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Maestría en Administración de Proyectos

Reingeniería

Reingeniería Librería SOPHOS

Lisbeth Julieta Recinos Téllez 062-08-2701


Madeleyne Jocabed Herrera Jimenez 062-07-10787
Juan Manuel Arturo Ramos 062-16-24266
Denis Alberto Salazar Estrada 062-08-2140
Contenido
ENTREVISTA REINGENIERIA ..................................................................................................................... 1
EMPRESA SOPHOS ................................................................................................................................ 1
ENTREVISTADO................................................................................................................................... 1
MISION ................................................................................................................................................ 1
VISION ................................................................................................................................................. 1
VALORES ............................................................................................................................................. 1
GIRO DEL NEGOCIO ........................................................................................................................ 7
NECESIDADES QUE MOTIVO LA REINGENIERIA ......................................................................... 8
DURACION DE LA REINGENIERIA .................................................................................................. 8
LOGROS ALCANZADOS .................................................................................................................. 8
OBSTACULOS DURANTE EL PROCESO DE LA REINGENIERIA ................................................... 9
PAPEL DE LOS COLABORADORES EN EL PROCESO .................................................................. 9
LECCIONES APRENDIDAS................................................................................................................ 9
CAMBIOS ............................................................................................................................................ 9
TIPS O CONSEJOS ........................................................................................................................... 10
ENTREVISTA REINGENIERIA
EMPRESA SOPHOS
ENTREVISTADO:
José Castillo
Máster en Economía
Gerente de Marketing Sophos

MISION
una familia de personas que comparten el placer de leer y la pasión por la
cultura. Nuestro reto es hacer de esta familia, de este círculo de amigos, algo
más grande, más cálido, cada día. Ello significa crear un ambiente relajado,
estimulante, íntimo, bello, inteligente… Que los clientes sientan que SOPHOS es
como su segunda casa, o mejor aún: ¡que sientan que es la primera!

VISION
“Abrimos ventanas, acercamos mundos”

VALORES
LIBERTAD: Al principio, al medio, al final: la
libertad.

Contra todos esos mensajes y mandatos


inútiles, por parte de los sombrificadores de
siempre, contra el orden asfixiante de la
indignidad y del pánico, hay un espíritu
siempre posible de emancipación, de
autenticidad, de experimentación y
albedrío.

¿Qué otra cosa es un libro sino pura libertad destilada, qué otra cosa sino un vino
que canta y vuela?

Estamos hablando de la libertad giganta que es de todos y que es de nadie. La


pura libertad que es cuerpo, sensibilidad y consciencia. La libertad de ser uno
mismo y de ser entonces el otro, el libre otro. La libertad de cruzar esa raya puesta
en el piso. De seguir nuestra propia historia, ese gnomo granate. La libertad que
se quiebra –como espejo– en un montón de libertades, de todas formas,
tamaños, géneros, credos, razas… La libertad de cuestionar. La libertad de
aprender. La libertad–metáfora. La libertad con un ala de conocimiento y otra
de creatividad. La libertad de diseñar y rediseñar. De ir más lejos, más alto, más

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hondo. La libertad de atravesar los setecientos muros. De sacar
espontáneamente dinosaurios del sombrero.

Por supuesto, vivir en apertura no es botarlo todo, hacer ruido como un loco
idiota. Está la libertad de hacer las cosas bien. Podemos poner nuestra propia
independencia al servicio de una sana interdependencia. La cultura creadora y
la acción de todos. Tenemos la potestad de comprometernos con los más nobles
ideales y los más claros propósitos de evolución y trascendencia.

En SOPHOS, creemos que el progreso intelectual y cultural trae siempre saltos


sociales inspirados. Somos proveedores de cultura y conocimiento, y como tales,
somos proveedores de libertad.

SABIDURIA: SOPHOS como fuente


permanente de sabiduría, como templo
constante del conocimiento y de la
metáfora, como proyecto dedicado a la
conciencia y la(s) verdad(es).

Quien recorra nuestra librería encontrará


innumerables obras que son auténticos
artefactos para liberar el intelecto y la
imaginación. Cada uno de los cuales ha sido seleccionado con extremo criterio
y cuidado. Ello para que nuestros clientes puedan jugar con toda clase de
referencias y autores, en un ambiente de prosperidad creativa e intelectual. Un
ambiente lo suficientemente riguroso como para que inclusive los lectores más
exigentes se sientan estimulados.

