Manual de Excel Avanzado 2007, Octubre 20 de 2009 PDF

CONTENIDO DE EXCEL AVANZADO 2007
TABLA DE CONTENIDO
CONTENIDO DE EXCEL 2007 ............................................................................................................................... 1

Operaciones con rangos ........................................................................................................................................ 4
Dar nombre a un rango de celdas ........................................................................................................................... 4
Funciones de fecha ............................................................................................................................................... 5
Función AÑO.. ...................................................................................................................................................... 5
Función MES. ....................................................................................................................................................... 5
Función DIA. ......................................................................................................................................................... 5
Función AHORA. ................................................................................................................................................... 5
Función HOY. ....................................................................................................................................................... 5
Función DIASEM. .................................................................................................................................................. 5
Formatos especiales.............................................................................................................................................. 6
Formato Moneda ................................................................................................................................................... 6
Formato personalizado .......................................................................................................................................... 7
Autoformato o estilos rápidos ................................................................................................................................. 8
Los formatos condicionales .................................................................................................................................... 8
Formato condicional con iconos .............................................................................................................................. 9
Crear listas personalizadas ..................................................................................................................................10
Validación con listas ............................................................................................................................................11
Proteger una hoja (Protección de escritura) ...........................................................................................................12
Formulas y funciones ...........................................................................................................................................13
Función SI (lógica)...............................................................................................................................................14
Función Si anidada ..............................................................................................................................................15
Funciones lógicas Y y O.......................................................................................................................................16
Combinación de la función SI con la función Y .......................................................................................................17
Combinación de la función SI con la función O .......................................................................................................17
Función Buscarv..................................................................................................................................................18
Función Sumar.si ................................................................................................................................................19
Función Contar.si ................................................................................................................................................20
Función Izquierda ................................................................................................................................................21
Función Derecha .................................................................................................................................................22
Función PAGO ....................................................................................................................................................23
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Función PAGOINT...............................................................................................................................................24
Definir y resolver un problema con Solver ..............................................................................................................25
Informe de respuestas y sensibilidad: ....................................................................................................................26
Manejo de bases de datos ...................................................................................................................................27
Ordenar una base de datos ..................................................................................................................................27
Autofiltros ...........................................................................................................................................................28
Subtotales ..........................................................................................................................................................29
Validación de datos .............................................................................................................................................31
Separar texto en columnas ...................................................................................................................................32
Consolidar hojas de trabajo ..................................................................................................................................34
Tablas dinámicas ................................................................................................................................................36
Auditoria de formulas. ..........................................................................................................................................40
Crear gráficos en Excel 2007. ...............................................................................................................................41
Gráfico por columnas ...........................................................................................................................................42
Gráfico de barras.................................................................................................................................................42
Grabar una macro ...............................................................................................................................................43
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CONTENIDO DE EXCEL 2007

Operaciones con rangos
Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de simplificar
relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de
nombrar a las celdas.
Dar nombre a un rango de celdas
Se debe seleccionar el rango de celdas a nombrar.
En el cuadro nombres (1), debe colocar el respectivo nombre que le va asignar al rango (no debe dejar espacios)
y presione ENTER para concluir la operación.
(1) Cuadro nombres
Para eliminar un nombre dado a un rango de celdas, Debe elegir la pestaña Fórmulas y luego, seleccione la
opción Administrador de nombres. Por último debe seleccionar el nombre creado con anterioridad y dar un clic
en el botón Eliminar.
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Ver ejemplo:
Funciones de fecha
Función AÑO. Devuelve el año correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: AÑO(Celda que contiene la
fecha).
Función MES. Devuelve el mes correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: MES(Celda que contiene la
fecha)
Función DIA. Devuelve el día correspondiente a una fecha determinada. Sintaxis: DIA(Celda que contiene la
fecha)
Función AHORA. Devuelve la fecha y hora actual del sistema. Sintaxis: AHORA()
Función HOY. Devuelve la fecha actual del sistema. Sintaxis: HOY()
Función DIASEM.
Sintaxis: DIASEM(número de serie; tipo); Numero de serie: es un valor de tipo fecha; Tipo: es un numero que
especifica el primer día de la semana. Sus valores son 1, 2 y 3.
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1 · Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, miércoles 4, ....
2 · Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, miércoles 3, jueves 4, viernes 5, ....
3 · Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, miércoles 2, jueves 3, viernes 4, ....
Formatos especiales
Formato Moneda
Seleccione la pestaña Inicio. Seleccione la opción Número.
 En la caja de dialogo de Formato de celdas, elija la categoría Moneda. Asigne las posiciones para
decimales, por defecto el valor es DOS(2). Seleccione el símbolo de moneda a aplicar.
 Seleccione el formato para valores en negativo y confirme ACEPTAR
En el ejemplo observamos como aplicamos el formato de moneda USD (dólar) a un rango de valores
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Formato personalizado
Seleccione la pestaña Inicio, Seleccione la opción Número. En la caja de dialogo de Formato de celdas, elija la
categoría Personalizada. Seleccione un formato numérico y en la casilla tipo digite el formato entre comillas.
En el ejemplo observamos como aplicamos el formato de unidad de medida Kg. (Kilogramos) a un rango de
valores.
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Autoformato o estilos rápidos
Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas. Estos
formatos detectan la estructura de los datos del rango seleccionado y automáticamente aplican el formato
sobre las celdas.
Los pasos a seguir para aplicar autoformato son:
Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.

