.xlsx (archivo sin macros)

.xlsm (archivo con macros)
.xltx (plantilla sin macros)
.xltm (plantilla con macros)

 Formato de archivo binario (libros de gran tamaño)

.xlsb (archivo binario)

 Formato de archivo (compatible con versiones anteriores)

.xls (archivo compatible)

 VENTAJAS DE LOS FORMATOS «XML»

 Archivos más seguros  Los libros que contienen macros se identifican y

bloquean más fácilmente. Mejoras en la recuperación de archivos dañados

 Menor tamaño de archivo  Los libros están comprimidos. El tamaño de

archivo es entre 50% y 75% más pequeño que en versiones anteriores

 Nuevas características  El número de filas aumenta de 65.536 a 1.048.

576 y el número de columnas aumenta de 256 a 16.384

 NUEVAS CARACTERÍSTICAS

 Temas de Office y Estilos de Excel 

Tema: Conjunto de colores, fuentes, líneas y efectos de relleno predefinidos

que se pueden aplicar a todo el libro o a elementos concretos como gráfi-
cos o tablas

Estilo: Formato basado en un tema predefinido que se puede aplicar para

cambiar el aspecto de tablas, gráficos, tablas dinámicas, formas,…

 Formato Condicional Enriquecido 

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Permite comentar los datos con fines analíticos en forma de degradados de

color, barras de datos y conjuntos de iconos

 Fácil escritura de fórmulas 

Barra de fórmulas redimensionable. Fórmulas con más niveles de anida-

miento (64) y con más argumentos (hasta 255). Función Autocompletar

 Ordenación y Filtrado mejorados 

Se puede ordenar por más niveles (64) y filtrar los datos por color o por fe-
chas

 Mejoras de Tabla de Excel 

Se puede crear, aplicar formatos y estilos y expandir rápidamente una tabla

de Excel (en Excel 2003, se denominas "Listas")

 Nuevo aspecto de los Gráficos 

Se puede crear fácilmente gráficos de aspecto profesional con efectos es-

peciales como 3D, transparencia y sombras. Minigráficos

Plantillas de Gráfico: Se pueden guardar los gráficos como plantilla de gráfi-

co (.crtx)

 Gráficos Compartidos 

Se puede utilizar gráficos de Excel en otros programas (PowerPoint) con so-

lo copiar y pegar, incrustando o vinculando los datos

 Gráficos "SmartArt" con calidad de diseñador 

Gráfico SmartArt: representación visual de la información e ideas. Se pue-

den crear gráficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseños, con el
objeto de comunicar mensajes de forma rápida, fácil y eficaz

 Tablas Dinámicas fáciles de usar 

 Ya no hay que arrastrar los campos hasta las zonas de colocación

 Indicadores de más o menos detalles: se puede expandir o contraer
partes de la tabla dinámica para ver más o menos información
 Mejoras en el resumen de los datos ("Mostrar datos como…")
 Se puede aplicar formato condicional
 Se pueden segmentar los datos

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