Pero inclusive más allá de la acumulación especializada de información y


palabras, lo que buscamos darles a las personas es un contexto de introspección
y de búsqueda, con el objetivo de que desarrollen así su propio discernimiento y
discriminación. Quisiéramos que el cliente y lector nuestro no se limite
simplemente a acumular meras abstracciones y teorías en su cerebro, sino que
además entre en contacto con una intuición viva y concreta, con una
experiencia de comprensión que modifique activamente su realidad y le permita
navegarla con atención, equilibrio, sentido común, creatividad y regocijo.
Estamos hablando de la aventura íntima de encontrar respuestas profundas a las
viejas y nuevas preguntas, más allá de los condicionamientos de turno.

Individuos leídos hacen sociedades despiertas. SOPHOS quisiera incidir en la


cultura toda, generando, con el auxilio de las tecnologías prácticas y difusoras
actuales, corrientes de conversación y claridad. SOPHOS asume pues el
compromiso de excitar zonas de sensibilidad en su medio, que hoy en día

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propone retos tremendos, y a ratos tiene eso de laberinto. Por lo cual se requiere
de modelos competentes y avanzados de cambio, así como dinámicas
prácticas de orientación, formación y mentoría que puedan dar nacimiento a
una auténtica alquimia cultural. La meta es una sociedad educada, ilustrada,
iluminada. Una sociedad libre.

Esa sociedad libre debe verse de hecho reflejada en la pequeña sociedad que
es SOPHOS. Procuramos por tanto que nuestro negocio obedezca a relaciones
de ecuanimidad y prácticas laborales en donde la poesía y la lucidez estén toda
vez presentes. Una cultura de trabajo por igual sutil y pragmática, capaz de
encontrar soluciones competitivas y estratégicas a los desafíos del día a día. Una
cultura de trabajo en donde reine la alta razón. Donde haya un inquebrantable
cuestionarse. Y donde siempre aprendamos humildemente el oficio.

Es un oficio profundo que está al servicio de la profundidad. Un oficio que sabe


que el ser humano muere cuando no está en contacto con su parte más
penetrante, cuando no entra en honda relación con la naturaleza del otro, y
cuando no mantiene una conversación esencial con el universo. Los libros nos
ofrecen esa clase de apertura.

SOPHOS: una invitación a vivir una vida inteligente y visionaria.

TALENTO: Estamos al servicio del genio y el


talento.

Como librería y proyecto cultural, sabemos lo


importantes que son la habilidad, la
creatividad, la sensibilidad y el
conocimiento, no solo en la literatura y las
artes, sino en el global quehacer humano.

Y desde luego sabemos que no basta con promover a todos esos autores y
agentes culturales de enorme destreza, capacidad expresiva, claridad e
inspiración (gigantes sobre cuyos hombres estamos parados). Nosotros mismos
tenemos que reflejar esos penetrantes potenciales, capacidades y
competencias, para poder entregar un proyecto inteligente, integrado,
consistente y con autoridad en su categoría. Un proyecto con la suficiente
aptitud como para hacer de la cultura un modelo de vida sostenible y un
atractivo lugar de trabajo.

Talento. Somos una librería cuyo fundamento de valor está en la excelencia, la


pasión por hacer las cosas bien, la búsqueda de más sensibles grados de
rendimiento, la disciplina de lo bello, la integridad de lo impecable.

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También en la estrategia consciente y el liderazgo creativo, que nos permite
sortear obstáculos con maestría y crear un ambiente visionario de trabajo.
Sabemos que una librería es un lugar, negocio y oficio que exige profundidad y
discriminación: experiencia.

Experiencia para curar y orientar flujos de información cultural y establecer una


oferta de valor en torno a los libros.

También exige un instinto de libertad y de búsqueda activa, una facultad flexible


de adaptarse a nuevos marcos de funcionamiento, y de encontrar, en lugares
inéditos, fuentes insospechadas de dinamismo. SOPHOS para siempre será
aventura e imaginación.

Subsistimos, florecemos incluso, siempre gracias a…, nunca a costa de…

Este, también, es un talento.

CONEXIÓN: Es una cosa de cooperación, de


comunicación, de entendimiento.