Seleccionar la opción Dar formato como tabla , que aparece en el grupo de opciones Estilos de la ficha
de Inicio.
Los formatos condicionales
Se pueden establecer varios formatos condicionales a un rango de celdas. Por ejemplo los cuadros de
profundidades o alturas en geografía, las temperaturas, resaltar las ventas por mes, etc. Según el valor de
cada celda, es el color que la misma muestra como relleno.
En Excel 2007 el procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionamos el rango de celdas donde deseamos aplicar el formato. 2. Seleccionamos la pestaña Inicio,
luego hacemos un clic en Formato condicional. Se despliega una lista con distintos tipos de formatos.
Dentro de los formatos condicionales, Excel 2007 ofrece una variedad de formatos condicionales para elegir
el que más se adapta a sus necesidades.
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Formato condicional con iconos
Esta opción permite sacar partido a los semáforos en formatos condicionales en Excel 2007. Por ejemplo, se
tiene una listado de fechas de vencimiento, se requiere aplicar un semáforo de manera que si la fecha excede los
treinta días de la fecha actual, el sistema debe mostrar un formato verde, si la fecha se encuentra dentro de los
30 días, el sistema mostrará un semáforo amarillo, si la fecha se ha vencido, aplicará un semáforo rojo. Observe
el ejemplo:
Los días de vencimiento se calculan restando la fecha del pedido con la fecha de corte.
Para colocar los semáforos en la columna de Fecha de vencimiento, primero se debe seleccionar el rango de
celdas. Seleccionamos la pestaña Inicio, luego hacemos un clic en Formato condicional – Nueva regla,
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elegimos el conjunto de iconos (semáforo con recuadro), en Tipo elegimos Número, para el semáforo verde
ponemos “>30” y para el amarillo “>=0”. Esto hace que el rojo quede para los valores inferiores a 0.
Como resultado tenemos:
Crear listas personalizadas
Seleccione el menú Opciones del Botón Office
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Seleccione Opciones de Excel y luego el botón de Modificar listas personalizadas. En listas personalizadas
seleccione Nueva lista. En Entrada de lista, digite los elementos de la lista Haga clic en Agregar y cierre la
ventana.
Digite uno de los elementos de la lista en una celda y haga clic sostenido con el puntero de rellenar, observará
como se va elaborando la lista automáticamente.
Validación con listas
Crear la lista respectiva y dar nombre a este rango. Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la pestaña
DATOS y tomar la opción Validación de datos.
En el cuadro de Validación de datos, Seleccione la pestaña Configuración y determine el tipo de validación en
Permitir, para lo cual debe elegir la opción Lista. En Origen debe ingresar el signo = seguido del nombre que
asignó al rango de lista creado con anterioridad (para el ejemplo se creó una lista con el nombre PRODUCTOS).
Por último, Aceptar.
Observe el ejemplo:
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Una vez aplicada la validación, podrá ingresar los datos a las celdas abriendo la lista con la flecha y
seleccionando un elemento de la lista.
Observe el ejemplo:
Proteger una hoja (Protección de escritura)
Para proteger un archivo y sólo lo pueda modificar la persona permitida, le puede asignar clave/contraseña, y en
Excel 2007 se hace de la siguiente manera:
Primer paso es ir a la pestaña Revisar y escogemos Proteger Hoja, en caso de querer proteger una hoja. O
podemos elegir Proteger libro para proteger el archivo completo.
Al seleccionar Proteger Hoja nos aparece una pequeña ventana con algunas opciones de las cuales elegiremos
la primera opción que dice Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas.
Asignamos una contraseña, y luego seguimos escogiendo más opciones como Seleccionar celdas bloqueadas,
Seleccionar celdas desbloqueadas, entre otras opciones. Aceptamos los cambios y con eso tenemos nuestra
Hoja de Excel protegida. Si queremos editar esa hoja, bastará con ir a Revisar y seleccionamos Desbloquear
hoja, en la ventana que nos aparece ingresamos la contraseña y la hoja quedará desbloqueada y lista para ser
editada.
Proteger una hoja exceptuando un rango de celdas
Además de la protección mediante contraseñas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias órdenes para
proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en
proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda está bloqueada no podrá sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas están
protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no está
protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de cálculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algún momento sigue los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Seleccionar la
pestaña Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.
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Hacer clic sobre la pestaña Proteger. Aparecerá la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer
clic sobre el botón Aceptar. Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la fórmula o el valor de la
celda no se pueda visualizar en la barra de fórmulas. Proteja la hoja (al proteger active el permiso seleccionar
celdas desbloqueadas)
Formulas y funciones
Le recordamos que Excel ejecuta las operaciones que tenga una fórmula en el siguiente orden:
1. Ejecuta las divisiones (/ ), 2. Ejecuta las multiplicaciones (*), 3.Ejecuta las sumas (+) y 4. Ejecuta las restas
(-). Si Ud. necesita ejecutar una operación que no esté en el orden de Excel, utilice paréntesis
Ejemplo: 10+5*3 = 150. (10+5)*3 = 45
Conceptos de Celda Variable: Cuando copiamos una fórmula en una columna el Excel va actualizando o
cambiando el número de la fila, si copiamos la fórmula en una fila cambia la letra de la columna. Observe el
ejemplo (copia de fórmula en una columna, que es lo más usual).
Concepto de Celda Valor Absoluto: Si el valor de una (1) celda va a afectar a una columna de fórmulas,
debemos fijarla con la tecla F4 ó ponerle manualmente dos signos $.
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En el ejemplo la Fecha de aprobación de los pedidos se encuentra en la celda D3, la cual fijamos para que no
cambie al momento de copiarla.
Función SI (lógica)
Permite obtener una de dos posibles respuestas (verdadera ó falsa), dependiendo de una prueba lógica o
condición. Su sintaxis es: =SI (Prueba Lógica; Verdadero; Falso). Siempre que nuestra respuesta dependa de
una condición, aplicaremos la función SI.
Por ejemplo, Asignar el Valor por tonelada dependiendo del producto, si es Hierro el precio sería de 50
Dólares, si es Cobre, el precio sería de 38 Dólares.
Planteamiento: Descuento:
Valor tonelada: Si Toneladas>=70 Entonces
Si Producto = “Hierro” Entonces Valor bruto*10%
Valor tonelada = $ 50 SINO
SINO Valor bruto*2%
Valor tonelada = $ 38 Fin_Si
Fin_Si Valor total = Valor bruto - Descuento
Valor bruto = Valor tonelada*Toneladas
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Función Si anidada
Excel tiene la posibilidad de anidar las funciones SI(), es decir que en caso de ser necesario, podemos volver
a plantear nuevamente un Si(), en caso de que se cumpla o no la condición planteada para el primero y así
sucesivamente. Es posible anidar hasta siete funciones SI(), todo depende de la cantidad posible de salidas a
contemplar.
Dicho de otra forma un SI() permite obtener dos salidas posibles, una para el caso verdadero y otra para el
caso falso; pero si tuviéramos que contemplar tres posibles salidas o resultados, no nos alcanzaría con un
SI() y deberíamos utilizar otro en la misma fórmula.
Por ejemplo, si tenemos tres o más productos para asignar el valor de la tonelada, evaluamos el caso del
primer producto, de lo contrario el segundo producto y así sucesivamente. Para Hierro asignar un precio de
$50, para el cobre asignar $38, para el carbón asignar $88.
Nota: Al momento de establecer la condición tenga en cuenta que para comparar datos alfanuméricos debe
utilizar “ ”(comillas dobles), por ejemplo “Hierro” ó “Cobre”. Para comparar datos numéricos solo debe entrar
el valor sin caracteres adicionales, por ejemplo =si(a5>=500000;b5*2%;b5*5%). Observe que el valor de
500000 se digita sin ningún carácter adicional.
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Pruebas lógicas
Funciones lógicas Y y O
Sintaxis: =Y(Valor_Lógico1; Valor_Lógico2; ……..). Ejemplo No. 1.
Sintaxis: =O(Valor_Lógico1; Valor_Lógico2;…). Ejemplo No. 2.
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Observe el ejemplo No. 1.
La función Y devuelve VERDADERO si todas las condiciones se cumplen, si una no se cumple devuelve
FALSO. En este caso A1 sí es menor que A2 y A2 sí es mayor que A3, por lo tanto la respuesta obtenida es
VERDADERO, ya que se cumplen todas las condiciones.
Observe el ejemplo No. 2.
La función O devuelve VERDADERO si una de las condiciones se cumplen, si ninguna se cumple devuelve
FALSO. En este caso A1 sí es menor que A2 y A2 no es menor que A3, por lo tanto la respuesta obtenida es
VERDADERO, ya que se cumple una condición.
Combinación de la función SI con la función Y
Para el ejemplo de la Compañía minera, si el precio de la tonelada dependiera del producto y de la cantidad
de toneladas, se debe combinar la función SI con la función Y en forma simultánea.
Vea el modelo a continuación:
Combinación de la función SI con la función O
En el siguiente ejemplo nos piden organizar una reunión con el personal de los Dpto. de Admón. Y los de
Recursos H. para el día sábado a las 10:30 a.m., el personal de los demás Dptos. no deben asistir. Entonces
podemos combinar un SI con un O, de la siguiente manera:
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Practicando: Organice una segunda reunión para el día Lunes a las 8:00 a.m., para el personal de
Contabilidad. El resto del personal no asistirá.
Función Buscarv.
La función buscarv, busca un valor específico en la columna del extremo izquierdo de una tabla.
La sintaxis es: =BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado). Donde:
Valor_buscado: Se refiere al valor buscado por la función

Matriz_buscar_en: Es el rango en el que busca la función
Indicador_de_columna: designa la columna desde la cual la función seleccionará el resultado. El argumento
opcional ordenado controla el modo de búsqueda de la función.
A manera de ejemplo podemos utilizar la función Buscarv para determinar los impuestos a pagar, en función
de los ingresos sometidos a impuestos acorde con estado civil. Se tiene una tabla de liquidación de
impuestos con los campos: Base de Ingresos, liquidación impuesto 1 (Soltero), liquidación de impuestos 2
(Casado declaración conjunta).
Para liquidar el valor del impuesto a pagar por parte del usuario, se debe tener en cuenta:
 Dar nombre IMPUESTOS a la tabla que contiene la base de liquidación.

 Esta debe estar ordenada por el campo de búsqueda para que pueda funcionar el modelo.
 Si el usuario es soltero, debe buscar en la tabla de impuesto el valor a pagar que se encuentra
registrado en la columna de Impuestos No.1, según sus ingresos.
 Si el usuario es Casado, debe buscar en la tabla de impuesto el valor a pagar que se encuentra
registrado en la columna de Impuestos No.2, según sus ingresos.
Tabla de impuestos:
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Función Sumar.si
Permite sumar valores de un rango que cumplan con un criterio. Su sintaxis es:
=SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_suma). Donde:
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Rango: Se refiere al rango de búsqueda según el criterio.
Criterio: Se refiere al criterio que establece la condición para el cálculo del total.
Rango_suma: Se refiere al rango que se va a totalizar.
Ejemplo: Se requiere sumar todas las unidades defectuosas reportadas por plantas de producción.
Función Contar.si
Permite contar valores de un rango que cumplan con un criterio.
Su sintaxis es: =SUMAR.SI(Rango;Criterio)
Donde:
Rango: Se refiere al rango de búsqueda según el criterio.
Criterio: Se refiere al criterio que establece la condición para el conteo.
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Función Izquierda
Esta función permite extraer un número de caracteres a la izquierda del texto indicado.
Por ejemplo, se tiene una base de datos de ciudades y desea crear una columna con códigos simplificados
formados con los tres primeros caracteres de la ciudad.
Sintaxis: =IZQUIERDA(Texto;No. De caracteres), donde Texto se refiere a la celda que contiene el texto al
cual le desea extraer los caracteres.
Ver el modelo a continuación:
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Función Derecha
Esta función permite extraer un número de caracteres a la derecha del texto indicado. Por ejemplo, se tiene
una base de datos de reportes diarios codificados y desea crear una columna con códigos simplificados
formados con los cuatro últimos caracteres del código. Sintaxis: =DERECHA(Texto;No. De caracteres), donde
Texto se refiere a la celda que contiene el texto al cual le desea extraer los caracteres.
Función Concatenar
Permite unir cadena de caracteres. Debe utilizar para ello el carácter &.Por ejemplo, se requiere unir el código
del reporte con el código de la ciudad para crear un código de dígitos significativos.
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Función ESERROR.
Con esta función podemos reemplazar un mensaje de error que devuelva una fórmula por un mensaje
personalizado, un valor u otra fórmula. Sintaxis: =SI(ESERROR(fórmula);Valor_Verdadero;Valor_Falso)
Ejemplo: Uno de los errores de trascripción más frecuente es digitar la O en lugar de 0 (cero). Observe el error
en el cuadro de la izquierda, el valor de Unidades X caja en CD es 50, sin embargo por error se digitó 5O con o,
esto produce un error en la fórmula. En el cuadro de la derecha observe como aplicamos la función ESERROR y
podemos obtener un mensaje personalizado o aplicar otra fórmula si es el caso.
Antes Después
Función PAGO
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante.
Sintaxis: =PAGO(tasa anual/12;plazo; -préstamo)
Observe el ejemplo:
Aquí calculamos el valor de una cuota fija durante 36 meses con una tasa 21% anual sobre un préstamo de
$7.000.000. Valor Cuota fija: $263.725,47.
Función PAGOPRIN
Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos
periódicos y constantes, y con una tasa de interés constante. Sintaxis: PAGOPRIN(tasa anual/12;No. de la
cuota;plazo;-préstamo).
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Observe el ejemplo
Aquí calculamos el valor abonado a capital en la 1ª cuota de un préstamo de $7.000.000 con un plazo de 36
meses y con una tasa 21% anual
Valor abono a capital: $141.225,47
Función PAGOINT
Devuelve el interés pagado en un período específico, sobre un préstamo basado en pagos periódicos constantes
y en una tasa de interés constante. Sintaxis: PAGOINT (Tasa anual/12;No. de la cuota; plazo;-préstamo)
Observe el ejemplo
Aquí calculamos el valor pagado a interés en la 1ª cuota de un préstamo de $7.000.000 con un plazo de 36
meses y con una tasa 21% anual. Valor abono a capital: $122.500,00
Ejercicio en clase.
Elaborar un simulador de crédito utilizando las funciones de PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN, SI, ESERROR
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Definir y resolver un problema con Solver
Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de una celda, denominada celda objetivo, en una
hoja de cálculo. Solver trabaja con el grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la
fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se especifiquen, denominadas
celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse
restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer
referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.
Para trabajar con la herramienta Solver, primero debe verificar si se encuentra activada, de no estar activada
deberá ir al botón office y elegir el botón de opciones de Excel, ubicar la opción de complementos y luego
elegir Solver, confirmarle un clic en el botón Ir…y Aceptar. Una vez activada, aparecerá en la ficha de Datos.
Botón office
Procedimiento para resolver un problema con Solver.
Por ejemplo, tenemos el siguiente presupuesto:
Necesitamos ajustar el total del presupuesto a $62.000.000 y para esto es necesario cambiar el valor de algunos
conceptos, también se nos pide mantener los valores de capacitación y papelería. Para resolver esta situación
debe ubicarse en la objetivo, es decir la celda que contiene el Total presupuestado y luego entrar a la pestaña
Datos y tomar la opción Solver. Selecciona la opción valores de y digita el nuevo total: 62.000.000. Selecciona las
celdas que cambiaran para hallar en nuevo total (valor objetivo). Esto se hace mediante la opción Cambiando las
celdas. Seleccione Agregar para definir las restricciones, en este caso los valores del rubro de capacitación y
papelería.
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Observe el resultado arrojado por el Solver:
Informe de respuestas y sensibilidad:
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Manejo de bases de datos
Ordenar una base de datos
Seleccione el rango de la base de datos incluyendo los títulos de cada campo. Seleccione la pestaña Datos y
luego elija la opción Ordenar. Aparece un cuadro de diálogo llamado Ordenar, debe indicar el campo por el cual
desea ordenar, especifique el tipo de orden que desea según sus requerimientos, y el criterio de ordenación. Si
desea ordenar por un segundo nivel de ordenamiento, debe seleccionar el botón Agregar nivel y dar las
especificaciones del caso. Dado lo anterior, presione clic en el botón Aceptar y la base de datos quedará
ordenada según sus requerimientos.
Observa el ejemplo
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Para ilustrar el ejemplo, se ha ordenado por el campo Fecha Transacción en orden ascendente y dentro de las
fechas repetidas, se ha ordenado por el Código de transacción como lo puede observar. Esto aplica mucho en
procesos de auditoría para facilitar la búsqueda de información y hacer comparativos, de igual forma para
presentar informes clasificados y organizados por grupos.
Autofiltros
Permiten mostrar los registros que cumplan las condiciones dadas.
Seleccionar el rango de títulos de la base de datos que quiere filtrar y luego entrar a la pestaña Datos y elegir la
opción Filtro. Aparece en cada campo de la base de datos una figura de flecha, la cual indica que el campo está
preparado para filtrar según sus requerimientos.
Haga clic en la flecha del campo que quiere filtrar y seleccione la condición.
Para el caso de filtros personalizados debe elegir la opción Filtros de texto y luego la opción Filtro
personalizado…
Observe el ejemplo:
Queremos mostrar de la base de datos, los registros cuyas ventas de pasajes a Nueva york hayan sido entre
$4.000.000 y $12.000.000. En el campo Valor bruto N.Y seleccionamos la opción Filtros de texto y luego la
opción Filtro personalizado…
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Subtotales
Para crear subtotales en Excel 2007, debe:
Ordenar la base de datos por el campo que desea agrupar para calcular subtotales.
Debe seleccionar el rango de la base de datos, incluyendo los nombres de campos.
Entrar al a pestaña Datos y elegir la opción Subtotal. Aparece una caja de dialogo para indicar el campo por
el cual quiere agrupar para generar el subtotal (Para cada cambio en:), este debe ser el campo por el cual se
encuentra ordenada la base de datos.
En la parte Usar función debe especificar la función que desea para calcular el subtotal (Suma, Cuenta,
Promedio, Max, Min, Producto…). Debe elegir el campo numérico para el cálculo del subtotal. Por último
debe confirmar si desea un resumen debajo de los datos.
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Para ilustrar el ejemplo anterior, primero se ordenó la base de datos por el campo Fecha Transacción para
efectos de poder agrupar los registros. Luego mediante el proceso de cálculo de subtotales se confirmó el campo
Fecha Transacciones para calcular subtotales a los campos: Cantidad pasajes N.Y, Cantidad pasajes Miami,
Valor bruto N.Y, Valor bruto Miami. La franja amarilla indica cada subtotal por grupo de transacciones y de igual
forma se visualiza el Total general. Puede utilizar varias formas para presentar el informe:
La forma No. 1, permite visualizar lo siguiente:
La forma No. 2, permite visualizar lo siguiente:
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La forma No. 3, se puede visualizar en la primera imagen.
Nota: Para cancelar subtotales, debe seleccionar la base de datos y entrar a la pestaña Datos y luego
Subtotal. Debe presionar clic en el botón Quitar todos.
Validación de datos
Permite tener un control para el ingreso de datos a una celda
Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la pestaña Datos y tomar la opción Validación de datos
En el cuadro de Validación de datos, Seleccione la pestaña Configuración y determine el tipo de validación