Nada de lo que hacemos en SOPHOS tendría


mucho sentido o fuera muy satisfactorio si no
hubiera alguien para recibirlo. Si algo justifica
las operaciones de SOPHOS, si algo le da un
marco de sentido, es el poder nutrir al otro,
conferirle algo que bien podemos llamar
compromiso.

Todas esas personas, mundos e hipermundos: queremos crear puentes, facilitar


contactos, gestar afinidades, formular uniones y puntos de atracción en el
espacio, el tiempo y la
sensibilidad.

Pareciera SOPHOS un cerebro en donde ocurren incontables momentos


sinápticos, generando ese doble milagro: el encuentro, el sentido.

Si damos tanta importancia a la relación es porque ya SOPHOS en sí mismo posee


una identidad de comunión. Nuestra librería y operación cultural solo es posible
gracias a
la concurrencia sensible e interdependencia cálida de innumerables personas y
condiciones. Es una marca articulada en donde convergen toda clase de
voluntades (las de quienes trabajamos, las de quienes creamos, las de quienes

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leemos, las de quienes ociamos), y donde clásicas y renovadas audiencias
siempre se están dando cita.

SOPHOS tiene muchos, tantos amigos.

Sin todos esos amigos, SOPHOS no sería nada. Luego SOPHOS siempre está al
acecho de la alianza inteligente, lo cual multiplica las soluciones y campos de
sostenibilidad de la empresa.

Se puede decir que SOPHOS es un fiel reflejo de los tiempos estimulantes en los
cuales vivimos. Estimulantes en cuanto generan increíbles redes de códigos
culturales, exuberante catedral de vínculos y posibilidades, danza en armonía de
un billón de partes. Toda esa reciprocidad nos conmueve como ninguna cosa.
Solo hay una manera de defenderse de lo clausurado, y es por medio de la
complicidad y de la apertura: vivir en reunión.

Incluso las personas solas que solo tienen eso –su soledad– mantienen en sí
mismas una forma de relación, de cercanía, de intercambio, de íntima lealtad.

Nunca damos por descontado la confianza que nuestros clientes depositan en


nosotros. Eso es algo sagrado. Es por lo mismo que procuramos estar ahí para
ellos, de muchas maneras. Una de ellas es mantener un espacio caluroso y
humano, atractivo y agradable, para la vida cultural y el placer informado. Una
librería íntima y familiar que siendo sofisticada no sea inaccesible, sino por el
contrario que ofrezca toda clase de rutas amistosas para sus clientes. Un
auténtico refugio, siempre disponible, en donde cada cual encontrará, siempre
y cada vez, respeto, afecto.

Ya en un sentido más amplio nos interesa devolver algo al contexto múltiple en


el cual todos nos movemos. ¿Es posible crear una comunidad de bienestar? Nos
parece que sí.

PASION: Que nos defina la pasión. Que nos


diga qué hacer.

Este amor, este deseo, esta atracción


muscular por la libertad. Este entusiasmo por
navegar y descubrir. Esta vida.

Este ímpetu, esta energía, esta seducción,


este insolente poder. Esta lucha magnífica,
reyerta de dioses. Este placer de botar y construir. Esta vocación, este delicioso
oficio, vivificante, alado, eléctrico…

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Esta locura por los libros, por la cultura…

¡Esta llamarada escarbando el cielo!

Y esta exigencia por hacer la cosas bien. Funcionalidad y coherencia. Reinado


de detalles, itinerarios, fascinantes engranajes.

Esta manera ardiente de encontrar conexiones, puentes, encuentros. Esta


ternura. Este romance. Esta provocación. Esta mirada. Este caos.

Esta palabra incesante, persistente, vehemente, renovada. Este corazón latiendo


entre nosotros.

Esta lealtad hacia lo vivo, lo sintiente, lo dinámico. Hacia lo creativo, lo curioso,


lo visionario. Hacia lo auténtico.

Esto abierto; esto hondo; esto íntimo. Esta sed innumerable. Esta devoción. Este
asombro. Este viaje. Esta nunca–inercia. Esta duda. Este saber, semilla infinita.

Tenemos una autoridad, un compromiso, un respeto, es la pasión.

En la pasión, como en una puerta, confiamos.