en Permitir (Numero entero, Decimal, Lista, etc.). De acuerdo al tipo de validación aplique el criterio o
condición. Seleccione la pestaña MENSAJE ENTRANTE para digitar el título del mensaje de entrada y luego
su contenido, trate de explicar con brevedad. Seleccione la pestaña MENSAJE DE ERROR para digitar el
título del mensaje de salida y luego su contenido, en el tipo de estilo seleccione límite para ejercer un
verdadero control. Por último Aceptar.
Observe el Ejemplo:
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 Al momento de seleccionar una de las celdas validadas aparecerá un mensaje de entrada.

 Al digitar un valor por fuera del rango, aparecerá un mensaje de error. El objetivo es controlar la
inclusión de datos errados.
Separar texto en columnas
Muchas veces al bajar información de otros sistemas o bien al copiar información de otros archivos de Excel,
vienen datos en la misma columna como el caso de los nombres completos. Se requiere separar cada campo en
una columna para lo cual Excel lo permite de la siguiente manera:
Seleccionar las celdas que contienen los datos a separar.
Seleccionar la pestaña Datos y tomar la opción Texto en columnas. Se activará un asistente que le guiará paso
a paso como hacer la separación del texto. Seleccione como va a separar el texto, lo más usual de los
Delimitados.
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Seleccione el separador del texto (Tabulación, punto y coma, coma, espacio, otro)
Configure cada columna, ¿Cómo? Seleccione la columna y luego escoja el tipo de formato. En caso de que exista
una columna con números, seleccione el botón Avanzada para configurarlos y por último seleccione el destino.
Observe el resultado de la separación.
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Consolidar hojas de trabajo
Combina valores de varios rangos en un mismo rango. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo
estamos entablando una relación entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces
entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser
una empresa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el
presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros fuentes serían los libros de los
departamentos con sus prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaña Datos y pulsando el botón Consolidar... nos aparece el cuadro de diálogo
Consolidar donde podemos escoger: La Función a utilizar, en Referencia vamos seleccionando las celdas de
uno de los libros fuentes, pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las
referencias, repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes,
finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar.
Observe el ejemplo: Tenemos tres tablas, cada tabla maneja la información de Ventas mensuales que incluye
el total facturado, las unidades vendidas, la comisión y la remuneración. Se desea totalizar las ventas del
trimestre con todos sus conceptos.
Ventas de Enero
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Ventas de Febrero
Ventas de Marzo
Consolidar datos del trimestre:
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Tablas dinámicas
Permiten realizar un análisis sobre una base de datos, aplicando filtros de páginas, columnas y filas. También se
puede hacer un análisis comparativo entre campos tomando un elemento base. Tenemos una base de datos para
la liquidación de fletes de una industria manufacturera, teniendo en cuenta el destino y la empresa de apoyo
logístico para el envío de mercancías.
Para construir la tabla dinámica en Excel 2007 realice los siguientes pasos:
Seleccione la pestaña Insertar y luego tomar la opción Tabla dinámica. Aparece una caja de dialogo para
seleccionar el rango de la base de datos y para Indicar dónde quiere crear la tabla dinámica, en una hoja nueva o
en la hoja existente.
Una vez que ingresan los requerimientos, Excel muestra la estructura de la tabla dinámica para efectos de indicar
como quiere presentar el informe de la misma. De igual forma muestra la lista de campos de la base de datos
seleccionada para ir seleccionando en la medida en que se requiera.
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Por ejemplo, para construir un informe que muestre la cantidad de Kilos transportados por empresa y destino,
debemos arrastrar el campo Destino al área Campos de fila y luego arrastrar el campo Razón social al área
Campos de columna. Posteriormente debe arrastrar la cantidad de kilos al área de Datos para calcular la
sumatoria por destino y empresa. Si se equivoca, puede arrastrar nuevamente el campo a la lista de campos.
Quedaría de la siguiente forma:
Si al informe quiere agregar el Total de flete pagado por empresa y destino, solo basta con arrastrar el campo
Total flete al área de datos, de inmediato se refleja el total en una nueva fila generada por Excel.
Dentro de las ventajas que tiene una tabla dinámica se encuentran los filtros, solo tiene que presionar clic en la
flecha del encabezado de columna o fila (ver gráfico anterior) y elegir las condiciones para que el sistema le
presente los datos, por ejemplo si solo se requiere el informe con los datos de Bogotá y Cali del servicio prestado
por Servientrega.
Para cambiar la presentación de los datos calculados (Suma de CANT_KILOS, Suma de TOTAL FLETE), solo
debe hacer un clic derecho en la fila del mismo y dar las especificaciones de configuración del campo valor por
ejemplo dar un nombre personalizado, elegir el tipo de calculo que se desea utilizar para resumir los datos (Suma,
Cuenta; Promedio, Máx., Min, Producto). Puede dar formato e número para presentar signos $, separación de
miles, etc.
Página 37
Para insertar un campo calculado (formula), debe estar dentro de la tabla dinámica creada y luego debe
seleccionar la pestaña Opciones, tomar la opción Fórmulas, y posteriormente la opción Campo
calculado. Debe registrar el nombre que asignará al campo calculado y en la parte de fórmula ingrese la
respectiva para efectos de hacer el cálculo y Aceptar.
Para insertar un gráfico dinámico, debe estar dentro de la tabla dinámica creada y luego debe seleccionar
la pestaña Opciones, tomar la opción Gráfico dinámico, aparecerá una ventana para definir el tipo de
grafico a utilizar (columnas, línea, circular, etc.).
Los ejemplos para ilustrar el proceso de creación de tablas dinámicas se trabajaron bajo el siguiente
esquema de base de datos:
Agrupar elementos en un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico. Agrupar fechas.
 Se crea el informe de tabla dinámica, incluyendo el campo que contiene las fechas (para el caso
puntual sería FECHA_TRANS). Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene
fechas u horas, en el menú contextual haga clic en Agrupar.
 Escriba la primera fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro
Terminar en.
Página 39
 En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos.
 Para agrupar los elementos por semana, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que
Días sea el único período de tiempo seleccionado y, a continuación, haga clic en 7 en el cuadro
Número de días. A continuación, puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que
desee agrupar, como Mes.
Ver ejemplo a continuación:
En este ejemplo podemos observar que el informe presenta el total de cantidades despachadas por
Trimestres y Empresas.
Auditoria.
Excel nos ofrece una serie de herramientas de auditorías de fórmulas que pueden ser de gran utilidad. Para
acceder a estas herramientas debemos ir a la pestaña Fórmulas donde aparece una serie de opciones
como podemos ver en la imagen.
: Analiza la hoja de trabajo actual en busca de errores.
: Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.
: Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada.
: Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear
precedentes.
: Abre el cuadro de diálogo de Evaluar fórmula para que pueda ver la fórmula y los resultados de
la fórmula de la celda activa.
Página 40
: Muestra la ventana de inspección para hacer un seguimiento del valor de las celdas.
Crear gráficos en Excel 2007.
Debe seleccionar el rango de datos que desea graficar. Seleccionar la pestaña Insertar y luego la opción
para especificar el tipo de gráfico que desea. (Puede elegir entre Columna, Línea, circular, barra, Área,
Dispersión, entre otros). Cada grafico maneja sus características de presentación de datos.
Gráfico circular con subgráfico
B/QUILLA
LINEA 0015
35%
Otros LINEA 0025

29% LINEA 0022 11%
19%
LINEA 0011
35%
Página 41
Gráfico por columnas
$ 20,000,000.00
$ 15,000,000.00
$ 10,000,000.00 B/QUILLA
SANTA MARTA
$ 5,000,000.00
C/GENA
C/GENA
$ 0.00 SANTA MARTA
LINEA B/QUILLA
LINEA
0011 LINEA
0015 LINEA
0022
0025
Gráfico de barras
VENTAS POR ZONAS Y LINEAS
LINEA 0025
LINEA 0022
LINEA 0015
LINEA 0011
$ 0.00 $ 5,000,000.00 $ 10,000,000.00 $ 15,000,000.00 $ 20,000,000.00
LINEA 0011 LINEA 0015 LINEA 0022 LINEA 0025

C/GENA $ 9,000,000.00 $ 11,000,000.00 $ 15,800,000.00 $ 7,700,000.00
SANTA MARTA $ 9,990,000.00 $ 9,000,000.00 $ 20,000,000.00 $ 12,000,000.00
B/QUILLA $ 8,000,000.00 $ 8,000,000.00 $ 4,500,000.00 $ 2,500,000.00
Crear macros automáticamente
Una macro es un conjunto de instrucciones o comandos organizados para ejecutar un procedimiento

(procedimiento diseñado por el usuario), de acuerdo a sus necesidades. Existen dos formas de crear macros
en Excel 2007:
1. Macros programadas con el lenguaje Visual Basic
Página 42
2. Macros grabadas con la grabadora de macros
En este curso Ud. Aprenderá el método de la creación con la grabadora de macros que veremos a
continuación.
Grabar una macro
Seleccione la pestaña Vista y luego elegir la opción Macro. Seleccione la opción Grabar macro…
Digite el NOMBRE DE LA MACRO (si escribe dos o más palabras, no deje espacios)
Asigne la letra para el método abreviado (ctrl. + letra asignada)
Seleccione dónde va a GUARDAR LA MACRO. Seleccione de acuerdo a la aplicación de la macro, si es
una macro para ejecutar en cualquier archivo seleccione Libro de macros personal.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la
barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la
grabación.
Una vez que acepte comience a ejecutar los pasos para el procedimiento que necesita. Para el ejemplo que
estamos mostrando, ejecute los pasos para crear el formato de dólar, vistos anteriormente. (Ejecute
únicamente los pasos para el procedimiento que diseñó, practique antes si es necesario). Para este ejemplo
NO seleccione ninguna celda, mas adelante trataremos sobre la selección de rangos en la grabación de
macros.
Seleccione la pestaña Vista. Seleccione la opción Macros y luego elegir la opción Grabar macro… (Dar las
especificaciones).
Seleccione la pestaña Inicio y tomar la opción Número (Ver gráfico).
Página 43
4. En la lista de Categoría seleccione Moneda
5. Asigne las posiciones para decimales, por defecto el valor es DOS (2)
6. Seleccione el Símbolo de la moneda a aplicar (USD)
7. Seleccione el formato para valores en negativo y Aceptar
8. Haga clic en el botón DETENER GRABACIÓN.
Para ejecutar la macro creada, primero debes seleccionar el rango de celdas que a las cuales desea asignar
el símbolo USD y posteriormente debe entrar a la pestaña Vista y tomar la opción Macros y luego Ver
macros… Con lo que aparece la lista de macros creada, debe seleccionar la macro y posteriormente dar un
clic en el botón Ejecutar.
Página 44
SOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS
Caso No. 1: Comparar listas en Excel 2007 para eliminar o prevenir duplicados
Aplicación:
Se tiene un archivo que maneja las facturas pagadas a proveedores en el mes de Agosto, por otro lado se
tiene una hoja con información de las facturas pagadas bajadas del sistema central.. A continuación se
presenta el modelo de datos:
Hoja No. 1
Hoja No. 2
Página 45
Se requiere comparar los Nros. De facturas en ambos archivos y verificar la existencia de duplicados. Una vez
que encuentra los respectivos duplicados, Excel debe dar un formato condicional a las celdas respectivas.
1. Para facilitar la labor, se asigna nombre a cada lista De No. De Facturas, por ejemplo LISTA1 y
LISTA2.
2. Encontrar duplicados utilizando la función Coincidir:
En el ejemplo anterior se utiliza la función COINCIDIR para encontrar coincidencias de facturas en

ambos listados de facturas pagadas (LISTA1 y LISTA2). El sistema devuelve la posición del registro
donde encuentra el duplicado, por ejemplo la función indica que el No. De factura 1501 de
CONEXCOL S.A. Se encuentra en la fila No. 2 del otro listado. Si el No. De factura no se encuentra
en el rango determinado, el sistema muestra #N/A. Podemos lograr un mejor resultado combinando
COINCIDIR con SI y ESERROR en esta fórmula. La función quedaría de la siguiente forma:
=SI(ESERROR(COINCIDIR(A6,LISTA1,0)),"","duplicado"), esto hace busque el No. De factura en la
LISTA1, si lo encuentra coloca la etiqueta “Duplicado”, de lo contrario deja la celda en blanco,
evitando colocar #N/A. De igual forma se puede asignar un formato condicional para identificar todos
los registros duplicados.
Página 46
Ver ejemplo:
Generar una lista de valores comunes a ambas listas. Para el ejemplo, se escribe la fórmula:
=SI(CONTAR.SI(LISTA22,A3)>0,A3,"").
Página 47
Caso No. 2: Grafico de sectores.
La encuesta de población activa elaborada por el DANE referente al 4° trimestre de 2008 presenta para el
número de activos por ramas los siguientes datos:
RAMA DE ACTIVIDAD MILES DE ACTIVOS

Agricultura, caza y pesca 3706.3
Fabriles 3437.8
Construcción 1096.3
Comercio 1388.3
Transporte 648.7
Otros servicios 2454.8
Se pide:
1. Realizar un gráfico de sectores con porcentajes del número de activos por ramas.
2. Realizar el gráfico con las etiquetas de las ramas sobre los sectores.
Procedimiento:
1. Se inicia incluyendo los datos en Excel 2007
2. Seleccionar el rango de datos (A3:B9) que desea graficar y seleccionar el tipo de gráfico circular
tridimensional.
Página 48
MILES DE ACTIVOS
Agricultura, caza y pesca

Fabriles
Construcción
Comercio
Transporte
Otros servicios
3. Dar formato al gráfico para presentar ante los usuarios finales. Dar formato de porcentaje.
La gráfica quedaría de la siguiente forma:
Página 49
Caso No. 3: Graficar funciones.
Se requiere graficar la función: f(x)=(x+1) 3 (al cubo)
Procedimiento:
1. Se deben incluir los datos en Excel 2007 (datos de X)
2. Calcular el valor de Y
3. Crear el grafico de dispersión con líneas suavizadas.
Página 50
El gráfico quedaría así:
Caso No. 4: Calculo de frecuencias
Crear un reporte que muestre cuántos de los artículos de un inventario tienen una antigüedad de hasta 3
meses, cuántos entre 3 y 6 meses, cuántos entre 6 y 9 y así sucesivamente.
Para iniciar debemos crear un campo para calcular la antigüedad de cada producto en relación a la fecha
actual.
Página 51
Ahora creamos el modelo de trabajo para representar el No. De ocurrencias con respecto a los meses. Según
el modelo se puede interpretar de la siguiente forma: Rango de antigüedad de 1 a 3 meses, de 4 a 6 meses,
de 5 a 9 meses, de 10 a 12 meses. Se recomienda dar nombre al rango de los datos de ANTIGÜEDAD para
facilitar el proceso (para el ejemplo se da el nombre MESES).
Aplicar la función frecuencia para hallar el No. De ocurrencias. Tenga en cuenta para ello primero seleccionar
el rango donde va a copiar la función y luego entre la función =FRECUENCIA(Datos;grupo).
Página 52
Una vez incorpora la función de frecuencia, debe emplear una formula matricial con las teclas SHIFT + CRTL
+ ENTER en forma simultánea. Dado lo anterior se reflejan los resultados por intervalos de meses.
Nota: La sintaxis de esta función es: =FRECUENCIA(DATOS;GRUPO), Donde:
Datos: Se refiere al rango donde se encuentra la información que quiere operar (en este caso serían los
meses de antigüedad).
Grupo: Se refiere al rango de intervalos para determinar el No. De ocurrencias.
El resultado sería: En el rango de 1 a 3 meses se encuentran 6 productos, en el rango de 4 a 6 meses de