DIVERSIDAD: Un millón de proyectos. Un


millón de complicidades. Un millón de
conexiones. Un millón de encuentros. Un
millón de diálogos. Un millón de itinerarios. Un
millón de puertas. Un millón de revelaciones.

En SOPHOS queramos reflejar la cálida


multiplicidad, la mágica variedad, la
generosa oferta, la creatividad sin límites de
la existencia.

Creatividad presente en los libros, claro, cuyas páginas plurales encierran


mundos –y mundos dentro de mundos– pero también presente en aquellos que
los leen, todos esos miembros que conforman nuestra rica comunidad cultural,
nuestra inagotable tribu.

Esos que no quieren quedarse en lo mismo, que escarban más allá de lo


acordado, aventureros que no desean seguir pegando en el yunque–de–lo–de–
siempre. Esos que, unidos por un abundante y renovador espíritu de apertura, de

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exploración, de fresca posibilidad, saben encontrar cosas interesantes y
excepcionales y sensibles y estimulantes en toda suerte de lugares y situaciones.
Esos que saben hallar soluciones integradas en un paisaje proteico de
perspectivas y pensamientos. Esos que están flexiblemente abiertos a la
transformación y el cambio, de ellos mismos y de su entorno.

No tenemos por qué ser todos monolíticamente iguales, vamos. Si hay una
salvación, está en la diferencia. Y en el respeto de la diferencia. Y en el asombro
de la diferencia. En el placer del distinto.

Cada cual tiene su toque, su paladar, su gesto, su naturaleza, su propia milagrosa


forma de ser… SOPHOS es un espacio, un hábitat armonioso en donde todo lo
que es periférico y divergente encuentra su lugar ultra–único, su nicho íntimo. En
esta casa todos caben. Hasta el más solitario.

Y nos relacionamos. Comunicamos. Cohabitamos. Reciprocamos. Libremente.


Ningún problema.

Quien está sin el otro está manco.

Nuestra identidad es lo coral.

GIRO DEL NEGOCIO


Saludemos todos esos libros: son nuestra razón de ser.
Saludemos todos esos libros y lo que crece alrededor de ellos: la conversación,
el encuentro.

SOPHOS: una familia de personas que comparten el placer de leer y la pasión


por la cultura. Nuestro reto es hacer de esta familia, de este círculo de amigos,
algo más grande, más cálido, cada día. Ello significa crear un ambiente relajado,
estimulante, íntimo, bello, inteligente… Que los clientes sientan que SOPHOS es
como su segunda casa, o mejor aún: ¡que sientan que es la primera!

Por supuesto, SOPHOS no es solamente una librería. Realmente nos gustaría ser
apreciados como un lugar generador de procesos culturales. Y también como
una plataforma de expresión para distintas audiencias, conformada por una
comunidad digital, una iniciativa formal de comunicación y un medio con fines
editoriales. Para hacer de SOPHOS la empresa que tenemos en mente,
necesitamos de un equipo profesional compuesto por individuos autónomos y
despiertos, que encuentren formas eficientes de hacer lo que se debe hacer, y
que contribuyan activamente a diseñar la compañía, desde su particular
perspectiva.

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NECESIDADES QUE MOTIVO LA REINGENIERIA
Plan de sucesión del nuevo Gerente General, quien en ese momento la
fundadora y principal accionista decide jubilarse, el plan de sucesión se
estableció para que el Gerente Comercial llegará a ocupar el puesto del
Gerente General, así como también reestructurar la organización para liberar de
actividades que antes realizaba la Gerencia General, entre estos cambios
estructurales se consideró crear una Gerencia Administrativa.

Establecer una línea de mando ordenada, derivado a que las decisiones no solo
eran tomadas por quien estaba como Gerente General, sino que también el
Gerente Comercial tomaba parte de las decisiones lo cual en algunas ocasiones
entrampaba procesos o creaba colisiones que podían afectar la operatoria del
personal o bien la toma de decisiones.

DURACION DE LA REINGENIERIA
La reingeniería tuvo una duración de 2 años inicia en el año 2014 con la
planificación y termina en el año 2015 que es donde se realiza la ejecución, para
realizar esta reingeniería se contrataron los servicios de una consultaría para
realizarlos.

A partir del año 2016 inician operaciones con los cambios realizados a nivel
interno.