antigüedad se encuentran 5 productos, en el rango de 7 a 9 meses se encuentran 3 productos y el último
rango no hay existencias.
Caso No. 5: Calculo de frecuencias para cartera de clientes que representan los días de atraso en su
pago semanal.
El formato es el siguiente:
Página 53
Procedimiento:
 Dar nombre al rango que representa los días de retraso por zonas.
 Crear el cuadro que representa los grupos y la frecuencia.
 Aplicar la función frecuencia teniendo en cuenta seleccionar el rango donde quedará registrado el No.
De ocurrencias. Cuando termine de digitar la función utilice Ctrl + Shif + enter (Copia matricial).
Como se puede observar, la tabla indica que en el rango de 0 a 15 días de retraso no existen clientes,
en el rango de 16 a 30 días de retraso existen 3, en el rango de 31 y 45 días existen 6, así
sucesivamente.
Página 54
TALLERES
TALLER No. 1.
La biblioteca Departamental SERGIO ARANGUREN registra parte de la información de su gestión en un libro

de Excel (debe crear la base de datos teniendo en cuenta la información que se maneja en una biblioteca).
Página 55
TABLAS ASOCIADAS A LA GESTION DE LA BIBLIOTECA
Debe colaborar en la administración de la misma, realizando los puntos que se solicitan a continuación.
1) Realizar las siguientes consultas y la información resultante volcarla en una nueva hoja nombrada como
CONSULTAS:
a) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Títulos con los que cuenta la biblioteca, discriminados por
Rubro.
b) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Títulos con los que cuenta la biblioteca, discriminados por
Categoría y dentro de esta por País.
c) Generar un cuadro que muestre el promedio de Precios de los libros agrupados por Categoría.
d) Generar un cuadro que muestre la cantidad de Préstamos de libros, agrupados por rubro y dentro de este
por Categoría. Tener en cuenta que esta consulta tiene que tener la posibilidad de filtrar los datos resumidos
por rubro, de forma de que cambien los datos resumidos asociados a ese elemento.
2) En la hoja LIBROS:
a) Calcular la columna DENOMINACION, considerando la siguiente información: a) en dicha columna se
deberá mostrar la palabra “muy aceptable” para los títulos prestados en más de 60 ocasiones; b) la palabra
“aceptable” para los títulos prestados entre 30 y 60 ocasiones inclusive; c) y la palabra “no aceptable” para
Títulos prestados en menos de 30 ocasiones.
b) Calcular la columna PRECIO AJUSTADO, teniendo en cuenta que se ajustará el PRECIO UNIDAD de los
Títulos de la siguiente manera: a) para los títulos editados con posterioridad a 1960, se tomarán en cuenta los
porcentajes para los rubros ya establecidos en una lista de la hoja DETALLES; b) mientras que para los
títulos editados con anterioridad a 1960 inclusive, se fijará el porcentaje de ajuste en 30%.
c) Calcular la columna PRECIO PRESTAMO, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: a) el precio
de préstamo para cada título se fijará según la lista detallada en la hoja DETALLES, la que se encuentra
clasificada por categoría; b) se debe tener en cuenta que dicho precio recibirá una bonificación (descuento), la
que dependerá del país de procedencia de los títulos, y que se detallan en la lista de la hoja DETALLES; c)
los títulos de los países Uruguay y Argentina, no recibirán dicha bonificación.
Página 56
TALLER No. 2.
En el almacén de electrodomésticos RADICOL se quiere introducir al mercado unos frigoríficos y

acondicionadores pequeños para oficinas a precios muy bajos. Los frigoríficos a $ 50.000 y los
acondicionadores a $ 45.000. Cada venta de un frigorífico supone 10 minutos de tiempo de un vendedor y 5
minutos del tiempo de un instalador. La venta de un acondicionador requiere 8 minutos del vendedor y 12
minutos del instalador. Se dispone de 4 vendedores y 3 instaladores, que trabajan 4 horas diarias útiles.
¿Cuántos frigoríficos y acondicionadores interesa poner a la venta durante los 20 días hábiles de la
campaña?
El problema a resolver consiste en: Determinar el número de frigoríficos y acondicionadores. Con un

objetivo claro, que es maximizar los ingresos.
Abra un nuevo libro de Excel y en la Hoja1 escriba lo siguiente:
Escriba en la celda E4:= 50000 * D1 + 45000 * D2
Al dar Enter aparece en la celda E4 un cero, ya que las celdas D1 y D2 no tienen valores.
Para la resolución del problema tenemos una gran restricción: se dispone de un personal y tiempo limitado.
De momento se va a calcular el tiempo en minutos de los vendedores e instaladores:
 Escriba en la celda D15: =4*4*20

 Escriba en la celda D16: =3*4*20
 Celda E15: =D15*60
 Celda E16: =D16*60
En otras palabras, se dispone de 320 horas (19.200 minutos) de trabajo por parte de los vendedores y 240
horas (14.400 minutos) de trabajo por parte de los instaladores.
Ahora se trata de calcular ahora el tiempo (en minutos) de los vendedores e instaladores para un número
indeterminado de frigoríficos (celda D1) y acondicionadores (celda D2).
Escriba:
 Celda C10: =10*D1

 Celda C11: =8*D2
 Celda D10: =5*D1
 Celda D11: =12*D2
 Celda C12: =C10+C11
 Celda D12: =D10+D11
 Está claro que en la celda C12 tenemos (momentáneamente un cero) el total de minutos “vendedor”
(que debe ser inferior a 19.200) y en la celda D12 (momentáneamente un cero) el total de minutos de
“instalador” (que debe ser inferior a 14.400).
El problema que se tiene en pantalla es el típico que resuelve la herramienta “Solver” del Excel:
Se tiene un objetivo: Maximizar la celda E4

Página 57
Interesa calcular las celdas D1 y D2
Se tiene, en principio, dos restricciones:
 C12 debe ser igual o inferior a 19200

 D12 debe ser igual o inferior a 14400
Ahora bien, si sólo se dan esas dos restricciones Solver se complica mucho más ya que considera también
como solución números reales negativos y positivos hasta los valores indicados, por lo cual los cálculos son
muchos más y daría muchas soluciones erróneas al problema, por lo cual es conveniente darle más
restricciones y estas podrían ser:
 Celda D1 deben ser números enteros positivos (número de refrigeradores)