LOGROS ALCANZADOS
1. Cambio del mando Gerencial y logrando que la empresa tenga un nuevo
enfoque comercial.
2. Manual de procedimientos, que les permiten poder tener mejor control de
las operaciones.
3. Perfiles de puesto definidos, con los cual logran hacer contrataciones de
personal calificados y con niveles adecuados de profesionalización, esto
ayuda a que el colaborador pueda desarrollar sus labores de mejor
manera.
4. Plan de carrera, con el cual permiten al colaborador continuar con sus
estudios y lograr superación profesional.
5. Incrementar la permanencia y estabilidad laboral para sus colaboradores,
con lo cual la rotación o contratación de personal se minimiza,
anteriormente el personal no duraba mas de 6 meses, con los cambios
tiene como objetivo que al menos la permanencia de los colaboradores
a que no sea de meses sino de años.
6. Promocionarse en medios digitales.
7. Expansión de nuevos conceptos: Club de lectura, talleres, Sophos niños,
bistort restaurante, baritas magicas.

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OBSTACULOS DURANTE EL PROCESO DE LA REINGENIERIA
Dolores de crecimiento, como fue lo que era establecer la Gerencia
Administrativa, una plaza totalmente nueva contemplada en el crecimiento
jerárquico, pero no se tenía la experiencia ni mucho menos una directriz para
establecer el perfil necesario para dicha plaza, en consecuencia, se cambia y
se crea la plaza de asistente administrativo que da soporte y apoyo a la
Gerencia General.

La contratación de personal era de forma informal, si perfiles de puesto definidos;


al momento del cambio y que se inicia a asignar plazas y responsabilidades a los
colaboradores existentes, tuvieron algunos problemas para adaptarse a sus
nuevas actividades, ya que todos estaban en la línea de ser operativos más no
participar en la toma de decisiones conforme al nivel de responsabilidad.

PAPEL DE LOS COLABORADORES EN EL PROCESO


Los colaboradores como tal empezaron a tener más responsabilidades por las
nuevas plazas asignadas, derivado de esto no se dieron renuncias como tal, más
no se pudo evitar sustitución del personal derivado de falencias que se
encontraron, lo cual les indicaba realizar esta sustitución del personal, así mismo
se enfatiza que la empresa en sus objetivos es tener colaboradores más
profesionales.

LECCIONES APRENDIDAS
1) Los resultados nos son inmediatos, que lleva un tiempo para ver mejoras o
cambios si la reingeniería ha sido de éxito.
2) Que en el proceso pueden darse cambios en el plan original, no porque este
mal planificados, sino que en ese momento hay variables que no permiten
alcanzar algunos aspectos, pero si bien puede irse modificando en el
proceso.
3) Mantener el enfoque y la meta trazadas, aun así, en algún punto haya algún
desvío en el proceso.

CAMBIOS
Empresa enfocada al crecimiento comercial y laboral, enfocándose a nuevos
servicios y productos a sus clientes, impulsando la profesionalización de sus
colaboradores, así como también minimizar la baja rotación de personal

Incrementar la afluencia de clientes a través de talleres, impulsando nuevos


conceptos en cuanto a no ser una simple librería, sino hacer sentir al cliente una
nueva experiencia en cuanto a conceptos de degustación de alimentos, talleres
de lectura o actividades que permitan al cliente disfrutar un buen libro.

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Plan de carrera que ha minimizado la rotación del personal, los colaboradores
se sienten identificados con la empresa, ya son incluidos también en aspectos
que pueden ser cruciales en la toma de decisiones, dando como resultado una
mejora en el servicio a los clientes.

Promocionarse en medios digitales y ya no solo medios escritos.

Se maneja una cultura de mejora continua, para definir nuevos cambios o


mejoras que permitan a la empresa mejorar.

Expandir sus servicios o productos con el modelo actual, con lo cual les permitirá
mejorar la experiencia de los clientes.

TIPS O CONSEJOS
 Que los planes no son nada y la planificación es todo, tener el mapa
trazados.
 Tener un plan alternativo.
 Saber hacia dónde se va, tener establecidos los objetivos y las metas.
 Implicar a toda la organización en el cambio
 Sobre todo, cuando empieza la reingeniería no parar seguir adelante,
siguiendo los objetivos siendo tolerante y flexible durante el proceso.

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