 Celda D2 deben ser números enteros positivos (número de acondicionadores)
Con las especificaciones anteriores, utilizar la herramienta Solver para dar la solución.
TALLER No. 3.
El hotel “New Country” requiere conocer cuantas habitaciones/día están ocupadas por mes, con el fin de
buscar grupos que puedan ocuparlas durante los meses de baja ocupación y, en lo posible, tener un gráfico
de ellas. En el cuadro siguiente se pueden observar los datos de habitaciones/día ocupadas y los intervalos
que serían los meses.
Para el caso anterior, presentar un informe con el No. De habitaciones ocupadas por mes. El informe
quedaría así:
Página 58
Presentar un informe con el promedio de habitaciones ocupadas por mes. El informe quedaría así:
Presentar un grafico con No. De habitaciones ocupadas por mes. El informe quedaría así:
Presentar un grafico con promedio de habitaciones ocupadas por mes:
Página 59
TALLER No. 4.
La clínica San Rafael requiere determinar el punto de equilibrio según el cuadro que se presenta a
continuación:
Debe representar los porcentajes de la población en un grafico circular 3D.
TALLER No. 5.
Indufaro del Caribe desea controlar sus pedidos teniendo en cuenta unos requerimientos técnicos. Usted
deberá dar la solución mediante la siguiente estructura:
Página 60
TIPS EN EXCEL 2007
OPERACIONES CON RANGOS
1. Se debe seleccionar el rango de celdas a nombrar.

2. En el cuadro nombres (1), debe colocar el respectivo nombre que le va asignar al rango (no debe
dejar espacios) y presione ENTER para concluir la operación.
3. Para eliminar un nombre dado a un rango de celdas, Debe elegir la pestaña Fórmulas y luego,
seleccione la opción Administrador de nombres. Por último debe seleccionar el nombre creado con
anterioridad y dar un clic en el botón Eliminar. (Cualquier duda, favor remitirse a la página No. 4 de
este manual).
BUSQUEDAS EN TABLAS
1. Se recomienda primero dar nombre a la tabla que servirá como matriz de búsqueda.
2. Se recomienda ordenar la tabla por el campo de búsqueda.
3. Se debe mencionar en la construcción de la función BUSCARV, el No. De la columna que desea traer
de la tabla.
4. Debe controlar si desea buscar el valor exacto en tabla, para lo cual al final de la Función debe
colocar el argumento FALSO, de lo contrario se buscará el valor más próximo al solicitado. (Cualquier
duda, favor remitirse a las páginas No. 16 y 17 de este manual).
VALIDAR LISTAS
Debe tener en cuenta:
Crear la lista respectiva y dar nombre a este rango. Seleccione las celdas que va a validar y entrar a la
pestaña DATOS y tomar la opción Validación de datos.
En el cuadro de Validación de datos, Seleccione la pestaña Configuración y determine el tipo de validación
en Permitir, para lo cual debe elegir la opción Lista. En Origen debe ingresar el signo = seguido del nombre
que asignó al rango de lista creado con anterioridad (para el ejemplo se creó una lista con el nombre
PRODUCTOS). Por último, Aceptar. (Ver página 11).
CONCATENAR DATOS
Debe utilizar para ello el carácter &.Por ejemplo, se requiere unir el código del reporte con el código de la
ciudad para crear un código de dígitos significativos utilice por ejemplo =A3&”-“&IZQUIERDA(B3;3). Esto
permite unir el contenido de la celda A· con la extracción de los 3 primeros caracteres del contenido de la
celda B3. (Ver página 23).
FORMULA MATRICIAL
En algunos casos se encuentran formulas o funciones que requieren de una copia matricial. Para ello debe
seleccionar primero el rango donde va a realizar la copia matricial y luego entrar la formula o función
requerida, por último utilice las teclas en simultánea SHIFT + CRTL + ENTER. (Ver página 54).
Página 61

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CONTENIDO DE EXCEL AVANZADO 2007

CONTENIDO DE EXCEL AVANZADO 2007

CONTENIDO DE EXCEL 2007 ............................................................................................................................... 1

CONTENIDO DE EXCEL 2007

Dar nombre a un rango de celdas

Se debe seleccionar el rango de celdas a nombrar.

(1) Cuadro nombres

Función HOY. Devuelve la fecha actual del sistema. Sintaxis: HOY()

1 · Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, miércoles 4, ....

2 · Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, miércoles 3, jueves 4, viernes 5, ....

3 · Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, miércoles 2, jueves 3, viernes 4, ....

Seleccione la pestaña Inicio. Seleccione la opción Número.

Autoformato o estilos rápidos

Los pasos a seguir para aplicar autoformato son:

Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.

Los formatos condicionales

En Excel 2007 el procedimiento es el siguiente:

Formato condicional con iconos

Como resultado tenemos:

Crear listas personalizadas

Seleccione el menú Opciones del Botón Office

Validación con listas

Proteger una hoja (Protección de escritura)

Proteger una hoja exceptuando un rango de celdas

Ejemplo: 10+5*3 = 150. (10+5)*3 = 45

Valor tonelada: Si Toneladas>=70 Entonces

Si Producto = “Hierro” Entonces Valor bruto*10%

Valor tonelada = $ 50 SINO

SINO Valor bruto*2%

Valor tonelada = $ 38 Fin_Si

Fin_Si Valor total = Valor bruto - Descuento

Valor bruto = Valor tonelada*Toneladas

Sintaxis: =Y(Valor_Lógico1; Valor_Lógico2; ……..). Ejemplo No. 1.

Sintaxis: =O(Valor_Lógico1; Valor_Lógico2;…). Ejemplo No. 2.

Observe el ejemplo No. 1.

Observe el ejemplo No. 2.

Combinación de la función SI con la función Y

Vea el modelo a continuación:

Combinación de la función SI con la función O

La sintaxis es: =BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado). Donde:

Valor_buscado: Se refiere al valor buscado por la función

 Dar nombre IMPUESTOS a la tabla que contiene la base de liquidación.

Rango: Se refiere al rango de búsqueda según el criterio.

Rango_suma: Se refiere al rango que se va a totalizar.

Permite contar valores de un rango que cumplan con un criterio.

Su sintaxis es: =SUMAR.SI(Rango;Criterio)

Rango: Se refiere al rango de búsqueda según el criterio.

Criterio: Se refiere al criterio que establece la condición para el conteo.

Ver el modelo a continuación:

Sintaxis: =PAGO(tasa anual/12;plazo; -préstamo)

Valor abono a capital: $141.225,47

Definir y resolver un problema con Solver

Procedimiento para resolver un problema con Solver.

Por ejemplo, tenemos el siguiente presupuesto:

Observe el resultado arrojado por el Solver:

Informe de respuestas y sensibilidad:

Manejo de bases de datos

Ordenar una base de datos

Permiten mostrar los registros que cumplan las condiciones dadas.

Para crear subtotales en Excel 2007, debe:

Debe seleccionar el rango de la base de datos, incluyendo los nombres de campos.

La forma No. 1, permite visualizar lo siguiente:

La forma No. 2, permite visualizar lo siguiente:

Ejemplo: 10+53 = 150. (10+5)3 = 45

 Escriba en la celda D15: =4420